Was ist Liquidität und warum ist sie wichtig?

Bevor wir in die Details einsteigen, ist es wichtig zu verstehen, was Liquidität genau bedeutet. Die Liquidität eines Unternehmens beschreibt die Fähigkeit, kurzfristige Verbindlichkeiten wie Rechnungen, Löhne und Kredite fristgerecht zu begleichen. Unternehmen mit einer guten Liquidität sind in der Lage, finanzielle Engpässe zu überbrücken und schnell auf unerwartete Ausgaben zu reagieren.

Andererseits können Unternehmen mit einer schlechten Liquidität Probleme bekommen, ihre Verbindlichkeiten zu bedienen, was im schlimmsten Fall zur Insolvenz führen kann. Daher ist es maßgeblich, den Cashflow regelmäßig zu analysieren und Maßnahmen zur Verbesserung der Liquidität zu ergreifen.

Die wichtigsten Liquiditätskennzahlen

Um den Cashflow und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu bewerten, gibt es mehrere Kennzahlen, die Sie beachten sollten. Diese Kennzahlen geben Ihnen Aufschluss darüber, wie gut Ihr Unternehmen aufgestellt ist, um kurzfristige Verbindlichkeiten zu bedienen.

1. Liquiditätsgrad I (Barliquidität)

Der Liquiditätsgrad I, auch als Barliquidität bezeichnet, gibt an, wie hoch der Anteil der flüssigen Mittel (z. B. Bankguthaben, Kassenbestände) ist, der zur Deckung der kurzfristigen Verbindlichkeiten bereitsteht. Diese Kennzahl wird wie folgt berechnet:

Liquiditätsgrad I = (flüssige Mittel / kurzfristige Verbindlichkeiten) x 100

Ein Wert von 100 % oder mehr zeigt an, dass das Unternehmen ausreichend liquide Mittel hat, um seine kurzfristigen Verbindlichkeiten sofort zu begleichen. Liegt der Wert darunter, sollte das Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um die Liquidität zu verbessern.

2. Liquiditätsgrad II (Einzugsliquidität)

Der Liquiditätsgrad II berücksichtigt neben den flüssigen Mitteln auch kurzfristige Forderungen wie offene Rechnungen. Diese Kennzahl wird wie folgt berechnet:

Liquiditätsgrad II = ((flüssige Mittel + Forderungen) / kurzfristige Verbindlichkeiten) x 100

Ein Wert zwischen 100 % und 120 % wird als gesund betrachtet. Diese Kennzahl zeigt, wie gut das Unternehmen in der Lage ist, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten aus liquiden Mitteln und kurzfristigen Forderungen zu begleichen.

3. Liquiditätsgrad III (umsatzbedingte Liquidität)

Der Liquiditätsgrad III bezieht zusätzlich die Vorräte in die Berechnung ein und gibt an, wie viel des Umlaufvermögens zur Deckung kurzfristiger Verbindlichkeiten zur Verfügung steht:

Liquiditätsgrad III = ((flüssige Mittel + Forderungen + Vorräte) / kurzfristige Verbindlichkeiten) x 100

Ein Wert von über 120 % wird als sicherer Puffer angesehen. Ein zu hoher Wert könnte jedoch auf überflüssige Bestände hindeuten, was die Effizienz eines Unternehmens beeinträchtigen kann.

4. Cashflow aus betrieblicher Tätigkeit

Diese Kennzahl zeigt, wie viel Geld durch die eigentliche Geschäftstätigkeit generiert wird, und ist relevant, um die Liquidität langfristig zu bewerten. Der betriebliche Cashflow ergibt sich aus den Einnahmen abzüglich aller operativen Ausgaben.

Um den Cashflow zu verbessern, sollten Unternehmen darauf achten, dass Forderungen zeitnah eingezogen und Zahlungen an Lieferanten effizient geplant werden.

Praktische Tipps zur Cashflow-Steuerung

Neben der Überwachung der Kennzahlen gibt es einige praktische Maßnahmen, mit denen Sie Ihren Cashflow optimieren und finanzielle Engpässe vermeiden können. Ein wichtiger Schritt ist die Optimierung des Forderungsmanagements, da Zahlungsverzug ein großes Liquiditätsproblem darstellen kann.

Unternehmen sollten ein effizientes System etablieren, um sicherzustellen, dass Kunden ihre Rechnungen pünktlich begleichen. Klare Zahlungsziele und regelmäßige Zahlungserinnerungen sind hierbei unerlässlich. Darüber hinaus kann das Aushandeln längerer Zahlungsfristen mit Lieferanten die Liquidität verbessern. Durch flexiblere Fristen gewinnen Sie mehr finanziellen Spielraum, ohne die Beziehung zu Ihren Lieferanten zu gefährden.

Ebenso zentral ist ein effizientes Vorratsmanagement, denn zu hohe Lagerbestände binden Kapital, das anderweitig genutzt werden könnte. Eine regelmäßige Analyse der Bestände hilft, nur die wirklich benötigten Mengen auf Lager zu halten, was den Cashflow positiv beeinflusst. Schließlich sollten Investitionen strategisch geplant werden, da größere Anschaffungen die Liquidität stark belasten können.

Eine sorgfältige Planung, die den langfristigen Nutzen berücksichtigt, ist hier maßgebend. In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, über externe Finanzierungsmöglichkeiten nachzudenken, um die Liquidität nicht zu gefährden.

Die Bedeutung der Liquiditätsplanung

Um langfristig finanzielle Engpässe zu vermeiden, benötigen Sie eine gute Liquiditätsplanung. Unternehmen sollten regelmäßig Liquiditätsprognosen erstellen, um potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten zu können.

Durch eine vorausschauende Planung können Unternehmen ihre Zahlungsfähigkeit sichern und gezielt Investitionen tätigen, um zu wachsen.

Liquidität ist der Schlüssel zum langfristigen Erfolg

Die Überwachung und Steuerung des Cashflows ist ein essenzieller Bestandteil des finanziellen Managements eines Unternehmens. Indem Sie die wichtigsten Liquiditätskennzahlen analysieren und praktische Maßnahmen zur Verbesserung Ihrer Liquidität umsetzen, schaffen Sie die Grundlage für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.

Regelmäßige Liquiditätsanalysen und ein effizientes Cashflow-Management helfen Ihnen dabei, finanzielle Engpässe zu vermeiden und eröffnen Ihnen neue Möglichkeiten zur Investition und Expansion.

Der Beitrag Die wichtigsten Kennzahlen zur Liquidität: Cashflow analysieren und steuern wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Zentrale Antworten auf diese und viele weitere Fragen zu Aufbau und Inhalt sowie eine 10-seitige Vorlage liefert dieser Blogbeitrag – wie gewohnt mit starkem Praxisbezug. Viel Erfolg bei der Umsetzung – ich bin sicher, dieser Artikel wird inkl. der Vorlage dabei eine große Unterstützung.

Businessplan – Was ist das?

Ein Businessplan stellt eine umfassende und schriftliche „Planung“ eines Geschäftsvorhabens („Business“) dar. Er erläutert zum einen die Ausgangssituation, Idee, Vision, Umsetzung und Meilensteine des Vorhabens und stellt zum anderen unter Beweis, dass sich der Ersteller ausführlich Gedanken über das Geschäftsmodell und diese gleichzeitig für ausgewählte Adressaten (überzeugend) zu Papier gebracht hat.

Über den Autor

Nikolaus Zöllner, Betreiber der Praxis-Plattform Betriebswirtschaft-Praxis, ist ehrenamtlich seit über 5 Jahren Mitglied in der Unternehmer-Jury beim jährlichen Business-Wettbewerb von BayStartUp. Bei seiner Arbeit als Juror sind ihm Dutzende von Businessplänen durch die Hände und Augen gegangen, die schlussendlich von ihm und anderen Jury-Kollegen bewertet wurden.

Einige der bewerteten Pläne haben den Wettbewerb bereits gewonnen – was aber nicht am Juror, sondern vielmehr an den hervorragend verfassten Geschäftsplänen der Wettbewerbsteilnehmer lag.

Man kann den Businessplan in etwa mit der Planung eines Hausbaus vergleichen. Kein Bauherr käme auf die Idee, mit dem Bau des Heims auf gut Glück zu beginnen und zu sehen, wo es einen hintreibt. Es wird Beschreibungen des Vorhabens geben (welche Art von Haus), Absichten und Ziele werden erläutert (zu Wohnzwecken oder Geschäftszwecken, Niedrig-Energie-Haus oder herkömmliches Haus), Planungen werden erstellt und durch Berechnungen (Statik, Kosten) verifiziert.

Ähnlich verhält es sich mit dem Geschäftsplan. Die Leser möchten wissen, wie der Verfasser das Vorhaben grundsätzlich beschreibt (Geschäftsidee), welche Absichten und Ziele (Unternehmens-Vision und -Mission) er hat und welche Planungen (Umsatz, Investitionen, Liquidität, Rendite) aufgestellt und wie verifiziert wurden.

Hinweis

Für einen Businessplan gibt es keine strengen Vorgaben oder DIN-Normen, wie dieser aufzubauen ist oder auszusehen hat. Zwar haben sich im Laufe der Jahre Standards gebildet und etabliert – grundsätzlich ist der Verfasser aber frei in Sachen Aufbau und Format.

Daher haben sich in den letzten Jahren auch (kreative) Sonderformen wie beispielsweise die Canvas-Methode gebildet, die je nach Vorhaben einen guten oder schlechten Eindruck bei den Lesern hinterlassen haben.

Für welchen Aufbau sich der Verfasser auch immer entscheidet – in den meisten Fällen gibt es eine textbasierte Vorhabensbeschreibung (1. Teil) und einen zahlenbasierte Planungsrechnung (2. Teil), die in sich stimmig und verknüpft sind. In den nachfolgenden Kapiteln werden diese beiden Teile eines Businessplans vorgestellt.

Businessplan erstellen lassen oder selber schreiben

Sobald die Anforderung für einen Businessplan im Raum steht, stellt sich zwangsläufig die Frage.

Businessplan erstellen lassen oder selber schreiben?

Eines muss – auch zur Beantwortung dieser zentralen Frage – jedem (angehenden) Unternehmer in diesem Zusammenhang klar sein. Der Businessplan wird in erster Linie für den Unternehmer/Gründer selbst geschrieben, in zweiter Linie für Dritte.

Praxistipp

Typischerweise sind folgende Personen oder Institutionen Leser eines Geschäftsplans:

• Firmenkundenberater bei der (Haus-) Bank
• Sachbearbeiter beim Arbeitsamt
• Entscheider für Fördermittel
• Förderbanken (z.B. Kreditanstalt für Wiederaufbau)
• (Potenzieller) Investor
• Business Angel
• Businessplan-Wettbewerbe (z.B. BayStartUP)

Der Unternehmer/Gründer muss daher zwangsläufig hinter dem Projekt „Businessplan erstellen“ stehen. Er kann natürlich Teilaufgaben (nicht alle!) auf Dienstleister oder sonstige Unterstützer übertragen; den Hut muss er jedoch aufhaben und sorgsam über alle Inhalte wachen und relevanten Input geben.

Eine weitere typische und nicht unwichtige Frage zum Thema lautet:

Wie viele Seiten sollte ein Businessplan haben?

Auch hier gibt es keinen Standard und keine definierte Vorgaben. Die Antwort muss daher lauten: Genau so viele, damit das Vorhaben für den Adressaten/Leser keine Fragen mehr offenlässt und überzeugt und genau so wenige, damit keine Langeweile entsteht. Sie sehen, es kommt nicht auf die Seitenzahl, sondern vielmehr auf den Inhalt an.

Aber zur praktischen Einordnung hier ein paar Zahlen, die sich in der üblichen Gestaltung von Geschäftsplänen herausgebildet haben. Der Textteil (Vorhabensbeschreibung) sollte grob gesagt zwischen 10 und 30 Seiten umfassen. Bei komplexen Geschäftsmodellen können es auch mal 40 bis 50 Seiten werden; das sollte dann aber die (zumutbare) Obergrenze sein.

Der Zahlenteil (Planungsrechnungen) sollte je nach Planungstiefe (Monats- oder Quartalsplanung) ungefähr 10 bis 20 Seiten umfassen.

Vorhabensbeschreibung: Teil 1 des Geschäftsplans

Bei der Vorhabensbeschreibung nehmen Sie den Leser an die Hand und führen ihn durch das (künftige) Unternehmen oder Vorhaben. Zuerst liefern Sie eine knackige Zusammenfassung (Exekutive Summary), damit der Adressat weiß, um was es überhaupt geht (und ob sich das Weiterlesen lohnt).

Dann erläutern Sie ihm das Produkt oder die Dienstleistung, die hinter dem Vorhaben seht; welche Probleme hat der Kunde und wie wird das durch das Geschäftsmodell gelöst (Kundennutzen).Im Folgenden geht es um die Frage, wer das Produkt kaufen soll – die Zielgruppe und Kundenstruktur.

Anschließend folgen Erklärungen zum Markt und Wettbewerb des Vorhabens. Dahinter steht die Problematik, dass der Markt bereit ist, das (neue) Produkt aufzunehmen und zu vertragen. Ist der Zielmarkt klein und gesättigt, wird es schwer und die Leser des Businessplans werden viele Fragen haben.

Dann sollte es noch um die Frage – oder besser Antwort – gehen, wie das Produkt an den Mann und die Frau kommt – Stichwort Marketing und Vertrieb. Selbst das beste Produkt der Welt wirkungslos ist, wenn die Zielgruppe nichts davon weiß und es nicht angeboten bekommt.

Abschließend sollten Sie die Leserschaft noch mit Informationen zum Aufbau und Ablauf des Unternehmens versorgen. Die Organisation und Prozesse sollte klar strukturiert und vorbereitet sein – und natürlich auch flexibel genug, um schnell auf geänderte Verhältnisse vorbereitet zu sein.

Executive Summary – eine Zusammenfassung auf den Punkt

Die Executive Summary stellt eine komplette Zusammenfassung des Businessplans dar, die alle behandelten Themen auf den Punkt bringt. In der Regel wird dieser Part des Geschäftsplans von den Adressaten als erstes gelesen, um einen Überblick über das Vorhaben zu bekommen.

Und genau hier liegt die Schwierigkeit. Der Verfasser schreibt optimalerweise die Zusammenfassung ganz zum Ende des Businessplan-Herstellungsprozesses – dann, wenn er mit allem fertig ist und (für ihn) alles klar ist. Er ist voll im Thema und fast zum Ende nochmals alles zusammen – quasi der krönende Abschluss.

Der Leser des Businessplans hingegen steigt in der Regel mit diesem Kapitel in das Thema ein; er hat noch wenig bis keine Informationen zu diesem Geschäftsmodell und will mit der Executive Summary einen ersten Überblick erhalten. Es treffen also zwei Gegensätze aufeinander, mit der Gefahr, dass der Leser mit der Zusammenfassung so abgeholt werden muss, dass er (interessiert) weiterliest.

Zweifelsfrei ist die Executive Summary der wichtigste und schwierigste Part des Businessplans. Schwierig deshalb, weil die Zusammenfassung so knapp wie möglich gehalten werden und gleichzeitig alle (wesentlichen) Aspekte des Geschäftsvorhabens abdecken sollte. Ein klassischer Zielkonflikt – lösen Sie ihn!

Angebotene Leistungen/Produkte (Unternehmensidee)

In diesem Kapitel des Geschäftsplans geht es um die Produkte oder Dienstleistungen des Geschäftsmodells. Womit will der Unternehmer seinen Kunden helfen und Verkäufe und somit Umsätze erzielen?

Hilfreich und gleichermaßen bewährt ist es, eingangs die Problemstellung des Kunden zu erläutern. Wo hat der (potenzielle) Abnehmer mit Herausforderungen zu kämpfen, wo genau liegt sein Schmerz.

Beispiele

Das Problem bei Friseur-Kunden ist, dass ihre Haare zu lang sind und sie einen Schnitt benötigen (und schön aussehen wollen). Das Problem bei Imbiss-Kunden in einem Gewerbegebiet ist, dass sie (mittags) Hunger haben und eine schnelle und gutschmeckende Essensversorgung benötigen.

Das Problem bei Nachhilfe-Kunden ist, dass ihre Kinder in der Schule schlechte Leistungen abliefern und die Eltern nicht unterstützen können oder wollen. Das Problem bei Pauschalreise-Kunden ist, dass sie sich nach Sonne und Strand sehnen und für die Erholung einen Urlaub buchen möchten.

Wenn das Problem des Kunden klar beschrieben ist, machen Sie den Deckel drauf, indem Sie passgenau erläutern, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung mit seinen Merkmalen und Funktionen dieses Problem löst und etwas Wichtiges schafft: Kundennutzen. Wenn dieser Kundennutzen dann noch eine Einzigartigkeit aufweist (USP: Unique Selling Proposition), ist das unbedingt im Businessplan zu erwähnen.

Praxistipp

Gerade beim eigenen Produkt geraten Unternehmer und Businessplan-Verfasser gerne ins Schwärmen. Achten Sie hier auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Begeisterung über das Produkt oder die Dienstleistung und neutraler Zurückhaltung.

Insbesondere Geldgeber sind bei Geschäftsplänen penibel auf der Suche nach Hinweisen auf Selbstüberschätzung der Unternehmer. Tappen also nicht in diese Falle!

Für den Leser sollte aus dem Geschäftsplan eindeutig hervorgehen, ob Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung bereits fertig entwickelt und einsatzbereit ist, oder ob es um theoretische Überlegungen geht und das Produkt erst fertiggestellt und etabliert werden muss.

Zielgruppe und Kunden

Wenn es um die Frage geht, für wen die Produkte oder Dienstleistungen von (Kunden-) Nutzen sind, neigen Geschäftsplan-Schreiber gerne dazu – sofern es nicht ein absolutes Nischen-Produkt ist – mit „ALLE“ zu antworten: Das ist dann vielfach der bereits oben beschriebenen Selbstüberschätzung zurückzuführen, denn es wird bis auf Wasser und Sauerstoff wenig Produkte geben, die wirklich ALLE konsumieren.

Ziel dieses Absatzes ist es daher, so genau wie möglich zu definieren, wer Zielgruppe und Abnehmer sind. Eine erste Unterscheidung kann dabei getroffen werden, ob die Kunden eher Unternehmer (B2B = Business to Business) oder Verbraucher (B2C = Business to Consumer) sind.

Ist die Zielgruppe eines Geschäftsvorhabens im Bereich B2B (Unternehmer), können folgende Charakteristika zur Definition der Zielgruppe verwendet werden:

• Branche
• Unternehmensgröße (Einzelunternehmer, KMU, Mittestand, Konzerne)
• Umsatzvolumen
• Anzahl und Struktur der Mitarbeiter
• Standort

Ziel der Businessplan jedoch auf Verbraucher (B2C) ab, kommen folgende Unterscheidungsmerkmale infrage:

• Geschlecht
• Alter
• Wohnort
• Beruf
• Bildungsstand
• Freizeitgestaltung
• Mediennutzung
• Kaufverhalten
• Interessen
• politische Ausrichtung

Markt und Wettbewerb

Der Abschnitt „Markt und Wettbewerb“ sollte der Teil sein, der die meiste Arbeit erfordert – es ist auch einer der wichtigsten Teile des Geschäftsplans. Es geht in diesem Zusammenhang nicht darum, mathematische Marktanteile zu ermitteln oder zu berechnen.

Vielmehr geht es darum, sauber zu erarbeiten, ob der bestehende Markt (bezogen auf die oben ermittelte Zielgruppe) groß genug ist, um einen weiteren Marktteilnehmer aufzunehmen.

Neben der Größe des Marktes ist die Qualität desselben von noch größerer Bedeutung. Hierbei ist zu klären, ob der Markt stagniert, Zuwächse zu verzeichnen hat oder eher rückläufig ist. Dabei ist sowohl der Blick in die Vergangenheit als auch der Blick in die Zukunft (Trendanalyse) wichtig.

Beispiel

Wenn in einer mittelgroßen Stadt mit 50.000 Einwohnern bereits 3 konventionelle Fitness-Studios angesiedelt sind und dieser Markt eher stagniert, dann ist das Marktumfeld für ein neues, konventionelles Fitness-Studio eher schwierig.

Gibt es in der Stadt und ganz Deutschland hingegen noch keinen Anbieter, der auf dem boomenden KI-Markt eine spezialisierte Plattform zur Vermittlung von KI-Programmierern anbietet, sind die Marktaussichten hier natürlich deutlich komfortabler.

Die nachfolgenden Schritte sind exemplarisch für eine Markt- und Wettbewerbsanalyse bei einem Businessplan:

1. Marktbeschreibung (Wo wird das Produkt verkauft?)
2. Analyse der Marktgröße (Wie viel Umsatz wird in diesem Markt gemacht?)
3. Analyse der Wettbewerber (Welche Anbieter gibt es sonst noch auf dem Markt?)
4. Analyse der Branche (Wie verhält und entwickelt sich die Branche in diesem Markt?)
5. Bestimmung des Marktpotentials (Wie entwickelt sich dieser Markt in der Zukunft  und welche Chancen bietet er dabei?)

Praxistipp

Achten Sie bei der Beschreibung des Marktes und der Branche penibel darauf, dass die meisten Leser des Geschäftsplans absolut branchenfremd sind und wenig bis keine Markt-Kenntnisse aufweisen.

Setzen Sie daher nichts voraus, was für Sie selbstverständlich ist. Lieber haben Sie bei diesem wichtigen Teil des Businessplans eine Besonderheit zu viel als zu wenig erklärt.

Marketing und Vertrieb

Das Thema Marketing und Vertrieb ist aus zwei Aspekten bedeutsam für den Geschäftsplan. Zum einen, weil die Bedeutung dieses Punktes von den meisten Unternehmern hoffnungslos unterschätzt wird; zum anderen, weil es der Teil des Businessplans ist, dem Leser und/oder Finanzgeber eine sehr hohe Aufmerksamkeit schenken wird.

Die Frage hinter diesem Kapitel lautet:

Wie bekommt der Unternehmer seine Produkte oder Dienstleistungen in dem Zielmarkt unter die Leute? Wie erfahren Interessenten in einem reizüberfluteten Umfeld von dem Angebot und wie werden sie zu zahlenden Kunden?

Das Produkt oder die Dienstleistung kann noch so gut sein, der Markt und die Zielgruppe noch so perfekt: ein mangelhaftes Marketing und ein schlecht durchgeführter Vertrieb würden alles zunichtemachen.

Zur Auswahl stehen bei der Vertriebsfrage klassische und moderne Instrumente. Zu den klassischen Möglichkeiten zählen:

• (Print-) Anzeigen
• Flyer
• Broschüren
• Kataloge
• Direktansprache (Telefon)
• Messeauftritte als Aussteller
• Vortragsveranstaltungen

Neben in der Vergangenheit bewährten analogen Lösungen gibt es heute vielerlei digitale Instrumente (E-Mail-Newsletter, Google Ads, Affiliate Marketing). Welche der Instrumente wirksam sind und ob analoge oder digitale Varianten besser sind, das entscheidet die Zielgruppe (der Wurm muss dem Fisch und nicht dem Angler schmecken!).

