Geschenke an Kunden buchen (SKR 03 und SKR 04) Praxisbeispiele und Buchungssätze

Geschenke an Kunden kommen in verschiedenen Variationen vor. Allen gemeinsam ist, dass die Schenkung möglichst marketingwirksam und zugleich abzugsfähig sein sollen. Für die Buchhaltung heißt es dann: Geschenke an Kunden buchen, aber richtig. Dieser Blog-Beitrag zeigt Praxisbeispiele und Buchungssätze, um praxisnah zu erklären, worauf es ankommt und wie Sie korrekt buchen.

Geschenke an Kunden buchen

Bei Geschenken für Kunden ist vorab zu überprüfen, aus welchem Anlass sie gegeben werden. Dies ist entscheidend für die steuerlichen und buchhalterischen Folgen in der Buchführung. Folgende Anlässe sind denkbar:

• Geschenke ohne Anlass
• Geschenke auf Grund eines persönlichen Ereignisses des Beschenkten
• Geschenke zur betrieblichen Verwendung
• Geschenke ausschließlich zu Werbezwecken
• Geschenke aus privatem Anlass

Hinweis

Im März 2024 wurde das viel umstrittene und diskutierte „Wachstumschancengesetz“ verabschiedet und im Bundesgesetzblatt verkündet. Hierbei wurde vereinbart, dass ab 2024 die Grenze für Geschenke an Personen, die „nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind“ (also Kunden und Geschäftspartner) von 35 EUR auf 50 EUR angehoben wird. Dies gilt erstmals für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2023 beginnen.

Wird ohne Anlass geschenkt, erlaubt das Einkommensteuerrecht eine Anerkennung als Betriebsausgaben grundsätzlich nur, wenn der Wert maximal 35 Euro (ab 2024: 50 Euro) pro Person und pro Kalenderjahr beträgt (Freibetrag) und die Aufwendungen einzeln und getrennt erfasst werden. Ist ein persönliches Ereignis Auslöser eines Präsents, darf der Wert 60 Euro nicht überschreiten.

Bei Präsenten zur betrieblichen Verwendung ist das Steuerrecht großzügiger, da eine private Verwendung dann nahezu ausgeschlossen ist. Präsente zu Werbezwecken dürfen wertmäßig nicht über 10 Euro (Streuwerbeartikel) liegen. Bei Geschenken aus privatem Anlass sind die Vorgaben eindeutig; eine Verbuchung als Betriebsausgabe ist in diesem Fall – verständlicherweise – ausgeschlossen.

Der Blog-Beitrag „Steuerfreie Geschenke an Geschäftspartner richtig behandeln“ erläutert im Detail, worauf bei Geschenken an Geschäftsfreunde zu achten ist. Handelt es sich um Geschenke an Mitarbeiter, finden Sie hier Rede und Antwort.

Geschenke an Geschäftspartner unter 35 Euro buchen (SKR 03 und SKR 04)

Wird bei einem Geschenk an einen Geschäftsfreund ohne Anlass die Freigrenze von 35 Euro (ab 2024: 50 Euro) gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG pro Person und pro Kalenderjahr eingehalten, kann in der Buchführung des Schenkenden das Präsent als abziehbarer Aufwand behandelt werden.

Hierfür bieten die Kontenrahmen entsprechende Aufwandskonten an (SKR 03: 4630; SKR 04: 6610 „Geschenke abzugsfähig ohne § 37b EStG“), um die steuerliche Anforderung zu erfüllen, dass die Aufwendungen einzeln und getrennt aufgezeichnet werden müssen (§ 4 Abs. 7 EStG).

Beispiel

Der vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer P. Räsent schenkt seinem Kunden K. Aufalles eine Weinflasche im Wert von Netto 32,50 Euro zuzüglich 19% Umsatzsteuer (6,18 Euro). Die Anschaffung der Weinflasche wurde über die Kasse abgewickelt. Der Unternehmer nimmt keine Pauschalierung im Rahmen von § 37b EStG vor; der Beschenkte hat folglich den Geschenkwert mit seinem persönlichen Steuersatz zu versteuern.

Der Vorgang ist wie folgt zu buchen:

Buchungssatz

SKR 03: 38,68 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 4630 | Haben: 1000 | Buchungstext: Geschenk 1 Weinflasche an K. Aufalles
SKR 04: 38,68 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 6610 | Haben: 1600 | Buchungstext: Geschenk 1 Weinflasche an K. Aufalles

Übernimmt der Schenkende die Versteuerung des Geschenks für den Beschenkten im Rahmen der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG, sind die Konten 4631 (SKR 03) und 6611 (SKR 04) mit der Kontenbezeichnung „Geschenke abzugsfähig mit § 37b EStG“ zu verwenden.

