Bewirtungsbeleg Vorlage Word & PDF: Steuerliche Nachweispflichten richtig erfüllen

Ein Bewirtungsbeleg ist ein wichtiges steuerliches Dokument, das notwendige Pflichtangaben zu Bewirtungskosten dokumentiert und somit die Kosten überhaupt als steuermindernde Aufwendungen qualifiziert.

Nachfolgend erfahren Sie, wie dieser Beleg aussehen sollte und wie Sie steuerliche Nachweispflichten zuverlässig und richtig erfüllen. Zusätzlich erhalten Sie eine kostenlose Bewirtungsbeleg Vorlage (Word & PDF) zum Downloaden.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg (engl. „meal documentation“ oder „entertainment receipt“) ist ein Dokument (Formular), das die notwenigen Angaben zu einem Geschäftsessen für Unternehmen dokumentiert und somit eine wichtige Voraussetzung für die Anerkennung der Kosten vor dem Finanzamt (steuerliche Nachweispflichten) darstellt.

Ohne einen solchen Beleg werden die Kosten für die Bewirtung – trotz Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung – vom Finanzamt mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit nicht anerkannt.

Welche Voraussetzungen zur Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen erfüllt sein müssen, erläutert im Detail der Blog-Beitrag „Bewirtung der Geschäftspartner: Steuerlich abzugsfähige Bewirtungskosten„.

Was ist nun der Unterschied zwischen einem Bewirtungsbeleg und einem Restaurantbeleg?

Ein Restaurantbeleg stellt die Abrechnung von Essen und Getränken des Restaurants dar. Es ist der offizielle Beleg (Rechnung), den das Restaurant ausstellen muss, um seine Leistungen gegenüber Unternehmen und Privatpersonen konform mit der Steuer zu berechnen. Der Restaurantbeleg ist – sofern er die Vorgaben für eine ordnungsgemäße Rechnung erfüllt – Grundlage und Beleg für den steuerlichen Ansatz der Kosten als Betriebsausgabe. Bei einem Restaurant ist es meist der schmale Streifen aus Thermopapier, der aus dem Kassensystem herausgelassen wird.

Praxistipp

Beachten Sie, dass die Restaurantbelege auf Thermopapier nicht für eine längere Aufbewahrung geeignet sind. Das Thermopapier ist eine spezielle Papierart mit temperaturempfindlicher Beschichtung, die schnell ausbleicht oder bei Wärmeeinfluss unleserlich wird. Daher empfiehlt es sich, (Thermopapier-) Belege des Restaurants zu kopieren oder zu scannen.

Ein Bewirtungsbeleg hingegen ist ein (zusätzliches) Dokument, das die steuerlich geforderten Angaben enthält, die der Leistungsempfänger (der, der gegessen und bezahlt hat) aufführen muss, damit die Kosten als Betriebsausgaben bei der Steuer anerkannt werden. Die Informationen können auf dem vorhandenen Restaurantbeleg (rückseitig) erfasst oder auf einem separaten Beleg dokumentiert werden.

Praxistipp

Fragen Sie vor dem Bezahlen im Restaurant nach, ob die Möglichkeit zur Ausstellung eines Bewirtungsbelegs für die Buchhaltung besteht. Moderne Kassensysteme haben in der Regel die Funktion, den Restaurantbeleg um einen Abschnitt zu erweitern, der die notwenigen Zusatzangaben für das Finanzamt abfragt und Platz für deren Niederschrift lässt. Dann haben Sie alle notwendigen Daten für das Geschäftsessen bereits im Restaurant „auf dem Zettel“ und können die steuerlichen Angaben abfrühstücken.

Bietet das besuchte Restaurant diese Möglichkeit nicht an, sind Sie grundsätzlich verpflichtet, selbstständig einen entsprechenden Beleg für das Essen zu erstellen und die Informationen dort zu dokumentieren. Wie das funktioniert, zeige ich Ihnen nachfolgend.

Bewirtungsbeleg Vorlage: PDF-Muster oder Eigenbeleg?

Versorgt Sie der Betreiber des Restaurants nicht mit einem entsprechenden Belegvordruck, oder haben Sie vergessen, danach zu fragen (was mir regelmäßig im Zustand maximaler Sättigung passiert), sind Sie also selbst gefragt. Es gibt keine steuerlichen Vorgaben vom Finanzamt, wie Bewirtungsbelege für die Buchhaltung auszusehen haben.

