Bewirtungskosten buchen: Praxistipps und Buchungsvorschläge (SKR03 und SKR04)

Bewirtungskosten kommen in nahezu jeder Buchführung vor – jeder Buchhalter steht daher mehrfach im Jahr vor der Aufgabe, die dazugehörigen Belege korrekt zu buchen. Wie hat das zu erfolgen und wie erfolgt die Umsetzung in der Buchhaltungspraxis?

Dieser Blog-Beitrag erklärt die Verbuchung von geschäftlichen (Bewirtung von Geschäftspartnern) und betrieblichen (Bewirtung von Mitarbeitern) Bewirtungsaufwendungen anschaulich mit Buchungsvorschlägen (SKR03 und SKR04). Zudem gibt der Beitrag noch Praxistipps zur automatischen Verbuchung und Besonderheiten bei der Betriebsprüfung.

Bewirtungskosten buchen in der Praxis

Handelsrechtlich gibt es nahezu keine Einschränkungen für die Verbuchung von Bewirtungsaufwendungen (Geschäftsessen) im Rechnungswesen. Solange die Ausgaben betrieblich veranlasst sind, kann ein Betriebsausgabenabzug in der Handelsbilanz erfolgen.

Steuerrechtlich sind hier weitaus mehr Fragen zu beantworten, um die korrekte Verbuchung einer Bewirtung vornehmen zu können. Vorab ist zu klären, ob der Anlass für die Bewirtung privat, betrieblich oder geschäftlich war. Bei einem privaten Anlass hat die Rechnung in der Buchführung nichts verloren – es sei denn, Sie machen für Ihr Privatleben freiwillig eine Buchhaltung. Die Kosten für private Bewirtungen sind der privaten Lebensführung zuzuordnen und somit keine Betriebsausgabe.

Wurden Mitarbeiter des eigenen Betriebs verpflegt, liegt ein betrieblicher Anlass vor. Dies hat zur Folge, dass die Kosten für die Arbeitnehmer grundsätzlich uneingeschränkt als Betriebsausgabe absetzbar sind. Eine Kürzung oder Berichtigung der betrieblich veranlassten Bewirtung der Mitarbeiter kann daher ohne Angaben in diesem Fall unterbleiben.

Liegt ein geschäftlicher Anlass vor – also die Bewirtung von Personen, mit denen eine Geschäftsbeziehung aufgebaut oder gepflegt werden soll – sind im Fall von angemessenen Kosten 70 % der Aufwendungen im Rechnungswesen abzugsfähig und 30 % nicht abzugsfähig. Zusätzlich müssen folgende Angaben (Nachweispflicht, in der Praxis mittels Bewirtungsbeleg) gemacht werden:

• Ort,
• Tag,
• Anlass,
• Teilnehmer,
• Höhe der Bewirtung.

Darüber hinaus sind die Aufwendungen für das Geschäftsessen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben in der Buchhaltung aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG).

Eine korrekt ausgewiesene und abziehbare Umsatzsteuer auf einem Bewirtungsbeleg ist von dem 30 %-Abzugsverbot nicht betroffen; die Vorsteuer aus der Rechnung ist daher vollumfänglich abzugsfähig.

Ein Bewirtungsbeleg in Höhe von brutto 119 Euro (netto 100 Euro) ist daher – bei einer geschäftlichen Veranlassung (Geschäftsessen) – steuerrechtlich wie folgt aufzuteilen:

70 Prozent von 100 € = 70 € sind als Betriebsausgabe abzugsfähig=>Aufwandsbuchung

30 Prozent von 100 € = 30 € sind als nicht abziehbare Betriebsausgabe zu behandeln =>besondere Aufwandsbuchung (außerhalb der Steuerbilanz hinzuzurechnen)

Umsatzsteuer aus dem Bewirtungsbeleg: 19 € =>vollumfänglich als abzugsfähige Vorsteuer zu verbuchen

Buchung Bewirtungskosten im SKR 03 und SKR 04

Die DATEV-Standard-Kontenrahmen (SKR) bieten für Unternehmen im Rechnungswesen spezielle Aufwandskonten für die Verbuchung von Kosten eines Geschäftsessens an. Zum einen sind das Vorsteuerkonten für die im Beleg (korrekt) ausgewiesene Umsatzsteuer. Zum anderen sind es die Konten für die im Steuerrecht anteilig zulässigen Bewirtungsaufwendungen (abziehbaren Betriebsausgaben); abschließend spezielle Konten, um die nicht abziehbaren Bewirtungskosten (nicht abziehbare Betriebsausgaben) aufzunehmen.

Wie mit den üblichen Trinkgeldern bei Bewirtungsaufwendungen umzugehen ist, behandelt der eigenen Blog-Beitrag „Trinkgeld als Betriebsausgabe buchen„.

