Bewirtung der Geschäftspartner: Steuerlich abzugsfähige Bewirtungskosten

Bewirtungskosten sind im Businessalltag üblich und kommen regelmäßig zur Anwendung. Im Vorfeld und im Nachgang sind Regel zu beachten, damit sich keine Stolpersteine für die steuerliche Anerkennung der Kosten bilden. Zu prüfen ist, aus welchem Anlass die Bewirtung stattgefunden hat und ob alle Nachweis- und Aufzeichnungspflichten erfüllt sind. Dann stehen einem rechtssicheren Betriebsausgabenabzug für die Bewirtung nichts mehr im Weg.

Der nachfolgende Blog-Beitrag erläutert, was unter Bewirtung nach dem steuerrechtlichen Gedankengut zu verstehen ist und was nicht, welche Anlässe Grundlage sein können und welche Folgen sich hieraus für die Buchhaltung und die steuerliche Anerkennung ergeben. Verständlich wir die Thematik spätestens durch die zahlreichen Beispiele im Beitrag.

Bewirtungskosten: Definition

Definition

Bewirtungskosten sind Aufwendungen, die im Rahmen einer  „kostenfreien Darreichung von Speisen und Getränken zum sofortigen Verzehr für andere Personen“ anfallen. Nach der streng steuerlichen Definition sind Bewirtungskosten, Aufwendungen für:

• den Verzehr von Speisen und Getränken,
• Genussmittel (z. B. Zigaretten oder Zigarren) und
• zusammenhängende Nebenkosten, sofern von untergeordneter Bedeutung (z. B. Trinkgelder, Garderobengelder).

Keine Bewirtung liegt hingegen vor, wenn

• Aufmerksamkeiten im Rahmen der Höflichkeit gewährt werden (z. B. Tasse Kaffee oder Tee, Erfrischungsgetränke),
• eine Produkt- und Warenverkostungen eines Herstellers (z. B. Brot bei einer Weinverkostung) vorliegt oder
• die Verpflegung im Hintergrund steht (z. B. in Nachtclubs, Discotheken, Varieté-Shows)

Bewirtung oder Aufmerksamkeiten – Beispiele

Eine typische Frage in der Praxis: Liegt bei einer schnellen Verköstigung von Köstlichkeiten im Rahmen von Business-Meetings eine Bewirtung oder eine Gewährung von Aufmerksamkeiten vor? Für die buchhalterische Behandlung ist die Antwort nämlich bedeutsam, wie die nachfolgenden Kapitel ausführlich beschreiben.

In folgenden Fällen kann in der Regel eine Aufmerksamkeit angenommen werden:

• Heißgetränke
• Erfrischungsgetränke
• Gebäck
• unbelegte Brötchen

Bei den nachfolgenden Beispielsfällen ist die Grenze zur Bewirtung überschritten:

• belegte (halbe) Brötchen (die berühmten „Schnitten“)
• belegte Partybrezen
• (heiße) Seelen
• Pizzen (vom Lieferdienst)
• Aufwärmgerichte für die Mikrowelle

Bewirtung von Geschäftspartnern: Der geschäftliche Anlass

Es ist wichtig die Frage klar zu beantworten, ob eine geschäftliche Veranlassung bei einer Bewirtung vorliegt. Die Folge ist nämlich eine unterschiedliche steuerliche Behandlung der dazugehörigen Kosten im Vergleich zur betrieblichen Veranlassung (siehe Folgekapitel).

Eine geschäftliche Veranlassung liegt vor, wenn eine Verpflegung von (externen) Personen erfolgt, mit denen eine Geschäftsbeziehung aufgebaut oder gepflegt werden soll. Typisch ist diese Veranlassung daher bei

• (potenziellen) Kunden
• Lieferanten
• Dienstleistern
• Vertretern
• Berater (Steuerberater, Unternehmensberater)
• jeweilige Begleitpersonen (Sekretärin, Assistenz)

Hinweis

Eine Bewirtung in privaten Räumlichkeiten wird in der Regel als privat veranlasst angesehen und nicht als geschäftliche Veranlassung anerkannt. Auch nicht, wenn währenddessen intensiv unternehmerische Themen besprochen oder verhandelt werden.

