7 Arten der E-Rechnung: Von E-Mail über PDF, ZUGFeRD, XRechnung u.a. – ein praktischer Vergleich

Die Digitalisierung ist längst in den Rechnungswesen- und Fakturierungsabteilungen der Unternehmen angekommen; auch bei Ihnen? Das Schlagwort lautet „E-Rechnung“ und ist als Oberbegriff für die elektronische Übermittlung und Weiterverarbeitung von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern zu verstehen.

Unterhalb dieses Oberbegriffs haben sich verschiedene Varianten und Anwendungsmöglichkeiten gebildet; von der E-Mail-Rechnung über die PDF und Sondervarianten wie EDIFACT, XRechnung und ZUGFeRD. Was unter den verschiedenen Formen zu verstehen ist, erklärt dieser praktische Vergleich in elektronischer Form; quasi ein E-Vergleich.

E-Rechnung: Ablösung der herkömmlichen Papier-Lösung

Jahrzehntelang gelangten Rechnungen in Papierform in die Buchhaltungsbüros der Unternehmen – viele Jahre in der berühmten DIN A4-Größe. Die Papiere wurden

• auskuvertiert,
• gestempelt,
• umhergereicht,
• beschriftet,
• getippext,
• nochmals beschriftet,
• gebucht,
• wieder gestempelt,
• abgeheftet und schließlich
• archiviert.

Dass hier Effizienz und Produktivität nicht Pate standen, liegt auf der Buchhalter-Hand. Viel zu manuell und umständlich waren die Papier-Prozesse. Doch durch den Siegeszug der elektronischen Datenverarbeitung boten sich neue Möglichkeiten und der Begriff der „E-Rechnung“ wurde geboren.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Rechnungsinformationen vollständig elektronisch transferiert werden. Meist erfolgt dies standardisiert und automatisiert, so dass ein hoher Grad an Effizienz bei Sendern und Empfängern besteht, da wesentliche Daten zur Rechnung nicht mehr manuell in EDV-Systemen erfasst und weitergegeben werden müssen.

Der strukturierte und maschinenlesbare Datensatz der E-Rechnung ermöglicht dem Empfänger eine durchgängig digitale und medienbruchfreie Bearbeitung des jeweiligen Geschäftsvorgangs – vom Empfang über die Verbuchung bis zur Bezahlung der Rechnung.

Vorteile einer E-Rechnung für Rechnungsaussteller

• einfache Erstellung der Rechnung (durchgängig elektronisch)
• kostengünstige Ausgabe der Rechnung (kein Druck)
• kostengünstiger Versand an den Empfänger (i.d.R. per E-Mail oder digitaler Plattform)
• schnellere und fehlerreduzierte Durchlaufzeiten beim Empfänger (Eingabe und Bearbeitung)
• schnellere Bezahlung durch den Empfänger (schnellere Durchlaufzeit, dadurch weniger Verzögerungen)
• einfacheres Mahnwesen
• bessere Möglichkeiten zur Archivierung und Reproduzierbarkeit der Ausgangsrechnungen
• ortsunabhängige Rechnungserstellung ist einfacher möglich (Homeoffice)
• nachhaltiger und umweltschonender Prozess
• Ausweitung des Serviceangebots für digital orientierte Kunden

Vorteile einer E-Rechnung für Rechnungsempfänger

• schnelleres Erfassen der Eingangsrechnung im Rechnungswesen (Prozesserleichterung)
• schnellere und fehlerreduzierte Durchlaufzeiten beim Empfänger (Eingabe und Bearbeitung)
• geringere Fehlerquote bei der Bearbeitung der Eingangsrechnung
• höhere Transparenz hinsichtlich der vorhandenen Eingangsrechnungen
• einfacherer Zahlprozess durch papierlose Belege
• bessere Ausnutzung von Skontierungsmöglichkeiten
• bessere Möglichkeiten zur Archivierung und Reproduzierbarkeit der Eingangsrechnungen
• ortsunabhängige Eingangsrechnungsverarbeitung ist einfacher möglich (Homeoffice)
• höhere Datensicherheit durch Verschlüsselungsmöglichkeit der E-Rechnungen
• nachhaltiger und umweltschonender Prozess

Einen Überblick über die historische Entwicklungen der elektronischen Datenpbertragung finden Sie hier.

