Geschäftskonto eröffnen: Ein Ratgeber für Unternehmen, Selbstständige & Gründer

Der Beginn einer (nebenberuflichen) Selbstständigkeit mit ersten Einnahmen und Ausgaben wirft sehr schnell die Frage auf: Soll ich ein Geschäftskonto eröffnen? In manchen Fällen ist es für die unternehmerische Tätigkeit sinnvoll oder gar zwingend erforderlich.

Das Angebot ist groß, nahezu bei jeder Vorort-Bank und jedem Online-Kreditinstitut kann der Unternehmer ein Geschäftskonto eröffnen. Die optimale Auswahl des betrieblichen Kontos setzt etwas Vorbereitung voraus – Unterstützung liefert dieser Blogbeitrag. Viel Erfolg bei der Auswahl und bei der unternehmerischen Betätigung!

>> Das Wichtigste in Kürze <<

=> ein Geschäftskonto ist oft sinnvoll, um private und betriebliche Finanzen sauber zu trennen, insbesondere aus steuerlichen Gründen

=> Einzelunternehmer können durchaus zu Beginn ein Privatkonto nutzen, sollten aber bei wachsendem Geschäftsvolumen auf ein separates Geschäftskonto umsteigen

=> Kapitalgesellschaften sind rechtlich verpflichtet, ein eigenes Geschäftskonto zu führen

=> bei der Auswahl des Geschäftskontos sind u.a. Aspekte wie Überziehungsmöglichkeiten, Bargeldhandhabung, Kreditkarten und die Kostenstruktur entscheidend

=> eine sorgfältige Vorbereitung und Auswahl des Kontos erleichtert die Buchhaltung und sorgt für eine effiziente Abwicklung der Geschäftsvorfälle

Was ist ein Geschäftskonto?

Ein Geschäftskonto oder Kontokorrentkonto ermöglicht den Geld- und Zahlungsverkehr in Verbindung mit einer unternehmerischen Tätigkeit. Das geschäftliche Bankkonto bietet ähnliche Dienstleistungen wie ein Privatkonto, einschließlich Bar- und Banküberweisungen oder SEPA-Lastschriften. Je nach Bonität des Unternehmens kann ein Geschäftskonto auch über einen Kreditrahmen verfügen, der Kontokorrentkredit.

In der Regel stellt ein Geschäftskonto eine Schnittstelle zu den betrieblichen Buchhaltungsprogrammen bereit, um die geschäftlichen Transaktionen automatisch in die Buchführungssoftware zu übergeben. Dort können die digitalen (betrieblichen) Bankbewegungen automatisiert verbucht und ausgewertet werden.

Geschäftskonto oder Privatkonto

Gerade bei Einzelunternehmern oder Selbstständigen stellt sich die Frage, ob ab einem gewissen Zeitpunkt ein geschäftliches Kontokorrentkonto für die Abwicklung der betrieblichen Geschäftsvorfälle notwendig ist. Viele (Einzel-) Unternehmer beginnen ihre unternehmerische Tätigkeit mit ersten Aus- und Einzahlungen auf dem privaten Girokonto.

Hinweis

Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, Aktiengesellschaft, Unternehmensgesellschaft, eingetragener Verein) werden als juristische Personen betrachtet und sind daher grundsätzlich nicht berechtigt, ihre geschäftlichen Zahlungen über ein Privatkonto abzuwickeln. Darüber hinaus erfolgt die Gewinnermittlung über die Kapitalgesellschaft selbst, was die Erfordernis eines separaten Kontos weiter unterstreicht.

Eine Vermengung von betrieblichen und privaten Zahlungen ist bei der (Mit-) Nutzung des Privatkontos unvermeidbar. Grundsätzlich ist diese Vorgehensweise machbar – wenn die betrieblichen Vorgänge sauber identifiziert werden können.

Aber irgendwann, wenn das Unternehmen und seine betriebliche Betätigung im Umfang steigen, wird es schwer, die Trennung zwischen privat und geschäftlich zu vollziehen.

Wird dann versehentlich eine betriebliche (steuerpflichtige) Einzahlung als private Bewegung eingestuft, wird es definitiv Probleme mit dem Finanzamt geben. Aber auch die Banken werden voraussichtlich irgendwann nicht (mehr) mitspielen.

Das private Girokonto ist meist subventioniert und mit weniger Gebühren belegt. Wenn es dann in erheblichem Umfang als Geschäftskonto „missbraucht“ wird, ist ein Anruf des Bankberaters unvermeidlich, denn viele Banken untersagen in Ihren AGB die Nutzung von privaten Konten zu geschäftlichen Zwecken.