Ähnlich verhält es sich, wenn ein privates Ereignis (Geburtstag, Jubiläum) primärer Grund für eine Bewirtung ist. Allerdings wurden in der Vergangenheit vereinzelt Bewirtungen bei solchen Feiern anerkannt, wenn ausschließlich Geschäftsfreunde unter den Gästen waren. Auf jeden Fall ist das Diskussions- und Streitpotenzial mit dem Finanzamt in einer solchen Konstellation hoch.

Liegt eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass vor, können Sie grundsätzlich nur 70 % der angemessenen Kosten ertragsteuerlich absetzen – 30 % sind den nicht abziehbaren Betriebsausgaben zuzuordnen. Zudem gelten anstrengende Nachweis- und Aufzeichnungspflichten – werden diese nicht erfüllt, wird der komplette Betriebsausgabenabzug für die Kosten versagt. Welche das sind, erfahren Sie weiter unten.

Bewirtung von Mitarbeitern: Der betriebliche Anlass

Werden keine externe Partner, sondern eigene Arbeitnehmer bewirtet, liegt hingegen eine betriebliche Veranlassung vor. Die klassischen Anwendungsfälle sind

• Betriebsveranstaltung
• Weihnachtsfeier
• Firmenjubiläum
• Schulungen

Zwar unterliegen die Bewirtungen aus betrieblicher Veranlassung auch steuerlichen Beschränkungen; diese sind jedoch weitaus „angenehmer“ als bei der geschäftlichen Veranlassung.

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Bewirtung von Freunden: Der private Anlass

Findet eine Verpflegung von privaten Freunden statt, bei denen eventuell auch der eine oder andere befreundete Geschäftsfreund mit dabei ist, greift eine feste Regel im Einkommensteuergesetz. Zu den unumstößlich nicht abzugsfähigen Ausgaben (§ 12 Nr. 1 EStG) gehören Auswendungen, die dem privaten Bereich zuzuordnen sind. Sie werden in der Steuersprache „Kosten der privaten Lebensführung“ genannt.

Dazu gehört nach Ansicht der Finanzverwaltung eindeutig eine Feier mit Bewirtung, die eine persönliche Veranlassung (Geburtstag, Hochzeitsjubiläum) als Grundlage hat. Die Indizienwirkung des privaten Anlasses überwiegt auch dann, wenn Geschäftsfreunde unter den Gästen sind und auch über unternehmerische Themen gesprochen wird. Gleiches gilt in der Regel, wenn die Bewirtung in den Privaträumen des bewirtungswilligen Gastgebers stattfindet.

Allerdings gibt und gab es auch Fälle, bei denen die Indizien wegdiskutiert werden konnten. Dann nämlich, wenn die Bewirtung

• zuhause üblich ist (z. B. bei ausländischen Gästen), 
• einen gewichtigen, betrieblichen Grund hat (z.B. Geheimhaltung)
• aufgrund des Gesundheitszustands erfolgt (Gäste oder Gastgeber)
• wegen behördlicher Verbote keine Alternative besteht (z.B. Schließung von Gaststätten während der COVID-19-Pandemie).

(Nicht) abzugsfähige Bewirtungskosten

Ist die Veranlassung für die Bewirtung betrieblich (Verköstigung von Mitarbeiter im Rahmen einer Inhouse-Schulung), sind diese Kosten im ersten Schritt uneingeschränkt abzugsfähig. =>Unternehmer und mitessende Mitarbeiter atmen auf. 

