Bewirtungskosten buchen: Praxistipps und Buchungsvorschläge (SKR03 und SKR04)

Bewirtungskosten buchen

Bewirtungskosten kommen in nahezu jeder Buchführung vor – jeder Buchhalter steht daher mehrfach im Jahr vor der Aufgabe, die dazugehörigen Belege korrekt zu buchen. Wie hat das zu erfolgen und wie passiert die Umsetzung in der Buchhaltungspraxis?

Dieser Blog-Beitrag erklärt dies anschaulich mit Buchungsvorschlägen (SKR03 und SKR04) und gibt zudem noch Praxistipps zur automatischen Verbuchung und Besonderheiten bei der Betriebsprüfung.

Bewirtungskosten buchen in der Praxis

Handelsrechtlich gibt es nahezu keine Einschränkungen für die Verbuchung von Bewirtungsaufwendungen (Geschäftsessen) im Rechnungswesen. Solange die Ausgaben betrieblich veranlasst sind, kann ein Betriebsausgabenabzug in der Handelsbilanz erfolgen.

Steuerrechtlich sind hier weitaus mehr Fragen zu beantworten, um die korrekte Verbuchung einer Bewirtung vornehmen zu können. Vorab ist zu klären, ob der Anlass für die Bewirtung privat, betrieblich oder geschäftlich war. Bei einem privaten Anlass hat die Rechnung in der Buchführung nichts verloren – es sei denn, Sie machen für Ihr Privatleben freiwillig eine Buchhaltung. Die Kosten für private Bewirtungen sind der privaten Lebensführung zuzuordnen und somit keine Betriebsausgabe.

Wurden Mitarbeiter des eigenen Betriebs verpflegt, liegt ein betrieblicher Anlass vor. Dies hat zur Folge, dass die Kosten für die Arbeitnehmer grundsätzlich uneingeschränkt als Betriebsausgabe absetzbar sind. Eine Kürzung oder Berichtigung der betrieblich veranlassten Bewirtung der Mitarbeiter kann daher ohne Angaben in diesem Fall unterbleiben.

Liegt ein geschäftlicher Anlass vor – also die Bewirtung von Personen, mit denen eine Geschäftsbeziehung aufgebaut oder gepflegt werden soll – sind im Fall von angemessenen Kosten 70 % der Aufwendungen im Rechnungswesen abzugsfähig und 30 % nicht abzugsfähig. Zusätzlich müssen folgende Angaben (Nachweispflicht, in der Praxis mittels Bewirtungsbeleg) gemacht werden:

  • Ort,
  • Tag,
  • Anlass,
  • Teilnehmer,
  • Höhe der Bewirtung.

Darüber hinaus sind die Aufwendungen für das Geschäftsessen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben in der Buchhaltung aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG).

Eine korrekt ausgewiesene und abziehbare Umsatzsteuer auf einem Bewirtungsbeleg ist von dem 30 %-Abzugsverbot nicht betroffen; die Vorsteuer aus der Rechnung ist daher vollumfänglich abzugsfähig.

Ein Bewirtungsbeleg in Höhe von brutto 119 Euro (netto 100 Euro) ist daher – bei einer geschäftlichen Veranlassung (Geschäftsessen) – steuerrechtlich wie folgt aufzuteilen:

70 Prozent von 100 € = 70 € sind als Betriebsausgabe abzugsfähig=>Aufwandsbuchung

30 Prozent von 100 € = 30 € sind als nicht abziehbare Betriebsausgabe zu behandeln =>besondere Aufwandsbuchung (außerhalb der Steuerbilanz hinzuzurechnen)

Umsatzsteuer aus dem Bewirtungsbeleg: 19 € =>vollumfänglich als abzugsfähige Vorsteuer zu verbuchen

Buchung Bewirtungskosten im SKR 03 und SKR 04

Die DATEV-Standard-Kontenrahmen (SKR) bieten für Unternehmen im Rechnungswesen spezielle Aufwandskonten für die Verbuchung von Kosten eines Geschäftsessens an. Zum einen sind das Vorsteuerkonten für die im Beleg (korrekt) ausgewiesene Umsatzsteuer. Zum anderen sind es die Konten für die im Steuerrecht anteilig zulässigen Bewirtungsaufwendungen (abziehbaren Betriebsausgaben); abschließend spezielle Konten, um die nicht abziehbaren Bewirtungskosten (nicht abziehbare Betriebsausgaben) aufzunehmen.

Wie mit den üblichen Trinkgeldern bei Bewirtungsaufwendungen umzugehen ist, behandelt der eigenen Blog-Beitrag „Trinkgeld als Betriebsausgabe buchen„.

Folgende Konten werden im Standard-Kontenrahmen SKR 03/SKR 04 im Rechnungswesen benötigt:

4650/6640: Bewirtungskosten
4654/6644: nicht abzugsfähige Bewirtungskosten
1576/1406: abziehbare Vorsteuer 19 %


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Bewirtungskosten buchen: Manuelle Umsetzung

Bei einer manuellen Buchung werden die jeweiligen Beträge (abziehbare und nicht abziehbare Kosten der Bewirtung) von Hand errechnet und jeweils separat auf die zugehörigen Buchungskonten gebucht. Sehern wir uns das anhand eines Buchungsbeispiels an.


