So sind beispielsweise die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ – etwas kürzer „GoBD“ – von jedem Anwender einzuhalten. Hierin ist der Grundsatz verankert, dass jede Buchung einen Beleg erfordert.

Egal ob Kauf einer Maschine, Tanken im Ausland oder Schnäppchen auf dem Flohmarkt – jeder betriebliche Geschäftsvorfall ist mit einem Beleg nachzuweisen. In der Praxis ist dies nicht immer möglich. Wenn also vom Geschäftspartner kein (Fremd-) Beleg ausgestellt wurde oder werden konnte, kann der Unternehmer einen Eigenbeleg erstellen. Was es hier zu beachten gilt, belegt der nachfolgende praktische Ratgeber. Belegfrei!

Warum Belege in der Buchführung so wichtig sind

Belege erfüllen eine wichtige Funktion in der (doppelten) Buchführung jedes Unternehmens; sie sind

Schriftliche Nachweise der jeweiligen Geschäftsvorfälle und dokumentieren die Übertragung der Vorgänge in die laufende Buchführung.

Belege sichern das vollständige Erfassen aller Geschäftsvorfälle und ermöglichen ein nachträgliches Kontrollieren von betrieblichen Vorgängen.

Damit eine Überprüfung durch Außenstehende (z. B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer) möglich ist, fordert das Gesetz (§ 238 HGB), dass sich ein „sachverständiger Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann“. Hierbei spielen die Belege eine zentrale Rolle.

Das Steuerrecht bläst hier ins gleiche Horn; die Abgabenordnung (§ 97 AO) schreibt in klassischem Beamtendeutsch vor, dass „die Beteiligten und andere Personen der Finanzbehörde auf Verlangen Bücher, Aufzeichnungen, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen haben„.

Damit Belege vom Finanzamt anerkannt werden sind grundsätzlich zwei Voraussetzungen zu erfüllen:

1. 1. die Ausgaben müssen nachweislich betrieblich veranlasst oder beruflich notwendig sein
   2. die Höhe der Ausgaben muss glaubhaft oder plausibel sein

Belege sind in der Regel nicht erforderlich, wenn steuerliche Pauschalen zum Ansatz kommen, beispielsweise Arbeitnehmer-Pauschbetrag, Sparer-Pauschbetrag, Verpflegungspauschale, Sonderausgaben-Pauschbetrag.

Drei Arten der Belege: Fremdbelege, Eigenbeleg, Ersatzbeleg

Die Gesamtheit aller Belege eines buchführenden Unternehmens stammt in der Praxis nicht aus einer Quelle. Es sind die stark vertretenen Fremdbelege von Dritten (Lieferanten, Geschäftspartnern und Dienstleistern), aber auch Eigen- und Ersatzbelege vorhanden. Welche Besonderheiten bestehen bei diesen Belegarten?

Von anderen Unternehmen ausgestellte Fremdbelege

Die Fremdbelege erhält die Buchhaltung von außerhalb des Unternehmens. Erstellt werden diese (Original-) Belege also von Unternehmensfremden. Der empfangende Unternehmer hat daher in den meisten Fällen keinen Einfluss auf die Gestaltung der Fremdbelege. Der ausstellende, externe Geschäftspartner entscheidet über Aussehen, Aufbau und Aufmachung des Belegs.

Grundsätzlich sind aber die umsatzsteuerlichen Anforderungen an Rechnungen (§ 14 UStG) einzuhalten, also beispielsweise Name und Anschrift des leistenden und leistungsempfangenden Unternehmens, Datumsangaben, fortlaufende Rechnungsnummer, Angabe der Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder berechneten Leistung usw.

Fremdbelege können sein:

• (digitale) Eingangsrechnungen
• Lieferscheine
• Barquittungen
• Kassenzettel
• Bewirtungsbelege
• E-Mails
• Kontoauszüge
• Frachtbriefe

Grundsätzlich haben Fremdbelege die höhere Beweiskraft und führen in der Regel zu einer vorbehaltslosen Anerkennung bei Steuerbehörden, sofern keine Zweifel durch Fehlen von Angaben oder Hinweis auf Scheinbelege bestehen.

Eigenbeleg erstellen bei fehlenden Fremdbelegen

Eigenbelege kommen zur Anwendung, wenn kein Fremdbeleg verwendet werden kann. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Fremder keinen Beleg ausstellen kann (Taxifahrer hat keinen Block mehr) oder gar kein Fremder unmittelbar und direkt beteiligt ist (Geldeinwurf in Zeitungsautomaten).