Auch die Mit-Nutzung eines offiziellen Geschäftskontos als Privatkonto ist unwirtschaftlich – diesmal aus Sicht des Unternehmers. Meist sind die Kosten für betriebliche Bewegungen auf dem Geschäftskonto teurer als auf einem privaten Girokonto. Nutzt ein Unternehmer also das geschäftliche Konto gleichzeitig als Privatkonto, treibt dies nur unnötig die Kosten (Gebühren pro Buchung) in die Höhe.

Geschäftskonto mit Kontokorrentkredit

Üblich und in den meisten Fälle sinnvoll ist auch die Überziehungsmöglichkeit eines Geschäftskontos. So hat der Unternehmer – analog zur Privatperson – die Möglichkeit, kurzfristige Liquiditätsengpässe über das Geschäftskonto abzufedern.

Analog zu den privaten Girokonten ist diese Überziehung zwar praktikabel und bequem, aber auch teuer. Bei einer längeren Überziehung des Geschäftskontos sollte daher eine Umschulung in Betracht gezogen werden.

Wenn der Kontokorrentkredit beim Geschäftskonto gewünscht ist und ein Kreditinstitut mit entsprechendem Angebot gefunden wurde, sind Bonitätsnachweise unbedingt erforderlich. Besteht das Unternehmen schon einige Zeit, kann dies mittels Einkommensnachweisen oder betrieblichen Jahresabschlüssen erfolgen. Ist es ein neues Unternehmen, kann lediglich auf theoretische Wert beispielsweise aus einem Businessplan zurückgegriffen werden.

Praxistipp

Auch wenn die Notwendigkeit und Inanspruchnahme eines betrieblichen Darlehens noch nicht gegeben ist: Wenn Sie ein Geschäftskonto eröffnen und später ein betrieblicher Kredit notwendig wird, ist es von Vorteil, diesen bei der Bank des ursprünglichen Kreditinstituts anzufragen.

Dort kann nämlich ganz einfach auf die Kundenhistorie des Kontokorrentkontos zurückgegriffen und die Bonität entsprechend eingeschätzt werden. Wenn Sie hier eine weiße Westen haben, ist das ein entscheidender Vorteil für die Kreditentscheidung (Thema Vertrauen).

Bietet das Kontokorrentkonto-Institut keine betriebliche Darlehen an, sind Sie gezwungen, die Bank zu wechseln oder eine Zweitbank zu suchen, bei der dann eben keine Historie vorliegt.

Geschäftskonto mit Bargeldeinzahlung

Verursacht Ihr Geschäftsmodell intensiven Bargeldeinsatz (Ein- oder Ausgabenseite), sollten auch die Ein- und Auszahlungsmöglichkeiten und Geldwechselangebote der Kreditinstitute im Fokus sein. Wer täglich viel Bargeld einnimmt, sollte einen kurzen und sicheren Weg zur Einzahlung der Geschäftseinnahmen bei der Bank haben. Da wird ein überregional tätiges Kreditinstitut genauso wenig praktikabel sein wie eine Online-Bank ohne Filialen.

Bargelderfahrene Banken können in der Regel auch praxistaugliche Tipps zur Erkennung von Falschgeld geben. Gerade wenn in Ihrem Geschäft höhere Geldbeträge in bar abgewickelt werden, ist dies ein Aspekt, der beim Projekt „Geschäftskonto eröffnen“ relevant ist.

Geschäftskonto mit Kreditkarte

In der betrieblichen Praxis hat es sich bei den meisten Unternehmen bewährt, eine Firmen-Kreditkarte zu buchen – insbesondere, wenn (später) Reisetätigkeiten oder Online-Einkäufe anfallen. Daher sollte bei der Auswahl eines geeigneten Geschäftskontos auf die Verfügbarkeit und die anfallenden Kosten bei der Nutzung einer betrieblichen Kreditkarte geachtet werden.

Betriebliche Kreditkarten sind trotz ihres Unternehmensbezugs auf eine Person ausgestellt. Überlegen Sie daher, wer (Unternehmer, Außendienstmitarbeiter) als Karteninhaber in Frage kommt. Ebenfalls zu entscheiden ist, welcher finanzieller Verfügungsrahmen (pro Tag) für die Kreditkarte eingerichtet werden soll. Dieser sollte aus Sicherheitsgründen nicht zu hoch eingestellt sein und aus Gründen der Praktikabilität nicht zu niedrig – ein klassischer Zielkonflikt.

Bei mehreren Karten muss unter Umständen ein von der Bank eingeräumter Kreditrahmen auf die ausgestellten Kreditkarten verteilt werden.

