Haben Sie sich als Unternehmer für ein eigenes Buchhaltungsprogramm entschieden, steht die – zugegeben nicht einfache – Suche nach einer passenden Lösung bevor. Dieser Blog-Beitrag unterstützt Sie dabei, indem er einen ausführlichen Überblick über die wichtigsten Softwareanbieter auf dem Markt für Buchführungssoftware und deren Lösungen liefert.

Sofern Sie vorab einen Überblick über die notwendigen Anforderungen für Betriebe benötigen, finden Sie den im ausführlichen Blog-Beitrag „Anforderungen Buchhaltungssoftware: 16 wesentlich Kriterien für die optimale Auswahl„.

Buchhaltungssoftware BuchhaltungsButler GmbH

BuchhaltungsButler Überblick

BuchhaltungsButler ist eine cloudbasierte Buchhaltungslösung für kleine Unternehmen und Freiberufler. Die Software bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der Sie Rechnungen schreiben und Aufzeichnungen führen können. BuchhaltungsButler ist auch in der Lage, automatisch Belege zu erfassen und zu kategorisieren, was die Buchhaltung deutlich erleichtert.

Die Buchhaltungssoftware ist primär auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen zugeschnitten und bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter die Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen, Ausgaben zu verfolgen und Berichte zu generieren.

BuchhaltungsButler Sahnestücke

Die Besonderheit bei BuchhaltungsButler besteht in der Möglichkeit, die Buchhaltung hochgradig zu automatisieren. Lernende Eigenschaften der künstlichen Intelligenz kommen zur Anwendung und helfen Ihnen bei der individuellen Abarbeitung der Geschäftsvorfälle. Für die (lästigen) Routineaufgaben stehen Sammelfunktionen zur Auswahl.

Zudem können Sie den Funktionsumfang und somit die Kosten je nach Ihrem Kenntnisstand in Sachen Buchführung anpassen und haben so die optimale Lösung für Ihre eigene Buchhaltung.

Funktionen von BuchhaltungsButler

Im Funktionsumfang sind je nach Preismodell folgende Punkte enthalten:

• Buchhaltung
• Rechnungsprogramm
• Zahlungs- und Belegmanagement
• Bankenanbindung & Schnittstellen
• Auswertungen und Exporte

Im Buchhaltungsprogramm sind Einnahme-Überschussrechnungen (EÜR) sowie Bilanzen erstellbar. Gleiche oder ähnliche Arbeiten werden mit Sammelfunktionen vereinfacht und automatisiert, unabhängig ob es hunderte oder tausende Fälle sind. Ebenfalls hilfreich sind die Kontierungs- und Workflow-Regeln, die Tätigkeiten wie Beleg-Kontierungen, Einstufen von Zahlungen als beleglos oder die Zuweisung von Debitoren- und Kreditorenkonten über individuell definierbare Regeln steuern.

Automatische Plausibilitätsprüfungen weisen auf Buchungsfehler hin und helfen so, die Datenqualität zu optimieren. Dabei geht es nicht nur um die berühmten „Falschherum-Buchungen“, sondern auch um komplexere Zusammenhänge und Abhängigkeiten (fehlende Buchungen, ältere offene Posten). Je nach Bedarf könne auch einfache und komplexe Umsatzsteuer-Sachverhalte oder Anlagenvermögen geführt und gebucht werden.

Im Fakturierungsmodul „Rechnungsprogramm“ können Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und das Mahnwesen einfach und ebenfalls hochgradig automatisiert abgewickelt werden. Die Ausgabe der Belege auf verschiedenen Wegen (Druck, PDF, Export, Versand) ist ebenfalls möglich.

Das Zahlungs- und Belegmanagement wendet eine KI-gestützte Belegerkennung, (Vor-) Sortierung und Freigabe an. Aus den verarbeiteten Vorgängen können aus der Anwendung Überweisungsfunktionen (XML, direkte Freigabe) für offene Rechnungen in Anspruch genommen werden.

Die Anwendungen bieten über 12 Schnittstellen zu den gängigen Systemen (PayPal, Amazon, Shopware usw.) mittels CSV-Format oder direkter Anbindung. So können beispielsweise über 5.000 Banken und Kreditkarten einfach und effektiv angebunden werden.

Auswertungen und Statistiken können individualisiert und empfängerorientiert ausgegeben werden. Hier stehen eine Vielzahl an vordefinierten Auswertungen wie Umsatzsteuervoranmeldung, Betriebswirtschaftliche Auswertung, Summen.- und Saldenlisten oder Exportlisten zur Verfügung.

Übersicht Kosten BuchhaltungsButler

Die Kosten für die Buchhaltungssoftware sind monatlich oder jährlich zu entrichten. Es gibt derzeit drei verschiedene Preismodelle (Vorbucher, Selbstbucher und Premium), die alle auf Anwendungsintensität und Kenntnisstand des Nutzers ausgerichtet sind. Bei Vorbucher bucht der Anwender in relativ geringem Umfang vor, der Steuerberater und das Buchhaltungsbüro überprüft anschließend die Buchungen und schließt ab.

Der Selbstbucher hingehen nutzt den vollen Funktionsumfang für Buchhaltung oder Bilanzierung und erstellt die wichtigsten Steueranmeldungen (Umsatzsteuervoranmeldung) selbst. Die Premium-Version ist für größere Teams aus Buchhaltungsspezialisten ausgelegt und stellt das Rundum-Sorglos-Paket dar. Alle Preismodelle können gratis getestet werden.

Die Mietkosten (kein Kauf) für die Software können entweder auf Monatsbasis (Laufzeit 1 Monat) oder auf Jahresbasis (Laufzeit 1 Jahr) gewählt werden. Aktuell fallen für den Vorbucher ca. 25 EUR, für den Selbstbucher ca. 30 EUR und für die Premium-Version ca. 80 EUR pro Monat an (einjährige Laufzeit).

Buchhaltungsprogramm Sage

Sage Überblick

Sage bietet sowohl branchenunabhängige, kaufmännische Komplettlösung für Kleinunternehmen, Freiberufler und Selbstständige (Sage 50), als auch Lösungen für Mittelständler und international tätige Großunternehmen (Sage 100; Sage X3). Das Unternehmen ist Anbieter seit über 40 Jahren und bedient mehr als 2 Millionen Kunden.

Neben der klassischen Buchhaltungssoftware kommen Warenwirtschaftssysteme, Lohnabrechnungs- und Personalsoftware sowie Vertriebslösungen wie Customer Relationship Management (CRM) Systeme und Shopsysteme zum Einsatz. Darüber hinaus können sogar auch revisionssichere Dokumentenmanagementsysteme von Sage eingesetzt werden.

Getoppt wird das Angebot mit speziellen Branchenlösungen für Handwerker (Sage 50 handwerk), ERP-Systemen für Produktion und Handel (Sage 7) und die Kunststoffindustrie (Sage Wincarat).

Sage Sahnestücke

Die Besonderheit bei Sage ist die Unabhängigkeit bezüglich Branchen- und Unternehmensgrößen. Sage 50 ist beispielsweise speziell für kleine Unternehmen mit Wachstumsambitionen entwickelt, die ihre Prozesse einfach und effizient halten wollen. Der Einrichtungsaufwand zur Nutzung der Buchhaltungssoftware ist absichtlich einfach und gering gehalten.

Sobald Unternehmen wachsen, kann der Produktumfang bei Sage individuell mit Zusatzfunktionen angepasst und von den Erfahrungen von Sage auch mit größeren Unternehmen profitiert werden. Sie sind mit Ihrem Unternehmen bei Sage also nicht für immer und ewig im Kleingewerbe-Becken gefangen.

Der professionelle Support ist bei Sage ein lang bewährtes Steckenpferd. Direkte Hilfestellung zu allen Fragen der Buchhaltungssoftware und Anwendung werden von kompetenten Fachkräften beantwortet.

Funktionen von Sage Buchhaltung

Sage deckt die vielschichtigen und umfangreichen Teilbereiche der Buchhaltung ab, so beispielsweise

• Finanzbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung
• Debitorenbuchhaltung
• Kreditorenbuchhaltung
• Bilanzbuchhaltung

Um überall und jederzeit auf die Buchhaltungsdaten zugreifen zu können, bietet Sage die Online-Buchhaltung in der Cloud an. Durch die Online-Speicherung der Daten in der Cloud können alle Zugriffsberechtigten in Echtzeit Rechnungen erstellen, Zahlungen verarbeiten und Auswertungen aufrufen. Die erforderliche Sicherheit wird durch einen zertifizierten Verschlüsselungsstandard erreicht.

Übersicht Kosten Sage

Grundsätzlich fallen bei Sage je nach Produkt und Variante (Standard, Comfort, Professional) monatliche Lizenzkosten an. Im Fall des reinen Buchhaltungsmoduls betragen die monatlichen Kosten ca. 20-25 EUR pro Arbeitsplatz.

Im Fall von Sage50 liegen die Kosten zwischen ca. 30 und 40 EUR pro Monat und pro Arbeitsplatz – nach einem 30-tätigen kostenfreien Zeitraum.

Die Sage50 Handwerker-Version variiert je nach Umfang (Start, Basic, Professional) zwischen ca. 15 und 80 EUR pro Monat.

sevDesk Buchhaltung

sevDesk Überblick

sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungs- und Fakturierungs- und Warenwirtschaftssoftware, die speziell für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen konzipiert wurde. Der Fokus liegt auf Unternehmer, die auf der einen Seite ihre Buchhaltung selbst in die Hand nehmen möchten, auf der anderen Seite dabei aber durch Professionalität und Automatisierung bestmöglich unterstützt werden möchten.

sevDesk konzentriert sich auf die vorbereitenden Buchhaltungsaufgaben. Abschlüsse (Einnahme-Überschussrechnungen oder Bilanzen) sind mit sevDesk nicht möglich. Dafür sind bewährte Schnittstellen zu den gängigen Steuerberater-Anwendungen (DATEV) vorhanden.

Da die Anwendung cloudbasiert arbeitet, bietet der Anbieter auch eine Vielzahl an mobilen Lösungen. So können mit kostenfreien Apps bequem Angebote und Rechnungen geschrieben und Belege digitalisiert werden.

sevDesk Sahnestücke

Da sich sevDesk auf Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen konzentriert, liegt die Stärke der Anwendung in der praktischen und effizienten Vorerfassung der Buchhaltung. Während andere Anwendungen die teils hochkomplexen Bedarfe und Funktionen der Abschlussersteller und Steuerberater berücksichtigen müssen, setzt sevDesk konzentriert auf die unternehmerische Vorstufe.

Dabei kommen die Funktionen und Benefits für die Unternehmer aber bei Weitem nicht zu kurz. Ganz im Gegenteil, sie stehen bei sevDesk zentral im Fokus. Egal ob automatisierte Bearbeitung von Rechnungen oder digitale Erfassung von Belegen von unterwegs.

Aus diesem Grund kann sich sevDesk als die bestbewertete Buchhaltungssoftware (u. a. Trusted, ProvenExpert und Google Reviews) bezeichnen.

Funktionen von sevDesk

Das Modul Rechnung ist für Unternehmer gedacht, die ihre Rechnungen schnell und einfach erstellen wollen. Beim Modul Buchhaltung kommen die Betriebsinhaber auf ihre Kosten, die ihre Finanz-Buchhaltung selbst in die Hand nehmen möchten. Der volle Funktionsumfang wird Chefs im Modul Warenwirtschaft ermöglicht.

Das Modul Buchhaltung bietet im Standard folgende Funktionen:

• Angebote und Rechnungen erstellen
• Belege erfassen und verwalten
• automatische Auswertungen
• laufende Buchhaltung inkl. Kassenbuch und Anlagenverwaltung
• Kontaktmanagement
• Schnittstellen (Elster, Steuerberater)

Neben den Standardfunktionen können auch je nach individuellem Bedarf Zusatzfunktionen (Add-ons) wie Layouts, Zeiterfassung oder Inventare hinzugebucht werden.

Übersicht sevDesk Kosten

Das Modul Rechnung ist für einen monatlichen Betrag ab ca. 8 EUR erhältlich, das Modul Buchhaltung ab ca. 18 EUR und das vollumfängliche Modul Warenwirtschaft ab ca. 43 EUR pro Monat.

Die Zusatzmodule sind für einen Aufschlag von ca. 4 bis 20 EUR pro Monat erhältlich.

Für die Einrichtung kann auch ein zusätzlicher pauschaler Einrichtungsservice in Höhe von einmalig 49 EUR gebucht werden.

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Lexware Buchhaltung

Lexware Buchhaltung Überblick

Lexware gehört mit seiner Buchhaltungssoftware seit vielen Jahren zu den Marktführern im Wettbewerb. Das komplette Softwareangebot von Lexware rund um alle betriebswirtschaftlichen Themen ist ausgreift und bewährt.