E-Rechnung Pflicht 2025

Ab 1.1.2025 gitl eine grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung für inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Das bedeutet, dass inländische unternehmerische Rechnungsempfänger so eingerichtet sein müssen, dass E-Rechnungen empfangen und verarbeitet werden können.

Aufgrund es hohen Umsetzungsaufwands wurden jedoch Übergangsregelungen geschaffen, die den Versand von Papierrechnungen zwischen Unternehmen auch ab 2025 noch ermöglicht. Hierzu sind allerdings Voraussetzungen zu erfüllen.

Für die elektronische Rechnungsverarbeitung ist die bisher notwendige Zustimmung des Rechnungsempfängers (Unternehmen) nicht mehr erforderlich. Werden Rechnungen an Verbraucher (Privatpersonen) ausgegeben, ist die Zustimmung weiterhin von Nöten.

Ausnahmen: Wie so oft im Leben gibt es auch hier Ausnahmen. Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) sind als sogenannte „sonstige Rechung“ ausgenommen; gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV).

E-Rechnungen: Umsetzungsmöglichkeiten

Um eine E-Rechnung im Unternehmen einzusetzen, bietet die digitale Welt einen ganzen Köcher an Möglichkeiten. Alle sind praktikabel einsetzbar und erfüllen grundsätzlich – bei korrekter Anwendung – die gesetzlichen Voraussetzungen für ordnungsgemäße Rechnungen.

Die einfachste und zugleich holprigste Variante besteht darin, die Rechnungskopfinformationen und -positionen in den Textkörper einer E-Mail zu setzen. Etwas runder läuft die Lösung mit der Ausgabe der Rechnung im standardisierten PDF-Format.

Der Verarbeitungsprozess kann optimiert werden, wenn die Daten zur Rechnung zwischen Aussteller und Empfänger über eine eingerichtete Schnittstelle (EDIFACT) ausgetauscht werden. Wollen Unternehmen die etwas in die Jahre gekommene EDI-Schnittstelle umgehen, bietet sich das OpenTrans-Format an.

Auch die EU hat ein eigenes Format zu bieten: Rechnungsaustausch via ZUGFeRD – ein standardisiertes Verfahren für den Austausch zwischen Unternehmen. Wer es rein deutsch (und unabhängig) haben möchte, kann die XRechnungen verwenden; wer Leistungen gegenüber Behörden erbringt, ist zum Aus- und Zustellen einer solchen Rechnung gezwungen. Andere Formate (Papier, PDFs) werden ausnahmslos nicht akzeptiert.

Im internationalen Geschäft ist ein Rechnungsaustausch per Peppol-Netzwerk mittels eines Peppol Access Points möglich.

Welche technischen Herausforderungen bei der Umsetzung der E-Rechnung bestehen, verrät der Blog-Beitrag „Die Zukunft im Auftragswesen: E-Rechnung, EDI und Peppol„.

Rechnung als E-Mail versenden

Die Nutzung einer einfachen (Text-) E-Mail als Rechnungsträger und Übermittler ist denkbar und möglich. Ein entsprechender Betreff („Rechnung“) kann die eindeutige Zuordnung als Rechnungsdokument erledigen, die erforderlichen Anschriften und Rechnungspositionen sowie Gesamtbeträge und umsatzsteuerliche Angaben können sich im Body der E-Mail befinden.

Enthält die E-Mail-Rechnung alle vorgeschriebenen Pflichtangaben für Rechnungen (siehe § 14 Abs. 4 UStG), die für Papierrechnungen angedacht sind, geht die E-Rechnung in dieser Form in Ordnung. Es ist dann auch kein Anhang (Excelauflistung, Word-Dokumente o.ä.) notwendig; natürlich kann dies zu Dokumentations- und Nachweiszwecken erfolgen.

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Dieser Umsetzungsweg wird jedoch beim Leistungsempfänger sehr wahrscheinlich auf weniger Zustimmung stoßen, da dieses Format in der Praxis eher ungewöhnlich und zu Sonderbehandlungen bei der Be- und Verarbeitung führt.

