Auch KI kann in der Buchhaltung im Kleinen beginnen, bevor man die Einführung umfangreicher Systeme anstrebt. In diesem Artikel möchte ich daher praxisorientierte Empfehlungen vorstellen, die auf meiner Erfahrung basieren und durch kleine, aber wirkungsvolle Veränderungen für Ihre Buchhaltung bieten.

Bitte beachten Sie: Bei einfachen KI-Systemen sind Fehler nicht ausgeschlossen, da diese Systeme nur nach bestem Wissen Antworten generieren und dieses Wissen hängt von den Daten ab, auf denen diese trainiert wurden. Dieser Artikel soll zeigen, dass KI in der Buchhaltung bei typischen Aufgaben unterstützen kann. Gerade bei einfachen KI-Tools, die nicht speziell für den Einsatz im kaufmännischen Einsatz trainiert und konfiguriert wurden, sollten Sie mit einem geschulten buchhalterischen Blick die Ergebnisse kritisch prüfen.

Was ist KI in der Buchhaltung?

Auch ohne große Software kann man sich bei der täglichen Buchhaltung von Künstlicher Intelligenz (KI) unterstützen lassen, insbesondere Large Language Models (LLMs) haben den Zugang zu KI besonders einfach gemacht. Diese KI-gestützten Modelle bieten jeder Person eine Vielzahl von Möglichkeiten, repetitive Aufgaben zu automatisieren und Prozesse effizienter zu gestalten.

Über den Autor

Christopher Helm studierte BWL an der Universität Mannheim und Quantitative Finance an der TU München. Trotz der Bezeichnung als „Nerd“ durch die Frankfurter Allgemeine Sonntagszeitung im Jahr 2015 zeigte der autodidaktische Programmierer nie Interesse an Harry Potter oder Computerspielen. Getreu seinem Kindheitstraum, Gärtner zu werden, fördert er das Wachstum intelligenter Systeme durch KI-Technologie. Seine Artikel sind bewusst ohne KI erstellt.

LLMs, die auf natürlicher Sprachverarbeitung basieren, können viele Aufgaben übernehmen, die traditionell manuell erledigt werden müssen. Dies kann für Buchhalter eine Erleichterung darstellen. Dabei gibt es jedoch auch Herausforderungen, die berücksichtigt werden müssen, wie die sogenannten „Halluzinationen“ der KI. Diese Fehler können auftreten, wenn die Modelle aufgrund von unscharfen Trainingsdaten ungenaue oder falsche Informationen liefern.

Es gibt eine Reihe von LLM-Anbietern, die spezialisierte Lösungen für Unternehmen entwickeln. Diese Modelle haben das Potenzial, alltägliche Aufgaben im Rechnungswesen zu erleichtern, erfordern jedoch präzise Vorgaben und menschliche Kontrolle, um Fehler zu vermeiden. Für den folgenden Leitfaden benötigen Sie nur einen Account bei einem von diesen Anbietern.

Wie nutze ich KI in der Buchhaltung?

1. Chatbot starten: Öffnen Sie den Chatbot über die entsprechende Anwendung oder Webseite. Meist gibt es ein Eingabefeld, in das Sie direkt schreiben können.
2. Fragen stellen: Sie können dem Chatbot direkt Fragen stellen, wie „Wie buche ich eine Eingangsrechnung?“ oder „Was ist der aktuelle Steuersatz?“ Der Chatbot wird Ihnen mit Antworten auf Basis von Daten und Regeln aus der Buchhaltung antworten.
3. Arbeit an den Chatbot übertragen: Formulieren Sie Ihre Fragen so klar wie möglich. Geben Sie Hinweise, die Sie auch einem Auszubildenden nennen würden, wenn Sie Ihre Aufgabe an diesen übergeben würden.
4. Verständnis der Antworten: Der Chatbot wird Ihnen häufig einfach strukturierte Antworten geben, um Ihnen zu helfen, ohne dass Sie tiefgehendes Fachwissen benötigen. Falls eine Antwort unklar ist, können Sie einfach nach weiteren Erklärungen fragen. Wenn Sie die richtigen Rückfragen stellen, fällt dem Chatbot manchmal selbstständig auf, dass er Fehler gemacht hat. Wenn dies nicht der Fall ist, helfen Sie dem Chatbot und weisen Sie ihn direkt auf Unstimmigkeiten hin und bitten Sie um eine Überarbeitung.

6 Beispiele, wie LLMs in der Buchhaltung unterstützen können

1. Offene Posten analysieren

In der Buchhaltung können KIs als Unterstützung für Dateneingaben, Analyse und Beratung dienen. Allerdings erfordert es präzise Anweisungen und menschliche Kontrolle, um verlässliche Ergebnisse zu erzielen. Die Integration dieser Technologien kann schrittweise erfolgen, was bedeutet, dass selbst kleine Veränderungen eine erhebliche Wirkung haben können.

Im folgenden Video zeigen wir Ihnen konkret, wie Sie mit einem Chatbot eine offene Postenliste analysieren. Sie erhalten klare Schritt-für-Schritt-Anweisungen, die Ihnen helfen, die Funktionalitäten von KI in Ihrer täglichen Buchhaltung zu nutzen. Schauen Sie sich das Video an und entdecken Sie, wie Sie diese Technologie effizient einsetzen können, um Ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren.

2. Bilanzen interpretieren mit Screenshot aus dem Bundesanzeiger

Stellen Sie sich vor, sie möchten eine Bilanz aus dem Bundesanzeiger anhand eines Screenshots analysieren und interpretieren.

Prompt
Bitte analysiere die folgende Bilanz und gib eine Zusammenfassung der finanziellen Situation des Unternehmens. Achte dabei auf Kennzahlen wie Eigenkapitalquote, Liquidität und Rentabilität.

Ergebnis

Die Bilanz der Kliniken Allianz München GmbH zum 31. Dezember 2021 zeigt, dass die Summe der Aktiva und Passiva jeweils 393.565,58 € beträgt.

• Eigenkapital: 64.534,86 € Eigenkapitalquote: (64.534,86 € / 393.565,58 €) × 100 ≈ 16,4 %

• Eine Eigenkapitalquote von 16,4 % weist auf eine moderate finanzielle Stabilität hin.

• Umlaufvermögen: 226.033,87 € Verbindlichkeiten: 202.494,11 € davon kurzfristige Verbindlichkeiten: 5.000,00 €

• Die langfristigen Verbindlichkeiten belaufen sich auf 197.494,11 €.

• Liquiditätsquote: (226.033,87 € / 202.494,11 €) ≈ 1,12

• Eine Liquiditätsquote von 1,12 zeigt, dass das Unternehmen in der Lage ist, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten zu decken.

• Jahresüberschuss: 43.902,35 €

Die moderate Eigenkapitalquote und eine Liquiditätsquote über 1 deuten darauf hin, dass die finanzielle Stabilität des Unternehmens insgesamt positiv ist.

Hinweis: Auch hier ist Vorsicht geboten, da die Interpretation durch ein LLM je nach Qualität des Screenshots und der Trainingsdaten fehlerhaft sein kann. Eine nachfolgende Überprüfung durch einen Fachmann ist immer notwendig.

3. Mahnliste analysieren

Nehmen Sie an, dass Sie fällige Debitoren für die Geschäftsleitung analysieren. Wir verwenden die anonymen Daten aus der Autohaus A-Trainer Mahnliste.

Prompt
Hier ist eine Mahnliste, bitte erstelle für mich als Maximilian Korn eine Auswertung, die ich der Geschäftsführung als E-Mail senden kann. Die Geschäftsführung hat wenig Zeit, stelle daher nur heraus, was für die Geschäftsführung wichtig ist. Beachte die Debitoren, mit denen ein Gespräch geführt werden sollte. Formatiere als Fließtext für Entscheider und berücksichtige den Tag des Exports im Verhältnis der Fälligkeit.

Ergebnis

Betreff: Auswertung der Mahnliste

Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei erhalten Sie eine kurze Auswertung der aktuellen Mahnliste, die am 05. Februar 2008 exportiert wurde.

Dringliche Debitoren

• Nachname, Vorname (Debitor 10025): Gesamtsumme von 928,00 € (Fälligkeit bereits seit 27.04.2006). Gespräche sollten priorisiert werden, um eine Klärung herbeizuführen.

• Schreiner, Frank (Debitor 10021): Offene Beträge von insgesamt 68,62 € aus zwei Rechnungen. Fälligkeit am 22.01.2008. Ein Follow-up ist notwendig.

• Acker, Jens (Debitor 10039): Mehrere offene Beträge, summierend auf 55.681,31 €, mit Fälligkeiten bereits am 10.12.2007. Dringende Kontaktaufnahme empfohlen.

Mahnstufen

• Debitor 10025 befindet sich in Mahnstufe 3, was eine sofortige Reaktion erforderlich macht.

• Debitor 10021 in Mahnstufe 1 und Debitor 10039 in Mahnstufe 2. Gespräche sollten zeitnah geführt werden.

Angesichts der betroffenen Beträge und Fälligkeiten ist eine zeitnahe Klärung dieser offenen Posten entscheidend für die Liquidität des Unternehmens.

Mit freundlichen Grüßen

Maximilian Korn

4. Eine Mahnung per KI basierend auf einer Rechnung formulieren

Folgender Fall könnte auftreten, wenn eine Firma keinen automatischen Mahnprozess in der Buchhaltungssoftware nutzt: Ein Buchhalter muss einen Kunden per E-Mail mahnen.

Prompt
Bitte verfasse eine höfliche E-Mail, in der du auf die im Screenshot dargestellte Rechnung Bezug nimmst und diese erstmalig mahnst.

Ergebnis

Betreff: Erste Mahnung zur Rechnung Nr. 2015-1234

Sehr geehrter Herr Mustermann,

ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Hiermit möchte ich auf die Rechnung Nr. 2015-1234 Bezug nehmen, die am 07.08.2015 ausgestellt wurde. Der Gesamtbetrag von 1.800,00 € war bis zum 14.08.2015 zur Zahlung fällig.

Leider habe ich bis heute keinen Zahlungseingang verzeichnen können. Ich möchte Sie daher höflich bitten, den ausstehenden Betrag in Kürze zu begleichen.

Sollten Sie die Rechnung bereits überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Ansonsten stehe ich Ihnen bei Fragen oder Unklarheiten jederzeit gerne zur Verfügung.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Mit besten Grüßen,

Max Mustermann

Hinweis: LLMs sind nützlich bei der Erstellung von Standard-E-Mails, jedoch sollte der generierte Text immer auf den spezifischen Kontext überprüft werden, um eine vollständige und genaue Kommunikation sicherzustellen.

5. Pflichtangaben in Rechnungen automatisch prüfen

Ein Buchhalter erhält täglich Rechnungen, die automatisch erfasst und geprüft werden sollen.

Prompt
Erstelle eine detaillierte Zusammenfassung der Rechnung, die den Rechnungsbetrag, die Mehrwertsteuer und den Lieferanten umfasst. Achte auf potenzielle Fehler wie doppelt berechnete Artikel oder fehlende Angaben.

Ergebnis

Hier ist eine Tabelle, die die relevanten Informationen der Rechnung in Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) überprüft:

Hinweis: Automatisierung durch LLMs kann die Effizienz steigern, jedoch sollten die Ergebnisse immer manuell überprüft werden, um Fehler in der Erfassung zu vermeiden.

Fazit

LLMs bieten gute Möglichkeiten zur Automatisierung von Tätigkeiten in der Buchhaltung und Unterstützung von Aufgaben im Bereich der Buchhaltung. Dennoch ist es entscheidend, die von KI-gestützten Modellen gelieferten Ergebnisse stets kritisch zu hinterfragen und durch qualifizierte Fachkräfte zu validieren. So können Unternehmen die Vorteile von KI nutzen, während sie gleichzeitig die Qualität und Genauigkeit ihrer Buchhaltungsprozesse sicherstellen.

6. Einen Buchungssatz mit KI erstellen

Sie möchten herausfinden, wie Sie ein hochpreisiges Geschenk an eine Geschäftspartner buchen.

Prompt
Für eine Kapitalgesellschaft im deutschen Standardkontenrahmen (SKR03) möchte ich ein Geschenk an einen Geschäftspartner im Inland über 120 EUR brutto buchen. Erstelle den Buchungssatz.

Ergebnis in der ersten Version

Hinweis: LLMs können hierbei sehr hilfreich sein, jedoch müssen Buchungssätze stets überprüft werden, da KI-Modelle gelegentlich Fehler oder »Halluzinationen« produzieren können, die die Qualität und Richtigkeit der Ergebnisse beeinträchtigen. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die Trainingsdaten der KI nicht tagesaktuell sind. Daher kann es sein, dass die jüngste Rechtsprechung nicht berücksichtigt wird. Wenn Sie den Verdacht haben, dass ein Fehler vorliegt, können Sie z. B. eine Rückfrage stellen.

Rückfragen stellen

Wie man mit einem geschulten Blick in dem letzten Beispiel sieht, können Antworten Fehler enthalten. Hier lohnt es sich, erneut nachzufragen und das Ergebnis infrage zu stellen.

Prompt
Ist das nach aktueller Rechtsprechung wirklich korrekt?

Ergebnis in der zweiten Version

Zusammenfassung KI in der Buchhaltung

Wie man an den Beispielen sieht, bleibt Ihr geschulter buchhalterischer Blick auch in Zukunft relevant. Gerade bei Systemen, die nicht speziell für die Anwendung in der Finanzabteilung konfiguriert sind, sind Fehler nicht ausgeschlossen. Dennoch bieten die genannten Alltagsbeispiele gute Möglichkeiten, sich mit KI in der Buchhaltung vertraut zu machen und Anwendungsfälle zu identifizieren, die durch KI-Experten qualitativ optimiert und automatisiert werden können.

Der Beitrag KI in der Buchhaltung – 6 Beispiele aus der Praxis wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Haben Sie sich als Unternehmer für ein eigenes Buchhaltungsprogramm entschieden, steht die – zugegeben nicht einfache – Suche nach einer passenden Lösung bevor. Dieser Blog-Beitrag unterstützt Sie dabei, indem er einen ausführlichen Überblick über die wichtigsten Softwareanbieter auf dem Markt für Buchführungssoftware und deren Lösungen liefert.

Sofern Sie vorab einen Überblick über die notwendigen Anforderungen für Betriebe benötigen, finden Sie den im ausführlichen Blog-Beitrag „Anforderungen Buchhaltungssoftware: 16 wesentlich Kriterien für die optimale Auswahl„.

Buchhaltungssoftware BuchhaltungsButler GmbH

BuchhaltungsButler Überblick

BuchhaltungsButler ist eine cloudbasierte Buchhaltungslösung für kleine Unternehmen und Freiberufler. Die Software bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der Sie Rechnungen schreiben und Aufzeichnungen führen können. BuchhaltungsButler ist auch in der Lage, automatisch Belege zu erfassen und zu kategorisieren, was die Buchhaltung deutlich erleichtert.

Die Buchhaltungssoftware ist primär auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen zugeschnitten und bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter die Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen, Ausgaben zu verfolgen und Berichte zu generieren.

BuchhaltungsButler Sahnestücke

Die Besonderheit bei BuchhaltungsButler besteht in der Möglichkeit, die Buchhaltung hochgradig zu automatisieren. Lernende Eigenschaften der künstlichen Intelligenz kommen zur Anwendung und helfen Ihnen bei der individuellen Abarbeitung der Geschäftsvorfälle. Für die (lästigen) Routineaufgaben stehen Sammelfunktionen zur Auswahl.

Zudem können Sie den Funktionsumfang und somit die Kosten je nach Ihrem Kenntnisstand in Sachen Buchführung anpassen und haben so die optimale Lösung für Ihre eigene Buchhaltung.

Funktionen von BuchhaltungsButler

Im Funktionsumfang sind je nach Preismodell folgende Punkte enthalten:

• Buchhaltung
• Rechnungsprogramm
• Zahlungs- und Belegmanagement
• Bankenanbindung & Schnittstellen
• Auswertungen und Exporte

Im Buchhaltungsprogramm sind Einnahme-Überschussrechnungen (EÜR) sowie Bilanzen erstellbar. Gleiche oder ähnliche Arbeiten werden mit Sammelfunktionen vereinfacht und automatisiert, unabhängig ob es hunderte oder tausende Fälle sind. Ebenfalls hilfreich sind die Kontierungs- und Workflow-Regeln, die Tätigkeiten wie Beleg-Kontierungen, Einstufen von Zahlungen als beleglos oder die Zuweisung von Debitoren- und Kreditorenkonten über individuell definierbare Regeln steuern.