Folgende Konten werden im Standard-Kontenrahmen SKR 03/SKR 04 im Rechnungswesen benötigt:

4650/6640: Bewirtungskosten
4654/6644: nicht abzugsfähige Bewirtungskosten
1576/1406: abziehbare Vorsteuer 19 %

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Bewirtungskosten buchen: Manuelle Umsetzung

Bei einer manuellen Buchung von geschäftlichen Bewirtungskosten werden die jeweiligen Beträge (abziehbare und nicht abziehbare Kosten der Bewirtung) von Hand errechnet und jeweils separat auf die zugehörigen Buchungskonten gebucht. Sehern wir uns das anhand eines Buchungsbeispiels an.

Beispiel

Der Unternehmer I. Chladdichein lädt seinen Kunden D. Abinichdabei während eines Verhandlungsgesprächs zum Geschäftsessen in ein Restaurant ein. Während des Essens gehen die Verhandlungen weiter. Das Restaurant stellen am Ende eine ordnungsgemäße Rechnung in Höhe von brutto 238 Euro aus. Der Unternehmer hat die notwenigen Belege mit allen erforderlichen Angaben versehen und zur Verbuchung der Kosten an seinen Mitarbeiter B. Uchhalter gegeben.

Steuerrechtlich sind lediglich 70 Prozent der Netto-Aufwendungen für Unternehmer als Betriebsausgabe abzugsfähig; 30 Prozent sind nicht abziehbare Betriebsausgaben. Die Einzelbestandteile der Rechnung können wie folgt aufgeteilt werden:

Bruttobetrag: 238 €
Nettobetrag: 200 €
Umsatzsteuerbetrag: 38 €
abziehbarer Betrag: 140 € (70 Prozent von 200 €)
nicht abziehbarer Betrag: 60 € (30 Prozent von 200 €)

In der Praxis wird üblicherweise in einem ersten Schritt der Rechnungsbetrag in voller Höhe auf das Konto „Bewirtungskosten“ gebucht, um die volle Vorsteuer aus der Rechnung zu erfassen und zu berücksichtigen:

Buchungssatz „Bewirtungskosten buchen“

SKR 03: 238,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 4650 | Haben: 1000 | Buchungstext: Geschäftsessen mit Kunde D. Abinichdabei
SKR 04: 238,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 6640 | Haben: 1600 | Buchungstext: Geschäftsessen mit Kunde D. Abinichdabei

In einem zweiten Schritt, meist im Rahmen des Jahresabschlusses, werden die nicht abziehbare Kosten umgebucht:

Buchungssatz „Bewirtungskosten buchen“

SKR 03: 60,00 EUR | Soll: 4654 | Haben: 4650 | Buchungstext: Geschäftsessen nicht abziehbarer Anteil
SKR 04: 60,00 EUR | Soll: 6644 | Haben: 6640 | Buchungstext: Geschäftsessen nicht abziehbarer Anteil

Somit verbleiben als Saldo 140 Euro auf dem Konto „Bewirtungskosten“ (200 Euro abzügl. 60 Euro) und 60 Euro auf dem Konto „nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“.

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Bewirtung Mitarbeiter buchen (SKR03 und SKR04)

Bei einer Bewirtung von Mitarbeitern greift die steuerliche Abzugsbeschränkung von Bewirtungskosten in Höhe von 70% ausdrücklich nicht; die Aufwendungen sind zu 100% in der betrieblichen Buchhaltung abzugsfähig. Voraussetzung ist allerdings, dass es sich um eigene Arbeitnehmer handelt – werden Mitarbeiter anderer Unternehmen bewirtet, bleibt es bei 30% nicht abziehbaren Bewirtungsaufwendungen.

Beispiele für eine in der Praxis typisch Bewirtung von Mitarbeitern:

• Verköstigung bei einer betrieblichen Fortbildung
• Arbeits-/Belohnungsessen
• Essen bei einer Weihnachtsfeier
• Teilnahme von Mitarbeitern bei Geschäftsessen
• Speisen und Getränke bei sonstigen Betriebsfeiern

Hinweis

Bei der Übernahme von Verpflegungskosten durch den Arbeitgeber stellt sich zusätzlich die Frage, ob ein geldwerter Vorteil entsteht, der eine Lohnsteuerpflicht für den Arbeitnehmer auslöst. Erfolgt die Kostenübernahme bei einer auswärtigen Tätigkeit (Geschäftsreise), ist kein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn die Mitarbeiter Verpflegungspauschalen geltend machen könnten. 

Lag keine Geschäftsreise vor und übernimmt der Chef die Kosten für ein Arbeitsessen (z.B. wegen eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes), ist die Kostenübernahme für den Angestellten lohnsteuerfrei, wenn die Kosten je Arbeitnehmer und Anlass die Freigrenze von 60 EUR brutto nicht übersteigen.

