Eigenbeleg erstellen – ein praktischer Ratgeber für den Sonderbeleg in 2024
Jeder Gewerbetreibende ist durch zahlreiche Vorschriften verpflichtet Bücher zu führen. Auch wenn die Digitalisierung in der Buchhaltung Spuren und Module hinterlassen hat, spricht man immer noch von „Bücher führen“. Die Buchführungspflicht ist mit zahlreichen Vorschriften und Anforderungen verbunden.
So sind beispielsweise die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ – etwas kürzer „GoBD“ – von jedem Anwender einzuhalten. Hierin ist der Grundsatz verankert, dass jede Buchung einen Beleg erfordert.
Egal ob Kauf einer Maschine, Tanken im Ausland oder Schnäppchen auf dem Flohmarkt – jeder betriebliche Geschäftsvorfall ist mit einem Beleg nachzuweisen. In der Praxis ist dies nicht immer möglich. Wenn also vom Geschäftspartner kein (Fremd-) Beleg ausgestellt wurde oder werden konnte, kann der Unternehmer einen Eigenbeleg erstellen. Was es hier zu beachten gilt, belegt der nachfolgende Beitrag. Belegfrei!
Inhaltsverzeichnis
Warum Belege in der Buchführung so wichtig sind
Belege erfüllen eine wichtige Funktion in der (doppelten) Buchführung jedes Unternehmens; sie sind
Schriftliche Nachweise der jeweiligen Geschäftsvorfälle und dokumentieren die Übertragung der Vorgänge in die laufende Buchführung.
Belege sichern das vollständige Erfassen aller Geschäftsvorfälle und ermöglichen ein nachträgliches Kontrollieren von betrieblichen Vorgängen.
Damit eine Überprüfung durch Außenstehende (z. B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer) möglich ist, fordert das Gesetz (§ 238 HGB), dass sich ein „sachverständiger Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann“. Hierbei spielen die Belege eine zentrale Rolle.
Das Steuerrecht bläst hier ins gleiche Horn; die Abgabenordnung (§ 97 AO) schreibt in klassischem Beamtendeutsch vor, dass „die Beteiligten und andere Personen der Finanzbehörde auf Verlangen Bücher, Aufzeichnungen, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen haben„.
Damit Belege vom Finanzamt anerkannt werden sind grundsätzlich zwei Voraussetzungen zu erfüllen:
- die Ausgaben müssen nachweislich betrieblich veranlasst oder beruflich notwendig sein
- die Höhe der Ausgaben muss glaubhaft oder plausibel sein
Belege sind in der Regel nicht erforderlich, wenn steuerliche Pauschalen zum Ansatz kommen, beispielsweise Arbeitnehmer-Pauschbetrag, Sparer-Pauschbetrag, Verpflegungspauschale, Sonderausgaben-Pauschbetrag.
Drei Arten der Belege: Fremdbelege, Eigenbeleg, Ersatzbeleg
Die Gesamtheit aller Belege eines buchführenden Unternehmens stammt in der Praxis nicht aus einer Quelle. Es sind die stark vertretenen Fremdbelege von Dritten (Lieferanten, Geschäftspartnern und Dienstleistern), aber auch Eigen- und Ersatzbelege vorhanden. Welche Besonderheiten bestehen bei diesen Belegarten?
Von anderen Unternehmen ausgestellte Fremdbelege
Die Fremdbelege erhält die Buchhaltung von außerhalb des Unternehmens. Erstellt werden diese (Original-) Belege also von Unternehmensfremden. Der empfangende Unternehmer hat daher in den meisten Fällen keinen Einfluss auf die Gestaltung der Fremdbelege. Der ausstellende, externe Geschäftspartner entscheidet über Aussehen, Aufbau und Aufmachung des Belegs.
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Grundsätzlich sind aber die umsatzsteuerlichen Anforderungen an Rechnungen (§ 14 UStG) einzuhalten, also beispielsweise Name und Anschrift des leistenden und leistungsempfangenden Unternehmens, Datumsangaben, fortlaufende Rechnungsnummer, Angabe der Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder berechneten Leistung usw.
Fremdbelege können sein:
- (digitale) Eingangsrechnungen
- Lieferscheine
- Barquittungen
- Kassenzettel
- Bewirtungsbelege
- E-Mails
- Kontoauszüge
- Frachtbriefe
Grundsätzlich haben Fremdbelege die höhere Beweiskraft und führen in der Regel zu einer vorbehaltslosen Anerkennung bei Steuerbehörden, sofern keine Zweifel durch Fehlen von Angaben oder Hinweis auf Scheinbelege bestehen.