Automatische Plausibilitätsprüfungen weisen auf Buchungsfehler hin und helfen so, die Datenqualität zu optimieren. Dabei geht es nicht nur um die berühmten „Falschherum-Buchungen“, sondern auch um komplexere Zusammenhänge und Abhängigkeiten (fehlende Buchungen, ältere offene Posten). Je nach Bedarf könne auch einfache und komplexe Umsatzsteuer-Sachverhalte oder Anlagenvermögen geführt und gebucht werden.

Im Fakturierungsmodul „Rechnungsprogramm“ können Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und das Mahnwesen einfach und ebenfalls hochgradig automatisiert abgewickelt werden. Die Ausgabe der Belege auf verschiedenen Wegen (Druck, PDF, Export, Versand) ist ebenfalls möglich.

Das Zahlungs- und Belegmanagement wendet eine KI-gestützte Belegerkennung, (Vor-) Sortierung und Freigabe an. Aus den verarbeiteten Vorgängen können aus der Anwendung Überweisungsfunktionen (XML, direkte Freigabe) für offene Rechnungen in Anspruch genommen werden.

Die Anwendungen bieten über 12 Schnittstellen zu den gängigen Systemen (PayPal, Amazon, Shopware usw.) mittels CSV-Format oder direkter Anbindung. So können beispielsweise über 5.000 Banken und Kreditkarten einfach und effektiv angebunden werden.

Auswertungen und Statistiken können individualisiert und empfängerorientiert ausgegeben werden. Hier stehen eine Vielzahl an vordefinierten Auswertungen wie Umsatzsteuervoranmeldung, Betriebswirtschaftliche Auswertung, Summen.- und Saldenlisten oder Exportlisten zur Verfügung.

Übersicht Kosten BuchhaltungsButler

Die Kosten für die Buchhaltungssoftware sind monatlich oder jährlich zu entrichten. Es gibt derzeit drei verschiedene Preismodelle (Vorbucher, Selbstbucher und Premium), die alle auf Anwendungsintensität und Kenntnisstand des Nutzers ausgerichtet sind. Bei Vorbucher bucht der Anwender in relativ geringem Umfang vor, der Steuerberater und das Buchhaltungsbüro überprüft anschließend die Buchungen und schließt ab.

Der Selbstbucher hingehen nutzt den vollen Funktionsumfang für Buchhaltung oder Bilanzierung und erstellt die wichtigsten Steueranmeldungen (Umsatzsteuervoranmeldung) selbst. Die Premium-Version ist für größere Teams aus Buchhaltungsspezialisten ausgelegt und stellt das Rundum-Sorglos-Paket dar. Alle Preismodelle können gratis getestet werden.

Die Mietkosten (kein Kauf) für die Software können entweder auf Monatsbasis (Laufzeit 1 Monat) oder auf Jahresbasis (Laufzeit 1 Jahr) gewählt werden. Aktuell fallen für den Vorbucher ca. 25 EUR, für den Selbstbucher ca. 30 EUR und für die Premium-Version ca. 80 EUR pro Monat an (einjährige Laufzeit).

Buchhaltungsprogramm Sage

Sage Überblick

Sage bietet sowohl branchenunabhängige, kaufmännische Komplettlösung für Kleinunternehmen, Freiberufler und Selbstständige (Sage 50), als auch Lösungen für Mittelständler und international tätige Großunternehmen (Sage 100; Sage X3). Das Unternehmen ist Anbieter seit über 40 Jahren und bedient mehr als 2 Millionen Kunden.

Neben der klassischen Buchhaltungssoftware kommen Warenwirtschaftssysteme, Lohnabrechnungs- und Personalsoftware sowie Vertriebslösungen wie Customer Relationship Management (CRM) Systeme und Shopsysteme zum Einsatz. Darüber hinaus können sogar auch revisionssichere Dokumentenmanagementsysteme von Sage eingesetzt werden.

Getoppt wird das Angebot mit speziellen Branchenlösungen für Handwerker (Sage 50 handwerk), ERP-Systemen für Produktion und Handel (Sage 7) und die Kunststoffindustrie (Sage Wincarat).

Sage Sahnestücke

Die Besonderheit bei Sage ist die Unabhängigkeit bezüglich Branchen- und Unternehmensgrößen. Sage 50 ist beispielsweise speziell für kleine Unternehmen mit Wachstumsambitionen entwickelt, die ihre Prozesse einfach und effizient halten wollen. Der Einrichtungsaufwand zur Nutzung der Buchhaltungssoftware ist absichtlich einfach und gering gehalten.

Sobald Unternehmen wachsen, kann der Produktumfang bei Sage individuell mit Zusatzfunktionen angepasst und von den Erfahrungen von Sage auch mit größeren Unternehmen profitiert werden. Sie sind mit Ihrem Unternehmen bei Sage also nicht für immer und ewig im Kleingewerbe-Becken gefangen.

Der professionelle Support ist bei Sage ein lang bewährtes Steckenpferd. Direkte Hilfestellung zu allen Fragen der Buchhaltungssoftware und Anwendung werden von kompetenten Fachkräften beantwortet.

Funktionen von Sage Buchhaltung

Sage deckt die vielschichtigen und umfangreichen Teilbereiche der Buchhaltung ab, so beispielsweise

• Finanzbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung
• Debitorenbuchhaltung
• Kreditorenbuchhaltung
• Bilanzbuchhaltung

Um überall und jederzeit auf die Buchhaltungsdaten zugreifen zu können, bietet Sage die Online-Buchhaltung in der Cloud an. Durch die Online-Speicherung der Daten in der Cloud können alle Zugriffsberechtigten in Echtzeit Rechnungen erstellen, Zahlungen verarbeiten und Auswertungen aufrufen. Die erforderliche Sicherheit wird durch einen zertifizierten Verschlüsselungsstandard erreicht.

Übersicht Kosten Sage

Grundsätzlich fallen bei Sage je nach Produkt und Variante (Standard, Comfort, Professional) monatliche Lizenzkosten an. Im Fall des reinen Buchhaltungsmoduls betragen die monatlichen Kosten ca. 20-25 EUR pro Arbeitsplatz.

Im Fall von Sage50 liegen die Kosten zwischen ca. 30 und 40 EUR pro Monat und pro Arbeitsplatz – nach einem 30-tätigen kostenfreien Zeitraum.

Die Sage50 Handwerker-Version variiert je nach Umfang (Start, Basic, Professional) zwischen ca. 15 und 80 EUR pro Monat.

sevDesk Buchhaltung

sevDesk Überblick

sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungs- und Fakturierungs- und Warenwirtschaftssoftware, die speziell für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen konzipiert wurde. Der Fokus liegt auf Unternehmer, die auf der einen Seite ihre Buchhaltung selbst in die Hand nehmen möchten, auf der anderen Seite dabei aber durch Professionalität und Automatisierung bestmöglich unterstützt werden möchten.

sevDesk konzentriert sich auf die vorbereitenden Buchhaltungsaufgaben. Abschlüsse (Einnahme-Überschussrechnungen oder Bilanzen) sind mit sevDesk nicht möglich. Dafür sind bewährte Schnittstellen zu den gängigen Steuerberater-Anwendungen (DATEV) vorhanden.

Da die Anwendung cloudbasiert arbeitet, bietet der Anbieter auch eine Vielzahl an mobilen Lösungen. So können mit kostenfreien Apps bequem Angebote und Rechnungen geschrieben und Belege digitalisiert werden.

sevDesk Sahnestücke

Da sich sevDesk auf Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen konzentriert, liegt die Stärke der Anwendung in der praktischen und effizienten Vorerfassung der Buchhaltung. Während andere Anwendungen die teils hochkomplexen Bedarfe und Funktionen der Abschlussersteller und Steuerberater berücksichtigen müssen, setzt sevDesk konzentriert auf die unternehmerische Vorstufe.

Dabei kommen die Funktionen und Benefits für die Unternehmer aber bei Weitem nicht zu kurz. Ganz im Gegenteil, sie stehen bei sevDesk zentral im Fokus. Egal ob automatisierte Bearbeitung von Rechnungen oder digitale Erfassung von Belegen von unterwegs.

Aus diesem Grund kann sich sevDesk als die bestbewertete Buchhaltungssoftware (u. a. Trusted, ProvenExpert und Google Reviews) bezeichnen.

Funktionen von sevDesk

Das Modul Rechnung ist für Unternehmer gedacht, die ihre Rechnungen schnell und einfach erstellen wollen. Beim Modul Buchhaltung kommen die Betriebsinhaber auf ihre Kosten, die ihre Finanz-Buchhaltung selbst in die Hand nehmen möchten. Der volle Funktionsumfang wird Chefs im Modul Warenwirtschaft ermöglicht.

Das Modul Buchhaltung bietet im Standard folgende Funktionen:

• Angebote und Rechnungen erstellen
• Belege erfassen und verwalten
• automatische Auswertungen
• laufende Buchhaltung inkl. Kassenbuch und Anlagenverwaltung
• Kontaktmanagement
• Schnittstellen (Elster, Steuerberater)

Neben den Standardfunktionen können auch je nach individuellem Bedarf Zusatzfunktionen (Add-ons) wie Layouts, Zeiterfassung oder Inventare hinzugebucht werden.

Übersicht sevDesk Kosten

Das Modul Rechnung ist für einen monatlichen Betrag ab ca. 8 EUR erhältlich, das Modul Buchhaltung ab ca. 18 EUR und das vollumfängliche Modul Warenwirtschaft ab ca. 43 EUR pro Monat.

Die Zusatzmodule sind für einen Aufschlag von ca. 4 bis 20 EUR pro Monat erhältlich.

Für die Einrichtung kann auch ein zusätzlicher pauschaler Einrichtungsservice in Höhe von einmalig 49 EUR gebucht werden.

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Lexware Buchhaltung

Lexware Buchhaltung Überblick

Lexware gehört mit seiner Buchhaltungssoftware seit vielen Jahren zu den Marktführern im Wettbewerb. Das komplette Softwareangebot von Lexware rund um alle betriebswirtschaftlichen Themen ist ausgreift und bewährt.

Lexware ist es gelungen, die Software für Solo-Unternehmer und Profi-Anwender interessant zu machen. Durchdachte Eingabehilfen und starke Automatisierungen stellen dies unter Beweis. Die Folge ist, dass über 100.000 Unternehmer die Buchhaltungssoftware einsetzen.

Lexware Buchhaltung Sahnestücke

Die langjährige Erfahrung von Lexware zeigt sich in der praxisorientierten Ausrichtung der Buchhaltungssoftware. Der Benutzer gelangt über eine intuitive Startseite schnell und zielgerichtet in die verschiedenen Abschnitt – egal ob die Verbuchung einer Eingangsrechnung, eines Kassenbeleges oder eine Anlageguts ansteht.

Die Benutzerfreundlichkeit zeigt sich auch an den verschiedenen Wegen, die den Usern zur Verfügung stehen. Per Mausklick, per Tastenkombination oder per App können die Anforderungen umgesetzt werden.

Lexware Buchhaltung hat auch die Digitalisierung erfolgreich integriert. Belege können analog oder digital eingelesen und weiterführend digital verarbeitet werden. Bei der Verbuchung werden die Belege dann gewinnbringend mit dem Buchungssatz verbunden, so dass bei nachträglicher Betrachtung jeder Buchung immer der digitale Beleg zur Verfügung steht.

Eine große und vielfältige Auswahl an üblichen und speziellen Kontenrahmen gewährleistet auch eine schnelle Einrichtung der Buchhaltung. Neben den Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 (DATEV) gibt es Kontenrahmen für beispielsweise

• Hotel- und Gaststättengewerbe
• Ärzte
• Zahnärzte
• Pflegeeinrichtungen
• Land- und Forstwirtschaft
• Vereine
• und viele weitere

Funktionen von Lexware Buchhaltung

Die Funktionen von Lexware Buchhaltung bestehen grundsätzlich aus:

• Finanzbuchhaltung
• Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
• Schnittstellenmanagement
• Kassenbuch (Buchhaltung Plus)
• Mehrplatzfähigkeit und Rechteverwaltung (Buchhaltung Pro)
• integrierte Anlagenverwaltung (Buchhaltung Premium)

Im Standardmodul Buchhaltung sind Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) oder Doppelte Buchführung (Bilanzierung) mit Soll- und Haben-Buchungen anwendbar. Wiederkehrende Buchungen (z. B. Büromiete) können Dank durchdachter Vorlagen automatisiert verarbeitet werden. Mit Lexware online-banking erfolgt die bankseitige Anbindung.

Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung hat alle Verbindlichkeiten und Forderungen des Unternehmens im Blick. Fällige Zahlungen an Lieferanten werden ebenso effektiv überwacht wie die Kundenforderungen mit dem dreistufigen Mahnwesen.

Bei den Schnittstellen sind die üblichen Anbindungen wie DATEV oder Elster, aber auch Datenexporte für anstehende Betriebsprüfungen, abgedeckt.

Das im Leistungspaket Lexware Buchhaltung Plus enthaltene Kassenbuch wickelt alle baren Geschäftsvorfälle inklusive abendlichem Kassensturz ab. Selbstverständlich werden die hohen systemseitigen Anforderungen der Finanzverwaltung zur Kassenführung vollumfänglich erfüllt.

Die Mehrplatzfähigkeit der Anwendung ist im Modul Lexware Buchhaltung Pro gegeben. Arbeiten im Team und stufengerechte Berechtigungen sind hier problemlos möglich.

Abschließend kann im höchsten Leistungspaket Lexware Buchhaltung Premium das Anlagevermögen umfassend gebucht und verwaltet werden. Somit können alle verfügbaren Abreibungsarten (Sofortabschreibung, degressive Abschreibung usw.) direkt in die Buchhaltung fließen.

Übersicht Lexware Buchhaltung Kosten

Die Basis-Lösung von Lexware Buchhaltung kann für ca. 20 EUR pro Monat genutzt werden. In der Pro-Version (Einzelplatz) – der Beststeller bei Lexware – fallen Kosten von ca. 26 EUR pro Monat an. Die Plus-Variante als Einzelplatz-Anwendung kostet den Anwender ca. 34 EUR im Monat.

Die Versionen Pro und Premium sind auch als Mehrplatzlösungen für größere Unternehmen möglich. Dann falle Kosten von ca. 53 EUR (Pro) oder ca. 62 EUR (Premium) pro Monat an.

Papierkram-Software

Papierkram Überblick

Papierkram ist eine einfach zu bedienende Buchhaltungssoftware speziell für Selbständige sowie für kleine und mittlere Unternehmen. Neben den Standardfunktionen Fakturierung und Buchhaltung können auch moderne Zusatzmodule wie Zeiterfassung und Projektmanagement sowie Customer Relationship Management (CRM) Systeme hinzugebucht werden.

Die Software versteht sich als lösungsorientiert und verspricht, die Anwendung – insbesondere die Buchhaltung – neu zu denken.

Papierkram Sahnestücke

Neben der Konzentration und Ausrichtung auf kleine und mittlere Unternehmen ragt Papierkram mit seinen Teamfunktionen hervor. Eine Mehrbenutzerfähigkeit steht im Fokus und liefert somit auch durchdachte Teamlösungen wie Projektmanagement und Customer Relationship Management mit.

Die Hilfe- und Support-Seite von Papierkram ist sehr umfangreich und bietet neben den üblichen Erklär-Texten auch eine Vielzahl an Video-Tutorials und Vorlagen sowie verschiedene Rechner.

Funktionen von Papierkram

Die Standard-Funktionen von Papierkram umfassen

• Angebote
• Zeiten & Projekte
• Rechnungen
• Steuern und Analysen

Im Funktionsumfang Angebote sind ein Editor zur Erstellung überzeugender Angebote, die eine Versionierung und einen E-Mail-Versand ermöglichen. Bei Zeiten & Projekte können aus den angenommenen Angeboten direkt Projekte erstellt werden, die dann wiederum mit (Arbeits-) Zeiten bebucht werden können, um die vollumfassende Abrechnung zu gewährleisten. Hierüber können dann auch Zeit- und Projektbudgets überwacht und analysiert werden.

Das Modul Rechnungen gestaltet und erstellt Ausgangsrechnungen im steuerlich richtigen Umfang und Rahmen. Auch hier stehen individuelle Vorlagen und Styles zur Verfügung. Die offenen Rechnungen werden mit dem enthaltenen Mahnwesen effektiv überwacht.

Im Funktionsumfang Steuern und Analysen erfolgt die steuerliche Abbildung aller Geschäftsvorfälle. Mit einem Klick kann die Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) sowie notwendige steuerliche Anmeldungen (Umsatzsteuervoranmeldung) erzeugt werden. An verschiedene Empfänger (z. B. DATEV, Elster) kann über Export-Schnittstellen eine Datenausgabe erfolgen.