Lexware ist es gelungen, die Software für Solo-Unternehmer und Profi-Anwender interessant zu machen. Durchdachte Eingabehilfen und starke Automatisierungen stellen dies unter Beweis. Die Folge ist, dass über 100.000 Unternehmer die Buchhaltungssoftware einsetzen.

Lexware Buchhaltung Sahnestücke

Die langjährige Erfahrung von Lexware zeigt sich in der praxisorientierten Ausrichtung der Buchhaltungssoftware. Der Benutzer gelangt über eine intuitive Startseite schnell und zielgerichtet in die verschiedenen Abschnitt – egal ob die Verbuchung einer Eingangsrechnung, eines Kassenbeleges oder eine Anlageguts ansteht.

Die Benutzerfreundlichkeit zeigt sich auch an den verschiedenen Wegen, die den Usern zur Verfügung stehen. Per Mausklick, per Tastenkombination oder per App können die Anforderungen umgesetzt werden.

Lexware Buchhaltung hat auch die Digitalisierung erfolgreich integriert. Belege können analog oder digital eingelesen und weiterführend digital verarbeitet werden. Bei der Verbuchung werden die Belege dann gewinnbringend mit dem Buchungssatz verbunden, so dass bei nachträglicher Betrachtung jeder Buchung immer der digitale Beleg zur Verfügung steht.

Eine große und vielfältige Auswahl an üblichen und speziellen Kontenrahmen gewährleistet auch eine schnelle Einrichtung der Buchhaltung. Neben den Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 (DATEV) gibt es Kontenrahmen für beispielsweise

• Hotel- und Gaststättengewerbe
• Ärzte
• Zahnärzte
• Pflegeeinrichtungen
• Land- und Forstwirtschaft
• Vereine
• und viele weitere

Funktionen von Lexware Buchhaltung

Die Funktionen von Lexware Buchhaltung bestehen grundsätzlich aus:

• Finanzbuchhaltung
• Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
• Schnittstellenmanagement
• Kassenbuch (Buchhaltung Plus)
• Mehrplatzfähigkeit und Rechteverwaltung (Buchhaltung Pro)
• integrierte Anlagenverwaltung (Buchhaltung Premium)

Im Standardmodul Buchhaltung sind Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) oder Doppelte Buchführung (Bilanzierung) mit Soll- und Haben-Buchungen anwendbar. Wiederkehrende Buchungen (z. B. Büromiete) können Dank durchdachter Vorlagen automatisiert verarbeitet werden. Mit Lexware online-banking erfolgt die bankseitige Anbindung.

Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung hat alle Verbindlichkeiten und Forderungen des Unternehmens im Blick. Fällige Zahlungen an Lieferanten werden ebenso effektiv überwacht wie die Kundenforderungen mit dem dreistufigen Mahnwesen.

Bei den Schnittstellen sind die üblichen Anbindungen wie DATEV oder Elster, aber auch Datenexporte für anstehende Betriebsprüfungen, abgedeckt.

Das im Leistungspaket Lexware Buchhaltung Plus enthaltene Kassenbuch wickelt alle baren Geschäftsvorfälle inklusive abendlichem Kassensturz ab. Selbstverständlich werden die hohen systemseitigen Anforderungen der Finanzverwaltung zur Kassenführung vollumfänglich erfüllt.

Die Mehrplatzfähigkeit der Anwendung ist im Modul Lexware Buchhaltung Pro gegeben. Arbeiten im Team und stufengerechte Berechtigungen sind hier problemlos möglich.

Abschließend kann im höchsten Leistungspaket Lexware Buchhaltung Premium das Anlagevermögen umfassend gebucht und verwaltet werden. Somit können alle verfügbaren Abreibungsarten (Sofortabschreibung, degressive Abschreibung usw.) direkt in die Buchhaltung fließen.

Übersicht Lexware Buchhaltung Kosten

Die Basis-Lösung von Lexware Buchhaltung kann für ca. 20 EUR pro Monat genutzt werden. In der Pro-Version (Einzelplatz) – der Beststeller bei Lexware – fallen Kosten von ca. 26 EUR pro Monat an. Die Plus-Variante als Einzelplatz-Anwendung kostet den Anwender ca. 34 EUR im Monat.

Die Versionen Pro und Premium sind auch als Mehrplatzlösungen für größere Unternehmen möglich. Dann falle Kosten von ca. 53 EUR (Pro) oder ca. 62 EUR (Premium) pro Monat an.

Papierkram-Software

Papierkram Überblick

Papierkram ist eine einfach zu bedienende Buchhaltungssoftware speziell für Selbständige sowie für kleine und mittlere Unternehmen. Neben den Standardfunktionen Fakturierung und Buchhaltung können auch moderne Zusatzmodule wie Zeiterfassung und Projektmanagement sowie Customer Relationship Management (CRM) Systeme hinzugebucht werden.

Die Software versteht sich als lösungsorientiert und verspricht, die Anwendung – insbesondere die Buchhaltung – neu zu denken.

Papierkram Sahnestücke

Neben der Konzentration und Ausrichtung auf kleine und mittlere Unternehmen ragt Papierkram mit seinen Teamfunktionen hervor. Eine Mehrbenutzerfähigkeit steht im Fokus und liefert somit auch durchdachte Teamlösungen wie Projektmanagement und Customer Relationship Management mit.

Die Hilfe- und Support-Seite von Papierkram ist sehr umfangreich und bietet neben den üblichen Erklär-Texten auch eine Vielzahl an Video-Tutorials und Vorlagen sowie verschiedene Rechner.

Funktionen von Papierkram

Die Standard-Funktionen von Papierkram umfassen

• Angebote
• Zeiten & Projekte
• Rechnungen
• Steuern und Analysen

Im Funktionsumfang Angebote sind ein Editor zur Erstellung überzeugender Angebote, die eine Versionierung und einen E-Mail-Versand ermöglichen. Bei Zeiten & Projekte können aus den angenommenen Angeboten direkt Projekte erstellt werden, die dann wiederum mit (Arbeits-) Zeiten bebucht werden können, um die vollumfassende Abrechnung zu gewährleisten. Hierüber können dann auch Zeit- und Projektbudgets überwacht und analysiert werden.

Das Modul Rechnungen gestaltet und erstellt Ausgangsrechnungen im steuerlich richtigen Umfang und Rahmen. Auch hier stehen individuelle Vorlagen und Styles zur Verfügung. Die offenen Rechnungen werden mit dem enthaltenen Mahnwesen effektiv überwacht.

Im Funktionsumfang Steuern und Analysen erfolgt die steuerliche Abbildung aller Geschäftsvorfälle. Mit einem Klick kann die Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) sowie notwendige steuerliche Anmeldungen (Umsatzsteuervoranmeldung) erzeugt werden. An verschiedene Empfänger (z. B. DATEV, Elster) kann über Export-Schnittstellen eine Datenausgabe erfolgen.

Übersicht Papierkram Kosten

Alle Versionen und Programme enthalten grundsätzlich die Hosting-Gebühren, Kosten für Datensicherung, Updates und Support. Papierkram will explizit verdeckte Extrakosten vermeiden.

Neben einer kostenfreien Version (Free), die zum Reinschnuppern und für kleine Unternehmen gedacht ist, können die User beim Preismodell zwischen der PRO+, der Team- und der Business-Variante wählen. Für PRO+ fallen ca. 8 EUR, für Team ca. 20 EUR und für Business ca. 40 EUR pro Monat an.

Auch bei Papierkram kann zwischen einer monatlichen und einer (günstigeren) jährlichen Abrechnung gewählt werden.

FastBill

FastBill Überblick

FastBill ist ebenfalls eine Online-Software, die vornehmlich für Freiberufler und Mittelständler geschrieben wurde. Neben einem Modul für Ausgangsrechnungen kommt auch die klassische Buchhaltung und ein Belegwesen zur Anwendung. Laut FastBill haben sich bereit 70.000 Unternehmen für die Buchhaltungssoftware entschieden, die den Anbieter zu 90 % positiv bewerten.

Wie bei (fast) allen Anbieter werden die Daten bei FastBill in der Cloud gehalten; die dafür notwendigen Server stehen in Deutschland und unterliegen somit den hohen Datenschutz- und Datenverarbeitungsgesetzen in Deutschland.

FastBill Sahnestücke

FastBill stellt sich ganz besonders auf die individuellen Kenntnisse und Erfahrungen der unterschiedlichen Anwender ein. So gibt es ein Module für Solo-Unternehmer, ein Plus- und ein Pro-Programm für die geübteren und ein Premium-Paket mit dem höchsten Grad an Automatisierung und Unterstützung.

Die Belegverarbeitung ist bei FastBill hochgradig digital und automatisiert. Erfolgt die (Vor-) Kontierung vom Unternehmer, schlägt FastBill automatisch passende Kategorien für den jeweiligen Geschäftsvorfall vor und erleichtert somit dem Anwender die (ungeliebte) Buchführungsarbeit.

Im Rahmen der Abrechnung können mit FastBill Arbeits- oder Projektzeiten (auch nachträglich) erfasst und abschließend abgerechnet werden. Der Unternehmen hat vor und während der Leistungserstellung mittels Live-Tracking einen guten Überblick über die Zeiten und Aufwendungen eines Abrechnungsprojekt.

FastBill hat nicht nur die übliche Schnittstelle zur Steuerberatersoftware (DATEV), sondern spricht auch direkt Steuerberater und „ihre“ Mandanten unterstützend an und liefern einen eigenen Steuerberaterzugang. Außerdem bestehen Partnerschaften zu zahlreichen Dienstleistern und Softwareanbietern, durch die FastBill-Anwender mit vorgefertigten Schnittstellen profitieren.

Funktionen von FastBill

Die Haupt-Funktionen von FastBill lassen sich in drei Gruppen unterteilen:

• Angebote und Rechnungen
• Buchhaltung und Belege
• Finanzen und Kunden

Mit dem Funktionsumfang Angebote und Rechnungen können in wenigen Minuten professionelle und rechtskonforme Ausgangsrechnungen erstellt werden; bei Bedarf helfen zur Verfügung stehende Vorlagen. Zudem können die erstellten Rechnungen (automatisiert) versendet werden. Standardfunktionen wie Mahnungen, Storno und Rabattberücksichtigung sind ebenfalls enthalten.

In der zentralen Funktion Buchhaltung und Belege werden alle steuerrelevanten Belege rechtssicher „eingesammelt“, verarbeitet und abgestimmt. Dies geschieht (automatisch) mittels E-Mail-Lösung, Scan-App oder per Drag-and-Drop. Im Anschluss erfolgen die Vorkontierung und abschließende Verbuchung der jeweiligen Geschäftsvorfälle.

Unter Finanzen und Kunden versteht FastBill die zielorientierte Auswertung der erfassten Daten. Mit einem Klick sind – über ein zentrales Dashboard – live Finanz- und Steuer-Informationen über das Unternehmen und die Kunden einzusehen. In Fokus stehen dabei Einnahmen, Ausgaben und (hoffentlich) hieraus ergebende Überschüsse. Abgerundet wird diese Funktion mit einer 360° Kundenakte mit individueller Zahlungsbereitschaft.

Übersicht FastBill Kosten

Die monatlich zu entrichtenden Kosten können mit einer monatlichen oder jährlichen Laufzeit abgerechnet werden, die jährliche Zahlungsweise ist – wie bei allen Anbietern – günstiger.

Für das Paket Solo fallen bei einem Benutzer ca. 9 EUR pro Monat an. Die Plus-Mitgliedschaft für versiertere Nutzer mit besserer Dokumentenverwaltung und Kundeninteraktionen wird mit ca. 14 EUR monatlich berechnet.

Das empfohlene PRO-Programm bietet grundsätzlich bereits 3 registrierbare Benutzer und bietet Teamfunktionen und weitere Automatisierungsfunktionen. Es wird mit ca. 27 EUR pro Monat berechnet.

Im letzten und besten Modul Premium ist der höchste Grad an Automatisierung möglich, das mit monatlich ca. 53 EUR berechnet wird. Hier sind dann bereits 5 Benutzer im Standard enthalten.

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Zusammenfassung

Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens, unabhängig von seiner Größe. In diesem Blogbeitrag haben wir einen umfassenden Überblick über einige der besten Anbieter auf dem Markt für Buchführungssoftware gegeben, darunter BuchhaltungsButler, Sage, sevDesk, Lexware, Papierkram und FastBill.

