Sicherung der Liquidität – schnell mal was dazu erzählen
„Krass; welch unerwartete Stress-Situation“, das war mein erster Gedanke. Der Gesprächspartner meines letzten Business-Meetings hatte mir zuvor von einer besonderen Situation erzählt, die er erlebt hatte. Er besuchte eine Vortragsveranstaltung, ein Vortragsredner zum Thema „Sicherung der Liquidität“ war ausgefallen und die Veranstaltungsleitung kam in Hektik und Nervosität zu ihm: „Können Sie bitte für den verhinderten Redner einzuspringen und etwas dazu erzählen?!“
Ad hoc, ohne Vorbereitung, ohne Skript, in 5 Minuten geht’s los. Er hat die Herausforderung angenommen und zugesagt – welch unerwartete Stress-Situation!
Nachdem er mir bei unserem Treffen davon erzählt hatte, inklusive dem schlussendlichen erfolgreichen Ausgang der Adrenalin-Situation, habe ich mich gefragt, was ich in der Situation getan hätte. Auf der einen Seite hörte ich schon die ängstliche Du-kannst-Dich-nur-blamieren-Stimme in meinem Kopf; auf der anderen Seite findet Wachstum bekanntlich außerhalb der Komfortzone statt.
Meine 30-jährige Erfahrung in der Betriebswirtschaft hätte mir grundsätzlich genug Stoff gegeben, um hier etwas Liquiditätssicherndes beitragen zu können. Ich denke also, der Reiz hätte auch bei mir gewonnen und ich wäre mit feuchten Händen und dem leicht drückenden Gefühl – nach Verlassen der Komfortzone – zum Rednerpult gegangen. Aber ich musste mich ja nicht entscheiden.
Die nächste Überlegung war, welche Inhalte ich in den knappen 5 Minuten Vorbereitungszeit zu dem sehr weitläufigen Thema „Sicherung der Liquidität“ skizziert hätte. Die schnöden Vor- und Nachteile von Factoring oder von Sale-and-lease-back gepaart mit Schwierigkeiten bei der Eigen– und Fremdkapitalbeschaffung sind ja bis zum finanziellen Erbrechen auf Kongressen durchgekaut worden.
Wobei ja eigentlich erst Durchkauen und dann Erbrechen kommt?! Diese ausgelutschten Themen wirft man selbst mit 5-Minuten-Stress-Vorbereitung zahlenden Kongressbesuchern nicht vor. Ich denke, mein Ansatz wäre gewesen, die Liquiditätssicherung mal ganz vorne in der Kette zu betrachten. Statt Vortrag ist nun aus meinen pesönlichen Gedankenspielen der nachfolgende Blogbeitrag zum Finanzthema „Sicherung der Liquidität“ entstanden.
Inhaltsverzeichnis
Liquidität vor Rentabilität
Abgedroschen, aber ebenso eingehämmert ist unter den Betriebswirten der Grundsatz „Liquidität geht vor Rentabilität“. Liquidität ist per Definition die „Fähigkeit und Bereitschaft eines Unternehmens, jederzeit seine finanziellen Verpflichtungen termingerecht und betragsgenau erfüllen zu können“ – also auf gut deutsch „stets flüssig“ zu sein. Lesen Sie hierzu auch den eigenen Blog-Beitrag „Liquidität im Unternehmen – von Liquiditätsengpass bis Liquiditätsüberschuss„.
Die beste und zugleich einfachste Möglichkeit, die Liquidität zu sichern, besteht darin, den Geldzufluss aus der operativen Tätigkeit zu verwenden. Ist diese Quelle versiegt, weil keine Aufträge oder keine Kunden vorhanden sind, brauchen wir uns nicht über Sicherung der Liquidität, sondern über Liquidierung des betroffenen Unternehmens unterhalten.
Ist ausnahmslos ALLES fakturiert?