Übersicht Papierkram Kosten

Alle Versionen und Programme enthalten grundsätzlich die Hosting-Gebühren, Kosten für Datensicherung, Updates und Support. Papierkram will explizit verdeckte Extrakosten vermeiden.

Neben einer kostenfreien Version (Free), die zum Reinschnuppern und für kleine Unternehmen gedacht ist, können die User beim Preismodell zwischen der PRO+, der Team- und der Business-Variante wählen. Für PRO+ fallen ca. 8 EUR, für Team ca. 20 EUR und für Business ca. 40 EUR pro Monat an.

Auch bei Papierkram kann zwischen einer monatlichen und einer (günstigeren) jährlichen Abrechnung gewählt werden.

FastBill

FastBill Überblick

FastBill ist ebenfalls eine Online-Software, die vornehmlich für Freiberufler und Mittelständler geschrieben wurde. Neben einem Modul für Ausgangsrechnungen kommt auch die klassische Buchhaltung und ein Belegwesen zur Anwendung. Laut FastBill haben sich bereit 70.000 Unternehmen für die Buchhaltungssoftware entschieden, die den Anbieter zu 90 % positiv bewerten.

Wie bei (fast) allen Anbieter werden die Daten bei FastBill in der Cloud gehalten; die dafür notwendigen Server stehen in Deutschland und unterliegen somit den hohen Datenschutz- und Datenverarbeitungsgesetzen in Deutschland.

FastBill Sahnestücke

FastBill stellt sich ganz besonders auf die individuellen Kenntnisse und Erfahrungen der unterschiedlichen Anwender ein. So gibt es ein Module für Solo-Unternehmer, ein Plus- und ein Pro-Programm für die geübteren und ein Premium-Paket mit dem höchsten Grad an Automatisierung und Unterstützung.

Die Belegverarbeitung ist bei FastBill hochgradig digital und automatisiert. Erfolgt die (Vor-) Kontierung vom Unternehmer, schlägt FastBill automatisch passende Kategorien für den jeweiligen Geschäftsvorfall vor und erleichtert somit dem Anwender die (ungeliebte) Buchführungsarbeit.

Im Rahmen der Abrechnung können mit FastBill Arbeits- oder Projektzeiten (auch nachträglich) erfasst und abschließend abgerechnet werden. Der Unternehmen hat vor und während der Leistungserstellung mittels Live-Tracking einen guten Überblick über die Zeiten und Aufwendungen eines Abrechnungsprojekt.

FastBill hat nicht nur die übliche Schnittstelle zur Steuerberatersoftware (DATEV), sondern spricht auch direkt Steuerberater und „ihre“ Mandanten unterstützend an und liefern einen eigenen Steuerberaterzugang. Außerdem bestehen Partnerschaften zu zahlreichen Dienstleistern und Softwareanbietern, durch die FastBill-Anwender mit vorgefertigten Schnittstellen profitieren.

Funktionen von FastBill

Die Haupt-Funktionen von FastBill lassen sich in drei Gruppen unterteilen:

• Angebote und Rechnungen
• Buchhaltung und Belege
• Finanzen und Kunden

Mit dem Funktionsumfang Angebote und Rechnungen können in wenigen Minuten professionelle und rechtskonforme Ausgangsrechnungen erstellt werden; bei Bedarf helfen zur Verfügung stehende Vorlagen. Zudem können die erstellten Rechnungen (automatisiert) versendet werden. Standardfunktionen wie Mahnungen, Storno und Rabattberücksichtigung sind ebenfalls enthalten.

In der zentralen Funktion Buchhaltung und Belege werden alle steuerrelevanten Belege rechtssicher „eingesammelt“, verarbeitet und abgestimmt. Dies geschieht (automatisch) mittels E-Mail-Lösung, Scan-App oder per Drag-and-Drop. Im Anschluss erfolgen die Vorkontierung und abschließende Verbuchung der jeweiligen Geschäftsvorfälle.

Unter Finanzen und Kunden versteht FastBill die zielorientierte Auswertung der erfassten Daten. Mit einem Klick sind – über ein zentrales Dashboard – live Finanz- und Steuer-Informationen über das Unternehmen und die Kunden einzusehen. In Fokus stehen dabei Einnahmen, Ausgaben und (hoffentlich) hieraus ergebende Überschüsse. Abgerundet wird diese Funktion mit einer 360° Kundenakte mit individueller Zahlungsbereitschaft.

Übersicht FastBill Kosten

Die monatlich zu entrichtenden Kosten können mit einer monatlichen oder jährlichen Laufzeit abgerechnet werden, die jährliche Zahlungsweise ist – wie bei allen Anbietern – günstiger.

Für das Paket Solo fallen bei einem Benutzer ca. 9 EUR pro Monat an. Die Plus-Mitgliedschaft für versiertere Nutzer mit besserer Dokumentenverwaltung und Kundeninteraktionen wird mit ca. 14 EUR monatlich berechnet.

Das empfohlene PRO-Programm bietet grundsätzlich bereits 3 registrierbare Benutzer und bietet Teamfunktionen und weitere Automatisierungsfunktionen. Es wird mit ca. 27 EUR pro Monat berechnet.

Im letzten und besten Modul Premium ist der höchste Grad an Automatisierung möglich, das mit monatlich ca. 53 EUR berechnet wird. Hier sind dann bereits 5 Benutzer im Standard enthalten.

Sie kümmern sich um Ihren Erfolg – FastBill kümmert sich um die Buchhaltung*

Zusammenfassung

Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens, unabhängig von seiner Größe. In diesem Blogbeitrag haben wir einen umfassenden Überblick über einige der besten Anbieter auf dem Markt für Buchführungssoftware gegeben, darunter BuchhaltungsButler, Sage, sevDesk, Lexware, Papierkram und FastBill.

Diese Softwarelösungen bieten eine breite Palette von Funktionen, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Finanzen und betriebswirtschaftlichen Ergebnisse helfen. Von der automatischen Belegerfassung bis zur Erstellung von Rechnungen, von Steueranmeldungen bis zur Kundenverwaltung, diese Programme bieten eine Vielzahl von Werkzeugen, die Ihnen Zeit und Mühe sparen.

Unabhängig von Ihrem Kenntnisstand in der Buchführung oder der Größe Ihres Unternehmens gibt es passende Lösungen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Darüber hinaus bieten viele dieser Anbieter eine kostenlose Testphase, um sicherzustellen, dass die Buchhaltungssoftware auch tatsächlich Ihren Anforderungen entspricht.

Nutzen Sie die Chance, Ihre Buchhaltung zu optimieren und Ihren Unternehmenserfolg zu steigern, indem Sie eines dieser Buchhaltungsprogramme testen und in Ihre Arbeitsabläufe integrieren.

Buchen Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion und bringen Sie Ihre Finanzen auf das optimale Level!

Der Beitrag Buchhaltungssoftware für (kleine) Unternehmen – ein Überblick über 6 Softwareanbieter wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Doch welche Kriterien sollten für die Auswahl geeigneter Buchführungssysteme herangezogen werden? Die nachfolgenden 16 Punkte haben sich als wesentliche Anforderungen und für die Praxis wertvoll erwiesen. Sie sollten für Ihre Entscheidung berücksichtigt werden; damit Sie nichts übersehen und Ihren Entscheidungsprozess mit gutem Gefühl und Gewissheit abschließen können.

Warum jedes Unternehmen eine Buchhaltungssoftware haben sollte

Ein maßgeschneidertes und aktuell geführtes Buchführungssystem ist für (mittelständische) Unternehmen von großem Wert. Während viele Inhaber bei der (lästigen) unternehmerischen Aufgabe Buchführung auf die Dienste von Steuerberatern oder Buchhaltungsbüros zurückgreifen, bietet eine eigene Inhouse-Lösung eine Vielzahl von Vorteilen.

Eine eigene Buchhaltungssoftware ermöglicht eine präzise und optimale Anpassung an die individuellen Anforderungen des Unternehmens. Dies bedeutet, dass die Software in allen Belangen perfekt auf die Geschäftsprozesse und -ziele zugeschnitten ist.

Außerdem bietet eine Buchhaltungssoftware eine höhere Datensicherheit, da das Unternehmen die volle Kontrolle über die Daten hat und nicht von Drittanbietern abhängig ist.

Auch im Bereich der Zeit gibt es Vorteile: Die eigene Bearbeitung der Buchhaltung erfolgt meist deutlich schneller, da nicht auf die Kapazitäten eines Dritten abgestellt werden muss. Somit sind Echtzeitauswertungen viel schneller möglich und helfen den Unternehmensleitern, aktuelle und notwendige Entscheidungen treffen zu können.

Darüber hinaus können in der Regel mit eigenen Buchhaltungssystemen langfristige Kosten gesenkt werden, da Anpassungen und Updates in-house durchgeführt werden und nicht teuer bezahlt werden müssen.

Eine maßgeschneiderte Buchführungssoftware bietet Unternehmern und Betriebswirten die Kontrolle, Flexibilität und Effizienz, die für ihren finanziellen Erfolg von entscheidender Bedeutung sind.

Buchhaltungsprogramm kaufen: Anforderungen für die perfekt Auswahl

Nachfolgend sind die – in meinen Augen und nach praktischen Gesichtspunkten – wichtigsten Auswahlkriterien für eine Inhouse-Buchführungssoftware aufgeführt. Grundlage für die Auswahl der Punkte sind die in meiner Laufbahn gesammelten, persönlichen Erfahrungen bei der Einführung von zahlreichen Softwaresystemen.

Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl

Die Buchführungssoftware muss in der Lage sein – auch wenn wenig Menschen oder gar nur einer in der Buchhaltung arbeiten – von mehreren Benutzern gleichzeitig und mit unterschiedlichen Benutzerrechten bedient werden zu können. In der Regel sind moderne Anwendungen hierauf ausgerichtet; ggfs. werden die aktiven Benutzer durch das Lizenzmodell begrenzt. Dann sollten Sie darauf achten, dass jederzeit und unkompliziert die Benutzeranzahl erweitert werden kann.

Bedeutsam ist auch, wie das Lizenzmodell mit mehreren Usern umgeht. Es sind hier beispielsweise Lizenzen möglich, die an eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Gerät gebunden ist („named user licence„) oder solche, die auf einer begrenzten Anzahl von Geräten oder für eine begrenzte Anzahl von Benutzern ausgerichtet sind („concurrent licence„). Beide können für Ihr Unternehmen von Vorteil sein; schauen Sie daher sehr genau auf das Lizenzmodell des Anbieters.

Achten Sie darauf, dass die Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten einfach, intuitiv und im Optimalfall von Ihnen selbst vorgenommen werden kann. Es erweitert Ihre Flexibilität und die Sicherheit, wenn Sie stets verstehen, wer, wann und in welchem Umfang auf die Daten zugreifen kann.

Notwendige Software-Schnittstellen

Unternehmen verwenden oft eine Vielzahl von Softwareanwendungen für verschiedene Geschäftsprozesse, wie beispielsweise Customer Relationship Management (CRM), E-Commerce-Plattformen, Inventarverwaltung und ERP-Systeme. Eine Buchführungssoftware muss nahtlos mit diesen Systemen zusammenarbeiten, um den reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.

Durch die Vernetzung von Buchführungssoftware mit anderen Unternehmensanwendungen können Daten automatisch zwischen den Systemen übertragen werden. Dies reduziert die manuelle Dateneingabe und minimiert menschliche Fehler, was wiederum die Effizienz steigert und Zeit spart. Dies führt außerdem zu geringeren Personalkosten und effizienterem Verwaltungsaufwand.

Aber auch Schnittstellen zu System außerhalb Ihres Unternehmens sind bedeutsam und werden in diesem Zusammenhang gerne übersehen. So ist beispielsweise der Datenfluss zu externen Adressaten der Buchhaltung wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer oder Kreditinstitute für die Schnittstellen-Anforderung relevant.

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Erstellen Sie daher eine Liste mit den Anwendungen, die mit der Buchführungssoftware zusammenarbeiten sollen. Denken Sie hier groß und um’s Eck, denn so manche Schnittstelle liegt nicht immer gleich auf der Hand. Prüfen Sie dann, wie diese Anwendungen mit der Buchhaltungsanwendung kommunizieren; gibt es Standardschnittstellen, sollte das ein großer Pluspunkt sein.

Mobilität und Cloud-Optionen

In der heutigen mobilen Geschäftswelt ist es wichtig, von überall auf Finanzdaten der Buchhaltungssoftware zugreifen zu können. Hierbei wird nicht nur die Richtung vom Buchführungssystem zum User relevant (mobile Auswertungen), sondern auch die Richtung vom Benutzer zur Anwendung.

So bieten heute zahlreiche Buchführungsprogramme die Möglichkeit, mobil Daten und Belege zu erfassen und diese unter Umständen auch gleich vollumfänglich zu bearbeiten (Stichwort Reisekostenabrechnung von unterwegs).

Überprüfen Sie, ob die Buchführungssoftware mobile Apps und Cloud-Unterstützung bietet, um die Flexibilität und den Zugriff auf Ihre Daten zu gewährleisten, egal wo Sie sich befinden. Aber nicht nur das Vorhandensein mobiler Optionen ist von Bedeutung.

Mobile Lösungen erfordern ein erhöhtes Maß an Sicherheit, um ungewollte Zugriffe zu verhindern. Behalten Sie dies bei der Überprüfung der Anforderungen auch im Auge; ein wichtiger Schritt für Ihre Digitalisierung.

Integration in die vorhandene Infrastruktur

Die erste Frage in diesem Zusammenhang ist, ob die Buchführungssoftware zu dem vorhandenen Betriebssystem in der IT-Landschaft des Unternehmens passt. Die beste Software wird ungeeignet, wenn Sie nicht wirkungsvoll in die Infrastruktur eingefügt werden kann.

Darüber hinaus enthält die Buchführungssoftware wichtige finanzielle Daten, die oft mit anderen (bestehenden) Systemen in Ihrem Unternehmen in Beziehung stehen, wie z.B. E-Commerce-, Verkaufs-, Einkaufs- und Inventarsysteme. Eine nahtlose und saubere Integration gewährleistet auch hier die Konsistenz dieser Daten – über alle digitalen Systeme hinweg.

Durch eine gut organisierte Integration werden manuelle Datenübertragungen zwischen verschiedenen Systemen vermieden. Dies spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern; sofern die Integration reibungslos erfolgt ist.

Skalierbarkeit der Anwendung

Die Skalierbarkeit der Buchführungssoftware ist von entscheidender Bedeutung, da sich die Anforderungen von (mittelständischen) Unternehmens im Laufe der Zeit mit ziemlicher Sicherheit ändern werden. Gründe hierfür können vielfältig sein:

• das Unternehmen wächst und verarbeitet mehr Daten/Bewegungen
• Zuwachs bei den ausführenden Mitarbeitern ermöglicht das Insourcen von Buchführungsleistungen (z. B. Übernahme der Anlagenbuchführung)
• die Übernahme oder Gründung von Filialen, Betriebsstätten oder weiteren Unternehmen erfordert das Anlegen weiterer Mandanten im Buchführungsbestand
• die Erwartungshaltung der Unternehmensführung hinsichtlich der Auswertungsdarstellung und -qualität der erfassten Buchführungsdaten erfordert besondere Auswertungsmodule

Die Buchführungssoftware sollte daher in der Lage sein, mit Ihrem individuellem Wachstum Schritt zu halten, ohne dass ein aufwändiger Umstieg auf eine andere Plattform erforderlich ist.

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Dies bedeutet, dass die Buchhaltungssoftware sowohl die Verarbeitung von Transaktionen als auch die Speicherkapazität ausbauen können muss, wenn Ihr Unternehmen wächst. Stellen Sie sicher, dass die Software problemlos zusätzliche Benutzer, Geschäftsbereiche oder Filialen unterstützen kann.

Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung ist entscheidend, da Sie sicherstellen müssen, dass die Anwender – Ihre Mitarbeiter – die Buchhaltungssoftware effektiv und bequem nutzen können. Eine intuitive Benutzeroberfläche und klare, leicht verständliche Funktionen tragen dazu bei, die Einarbeitung zu erleichtern, eine Umstellung zu gewährleisten und die Fehlerquote zu minimieren. Übermäßig komplexe Software kann zu Frustration führen und die Effizienz erheblich beeinträchtigen.

Vorsicht: Die Einschätzung eines Vertriebsmitarbeiters oder der Geschäftsleitung, dass die anvisierte Buchhaltungssoftware benutzerfreundlich ist – oder gar ein Testat des Anbieters – heißt noch lange nicht, dass auch Ihre anwendenden Mitarbeiter die Meinung teilen.