Diese Belegart ist also im eigenen Unternehmenskreis ausgestellte Dokumente, ohne Mitwirkung eines Fremden. Aussteller können der Unternehmer selbst, Mitarbeiter des Unternehmens oder beauftragte Außenstehende (Steuerberater) sein.

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Diese Sonderbelege sind in der Praxis meist Originalbelege, da sie im Unternehmen originär ausgestellt werden. Denkbar sind aber auch Scans, Fotos oder Kopien von anderen Dokumenten, die man als Eigenbeleg erstellen kann, sofern sei die notwendigen Anforderungen erfüllen.

Ersatzbelege bei verlorenen oder vernichteten Originalbelegen

Ist ein Original-Fremdbeleg verloren gegangen oder vernichtet worden, können Ersatzbelege (auch Notbelege genannt) ausgestellt und verwendet werden. Hierbei handelt es sich um einen internen Eigenbeleg, der den Geschäftsvorfall des ursprünglichen Fremdbelegs so gut wie möglich dokumentiert.

Die Ausstellung eines Ersatzbelegs sollte nur dann erfolgen, wenn beim externen Geschäftspartner kein Duplikat des Fremdbelegs angefordert werden kann – beispielsweise, weil der (ausländische) Taxisfahrer nicht mehr kontaktiert werden kann. Dokumentieren Sie daher immer, warum keine Belegkopie vom ursprünglichen Aussteller möglich war.

Es versteht sich von selbst, dass Ersatzbelege die Ausnahme sein müssen. Jeder Finanzbeamte hat Verständnis, dass bei einem Gewerbe mit hunderten oder tausenden Geschäftsvorfällen auch mal etwas schiefgehen kann und Belege nicht mehr auffindbar sind. Ein sauber ausgestellter Ersatzbelege wird daher nicht zu Stirnrunzeln führen. Wenn aber die Zahl der Ersatzbelege auffällig hoch ist, wird jeder Beamte eine unsachgemäße Buchführung annehmen und zur Hinzu-Schätzung ausholen.

Eigenbeleg: Vorsteuerabzug möglich?

Selbst wenn bei einem Geschäftsvorfall offiziell Umsatzsteuer enthalten und bezahlt wurde (z. B. bei einem privatrechtlichen Parkticket), kann diese bei einem internen Eigen- oder Notbeleg nicht im Rahmen des Vorsteuerabzug angesetzt werden.

Voraussetzung für den zulässigen Vorsteuerabzug ist das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung mit korrekt ausgewiesener Umsatzsteuer (§ 15 UStG). Mussten Sie einen Eigenbeleg erstellen, ist dies nicht der Fall, denn diese Form des Belegs stellt keine Rechnung dar. Zudem fehlt es an einem Ausweis der Umsatzsteuer durch den ursprünglichen Aussteller.

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Auch wenn der Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen nicht möglich ist, so kann der Gesamtbetrag des Geschäftsvorfalls (Nettobetrag und entrichtete Umsatzsteuer) vollumfänglich als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Eigenbeleg erstellen: Wie muss er aussehen?

Wenn Sie einen Eigenbeleg erstellen müssen, gibt es dafür primär keine Vorschriften; ein einfaches Blatt Papier mit handschriftlichen Angaben reicht grundsätzlich aus. In der heutigen Zeit sind auch digitale Eigenbelege denkbar und möglich.

Es muss erkennbar sein, dass es sich um den Sonderfall eines Eigenbelegs handelt; daher empfiehlt es sich, die klare  Bezeichnung „Eigenbeleg“ auf dem Dokument zu verwenden.

Eigenbeleg schreiben: Welche Bestandteile müssen rein?

Wenn Sie einen Eigenbeleg erstellen, sind manche Bestandteile unbedingt erforderlich, andere wiederum „nur“ empfehlenswert. Aus der nachfolgenden Tabelle können Sie die Must-Have und Should-Have-Inhalte beim Eigenbeleg erstellen nach unserer Empfehlung entnehmen:

Die Unterzeichnung des Eigenbelegs wird von vielen Stellen als absolutes Muss gesehen. Die Erfordernis einer rechtsgültigen Unterschrift setzt dann aber voraus, dass es sich um einen Papierbeleg handelt, der ausgedruckt und dann manuell unterzeichnet wird. In der heutigen digitalen Zeit dürfte das in vielen Fällen nicht mehr praktikabel sein; auch wenn die Erstellung eines Eigenbelegs im Gesamtumfang der Buchführung eine absolut untergeordnete Rolle spielt.