PDF-Rechnung

Das PDF-Format ist das am meisten verbreitete E-Rechnungsformat und findet sich in nahezu jedem Unternehmen.

Definition PDF-Format

PDF steht für Portable Document Format. Es handelt sich um ein Dateiformat, das entwickelt wurde, um elektronische Dokumente plattformunabhängig darzustellen. Das Format wurde von Adobe Systems entwickelt und bereits 1993 veröffentlicht. Seitdem wurde es in Unternehmen und Privathaushalten zu einem weit verbreiteten Standard für den Austausch von elektronischen Dokumenten.

Das Portable Document Format zeichnet sich aus durch Plattformunabhängigkeit (Windows, macOS, Linus), einheitliche Darstellung (Layout, Schriften, Grafiken, Druck), Interaktivität (Hyperlinks, Lesezeichen, Formulare), Sicherheit (Passwortschutz, Verschlüsselung, Signaturen) und Komprimierung (optimale Dateigröße).

Bei einer E-Rechnung im PDF-Format übergibt das verwendete EDV-System (ERP-System, Fakturierungssoftware) die Daten zur Rechnung an einen Druckertreiber, der diese dann zu einem lesbaren PDF-Dokument (statt Ausdruck auf Papier) transformiert. Dieses Dokument kann dann über die herkömmlichen digitalen Verfahren übermittelt werden.

Bei einem PDF-Dokument handelt es sich nicht um ein Foto oder Bild; das Dateiformat ist grundsätzlich elektronisch lesbar, da es Textelemente enthält, die ausgelesen werden können.

Nachteile der PDF-Rechnung

PDF/a-Format: Entwickelt für die Langzeitaufbewahrung

Neben dem Standard-PDF gibt es noch das spezielle PDF/A-Format (Portable Document Format/Archiv). Hierbei handelt es sich um einen Standard für die langfristige Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Das Archiv-Format zielt darauf ab, die Lesbarkeit und Integrität von Dokumenten über lange Zeiträume zu gewährleisten.

Der PDF/A-Standard definiert bestimmte Anforderungen, um diese Langzeitarchivierung von Dokumenten zu ermöglichen. Dazu gehören beispielsweise:

• Unterstützung von Schriften: DIe Dokumente müssen eingebettete Schriftarten verwenden, um sicherzustellen, dass der Text auch in Zukunft lesbar bleibt, selbst wenn die verwendeten Schriftarten auf dem IT-Markt nicht mehr verfügbar sind.
• Verwendung von standardisierten Farbräumen: Die Dokumente sollten standardisierte Farbräume wie den CMYK– oder den sRGB-Farbraum verwenden, um eine konsistente Darstellung der Farben zu gewährleisten.
• Verbot von verschachtelten Elementen: Die Dokumente dürfen keine verschachtelten Dateien enthalten, um die Portabilität und die Möglichkeit der Wiedergabe über lange Zeiträume sicherzustellen.
• Verwendung von Metadaten: Die Dokumente sollten Metadaten enthalten, um Informationen über das Dokument, den Ersteller, das Erstellungsdatum zu speichern.
• Kompatibilität: Dokumente sollten mit älteren PDF-Readern und -Anwendungen kompatibel sein, um sicherzustellen, dass sie auch in der Zukunft gelesen und angezeigt werden können.

Das PDF/A-Format wird häufig in Archivierungssystemen, staatlichen Institutionen, Bibliotheken und anderen Organisationen eingesetzt, die wichtige Dokumente langfristig aufbewahren müssen. Aber die Bedeutung des Formats steigt auch in privatrechtlichen Unternehmen.

EDI-Schnittstelle: Rechnungen per EDIFACT übermitteln

Bereits vor vielen Jahrzehnten steckten schlaue Köpfe eben diese Körperteile zusammen, um eine Lösung zu finden, wie Geschäftsdokumente aller Art (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen etc.) prozesssicher übermittelt werden können. Herausgekommen ist das EDIFACT-Format – ein weltweit normiertes, elektronisches Datenaustauschformat.

Dabei steht EDIFACT für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport„, also Elektronischer Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Transport.