Was funktioniert und was nicht, das muss in den meisten Fällen ausprobiert werden. Empfehlenswert ist hier die Trial & Error-Methode aus der Wissenschaft. Probieren Sie in kleinem Rahmen eine Methode aus und prüfen Sie die Ergebnisse.

Sobald ein Erfolg messbar ist, skalieren Sie dieses Instrument und übernehmen Sie es in den Businessplan. Wenn nicht, haken Sie es ab und unternehmen einen neuen Versuch.

Hilfreich ist es bei diesem Kapitel auch, die 4 Ps (Produkt, Preis, Platz (Distribution), Promotion ) aus dem Marketing-Mix zu beachten und zu beschreiben. Dann sind auf jeden Fall die wichtigsten Punkte erläutert.

Praxistipp

In vielen Geschäftsplänen, die ich gelesen habe, werfen die Verfasser mit zahllosen Marketing-Instrumente und Vertriebswege um sich. Die Kunst ist es aber nicht, möglichst viele Varianten zu beschreiben, sondern den Leser davon zu überzeugen, welche Instrumente und Wege wirksam sind und die Produkte und Dienstleistungen effektiv in der Zielgruppe vertreibt.

Wer also im Geschäftsplan anhand von getätigten Versuchen (Trial & Error) belegen kann, warum eine Variante gewählt wurde, der hat bei der Überzeugungsaufgabe in diesem Kapitel schon die halbe Miete eingefahren.

Organisation und Prozesse

Beim Thema Organisation und Prozesse geht es um den strukturellen Aufbau und die betrieblichen Abläufe des Unternehmens, das im Businessplan vorgestellt wird. Abhängig von der Rechtsform sollten hierfür im ersten Schritt die Geschäftsführung vorgestellt werden.

Für externe Adressaten des Geschäftsplan ist es wesentlich zu erfahren, welches Team mit welchen Persönlichkeiten hinter dem Unternehmen stehen und wodurch sie für diese entscheidende Aufgabe qualifiziert sind.

Aber nicht nur die oberste Ebene ist relevant. Wenn es sich nicht um ein Ein- oder Zwei-Mann-Unternehmen handelt, sollten alle weitere Bereiche und Personen zielgerichtet präsentiert werden. Sobald mehr als 5 Personen im Unternehmen tätig sind, können die Geschäftsführer in der Regel nicht mehr alles alleine überwachen und sind auf ein funktionierendes Team angewiesen.

Definition

Die Aufbauorganisation erläutert die strukturelle Gestaltung eines Unternehmens. Sie definiert die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Hierarchien im Unternehmen. Dabei geht es um die Schaffung einer klaren Organisationsstruktur, um effiziente Arbeitsabläufe und eine optimale Aufgabenerfüllung zu gewährleisten.

Die Aufbauorganisation umfasst die Festlegung von Abteilungen, Stellen und Arbeitsplätzen sowie die Zuordnung von Aufgaben und Kompetenzen.

Die Ablauforganisation befasst sich hingegen mit der Gestaltung und Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Sie legt fest, wie einzelne Aufgaben und Tätigkeiten zeitlich, räumlich und inhaltlich geplant und durchgeführt werden. Das Ziel der Ablauforganisation ist es, effiziente und effektive Arbeitsprozesse zu schaffen, um Zeit- und Kostenersparnisse zu erzielen.

Neben dem Aufbau des Unternehmens sollten im Businessplan auch die wesentlichen, betrieblichen Abläufe und Prozesse dargelegt werden. Bei der Frage nach der Wesentlichkeit ist von den individuellen Besonderheiten des Unternehmens auszugehen.

Handelt es sich um eine Bäckerei, sind die Abläufe zur effizienten Backwerk-Herstellung in gleichbleibender Qualität wichtig. Ist der Betrieb ein Dienstleistungsunternehmen, sind Abläufe wie Auftragsbearbeitung, Vertrieb und Fakturierung relevant.

Auch die Beschreibung der (funktionierenden) internen Kommunikation gehört zum Thema „Organisation und Prozesse“. Wie wird innerhalb des Unternehmens kommuniziert und wie erfolgt die Abstimmung über die regelmäßigen Aufgaben im Team? Stehen hier regelmäßige Meetings oder moderne IT-Instrumente zur Verfügung?

Weitere Fragen, die je nach Bedeutung für das Unternehmen in diesem Kapitel des Geschäftsplans beantwortet werden können:

• Wie sehen die Räumlichkeiten aus?
• Welche Grundrisse liegen vor (Vor- und Nachteile)?
• Welcher Mietvertrag mit welchen Konditionen wurde abgeschlossen?
• Wie sieht die technische Infrastruktur des Unternehmens aus?
• Wie erfolgt das Datenmanagement?
• Wie sieht das Backup-Konzept aus?
• Wie ist die Erreichbarkeit für Kunden technisch und organisatorisch geregelt?
• Welche Bezahlmöglichkeiten bietet das Unternehmen seinen Kunden?
• Welches Kassensystem kommt (bei Bargeschäften) zum Einsatz?
• Welche rechtlichen Risiken bestehen mit oder im Unternehmen?

Planungsrechnungen: Teil 2 des Geschäftsplans

Im zweiten Teil des Geschäftsplans geht es darum, dem vielen Erzählen aus dem ersten Teil Zahlen und Fakten hinzuzufügen. Die Adressaten des Businessplans sind in den meisten Fällen sehr zahlenorientiert unterwegs und möchten die Prosa-Darlegungen gerne in zahlenorientierten Ergebnissen sehen.

In diesem Zuge soll ermittelt und errechnet werden, wie viel (Anfangs-) Kapital für das Vorhaben notwendig ist, welche Absatzzahlen kalkuliert sind und wie sich das alles hinsichtlich Rendite und Liquidität auswirkt.

Investitions- und Kapitalbedarfsplanung

In diesem Kapitel des Businessplans wird detailliert dargestellt, welche Investitionen notwendig sind, um das Vorhaben zu realisieren. Dabei ist zwischen einmaligen Anfangsinvestitionen und laufenden Investitionen – beispielsweise in einer Wachstumsphase – zu unterscheiden.

Zu den Anfangsinvestitionen zählen in der Regel:

• IT-Ausstattungen (PCs, Notebook, Smartphone)
• Maschinen und Anlagen
• Fahrzeuge
• Büroausstattungen (Möbel)
• Softwarelizenzen
• Erwerb von Patenten und Lizenzen

Orientieren Sie sich bei Liste nicht nach steuerlichen Anschaffungsgrenzen (z.B. GWG-Grenze, 250 EUR Kleinbeträge); es geht darum, den vollständigen Kapitalbedarf zu erfassen. Die zentrale Frage ist: Wie viel Geld ist notwendig, damit das Business starten und wachsen kann?

Achten Sie penibel darauf, hier nichts zu vergessen. Wenn Sie IT-Dienstleistungen anbieten, sollte eine entsprechende Ausstattung vorhanden sein. Wenn Sie Fahrzeugreparaturen anbieten, müssen entsprechende Werkzeuge und Anlagen aufgeführt sein.

Fragen Sie auch die KI (ChatGPT), was bei vergleichbaren Gründungen an Investitionen angefallen sind, um hier weitere Anregungen zu bekommen. Bei Beispiel-Prompt und die entsprechenden Ergebnisse für den Fall einer Autowerkstatt-Gründen finden Sie in dieser PDF.

Wenn bestimmte Investitionsgüter in Ihrem speziellen Fall nicht erforderlich sind, beispielsweise weil sie aus dem Privatvermögen kommen oder geleast werden, erklären Sie dies, um nicht den Eindruck zu hinterlassen, Sie hätten es übersehen.

Aus dem Investitionsbedarf leitet sich anschließend der Kapitalbedarf ab. Nachdem ermittelt wurde, wie viel Kapital benötigt wird, muss hier erläutert werden, woher das Geld kommt.

Die Kapitalbedarfsplanung sollte dabei in Eigenkapital, Fremdkapital und alternative Finanzierungsquellen (wie z.B. Fördermittel) unterteilt werden. Es versteht sich, dass bei dieser Planung keine großen, ungedeckten Lücken entstehen sollten. Falls doch, sind Erklärungen nötig.

Absatz- und Umsatzplanung

Die Absatz- und Umsatzplanung für die kommenden Jahre ist ein zentrales Element der wirtschaftlichen Kalkulation im Businessplan. Sie erläutert dem Leser, welche Mengen eines Produkts oder einer Dienstleistung innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgesetzt werden sollen und welche Umsätze daraus resultieren. Hierbei gilt der Grundsatz: Menge x Preis = Umsatz.

Diese Planung basiert auf einer gründlichen Marktanalyse aus dem ersten Teil des Businessplans und realistischen Annahmen, um nicht in die Falle überzogener Erwartungen zu geraten. Die Mengen müssen also sauber hergeleitet werden und allen dankbaren Fragen und Einwänden der Businessplan-Leser standhalten können.

Typische Einflussgrößen für die Absatz- und Umsatzplanung sind die

• Marktgröße,
• Wachstumsraten der Branche,
• Kaufkraft der Zielgruppe
• geplante Preisstrategie.

Zudem müssen saisonale Schwankungen und Markteintrittsbarrieren bei den Planungen berücksichtigt werden. Die Umsatzplanung wird idealerweise in verschiedenen Szenarien (z.B. konservativ, realistisch, optimistisch – oder neudeutsch Soll, best case, worst case) dargestellt, um die potenzielle Bandbreite und Risiken besser einschätzen zu können.

Renditeplanung

Die Renditeplanung beschäftigt sich mit der Ertragskraft des Vorhabens also der Frage, wann und wie viel Gewinn (oder Verlust) am Ende der unternehmerischen Betätigung entsteht. Ziel ist es, die Rentabilität und somit die erfolgreichem wirtschaftliche Attraktivität des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum darzulegen.

Die Ergebnisse der Absatzplanung (Umsatz) und der Investitionsplanung (Abschreibungen) fließen hier ein. Aber natürlich auch alle anderen aufwandswirksamen Aufwendungen. Beachten Sie hier unbedingt, dass Ausgaben nicht gleich Aufwendungen sind. Es gibt Zahlungen, die zwar von Unternehmenskonto abfließen, aber keinen Aufwand für die Renditeplanung darstellen.

Beispiel

Tilgungszahlungen für ein betriebliches Darlehen fließen zwar von Geschäftskonto ab, stellen aber keinen Kostenaufwand dar. Die Zahlungen reduzieren lediglich die Darlehensschuld. Die ursprüngliche Auszahlung des Darlehens stelle analog keinen Ertrag dar, sondern lediglich eine aufwands- und ertragsneutrale Einzahlung.

Anders hingegen verhält es sich bei den Zinszahlungen aus der Darlehensinanspruchnahme. Diese fließen vom Kontokorrentkonto ab und stellen gleichzeitig aufwandswirksame Kosten dar, die in der Renditeplanung zu erfassen sind.

Fragen Sie im Zweifel bei einem Berater nach, um hier keine Fehler zu machen, die bei den Adressaten des Businessplans einen schlechten Eindruck hinterlassen.

Eine gängige Kennzahl im Rahmen der Renditeplanung ist die Kapitalrendite (Return of Investment), die das Verhältnis von erzieltem Gewinn zu eingesetztem Kapital wiedergibt. Quasi die Antwort auf die Frage eines Investors, was ihm ein Einstieg ins Unternehmen finanziell bringt.

Wichtige Aspekte der Renditeplanung sind auch die Break-even-Analyse und die Rentabilitätsvorschau über mehrere Jahre (in der Regel 3-5) hinweg. In dieser Planung sollten auch mögliche Risiken und deren Auswirkungen auf die Rendite berücksichtigt werden, wie z.B. Preisschwankungen bei Rohstoffen, Änderungen im Kundenverhalten oder Markteintritt neuer Wettbewerber.

Liquiditätsplanung

Die Liquiditätsplanung ist ein entscheidender Punkt bei den Unternehmensplanungsrechnungen. Liquidität stellt sicher, dass das Unternehmen jederzeit zahlungsfähig – und somit überlebensfähig – bleibt.

Definition „Liquidität“

Liquidität bezieht sich nach offizieller Definition auf die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Schulden und Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen, indem es über ausreichend liquide Mittel verfügt. Hat ein Unternehmen eine „hohe Liquidität (liquide)„, kann es alle seine Rechnungen fristgerecht bezahlen.

Hat es eine „niedrige Liquidität (nicht liquide)„, stockt der Zahlungsfluss an Lieferanten und Dienstleister, es werden Zahlungen verspätet oder nicht geleistet und Mahnungen finden sich haufenweise in den Briefkästen der Unternehmen.

Bei der Liquiditätsplanung geht es also darum, den Geldfluss (Cashflow) im Unternehmen präzise zu prognostizieren und zu steuern. Eine positive Liquidität ist die Grundlage für den Fortbestand des Unternehmens, da es unabhängig von der Rentabilität jederzeit fällige Zahlungsverpflichtungen erfüllen muss.

Ein zentraler Grundsatz in der Betriebswirtschaftslehre lautet:

Liquidität geht vor Rentabilität.

Die Liquiditätsplanung umfasst die Ein- und Auszahlungen in einem bestimmten Zeitraum, wobei Einnahmen aus Verkäufen den Ausgaben wie Miete, Gehältern, Materialkosten oder Kreditzinsen gegenübergestellt werden. Wesentliche Liquiditätskennzahlen helfen dabei, das Zahlenwerk zu analysieren und zu bewerten.

Besonders bei Investitionen und größeren Projekten sollten Zeitpunkte und Zahlungsströme genau abgestimmt werden, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Auch bei der Planung der Liquidität empfiehlt es sich, einen Berater hinzuzuziehen, um keine Widersprüche in der Planung einzubauen und keine Auszahlungen zu vergessen.

Businessplan-Vorlage

Die vorbereitete Vorlage für einen Standard-Businessplan im RTF-Format finden Sie hier.

Der Beitrag Businessplan erstellen: Warum der Geschäftsplan auch 2025 nötig ist (inkl. Vorlage) wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

So sind beispielsweise die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ – etwas kürzer „GoBD“ – von jedem Anwender einzuhalten. Hierin ist der Grundsatz verankert, dass jede Buchung einen Beleg erfordert.

Egal ob Kauf einer Maschine, Tanken im Ausland oder Schnäppchen auf dem Flohmarkt – jeder betriebliche Geschäftsvorfall ist mit einem Beleg nachzuweisen. In der Praxis ist dies nicht immer möglich. Wenn also vom Geschäftspartner kein (Fremd-) Beleg ausgestellt wurde oder werden konnte, kann der Unternehmer einen Eigenbeleg erstellen. Was es hier zu beachten gilt, belegt der nachfolgende praktische Ratgeber. Belegfrei!

Warum Belege in der Buchführung so wichtig sind

Belege erfüllen eine wichtige Funktion in der (doppelten) Buchführung jedes Unternehmens; sie sind

Schriftliche Nachweise der jeweiligen Geschäftsvorfälle und dokumentieren die Übertragung der Vorgänge in die laufende Buchführung.

Belege sichern das vollständige Erfassen aller Geschäftsvorfälle und ermöglichen ein nachträgliches Kontrollieren von betrieblichen Vorgängen.

Damit eine Überprüfung durch Außenstehende (z. B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer) möglich ist, fordert das Gesetz (§ 238 HGB), dass sich ein „sachverständiger Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann“. Hierbei spielen die Belege eine zentrale Rolle.

Das Steuerrecht bläst hier ins gleiche Horn; die Abgabenordnung (§ 97 AO) schreibt in klassischem Beamtendeutsch vor, dass „die Beteiligten und andere Personen der Finanzbehörde auf Verlangen Bücher, Aufzeichnungen, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen haben„.

Damit Belege vom Finanzamt anerkannt werden sind grundsätzlich zwei Voraussetzungen zu erfüllen:

1. 1. die Ausgaben müssen nachweislich betrieblich veranlasst oder beruflich notwendig sein
   2. die Höhe der Ausgaben muss glaubhaft oder plausibel sein

Belege sind in der Regel nicht erforderlich, wenn steuerliche Pauschalen zum Ansatz kommen, beispielsweise Arbeitnehmer-Pauschbetrag, Sparer-Pauschbetrag, Verpflegungspauschale, Sonderausgaben-Pauschbetrag.

Drei Arten der Belege: Fremdbelege, Eigenbeleg, Ersatzbeleg

Die Gesamtheit aller Belege eines buchführenden Unternehmens stammt in der Praxis nicht aus einer Quelle. Es sind die stark vertretenen Fremdbelege von Dritten (Lieferanten, Geschäftspartnern und Dienstleistern), aber auch Eigen- und Ersatzbelege vorhanden. Welche Besonderheiten bestehen bei diesen Belegarten?

Von anderen Unternehmen ausgestellte Fremdbelege

Die Fremdbelege erhält die Buchhaltung von außerhalb des Unternehmens. Erstellt werden diese (Original-) Belege also von Unternehmensfremden. Der empfangende Unternehmer hat daher in den meisten Fällen keinen Einfluss auf die Gestaltung der Fremdbelege. Der ausstellende, externe Geschäftspartner entscheidet über Aussehen, Aufbau und Aufmachung des Belegs.

Grundsätzlich sind aber die umsatzsteuerlichen Anforderungen an Rechnungen (§ 14 UStG) einzuhalten, also beispielsweise Name und Anschrift des leistenden und leistungsempfangenden Unternehmens, Datumsangaben, fortlaufende Rechnungsnummer, Angabe der Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder berechneten Leistung usw.

Fremdbelege können sein:

• (digitale) Eingangsrechnungen
• Lieferscheine
• Barquittungen
• Kassenzettel
• Bewirtungsbelege
• E-Mails
• Kontoauszüge
• Frachtbriefe

Grundsätzlich haben Fremdbelege die höhere Beweiskraft und führen in der Regel zu einer vorbehaltslosen Anerkennung bei Steuerbehörden, sofern keine Zweifel durch Fehlen von Angaben oder Hinweis auf Scheinbelege bestehen.

Eigenbeleg erstellen bei fehlenden Fremdbelegen

Eigenbelege kommen zur Anwendung, wenn kein Fremdbeleg verwendet werden kann. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Fremder keinen Beleg ausstellen kann (Taxifahrer hat keinen Block mehr) oder gar kein Fremder unmittelbar und direkt beteiligt ist (Geldeinwurf in Zeitungsautomaten).

Diese Belegart ist also im eigenen Unternehmenskreis ausgestellte Dokumente, ohne Mitwirkung eines Fremden. Aussteller können der Unternehmer selbst, Mitarbeiter des Unternehmens oder beauftragte Außenstehende (Steuerberater) sein.

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Diese Sonderbelege sind in der Praxis meist Originalbelege, da sie im Unternehmen originär ausgestellt werden. Denkbar sind aber auch Scans, Fotos oder Kopien von anderen Dokumenten, die man als Eigenbeleg erstellen kann, sofern sei die notwendigen Anforderungen erfüllen.

Ersatzbelege bei verlorenen oder vernichteten Originalbelegen

Ist ein Original-Fremdbeleg verloren gegangen oder vernichtet worden, können Ersatzbelege (auch Notbelege genannt) ausgestellt und verwendet werden. Hierbei handelt es sich um einen internen Eigenbeleg, der den Geschäftsvorfall des ursprünglichen Fremdbelegs so gut wie möglich dokumentiert.

Die Ausstellung eines Ersatzbelegs sollte nur dann erfolgen, wenn beim externen Geschäftspartner kein Duplikat des Fremdbelegs angefordert werden kann – beispielsweise, weil der (ausländische) Taxisfahrer nicht mehr kontaktiert werden kann. Dokumentieren Sie daher immer, warum keine Belegkopie vom ursprünglichen Aussteller möglich war.

Es versteht sich von selbst, dass Ersatzbelege die Ausnahme sein müssen. Jeder Finanzbeamte hat Verständnis, dass bei einem Gewerbe mit hunderten oder tausenden Geschäftsvorfällen auch mal etwas schiefgehen kann und Belege nicht mehr auffindbar sind. Ein sauber ausgestellter Ersatzbelege wird daher nicht zu Stirnrunzeln führen. Wenn aber die Zahl der Ersatzbelege auffällig hoch ist, wird jeder Beamte eine unsachgemäße Buchführung annehmen und zur Hinzu-Schätzung ausholen.

Eigenbeleg: Vorsteuerabzug möglich?

Selbst wenn bei einem Geschäftsvorfall offiziell Umsatzsteuer enthalten und bezahlt wurde (z. B. bei einem privatrechtlichen Parkticket), kann diese bei einem internen Eigen- oder Notbeleg nicht im Rahmen des Vorsteuerabzug angesetzt werden.

Voraussetzung für den zulässigen Vorsteuerabzug ist das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung mit korrekt ausgewiesener Umsatzsteuer (§ 15 UStG). Mussten Sie einen Eigenbeleg erstellen, ist dies nicht der Fall, denn diese Form des Belegs stellt keine Rechnung dar. Zudem fehlt es an einem Ausweis der Umsatzsteuer durch den ursprünglichen Aussteller.

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Auch wenn der Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen nicht möglich ist, so kann der Gesamtbetrag des Geschäftsvorfalls (Nettobetrag und entrichtete Umsatzsteuer) vollumfänglich als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Eigenbeleg erstellen: Wie muss er aussehen?

Wenn Sie einen Eigenbeleg erstellen müssen, gibt es dafür primär keine Vorschriften; ein einfaches Blatt Papier mit handschriftlichen Angaben reicht grundsätzlich aus. In der heutigen Zeit sind auch digitale Eigenbelege denkbar und möglich.

Es muss erkennbar sein, dass es sich um den Sonderfall eines Eigenbelegs handelt; daher empfiehlt es sich, die klare  Bezeichnung „Eigenbeleg“ auf dem Dokument zu verwenden.

Eigenbeleg schreiben: Welche Bestandteile müssen rein?

Wenn Sie einen Eigenbeleg erstellen, sind manche Bestandteile unbedingt erforderlich, andere wiederum „nur“ empfehlenswert. Aus der nachfolgenden Tabelle können Sie die Must-Have und Should-Have-Inhalte beim Eigenbeleg erstellen nach unserer Empfehlung entnehmen:

Die Unterzeichnung des Eigenbelegs wird von vielen Stellen als absolutes Muss gesehen. Die Erfordernis einer rechtsgültigen Unterschrift setzt dann aber voraus, dass es sich um einen Papierbeleg handelt, der ausgedruckt und dann manuell unterzeichnet wird. In der heutigen digitalen Zeit dürfte das in vielen Fällen nicht mehr praktikabel sein; auch wenn die Erstellung eines Eigenbelegs im Gesamtumfang der Buchführung eine absolut untergeordnete Rolle spielt.

Sofern eine Unterzeichnung des Eigenbelegs im Verarbeitungsprozess möglich ist, empfehlen wir diesen Schritt. Sollte es für den (digitalen) Buchführungsprozess aber störend sein, sind wir der Ansicht, dass eine digitale Signatur oder auch eine signaturlose Bearbeitung eines Eigenbelegs möglich ist.

Stellen Sie in diesem Fall unbedingt sicher, dass die Herkunft und Zuordenbarkeit des Belegs sichergestellt sind, um eventuelle Zuordnungszweifel eines Betriebsprüfers aus dem Weg zu räumen.