Folgende Varianten sind in der Praxis denkbar:

• Beschriftung eines leeren DIN-A4-Papiers
• Digitale Dokumentation (Unveränderlichkeit beachten)
• Beschriften der (leeren) Rückseite des Restaurantbelegs (auch wenn da kein Vordruck steht)
• Beschriften eines Notizzettels

Die Verwendung einer vorgefertigten Bewirtungsbeleg Vorlage hat den Vorteil, dass diese alle notwendigen Angaben abgefragt und (wenn sie gut ist) Ausfüll-Hinweise gegeben werden. So wird nichts vergessen und man wird beim Bearbeiten auf die Steuer-Stolpersteine hingewiesen.

Hier finden Sie eine kostenlose Bewirtungsbeleg Vorlage (Muster) zur Verwendung für Bewirtungsbelege im PDF-Format oder alternativ im WORD-Format. Speichern Sie sich diese kostenlosen Muster gerne ab, damit Sie immer und überall vom Nutzen des Vorlagedokuments profitieren können.

Die Verwendung eines Eigenbelegs hat den Vorteil, dass Sie unabhängig und flexibel sind und auch aktiv werden können, wenn die Bewirtungsbeleg Vorlage nicht zur Verfügung steht. Dann aber müssen Sie alle notwendigen Bestandteile für den eigenen Beleg parat haben und zu Papier bringen.

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Bewirtungsbeleg ausfüllen – was muss angegeben werden?

Auf einem solchen Beleg müssen nach einkommensteuerrechtlicher Vorgabe (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG) für das Finanzamt folgende Angaben zu finden sein:

• Ort der Bewirtung (ggfs. auf dem Restaurantbeleg angegeben)
• Tag der Bewirtung (ggfs. auf dem Restaurantbeleg angegeben)
• Teilnehmer der Bewirtung
• Anlass der Bewirtung
• Höhe der Bewirtungsaufwendungen und Nebenkosten wie Trinkgeld (ggfs. auf dem Restaurantbeleg angegeben)

Bei den notwendigen Infos für die Steuer sind für Unternehmen einige Besonderheiten zu beachten; beim Anlass sollten Sie nicht nur „Arbeitsessen“, „Essen“ oder „Geschäftsessen“, sondern den Grund ausführlich dokumentieren. Wenn Sie diesen Fehler begehen, droht Ihnen beim Finanzamt die Aberkennung der Bewirtungsauswendungen bei der Steuer.

Ausführliche Tipps zu den notwendigen Angaben finden Sie im Blog-Beitrag „Bewirtung der Geschäftspartner: Steuerlich abzugsfähige Bewirtungskosten„.

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Bewirtungsbelege richtig ausfüllen – Beispiel

Um ein optimales Ausfüllen zu demonstrieren, stellen wir ein kleines Praxis-Beispiel auf:

Beispiel

Der Unternehmer Herr Eugen Krebs lädt den potenziellen Kunden Taddäus Fangarm (Krabben-Discount GmbH) am 08.04.2023 in das Fisch-Spezialitäten-Restaurant „Krosse Krabbe“ im Bottrop zum Geschäftsessen ein. Die beiden besprechen während des Essens ausführlich die zukünftige Zusammenarbeit der Unternehmen. Alle Speisen und Getränke werden am Ende mit 238 Euro brutto berechnet. Für die Garderobe sind Kosten von 2 Euro angefallen, dem Kellner Patrick Seestern übergab Herrn Krebs ein Trinkgeld in Höhe von 20 Euro in bar.

Herr Krebs dokumentiert für seine Buchhaltung auf einem eigenen Beleg folgende Daten über das Geschäftsessen:

Datum der Bewirtung: 08.04.2023

Ort der Bewirtung: Fisch-Spezialitäten-Restaurant „Krosse Krabbe“, Bikini-Bottom-Weg 1, 46236 Bottrop

Anlas der Bewirtung: Gespräch mit potenziellem Kunden Krabben-Discount GmbH über die zukünftige Zusammenarbeit im Bereich Krabbenverkauf

Bewirtete Personen: Herr Taddäus Fangarm, Geschäftsführer der Krabben-Discount GmbH

Kosten der Bewirtung: 238,00 € (siehe beigefügter Restaurantbeleg)

Nebenkosten: 2 € Garderobenentgelt, bar bezahlt

Trinkgeld: 20 € in bar an Herrn Patrick Seestern übergeben, quittiert von Herrn Seestern

Herr Krebs versieht den Bewirtungsbeleg mit Ortsangabe und Datum und unterzeichnet diesen abschließend. Zusammen mit dem Restaurantbeleg über 238 Euro (ordnungsgemäße Rechnung) übergibt er den Beleg für das Essen an seine Buchhaltung.

Bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt stehen die Bewirtungen in der Regel im Fokus. Der Grund hierfür: Durch die strengen steuerlichen Nachweis- und Aufzeichnungspflichten ist die Fehleranfälligkeit bei diesen Belegen besonders hoch. Fehlt nur eine der geforderten Voraussetzungen, können die Prüfer bereits den Finanzamt-Rotstift ansetzen und Steuernachzahlungen fordern.