Lassen Sie daher Ihr Team die Buchhaltungssoftware im Rahmen der Testphase ausführlich selbst ran. Nur eigene Tests und eigene Eindrücke auf der Ebene der mit der Anwendung arbeitenden Mitarbeiter verfestigen die Einschätzung über die Benutzerfreundlichkeit.

Aber nicht nur die Bedienung der Software trägt zur Benutzerfreundlichkeit bei. Das Vorhandensein aller gängigen Kontenrahmen – auch für Spezialfälle (z. B. Ärzte, Autowerkstätten, Franchisenehmer) erleichtert die Anwendung der Buchhaltungssoftware.

Compliance und Rechtssicherheit

In vielen Branchen und Regionen unterliegen Unternehmen strengen gesetzlichen Vorschriften und Regularien, die den Umgang mit Daten, den Datenschutz, die Datensicherheit und andere Aspekte der Unternehmensführung regeln. Die Verwendung einer Buchhaltungssoftware, die diesen rechtlichen Anforderungen nicht gerecht wird, kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, einschließlich Geldbußen, Sanktionen und Rufschäden.

Die Buchführungssoftware muss daher ohne Wenn und Aber den aktuell gültigen steuerlichen und gesetzlichen Vorschriften Ihres Landes entsprechen. Dies muss auch der Fall sein, wenn kurzfristige Gesetzesänderungen (temporäre Veränderungen der gültigen Umsatzsteuersätze) auf dem Plan stehen. Erst dann unterscheiden sich gute Anbieter von den weniger guten.

Die Auswahl einer Buchführungssoftware, die den rechtlichen Anforderungen entspricht, hilft, das rechtliche Risiko zu minimieren. Es schützt das Unternehmen und die Buchhaltung vor rechtlichen Streitigkeiten und potenziellen Haftungen.

Berichterstellung und Analyse

Die Fähigkeit, aussagekräftige (Finanz-) Berichte zu erstellen und zu analysieren, ist entscheidend, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verstehen. Durch die Verwendung von Buchführungssoftware, die umfassende Berichtsfunktionen bietet, können Sie Einnahmen, Ausgaben, Gewinne und Verluste klar verfolgen.

Finanzberichte und Analysen dienen als Grundlage für wichtige geschäftliche Entscheidungen. Sie helfen Ihnen, Trends zu erkennen, Ressourcen zu optimieren und Geschäftsstrategien zu entwickeln. Die Buchhaltungssoftware sollte daher die (individuelle) Erstellung von Berichten ermöglichen, die auf Ihre spezifischen Informationsanforderungen zugeschnitten sind.

Achten Sie auch darauf, dass Sie diese Berichte selbst erstellen oder zumindest anpassen können, ohne bei jedem Bedarf auf einen teuren Programmierer zurückgreifen zu müssen. Gute Softwareanbieter haben heute Berichtsgeneratoren, die per Drag-and-Drop bedient werden können und somit sehr intuitiv sind.

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Moderne Buchführungssoftware sollten Echtzeitdaten liefern, was entscheidend ist, um aktuelle Einblicke in die finanzielle Situation Ihres Unternehmens zu erhalten. Dies ermöglicht es, schnell auf Veränderungen zu reagieren und fundierte Entscheidungen zu treffen – und eben nicht erst den Quartals- oder Monatsabschluss abwarten zu müssen.

System-Sicherheit

Da finanzielle Daten äußerst sensibel sind, ist die Sicherheit des Buchführungssystems von größter Bedeutung. Die Buchhaltungssoftware sollte Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsupdates bieten, um unbefugten Zugriff und Datenverlust zu verhindern. Offenlegung oder Missbrauch von Finanzdaten können erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Ein hoher Grad an Systemsicherheit der Buchführungssoftware kann zudem dazu beitragen, Betrug und nicht autorisierte finanzielle Transaktionen zu verhindern, indem sie strenge Authentifizierungs- und Zugriffskontrollen bietet.

Eine zuverlässige Buchführungssoftware mit modernen Backup-Konzepten und -umsetzungen kann zudem sicherstellen, dass Geschäftsdaten auch bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Datenverlust oder Cyberangriffen wiederhergestellt werden können, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs – auch im Notfall – aufrechtzuerhalten.

Support und Schulung

So gut eine Buchführungssoftware auch sein mag – es wird der Tag kommen, bei dem Sie oder Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten mit der Anwendung haben und Unterstützung benötigen. Prüfen Sie daher vorab, ob der Software-Anbieter einen qualitativ hochwertigen Kundensupport bietet, der schnell, zuverlässig und zielführend auf Anfragen reagiert.

(Menschliche) Fehler in der Anwendung der Buchführungssoftware können schwerwiegende finanzielle Konsequenzen haben. Eine gründliche Schulung reduziert das Risiko von Fehlern, indem sie den Benutzern zeigt, wie sie die Buchhaltungssoftware ordnungsgemäß verwenden und Buchungsfehler vermeiden. Achten Sie daher auf das Vorhandensein von Schulungspaketen sowie -möglichkeiten und deren Qualität.

Ihre Mitarbeiter müssen Vertrauen in die Buchhaltungssoftware haben, um sie effektiv und zielorientiert nutzen zu können. Gut organisierte und durchgeführte Schulung werden erheblich dazu beitragen, dieses Vertrauen aufzubauen, da die Benutzer verstehen, wie die Software funktioniert und wie sie mit ihr arbeiten können.

Funktionalität der Anwendung

Die Funktionalität der Buchführungssoftware muss uneingeschränkt Ihren spezifischen Anforderungen gerecht werden. Dazu gehören grundlegende Buchführungsfunktionen wie die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben, die Erstellung von Einnahme-Überschussrechnungen oder Gewinn- und Verlustrechnungen und ggfs. die Bilanzierung.

Sie sollten auch in der Lage sein, Budgets zu erstellen, die Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung zu verwalten und möglicherweise Lohnabrechnungen durchzuführen und eine Kostenrechnung abzubilden. Stellen Sie sicher, dass die Buchhaltungssoftware auch branchenspezifische Funktionen bietet, die für Ihre unternehmensindividuelle Buchhaltung von Relevanz sind.

Erstellen Sie eine Liste dieser Anforderungen – ggfs. in Form eines Pflichtenhefts – und denken Sie dabei auch an die Zukunft. Ein wachsendes Ein-Mann-Unternehmen kann sich vielleicht im Moment nicht vorstellen, Mitarbeiter einzustellen und abzurechnen. Möglicherweise entsteht diese Anforderungen aber später und wird somit bedeutsam für die Buchführungssoftware.

Definition Pflichtenheft

Ein Pflichtenheft (auch Lastenheft genannt) ist ein Dokument, das die Anforderungen und Spezifikationen für die Auswahl einer Software detailliert beschreibt. Es stellt sicher, dass die Bedürfnisse und Erwartungen des Unternehmens oder der Organisation klar und verständlich festgehalten werden, sodass potenzielle Softwareanbieter oder Entwickler genau verstehen, was gefordert ist.

Gleichen Sie diese Liste dann mit der potenziellen Buchführungssoftware oder dem jeweiligen Vertriebsmitarbeiter ab. Tipp: Lassen Sie sich bezüglich der Funktionalitäten nicht auf Versprechungen des Vertriebs ein, sondern lassen Sie sich die für Sie wichtigen Funktionen schriftlich zusichern. Ich habe hier schon so manche (späte) digitale Überraschung erlebt.

Anpassbarkeit der Buchhaltungssoftware

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Buchführungsanforderungen. Der Grad der Anpassbarkeit der Software ermöglicht es, die Buchführungsfunktionen an die spezifischen Bedürfnisse, Prozesse und Geschäftsmodelle eines Unternehmens anzupassen.

Daher ist es wichtig, ob sich das potenzielle Buchhaltungssystem eher am Standard orientiert, oder die Anpassbarkeit einen hohen Stellenwert hat. Im ersten Fall (Standard) werden Sie in vielen Fällen Ihr Unternehmen mit seinen Prozessen stark an die Software anpassen müssen. Im zweiten Fall (hohe Anpassbarkeit) wird der Implementierungsprozess und spätere Justierungen aufwändiger und komplexer.

Die Anpassbarkeit der Buchführungssoftware ist ein entscheidender Faktor, um sicherzustellen, dass Ihr Buchführungssystem Ihren geschäftlichen Anforderungen gerecht wird und langfristig flexibel bleibt. Bevor Sie eine Buchführungssoftware auswählen, sollten Sie daher Ihre spezifischen Anforderungen und die Fähigkeit der Buchhaltungssoftware zur Anpassung an diese Anforderungen sorgfältig prüfen.

Kundenerfahrungen und Rezensionen

Die Meinungen und Erfahrungen anderer Kunden bieten Einblicke in die Zuverlässigkeit und Qualität der Buchführungssoftware. Wenn viele Kunden positive Erfahrungen teilen, ist dies ein Anzeichen dafür, dass die Buchführungssoftware auch in der Praxis zuverlässig und leistungsfähig ist.

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Kundenerfahrungen können auch wertvolle Informationen darüber liefern, wie gut der Kundensupport des Softwareanbieters ist. Den Support werden Sie eines Tages benötigen und eine gute Supporterfahrung sollte ein wichtiges Kriterium für die Softwareauswahl sein.

Lassen Sie sich hier nicht von allgemeinen Zusicherungen und Bewertungen beeinflussen. Fragen Sie nach Referenzkunden und besuchen Sie diese vor Ort oder sprechen Sie mit Anwendern im Rahmen einer Web-Konferenz.

Migrationsmöglichkeiten bestehender Daten

Wenn Sie von einer alten Buchführungssoftware auf eine neue umsteigen, ist eine reibungslose Datenmigration von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass die Software Anleitungen und Werkzeuge für die Datenübertragung bietet und dass Ihre historischen Daten sicher übertragen werden können und kein unkontrollierter Datenverlust stattfindet.

Da die Migration ein wichtiger, digitaler Aspekt beim Wechsel einer Software ist, sollten Sie hier eine große Gewichtung bei der Auswahl hinterlegen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur Unterstützung im Bereich der Dokumentation, sondern im Fall der Fälle auch durch erfahrende Consultants erhalten.

Aktualisierungen und Wartung

Regelmäßige Aktualisierungen der Software – egal ob Service Packs oder Sicherheitsupdates – sind überlebenswichtig, um Fehler zu beheben, die Software sicher und kompatibel zu halten, neue Gesetzesvorgaben oder IT-Standards zur berücksichtigen und zusätzliche Funktionen hinzuzufügen. Diese Updates müssen unbedingt angeboten werden – andernfalls haben Sie die falsche Software gewählt.

Bei einer Buchführungssoftware kann es mehrere Wege und Möglichkeiten geben, in den Genuss dieser Updates zu kommen. Sie sind entweder im Kaufmodell enthalten oder Bestandteile eines Wartungsvertrags. Es lohnt sich hier, genau hinzusehen, da es schon einen Unterschied macht, ob und wie lange die derzeitige Version der Software unterstützt und upgedatet wird.

Die Software sollte auch für Wartungsarbeiten leicht aktualisierbar sein. Wenn bei jedem Update ein stundenlanger Offline-Betrieb die Folge ist, mag das zwar bequem für den Softwareanbieter sein; für das buchende Unternehmen ist das jedoch von großem Nachteil. Achten Sie daher darauf, dass Updates und Releases durchgeführt werden können, ohne dass der Betrieb länger beeinträchtigt ist.

Kosten (Anschaffung und laufend Kosten)

Die Anschaffungskosten und laufenden Kosten für ein Buchführungssystem spielen – wie bei jeder Unternehmensinvestition – eine gewichtige Rolle bei der Auswahl der geeigneten Lösung. Die Vielzahl der anderen Kriterien zeigt allerdings auf, dass die Kosten nur ein Auswahlkriterium sein sollten.

Die Kosten für eine Buchführungssoftware setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Zu den Anschaffungskosten gehören je nach Modell Lizenzgebühren und möglicherweise die Kosten für die anfängliche Implementierung und Schulung.

Die laufenden Lizenzgebühren können monatlich oder jährlich anfallen. Achten Sie darauf, dass Sie die Gesamtkosten über einen längeren Zeitraum hinweg bewerten, um sicherzustellen, dass sie im Rahmen Ihres Budgets liegen.

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Haben Sie bei der Kostenentscheidung auch die Aufwendungen im Blick, die erst in Zukunft anfallen, wenn Sie weitere Benutzer, Module oder Nebensysteme hinzunehmen.

Zusammenfassung Anforderungen Buchhaltungssoftware

Die Auswahl der richtigen Buchführungssoftware ist eine bedeutende Entscheidung für jedes Unternehmen. Ein maßgeschneidertes System, das sich an die individuellen Anforderungen anpassen lässt, bietet Flexibilität und Effizienz.

Die Integration in bestehende Systeme, Mobilitätsoptionen und die zuverlässige Umsetzung von gesetzlichen Anforderungen sind entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren. Das Pflichtenheft, das eine umfassende Liste der Anforderungen und die Anpassbarkeit der Software umfasst, sollte als Grundlage dienen.

Kundenerfahrungen und Referenzen bieten wertvolle Einblicke, und die Kosten sollten langfristig betrachtet werden. Die Verfügbarkeit von Aktualisierungen, Support und die Fähigkeit zur Datenmigration sind von entscheidender Bedeutung.

Insgesamt sollte die gewählte Buchführungssoftware die Kontrolle, Flexibilität und Effizienz bieten, die für den finanziellen Erfolg Ihres Unternehmens und den Schritt in die Digitalisierung von entscheidender Bedeutung sind.

Der Beitrag Anforderungen Buchhaltungssoftware: 16 wesentliche Kriterien für die optimale Auswahl wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Warum ist die Annahme von Geschenken ein heikles Thema ist

Die Annahme von Geschenken kann ein heikles Thema sein, insbesondere wenn es um (höherwertige) Kundenpräsente geht. Auf der einen Seite möchte man als Mitarbeiter höflich und dankbar gegenüber Kunden sein, die ihre Wertschätzung durch ein Geschenk ausdrücken möchten.

Auf der anderen Seite gibt es ethische und regulatorische Grenzen, die beachtet und eingehalten werden sollten. Das Annehmen von Geschenken könnte beispielsweise dazu führen, dass sich einen latente Dankbarkeitsverpflichtung beim Mitarbeiter einstellt, die dazu führt, dass der schenkende Kunde im Business-Alltag besonders behandelt wird.

Auch könnten in Extremfällen Geschenke von Kunden als Bestechung angesehen werden und somit strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Aus diesem Grund ist es wichtig, klare interne Richtlinien zu haben und diese auch konsequent umzusetzen, um potenzielle Missverständnisse zu vermeiden.

Geschenke von Kunden: Was ist angemessen?

Bei der Annahme von Geschenken von Kunden ist es wichtig, angemessene Grenzen zu setzen. Was als angemessen gilt, hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise von

• der Beziehung zum Kunden,
• der Art des Geschenks,
• dem Anlass (zu Weihnachten oder vor einem Geschäftsabschluss),
• dem Wert des Geschenks.

Generell sollten Geschenke von Kunden nicht den Eindruck erwecken, dass sie direkten oder indirekten Einfluss auf die Geschäftsbeziehung haben könnten oder eine Gegenleistung erwartet wird.

Kleine Aufmerksamkeiten wie Süßigkeiten oder Kugelschreiber sind in der Regel unbedenklich. Bei teureren Geschenken sollte man jedoch mit Vorsicht agieren und das Präsent gegebenenfalls höflich ablehnen oder zurückgeben.

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Es ist auch ratsam, sich an die – sofern vorhanden – internen Richtlinien des eigenen Unternehmens zu halten und in Zweifelsfällen Rücksprache mit Vorgesetzten zu halten.

Unternehmensrichtlinien zur Annahme von Kundengeschenken ist keine böse Vorschrift für Mitarbeiter, sondern helfen ihnen, die Einschätzung über die Angemessenheit von Geschenken ohne Unsicherheit treffen zu können.

Welche Grenzen sollten Sie bei der Annahme von Geschenken setzen?

Bei der Annahme von Geschenken von Kunden sollten in Unternehmen – auch in mittelständischen und kleinen – klare Regularien und Grenzen gesetzt werden. Zunächst ist es wichtig, die globalen Unternehmensrichtlinien zu beachten und sich an diese zu halten.

Grundsätzlich sollten Geschenke von Kunden nur in angemessenem Umfang angenommen werden, um den Eindruck der Bestechlichkeit zu vermeiden. Auch sollte darauf geachtet werden, dass das Geschenk keinen Einfluss auf geschäftliche Entscheidungen hat und keine Verpflichtungen entstehen.

