Was bedeutet Proforma-Rechnung – 6 Praxis-Beispiele für unseren Azubi
Vor einigen Tagen stand unser kaufmännischer Azubi in meiner Türe – fuchtelnd mit einem Papier in der Hand – und hat die Frage in den Raum gestellt: „Was bedeutet denn um Himmels Willen >Proforma-Rechnung<“. Nun ja, eine gute Frage, denn im Rechnungswesen-Alltag hat man nicht täglich mit diesem Dokument zu tun.
Beim Nachdenken über eine Digga-gerechte und Generation-Z-verständliche Antwort auf die Azubi-Frage, drängte sich natürlich die Hauptverwendung der Proforma-Rechnung in den Vordergrund: Ein zollrechtliches Begleit-Dokument zu Deklarationszwecken. Aber es gibt nach tieferen Einblicken dann noch weitere Anwendungsfälle, nachfolgend also 6 Praxis-Beispiele, die ich unserem Azubi mit auf dem Ausbilundgs-Weg gegeben habe.
Proforma-Rechnung: Definition
Vorneweg aber etwas Grundsätzliches: Eine Proforma-Rechnung ist natürlich auch ein Rechnungsdokument, aber eben ein spezielles. Sie wird nicht wie bei der Handelsrechnung zur Berechnung von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt, sondern der „Form halber“. Ein Blick in das alte Latein-Wörterbuch bestätigt dies: „pro forma“ ist mit „der Form halber“ zu übersetzen. Meist fehlt in der Proforma-Rechnung eine Zahlungsaufforderung, weil eben das nicht der (primäre) Zweck ist. Zudem löst eine solche spezielle Rechnung keine Buchung in der Buchhaltung aus – auch wenn der Azubi damit aufgeregt und fuchtelnd in der Türe steht.
Unterschied Proforma-Rechnung und Rechnung
Die Proforma-Rechnung muss auch streng von der „normalen“ Rechnung (Handelsrechnung oder E-Rechnung) getrennt werden – eine Umwandlung der vorab ausgestellten Proforma-Rechnung in eine normale Rechnung ist nicht vorgesehen und zulässig; auch wenn dies in der Praxis gerne aus Gründen der Bequemlichkeit vollzogen wird. Daher sollte die Proforma-Rechnung einen eindeutigen Hinweis enthalten, dass es sich nicht um eine solche, spezielle Rechnung handelt. Meist erfolgt die mit dem Aufdruck „Proforma“.
Proforma-Rechnung auf Englisch
Diese Form der „speziellen“ Rechnung existiert nicht nur in deutschen Unternehmen, sondern auch in internationalen Wirtschaften. Wird eine Proforma-Rechnung von einem ausländischen, internationalen Betrieb ausgestellt, steht in der Regel „Pro forma-Invoice“ auf dem entsprechenden Dokument. .
Wann kommen Proforma-Rechnungen in der Praxis zum Einsatz?
Die Anwendungsfälle für Proforma-Rechnungen sind vielseitig. In verschiedenen Bereichen des Unternehmens können sie vorkommen und unterschiedliche Zwecke erfüllen. Welche das sind, habe ich für den Azubi (und für Sie) nachfolgend aufgeführt: Die Online Buchhaltungssoftware lexoffice macht Bürokram und Buchhaltung so einfach wie nie!
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Deklarationspflichten bei Exportgeschäften
Im Rahmen von Exporten in Nicht-EU-Ländern werden aus zollrechtlichen Gründen Proforma-Rechnungen zur Erfüllung der Deklarationspflichten ausgestellt. Sie informieren die Behörden über Bestandteile des Exportgeschäfts, vornehmlich über Art, Umfang und Wert der jeweiligen Waren. Übrigens besteht diese Pflicht zur Deklaration auch dann, wenn vom Unternehmen ein Warenaustausch oder eine Ersatzlieferung im Rahmen der Erfüllung von Gewährleistungsverpflichtungen vollzogen wird und niemals eine echte Rechnung hinterhergeschickt wird.
