Um in diesem dynamischen Umfeld erfolgreich zu bestehen, ist es für Chef und Mannschaft entscheidend, resilient zu sein. Doch was bedeutet Resilienz eigentlich und wie können Unternehmen ihre Widerstandsfähigkeit stärken?

Der nachfolgende Blog-Beitrag erläutert die 7 Säulen der Resilienz im Unternehmenskontext und gibt praktische Tipps für die Stärkung der Resilienz bei Führungskräften und Mitarbeitern. Denn den Druck in den heutigen dauerüberhitzten Systemen können Sie nicht vollständig bekämpfen, wohl aber die physische und psychische Stabilität der Menschen im System.

Resilienz: Was ist das?

Resilienz ist die Fähigkeit eines Unternehmens, sich von Störungen zu erholen, sich anzupassen und zu wachsen, anstatt einfach nur zu überleben. Wie der renommierte Unternehmensberater und Autor Gary Hamel es formulierte:

Resilienz ist nicht nur die Fähigkeit, Krisen zu überstehen, sondern auch die Fähigkeit, aus ihnen zu lernen und daraus zu wachsen.

Diese Definition unterstreicht, dass Resilienz nicht nur die Fähigkeit zur Bewältigung von Problemen umfasst, sondern auch die Fähigkeit, neue Chancen zu nutzen und sich zu verbessern. Also den Nutzen aus Problemen und Krisen zu ziehen.

Woher kommt der Begriff eigentlich?

Beim Begriff „Resilienz“ denkt man sofort an die Psychiater-Couch und beheimatet die Vokabel in der Psychiatrie. Dem ist aber gar nicht so. Die ganz weit zurückliegenden Ursprünge kommen aus der lateinischen Sprache. Wer sich in der Schule mit dieser Sprache quälen musste, findet in seinem alten Latein-Wörterbuch unter dem Eintrag „resilire“ folgenden Eintrag (oder weiß es sogar noch):

zurückspringen, abprallen, zurückprallen

Für die bildliche Anwendung des Begriffs können wir und in der Physik und Materialstoffkunde bedienen. Dort spricht man von Elastizität, wenn Materialien, die beim Zusammenquetschen (also unter Druck) nicht brechen und nach der Verformung (wenn der Druck wieder weg ist) wieder in ihre ursprüngliche Form zurückspringen.

Stellen Sie sich also statt eines Materials die Psyche Ihrer Mitarbeiter vor, die zwangsläufig durch äußeren Druck zusammengequetscht wird, aber nach Ablassen des Drucks wieder in ihre ursprüngliche, gesunde Form zurückkehrt.

Die 7 Säulen der Resilienz: Definition

Die 7 Säulen der Resilienz sind Haltungen und Fähigkeiten, die Menschen dabei helfen, mit Stress und Krisen ausgewogen umzugehen. Sie bilden ein Fundament für eine starke psychische Widerstandsfähigkeit und tragen dazu bei, dass Mitarbeiter auch in herausfordernden Situationen ihre Handlungsfähigkeit bewahren.

Säule „Selbstbewusstsein“ (Säule 1)

Resiliente Mitarbeiter glauben durch tiefe und nachhaltige Überzeugung an sich selbst und ihre Fähigkeiten. Sie sind aktiv und übernehmen Verantwortung für ihr Handeln. Dieses Selbstvertrauen ist essenziell, um in herausfordernden Situationen nicht in die bequeme Opferrolle zu schlüpfen, sondern aktiv und zielstrebig nach Lösungen zu suchen.

Durch das von außen erkennbare Selbstbewusstsein gewinnen sie auch schnell und leicht das Vertrauen – und somit auch die Anerkennung – anderer Mitarbeiter.

Säule „Kontaktfreude“ (Säule 2)

Schwierigkeiten lösen resiliente Menschen gemeinsam mit anderen. Sie pflegen ein Netzwerk aus vertrauten Partnern, die ihnen Mut machen und sie in schwierigen Situationen unterstützen. Diese Fähigkeit zur Zusammenarbeit ist besonders wichtig in Unternehmen, da sie den Teamgeist fördert und die Kreativität stärkt.

Sollte die eigene Stärke im aktuell anstrengenden Umfeld nicht ausreichen, suchen resiliente Mitarbeiter Hilfe und Unterstützung in ihrem Netzwerk – und nehmen diese dann auch an.

Säule „Gefühlsstabilität“ (Säule 3)

Resiliente Menschen sind in der Lage, ihre Emotionen zu kennen und zu kontrollieren und nicht von ihnen überwältigt zu werden. Sie können mit Stress und Druck umgehen, ohne ihre Handlungsfähigkeit zu verlieren. Hohe Belastungen werden somit nicht als Stress, sondern als positive Herausforderungen empfunden.

Diese emotionale Intelligenz ist entscheidend für Führungskräfte, die in schwierigen Situationen ruhig und besonnen reagieren müssen und Ruhe und Kontrolle gegenüber ihren Mitarbeitern ausstrahlen wollen (und müssen).

Säule „Optimismus“ (Säule 4)

Resiliente Mitarbeiter sehen trotz Rückschlägen die positiven Seiten. Sie lassen sich nicht von Misserfolgen entmutigen, sondern lernen aus ihren Erfahrungen und ziehen neue Kraft daraus. Statt „ich habe versagt“, sagen sie sich „ich lerne daraus und mache es das nächste Mal besser“.

Ein optimistischer Blick auf die Zukunft ist besonders wichtig in Zeiten des Wandels, denn er hilft, anstehende Herausforderungen als Chancen und nicht als Belastung zu sehen.

Säule „Handlungskontrolle“ (Säule 5)

Mitarbeiter mit ausgewogener Resilienz sind in der Lage, ihre Handlungen bewusst zu planen und zu kontrollieren. Sie lassen sich nicht von impulsiven Entscheidungen leiten, sondern denken langfristig und strategisch. Dazu gehört es auch, kurzfristige Belohnungen mit der Aussicht auf einen noch größeren Erfolg in der Zukunft zurückzustellen – in der Psychologie wird dies „Gratifikationsverzicht“ genannt.

Diese Fähigkeit zur Selbststeuerung ist entscheidend, um in einem schnelllebigen Umfeld wichtige Entscheidungen zu treffen und die eigene Karriere zu gestalten.

Säule „Realismus“ (Säule 6)

Resilienz bedeutet, Dinge realistisch zu sehen, so wie sind. Resiliente Führungskräfte und Mitarbeiter vermeiden Schönfärberei und erkennen die Herausforderungen, denen sie gegenüberstehen. Dieser realistische Blick auf die Situation ermöglicht es ihnen, die richtigen Entscheidungen zu treffen und die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen.

