Geschenke für Mitarbeiter steuerfrei 2024 übergeben

Geschenke für Mitarbeiter kommen in der beruflichen Praxis zur Wertschätzung oder Motivation der Beschenkten regelmäßig vor. Werden bestimmte Voraussetzungen und Obergrenzen eingehalten, bleiben die Geschenke auch für die Arbeitnehmer steuerfrei. Welche Bedingungen und Grenzen 2024 eingehalten werden sollten, zeigt Ihnen dieser Leitfaden als praxisorientierter und kostenloser Ratgeber – ein (lohnsteuer- und sozialversicherungsfreies) Geschenk für Sie!

Geschenke für Mitarbeiter absetzen: Voraussetzungen & Grenzen

Die Steuerfreiheit hängt von verschiedenen Konstellationen ab. Werden geringwertige Streuwerbeartikel (bis max. 10 Euro) von Unternehmen an die Belegschaft übergeben, liegen grundsätzlich steuerfreie Zuwendungen vor. Erfolgt die Übergabe auf Grund eines persönlichen Ereignisses der Person (z. B. zum Geburtstag oder zur Hochzeit), sind Präsente bis zu einem Gesamtwert von 60 Euro als Aufmerksamkeit steuerfrei und abgabenfrei.

Erfüllt das Geschenk die steuerlichen Voraussetzungen für Sachbezüge (z. B. Sachzuwendungen wie Geschenkgutscheine), kann bei Erfüllung weiterer Voraussetzung bis zu einer Höhe von 50 Euro pro Monat eine Steuerfreiheit der Sachzuwendung vorliegen.

Beachten Sie bei allen Konstellationen und Sonderfällen; eine Gewissheit besteht immer:

Geldgeschenke sind kein Sachbezug und somit immer steuerpflichtiger Arbeitslohn!

In den nachfolgenden Kapiteln werden alle Fälle für (steuerfreie) Geschenke für Mitarbeiter und deren Folgen für Lohnsteuer und Sozialabgaben vorgestellt und erläutert.

Mitarbeitergutscheine: steuerfrei unter bestimmten Voraussetzungen

Seit vielen Jahren sind Gutscheine und Prepaidkarten an Mitarbeiter als (steuerfreie) Sachbezüge (Sachzuwendung) sehr beliebt. In der Vergangenheit war es relativ einfach, den Angestellten mit solchen Sachbezügen einen steuerfreien Bonus zukommen zu lassen.

Seit 2022 gelten für Gutscheine strengere Regelungen, damit diese lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind und bleiben. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass die Gutscheine nur dann unter die Anwendung der Sachzuwendungen (Sachbezug) fallen, wenn sie den Mitarbeitern „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ übergeben werden.

Mit dieser sehr beamtigen Formulierung ist streng genommen nur eins gemeint: Eine Entgeltumwandlung (Gutschein gegen Lohnverzicht) ist ausgeschlossen, damit nicht steuer- und beitragspflichtige Löhne ganz einfach in steuer- und beitragsfreie Entgeltbestandteile umgewandelt werden können.

Eine zusätzliche Voraussetzung besteht darin, dass Gutscheine ausschließlich für einen Bezug von Waren oder Dienstleistungen verwendet werden können. Sobald eine Verwendung als Zahlungsmittel oder eine Auszahlungsmöglichkeit besteht, ist das Thema „steuerfreie Gutscheine“ schon vorbei.

Damit es schön undurchsichtig und komplex wird, haben die Finanzbehörden eine bürokratische Hürden geschaffen: Die Gutscheine müssen die strengeren Voraussetzungen des sogenannten „Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG)“ erfüllen. Zusammengefasst sind nur solche Gutscheine zulässig, die

• für eine limitierte Produktpalette (Kinogutscheine, Tankkarten, Buchgutscheine usw.) oder
• für limitierte Anbieter (Ladengutscheine, Gutscheine von Einzelhandelsketten, regionale City-Cards)

verwendbar sind.

Aber es gibt auch noch etwas Positives bei den Anwendungsvoraussetzungen für Gutscheine. Vor 2022 lag die betragsmäßige Freigrenze bei 44 Euro pro Monat, seit 2022 wurde diese um stolze 6 Euro auf 50 Euro erhöht.

Geschenke an Arbeitnehmer: persönlicher Anlass

Liegt bei einem Mitarbeiter ein persönlicher Grund für die Übergabe eines Geschenks zugrunde, kann die Zuwendung bis zu einem Höchstbetrag von 60 Euro (brutto!) steuerfrei gewährt werden.