Icon BeispielBeispiel

Der Unternehmer I. Chladdichein lädt seinen Kunden D. Abinichdabei während eines Verhandlungsgesprächs zum Geschäftsessen in ein Restaurant ein. Während des Essens gehen die Verhandlungen weiter. Das Restaurant stellen am Ende eine ordnungsgemäße Rechnung in Höhe von brutto 238 Euro aus. Der Unternehmer hat die notwenigen Belege mit allen erforderlichen Angaben versehen und zur Verbuchung der Kosten an seinen Mitarbeiter B. Uchhalter gegeben.


Steuerrechtlich sind lediglich 70 Prozent der Netto-Aufwendungen für Unternehmer als Betriebsausgabe abzugsfähig; 30 Prozent sind nicht abziehbare Betriebsausgaben. Die Einzelbestandteile der Rechnung können wie folgt aufgeteilt werden:

Bruttobetrag: 238 €
Nettobetrag: 200 €
Umsatzsteuerbetrag: 38 €
abziehbarer Betrag: 140 € (70 Prozent von 200 €)
nicht abziehbarer Betrag: 60 € (30 Prozent von 200 €)

In der Praxis wird üblicherweise in einem ersten Schritt der Rechnungsbetrag in voller Höhe auf das Konto „Bewirtungskosten“ gebucht, um die volle Vorsteuer aus der Rechnung zu erfassen und zu berücksichtigen:


Icon BuchenBuchungssatz „Bewirtungskosten buchen“

SKR 03: 238,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 4650 | Haben: 1000 | Buchungstext: Geschäftsessen mit Kunde D. Abinichdabei
SKR 04: 238,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 6640 | Haben: 1600 | Buchungstext: Geschäftsessen mit Kunde D. Abinichdabei


In einem zweiten Schritt, meist im Rahmen des Jahresabschlusses, werden die nicht abziehbare Kosten umgebucht:


Icon BuchenBuchungssatz „Bewirtungskosten buchen“

SKR 03: 60,00 EUR | Soll: 4654 | Haben: 4650 | Buchungstext: Geschäftsessen nicht abziehbarer Anteil
SKR 04: 60,00 EUR | Soll: 6644 | Haben: 6640 | Buchungstext: Geschäftsessen nicht abziehbarer Anteil


Somit verbleiben als Saldo 140 Euro auf dem Konto „Bewirtungskosten“ (200 Euro abzügl. 60 Euro) und 60 Euro auf dem Konto „nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“.


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Bewirtungsaufwendungen verbuchen: Automatische Verbuchung mit Buchungsschlüssel

In den gängigen Buchhaltungsprogrammen können in der Regel spezielle Steuerschlüssel eingerichtet werden, die die Aufteilung in abziehbare und nicht abziehbare Kosten der Bewirtung automatisiert vornehmen. Bei Verwendung eines solchen Schlüssels entfällt somit die manuelle Umbuchung des nicht abziehbaren Anteils auf das Konto „Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“.

Die Einrichtung eines speziellen Steuerschlüssels für Bewirtungsaufwendungen wird nachfolgend für die Buchhaltungssoftware der DATEV erläutert.

Die Steuerschlüssel können über den Menüpunkt Stammdaten | Steuerschlüssel aufgerufen werden; über „neuen Steuerschlüssel anlegen“ können neue Schlüssel generiert werden.

Bewirtungskosten verbuchen: Automatisierung mit Steuerschlüssel

 

Ich empfehle Ihnen, für den Standardfall „19 % Vorsteuer“ die Schlüssel-Nr. 59 zu vergeben, da der Schlüssel über die 9 in der 59 eine Verknüpfung zum Standard-Steuerschlüssel 90 für 19 % Steuer hat.

Folgende Einstellungen sind bei DATEV in den jeweiligen Feldern vorzunehmen:

Nummer: 59 (oder eine andere freie Nr. nach Belieben)
Hauptfunktionstyp: AV (=Automatische Vorsteuer)
Hauptfunktion: 31 – Vorsteuer (Faktor 2)
Funktionsergänzung: 1 – Normal-Satz (= 19 % Umsatzsteuer)
Faktor2 Prozent: 30,00 (=30 Prozent nicht abziehbarer Anteil der Bewirtung)
Faktor2 Konto 1: 4654 (bei SKR 03) / 6644 (bei SKR 04)
Faktor2 Konto 2: 0000 (somit bleibt das Feld leer)

Bewirtungskosten verbuchen: Automatisierung durch Anlegen von Steuerschlüsseln

Sie nutzen eine andere Buchhaltungssoftware?

Prüfen Sie die Dokumentation in Ihrer Buchhaltungsanwendung im Rechnungswesen, wie dort ein individueller Steuerschlüssel für die automatische Aufteilung der Aufwendungen für Geschäftsessen einzugeben ist. Möglicherweise sind es ähnliche Angaben wie im oben beschriebenen Fall für DATEV.