Säule „Analysestärke“ (Säule 7)

Resiliente Menschen sind in der Lage, Probleme zu analysieren und Lösungen zu entwickeln. Sie lassen sich nicht von oberflächlichen Informationen leiten, sondern gehen den Dingen zielgerichtet auf den Grund. Dabei werden auch oft die berühmten eingefahrenen Denkpfade bewusst verlassen.

Diese analytische Fähigkeit ist besonders wichtig in Unternehmen, die sich ständig an veränderte Bedingungen anpassen müssen. Und welche Unternehmen gehören heute nicht dazu?

Wie können Unternehmen ihre Resilienz stärken?

Die 7 Säulen der Resilienz können nicht nur von einzelnen Personen, sondern auch von allen Teilnehmern der Betriebswirtschaft genutzt werden, um gezielt widerstandsfähiger zu werden. Achten Sie darauf, dass jeder Mensch unterschiedlich ist; folglich sind unterschiedliche Angebote zu schaffen, die unterschiedliche Präferenzen und Bedürfnisse abdecken.

Resilienz ist zudem keine einmalige Sache. Es ist ein fortlaufender Entwicklungsprozess im Unternehmen, der ständige Aufmerksamkeit und Unterstützung erfordert. Ausgangspunkt für Stärkung der Resilienz ist – wie so oft – die Führungsebene. Führungskräfte müssen selbst resilient sein und die Prinzipien vorleben, um ihre Mitarbeiter zu inspirieren und zu motivieren.

Um Verbesserungen im Bereich Resilienz zu messen, ist es empfehlenswert, Kennzahlen zu definieren, um den Erfolg der Maßnahmen zu messen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Denkbar wären Kennzahlen wie Mitarbeiterbefragungen, Fluktuationsquote, Krankheitstage, Konfliktfälle, Fehlerquoten usw.

Praxisvorschläge für die Resilienz-Säule „Selbstbewusstsein“

Entwicklungsprogramme für Führungskräfte: Implementieren Sie spezielle Programme, die auf die Stärkung des Selbstbewusstseins abzielen, z.B. durch das Aufdecken persönlicher Stärken und Schwächen, das Erlernen von Techniken zur Selbstreflexion und das Üben von selbstbewusstem Auftreten. Bewährt hat sich auch eine regelmäßige, offene Reflexion innerhalb eines Teams, bei der jedes Teammitglied die eigene Wahrnehmung hinsichtlich des Selbstbewusstseins gegenüber dem anderen kommuniziert.

Individuelles Coaching: Bieten Sie gezielte Einzelcoachings an, in denen Führungskräfte und Mitarbeiter ihre Selbstwahrnehmung schärfen, ihre Werte und Überzeugungen reflektieren und Strategien entwickeln, um selbstsicherer aufzutreten. Sprechen Sie vorab mit den Coaches, um zielgerichtet die Werkzeuge anzuwenden, die das Selbstbewusstsein hervorbringen.

Feedbackkultur etablieren: Schaffen Sie – wen nicht schon vorhanden – eine offene und wertschätzende Feedbackkultur, in der konstruktives Feedback regelmäßig gegeben und angenommen wird. Dies hilft den Mitarbeitern, ihre Stärken zu erkennen und ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Wenn eine solche Kultur nach Meinung der Führungsriege schon besteht, hinterfragen Sie diese, um eine objektive Einschätzung zu erhalten und optimieren Sie dann die Schwachstellen.

Erfolge sichtbar machen: Sorgen Sie dafür, dass Erfolge und Leistungen von Mitarbeitern und Teams regelmäßig anerkannt und gefeiert werden. Dies stärkt im Hohem Maße das Selbstvertrauen und die Motivation. Die in der Praxis häufig vorkommende Einstellen „nicht geschimpft ist gelobt genug“ ist hier hochgradig kontraproduktiv.

Praxisvorschläge für die Resilienz-Säule „Kontaktfreude“

Teambuilding-Maßnahmen: Organisieren Sie regelmäßig Teambuilding-Aktivitäten, die den Zusammenhalt und den Austausch im Team fördern. Dies können z.B. gemeinsame Workshops, Sportveranstaltungen oder soziale Projekte sein.

Netzwerkveranstaltungen: Ermöglichen Sie es Mitarbeitern, sich intern und extern zu vernetzen, z.B. durch die Teilnahme an Konferenzen, Fachveranstaltungen oder internen Netzwerkveranstaltungen. Prüfen Sie die Angebote Ihre Branchenverbands oder der Industrie- und Handelskammern, dort finden sich regelmäßige Netzwerk-Termine.

Mentoring-Programme: Etablieren Sie unternehmenseigene Mentoring-Programme, in denen erfahrene Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Erfahrungen an jüngere Kollegen weitergeben. Dies fördert den Austausch, die gegenseitige Unterstützung und zudem wie Weitergabe von Wissen und Kenntnissen.

Offene Kommunikationskanäle: Schaffen Sie offene Kommunikationskanäle, die den Austausch zwischen Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen und Hierarchieebenen erleichtern. Dies können z.B. regelmäßige Teammeetings, Townhall-Meetings oder informelle Kaffeepausen sein.

Praxisvorschläge für die Resilienz-Säule „Gefühlsstabilität“

Stressmanagement-Trainings: Bieten Sie spezielle und regelmäßige Trainings zum Thema Stressmanagement an, in denen Mitarbeiter lernen, Stressoren zu erkennen, Stress abzubauen und ihre Emotionen zu regulieren.

Achtsamkeitstrainings: Fördern Sie Achtsamkeitspraktiken, z.B. durch das Angebot von Meditationskursen, Entspannungsinseln oder Yoga-Stunden. Achtsamkeit hilft den Mitarbeitern, im gegenwärtigen Moment präsent zu sein und ihren Zustand und ihre Emotionen bewusster wahrzunehmen.

Psychologische Beratung: Stellen Sie bei Bedarf psychologische Beratung oder Unterstützung zur Verfügung, um Mitarbeitern bei der Bewältigung von persönlichen oder beruflichen Herausforderungen zu helfen. Viele Anbieter haben hier Modelle, die nur bei Inanspruchnahme zu Kosten führen, also sehr fair gestaltet sind.

Flexible Arbeitsmodelle: Bieten Sie flexible Arbeitsmodelle an, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeit besser mit ihrem Privatleben und den dortigen Herausforderungen zu vereinbaren. Dies beginnt bei flexiblen Pausenregelungen und geht über z.B. Homeoffice, Gleitzeit oder Teilzeitbeschäftigung.