Im Falle eines geschäftlichen Anlasses (Geschäftspartner werden zu einem Geschäftsessen eingeladen) sind 70 % der Kosten abzugsfähig. Die verbleibenden 30 % stellen nicht abziehbare Betriebsausgaben dar. =>Unternehmer stöhnen und bewirteten Geschäftspartner ist es egal.

Ebenfalls nicht absetzbar ist der Teil der unangemessenen Kosten einer Bewirtung. =>Unternehmer ächzen und übermäßig bewirteten Geschäftspartner ist es erst recht egal.

Was genau versteht das Finanzamt nun unter „unangemessene Bewirtungskosten„? Wie so oft ist das nicht abschließend definiert; die Tür für alle möglichen Ausschlussfälle ist daher weit offen. Die Frage der Angemessenheit ist nach den „Umständen des Einzelfalls„, nach der „allgemeinen Verkehrsauffassung“ und nach den „Branchenverhältnissen“ zu beurteilen. 

Folgende Kriterien sind für die Angemessenheit von Bewirtungskosten von Bedeutung:

• Größe des Unternehmens
• Umsatz und Gewinn des Unternehmens
• Bedeutung und Potenzial der Geschäftsbeziehung

Bewirtungskosten: Beispiele

Beispiel

Die Geschäftsführerin der IchwilldenAuftrag KG lädt eine fünfköpfige Gruppe der ManhabicheinenHunger GmbH nach einem Businessmeeting in ein Restaurant zum Geschäftsessen ein. Die steuerrechtlich ordnungsgemäße Rechnung des Lokals beträgt am Ende des opulenten Mahls netto 180 EUR.

Es liegt eine geschäftlich veranlasste Bewirtung mit korrekter Rechnung vor; 70 % der Kosten (126 EUR) sind abzugsfähig, 30 % der Kosten (54 EUR) sind nicht abziehbar.

Beispiel

Der ausstellende Geschäftsführer Rainhold Messener trifft auf einer Fachmesse den Key Account Manager Manfred Manamana und lädt diesen zur Besprechung von weiteren gemeinsamen Projekten ins Messelokal „Überteuert“ ein. Die beiden konsumieren Speisen und Getränke im Wert von netto 90 EUR.

Es handelt sich bei diesem Geschäftsessen um eine geschäftlich veranlasste Bewirtung mit der Folge, dass 70 % der Aufwendungen (63 EUR) abzugsfähig und 30 % der Aufwendungen (27 EUR) nicht abziehbar sind.

Beispiel

Der Geschäftsführer Heinz Lerngut besorgt für seine fünf Mitarbeiter, die an einem Schulungstag mit einem externen Dienstleister Bring Seuchbei teilnehmen, Brezen und einen Kaffee im To-Go-Becher für einen gute Start in den Tag.

Die Aufwendungen in Höhe von netto 25 EUR sind als Aufmerksamkeit zu werten und unterliegen keinen Abzugsbeschränkungen.

Beispiel

Der Handwerker Hau AufdenPutz möchte die Inhaber des Architektenbüros Baumers beeindrucken, um einen Großauftrag für eine Neubaugebiet zu erhalten. Er lädt die beiden Inhaber zu einem Geschäftsessen in ein Feinschmecker-Lokal der Stadt ein. Dort ordern sie einen Hauptgang für 50 Euro pro Person und zwei Flaschen Wein aus dem Nachlass von Johannes Heesters zum Preis von 1.000 EUR pro Flasche.

Die zwei Flaschen Wein für je 1.000 EUR werden nach der allgemeinen Verkehrsauffassung für den Handwerker als unangemessen angesehen und sind somit nicht abzugsfähig. Die verbleibenden Kosten in Höhe von 150 EUR sind hingegen angemessen. 70 % dieser Aufwendungen (105 EUR) sind daher abzugsfähig und 30 % der Aufwendungen (45 EUR) nicht abziehbar.

