Steuerfreie Geschenke an Geschäftspartner und Kunden richtig behandeln

Geschenke an Geschäftspartner und Kunden sollen aus Unternehmenssicht möglichst marketingwirksam und steuerfrei sein. Letzteres ist möglich, wenn die steuerlichen Fallstricke bekannt sind und zielgerichtet aus dem Weg geräumt werden. Der folgende Beitrag erläutert praxisorientiert die verschiedenen Arten von Geschenken an Geschäftsfreunde und wann diese als steuerfreie Geschenke eingestuft werden können.

Steuerfreie Geschenke an Geschäftspartner: Definition

Wer an Kunden und Lieferanten Geschenke verteilen möchte, für den gibt es eine gute und eine schlechte Nachricht: Die gute: Geschenke an Geschäftsfreunde sind grundsätzlich als Betriebskosten abzugsfähig. Die schlechte: Es kommt auf den Einzelfall an und es gibt steuerliche Einschränkungen und Auflagen.

Geschenk ist in steuerlicher Hinsicht nicht gleich Geschenk; Sie müssen genau prüfen, zu welcher Veranlassung an wen was verschenkt wird.

Definition Geschenk

Das Finanzamt geht von einem Geschenk aus, wenn ein Steuerpflichtiger einem Dritten ohne rechtliche Verpflichtung und ohne Zusammenhang mit einer (vorherigen oder späteren) Leistung eine Zuwendung zukommen lässt. Sobald eine Gegenleistung vorliegt, handelt es sich nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht mehr um ein Geschenk.

Im Falle einer Bewirtung von Geschäftspartnern liegt kein Geschenk im eigentlichen Sinne vor; für Geschäftsessen kennt das Steuerrecht eigene Voraussetzungen und Beschränkungen.

Hinweis

Im März 2024 wurde das viel umstrittene und diskutierte „Wachstumschancengesetz“ verabschiedet und im Bundesgesetzblatt verkündet. Hierbei wurde vereinbart, dass ab 2024 die Grenze für Geschenke an Personen, die „nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind“ (also Kunden und Geschäftspartner) von 35 EUR auf 50 EUR angehoben wird. Dies gilt erstmals für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2023 beginnen.

Präsente ohne persönlichen Anlass („einfach so“)

Erhält der beschenkte Dritte (Kunden, Lieferanten, Dienstleister, Berater) ein Geschenk, ohne dass eine persönliche Veranlassung vorliegt, können die Aufwendungen zwar bei den Steuern berücksichtigt werden. Allerdings gilt es dann Höchstgrenzen (max. 35 Euro; ab 2024: 50 Euro) und strenge Nachweis- und Aufzeichnungspflichten zu erfüllen.

Typische Beispiele für Geschenke ohne Veranlassung:

• Blumen
• Präsentkörbe
• Weinflaschen
• Eintrittskarten

Präsente anlässlich eines Ereignisses des Beschenkten („alles Gute“)

Etwas kulanter ist das Finanzamt, wenn ein persönliches Ereignis (Geburtstag, Hochzeit, Krankheit, Richtfest) des Empfängers Grund für die Zuwendung ist. Wenn der Geschenk-Gegenwert 60 Euro (inkl. Umsatzsteuer) nicht übersteigt, wird er steuerrechtlich als Aufmerksamkeit eingestuft und kann vollumfänglich als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Typische Beispiele für steuerfreie Geschenke zu einem persönliches Ereignis:

• Blumen
• Bücher
• CDs und DVDs
• Obstkorb beim Krankenbesuch

Präsente zur betrieblichen Nutzung („zur Verwendung“)

Kann der Beschenkte den überreichten Gegenstand ausschließlich für seine geschäftliche Tätigkeitnutzen, liegt ein – steuerlich wieder anders zu behandelndes – Geschenk zur betrieblichen Nutzung vor. Hierbei kommt es nicht darauf an, ob der Beschenkte es tatsächlich nur betrieblich und nicht privat nutzt, sondern vielmehr, ob das Geschenk von seiner Bestimmung her dazu gedacht ist, eher betrieblich als privat genutzt zu werden.

Sind die Bedingungen erfüllt, dürfen diese Geschenke vollumfänglich als Aufwand berücksichtigt werden und führen auch beim Empfänger zu noch mehr Freude, da es keine finanziellen Folgen im Rahmen der Einkommensteuer gibt.