Es empfiehlt sich auch, erhaltene Geschenke unter Kollegen fair aufzuteilen, um keinen internen Unfrieden zu erzeugen.

Letztendlich gilt: Geschenke von Kunden können eine nette Geste sein, aber es ist wichtig, die eigenen Grenzen zu kennen und nicht in unangenehme Situationen zu geraten.

Interessenkonflikte mit schriftlicher Compliance-Richtlinie vermeiden

Um mögliche Interessenkonflikte zu vermeiden, sollten Sie als Unternehmensleiter mit einer schriftlichen Compliance-Richtlinie oder im Arbeitsvertrag klare Regeln und Grenzen setzen. Eine Möglichkeit ist beispielsweise, Geschenke von Kunden nur bis zu einem bestimmten Wert anzunehmen oder diese direkt an eine gemeinnützige Organisation weiterzuleiten.

Zudem sollten Sie darauf achten, dass die Annahme von Geschenken keinen Einfluss auf Ihre Entscheidungen oder Handlungen hat und stets transparent bleiben. Es empfiehlt sich auch, potenzielle Interessenkonflikte frühzeitig zu erkennen und offen anzusprechen, um Missverständnisse zu vermeiden und das Vertrauen Ihrer Kunden nicht zu gefährden.

In jedem Fall gilt es, sich immer an die geltenden Gesetze und ethischen Richtlinien zu halten und im Zweifelsfall professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen.

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Ein Beispiel für eine Unternehmensrichtlinie zum Thema „Geschenke“ findet sich auf dem Internet-Auftritt der Mercateo-Gruppe: Geschenke-Richtlinie der Mercateo-Gruppe

Gesetzliche Regulierung zur Annahme von Geschenken

Gemäß Strafgesetzbuch (§ 299 StGB) ist es strafbar, als „Angestellter oder Beauftragter eine Unternehmens“ Geschenke von Dritten anzunehmen und den Schenkenden in unlauterer Weise (später) zu bevorzugen.

Dem beschenkten Mitarbeiter drohen im Strafrecht Geldstrafen oder im Extremfall sogar Freiheitsstrafen von bis zu drei Jahren. Parallel dazu können arbeitsrechtliche Konsequenzen (Abmahnung, Kündigung) auf den Betroffenen zukommen.

Es ist wichtig zu betonen, dass auch geringwertige Geschenke von Kunden problematisch sein können, wenn sie in einer gewissen Häufigkeit auftreten und den Eindruck erwecken, dass der Geschäftsmann beeinflusst werden soll.

Eine definierte Wert-Obergrenze gibt es im Gesetz nicht; Anhaltspunkt könnte die steuerfreie Grenze von 35 EUR bei Geschenken an Geschäftspartner im Einkommensteuerrecht (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG) sein.

Unproblematisch dürften Streuartikel (Kugelschreiber, Feuerzeuge, Powerbanks usw.) sein, die meist zu Werbezwecken in großen Mengen verteilt werden und den Wert von 10 EUR nicht überschreiten.

Behalten Sie die gesetzlichen Vorgaben im Auge und bewahren Sie stets eine klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Angelegenheiten.

Wie mit Geschenken umzugehen ist, die Mitarbeiter von ihem eigenen Chef erhalten, erfahren Sie im Blog-Beitrag „Geschenke an Mitarbeiter: Steuerfrei und sorgenfrei übergeben„.

Zusammenfassung

Bei der Annahme von Kunden-Geschenken kommt es – wie so oft im Leben – auf die richtige Balance an. Es ist wichtig, die Grenzen zu kennen und sich an die – hoffentlich bestehenden – Unternehmensrichtlinien zu halten.

Eine transparente und ehrliche Kommunikation mit den Kunden über Gründe für ein eventuelles Ablehnen von Geschenken kann dazu beitragen, ein positives Image des Unternehmens zu wahren. Auch eine angemessene Wertschätzung und Dankbarkeit für Geschenke kann dazu beitragen, eine gute Beziehung zum Kunden aufzubauen.

Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass keine Verpflichtungen oder Erwartungen entstehen. Insgesamt sollte die Entscheidung zur Annahme oder Ablehnung von Geschenken stets im Einklang mit den Werten und Prinzipien des Unternehmens stehen. Daher ist das Vorhalten einer Unternehmens-Richtlinie (Compliance-Richtlinie) unbedingt zu empfehlen.

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Der Beitrag Darf man Geschenke von Kunden annehmen? Ein praktischer Leitfaden mit 5 Antworten wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Dann wird sich bei Ihnen der nächste Betriebsprüfer bei den Bewirtungsaufwendungen die Zähne ausbeißen und Sie werden zufrieden ins nächste Geschäftsessen beißen.

Bewirtung Geschäftspartner: Keine Angaben über Teilnehmer

Der für Bewirtungskosten relevante Paragraph im Einkommensteuerrecht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG) schreibt vor, dass für einer steuerliche Anerkennung der Betriebsausgaben für Geschäftsessen u.a. die Namen der Teilnehmer aufgeführt werden. Oft wird dies vergessen, sodass dann ein entscheidender Nachweis im Rahmen der Bewirtungsaufwendungen fehlt und der steuerliche Abzug der Kosten sehr sicher verwehrt wird.

Um die Vorgaben sicher zu erfüllen, empfiehlt es sich, die ausgeschriebenen Namen ohne Abkürzungen zu dokumentieren. Anschriften der Teilnehmer brauchen explizit nicht hinzugefügt werden.

Wenn die Einzelauflistung der Namen nicht möglich und zumutbar ist (z. B. bei einem Tag der offenen Türe mit vielen bewirteten Besuchern), kann eine Sammelbezeichnung erfolgen.

Praxistipp

Verwenden Sie in Ihrem Prozess zur Abrechnung von Bewirtungsaufwendungen einen eigenen Bewirtungsbeleg, der die Angaben der Teilnehmernamen zwingend abfragt. Wenn Sie es so regeln, dass ohne Bewirtungsbeleg keine Erstattung der Kosten und Verbuchung der Aufwendungen erfolgt, haben Sie eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass in ausnahmslos allen Fällen die erforderlichen Namensangaben vorliegen.

Bewirtungskosten buchen: Vorsteuer nicht vollumfänglich berücksichtigt

In der Regel fällt für die Bewirtung von Geschäftspartnern Umsatzsteuer an, die auf der (hoffentlich ordnungsgemäßen) Rechnung des Restaurants ausgewiesen wird. Nun sind nach dem Steuergesetz lediglich 70 % der Aufwendungen abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG), was zur Folge hat, dass 30 % der Aufwendungen steuerlich als nicht abziehbare Betriebsausgaben (gewinnerhöhend) zu behandeln sind.

Dies betrifft allerdings nur die (Netto-) Bewirtungskosten und explizit nicht den Umsatzsteueranteil (siehe hierzu § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Leider wird dies in der Praxis häufig falsch gemacht und der 30-Prozent-Anteil wird auch auf die Vorsteuer angewendet. Schade, denn damit wird bares Steuergeld verschwendet.

Praxistipp

Nutzen Sie bei der Verbuchung von Bewirtungsaufwendungen individuelle Buchungsschlüssel. Diese können den nicht abziehbaren Anteil der Bewirtungsaufwendungen (30 %) und die volle Vorsteuer zuverlässig verbuchen. Durch diese Automatisation ist der Willkür ein Riegel vorgeschoben und die Aufwendungen (und Umsatzsteuer) werden stets korrekt verbucht. Und schneller geht es zudem!

Bewirtungskosten: Trinkgeld auf andere Konten buchen

Trinkgeld kommt bei Geschäftsessen regelmäßig vor. Verständlicherweise will der zahlende Unternehmer zusätzlich zu den Bewirtungskosten das Trinkgeld als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen. In der Regel spricht da auch nichts dagegen: Bei einer geschäftlichen Bewirtung ist die Trinkgeldzahlung durch den Betrieb veranlasst – anders als bei einem privaten Anlass für eine Bewirtung.

Das gezahlte Trinkgeld kann also durchaus seinen Weg in die unternehmerische Buchführung finden; allerdings wartet hier bei der Verbuchung eine Fehlerquelle. Da das Zusatzentgelt für den (angestellten) Kellner nicht der Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer unterliegt, wird es gerne getrennt von den vorsteuerbehafteten Bewirtungskosten auf anderen Konten verbucht (z.B. „sonstige betriebliche Aufwendungen“; SKR 03: 4900; SKR 04: 6300).

Und genau hier liegt der Fehler. Die Trinkgeldzahlungen gehören zu den Bewirtungsaufwendungen und dürfen steuerlich, unabhängig ob umsatzsteuerpflichtig oder nicht, nur zu 70 % als Betriebsausgabe angesetzt werden (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die separate Verbuchung bewirkt mit ziemlicher Sicherheit, dass nur bei den tatsächlichen Bewirtungsaufwendungen („Bewirtungskosten“: SKR 03: 4650 und SKR 04: 6640) der 30%-Anteil an nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben erfasst und gebucht wird.

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Somit wären die separat gebuchten Trinkgeldzahlungen fälschlicherweise nicht dem 30-prozentigemn Abzugsverbot unterworfen, was einen Betriebsprüfer definitiv nicht gefallen wird.

Praxistipp

Buchen Sie die Trinkgeldzahlungen bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen auf das vorgesehene Konto für Bewirtungskosten (SKR 03: 4650 und SKR 04: 6640). Wenn Sie die Vorsteuer mit einem Steuerschlüssel buchen, trennen Sie vorsteuerfreie Trinkgeldzahlungen und vorsteuerbehaftete Bewirtungsaufwendungen in separate Buchungssätze auf. Gleiches gilt, wenn Sie für die Verbuchung spezielle Buchungsschlüssel verwenden, die den nicht abziehbaren Anteil der Bewirtungskosten automatisiert verbucht.

Abzugsfähige Bewirtungskosten: Bogen überspannen

Bei der Frage nach der Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten macht es sich das Steuerrecht sehr einfach. Es legt im § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG fest, dass nur die Kosten angesetzt werden können, die „nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind„. Beamtlicher hätte man es nicht ausdrücken können.

Offen bleibt dabei, was als „angemessen“ angesehen wird; dazu äußert sich das Steuerrecht nämlich explizit nicht. Die Frage der Angemessenheit ist nach den „Umständen des Einzelfalls„, nach der „allgemeinen Verkehrsauffassung“ und nach den „Branchenverhältnissen“ zu beurteilen.

Wie so oft ist der Übergang zwischen angemessenen Bewirtungsaufwendungen und nicht angemessenen Aufwendungen nicht trennscharf, sondern eher fließend. Und zudem ist die Beurteilung der Angemessenheit von der subjektiven Einschätzung von Finanzbeamten abhängig.

Das darf allerdings kein Freibrief sein, den subjektiven Ermessensspielraum der Beamtenschaft ungebremst auszureizen. Machen Sie daher nicht den Fehler und glauben, die Angemessenheitsgrenze für Bewirtungskosten gilt nur für geldumsichwerfende Großkonzerne. Auch kleinere Unternehmen oder Handwerksbetriebe können bei Bewirtungsaufwendungen den Ausgabe-Bogen überspannen und somit die vollumfängliche Aberkennung durch das Finanzamt verursachen.

Praxistipp

Legen Sie unternehmensintern eine Obergrenze für zulässige Bewirtungskosten pro Person fest. Wo die Grenze liegen muss, damit jeder Finanzbeamte die Aufwendungen als angemessen ansieht, kann leider nicht vorgegeben werden. Die Grenze hängt von den Einzelfällen, der Verkehrsauffassung und den Branchenverhältnissen ab.

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater und fragen ihn nach seinen Erfahrungen. Im Zweifel können Sie sich an der Obergrenze für Betriebsveranstaltungen von 110 Euro pro Mitarbeiter orientieren und haben damit eine schlüssige Begründung für die Angemessenheit der Aufwendungen.

Nichterfüllung der Aufzeichnungspflichten

Damit Bewirtungsaufwendungen steuerlich geltend gemacht werden können, sind Aufzeichnungspflichten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG) zu erfüllen. Diese bestehen in der Angabe von:

• Ort,
• Tag,
• Teilnehmer,
• Anlass und
• Höhe

der Aufwendungen. In der Praxis kommt es regelmäßig vor, dass Unternehmer und bewirtende (leitende) Mitarbeiter diese Voraussetzungen zur Anerkennung der Bewirtungskosten nicht kennen oder ihnen der Zusatzaufwand zur Dokumentation der Angaben zuwider ist.

Die Folge ist, dass die entsprechenden Belege blanko in den Buchhaltungsabteilungen landen und dort – sofern kein Veto des Buchhalters kommt – wie eine normale Eingangsrechnung verbucht werden. Es liegt auf der Hand, dass ein betriebsprüfender Finanzbeamte in diesem Fall – wenn ein Blanko-Beleg in seiner Stichprobe enthalten ist – die Ärmel hochkrempelt und genauer hinsehen wird.

Praxistipp

Definieren Sie einen klaren Unternehmensprozess zur Abrechnung von Bewirtungsaufwendungen, damit ein Beleg erst dann zur Verbuchung gelangen kann, wenn alle steuerlich notwendigen Angaben erfolgt sind. Dies kann beispielsweise durch die Einführung eines (digitalen) Bewirtungsbelegs erfolgen.

Aufmerksamkeiten oder Bewirtung: Keine Unterscheidung machen

Bewirten Sie einen Kunden in einem Restaurant oder im Büro mit einem gelieferten Mittagessen, liegt eine geschäftliche Bewirtung vor. Bewirten Sie hingegen den Kunden mit Erfrischungsgetränken, Kaffee und Gebäck, liegt eine Aufmerksamkeit vor. Der entscheidende Unterschied: Aufmerksamkeiten sind unbeschränkt als Betriebsausgabe abziehbar, Bewirtungsaufwendungen nur zu 70 %!

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Trennen Sie daher scharf zwischen Aufmerksamkeiten und Bewirtungen. Diese Trennlinie kann relativ einfach gezogen werden, auch wenn die Frage knifflig ist, ob belegte Semmeln nun als Aufmerksamkeit oder Bewirtung gelten. Die Auflösung der Frage und weitere Beispielsfälle finden Sie hier.

Praxistipp

Geben Sie Ihrer Buchhaltung klare Vorgaben, wie die unterschiedlichen Fälle zu behandeln sind. Die Aufzählung von praktischen Beispielen deckt sicherlich 80-90 % der Anwendungsfälle ab und gewährleistet, dass keine Betriebsausgaben hergeschenkt werden, indem sie unnötig als Bewirtungsaufwendungen behandelt werden.

Anzahl der Hauptgänge stimmt nicht mit Anzahl der bewirteten Personen überein

Wenn die Anzahl der verzehrten Hauptgänge bei einem Geschäftsessen nicht mit der Anzahl der bewirteten Personen (Namen sind aufzuzeichnen) übereinstimmt, wird es hochgezogene Augenbrauen bei Prüfern geben. Dieser Check ist bei den Stichproben der Betriebsprüfer eine beliebte weil schnell durchführbare Plausibilitätsprüfung.

Achten Sie daher auf plausible Angaben auf den Restaurant- oder Bewirtungsbelegen. Sollte es einen guten Grund für ein Missverhältnis zwischen Personenzahl und Zahl an Hauptgerichten oder Getränken geben („Herr Müller hatte keinen Hunger“), vermerken Sie dies bei der internen Dokumentation. So können Sie den hochgezogenen Augenbrauen etwas entgegensetzen und zu deren Senkung beitragen.

Praxistipp

Bauen Sie diese Art des Plausibilitätschecks in Ihren Abrechnungsprozess für Bewirtungsaufwendungen ein. So können Sie wirksam Ungereimtheiten bei späteren Betriebsprüfungen aus dem Weg gehen und mit einer sauberen Dokumentation alle Zweifel aus dem Weg räumen.

Anlass der Bewirtung: keine Unterscheidung treffen

Ein teurer Fehler ist es, keinen Unterschied zwischen den verschiedenen Anlässen der Bewirtung zu machen. Wenn eine Mitarbeiterbewirtung, ein Geschäftsessen mit Kunden und eine Bewirtung bei privaten Feiern einheitlich in der betrieblichen Buchführung als Bewirtungskosten verbucht werden, sind zwei mögliche Fehler in diesem Zusammenhang gemacht worden.