Praxisvorschläge für die Resilienz-Säule „Optimismus“

Positive Kommunikation fördern: Achten Sie auf eine positive und wertschätzende Kommunikation im Unternehmen. Dies umfasst z.B. das Hervorheben von Erfolgen, das Aussprechen von Lob und Anerkennung und das Vermeiden von (ungerechtfertigter) negativer Kritik. Unfaire Behandlungen oder gar Mobbing sind verständlicherweise Gift für die Säule Optimismus“.

Visionen und Ziele kommunizieren: Vermitteln Sie den Mitarbeitern eine klare Unternehmensvision und inspirierende Ziele, mit denen sie sich klar identifizieren können. Dies gibt ihnen einen Sinn und eine Perspektive und motiviert sie, auch in schwierigen Zeiten grundsätzlich positiv zu bleiben.

Fehlerkultur etablieren: Schaffen Sie eine Kultur, in der Fehler als Lernchance gesehen werden. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, Risiken einzugehen und aus ihren Fehlern zu lernen. Schon der IBM-Gründer Thomas Watson sagte sinngemäß: „Wenn Sie sich weiterentwickeln wollen, verdoppeln Sie die Anzahl Ihrer Fehler!“. Leider sind Fehler in vielen Unternehmenskulturen noch etwas Böses und bedingt zu vermeiden.

Dankbarkeit fördern: Ermutigen Sie die Mitarbeiter, sich regelmäßig bewusst zu machen, wofür sie dankbar sind. Dies kann z.B. durch das Führen eines individuellen oder teamweiten Dankbarkeitstagebuchs oder das aktive und regelmäßige Aussprechen von Dankbarkeit gegenüber anderen geschehen. Zu Beginn mag das ungewöhnlich sein und Überwindung kosten; bei regelmäßiger Anwendung wird dies aber schon bald zur Routine und Selbstverständlichkeit.

Praxisvorschläge für die Resilienz-Säule „Handlungskontrolle“

Delegation fördern: Ermutigen Sie Führungskräfte, Aufgaben bewusst und gezielt zu delegieren und Verantwortung an ihre Mitarbeiter zu übertragen. Dies stärkt das Verantwortungsbewusstsein, die Handlungskontrolle und die Entscheidungsfähigkeit der Mitarbeiter.

Zielsetzungstechniken vermitteln: Bieten Sie Trainings zum Thema Zielsetzung an, in denen Mitarbeiter lernen, realistische und messbare Ziele zu setzen und diese effektiv zu verfolgen. Leben Sie diese gezielte Zielsetzung in den kommunizierten Unternehmenszielen und Mitarbeitergesprächen aktiv vor.

Zeitmanagement-Schulungen: Vermitteln Sie Techniken des Zeitmanagements, die Mitarbeitern helfen, ihre Aufgaben zu priorisieren, ihre Zeit effektiv zu nutzen und Überlastung zu vermeiden. Oft bring schon ein Best-Practise-Austausch innerhalb des Unternehmen viele Aha-Effekte und Verbesserungen in diesem Bereich.

Entscheidungsfindung fördern: Ermutigen Sie Mitarbeiter, aktiv an Entscheidungsprozessen teilzunehmen und ihre Ideen und Meinungen einzubringen. Schaffen Sie eine entsprechende Unternehmenskultur in den Teamsitzungen und fordern Sie Ihre Mitarbeiter aktive zur Mitwirkung bei (bestimmten) Entscheidungen auf.

Praxisvorschläge für die Resilienz-Säule „Realismus“

Transparente Kommunikation: Informieren Sie Mitarbeiter stets offen und ehrlich über die aktuelle Situation des Unternehmens, die Herausforderungen und die Chancen. Allein damit nehmen Sie eine Führungsrolle für Bewusstsein und Stärkung von Realismus ein.

Realistische Erwartungen setzen: Setzen Sie realistische Erwartungen an die Leistung der Mitarbeiter und vermeiden Sie unrealistischen Leistungsdruck. Hinterfragen Sie diese realistischen Erwartungen auch vor der Kommunikation an die Mitarbeiter. Ein akribischer Unternehmenschef wird öfter am Samstag und Sonntag im Unternehmen tätig sein, die gleiche Erwartung von seinen Mitarbeitern zu haben wird unrealistisch sein.

Szenario-Planung: Führen Sie regelmäßig Szenario-Planungen durch, um sich auf verschiedene mögliche Zukunftsszenarien vorzubereiten und realistische Handlungsoptionen zu entwickeln. Kommunizieren Sie diese dann mit den jeweiligen Hintergründen offen an Führungsteam und Belegschaft.

Krisenmanagement-Training: Bereiten Sie Führungskräfte und Mitarbeiter auf Krisensituationen vor, indem Sie Krisenmanagement-Trainings durchführen und Notfallpläne entwickeln. Bestandteil hiervon ist eine unternehmensindividuelle Risiko-Analyse, die im Optimalfall mit dem Führungsteam erstellt werden sollte.

Praxisvorschläge für die Resilienz-Säule „Analysestärke“

Problemlösungstrainings: Bieten Sie Trainings zum Thema Problemlösung an, in denen Mitarbeiter lernen, Probleme systematisch zu analysieren, kreative Lösungen zu entwickeln und diese effektiv umzusetzen.

Datenanalyse-Schulungen: Vermitteln Sie grundlegende Kenntnisse in der Datenanalyse, damit Mitarbeiter in der Lage sind, (digitale) Daten zu interpretieren und daraus Erkenntnisse zu gewinnen.

Kritisches Denken fördern: Ermutigen Sie Mitarbeiter, kritisch zu denken, Informationen zu hinterfragen und alternative Perspektiven zu erarbeiten und zu berücksichtigen.

Lernende Organisation fördern: Schaffen Sie eine Kultur, in der kontinuierliches Lernen und Verbesserung gefordert und gefördert wird. Ermutigen Sie Mitarbeiter, aus ihren Erfahrungen zu lernen und ihr Wissen und ihre Fähigkeiten kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Zusammenfassung 7 Säulen der Resilienz

Resilienz ist in der heutigen Zeit essenziell für den Erfolg von Unternehmen und seinen Mitarbeitern. Sie ermöglicht es, nicht nur Krisen zu überstehen, sondern aus ihnen zu lernen und zu wachsen.

Die 7 Säulen der Resilienz – Selbstbewusstsein, Kontaktfreude, Gefühlsstabilität, Optimismus, Handlungskontrolle, Realismus und Analysestärke – bilden ein starkes Fundament für psychische Widerstandsfähigkeit und ermöglichen es, auch in herausfordernden Situationen handlungsfähig zu bleiben.