Liegt eine Verköstigung im Rahmen einer Betriebsveranstaltung (z.B. die berühmte Weihnachtsfeier) vor, bleibt die Kostenübernahme ebenfalls ohne Lohsteuerpflicht, wenn im Jahr nicht mehr als 2 Betriebsveranstaltungen (Sommerfest und Weihnachtsfeier) stattfinden und die Kosten je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 EUR brutto betragen.

Für den Fall eines Arbeitsessen kann das nachfolgende Beispiel herangezogen werden.

Beispiel

Der vorsteuerabzugsberechtigte Chef des Produktionsbetriebs Wirhauenrauswasgeht GmbH möchte sich bei seinen 10 Mitarbeitern in der Fertigung für den großen Einsatz zur pünktlichen Auslieferung eines Großauftrag des Kunden Herdamit KG bedanken. Er organisiert eine Brotzeit für alle Kollegen und bezahlt dafür bar 280,00 EUR brutto.

Die Kosten für die Brotzeit betragen 28 EUR pro Mitarbeiter (280 EUR Gesamtkosten : 10 Mitarbeiter) und liegen somit unter der Freigrenze von 60 EUR. Die Kosten können lohnsteuerfrei und ohne Abzugsbeschränkung als sogenannte Aufmerksamkeit verbucht werden. Zu Dokumentationszwecken empfiehlt es sich, neben den genauen Ausgaben für das Belohnungsessen das Datum und die Teilnehmer schriftlich festzuhalten.

Buchungssatz „Belohnungsessen

SKR 03: 280,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 4653 | Haben: 1000 | Buchungstext: Belohnungsessen Mitarbeiter Fertigung
SKR 04: 280,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 6643 | Haben: 1600 | Buchungstext: Belohnungsessen Mitarbeiter Fertigung

Bewirtungsaufwendungen verbuchen: Automatische Verbuchung mit Buchungsschlüssel

In den gängigen Buchhaltungsprogrammen können in der Regel spezielle Steuerschlüssel eingerichtet werden, die die Aufteilung in abziehbare und nicht abziehbare Kosten der Bewirtung automatisiert vornehmen. Bei Verwendung eines solchen Schlüssels entfällt somit die manuelle Umbuchung des nicht abziehbaren Anteils auf das Konto „Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“.

Die Einrichtung eines speziellen Steuerschlüssels für Bewirtungsaufwendungen wird nachfolgend für die Buchhaltungssoftware der DATEV erläutert.

Die Steuerschlüssel können über den Menüpunkt Stammdaten | Steuerschlüssel aufgerufen werden; über „neuen Steuerschlüssel anlegen“ können neue Schlüssel generiert werden.

Ich empfehle Ihnen, für den Standardfall „19 % Vorsteuer“ die Schlüssel-Nr. 59 zu vergeben, da der Schlüssel über die 9 in der 59 eine Verknüpfung zum Standard-Steuerschlüssel 90 für 19 % Steuer hat.

Folgende Einstellungen sind bei DATEV in den jeweiligen Feldern vorzunehmen:

Nummer: 59 (oder eine andere freie Nr. nach Belieben)
Hauptfunktionstyp: AV (=Automatische Vorsteuer)
Hauptfunktion: 31 – Vorsteuer (Faktor 2)
Funktionsergänzung: 1 – Normal-Satz (= 19 % Umsatzsteuer)
Faktor2 Prozent: 30,00 (=30 Prozent nicht abziehbarer Anteil der Bewirtung)
Faktor2 Konto 1: 4654 (bei SKR 03) / 6644 (bei SKR 04)
Faktor2 Konto 2: 0000 (somit bleibt das Feld leer)

Sie nutzen eine andere Buchhaltungssoftware?

Prüfen Sie die Dokumentation in Ihrer Buchhaltungsanwendung im Rechnungswesen, wie dort ein individueller Steuerschlüssel für die automatische Aufteilung der Aufwendungen für Geschäftsessen einzugeben ist. Möglicherweise sind es ähnliche Angaben wie im oben beschriebenen Fall für DATEV.

Die Verbuchung der Bewirtungsaufwendungen unter Anwendung des angelegten Steuerschlüssels hat nun zur Folge, dass der nicht abziehbare Anteil von 30 Prozent der Kosten automatisch auf das Konto „nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“ umgebucht wird.

Praxistipp

Legen Sie neben dem individuellen Steuerschlüssel für die automatische Umbuchung der nicht abziehbaren Bewirtungskosten bei 19 % Umsatzsteuer noch weitere Schlüssel für die Fälle mit 7 % Vorsteuer (z. B. Bewirtung mit Backwaren) und mit 0 % Umsatzsteuer (z. B. Bewirtung im Ausland) an. Ich empfehle Ihnen hierfür die Schlüssel-Nr. 58 (Verknüpfung zum Standard-Steuerschlüssel 80 für 7 % Vorsteuer) und 50 (ohne Umsatzsteuer).