Diese Softwarelösungen bieten eine breite Palette von Funktionen, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Finanzen und betriebswirtschaftlichen Ergebnisse helfen. Von der automatischen Belegerfassung bis zur Erstellung von Rechnungen, von Steueranmeldungen bis zur Kundenverwaltung, diese Programme bieten eine Vielzahl von Werkzeugen, die Ihnen Zeit und Mühe sparen.

Unabhängig von Ihrem Kenntnisstand in der Buchführung oder der Größe Ihres Unternehmens gibt es passende Lösungen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Darüber hinaus bieten viele dieser Anbieter eine kostenlose Testphase, um sicherzustellen, dass die Buchhaltungssoftware auch tatsächlich Ihren Anforderungen entspricht.

Nutzen Sie die Chance, Ihre Buchhaltung zu optimieren und Ihren Unternehmenserfolg zu steigern, indem Sie eines dieser Buchhaltungsprogramme testen und in Ihre Arbeitsabläufe integrieren.

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Der Beitrag Buchhaltungssoftware für (kleine) Unternehmen – ein Überblick über 6 Softwareanbieter wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Doch welche Kriterien sollten für die Auswahl geeigneter Buchführungssysteme herangezogen werden? Die nachfolgenden 16 Punkte haben sich als wesentliche Anforderungen und für die Praxis wertvoll erwiesen. Sie sollten für Ihre Entscheidung berücksichtigt werden; damit Sie nichts übersehen und Ihren Entscheidungsprozess mit gutem Gefühl und Gewissheit abschließen können.

Warum jedes Unternehmen eine Buchhaltungssoftware haben sollte

Ein maßgeschneidertes und aktuell geführtes Buchführungssystem ist für (mittelständische) Unternehmen von großem Wert. Während viele Inhaber bei der (lästigen) unternehmerischen Aufgabe Buchführung auf die Dienste von Steuerberatern oder Buchhaltungsbüros zurückgreifen, bietet eine eigene Inhouse-Lösung eine Vielzahl von Vorteilen.

Eine eigene Buchhaltungssoftware ermöglicht eine präzise und optimale Anpassung an die individuellen Anforderungen des Unternehmens. Dies bedeutet, dass die Software in allen Belangen perfekt auf die Geschäftsprozesse und -ziele zugeschnitten ist.

Außerdem bietet eine Buchhaltungssoftware eine höhere Datensicherheit, da das Unternehmen die volle Kontrolle über die Daten hat und nicht von Drittanbietern abhängig ist.

Auch im Bereich der Zeit gibt es Vorteile: Die eigene Bearbeitung der Buchhaltung erfolgt meist deutlich schneller, da nicht auf die Kapazitäten eines Dritten abgestellt werden muss. Somit sind Echtzeitauswertungen viel schneller möglich und helfen den Unternehmensleitern, aktuelle und notwendige Entscheidungen treffen zu können.

Darüber hinaus können in der Regel mit eigenen Buchhaltungssystemen langfristige Kosten gesenkt werden, da Anpassungen und Updates in-house durchgeführt werden und nicht teuer bezahlt werden müssen.

Eine maßgeschneiderte Buchführungssoftware bietet Unternehmern und Betriebswirten die Kontrolle, Flexibilität und Effizienz, die für ihren finanziellen Erfolg von entscheidender Bedeutung sind.

Buchhaltungsprogramm kaufen: Anforderungen für die perfekt Auswahl

Nachfolgend sind die – in meinen Augen und nach praktischen Gesichtspunkten – wichtigsten Auswahlkriterien für eine Inhouse-Buchführungssoftware aufgeführt. Grundlage für die Auswahl der Punkte sind die in meiner Laufbahn gesammelten, persönlichen Erfahrungen bei der Einführung von zahlreichen Softwaresystemen.

Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl

Die Buchführungssoftware muss in der Lage sein – auch wenn wenig Menschen oder gar nur einer in der Buchhaltung arbeiten – von mehreren Benutzern gleichzeitig und mit unterschiedlichen Benutzerrechten bedient werden zu können. In der Regel sind moderne Anwendungen hierauf ausgerichtet; ggfs. werden die aktiven Benutzer durch das Lizenzmodell begrenzt. Dann sollten Sie darauf achten, dass jederzeit und unkompliziert die Benutzeranzahl erweitert werden kann.

Bedeutsam ist auch, wie das Lizenzmodell mit mehreren Usern umgeht. Es sind hier beispielsweise Lizenzen möglich, die an eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Gerät gebunden ist („named user licence„) oder solche, die auf einer begrenzten Anzahl von Geräten oder für eine begrenzte Anzahl von Benutzern ausgerichtet sind („concurrent licence„). Beide können für Ihr Unternehmen von Vorteil sein; schauen Sie daher sehr genau auf das Lizenzmodell des Anbieters.

Achten Sie darauf, dass die Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten einfach, intuitiv und im Optimalfall von Ihnen selbst vorgenommen werden kann. Es erweitert Ihre Flexibilität und die Sicherheit, wenn Sie stets verstehen, wer, wann und in welchem Umfang auf die Daten zugreifen kann.

Notwendige Software-Schnittstellen

Unternehmen verwenden oft eine Vielzahl von Softwareanwendungen für verschiedene Geschäftsprozesse, wie beispielsweise Customer Relationship Management (CRM), E-Commerce-Plattformen, Inventarverwaltung und ERP-Systeme. Eine Buchführungssoftware muss nahtlos mit diesen Systemen zusammenarbeiten, um den reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.

Durch die Vernetzung von Buchführungssoftware mit anderen Unternehmensanwendungen können Daten automatisch zwischen den Systemen übertragen werden. Dies reduziert die manuelle Dateneingabe und minimiert menschliche Fehler, was wiederum die Effizienz steigert und Zeit spart. Dies führt außerdem zu geringeren Personalkosten und effizienterem Verwaltungsaufwand.

Aber auch Schnittstellen zu System außerhalb Ihres Unternehmens sind bedeutsam und werden in diesem Zusammenhang gerne übersehen. So ist beispielsweise der Datenfluss zu externen Adressaten der Buchhaltung wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer oder Kreditinstitute für die Schnittstellen-Anforderung relevant.

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Erstellen Sie daher eine Liste mit den Anwendungen, die mit der Buchführungssoftware zusammenarbeiten sollen. Denken Sie hier groß und um’s Eck, denn so manche Schnittstelle liegt nicht immer gleich auf der Hand. Prüfen Sie dann, wie diese Anwendungen mit der Buchhaltungsanwendung kommunizieren; gibt es Standardschnittstellen, sollte das ein großer Pluspunkt sein.

Mobilität und Cloud-Optionen

In der heutigen mobilen Geschäftswelt ist es wichtig, von überall auf Finanzdaten der Buchhaltungssoftware zugreifen zu können. Hierbei wird nicht nur die Richtung vom Buchführungssystem zum User relevant (mobile Auswertungen), sondern auch die Richtung vom Benutzer zur Anwendung.

So bieten heute zahlreiche Buchführungsprogramme die Möglichkeit, mobil Daten und Belege zu erfassen und diese unter Umständen auch gleich vollumfänglich zu bearbeiten (Stichwort Reisekostenabrechnung von unterwegs).

Überprüfen Sie, ob die Buchführungssoftware mobile Apps und Cloud-Unterstützung bietet, um die Flexibilität und den Zugriff auf Ihre Daten zu gewährleisten, egal wo Sie sich befinden. Aber nicht nur das Vorhandensein mobiler Optionen ist von Bedeutung.

Mobile Lösungen erfordern ein erhöhtes Maß an Sicherheit, um ungewollte Zugriffe zu verhindern. Behalten Sie dies bei der Überprüfung der Anforderungen auch im Auge; ein wichtiger Schritt für Ihre Digitalisierung.

Integration in die vorhandene Infrastruktur

Die erste Frage in diesem Zusammenhang ist, ob die Buchführungssoftware zu dem vorhandenen Betriebssystem in der IT-Landschaft des Unternehmens passt. Die beste Software wird ungeeignet, wenn Sie nicht wirkungsvoll in die Infrastruktur eingefügt werden kann.

Darüber hinaus enthält die Buchführungssoftware wichtige finanzielle Daten, die oft mit anderen (bestehenden) Systemen in Ihrem Unternehmen in Beziehung stehen, wie z.B. E-Commerce-, Verkaufs-, Einkaufs- und Inventarsysteme. Eine nahtlose und saubere Integration gewährleistet auch hier die Konsistenz dieser Daten – über alle digitalen Systeme hinweg.

Durch eine gut organisierte Integration werden manuelle Datenübertragungen zwischen verschiedenen Systemen vermieden. Dies spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern; sofern die Integration reibungslos erfolgt ist.

Skalierbarkeit der Anwendung

Die Skalierbarkeit der Buchführungssoftware ist von entscheidender Bedeutung, da sich die Anforderungen von (mittelständischen) Unternehmens im Laufe der Zeit mit ziemlicher Sicherheit ändern werden. Gründe hierfür können vielfältig sein:

• das Unternehmen wächst und verarbeitet mehr Daten/Bewegungen
• Zuwachs bei den ausführenden Mitarbeitern ermöglicht das Insourcen von Buchführungsleistungen (z. B. Übernahme der Anlagenbuchführung)
• die Übernahme oder Gründung von Filialen, Betriebsstätten oder weiteren Unternehmen erfordert das Anlegen weiterer Mandanten im Buchführungsbestand
• die Erwartungshaltung der Unternehmensführung hinsichtlich der Auswertungsdarstellung und -qualität der erfassten Buchführungsdaten erfordert besondere Auswertungsmodule

Die Buchführungssoftware sollte daher in der Lage sein, mit Ihrem individuellem Wachstum Schritt zu halten, ohne dass ein aufwändiger Umstieg auf eine andere Plattform erforderlich ist.

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Dies bedeutet, dass die Buchhaltungssoftware sowohl die Verarbeitung von Transaktionen als auch die Speicherkapazität ausbauen können muss, wenn Ihr Unternehmen wächst. Stellen Sie sicher, dass die Software problemlos zusätzliche Benutzer, Geschäftsbereiche oder Filialen unterstützen kann.

Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung ist entscheidend, da Sie sicherstellen müssen, dass die Anwender – Ihre Mitarbeiter – die Buchhaltungssoftware effektiv und bequem nutzen können. Eine intuitive Benutzeroberfläche und klare, leicht verständliche Funktionen tragen dazu bei, die Einarbeitung zu erleichtern, eine Umstellung zu gewährleisten und die Fehlerquote zu minimieren. Übermäßig komplexe Software kann zu Frustration führen und die Effizienz erheblich beeinträchtigen.

Vorsicht: Die Einschätzung eines Vertriebsmitarbeiters oder der Geschäftsleitung, dass die anvisierte Buchhaltungssoftware benutzerfreundlich ist – oder gar ein Testat des Anbieters – heißt noch lange nicht, dass auch Ihre anwendenden Mitarbeiter die Meinung teilen.

Lassen Sie daher Ihr Team die Buchhaltungssoftware im Rahmen der Testphase ausführlich selbst ran. Nur eigene Tests und eigene Eindrücke auf der Ebene der mit der Anwendung arbeitenden Mitarbeiter verfestigen die Einschätzung über die Benutzerfreundlichkeit.

Aber nicht nur die Bedienung der Software trägt zur Benutzerfreundlichkeit bei. Das Vorhandensein aller gängigen Kontenrahmen – auch für Spezialfälle (z. B. Ärzte, Autowerkstätten, Franchisenehmer) erleichtert die Anwendung der Buchhaltungssoftware.

Compliance und Rechtssicherheit

In vielen Branchen und Regionen unterliegen Unternehmen strengen gesetzlichen Vorschriften und Regularien, die den Umgang mit Daten, den Datenschutz, die Datensicherheit und andere Aspekte der Unternehmensführung regeln. Die Verwendung einer Buchhaltungssoftware, die diesen rechtlichen Anforderungen nicht gerecht wird, kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, einschließlich Geldbußen, Sanktionen und Rufschäden.

Die Buchführungssoftware muss daher ohne Wenn und Aber den aktuell gültigen steuerlichen und gesetzlichen Vorschriften Ihres Landes entsprechen. Dies muss auch der Fall sein, wenn kurzfristige Gesetzesänderungen (temporäre Veränderungen der gültigen Umsatzsteuersätze) auf dem Plan stehen. Erst dann unterscheiden sich gute Anbieter von den weniger guten.

Die Auswahl einer Buchführungssoftware, die den rechtlichen Anforderungen entspricht, hilft, das rechtliche Risiko zu minimieren. Es schützt das Unternehmen und die Buchhaltung vor rechtlichen Streitigkeiten und potenziellen Haftungen.