Typische Beispiele für Geschenke zur ausschließlich betrieblichen Nutzung:

• Fachbücher
• Rechenmaschine
• betriebliche Software
• Medizinische Geräte für eine Praxiseröffnung
• (bedruckte) Gläser zur Einweihung eines Bistros

Werbeartikel als Geschenk („zur Werbung“)

Geringwertige Werbeartikel, die in der Regel in großen Mengen und mit beabsichtigtem Werbeeffekt in die potenzielle Kundenlandschaft verteilt werden, werden im Finanzamts-Deutsch als „Streu(werbe)artikel“ bezeichnet. Wichtig ist, dass diese Artikel bei der Anschaffung nicht mehr als 10 Euro (ohne Umsatzsteuer) gekostet haben. Sie gelten dann explizit nicht als Geschenk und können beim Schenkenden unbeschränkt aufwandswirksam berücksichtigt werden.

Typische Beispiele für Streuwerbeartikel:

• (bedrucktes) Feuerzeug
• (bedruckte) Kalender
• (bedruckte) Kugelschreiber
• Warenproben
• kleine Pralinenschachtel

Privatgeschenke

Erfolgt die Geschenkübergabe aus rein privaten Gründen, versteht es sich eigentlich von selbst, dass die Aufwendungen hierfür in der Steuer nicht zum Ansatz kommen dürfen. Es fehlt in diesem Anwendungsfall an einer betrieblichen Veranlassung, so dass ein Betriebsausgabenabzug gänzlich ausscheidet.

Typische Beispiele für Privatgeschenke:

• Küchengerät für die Ehefrau zum Einzug
• Belletristik-Bücher
• Geldgeschenke

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Voraussetzungen für steuerfreie Geschenke an Geschäftsfreunde

Das Steuerrecht legt den Schenkenden bei bestimmten Anlässen teils erhebliche Hürden in den Weg, damit die Geschenke rechtssicher in der eigenen Buchhaltung unterkommen können.

…ohne persönlichen Anlass

Die Hürden zur steuerlichen Anerkennung eines Geschenks ohne Veranlassung in der Person des Empfängers („einfach so“) sind am höchsten. Die Aufwendungen können nach § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG nur dann als Betriebsausgaben zum Abzug kommen, wenn

• die Übergabe betrieblich veranlasst war (keine Privatgeschenke),
• der Wert des Präsents pro Person und pro Kalenderjahr nicht über 35 EUR (ab 2024: 50 EUR) liegt,
• die Aufwendungen einzeln und getrennt von den anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.

Hinweis

Ist der schenkende Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt, ist die 35 €-Grenze (ab 2024:50 €-Grenze) als Netto-Grenze zu verstehen (Geschenk-Wert ohne Umsatzsteuer).

Ist der Schenker jedoch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt (Kleinunternehmer, Arzt), ist bei der 35 €-Grenze (ab 2024: 50 €-Grenze) vom Bruttobetrag des Geschenkwerts (inkl. Umsatzsteuer) auszugehen.

Beachten Sie unbedingt, dass es sich bei der 35 €-Grenze (ab 2024: 50 €-Grenze) um eine Freigrenze handelt! Das bedeutet, dass eine Zuwendung in Höhe von 35,01 Euro komplett als nicht abziehbare Betriebsausgabe behandelt werden muss; nicht nur der übersteigende Anteil wie bei einem Freibetrag.

Beachten Sie ebenfalls, dass für die steuerliche Anerkennung pro Kalenderjahr und pro Empfänger nur ein Geschenk möglich sind. Schenken Sie also aus betrieblichen Gründen ohne spezielle Veranlassung ein 30 €-Geschenk im April und Dezember eines Jahres, sind alle Anwendungsfälle nicht mehr abzugsfähig.

Es empfiehlt sich, aussagekräftige Dokumentationen zu den jeweiligen Vorgängen anzufertigen und zu den steuerlichen Unterlagen zu nehmen. Insbesondere sollte die Zusammensetzung des Geschenkpakets, Empfängernamen und Wertnachweise aufgezeichnet werden. So kann aufkeimender Zweifel über die steuerliche Anerkennung im Falle einer Betriebsprüfung entschärft werden.

…anlässlich eines persönlichen Ereignisses

Liegt ein persönliches Ereignis (Festtag, Hochzeit, Richtfest) für die Geschenkübergabe vor, ist das Finanzamt etwas lockerer drauf. Sofern der Gegenwert 60 Euro (inkl. Umsatzsteuer) nicht übersteigt, kann es sorglos in der eigenen Buchführung verbucht werden.

Auch hier handelt es sich um eine Freigrenze (und nicht um einen Freibetrag); ein Geschenk in Höhe von 60,01 Euro kann daher nicht als steuerbefreite Aufmerksamkeit behandelt werden.

In diesem Fall gilt noch die Besonderheit, dass die 60 €-Grenze pro Fall anwendbar ist. Sollte daher ein Kunde oder Lieferant zwei Mal im Jahr erkranken, können Sie ihm für jeden Krankheitsfall eine Aufmerksamkeit bis zu einem Betrag von 60 Euro zukommen lassen.