Sofern eine Unterzeichnung des Eigenbelegs im Verarbeitungsprozess möglich ist, empfehlen wir diesen Schritt. Sollte es für den (digitalen) Buchführungsprozess aber störend sein, sind wir der Ansicht, dass eine digitale Signatur oder auch eine signaturlose Bearbeitung eines Eigenbelegs möglich ist.

Stellen Sie in diesem Fall unbedingt sicher, dass die Herkunft und Zuordenbarkeit des Belegs sichergestellt sind, um eventuelle Zuordnungszweifel eines Betriebsprüfers aus dem Weg zu räumen.

Zusammenfassung

Die Buchführungspflicht für Gewerbetreibende ist mit zahlreichen Vorschriften und Anforderungen verbunden, wobei die sorgfältige Dokumentation von Geschäftsvorfällen durch Belege eine zentrale Rolle spielt.

Die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Belegen gemäß den GoBD ist unerlässlich, um sowohl gesetzlichen Anforderungen als auch steuerlichen Pflichten gerecht zu werden. Dabei spielen Fremdbelege, Eigenbelege und Ersatzbelege unterschiedliche Rollen und erfordern spezifische Maßnahmen.

Trotz der Bedeutung von Belegen für die Buchführung bleiben Eigenbelege und Ersatzbelege Ausnahmen, die nur unter bestimmten Umständen und mit entsprechender Dokumentation akzeptiert werden.

Die korrekte Erstellung und Aufbewahrung von Belegen ist somit von entscheidender Bedeutung für die Nachvollziehbarkeit und Transparenz betrieblicher Vorgänge sowie für die rechtskonforme Steuererklärung.

Häufige Fragen (FAQ)

Welche Arten von Belegen gibt es?

Es gibt drei Arten von Belegen: Fremdbelege, Eigenbelege und Ersatzbelege. Fremdbelege stammen von externen Partnern wie Lieferanten oder Dienstleistern. Eigenbelege werden intern ausgestellt, wenn keine Fremdbelege verfügbar sind. Ersatzbelege werden verwendet, wenn Originalbelege verloren gegangen sind.

Wann und wie erstellt man Eigenbelege?

SIe werden erstellt, wenn keine Fremdbelege verfügbar sind, z.B. bei fehlenden Quittungen. Sie können auf einfaches Papier oder digital erstellt werden und müssen den Geschäftsvorfall nachvollziehbar dokumentieren.

Was sind Ersatzbelege und wann werden sie verwendet?

Ersatzbelege werden ausgestellt, wenn Originalbelege verloren gegangen sind. Sie dokumentieren den Geschäftsvorfall nachträglich so gut wie möglich und sollten nur verwendet werden, wenn keine Kopie des Originalbelegs erhältlich ist.

Ist ein Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen möglich?

Eigenbelege ermöglichen keinen Vorsteuerabzug, da sie keine ordnungsgemäßen Rechnungen im Sinne des § 15 UStG darstellen. Der Gesamtbetrag des Geschäftsvorfalls kann jedoch als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Wie sollte ein Eigenbeleg aussehen und welche Angaben sind erforderlich?

Beim Eigenbeleg erstellen sollte das Datum, die Belegnummer, Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, die Art der Aufwendung, die Gesamtkosten und den Grund für die Ausstellung enthalten. Eine handschriftliche Unterschrift ist empfehlenswert, aber nicht zwingend erforderlich, besonders bei digitalen Eigenbelegen.

Der Beitrag Eigenbeleg erstellen – ein praktischer Ratgeber für den Sonderbeleg in 2024 wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Doch welche Kriterien sollten für die Auswahl geeigneter Buchführungssysteme herangezogen werden? Die nachfolgenden 16 Punkte haben sich als wesentliche Anforderungen und für die Praxis wertvoll erwiesen. Sie sollten für Ihre Entscheidung berücksichtigt werden; damit Sie nichts übersehen und Ihren Entscheidungsprozess mit gutem Gefühl und Gewissheit abschließen können.

Warum jedes Unternehmen eine Buchhaltungssoftware haben sollte

Ein maßgeschneidertes und aktuell geführtes Buchführungssystem ist für (mittelständische) Unternehmen von großem Wert. Während viele Inhaber bei der (lästigen) unternehmerischen Aufgabe Buchführung auf die Dienste von Steuerberatern oder Buchhaltungsbüros zurückgreifen, bietet eine eigene Inhouse-Lösung eine Vielzahl von Vorteilen.

Eine eigene Buchhaltungssoftware ermöglicht eine präzise und optimale Anpassung an die individuellen Anforderungen des Unternehmens. Dies bedeutet, dass die Software in allen Belangen perfekt auf die Geschäftsprozesse und -ziele zugeschnitten ist.