Berichterstellung und Analyse

Die Fähigkeit, aussagekräftige (Finanz-) Berichte zu erstellen und zu analysieren, ist entscheidend, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verstehen. Durch die Verwendung von Buchführungssoftware, die umfassende Berichtsfunktionen bietet, können Sie Einnahmen, Ausgaben, Gewinne und Verluste klar verfolgen.

Finanzberichte und Analysen dienen als Grundlage für wichtige geschäftliche Entscheidungen. Sie helfen Ihnen, Trends zu erkennen, Ressourcen zu optimieren und Geschäftsstrategien zu entwickeln. Die Buchhaltungssoftware sollte daher die (individuelle) Erstellung von Berichten ermöglichen, die auf Ihre spezifischen Informationsanforderungen zugeschnitten sind.

Achten Sie auch darauf, dass Sie diese Berichte selbst erstellen oder zumindest anpassen können, ohne bei jedem Bedarf auf einen teuren Programmierer zurückgreifen zu müssen. Gute Softwareanbieter haben heute Berichtsgeneratoren, die per Drag-and-Drop bedient werden können und somit sehr intuitiv sind.

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Moderne Buchführungssoftware sollten Echtzeitdaten liefern, was entscheidend ist, um aktuelle Einblicke in die finanzielle Situation Ihres Unternehmens zu erhalten. Dies ermöglicht es, schnell auf Veränderungen zu reagieren und fundierte Entscheidungen zu treffen – und eben nicht erst den Quartals- oder Monatsabschluss abwarten zu müssen.

System-Sicherheit

Da finanzielle Daten äußerst sensibel sind, ist die Sicherheit des Buchführungssystems von größter Bedeutung. Die Buchhaltungssoftware sollte Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsupdates bieten, um unbefugten Zugriff und Datenverlust zu verhindern. Offenlegung oder Missbrauch von Finanzdaten können erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Ein hoher Grad an Systemsicherheit der Buchführungssoftware kann zudem dazu beitragen, Betrug und nicht autorisierte finanzielle Transaktionen zu verhindern, indem sie strenge Authentifizierungs- und Zugriffskontrollen bietet.

Eine zuverlässige Buchführungssoftware mit modernen Backup-Konzepten und -umsetzungen kann zudem sicherstellen, dass Geschäftsdaten auch bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Datenverlust oder Cyberangriffen wiederhergestellt werden können, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs – auch im Notfall – aufrechtzuerhalten.

Support und Schulung

So gut eine Buchführungssoftware auch sein mag – es wird der Tag kommen, bei dem Sie oder Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten mit der Anwendung haben und Unterstützung benötigen. Prüfen Sie daher vorab, ob der Software-Anbieter einen qualitativ hochwertigen Kundensupport bietet, der schnell, zuverlässig und zielführend auf Anfragen reagiert.

(Menschliche) Fehler in der Anwendung der Buchführungssoftware können schwerwiegende finanzielle Konsequenzen haben. Eine gründliche Schulung reduziert das Risiko von Fehlern, indem sie den Benutzern zeigt, wie sie die Buchhaltungssoftware ordnungsgemäß verwenden und Buchungsfehler vermeiden. Achten Sie daher auf das Vorhandensein von Schulungspaketen sowie -möglichkeiten und deren Qualität.

Ihre Mitarbeiter müssen Vertrauen in die Buchhaltungssoftware haben, um sie effektiv und zielorientiert nutzen zu können. Gut organisierte und durchgeführte Schulung werden erheblich dazu beitragen, dieses Vertrauen aufzubauen, da die Benutzer verstehen, wie die Software funktioniert und wie sie mit ihr arbeiten können.

Funktionalität der Anwendung

Die Funktionalität der Buchführungssoftware muss uneingeschränkt Ihren spezifischen Anforderungen gerecht werden. Dazu gehören grundlegende Buchführungsfunktionen wie die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben, die Erstellung von Einnahme-Überschussrechnungen oder Gewinn- und Verlustrechnungen und ggfs. die Bilanzierung.

Sie sollten auch in der Lage sein, Budgets zu erstellen, die Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung zu verwalten und möglicherweise Lohnabrechnungen durchzuführen und eine Kostenrechnung abzubilden. Stellen Sie sicher, dass die Buchhaltungssoftware auch branchenspezifische Funktionen bietet, die für Ihre unternehmensindividuelle Buchhaltung von Relevanz sind.

Erstellen Sie eine Liste dieser Anforderungen – ggfs. in Form eines Pflichtenhefts – und denken Sie dabei auch an die Zukunft. Ein wachsendes Ein-Mann-Unternehmen kann sich vielleicht im Moment nicht vorstellen, Mitarbeiter einzustellen und abzurechnen. Möglicherweise entsteht diese Anforderungen aber später und wird somit bedeutsam für die Buchführungssoftware.

Definition Pflichtenheft

Ein Pflichtenheft (auch Lastenheft genannt) ist ein Dokument, das die Anforderungen und Spezifikationen für die Auswahl einer Software detailliert beschreibt. Es stellt sicher, dass die Bedürfnisse und Erwartungen des Unternehmens oder der Organisation klar und verständlich festgehalten werden, sodass potenzielle Softwareanbieter oder Entwickler genau verstehen, was gefordert ist.

Gleichen Sie diese Liste dann mit der potenziellen Buchführungssoftware oder dem jeweiligen Vertriebsmitarbeiter ab. Tipp: Lassen Sie sich bezüglich der Funktionalitäten nicht auf Versprechungen des Vertriebs ein, sondern lassen Sie sich die für Sie wichtigen Funktionen schriftlich zusichern. Ich habe hier schon so manche (späte) digitale Überraschung erlebt.

Anpassbarkeit der Buchhaltungssoftware

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Buchführungsanforderungen. Der Grad der Anpassbarkeit der Software ermöglicht es, die Buchführungsfunktionen an die spezifischen Bedürfnisse, Prozesse und Geschäftsmodelle eines Unternehmens anzupassen.

Daher ist es wichtig, ob sich das potenzielle Buchhaltungssystem eher am Standard orientiert, oder die Anpassbarkeit einen hohen Stellenwert hat. Im ersten Fall (Standard) werden Sie in vielen Fällen Ihr Unternehmen mit seinen Prozessen stark an die Software anpassen müssen. Im zweiten Fall (hohe Anpassbarkeit) wird der Implementierungsprozess und spätere Justierungen aufwändiger und komplexer.

Die Anpassbarkeit der Buchführungssoftware ist ein entscheidender Faktor, um sicherzustellen, dass Ihr Buchführungssystem Ihren geschäftlichen Anforderungen gerecht wird und langfristig flexibel bleibt. Bevor Sie eine Buchführungssoftware auswählen, sollten Sie daher Ihre spezifischen Anforderungen und die Fähigkeit der Buchhaltungssoftware zur Anpassung an diese Anforderungen sorgfältig prüfen.

Kundenerfahrungen und Rezensionen

Die Meinungen und Erfahrungen anderer Kunden bieten Einblicke in die Zuverlässigkeit und Qualität der Buchführungssoftware. Wenn viele Kunden positive Erfahrungen teilen, ist dies ein Anzeichen dafür, dass die Buchführungssoftware auch in der Praxis zuverlässig und leistungsfähig ist.

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Kundenerfahrungen können auch wertvolle Informationen darüber liefern, wie gut der Kundensupport des Softwareanbieters ist. Den Support werden Sie eines Tages benötigen und eine gute Supporterfahrung sollte ein wichtiges Kriterium für die Softwareauswahl sein.

Lassen Sie sich hier nicht von allgemeinen Zusicherungen und Bewertungen beeinflussen. Fragen Sie nach Referenzkunden und besuchen Sie diese vor Ort oder sprechen Sie mit Anwendern im Rahmen einer Web-Konferenz.

Migrationsmöglichkeiten bestehender Daten

Wenn Sie von einer alten Buchführungssoftware auf eine neue umsteigen, ist eine reibungslose Datenmigration von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass die Software Anleitungen und Werkzeuge für die Datenübertragung bietet und dass Ihre historischen Daten sicher übertragen werden können und kein unkontrollierter Datenverlust stattfindet.

Da die Migration ein wichtiger, digitaler Aspekt beim Wechsel einer Software ist, sollten Sie hier eine große Gewichtung bei der Auswahl hinterlegen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur Unterstützung im Bereich der Dokumentation, sondern im Fall der Fälle auch durch erfahrende Consultants erhalten.

Aktualisierungen und Wartung

Regelmäßige Aktualisierungen der Software – egal ob Service Packs oder Sicherheitsupdates – sind überlebenswichtig, um Fehler zu beheben, die Software sicher und kompatibel zu halten, neue Gesetzesvorgaben oder IT-Standards zur berücksichtigen und zusätzliche Funktionen hinzuzufügen. Diese Updates müssen unbedingt angeboten werden – andernfalls haben Sie die falsche Software gewählt.

Bei einer Buchführungssoftware kann es mehrere Wege und Möglichkeiten geben, in den Genuss dieser Updates zu kommen. Sie sind entweder im Kaufmodell enthalten oder Bestandteile eines Wartungsvertrags. Es lohnt sich hier, genau hinzusehen, da es schon einen Unterschied macht, ob und wie lange die derzeitige Version der Software unterstützt und upgedatet wird.

Die Software sollte auch für Wartungsarbeiten leicht aktualisierbar sein. Wenn bei jedem Update ein stundenlanger Offline-Betrieb die Folge ist, mag das zwar bequem für den Softwareanbieter sein; für das buchende Unternehmen ist das jedoch von großem Nachteil. Achten Sie daher darauf, dass Updates und Releases durchgeführt werden können, ohne dass der Betrieb länger beeinträchtigt ist.

Kosten (Anschaffung und laufend Kosten)

Die Anschaffungskosten und laufenden Kosten für ein Buchführungssystem spielen – wie bei jeder Unternehmensinvestition – eine gewichtige Rolle bei der Auswahl der geeigneten Lösung. Die Vielzahl der anderen Kriterien zeigt allerdings auf, dass die Kosten nur ein Auswahlkriterium sein sollten.

Die Kosten für eine Buchführungssoftware setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Zu den Anschaffungskosten gehören je nach Modell Lizenzgebühren und möglicherweise die Kosten für die anfängliche Implementierung und Schulung.

Die laufenden Lizenzgebühren können monatlich oder jährlich anfallen. Achten Sie darauf, dass Sie die Gesamtkosten über einen längeren Zeitraum hinweg bewerten, um sicherzustellen, dass sie im Rahmen Ihres Budgets liegen.

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Haben Sie bei der Kostenentscheidung auch die Aufwendungen im Blick, die erst in Zukunft anfallen, wenn Sie weitere Benutzer, Module oder Nebensysteme hinzunehmen.

Zusammenfassung Anforderungen Buchhaltungssoftware

Die Auswahl der richtigen Buchführungssoftware ist eine bedeutende Entscheidung für jedes Unternehmen. Ein maßgeschneidertes System, das sich an die individuellen Anforderungen anpassen lässt, bietet Flexibilität und Effizienz.

Die Integration in bestehende Systeme, Mobilitätsoptionen und die zuverlässige Umsetzung von gesetzlichen Anforderungen sind entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren. Das Pflichtenheft, das eine umfassende Liste der Anforderungen und die Anpassbarkeit der Software umfasst, sollte als Grundlage dienen.

Kundenerfahrungen und Referenzen bieten wertvolle Einblicke, und die Kosten sollten langfristig betrachtet werden. Die Verfügbarkeit von Aktualisierungen, Support und die Fähigkeit zur Datenmigration sind von entscheidender Bedeutung.

Insgesamt sollte die gewählte Buchführungssoftware die Kontrolle, Flexibilität und Effizienz bieten, die für den finanziellen Erfolg Ihres Unternehmens und den Schritt in die Digitalisierung von entscheidender Bedeutung sind.

Der Beitrag Anforderungen Buchhaltungssoftware: 16 wesentliche Kriterien für die optimale Auswahl wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Anschließend muss ermittelt werden, wie Geschenke an Mitarbeiter korrekt zu buchen sind und ob ein Vorsteuerabzug möglich ist. Der folgende Blog-Beitrag behandelt diese Thematik mit Beispielsfällen und Buchungsvorschlägen (SKR 03 und SKR 04) – ein praktischer Ratgeber als (steuerfreies) Geschenk für Sie!

Geschenke an Mitarbeiter: Definition

Unter Geschenke an Mitarbeiter versteht man „Geld- oder Sachzuwendungen ohne rechtliche Verpflichtung an Arbeitnehmer„. Also die Übergabe von Geld oder Sachen durch den Arbeitgeber, ohne dass dies in irgendeinem Vertrag oder Gesetz steht.