Eigenbeleg erstellen bei fehlenden Fremdbelegen
Eigenbelege kommen zur Anwendung, wenn kein Fremdbeleg verwendet werden kann. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Fremder keinen Beleg ausstellen kann (Taxifahrer hat keinen Block mehr) oder gar kein Fremder unmittelbar und direkt beteiligt ist (Geldeinwurf in Zeitungsautomaten).
Diese Belegart ist also im eigenen Unternehmenskreis ausgestellte Dokumente, ohne Mitwirkung eines Fremden. Aussteller können der Unternehmer selbst, Mitarbeiter des Unternehmens oder beauftragte Außenstehende (Steuerberater) sein.
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Diese Sonderbelege sind in der Praxis meist Originalbelege, da sie im Unternehmen originär ausgestellt werden. Denkbar sind aber auch Scans, Fotos oder Kopien von anderen Dokumenten, die man als Eigenbeleg erstellen kann, sofern sei die notwendigen Anforderungen erfüllen.
Ersatzbelege bei verlorenen oder vernichteten Originalbelegen
Ist ein Original-Fremdbeleg verloren gegangen oder vernichtet worden, können Ersatzbelege (auch Notbelege genannt) ausgestellt und verwendet werden. Hierbei handelt es sich um einen internen Eigenbeleg, der den Geschäftsvorfall des ursprünglichen Fremdbelegs so gut wie möglich dokumentiert.
Die Ausstellung eines Ersatzbelegs sollte nur dann erfolgen, wenn beim externen Geschäftspartner kein Duplikat des Fremdbelegs angefordert werden kann – beispielsweise, weil der (ausländische) Taxisfahrer nicht mehr kontaktiert werden kann. Dokumentieren Sie daher immer, warum keine Belegkopie vom ursprünglichen Aussteller möglich war.
Es versteht sich von selbst, dass Ersatzbelege die Ausnahme sein müssen. Jeder Finanzbeamte hat Verständnis, dass bei einem Gewerbe mit hunderten oder tausenden Geschäftsvorfällen auch mal etwas schiefgehen kann und Belege nicht mehr auffindbar sind. Ein sauber ausgestellter Ersatzbelege wird daher nicht zu Stirnrunzeln führen. Wenn aber die Zahl der Ersatzbelege auffällig hoch ist, wird jeder Beamte eine unsachgemäße Buchführung annehmen und zur Hinzu-Schätzung ausholen.
Eigenbeleg: Vorsteuerabzug möglich?
Selbst wenn bei einem Geschäftsvorfall offiziell Umsatzsteuer enthalten und bezahlt wurde (z. B. bei einem privatrechtlichen Parkticket), kann diese bei einem internen Eigen- oder Notbeleg nicht im Rahmen des Vorsteuerabzug angesetzt werden.
Voraussetzung für den zulässigen Vorsteuerabzug ist das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung mit korrekt ausgewiesener Umsatzsteuer (§ 15 UStG). Mussten Sie einen Eigenbeleg erstellen, ist dies nicht der Fall, denn diese Form des Belegs stellt keine Rechnung dar. Zudem fehlt es an einem Ausweis der Umsatzsteuer durch den ursprünglichen Aussteller.
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Auch wenn der Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen nicht möglich ist, so kann der Gesamtbetrag des Geschäftsvorfalls (Nettobetrag und entrichtete Umsatzsteuer) vollumfänglich als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Eigenbeleg erstellen: Wie muss er aussehen?
Wenn Sie einen Eigenbeleg erstellen müssen, gibt es dafür primär keine Vorschriften; ein einfaches Blatt Papier mit handschriftlichen Angaben reicht grundsätzlich aus. In der heutigen Zeit sind auch digitale Eigenbelege denkbar und möglich.
Es muss erkennbar sein, dass es sich um den Sonderfall eines Eigenbelegs handelt; daher empfiehlt es sich, die klare Bezeichnung „Eigenbeleg“ auf dem Dokument zu verwenden.
Eigenbeleg schreiben: Welche Bestandteile müssen rein?