Außerdem bietet eine Buchhaltungssoftware eine höhere Datensicherheit, da das Unternehmen die volle Kontrolle über die Daten hat und nicht von Drittanbietern abhängig ist.

Auch im Bereich der Zeit gibt es Vorteile: Die eigene Bearbeitung der Buchhaltung erfolgt meist deutlich schneller, da nicht auf die Kapazitäten eines Dritten abgestellt werden muss. Somit sind Echtzeitauswertungen viel schneller möglich und helfen den Unternehmensleitern, aktuelle und notwendige Entscheidungen treffen zu können.

Darüber hinaus können in der Regel mit eigenen Buchhaltungssystemen langfristige Kosten gesenkt werden, da Anpassungen und Updates in-house durchgeführt werden und nicht teuer bezahlt werden müssen.

Eine maßgeschneiderte Buchführungssoftware bietet Unternehmern und Betriebswirten die Kontrolle, Flexibilität und Effizienz, die für ihren finanziellen Erfolg von entscheidender Bedeutung sind.

Buchhaltungsprogramm kaufen: Anforderungen für die perfekt Auswahl

Nachfolgend sind die – in meinen Augen und nach praktischen Gesichtspunkten – wichtigsten Auswahlkriterien für eine Inhouse-Buchführungssoftware aufgeführt. Grundlage für die Auswahl der Punkte sind die in meiner Laufbahn gesammelten, persönlichen Erfahrungen bei der Einführung von zahlreichen Softwaresystemen.

Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl

Die Buchführungssoftware muss in der Lage sein – auch wenn wenig Menschen oder gar nur einer in der Buchhaltung arbeiten – von mehreren Benutzern gleichzeitig und mit unterschiedlichen Benutzerrechten bedient werden zu können. In der Regel sind moderne Anwendungen hierauf ausgerichtet; ggfs. werden die aktiven Benutzer durch das Lizenzmodell begrenzt. Dann sollten Sie darauf achten, dass jederzeit und unkompliziert die Benutzeranzahl erweitert werden kann.

Bedeutsam ist auch, wie das Lizenzmodell mit mehreren Usern umgeht. Es sind hier beispielsweise Lizenzen möglich, die an eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Gerät gebunden ist („named user licence„) oder solche, die auf einer begrenzten Anzahl von Geräten oder für eine begrenzte Anzahl von Benutzern ausgerichtet sind („concurrent licence„). Beide können für Ihr Unternehmen von Vorteil sein; schauen Sie daher sehr genau auf das Lizenzmodell des Anbieters.

Achten Sie darauf, dass die Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten einfach, intuitiv und im Optimalfall von Ihnen selbst vorgenommen werden kann. Es erweitert Ihre Flexibilität und die Sicherheit, wenn Sie stets verstehen, wer, wann und in welchem Umfang auf die Daten zugreifen kann.

Notwendige Software-Schnittstellen

Unternehmen verwenden oft eine Vielzahl von Softwareanwendungen für verschiedene Geschäftsprozesse, wie beispielsweise Customer Relationship Management (CRM), E-Commerce-Plattformen, Inventarverwaltung und ERP-Systeme. Eine Buchführungssoftware muss nahtlos mit diesen Systemen zusammenarbeiten, um den reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.

Durch die Vernetzung von Buchführungssoftware mit anderen Unternehmensanwendungen können Daten automatisch zwischen den Systemen übertragen werden. Dies reduziert die manuelle Dateneingabe und minimiert menschliche Fehler, was wiederum die Effizienz steigert und Zeit spart. Dies führt außerdem zu geringeren Personalkosten und effizienterem Verwaltungsaufwand.

Aber auch Schnittstellen zu System außerhalb Ihres Unternehmens sind bedeutsam und werden in diesem Zusammenhang gerne übersehen. So ist beispielsweise der Datenfluss zu externen Adressaten der Buchhaltung wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer oder Kreditinstitute für die Schnittstellen-Anforderung relevant.

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Erstellen Sie daher eine Liste mit den Anwendungen, die mit der Buchführungssoftware zusammenarbeiten sollen. Denken Sie hier groß und um’s Eck, denn so manche Schnittstelle liegt nicht immer gleich auf der Hand. Prüfen Sie dann, wie diese Anwendungen mit der Buchhaltungsanwendung kommunizieren; gibt es Standardschnittstellen, sollte das ein großer Pluspunkt sein.

Mobilität und Cloud-Optionen

In der heutigen mobilen Geschäftswelt ist es wichtig, von überall auf Finanzdaten der Buchhaltungssoftware zugreifen zu können. Hierbei wird nicht nur die Richtung vom Buchführungssystem zum User relevant (mobile Auswertungen), sondern auch die Richtung vom Benutzer zur Anwendung.