Abschließend gilt noch zu prüfen, welche Sicherheitsverfahren für die Freigabe von Belastungen der Firmenkreditkarten angeboten werden. Bietet die Hausbank nur das vorgeschriebene Mindest-Verfahren an, oder stellen Sie sich auf eine höhere Stufe – zur Sicherheit des Unternehmens und seiner Zahlungen.

Praxistipp

Sobald Firmenkreditkarten im Einsatz sind, empfehle ich die Anlage eines korrespondierenden Buchhaltungskontos (Verbindlichkeits- oder Kreditorenkontos), um die Belege eines jeden Bezahlvorgangs entsprechend zuordnen und verbuchen zu können. Andernfalls wird es ein ständiges Suchen und Umbuchen bei der buchhalterischen Abwicklung der (unterschiedlichen) Firmenkreditkarten.

Im Vorfeld die Kosten kalkulieren

Bevor Sie ein Geschäftskonto eröffnen, sollten Sie unbedingt die zu erwartenden Kosten kalkulieren. Gerade bei geschäftlichen Konten hängen diese oft von diversen Faktoren ab, beispielsweise

• Anzahl der Überweisungen (analog oder digital)
• Überziehungskosten
• Rücklastschriften
• Bargeldeinzahlungen oder -abhebungen
• Bargeldwechsel
• Auslandszahlungen (Aus- und Eingang)
• Scheckeinreichung

Schätzen Sie daher so gut wie möglich – auch mit einem optimistischen Blick in die Zukunft – die notwendigen Geschäftsvorfälle und die entstehenden Kosten ab. Es wäre durchaus denkbar, dass dann das verlockende Angebot einer Bank gar nicht mehr so verlockend ist – vielleicht nur noch aus Sicht der Bank.

Geschäftskonto eröffnen: Was braucht man?

Wenn Sie ein Geschäftskonto eröffnen möchten, erfordert dies einige (betriebliche) Unterlagen und Dokumente, um sicherzustellen, dass der Prozess beim auserwählten Kreditinstitut reibungslos abläuft. Folgende Dokumente müssen Sie ggfs. einzureichen oder dabeihaben:

• Personalausweis oder Reisepass (Nachweis der Identität für die gesetzlich vorgeschriebene Legitimationsprüfung)
• Gewerbeanmeldung (betrieblicher Nachweis und Legitimation als Geschäftsinhaber, nicht notwendig bei Freiberuflern)
• Gesellschaftsverträge (vertragliche Vereinbarung zwischen den Gesellschaftern)
• Handelsregisterauszug (Dokumentation der Unternehmensdetails bei eingetragenen Betrieben)
• Steuernummer (Registrierungsnummer beim zuständigen Finanzamt)
• Adressnachweis (ev. über einen Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag oder sonstige betriebliche Dokumente)
• Bonitätsnachweise (Schufa-Auskunft oder Selbstauskunft, ggfs. holt die Bank diese mit Ihrer Zustimmung eigenständig ein).
• Businessplan (insbesondere bei Startups)

Die Liste der erforderlichen Dokumente können je nach Land und Bank variieren. Es ist daher ratsam, im Voraus mit dem Kreditinstitut zu sprechen, um genau zu erfahren, welche Unterlagen notwendig sind. Gute Vorbereitung hilft und liefert auch gleich einen guten Eindruck.

Bei den meisten Kreditinstituten ist inzwischen eine Online-Kontoeröffnung möglich; die jeweiligen Bank-Webseiten bieten entsprechende Antragsformulare oder Online-Formulare. Neukunden müssen sich in der Regel per Postident oder Videoident legitimieren.

Geschäftskonto wechseln

Erfolgt ein Wechsel des Geschäftskontos, sind die Aufwände zur Neuanmeldung in der Regel geringer. Sie können dann die (elektronischen) Kontoauszüge oder Bankkontoumsätze der neuen Bank zukommen lassen. Ggfs. kann das neue Kreditinstitut die Daten auch – mit Ihrer Zustimmung – vom alten Kreditinstitut einholen.

Über diesen Weg können Stammdaten abgefragt, einkommensrelevante Bewegungen und Überziehungsvolumina abgestimmt werden. Darüber hinaus bieten Banken im Falle eines Wechsel auch spezielle Services (auf Bankkosten) an, um den Umzug zu erleichtern. Ein gezieltes Nachfragen nach solchen Leistungen – bevorzugt im Rahmen der Anbahnungsgespräche – kann Vorteile für Unternehmen zu Tage fördern.

Zusammenfassung