Unternehmen können ihre Resilienz durch gezielte Maßnahmen stärken, wie z.B. die Förderung einer resilienten Kultur, die Entwicklung von Führungskräften und die Unterstützung von Stressmanagement. Durch die gezielte Stärkung der 7 Säulen der Resilienz können Unternehmen ihre Widerstandsfähigkeit verbessern und sich so erfolgreich in der heutigen dynamischen Welt behaupten.

Der Beitrag 7 Säulen der Resilienz: Wie Sie Ihr Unternehmen widerstandsfähiger machen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Anschließend muss ermittelt werden, wie Geschenke an Mitarbeiter korrekt zu buchen sind und ob ein Vorsteuerabzug möglich ist. Der folgende Blog-Beitrag behandelt diese Thematik mit Beispielsfällen und Buchungsvorschlägen (SKR 03 und SKR 04) – ein praktischer Ratgeber als (steuerfreies) Geschenk für Sie!

Geschenke an Mitarbeiter: Definition

Unter Geschenke an Mitarbeiter versteht man „Geld- oder Sachzuwendungen ohne rechtliche Verpflichtung an Arbeitnehmer„. Also die Übergabe von Geld oder Sachen durch den Arbeitgeber, ohne dass dies in irgendeinem Vertrag oder Gesetz steht.

Außerdem darf dem Geschenk keine Gegenleistung zugrunde liegen. Wenn der Chef dem Arbeitnehmer eine Kiste Wein übergibt und dafür aber eine kostenlose Sonder-Schicht seines Arbeitnehmers erwartet, liegt steuerrechtlich kein Geschenk vor; übrigens auch nicht unter moralischen Gesichtspunkten.

Mitarbeitergeschenke sind in folgender Form in der Praxis denkbar:

• Sachbezüge (z. B. Gutscheine, Tankkarten)
• Aufmerksamkeiten zu einem persönlichen Anlass (Geburtstagspräsent, Blumenstrauß)
• Geschenke an Mitarbeiter während einer Feierlichkeit (Weihnachtsfeier)
• Werbegeschenke (Streuartikel)
• Luxusgeschenke
• privat veranlasste Geschenke an Mitarbeiter

Hinweis

Geldgeschenke stellen unabhängig von deren Höhe und aus welchem Anlass ausnahmslos Arbeitslohn dar und sind somit steuer- und sozialversicherungspflichtig (R 19.6 Lohnsteuer-Richtlinien).

Wie viel darf ein Geschenk für Mitarbeiter kosten?

Die zulässige Wertobergrenze für steuerfreie Geschenke vom Arbeitgeber an Mitarbeiter hängt vom Anlass des Präsents ab. Bei Sachbezügen (z. B. Gutscheinen) gilt neben weiteren Voraussetzungen eine Obergrenze von 50 Euro.

Bei Präsenten zu einem persönlichen Anlass (Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes) darf der Geschenkwert 60 Euro (inkl. Umsatzsteuer) nicht übersteigen, damit eine steuerfreie Übergabe der Aufmerksamkeiten möglich ist.

Bei einer Geschenkübergabe im Rahmen einer Weihnachtsfeier liegt kein „persönliches Ereignis“ des Mitarbeiters vor (es wurde ja Jesus Christus geboren und nicht der Arbeitnehmer!); folglich kann die 60 Euro-Freigrenze nicht zum Ansatz kommen.

Vielmehr ist der Wert der Mitarbeitergeschenke in die Gesamtkosten der Feier einzuberechnen. Hier gilt nämlich eine Obergrenze von 110 Euro pro Feier und pro Arbeitnehmer, damit die Kosten der Feier steuerfrei sind.

Bei den (meist Logo-bedruckten) Werbegeschenken an Arbeitnehmer (Kugelschreiber, Powerbank, Feuerzeuge) darf der Gesamtwert 10 Euro (netto bei Vorsteuerabzugsfähigkeit) nicht überschreiten.

Bei Luxusgeschenken ist man sehr schnell über eine der oben genannten Grenzen. Hier gilt es nur einen Grenzwert im Auge zu behalten. Die Pauschalierung eines (Luxus-) Geschenks im Rahmen von § 37b EStG ist nur bis zu einer Höhe von 10.000 Euro möglich.

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Über die verschiedenen Arten von Geschenken an Arbeitnehmer und die zu erfüllenden Voraussetzungen für eine steuerfreie Behandlung informiert der Blog-Beitrag „Geschenke an Mitarbeiter: Steuerfrei und sorgenfrei übergeben„.

Hinweis

Selbstverständlich können Geschenke an Arbeitnehmer auch höherwertig sein. Die Antwort auf die einleitende Frage „Wie viel darf ein Geschenk für Mitarbeiter kosten?“ muss also mit „unbegrenzt“ beantwortet werden.

Sie können einem Arbeitnehmer auch ein Ferrari im Wert von mehreren hunderttausend Euro schenken, oder ein Haus oder ein Flugzeug. Nur werden Sie dann schnell zu einem Punkt kommen, bei dem sich nur noch das Finanzamt über das Geschenk freut, da der Staat haufenweise Lohnsteuer für dieses Geschenk fordern und erhalten wird.

Gutscheine für Mitarbeiter – wie verbuchen?

Um Gutscheine steuerfrei an Mitarbeiter geben zu können, sind verschiedene Voraussetzungen zu erfüllen. So darf der Wert des Gutscheins 50 Euro nicht überschreiten, die Weitergabe muss „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erfolgen und die Gutscheine müssen für einen Bezug von Waren oder Dienstleistungen verwendet werden.

Sind die Voraussetzungen erfüllt, steht noch die Frage im Raum, wie dieser Sachbezug zu verbuchen ist. Die Kontenrahmen bieten für diese Fälle besondere Aufwandskonten an; vorgesehen ist das Konto „Freiwillige Sozialleistungen“ (SKR 03: 4946, SKR 04: 6822).

Beispiel

Der Theaterintendant Kermit Frosch überreicht auf Vorschlag der Stammgäste Herr Waldorf und Stadler dem angestellten Künstler F. Ozziebear auf Grund seines hohen Arbeitseinsatzes bei der letzten Aufführung einen Buchgutschein in Höhe von 45 Euro (Sachzuwendung).

Der Kauf des Gutscheins gegen Bankeinzug wird in der (doppelten) Buchführung des Theaters auf das Konto „Freiwillige Sozialleistungen“ (SKR 03: 4946, SKR 04: 6822) gebucht, der Buchungssatz lautet:

Buchungssatz

SKR 03: 50,00 EUR | Soll: 4946 | Haben: 1200 | Buchungstext: Buchgutschein F. Ozziebear
SKR 04: 50,00 EUR | Soll: 6822 | Haben: 1800 | Buchungstext: Buchgutschein F. Ozziebear

Geschenke an Mitarbeiter buchen (SKR03 und SKR04)

Geschenke an Mitarbeiter, die auf Grund eines persönlichen Ereignisses (Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes) aus betrieblicher Veranlassung übergeben werden, bleiben lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei, wenn die Freigrenze von 60 Euro (Betrag inkl. Umsatzsteuer) eingehalten wird.