Die erste Frage, die man sich zum Thema Sicherung der Liquidität stellen sollte, lautet daher: Sind für ausnahmslos alle fakturierbaren Geschäftsvorfälle entsprechende Ausgangsrechnungen erstellt und pünktlich zugestellt worden? Gerade bei kleineren Betrieben, die in der operativen Tätigkeit ertrinken und zugleich keinen kaufmännischen Daumen haben, liegen die fertigen Aufträge wochen- oder monatelang herum. Irgendwann erbarmt sich der meist mitarbeitende Ehepartner dann zur Fakturierung – oftmals war das zur Sicherung der Liquidität zu spät.
Eine bedeutsame Frage ist auch, ob die Ausgangsrechnungen wunschgemäß zugestellt wurden. Kunden haben verständlicherweise ihre eigenen Prozesse, um Eingangsrechnungen zu bearbeiten. Da gibt es den technisch versierten Kunden, der ein Upload-Portal hat oder den digital versierten Kunden, der eine automatisch verarbeitende E-Mail-Adresse hat oder den analogen Kunden, der eine Papierrechnung an die Postfachadresse wünscht. Bedarfsgerechte Kunden-Stammdaten sind hier elementar.
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Fokus auf teilfertige Aufträge
Nicht nur die fertigen Aufträge können – wenn sie fakturiert sind – einen Beitrag zur Sicherung der Liquidität leisten. Auch die teilfertigen Aufträge können zur Sicherung beisteuern. Dann nämlich, wenn sie mit Fokus und Nachdruck (Multitasking ist nachweislich ineffizient) fertiggestellt werden. Der Unternehmer tut gut daran, die fast fertigen „Baustellen“ abzuschließen, damit die Rechnungen an den Kunden gehen können.
Lassen sich die Aufträge nicht fertigstellen und liegen die Gründe hierfür auf Seiten des Kunden, könnte eine Liquiditätssicherungsmaßnahme darin bestehen, eine außertourliche Abschlags-Rechnung zu verhandeln.
Vorhersage des Zuflusszeitpunkts
Auch wenn alle Vorgänge fakturiert und die Rechnungen zuverlässig zugestellt sind, gehört zur Sicherung der Liquidität die Fähigkeit, jederzeit und möglichst genau eine Vorhersage der Geldzugänge abgeben zu können. Die betrieblichen Systeme müssen in der Lage sein, die Frage zu beantworten, wann, wer, wieviel bezahlen wird. Wurde eine Nettofälligkeit vereinbart, kann die Prognose über den Zufluss des Rechnungsbetrags recht gut erfolgen. Wurden Skontofristen eingeräumt, besteht ein höherer Grad an Unsicherheit – zumindest über den Zeitpunkt des Geldeingangs.
In beiden Fällen müssen diese Rahmenbedingungen zuerst dem Kunden bekannt sein (auf der Rechnung gut sichtbar aufgedruckt?) und in die Auswertungssysteme (Finanzbuchhaltung, ERP-System) mit zuverlässiger Datenqualität übergeben worden sein. Ist lediglich der Vertreter der steuerberatenden Berufe Herr dieser Daten, wird es schwer, die Geldzugänge jederzeit vorhersagen zu können.
Mahnwesen optimieren
Die Vorhersage von Zahlungseingängen kann noch so gut sein; oftmals wird sie am Kundenverhalten scheitern. Dann nämlich, wenn der Kunde ein Verhalten – die pünktliche Zahlung seiner Verbindlichkeiten – unterlässt. Dann kommt das Mahnwesen – sofern vorhanden und einsatzbereit – zum Einsatz. Auch hier können Maßnahmen zur Optimierung des Prozesses die Sicherung der Liquidität unterstützen.
In der digitalen Zeit können individuell und freundlich formulierte Mahn-E-Mails automatisiert versendet werden und zumindest die Debitoren, die wegen Schusseligkeit ihre Verpflichtungen nicht erfüllen, zur Zahlung animiert werden.