Außerdem darf dem Geschenk keine Gegenleistung zugrunde liegen. Wenn der Chef dem Arbeitnehmer eine Kiste Wein übergibt und dafür aber eine kostenlose Sonder-Schicht seines Arbeitnehmers erwartet, liegt steuerrechtlich kein Geschenk vor; übrigens auch nicht unter moralischen Gesichtspunkten.

Mitarbeitergeschenke sind in folgender Form in der Praxis denkbar:

• Sachbezüge (z. B. Gutscheine, Tankkarten)
• Aufmerksamkeiten zu einem persönlichen Anlass (Geburtstagspräsent, Blumenstrauß)
• Geschenke an Mitarbeiter während einer Feierlichkeit (Weihnachtsfeier)
• Werbegeschenke (Streuartikel)
• Luxusgeschenke
• privat veranlasste Geschenke an Mitarbeiter

Hinweis

Geldgeschenke stellen unabhängig von deren Höhe und aus welchem Anlass ausnahmslos Arbeitslohn dar und sind somit steuer- und sozialversicherungspflichtig (R 19.6 Lohnsteuer-Richtlinien).

Wie viel darf ein Geschenk für Mitarbeiter kosten?

Die zulässige Wertobergrenze für steuerfreie Geschenke vom Arbeitgeber an Mitarbeiter hängt vom Anlass des Präsents ab. Bei Sachbezügen (z. B. Gutscheinen) gilt neben weiteren Voraussetzungen eine Obergrenze von 50 Euro.

Bei Präsenten zu einem persönlichen Anlass (Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes) darf der Geschenkwert 60 Euro (inkl. Umsatzsteuer) nicht übersteigen, damit eine steuerfreie Übergabe der Aufmerksamkeiten möglich ist.

Bei einer Geschenkübergabe im Rahmen einer Weihnachtsfeier liegt kein „persönliches Ereignis“ des Mitarbeiters vor (es wurde ja Jesus Christus geboren und nicht der Arbeitnehmer!); folglich kann die 60 Euro-Freigrenze nicht zum Ansatz kommen.

Vielmehr ist der Wert der Mitarbeitergeschenke in die Gesamtkosten der Feier einzuberechnen. Hier gilt nämlich eine Obergrenze von 110 Euro pro Feier und pro Arbeitnehmer, damit die Kosten der Feier steuerfrei sind.

Bei den (meist Logo-bedruckten) Werbegeschenken an Arbeitnehmer (Kugelschreiber, Powerbank, Feuerzeuge) darf der Gesamtwert 10 Euro (netto bei Vorsteuerabzugsfähigkeit) nicht überschreiten.

Bei Luxusgeschenken ist man sehr schnell über eine der oben genannten Grenzen. Hier gilt es nur einen Grenzwert im Auge zu behalten. Die Pauschalierung eines (Luxus-) Geschenks im Rahmen von § 37b EStG ist nur bis zu einer Höhe von 10.000 Euro möglich.

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Über die verschiedenen Arten von Geschenken an Arbeitnehmer und die zu erfüllenden Voraussetzungen für eine steuerfreie Behandlung informiert der Blog-Beitrag „Geschenke an Mitarbeiter: Steuerfrei und sorgenfrei übergeben„.

Hinweis

Selbstverständlich können Geschenke an Arbeitnehmer auch höherwertig sein. Die Antwort auf die einleitende Frage „Wie viel darf ein Geschenk für Mitarbeiter kosten?“ muss also mit „unbegrenzt“ beantwortet werden.

Sie können einem Arbeitnehmer auch ein Ferrari im Wert von mehreren hunderttausend Euro schenken, oder ein Haus oder ein Flugzeug. Nur werden Sie dann schnell zu einem Punkt kommen, bei dem sich nur noch das Finanzamt über das Geschenk freut, da der Staat haufenweise Lohnsteuer für dieses Geschenk fordern und erhalten wird.

Gutscheine für Mitarbeiter – wie verbuchen?

Um Gutscheine steuerfrei an Mitarbeiter geben zu können, sind verschiedene Voraussetzungen zu erfüllen. So darf der Wert des Gutscheins 50 Euro nicht überschreiten, die Weitergabe muss „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erfolgen und die Gutscheine müssen für einen Bezug von Waren oder Dienstleistungen verwendet werden.

Sind die Voraussetzungen erfüllt, steht noch die Frage im Raum, wie dieser Sachbezug zu verbuchen ist. Die Kontenrahmen bieten für diese Fälle besondere Aufwandskonten an; vorgesehen ist das Konto „Freiwillige Sozialleistungen“ (SKR 03: 4946, SKR 04: 6822).

Beispiel

Der Theaterintendant Kermit Frosch überreicht auf Vorschlag der Stammgäste Herr Waldorf und Stadler dem angestellten Künstler F. Ozziebear auf Grund seines hohen Arbeitseinsatzes bei der letzten Aufführung einen Buchgutschein in Höhe von 45 Euro (Sachzuwendung).

Der Kauf des Gutscheins gegen Bankeinzug wird in der (doppelten) Buchführung des Theaters auf das Konto „Freiwillige Sozialleistungen“ (SKR 03: 4946, SKR 04: 6822) gebucht, der Buchungssatz lautet:

Buchungssatz

SKR 03: 50,00 EUR | Soll: 4946 | Haben: 1200 | Buchungstext: Buchgutschein F. Ozziebear
SKR 04: 50,00 EUR | Soll: 6822 | Haben: 1800 | Buchungstext: Buchgutschein F. Ozziebear

Geschenke an Mitarbeiter buchen (SKR03 und SKR04)

Geschenke an Mitarbeiter, die auf Grund eines persönlichen Ereignisses (Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes) aus betrieblicher Veranlassung übergeben werden, bleiben lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei, wenn die Freigrenze von 60 Euro (Betrag inkl. Umsatzsteuer) eingehalten wird.

Als persönliches Ereignis kommen in Betracht:

• Geburtstag (runde und „unrunde“)
• Hochzeit
• Geburt eines Kindes
• Mitarbeiterjubiläum.

Typische Fälle solcher Aufmerksamkeiten sind Blumen, Geschenkkörbe, Genussmittel (Wein, Sekt), technische Geräte, DVDs, Bücher oder Eintrittskarten.

Beispiel

Der Unternehmer S. Pendabel schenkt seiner Buchhalterin Frau Sollhaben zum XX. Geburtstag (das Alter nennt man bei Damen ja nicht) eine Sektflasche vom Winzer Korktnicht im Wert von netto 40 Euro (zuzügl. 7,60 Euro Umsatzsteuer, ordnungsgemäße Rechnung liegt vor). Der Arbeitgeber ist zum Vorsteuerabzug berechtigt. Der Einkauf des Geschenks erfolgte über die Kasse.

Es handelt sich um ein Geschenk an eine Mitarbeiterin aus persönlichem Anlass (Geburtstag), die Freigrenze von 60 Euro (brutto) ist eingehalten. Somit kann der Unternehmer das Geschenk mit Vorsteuerabzug in seiner Buchführung verbuchen; bei der Mitarbeiterin bleibt der Sachbezug steuerfrei.

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Der Beispielsfall ist auf dem Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ (SKR 03: 4140; SKR 04: 6130) zu verbuchen:

Buchungssatz

SKR 03: 47,60 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 4140 | Haben: 1000 | Buchungstext: Geschenk Frau Sollhaben (runder Geburtstag)
SKR 04: 47,60 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 6130 | Haben: 1600 | Buchungstext: Geschenk Frau Sollhaben (runder Geburtstag)

Geschenke an Mitarbeiter über 60 Euro buchen (SKR03 und SKR04) – Vorsteuerabzug

Ist die Freigrenze von 60 Euro bei Geschenken an Mitarbeiter überschritten, ist das Präsent beim Arbeitnehmer grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Sind die Voraussetzungen zur Pauschalversteuerung nach § 37b EStG erfüllt, kann der Unternehmer die Lohnsteuer für den Arbeitnehmer pauschal ermitteln und übernehmen. Über diesen Umweg bleibt dann letztendlich das Geschenk beim Arbeitnehmer „quasi“ steuerfrei.

Der Arbeitgeber verliert jedoch bei Geschenken über 60 Euro den Vorsteuerabzug.

Beispiel

Der Chef der Spedition RollGut schenkt seinem LWK-Fahrer Manfred Gruk zu dessen Hochzeit ein mehrteiliges Messer-Set (haben bei Stiftung Warentest am besten abgeschnitten!) im Wert von brutto 150 Euro. Die Spedition ist zum Vorsteuerabzug berechtigt und hat das Geschenk über die Kasse abgerechnet.

Das Geschenk übersteigt den Wert von 60 Euro und ist daher vollumfänglich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich. Der Vorgang ist auf dem Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig“ (SKR 03: 4145; SKR 04: 6060) zu verbuchen.

Buchungssatz

SKR 03: 150,00 EUR | Soll: 4145 | Haben: 1000 | Buchungstext: Geschenk Herr Gruk (Hochzeit)
SKR 04: 150,00 EUR | Soll: 6060 | Haben: 1600 | Buchungstext: Geschenk Herr Gruk (Hochzeit)

Da in diesem Fall kein Buchungsschlüssel verwendet wird (siehe Buchungssatz) und die Konten 4145 und 6060 im Standard keine Automatikkonten sind, erfolgt die Buchung des Messer-Sets ohne Abzug von Vorsteuer.

Hinweis

Wurde von der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG Gebrauch gemacht, um die Versteuerung des Geschenks beim Arbeitnehmer zu vermeiden, stehen die Konten „Pauschale Steuern für Geschenke und Zuwendungen abzugsfähig“ (SKR 03: 4632; SKR 04: 6612) für die gezahlten Steuern zur Verfügung.

Abzugsfähig sind die Pauschalsteuern immer dann, wenn die zugrundeliegende Sachzuwendung als Betriebsausgabe abzugsfähig ist. Ist dies nicht der Fall (beispielsweise bei einem privat veranlassten Geschenk), sind die Konten „Pauschale Steuer für Geschenke und Zuwendungen nicht abzugsfähig“ (SKR 03: 4637; SKR 04: 6622) zu verwenden.

Zusammenfassung

Für eine korrekte Verbuchung von Geschenken an Mitarbeiter sollte vorab geklärt werden, aus welchem Anlass das Präsent übergeben wurde. Bei Geschenken zu persönlichen Anlässen (z. B. zum Geburtstag oder zur Hochzeit) gelten andere Höchstgrenzen für eine steuerfreie Gewährung als bei Gutscheinen oder Werbegeschenken.

Sobald der Anlass bekannt ist und die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung vorliegen, kann eine Kontenzuteilung für die Mitarbeitergeschenke erfolgen. Bei Aufmerksamkeiten ist das Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ (SKR 03: 4140; SKR 04: 6130) zu verwenden. Gleiches gilt für den Fall von Gutscheinen an Arbeitnehmer.

Entfällt bei Geschenken die Steuerbefreiung, weil beispielsweise die Höchstgrenze von 60 Euro überschritten wurde, ist das Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig“ (SKR 03: 4145; SKR 04: 6060) relevant.

Übernimmt der Arbeitgeber eine Steuerpflicht für (abziehbare) Mitarbeitergeschenke, damit die Steuerlast nicht auf die Mitarbeiter entfällt, können diese auf das Konto „Pauschale Steuern für Geschenke und Zuwendungen abzugsfähig“ (SKR 03: 4632; SKR 04: 6612) gebucht werden.

Liegen Geschenke an Geschäftspartner vor, gibt der eigene Blog-Beitrag „Geschenke an Geschäftspartner richtig buchen“ ausführlich Auskunft über die buchhalterische Behandlung.

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Häufige Fragen zu Geschenke an Mitarbeiter buchen (FAQ)

Was dürfen Geschenke an Mitarbeiter kosten?

Wenn es sich um Sachbezüge handelt (Gutscheine, Produkte oder Dienstleistungen), gilt eine Obergrenze für steuerfreie Mitarbeitergeschenke in Höhe von 50 EUR. Liegt ein persönlicher Anlass (Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes) für die Geschenkübergabe vor, sind Aufmerksamkeiten bis 60 EUR lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Wie buche ich Geschenke für Mitarbeiter SKR03?

Für steuerfreie Aufmerksamkeiten (z. B. Geburtstagsgeschenke) bis 60 EUR oder steuerfreie Gutscheine (z. B. Tankgutschein) bis 50 EUR steht das Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ (SKR 03: 4140; SKR 04: 6130) zur Verfügung. Sind die Mitarbeitergeschenke steuerpflichtig (z. B. Geburtstagsgeschenk über 60 Euro), ist das Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig“ (SKR 03: 4145; SKR 04: 6060) relevant.

Sind Geschenke an Mitarbeiter abzugsfähig?