Bei den anderen, typischen Gründen für eine private Veranlassung dürfte eine größere Häufigkeit im Jahr keine Rolle spielen – ich denke da an Hochzeiten und Richtfeste. Beim Geburtstag wäre es sehr auffällig, wenn Sie hierfür zwei Präsente im Kalenderjahr steuerlich anerkannt haben möchten…

Auch hier ist eine aussagekräftige Dokumentation empfehlenswert, insbesondere hinsichtlich Empfängername und persönlichem Anlass.

…bei Streuartikeln

Solange Werbeartikel oder Warenproben bei der Anschaffung nicht mehr als 10 Euro gekostet haben und für eine Vielzahl an umworbene Personen (breite Streuung) gedacht sind, sind die Voraussetzungen für Streuwerbeartikel erfüllt.

Besteht der Streuartikel aus mehreren einzelnen Gegenständen – beispielsweise ein Schreibetui mit zwei Stiften – ist die Gesamtheit für die Einhaltung der Wertgrenze von 10 Euro relevant.

Bei Streuartikeln sind die Aufzeichnungspflichten aus Praktikabilitätsgründen geringer. Da die Artikel für eine Vielzahl an Personen ausgelegt sind, brauchen die Empfänger nicht dokumentiert werden.

Überschreiten der 35 €-Grenze bei Geschenken für Geschäftspartner

Wird die 35-Euro-Grenze (ab 2024: 50-Euro-Grenze) pro Person und pro Kalenderjahr im Falle von Geschenken ohne Anlass überschritten, entfällt die Möglichkeit, die Aufwendungen steuerlich zum Abzug zu bringen.

In der Praxis erfolgt dann eine Buchung auf ein spezielles Konto („nicht abziehbare Betriebsausgabe“), so dass diese Ausgaben bei der steuerlichen Gewinnermittlung steuerneutral berücksichtigt werden können.

Achtung: Diese Folge tritt also auch ein, wenn Sie zwei Geschenke im Kalenderjahr an die gleiche Person übergeben, die beide knapp unter der 35-Euro-Grenze (ab 2024: 50-Euro-Grenze) liegen.

Beispiel

Der Unternehmer G. Schenck schickt seinem Kunden IchkaufAlles GmbH in 2023 zu Ostern ein Geschenk im Wert von 15 Euro und zu Weihnachten von 25 Euro. Im Kalenderjahr 2023 hat Herr Schenck also an den gleichen Empfänger Präsente ohne Veranlassung in Höhe von 40 Euro verschenkt. In der Folge sind beide Geschenke steuerlich nicht absetzbar.

Neben der Folge, dass die Aufwendungen nicht abzugsfähig sind, wird dem schenkenden Unternehmer zusätzlich der Vorsteuerabzug aus der Anschaffung des/der Zuwendung(en) verwehrt (siehe § 15 Abs. 1a UStG).

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Geschenke an Kunden und Lieferanten: Pauschalsteuer

Neben der Abzugsfähigkeit der Präsente in der eigenen Buchführung gilt es noch einen Blick auf die einkommensteuerlichen Fragen bei den Beschenkten zu werfen. Nun könnte man einwenden, was einem schenkenden Unternehmer die Steuer des Empfängers angeht.

Prinzipiell nichts; wer aber möchte, wenn im Falle eines betrieblich veranlassten Geschenks der Empfänger (im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung) noch mit Ärger und/oder Steuernachzahlungen konfrontiert wird.

Unabhängig vom Betriebsgabenauszug hat ein Geschenkempfänger grundsätzlich den Gegenwert als einkommenssteuerpflichtige Einnahme zu versteuern. Da kann die Freude des Geschäftsfreundes sehr schnell verpuffen. Aus diesem Grund gibt es im Einkommensteuerrecht (§ 37b EStG) die Möglichkeit, die Steuern für den Empfänger mit einer Pauschalsteuer in Höhe von 30 % zu ermitteln und zu übernehmen.

Liegt der Wert der pauschal zu besteuernden Geschenke über einem Betrag von 10.000 Euro, ist die Pauschalsteuer nach § 37b EStG ausgeschlossen; also nicht übertrieben bei der Geschenkauswahl.

Nach Ansicht der Autoren des Einkommensteuerrechts ist der Geschenkempfänger über die Pauschalierung der Steuern für das Präsent zu informieren, damit er nicht auf Seiten seiner individuellen Einkommensteuer aktiv wird (§ 37b Abs. 3 Satz 3 EStG).

