Permanente Inventur – Vorteile dieses Inventurverfahrens im Unternehmen nutzen
Die Inventur ist für viele Unternehmen und die Mitarbeiter ein notwendiges und lästiges Übel: Sie kostet Zeit, Geld und führt oft zu Betriebsunterbrechungen. Doch es gibt eine Alternative zur herkömmlichen Stichtagsinventur, die nicht nur diese Nachteile minimiert, sondern auch erhebliche Vorteile bieten kann – die permanente Inventur.
Dieses Inventurvereinfachungsverfahren erlaubt es Unternehmen, die Bestandsaufnahme flexibler und effizienter zu gestalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die permanente Inventur funktioniert, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und welche konkreten Vorteile sie Ihrem Unternehmen bringen kann. Damit Ihre nächste Inventur nicht lästig, sondern effizient und wirkungsvoll ist.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine permanente Inventur (Definition)?
Definition
Die permanente Inventur zählt im Handelsrecht zu den vereinfachten Inventurverfahren; anwendende Unternehmen können also damit die lästige körperliche Bestandsaufnahme einfacher gestalten. Die Bestände werden hierbei einmal im Jahr – nicht zwangsläufig zum Inventurstichtag – erfasst, indem sie wie üblich gezählt, gemessen und gewogen werden. Für verschiedene Warengruppen können sogar verschiedene Termine verwendet werden.
Die für den Jahresabschluss erforderlichen Bestände zum Stichtag werden dann – ausgehend vom erfassten Bestand – durch Fortschreibung ermittelt. Die permanente Inventur ist daher eine fortlaufende Inventur.
Die Besonderheit besteht dabei in zwei Punkten:
- der Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme kann von den Betrieben frei gewählt werden, beispielsweise auch zum Mittwoch, den 15.05.2024
- Bestandsveränderungen nach der Aufnahme (Zu- und Abgänge) werden über das elektronische Lagerbuch fortgeschrieben
Die Voraussetzungen und Bedingungen für die Durchführung einer permanenten Inventur sind anspruchsvoll. Dieses Inventurvereinfachungsverfahren kann nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems oder einer effizienten Lagerbuchhaltung realisiert werden.
Praxistipp
Da der Zeitpunkt die körperliche Aufnahme im Rahmen der permanenten Inventur frei bestimmt werden kann, können Sie einen Termin wählen, bei dem die Läger einen niedrigen Bestand haben. Dies kann nach einem Abverkauf, nach der Produktion eines Großauftrags und vor einer Saison-Belieferung sein.
Darüber hinaus ist laut Definition die permanente Inventur nicht für alle Warengruppen und Vorräte zulässig. Ausgeschlossen ist diese Inventurvereinfachung:
- bei wertvollen Gegenständen und Waren
- bei Beständen mit (üblichen) unvorhersehbaren Verlusten, wie zum Beispiel durch Schwund, Verdunstung, Verderb oder Zerbrechlichkeit
Hier gibt es aber keine fixen Obergrenzen oder Prozentwerte – wie so oft kommt es auf den Einzelfall an. Unternehmer sind in jedem Fall gut beraten, hier Nachweise und Datenmaterial in der Schublade zu haben, um einen Betriebsprüfer darlegen zu können, wie hoch beispielsweise die Verluste sind und im welchem Rahmen das stattfindet.
Permanente Inventur – diese (gesetzlichen) Voraussetzungen müssen erfüllt sein
Die permanente Inventur wird nur anerkannt, wenn Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass die Bestände jederzeit aktuell sein müssen, um die prüfenden Blicke einer Betriebsprüfung standhalten zu können. Nur dann können sie am Ende des Wirtschaftsjahres ohne erneutes Zählen, Messen und Wiegen in die Bilanz übernommen werden.
Beispiel
Das Produktionsunternehmen Inven TUI möchte als Inventurvereinfachungsverfahren die permanente Inventur nutzen. Die Fortschreibung der Bestände im ERP-System erfolgt prozessbedingt immer zum Quartalsende; dies soll auch bei Anwendung der Inventurvereinfachung so beibehalten werden.