Zusammenfassung

Die Buchführungspflicht für Gewerbetreibende ist mit zahlreichen Vorschriften und Anforderungen verbunden, wobei die sorgfältige Dokumentation von Geschäftsvorfällen durch Belege eine zentrale Rolle spielt.

Die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Belegen gemäß den GoBD ist unerlässlich, um sowohl gesetzlichen Anforderungen als auch steuerlichen Pflichten gerecht zu werden. Dabei spielen Fremdbelege, Eigenbelege und Ersatzbelege unterschiedliche Rollen und erfordern spezifische Maßnahmen.

Trotz der Bedeutung von Belegen für die Buchführung bleiben Eigenbelege und Ersatzbelege Ausnahmen, die nur unter bestimmten Umständen und mit entsprechender Dokumentation akzeptiert werden.

Die korrekte Erstellung und Aufbewahrung von Belegen ist somit von entscheidender Bedeutung für die Nachvollziehbarkeit und Transparenz betrieblicher Vorgänge sowie für die rechtskonforme Steuererklärung.

Häufige Fragen (FAQ)

Welche Arten von Belegen gibt es?

Es gibt drei Arten von Belegen: Fremdbelege, Eigenbelege und Ersatzbelege. Fremdbelege stammen von externen Partnern wie Lieferanten oder Dienstleistern. Eigenbelege werden intern ausgestellt, wenn keine Fremdbelege verfügbar sind. Ersatzbelege werden verwendet, wenn Originalbelege verloren gegangen sind.

Wann und wie erstellt man Eigenbelege?

SIe werden erstellt, wenn keine Fremdbelege verfügbar sind, z.B. bei fehlenden Quittungen. Sie können auf einfaches Papier oder digital erstellt werden und müssen den Geschäftsvorfall nachvollziehbar dokumentieren.

Was sind Ersatzbelege und wann werden sie verwendet?

Ersatzbelege werden ausgestellt, wenn Originalbelege verloren gegangen sind. Sie dokumentieren den Geschäftsvorfall nachträglich so gut wie möglich und sollten nur verwendet werden, wenn keine Kopie des Originalbelegs erhältlich ist.

Ist ein Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen möglich?

Eigenbelege ermöglichen keinen Vorsteuerabzug, da sie keine ordnungsgemäßen Rechnungen im Sinne des § 15 UStG darstellen. Der Gesamtbetrag des Geschäftsvorfalls kann jedoch als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Wie sollte ein Eigenbeleg aussehen und welche Angaben sind erforderlich?

Beim Eigenbeleg erstellen sollte das Datum, die Belegnummer, Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, die Art der Aufwendung, die Gesamtkosten und den Grund für die Ausstellung enthalten. Eine handschriftliche Unterschrift ist empfehlenswert, aber nicht zwingend erforderlich, besonders bei digitalen Eigenbelegen.

Der Beitrag Eigenbeleg erstellen – ein praktischer Ratgeber für den Sonderbeleg in 2024 wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Durch praktische Schritte wie die Beschäftigung mit futuristischen Erkenntnissen, den Einsatz von Instrumenten wie Trendanalysen und Szenario-Planung und die Förderung einer Innovationskultur können KMU Ungewissheiten in Chancen verwandeln.

Warum sollten sich KMU mit Futurismus beschäftigen?

In der ständig unruhigen See der globalen Märkte, in der Kriege, politische Veränderungen, technologische Tsunamis und demografische Winde die Landschaft in einem noch nie dagewesenen Tempo verändern, stehen KMU-Inhaber am Steuer ihres Schiffes und blicken mit einer Mischung aus Vorfreude und Angst in den Nebel der Zukunft.

Die Vorstellung, dass Zukunftsforschung – die früher als Domäne riesiger Konzerne galt, die Ressourcen für Kristallkugelgucker entbehren konnten – für die wendigen, oft ressourcenbeschränkten KMU von Nutzen sein könnte, mag so phantasievoll erscheinen wie ein Fischer, der nach den Sternen steuert. Doch darin liegt nicht nur eine Navigationshilfe, sondern ein Kompass für Innovation, Wachstum und langfristige Widerstandsfähigkeit.

„Beim Futurismus geht es nicht darum, die Zukunft vorherzusagen“, ertappe ich mich oft dabei, wie ich erkläre: „Es geht darum, Möglichkeiten zu erkunden.“ Diese Unterscheidung ist wichtig. Die Zukunft ist kein ferner, fester Punkt, auf den wir alle unaufhaltsam zusteuern, sondern ein komplexes Geflecht von Wegen, die sich auf der Grundlage der Entscheidungen, die wir heute treffen, entfalten. Für KMU ist es nicht nur hilfreich, diese Möglichkeiten zu verstehen, sondern unerlässlich, um die Ungewissheiten von morgen mit Zuversicht und Flexibilität zu meistern.

Warum sollten sich KMU also mit Futurismus beschäftigen? Die Welt wird nicht einfacher: Technologischer Fortschritt, verändertes Verbraucherverhalten und die Dynamik der Weltwirtschaft sind nur einige der Kräfte, die die Unternehmenslandschaft verändern. Mit einer futuristischen Denkweise können KMU die Ungewissheit von einer Quelle der Angst in eine Quelle der Chancen verwandeln.

So wie die Seefahrer früher die Sterne nutzten, um die weiten und unbekannten Meere zu navigieren, können moderne Unternehmen Futurismus nutzen, um einen Kurs durch die unbekannten Gewässer der Zukunft zu bestimmen und Trends und Innovationen als Winde zu nutzen, die sie vorwärtstreiben.

Futurismus und seine Relevanz

Im Kern ist Futurismus nicht die esoterische Disziplin, die man sich vielleicht vorstellt, voll von obskuren Terminologien und unzugänglichen Konzepten. Vielmehr handelt es sich um eine pragmatische Mischung aus Wissenschaft und Kunst, bei der Daten und Vorstellungskraft zusammentreffen, so dass wir uns nicht nur eine bestimmte Zukunft vorstellen können, sondern ein ganzes Spektrum von Möglichkeiten.

Für KMU geht es bei diesem Ansatz weniger um Kristallkugeln als vielmehr um Strategic Foresight – ein Instrument, mit dem Sie Veränderungen vorhersehen, mögliche Auswirkungen auf Ihr Geschäft verstehen und sich entsprechend anpassen können. Er entmystifiziert die Zukunft und verwandelt das Unbekannte in eine Karte mit Chancen und Herausforderungen, die mit fundiertem Vertrauen bewältigt werden kann.

Die Bedeutung der Zukunftsforschung für KMU kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. In einer Welt, in der der Wandel die einzige Konstante ist, ist die Fähigkeit, in die Zukunft zu blicken und sich auf das vorzubereiten, was als Nächstes kommt, von unschätzbarem Wert. Ob neue Technologien, veränderte Verbraucherpräferenzen oder neue gesetzliche Rahmenbedingungen – die Zukunft birgt sowohl Bedrohungen als auch Chancen.

KMU sind aufgrund ihrer Flexibilität und ihrer Fähigkeit zur schnellen Innovation in einer einzigartigen Position, um aus diesen Veränderungen Kapital zu schlagen – wenn sie sie kommen sehen können. Hier kommt der Futurismus ins Spiel, denn er bietet die Möglichkeit, die Zukunft nicht nur als ein einziges, unvermeidliches Ergebnis zu betrachten, sondern als eine Reihe von Szenarien, die durch heutige Entscheidungen beeinflusst werden können.

Der Wert von futuristischen Erkenntnissen für KMU

Futuristische Erkenntnisse bieten KMU einen Wettbewerbsvorteil, da sie frühzeitig vor Markttrends und demografischen Veränderungen warnen. Bei dieser Voraussicht geht es nicht nur darum, Fallstricke zu vermeiden, sondern auch darum, sich an der Spitze der sich bietenden Chancen zu positionieren. Stellen Sie sich vor, Sie gehören zu den Ersten, die das Potenzial einer neuen Technologie oder eines Verbrauchertrends erkennen.

Dieser Vorsprung kann den Unterschied zwischen Marktführerschaft und Aufholjagd ausmachen. Wenn ein KMU zum Beispiel die potenziellen Auswirkungen der generativen Künstlichen Intelligenz (KI) kennt, kann es mit der Erforschung neuer Produktangebote oder Geschäftsmodelle beginnen, lange bevor die Konkurrenz nachzieht.

Darüber hinaus können futuristische Erkenntnisse KMU dabei helfen, sich in der zunehmend komplexen Landschaft der globalen Wirtschaft zurechtzufinden. Da die Welt immer stärker vernetzt ist, können Veränderungen in einem Teil des Globus Auswirkungen auf die Märkte weltweit haben. Durch den Einsatz von Zukunftswerkzeugen können sich KMU besser auf diese Eventualitäten vorbereiten und ihre Strategien anpassen, um Risiken zu mindern und Chancen zu ergreifen.

Ganz gleich, ob es darum geht, Lieferketten als Reaktion auf geopolitische Veränderungen zu verlagern oder aufstrebende Verbrauchermärkte zu erschließen – die fundierte Perspektive, die Futurismus bietet, ist von unschätzbarem Wert.

Praktische Schritte, um Futurismus in deine Unternehmensstrategie einzubinden

Für KMU, die sich die Kraft der Zukunftsforschung zunutze machen wollen, beginnt die Reise mit der Kultivierung einer zukunftsorientierten Denkweise im gesamten Unternehmen. Dafür sind keine großen Gesten oder Investitionen nötig. Beginnen Sie damit, Ihr Team zu ermutigen, sich über Branchennachrichten, technologische Entwicklungen und globale Trends auf dem Laufenden zu halten. Dieses kollektive Bewusstsein ist die Grundlage, auf der eine zukunftsorientierte Strategie aufgebaut werden kann.

Als Nächstes sollten Sie Workshops oder Seminare veranstalten, in denen Zukunftsszenarien für Ihre Branche erforscht werden. Diese Veranstaltungen können von unschätzbarem Wert sein, wenn es darum geht, innovatives Denken anzuregen und potenzielle Bereiche für Wachstum oder Umwälzungen zu identifizieren. Sie müssen nicht aufwändig sein; auch einfache, strukturierte Brainstorming-Sitzungen können aufschlussreiche Ergebnisse liefern.

Die Beauftragung von externen Zukunftsforschern mit Beratungsaufgaben oder strategischer Beratung kann ebenfalls maßgeschneiderte Erkenntnisse liefern, die auf die einzigartigen Herausforderungen und Chancen deines KMU zugeschnitten sind. Diese Experten können eine neue Perspektive einnehmen, konventionelles Wissen in Frage stellen und verborgene Annahmen aufdecken, die Ihr Unternehmen möglicherweise zurückhalten.

Und schließlich ist es wichtig, die Zukunftsforschung in Ihre strategische Planung zu integrieren. Das könnte bedeuten, dass Sie Szenariotechniken anwenden, um verschiedene Zukunftsszenarien und ihre Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu untersuchen. Es geht darum, zu fragen „was wäre wenn“ und sich auf mehrere Antworten vorzubereiten, damit Ihr KMU schnell auf unvorhergesehene Veränderungen reagieren kann.

Diese strategische Flexibilität ist ein wesentlicher Vorteil der Zukunftsforschung, denn sie verwandelt potenzielle Bedrohungen in Chancen und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen angesichts künftiger Unwägbarkeiten widerstandsfähig und wettbewerbsfähig bleibt.

Werkzeuge und Techniken für KMU-Besitzer

Für KMUs, die vom Potenzial der Zukunftsforschung fasziniert sind, aber nicht wissen, wo sie anfangen sollen, gibt es eine gute Nachricht: Es gibt eine Vielzahl von futuristischen Werkzeugen und Techniken, die auf Unternehmen jeder Größe zugeschnitten werden können. Ein grundlegendes Werkzeug ist die „Trendanalyse„, eine Methode, bei der Muster im Verbraucherverhalten, in der Technologie und im Markt allgemein identifiziert und analysiert werden, um zukünftige Entwicklungen vorherzusagen. Auf diese Weise können Sie die Punkte miteinander verbinden und vorhersehen, wie sich die aktuellen Trends entwickeln und auf Ihr Unternehmen auswirken könnten.

Die Szenarioplanung ist eine weitere leistungsstarke Technik, die es KMU ermöglicht, verschiedene Zukunftsmöglichkeiten zu erkunden und sich darauf vorzubereiten. Durch die Erstellung detaillierter Berichte über verschiedene Zukunftsszenarien können Unternehmen Veränderungen besser vorhersehen, was sie anpassungsfähiger und widerstandsfähiger macht. Es ist eine Art Probe für die Zukunft, die sicherstellt, dass Sie bei unerwarteten Veränderungen bereits überlegt haben, wie Sie reagieren können.

Die Umweltbeobachtung (zu Englisch: «Environmental scanning»), bei der das äußere Umfeld kontinuierlich auf Anzeichen von Veränderungen überwacht wird, ist ebenfalls wichtig. Dies kann KMU helfen, Frühwarnsignale für Marktveränderungen oder neue Technologien zu erkennen, damit sie ihre Strategien frühzeitig anpassen können. Es geht darum, den Finger am Puls des globalen Geschäftsumfelds zu haben, um der Zeit immer einen Schritt voraus zu sein.

Aufbau einer zukunftsfähigen Kultur

Die Schaffung einer Kultur in Ihrem KMU, die Veränderungen und Innovationen begrüßt, ist entscheidend dafür, dass Futurismus Fuß fassen und gedeihen kann. Dabei geht es nicht nur um die Einführung neuer Werkzeuge oder Technologien, sondern auch darum, eine Einstellung zu fördern, die Veränderungen als Chance und nicht als Bedrohung sieht.

Ermutigen Sie Teammitglieder zu Neugierde und kontinuierlichem Lernen. Ermöglichen Sie offene Diskussionen über Zukunftstrends und wie sie sich auf Ihre Branche auswirken könnten. Erkennen Sie innovative Ideen an und belohne Sie sie, auch wenn sie nicht alle zum Tragen kommen. Diese Art von Kultur unterstützt nicht nur den Futurismus, sondern zieht auch vorausschauende Talente an und bindet sie.

Außerdem kann die Förderung der Zusammenarbeit sowohl innerhalb Ihres Unternehmens als auch mit externen Partnern Ihre zukunftsorientierten Bemühungen verstärken. Gemeinsame Projekte mit Universitäten, Forschungseinrichtungen oder anderen Unternehmen können neue Erkenntnisse (Die «Insights») liefern und Möglichkeiten für Innovationen eröffnen. Durch die Bündelung von Wissen und Ressourcen können KMU zukünftige Möglichkeiten effektiver erforschen und darauf reagieren.

Externe Einblicke nutzen

Auch wenn es sich nicht jedes KMU leisten kann, einen eigenen Zukunftsforscher einzustellen, gibt es dennoch viele Möglichkeiten, wertvolle externe Erkenntnisse zu gewinnen. Durch die Teilnahme an Branchenkonferenzen, Netzwerkveranstaltungen und Online-Foren können Sie mit Vordenkern und Futuristen in Kontakt treten, die ihr Wissen und ihre Perspektiven mit Ihnen teilen. Das Abonnieren von futuristischen Publikationen und Podcasts ist eine weitere Möglichkeit, um über neue Trends und Methoden informiert zu bleiben.

Strategische Partnerschaften können ebenfalls eine ergiebige Quelle für externe Erkenntnisse sein. Durch die Zusammenarbeit mit Unternehmen in komplementären Sektoren oder in manchen Fällen sogar mit Konkurrenten können KMU einen breiteren Überblick über Branchentrends und Verbraucherwünsche gewinnen. Diese Partnerschaften können auch gemeinsame Projekte erleichtern, die neue Märkte oder Technologien erforschen und das Risiko und die erforderlichen Investitionen verteilen.

Und schließlich können auch kurzfristige Beratungsaufträge gezielte Beratung und Strategic Foresight bieten. Ein auf Zukunftsforschung spezialisierter Berater kann eine detaillierte Analyse der Position deines Unternehmens innerhalb der Branchenlandschaft erstellen, mögliche Zukunftsszenarien aufzeigen und Strategien empfehlen, umkommende Chancen zu nutzen oder Risiken zu mindern. Diese maßgeschneiderte Beratung kann für KMU von unschätzbarem Wert sein, wenn es darum geht, sich in der Komplexität des zukünftigen Geschäftsumfelds zurechtzufinden.

Zusammenfassung

Auf dem Weg zum Futurismus geht es nicht darum, die Zukunft mit Sicherheit vorherzusagen, sondern darum, sich auf die vielen Möglichkeiten vorzubereiten. Indem sie sich futuristische Instrumente und Methoden zu eigen machen, eine Innovationskultur fördern und sich mit externen Erkenntnissen auseinandersetzen, können KMU die Unwägbarkeiten der Zukunft mit Zuversicht meistern.

Aber über das bloße Überleben hinaus bietet die Praxis des Futurismus den KMU die Möglichkeit, eine Führungsrolle zu übernehmen – die Zukunft durch proaktive Entscheidungen und innovative Lösungen zu gestalten. Die Einbeziehung ethischer Erwägungen stellt sicher, dass diese Führung verantwortungsvoll, nachhaltig und inklusiv ist und den wirtschaftlichen Erfolg mit dem gesellschaftlichen Fortschritt in Einklang bringt.

In einer Welt, die sich ständig weiterentwickelt, ist die Fähigkeit, mit offenem Geist, Verantwortungsbewusstsein und dem Bekenntnis zu ethischen Grundsätzen in die Zukunft zu blicken, mehr als nur ein strategischer Vorteil; sie ist eine Notwendigkeit. Für KMU, die bereit sind, sich auf diese Reise zu begeben, ist die Zukunft kein ferner Horizont, den man fürchten muss, sondern eine Landschaft mit unendlichen Möglichkeiten, die es zu erforschen und zu gestalten gilt.

Lassen Sie uns mit Mut, Neugierde und einem gemeinsamen Engagement für eine Zukunft voranschreiten, die nicht nur unseren Unternehmen, sondern der ganzen Welt zugutekommt.

Über den Autor

Benjamin Talin, alias „Ben“, CEO und Gründer von MoreThanDigital, ist ein weltweit anerkannter Futurist, Keynote Speaker und Experte für digitale Transformation, Technologie und Innovation. Von der Gründung seines ersten Unternehmens im Alter von 13 Jahren bis hin zur Beratung von Weltmarktführern – Bens Weg ist geprägt von unermüdlicher Innovation und der Leidenschaft, den Status quo zu verändern. Sein Fachwissen erstreckt sich über die Transformation von Branchen, den Aufbau von Unternehmen, die Beratung von Regierungen und die Entwicklung neuer Methoden und macht ihn zu einer Schlüsselfigur auf dem Weg ins digitale Zeitalter.

Der Beitrag Futurismus für kleine und mittlere Unternehmen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Doch wie kann die Datenqualität im Unternehmen in den Köpfen der Führungskräfte und Mitarbeiter erfasst und verstanden werden? Dieser Blogbeitrag behandelt das Thema Datenqualität aus betriebswirtschaftlicher Sicht und verdeutlicht die Qualität der Daten anhand 11 Kriterien. Zudem wird auf die Möglichkeiten zum Messen und Verbessern des Datenschatzes eingegangen.

Einwandfreie Daten sind der Grundstein für vertrauenswürdige und aussagekräftige Informationen – ein Schlüsselfaktor für den Erfolg jedes Unternehmens.

Datenqualität: Definition – Was ist Datenqualität?

Datenqualität bezeichnet die Güte und Verlässlichkeit von Daten (Zustand) für den vorgesehenen Verarbeitungs- und Verwendungszweck in Bezug auf diversen Kriterien wie Genauigkeit, Vollständigkeit, Konsistenz, Aktualität und Relevanz. Eine hohe Datenqualität stellt sicher, dass die Daten frei von Fehlern, unnötigen Doppelungen (Redundanzen) und Widersprüchlichkeiten (Inkonsistenzen) sind, um vertrauenswürdige und aussagekräftige Informationen zu gewährleisten.

Die Daten von Unternehmen sind Aktivposten – vergleichbar mit technischen Anlagen und Maschinen. Die besitzen einen Wert, der zum Unternehmenserfolg beiträgt. Je höher die Qualität der Daten dabei ist, desto wahrscheinlicher ist die gewinnbringende Nutzung der Daten. Die Datenqualität sollte daher regelmäßigen Analysen unterliegen, bevor sie in die Verarbeitung und Grundlage für unternehmerische Entscheidungen werden.

Schlechte Datenqualität – Was sind die Folgen?

Unter schlechter Datenqualität versteht man in einem Unternehmen das Vorhandensein von fehlerhaften, unvollständigen oder veralteten Informationen. Dies kann zu einer Vielzahl von negativen Auswirkungen führen und den Geschäftserfolg erheblich beeinträchtigen.

Ein Hauptproblem schlechter Datenqualität ist der Verlust an Vertrauen bei Kunden und Partnern. Wenn beispielsweise falsche Kontaktdaten gespeichert sind oder Bestellungen aufgrund unvollständiger Produktinformationen fehlerhaft bearbeitet werden, leidet die Glaubwürdigkeit des Unternehmens. Kunden könnten abwandern und Partnerschaften gefährdet sein, was sich langfristig negativ auf den Absatz auswirkt.

Des Weiteren kann eine mangelnde Datenqualität zu ineffizienten Arbeitsprozessen führen. Mitarbeiter müssen unnötige Zeit mit der Korrektur von Fehlern oder dem Suchen nach richtigen Informationen verbringen. Dadurch werden nicht nur wertvolle Ressourcen verschwendet, sondern es besteht auch ein erhöhtes Risiko für Fehler. Diese können wiederum zu weiteren Problemen wie etwa Lieferverzögerungen oder Qualitätsmängeln führen.

Beispiel

Durch einen Softwarefehler beim E-Commerce Unternehmen LosKaufDas KG wurden Kundendaten teilweise falsch gespeichert, sodass Rechnungs- und Lieferadressen nicht korrekt übermittelt wurden. Als Resultat kam es vermehrt zu kostenpflichtigen Rücksendungen und Beschwerden, was einen erheblichen Kundenservice-Aufwand verursachte.

Zusätzlich wurden Bestellungen verzögert bearbeitet, da die richtigen Informationen erst manuell recherchiert werden mussten. Infolgedessen sank das Kundenvertrauen und die LosKaufDas KG verzeichnete durch die mangelhafte Datenqualität einen spürbaren Umsatzrückgang.

Schlechte Datenqualität kann aber auch in andren Unternehmensbereichen negative Folgen haben, beispielsweise:

• fehlerhafte Produktionsdaten führen zu Ausschuss-Produktionen
• Umsatzrückgänge durch falsche Preise in den Datensystemen
• erhöhte Versandkosten durch Mehrfachbelieferungen
• unnötige Kontaktaufnahme bei Kunden durch falsche Datenbestände
• unnötige Lagerbestände durch fehlerhafte Bedarfsermittlung
• falsche Management-Entscheidungen
• verzögerter Geldeingang durch unzureichende Daten bei den Zahlungsbedingungen
• geringere Mitarbeiterproduktivität durch manuelles Nacharbeiten
• Schwächung der Unternehmensreputation durch Datenpannen
• Höhere Kosten für die Datenbereinigung

Kriterien für Datenqualität

Erfahrungsgemäß werden die nachfolgenden 11 Datenqualitätskriterien (Data Quality Dimensions) zur Beurteilung der Datenqualität angewendet. In den meisten Fällen erfolgt jedoch nicht die gleichzeitige Anwendung aller Kriterien, sondern es wird eine Auswahl entsprechend des Sinns und Zwecks getroffen.