Geschenke an Mitarbeiter aus persönlichem Anlass (Geburtstag, Hochzeit, Kindsgeburt usw.) sind als Aufmerksamkeiten einzustufen und als Betriebsausgabe ansetzbar, wenn ihr Wert 60 Euro inkl. Umsatzsteuer nicht überschreitet. Beim Mitarbeiter sind die Geschenke dann steuerfrei.

Auf welches Konto werden Geschenke an Mitarbeiter gebucht?

Folgende Konten kommen für eine Verbuchung in Frage: „Freiwillige Sozialleistungen (SKR 03: 4946; SKR 04: 6822); „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig“ (SKR 03: 4145; SKR 04: 6060); „Pauschale Steuern für Geschenke und Zuwendungen abzugsfähig“ (SKR 03: 4632; SKR 04: 6612).

Wie verbucht man Kaffee für Mitarbeiter?

Kaffee für Mitarbeiter während einer Besprechung stellt kein Geschenk im steuerlichen Sinne dar, sondern lediglich eine übliche Geste der Aufmerksamkeit. Hierfür ist das Konto „Aufmerksamkeiten“ (SKR 03: 4653; SKR 04: 6643) vorgesehen.

Wie buche ich Geschenke an Mitarbeiter über 60 Euro?

Geschenke an Mitarbeiter über 60 Euro sind nicht mehr steuerfrei, sondern vollumfänglich der Lohnsteuer und Sozialversicherung zu unterwerfen. Hierfür steht das Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig“ (SKR 03: 4145; SKR 04: 6060) zur Verfügung. Ein Vorsteuerabzug aus dem Geschenk ist für den Arbeitgeber dann nicht mehr möglich.

Wie werden Gutscheine für Mitarbeiter verbucht?

Um Gutscheine steuerfrei an Mitarbeiter zu geben (Sachbezug), dürfen sie 50 Euro nicht überschreiten. Die Weitergabe muss „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erfolgen, und die Buchung erfolgt auf dem Konto „Freiwillige Sozialleistungen“ (SKR 03: 4946, SKR 04: 6822).

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Der Beitrag Geschenke an Mitarbeiter korrekt buchen im SKR 03 und SKR 04 – ein praktischer Ratgeber wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Wie ist Trinkgeld in der Buchhaltung zu behandeln und welche steuerlichen Besonderheiten sind zu beachten, damit die Extrazahlung als Betriebsausgabe anerkannt wird? Der folgende Blog-Beitrag liefert Antworten für gezahlte oder erhaltene Trinkgeldleistungen.

Trinkgeld: Betriebsausgabe?

Betriebsausgaben sind per steuerlicher Definition (§ 4 Abs. 4 EStG) Aufwendungen, die „durch den Betrieb veranlasst„ sind. Demnach muss ein wirtschaftlicher Zusammenhang zwischen den Aufwendungen (Kosten) und dem buchführenden Unternehmen (Betrieb) bestehen.

Tätigt der Arbeitgeber eine Ausgabe für sich privat (z. B. Kaffeepads für die heimische Kaffeemaschine), besteht dieser Zusammenhang nicht. Tätigt der Arbeitgeber hingegen eine solche für den Betrieb (z. B. Kauf von Kopierpapier für den Büro-Drucker), liegt eine gewinnmindernde Betriebsausgabe vor.

Dieser Grundsatz gilt uneingeschränkt auch für gezahltes Trinkgeld. Eine zusätzliche Voraussetzung zur Anerkennung lautet: Die Trinkgeldzahlung für eine erbrachte Dienstleistung (denkbar auch für Lieferungen) erfolgt als freiwillige, zusätzliche Honorierung, abweichend von der vertraglich vereinbarten Gegenleistung.

Ist gezahltes Trinkgeld durch den Betrieb veranlasst sowie freiwillig und zusätzlich gezahlt, ist es grundsätzlich als Betriebsausgabe abziehbar!

Während der Empfänger für eine vereinbarte Leistung eine ordnungsgemäße Rechnung erhält (andernfalls warten Probleme bezüglich steuerlicher Anerkennung und Vorsteuerabzug), wird das Zusatzentgelt in der Praxis meist ohne besondere Dokumentation an den Trinkgeldempfänger übergeben. Dies erschwert den notwendigen Nachweis der Aufwendungen für den Trinkgeldgeber.

Bewirtungskosten: Trinkgelder richtig behandeln

Typisch für gezahltes, betriebliches Trinkgeld sind entsprechende Aufrundungsbeträge bei Geschäftsessen. Das persönliche Zusatzentgelt für den Kellner in der Gastronomie gilt es neben der steuerlich korrekten Behandlung der Bewirtungskosten ebenfalls buchhalterisch richtig zu behandeln.

Der Tip bei Geschäftsessen ist grundsätzlich den Bewirtungskosten zuzuordnen, da explizit alle Aufwendungen zuzuordnen sind, die mit einer Bewirtung in Zusammenhang stehen. Auch wenn diese von untergeordneter Bedeutung sind – wie es in den allermeisten Trinkgeldzahlungen der Fall sein dürfte.

Dies hat zur Folge, dass nicht nur die Gastronomie-Kosten, sondern auch die Trinkgeldzahlung bei der Bewirtung, nur zu 70 % steuerlich absetzbar sind (vgl. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). 30% der Ausgaben (Bewirtungskosten) stellen steuerlich nicht abziehbare Betriebsausgaben dar.

Trinkgeld: Umsatzsteuer und Vorsteuer

Eine weitere Besonderheit besteht hinsichtlich der Umsatzsteuer und der Vorsteuer. Zahlt der Gast ein freiwilliges Zusatzentgelt an den in der Gastronomie beschäftigten Kellner (Arbeitnehmer) für dessen Service, unterliegt dies nicht der Umsatzsteuer.

Es ist als separate steuerfreie Zahlung für den Kellner (Arbeitnehmer im Restaurant) zu betrachten. Demzufolge ist die finale, aufgerundete Gesamt-Zahlung aus der geschäftlichen Bewirtung aufzuteilen. Wie hat dies zu erfolgen? Sehen wir uns hierzu ein Beispiel an:

Beispiel

Der Unternehmer Bin Spendabel aus Deutschland lädt den Mitarbeiter seines Lieferanten Sell Youall zu einem Geschäftsessen ein. Unternehmer und externer Arbeitnehmer speisen ausführlich und erhalten zum Abschluss eine ordnungsgemäße Rechnung der Gastronomie in Höhe von brutto 119 €. Unternehmer Spendabel rundet auf 130 € auf und begleicht die Rechnung in bar.

Die Kosten für das Geschäftsessen sind beim Unternehmer wie folgt aufzuteilen:

Bedienungsgeld (Tip): 11 EUR
Nettobetrag Bewirtungskosten: 100 EUR
Umsatzsteuer/Vorsteuer: 19 EUR (19 Prozent vom Nettobetrag)
Bruttobetrag Bewirtungskosten: 119 EUR
Zahlbetrag: 130 EUR

Wie die Rechnung über die Aufwendungen für das Geschäftsessen zu verbuchen ist, erklärt anschaulich der Blog-Beitrag „Bewirtungskosten buchen: DATEV SKR 03 und SKR 04„. Wie die Trinkgeldzahlung zu verbuchen ist, verrät das nachfolgende Kapitel.

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Trinkgeld buchen (SKR 03/SKR 04)

Eigene Trinkgeld-Konten hat jeder Buchhaltungspraktiker schon mal vergeblich gesucht; die üblichen Standard-Kontenrahmen in Deutschland haben keine speziellen Konten für Trinkgeldzahlungen.

Da die Nebenleistung in engem Zusammenhang mit der Hauptleistung (Bewirtung) steht, sind die Konten für die Hauptleistung für die Verbuchung des Trinkgelds zu verwenden.

Im Falle von Bewirtungskosten sind es Konten 4650 (SKR 03) und 6640 (SKR 04) „Bewirtungskosten“ .

Für obigen Beispiel würde das buchhalterisch bedeuten:

Buchungssatz

SKR 03: 119,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 4650 | Haben: 1000 | Buchungstext: Geschäftsessen
SKR 03: 11,00 EUR | Soll: 4650 | Haben: 1000 | Buchungstext: Tip Geschäftsessen

SKR 04: 119,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 6640 | Haben: 1600 | Buchungstext: Geschäftsessen
SKR 04: 11,00 EUR | Soll: 6640 | Haben: 1600 | Buchungstext: Tip Geschäftsessen

30 Prozent der Bewirtungskosten sind steuerlich nicht abziehbar und sind (ggfs. im Rahmen des Jahresabschlusses) auf nicht abziehbare Betriebsausgaben umzubuchen. 70 Prozent der Kosten sind bei der Steuer abziehbar. Details hierzu finden Sie im Blog-Beitrag „Bewirtung der Geschäftspartner: Steuerlich abzugsfähige Bewirtungskosten„.

Praxistipp

Es ist buchhalterisch richtig und systemseitig so vorgesehen, Trinkgeldzahlungen auf das Aufwandskonto der dazugehörigen Hauptleistung (z. B. Bewirtungskosten) zu buchen, siehe obiger Beispielsfall. Allerdings hat dies den Nachteil, dass dann vorsteuerabzugsberechtigte (Hauptleistung) und vorsteuerfreie Buchungen (Trinkgeld) auf dem Konto zusammen verbucht sind.

Buchen Sie nur die vorsteuerberechtigte Hauptleistung auf dem Aufwandskonto und das Trinkgeld auf einem anderen Konto, ist eine Abstimmung der Umsatzsteuer / Vorsteuer leichter durchzuführen.

Ich empfehle Ihnen daher, Trinkgeld auf einem separaten Konto zu verbuchen. Wenn Sie kein individuelles Konto (hätte den Vorteil, dass die geleisteten Trinkgeldaufwendungen des Geschäftsjahres auf einen Blick ersichtlich sind) einrichten möchten oder können, verwenden Sie beispielsweise das Aufwandskonto „sonstige betriebliche Aufwendungen“ (SKR 03: 4900; SKR 04: 6300).

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Beachten Sie aber: Wenn es sich um Bedienungsgeld (Tip) im Rahmen einer Bewirtung handelt, sind 30 % der Kosten (auch das Zusatzentgelt) als nicht abziehbare Betriebsausgaben zu buchen.

Bewirtungsbeleg: Trinkgeld auf Rechnung ausweisen

Damit Trinkgeldzahlungen zuverlässig als Betriebsausgabe anerkannt wird, ist es vom Trinkgeldgeber nachzuweisen. Dies kann grundsätzlich auf zwei Wegen erfolgen:

• der Empfänger quittiert den Betrag auf dem Restaurantbeleg
• der Leistende erstellt einen Eigenbeleg (Bewirtungsbeleg) über den Betrag („Notlösung“, daher auch Notbeleg genannt)

Das Quittieren durch den Empfänger ist nur in der Theorie ein gangbarer Weg, auch wenn es das Finanzministerium als echte Option sieht. In der Praxis dürfte es die Ausnahme sein, dass der Empfänger (beschäftigter Arbeitnehmer) die Entgegennahme des Zusatzentgelts bestätigt oder gar auf dem Beleg separat ausweist. Zu sehr sind dabei in der Praxis Ängste verbunden, die Zugabe könnte steuerpflichtig werden; auch wenn dies in den Fällen von freiwilligen Trinkgeldzahlungen unbegründet ist.

Die Ausstellung eines Eigenbelegs kommt als „Notlösung“ auch in Frage, allerdings ist hier gründlich vorzugehen, denn die Finanzämter haben auf die Eigenbelege ein wachsames Auge. Worauf beim Ausstellen eines Eigenbelegs zu achten ist, verrate ich Ihnen im Blog-Beitrag „Eigenbeleg erstellen – ein praktischer Ratgeber für den Sonderbeleg in 2024„.

Hat der Finanzbeamte Zweifel an der Echtheit des Eigenbelegs, steht der Unternehmer in der Pflicht den Nachweis zu erbringen, dass der Beleg den Geschäftsvorfall wahrheitsgemäß darstellt.

Hinweis

Trinkgelder sind beim Empfänger in Deutschland grundsätzlich steuerfrei (§ 3 Nr. 51 EStG). Voraussetzung ist, dass die Zahlungen

• im Rahmen einer Arbeitsleistung erfolgen,
• freiwillig dem Mitarbeiter übergeben wurden und
• zusätzlich zum Entgelt für die Arbeitsleistung erfolgten („on top“).

Die Höhe der Trinkgeldzahlung ist dabei grundsätzlich irrelevant, das Gesetz definiert keinen Höchstbetrag. Aber Achtung: Irgendwo sind natürlich auch Grenzen.

