Der Standard-Eintrag bei Google und die werkewirksame Positionierung bei Google Maps ist für Unternehmen aber kostenfrei – und damit eine hochgradig unterschätzte Marketing-Chance, die viele Unternehmer auf der Werbe-Strecke liegen lassen. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie mit wenigen Schritten Ihr Unternehmen erfolgreich bei Google Maps platzieren. Dies ist der nächste Schritt für mehr Sichtbarkeit nach dem eigenen Internet-Auftritt.

Google Unternehmensprofil – die Grundlage schaffen

Die präsentierten Unternehmensinformationen in Google-Suchergebnissen stammen nicht aus dem luftleeren Raum, sie sind Teil der Google Unternehmensprofile. Diese Profile müssen aktiv vom Inhaber der Unternehmen bei Google erstellt werden und werden dann von Google per Telefon, SMS oder Video verifiziert.

Sobald der Eintrag von Google genehmigt wurde, was normalerweise kein Problem darstellt, hat der Firmeninhaber die Möglichkeit, die Präsenz seines Unternehmens in Google Maps zu erstellen und zu gestalten. Detaillierte Angaben zum Unternehmensstandort, Öffnungszeiten und Kontaktmöglichkeiten erleichtern es den Menschen beispielsweise, direkt anzufragen oder Termine zu vereinbaren. Die Vorteile des Google Unternehmensprofils sind:

• Sie haben die Darstellung Ihres Betriebs bei Google (Maps) selbst aktiv in der Hand
• sie erhalten für Ihren Betrieb bessere Suchergebnisse
• Angaben wie Öffnungszeiten, Kontaktdaten, Firmenanschrift und Website-Verlinkung sowie Kundenbewertungen sind äußerst hilfreich für die Kundengewinnung
• insbesondere für lokal oder regional tätige Unternehmen ist Google Maps ein Segen, da Interessenten aus der Region mit ortsabhängigen Suchen fündig werden

Google Maps Firma eintragen – das ist wichtig für Sie

Unternehmensprofil erstellen

Melden Sie sich mit einem (kostenfreien) Google-Account bei https://business.google.com an. Es kann zwar grundsätzlich ein privates Konto zur Anlage eines Unternehmensprofils verwendet werden; es empfiehlt sich aber die Verwendung einer eigenen, separaten GMail-Adresse.

Beispiel

Das Binnen-Schifffahrtsunternehmen DampferFahren GmbH am Ammersee möchte bei Google besser gefunden werden und möchte dafür ein Google Unternehmensprofil anlegen.

Der Eigentümer T. Itanik hat bereits eine private E-Mail-Adresse T.Itanik_Mausebaer@gmail.com bei Google (seine Frau nennt ihn immer Mausebär), entscheidet sich aber bei der Anmeldung für eine eigene Firmen-Google-Mailadresse unter dem Namen DampferFahren@gmail.com.

Nach dem Login-Vorgang mit der E-Mail-Adresse können Sie Ihren Unternehmensnamen eingeben.

Hinweis

Bereits an dieser Stelle gleicht Google ab, ob es das Unternehmen bereits gibt. Das bedeutet nicht, dass ein anderer den Unternehmensnamen geklaut hat. Ein Eintrag ist schon möglich, wenn beispielsweise schon zu diesem Unternehmen Bewertungen oder Erwähnungen vorlagen.

Ist dies nicht der Fall, kann ein neuer Eintrag mit dem Namen des Unternehmens erfolgen.

Im Anschluss können Sie weitere, wichtige Informationen im Unternehmensprofil eingeben. Beantworten Sie einfach die von Google in den nachfolgenden Schritten gestellten Fragen.

Zu den notwendigen Unternehmensinfos gehören u.a.:

• Info-Daten wie eine Firmen-Kategorie, Unternehmensbeschreibung, Startdatum
• Kontakt-Daten wie Telefon, Webseite
• Standort-Infos wie Anschrift, Einzugsgebiete (muss innerhalb von 2 Std erreichbar sein)
• Öffnungszeiten (falls relevant)
• allgemeine Informationen zum Unternehmen wie angebotene Leistungen und Dienste, Fotos, Ausstattung, Barrierefreiheit, Serviceleistungen

Praxistipp

Nehmen Sie sich für die Angabe der angebotene Leistungen und Dienste entsprechend Zeit. Die dort getätigten Eintragungen sind bei Google rankingrelevant und das Einfallstor für neue Kunden.