Aber hier bitte genau hinsehen! Bitte beachten: Es muss ein persönliches Ereignis vorliegen.

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Darunter fallen beispielsweise:

• Geburtstag
• Hochzeit
• Geburt eines Kindes
• Mitarbeiterjubiläum
• Beförderung des Mitarbeiters
• Promotion
• Bestehen einer persönlichen Prüfung (Ausbildung, Weiterbildung)
• Krankheit

Explizit kein persönliches Ereignis liegt vor bei

• allgemeinen Feier- und Festtagen (Weihnachten, Ostern)
• Betriebsjubiläum (es ist ein „persönliches“ Ereignis des Unternehmens)

Praxistipp

Geschenke für Mitarbeiter aus persönlichem Anlass können – im Gegensatz den 50-EUR-Sachbezügen – bei Vorliegen entsprechender Anlässe theoretisch unbegrenzt oft in einem Monat steuerfrei übergeben werden. Heiratet ein Mitarbeiter in dem Monat, in dem er Geburtstag hat und eine Prüfung gemeistert hat und wird in dem Monat auch noch sein Kind geboren und er aus Anlass der ganzen freudigen Ereignisse noch befördert, kann der Chef fünf Mal in die Geschenketasche greifen.

Zugegeben, recht theoretisch (wäre ein aufregender Monate für den Mitarbeiter), aber im Endergebnis bleibt festzuhalten, dass in der betrieblichen Lohnbuchhaltung keine Überwachung bezüglich Häufigkeit dieser Art der Mitarbeitergeschenke erfolgen muss.

Mitarbeitergeschenke an der Weihnachtsfeier

Werden Mitarbeitergeschenke während einer betrieblichen Weihnachtsfeier vom Arbeitgeber übergeben (Weihnachtsgeschenke), liegen ausdrücklich keine persönlichen Anlässe der Mitarbeiter vor. Die 60-Euro-Höchstgrenze kann daher nicht angewendet werden.

Die Kosten für die Weihnachtsgeschenke sind in die Gesamtkosten für die Betriebsfeier einzurechnen. Für Betriebsveranstaltungen (dazu zählt die Weihnachtsfeier) gilt, sofern es nicht mehr als zwei Veranstaltungen pro Jahr sind, eine Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter.

Ist diese Betragsgrenze überschritten, oder wurden mehr als zwei Betriebsveranstaltungen durchgeführt, sind die Aufwendungen nicht steuerfrei und es liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn der Mitarbeiter vor. Damit diese nicht mit Lohnsteuer zur (Weihnachts-) Kasse gebeten werden müssen, besteht grundsätzlich die Möglichkeit einer Pauschalversteuerung mit 25 % durch den Arbeitgeber.

Geschenke an Mitarbeiter über 60 Euro – Folgen für die Buchhaltung

Liegen Mitarbeitergeschenke über 60 Euro (ab 60,01 Euro aufwärts) und entfällt damit die Möglichkeit für eine steuerfreie Gewährung, ist das Präsent grundsätzlich in voller Höhe lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Die 60-Euro-Grenze ist eine Freigrenze und kein Freibetrag.

Dies bedeutet, dass der Gegenwert des Geschenks als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn über die Lohnabrechnung laufen muss. Sind die Voraussetzungen zur Pauschalversteuerung nach § 37b EStG erfüllt (siehe unten), können betroffene Unternehmen die Lohnsteuer für den Mitarbeiter pauschal ermitteln und übernehmen.

Die Voraussetzungen zur Pauschalversteuerung nach § 37b EStG bei Mitarbeitern sind im Wesentlichen:

• Zuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt
• Geschenkwert max. 10.000 Euro (keine Luxus-Geschenke!)
• keine alternative Pauschalierungsmöglichkeit (z. B. 1%-Regelung bei Firmenwägen) vorhanden

Kleine Geschenke für Mitarbeiter bis 10 Euro (Streuwerbeartikel)

Sachzuwendungen von geringem Wert, die vornehmlich zu Werbezwecken verteilt werden, werden Streuwerbeartikel genannt. Typische Beispiele hierfür sind Kugelschreiber, einfache Powerbanks, USB-Speichersticks, Feuerzeuge usw. In der Regel werden solche Artikel mit Werbeaufdruck vornehmlich an Kunden und Interessenten gegeben, eine Übergabe an Mitarbeiter ist in der Praxis auch denkbar. Wie ist dann zu verfahren?