Das Gute daran: Eine disziplinierte und vollumfängliche Einhaltung der steuerlichen Pflichtangaben – beispielsweise durch Verwendung von Bewirtungsbeleg-Vorlagen – wird auch Ihren Prüfer zufriedenstellen. Es braucht also nicht viel, um sich Ärger vom Hals zu halten – leider macht einem die (eigene) Bequemlichkeit oft einen Strich durch die Rechnung.

Sonderfall: Belege aus dem Ausland

Grundsätzlich sind die Nachweis- und Aufzeichnungspflichten für Bewirtungsbelege auch bei einer Bewirtung im Ausland erforderlich. Oftmals sind aber im Ausland die deutschen Steuergepflogenheiten nicht vergleichbar mit den örtlichen Gepflogenheiten. Die Folge ist meist, dass kein Vordruck auf dem Restaurantbeleg für die notwendigen Zusatzangaben zur Bewirtung vorhanden ist.

In diesen Fall empfiehlt es sich, den ausländischen Restaurantbeleg mit einem eigenen Bewirtungsbeleg zu ergänzen. Schwieriger wird es, wenn Sie keinen offiziellen, maschinell geschriebenen Restaurantbeleg erhalten, sondern nur eine handschriftliche Abrechnung der Speisen und Getränke. Hier sind Sie dann in der Pflicht nachzuweisen, dass die örtlichen Vorgaben eine handschriftliche Abrechnung der Bewirtung zulassen und daher kein „besserer“ Beleg für das Geschäftsessen möglich war.

Zusammenfassung

Ein Bewirtungsbeleg ist ein steuerliches Dokument, das alle erforderlichen Nachweise und Angaben zu Bewirtungsaufwendungen (Geschäftsessen) vorhält. Hierfür kann ein formloses Muster oder ein offizieller Eigenbeleg des bewirtenden Unternehmers verwendet werden.

Auf dem Beleg sollten sich Informationen über Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Bewirtungskosten und Nebenkosten finden. Optimalerweise sollten Bewirtungsbelege vom Unternehmer abschließend unterzeichnet und zusammen mit Restaurantbelegen (Kassenbelegen) der Buchhaltung zur korrekten Verbuchung (siehe auch Blog-Beitrag „Bewirtungskosten buchen: DATEV SKR 03 und SKR 04„) übergeben werden.

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Häufige Fragen (FAQ)

Was muss alles auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Auf einem Bewirtungsbeleg sollten Angaben über Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Bewirtungskosten und Nebenkosten dokumentiert werden. Abschließend empfiehlt es sich, das Dokument mit Angabe des Ortes und des Tagesdatums zu unterzeichnen. Der Bewirtungsbeleg sollte zusammen mit dem Abrechnungsdokument des Restaurants (ordnungsgemäße Rechnung) aufbewahrt werden.

Wann ist ein Bewirtungsbeleg erforderlich?

Jeder Steuerpflichtige, der für sein Unternehmen Bewirtungsaufwendungen abrechnet, muss (auf einem Bewirtungsbeleg) steuerliche Pflichtangaben zum Nachweis für das Finanzamt dokumentieren.

Wie schreibe ich einen Bewirtungsbeleg?

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben über die Form des Bewirtungsbelegs. Die Pflichtangaben für die Steuer können daher auf dem Restaurantbelege (Kassenbeleg), auf einer eigenen Bewirtungsbeleg Vorlage oder einem Eigenbeleg erfolgen.

Wie füllt man Bewirtungsbelege korrekt aus?

Für eine steuerliche Anerkennung einer geschäftlichen Bewirtung müssen folgende Angaben (auf einem Bewirtungsbeleg) ausgefüllt werden: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Bewirtungskosten und Nebenkosten

Was tun, wenn man keinen Bewirtungsbeleg hat?

Ohne die steuerlich notwendigen Informationen auf einem Bewirtungsbeleg wird das zuständige Finanzamt (im Rahmen einer Betriebsprüfung) die Bewirtungsaufwendungen nicht anerkennen und die steuermindernden Aufwendungen nachträglich wieder eliminieren.

Was zählt alles als Bewirtung?

Bewirtungskosten sind nach dem Einkommenssteuergesetz alle (angemessenen) Aufwendungen für Speisen, Getränke, Trinkgelder, Garderobengebühren, Tabakwaren und Unterhaltungskosten, die bei einer geschäftlichen Bewirtung entstehen. Bei Einhaltung der steuerlichen Nachweis- und Aufzeichnungspflichten sind diese Kosten anteilig (70%) von der Steuer absetzbar.