Sind sie beispielsweise ein Versicherungsmakler, dann besteht die Leistung sicher nicht nur in der „Vermittlung von Versicherungen“, sondern eventuell auch in Bedarfsanalyse, Beratung, Schadensabwicklung, Versicherungsvergleiche, Einholen von Angeboten, Prämienverhandlungen, Vertragsverwaltung, Risikoanalyse, Schadensgutachten, Finanzberatung…

Abschließend müssen Sie sich noch als berechtigter Inhaber des Unternehmens verifizieren. Dies erfolgt per Code an die hinterlegte Telefonnummer (Nachricht oder Sprachansage) oder per Video.

Exakte Anschrift hinterlegen

Gerade für eine zielgerichtete Einbettung Ihres Betriebs in Google Maps ist die 100% korrekte Anschrift entscheidend. Insbesondere, wenn die Adresse etwas versteckt ist, beispielsweise bei vielen Bereichen einer Hausnummer, die mit Buchstaben unterschieden werden.

Prüfen Sie nach Eingabe der korrekten Anschrift unbedingt, wie es in Google Maps angezeigt wird. Der Kunde sollte durch den Eintrag direkt zu Ihnen finden, ohne vor Ort weiter nachfragen oder suchen zu müssen.

7 Praxis-Tipps für eine Effiziente Buchführung

Schneller buchen, schneller fertig 🚀

Praxis-Tipps die sofort umsetzbar sind:

• Zeitersparnis durch mehr Effizienz
• bessere Struktur der Buchführung
• einfacheres Suchen, schnelleres Finden
• entspannteres Arbeiten bei der Buchführung
• effizienteres Arbeiten; mehr Freizeit

=> JETZT E-Book für 0 Euro erhalten

Kontaktaufnahmemöglichkeiten ausschöpfen

Nutzen Sie auf alle Fälle alle möglichen Kontaktoptionen, damit potenzielle Kunden problemlos mit Ihnen Kontakt aufnehmen können. Hinterlegen Sie dafür beispielsweise eine Telefonnummer, die die beste Erreichbarkeit aufweist. Es empfiehlt sich eine Nummer, die im Bedarfsfall intern weitergeleitet wird, damit die neuen Kunden mit einer hohen Wahrscheinlichkeit einen Ansprechpartner am anderen Ende der Leitung erhalten.

Sollten Sie zudem ein Online-Tool um Termine zu buchen, binden Sie dieses ebenfalls in den Account ein, damit es den Interessenten so leicht wie möglich gemacht wird, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Geheimtipp Fotos

Im Unternehmensprofil könne Sie nach Belieben eigene Firmenfotos einfügen, die interessierten Neukunden dann angezeigt werden. Hier ein besonderer Tipp. Verwenden Sie statt langweiligen Standardbildern oder (noch schlimmer) heruntergeladene Bilder aus Online-Fotoplattformen echte Bilder Ihrer Firma.

Neben Bilder von Firmengebäude und den Räumlichkeiten haben natürlich Fotos von Inhabern, Mitarbeitern und Teammitgliedern die beste Wirkung. Es erhöht sogar die nachgewiesen die Chancen, dass ich Interessenten melden. Präsentieren Sie sich virtuell und nutzen Sie die Macht der Emotionen.

Eintrag ausnahmslos immer aktuell halten

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, den Eintrag bei jeder Unternehmensänderung zu aktualisieren. Es gibt nichts Schlimmeres, als einen Kunden, der von Google erfahren hat, dass Ihr Unternehmen Freitag Nachmittag noch geöffnet hat und dann enttäuscht vor verschlossenen Türen steht, weil die Öffnungszeiten zwischenzeitlich geändert wurden.

Gleiches gilt natürlich, wenn ein Betriebsurlaub ansteht – diese wichtige Info für Kunden ist mit wenigen Klicks im Google Unternehmensportal eingegeben.

Positive Bewertungen zum Unternehmen befeuern

Durch die Nutzung eines Google-Unternehmensprofils werden automatisch Bewertungen über Ihre Firma ermöglicht. Diese Bewertungen in Form von Sternen und Textform sind im Profil sichtbar und können potenziellen Kunden vertrauenswürdige Einblicke geben.

Als Unternehmensinhaber könnten Sie Ihre Kunden aktiv darum bitten, eine Bewertung auf Google zu hinterlassen. Dadurch wird die Glaubwürdigkeit und Anziehungskraft Ihrer Firma gesteigert, besonders wenn Sie sich auf besondere Leistungen spezialisiert haben.