In der praktischen Anwendung codiert EDITFACT gemäß Normvorgaben ein Geschäftsdokument in einer Textdatei. Hierin finden sich dann die jeweiligen Informationen – aber im Gegensatz zur PDF an fest vorgegebenen Stellen. Dadurch ist eine maschinelle Verarbeitung der Daten – sowohl beim Sender als auch beim Empfänger – störungsfrei und systemsicher möglich.

Beispiel

EDIFACT-Codierungen

NAD = name and address (Name und Adresse)

Dieses Segment wird verwendet, um Informationen über den Namen und die Adresse einer beteiligten Partei im elektronischen Datenaustausch zu übermitteln. Es kann beispielsweise den Namen und die Adresse des Absenders, des Empfängers oder eines anderen relevanten Geschäftspartners enthalten.

BY = buyer (Käufer)

Dieses Segment enthält Informationen über den Käufer in einer elektronischen Geschäftsnachricht.

Leider ist das EDIFACT-System in die Jahre gekommen. Es bestehen eine Vielzahl an unterschiedlichen Formaten und tausende Seiten für Beschreibung und Dokumentation. Das ganze System ist daher sehr komplex und verschachtelt geworden; die Einrichtung einer EDI-Anbindung erfordert viel Projektaufwand und viele systemseitige Abstimmungen.

Dennoch ist EDIFACT in der Praxis sehr gebräuchlich und in zahlreichen (Groß-) Unternehmen vertreten. Konzerne wie Metro oder EDEKA zwingen ihre Lieferanten, bestimmte Daten mit einer EDI-Schnittstelle in deren System zu übertragen. Es gilt die Vorgabe: Ohne EDIFACT keine Rechnungsbearbeitung und keine Bezahlung.

Beispiel

In folgenden Branchen kommt EDITFACT zur Anwendung:

Handel und Einzelhandel: Unternehmen, die im Bereich des internationalen Handels, der Lieferkette und des Supply Chain Managements tätig sind, nutzen das Format, um Bestellungen, Lieferavisos, Rechnungen und Zahlungsanweisungen auszutauschen.

Logistik und Transport: Logistik- und Transportunternehmen nutzen EDIFACT, um Informationen über Sendungen, Frachtdokumente, Zollabfertigung und andere logistische Prozesse untereinander zu tauschen.

Versicherungen: Bei Versicherungsunternehmen kommt EDIFACT zur Anwendung, um Policen, Schadensmeldungen, Zahlungsanweisungen und andere versicherungsrelevante Informationen elektronisch auszutauschen.

Banken und Finanzdienstleistungen: Im Bereich des elektronischen Zahlungsverkehrs und des Finanzdatenaustauschs wird EDIFACT verwendet, um Transaktionsinformationen, Zahlungsanweisungen und andere finanzielle Dokumente zu versenden und empfangen.

Automobilindustrie: Automobilisten und deren Zulieferer nutzen EDIFACT für den Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferabrufen, Lieferscheinen und Rechnungen.

Rechnungen im OpenTrans-Datenformat

Das später entwickelte OpenTrans-Format basiert auf der Beschreibungssprache XML (eXtensible Markup Language) und wurde speziell für die Bereiche Einkauf und Beschaffung konzipiert. XML ist ein generisches Format, das optimal für den Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und anderen Beschaffungsdokumenten verwendet werden kann.

Wie bei EDIFACT ist das Datenaustauschformat OpenTrans für den „normalen“ Anwender nicht lesbar. Zum Sichtbarmachen der beinhaltenden Daten und Belege ist stets eine Software erforderlich, die OpenTrans-Dateien sichtbar macht.

OpenTrans ist ein offener Standard, der von verschiedenen Softwareanbietern und Organisationen unterstützt wird. Es bietet Flexibilität und Erweiterbarkeit, um individuelle Anforderungen anzupassen und spezifische Geschäftsregeln abzubilden. Dennoch ist OpenTrans in der Praxis eher von geringer Bedeutung, auch wenn es von Global Playern wie Siemens, Bosch und Volkswagen benutzt wird.