Nachweispflichten und Aufzeichnungen bei Bewirtungskosten

Erforderliche Nachweise bei Bewirtungsaufwendungen

Vor langer Zeit waren Bewirtungsaufwendungen steuerlich unbegrenzt abzugsfähig und ein beliebtes Mittel, um Steuern zu sparen. Wie so oft im Leben hat eine Partei – die Steuerpflichtigen – eine für sie günstige Regel umfassend ausgenutzt, so dass der Gesetzgeber gezwungen war, einen steuerlichen Riegel vorzuschieben.

Ganz konnten sie die Abzugsfähigkeit der Bewirtungskosten nicht streichen – waren die Essensgespräche doch meist (irgendwie) betrieblicher Natur und erfüllten somit die Grundvoraussetzungen für Betriebsausgaben.

Also blieb den Gesetzeserfindern nur die Möglichkeit, die steuerliche Abzugsfähigkeit der Bewirtungskosten zu erschweren – und was konnten deutsche Behörden schon immer gut? Bürokratische Hindernisse erzeugen.

Grundsätzlich muss heute der Steuerpflichtige folgende zusätzliche Angaben zur Bewirtung machen, um Kosten im Steuerrecht anteilig (70 %) berücksichtigen zu können:

• Ort =>WO
• Tag =>WANN
• Teilnehmer =>WER
• Anlass =>WARUM
• Höhe =>WAS

Die dazugehörige Vorschrift findet sich hochgradig versteckt im Einkommensteuerrecht, explizit im § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG (viel Vergnügen beim Suchen ;-).

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Für die Angabe des Orts und Tags der Bewirtung kann in den meisten Fällen auf die Angaben eines Restaurantbelegs zurückgegriffen werden. Nur bei einer eigenen Bewirtung – z.B. in den Geschäftsräumen – sind diese Daten eigenhändig und konkret anzugeben.

Bei der Nennung der Teilnehmer sind alle Namen (nicht Anschriften) aufzuführen. Das gilt für die externen (Geschäftspartner, Geschäftsfreunde) und internen (Steuerpflichtige, Mitarbeiter, Arbeitnehmer) Anwesenden. Wenn die Einzelaufzählung nicht möglich und zumutbar ist (z. B. bei einem Tag der offenen Türe mit vielen bewirteten Besuchern), kann eine Sammelbezeichnung erfolgen.

Der Anlass der Bewirtung ist auch oft Streitpunkt bei Betriebsprüfungen, er muss nämlich „konkret“ sein. Daher sollten Sie so genau wie möglich sein:

• statt „Kundenbewirtung“ besser „Besprechung zu Projekt XX“
• statt „Steuerberater“ besser „Jahresabschlussbesprechung 2023“
• statt „Arbeitsessen“ besser „Abstimmung zum Ausbau der Zusammenarbeit im Bereich XX“
• statt „Informationsgespräch“ besser „Abklärung von Liefermöglichkeiten für XX“
• statt „Arbeitsessen“ besser „Verhandlung von neuen Lieferbedingungen für 2023“
• statt „Rechtsanwalt“ besser „Besprechung Klage XX ./. YY“

Bei der erforderlichen Angabe der Höhe der Bewirtung geht es zum einen um die Darlegung der verzehrten Speisen und Getränke und die Höhe der dafür aufgewendeten Kosten. Alle Angaben müssen konkret und eindeutig sein, eine Sammelbezeichnung mit „Speisen und Getränke“ reicht nicht aus.

Vielmehr sind die verzehrten Güter einzeln aufzuführen mit Angabe der Einzelpreise. Handelt es sich um die übliche und nachvollziehbare Sammel-Angabe des Restaurants (z.B. „Tagesmenü 1“, oder „Mittagsbuffet“), wird das als ausreichend angesehen.

In der Praxis werden diese gesammelten Pflichtangaben auf einem Bewirtungsbeleg (Eigenbeleg) zusammengetragen und dokumentiert. Der Bewirtungsbeleg wird abschließend unterzeichnet und entfaltet als offizielles Steuerdokument seine Wirkung (Thema Bürokratie!). 