Private Feiern sind Kosten der privaten Lebensführung (privater Anlass) und daher nicht als Betriebsausgabe (§ 12 Nr. 1 EStG) ansetzbar. Bewirtungen von Mitarbeitern fallen im Regelfall unter einen betrieblichen Anlass und sind aus Sicht des Unternehmens ohne Abzugsbeschränkungen als Betriebsausgabe zu  verbuchen. Bei einem geschäftlichen Anlass (Geschäftsessen mit Kunden) sind die Aufwendungen zwar als Betriebsausgabe abziehbar – allerdings nur in Höhe von 70 %.

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Praxistipp

Prüfen und Dokumentieren Sie vor jeder Verbuchung von Bewirtungsaufwendungen den Anlass der Bewirtung. Ob privater, betrieblicher oder geschäftlicher Anlass; in jedem Fall ist die buchhalterische Erfassung unterschiedlich. Eine saubere Prüfung des Anlasses wird also ein richtiges Abbiegen in der Buchhaltung fördern.

Lesbarkeit der Bewirtungsbelege

Restaurant- und Bewirtungsbelge werden heutzutage leider immer noch auf Thermopapier gedruckt. Das mag für die Wirte und Restaurantbesitzer zwar einfach und schnell gehen – für die (langfristige) Aufbewahrung der Belege in der Buchhaltung ist es jedoch ein Graus. Thermeische Veränderungen – und hier reicht eine Sonneneinstrahlung – führen auf den Belegen dazu, dass die aufgedruckten Daten stellenweise oder vollständig unlesbar werden.

Wir alle haben schon solche unbeabsichtigten, geschwärtzen Belege in den Händen gehabt. Den Prüfern ist es im Ernstfall egal, dass Sie sich über die schlechte Qualität und Anfälligkeit des Themopapier-Belegs beschwerden. Sie sind in der Plficht, Ihre Beleg so aufzubewahren, dass sie dauhaft lesbar sind.

Folglich ist es unumgänglich, die Belege im ersten Schritt mit Vorsicht zu behandeln und im zweiten Schritt so zu archivieren, dass eine spätere – auch Jahre spätere – Lesbarkeit gewährleistet ist.

Praxistipp

Wenn Sie noch papierbehaftet in der Buchhaltung unterwegs sind, kopieren Sie jeden Themopapier-Beleg. Das gewährleistet eine spätere Lesbarkeit mit hoher Wahrscheinlichkeit. Bei digitalen Buchführungen wird der Beleg ohnehin durch einen Scanner laufen, was ohnehin die revisionssichere Archivierung sicherstellt – wenn die richtige Software zum Buchführungssoftware kommt.

Zusammenfassung

Die Chance, bei Bewirtungsaufwendungen etwas falsch zu machen ist relativ groß. Es gibt verschiedene Anlässe der Bewirtung zu beachten, steuerliche Nachweis- und Aufzeichnungspflichten zu erfüllen, Nebenkosten und Vorsteuer korrekt zu behandeln und beamtische Plausibilitätsprüfungen zu bestehen.

Wenn Sie die Anforderungen kennen und die praktischen Tipps zu Vermeidung der typischen Fehler übernehmen, werden Sie zukünftig zu den Wenigen gehören, die sich bezüglich der Bewirtungsaufwendungen bei der nächsten Betriebsprüfung keine Sorgen machen brauchen. Das gesparte Geld können Sie sinnvoll in weitere, rechtssichere Bewirtungen investieren. Mahlzeit!

Der Beitrag Bewirtungsaufwendungen: 9 Typische Fehler und wie Sie es besser machen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Unterhalb dieses Oberbegriffs haben sich verschiedene Varianten und Anwendungsmöglichkeiten gebildet; von der E-Mail-Rechnung über die PDF und Sondervarianten wie EDIFACT, XRechnung und ZUGFeRD. Was unter den verschiedenen Formen zu verstehen ist, erklärt dieser praktische Vergleich in elektronischer Form; quasi ein E-Vergleich.

E-Rechnung: Ablösung der herkömmlichen Papier-Lösung

Jahrzehntelang gelangten Rechnungen in Papierform in die Buchhaltungsbüros der Unternehmen – viele Jahre in der berühmten DIN A4-Größe. Die Papiere wurden

• auskuvertiert,
• gestempelt,
• umhergereicht,
• beschriftet,
• getippext,
• nochmals beschriftet,
• gebucht,
• wieder gestempelt,
• abgeheftet und schließlich
• archiviert.

Dass hier Effizienz und Produktivität nicht Pate standen, liegt auf der Buchhalter-Hand. Viel zu manuell und umständlich waren die Papier-Prozesse. Doch durch den Siegeszug der elektronischen Datenverarbeitung boten sich neue Möglichkeiten und der Begriff der „E-Rechnung“ wurde geboren.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Rechnungsinformationen vollständig elektronisch transferiert werden. Meist erfolgt dies standardisiert und automatisiert, so dass ein hoher Grad an Effizienz bei Sendern und Empfängern besteht, da wesentliche Daten zur Rechnung nicht mehr manuell in EDV-Systemen erfasst und weitergegeben werden müssen.

Der strukturierte und maschinenlesbare Datensatz der E-Rechnung ermöglicht dem Empfänger eine durchgängig digitale und medienbruchfreie Bearbeitung des jeweiligen Geschäftsvorgangs – vom Empfang über die Verbuchung bis zur Bezahlung der Rechnung.

Vorteile einer E-Rechnung für Rechnungsaussteller

• einfache Erstellung der Rechnung (durchgängig elektronisch)
• kostengünstige Ausgabe der Rechnung (kein Druck)
• kostengünstiger Versand an den Empfänger (i.d.R. per E-Mail oder digitaler Plattform)
• schnellere und fehlerreduzierte Durchlaufzeiten beim Empfänger (Eingabe und Bearbeitung)
• schnellere Bezahlung durch den Empfänger (schnellere Durchlaufzeit, dadurch weniger Verzögerungen)
• einfacheres Mahnwesen
• bessere Möglichkeiten zur Archivierung und Reproduzierbarkeit der Ausgangsrechnungen
• ortsunabhängige Rechnungserstellung ist einfacher möglich (Homeoffice)
• nachhaltiger und umweltschonender Prozess
• Ausweitung des Serviceangebots für digital orientierte Kunden

Vorteile einer E-Rechnung für Rechnungsempfänger

• schnelleres Erfassen der Eingangsrechnung im Rechnungswesen (Prozesserleichterung)
• schnellere und fehlerreduzierte Durchlaufzeiten beim Empfänger (Eingabe und Bearbeitung)
• geringere Fehlerquote bei der Bearbeitung der Eingangsrechnung
• höhere Transparenz hinsichtlich der vorhandenen Eingangsrechnungen
• einfacherer Zahlprozess durch papierlose Belege
• bessere Ausnutzung von Skontierungsmöglichkeiten
• bessere Möglichkeiten zur Archivierung und Reproduzierbarkeit der Eingangsrechnungen
• ortsunabhängige Eingangsrechnungsverarbeitung ist einfacher möglich (Homeoffice)
• höhere Datensicherheit durch Verschlüsselungsmöglichkeit der E-Rechnungen
• nachhaltiger und umweltschonender Prozess

Einen Überblick über die historische Entwicklungen der elektronischen Datenpbertragung finden Sie hier.

E-Rechnung Pflicht 2025

Ab 1.1.2025 gitl eine grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung für inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Das bedeutet, dass inländische unternehmerische Rechnungsempfänger so eingerichtet sein müssen, dass E-Rechnungen empfangen und verarbeitet werden können.

Aufgrund es hohen Umsetzungsaufwands wurden jedoch Übergangsregelungen geschaffen, die den Versand von Papierrechnungen zwischen Unternehmen auch ab 2025 noch ermöglicht. Hierzu sind allerdings Voraussetzungen zu erfüllen.

Für die elektronische Rechnungsverarbeitung ist die bisher notwendige Zustimmung des Rechnungsempfängers (Unternehmen) nicht mehr erforderlich. Werden Rechnungen an Verbraucher (Privatpersonen) ausgegeben, ist die Zustimmung weiterhin von Nöten.

Ausnahmen: Wie so oft im Leben gibt es auch hier Ausnahmen. Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) sind als sogenannte „sonstige Rechung“ ausgenommen; gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV).

E-Rechnungen: Umsetzungsmöglichkeiten

Um eine E-Rechnung im Unternehmen einzusetzen, bietet die digitale Welt einen ganzen Köcher an Möglichkeiten. Alle sind praktikabel einsetzbar und erfüllen grundsätzlich – bei korrekter Anwendung – die gesetzlichen Voraussetzungen für ordnungsgemäße Rechnungen.

Die einfachste und zugleich holprigste Variante besteht darin, die Rechnungskopfinformationen und -positionen in den Textkörper einer E-Mail zu setzen. Etwas runder läuft die Lösung mit der Ausgabe der Rechnung im standardisierten PDF-Format.

Der Verarbeitungsprozess kann optimiert werden, wenn die Daten zur Rechnung zwischen Aussteller und Empfänger über eine eingerichtete Schnittstelle (EDIFACT) ausgetauscht werden. Wollen Unternehmen die etwas in die Jahre gekommene EDI-Schnittstelle umgehen, bietet sich das OpenTrans-Format an.

Auch die EU hat ein eigenes Format zu bieten: Rechnungsaustausch via ZUGFeRD – ein standardisiertes Verfahren für den Austausch zwischen Unternehmen. Wer es rein deutsch (und unabhängig) haben möchte, kann die XRechnungen verwenden; wer Leistungen gegenüber Behörden erbringt, ist zum Aus- und Zustellen einer solchen Rechnung gezwungen. Andere Formate (Papier, PDFs) werden ausnahmslos nicht akzeptiert.

Im internationalen Geschäft ist ein Rechnungsaustausch per Peppol-Netzwerk mittels eines Peppol Access Points möglich.

Welche technischen Herausforderungen bei der Umsetzung der E-Rechnung bestehen, verrät der Blog-Beitrag „Die Zukunft im Auftragswesen: E-Rechnung, EDI und Peppol„.

Rechnung als E-Mail versenden

Die Nutzung einer einfachen (Text-) E-Mail als Rechnungsträger und Übermittler ist denkbar und möglich. Ein entsprechender Betreff („Rechnung“) kann die eindeutige Zuordnung als Rechnungsdokument erledigen, die erforderlichen Anschriften und Rechnungspositionen sowie Gesamtbeträge und umsatzsteuerliche Angaben können sich im Body der E-Mail befinden.

Enthält die E-Mail-Rechnung alle vorgeschriebenen Pflichtangaben für Rechnungen (siehe § 14 Abs. 4 UStG), die für Papierrechnungen angedacht sind, geht die E-Rechnung in dieser Form in Ordnung. Es ist dann auch kein Anhang (Excelauflistung, Word-Dokumente o.ä.) notwendig; natürlich kann dies zu Dokumentations- und Nachweiszwecken erfolgen.

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Dieser Umsetzungsweg wird jedoch beim Leistungsempfänger sehr wahrscheinlich auf weniger Zustimmung stoßen, da dieses Format in der Praxis eher ungewöhnlich und zu Sonderbehandlungen bei der Be- und Verarbeitung führt.

PDF-Rechnung

Das PDF-Format ist das am meisten verbreitete E-Rechnungsformat und findet sich in nahezu jedem Unternehmen.

Definition PDF-Format

PDF steht für Portable Document Format. Es handelt sich um ein Dateiformat, das entwickelt wurde, um elektronische Dokumente plattformunabhängig darzustellen. Das Format wurde von Adobe Systems entwickelt und bereits 1993 veröffentlicht. Seitdem wurde es in Unternehmen und Privathaushalten zu einem weit verbreiteten Standard für den Austausch von elektronischen Dokumenten.

Das Portable Document Format zeichnet sich aus durch Plattformunabhängigkeit (Windows, macOS, Linus), einheitliche Darstellung (Layout, Schriften, Grafiken, Druck), Interaktivität (Hyperlinks, Lesezeichen, Formulare), Sicherheit (Passwortschutz, Verschlüsselung, Signaturen) und Komprimierung (optimale Dateigröße).

Bei einer E-Rechnung im PDF-Format übergibt das verwendete EDV-System (ERP-System, Fakturierungssoftware) die Daten zur Rechnung an einen Druckertreiber, der diese dann zu einem lesbaren PDF-Dokument (statt Ausdruck auf Papier) transformiert. Dieses Dokument kann dann über die herkömmlichen digitalen Verfahren übermittelt werden.

Bei einem PDF-Dokument handelt es sich nicht um ein Foto oder Bild; das Dateiformat ist grundsätzlich elektronisch lesbar, da es Textelemente enthält, die ausgelesen werden können.

Nachteile der PDF-Rechnung

PDF/a-Format: Entwickelt für die Langzeitaufbewahrung

Neben dem Standard-PDF gibt es noch das spezielle PDF/A-Format (Portable Document Format/Archiv). Hierbei handelt es sich um einen Standard für die langfristige Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Das Archiv-Format zielt darauf ab, die Lesbarkeit und Integrität von Dokumenten über lange Zeiträume zu gewährleisten.

Der PDF/A-Standard definiert bestimmte Anforderungen, um diese Langzeitarchivierung von Dokumenten zu ermöglichen. Dazu gehören beispielsweise:

• Unterstützung von Schriften: DIe Dokumente müssen eingebettete Schriftarten verwenden, um sicherzustellen, dass der Text auch in Zukunft lesbar bleibt, selbst wenn die verwendeten Schriftarten auf dem IT-Markt nicht mehr verfügbar sind.
• Verwendung von standardisierten Farbräumen: Die Dokumente sollten standardisierte Farbräume wie den CMYK– oder den sRGB-Farbraum verwenden, um eine konsistente Darstellung der Farben zu gewährleisten.
• Verbot von verschachtelten Elementen: Die Dokumente dürfen keine verschachtelten Dateien enthalten, um die Portabilität und die Möglichkeit der Wiedergabe über lange Zeiträume sicherzustellen.
• Verwendung von Metadaten: Die Dokumente sollten Metadaten enthalten, um Informationen über das Dokument, den Ersteller, das Erstellungsdatum zu speichern.
• Kompatibilität: Dokumente sollten mit älteren PDF-Readern und -Anwendungen kompatibel sein, um sicherzustellen, dass sie auch in der Zukunft gelesen und angezeigt werden können.

Das PDF/A-Format wird häufig in Archivierungssystemen, staatlichen Institutionen, Bibliotheken und anderen Organisationen eingesetzt, die wichtige Dokumente langfristig aufbewahren müssen. Aber die Bedeutung des Formats steigt auch in privatrechtlichen Unternehmen.

EDI-Schnittstelle: Rechnungen per EDIFACT übermitteln

Bereits vor vielen Jahrzehnten steckten schlaue Köpfe eben diese Körperteile zusammen, um eine Lösung zu finden, wie Geschäftsdokumente aller Art (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen etc.) prozesssicher übermittelt werden können. Herausgekommen ist das EDIFACT-Format – ein weltweit normiertes, elektronisches Datenaustauschformat.

Dabei steht EDIFACT für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport„, also Elektronischer Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Transport.

In der praktischen Anwendung codiert EDITFACT gemäß Normvorgaben ein Geschäftsdokument in einer Textdatei. Hierin finden sich dann die jeweiligen Informationen – aber im Gegensatz zur PDF an fest vorgegebenen Stellen. Dadurch ist eine maschinelle Verarbeitung der Daten – sowohl beim Sender als auch beim Empfänger – störungsfrei und systemsicher möglich.

Beispiel

EDIFACT-Codierungen

NAD = name and address (Name und Adresse)

Dieses Segment wird verwendet, um Informationen über den Namen und die Adresse einer beteiligten Partei im elektronischen Datenaustausch zu übermitteln. Es kann beispielsweise den Namen und die Adresse des Absenders, des Empfängers oder eines anderen relevanten Geschäftspartners enthalten.

BY = buyer (Käufer)

Dieses Segment enthält Informationen über den Käufer in einer elektronischen Geschäftsnachricht.

Leider ist das EDIFACT-System in die Jahre gekommen. Es bestehen eine Vielzahl an unterschiedlichen Formaten und tausende Seiten für Beschreibung und Dokumentation. Das ganze System ist daher sehr komplex und verschachtelt geworden; die Einrichtung einer EDI-Anbindung erfordert viel Projektaufwand und viele systemseitige Abstimmungen.

Dennoch ist EDIFACT in der Praxis sehr gebräuchlich und in zahlreichen (Groß-) Unternehmen vertreten. Konzerne wie Metro oder EDEKA zwingen ihre Lieferanten, bestimmte Daten mit einer EDI-Schnittstelle in deren System zu übertragen. Es gilt die Vorgabe: Ohne EDIFACT keine Rechnungsbearbeitung und keine Bezahlung.