Als persönliches Ereignis kommen in Betracht:

• Geburtstag (runde und „unrunde“)
• Hochzeit
• Geburt eines Kindes
• Mitarbeiterjubiläum.

Typische Fälle solcher Aufmerksamkeiten sind Blumen, Geschenkkörbe, Genussmittel (Wein, Sekt), technische Geräte, DVDs, Bücher oder Eintrittskarten.

Beispiel

Der Unternehmer S. Pendabel schenkt seiner Buchhalterin Frau Sollhaben zum XX. Geburtstag (das Alter nennt man bei Damen ja nicht) eine Sektflasche vom Winzer Korktnicht im Wert von netto 40 Euro (zuzügl. 7,60 Euro Umsatzsteuer, ordnungsgemäße Rechnung liegt vor). Der Arbeitgeber ist zum Vorsteuerabzug berechtigt. Der Einkauf des Geschenks erfolgte über die Kasse.

Es handelt sich um ein Geschenk an eine Mitarbeiterin aus persönlichem Anlass (Geburtstag), die Freigrenze von 60 Euro (brutto) ist eingehalten. Somit kann der Unternehmer das Geschenk mit Vorsteuerabzug in seiner Buchführung verbuchen; bei der Mitarbeiterin bleibt der Sachbezug steuerfrei.

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Der Beispielsfall ist auf dem Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ (SKR 03: 4140; SKR 04: 6130) zu verbuchen:

Buchungssatz

SKR 03: 47,60 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 4140 | Haben: 1000 | Buchungstext: Geschenk Frau Sollhaben (runder Geburtstag)
SKR 04: 47,60 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 6130 | Haben: 1600 | Buchungstext: Geschenk Frau Sollhaben (runder Geburtstag)

Geschenke an Mitarbeiter über 60 Euro buchen (SKR03 und SKR04) – Vorsteuerabzug

Ist die Freigrenze von 60 Euro bei Geschenken an Mitarbeiter überschritten, ist das Präsent beim Arbeitnehmer grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Sind die Voraussetzungen zur Pauschalversteuerung nach § 37b EStG erfüllt, kann der Unternehmer die Lohnsteuer für den Arbeitnehmer pauschal ermitteln und übernehmen. Über diesen Umweg bleibt dann letztendlich das Geschenk beim Arbeitnehmer „quasi“ steuerfrei.

Der Arbeitgeber verliert jedoch bei Geschenken über 60 Euro den Vorsteuerabzug.

Beispiel

Der Chef der Spedition RollGut schenkt seinem LWK-Fahrer Manfred Gruk zu dessen Hochzeit ein mehrteiliges Messer-Set (haben bei Stiftung Warentest am besten abgeschnitten!) im Wert von brutto 150 Euro. Die Spedition ist zum Vorsteuerabzug berechtigt und hat das Geschenk über die Kasse abgerechnet.

Das Geschenk übersteigt den Wert von 60 Euro und ist daher vollumfänglich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich. Der Vorgang ist auf dem Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig“ (SKR 03: 4145; SKR 04: 6060) zu verbuchen.

Buchungssatz

SKR 03: 150,00 EUR | Soll: 4145 | Haben: 1000 | Buchungstext: Geschenk Herr Gruk (Hochzeit)
SKR 04: 150,00 EUR | Soll: 6060 | Haben: 1600 | Buchungstext: Geschenk Herr Gruk (Hochzeit)

Da in diesem Fall kein Buchungsschlüssel verwendet wird (siehe Buchungssatz) und die Konten 4145 und 6060 im Standard keine Automatikkonten sind, erfolgt die Buchung des Messer-Sets ohne Abzug von Vorsteuer.

Hinweis

Wurde von der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG Gebrauch gemacht, um die Versteuerung des Geschenks beim Arbeitnehmer zu vermeiden, stehen die Konten „Pauschale Steuern für Geschenke und Zuwendungen abzugsfähig“ (SKR 03: 4632; SKR 04: 6612) für die gezahlten Steuern zur Verfügung.

Abzugsfähig sind die Pauschalsteuern immer dann, wenn die zugrundeliegende Sachzuwendung als Betriebsausgabe abzugsfähig ist. Ist dies nicht der Fall (beispielsweise bei einem privat veranlassten Geschenk), sind die Konten „Pauschale Steuer für Geschenke und Zuwendungen nicht abzugsfähig“ (SKR 03: 4637; SKR 04: 6622) zu verwenden.

Zusammenfassung

Für eine korrekte Verbuchung von Geschenken an Mitarbeiter sollte vorab geklärt werden, aus welchem Anlass das Präsent übergeben wurde. Bei Geschenken zu persönlichen Anlässen (z. B. zum Geburtstag oder zur Hochzeit) gelten andere Höchstgrenzen für eine steuerfreie Gewährung als bei Gutscheinen oder Werbegeschenken.

Sobald der Anlass bekannt ist und die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung vorliegen, kann eine Kontenzuteilung für die Mitarbeitergeschenke erfolgen. Bei Aufmerksamkeiten ist das Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ (SKR 03: 4140; SKR 04: 6130) zu verwenden. Gleiches gilt für den Fall von Gutscheinen an Arbeitnehmer.

Entfällt bei Geschenken die Steuerbefreiung, weil beispielsweise die Höchstgrenze von 60 Euro überschritten wurde, ist das Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig“ (SKR 03: 4145; SKR 04: 6060) relevant.

Übernimmt der Arbeitgeber eine Steuerpflicht für (abziehbare) Mitarbeitergeschenke, damit die Steuerlast nicht auf die Mitarbeiter entfällt, können diese auf das Konto „Pauschale Steuern für Geschenke und Zuwendungen abzugsfähig“ (SKR 03: 4632; SKR 04: 6612) gebucht werden.

Liegen Geschenke an Geschäftspartner vor, gibt der eigene Blog-Beitrag „Geschenke an Geschäftspartner richtig buchen“ ausführlich Auskunft über die buchhalterische Behandlung.

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Häufige Fragen zu Geschenke an Mitarbeiter buchen (FAQ)

Was dürfen Geschenke an Mitarbeiter kosten?

Wenn es sich um Sachbezüge handelt (Gutscheine, Produkte oder Dienstleistungen), gilt eine Obergrenze für steuerfreie Mitarbeitergeschenke in Höhe von 50 EUR. Liegt ein persönlicher Anlass (Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes) für die Geschenkübergabe vor, sind Aufmerksamkeiten bis 60 EUR lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Wie buche ich Geschenke für Mitarbeiter SKR03?