Akkreditiv-Begleitdokument
Eine Lieferung per Akkreditiv ist ebenfalls ein Grund für die Existenz einer Proforma-Rechnung. In diesem Fall hat das Dokument eine wesentliche Rolle und erfüllt die Funktion eines Angebots. Das Vorliegen von Dokumenten löst beim Akkreditiv eine wichtige Handlung aus – nämlich den Fluss des Geldes.
Die Bank des Käufers (Akkreditivauftraggeber) ist zur Zahlung der vereinbarten Kaufsumme an den Verkäufer (Akkreditivbegünstigter) verpflichtet, sobald vereinbarte Unterlagen vorliegen. Das im Auslandsgeschäft häufig vorkommende Instrument garantiert Exporteuren den Erhalt der Zahlung bei Eingang der Waren beim Handelspartner und Vorliegen der erforderlichen Dokumente.
Proforma-Rechnung bei Vorauskasse
Wurde bei einem Handelsgeschäft die Zahlung per Vorauskasse vereinbart, fordert die Proforma-Rechnung – im Gegensatz zu allen anderen Fällen – ausnahmsweise zur (Vorab-)Zahlung auf. In diesem Anwendungsfall ist – auch im Gegensatz zu allen anderen Fällen – eine Bankverbindung auf der Proforma-Rechnung aufgedruckt.
Das Ausstellen einer „echten“ Handelsrechnung wäre in diesem Fall unzutreffend, da die Leistung noch nicht erbracht wurde – diese erfolgt ja sinnigerweise erst, nachdem die Zahlung erfolgt ist. Daher hat die Proforma-Rechnung im Vorauskasse-Fall im weiteren Sinne die Funktion einer Auftragsbestätigung.
Bilanzielle Abgrenzungen
Hat in der Buchhaltung – beispielsweise im Rahmen des Jahresabschlusses – eine Rechnungsabgrenzung zu erfolgen und liegt die eigentliche Rechnung (noch) nicht vor, kann die Proforma-Rechnung als Ersatzbeleg fungieren und die Abgrenzung erleichtern. Die Proforma-Rechnung löst in diesem Fall keine herkömmliche Buchung in den Finanzbuchhaltungssystemen aus – anders als bei einer „echten“ Rechnung, die umsatz- und ertragsteuerliche Folgen in der Buchhaltung hat.
Spendenquittung
Organisationen, die den Status einer Gemeinnützigkeit haben, können mit einer Proforma-Rechnung eine Sachspende quittieren und den Zugang bestätigen, ohne dafür eine offizielle Spendenquittung ausstellen zu müssen.
Angebotsdokument
Andere Länder, andere Sitten. In anderen Teilen der Erde haben Proforma-Rechnungen die Aufgabe, ein Angebot zu einer Lieferung oder Dienstleistung zu dokumentieren. Darin sind dann alle Modalitäten inklusive den Liefer- oder Dienstleistungskonditionen hinterlegt. Text-Erstellung durch Künstliche Intelligenz mit Neuroflash 📦 Skalierbar und schnell Produktbeschreibungen generieren 👩🧑 Texte für das Personalwesen 🗣️ Texte für den Kundenservice …und vieles mehr! Seien Sie bei der disruptiven Entwicklung im Bereich Künstliche Intelligenz im Unternehmensumfeld dabei! => Hier die Künstliche Intelligenz erleben und persönlich davon profitieren!*
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Zusammenfassung
Die Proformarechnung ist ein offizielles Dokument, das im Geschäft der Unternehmen wichtige Funktionen erfüllt. Am häufigsten dürfte in der Praxis die Erfüllung von Deklarationspflichten bei Exportgeschäften vorkommen; dicht gefolgt von der Aufforderung zur Vorauskasse-Zahlung. Aber auch bei Akkreditiven oder bei bilanziellen Abgrenzungen sind die Proformarechnungen im Einsatz.
Viele der Anwendungsfälle waren mir nicht mehr geläufig. Dennoch habe ich versucht, dem leicht verwirrten Azubi die Hintergründe und Anwendungsfälle einer Proforma-Rechnung nahezubringen. Seine Reaktion, die im Originalton lautete „Alter, warum so kompliziert?“, habe ich – ohne Latein-Wörterbuch – wie folgt übersetzt: „Super. Vielen Dank für die Erläuterungen, das war sehr interessant und ich habe wieder etwas gelernt; Bro!“.