Das Finanzgericht Köln hat eine Trinkgeldzahlung in Höhe von 50.000 EUR an einen Prokuristen als Dank für die Vermittlung eines Unternehmensverkaufs als unzulässig eingestuft. Das „Trinkgeld“ übersteigt deutlich den Rahmen dessen, was nach dem allgemeinen Begriffsverständnis als Trinkgeldleistung im Sinne des Einkommensteuergesetzes verstanden werden kann.

Ist das Quittieren des gezahlten Trinkgeldes nicht möglich, besteht alternativ die Möglichkeit, einen Eigenbeleg auszustellen und zu verwenden. Empfehlenswert ist dabei, so viele Informationen und Nachweise wie möglich in den Eigenbeleg aufzunehmen. Dies könnten sein:

• Bezug zur Hauptleistung
• Trinkgeldhöhe (Betrag)
• Grund für die Übergabe
• Name und ggfs. Anschrift des Empfängers
• Datum und Ort der Übergabe
• Unterzeichnung durch den Aussteller

Grundsätzlich gilt: je höher das gezahlte Zusatzentgelt, desto höher sollten die Anforderungen an die Dokumentation der Trinkgeldzahlung sein.

Erhaltenes Trinkgeld buchen

Ist nicht der angestellte Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber Empfänger eines freiwilligen Zusatzentgelts von seinen Kunden oder Gästen, so stellt dieser Betrag kein steuerfreies Trinkgeld dar. Vielmehr liegt eine steuerpflichtige Betriebseinnahme vor, die in der Buchhaltung erfasst werden muss.

Zudem erhöht die Trinkgeldzahlung die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage, da nach dem Umsatzsteuergesetz alles zum Entgelt gehört, was der Empfänger der Leistung aufwendet, um die Leistung zu erhalten (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG) – also auch eine Trinkgeldzahlung.

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Da es hier keinen umsatzsteuerpflichtigen (Entgelt für die Leistung) und umsatzsteuerfreien Anteil (Trinkgeld) gibt, ist die Gesamtzahlung (inkl. Zusatzentgelt) auf dem entsprechenden Erlöskonto zu verbuchen; auch hier ein Praxis-Beispiel:

Beispiel

Der IT-Dienstleister G. Ehtnicht aus Deutschland repariert ein Notebook eines Kunden und stellt dafür vor Ort eine Rechnung in Höhe von 119 € inkl. Vorsteuer aus. Da der Kunde G. Ehtwieder mit der Leistung sehr zufrieden war, rundet er den Betrag auf 130 € auf.

Der Empfänger der Leistung wendet für die Dienstleistung (Notebook-Reparatur) 130 € auf; dieser Betrag stellt das umsatzsteuerliche Entgelt für den IT-Dienstleister G. Ehtnicht dar. Er hat somit Kosten in Höhe von 130 € in seiner Buchhaltung als Erlös zu verbuchen (109,24 € netto; 20,76 € Umsatzsteuer). Eine separate Buchung des Trinkgeldes ist daher nicht erforderlich.

Fassen wir die Trinkgeld-Konstellationen nochmals mittels eines Schaubilds zusammen:

Trinkgeld an Mitarbeiter steuerpflichtig?

Es sind Konstellationen möglich, bei denen Trinkgelder an Arbeitnehmer nicht steuerfrei sind; die Folge ist, dass sie vollumfänglich der Lohnsteuer zu unterwerfen sind. Die Steuerpflicht entsteht immer dann, wenn ein Rechtsanspruch auf die (Trinkgeld-) Zahlung besteht – auch wenn die Zahlung von einem Dritten geleitet wird. In der Praxis kommt das beispielsweise vor bei:

• festen Bedienungszuschläge in Gastronomie und Hotellerie
• Metergeld im Möbeltransportgewerbe
• spezielle Trinkgeldkasse in Spielbanken (Tranc)
• zugestecktes Spielgeld für Tänzerinnen in der Tabledance-Bar, das später in Bargeld getauscht werden kann

Eine Steuerpflicht des Trinkgeldes erfolgt auch, wenn der Bonus auf Grund einer betrieblichen oder gesetzlichen Regelung dem Arbeitgeber zu überlassen ist, beispielsweise bei einem (gesetzliche) Trinkgeldannahmeverbot. Ein kleines Schlupfloch gibt es aber: Wenn der Arbeitgeber als Treuhänder auftritt und die Trinkgelder nur für seine Angestellten aufbewahrt und später verteilt, bleibt es nach Ansicht des Bundesfinanzhofs bei der Steuerfreiheit.

Hinweis

Trinkgeldzahlungen des Arbeitgebers an seine Angestellten sind stets als steuerpflichtiger Arbeitslohn einzustufen.

Zusammenfassung

Betrieblich gezahltes Trinkgeld kann grundsätzlich als Betriebsausgabe angesetzt werden. Voraussetzung ist, dass es einen Zusammenhang der Zahlung zum Betrieb gibt. Empfehlenswert ist es, das Extra-Entgelt (z. B. im Restaurant) entweder durch Quittieren des Empfängers oder Ausstellen eines Eigenbelegs (Bewirtungsbeleg) nachzuweisen.

Bei Trinkgeldern im Rahmen von geschäftlichen Bewirtungen gilt die Besonderheit, dass die freiwillige Zusatzzahlung an den Kellner (Mitarbeiter in der Gastronomie) zwar Betriebsausgabe ist, aber nicht der Umsatzsteuer unterliegt. Daher sind die gesamten Kosten in umsatzsteuerpflichtige und umsatzsteuerbefreite Bestandteile aufzuteilen.

Die üblichen Kontenrahmen bieten keine separaten Konten für Trinkgelder – es kann auf den jeweiligen Konten der Hauptleistung mit gebucht werden. Eine separate Verbuchung auf eigenen, individuellen Konten ist möglich – auch die getrennte Verbuchung auf „sonstige betriebliche Aufwendungen“.

Erhält ein Unternehmer ein Zusatzentgelt von seinen Kunden und Gästen, ist dieses nicht umsatzsteuer- und einkommensteuerbefreit, sondern muss als Zusatzentgelt (Einnahme) in der Buchführung des Unternehmens gebucht werden.

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Häufige Fragen (FAQ)

Wie bucht man Trinkgeld?

Trinkgeld wird in der Regel (ohne Vorsteuer) auf dem Konto gebucht, auf das die Hauptleistung (für die das Trinkgeld gegeben wurde) gehört. Es ist aber auch möglich, eigene individuelle Konten anzulegen oder das Zusatzentgelt auf „sonstige betriebliche Aufwendungen“ (SKR 03: 4900; SKR 04: 6300) zu buchen.

Sind Trinkgelder voll abzugsfähig?

Betriebliche Trinkgeldzahlungen ist abzugsfähig, wenn es „durch den Betrieb veranlasst ist“. Es muss also ein Zusammenhang zwischen Trinkgeld und buchführendem Betrieb bestehen. Dies ist nicht erfüllt im Fall von Trinkgeldern bei der privaten Familienfamilien, bei Trinkgeld im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung im Restaurant hingegen schon.

Bis wann sind Trinkgelder steuerfrei?

Es gibt grundsätzlich keine Obergrenze für die Steuerfreiheit von erhaltenen Trinkgeldern in Deutschland. Wichtig ist, dass das Zusatzentgelt im Rahmen einer Arbeitsleistung gegeben wird, freiwillig und zusätzlich zum Entgelt für die Arbeitsleistung erfolgt („on top“). Je höher das Zusatzentgelt (gesehen in Prozent zur Hauptleistung), desto besser sollte die Dokumentation sein.

Sind Trinkgelder Einnahmen?

Erhält ein Unternehmer/Arbeitgeber Trinkgeldzahlungen, sind diese nicht steuerfrei bei der Einkommensteuer und Umsatzsteuer. Vielmehr stellen die Zusatzzahlungen steuerpflichtige Betriebseinnahmen dar, die in der Buchhaltung erfasst werden müssen.

Wie Trinkgeld auf Rechnung ausweisen?

Damit Trinkgeldzahlungen zuverlässig als Betriebsausgabe anerkannt werden, sind diese nachzuweisen. Dies kann grundsätzlich auf zwei Wegen erfolgen: Entweder der Empfänger quittiert das Trinkgeld auf dem Beleg oder der Trinkgeldgeber erstellt einen Eigenbeleg.

Wie werden erhaltene Trinkgelder verbucht?

Erhält der Chef (Unternehmer) ein Trinkgeld, handelt es sich um eine umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahme des Unternehmens. Dieses ist als betrieblicher Erlös zu verbuchen und grundsätzlich auch der Umsatzsteuer zu unterwerfen (Erhöhung der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlage).

Der Beitrag Trinkgeld richtig buchen – wie die Extrazahlung 2024 als Betriebsausgabe anerkannt wird wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Geschenke für Mitarbeiter absetzen: Voraussetzungen & Grenzen

Die Steuerfreiheit hängt von verschiedenen Konstellationen ab. Werden geringwertige Streuwerbeartikel (bis max. 10 Euro) von Unternehmen an die Belegschaft übergeben, liegen grundsätzlich steuerfreie Zuwendungen vor. Erfolgt die Übergabe auf Grund eines persönlichen Ereignisses der Person (z. B. zum Geburtstag oder zur Hochzeit), sind Präsente bis zu einem Gesamtwert von 60 Euro als Aufmerksamkeit steuerfrei und abgabenfrei.

Erfüllt das Geschenk die steuerlichen Voraussetzungen für Sachbezüge (z. B. Sachzuwendungen wie Geschenkgutscheine), kann bei Erfüllung weiterer Voraussetzung bis zu einer Höhe von 50 Euro pro Monat eine Steuerfreiheit der Sachzuwendung vorliegen.

Beachten Sie bei allen Konstellationen und Sonderfällen; eine Gewissheit besteht immer:

Geldgeschenke sind kein Sachbezug und somit immer steuerpflichtiger Arbeitslohn!

In den nachfolgenden Kapiteln werden alle Fälle für (steuerfreie) Geschenke für Mitarbeiter und deren Folgen für Lohnsteuer und Sozialabgaben vorgestellt und erläutert.

Mitarbeitergutscheine: steuerfrei unter bestimmten Voraussetzungen

Seit vielen Jahren sind Gutscheine und Prepaidkarten an Mitarbeiter als (steuerfreie) Sachbezüge (Sachzuwendung) sehr beliebt. In der Vergangenheit war es relativ einfach, den Angestellten mit solchen Sachbezügen einen steuerfreien Bonus zukommen zu lassen.

Seit 2022 gelten für Gutscheine strengere Regelungen, damit diese lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind und bleiben. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass die Gutscheine nur dann unter die Anwendung der Sachzuwendungen (Sachbezug) fallen, wenn sie den Mitarbeitern „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ übergeben werden.

Mit dieser sehr beamtigen Formulierung ist streng genommen nur eins gemeint: Eine Entgeltumwandlung (Gutschein gegen Lohnverzicht) ist ausgeschlossen, damit nicht steuer- und beitragspflichtige Löhne ganz einfach in steuer- und beitragsfreie Entgeltbestandteile umgewandelt werden können.

Eine zusätzliche Voraussetzung besteht darin, dass Gutscheine ausschließlich für einen Bezug von Waren oder Dienstleistungen verwendet werden können. Sobald eine Verwendung als Zahlungsmittel oder eine Auszahlungsmöglichkeit besteht, ist das Thema „steuerfreie Gutscheine“ schon vorbei.

Damit es schön undurchsichtig und komplex wird, haben die Finanzbehörden eine bürokratische Hürde geschaffen: Die Gutscheine müssen die strengeren Voraussetzungen des sogenannten „Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG)“ erfüllen. Zusammengefasst sind nur solche Gutscheine zulässig, die

• für eine limitierte Produktpalette (Kinogutscheine, Tankkarten, Buchgutscheine usw.) oder
• für limitierte Anbieter (Ladengutscheine, Gutscheine von Einzelhandelsketten, regionale City-Cards)

verwendbar sind.

Aber es gibt auch noch etwas Positives bei den Anwendungsvoraussetzungen für Gutscheine. Vor 2022 lag die betragsmäßige Freigrenze bei 44 Euro pro Monat, seit 2022 wurde diese um stolze 6 Euro auf 50 Euro erhöht.

Geschenke an Arbeitnehmer: persönlicher Anlass

Liegt bei einem Mitarbeiter ein persönlicher Grund für die Übergabe eines Geschenks zugrunde, kann die Zuwendung bis zu einem Höchstbetrag von 60 Euro (brutto!) steuerfrei gewährt werden.

Aber hier bitte genau hinsehen! Bitte beachten: Es muss ein persönliches Ereignis vorliegen.