Für steuerfreie Aufmerksamkeiten (z. B. Geburtstagsgeschenke) bis 60 EUR oder steuerfreie Gutscheine (z. B. Tankgutschein) bis 50 EUR steht das Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ (SKR 03: 4140; SKR 04: 6130) zur Verfügung. Sind die Mitarbeitergeschenke steuerpflichtig (z. B. Geburtstagsgeschenk über 60 Euro), ist das Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig“ (SKR 03: 4145; SKR 04: 6060) relevant.

Sind Geschenke an Mitarbeiter abzugsfähig?

Geschenke an Mitarbeiter aus persönlichem Anlass (Geburtstag, Hochzeit, Kindsgeburt usw.) sind als Aufmerksamkeiten einzustufen und als Betriebsausgabe ansetzbar, wenn ihr Wert 60 Euro inkl. Umsatzsteuer nicht überschreitet. Beim Mitarbeiter sind die Geschenke dann steuerfrei.

Auf welches Konto werden Geschenke an Mitarbeiter gebucht?

Folgende Konten kommen für eine Verbuchung in Frage: „Freiwillige Sozialleistungen (SKR 03: 4946; SKR 04: 6822); „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig“ (SKR 03: 4145; SKR 04: 6060); „Pauschale Steuern für Geschenke und Zuwendungen abzugsfähig“ (SKR 03: 4632; SKR 04: 6612).

Wie verbucht man Kaffee für Mitarbeiter?

Kaffee für Mitarbeiter während einer Besprechung stellt kein Geschenk im steuerlichen Sinne dar, sondern lediglich eine übliche Geste der Aufmerksamkeit. Hierfür ist das Konto „Aufmerksamkeiten“ (SKR 03: 4653; SKR 04: 6643) vorgesehen.

Wie buche ich Geschenke an Mitarbeiter über 60 Euro?

Geschenke an Mitarbeiter über 60 Euro sind nicht mehr steuerfrei, sondern vollumfänglich der Lohnsteuer und Sozialversicherung zu unterwerfen. Hierfür steht das Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig“ (SKR 03: 4145; SKR 04: 6060) zur Verfügung. Ein Vorsteuerabzug aus dem Geschenk ist für den Arbeitgeber dann nicht mehr möglich.

Wie werden Gutscheine für Mitarbeiter verbucht?

Um Gutscheine steuerfrei an Mitarbeiter zu geben (Sachbezug), dürfen sie 50 Euro nicht überschreiten. Die Weitergabe muss „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erfolgen, und die Buchung erfolgt auf dem Konto „Freiwillige Sozialleistungen“ (SKR 03: 4946, SKR 04: 6822).

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Der Beitrag Geschenke an Mitarbeiter korrekt buchen im SKR 03 und SKR 04 – ein praktischer Ratgeber wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Geschenke für Mitarbeiter absetzen: Voraussetzungen & Grenzen

Die Steuerfreiheit hängt von verschiedenen Konstellationen ab. Werden geringwertige Streuwerbeartikel (bis max. 10 Euro) von Unternehmen an die Belegschaft übergeben, liegen grundsätzlich steuerfreie Zuwendungen vor. Erfolgt die Übergabe auf Grund eines persönlichen Ereignisses der Person (z. B. zum Geburtstag oder zur Hochzeit), sind Präsente bis zu einem Gesamtwert von 60 Euro als Aufmerksamkeit steuerfrei und abgabenfrei.

Erfüllt das Geschenk die steuerlichen Voraussetzungen für Sachbezüge (z. B. Sachzuwendungen wie Geschenkgutscheine), kann bei Erfüllung weiterer Voraussetzung bis zu einer Höhe von 50 Euro pro Monat eine Steuerfreiheit der Sachzuwendung vorliegen.

Beachten Sie bei allen Konstellationen und Sonderfällen; eine Gewissheit besteht immer:

Geldgeschenke sind kein Sachbezug und somit immer steuerpflichtiger Arbeitslohn!

In den nachfolgenden Kapiteln werden alle Fälle für (steuerfreie) Geschenke für Mitarbeiter und deren Folgen für Lohnsteuer und Sozialabgaben vorgestellt und erläutert.

Mitarbeitergutscheine: steuerfrei unter bestimmten Voraussetzungen

Seit vielen Jahren sind Gutscheine und Prepaidkarten an Mitarbeiter als (steuerfreie) Sachbezüge (Sachzuwendung) sehr beliebt. In der Vergangenheit war es relativ einfach, den Angestellten mit solchen Sachbezügen einen steuerfreien Bonus zukommen zu lassen.

Seit 2022 gelten für Gutscheine strengere Regelungen, damit diese lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind und bleiben. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass die Gutscheine nur dann unter die Anwendung der Sachzuwendungen (Sachbezug) fallen, wenn sie den Mitarbeitern „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ übergeben werden.

Mit dieser sehr beamtigen Formulierung ist streng genommen nur eins gemeint: Eine Entgeltumwandlung (Gutschein gegen Lohnverzicht) ist ausgeschlossen, damit nicht steuer- und beitragspflichtige Löhne ganz einfach in steuer- und beitragsfreie Entgeltbestandteile umgewandelt werden können.

Eine zusätzliche Voraussetzung besteht darin, dass Gutscheine ausschließlich für einen Bezug von Waren oder Dienstleistungen verwendet werden können. Sobald eine Verwendung als Zahlungsmittel oder eine Auszahlungsmöglichkeit besteht, ist das Thema „steuerfreie Gutscheine“ schon vorbei.

Damit es schön undurchsichtig und komplex wird, haben die Finanzbehörden eine bürokratische Hürde geschaffen: Die Gutscheine müssen die strengeren Voraussetzungen des sogenannten „Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG)“ erfüllen. Zusammengefasst sind nur solche Gutscheine zulässig, die

• für eine limitierte Produktpalette (Kinogutscheine, Tankkarten, Buchgutscheine usw.) oder
• für limitierte Anbieter (Ladengutscheine, Gutscheine von Einzelhandelsketten, regionale City-Cards)

verwendbar sind.

Aber es gibt auch noch etwas Positives bei den Anwendungsvoraussetzungen für Gutscheine. Vor 2022 lag die betragsmäßige Freigrenze bei 44 Euro pro Monat, seit 2022 wurde diese um stolze 6 Euro auf 50 Euro erhöht.

Geschenke an Arbeitnehmer: persönlicher Anlass

Liegt bei einem Mitarbeiter ein persönlicher Grund für die Übergabe eines Geschenks zugrunde, kann die Zuwendung bis zu einem Höchstbetrag von 60 Euro (brutto!) steuerfrei gewährt werden.