Bewirtungsaufwendungen: Erforderliche Aufzeichnungen

Neben den Nachweispflichten sind bei Bewirtungskosten auch Aufzeichnungsvorgaben zu erfüllen. So müssen gemäß § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG die Kosten einzeln und getrennt von den anderen Betriebsausgaben in der Buchhaltung aufgezeichnet werden. In der Praxis wird dies in der Regel dadurch erfüllt, dass es spezielle Bewirtungskosten-Konten gibt.

Hinweis

Werden die Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt, sind die Bewirtungskosten vollumfänglich nicht abzugsfähig – also nicht nur zu 30 %, sondern zu 100 % nicht abzugsfähig.

Bewirtungskosten: Vorsteuerabzug?

Was passiert nun mit der (abzugsfähigen) Umsatzsteuer auf der Rechnung (Restaurantbeleg)? Diese Frage ist berechtigt, denn bei nicht abziehbaren Betriebsausgaben (z.B. Geschenke über 35 Euro) wird dem Umsatzsteuerpflichtigen der Vorsteuerabzug komplett verwehrt.

Wie ist also mit dem Vorsteuerabzug der 30 % nicht abziehbaren Bewirtungskosten umzugehen? Vor einigen Jahren war in der Praxis die Meinung vertreten, dass die Vorsteuer auf die 30 % konsequenterweise ebenfalls nicht abzugsfähig ist.

Hier grätschte 2005 ein BFH-Urteil (BFH, 10.02.2005 – V R 76/03) rein und urteilte, dass der Vorsteuerabzug vollumfänglich zulässig ist – eine Einschränkung des Abzugs wäre nicht mit EU-Recht vereinbar.

Seither wird auch in der Praxis so verfahren, dass bei Bewirtungskosten ertragssteuerlich 70 % abziehbar und 30 % nicht abziehbar sind und im Gegensatz dazu umsatzsteuerlich 100 % (sofern die restlichen Voraussetzungen erfüllt sind) abziehbar sind. Normiert ist dieses Vorgehen zwischenzeitlich auch im Umsatzsteuergesetz (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG).

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Bewirtungskosten: Trinkgeld berücksichtigen

Fallen im Zusammenhang mit berücksichtigungsfähigen Aufwendungen betrieblich veranlasste Trinkgelder an – im Falle von Bewirtungsaufwendungen wird dies fast ausnahmslos zutreffen – so sind diese grundsätzlich bei betrieblicher Veranlassung ebenfalls ansetzbar. Der einfachste Anwendungsfall liegt vor, wenn das Trinkgeld auf der Rechnung separat aufgeführt ist. Leider wird das in der Praxis auch der seltenere Fall sein.

Es ist jedoch auch möglich, das gegebene und nicht separat ausgewiesene Trinkgeld auf der Rechnung handschriftlich zu belegen und dokumentieren. Ganz streng genommen, zumindest nach Ansicht des Bundesministeriums für Finanzen (BMF-Schreiben vom 30.6.2021) sollte dann die Zuwendung vom Empfänger (Kellner, Bedienung) quittiert werden.

Jeder Unternehmer und Restaurantbesucher wird zustimmen, dass diese Regelung zwar aus Nachweis- und Behördensicht nachvollziehbar ist – aber gleichzeitig in der Praxis nahezu nicht umsetzbar.

Wie die gezahlten Trinkgelder in Ihrer Buchführung zu behandeln sind, verrät Ihnen der Blog-Beitrag „Trinkgeld als Betriebsausgabe buchen„.

Zusammenfassung

Bewirtungskosten kommen in nahezu jedem Unternehmen auf den Buchungstisch der Finanzbuchhaltung. Um diese Aufwendungen im Angesicht der Steuern betriebsprüfungssicher zu verbuchen, gibt es einige Besonderheiten zu beachten. Siehe hierzu auch den Blogbeitrag „Bewirtungskosten buchen: DATEV SKR 03 und SKR 04„.