ZUGFeRD-Rechnungen erstellen

Auf der Suche nach einem verlässlichem Belegdatenformat für Rechnungen kam die Europäische Union auf die Lösung „ZUGFeRD„. Das an ein Zugpferd erinnernde Wort hat nichts mit dem Tierreich oder dem Eisenbahnwesen zu tun. Vielmehr handelt es sich vereinfacht gesagt um ein Format, das eine PDF-Datei in Verbindung mit einem XML-Anhang darstellt.

Definition

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“

Auf diesem Weg hat man versucht, die Vorteile der elektronischen Verarbeitung des XML-Formats mit den Vorteilen der menschlichen Lesbarkeit der PDF-Datei zu kombinieren. Gleichzeitig wurden mit dieser Kombination auch die Nachteile des XML-Formats (menschlich nicht lesbar) und des PDF-Formats (maschinell schlecht verarbeitbar) ausgeglichen. Die berühmte Win-Win-Situation!

ZUGFeRD unterstützt verschiedene Versionen, die auf den jeweiligen Anforderungen und Funktionalitäten basieren. Es erfüllt die Anforderungen der Europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen und wird von vielen Unternehmen und Organisationen verwendet. ZUGFeRD wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, darunter Handel, Logistik, Finanzwesen, Versicherungen und öffentliche Verwaltung.

In Deutschland hat die Einführung von ZUGFeRD als standardisiertes Rechnungsformat zwar seit seiner Einführung im Jahr 2014 kontinuierlich an Dynamik gewonnen. Ein Durchbruch in der praktischen Anwendung hat – trotz einer 2.0 Version – aber bis heute nicht stattgefunden. Es gibt andere Ansichten, die bei ZUGFeRD von einem Flop und Bürokratiemonster sprechen.

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XRechnung erstellen

Eine deutsche Stand-Alone-Lösung wurde mit der XRechnung eingeführt, die ein weiteres Datenaustauschformat darstellt. Hier bestand u.a. das grundsätzliche Ziel, unabhängiger zu werden. PDF ist bekanntlich eine Marke des US-Unternehmens Adobe, die das Ziel verfolgt, ein langfristig gültiges Dateiformat zu unterhalten.

Aber die deutschen Behörden sind auf diese Absichten eines ausländischen Unternehmens – insbesondere unter Berücksichtigung der weiten Verbreitung der PDF im deutschen Steuerwesen – angewiesen.

Das XRechnungsformat basiert auf dem internationalen Standard UBL (Universal Business Language) und verwendet ebenfalls Beschreibungssprache XML. Auch hier werden die rechtlichen Anforderungen der Europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen vollumfänglich erfüllt.

In Umkehrung des ZUGFeRD-Ansatzes zielt dieses Rechnungsformat darauf ab, einer XML-Datei mit den relevanten Rechnungsinformationen (maschinell lesbar) eine Bilddatei oder PDF (menschlich lesbar) hinzuzufügen.

Aufbau einer XRechnung

Der Aufbau folgt einer festgelegten Struktur:

• Rechnungskopf: Informationen über die Rechnung, wie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers, die Rechnungsanschrift des Rechnungsempfängers etc.
• Rechnungspositionen: Angaben wie Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis der berechneten Positionen und Gesamtbetrag
• Steuerinformationen: anwendbare Umsatzsteuersätze und Beträge, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers
• Zahlungsinformationen: Bankverbindung und weitere Details zur Zahlungsabwicklung
• Referenzinformationen: Bestellnummer, Bestelldatum oder andere Informationen zur Identifizierung oder (internen) Zuordnung

Welche Angaben verpflichtend und welche optional sind, regelt die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV).

Hinweis

Das XRechnungsformat ist nur für Rechnungen (keine Bestellungen oder Lieferscheine) einsetzbar und nur in Deutschland gängig.

Für wen ist die XRechnung Pflicht?

XRechnungen sind für alle Unternehmen verpflichtend, die Lieferungen oder Leistungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland berechnen. Rechtsgrundlagen sind das „Gesetz über elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (E-Rechnungs-Gesetz)“ und die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV).

Ausnahmen gelten bei Direktkäufen unter einem Wert von 1.000 EUR und bei Aufträgen im Bereich der Außen- und Sicherheitspolitik.