Da die Bestände durch die verzögerte Fortschreibung – auch wenn die körperliche Erfassung zum gewählten Stichtag einwandfrei war – nicht jederzeit aktuell sind, ist die Haupt-Voraussetzungen für die permanente Inventur nicht erfüllt.
Vereinfachung und mehr Flexibilität bei der körperlichen Inventur werden mit diesem Verfahren nur gewährt, wenn die Unternehmen die strengen Anforderungen an die laufende Bestandsfortschreibung erfüllen. Die permanente Inventur ist nur dann erlaubt, wenn die Betriebe
- ein qualifiziertes und dokumentierendes Lagerbuch (ERP-System) für alle Zu- und Abgänge vorweisen,
- die Daten der Lagerbuchhaltung korrekt und zeitnah erfassen,
- die elektronischen Bestände auf dem neuesten Stand halten,
- Zu- und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge auflisten,
- die dazugehörigen Belege und Nachweise zwei Jahre aufbewahren,
- mindestens einmal im Jahr eine ordnungsgemäße körperliche Inventur durchführen, um Ist- und Buchbestände abzugleichen,
- Inventurdifferenzen dokumentiert verbuchen,
- das Fortschreiben der Bestände durch unregelmäßige und dokumentierte Überprüfungen (Einzel-Inventur einzelner Teil-Bestände) prüfen,
- Stichprobenverfahren nicht zum Einsatz kommen,
- Inventurprotokolle und -dokumentationen zehn Jahre aufbewahren.
Permanente Inventur: Vorteile in der Praxis
Sind Unternehmen in der EDV gut aufgestellt und erfüllen die gesetzlichen Voraussetzungen für die permanente Inventur, sollten sie dieses Inventurvereinfachungsverfahren in Betracht ziehen. Besonders in Bezug auf die Kosten überwiegen die Vorteile klar die Nachteile.
Die permanente Inventur gewährt den Unternehmen laut Definition größtmögliche unternehmerische Freiheit. Sie haben die Flexibilität, die körperliche Inventur nach eigenem Zeitplan durchzuführen und können einzelne Posten sowie Warengruppen zu unterschiedlichen Terminen erfassen. Der übliche Zeitdruck entfällt, da die Bestandsaufnahme nicht – wie bei der zeitnahen Stichtagsinventur – unmittelbar rund um den Bilanzstichtag erfolgen muss.
Diese Flexibilität ist ein wesentlicher Grund, warum viele Unternehmen die permanente Inventur trotz der hohen gesetzlichen Anforderungen nutzen. Nachfolgend werden die Vorteile nochmals aufgeführt:
- körperliche Bestandsaufnahme zu festgelegten Zeitpunkten
- keine oder nur geringe Störungen des Ablaufs (Stillstände, Schließungen) während der Inventur
- bessere Qualität der Aufnahme durch weniger (Zeit-) Druck
- EDV-gesteuerte Automatisierung der Buchungen sind möglich
- optimale Planbarkeit des Personaleinsatzes für die Bestandsaufnahme
- geringere Inventurkosten (z.B. weil keine externen Hilfskräfte nötig sind)
- durch die permanente Inventur fallen (schleichende) Inventurdifferenzen schneller auf
- zuverlässige und genaue Informationen zu den Lagerbeständen für das Management
Kein Licht ohne Schatten: Nachteile der permanenten Inventur
Die permanente Inventur bietet zweifelsohne zahlreiche Vorteile für Unternehmen, es müssen aber auch die potenziellen Nachteile betrachtet werden. Einer der Hauptnachteile liegt in den insgesamt höheren Kosten, die mit der permanenten Inventur und seinen technischen Anforderungen verbunden sind. Durch den regelmäßigen Buchungs-Prozess können sich Personalkosten erhöhen und zusätzliche qualifizierte Ressourcen gebunden werden.