Insbesondere bei der erstmaligen Festlegung von Datenqualitätskriterien wird empfohlen, die offensichtlichsten 2 bis 3 Datenqualitätskriterien zu verwenden. Erfahrungsgemäß bestehen diese in der Regel aus den ersten 6 aufgeführten Kriterien. Im Laufe der Zeit können zusätzliche Kriterien im Rahmen eines iterativen Prozesses und einer erhöhten Lernkurve hinzugefügt werden.

Vollständigkeit

Das Kriterium der Vollständigkeit ist erfüllt, wenn alle unbedingt notwendigen und geforderten Bestandteile (Attribute) im entsprechenden Datensatz vorhanden sind. Die erforderlichen Attribute werden sowohl durch die Pflichteingabefelder als auch durch individuell geforderte Zusatzfelder definiert.

Zum Beispiel ist eine Kundennummer ein Pflichteingabefeld zur eindeutigen Identifizierung und Unterscheidung. Während ein Kundenname mehrfach vorkommen kann (z.B. die Huber KG in München und die Huber KG in Nürnberg), darf eine Kundennummer niemals doppelt vorhanden sein. Auf der anderen Seite benötigt ein Kunden-Datensatz zur Vollständigkeit keinen Eintrag im Datenfeld „Postfach“, da nicht alle Kunden ein Postfach besitzen.

Das Datensatz-Attribut „Kundennummer“ hingegen identifiziert den Kunden und muss (Vollständigkeit) immer vorhanden sein.

Eindeutigkeit

Jeder einzelne Datensatz muss eindeutig interpretierbar sein, sowohl für sich allein als auch im Vergleich zu anderen Datensätzen. Wenn es beispielsweise in einer Datenbank zwei Einträge gibt, die bis auf einen einzigen Datenpunkt identisch sind, können beide nicht mehr eindeutig interpretiert werden.

Es bestehen dann Zweifel, ob es sich tatsächlich um zwei verschiedene Datensätze handelt und bezüglich des abweichenden Datenpunkts ist unklar, welche Eingabe korrekt ist oder ob möglicherweise beide fehlerhaft sind.

Beispiel

Zwei Einträge in der Kontaktdatei sind bis auf die Mobiltelefonnummer in Bezug auf den anderen Datensatzeintragungen (Name, Firma, E-Mail usw.) komplett identisch. Die beiden Datensätze sind daher nicht eindeutig interpretierbar; es ist nicht erkennbar, welcher Datensatz korrekt und welcher fehlerhaft ist.

Korrektheit

Das Datenqualitätskriterium Korrektheit ist gegeben, wenn die Eingabewerte der Daten mit der Realität übereinstimmen. Die Überprüfung dieser grundlegenden Korrektheit ist relativ einfach und kann beispielsweise anhand der Anzahl von Ziffern, beispielsweise bei Umsatzsteuer-Identifikationsnummern oder Postleitzahlen erfolgen.

Jedoch kann sie auch einen höheren Aufwand erfordern, insbesondere bei automatisierter Prüfung von Kundenanschriften. Diese automatisierte Abgleichung erfordert einen bestätigten und korrekten Ist-Bestand sowie technische Verfahren, um den Abgleich durchzuführen.

Beispiel

Eine im Datenbestand hinterlegte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit der Zeichenfolge „DE123456“ kann nicht korrekt sein, da nach dem Ländercode „DE“ ein neunstelliger Zifferncode folgt.

Aktualität

Es ist von grundlegender Bedeutung, dass die eingegebenen Daten mit der tatsächlichen Realität übereinstimmen, um als korrekt zu gelten. Doch zusätzlich dazu erfordert Aktualität auch, dass diese Daten den aktuellen Zustand der Realität widerspiegeln.

Beispiel

Die Telefonnummer eines Kunden im Format +49 30 123456789 mag korrekt sein, aber nicht mehr aktuell, da der Kunde zwischenzeitlich nach Hamburg umgezogen ist.

Genauigkeit

Datensätze sollten nicht nur vollständig, korrekt und aktuell sein; die Dateneingabe muss ebenfalls präzise erfolgen. Die Präzision der Daten ist dann gegeben, wenn die Daten in der geforderten Exaktheit vorliegen. Der Grund für diese Forderung nach „Genauigkeit“ kann technischer oder organisatorischer Natur sein.

Es kann beispielsweise notwendig sein, Daten in einer speziellen Form bereitzuhalten, um sie technisch korrekt in nachfolgenden Systemen weiterverarbeiten zu können. Möglich wäre aber auch eine organisatorische Vorgabe, um die Vergleichbarkeit von Daten zu erleichtern.

Beispiel

In einer Datenbank müssen Datumsangaben im Format „TT.MM.JJJJ“ eingegeben werden. Eine Eingabe eines Datensatzes mit der Ausprägung „28.12.23“ ist zwar korrekt und (vermutlich) aktuell, aber erfüllt nicht die Anforderungen an die Genauigkeit, da es „28.12.2023“ heißen müsste.

Konsistenz

Das Datenqualitätskriterium Konsistenz erfordert, dass die Daten den festgelegten Integritätsvorgaben entsprechen und somit in dieser Hinsicht korrekt sind. Es ist wichtig, dass ein Datensatz keine offensichtlichen Widersprüche sowohl innerhalb des Datensatzes als auch zu anderen Datensätzen aufweist.

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Diese Widersprüche können entweder auf logischen Zusammenhängen basieren (zum Beispiel muss das Eintrittsdatum von Mitarbeitern nach deren Geburtsdatum und vor dem aktuellen Tagesdatum sein) oder interne Vorgaben betreffen (Personenkonten in der Finanzbuchhaltung haben 5 Stellen).

Redundanzfreiheit

Redundanz tritt auf, wenn gleiche Informationen mehrfach in einer Informationsquelle vorhanden sind und die betroffene Information ohne Datenverlust an einem der Speicherorte gelöscht werden könnte. Es ist nicht unbedingt erforderlich, dass Duplikate vorliegen. Redundanz besteht bereits dann, wenn beispielsweise Kundenstammdaten wie Kontaktdaten parallel in zwei Systemen gespeichert sind.

Beispiel

Die telefonischen Kontaktdaten des Geschäftsführers der IchRufDichAn GmbH sind sowohl im Datenbestand der Finanzbuchhaltung als auch in der Kontaktdatenbank der Telefonanlage gespeichert. Die Kontaktdaten sind somit im Unternehmen redundant und könnten problemlos in einem der Bestände gelöscht werden.

Beachten Sie aber, dass Redundanz nicht immer negativ ist – manchmal wird sie bewusst herbeigeführt. So wird Ihre IT-Abteilung einen Sicherungsbestand der Unternehmensdaten (hoffentlich) immer zusätzlich an eine externen Ort (z. B. Bankschließfach) aufbewahren. Diese Daten sind redundant, aber bewusst und aus Gründen der IT-Sicherheit (Backup-Strategie).

Relevanz

Um die Anforderung der Relevanz zu erfüllen, müssen Datensätze den entsprechenden Informationsbedarf abdecken. Wenn beispielsweise der Geschäftsführer die Datensätze aller ausländischen Lieferanten benötigt, ist ein enthaltener Datensatz eines italienischen Lieferanten nicht relevant.

Beispiel

Bei der Erstellung von Quartalsberichten sind ausschließlich die Ausgangsrechnungen relevant, deren Ausstellungsdatum innerhalb des betreffenden Quartals liegt. Beim Vergleich verschiedener Berichte desselben Quartals fällt auf, dass sich die Ergebnisse immer wieder unterscheiden. Dies ist darauf zurückzuführen, dass gelegentlich auch Rechnungen einbezogen werden, die für das definierte Quartal nicht relevant sind.

Einheitlichkeit

Das Datenqualitätskriterium Einheitlichkeit wird gewährleistet, wenn artgleiche Werte einheitlich eingegeben werden; dies gilt insbesondere für Texteingaben. Um Fehlinterpretationen und Fehler zu vermeiden, sollten bestimmte Texteingabefelder mit internen Vorgaben versehen sein, um die Einheitlichkeit der Daten sicherzustellen.

Beispiel

Mangels interner Vorgaben zur Eingabe von Städtenamen sind in einem Datenbestand für den Eintrag „München“ folgende uneinheitliche Schreibweisen aufgetaucht:

• München
• Muenchen
• MÜNCHEN
• MUENCHEN
• Munich
• MUNICH
• M Ü N C H E N

Beim Datenfeld „Stadt“ ist daher das Datenqualitätskriterium Einheitlichkeit nicht erfüllt.

Zuverlässigkeit

Die Zuverlässigkeit und Nachvollziehbarkeit der Entstehung von Daten sind unerlässlich, insbesondere in einer Zeit, in der die Bedeutung von Massendaten beispielsweise im Sog der Künstlichen Intelligenz immer weiter steigt. Die Zuverlässigkeit von Datensätzen und deren Entstehung und Verarbeitung stellt ein wichtiges Qualitätsmerkmal dar.

Beispiel

Im Rahmen des Unternehmensreportings wurde festgelegt, dass täglich bis 12:00 Uhr eine definierte Menge an Daten vom Abrechnungssystem an das Buchhaltungssystem übermittelt werden soll. Im Verlauf der Zeit stellte sich jedoch heraus, dass entweder die Datenlieferung verspätet erfolgte oder nur ein Teil der vereinbarten Daten geliefert wurde. Die Zuverlässigkeit der (übermittelten) Daten war nicht gegeben.

Verständlichkeit

Um eine hohe Qualität der Daten zu gewährleisten, ist es wichtig, dass die Informationen gut verständlich sind. Die Datensätze sollten in Bezug auf ihre Struktur, Beschaffenheit und Begrifflichkeit so vorbereitet sein, dass sie von der bearbeitenden Stelle entsprechend interpretiert und verstanden werden können.

Es ist also nicht hilfreich, einem Mitarbeiter in der Buchhaltung eine Tabelle mit unbearbeiteten Spaltenüberschriften aus der ursprünglichen Datenbanktabelle zur Verfügung zu stellen. Ein Programmierer mag gute Gründe haben, das Datenbankfeld „Stadt“ mit „txt_RESIDENCE_40“ zu benennen.

Wenn diese unkommentierte Bezeichnung als Spaltenüberschrift in einer Informations-Tabelle angezeigt wird, ist der Benutzer gezwungen anhand der Werte eine (so gut wie möglich) logische Interpretation über deren Bedeutung vorzunehmen oder bei Unsicherheiten weitere Erläuterungen einzuholen. Verständlich geht in diesem Zusammenhang anders.

Datenqualität messen

Um die Datenqualität zu messen, müssen zunächst klare Kriterien festgelegt werden. Hierbei spielen die bereits erwähnten und erläuterten Datenqualitätskriterien eine Rolle: Vollständigkeit, Aktualität, Genauigkeit und Konsistenz usw.

Anhand dieser Kriterien lässt sich dann eine Bewertung vornehmen, um Schwachstellen in den vorhandenen Datenbeständen aufzudecken.

Ein bewährter Ansatz zur Messung der Datenqualität ist die Durchführung von Stichprobenanalysen. Dabei werden repräsentative Teilmengen Ihrer Datensätze ausgewählt und einer gründlichen Prüfung unterzogen. Auf diese Weise lassen sich mögliche Fehlerquellen identifizieren und gezielt beheben.

Beispiel

Das Geburtsdatum natürlicher Personen ist häufig mit dem Wert „01.01.1900“ belegt. Heute kann man davon ausgehen, dass keine Personen leben, die tatsächlich das Geburtsjahr 1900 (über 120 Jahre alt!) haben. Es ist zu prüfen, bei wie vielen Einträgen das Geburtsdatum 01.01.1900 vorkommt (fehlerhafte Daten) und wie hoch der Anteil zu allen Datensätzen ist.

Daten mit „01.01.1900“: 6 Datensätze

Gesamtheit der Daten: 5.967 Datensätze

Somit sind 0,1% der Datensätze fehlerhaft und folglich 99,9% der Datensätze nach diesem Prüfansatz korrekt.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, automatisierte Tools einzusetzen, die kontinuierlich Ihre Daten analysieren und Abweichungen von definierten Qualitätsstandards erkennen können. Diese Tools ermöglichen es Ihnen nicht nur, Fehler schnell zu erkennen und zu korrigieren, sondern auch präventive Maßnahmen zu ergreifen.

Nachfolgend finden Sie eine (alphabetische) Liste mit möglichen Kriterien zur Messung der Datenqualität:

Es ist jedoch wichtig anzumerken, dass die Messung der Datenqualität allein nicht ausreicht. Um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie auch in qualifizierte Mitarbeiter investieren, die sich der Datenqualitätsthematik bewusst sind, über das nötige Fachwissen verfügen und die Datenqualität kontinuierlich überwachen und verbessern können.

Verbesserung der Datenqualität

Ein grundlegendes Prinzip der Informatik kann auch auf die Verbesserung der Datenqualität angewendet werden: „GIGO„, was für „Garbage In — Garbage Out“ (Müll rein — Müll raus) steht. Dies besagt, dass die Ergebnisse nur schlecht sein können, wenn das System mit minderwertigen Eingaben gefüttert wird. Da ein Computer grundsätzlich nicht unterscheiden kann, ob die Eingaben des Benutzers geeignet sind oder nicht, verarbeitet er sie ohne Bewertung und liefert dementsprechend ein ungeeignetes Ergebnis bei minderwertigen Eingaben.

Daher sind eine qualitätskonforme Erfassung und Speicherung der Daten entscheidend für deren Qualität. Eine nachträgliche Korrektur ungültiger Dateneingaben erfordert Zeit und Ressourcen. Das GIGO-Prinzip muss daher in den Köpfen aller Anwender implementiert und verankert werden.

Statt „GIGO“ spricht man im Bereich des Datenmanagements auch vom „First Time Right“-Prinzip (von Beginn an korrekt). Allen Mitarbeitern sollte klar sein, dass gute Datenqualität kein einmaliges Projekt ist. Sofortmaßnahmen können zwar schnelle Erfolge bringen, aber darauf auszuruhen ist langfristig keine Lösung. Hohe Datenqualität erfordert einen kontinuierlichen Prozess aus Messen – Analysieren – Korrigieren – Dokumentieren.

Um die strategische Bedeutung zu betonen und ein durchgängiges System im Unternehmen sicherzustellen, empfiehlt es sich, ein Data-Governance-System einzuführen. Data Governance bezeichnet das strukturierte Management von Daten und beinhaltet Vorgaben, Richtlinien und Prozesse zur Sicherung der Qualität sowie des Schutzes und der Sicherheit von Daten.

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Neben den individuellen Unternehmensverfahren zur Optimierung der Datenqualität sollte dieses System auch einen Plan enthalten, wie die anspruchsvollen Anforderungen umgesetzt werden sollen. Es reicht nicht aus, fehlerhafte Daten nur zu identifizieren und darauf hinzuweisen. Stattdessen sollten klare Prozesse definiert sein, wer im Falle einer solchen Situation was tun soll.

Um die Datenqualität zu verbessern ist es ebenfalls wichtig, die Möglichkeiten der IT-Systeme zur Optimierung und Gewährleistung zu kennen. Diese können einfache Programmoptionen wie Pflichtfelder oder komplexe Anpassungen wie Workflows, Freigabeverfahren oder Berechtigungsgruppen umfassen. Falls diese Möglichkeiten unbekannt sind, empfiehlt es sich eine Analyse der vorhandenen On-Board-Mittel durchzuführen und Informationen über deren Anpassungsfähigkeit an individuelle Anforderungen einzuholen.

Abschließend ist hervorzuheben, dass hohe Datenqualität volle Unterstützung seitens des Managements erfordert. Es darf niemals ein isoliertes Projekt der IT-Abteilung oder Finanzbuchhaltung sein, das neben anderen Projekten einfach abgearbeitet wird. Wer immer sich dem Thema Datengüte im Unternehmen annimmt, benötigt die uneingeschränkte Rückendeckung vom ersten Startschuss bis zum regelmäßigen wiederkehrenden Ablaufprozess.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Datenqualität ein kritischer Erfolgsfaktor für Unternehmen ist. Sie bildet das Fundament für fundierte Entscheidungen, sichert Vertrauen bei Kunden und Partnern und ermöglicht reibungslose Arbeitsabläufe.

Schlechte Datenqualität birgt hingegen eine Vielzahl von Risiken, von Kundenabwanderung bis hin zu ineffizienten Prozessen und finanziellen Verlusten. Die regelmäßige Überprüfung, Messung und Verbesserung der Datenqualität sollten daher als integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie betrachtet werden.

So kann gewährleistet werden, dass die Daten als wertvolle Ressource optimal genutzt werden und einen echten Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

Häufige Fragen (FAQ)

Was versteht man unter Datenqualität?

Die Datenqualität beschreibt die Güte und Zuverlässigkeit von Daten für ihren vorgesehenen Verarbeitungs- und Verwendungszweck. Es bezieht sich auf Kriterien wie Genauigkeit, Vollständigkeit, Konsistenz, Aktualität und Relevanz.

Warum ist Datenqualität wichtig?

Daten sind wie ein Vermögenswert für Unternehmen. Je höher ihre Qualität ist, desto wertvoller sind sie für den Geschäftserfolg. Hochwertige Daten bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen und vertrauenswürdige Informationen.

Welche negativen Folgen hat schlechte Datenqualität?

Schlechte Daten können zu Vertrauensverlust bei Kunden und Partnern führen, ineffiziente Arbeitsprozesse verursachen und zu falschen Entscheidungen sowie finanziellen Verlusten führen.

Wie lassen sich Datenqualitätskriterien beurteilen?

Die Bewertung der Datenqualitätskriterien erfolgt anhand von Standards wie Vollständigkeit, Eindeutigkeit, Korrektheit und Aktualität. Häufig werden repräsentative Stichproben analysiert oder automatisierte Tools eingesetzt, um Abweichungen festzustellen.

Wie kann die Datenqualität verbessert werden?

Eine nachhaltige Verbesserung erfordert korrekte und vollständige Dateneingaben von Anfang an. Zudem sind klare Prozesse, Schulungen für Mitarbeiter, die Nutzung von IT-Tools zur Datenvalidierung und die Implementierung eines Data-Governance-Systems essenziell.

Wie kann man Datenqualität effektiv messen?

Die Messung erfolgt durch festgelegte Kriterien und kann mittels Stichprobenanalysen oder automatisierten Tools erfolgen. Wichtig ist, eine ganzheitliche Sicht und ein Prozess, um Fehler zu identifizieren, zu korrigieren und zu dokumentieren.

Wie lassen sich Datenqualitätsprobleme beheben?

Eine systematische Vorgehensweise zur Fehleridentifikation, klar definierte Prozesse zur Fehlerkorrektur und die Nutzung der Möglichkeiten der IT-Systeme sind entscheidend, um Datenqualitätsprobleme zu beheben.

Welche Maßnahmen können Unternehmen ergreifen, um die Datenqualität nachhaltig zu verbessern?

Die Einführung eines Data-Governance-Systems, die Schulung von Mitarbeitern, die Nutzung von IT-Tools zur Überprüfung von Daten und eine klare Unterstützung seitens des Managements sind wirksame Maßnahmen zur nachhaltigen Verbesserung der Datenqualität.

Der Beitrag Datenqualität im Unternehmen: Kriterien zum Messen und Verbessern des Datenschatzes wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Seit Langem sind sich mal wieder alle Fachleute einig: Künstliche Intelligenz wird als disruptive Technologie die Arbeits- und Unternehmenswelt in den nächsten Jahren ungebremst umkrempeln. Unternehmen, die bei der KI dabei sind, werden einen erheblichen Wettbewerbsvorteil erhalten. Unternehmen, die KI unbeachtet links (oder rechts) liegen lassen, werden zwangsläufig aus dem Markt gedrängt werden.

Daher lohnt es sich der Frage nachzugehen, was Künstliche Intelligenz ist, welche Chancen und Risiken für Unternehmen bestehen und wie eine Vorbereitung für Unternehmensleiter und Führungspersonen aussehen sollte. Diese und weitere Fragen beantwortet den nachfolgende Blog-Beitrag – übrigens ohne künstliche Intelligenz geschaffen, mit reiner menschlichen Intelligenz.

Was ist künstliche Intelligenz (Definition)?

Künstliche Intelligenz (KI) ist ein Schlagwort, der in den letzten Monaten und Jahren immer häufiger in der öffentlichen Diskussion auftaucht. Spätestens seit ChatGPT, als sich innerhalb von wenigen Monaten 100 Mio. Nutzer für das KI-basierte Chat- und Texterstellungstool registriert hatten, ist KI zum Massen-Thema aufgestiegen. Doch was verbirgt sich genau hinter diesem Begriff?

Eine offizielle Definition gibt es nirgends zu finden; das liegt auch daran, dass schon eine Definition von „Intelligenz“ schwierig und uneinheitlich ist. Probieren wir es so:

Definition

Künstliche Intelligenz bezeichnet die Fähigkeit von Maschinen und Computern, menschenähnliches Verhalten wie logisches Denken, Wahrnehmung, Lernen Kreativität und Problemlösung zu imitieren und selbstständig anzuwenden.

Es geht dabei nicht darum, eine Maschine zu erschaffen, die genauso intelligent ist wie ein Mensch, sondern eine Technologie zu schaffen, um bestimmte Aufgaben schneller und effizienter als der Mensch auszuführen.

Gut erkennbar ist das an folgendem Praxis-Beispiel: Das 2.500 Jahre alte strategische Brettspiel Go, dessen Anfänge bis ins antike China reicht, gilt als das komplexeste Spiel der Welt. Die theoretischen Spielkombinationen sind in ihrer Anzahl so unvorstellbar hoch, dass es sogar die Anzahl der Atome im Universum übertrifft. Die schlauesten Menschen haben sich diesem Spiel angenommen und bisher immer Go-Spielautomaten besiegt.

Erst mit der Künstlichen Intelligenz wurde die Möglichkeit geschaffen, dass ein technisches System ALLE Spielzüge im Spiel mit sich selbst durchprobiert und dabei Kombinationen entdeckt, die ein Mensch nie für möglich gehalten hätte. Das Novum war, dass die Systeme hiervor gelernt haben und die Ergebnisse effektiv und unschlagbar im Spiel anwenden konnten.

Im Jahr 2016 hat der mehrfache humane Go-Weltmeister Lee Se-dol aus Südkorea gegen den von DeepMind entwickelten Spielautomaten „AlphaGo“ sang- und klanglos verloren und daraufhin seinen Rücktritt erklärt, da die KI mit ihren Stärken nicht besiegt werden könnte. Die Stärke der Künstlichen Intelligenz bestand darin, eine Vielzahl an Daten (Spielkombinationen) mit den Spielregeln in Verbindung zu bringen und von den Ergebnissen zu lernen und diese dann im Spiel mit Lee Se-dol anzuwenden.