So bieten heute zahlreiche Buchführungsprogramme die Möglichkeit, mobil Daten und Belege zu erfassen und diese unter Umständen auch gleich vollumfänglich zu bearbeiten (Stichwort Reisekostenabrechnung von unterwegs).

Überprüfen Sie, ob die Buchführungssoftware mobile Apps und Cloud-Unterstützung bietet, um die Flexibilität und den Zugriff auf Ihre Daten zu gewährleisten, egal wo Sie sich befinden. Aber nicht nur das Vorhandensein mobiler Optionen ist von Bedeutung.

Mobile Lösungen erfordern ein erhöhtes Maß an Sicherheit, um ungewollte Zugriffe zu verhindern. Behalten Sie dies bei der Überprüfung der Anforderungen auch im Auge; ein wichtiger Schritt für Ihre Digitalisierung.

Integration in die vorhandene Infrastruktur

Die erste Frage in diesem Zusammenhang ist, ob die Buchführungssoftware zu dem vorhandenen Betriebssystem in der IT-Landschaft des Unternehmens passt. Die beste Software wird ungeeignet, wenn Sie nicht wirkungsvoll in die Infrastruktur eingefügt werden kann.

Darüber hinaus enthält die Buchführungssoftware wichtige finanzielle Daten, die oft mit anderen (bestehenden) Systemen in Ihrem Unternehmen in Beziehung stehen, wie z.B. E-Commerce-, Verkaufs-, Einkaufs- und Inventarsysteme. Eine nahtlose und saubere Integration gewährleistet auch hier die Konsistenz dieser Daten – über alle digitalen Systeme hinweg.

Durch eine gut organisierte Integration werden manuelle Datenübertragungen zwischen verschiedenen Systemen vermieden. Dies spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern; sofern die Integration reibungslos erfolgt ist.

Skalierbarkeit der Anwendung

Die Skalierbarkeit der Buchführungssoftware ist von entscheidender Bedeutung, da sich die Anforderungen von (mittelständischen) Unternehmens im Laufe der Zeit mit ziemlicher Sicherheit ändern werden. Gründe hierfür können vielfältig sein:

• das Unternehmen wächst und verarbeitet mehr Daten/Bewegungen
• Zuwachs bei den ausführenden Mitarbeitern ermöglicht das Insourcen von Buchführungsleistungen (z. B. Übernahme der Anlagenbuchführung)
• die Übernahme oder Gründung von Filialen, Betriebsstätten oder weiteren Unternehmen erfordert das Anlegen weiterer Mandanten im Buchführungsbestand
• die Erwartungshaltung der Unternehmensführung hinsichtlich der Auswertungsdarstellung und -qualität der erfassten Buchführungsdaten erfordert besondere Auswertungsmodule

Die Buchführungssoftware sollte daher in der Lage sein, mit Ihrem individuellem Wachstum Schritt zu halten, ohne dass ein aufwändiger Umstieg auf eine andere Plattform erforderlich ist.

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Dies bedeutet, dass die Buchhaltungssoftware sowohl die Verarbeitung von Transaktionen als auch die Speicherkapazität ausbauen können muss, wenn Ihr Unternehmen wächst. Stellen Sie sicher, dass die Software problemlos zusätzliche Benutzer, Geschäftsbereiche oder Filialen unterstützen kann.

Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung ist entscheidend, da Sie sicherstellen müssen, dass die Anwender – Ihre Mitarbeiter – die Buchhaltungssoftware effektiv und bequem nutzen können. Eine intuitive Benutzeroberfläche und klare, leicht verständliche Funktionen tragen dazu bei, die Einarbeitung zu erleichtern, eine Umstellung zu gewährleisten und die Fehlerquote zu minimieren. Übermäßig komplexe Software kann zu Frustration führen und die Effizienz erheblich beeinträchtigen.

Vorsicht: Die Einschätzung eines Vertriebsmitarbeiters oder der Geschäftsleitung, dass die anvisierte Buchhaltungssoftware benutzerfreundlich ist – oder gar ein Testat des Anbieters – heißt noch lange nicht, dass auch Ihre anwendenden Mitarbeiter die Meinung teilen.

Lassen Sie daher Ihr Team die Buchhaltungssoftware im Rahmen der Testphase ausführlich selbst ran. Nur eigene Tests und eigene Eindrücke auf der Ebene der mit der Anwendung arbeitenden Mitarbeiter verfestigen die Einschätzung über die Benutzerfreundlichkeit.