Beispiel

In folgenden Branchen kommt EDITFACT zur Anwendung:

Handel und Einzelhandel: Unternehmen, die im Bereich des internationalen Handels, der Lieferkette und des Supply Chain Managements tätig sind, nutzen das Format, um Bestellungen, Lieferavisos, Rechnungen und Zahlungsanweisungen auszutauschen.

Logistik und Transport: Logistik- und Transportunternehmen nutzen EDIFACT, um Informationen über Sendungen, Frachtdokumente, Zollabfertigung und andere logistische Prozesse untereinander zu tauschen.

Versicherungen: Bei Versicherungsunternehmen kommt EDIFACT zur Anwendung, um Policen, Schadensmeldungen, Zahlungsanweisungen und andere versicherungsrelevante Informationen elektronisch auszutauschen.

Banken und Finanzdienstleistungen: Im Bereich des elektronischen Zahlungsverkehrs und des Finanzdatenaustauschs wird EDIFACT verwendet, um Transaktionsinformationen, Zahlungsanweisungen und andere finanzielle Dokumente zu versenden und empfangen.

Automobilindustrie: Automobilisten und deren Zulieferer nutzen EDIFACT für den Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferabrufen, Lieferscheinen und Rechnungen.

Rechnungen im OpenTrans-Datenformat

Das später entwickelte OpenTrans-Format basiert auf der Beschreibungssprache XML (eXtensible Markup Language) und wurde speziell für die Bereiche Einkauf und Beschaffung konzipiert. XML ist ein generisches Format, das optimal für den Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und anderen Beschaffungsdokumenten verwendet werden kann.

Wie bei EDIFACT ist das Datenaustauschformat OpenTrans für den „normalen“ Anwender nicht lesbar. Zum Sichtbarmachen der beinhaltenden Daten und Belege ist stets eine Software erforderlich, die OpenTrans-Dateien sichtbar macht.

OpenTrans ist ein offener Standard, der von verschiedenen Softwareanbietern und Organisationen unterstützt wird. Es bietet Flexibilität und Erweiterbarkeit, um individuelle Anforderungen anzupassen und spezifische Geschäftsregeln abzubilden. Dennoch ist OpenTrans in der Praxis eher von geringer Bedeutung, auch wenn es von Global Playern wie Siemens, Bosch und Volkswagen benutzt wird.

ZUGFeRD-Rechnungen erstellen

Auf der Suche nach einem verlässlichem Belegdatenformat für Rechnungen kam die Europäische Union auf die Lösung „ZUGFeRD„. Das an ein Zugpferd erinnernde Wort hat nichts mit dem Tierreich oder dem Eisenbahnwesen zu tun. Vielmehr handelt es sich vereinfacht gesagt um ein Format, das eine PDF-Datei in Verbindung mit einem XML-Anhang darstellt.

Definition

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“

Auf diesem Weg hat man versucht, die Vorteile der elektronischen Verarbeitung des XML-Formats mit den Vorteilen der menschlichen Lesbarkeit der PDF-Datei zu kombinieren. Gleichzeitig wurden mit dieser Kombination auch die Nachteile des XML-Formats (menschlich nicht lesbar) und des PDF-Formats (maschinell schlecht verarbeitbar) ausgeglichen. Die berühmte Win-Win-Situation!

ZUGFeRD unterstützt verschiedene Versionen, die auf den jeweiligen Anforderungen und Funktionalitäten basieren. Es erfüllt die Anforderungen der Europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen und wird von vielen Unternehmen und Organisationen verwendet. ZUGFeRD wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, darunter Handel, Logistik, Finanzwesen, Versicherungen und öffentliche Verwaltung.

In Deutschland hat die Einführung von ZUGFeRD als standardisiertes Rechnungsformat zwar seit seiner Einführung im Jahr 2014 kontinuierlich an Dynamik gewonnen. Ein Durchbruch in der praktischen Anwendung hat – trotz einer 2.0 Version – aber bis heute nicht stattgefunden. Es gibt andere Ansichten, die bei ZUGFeRD von einem Flop und Bürokratiemonster sprechen.

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XRechnung erstellen

Eine deutsche Stand-Alone-Lösung wurde mit der XRechnung eingeführt, die ein weiteres Datenaustauschformat darstellt. Hier bestand u.a. das grundsätzliche Ziel, unabhängiger zu werden. PDF ist bekanntlich eine Marke des US-Unternehmens Adobe, die das Ziel verfolgt, ein langfristig gültiges Dateiformat zu unterhalten.

Aber die deutschen Behörden sind auf diese Absichten eines ausländischen Unternehmens – insbesondere unter Berücksichtigung der weiten Verbreitung der PDF im deutschen Steuerwesen – angewiesen.

Das XRechnungsformat basiert auf dem internationalen Standard UBL (Universal Business Language) und verwendet ebenfalls Beschreibungssprache XML. Auch hier werden die rechtlichen Anforderungen der Europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen vollumfänglich erfüllt.

In Umkehrung des ZUGFeRD-Ansatzes zielt dieses Rechnungsformat darauf ab, einer XML-Datei mit den relevanten Rechnungsinformationen (maschinell lesbar) eine Bilddatei oder PDF (menschlich lesbar) hinzuzufügen.

Aufbau einer XRechnung

Der Aufbau folgt einer festgelegten Struktur:

• Rechnungskopf: Informationen über die Rechnung, wie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers, die Rechnungsanschrift des Rechnungsempfängers etc.
• Rechnungspositionen: Angaben wie Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis der berechneten Positionen und Gesamtbetrag
• Steuerinformationen: anwendbare Umsatzsteuersätze und Beträge, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers
• Zahlungsinformationen: Bankverbindung und weitere Details zur Zahlungsabwicklung
• Referenzinformationen: Bestellnummer, Bestelldatum oder andere Informationen zur Identifizierung oder (internen) Zuordnung

Welche Angaben verpflichtend und welche optional sind, regelt die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV).

Hinweis

Das XRechnungsformat ist nur für Rechnungen (keine Bestellungen oder Lieferscheine) einsetzbar und nur in Deutschland gängig.

Für wen ist die XRechnung Pflicht?

XRechnungen sind für alle Unternehmen verpflichtend, die Lieferungen oder Leistungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland berechnen. Rechtsgrundlagen sind das „Gesetz über elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (E-Rechnungs-Gesetz)“ und die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV).

Ausnahmen gelten bei Direktkäufen unter einem Wert von 1.000 EUR und bei Aufträgen im Bereich der Außen- und Sicherheitspolitik.

Unterschied E-Rechnung und XRechnung

Die E-Rechnung ist ein allgemeiner Begriff, der sich auf die elektronische Übermittlung und Weiterverarbeitung von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern bezieht. Sie umfasst verschiedene Formate und Standards wie beispielsweise EDI, PDF, XML. Die XRechnung hingegen ist ein spezifisches Rechnungsformat, das im Rahmen der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde.

XRechnungen sind also eine spezielle Art der E-Rechnung, die für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern verwendet wird.

Beispiel XRechnung

Ein Beispiel (XML-Code) finden Sie hier auf der Seite der Deutschen Bahn.

Peppol XRechnung – Netzwerk für internationale Übertragung

PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement Online“ und ist Netzwerk und Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, insbesondere im Bereich des öffentlichen Auftragswesens. Es wurde entwickelt, um den elektronischen Handel und die elektronische Beschaffung in Europa zu erleichtern.

Peppol basiert auf offenen Standards und technischen Spezifikationen, die sicherstellen, dass unterschiedliche (internationale) Systeme miteinander kommunizieren und Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferavise effizient ausgetauscht werden können. Um sich in diesem Netzwerk zu identifizieren, bekommen die Teilnehmer eine spezielle PEPPOL-ID ( Peppol-Participant-Identifier) zugewiesen.

Hinweis

Die PEPPOL-ID darf nicht mit einer behördlichen Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder anderen Unternehmensidentifikationsnummern verwechselt werden. Die PEPPOL-ID ist spezifisch für die Teilnahme am Peppol-Netzwerk und dient zur Identifizierung und Kommunikation innerhalb dieses Netzwerks.

Peppol und XRechnungen können sich ergänzen, indem Peppol als Netzwerk und Infrastruktur den sicheren Austausch von XRechnungen zwischen den Teilnehmern ermöglicht. Peppol fungiert als Übertragungs- und Konnektivitätsschicht, während „XRechnung“ das spezifische Datenformat für die Rechnungen definieren kann.

Der Datenaustausch erfolgt hierbei über einen sogenannten Peppol Access Point, der das Bindeglied zwischen Sender/Empfänger und dem Peppol -Netzwerk darstellt. Solche Access Points können auch IT-Dienstleister sein, die sich zuvor erfolgreich bei Peppol qualifiziert haben und diese Serviceleistung auf dem Datenaustauschmarkt anbieten.

Die Nutzung von Peppol variiert von Land zu Land. In einigen Ländern, wie beispielsweise Norwegen, Schweden und den Niederlanden, ist Peppol weit verbreitet und wird von einer Vielzahl von Organisationen genutzt. In anderen Ländern befindet sich Peppol noch in einem früheren Stadium, aber die Verbreitung nimmt stetig zu, da immer mehr Länder die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs erkennen.

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Zusammenfassung

Die E-Rechnung, also die elektronische Übermittlung und Weiterverarbeitung von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern, ist eine weitläufige Spielwiese. Es haben sich in der Vergangenheit viele Formate und Übertragungsmöglichkeiten entwickelt. Einiges davon haben sich in der Praxis als untauglich erwiesen (E-Rechnung als E-Mail), andere als zu komplex und umständlich (EDIFACT) und wiederum andere als zu jung und unbewährt (XRechnungen).

Die Nutzung einer einfachen E-Mail als Rechnungsdokument ist möglich, wenn alle vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten sind, jedoch könnte diese Praxis beim Empfänger auf wenig praktische Zustimmung stoßen.

Das PDF-Format ist das am weitesten verbreitete E-Rechnungsformat und wird in nahezu jedem Unternehmen verwendet. Es hat den Nachteil, dass die Daten nicht standardisiert an derselben Stelle stehen, was zu Fehler bei der automatisierten Verarbeitung führen kann. Zusätzlich gibt es das PDF/A-Format, das speziell für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten entwickelt wurde und auch dafür zum Einsatz kommt.

EDIFACT wurde vor vielen Jahrzehnten entwickelt, um Geschäftsdokumente sicher und effizient zu übermitteln. Es ermöglicht die maschinelle Verarbeitung von Informationen und wird in verschiedenen Branchen wie Handel, Logistik, Versicherungen, Bankwesen und der Automobilindustrie eingesetzt, obwohl das System aufgrund seiner Komplexität und Vielfalt an Formaten und Dokumentationen anspruchsvoll ist.

OpenTrans ist ein auf XML basierendes Datenaustauschformat für Einkauf und Beschaffung, das von verschiedenen Softwareanbietern und Organisationen unterstützt wird, jedoch in der Praxis nur von wenigen Unternehmen verwendet wird.

Die Europäische Union hat als weitere Option das ZUGFeRD-Format als Belegdatenformat für Rechnungen entwickelt, das eine PDF-Datei mit einem XML-Anhang kombiniert, um die Vorteile beider Formate zu nutzen und die Nachteile auszugleichen.

Die XRechnung ist eine deutsche Stand-Alone-Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch, die auf dem internationalen Standard UBL basiert und die Beschreibungssprache XML verwendet. Bei XRechnungen wird eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer menschenlesbaren Bilddatei erweitert.

Peppol ist ein Netzwerk und eine Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten im öffentlichen Auftragswesen in Europa, das den elektronischen Handel und die elektronische Beschaffung erleichtert, indem es einen sicheren Austausch von Rechnungen, Bestellungen und Lieferavisen ermöglicht.

Die Bedeutung der E-Rechnung wird im Geschäftsleben in Zukunft erheblich zunehmen. Kleine und mittelständische Unternehmen werden einfache Lösungen zur Umsetzung erhalten. Größere Unternehmen werden den Nutzen großflächig abgreifen und ihre Partner mit ihrer Marktmacht zu E-Rechnungen zwingen. Aber auch auf der gesetzgebenden Seite ist ein Boost im Bereich E-Rechnungen zu erwarten; eine E-Rechnungspflicht ist bis in wenigen Jahren unter Unternehmern angedacht.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Ein PDF-Dokument kann als E-Rechnung betrachtet werden, sofern es den Anforderungen für elektronische Rechnungen entspricht. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass nicht jedes PDF automatisch als rechtskonforme E-Rechnung gilt; beispielsweise eine eingescannte Papierrechnung. In einigen Fällen sind strukturierte Datenformate erforderlich, um den automatisierten Austausch und die Verarbeitung der Rechnungsdaten zu ermöglichen.

Wer muss eine E-Rechnung stellen?

Jeder, der Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern tätigt, ist verpflichtet, eine E-Rechnung zu stellen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus den nationalen und internationalen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung. Die genauen Anforderungen und Standards können jedoch je nach Land und Organisation variieren.

Sind E-Rechnungen Pflicht?

In vielen Ländern besteht mittlerweile eine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen. Die genauen Vorschriften können jedoch je nach Land unterschiedlich sein. Es empfiehlt sich daher, die aktuellen rechtlichen Bestimmungen und Anforderungen zu überprüfen. In Deutschland sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Ab 2025 ist grundsätzlich geplant, elektronische Rechnungen für inländische Umsätze zwischen Unternehmen verpflichtend zu machen.

Ist eine Rechnung per E-Mail zulässig?

Eine Rechnung per E-Mail ist grundsätzlich zulässig. Es ist wichtig zu gewährleisten, dass die Rechnung alle erforderlichen Informationen enthält und den rechtlichen Vorgaben entspricht. Allerdings hat sich in der Praxis erwiesen, dass Rechnungen als reine E-Mails unpraktisch und daher unbeliebt sind.

Was braucht man für eine E-Rechnung?

Für eine E-Rechnung benötigt man grundsätzlich ein elektronisches Format, strukturierte Daten, rechtskonforme Rechnungsmerkmale und einen sicheren Übertragungskanal (E-Mail-System, elektronisches Rechnungssystem, Plattform für den elektronischen Datenaustausch ).

Was ist bei elektronischen Rechnungen zu beachten?

Bei der Nutzung elektronischer Rechnungen müssen rechtliche Anforderungen (E-Rechnungs-Standards), gültige Datenformate (XML, EDI), Kommunikationskanäle (Peppol , EDI-Schnittstellen), Daten- und Übertragungssicherheit (digitale Signaturen, Zertifikate) und Aufbewahrungsvorgaben (Fristen, Lesbarmachung) beachtet werden.

Der Beitrag 7 Arten der E-Rechnung: Von E-Mail über PDF, ZUGFeRD, XRechnung u.a. – ein praktischer Vergleich wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Ad hoc, ohne Vorbereitung, ohne Skript, in 5 Minuten geht’s los. Er hat die Herausforderung angenommen und zugesagt – welch unerwartete Stress-Situation!

Nachdem er mir bei unserem Treffen davon erzählt hatte, inklusive dem schlussendlichen erfolgreichen Ausgang der Adrenalin-Situation, habe ich mich gefragt, was ich in der Situation getan hätte. Auf der einen Seite hörte ich schon die ängstliche Du-kannst-Dich-nur-blamieren-Stimme in meinem Kopf; auf der anderen Seite findet Wachstum bekanntlich außerhalb der Komfortzone statt.

Meine 30-jährige Erfahrung in der Betriebswirtschaft hätte mir grundsätzlich genug Stoff gegeben, um hier etwas Liquiditätssicherndes beitragen zu können. Ich denke also, der Reiz hätte auch bei mir gewonnen und ich wäre mit feuchten Händen und dem leicht drückenden Gefühl – nach Verlassen der Komfortzone – zum Rednerpult gegangen. Aber ich musste mich ja nicht entscheiden.

Die nächste Überlegung war, welche Inhalte ich in den knappen 5 Minuten Vorbereitungszeit zu dem sehr weitläufigen Thema „Sicherung der Liquidität“ skizziert hätte. Die schnöden Vor- und Nachteile von Factoring oder von Sale-and-lease-back gepaart mit Schwierigkeiten bei der Eigen– und Fremdkapitalbeschaffung sind ja bis zum finanziellen Erbrechen auf Kongressen durchgekaut worden.

Wobei ja eigentlich erst Durchkauen und dann Erbrechen kommt?! Diese ausgelutschten Themen wirft man selbst mit 5-Minuten-Stress-Vorbereitung zahlenden Kongressbesuchern nicht vor. Ich denke, mein Ansatz wäre gewesen, die Liquiditätssicherung mal ganz vorne in der Kette zu betrachten. Statt Vortrag ist nun aus meinen pesönlichen Gedankenspielen der nachfolgende Blogbeitrag zum Finanzthema „Sicherung der Liquidität“ entstanden.