Wann sprechen wir von Künstlicher Intelligenz?

Es stellt sich die Frage, in welchen Fällen von KI gesprochen werden kann. Das Go-Beispiel verdeutlicht die Unterschiede. Die Technologie eines Schachcomputers, die es schon seit Ende des vorherigen Jahrhunderts entwickelt wurden, hätte niemals die Komplexität des Go-Spiels erfassen und bearbeiten können. Erst die Fähigkeit, große Datenmengen zu bearbeiten und aus Ergebnissen zu lernen, ermöglichte der Technologie Siegeschancen.

Wir sprechen also von Künstlicher Intelligenz, wenn

• ein digitales System lernende Algorithmen verwendet,
• Daten und Rückmeldungen nutzt und daraus lernt und
• die Bedeutung von Daten versteht.

Der US-amerikanische Wissenschaftler Greg Corrado hat es mit einem Satz auf den Punkt gebracht:

KI ist nichts anderes als Maschinen intelligent zu machen.

Vorteile und Chancen der Künstlichen Intelligenz

Die Entwicklung der KI kann ohne Übertreibung als disruptive Stufe in der menschlichen Entwicklung bezeichnet werden; sie reiht sich ein in historische Abschnitte wie Dampfmaschine, Automobile, Elektrizität und das Internet. Die Vorteile und Chancen von KI können heute zwar erkannt werden, das Ausmaß des Nutzens wird aber in Zukunft weiter steigen und zusätzliche – hbuete ungeahnte – Möglichkeiten schaffen.

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht können aus heutiger Sicht folgende Vorteile der Künstlichen Intelligenz genannt werden.

Menschen bei Entscheidungen unterstützen

Durch die hohe Geschwindigkeit bei Datenverarbeitung und -analyse, gepaart mit der Fähigkeit, aus eben diesen Daten zu lernen, kann die KI Zusammenhänge aufzuzeigen, die kein Mensch für möglich und kein Mensch jemals gesehen hätte. Diese neue Betrachtungsweise wird die KI zum unersetzbaren Copiloten in jedem Unternehmen machen, um Entscheidungen bis in die letzte Tiefe der jeweiligen Grundlagen abzuwägen und zu treffen.

Produkt- und Geschäftsideen entwickeln

Es gibt zahlreiche Beispiele für Geschäftsmodelle, die durch Zufall oder aus der Entwicklung heraus entstanden sind. Die KI wird Menschen dabei unterstützen, kreative Ideen aus eine Pool an Daten und Möglichkeiten zu entwickeln. Dabei werden neue Kombinationen ans Tageslicht kommen, die geschäftliche Erfolge versprechen.

Am Beispiel von Melodien kann dies gut veranschaulicht werden. Für Komponisten und Musikerzeuger war und ist die Suche nach gut klingenden Kombinationen von Musiknoten stets im Fokus; egal ob Mozart, Udo Jürgens oder Ed Sheeran. Es gibt genügend Beispiele, bei denen solche Melodien zufällig unter der Dusche oder im Alltag gefunden wurden.

KI wird hier auf Grund der Datenbearbeitungsfähigkeiten neue Kombinationen ausprobieren und finden, auf die nie ein Mensch gekommen wäre. Sicherlich wird hier im Ergebnis auch viel Unbrauchbares sein, aber eben auch neue Melodie-Kombinationen, die bisher im Verborgenen schlummerten.

Routineaufgaben zuverlässig übernehmen

KI kann und wird mehr und mehr administrative Routineaufgaben von Mitarbeitern übernehmen, die aus menschlicher Sicht eintönig und langweilig sind. Dabei sind im ersten Schritt noch nicht einmal teure Investitionen notwendig. Bereits heute können KI-Systeme Bestellungen verarbeiten, Telefongespräche annehmen und beantworten, Daten in Excel eingeben, Texte zusammenfassen, einfache Antwort-E-Mails erzeugen usw.

Aber nicht nur bei den einfachen Tätigkeiten wird die KI helfen. Das israelische Startup-Unternehmen Lawgeex hat mit ihrem KI-System einen juristischen Standard-Vertrag schneller und präziser analysiert als 20 menschliche Anwälte aus den USA.

Sobald die KI-Technologie weiterentwickelt wird, beispielsweise im Bereich des autonomen Fahrens, werden im Bereich der Routinearbeiten zusätzliche Möglichkeiten (Taxifahrten, Transportfahrten) hinzukommen.

Fachkräftemangel reduzieren

Die große Angst im Zusammenhang mit KI besteht darin, dass die menschliche Arbeitskraft obsolet wird und KI eine Massenarbeitslosigkeit auslöst. Diese Ängste waren schon bei der Erfindung der Dampfmaschine oder der Elektrizität in den sorgvollen Köpfen der (arbeitenden) Menschen. Die KI wird sicherlich einige Aufgaben übernehmen, allerdings in vielen Fällen im Zusammenspiel mit dem Menschen.

Die große Chance und Hausforderung ist es, die KI dort einzusetzen, wo sie ihre Stärken hat und dem Mitarbeiter dabei Freiräume schafft, um sich menschlichen Aufgaben zu widmen. KI wird daher den Mangel an Fachkräften entschärfen, da sie den vorhandenen Fachkräften zu mehr Kapazitäten für ihre eigentliche Arbeit verschaffen wird.

Höhere Effizienz in den Arbeitsabläufen

Der zielgerichtete Einsatz von KI in Verbindung mit dem kooperierenden Eingreifen von menschlichen Mitarbeitern bietet Unternehmen viele Möglichkeiten, ihre Abläufe und Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Dieses Zusammenspiel wird sich positiv auf die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit und schlussendlich auch auf die Kosten- und Gewinnsituation auswirken.

Personalisierte Kundeninteraktionen

KI kann effizient eingesetzt werden, um personalisierte Kundeninteraktionen zu ermöglichen und skalierbar einzusetzen. Denkbar ist dies beispielsweise durch Chatbots im Rahmen der Kundenkommunikation, personalisierte Empfehlungen oder maßgeschneiderte Angebote. Beim Kampf um die Kunden kann dies ein entscheidender Wettbewerbsvorteils sein und somit Kundenbindung und -zufriedenheit steigern.

Künstliche Intelligenz: Nachteile und Risiken

Wo Licht scheint, gibt es zwangsläufig auch Schatten. Auch wenn man in der aktuellen Stimmungs- und Medienlage den Eindruck hat, KI wäre die heilsbringende Raketentechnologie, auf die unsere gesamte Zukunft auszurichten wäre; es gibt auch Nachteile und Risiken, die es zu analysieren und zu beachten gilt.

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Mit nur einem Klick können z.B. nach Eingabe des Produktnames und der entsprechenden Eigenschaften Produktbeschreibungen inklusive Produktvorteilen und Aufzählungen generiert werden.

👩🧑 Texte für das Personalwesen
Generieren Sie z.B. Stellenanzeigen und Fragen für Jobinterviews. Hierfür sind lediglich Informationen zur gewünschten Stelle und zu den Anforderungen an den Kandidaten nötig.

🗣️ Texte für den Kundenservice
Beantworten Sie z.B. Fragen und reagieren Sie auf Kundenanfragen, indem Sie die entsprechende Anfrage in das KI-Briefing einfügen und innerhalb von Sekunden Vorschläge für passende Antworten erhalten.

…und vieles mehr!

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Wegfall von Arbeitsplätzen

Unumgänglich wird es sein, dass Arbeitsplätze mit einfachen Aufgaben durch die KI ersetzt werden. In einigen administrativen Bereichen wird dies schneller passieren als in komplexeren Arbeitswelten wie demTransportwesen oder der Beratungsbranche.

Die Herausforderung ist es, die wegfallenden Kapazitäten nicht von der Arbeitsbildfläche verschwinden zu lassen, sondern so umzuleiten, dass ein zielgerichteter Einsatz – zusammen mit der KI – möglich wird.

Eines Tages werden wir auf den KI-bedingten, alternativen Einsatz von Arbeitskräften genauso zurückblicken, wie wir heute auf Bauarbeiter blicken können, die durch den ersten technischen Bagger nicht arbeitslos wurden, sondern für andere Bau-Arbeiten eingesetzt wurde.

Marktneuordnung und Monopolbildung

Nicht nur Arbeitsplätze werden entfallen oder umstrukturiert. (Kleinere) Unternehmen, die mangels Überzeugung oder Möglichkeiten keinerlei KI-Innovationen einsetzen werden, dürfte in absehbarer Zeit so viele Benachteiligungen im Marktumfeld ansammeln, dass ihre Existenz gefährdet wird und sie aus dem Markt gedrängt werden.

Die Schere zwischen arm und reich, oder in diese Fall besser zwischen innovativ und konservativ, wird unter den Unternehmen weiter auseinandergehen. Das Risiko von weiterer Monopolbildung mit allen damit verbundenen Nachteilen wird durch KI definitiv verstärkt werden.

Abhängigkeit von Datenqualität

KI-Systeme sind unumstößlich auf hochwertige Daten und großen Datenmengen angewiesen. Wenn die zugrunde liegenden Daten fehlerhaft, unvollständig oder verzerrt sind (Datenqualität), werden die Ergebnisse der KI-Anwendungen ungenau oder sogar problematisch sein.

Generative KI-Systeme sagen bei unklarer Datenlage nicht wie Menschen „ich weiß es nicht“, sondern versuchen das Beste aus den vorhandenen Informationen zu machen. Das geht so manches Mal schief und führt bei blindem Technik-Vertrauen zu Problemen.

Fehlende Transparenz und Nachvollziehbarkeit

KI-Systeme sind so komplexe Anwendungen, dass die auf Algorithmen basierende Entscheidungen und Ergebnisse schwer zu verstehen und nachvollziehen sind. Während ein Programmcode für Menschen und Anwender nachvollzieh bar ist („wenn x, dann y“), sind die KI-Systeme durch ihre Komplexität intransparent und Black Boxes.

Die Folge ist, dass bei Anwendern Vertrauensprobleme und Ablehnung entstehen werden, die es Unternehmen schwer machen wird, die notwendige Akzeptanz bei Führungskräften und Mitarbeitern für KI-Projekte zu schaffen.

Sicherheitsgefahren und Rechtsfragen

KI-Systeme werden zwangsläufig eine starke Abhängigkeit von Großrechnern und dem Internet haben. Hieraus ergeben sich weltweite Angriffsflächen, die dazu führen werden, dass Hacker durch verdeckte Cyberangriffe ganze Systeme und KI-anwendende Unternehmen lahmlegen. Aber nicht nur der Ausfall der Systeme wird problematisch werden; durch die Angriffe werden auch (sensible) Unternehmensdaten in falsche Hände geraten und neue Risiken erzeugen.

Aber auch Rechtsfragen sind bis heute ungeklärt. Beispielsweise wer haftet, wenn ein Dank KI autonom fahrendes Fahrzeug einen Unfall mit Sach- oder gar Personenschaden verursacht.

Künstliche Intelligenz in Unternehmen: Vorbereitung auf diese Zukunft

KI wird zweifelsfrei die Unternehmen verändern. Die Automatisierung von (Routine-) Prozessen wird sehr schnell Mitarbeiter entlasten und für andere Tätigkeiten einsetzbar machen. Produkte und Dienstleistungen können mit KI noch individueller und personalisierbarer gemacht werden, KI-Analysen machen neue Produkte und Geschäftsfelder erschließbar und die unternehmensweite Entscheidungsfindung und Risikobewertung wird tiefer und effektiver.

Um von der Künstlichen Intelligenz im Unternehmen heute schon zu profitieren, brauchen Chefs und Führungskräfte im ersten Schritt keinen großen Investitionsbudgets. Vielmehr geht es zu Beginn darum, die Unternehmen auf die kommenden künstlichen Herausforderungen vorzubereiten, um dann auf den fahrenden Zug mit bewährten KI-Möglichkeiten aufzuspringen. Hierfür sind nachfolgende Schritte empfehlenswert.

Anwendungsmöglichkeiten im Unternehmen identifizieren

Im ersten Schritt sollten die (potenziellen) Anwendungsmöglichkeiten im jeweiligen Unternehmen geprüft werden. Aber Vorsicht: Setzen Sie hier nicht nur eine digitale Brille auf und blicken damit auf das Unternehmen und seine Prozesse.

Stellen Sie sich bei der Prüfung der Anwendungsmöglichkeiten folgende Frage:

Wenn wir heute damit komplett neu beginnen wurden, würden wir das dann wieder so machen?

Es geht also darum, vorab zu prüfen, ob der derzeitige Anwendungsfall überhaupt für Digitalisierung und/oder KI geeignet ist. Wenn Sie einen Prozess von Papier auf ein digitales Formular umstellen, dann haben Sie zwar einen digitalen Prozess, aber nicht zwangsläufig einen guten und schon gar keinen passenden.

Beispiel

Ein Kreditinstitut im ländlichen Bereich stellt seinen Prozess für eine Kontoeröffnung von Papierformular auf Online-Formular um. Der Kunde kann seine Daten auf der bankeigenen Webseite eingeben und die Sachbearbeiter legen dann wie gehabt das Konto an.

Zwar hat die Bank mit diesem Schritt ein Digitalisierungsprojekt umgesetzt, aber übersehen, dass moderne Banken den gesamten Prozess, inkl. Authentifizierung per Video-Schalte, bis in die letzte Ecke digital umgesetzt haben.

Genauso verhält es sich mit der Künstlichen Intelligenz. Wenn Sie die KI unpassende oder unsinnige Dinge erledigen lassen, dann haben Sie zwar KI integriert, aber nicht sinnvoll. Prüfen Sie daher genau, in welchen Bereichen des Unternehmens die KI sinnvoll und effektiv mit seinen Stärken helfen kann.

Ziele für KI-Anwendungen erarbeiten und dokumentieren

Wenn Sie sinnvolle Anwendungsmöglichkeiten identifiziert haben, definieren Sie im nächsten Schritt die exakten Ziele, die die KI für Sie erreichen soll. Je genauer die Ziele definiert sind, desto besser wird die Umsetzung des jeweiligen KI-Projekts später sein. Die Herausforderungen liegen hier in der technischen Definition der Ziele. Sie müssen sich davon lösen, menschlich und im Sinne einer Auftragserteilung gegenüber Mitarbeitern zu denken.

Beispiel

Ein Unternehmer möchte ein KI-Projekt starten, das ihm aus dem großen Pool an Maschinendaten aus der Produktion Verbesserungen liefern soll.

Unzureichende Zielformulierung: Identifikation der schlecht laufenden Produktionsaufträge

Bessere Zielformulierung: Auswertung der Maschinendaten der letzten drei Jahre im Bereich Maschinentyp X hinsichtlich der Rüstzeiten und Identifikation der Produkte, die im Durchschnitt mehr als 5% bezügl. der Sollvorgaben abweichen. Bei den betroffenen Produkten sollen aus den vorhandenen Daten zudem KI-basiert Zusammenhänge identifiziert werden, die den Ingenieuren Hinweise auf Abstell- und Verbesserungsmaßnahmen liefern, die zu einer Reduzierung der Rüstzeiten um mindestens 25 %. führen. Erste KI-gestützte Ergebnisse sollen in 6 Monaten vorliegen.

Ängste bei Mitarbeitern begegnen

Ängste sind bei jedem Chance-Prozess vorhanden und festzustellen; bei der Künstlichen Intelligenz sind diese vermutlich stärker als bei bisherigen Projekten. Bereiten Sie sich darauf vor, diesen Ängsten als Führungsperson zu begegnen. Sie müssen nicht bekämpft werden, sondern durch individuelle Kommunikation in Motivation gewandelt werden.

Mitarbeiter-Ängste sind – insbesondere bei KI-Projekten – in folgende Kategorien einzuteilen:

• generelle Angst vor Veränderungen
• Angst vor dem Umgang mit dem Unbekannten
• Angst vor Kontrollverlust
• Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes
• Angst vor (fehlerhaften) technischen Systemen

Je nach Erfahrung und Charakter des Mitarbeiters werden diese Ängste in unterschiedlicher Ausprägung vorhanden sein. Helfen Sie den Menschen, diese Ängste zu bewältigen.

Zuständigkeiten festlegen

Definieren Sie genau die Zuständigkeiten für die jeweiligen KI-Projekte. KI wird eine so hohe Bedeutung bekommen, dass die Aufgaben und Projekte nicht von einem Mitarbeiter nebenher erledigt werden können. Können ja, aber dann werden die Ergebnisse für dieses zukunftsweisende Projekt nicht den Zielen entsprechen.

Die Entwicklungsgeschwindigkeit bei Künstlicher Intelligenz ist derzeit so hoch, dass es auch ratsam ist, KI-Spezialisten einzusetzen, die zu regelmäßigen Abständen eine Einschätzung über die Realisierbarkeit von KI-Umsetzungen prüfen können. Wenn heute ein Prozess nicht (wirtschaftlich) mit KI umgesetzt werden kann, könnte die rasante Entwicklung dazu führen, dass dies in 6 Monaten anders zu beurteilen ist.

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Ausblick: Die Zukunft der Künstlichen Intelligenz in der Betriebswirtschaft

Die Zukunft der künstlichen Intelligenz in der Betriebswirtschaft ist vielversprechend. Diese Technologie wird eine wichtige Rolle bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen spielen und Unternehmen dabei helfen, ihre Effizienz und Produktivität zu steigern. Künstliche Intelligenz wird auch dazu beitragen, die Entscheidungsfindung zu verbessern, indem sie große Datenmengen analysiert und Trends identifiziert.

In sehr naher Zukunft werden wir weitere praxistaugliche Anwendungen von Künstlicher Intelligenz in der Betriebswirtschaft sehen, wie zum Beispiel die Optimierung von Lieferketten oder die Personalisierung von Marketingkampagnen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass mit dem Fortschritt der Technologie auch Herausforderungen und Risiken einhergehen können.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie angemessene Sicherheitsvorkehrungen treffen und ethische Standards einhalten, um das Vertrauen ihrer Kunden nicht zu verlieren. Letztendlich wird es darauf ankommen, wie Unternehmen Künstliche Intelligenz nutzen und wie sie sich auf deren Einsatz vorbereiten.

Die Zukunft der Künstlichen Intelligenz in der Betriebswirtschaft ist vielversprechend und bietet zahlreiche Möglichkeiten für Unternehmen aller Branchen. Nutzen Sie also die Chancen, die Ihnen KI bietet, um Ihr Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen. Und die Zukunft beginnt Jetzt!

Häufige Fragen (FAQ)

Was ist Künstliche Intelligenz (KI)?

Künstliche Intelligenz (KI) beschreibt die Fähigkeit von Maschinen und Computern, menschenähnliches Verhalten wie logisches Denken, Wahrnehmung, Lernen, Kreativität und Problemlösung zu imitieren und selbstständig anzuwenden. Sie ermöglicht Maschinen, Aufgaben schneller und effizienter als Menschen auszuführen.

Wann spricht man von Künstlicher Intelligenz?

Künstliche Intelligenz kommt zum Einsatz, wenn digitale Systeme lernende Algorithmen verwenden, aus Daten und Rückmeldungen lernen sowie die Bedeutung von Daten verstehen und anwenden können.

Welche Vorteile und Chancen bietet Künstliche Intelligenz in Unternehmen?

KI unterstützt bei Entscheidungen, entwickelt neue Produkt- und Geschäftsideen, übernimmt Routineaufgaben, reduziert Fachkräftemangel, optimiert Arbeitsabläufe und ermöglicht personalisierte Kundeninteraktionen.

Was sind potenzielle Risiken von Künstlicher Intelligenz in Unternehmen?

KI birgt Risiken wie den Wegfall von Arbeitsplätzen, Marktneuordnung und Monopolbildung, Abhängigkeit von Datenqualität, fehlende Transparenz, Sicherheitsgefahren und ungeklärte Rechtsfragen.

Wie können Unternehmen sich auf die Zukunft mit Künstlicher Intelligenz vorbereiten?

Unternehmen sollten Anwendungsmöglichkeiten identifizieren, klare Ziele für KI-Anwendungen festlegen, Mitarbeiterängsten begegnen, Zuständigkeiten klar definieren und sich kontinuierlich auf die Entwicklung und Umsetzung von KI-Projekten einstellen.

Der Beitrag Künstliche Intelligenz in der Betriebswirtschaft: Die Zukunft beginnt jetzt! wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Doch welche Kriterien sollten für die Auswahl geeigneter Buchführungssysteme herangezogen werden? Die nachfolgenden 16 Punkte haben sich als wesentliche Anforderungen und für die Praxis wertvoll erwiesen. Sie sollten für Ihre Entscheidung berücksichtigt werden; damit Sie nichts übersehen und Ihren Entscheidungsprozess mit gutem Gefühl und Gewissheit abschließen können.

Warum jedes Unternehmen eine Buchhaltungssoftware haben sollte

Ein maßgeschneidertes und aktuell geführtes Buchführungssystem ist für (mittelständische) Unternehmen von großem Wert. Während viele Inhaber bei der (lästigen) unternehmerischen Aufgabe Buchführung auf die Dienste von Steuerberatern oder Buchhaltungsbüros zurückgreifen, bietet eine eigene Inhouse-Lösung eine Vielzahl von Vorteilen.

Eine eigene Buchhaltungssoftware ermöglicht eine präzise und optimale Anpassung an die individuellen Anforderungen des Unternehmens. Dies bedeutet, dass die Software in allen Belangen perfekt auf die Geschäftsprozesse und -ziele zugeschnitten ist.

Außerdem bietet eine Buchhaltungssoftware eine höhere Datensicherheit, da das Unternehmen die volle Kontrolle über die Daten hat und nicht von Drittanbietern abhängig ist.

Auch im Bereich der Zeit gibt es Vorteile: Die eigene Bearbeitung der Buchhaltung erfolgt meist deutlich schneller, da nicht auf die Kapazitäten eines Dritten abgestellt werden muss. Somit sind Echtzeitauswertungen viel schneller möglich und helfen den Unternehmensleitern, aktuelle und notwendige Entscheidungen treffen zu können.

Darüber hinaus können in der Regel mit eigenen Buchhaltungssystemen langfristige Kosten gesenkt werden, da Anpassungen und Updates in-house durchgeführt werden und nicht teuer bezahlt werden müssen.

Eine maßgeschneiderte Buchführungssoftware bietet Unternehmern und Betriebswirten die Kontrolle, Flexibilität und Effizienz, die für ihren finanziellen Erfolg von entscheidender Bedeutung sind.

Buchhaltungsprogramm kaufen: Anforderungen für die perfekt Auswahl

Nachfolgend sind die – in meinen Augen und nach praktischen Gesichtspunkten – wichtigsten Auswahlkriterien für eine Inhouse-Buchführungssoftware aufgeführt. Grundlage für die Auswahl der Punkte sind die in meiner Laufbahn gesammelten, persönlichen Erfahrungen bei der Einführung von zahlreichen Softwaresystemen.

Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl

Die Buchführungssoftware muss in der Lage sein – auch wenn wenig Menschen oder gar nur einer in der Buchhaltung arbeiten – von mehreren Benutzern gleichzeitig und mit unterschiedlichen Benutzerrechten bedient werden zu können. In der Regel sind moderne Anwendungen hierauf ausgerichtet; ggfs. werden die aktiven Benutzer durch das Lizenzmodell begrenzt. Dann sollten Sie darauf achten, dass jederzeit und unkompliziert die Benutzeranzahl erweitert werden kann.

Bedeutsam ist auch, wie das Lizenzmodell mit mehreren Usern umgeht. Es sind hier beispielsweise Lizenzen möglich, die an eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Gerät gebunden ist („named user licence„) oder solche, die auf einer begrenzten Anzahl von Geräten oder für eine begrenzte Anzahl von Benutzern ausgerichtet sind („concurrent licence„). Beide können für Ihr Unternehmen von Vorteil sein; schauen Sie daher sehr genau auf das Lizenzmodell des Anbieters.

Achten Sie darauf, dass die Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten einfach, intuitiv und im Optimalfall von Ihnen selbst vorgenommen werden kann. Es erweitert Ihre Flexibilität und die Sicherheit, wenn Sie stets verstehen, wer, wann und in welchem Umfang auf die Daten zugreifen kann.

Notwendige Software-Schnittstellen

Unternehmen verwenden oft eine Vielzahl von Softwareanwendungen für verschiedene Geschäftsprozesse, wie beispielsweise Customer Relationship Management (CRM), E-Commerce-Plattformen, Inventarverwaltung und ERP-Systeme. Eine Buchführungssoftware muss nahtlos mit diesen Systemen zusammenarbeiten, um den reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.

Durch die Vernetzung von Buchführungssoftware mit anderen Unternehmensanwendungen können Daten automatisch zwischen den Systemen übertragen werden. Dies reduziert die manuelle Dateneingabe und minimiert menschliche Fehler, was wiederum die Effizienz steigert und Zeit spart. Dies führt außerdem zu geringeren Personalkosten und effizienterem Verwaltungsaufwand.

Aber auch Schnittstellen zu System außerhalb Ihres Unternehmens sind bedeutsam und werden in diesem Zusammenhang gerne übersehen. So ist beispielsweise der Datenfluss zu externen Adressaten der Buchhaltung wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer oder Kreditinstitute für die Schnittstellen-Anforderung relevant.

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Erstellen Sie daher eine Liste mit den Anwendungen, die mit der Buchführungssoftware zusammenarbeiten sollen. Denken Sie hier groß und um’s Eck, denn so manche Schnittstelle liegt nicht immer gleich auf der Hand. Prüfen Sie dann, wie diese Anwendungen mit der Buchhaltungsanwendung kommunizieren; gibt es Standardschnittstellen, sollte das ein großer Pluspunkt sein.

Mobilität und Cloud-Optionen

In der heutigen mobilen Geschäftswelt ist es wichtig, von überall auf Finanzdaten der Buchhaltungssoftware zugreifen zu können. Hierbei wird nicht nur die Richtung vom Buchführungssystem zum User relevant (mobile Auswertungen), sondern auch die Richtung vom Benutzer zur Anwendung.

So bieten heute zahlreiche Buchführungsprogramme die Möglichkeit, mobil Daten und Belege zu erfassen und diese unter Umständen auch gleich vollumfänglich zu bearbeiten (Stichwort Reisekostenabrechnung von unterwegs).

Überprüfen Sie, ob die Buchführungssoftware mobile Apps und Cloud-Unterstützung bietet, um die Flexibilität und den Zugriff auf Ihre Daten zu gewährleisten, egal wo Sie sich befinden. Aber nicht nur das Vorhandensein mobiler Optionen ist von Bedeutung.

Mobile Lösungen erfordern ein erhöhtes Maß an Sicherheit, um ungewollte Zugriffe zu verhindern. Behalten Sie dies bei der Überprüfung der Anforderungen auch im Auge; ein wichtiger Schritt für Ihre Digitalisierung.

Integration in die vorhandene Infrastruktur

Die erste Frage in diesem Zusammenhang ist, ob die Buchführungssoftware zu dem vorhandenen Betriebssystem in der IT-Landschaft des Unternehmens passt. Die beste Software wird ungeeignet, wenn Sie nicht wirkungsvoll in die Infrastruktur eingefügt werden kann.

Darüber hinaus enthält die Buchführungssoftware wichtige finanzielle Daten, die oft mit anderen (bestehenden) Systemen in Ihrem Unternehmen in Beziehung stehen, wie z.B. E-Commerce-, Verkaufs-, Einkaufs- und Inventarsysteme. Eine nahtlose und saubere Integration gewährleistet auch hier die Konsistenz dieser Daten – über alle digitalen Systeme hinweg.

Durch eine gut organisierte Integration werden manuelle Datenübertragungen zwischen verschiedenen Systemen vermieden. Dies spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern; sofern die Integration reibungslos erfolgt ist.

Skalierbarkeit der Anwendung

Die Skalierbarkeit der Buchführungssoftware ist von entscheidender Bedeutung, da sich die Anforderungen von (mittelständischen) Unternehmens im Laufe der Zeit mit ziemlicher Sicherheit ändern werden. Gründe hierfür können vielfältig sein:

• das Unternehmen wächst und verarbeitet mehr Daten/Bewegungen
• Zuwachs bei den ausführenden Mitarbeitern ermöglicht das Insourcen von Buchführungsleistungen (z. B. Übernahme der Anlagenbuchführung)
• die Übernahme oder Gründung von Filialen, Betriebsstätten oder weiteren Unternehmen erfordert das Anlegen weiterer Mandanten im Buchführungsbestand
• die Erwartungshaltung der Unternehmensführung hinsichtlich der Auswertungsdarstellung und -qualität der erfassten Buchführungsdaten erfordert besondere Auswertungsmodule

Die Buchführungssoftware sollte daher in der Lage sein, mit Ihrem individuellem Wachstum Schritt zu halten, ohne dass ein aufwändiger Umstieg auf eine andere Plattform erforderlich ist.

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Dies bedeutet, dass die Buchhaltungssoftware sowohl die Verarbeitung von Transaktionen als auch die Speicherkapazität ausbauen können muss, wenn Ihr Unternehmen wächst. Stellen Sie sicher, dass die Software problemlos zusätzliche Benutzer, Geschäftsbereiche oder Filialen unterstützen kann.

Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung ist entscheidend, da Sie sicherstellen müssen, dass die Anwender – Ihre Mitarbeiter – die Buchhaltungssoftware effektiv und bequem nutzen können. Eine intuitive Benutzeroberfläche und klare, leicht verständliche Funktionen tragen dazu bei, die Einarbeitung zu erleichtern, eine Umstellung zu gewährleisten und die Fehlerquote zu minimieren. Übermäßig komplexe Software kann zu Frustration führen und die Effizienz erheblich beeinträchtigen.

Vorsicht: Die Einschätzung eines Vertriebsmitarbeiters oder der Geschäftsleitung, dass die anvisierte Buchhaltungssoftware benutzerfreundlich ist – oder gar ein Testat des Anbieters – heißt noch lange nicht, dass auch Ihre anwendenden Mitarbeiter die Meinung teilen.

Lassen Sie daher Ihr Team die Buchhaltungssoftware im Rahmen der Testphase ausführlich selbst ran. Nur eigene Tests und eigene Eindrücke auf der Ebene der mit der Anwendung arbeitenden Mitarbeiter verfestigen die Einschätzung über die Benutzerfreundlichkeit.

Aber nicht nur die Bedienung der Software trägt zur Benutzerfreundlichkeit bei. Das Vorhandensein aller gängigen Kontenrahmen – auch für Spezialfälle (z. B. Ärzte, Autowerkstätten, Franchisenehmer) erleichtert die Anwendung der Buchhaltungssoftware.

Compliance und Rechtssicherheit

In vielen Branchen und Regionen unterliegen Unternehmen strengen gesetzlichen Vorschriften und Regularien, die den Umgang mit Daten, den Datenschutz, die Datensicherheit und andere Aspekte der Unternehmensführung regeln. Die Verwendung einer Buchhaltungssoftware, die diesen rechtlichen Anforderungen nicht gerecht wird, kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, einschließlich Geldbußen, Sanktionen und Rufschäden.

Die Buchführungssoftware muss daher ohne Wenn und Aber den aktuell gültigen steuerlichen und gesetzlichen Vorschriften Ihres Landes entsprechen. Dies muss auch der Fall sein, wenn kurzfristige Gesetzesänderungen (temporäre Veränderungen der gültigen Umsatzsteuersätze) auf dem Plan stehen. Erst dann unterscheiden sich gute Anbieter von den weniger guten.

Die Auswahl einer Buchführungssoftware, die den rechtlichen Anforderungen entspricht, hilft, das rechtliche Risiko zu minimieren. Es schützt das Unternehmen und die Buchhaltung vor rechtlichen Streitigkeiten und potenziellen Haftungen.

Berichterstellung und Analyse

Die Fähigkeit, aussagekräftige (Finanz-) Berichte zu erstellen und zu analysieren, ist entscheidend, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verstehen. Durch die Verwendung von Buchführungssoftware, die umfassende Berichtsfunktionen bietet, können Sie Einnahmen, Ausgaben, Gewinne und Verluste klar verfolgen.

Finanzberichte und Analysen dienen als Grundlage für wichtige geschäftliche Entscheidungen. Sie helfen Ihnen, Trends zu erkennen, Ressourcen zu optimieren und Geschäftsstrategien zu entwickeln. Die Buchhaltungssoftware sollte daher die (individuelle) Erstellung von Berichten ermöglichen, die auf Ihre spezifischen Informationsanforderungen zugeschnitten sind.

Achten Sie auch darauf, dass Sie diese Berichte selbst erstellen oder zumindest anpassen können, ohne bei jedem Bedarf auf einen teuren Programmierer zurückgreifen zu müssen. Gute Softwareanbieter haben heute Berichtsgeneratoren, die per Drag-and-Drop bedient werden können und somit sehr intuitiv sind.

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Moderne Buchführungssoftware sollten Echtzeitdaten liefern, was entscheidend ist, um aktuelle Einblicke in die finanzielle Situation Ihres Unternehmens zu erhalten. Dies ermöglicht es, schnell auf Veränderungen zu reagieren und fundierte Entscheidungen zu treffen – und eben nicht erst den Quartals- oder Monatsabschluss abwarten zu müssen.

System-Sicherheit

Da finanzielle Daten äußerst sensibel sind, ist die Sicherheit des Buchführungssystems von größter Bedeutung. Die Buchhaltungssoftware sollte Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsupdates bieten, um unbefugten Zugriff und Datenverlust zu verhindern. Offenlegung oder Missbrauch von Finanzdaten können erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Ein hoher Grad an Systemsicherheit der Buchführungssoftware kann zudem dazu beitragen, Betrug und nicht autorisierte finanzielle Transaktionen zu verhindern, indem sie strenge Authentifizierungs- und Zugriffskontrollen bietet.

Eine zuverlässige Buchführungssoftware mit modernen Backup-Konzepten und -umsetzungen kann zudem sicherstellen, dass Geschäftsdaten auch bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Datenverlust oder Cyberangriffen wiederhergestellt werden können, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs – auch im Notfall – aufrechtzuerhalten.

Support und Schulung

So gut eine Buchführungssoftware auch sein mag – es wird der Tag kommen, bei dem Sie oder Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten mit der Anwendung haben und Unterstützung benötigen. Prüfen Sie daher vorab, ob der Software-Anbieter einen qualitativ hochwertigen Kundensupport bietet, der schnell, zuverlässig und zielführend auf Anfragen reagiert.

(Menschliche) Fehler in der Anwendung der Buchführungssoftware können schwerwiegende finanzielle Konsequenzen haben. Eine gründliche Schulung reduziert das Risiko von Fehlern, indem sie den Benutzern zeigt, wie sie die Buchhaltungssoftware ordnungsgemäß verwenden und Buchungsfehler vermeiden. Achten Sie daher auf das Vorhandensein von Schulungspaketen sowie -möglichkeiten und deren Qualität.

Ihre Mitarbeiter müssen Vertrauen in die Buchhaltungssoftware haben, um sie effektiv und zielorientiert nutzen zu können. Gut organisierte und durchgeführte Schulung werden erheblich dazu beitragen, dieses Vertrauen aufzubauen, da die Benutzer verstehen, wie die Software funktioniert und wie sie mit ihr arbeiten können.

Funktionalität der Anwendung

Die Funktionalität der Buchführungssoftware muss uneingeschränkt Ihren spezifischen Anforderungen gerecht werden. Dazu gehören grundlegende Buchführungsfunktionen wie die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben, die Erstellung von Einnahme-Überschussrechnungen oder Gewinn- und Verlustrechnungen und ggfs. die Bilanzierung.

Sie sollten auch in der Lage sein, Budgets zu erstellen, die Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung zu verwalten und möglicherweise Lohnabrechnungen durchzuführen und eine Kostenrechnung abzubilden. Stellen Sie sicher, dass die Buchhaltungssoftware auch branchenspezifische Funktionen bietet, die für Ihre unternehmensindividuelle Buchhaltung von Relevanz sind.

Erstellen Sie eine Liste dieser Anforderungen – ggfs. in Form eines Pflichtenhefts – und denken Sie dabei auch an die Zukunft. Ein wachsendes Ein-Mann-Unternehmen kann sich vielleicht im Moment nicht vorstellen, Mitarbeiter einzustellen und abzurechnen. Möglicherweise entsteht diese Anforderungen aber später und wird somit bedeutsam für die Buchführungssoftware.

Definition Pflichtenheft

Ein Pflichtenheft (auch Lastenheft genannt) ist ein Dokument, das die Anforderungen und Spezifikationen für die Auswahl einer Software detailliert beschreibt. Es stellt sicher, dass die Bedürfnisse und Erwartungen des Unternehmens oder der Organisation klar und verständlich festgehalten werden, sodass potenzielle Softwareanbieter oder Entwickler genau verstehen, was gefordert ist.

Gleichen Sie diese Liste dann mit der potenziellen Buchführungssoftware oder dem jeweiligen Vertriebsmitarbeiter ab. Tipp: Lassen Sie sich bezüglich der Funktionalitäten nicht auf Versprechungen des Vertriebs ein, sondern lassen Sie sich die für Sie wichtigen Funktionen schriftlich zusichern. Ich habe hier schon so manche (späte) digitale Überraschung erlebt.

Anpassbarkeit der Buchhaltungssoftware

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Buchführungsanforderungen. Der Grad der Anpassbarkeit der Software ermöglicht es, die Buchführungsfunktionen an die spezifischen Bedürfnisse, Prozesse und Geschäftsmodelle eines Unternehmens anzupassen.

Daher ist es wichtig, ob sich das potenzielle Buchhaltungssystem eher am Standard orientiert, oder die Anpassbarkeit einen hohen Stellenwert hat. Im ersten Fall (Standard) werden Sie in vielen Fällen Ihr Unternehmen mit seinen Prozessen stark an die Software anpassen müssen. Im zweiten Fall (hohe Anpassbarkeit) wird der Implementierungsprozess und spätere Justierungen aufwändiger und komplexer.

Die Anpassbarkeit der Buchführungssoftware ist ein entscheidender Faktor, um sicherzustellen, dass Ihr Buchführungssystem Ihren geschäftlichen Anforderungen gerecht wird und langfristig flexibel bleibt. Bevor Sie eine Buchführungssoftware auswählen, sollten Sie daher Ihre spezifischen Anforderungen und die Fähigkeit der Buchhaltungssoftware zur Anpassung an diese Anforderungen sorgfältig prüfen.

Kundenerfahrungen und Rezensionen

Die Meinungen und Erfahrungen anderer Kunden bieten Einblicke in die Zuverlässigkeit und Qualität der Buchführungssoftware. Wenn viele Kunden positive Erfahrungen teilen, ist dies ein Anzeichen dafür, dass die Buchführungssoftware auch in der Praxis zuverlässig und leistungsfähig ist.

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Kundenerfahrungen können auch wertvolle Informationen darüber liefern, wie gut der Kundensupport des Softwareanbieters ist. Den Support werden Sie eines Tages benötigen und eine gute Supporterfahrung sollte ein wichtiges Kriterium für die Softwareauswahl sein.

Lassen Sie sich hier nicht von allgemeinen Zusicherungen und Bewertungen beeinflussen. Fragen Sie nach Referenzkunden und besuchen Sie diese vor Ort oder sprechen Sie mit Anwendern im Rahmen einer Web-Konferenz.

Migrationsmöglichkeiten bestehender Daten

Wenn Sie von einer alten Buchführungssoftware auf eine neue umsteigen, ist eine reibungslose Datenmigration von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass die Software Anleitungen und Werkzeuge für die Datenübertragung bietet und dass Ihre historischen Daten sicher übertragen werden können und kein unkontrollierter Datenverlust stattfindet.

Da die Migration ein wichtiger, digitaler Aspekt beim Wechsel einer Software ist, sollten Sie hier eine große Gewichtung bei der Auswahl hinterlegen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur Unterstützung im Bereich der Dokumentation, sondern im Fall der Fälle auch durch erfahrende Consultants erhalten.

Aktualisierungen und Wartung

Regelmäßige Aktualisierungen der Software – egal ob Service Packs oder Sicherheitsupdates – sind überlebenswichtig, um Fehler zu beheben, die Software sicher und kompatibel zu halten, neue Gesetzesvorgaben oder IT-Standards zur berücksichtigen und zusätzliche Funktionen hinzuzufügen. Diese Updates müssen unbedingt angeboten werden – andernfalls haben Sie die falsche Software gewählt.

Bei einer Buchführungssoftware kann es mehrere Wege und Möglichkeiten geben, in den Genuss dieser Updates zu kommen. Sie sind entweder im Kaufmodell enthalten oder Bestandteile eines Wartungsvertrags. Es lohnt sich hier, genau hinzusehen, da es schon einen Unterschied macht, ob und wie lange die derzeitige Version der Software unterstützt und upgedatet wird.

Die Software sollte auch für Wartungsarbeiten leicht aktualisierbar sein. Wenn bei jedem Update ein stundenlanger Offline-Betrieb die Folge ist, mag das zwar bequem für den Softwareanbieter sein; für das buchende Unternehmen ist das jedoch von großem Nachteil. Achten Sie daher darauf, dass Updates und Releases durchgeführt werden können, ohne dass der Betrieb länger beeinträchtigt ist.

Kosten (Anschaffung und laufend Kosten)

Die Anschaffungskosten und laufenden Kosten für ein Buchführungssystem spielen – wie bei jeder Unternehmensinvestition – eine gewichtige Rolle bei der Auswahl der geeigneten Lösung. Die Vielzahl der anderen Kriterien zeigt allerdings auf, dass die Kosten nur ein Auswahlkriterium sein sollten.

Die Kosten für eine Buchführungssoftware setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Zu den Anschaffungskosten gehören je nach Modell Lizenzgebühren und möglicherweise die Kosten für die anfängliche Implementierung und Schulung.

Die laufenden Lizenzgebühren können monatlich oder jährlich anfallen. Achten Sie darauf, dass Sie die Gesamtkosten über einen längeren Zeitraum hinweg bewerten, um sicherzustellen, dass sie im Rahmen Ihres Budgets liegen.

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Haben Sie bei der Kostenentscheidung auch die Aufwendungen im Blick, die erst in Zukunft anfallen, wenn Sie weitere Benutzer, Module oder Nebensysteme hinzunehmen.

Zusammenfassung Anforderungen Buchhaltungssoftware

Die Auswahl der richtigen Buchführungssoftware ist eine bedeutende Entscheidung für jedes Unternehmen. Ein maßgeschneidertes System, das sich an die individuellen Anforderungen anpassen lässt, bietet Flexibilität und Effizienz.

Die Integration in bestehende Systeme, Mobilitätsoptionen und die zuverlässige Umsetzung von gesetzlichen Anforderungen sind entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren. Das Pflichtenheft, das eine umfassende Liste der Anforderungen und die Anpassbarkeit der Software umfasst, sollte als Grundlage dienen.

Kundenerfahrungen und Referenzen bieten wertvolle Einblicke, und die Kosten sollten langfristig betrachtet werden. Die Verfügbarkeit von Aktualisierungen, Support und die Fähigkeit zur Datenmigration sind von entscheidender Bedeutung.

Insgesamt sollte die gewählte Buchführungssoftware die Kontrolle, Flexibilität und Effizienz bieten, die für den finanziellen Erfolg Ihres Unternehmens und den Schritt in die Digitalisierung von entscheidender Bedeutung sind.

Der Beitrag Anforderungen Buchhaltungssoftware: 16 wesentliche Kriterien für die optimale Auswahl wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Doch was versteht man unter dem Begriff „Betriebswirtschaft“ im praktischen Kontext eigentlich? Die nachfolgenden Zeilen bringen Ihnen den Begriff näher – getreu dem betriebswirtschaftlichen Grundsatz: Unter effizientem Einsatz des Faktors Arbeit (Zeit).

Betriebswirtschaft – was versteht man darunter?

Definition „Betriebswirtschaft“

Die Betriebswirtschaft beschäftigt sich – nach der hochtrabenden Definition – mit der Organisation und Steuerung von Unternehmen. Verständlicher ausgedrückt: Es geht um den Aufbau und die Führung von meist gewinnorientierten Betrieben.

Dabei blickt die Betriebswirtschaft nicht nur nach innen – auf das eigene Unternehmen. In der Betriebswirtschaftslehre werden auch externe Faktoren wie beispielsweise Absatzmärkte und Kundenbedürfnisse wissenschaftlich analysiert.

Ein wesentlicher Grundsatz der Betriebswirtschaft ist im sogenannten „ökonomischen Prinzip“ verankert. Dieses besagt, dass begrenzt vorhandene Ressourcen (Material, Mitarbeiter, Energie, Betriebsflächen) in der Betriebswirtschaft ökonomisch eingesetzt werden (müssen), damit ein effizienter und verwertbarer Output (Produkte, Dienstleistungen, Waren) entsteht.

Das ökonomische Prinzip ist dabei aber nicht nur in der Betriebswirtschaft beheimatet. Private Haushalte (Privatwirtschaft) und ganze Länder (Volkswirtschaften) müssen sich auf Grund der Knappheit der Ressourcen auf ein ökonomisch ausgerichtetes Handeln einstellen.

Wo kommt Betriebswirtschaft in Unternehmen zum Einsatz?

Zu den Grundlagen der Betriebswirtschaftslehre gehört es, betriebliche Prozesse zu planen, zu steuern und zu optimieren. Die BWL unterstützt beispielsweise Unternehmensleiter dabei, Betriebsziele festzulegen und umzusetzen, die Leistungsprozesse (Produktion) zu gestalten und zu steuern und betriebswirtschaftliche Entscheidungen bezüglich des (knappen) Ressourceneinsatzes herbeizuführen.

Exkurs: Betriebliche Prozesse

Ein betrieblicher Prozess ist eine Abfolge von (unternehmerischen) Aktivitäten, die in einem Betrieb durchgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel (Output) zu erreichen.

Prozesse

Ein unternehmerischer Prozess ist beispielsweise die Herstellung eines materiellen Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung. Auch Unterstützungsprozesse wie die Bearbeitung einer Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung können betriebliche Prozesse darstellen.