Zahlreiche psychologische Untersuchungen haben bestätigt, dass Menschen gerne Empfehlungen von anderen Menschen folgen. Nichts ist so vertrauenswürdig wie die Weiter-Empfehlung von anderen Kunden. Forcieren Sie daher diese Bewertungen und profitieren Sie spürbar davon. Es kostet Sie nichts.

Der Experte für Ihr erfolgreiches Fernstudium
=> JETZT Gratis-Infopaket anfordern!*

Zusammenfassung Google Maps Firma eintragen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die kostenlose Platzierung Ihres Unternehmens bei Google Maps eine echte, unterschätzte Marketing-Chance darstellt. Durch ein sorgfältig erstelltes und gepflegtes Google Unternehmensprofil können Sie Ihre Sichtbarkeit und Auffindbarkeit erheblich steigern.

Nutzen Sie die Möglichkeit, detaillierte Unternehmensinformationen, Kontaktmöglichkeiten und ansprechende Fotos zu hinterlegen, um potenzielle Kunden anzuziehen. Halten Sie Ihren Eintrag stets aktuell und fördern Sie positive Bewertungen, um das Vertrauen und die Anziehungskraft Ihres Unternehmens weiter zu erhöhen.

So schaffen Sie die Grundlage für nachhaltigen Erfolg und eine stärkere Präsenz in Ihrer Region. Viel Erfolg!

Der Beitrag Bei Google Maps Firma eintragen – eine unterschätzte und kostenfreie Marketing-Chance wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Dieses Inventurvereinfachungsverfahren erlaubt es Unternehmen, die Bestandsaufnahme flexibler und effizienter zu gestalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die permanente Inventur funktioniert, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und welche konkreten Vorteile sie Ihrem Unternehmen bringen kann. Damit Ihre nächste Inventur nicht lästig, sondern effizient und wirkungsvoll ist.

Was ist eine permanente Inventur (Definition)?

Definition

Die permanente Inventur zählt im Handelsrecht zu den vereinfachten Inventurverfahren; anwendende Unternehmen können also damit die lästige körperliche Bestandsaufnahme einfacher gestalten. Die Bestände werden hierbei einmal im Jahr – nicht zwangsläufig zum Inventurstichtag – erfasst, indem sie wie üblich gezählt, gemessen und gewogen werden. Für verschiedene Warengruppen können sogar verschiedene Termine verwendet werden.

Die für den Jahresabschluss erforderlichen Bestände zum Stichtag werden dann – ausgehend vom erfassten Bestand – durch Fortschreibung ermittelt. Die permanente Inventur ist daher eine fortlaufende Inventur.

Die Besonderheit besteht dabei in zwei Punkten:

• der Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme kann von den Betrieben frei gewählt werden, beispielsweise auch zum Mittwoch, den 15.05.2024
• Bestandsveränderungen nach der Aufnahme (Zu- und Abgänge) werden über das elektronische Lagerbuch fortgeschrieben

Die Voraussetzungen und Bedingungen für die Durchführung einer permanenten Inventur sind anspruchsvoll. Dieses Inventurvereinfachungsverfahren kann nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems oder einer effizienten Lagerbuchhaltung realisiert werden.

Praxistipp

Da der Zeitpunkt die körperliche Aufnahme im Rahmen der permanenten Inventur frei bestimmt werden kann, können Sie einen Termin wählen, bei dem die Läger einen niedrigen Bestand haben. Dies kann nach einem Abverkauf, nach der Produktion eines Großauftrags und vor einer Saison-Belieferung sein.

Darüber hinaus ist laut Definition die permanente Inventur nicht für alle Warengruppen und Vorräte zulässig. Ausgeschlossen ist diese Inventurvereinfachung:

• bei wertvollen Gegenständen und Waren
• bei Beständen mit (üblichen) unvorhersehbaren Verlusten, wie zum Beispiel durch Schwund, Verdunstung, Verderb oder Zerbrechlichkeit

Hier gibt es aber keine fixen Obergrenzen oder Prozentwerte – wie so oft kommt es auf den Einzelfall an. Unternehmer sind in jedem Fall gut beraten, hier Nachweise und Datenmaterial in der Schublade zu haben, um einen Betriebsprüfer darlegen zu können, wie hoch beispielsweise die Verluste sind und im welchem Rahmen das stattfindet.