Liquidität vor Rentabilität

Abgedroschen, aber ebenso eingehämmert ist unter den Betriebswirten der Grundsatz „Liquidität geht vor Rentabilität“. Liquidität ist per Definition die „Fähigkeit und Bereitschaft eines Unternehmens, jederzeit seine finanziellen Verpflichtungen termingerecht und betragsgenau erfüllen zu können“ – also auf gut deutsch „stets flüssig“ zu sein. Lesen Sie hierzu auch den eigenen Blog-Beitrag „Liquidität im Unternehmen – von Liquiditätsengpass bis Liquiditätsüberschuss„.

Die beste und zugleich einfachste Möglichkeit, die Liquidität zu sichern, besteht darin, den Geldzufluss aus der operativen Tätigkeit zu verwenden. Ist diese Quelle versiegt, weil keine Aufträge oder keine Kunden vorhanden sind, brauchen wir uns nicht über Sicherung der Liquidität, sondern über Liquidierung des betroffenen Unternehmens unterhalten.

Ist ausnahmslos ALLES fakturiert?

Die erste Frage, die man sich zum Thema Sicherung der Liquidität stellen sollte, lautet daher: Sind für ausnahmslos alle fakturierbaren Geschäftsvorfälle entsprechende Ausgangsrechnungen erstellt und pünktlich zugestellt worden? Gerade bei kleineren Betrieben, die in der operativen Tätigkeit ertrinken und zugleich keinen kaufmännischen Daumen haben, liegen die fertigen Aufträge wochen- oder monatelang herum. Irgendwann erbarmt sich der meist mitarbeitende Ehepartner dann zur Fakturierung – oftmals war das zur Sicherung der Liquidität zu spät.

Eine bedeutsame Frage ist auch, ob die Ausgangsrechnungen wunschgemäß zugestellt wurden. Kunden haben verständlicherweise ihre eigenen Prozesse, um Eingangsrechnungen zu bearbeiten. Da gibt es den technisch versierten Kunden, der ein Upload-Portal hat oder den digital versierten Kunden, der eine automatisch verarbeitende E-Mail-Adresse hat oder den analogen Kunden, der eine Papierrechnung an die Postfachadresse wünscht. Bedarfsgerechte Kunden-Stammdaten sind hier elementar.

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Fokus auf teilfertige Aufträge

Nicht nur die fertigen Aufträge können – wenn sie fakturiert sind – einen Beitrag zur Sicherung der Liquidität leisten. Auch die teilfertigen Aufträge können zur Sicherung beisteuern. Dann nämlich, wenn sie mit Fokus und Nachdruck (Multitasking ist nachweislich ineffizient) fertiggestellt werden. Der Unternehmer tut gut daran, die fast fertigen „Baustellen“ abzuschließen, damit die Rechnungen an den Kunden gehen können.

Lassen sich die Aufträge nicht fertigstellen und liegen die Gründe hierfür auf Seiten des Kunden, könnte eine Liquiditätssicherungsmaßnahme darin bestehen, eine außertourliche Abschlags-Rechnung zu verhandeln.

Vorhersage des Zuflusszeitpunkts

Auch wenn alle Vorgänge fakturiert und die Rechnungen zuverlässig zugestellt sind, gehört zur Sicherung der Liquidität die Fähigkeit, jederzeit und möglichst genau eine Vorhersage der Geldzugänge abgeben zu können. Die betrieblichen Systeme müssen in der Lage sein, die Frage zu beantworten, wann, wer, wieviel bezahlen wird. Wurde eine Nettofälligkeit vereinbart, kann die Prognose über den Zufluss des Rechnungsbetrags recht gut erfolgen. Wurden Skontofristen eingeräumt, besteht ein höherer Grad an Unsicherheit – zumindest über den Zeitpunkt des Geldeingangs.

In beiden Fällen müssen diese Rahmenbedingungen zuerst dem Kunden bekannt sein (auf der Rechnung gut sichtbar aufgedruckt?) und in die Auswertungssysteme (Finanzbuchhaltung, ERP-System) mit zuverlässiger Datenqualität übergeben worden sein. Ist lediglich der Vertreter der steuerberatenden Berufe Herr dieser Daten, wird es schwer, die Geldzugänge jederzeit vorhersagen zu können.

Mahnwesen optimieren

Die Vorhersage von Zahlungseingängen kann noch so gut sein; oftmals wird sie am Kundenverhalten scheitern. Dann nämlich, wenn der Kunde ein Verhalten – die pünktliche Zahlung seiner Verbindlichkeiten – unterlässt. Dann kommt das Mahnwesen – sofern vorhanden und einsatzbereit – zum Einsatz. Auch hier können Maßnahmen zur Optimierung des Prozesses die Sicherung der Liquidität unterstützen.

In der digitalen Zeit können individuell und freundlich formulierte Mahn-E-Mails automatisiert versendet werden und zumindest die Debitoren, die wegen Schusseligkeit ihre Verpflichtungen nicht erfüllen, zur Zahlung animiert werden.

Thema Datenqualität

Natürlich müssen auch die systemseitig verwendeten Zahlungsbedingungen korrekt sein. Wenn standardgemäß eine Woche als Zahlungsfrist ermittelt und aufgedruckt ist, mit dem Kunden aber 4 Wochen vereinbart wurden, ist es nicht verwunderlich, wenn die Liquidität frühestens in 4 Wochen auf dem Konto für Entlastung sorgt und somit bis dahin keinen zuverlässigen Beitrag zur Sicherung der Liquidität leistet.

Sind diese Grundlagen erfüllt, können aber auch nachträgliche Änderungen von Zahlungsbedingungen zu Stockungen beim Geldzufluss führen. Verhandelt ein großer Kunde neue – natürlich dann längere – Zahlungsbedingungen, muss auch prozesstechnisch gewährleistet sein, dass diese liquiditätsrelevante Information in den Berechnungssystemen ankommt und dann zutreffend Anwendung findet.

Gar mancher Unternehmer mag in Ermangelung einer Berichtigung von geänderten Zahlungsbedingungen noch einige Zeit „falsch“ fakturiert haben.

Zahlungsausfälle – soll’s auch geben?!

Liegen nun alle Daten in der entsprechenden Qualität vor, stellt sich die Frage, ob Zahlungsausfälle bei allen Überlegungen auch einkalkuliert wurden. Es wird wenig Unternehmen geben, die über einen längeren Zeitpunkt all die fakturierten Beträge als Zahlungseingang verbuchen können. Im Rahmen der Pauschalwertberichtigung wird in der Regel ein konstanter Wert (0,5 % – 1 %) bei der Bilanzierung zum Abzug gebracht; erfolgt dies auch bei der Liquiditätsvorausschau?

Ein pauschaler, geringfügiger Ausfall von 0,5 bis 1,0 Prozent wird bei der Frage der Sicherung der Liquidität nicht entscheidend sein. Was aber ist mit den Aufträgen, bei denen sich Zahlungs-Ungemach ankündigt, weil der Kunde vehement reklamiert oder selbst in finanziellen Schwierigkeiten ist? Finden diese nicht unwesentlichen Informationen bei der Liquiditätsvorausschau Berücksichtigung? Oder gaukelt die Finanzbuchhaltung dem Unternehmer trotz widriger Umstände noch einen 100%-Zahlungseingang vor?

Liquidität kann auch schmelzen

Auch wenn kein Zahlungsausfall droht, sollte sich der vorsichtige Kaufmann die Frage stellen, ob der Geldeingang vollumfänglich zur Sicherung der Liquidität erhalten bleibt. Die Tatsache, dass eine enthaltene Umsatzsteuer in der Regel zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt abzuführen ist, wird den meisten Unternehmern bekannt und bewusst sein.

Aber möglicherweise führen betriebsindividuelle Besonderheiten wie Abführungsverpflichtung im Rahmen von Lizenz- oder Provisionsvereinbarungen dazu, dass zumindest gedanklich die Liquiditätszugang anteilig zusammenschmilzt. Oder aber stillschweigende oder geduldete Stundungen können wieder zum Leben erwecken und Zahlungseingänge wieder schmelzen lassen.

Da ist es natürlich äußerst ungut, wenn der Liquiditätszuwachs – der bald schmelzen wird – fest für andere Ausgaben eingeplant wurde.

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Zusammenfassung

Ohne auf moderne oder bankintensive Instrumente zur Sicherung der Liquidität zurückgreifen zu müssen, gibt es auch ganz zu Beginn des Liquiditätsprozesses ausreichende Möglichkeiten, die Zahlungsfähigkeit von Unternehmen zu optimieren. Es muss daher nicht immer der große Sprung sein, um bei der Liquidität etwas zu erreichen.

Oftmals sind es die einfachen Dinge, die viel bewirken können. Und mit diesen einfachen Schritten ließe sich sicherlich auch ein ungeplanter Spontan-Vortrag auf einem Kongress befüllen – ohne unerwartete Stress-Situation.

Eine simple aber effektive Möglichkeit, die Liquidität einer Privatperson – ob Angestellter oder Unternehmer – zu managen, zeigt der Blog-Beitrag „Mit dem Kontenmodell Liquidität privat sichern: das JARS Money Management System„.

Der Beitrag Sicherung der Liquidität – schnell mal was dazu erzählen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Beim Nachdenken über eine Digga-gerechte und Generation-Z-verständliche Antwort auf die Azubi-Frage, drängte sich natürlich die Hauptverwendung der Proforma-Rechnung in den Vordergrund: Ein zollrechtliches Begleit-Dokument zu Deklarationszwecken. Aber es gibt nach tieferen Einblicken dann noch weitere Anwendungsfälle, nachfolgend also 6 Praxis-Beispiele, die ich unserem Azubi mit auf dem Ausbilundgs-Weg gegeben habe.

Proforma-Rechnung: Definition

Vorneweg aber etwas Grundsätzliches: Eine Proforma-Rechnung ist natürlich auch ein Rechnungsdokument, aber eben ein spezielles. Sie wird nicht wie bei der Handelsrechnung zur Berechnung von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt, sondern der „Form halber“. Ein Blick in das alte Latein-Wörterbuch bestätigt dies: „pro forma“ ist mit „der Form halber“ zu übersetzen. Meist fehlt in der Proforma-Rechnung eine Zahlungsaufforderung, weil eben das nicht der (primäre) Zweck ist. Zudem löst eine solche spezielle Rechnung keine Buchung in der Buchhaltung aus – auch wenn der Azubi damit aufgeregt und fuchtelnd in der Türe steht.

Unterschied Proforma-Rechnung und Rechnung

Die Proforma-Rechnung muss auch streng von der „normalen“ Rechnung (Handelsrechnung oder E-Rechnung) getrennt werden – eine Umwandlung der vorab ausgestellten Proforma-Rechnung in eine normale Rechnung ist nicht vorgesehen und zulässig; auch wenn dies in der Praxis gerne aus Gründen der Bequemlichkeit vollzogen wird. Daher sollte die Proforma-Rechnung einen eindeutigen Hinweis enthalten, dass es sich nicht um eine solche, spezielle Rechnung handelt. Meist erfolgt die mit dem Aufdruck „Proforma“.

Proforma-Rechnung auf Englisch

Diese Form der „speziellen“ Rechnung existiert nicht nur in deutschen Unternehmen, sondern auch in internationalen Wirtschaften. Wird eine Proforma-Rechnung von einem ausländischen, internationalen Betrieb ausgestellt, steht in der Regel „Pro forma-Invoice“ auf dem entsprechenden Dokument. .

Wann kommen Proforma-Rechnungen in der Praxis zum Einsatz?

Die Anwendungsfälle für Proforma-Rechnungen sind vielseitig. In verschiedenen Bereichen des Unternehmens können sie vorkommen und unterschiedliche Zwecke erfüllen. Welche das sind, habe ich für den Azubi (und für Sie) nachfolgend aufgeführt:

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Deklarationspflichten bei Exportgeschäften

Im Rahmen von Exporten in Nicht-EU-Ländern werden aus zollrechtlichen Gründen Proforma-Rechnungen zur Erfüllung der Deklarationspflichten ausgestellt. Sie informieren die Behörden über Bestandteile des Exportgeschäfts, vornehmlich über Art, Umfang und Wert der jeweiligen Waren. Übrigens besteht diese Pflicht zur Deklaration auch dann, wenn vom Unternehmen ein Warenaustausch oder eine Ersatzlieferung im Rahmen der Erfüllung von Gewährleistungsverpflichtungen vollzogen wird und niemals eine echte Rechnung hinterhergeschickt wird.

Akkreditiv-Begleitdokument

Eine Lieferung per Akkreditiv ist ebenfalls ein Grund für die Existenz einer Proforma-Rechnung. In diesem Fall hat das Dokument eine wesentliche Rolle und erfüllt die Funktion eines Angebots. Das Vorliegen von Dokumenten löst beim Akkreditiv eine wichtige Handlung aus – nämlich den Fluss des Geldes.

Die Bank des Käufers (Akkreditivauftraggeber) ist zur Zahlung der vereinbarten Kaufsumme an den Verkäufer (Akkreditivbegünstigter) verpflichtet, sobald vereinbarte Unterlagen vorliegen. Das im Auslandsgeschäft häufig vorkommende Instrument garantiert Exporteuren den Erhalt der Zahlung bei Eingang der Waren beim Handelspartner und Vorliegen der erforderlichen Dokumente.

Proforma-Rechnung bei Vorauskasse

Wurde bei einem Handelsgeschäft die Zahlung per Vorauskasse vereinbart, fordert die Proforma-Rechnung – im Gegensatz zu allen anderen Fällen – ausnahmsweise zur (Vorab-)Zahlung auf. In diesem Anwendungsfall ist – auch im Gegensatz zu allen anderen Fällen – eine Bankverbindung auf der Proforma-Rechnung aufgedruckt.

Das Ausstellen einer „echten“ Handelsrechnung wäre in diesem Fall unzutreffend, da die Leistung noch nicht erbracht wurde – diese erfolgt ja sinnigerweise erst, nachdem die Zahlung erfolgt ist. Daher hat die Proforma-Rechnung im Vorauskasse-Fall im weiteren Sinne die Funktion einer Auftragsbestätigung.

Bilanzielle Abgrenzungen

Hat in der Buchhaltung – beispielsweise im Rahmen des Jahresabschlusses – eine Rechnungsabgrenzung zu erfolgen und liegt die eigentliche Rechnung (noch) nicht vor, kann die Proforma-Rechnung als Ersatzbeleg fungieren und die Abgrenzung erleichtern. Die Proforma-Rechnung löst in diesem Fall keine herkömmliche Buchung in den Finanzbuchhaltungssystemen aus – anders als bei einer „echten“ Rechnung, die umsatz- und ertragsteuerliche Folgen in der Buchhaltung hat.

Spendenquittung

Organisationen, die den Status einer Gemeinnützigkeit haben, können mit einer Proforma-Rechnung eine Sachspende quittieren und den Zugang bestätigen, ohne dafür eine offizielle Spendenquittung ausstellen zu müssen.

Angebotsdokument

Andere Länder, andere Sitten. In anderen Teilen der Erde haben Proforma-Rechnungen die Aufgabe, ein Angebot zu einer Lieferung oder Dienstleistung zu dokumentieren. Darin sind dann alle Modalitäten inklusive den Liefer- oder Dienstleistungskonditionen hinterlegt.

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Zusammenfassung

Die Proformarechnung ist ein offizielles Dokument, das im Geschäft der Unternehmen wichtige Funktionen erfüllt. Am häufigsten dürfte in der Praxis die Erfüllung von Deklarationspflichten bei Exportgeschäften vorkommen; dicht gefolgt von der Aufforderung zur Vorauskasse-Zahlung. Aber auch bei Akkreditiven oder bei bilanziellen Abgrenzungen sind die Proformarechnungen im Einsatz.

Viele der Anwendungsfälle waren mir nicht mehr geläufig. Dennoch habe ich versucht, dem leicht verwirrten Azubi die Hintergründe und Anwendungsfälle einer Proforma-Rechnung nahezubringen. Seine Reaktion, die im Originalton lautete „Alter, warum so kompliziert?“, habe ich – ohne Latein-Wörterbuch – wie folgt übersetzt: „Super. Vielen Dank für die Erläuterungen, das war sehr interessant und ich habe wieder etwas gelernt; Bro!“.

Der Beitrag Was bedeutet Proforma-Rechnung – 6 Praxis-Beispiele für unseren Azubi wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.