Thema Datenqualität
Natürlich müssen auch die systemseitig verwendeten Zahlungsbedingungen korrekt sein. Wenn standardgemäß eine Woche als Zahlungsfrist ermittelt und aufgedruckt ist, mit dem Kunden aber 4 Wochen vereinbart wurden, ist es nicht verwunderlich, wenn die Liquidität frühestens in 4 Wochen auf dem Konto für Entlastung sorgt und somit bis dahin keinen zuverlässigen Beitrag zur Sicherung der Liquidität leistet.
Sind diese Grundlagen erfüllt, können aber auch nachträgliche Änderungen von Zahlungsbedingungen zu Stockungen beim Geldzufluss führen. Verhandelt ein großer Kunde neue – natürlich dann längere – Zahlungsbedingungen, muss auch prozesstechnisch gewährleistet sein, dass diese liquiditätsrelevante Information in den Berechnungssystemen ankommt und dann zutreffend Anwendung findet.
Gar mancher Unternehmer mag in Ermangelung einer Berichtigung von geänderten Zahlungsbedingungen noch einige Zeit „falsch“ fakturiert haben.
Zahlungsausfälle – soll’s auch geben?!
Liegen nun alle Daten in der entsprechenden Qualität vor, stellt sich die Frage, ob Zahlungsausfälle bei allen Überlegungen auch einkalkuliert wurden. Es wird wenig Unternehmen geben, die über einen längeren Zeitpunkt all die fakturierten Beträge als Zahlungseingang verbuchen können. Im Rahmen der Pauschalwertberichtigung wird in der Regel ein konstanter Wert (0,5 % – 1 %) bei der Bilanzierung zum Abzug gebracht; erfolgt dies auch bei der Liquiditätsvorausschau?
Ein pauschaler, geringfügiger Ausfall von 0,5 bis 1,0 Prozent wird bei der Frage der Sicherung der Liquidität nicht entscheidend sein. Was aber ist mit den Aufträgen, bei denen sich Zahlungs-Ungemach ankündigt, weil der Kunde vehement reklamiert oder selbst in finanziellen Schwierigkeiten ist? Finden diese nicht unwesentlichen Informationen bei der Liquiditätsvorausschau Berücksichtigung? Oder gaukelt die Finanzbuchhaltung dem Unternehmer trotz widriger Umstände noch einen 100%-Zahlungseingang vor?
Liquidität kann auch schmelzen
Auch wenn kein Zahlungsausfall droht, sollte sich der vorsichtige Kaufmann die Frage stellen, ob der Geldeingang vollumfänglich zur Sicherung der Liquidität erhalten bleibt. Die Tatsache, dass eine enthaltene Umsatzsteuer in der Regel zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt abzuführen ist, wird den meisten Unternehmern bekannt und bewusst sein.
Aber möglicherweise führen betriebsindividuelle Besonderheiten wie Abführungsverpflichtung im Rahmen von Lizenz- oder Provisionsvereinbarungen dazu, dass zumindest gedanklich die Liquiditätszugang anteilig zusammenschmilzt. Oder aber stillschweigende oder geduldete Stundungen können wieder zum Leben erwecken und Zahlungseingänge wieder schmelzen lassen.
Da ist es natürlich äußerst ungut, wenn der Liquiditätszuwachs – der bald schmelzen wird – fest für andere Ausgaben eingeplant wurde.
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Zusammenfassung
Ohne auf moderne oder bankintensive Instrumente zur Sicherung der Liquidität zurückgreifen zu müssen, gibt es auch ganz zu Beginn des Liquiditätsprozesses ausreichende Möglichkeiten, die Zahlungsfähigkeit von Unternehmen zu optimieren. Es muss daher nicht immer der große Sprung sein, um bei der Liquidität etwas zu erreichen.
Oftmals sind es die einfachen Dinge, die viel bewirken können. Und mit diesen einfachen Schritten ließe sich sicherlich auch ein ungeplanter Spontan-Vortrag auf einem Kongress befüllen – ohne unerwartete Stress-Situation.
Eine simple aber effektive Möglichkeit, die Liquidität einer Privatperson – ob Angestellter oder Unternehmer – zu managen, zeigt der Blog-Beitrag „Mit dem Kontenmodell Liquidität privat sichern: das JARS Money Management System„.