Sonderfall: Geschenke an Mitarbeiter

Erhalten nicht Geschäftsfreunde des Unternehmens Geschenke, sondern Mitarbeiter, sind anderweitige Prüfungen vorzunehmen. Hier liegt der Fokus weniger auf der Abziehbarkeit der Aufwendungen für das Unternehmen, sondern auch auf der Frage, ob für beschenkte Arbeitnehmer Lohnsteuer und Sozialversicherung anfällt.

Bei einer Geschenkübergabe an Mitarbeiter sind ebenfalls verschiedene Konstellationen zu prüfen. Möglich sind Aufmerksamkeiten im Rahmen eines besonderen Ereignisses des Mitarbeiters, Streuwerbeartikel aber auch Geschenke, die als Sachbezüge eingeordnet werden. Details finden Sie im eignen Ratgeber zum Thema „Steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter„.

Zusammenfassung

Jedes Kind weiß, dass Geschenke schön sind – dies gilt auch für das geschäftliche Erwachsensein. Präsente öffnen die Tür für Geschäfte und fördern die Beziehung zu Kunden. Erstrebenswert ist dann noch, dass Sie die Ausgaben für die Geschenke von den Steuern absetzen können. Die Bedingungen hierfür hängen vom Grund der Schenkung und dem gewählten Präsent ab.

Unbeschränkt abzugsfähig sind Geschenke, die der Empfänger ausschließlich für betriebliche Zwecke nutzen kann. Ist ein persönliches Ereignis des Empfängers Auslöser für die Geschenkübergabe, können zumindest Aufmerksamkeiten bis 60 Euro als Aufwand behandelt werden.

Gibt es keine Veranlassung für die Schenkung, greifen die stärkeren Vorgaben und Einschränkungen des Einkommensteuerrechts. Dann sind Geschenke nur abziehbar, wenn der Wert max. 35 Euro (ab 2024: 50 Euro) beträgt und die Kosten in der Buchführung einzeln und getrennt von allen anderen Buchungen aufgezeichnet werden.

Unproblematisch ist die Übergaben von kleineren Werbemittel an Kunden und Interessenten zur Geschäftsanbahnung und Steigerung des Bekanntheitsgrads. Solange diese Artikel den Wert von 10 Euro nicht überschreiten, können sie unbeschränkt als Aufwand erfasst werden. Da solche Werbemittel in der Regel in großer Menge an eine Vielzahl an Personen übergeben werden, ist eine Aufzeichnung von Empfängernamen nicht erforderlich.

Auf alle Fälle bieten die verschiedenen Konstellationen gute Wege und Möglichkeiten, Ausgaben für Geschenke und Aufmerksamkeiten rechtssicher in den betrieblichen Finanzen unterzubringen. Das Steuerrecht bietet auch noch eine pragmatische Lösung, um eine Steuerpflicht für den Geschenkempfänger zu vermeiden – die Steuern können vom Schenkenden pauschal ermittelt und übernommen werden.

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Häufige Fragen (FAQ)

Was sind Geschenke an Geschäftspartner?

Geschenke liegen aus Sicht des Finanzamts vor, wenn ein Steuerpflichtiger einem Dritten ohne rechtliche Verpflichtung und ohne Zusammenhang mit einer (vorherigen oder späteren) Leistung eine Zuwendung zukommen lässt. Diese Geschenke sind grundsätzlich abzugsfähig (Betriebsausgabe) und somit bei der Steuer ansetzbar.

Wie hoch dürften Geschenke für Geschäftspartner sein?

Ist ein persönliches Ereignis (Geburtstag, Hochzeit) des Empfängers Grund für ein Geschenk, beträgt die Freigrenze 60 Euro. Liegt hingegen kein Anlass für die Geschenkübergabe vor, liegt die Freigrenze bei 35 Euro (ab 2024: 50 Euro) pro Person und Jahr.

Wie werden Geschenke an Kunden versteuert?

Unabhängig vom Betriebsgabenauszug hat ein Empfänger eines Geschenks prinzipiell den Gegenwert des Geschenks als einkommensteuerpflichtige Einnahme der Steuer zu unterwerfen. Dies erfolgt entweder im Rahmen der individuellen Einkommensteuererklärung des Beschenkten (in der Praxis wohl eher die Ausnahme) oder durch Pauschalierung und Übernahme der Steuer (Pauschalsteuer) durch den Schenkenden.

Was sind Aufmerksamkeiten?

Aufmerksamkeiten liegen vor, wenn Geschenke aus Anlass eines privaten Ereignisses beim Empfänger (Festtag, Hochzeit, Krankheit, Richtfest) übergeben werden. Beträgt der Wert des geschenkten Gegenstands max. 60 Euro, können die Aufwendungen beim Schenkenden vollumfänglich als Betriebsausgabe abgezogen werden.