Permanente Inventur – diese (gesetzlichen) Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Die permanente Inventur wird nur anerkannt, wenn Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass die Bestände jederzeit aktuell sein müssen, um die prüfenden Blicke einer Betriebsprüfung standhalten zu können. Nur dann können sie am Ende des Wirtschaftsjahres ohne erneutes Zählen, Messen und Wiegen in die Bilanz übernommen werden.

Beispiel

Das Produktionsunternehmen Inven TUI möchte als Inventurvereinfachungsverfahren die permanente Inventur nutzen. Die Fortschreibung der Bestände im ERP-System erfolgt prozessbedingt immer zum Quartalsende; dies soll auch bei Anwendung der Inventurvereinfachung so beibehalten werden.

Da die Bestände durch die verzögerte Fortschreibung – auch wenn die körperliche Erfassung zum gewählten Stichtag einwandfrei war – nicht jederzeit aktuell sind, ist die Haupt-Voraussetzungen für die permanente Inventur nicht erfüllt.

Vereinfachung und mehr Flexibilität bei der körperlichen Inventur werden mit diesem Verfahren nur gewährt, wenn die Unternehmen die strengen Anforderungen an die laufende Bestandsfortschreibung erfüllen. Die permanente Inventur ist nur dann erlaubt, wenn die Betriebe

• ein qualifiziertes und dokumentierendes Lagerbuch (ERP-System) für alle Zu- und Abgänge vorweisen,
• die Daten der Lagerbuchhaltung korrekt und zeitnah erfassen,
• die elektronischen Bestände auf dem neuesten Stand halten,
• Zu- und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge auflisten,
• die dazugehörigen Belege und Nachweise zwei Jahre aufbewahren,
• mindestens einmal im Jahr eine ordnungsgemäße körperliche Inventur durchführen, um Ist- und Buchbestände abzugleichen,
• Inventurdifferenzen dokumentiert verbuchen,
• das Fortschreiben der Bestände durch unregelmäßige und dokumentierte Überprüfungen (Einzel-Inventur einzelner Teil-Bestände) prüfen,
• Stichprobenverfahren nicht zum Einsatz kommen,
• Inventurprotokolle und -dokumentationen zehn Jahre aufbewahren.

Permanente Inventur: Vorteile in der Praxis

Sind Unternehmen in der EDV gut aufgestellt und erfüllen die gesetzlichen Voraussetzungen für die permanente Inventur, sollten sie dieses Inventurvereinfachungsverfahren in Betracht ziehen. Besonders in Bezug auf die Kosten überwiegen die Vorteile klar die Nachteile.

Die permanente Inventur gewährt den Unternehmen laut Definition größtmögliche unternehmerische Freiheit. Sie haben die Flexibilität, die körperliche Inventur nach eigenem Zeitplan durchzuführen und können einzelne Posten sowie Warengruppen zu unterschiedlichen Terminen erfassen. Der übliche Zeitdruck entfällt, da die Bestandsaufnahme nicht – wie bei der zeitnahen Stichtagsinventur – unmittelbar rund um den Bilanzstichtag erfolgen muss.

Diese Flexibilität ist ein wesentlicher Grund, warum viele Unternehmen die permanente Inventur trotz der hohen gesetzlichen Anforderungen nutzen. Nachfolgend werden die Vorteile nochmals aufgeführt:

• körperliche Bestandsaufnahme zu festgelegten Zeitpunkten
• keine oder nur geringe Störungen des Ablaufs (Stillstände, Schließungen) während der Inventur
• bessere Qualität der Aufnahme durch weniger (Zeit-) Druck
• EDV-gesteuerte Automatisierung der Buchungen sind möglich
• optimale Planbarkeit des Personaleinsatzes für die Bestandsaufnahme
• geringere Inventurkosten (z.B. weil keine externen Hilfskräfte nötig sind)
• durch die permanente Inventur fallen (schleichende) Inventurdifferenzen schneller auf
• zuverlässige und genaue Informationen zu den Lagerbeständen für das Management

Kein Licht ohne Schatten: Nachteile der permanenten Inventur

Die permanente Inventur bietet zweifelsohne zahlreiche Vorteile für Unternehmen, es müssen aber auch die potenziellen Nachteile betrachtet werden. Einer der Hauptnachteile liegt in den insgesamt höheren Kosten, die mit der permanenten Inventur und seinen technischen Anforderungen verbunden sind. Durch den regelmäßigen Buchungs-Prozess können sich Personalkosten erhöhen und zusätzliche qualifizierte Ressourcen gebunden werden.