Handelt es sich um eine Zuwendung im Rahmen eines Streuwerbeartikels an einen Arbeitnehmer, liegt analog zur Abgabe an Dritte ein steuerfreies Geschenk vor. Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer müssen sich um eine Lohnsteuer- oder Sozialversicherungspflicht Gedanken machen.

Bei der Wertgrenze von Streuwerbeartikeln ist von einem Nettowert auszugehen. Kostet ein Kugelschreiber also brutto 11,90 Euro (und somit netto 10,00 Euro), liegt immer noch eine geringwertige Zuwendung im Rahmen eines Streuwerbeartikels vor. Bei der Ermittlung der Wertgrenzen für Sachbezüge (Freigrenze für Sachzuwendungen: 50 Euro pro Monat) oder Aufmerksamkeiten (60 Euro) wird abweichend von einem Bruttobetrag ausgegangen.

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Pauschalversteuerung: Geschenke für Mitarbeiter

Sofern eine Steuerbefreiung für Mitarbeitergeschenke nicht greift, hat der Arbeitgeber noch die Möglichkeit (nicht die Pflicht!), die Zuwendung pauschal mit 30 % selbst zu versteuern (§ 37b EStG). Diese Regelung dient als letzte Chance, um eine Besteuerung beim Arbeitnehmer zu verhindern.

Was wäre es für ein Signal, wenn der Arbeitnehmer freudestrahlend ein Geschenk vom Arbeitgeber erhält und später auf der Lohnabrechnung erfährt, dass es dafür auch noch Lohnsteuer bezahlen muss. Da werden Mitarbeitergeschenke schnell zum Bumerang und die eigentlich gedachte positive Wirkung verpufft.

Die Option zur pauschalen Versteuerung durch den Arbeitgeber ist für eine Empfängergruppe (z. B. alle Vertriebsmitarbeiter) und alle Geschenke eines Jahres grundsätzlich einheitlich anzuwenden. Sie können also nicht innerhalb eines Kalenderjahres bei der Frau Müller pauschal versteuern und bei der Frau Meier (vergleichbarer Fall) nicht.

Die Möglichkeit zur Pauschalversteuerung nach § 37b EStG entfällt, wenn Mitarbeitergeschenke eine Werthöhe von 10.000 Euro überschreitet; sogenannte Luxusgeschenke.

Praxistipp

Beachten Sie: Die Pauschalversteuerung kommt nur bei steuerpflichtigen Sachzuwendungen (Sachbezüge) zur Anwendung. Sobald eine Befreiungsvorschrift greift, ist das Thema pauschale Steuern vom Tisch. Dies ist beispielsweise der Fall bei

• Aufmerksamkeiten (Geschenkkorb)
• Leistungen im überwiegend betrieblichen Interesse
• Sachbezügen bis 50 Euro (Freigrenze) pro Monat
• Geschenk bis 60 Euro zu einem persönlichen Ereignis des Mitarbeiters
• Arbeitsessen im Gesamtwert von max. 60 Euro
• Getränke und Genussmittel, die üblicherweise kostenfrei zum Verzehr überlassen werden (z. B. Kaffee, Erfrischungsgetränke, Obst, unbelegte Backwaren)
• Streuwerbeartikel bis 10 Euro
• Mitarbeiter-Teilnahme bei einer geschäftlichen Bewirtung

Aufzeichnungspflichten bei Mitarbeitergeschenken

Bei Mitarbeitergeschenken sind die Nachweis- und Aufzeichnungspflichten zwar nicht so streng wie bei Geschenken an Geschäftspartner. Werden Geschäftspartner beschenkt, müssen Angaben zur Dokumentation des Vorgangs zeitnah erfolgen – also nicht erst am Jahresende zum Jahresabschluss oder gar vor oder während einer angekündigten Betriebsprüfung. Die dazugehörigen Aufwendungen sind nach § 4 Abs. 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.

Auch wenn diese Vorgaben explizit nur bei Geschenken an Geschäftsfreunde (im Gesetzesdeutsch: „Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind“) gelten, empfiehlt es sich, bei Mitarbeiterschenken ebenfalls sauber und nachweisbar zu dokumentieren.