Die Aufwandsbuchung bewirkt einen Ausweis in der Gewinn- und Verlustrechnung unter dem Posten „sonstige betriebliche Aufwendungen“, Unterposition „Werbe- und Reisekosten“.

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Geschenke an Kunden über 35 Euro buchen (SKR 03 und SKR 04) und Vorsteuer korrekt behandeln

Wird bei einem Geschenk an einen Geschäftspartner ohne Anlass die Freigrenze von 35 Euro pro Person und pro Kalenderjahr (ab 2024: 50 Euro) hingegen überschritten, liegen unter steuerlichen Aspekten nicht abziehbare Betriebsausgaben vor. Sofern es sich um betrieblich veranlasste Aufwendungen handelt, ist das Präsent in der Handelsbilanz jedoch abziehbar.

Für die steuerlich nicht abziehbaren Betriebsausgaben bieten die Kontenrahmen wiederum eigene Aufwandskonten (SKR 03: 4635; SKR 04: 6620 „Geschenke nicht abzugsfähig ohne § 37b EStG“) an, um diese Aufwendungen außerhalb der Bilanz wieder dem steuerlichen Ergebnis hinzurechnen zu können.

Zudem werden mit der Buchung auf diesen Konten die steuerlichen Anforderungen Anforderung erfüllt, dass die Aufwendungen einzeln und getrennt aufgezeichnet werden müssen.

Beispiel

Der vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer W. Kruppstahl schenkt seinem Kunden I. Chkannallestragen ein T-Shirt aus deutscher Produktion im Wert von Netto 45,00 Euro zuzüglich 19% Umsatzsteuer (8,55 Euro). Die Anschaffung des T-Shirts wurde über das Kreditorenkonto abgewickelt. Der Unternehmer nimmt keine Pauschalierung im Rahmen von § 37b EStG vor; der Beschenkte hat folglich den Geschenkwert mit seinem persönlichen Steuersatz zu versteuern.

Der Vorgang ist in diesem nicht abziehbaren Fall wie folgt zu buchen:

Buchungssatz

SKR 03: 53,55 EUR | Soll: 4635 | Haben: 70000| Buchungstext: Geschenk 1 T-Shirt an I. Chkannallestragen
SKR 04: 53,55 EUR | Soll: 6620 | Haben: 70000 | Buchungstext: Geschenk 1 T-Shirt an I. Chkannallestragen

Da es sich um nicht abziehbare Betriebsausgaben handelt, bleibt dem Unternehmer auch der Vorsteuerabzug verwehrt (siehe § 15 Abs. 1a UStG i.V.m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG). Aus diesem Grund erfolgt die Buchung des Bruttobetrags auf das entsprechende Aufwandskonto ohne Buchungsschlüssel.

Übernimmt der Schenkende die Versteuerung des Geschenks für den Beschenkten im Rahmen der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG, sind die Konten 4636 (SKR 03) und 6621 (SKR 04) mit der Kontenbezeichnung „Geschenke nicht abzugsfähig mit § 37b EStG“ zu verwenden.

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Geschenke buchen (SKR 03/04): Präsent an Kunden zur betrieblichen Nutzung

Erfolgen Geschenke für Geschäftspartner, die diese ausschließlich für ihre geschäftliche Tätigkeiten nutzen kann, können die Aufwendungen grundsätzlich ohne Einschränkung als Betriebsausgaben angesetzt werden.

Beispiel

Der Allgemeinmediziner Dr. Schiwago schenkt seinem Schwarzwälder Kollegen Dr. K. Brinkmann zur Praxiseröffnung ein medizinisches Messgerät, das ausschließlich betrieblich genutzt werden kann. Eine Privatnutzung ist ausgeschlossen. Der nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Dr. Schiwago hat für das Messgerät 500,00 Euro inkl. Umsatzsteuer über die Kasse abgerechnet.

Das Präsent dient ausschließlich einer betrieblichen Nutzung durch den Beschenkten und kann daher in der Buchführung des Schenkenden ohne Einschränkung auf speziellen Aufwandskonten (SKR 03: 4638; SKR 04: 6625 „Geschenke ausschließlich betrieblich genutzt“) verbucht werden.

Buchungssatz

SKR 03: 500,00 EUR | Soll: 4638 | Haben: 1000 | Buchungstext: Geschenk Messgerät an K. Brinkmann
SKR 04: 500,00 EUR | Soll: 6625 | Haben: 1000 | Buchungstext: Geschenk Messgerät an K. Brinkmann

Aufmerksamkeiten buchen (Geschenke persönlicher Anlass)

Liegt ein persönlicher Anlass (Geburtstag, Hochzeit, Krankheit) für ein Präsent an einen Geschäftsfreund vor, kann ein Geschenk im Wert von bis zur Freigrenze von 60 Euro (inkl. Umsatzsteuer) übergeben werden, ohne dass dies steuerliche Beschränkungen nach sich zieht.