Unterschied E-Rechnung und XRechnung

Die E-Rechnung ist ein allgemeiner Begriff, der sich auf die elektronische Übermittlung und Weiterverarbeitung von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern bezieht. Sie umfasst verschiedene Formate und Standards wie beispielsweise EDI, PDF, XML. Die XRechnung hingegen ist ein spezifisches Rechnungsformat, das im Rahmen der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde.

XRechnungen sind also eine spezielle Art der E-Rechnung, die für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern verwendet wird.

Beispiel XRechnung

Ein Beispiel (XML-Code) finden Sie hier auf der Seite der Deutschen Bahn.

Peppol XRechnung – Netzwerk für internationale Übertragung

PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement Online“ und ist Netzwerk und Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, insbesondere im Bereich des öffentlichen Auftragswesens. Es wurde entwickelt, um den elektronischen Handel und die elektronische Beschaffung in Europa zu erleichtern.

Peppol basiert auf offenen Standards und technischen Spezifikationen, die sicherstellen, dass unterschiedliche (internationale) Systeme miteinander kommunizieren und Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferavise effizient ausgetauscht werden können. Um sich in diesem Netzwerk zu identifizieren, bekommen die Teilnehmer eine spezielle PEPPOL-ID ( Peppol-Participant-Identifier) zugewiesen.

Hinweis

Die PEPPOL-ID darf nicht mit einer behördlichen Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder anderen Unternehmensidentifikationsnummern verwechselt werden. Die PEPPOL-ID ist spezifisch für die Teilnahme am Peppol-Netzwerk und dient zur Identifizierung und Kommunikation innerhalb dieses Netzwerks.

Peppol und XRechnungen können sich ergänzen, indem Peppol als Netzwerk und Infrastruktur den sicheren Austausch von XRechnungen zwischen den Teilnehmern ermöglicht. Peppol fungiert als Übertragungs- und Konnektivitätsschicht, während „XRechnung“ das spezifische Datenformat für die Rechnungen definieren kann.

Der Datenaustausch erfolgt hierbei über einen sogenannten Peppol Access Point, der das Bindeglied zwischen Sender/Empfänger und dem Peppol -Netzwerk darstellt. Solche Access Points können auch IT-Dienstleister sein, die sich zuvor erfolgreich bei Peppol qualifiziert haben und diese Serviceleistung auf dem Datenaustauschmarkt anbieten.

Die Nutzung von Peppol variiert von Land zu Land. In einigen Ländern, wie beispielsweise Norwegen, Schweden und den Niederlanden, ist Peppol weit verbreitet und wird von einer Vielzahl von Organisationen genutzt. In anderen Ländern befindet sich Peppol noch in einem früheren Stadium, aber die Verbreitung nimmt stetig zu, da immer mehr Länder die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs erkennen.

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Zusammenfassung

Die E-Rechnung, also die elektronische Übermittlung und Weiterverarbeitung von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern, ist eine weitläufige Spielwiese. Es haben sich in der Vergangenheit viele Formate und Übertragungsmöglichkeiten entwickelt. Einiges davon haben sich in der Praxis als untauglich erwiesen (E-Rechnung als E-Mail), andere als zu komplex und umständlich (EDIFACT) und wiederum andere als zu jung und unbewährt (XRechnungen).

Die Nutzung einer einfachen E-Mail als Rechnungsdokument ist möglich, wenn alle vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten sind, jedoch könnte diese Praxis beim Empfänger auf wenig praktische Zustimmung stoßen.

Das PDF-Format ist das am weitesten verbreitete E-Rechnungsformat und wird in nahezu jedem Unternehmen verwendet. Es hat den Nachteil, dass die Daten nicht standardisiert an derselben Stelle stehen, was zu Fehler bei der automatisierten Verarbeitung führen kann. Zusätzlich gibt es das PDF/A-Format, das speziell für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten entwickelt wurde und auch dafür zum Einsatz kommt.

EDIFACT wurde vor vielen Jahrzehnten entwickelt, um Geschäftsdokumente sicher und effizient zu übermitteln. Es ermöglicht die maschinelle Verarbeitung von Informationen und wird in verschiedenen Branchen wie Handel, Logistik, Versicherungen, Bankwesen und der Automobilindustrie eingesetzt, obwohl das System aufgrund seiner Komplexität und Vielfalt an Formaten und Dokumentationen anspruchsvoll ist.