Empfehlenswert ist es, die nachfolgenden Punkte zu dokumentieren und Belege zu den Unterlagen zu nehmen, um bohrende Fragen der Finanzbeamtenschaft klärend beantworten zu können:

• Empfänger des Geschenks
• Zeitpunkt der Übergabe
• Kostennachweise zum Geschenk
• angefallene Nebenkosten
• Nachweis zu eventueller (Pauschal-) Versteuerung

Zusammenfassung

Geschenke für Mitarbeiter kommen in der Praxis vor und sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Allerdings gilt dies nicht für jedes Geschenk und für jeden Anlass. Um die Steuerfreiheit zu erreichen, müssen u.a. Grund und Gegenwert der Präsente genau überprüft werden. Die einfachste Konstellation liegt bei Streuwerbeartikeln wie Kugelschreiber, Powerbanks, Feuerzeuge usw. (unter 10 Euro) vor. Diese sind – wie bei der Übergabe von Geschenken an Geschäftspartner – steuer- und beitragsfrei.

Erhält der Mitarbeiter vom Arbeitgeber ein Präsent zu einer persönlichen Veranlassung (z. B. zum Geburtstag oder zur Hochzeit), sind die Geschenke bis 60 Euro als Aufmerksamkeit steuerfrei.

Bekommt ein Arbeitnehmer einen Gutschein bis max. 50 Euro zusätzlich zu seinem Arbeitsentgelt „on top“, können damit Waren oder Dienstleistungen bezogen werden und sind die Voraussetzungen des „Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes“ (ZAG) erfüllt, liegt ein steuer- und abgabenbefreiter Sachbezug vor.

Sind all diese Voraussetzungen nicht erfüllt, müssen Geschenke für Mitarbeiter grundsätzlich mit Lohnsteuer und Sozialabgaben belastet werden – außer der Arbeitgeber übernimmt die Abgaben im Rahmen der Pauschalversteuerung nach § 37v EStG. Bitte beachten: Dann sollte aber kein Luxus-Geschenk im Wert von über 10.000 Euro übergeben worden sein.

Wie Geschenke an Mitarbeiter korrekt in der Buchführung verbucht werden, erläutert der Blog-Beitrag „Geschenke an Mitarbeiter korrekt buchen“ ausführlich und informativ. Sind Geschenke an Geschäftspartner zu verbuchen, sind sie hier richtig.

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Häufige Fragen zu „Geschenke für Mitarbeiter“ (FAQ)

Kann man Geschenke an Mitarbeiter absetzen?

Geschenke an Mitarbeiter können – sofern eine betriebliche Veranlassung vorliegt – abgesetzt werden. Lediglich bei Geschenken, die ausschließlich für private Zwecke erworben wurden, entfällt der Betriebsausgabenabzug.

Wie teuer darf ein Geschenk für Mitarbeiter sein?

Ist ein persönlicher Anlass (z. B. Geburtstag) Grund für Mitarbeitergeschenke, darf der Wert 60 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) nicht überschreiten. Bei geringwertigen Giveaways, sog. Streuwerbeartikeln wie Kugelschreiber, Feuerzeuge, Powerbanks usw. darf der Wert 10 Euro (ohne Mehrwertsteuer) nicht überschreiten.

Welche Gutscheine sind für Mitarbeiter steuerfrei 2024?

Werden Gutscheine an Mitarbeiter ausgegeben oder verschenkt (sog. Sachbezüge), darf neben weiteren sachlichen Voraussetzungen der Wert nicht über 50 Euro liegen.

Was darf ich Mitarbeitern schenken?

Sofern eine betriebliche Veranlassung vorliegt, sind nahezu alle Geschenke an Mitarbeiter möglich und als Betriebsausgabe abziehbar. Je ausgefallener und sonderbarer die Geschenke werden, umso mehr müssen eventuell Finanzbeamte von den betrieblichen Anlässen überzeugt werden.

Wie hoch dürfen Geburtstagsgeschenke für Mitarbeiter sein?

Bei Geburtstagsgeschenken für Mitarbeiter liegt eine betriebliche Veranlassung und ein persönlicher Anlass des Mitarbeiters vor. Daher dürfen Geschenke bis zu einem Wert von 60 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) steuerfrei übergeben werden.

Was sind Aufmerksamkeiten an Mitarbeiter?

Aufmerksamkeiten sind Präsente an Mitarbeiter aus persönlichen Anlässen wie Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Mitarbeiterjubiläum usw. Sofern der Wert der überreichten Aufmerksamkeit 60 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) nicht übersteigt, ist der Vorgang ist für den Mitarbeiter abgaben- und steuerfrei.

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