Aber hier bitte genau hinsehen! Bitte beachten: Es muss ein persönliches Ereignis vorliegen.

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Darunter fallen beispielsweise:

• Geburtstag
• Hochzeit
• Geburt eines Kindes
• Mitarbeiterjubiläum
• Beförderung des Mitarbeiters
• Promotion
• Bestehen einer persönlichen Prüfung (Ausbildung, Weiterbildung)
• Krankheit

Explizit kein persönliches Ereignis liegt vor bei

• allgemeinen Feier- und Festtagen (Weihnachten, Ostern)
• Betriebsjubiläum (es ist ein „persönliches“ Ereignis des Unternehmens)

Praxistipp

Geschenke für Mitarbeiter aus persönlichem Anlass können – im Gegensatz den 50-EUR-Sachbezügen – bei Vorliegen entsprechender Anlässe theoretisch unbegrenzt oft in einem Monat steuerfrei übergeben werden. Heiratet ein Mitarbeiter in dem Monat, in dem er Geburtstag hat und eine Prüfung gemeistert hat und wird in dem Monat auch noch sein Kind geboren und er aus Anlass der ganzen freudigen Ereignisse noch befördert, kann der Chef fünf Mal in die Geschenketasche greifen.

Zugegeben, recht theoretisch (wäre ein aufregender Monat für den Mitarbeiter), aber im Endergebnis bleibt festzuhalten, dass in der betrieblichen Lohnbuchhaltung keine Überwachung bezüglich Häufigkeit dieser Art der Mitarbeitergeschenke erfolgen muss.

Mitarbeitergeschenke an der Weihnachtsfeier

Werden Mitarbeitergeschenke während einer betrieblichen Weihnachtsfeier vom Arbeitgeber übergeben (Weihnachtsgeschenke), liegen ausdrücklich keine persönlichen Anlässe der Mitarbeiter vor. Die 60-Euro-Höchstgrenze kann daher nicht angewendet werden.

Die Kosten für die Weihnachtsgeschenke sind in die Gesamtkosten für die Betriebsfeier einzurechnen. Für Betriebsveranstaltungen (dazu zählt die Weihnachtsfeier) gilt, sofern es nicht mehr als zwei Veranstaltungen pro Jahr sind, eine Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter.

Ist diese Betragsgrenze überschritten, oder wurden mehr als zwei Betriebsveranstaltungen durchgeführt, sind die Aufwendungen nicht steuerfrei und es liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn der Mitarbeiter vor. Damit diese nicht mit Lohnsteuer zur (Weihnachts-) Kasse gebeten werden müssen, besteht grundsätzlich die Möglichkeit einer Pauschalversteuerung mit 25 % durch den Arbeitgeber.

Geschenke an Mitarbeiter über 60 Euro – Folgen für die Buchhaltung

Liegen Mitarbeitergeschenke über 60 Euro (ab 60,01 Euro aufwärts) und entfällt damit die Möglichkeit für eine steuerfreie Gewährung, ist das Präsent grundsätzlich in voller Höhe lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Die 60-Euro-Grenze ist eine Freigrenze und kein Freibetrag.

Dies bedeutet, dass der Gegenwert des Geschenks als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn über die Lohnabrechnung laufen muss. Sind die Voraussetzungen zur Pauschalversteuerung nach § 37b EStG erfüllt (siehe unten), können betroffene Unternehmen die Lohnsteuer für den Mitarbeiter pauschal ermitteln und übernehmen.

Die Voraussetzungen zur Pauschalversteuerung nach § 37b EStG bei Mitarbeitern sind im Wesentlichen:

• Zuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt
• Geschenkwert max. 10.000 Euro (keine Luxus-Geschenke!)
• keine alternative Pauschalierungsmöglichkeit (z. B. 1%-Regelung bei Firmenwägen) vorhanden

Kleine Geschenke für Mitarbeiter bis 10 Euro (Streuwerbeartikel)

Sachzuwendungen von geringem Wert, die vornehmlich zu Werbezwecken verteilt werden, werden Streuwerbeartikel genannt. Typische Beispiele hierfür sind Kugelschreiber, einfache Powerbanks, USB-Speichersticks, Feuerzeuge usw. In der Regel werden solche Artikel mit Werbeaufdruck vornehmlich an Kunden und Interessenten gegeben, eine Übergabe an Mitarbeiter ist in der Praxis auch denkbar. Wie ist dann zu verfahren?

Handelt es sich um eine Zuwendung im Rahmen eines Streuwerbeartikels an einen Arbeitnehmer, liegt analog zur Abgabe an Dritte ein steuerfreies Geschenk vor. Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer müssen sich um eine Lohnsteuer- oder Sozialversicherungspflicht Gedanken machen.

Bei der Wertgrenze von Streuwerbeartikeln ist von einem Nettowert auszugehen. Kostet ein Kugelschreiber also brutto 11,90 Euro (und somit netto 10,00 Euro), liegt immer noch eine geringwertige Zuwendung im Rahmen eines Streuwerbeartikels vor. Bei der Ermittlung der Wertgrenzen für Sachbezüge (Freigrenze für Sachzuwendungen: 50 Euro pro Monat) oder Aufmerksamkeiten (60 Euro) wird abweichend von einem Bruttobetrag ausgegangen.

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Pauschalversteuerung: Geschenke für Mitarbeiter

Sofern eine Steuerbefreiung für Mitarbeitergeschenke nicht greift, hat der Arbeitgeber noch die Möglichkeit (nicht die Pflicht!), die Zuwendung pauschal mit 30 % selbst zu versteuern (§ 37b EStG). Diese Regelung dient als letzte Chance, um eine Besteuerung beim Arbeitnehmer zu verhindern.

Was wäre es für ein Signal, wenn der Arbeitnehmer freudestrahlend ein Geschenk vom Arbeitgeber erhält und später auf der Lohnabrechnung erfährt, dass er dafür auch noch Lohnsteuer bezahlen muss. Da werden Mitarbeitergeschenke schnell zum Bumerang und die eigentlich gedachte positive Wirkung verpufft.

Die Option zur pauschalen Versteuerung durch den Arbeitgeber ist für eine Empfängergruppe (z. B. alle Vertriebsmitarbeiter) und alle Geschenke eines Jahres grundsätzlich einheitlich anzuwenden. Sie können also nicht innerhalb eines Kalenderjahres bei der Frau Müller pauschal versteuern und bei der Frau Meier (vergleichbarer Fall) nicht.