Aber nicht nur die Bedienung der Software trägt zur Benutzerfreundlichkeit bei. Das Vorhandensein aller gängigen Kontenrahmen – auch für Spezialfälle (z. B. Ärzte, Autowerkstätten, Franchisenehmer) erleichtert die Anwendung der Buchhaltungssoftware.

Compliance und Rechtssicherheit

In vielen Branchen und Regionen unterliegen Unternehmen strengen gesetzlichen Vorschriften und Regularien, die den Umgang mit Daten, den Datenschutz, die Datensicherheit und andere Aspekte der Unternehmensführung regeln. Die Verwendung einer Buchhaltungssoftware, die diesen rechtlichen Anforderungen nicht gerecht wird, kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, einschließlich Geldbußen, Sanktionen und Rufschäden.

Die Buchführungssoftware muss daher ohne Wenn und Aber den aktuell gültigen steuerlichen und gesetzlichen Vorschriften Ihres Landes entsprechen. Dies muss auch der Fall sein, wenn kurzfristige Gesetzesänderungen (temporäre Veränderungen der gültigen Umsatzsteuersätze) auf dem Plan stehen. Erst dann unterscheiden sich gute Anbieter von den weniger guten.

Die Auswahl einer Buchführungssoftware, die den rechtlichen Anforderungen entspricht, hilft, das rechtliche Risiko zu minimieren. Es schützt das Unternehmen und die Buchhaltung vor rechtlichen Streitigkeiten und potenziellen Haftungen.

Berichterstellung und Analyse

Die Fähigkeit, aussagekräftige (Finanz-) Berichte zu erstellen und zu analysieren, ist entscheidend, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verstehen. Durch die Verwendung von Buchführungssoftware, die umfassende Berichtsfunktionen bietet, können Sie Einnahmen, Ausgaben, Gewinne und Verluste klar verfolgen.

Finanzberichte und Analysen dienen als Grundlage für wichtige geschäftliche Entscheidungen. Sie helfen Ihnen, Trends zu erkennen, Ressourcen zu optimieren und Geschäftsstrategien zu entwickeln. Die Buchhaltungssoftware sollte daher die (individuelle) Erstellung von Berichten ermöglichen, die auf Ihre spezifischen Informationsanforderungen zugeschnitten sind.

Achten Sie auch darauf, dass Sie diese Berichte selbst erstellen oder zumindest anpassen können, ohne bei jedem Bedarf auf einen teuren Programmierer zurückgreifen zu müssen. Gute Softwareanbieter haben heute Berichtsgeneratoren, die per Drag-and-Drop bedient werden können und somit sehr intuitiv sind.

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Moderne Buchführungssoftware sollten Echtzeitdaten liefern, was entscheidend ist, um aktuelle Einblicke in die finanzielle Situation Ihres Unternehmens zu erhalten. Dies ermöglicht es, schnell auf Veränderungen zu reagieren und fundierte Entscheidungen zu treffen – und eben nicht erst den Quartals- oder Monatsabschluss abwarten zu müssen.

System-Sicherheit

Da finanzielle Daten äußerst sensibel sind, ist die Sicherheit des Buchführungssystems von größter Bedeutung. Die Buchhaltungssoftware sollte Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsupdates bieten, um unbefugten Zugriff und Datenverlust zu verhindern. Offenlegung oder Missbrauch von Finanzdaten können erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Ein hoher Grad an Systemsicherheit der Buchführungssoftware kann zudem dazu beitragen, Betrug und nicht autorisierte finanzielle Transaktionen zu verhindern, indem sie strenge Authentifizierungs- und Zugriffskontrollen bietet.

Eine zuverlässige Buchführungssoftware mit modernen Backup-Konzepten und -umsetzungen kann zudem sicherstellen, dass Geschäftsdaten auch bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Datenverlust oder Cyberangriffen wiederhergestellt werden können, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs – auch im Notfall – aufrechtzuerhalten.

Support und Schulung

So gut eine Buchführungssoftware auch sein mag – es wird der Tag kommen, bei dem Sie oder Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten mit der Anwendung haben und Unterstützung benötigen. Prüfen Sie daher vorab, ob der Software-Anbieter einen qualitativ hochwertigen Kundensupport bietet, der schnell, zuverlässig und zielführend auf Anfragen reagiert.

(Menschliche) Fehler in der Anwendung der Buchführungssoftware können schwerwiegende finanzielle Konsequenzen haben. Eine gründliche Schulung reduziert das Risiko von Fehlern, indem sie den Benutzern zeigt, wie sie die Buchhaltungssoftware ordnungsgemäß verwenden und Buchungsfehler vermeiden. Achten Sie daher auf das Vorhandensein von Schulungspaketen sowie -möglichkeiten und deren Qualität.