OpenTrans ist ein auf XML basierendes Datenaustauschformat für Einkauf und Beschaffung, das von verschiedenen Softwareanbietern und Organisationen unterstützt wird, jedoch in der Praxis nur von wenigen Unternehmen verwendet wird.

Die Europäische Union hat als weitere Option das ZUGFeRD-Format als Belegdatenformat für Rechnungen entwickelt, das eine PDF-Datei mit einem XML-Anhang kombiniert, um die Vorteile beider Formate zu nutzen und die Nachteile auszugleichen.

Die XRechnung ist eine deutsche Stand-Alone-Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch, die auf dem internationalen Standard UBL basiert und die Beschreibungssprache XML verwendet. Bei XRechnungen wird eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer menschenlesbaren Bilddatei erweitert.

Peppol ist ein Netzwerk und eine Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten im öffentlichen Auftragswesen in Europa, das den elektronischen Handel und die elektronische Beschaffung erleichtert, indem es einen sicheren Austausch von Rechnungen, Bestellungen und Lieferavisen ermöglicht.

Die Bedeutung der E-Rechnung wird im Geschäftsleben in Zukunft erheblich zunehmen. Kleine und mittelständische Unternehmen werden einfache Lösungen zur Umsetzung erhalten. Größere Unternehmen werden den Nutzen großflächig abgreifen und ihre Partner mit ihrer Marktmacht zu E-Rechnungen zwingen. Aber auch auf der gesetzgebenden Seite ist ein Boost im Bereich E-Rechnungen zu erwarten; eine E-Rechnungspflicht ist bis in wenigen Jahren unter Unternehmern angedacht.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Ein PDF-Dokument kann als E-Rechnung betrachtet werden, sofern es den Anforderungen für elektronische Rechnungen entspricht. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass nicht jedes PDF automatisch als rechtskonforme E-Rechnung gilt; beispielsweise eine eingescannte Papierrechnung. In einigen Fällen sind strukturierte Datenformate erforderlich, um den automatisierten Austausch und die Verarbeitung der Rechnungsdaten zu ermöglichen.

Wer muss eine E-Rechnung stellen?

Jeder, der Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern tätigt, ist verpflichtet, eine E-Rechnung zu stellen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus den nationalen und internationalen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung. Die genauen Anforderungen und Standards können jedoch je nach Land und Organisation variieren.

Sind E-Rechnungen Pflicht?

In vielen Ländern besteht mittlerweile eine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen. Die genauen Vorschriften können jedoch je nach Land unterschiedlich sein. Es empfiehlt sich daher, die aktuellen rechtlichen Bestimmungen und Anforderungen zu überprüfen. In Deutschland sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Ab 2025 ist grundsätzlich geplant, elektronische Rechnungen für inländische Umsätze zwischen Unternehmen verpflichtend zu machen.

Ist eine Rechnung per E-Mail zulässig?

Eine Rechnung per E-Mail ist grundsätzlich zulässig. Es ist wichtig zu gewährleisten, dass die Rechnung alle erforderlichen Informationen enthält und den rechtlichen Vorgaben entspricht. Allerdings hat sich in der Praxis erwiesen, dass Rechnungen als reine E-Mails unpraktisch und daher unbeliebt sind.

Was braucht man für eine E-Rechnung?

Für eine E-Rechnung benötigt man grundsätzlich ein elektronisches Format, strukturierte Daten, rechtskonforme Rechnungsmerkmale und einen sicheren Übertragungskanal (E-Mail-System, elektronisches Rechnungssystem, Plattform für den elektronischen Datenaustausch ).

Was ist bei elektronischen Rechnungen zu beachten?

Bei der Nutzung elektronischer Rechnungen müssen rechtliche Anforderungen (E-Rechnungs-Standards), gültige Datenformate (XML, EDI), Kommunikationskanäle (Peppol , EDI-Schnittstellen), Daten- und Übertragungssicherheit (digitale Signaturen, Zertifikate) und Aufbewahrungsvorgaben (Fristen, Lesbarmachung) beachtet werden.