Nach der Prüfung, ob ein geschäftlicher (Geschäftspartner), betrieblicher (Mitarbeiter) oder privater Anlass (Freude und Familie) vorliegen, müssen vor einer Verbuchung Nachweis- und Aufzeichnungspflichten erfüllt sein. Ein Bewirtungsbeleg sollte Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen konkret dokumentieren. Zudem müssen die Kosten einzeln und separat von den anderen Betriebsausgaben verbucht werden.

Sind alle Voraussetzungen für eine Verbuchung erfüllt, gilt für geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten (Bewirtung von Geschäftspartnern) ein steuerliches Abzugsverbot von 30 %; 70 % der Kosten werden also anerkannt.

Der Vorsteuerabzug aus dem Restaurantbeleg (Rechnung) vollumfänglich, ohne Einschränkungen, möglich – trotz den ertragsteuerlichen Abzugsbeschränkungen. Trinkgelder, die im Rahmen der Bewirtung gegeben wurden, zählen ebenfalls zu den abziehbaren Bewirtungsaufwendungen. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten diese entweder auf der Bewirtungsrechnung aufgeführt sein oder vom Empfänger handschriftlich quittiert sein.

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Häufige Fragen (FAQ)

Was zählt zu den Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind Aufwendungen, die im Rahmen einer Darreichung von Speisen und Getränken zum sofortigen Verzehr für andere Personen anfallen. Darüber hinaus können Genussmittel (Zigaretten oder Zigarren) sowie mit der Bewirtung zusammenhängende Nebenkosten (Trinkgelder, Garderobengelder) dazuzählen.

Sind belegte Brötchen Bewirtungskosten?

Belegte Brötchen stellen als vollwertige Mahlzeit Bewirtungskosten dar, für die die steuerlichen Abzugsbeschränkungen gelten. Belegte Brötchen sind nicht mehr als Aufmerksamkeit einzustufen, die im Rahmen der Höflichkeit gewährt werden (wie z.B. Kaffee, Tee, Erfrischungsgetränke).

Welche Bewirtungskosten sind absetzbar?

Von den angefallenen Bewirtungskosten sind steuerlich 70 % abziehbar; 30 % der Aufwendungen müssen als nicht abziehbare Betriebsausgaben behandelt werden.

Ist Trinkgeld voll abzugsfähig?

Fallen im Zusammenhang mit steuerlich berücksichtigungsfähigen Bewirtungsaufwendungen Trinkgelder an, sind diese grundsätzlich abzugsfähig. Optimalerweise sind die Trinkgelder auf der Rechnung als separate Position ausgewiesen (was in der Praxis selten vorkommen dürfte). Alternativ sollten für eine sichere steuerliche Anerkennung die gezahlten Trinkgelder schriftlich quittiert werden.

Welche Bewirtungskosten sind beschränkt abzugsfähig (70%)?

Steuerlich beschränkt abziehbar sind Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass. Dies ist der Fall, wenn eine Bewirtung von (externen) Personen erfolgt, mit denen eine Geschäftsbeziehung aufgebaut oder gepflegt werden soll (z. B. Kunden, Lieferanten, Dienstleistern, Vertretern, Beratern).

Welche Bewirtungskosten sind unbeschränkt abzugsfähig (100%)?

Bewirtungskosten im Rahmen eines betrieblichen Anlasses sind im Sinne des Einkommensteuerrechts unbeschränkt abzugsfähig. Ein betrieblicher Anlass liegt vor, wenn keine externen Partner, sondern eigene Mitarbeiter (Betriebsveranstaltung, Weihnachtsfeier, Firmenjubiläum, Schulungen) bewirtet werden. Zu prüfen ist, ob eventuell aus Sicht der Mitarbeiter lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn vorliegt.