Ihre Mitarbeiter müssen Vertrauen in die Buchhaltungssoftware haben, um sie effektiv und zielorientiert nutzen zu können. Gut organisierte und durchgeführte Schulung werden erheblich dazu beitragen, dieses Vertrauen aufzubauen, da die Benutzer verstehen, wie die Software funktioniert und wie sie mit ihr arbeiten können.

Funktionalität der Anwendung

Die Funktionalität der Buchführungssoftware muss uneingeschränkt Ihren spezifischen Anforderungen gerecht werden. Dazu gehören grundlegende Buchführungsfunktionen wie die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben, die Erstellung von Einnahme-Überschussrechnungen oder Gewinn- und Verlustrechnungen und ggfs. die Bilanzierung.

Sie sollten auch in der Lage sein, Budgets zu erstellen, die Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung zu verwalten und möglicherweise Lohnabrechnungen durchzuführen und eine Kostenrechnung abzubilden. Stellen Sie sicher, dass die Buchhaltungssoftware auch branchenspezifische Funktionen bietet, die für Ihre unternehmensindividuelle Buchhaltung von Relevanz sind.

Erstellen Sie eine Liste dieser Anforderungen – ggfs. in Form eines Pflichtenhefts – und denken Sie dabei auch an die Zukunft. Ein wachsendes Ein-Mann-Unternehmen kann sich vielleicht im Moment nicht vorstellen, Mitarbeiter einzustellen und abzurechnen. Möglicherweise entsteht diese Anforderungen aber später und wird somit bedeutsam für die Buchführungssoftware.

Definition Pflichtenheft

Ein Pflichtenheft (auch Lastenheft genannt) ist ein Dokument, das die Anforderungen und Spezifikationen für die Auswahl einer Software detailliert beschreibt. Es stellt sicher, dass die Bedürfnisse und Erwartungen des Unternehmens oder der Organisation klar und verständlich festgehalten werden, sodass potenzielle Softwareanbieter oder Entwickler genau verstehen, was gefordert ist.

Gleichen Sie diese Liste dann mit der potenziellen Buchführungssoftware oder dem jeweiligen Vertriebsmitarbeiter ab. Tipp: Lassen Sie sich bezüglich der Funktionalitäten nicht auf Versprechungen des Vertriebs ein, sondern lassen Sie sich die für Sie wichtigen Funktionen schriftlich zusichern. Ich habe hier schon so manche (späte) digitale Überraschung erlebt.

Anpassbarkeit der Buchhaltungssoftware

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Buchführungsanforderungen. Der Grad der Anpassbarkeit der Software ermöglicht es, die Buchführungsfunktionen an die spezifischen Bedürfnisse, Prozesse und Geschäftsmodelle eines Unternehmens anzupassen.

Daher ist es wichtig, ob sich das potenzielle Buchhaltungssystem eher am Standard orientiert, oder die Anpassbarkeit einen hohen Stellenwert hat. Im ersten Fall (Standard) werden Sie in vielen Fällen Ihr Unternehmen mit seinen Prozessen stark an die Software anpassen müssen. Im zweiten Fall (hohe Anpassbarkeit) wird der Implementierungsprozess und spätere Justierungen aufwändiger und komplexer.

Die Anpassbarkeit der Buchführungssoftware ist ein entscheidender Faktor, um sicherzustellen, dass Ihr Buchführungssystem Ihren geschäftlichen Anforderungen gerecht wird und langfristig flexibel bleibt. Bevor Sie eine Buchführungssoftware auswählen, sollten Sie daher Ihre spezifischen Anforderungen und die Fähigkeit der Buchhaltungssoftware zur Anpassung an diese Anforderungen sorgfältig prüfen.

Kundenerfahrungen und Rezensionen

Die Meinungen und Erfahrungen anderer Kunden bieten Einblicke in die Zuverlässigkeit und Qualität der Buchführungssoftware. Wenn viele Kunden positive Erfahrungen teilen, ist dies ein Anzeichen dafür, dass die Buchführungssoftware auch in der Praxis zuverlässig und leistungsfähig ist.

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Kundenerfahrungen können auch wertvolle Informationen darüber liefern, wie gut der Kundensupport des Softwareanbieters ist. Den Support werden Sie eines Tages benötigen und eine gute Supporterfahrung sollte ein wichtiges Kriterium für die Softwareauswahl sein.