Ein weiterer Nachteil ist eine mögliche erhöhte Fehleranfälligkeit im Vergleich zur Stichtagsinventur. Da die permanente Inventur kontinuierlich und im routinierten Tagesgeschäft erfolgt, besteht eine größere Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Unstimmigkeiten. Dies kann zu falschen Lagerbeständen führen und letztendlich die Genauigkeit der Bestandsaufnahme beeinträchtigen. Die Prozesse in der Warenwirtschaft müssen zweifellos einwandfrei funktionieren.
Zudem kann die permanente Inventur auch zu einer höheren Belastung der Mitarbeiter führen. Der fortlaufende Inventurprozess erfordert eine konstante Überwachung und Kontrolle, was zusätzlichen, regelmäßigen Druck auf das Personal ausüben kann.
Es ist daher wichtig, die Vor- und Nachteile der permanenten Inventur sorgfältig abzuwägen und individuell zu entscheiden, welches Inventursystem am besten zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt.
Andere Inventurverfahren in der Praxis
Abhängig von der Branche und der Art der Güter kommen unterschiedliche Inventurverfahren zur Bestandserfassung in Betracht. Obwohl die permanente Inventur einige Vorteile bietet, ist sie nicht für alle Unternehmen und für alle Fälle anwendbar.
Ein bekanntes Verfahren ist die Stichprobeninventur, bei der nur bestimmte Teile des Bestands überprüft werden, um auf Basis dieser Daten den Gesamtbestand zu schätzen. Dies kann zeitsparend sein, erfordert jedoch eine genaue Planung und Durchführung.
Eine weitere Möglichkeit ist die die zeitnahe Stichtagsinventur und die zeitverschobene Inventur, auch vor- oder nachgelagerte Inventur genannt. Diese beiden Verfahren bieten Unternehmen eine gewisse zeitliche Flexibilität bei der Bestandsaufnahme, jedoch deutlich weniger als die permanente Inventur.
Die zeitnahe Stichtagsinventur erlaubt eine Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag. Die zeitverschobene Inventur gewährt einen Zeitraum von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag. Unternehmen müssen die ermittelten Bestände dann entsprechend auf den Stichtag fortschreiben oder zurückrechnen
Für Unternehmen gilt es, alle Inventurverfahren zu kennen und im Hinblick auf betriebsbedingte Besonderheiten und technische Infrastruktur abzuwägen. Ziel muss es sein, einen guten Mix zu finden und die Verfahren auszuwählen, die den Unternehmen eine höchstmögliche Effizienz und Genauigkeit zusichern. Bei allen Überlegungen müssen jedoch auch die Anforderungen und Erwartungen der Steuerbehörden ins Kalkül gezogen werden.
Zusammenfassung
Die permanente Inventur ist eine attraktive Option für Unternehmen, die bei der Pflichtübung „Inventur“ Flexibilität und Effizienz suchen. Durch die Möglichkeit, den Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme frei zu wählen, lassen sich Inventurprozesse optimal planen und Abläufe im Betrieb nur minimal stören.
Zudem ermöglicht die fortlaufende Erfassung und Fortschreibung der Bestände eine höhere Genauigkeit und eine zeitnahe Anpassung an aktuelle Lagerbestände. Unternehmen, die die technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllen, können von reduzierten Inventurkosten und einer verbesserten Planbarkeit profitieren.
Allerdings ist dieses Verfahren mit erhöhten Anforderungen an die EDV und das Personal verbunden und birgt unter Umständen das Risiko einer höheren Fehleranfälligkeit. Es ist daher entscheidend, die individuellen Bedürfnisse und Rahmenbedingungen des Unternehmens sorgfältig zu prüfen, um zu entscheiden, ob die permanente Inventur die beste Wahl ist. Trotz ihrer zahlreichen Vorteile ist sie nicht für alle Warengruppen und Betriebssituationen geeignet.
Unternehmen sollten daher auch alternative Inventurverfahren in Betracht ziehen, um einen effizienten und genauen Bestandsabgleich sicherzustellen.