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Darunter fallen beispielsweise:

• Geburtstag
• Hochzeit
• Geburt eines Kindes
• Mitarbeiterjubiläum
• Beförderung des Mitarbeiters
• Promotion
• Bestehen einer persönlichen Prüfung (Ausbildung, Weiterbildung)
• Krankheit

Explizit kein persönliches Ereignis liegt vor bei

• allgemeinen Feier- und Festtagen (Weihnachten, Ostern)
• Betriebsjubiläum (es ist ein „persönliches“ Ereignis des Unternehmens)

Praxistipp

Geschenke für Mitarbeiter aus persönlichem Anlass können – im Gegensatz den 50-EUR-Sachbezügen – bei Vorliegen entsprechender Anlässe theoretisch unbegrenzt oft in einem Monat steuerfrei übergeben werden. Heiratet ein Mitarbeiter in dem Monat, in dem er Geburtstag hat und eine Prüfung gemeistert hat und wird in dem Monat auch noch sein Kind geboren und er aus Anlass der ganzen freudigen Ereignisse noch befördert, kann der Chef fünf Mal in die Geschenketasche greifen.

Zugegeben, recht theoretisch (wäre ein aufregender Monat für den Mitarbeiter), aber im Endergebnis bleibt festzuhalten, dass in der betrieblichen Lohnbuchhaltung keine Überwachung bezüglich Häufigkeit dieser Art der Mitarbeitergeschenke erfolgen muss.

Mitarbeitergeschenke an der Weihnachtsfeier

Werden Mitarbeitergeschenke während einer betrieblichen Weihnachtsfeier vom Arbeitgeber übergeben (Weihnachtsgeschenke), liegen ausdrücklich keine persönlichen Anlässe der Mitarbeiter vor. Die 60-Euro-Höchstgrenze kann daher nicht angewendet werden.

Die Kosten für die Weihnachtsgeschenke sind in die Gesamtkosten für die Betriebsfeier einzurechnen. Für Betriebsveranstaltungen (dazu zählt die Weihnachtsfeier) gilt, sofern es nicht mehr als zwei Veranstaltungen pro Jahr sind, eine Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter.

Ist diese Betragsgrenze überschritten, oder wurden mehr als zwei Betriebsveranstaltungen durchgeführt, sind die Aufwendungen nicht steuerfrei und es liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn der Mitarbeiter vor. Damit diese nicht mit Lohnsteuer zur (Weihnachts-) Kasse gebeten werden müssen, besteht grundsätzlich die Möglichkeit einer Pauschalversteuerung mit 25 % durch den Arbeitgeber.

Geschenke an Mitarbeiter über 60 Euro – Folgen für die Buchhaltung

Liegen Mitarbeitergeschenke über 60 Euro (ab 60,01 Euro aufwärts) und entfällt damit die Möglichkeit für eine steuerfreie Gewährung, ist das Präsent grundsätzlich in voller Höhe lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Die 60-Euro-Grenze ist eine Freigrenze und kein Freibetrag.

Dies bedeutet, dass der Gegenwert des Geschenks als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn über die Lohnabrechnung laufen muss. Sind die Voraussetzungen zur Pauschalversteuerung nach § 37b EStG erfüllt (siehe unten), können betroffene Unternehmen die Lohnsteuer für den Mitarbeiter pauschal ermitteln und übernehmen.

Die Voraussetzungen zur Pauschalversteuerung nach § 37b EStG bei Mitarbeitern sind im Wesentlichen:

• Zuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt
• Geschenkwert max. 10.000 Euro (keine Luxus-Geschenke!)
• keine alternative Pauschalierungsmöglichkeit (z. B. 1%-Regelung bei Firmenwägen) vorhanden

Kleine Geschenke für Mitarbeiter bis 10 Euro (Streuwerbeartikel)

Sachzuwendungen von geringem Wert, die vornehmlich zu Werbezwecken verteilt werden, werden Streuwerbeartikel genannt. Typische Beispiele hierfür sind Kugelschreiber, einfache Powerbanks, USB-Speichersticks, Feuerzeuge usw. In der Regel werden solche Artikel mit Werbeaufdruck vornehmlich an Kunden und Interessenten gegeben, eine Übergabe an Mitarbeiter ist in der Praxis auch denkbar. Wie ist dann zu verfahren?

Handelt es sich um eine Zuwendung im Rahmen eines Streuwerbeartikels an einen Arbeitnehmer, liegt analog zur Abgabe an Dritte ein steuerfreies Geschenk vor. Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer müssen sich um eine Lohnsteuer- oder Sozialversicherungspflicht Gedanken machen.

Bei der Wertgrenze von Streuwerbeartikeln ist von einem Nettowert auszugehen. Kostet ein Kugelschreiber also brutto 11,90 Euro (und somit netto 10,00 Euro), liegt immer noch eine geringwertige Zuwendung im Rahmen eines Streuwerbeartikels vor. Bei der Ermittlung der Wertgrenzen für Sachbezüge (Freigrenze für Sachzuwendungen: 50 Euro pro Monat) oder Aufmerksamkeiten (60 Euro) wird abweichend von einem Bruttobetrag ausgegangen.

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Pauschalversteuerung: Geschenke für Mitarbeiter

Sofern eine Steuerbefreiung für Mitarbeitergeschenke nicht greift, hat der Arbeitgeber noch die Möglichkeit (nicht die Pflicht!), die Zuwendung pauschal mit 30 % selbst zu versteuern (§ 37b EStG). Diese Regelung dient als letzte Chance, um eine Besteuerung beim Arbeitnehmer zu verhindern.

Was wäre es für ein Signal, wenn der Arbeitnehmer freudestrahlend ein Geschenk vom Arbeitgeber erhält und später auf der Lohnabrechnung erfährt, dass er dafür auch noch Lohnsteuer bezahlen muss. Da werden Mitarbeitergeschenke schnell zum Bumerang und die eigentlich gedachte positive Wirkung verpufft.

Die Option zur pauschalen Versteuerung durch den Arbeitgeber ist für eine Empfängergruppe (z. B. alle Vertriebsmitarbeiter) und alle Geschenke eines Jahres grundsätzlich einheitlich anzuwenden. Sie können also nicht innerhalb eines Kalenderjahres bei der Frau Müller pauschal versteuern und bei der Frau Meier (vergleichbarer Fall) nicht.

Die Möglichkeit zur Pauschalversteuerung nach § 37b EStG entfällt, wenn Mitarbeitergeschenke eine Werthöhe von 10.000 Euro überschreiten; sogenannte Luxusgeschenke.

Praxistipp

Beachten Sie: Die Pauschalversteuerung kommt nur bei steuerpflichtigen Sachzuwendungen (Sachbezüge) zur Anwendung. Sobald eine Befreiungsvorschrift greift, ist das Thema pauschale Steuern vom Tisch. Dies ist beispielsweise der Fall bei

• Aufmerksamkeiten (Geschenkkorb)
• Leistungen im überwiegend betrieblichen Interesse
• Sachbezügen bis 50 Euro (Freigrenze) pro Monat
• Geschenk bis 60 Euro zu einem persönlichen Ereignis des Mitarbeiters
• Arbeitsessen im Gesamtwert von max. 60 Euro
• Getränke und Genussmittel, die üblicherweise kostenfrei zum Verzehr überlassen werden (z. B. Kaffee, Erfrischungsgetränke, Obst, unbelegte Backwaren)
• Streuwerbeartikel bis 10 Euro
• Mitarbeiter-Teilnahme bei einer geschäftlichen Bewirtung

Aufzeichnungspflichten bei Mitarbeitergeschenken

Bei Mitarbeitergeschenken sind die Nachweis- und Aufzeichnungspflichten zwar nicht so streng wie bei Geschenken an Geschäftspartner. Werden Geschäftspartner beschenkt, müssen Angaben zur Dokumentation des Vorgangs zeitnah erfolgen – also nicht erst am Jahresende zum Jahresabschluss oder gar vor oder während einer angekündigten Betriebsprüfung. Die dazugehörigen Aufwendungen sind nach § 4 Abs. 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.

Auch wenn diese Vorgaben explizit nur bei Geschenken an Geschäftsfreunde (im Gesetzesdeutsch: „Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind“) gelten, empfiehlt es sich, bei Mitarbeiterschenken ebenfalls sauber und nachweisbar zu dokumentieren.

Empfehlenswert ist es, die nachfolgenden Punkte zu dokumentieren und Belege zu den Unterlagen zu nehmen, um bohrende Fragen der Finanzbeamtenschaft klärend beantworten zu können:

• Empfänger des Geschenks
• Zeitpunkt der Übergabe
• Kostennachweise zum Geschenk
• angefallene Nebenkosten
• Nachweis zu eventueller (Pauschal-) Versteuerung

Zusammenfassung

Geschenke für Mitarbeiter kommen in der Praxis vor und sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Allerdings gilt dies nicht für jedes Geschenk und für jeden Anlass. Um die Steuerfreiheit zu erreichen, müssen u.a. Grund und Gegenwert der Präsente genau überprüft werden. Die einfachste Konstellation liegt bei Streuwerbeartikeln wie Kugelschreiber, Powerbanks, Feuerzeuge usw. (unter 10 Euro) vor. Diese sind – wie bei der Übergabe von Geschenken an Geschäftspartner – steuer- und beitragsfrei.

Erhält der Mitarbeiter vom Arbeitgeber ein Präsent zu einer persönlichen Veranlassung (z. B. zum Geburtstag oder zur Hochzeit), sind die Geschenke bis 60 Euro als Aufmerksamkeit steuerfrei.

Bekommt ein Arbeitnehmer einen Gutschein bis max. 50 Euro zusätzlich zu seinem Arbeitsentgelt „on top“, können damit Waren oder Dienstleistungen bezogen werden und sind die Voraussetzungen des „Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes“ (ZAG) erfüllt, liegt ein steuer- und abgabenbefreiter Sachbezug vor.

Sind all diese Voraussetzungen nicht erfüllt, müssen Geschenke für Mitarbeiter grundsätzlich mit Lohnsteuer und Sozialabgaben belastet werden – außer der Arbeitgeber übernimmt die Abgaben im Rahmen der Pauschalversteuerung nach § 37v EStG. Bitte beachten: Dann sollte aber kein Luxus-Geschenk im Wert von über 10.000 Euro übergeben worden sein.

Wie Geschenke an Mitarbeiter korrekt in der Buchführung verbucht werden, erläutert der Blog-Beitrag „Geschenke an Mitarbeiter korrekt buchen“ ausführlich und informativ. Sind Geschenke an Geschäftspartner zu verbuchen, sind sie hier richtig.

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Häufige Fragen zu „Geschenke für Mitarbeiter“ (FAQ)

Kann man Geschenke an Mitarbeiter absetzen?

Geschenke an Mitarbeiter können – sofern eine betriebliche Veranlassung vorliegt – abgesetzt werden. Lediglich bei Geschenken, die ausschließlich für private Zwecke erworben wurden, entfällt der Betriebsausgabenabzug.

Wie teuer darf ein Geschenk für Mitarbeiter sein?

Ist ein persönlicher Anlass (z. B. Geburtstag) Grund für Mitarbeitergeschenke, darf der Wert 60 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) nicht überschreiten. Bei geringwertigen Giveaways, sog. Streuwerbeartikeln wie Kugelschreiber, Feuerzeuge, Powerbanks usw. darf der Wert 10 Euro (ohne Mehrwertsteuer) nicht überschreiten.

Welche Gutscheine sind für Mitarbeiter steuerfrei 2024?

Werden Gutscheine an Mitarbeiter ausgegeben oder verschenkt (sog. Sachbezüge), darf neben weiteren sachlichen Voraussetzungen der Wert nicht über 50 Euro liegen.

Was darf ich Mitarbeitern schenken?

Sofern eine betriebliche Veranlassung vorliegt, sind nahezu alle Geschenke an Mitarbeiter möglich und als Betriebsausgabe abziehbar. Je ausgefallener und sonderbarer die Geschenke werden, umso mehr müssen eventuell Finanzbeamte von den betrieblichen Anlässen überzeugt werden.

Wie hoch dürfen Geburtstagsgeschenke für Mitarbeiter sein?

Bei Geburtstagsgeschenken für Mitarbeiter liegt eine betriebliche Veranlassung und ein persönlicher Anlass des Mitarbeiters vor. Daher dürfen Geschenke bis zu einem Wert von 60 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) steuerfrei übergeben werden.

Was sind Aufmerksamkeiten an Mitarbeiter?

Aufmerksamkeiten sind Präsente an Mitarbeiter aus persönlichen Anlässen wie Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Mitarbeiterjubiläum usw. Sofern der Wert der überreichten Aufmerksamkeit 60 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) nicht übersteigt, ist der Vorgang ist für den Mitarbeiter abgaben- und steuerfrei.

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Der Beitrag Geschenke für Mitarbeiter steuerfrei 2024 übergeben wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.