Lassen Sie sich hier nicht von allgemeinen Zusicherungen und Bewertungen beeinflussen. Fragen Sie nach Referenzkunden und besuchen Sie diese vor Ort oder sprechen Sie mit Anwendern im Rahmen einer Web-Konferenz.

Migrationsmöglichkeiten bestehender Daten

Wenn Sie von einer alten Buchführungssoftware auf eine neue umsteigen, ist eine reibungslose Datenmigration von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass die Software Anleitungen und Werkzeuge für die Datenübertragung bietet und dass Ihre historischen Daten sicher übertragen werden können und kein unkontrollierter Datenverlust stattfindet.

Da die Migration ein wichtiger, digitaler Aspekt beim Wechsel einer Software ist, sollten Sie hier eine große Gewichtung bei der Auswahl hinterlegen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur Unterstützung im Bereich der Dokumentation, sondern im Fall der Fälle auch durch erfahrende Consultants erhalten.

Aktualisierungen und Wartung

Regelmäßige Aktualisierungen der Software – egal ob Service Packs oder Sicherheitsupdates – sind überlebenswichtig, um Fehler zu beheben, die Software sicher und kompatibel zu halten, neue Gesetzesvorgaben oder IT-Standards zur berücksichtigen und zusätzliche Funktionen hinzuzufügen. Diese Updates müssen unbedingt angeboten werden – andernfalls haben Sie die falsche Software gewählt.

Bei einer Buchführungssoftware kann es mehrere Wege und Möglichkeiten geben, in den Genuss dieser Updates zu kommen. Sie sind entweder im Kaufmodell enthalten oder Bestandteile eines Wartungsvertrags. Es lohnt sich hier, genau hinzusehen, da es schon einen Unterschied macht, ob und wie lange die derzeitige Version der Software unterstützt und upgedatet wird.

Die Software sollte auch für Wartungsarbeiten leicht aktualisierbar sein. Wenn bei jedem Update ein stundenlanger Offline-Betrieb die Folge ist, mag das zwar bequem für den Softwareanbieter sein; für das buchende Unternehmen ist das jedoch von großem Nachteil. Achten Sie daher darauf, dass Updates und Releases durchgeführt werden können, ohne dass der Betrieb länger beeinträchtigt ist.

Kosten (Anschaffung und laufend Kosten)

Die Anschaffungskosten und laufenden Kosten für ein Buchführungssystem spielen – wie bei jeder Unternehmensinvestition – eine gewichtige Rolle bei der Auswahl der geeigneten Lösung. Die Vielzahl der anderen Kriterien zeigt allerdings auf, dass die Kosten nur ein Auswahlkriterium sein sollten.

Die Kosten für eine Buchführungssoftware setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Zu den Anschaffungskosten gehören je nach Modell Lizenzgebühren und möglicherweise die Kosten für die anfängliche Implementierung und Schulung.

Die laufenden Lizenzgebühren können monatlich oder jährlich anfallen. Achten Sie darauf, dass Sie die Gesamtkosten über einen längeren Zeitraum hinweg bewerten, um sicherzustellen, dass sie im Rahmen Ihres Budgets liegen.

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Haben Sie bei der Kostenentscheidung auch die Aufwendungen im Blick, die erst in Zukunft anfallen, wenn Sie weitere Benutzer, Module oder Nebensysteme hinzunehmen.

Zusammenfassung Anforderungen Buchhaltungssoftware

Die Auswahl der richtigen Buchführungssoftware ist eine bedeutende Entscheidung für jedes Unternehmen. Ein maßgeschneidertes System, das sich an die individuellen Anforderungen anpassen lässt, bietet Flexibilität und Effizienz.

Die Integration in bestehende Systeme, Mobilitätsoptionen und die zuverlässige Umsetzung von gesetzlichen Anforderungen sind entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren. Das Pflichtenheft, das eine umfassende Liste der Anforderungen und die Anpassbarkeit der Software umfasst, sollte als Grundlage dienen.

Kundenerfahrungen und Referenzen bieten wertvolle Einblicke, und die Kosten sollten langfristig betrachtet werden. Die Verfügbarkeit von Aktualisierungen, Support und die Fähigkeit zur Datenmigration sind von entscheidender Bedeutung.

Insgesamt sollte die gewählte Buchführungssoftware die Kontrolle, Flexibilität und Effizienz bieten, die für den finanziellen Erfolg Ihres Unternehmens und den Schritt in die Digitalisierung von entscheidender Bedeutung sind.

Der Beitrag Anforderungen Buchhaltungssoftware: 16 wesentliche Kriterien für die optimale Auswahl wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.