Dokumentieren Sie in diesem Fall neben den sonstigen Aufzeichnungen (Empfänger, Geschenkwert usw.) auch das Vorliegen des persönlichen Ereignisses – gegebenenfalls mittels Handaufzeichnungen oder Eigenbeleg. Das Einreichen einer Geburtsurkunde oder einer Krankschreibung des Kunden ist selbstverständlich nicht erforderlich.

Beispiel

Zum 50. Geburtstag des Bauunternehmers Bob Baumeister schenkt ihm der Baumaschinenhersteller B. Agger ein Fass Fassbrause für brutto 55 Euro. Das Fass wurde vom örtlichen Fassbrause-Hersteller bezogen und über die Kasse bezahlt.

Da der Geschenkwert zum persönlichem Anlass (Geburtstag) 60 Euro nicht übersteigt, kann der Baumaschinenhersteller B. Agger die Aufwendungen ohne Einschränkung in seiner Bau-Buchführung mit entsprechender Dokumentation verbuchen.

Buchungssatz

SKR 03: 55,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 4630 | Haben: 1000 | Buchungstext: Geschenk Fassbrause 50. Geburtstag Bob Baumeister
SKR 04: 55,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 6610 | Haben: 1600 | Buchungstext: Geschenk Fassbrause 50. Geburtstag Bob Baumeister

Geschenke aus privatem Anlass – keine Betriebsausgabe und keine Vorsteuer

Sind Geschenke für Geschäftspartner privat – und damit nicht betrieblich – veranlasst, hat die dazugehörende Rechnung grundsätzlich nichts in einer betrieblichen Buchführung verloren. Handelt es sich um ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft, kann der (private) Geschäftsvorfall ggfs. über ein Privatkonto (Entnahme) in der betrieblichen Buchführung gebucht werden und somit dennoch in die Privatsphäre des Unternehmens übergeben werden.

Bei einer Kapitalgesellschaft gibt es keinen Privatbereich und keine Privatkonten, so dass der Geschäftsvorfall grundsätzlich außerhalb der Buchführung gehalten werden muss. Ggfs. kann das Privatgeschenk über ein Verrechnungskonto eines Gesellschafters gebucht werden; die Empfehlung ist jedoch, private Vorgänge in einer Kapitalgesellschaft gänzlich aus der Buchführung herauszuhalten.

Beispiel

Der Sport-Unternehmer Franz Beggenbauer (Einzelunternehmer) schenkt seinem privaten Freund (ein guter Freund, den niemand trennen kann) zu seinem Geburtstag einen Fußball für brutto 100 Euro. Der Einkauf wurde über die Buchführung des Sport-Unternehmens „FC Bavaria“ abgewickelt.

Da es sich um ein privat veranlasstes Geschenk handelt, entfällt ein Betriebsausgabenabzug. Der Geschäftsvorfall ist daher über das Privatkonto (SKR 03: 1800; SKR 04: 2100 „Privatentnahmen allgemein“) des Gesellschafters Beggenbauer zu buchen.

Buchungssatz

SKR 03: 100,00 EUR | Soll: 1800 | Haben: 1000| Buchungstext: Privatgeschenk F. Beggenbauer
SKR 04: 100,00 EUR | Soll: 2100 | Haben: 1600| Buchungstext: Privatgeschenk F. Beggenbauer

Wie bei den nicht abziehbaren Betriebsausgaben ist auch bei einem privat veranlassten Geschenk ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen (siehe § 15 Abs. 1a UStG i.V.m. § 12 Nr. 1 EStG).

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Geschenke an Kunden buchen – Kontoübersicht

Für die Verbuchung von Geschenken für Geschäftspartner und Kunden bieten die gängigen Kontenrahmen spezielle Konten an, um die steuerliche Anforderung zu erfüllen, dass die Aufwendungen einzeln und getrennt aufgezeichnet werden müssen (§ 4 Abs. 7 EStG).

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der DATEV-Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04:

Zusammenfassung

Wenn es in der Buchhaltung heißt „Geschenke an Kunden buchen“, dann hängt die korrekte Verbuchung grundsätzlich davon ab, ob und wenn ja, welcher Anlass Grund für die feierliche Übergabe war. Gab es keinen wirklichen Anlass (Übergabe zur spontanen Kundenpflege), wurden die steuerlichen Voraussetzungen (z. B. Geschenkwert unter 35 Euro, ab 2024 50 Euro) erfüllt und auf eine Pauschalversteuerung verzichtet, sind die Kosten auf dem Konto „Geschenke abzugsfähig ohne § 37b EStG“ (SKR 03: 4630; SKR 04: 6610) zu verbuchen.

Werden die steuerlichen Vorgaben nicht eingehalten (z. B. Geschenkwert über 35 Euro, ab 2024 50 Euro), sind hingegen die Konten „Geschenke nicht abzugsfähig ohne § 37b EStG“ (SKR 03: 4635; SKR 04: 6620) relevant.