Der Herstellungsprozess umfasst dabei alle Schritte vom Bestelleingang, über den Wareneingang der Rohstoffe bis zum Ausgang des fertigen Produkts oder der erbrachten Dienstleistung. Ein optimierter betrieblicher Prozess kann dazu beitragen, Zeit und Ressourcen zu sparen, Kosten zu senken, die Qualität zu verbessern und schließlich den Erfolg des Unternehmens zu erhöhen.

Die Betriebswirtschaft bietet Organisationen eine Vielzahl von weiteren Instrumenten und Methoden, um Entscheidungen auf Basis von Fakten und Daten zu treffen. So können z.B. Kostenstrukturen analysiert und optimiert werden, um das Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen.

Beispiele sind die Lean-Management-Methoden oder Six-Sigma-Ansätze, die Betrieben helfen, Verschwendung zu minimieren und die Qualität zu erhöhen.

Betriebswirtschaft (BWL) auf Englisch

Die Betriebswirtschaft und seine Lehre kommen selbstverständlich nicht nur in deutschen Unternehmen und Organisationen zur Anwendung; der Ausdruck Betriebswirtschaft ist international und hat daher auch in anderen Sprachen eine eigene Vokabel. Im Englischen ist dann von „business adminstration“, „business economics“ oder „business managment“ die Rede; etwas facettenreicher als der schnöde deutsche Begriff.

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Bei der Betriebswirtschaftslehre kommen die englischen Begriffe „(master of) business adminstration“, „industrial management“ oder „managerial economics“ zum sprachlichen Einsatz.

Betriebswirtschaft und Volkwirtschaft – worin liegt der Unterschied

Der wesentliche Unterschied zwischen Betriebswirtschaftslehre und Volkswirtschaftslehre besteht darin, dass erstere (BWL) die Perspektive der Unternehmen und Betriebe einnimmt und analysiert, während die Volkswirtschaftslehre den Blickwinkel von allen Haushalten und allen Unternehmen im Fokus hat – also den gesamtwirtschaftlichen Zusammenhang.

Praktischer ausgedrückt: Während ein Geschäftsführer sein ganzes Handeln auf den einen Betrieb konzentriert, für das er die Unternehmensleitung innehat (BWL), betrachtet ein Bundes- oder Europa-Politiker seine Welt mit den Augen aller Unternehmen und Privatpersonen (VWL).

Die Betriebswirtschaftslehre fokussiert in Ihrer Betrachtung von Unternehmen und Organisationen operative Bereiche wie Unternehmensführung, Finanzmanagement, Marketing, Personalwesen und Produktion. Zudem sind einzelne Entscheidungen und Prozesse der Betriebe im Augenmerk.

Die Betriebswirtschaft beschäftigt sich mit Fragen wie der Effizienzsteigerung eines Unternehmens, der Maximierung des Gewinns, der Kostenkontrolle und der Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Das Hauptziel ist es, die Effizienz und Rentabilität von Betrieben zu erhöhen.

Die Volkswirtschaftslehre zielt ab auf gesamtwirtschaftliche Aspekte wie das Wachstum der Gesamtwirtschaft (z. B von Europa oder Deutschland), die Arbeitslosenquote, die Inflation, die Geldpolitik, die Außenhandelsbilanz (Differenz zwischen den Exporten und Importen von Gütern und Dienstleistungen eines Landes) und die Verteilung von Ressourcen auf nationaler oder internationaler Ebene.

Volkswirtschaftliche Überlegungen beziehen sich auf die Interaktionen zwischen verschiedenen Wirtschaftseinheiten wie Unternehmen, Privathaushalte und (staatlichen) Institutionen und entsprechende Überlegungen, wie Ressourcen am besten verteilt werden können, um das Wohlstandsniveau einer Gesellschaft zu maximieren.

Klassische Produktionsfaktoren

Produktionsfaktoren sind alle materiellen und immateriellen Mittel, mit denen die Leistungserstellung von Betrieben (Betriebswirtschaft) und Ländern (Volkswirtschaften) erfolgt.

Produktionsfaktoren in der Volkswirtschaft

In der Volkswirtschaftslehre werden Produktionsfaktoren als die verschiedenen Ressourcen oder Elemente (Mittel) betrachtet, die zur Herstellung von Gütern und Dienstleistungen benötigt werden.

Es gibt in der Regel vier Produktionsfaktoren, die als die „Vier-Faktoren-Theorie“ bekannt sind:

Produktionsfaktor „Arbeit“

Der Produktionsfaktor Arbeit umfasst die menschliche (geistige und körperliche) Arbeitskraft, die in den unternehmerischen Produktionsprozess einfließt. Hierzu gehören sowohl physische als auch intellektuelle Tätigkeiten.

Produktionsfaktor „Kapital“

Der Produktionsfaktor Kapital bezieht sich auf die finanziellen und materiellen Ressourcen, die zur Produktion verwendet werden. Dazu gehören Sachkapital wie Gebäude, Maschinen, Werkzeuge, Ausrüstung, Technologie und Geldkapital wie finanzielle Mittel. Kapital ermöglicht es Unternehmen, ihre Produktionskapazität zu erhöhen und effizienter zu produzieren.

Produktionsfaktor „Boden“

Der Produktionsfaktor Boden, der auch als natürliche Ressourcen bezeichnet wird, bezieht sich auf die originären Ressourcen, die in den Produktionsprozess einbezogen werden, wie zum Beispiel Bodenschätze, Wasser, Luft, Boden, Energiequellen und andere natürliche Elemente.

Grundsätzlich ist der Faktor Boden im theoretischen Modell unvermehrbar, unzerstörbar und unbeweglich.

Produktionsfaktor „Wissen“

Der Produktionsfaktor Wissen umfasst die Fähigkeiten, das Wissen und die Innovationsfähigkeit der Unternehmer oder Führungskräfte, die die Produktionsprozesse leiten und organisieren. Unternehmerische Entscheidungen und Visionen spielen eine wichtige Rolle bei der Optimierung der Produktionsaktivitäten.

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Betriebswirtschaftliche Produktionsfaktoren

In der Betriebswirtschaftslehre werden die sehr allgemein gehaltenen Produktionsfaktoren nach volkswirtschaftlicher (gesamtheitlicher) Betrachtung weitaus detaillierter betrachtet und definiert.

Es wird unterschieden zwischen Elementarfaktoren und dispositiven Faktoren.

Elementarfaktoren

Zu den Elementarfaktoren gehören die grundsätzlich notwendigen Faktoren, die unmittelbar für die Produktion von Waren und Gütern benötigt werden. Dazu gehören ausführende (menschliche) Arbeiten ohne eigenen Entscheidungsspielraum (z. B. Arbeiten am „berühmten“ Fließband), sachliche Betriebsmittel (Maschinen, Anlagen, Gebäude, Werkbänke) und Werkstoffe (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe).

Dispositive Faktoren

Die dispositiven Faktoren sind im Gegensatz zu den Elementarfaktoren immateriell und fördern das optimale Zusammenspiel der betriebswirtschaftlichen Elementarfaktoren „ausführende Arbeit“, „Betriebsmittel“ und „Werkstoffe“.

Zu den dispositiven Faktoren werden gezählt:

• • Leitung (Gesamtheit aller Managementaktivitäten)
  • Planung (Erstellung von Unternehmensplänen und Zielen)
  • Organisation (Ausarbeitung von Prozessschritten)
  • Kontrolle (zielgerichtete Überwachung der Prozesse und Abläufe)

Welche Bereiche umfasst die Betriebswirtschaftslehre?

Die Betriebswirtschaftslehre umfasst eine Vielzahl von eigenen Bereichen, darunter beispielsweise die Finanzwirtschaft (Finanzen), das Marketing, die Personalwirtschaft (Personalwesen), die Produktion und das Controlling.

In der Finanzwirtschaft geht es um die Beschaffung und Verwendung von finanziellen Ressourcen, während das Marketing sich mit der Gestaltung von Produkten und deren Vermarktung beschäftigt. Die Personalwirtschaft befasst sich mit der Personalauswahl und -entwicklung sowie dem Arbeitsrecht.

In der Produktion erfolgt bei Produktionsunternehmen die Herstellung von Produkten und Waren. Das Controlling überwacht und steuert betriebliche Abläufe.

Jeder dieser Bereiche hat seine eigenen betriebswirtschaftlichen Methoden und Techniken, die unternehmerische Funktionen und betriebliche Abläufe steuern und optimieren. Beispielsweise kann eine effektive Finanzplanung dazu führen, dass ein Unternehmen stets genügend Kapital und Liquidität zur Verfügung hat, um seine Ziele zu erreichen.

Eine gut durchdachte Marketingstrategie kann dazu beitragen, dass ein Unternehmen seine Produkte erfolgreich vermarktet und somit mehr Umsatz generiert.

Betriebswirtschaft studieren

Betriebswirtschaft zu studieren ist ein attraktiver Weg, um sich für eine erfolgreiche Karriere in einer Vielzahl von Branchen vorzubereiten. In Deutschland gibt es mehrere Optionen für ein BWL-Studium – das Vor-Ort-Studium, das Fernstudium oder Online-Studium. Jede dieser Optionen hat ihre eigenen Vor- und Nachteile.

Das Vor-Ort-Studium bietet Studenten die Möglichkeit, an einer Universität oder Hochschule in Deutschland zu studieren und die Vorteile des Präsenzunterrichts zu nutzen. Ein großer Vorteil dieses Modells ist die traditionelle Lernatmosphäre, da man seine Lehrer persönlich kennenlernt und persönliche Interaktion mit anderen Studenten genießen kann.

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Darüber hinaus können Studenten aufgrund der Sprachbarriere auch die Unterstützung von deutschen Professoren nutzen. Ein weiterer Vorteil ist der konzentriertere Zeitaufwand für das Lernen im Vergleich zum Fernstudium.

Das Fernstudium bietet hingegen Flexibilität bei der Wahl des Studienortes und des Lernrhythmus‘. Das Aufsuchen eines bestimmten Ortes für das Studium und das Halten an festgelegte Zeitpläne sind nicht notwendig. Beim Fernstudium gibt es zudem Zugang zu denselben Materialien wie beim Vor-Ort-Studium; inhaltlich liegen also keine Einschränkungen vor.

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Der größte Vorteil ist die Kosteneinsparung, da keine Unterbringungskosten oder Fahrtkosten anfallen. Allerdings erfordert das Fernstudium Selbstdisziplin, da der direkte Kontakt zu den Dozenten fehlt und niemand da ist, um anzutreiben und den Fortschritt im Auge zu behalten.

Eine weitere Option ist das Online-Studium. Hierbei können Studenten sofort auf digitale Ressourcen zugreifen und ihr Lernpensum individuell gestalten, was ideal für Menschen mit Berufsverpflichtungen oder anderen Verantwortlichkeiten ist.

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Da alle Kurse online stattfinden, sind keine Sondergebühren erforderlich – was wiederum bedeutet, dass das Studium deutlich günstiger als das Vor-Ort-Studium ist. Allerdings kann es schwierig sein, ohne persönliche Interaktion Feedback von Professoren oder anderen Schülern über den Fortschritt im Unterrichtsstoff zu erhalten.

Unabhängig davon welches Modell Sie wählen: Das Studieren von Betriebswirtschaft bietet viel Potenzial für eine vielversprechende Karriere und spannende Lehrinhalte. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Weiterentwicklung und Ihre persönlichen Ziele.

Zusammenfassung

Die Betriebswirtschaft beschäftigt sich mit der Organisation und Steuerung von Unternehmen. Das „ökonomische Prinzip“ stellt einen Grundsatz der Betriebswirtschaft dar, bei dem begrenzte Ressourcen effizient eingesetzt werden, um verwertbare Outputs zu erzielen.

Die Betriebswirtschaftslehre zielt darauf ab, betriebliche Prozesse zu planen, zu steuern und zu optimieren, um Betriebsziele festzulegen und zu erreichen. Sie umfasst verschiedene Bereiche wie Finanzwirtschaft, Marketing, Personalwirtschaft, Produktion und Controlling, die jeweils spezifische Methoden und Techniken verwenden, um betriebliche Funktionen zu verbessern.

Im Vergleich dazu betrachtet die Volkswirtschaftslehre die gesamtwirtschaftlichen Aspekte, die über das einzelne Unternehmen hinausgehen. Sie analysiert die Interaktionen zwischen Unternehmen, Haushalten und Institutionen in der Gesellschaft und konzentriert sich auf Themen wie Wachstum, Arbeitslosigkeit, Inflation, Geldpolitik und Ressourcenverteilung auf nationaler oder internationaler Ebene.

Die betriebswirtschaftlichen Produktionsfaktoren sind die Ressourcen, die zur Herstellung von Gütern und Dienstleistungen benötigt werden. Elementarfaktoren wie Arbeit, Kapital, Boden und Wissen bilden die Grundlage, während dispositiven Faktoren wie Leitung, Planung, Organisation und Kontrolle das optimale Zusammenwirken der Elementarfaktoren fördern.

Betriebswirtschaftliche Studiengänge bieten die Möglichkeit, sich auf eine vielfältige Karriere vorzubereiten. Es gibt verschiedene Studienmodelle wie das Vor-Ort-Studium, das Fernstudium und das Online-Studium, die jeweils ihre eigenen Vor- und Nachteile haben. Die Betriebswirtschaftslehre eröffnet Möglichkeiten in verschiedenen Branchen und bietet Methoden, um betriebliche Abläufe zu optimieren und unternehmerische Ziele zu erreichen.

Der Beitrag Betriebswirtschaft – was ist das? wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Definition Liquidität – einfach erklärt!

Der Begriff „Liquidität“ ist in der Unternehmenswelt ein oft gehörter Ausdruck; meist mit bedrohlichen Assoziationen, wenn es um Insolvenzen oder Unternehmenszusammenbrüche geht. Diese Verknüpfung ist auch nachvollziehbar – eine Vielzahl an Unternehmenspleiten ist auf mangelnde Liquidität zurückzuführen.

Definition Liquidität

Liquidität bezieht sich nach offizieller Definition auf die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Schulden und Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen, indem es über ausreichend liquide Mittel verfügt. Hat ein Unternehmen eine „hohe Liquidität (liquide)„, kann es alle seine Rechnungen fristgerecht bezahlen. Hat es eine „niedrige Liquidität (nicht liquide)„, stockt der Zahlungsfluss an Lieferanten und Dienstleister, es werden Zahlungen verspätet oder nicht geleistet und Mahnungen finden sich haufenweise in den Briefkästen der Unternehmen.

Eine zweite Bedeutung des Begriffs „Liquidität“ bezieht sich auf die Eigenschaften von Vermögensobjekten, zur Rückumwandlung in (liquides) Geld. Der vertrautere Begriff lautet „Liquidierbarkeit“ von Vermögensgegenständen. Der Bestand auf einem betrieblichen Geldmarktkonto hat eine höhere Liquidität (Liquidierbarkeit) als das Firmengrundstück.

Nachfolgend ein paar Beispielsätze aus den Chefetagen und Finanzabteilungen, die den Begriff „Liquidität“ verwenden:

• „Das Unternehmen hat eine deutlich zu geringe Liquidität; es drohen finanzielle Schwierigkeiten“
• „Alle Maßnahmen zur Verbesserung der Liquidität des Unternehmens sind leider verpufft.“
• Die Liquidität ist hoch, wir konnten nicht nur alle Verbindlichkeiten fristgerecht begleichen, sondern auch skontierbare Rechnungen frühzeitig unter Inanspruchnahme des Skontos bezahlen.“
• Die Liquidität war im abgelaufenen Geschäftsjahr so hoch, dass wir mehrere Sondertilgungen bei unseren Bankdarlehen leisten konnten.“

Liquidität berechnen – wie geht das?

Bei der Berechnung der Liquidität geht es grundsätzlich darum, die (rechnerische) Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens zu ermitteln. Dazu werden vereinfacht gesagt die Bestände an liquiden Mitteln (kurzfristig verfügbar) ins Verhältnis zu den Beständen an kurzfristigen Verbindlichkeiten (kurzfristig zu zahlen) gesetzt.

Da es bedeutsam ist, für die anstehenden Zahlungsverpflichtungen mindestens in gleicher Höhe liquide Mittel zur Verfügung zu haben, sollte dieses Verhältnis 1:1 sein. Dies entspräche einer Verhältniszahl von 1,0 oder 100%.

Beispiel

Die Immergen Ugkohle GmbH hat für die kommenden Wochen Zahlungsverpflichtungen in Höhe von 12.000 EUR. Auf dem Bankkonten stehen 8.000 EUR, auf dem Geldmarktkonto 3.000 EUR und in der Kasse 1.000 an liquiden Mitteln zu Verfügung.

Die Berechnung der Liquidität als Verhältniskennzahl ergibt:

Bestände an liquiden Mitteln (kurzfristig verfügbar):
8.000 EUR (Bank) + 3.000 EUR (Geldmarkt) + 1.000 EUR (Kasse) = 12.000 EUR

Beständen an kurzfristigen Verbindlichkeiten (kurzfristig zu zahlen): 12.000 EUR

Ergebnis: Das Unternehmen hat eine berechnete Liquidität von 1,0 (12.000 : 12.000) und kann seine kurzfristigen Verbindlichkeiten somit erfüllen. Die Verwendung der Bestände auf dem Bankkonto, dem Geldmarktkonto und in der Kasse reichen aus, um die Verbindlichkeiten zu begleichen.

Neben dieser relativ einfach und rudimentär zu errechnenden Liquiditätskennzahl gibt es weitere Kennzahlen, die tiefer in die Analyse gehen und weitere Bestände und Verpflichtungen heranziehen. Somit soll eine aussagekräftigere Bewertung erreicht werden.

Liquiditätskennzahlen: Liquiditätsgrade 1, 2 und 3

In der betriebswirtschaftlichen Ausbildung kommen alle Lernbegierigen zwangsläufig auf die Liquiditätskennzahlen in Form der Liquiditätsgrade. Hier versucht der wissenschaftliche Ansatz, in verschiedenen Stufen das Verhältnis zwischen (liquiden) Mitteln des Unternehmens und Zahlungsverpflichtungen zu setzen. Dabei wird mit Zunahme des Grades tiefer in die Zahlen des Unternehmens vorgedrungen.

Liquiditätsgrad 1 (Barliquidität, Liquidität 1. Grades)

Hier steht der Fokus auf der kurzfristigen Betrachtung. Die sofort vorhandenen Mittel werden ins Verhältnis zu den kurzfristigen Zahlungsverpflichtungen gesetzt. Unter sofort vorhandene Mittel fallen beispielsweise:

• Kassenbestand
• Kontokorrentbestand
• Geldmarkt- und Tagesgeldbestand

Bei den kurzfristigen Zahlungsverpflichtungen sind solche zusammenzufassen, die innerhalb eines Jahres zahlungspflichtig werden, dies sind beispielsweise:

• Verpflichtungen aus Lieferungen und Leistungen
• Pflichten aus Miet- und Leasingverträgen
• Darlehensverpflichtungen
• Steuerschulden

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Auch wenn hier ein Ergebnis der Verhältniszahl „flüssige Mittel zu kurzfristigen Verbindlichkeiten“ von 1 (=100%) optimal wäre, so wird dies in der Praxis meist nie erreicht. Gut sind daher Werte von 20% oder drüber. Alles, was drunter liegt, sollte eine genauere Analyse und ggfs. Maßnahmen nach sich ziehen.

Liquiditätsgrad 2 (Einzugsliquidität, Liquidität 2. Grades)

In der nächsten Stufe werden nicht nur die sofort vorhandenen Mittel, sondern auch die etwas aufwändiger liquidierbaren Bestände mit einberechnet. Hier geht es um den Gedanken „wenn schon die sofort vorhandenen Mittel nicht zur Deckung der Verbindlichkeiten ausreichen, wie sieht es dann aus, wenn noch andere Bestände (Forderungen, Wertgegenstände) zu Geld gemacht werden?“.

Zu den liquiden Mitteln werden also noch die kurzfristigen Forderungen und (sofern vorhanden) Wertpapiere hinzugerechnet, bevor sie ins Verhältnis zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten gesetzt werden. Unter kurzfristige Forderungen fallen beispielsweise:

• Forderungen gegenüber Kunden (sofern nicht langfristig)
• kurzfristige Ausleihungen
• Steuerforderungen

Bei diesem Grad sollte dann der Wert 1 (=100%) erreicht werden. Denn wenn es nicht ausreicht, alle kurzfristigen Verbindlichkeiten mit den kurzfristig (liquidierbaren) Beständen abzudecken, ist die Gefahr groß, dass ein Liquiditätsengpass vor der Unternehmenstüre steht.

Liquiditätsgrad 3 (Umsatzbedingte Liquidität, Liquidität 3. Grades)

In der dritten und letzten Stufe werden sofort vorhandene Mittel, kurzfristigen Forderungen und (sofern vorhanden) Wertpapiere und Vorräte (Lagerbestände) herangezogen; also das gesamte Umlaufvermögen eines Unternehmens. Hier ist also der Ansatz, dass alle liquidierbaren Bestände ins Verhältnis zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten gesetzt werden.

Bei dieser Ermittlung bleibt das Anlagevermögen außer Ansatz, da im Normalfall niemand davon ausgeht, dass ein Unternehmen an sein Tafelsilber (Assest) gehen sollte, um die kurzfristigen Verbindlichkeiten zu decken. Und falls doch, steht dieses Unternehmen vor anderen finanziellen Problemen.

In dieser Stufe sollte der Zielwert deutlich über 1 (100%) liegen; in Allgemeinen wird hier ein Wert von 2 (200%) als optimal angesehen.

Liquiditätsengpass kann Unternehmen bedrohen

Das positive an Liquiditätskennzahlen wie den verschiedenen Liquiditätsgraden ist, dass dort der folgende Grundgedanke für Liquidität fest verankert ist:

Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten begleichen zu können.

Das negative daran ist, dass eine Berechnung der Grade nach Vorliegen einer Bilanz oder eines Jahresabschlusses natürlich viel zu spät ist. Da die Kurzfristigkeit im Fokus steht, müssen die jeweiligen Bestände (Mittel und Verbindlichkeiten) auch zeitnah und aktuell betrachtet werden.

Welche Hilfsmittel müssen also herangezogen werden, um regelmäßig und kurzfristig Aussagen zur Liquidität eines Unternehmens treffen zu können? Kein Unternehmer wird daher um ein internes Liquiditätsmanagement in Form einer (rollierenden) Finanz- und Liquiditätsplanung herumkommen.

Das Dilemma ist natürlich: Wenn es im Unternehmen gut läuft, ist eine kurzfristige Liquiditätsplanung nicht so dringend nötig. Liquide Mittel sind ausreichend vorhanden und kurzfristige Verbindlichkeiten werden einfach beglichen.

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Läuft es hingegen schlecht oder schlechter im Unternehmen, sei es, weil Geldzuflüsse abebben oder Geldabflüsse zunehmen (oder beides in Kombination), wird der Ruf nach einer aussagekräftigen Liquiditätsplanung lauter. Doch meist ist es in einer solchen Zeit sehr hektisch und turbulent; für den Aufbau einer schnell unterstützenden Planungsrechnung ist es dann oft schon zu spät.