Mit diesen drei individuellen Steuerschlüsseln haben Sie alle praktischen Fälle bei den Bewirtungskosten abgefrühstückt.

Bewirtungsaufwendungen in der Betriebsprüfung

Im Rahmen einer Betriebsprüfung werfen die Prüfer auch gerne einen Blick auf die Bewirtungsbelege und die dazugehörigen Buchungen der Unternehmer. Motivation ist meist nicht das Wittern von „fetter Beute“, da in der Regel der Betriebsausgabenumfang eher gering ist. Vielmehr sind die steuerlichen Stolpersteine (Nachweis- und Aufzeichnungspflichten) im Fokus, da hier oftmals in der Praxis Fehler bei diesen Aufwendungen gemacht werden (siehe Blog-Beitrag „Bewirtungsaufwendungen: 8 Typische Fehler und wie Sie es besser machen!„).

Sollte hier jedoch alles richtig sein, habe ich persönlich erfahren, dass der nächste prüfende Blick auf die Anzahl der Hauptgänge und die Anzahl der bewirtenden Personen geht. Sollten hier Ungereimtheiten auftauchen (z. B. 3 bewirtete Personen und 5 abgerechnete Hauptgänge), dürften bohrende Nachfragen des Betriebsprüfers die Folge sein.

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Zusammenfassung

Bewirtungskosten buchen gehört zur (nahezu) täglichen buchhalterischen Praxis. Wenn alle steuerlichen Anforderungen hinsichtlich Nachweis- und Aufzeichnungspflichten erfüllt sind, geht es an die korrekte Verbuchung der Höhe der Kosten für die Bewirtung.

Die abziehbaren und nicht abziehbaren Buchungsanteile können manuell gebucht werden. In diesem Fall sind die anteiligen Beträge manuell auszurechnen und Fehler können sich einschleichen.

Alternativ können die Kostenanteile mittels individueller Steuerschlüssel automatisiert verbucht werden. Legen Sie hierzu spezielle Buchungsschlüssel an; die meisten Buchführungsprogramme bieten heutzutage diese Funktionen an.

Individuelle Steuerschlüssel sind praktische Möglichkeiten, die notwendigen Buchungen bei der Behandlung von Bewirtungskosten eines Geschäftsessens zu vereinfachen und zu automatisieren.

Häufige Fragen „Bewirtungskosten buchen“

Welche Informationen müssen auf einem Bewirtungsbeleg enthalten sein?

Ein Bewirtungsbeleg muss die folgenden Informationen enthalten: Ort, Tag, Anlass der Bewirtung, Namen der bewirteten Personen und die Höhe der Bewirtungskosten. Diese Angaben sind erforderlich, um die steuerliche Abzugsfähigkeit sicherzustellen.

Welche Konten werden im SKR 03 und SKR 04 für Bewirtungskosten verwendet?

Im SKR 03 wird das Konto 4650 für abziehbare Bewirtungskosten und 4654 für nicht abzugsfähige Bewirtungskosten verwendet. Im SKR 04 entsprechen diese Konten 6640 (abziehbare Bewirtungskosten) und 6644 (nicht abzugsfähige Bewirtungskosten).

Wie kann die automatische Verbuchung von Bewirtungskosten eingerichtet werden?

In Buchhaltungsprogrammen wie DATEV können spezielle Steuerschlüssel eingerichtet werden, die die Aufteilung der Bewirtungskosten in abziehbare und nicht abziehbare Anteile automatisch vornehmen. Dies vereinfacht den Buchungsprozess und reduziert das Fehlerrisiko bei manuellen Buchungen.

Welche Fehler treten häufig bei der Buchung von Bewirtungskosten auf?

Häufige Fehler bei der Buchung von Bewirtungskosten sind unvollständige oder fehlerhafte Angaben auf den Bewirtungsbelegen, falsche Aufteilung in abziehbare und nicht abziehbare Kosten sowie die Nichtbeachtung der Vorsteuerabzugsfähigkeit.

Wie buche ich eine Bewirtung von Mitarbeitern?

Die Bewirtung von Mitarbeitern im Rahmen eines Arbeitsessens (nicht über 60 EUR brutto) oder von üblichen Gesten der Höflichkeit (Wasser, Kaffee, Gebäck) sind als Aufmerksamkeiten auf das Konto 4653 (SKR 03) oder Konto 6643 (SKR 04) zu buchen. Bewirtungen im Rahmen von Betriebsfeiern sind auf das Konto 4140 (SKR 03) oder Konto 6130 (SKR04) zu buchen,