Wenn Sie einen Eigenbeleg erstellen, sind manche Bestandteile unbedingt erforderlich, andere wiederum „nur“ empfehlenswert. Aus der nachfolgenden Tabelle können Sie die Must-Have und Should-Have-Inhalte beim Eigenbeleg erstellen nach unserer Empfehlung entnehmen:
| Inhalte bei Eigenbeleg erstellen | unbedingt erforderlich | empfohlen |
| Belegdatum | x | |
| Belegnummer | x | |
| Name und Anschrift des Zahlungsempfängers | x | |
| Art der Aufwendung (Lieferung/Leistung) | x | |
| Gesamtkosten | x | |
| Nachweis zur Preisermittlung | x | |
| Grund für Ausstellung Eigenbeleg | x | |
| handschr. Unterzeichnung des Belegs | x |
Die Unterzeichnung des Eigenbelegs wird von vielen Stellen als absolutes Muss gesehen. Die Erfordernis einer rechtsgültigen Unterschrift setzt dann aber voraus, dass es sich um einen Papierbeleg handelt, der ausgedruckt und dann manuell unterzeichnet wird. In der heutigen digitalen Zeit dürfte das in vielen Fällen nicht mehr praktikabel sein; auch wenn die Erstellung eines Eigenbelegs im Gesamtumfang der Buchführung eine absolut untergeordnete Rolle spielt.
Sofern eine Unterzeichnung des Eigenbelegs im Verarbeitungsprozess möglich ist, empfehlen wir diesen Schritt. Sollte es für den (digitalen) Buchführungsprozess aber störend sein, sind wir der Ansicht, dass eine digitale Signatur oder auch eine signaturlose Bearbeitung eines Eigenbelegs möglich ist.
Stellen Sie in diesem Fall unbedingt sicher, dass die Herkunft und Zuordenbarkeit des Belegs sichergestellt sind, um eventuelle Zuordnungszweifel eines Betriebsprüfers aus dem Weg zu räumen.
Zusammenfassung
Die Buchführungspflicht für Gewerbetreibende ist mit zahlreichen Vorschriften und Anforderungen verbunden, wobei die sorgfältige Dokumentation von Geschäftsvorfällen durch Belege eine zentrale Rolle spielt.
Die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Belegen gemäß den GoBD ist unerlässlich, um sowohl gesetzlichen Anforderungen als auch steuerlichen Pflichten gerecht zu werden. Dabei spielen Fremdbelege, Eigenbelege und Ersatzbelege unterschiedliche Rollen und erfordern spezifische Maßnahmen.
Trotz der Bedeutung von Belegen für die Buchführung bleiben Eigenbelege und Ersatzbelege Ausnahmen, die nur unter bestimmten Umständen und mit entsprechender Dokumentation akzeptiert werden.
Die korrekte Erstellung und Aufbewahrung von Belegen ist somit von entscheidender Bedeutung für die Nachvollziehbarkeit und Transparenz betrieblicher Vorgänge sowie für die rechtskonforme Steuererklärung.
Häufige Fragen (FAQ)
Welche Arten von Belegen gibt es?
Es gibt drei Arten von Belegen: Fremdbelege, Eigenbelege und Ersatzbelege. Fremdbelege stammen von externen Partnern wie Lieferanten oder Dienstleistern. Eigenbelege werden intern ausgestellt, wenn keine Fremdbelege verfügbar sind. Ersatzbelege werden verwendet, wenn Originalbelege verloren gegangen sind.
Wann und wie erstellt man Eigenbelege?
SIe werden erstellt, wenn keine Fremdbelege verfügbar sind, z.B. bei fehlenden Quittungen. Sie können auf einfaches Papier oder digital erstellt werden und müssen den Geschäftsvorfall nachvollziehbar dokumentieren.
Was sind Ersatzbelege und wann werden sie verwendet?
Ersatzbelege werden ausgestellt, wenn Originalbelege verloren gegangen sind. Sie dokumentieren den Geschäftsvorfall nachträglich so gut wie möglich und sollten nur verwendet werden, wenn keine Kopie des Originalbelegs erhältlich ist.
Ist ein Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen möglich?
Eigenbelege ermöglichen keinen Vorsteuerabzug, da sie keine ordnungsgemäßen Rechnungen im Sinne des § 15 UStG darstellen. Der Gesamtbetrag des Geschäftsvorfalls kann jedoch als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Wie sollte ein Eigenbeleg aussehen und welche Angaben sind erforderlich?
Beim Eigenbeleg erstellen sollte das Datum, die Belegnummer, Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, die Art der Aufwendung, die Gesamtkosten und den Grund für die Ausstellung enthalten. Eine handschriftliche Unterschrift ist empfehlenswert, aber nicht zwingend erforderlich, besonders bei digitalen Eigenbelegen.