Liquiditätsengpässe sind normal und kommen bei zahlreichen Unternehmen in den verschiedenen Entwicklungsstufen vor; außer vielleicht bei Google und Apple. Der Eintritt eines solchen Engpasses ist daher kein finanzieller Beinbruch. Die Kunst ist es nur, darauf vorbereitet zu sein und frühzeitig Hinweise auf diese Situation zu erhalten, um dann wirksame Maßnahmen zu ergreifen.

Liquidität vor Rentabilität – ein Grundsatz!

Die Bedeutung der Liquidität für Unternehmen hat sich in den bisherigen Kapiteln deutlich gezeigt. Was hat es nun mit dem Grundsatz „Liquidität vor Rentabilität“ auf sich? Die Rentabilität (Wirtschaftlichkeit) eines Unternehmens ist doch für Alle von Nutzen; warum ist dann die Liquidität der Rentabilität vorzuziehen?

Der Grund ist einfach: Die Gefahr einer niedrigen Liquidität ist für Unternehmen deutlich größer (Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz) als die einer niedrigen Rentabilität. Auch unter den Aspekt, dass der Zeitraum bis zu einer negativen Konsequenz bei der niedrigen Liquidität deutlich kürzer ist als bei der Rentabilität.

Eine schlechte Liquidität mit folgender Zahlungsunfähigkeit führt bereits nach 3 Wochen zu einer Insolvenzanmeldepflicht gem. § 15a InsO. Eine schlechte Rendite eines Unternehmens wird auch keine Jubelstürme nach sich ziehen; aber die Zeit bis zu einer Konsequenz (meist Unmut bei den Eigentümern) ist deutlich länger und hat somit mehr Zeit und Optionen.

Sehen wir uns den Zielkonflikt zwischen Liquidität und Rentabilität und die möglichen Folgen bei einem Beispiel an.

Beispiel

Der Unternehmer Bob Baumeister, der ein Bauunternehmen führt, hat einen Großauftrag zur Erstellung eines Wohngebäude-Komplexes erhalten. Für die notwenigen 300.000 Ziegelsteine sind 300.000 EUR in sein Angebot geflossen.

Bob hat, als das Bauprojekt die Ziegelsteine benötigt, das ursprüngliche Angebot vom örtlichen Ziegelstein-Lieferanten herausgezogen und nochmals nachverhandelt (immer gut für die Rendite!). Dieser hat im zwei Optionen angeboten.

Variante 1: Abnahme von jeweils 100.000 Ziegelsteinen im Abstand von jeweils 2 Monaten. Preis wie bisher 1 EUR pro Stein. Anteilig zahlbar bei jeder Abnahme in der jeweiligen Höhe (100.000 Ziegelsteine = 100.000 EUR).

Variante 2: sofortige Abnahme und Bezahlung aller 300.000 Ziegelsteine. Dafür kostet ein Stein nur 0,90 EUR statt 1,00 EUR.

Der Renditevorteil von 30.000 EUR (300.000 Ziegelsteine für 0,10 EUR günstiger einkaufen) war für Bob der ausschlaggebende Punkt, um Variante 2 zu wählen. Lagerplatz war auf der Baustelle genügend vorhanden; also sagte sich Bob „jo, wir schaffen das!“.

Was Bob nicht einkalkuliert hatte. Die sofortige Zahlung der 270.000 EUR (300.000 Ziegelsteine für 0,90 EUR pro Stein) hat seine Liquidität so schnell und kurzfristig verschlechtert, dass er seinen anderen Zahlungsverpflichtungen nicht mehr nachkommen konnte.

Hätte Bob den Grundsatz „Liquidität vor Rentabilität“ befolgt, wäre ihm der Gang zum Insolvenz-Anwaltsbüro Für-die-die-es-nicht-geschafft-haben GmbH erspart geblieben.

Nun ist zugegeben dieses Beispiel sehr eindeutig und das Unheil für Bob war (für uns) vorhersehbar. In der Praxis ist es nicht der eine Auftrag, deren Optionen so deutlich zu einer Schieflage hinsichtlich der Liquidität führen.

Es sind die Vielzahl an Faktoren und Parameter über eine bestimmte Zeitspanne, die in der Summe zu liquiditätstechnischen Problemen führen. Wichtig ist, den Grundsatz „Liquidität vor Rentabilität“ zu kennen und bei den täglichen Unternehmensentscheidungen im Hinterkopf zu behalten.

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Liquidität erhöhen: Mittel und Wege

Die Möglichkeiten, im Unternehmen die Liquidität zu erhöhen sind vielfältig und abhängig von der individuellen Situation des jeweiligen Unternehmens. Nachfolgend finden Sie einige Standard-Maßnahmen, um Ihre Liquidität zu verbessern:

• Verkürzung der kundenseitigen Zahlungsziele
• Vereinbarung von Skonto bei kundenseitigen Zahlungszielen
• frühzeitige Rechnungsstellung
• überfällige Forderungen konsequent eintreiben (Inkasso)
• Forderungsverkauf
• Verkauf von nicht benötigtem Anlagevermögen
• Reduzierung der Lagerbestände (Rohstoffe, Fertigteile)
• Verlängerung der lieferantenseitigen Zahlungsziele
• Inanspruchnahme von Netto-Zahlungszielen bei Lieferungen (keine Skontierung)
• Nutzung von Leasing statt Kauf
• Ausweitung von kurzfristigen Kreditlinien (Kontokorrent, Darlehen)
• Senkung der allgemeinen Unternehmenskosten (Einsparprogramme, Outsourcing)
• Erhöhung des Umsatzes (mehr Absatz und/oder höhere Preise)
• Buchführung auf tagesaktuellen Stand bringen (Transparenz)

Eine simple aber effektive Möglichkeit, die Liquidität einer Privatperson – ob Angestellter oder Unternehmer – zu managen, zeigt der Blog-Beitrag „Mit dem Kontenmodell Liquidität privat sichern: das JARS Money Management System„.

Liquiditätsüberschuss – auf Dauer auch nicht gut?!

Nun könnte man meinen, es wäre für Unternehmen von Vorteil, die Liquidität aus Sicherheitsgründen dauerhaft so hoch wie nur irgendwie möglich zu halten. Somit könnten jederzeit alle Verpflichtungen erfüllt werden und es droht hinsichtlich der Zahlungsfähigkeit nie ein Risiko. Eine (unnötig) hohe Liquidität kann jedoch für Betriebe auch von Nachteil sein.

Ist ein Großteil der vorhandenen Mittel in liquiden Beständen vorhanden, kann das Unternehmen die Chance verpassen, diese Mittel für notwendige Investitionen zu nutzen, die zukünftig wieder überlebenswichtige Geldmittelzuflüsse erzeugen. Mit der Liquidität ist es wie mit den Schiffen; es ist sicherer, diese im Hafen zu belassen, aber dafür sind sie nicht gebaut und dafür bringen sie auch keinen Ertrag.

Hohe Liquiditätsbestände können außerdem anfällig für den Wertverlust durch Inflation sein. Wenn die Inflation die Kaufkraft des Geldes verringert, kann dies zu einer Verringerung des realen Wertes der liquiden Mittel führen.  Unternehmen mit hohen Zahlungsmittelbeständen könnten langfristig Kaufkraftverluste erleiden, wenn sie zu lange hohe Liquiditätsbestände halten.

Ein längerfristig hoher Liquiditätsbestand kann für Außenstehende ein negatives Signal senden. Es könnte den Eindruck erwecken, dass das Unternehmen nicht in der Lage ist, sein Kapital effektiv zu nutzen oder dass das Management seine zukunftsorientierten (Finanz-) Aufgaben nicht ordnungsgemäß ausführt.

Höhe Liquiditätsbestände führen unter Umständen dazu, dass die freigesetzten Mittel der steuerlichen Erfassung unterliegen. Bei investierten Mitteln stehen entsprechende Ausgaben dagegen, die eine Versteuerung in die Zukunft verlagern.

Eine zu hohe Liquidität könnte das Management dazu verleiten, riskantere Investitionen oder Geschäftsentscheidungen zu treffen, um das Geld scheinbar gewinnbringend einzusetzen (schnell unter die Business-Leute bringen). Dies könnte zu voreiligen Handlungen führen, die langfristig negative Auswirkungen für das Unternehmen haben könnten (der berühmte FOMO-Effekt).

Hohe (freie) Zahlungsmittelbestände lassen den Schluss zu, dass kurz- oder mittelfristige Kapitalanlageformen nicht in Anspruch genommen wurden, was wiederum zu einer niedrigen Rendite führt. Freie Zahlungsmittelbestände sind in den allermeisten Fällen mit niedrigen Zinserträgen verbunden als alternative Anlageformen auf den Kapitalmärkten.

Zusammenfassung

Die Liquidität eines Unternehmens bezieht sich auf seine Fähigkeit, Schulden und Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen, indem es über ausreichend liquide Mittel verfügt. Eine hohe Liquidität ermöglicht es einem Unternehmen, alle Rechnungen pünktlich zu bezahlen, während eine niedrige Liquidität zu verzögerten oder ausbleibenden Zahlungen führt.

Die Berechnung der Liquidität beinhaltet das Verhältnis von liquiden Mitteln zu kurzfristigen Verbindlichkeiten. Es ist wichtig, genügend liquide Mittel zur Verfügung zu haben, um Zahlungsverpflichtungen erfüllen zu können. Es gibt verschiedene Liquiditätskennzahlen, wie die Liquiditätsgrade 1, 2 und 3, die weiter in die Analyse von Beständen und Verpflichtungen eingehen.

Es gilt der Grundsatz, dass Liquidität vor Rentabilität geht, da die Folgen von Liquiditätsproblemen schwerwiegender sind als die einer niedrigen Rentabilität.

Unternehmen können ihre Liquidität verbessern, indem sie beispielsweise Maßnahmen wie die Verkürzung von Zahlungszielen, das Eintreiben überfälliger Forderungen oder den Verkauf von nicht benötigtem Anlagevermögen ergreifen.

Allerdings kann ein zu hoher Liquiditätsbestand auch Nachteile haben, wie das Versäumen von Investitionsmöglichkeiten oder die Gefahr des Wertverlusts durch Inflation.

Übrigens, zum Thema Liquidität können Kongress-Vorträge gehalten werden. Was ein Business-Partner von mir hierzu erlebt hat und was ich aus der überraschenden Liquiditäts-Situation gemacht hätte, lesen Sie im Blog-Beitrag „Sicherung der Liquidität – schnell mal was dazu erzählen!„.

Häufige Fragen

Was wird unter Liquidität verstanden?

Liquidität ist die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Schulden und Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen, indem es über ausreichend liquide Mittel verfügt.

Was ist Liquidität Beispiel?

Hat ein Unternehmen eine „hohe Liquidität (liquide)“, kann es alle seine Rechnungen fristgerecht bezahlen. Hat es eine „niedrige Liquidität (nicht liquide)“, stockt der Zahlungsfluss an Lieferanten und Dienstleister. Liquide Mittel können Bargeldbestände, Geldmarktbestände, Schecks, Sichteinlagen, (kurzfristig veräußerbare) Wertpapiere sein.

Was ist Liquidität im Unternehmen?

Die Liquidität eines Unternehmens beschreibt seine Fähigkeit, jederzeit sämtlichen Zahlungsverpflichtungen vollständig erfüllen zu können. Das erfordert, dass die Einzahlungen stets mindestens gleich hoch sind wie die Auszahlungen.

Was zählt alles zur Liquidität?

Zum liquiden Vermögen zählen jene Vermögenswerte, die entweder sofort verfügbar sind oder in absehbarer Zeit in Bargeld umgewandelt werden können.

Ist eine hohe Liquidität gut?

Wenn ein Unternehmen überschüssige Mittel in liquider Form über einen längeren Zeitraum hält, könnte es die Möglichkeit verpassen, diese Mittel gewinnbringend zu investieren. Zudem könnten Investoren eine zu hohe Liquidität als Zeichen von ineffizienter Kapitalallokation oder mangelnden Wachstumschancen interpretieren, was das Vertrauen in das Unternehmen beeinträchtigen könnte.

Der Beitrag Liquidität im Unternehmen – von Liquiditätsengpass bis Liquiditätsüberschuss wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Ad hoc, ohne Vorbereitung, ohne Skript, in 5 Minuten geht’s los. Er hat die Herausforderung angenommen und zugesagt – welch unerwartete Stress-Situation!

Nachdem er mir bei unserem Treffen davon erzählt hatte, inklusive dem schlussendlichen erfolgreichen Ausgang der Adrenalin-Situation, habe ich mich gefragt, was ich in der Situation getan hätte. Auf der einen Seite hörte ich schon die ängstliche Du-kannst-Dich-nur-blamieren-Stimme in meinem Kopf; auf der anderen Seite findet Wachstum bekanntlich außerhalb der Komfortzone statt.

Meine 30-jährige Erfahrung in der Betriebswirtschaft hätte mir grundsätzlich genug Stoff gegeben, um hier etwas Liquiditätssicherndes beitragen zu können. Ich denke also, der Reiz hätte auch bei mir gewonnen und ich wäre mit feuchten Händen und dem leicht drückenden Gefühl – nach Verlassen der Komfortzone – zum Rednerpult gegangen. Aber ich musste mich ja nicht entscheiden.

Die nächste Überlegung war, welche Inhalte ich in den knappen 5 Minuten Vorbereitungszeit zu dem sehr weitläufigen Thema „Sicherung der Liquidität“ skizziert hätte. Die schnöden Vor- und Nachteile von Factoring oder von Sale-and-lease-back gepaart mit Schwierigkeiten bei der Eigen– und Fremdkapitalbeschaffung sind ja bis zum finanziellen Erbrechen auf Kongressen durchgekaut worden.

Wobei ja eigentlich erst Durchkauen und dann Erbrechen kommt?! Diese ausgelutschten Themen wirft man selbst mit 5-Minuten-Stress-Vorbereitung zahlenden Kongressbesuchern nicht vor. Ich denke, mein Ansatz wäre gewesen, die Liquiditätssicherung mal ganz vorne in der Kette zu betrachten. Statt Vortrag ist nun aus meinen pesönlichen Gedankenspielen der nachfolgende Blogbeitrag zum Finanzthema „Sicherung der Liquidität“ entstanden.

Liquidität vor Rentabilität

Abgedroschen, aber ebenso eingehämmert ist unter den Betriebswirten der Grundsatz „Liquidität geht vor Rentabilität“. Liquidität ist per Definition die „Fähigkeit und Bereitschaft eines Unternehmens, jederzeit seine finanziellen Verpflichtungen termingerecht und betragsgenau erfüllen zu können“ – also auf gut deutsch „stets flüssig“ zu sein. Lesen Sie hierzu auch den eigenen Blog-Beitrag „Liquidität im Unternehmen – von Liquiditätsengpass bis Liquiditätsüberschuss„.

Die beste und zugleich einfachste Möglichkeit, die Liquidität zu sichern, besteht darin, den Geldzufluss aus der operativen Tätigkeit zu verwenden. Ist diese Quelle versiegt, weil keine Aufträge oder keine Kunden vorhanden sind, brauchen wir uns nicht über Sicherung der Liquidität, sondern über Liquidierung des betroffenen Unternehmens unterhalten.

Ist ausnahmslos ALLES fakturiert?

Die erste Frage, die man sich zum Thema Sicherung der Liquidität stellen sollte, lautet daher: Sind für ausnahmslos alle fakturierbaren Geschäftsvorfälle entsprechende Ausgangsrechnungen erstellt und pünktlich zugestellt worden? Gerade bei kleineren Betrieben, die in der operativen Tätigkeit ertrinken und zugleich keinen kaufmännischen Daumen haben, liegen die fertigen Aufträge wochen- oder monatelang herum. Irgendwann erbarmt sich der meist mitarbeitende Ehepartner dann zur Fakturierung – oftmals war das zur Sicherung der Liquidität zu spät.

Eine bedeutsame Frage ist auch, ob die Ausgangsrechnungen wunschgemäß zugestellt wurden. Kunden haben verständlicherweise ihre eigenen Prozesse, um Eingangsrechnungen zu bearbeiten. Da gibt es den technisch versierten Kunden, der ein Upload-Portal hat oder den digital versierten Kunden, der eine automatisch verarbeitende E-Mail-Adresse hat oder den analogen Kunden, der eine Papierrechnung an die Postfachadresse wünscht. Bedarfsgerechte Kunden-Stammdaten sind hier elementar.

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Fokus auf teilfertige Aufträge

Nicht nur die fertigen Aufträge können – wenn sie fakturiert sind – einen Beitrag zur Sicherung der Liquidität leisten. Auch die teilfertigen Aufträge können zur Sicherung beisteuern. Dann nämlich, wenn sie mit Fokus und Nachdruck (Multitasking ist nachweislich ineffizient) fertiggestellt werden. Der Unternehmer tut gut daran, die fast fertigen „Baustellen“ abzuschließen, damit die Rechnungen an den Kunden gehen können.

Lassen sich die Aufträge nicht fertigstellen und liegen die Gründe hierfür auf Seiten des Kunden, könnte eine Liquiditätssicherungsmaßnahme darin bestehen, eine außertourliche Abschlags-Rechnung zu verhandeln.

Vorhersage des Zuflusszeitpunkts

Auch wenn alle Vorgänge fakturiert und die Rechnungen zuverlässig zugestellt sind, gehört zur Sicherung der Liquidität die Fähigkeit, jederzeit und möglichst genau eine Vorhersage der Geldzugänge abgeben zu können. Die betrieblichen Systeme müssen in der Lage sein, die Frage zu beantworten, wann, wer, wieviel bezahlen wird. Wurde eine Nettofälligkeit vereinbart, kann die Prognose über den Zufluss des Rechnungsbetrags recht gut erfolgen. Wurden Skontofristen eingeräumt, besteht ein höherer Grad an Unsicherheit – zumindest über den Zeitpunkt des Geldeingangs.

In beiden Fällen müssen diese Rahmenbedingungen zuerst dem Kunden bekannt sein (auf der Rechnung gut sichtbar aufgedruckt?) und in die Auswertungssysteme (Finanzbuchhaltung, ERP-System) mit zuverlässiger Datenqualität übergeben worden sein. Ist lediglich der Vertreter der steuerberatenden Berufe Herr dieser Daten, wird es schwer, die Geldzugänge jederzeit vorhersagen zu können.

Mahnwesen optimieren

Die Vorhersage von Zahlungseingängen kann noch so gut sein; oftmals wird sie am Kundenverhalten scheitern. Dann nämlich, wenn der Kunde ein Verhalten – die pünktliche Zahlung seiner Verbindlichkeiten – unterlässt. Dann kommt das Mahnwesen – sofern vorhanden und einsatzbereit – zum Einsatz. Auch hier können Maßnahmen zur Optimierung des Prozesses die Sicherung der Liquidität unterstützen.

In der digitalen Zeit können individuell und freundlich formulierte Mahn-E-Mails automatisiert versendet werden und zumindest die Debitoren, die wegen Schusseligkeit ihre Verpflichtungen nicht erfüllen, zur Zahlung animiert werden.

Thema Datenqualität

Natürlich müssen auch die systemseitig verwendeten Zahlungsbedingungen korrekt sein. Wenn standardgemäß eine Woche als Zahlungsfrist ermittelt und aufgedruckt ist, mit dem Kunden aber 4 Wochen vereinbart wurden, ist es nicht verwunderlich, wenn die Liquidität frühestens in 4 Wochen auf dem Konto für Entlastung sorgt und somit bis dahin keinen zuverlässigen Beitrag zur Sicherung der Liquidität leistet.

Sind diese Grundlagen erfüllt, können aber auch nachträgliche Änderungen von Zahlungsbedingungen zu Stockungen beim Geldzufluss führen. Verhandelt ein großer Kunde neue – natürlich dann längere – Zahlungsbedingungen, muss auch prozesstechnisch gewährleistet sein, dass diese liquiditätsrelevante Information in den Berechnungssystemen ankommt und dann zutreffend Anwendung findet.

Gar mancher Unternehmer mag in Ermangelung einer Berichtigung von geänderten Zahlungsbedingungen noch einige Zeit „falsch“ fakturiert haben.

Zahlungsausfälle – soll’s auch geben?!

Liegen nun alle Daten in der entsprechenden Qualität vor, stellt sich die Frage, ob Zahlungsausfälle bei allen Überlegungen auch einkalkuliert wurden. Es wird wenig Unternehmen geben, die über einen längeren Zeitpunkt all die fakturierten Beträge als Zahlungseingang verbuchen können. Im Rahmen der Pauschalwertberichtigung wird in der Regel ein konstanter Wert (0,5 % – 1 %) bei der Bilanzierung zum Abzug gebracht; erfolgt dies auch bei der Liquiditätsvorausschau?

Ein pauschaler, geringfügiger Ausfall von 0,5 bis 1,0 Prozent wird bei der Frage der Sicherung der Liquidität nicht entscheidend sein. Was aber ist mit den Aufträgen, bei denen sich Zahlungs-Ungemach ankündigt, weil der Kunde vehement reklamiert oder selbst in finanziellen Schwierigkeiten ist? Finden diese nicht unwesentlichen Informationen bei der Liquiditätsvorausschau Berücksichtigung? Oder gaukelt die Finanzbuchhaltung dem Unternehmer trotz widriger Umstände noch einen 100%-Zahlungseingang vor?

Liquidität kann auch schmelzen

Auch wenn kein Zahlungsausfall droht, sollte sich der vorsichtige Kaufmann die Frage stellen, ob der Geldeingang vollumfänglich zur Sicherung der Liquidität erhalten bleibt. Die Tatsache, dass eine enthaltene Umsatzsteuer in der Regel zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt abzuführen ist, wird den meisten Unternehmern bekannt und bewusst sein.

Aber möglicherweise führen betriebsindividuelle Besonderheiten wie Abführungsverpflichtung im Rahmen von Lizenz- oder Provisionsvereinbarungen dazu, dass zumindest gedanklich die Liquiditätszugang anteilig zusammenschmilzt. Oder aber stillschweigende oder geduldete Stundungen können wieder zum Leben erwecken und Zahlungseingänge wieder schmelzen lassen.

Da ist es natürlich äußerst ungut, wenn der Liquiditätszuwachs – der bald schmelzen wird – fest für andere Ausgaben eingeplant wurde.

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Zusammenfassung

Ohne auf moderne oder bankintensive Instrumente zur Sicherung der Liquidität zurückgreifen zu müssen, gibt es auch ganz zu Beginn des Liquiditätsprozesses ausreichende Möglichkeiten, die Zahlungsfähigkeit von Unternehmen zu optimieren. Es muss daher nicht immer der große Sprung sein, um bei der Liquidität etwas zu erreichen.

Oftmals sind es die einfachen Dinge, die viel bewirken können. Und mit diesen einfachen Schritten ließe sich sicherlich auch ein ungeplanter Spontan-Vortrag auf einem Kongress befüllen – ohne unerwartete Stress-Situation.

Eine simple aber effektive Möglichkeit, die Liquidität einer Privatperson – ob Angestellter oder Unternehmer – zu managen, zeigt der Blog-Beitrag „Mit dem Kontenmodell Liquidität privat sichern: das JARS Money Management System„.

Der Beitrag Sicherung der Liquidität – schnell mal was dazu erzählen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.