Erfolgt die Pauschalversteuerung des Geschenks durch den Schenkenden, gibt es die korrespondierenden Konten „Geschenke (nicht) abzugsfähig mit § 37b EStG“ (SKR 03: 4631 oder SKR 04: 6611 und SKR 03: 4636 oder SKR 04: 6621).

Ist eine Privatnutzung eines Geschenks durch den Beschenkten (nahezu) ausgeschlossen, liegen Geschenke für Geschäftspartner zur ausschließlichen betrieblichen Nutzung vor; die Aufwendungen sind in diesem Fall auf den Konten „Geschenke ausschließlich betrieblich genutzt“ (SKR 03: 4638; SKR 04: 6625) zu buchen.

Liegt ein persönliches Ereignis des Beschenkten vor (Geburtstag, Hochzeit, Krankheit), können die Aufwendungen für Kundengeschenke, sofern sie 60 EUR (inkl. Umsatzsteuer) nicht überschreiten, auf den Konten „Geschenke abzugsfähig ohne § 37b EStG“ (SKR 03: 4630; SKR 04: 6610) gebucht werden.

Bei einer Privatveranlassung sind Geschenke für Geschäftspartner nicht betrieblich veranlasst und daher nicht in der Buchführung zu berücksichtigen. Werden die privaten Kundengeschenke dennoch über betriebliche Konten abgerechnet, können bei Einzelunternehmern oder Personengesellschaftern Privatkonten bebucht werden.

Die korrekte Verbuchung von Geschenken an Mitarbeiter behandelt der eigenen Blog-Beitrag „Geschenke an Mitarbeiter korrekt buchen„.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie hoch dürfen Geschenke für Geschäftspartner sein?

Ohne Anlass überreichte Geschenke dürfen den Wert von 35 Euro (netto, sofern vorsteuerabzugsberechtigt, ab 2024 50 Euro) nicht übersteigen, aus persönlichem Anlass übergebene Präsente 60 Euro (inkl. Umsatzsteuer). Ab 2024 wird die Grenze von derzeit 35 Euro auf 50 Euro erhöht.

Wie bucht man Geschenke an Geschäftspartner?

Ja nach Fallgruppe kommen verschiedene Aufwandskonten für die Verbuchung von Geschenken an Geschäftsfreunde infrage. Geschenke ohne Anlass und ohne Pauschalversteuerung werden, sofern der Geschenkwert 35 Euro (ab 2024: 50 Euro) nicht übersteigt, auf dem Konto „Geschenke abzugsfähig ohne § 37b EStG“ (SKR 03: 4630; SKR 04: 6610) gebucht. Geschenke über einem Wert von 35 Euro (ab 2024: 50 Euro) müssen als nicht abziehbare Betriebsausgaben behandelt werden; Konto „Geschenke nicht abzugsfähig ohne § 37b EStG“ (SKR 03: 4635; SKR 04: 6620).

Wie buche ich Geschenke bis 35 Euro?

Da bei diesen Geschenken die steuerlichen Voraussetzungen für eine Abziehbarkeit erfüllt sind, werden die Konten „Geschenke abzugsfähig ohne § 37b EStG“ (SKR 03: 4630; SKR 04: 6610) verwendet. Ein Vorsteuerabzug ist in diesem Fall möglich. Übernimmt der Schenkende die Lohnsteuer für den Beschenkten im Rahmen der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG, sind die Konten „Geschenke nicht abzugsfähig mit § 37b EStG“ (SKR 03: 4631; SKR 04: 6611) relevant.

Wie buche ich Geschenke über 35 Euro?

Liegt der Geschenkwert über 35 Euro (ab 2024: 50 Euro) , muss ein Geschenk steuerlich als nicht abziehbare Betriebsausgaben gebucht werden. Hierfür stehen die Konten „Geschenke nicht abzugsfähig ohne § 37b EStG“ (SKR 03: 4635; SKR 04: 6620) zur Verfügung. Übernimmt der Schenkende die Lohnsteuer für den Beschenkten im Rahmen der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG, sind die Konten „Geschenke nicht abzugsfähig mit § 37b EStG“ (SKR 03: 4636; SKR 04: 6621) heranzuziehen.

Wie bucht man Aufmerksamkeiten an Kunden?

Aufmerksamkeiten sind Geschenk zu einem persönlichen Anlass (Geburtstag, Hochzeit, Krankheit), die einen Wert von 60 Euro (inkl. Umsatzsteuer) nicht überschreiben. Diese können, da die Aufwendungen steuerlich abziehbar sind, auf den Konten „Geschenke abzugsfähig ohne § 37b EStG“ (SKR 03: 4630; SKR 04: 6610) gebucht werden.