Die Möglichkeit zur Pauschalversteuerung nach § 37b EStG entfällt, wenn Mitarbeitergeschenke eine Werthöhe von 10.000 Euro überschreiten; sogenannte Luxusgeschenke.

Praxistipp

Beachten Sie: Die Pauschalversteuerung kommt nur bei steuerpflichtigen Sachzuwendungen (Sachbezüge) zur Anwendung. Sobald eine Befreiungsvorschrift greift, ist das Thema pauschale Steuern vom Tisch. Dies ist beispielsweise der Fall bei

• Aufmerksamkeiten (Geschenkkorb)
• Leistungen im überwiegend betrieblichen Interesse
• Sachbezügen bis 50 Euro (Freigrenze) pro Monat
• Geschenk bis 60 Euro zu einem persönlichen Ereignis des Mitarbeiters
• Arbeitsessen im Gesamtwert von max. 60 Euro
• Getränke und Genussmittel, die üblicherweise kostenfrei zum Verzehr überlassen werden (z. B. Kaffee, Erfrischungsgetränke, Obst, unbelegte Backwaren)
• Streuwerbeartikel bis 10 Euro
• Mitarbeiter-Teilnahme bei einer geschäftlichen Bewirtung

Aufzeichnungspflichten bei Mitarbeitergeschenken

Bei Mitarbeitergeschenken sind die Nachweis- und Aufzeichnungspflichten zwar nicht so streng wie bei Geschenken an Geschäftspartner. Werden Geschäftspartner beschenkt, müssen Angaben zur Dokumentation des Vorgangs zeitnah erfolgen – also nicht erst am Jahresende zum Jahresabschluss oder gar vor oder während einer angekündigten Betriebsprüfung. Die dazugehörigen Aufwendungen sind nach § 4 Abs. 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.

Auch wenn diese Vorgaben explizit nur bei Geschenken an Geschäftsfreunde (im Gesetzesdeutsch: „Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind“) gelten, empfiehlt es sich, bei Mitarbeiterschenken ebenfalls sauber und nachweisbar zu dokumentieren.

Empfehlenswert ist es, die nachfolgenden Punkte zu dokumentieren und Belege zu den Unterlagen zu nehmen, um bohrende Fragen der Finanzbeamtenschaft klärend beantworten zu können:

• Empfänger des Geschenks
• Zeitpunkt der Übergabe
• Kostennachweise zum Geschenk
• angefallene Nebenkosten
• Nachweis zu eventueller (Pauschal-) Versteuerung

Zusammenfassung

Geschenke für Mitarbeiter kommen in der Praxis vor und sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Allerdings gilt dies nicht für jedes Geschenk und für jeden Anlass. Um die Steuerfreiheit zu erreichen, müssen u.a. Grund und Gegenwert der Präsente genau überprüft werden. Die einfachste Konstellation liegt bei Streuwerbeartikeln wie Kugelschreiber, Powerbanks, Feuerzeuge usw. (unter 10 Euro) vor. Diese sind – wie bei der Übergabe von Geschenken an Geschäftspartner – steuer- und beitragsfrei.

Erhält der Mitarbeiter vom Arbeitgeber ein Präsent zu einer persönlichen Veranlassung (z. B. zum Geburtstag oder zur Hochzeit), sind die Geschenke bis 60 Euro als Aufmerksamkeit steuerfrei.

Bekommt ein Arbeitnehmer einen Gutschein bis max. 50 Euro zusätzlich zu seinem Arbeitsentgelt „on top“, können damit Waren oder Dienstleistungen bezogen werden und sind die Voraussetzungen des „Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes“ (ZAG) erfüllt, liegt ein steuer- und abgabenbefreiter Sachbezug vor.

Sind all diese Voraussetzungen nicht erfüllt, müssen Geschenke für Mitarbeiter grundsätzlich mit Lohnsteuer und Sozialabgaben belastet werden – außer der Arbeitgeber übernimmt die Abgaben im Rahmen der Pauschalversteuerung nach § 37v EStG. Bitte beachten: Dann sollte aber kein Luxus-Geschenk im Wert von über 10.000 Euro übergeben worden sein.

Wie Geschenke an Mitarbeiter korrekt in der Buchführung verbucht werden, erläutert der Blog-Beitrag „Geschenke an Mitarbeiter korrekt buchen“ ausführlich und informativ. Sind Geschenke an Geschäftspartner zu verbuchen, sind sie hier richtig.

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Häufige Fragen zu „Geschenke für Mitarbeiter“ (FAQ)

Kann man Geschenke an Mitarbeiter absetzen?

Geschenke an Mitarbeiter können – sofern eine betriebliche Veranlassung vorliegt – abgesetzt werden. Lediglich bei Geschenken, die ausschließlich für private Zwecke erworben wurden, entfällt der Betriebsausgabenabzug.

Wie teuer darf ein Geschenk für Mitarbeiter sein?

Ist ein persönlicher Anlass (z. B. Geburtstag) Grund für Mitarbeitergeschenke, darf der Wert 60 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) nicht überschreiten. Bei geringwertigen Giveaways, sog. Streuwerbeartikeln wie Kugelschreiber, Feuerzeuge, Powerbanks usw. darf der Wert 10 Euro (ohne Mehrwertsteuer) nicht überschreiten.

Welche Gutscheine sind für Mitarbeiter steuerfrei 2024?

Werden Gutscheine an Mitarbeiter ausgegeben oder verschenkt (sog. Sachbezüge), darf neben weiteren sachlichen Voraussetzungen der Wert nicht über 50 Euro liegen.

Was darf ich Mitarbeitern schenken?

Sofern eine betriebliche Veranlassung vorliegt, sind nahezu alle Geschenke an Mitarbeiter möglich und als Betriebsausgabe abziehbar. Je ausgefallener und sonderbarer die Geschenke werden, umso mehr müssen eventuell Finanzbeamte von den betrieblichen Anlässen überzeugt werden.

Wie hoch dürfen Geburtstagsgeschenke für Mitarbeiter sein?

Bei Geburtstagsgeschenken für Mitarbeiter liegt eine betriebliche Veranlassung und ein persönlicher Anlass des Mitarbeiters vor. Daher dürfen Geschenke bis zu einem Wert von 60 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) steuerfrei übergeben werden.

Was sind Aufmerksamkeiten an Mitarbeiter?

Aufmerksamkeiten sind Präsente an Mitarbeiter aus persönlichen Anlässen wie Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Mitarbeiterjubiläum usw. Sofern der Wert der überreichten Aufmerksamkeit 60 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) nicht übersteigt, ist der Vorgang ist für den Mitarbeiter abgaben- und steuerfrei.

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Der Beitrag Geschenke für Mitarbeiter steuerfrei 2024 übergeben wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.