Die Verbuchung der Bewirtungsaufwendungen unter Anwendung des angelegten Steuerschlüssels hat nun zur Folge, dass der nicht abziehbare Anteil von 30 Prozent der Kosten automatisch auf das Konto „nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“ umgebucht wird.

Bewirtungskosten buchen: Beispiel Buchungssatz

Buchung Bewirtungskosten: Beispiel gebuchte Bewirtungsaufwendungen


Icon TippPraxistipp

Legen Sie neben dem individuellen Steuerschlüssel für die automatische Umbuchung der nicht abziehbaren Bewirtungskosten bei 19 % Umsatzsteuer noch weitere Schlüssel für die Fälle mit 7 % Vorsteuer (z. B. Bewirtung mit Backwaren) und mit 0 % Umsatzsteuer (z. B. Bewirtung im Ausland) an. Ich empfehle Ihnen hierfür die Schlüssel-Nr. 58 (Verknüpfung zum Standard-Steuerschlüssel 80 für 7 % Vorsteuer) und 50 (ohne Umsatzsteuer).

Mit diesen drei individuellen Steuerschlüsseln haben Sie alle praktischen Fälle bei den Bewirtungskosten abgefrühstückt.


Kosten der Bewirtung in der Betriebsprüfung

Im Rahmen einer Betriebsprüfung werfen die Prüfer auch gerne einen Blick auf die Bewirtungsbelege und die dazugehörigen Buchungen der Unternehmer. Motivation ist meist nicht das Wittern von „fetter Beute“, da in der Regel der Betriebsausgabenumfang eher gering ist. Vielmehr sind die steuerlichen Stolpersteine (Nachweis- und Aufzeichnungspflichten) im Fokus, da hier oftmals in der Praxis Fehler bei diesen Aufwendungen gemacht werden (siehe Blog-Beitrag „Bewirtungsaufwendungen: 8 Typische Fehler und wie Sie es besser machen!„).

Sollte hier jedoch alles richtig sein, habe ich persönlich erfahren, dass der nächste prüfende Blick auf die Anzahl der Hauptgänge und die Anzahl der bewirtenden Personen geht. Sollten hier Ungereimtheiten auftauchen (z. B. 3 bewirtete Personen und 5 abgerechnete Hauptgänge), dürften bohrende Nachfragen des Betriebsprüfers die Folge sein.


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Zusammenfassung

Bewirtungskosten buchen gehört zur (nahezu) täglichen buchhalterischen Praxis. Wenn alle steuerlichen Anforderungen hinsichtlich Nachweis- und Aufzeichnungspflichten erfüllt sind, geht es an die korrekte Verbuchung der Höhe der Kosten für die Bewirtung.

Die abziehbaren und nicht abziehbaren Buchungsanteile können manuell gebucht werden. In diesem Fall sind die anteiligen Beträge manuell auszurechnen und Fehler können sich einschleichen.

Alternativ können die Kostenanteile mittels individueller Steuerschlüssel automatisiert verbucht werden. Legen Sie hierzu spezielle Buchungsschlüssel an; die meisten Buchführungsprogramme bieten heutzutage diese Funktionen an.

Individuelle Steuerschlüssel sind praktische Möglichkeiten, die notwendigen Buchungen bei der Behandlung von Bewirtungskosten eines Geschäftsessens zu vereinfachen und zu automatisieren.

Häufige Fragen „Bewirtungskosten buchen“

Welche Informationen müssen auf einem Bewirtungsbeleg enthalten sein?

Ein Bewirtungsbeleg muss die folgenden Informationen enthalten: Ort, Tag, Anlass der Bewirtung, Namen der bewirteten Personen und die Höhe der Bewirtungskosten. Diese Angaben sind erforderlich, um die steuerliche Abzugsfähigkeit sicherzustellen.

Welche Konten werden im SKR 03 und SKR 04 für Bewirtungskosten verwendet?

Im SKR 03 wird das Konto 4650 für abziehbare Bewirtungskosten und 4654 für nicht abzugsfähige Bewirtungskosten verwendet. Im SKR 04 entsprechen diese Konten 6640 (abziehbare Bewirtungskosten) und 6644 (nicht abzugsfähige Bewirtungskosten).

Wie kann die automatische Verbuchung von Bewirtungskosten eingerichtet werden?

In Buchhaltungsprogrammen wie DATEV können spezielle Steuerschlüssel eingerichtet werden, die die Aufteilung der Bewirtungskosten in abziehbare und nicht abziehbare Anteile automatisch vornehmen. Dies vereinfacht den Buchungsprozess und reduziert das Fehlerrisiko bei manuellen Buchungen.

Welche Fehler treten häufig bei der Buchung von Bewirtungskosten auf?

Häufige Fehler bei der Buchung von Bewirtungskosten sind unvollständige oder fehlerhafte Angaben auf den Bewirtungsbelegen, falsche Aufteilung in abziehbare und nicht abziehbare Kosten sowie die Nichtbeachtung der Vorsteuerabzugsfähigkeit.

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