Ein weiterer Nachteil ist eine mögliche erhöhte Fehleranfälligkeit im Vergleich zur Stichtagsinventur. Da die permanente Inventur kontinuierlich und im routinierten Tagesgeschäft erfolgt, besteht eine größere Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Unstimmigkeiten. Dies kann zu falschen Lagerbeständen führen und letztendlich die Genauigkeit der Bestandsaufnahme beeinträchtigen. Die Prozesse in der Warenwirtschaft müssen zweifellos einwandfrei funktionieren.

Zudem kann die permanente Inventur auch zu einer höheren Belastung der Mitarbeiter führen. Der fortlaufende Inventurprozess erfordert eine konstante Überwachung und Kontrolle, was zusätzlichen, regelmäßigen Druck auf das Personal ausüben kann.

Es ist daher wichtig, die Vor- und Nachteile der permanenten Inventur sorgfältig abzuwägen und individuell zu entscheiden, welches Inventursystem am besten zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt.

Andere Inventurverfahren in der Praxis

Abhängig von der Branche und der Art der Güter kommen unterschiedliche Inventurverfahren zur Bestandserfassung in Betracht. Obwohl die permanente Inventur einige Vorteile bietet, ist sie nicht für alle Unternehmen und für alle Fälle anwendbar.

Ein bekanntes Verfahren ist die Stichprobeninventur, bei der nur bestimmte Teile des Bestands überprüft werden, um auf Basis dieser Daten den Gesamtbestand zu schätzen. Dies kann zeitsparend sein, erfordert jedoch eine genaue Planung und Durchführung.

Eine weitere Möglichkeit ist die die zeitnahe Stichtagsinventur und die zeitverschobene Inventur, auch vor- oder nachgelagerte Inventur genannt. Diese beiden Verfahren bieten Unternehmen eine gewisse zeitliche Flexibilität bei der Bestandsaufnahme, jedoch deutlich weniger als die permanente Inventur.

Die zeitnahe Stichtagsinventur erlaubt eine Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag. Die zeitverschobene Inventur gewährt einen Zeitraum von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag. Unternehmen müssen die ermittelten Bestände dann entsprechend auf den Stichtag fortschreiben oder zurückrechnen

Für Unternehmen gilt es, alle Inventurverfahren zu kennen und im Hinblick auf betriebsbedingte Besonderheiten und technische Infrastruktur abzuwägen. Ziel muss es sein, einen guten Mix zu finden und die Verfahren auszuwählen, die den Unternehmen eine höchstmögliche Effizienz und Genauigkeit zusichern. Bei allen Überlegungen müssen jedoch auch die Anforderungen und Erwartungen der Steuerbehörden ins Kalkül gezogen werden.

Zusammenfassung

Die permanente Inventur ist eine attraktive Option für Unternehmen, die bei der Pflichtübung „Inventur“ Flexibilität und Effizienz suchen. Durch die Möglichkeit, den Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme frei zu wählen, lassen sich Inventurprozesse optimal planen und Abläufe im Betrieb nur minimal stören.

Zudem ermöglicht die fortlaufende Erfassung und Fortschreibung der Bestände eine höhere Genauigkeit und eine zeitnahe Anpassung an aktuelle Lagerbestände. Unternehmen, die die technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllen, können von reduzierten Inventurkosten und einer verbesserten Planbarkeit profitieren.

Allerdings ist dieses Verfahren mit erhöhten Anforderungen an die EDV und das Personal verbunden und birgt unter Umständen das Risiko einer höheren Fehleranfälligkeit. Es ist daher entscheidend, die individuellen Bedürfnisse und Rahmenbedingungen des Unternehmens sorgfältig zu prüfen, um zu entscheiden, ob die permanente Inventur die beste Wahl ist. Trotz ihrer zahlreichen Vorteile ist sie nicht für alle Warengruppen und Betriebssituationen geeignet.

Unternehmen sollten daher auch alternative Inventurverfahren in Betracht ziehen, um einen effizienten und genauen Bestandsabgleich sicherzustellen.

Der Beitrag Permanente Inventur – Vorteile dieses Inventurverfahrens im Unternehmen nutzen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Welche Voraussetzung und Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter 2024 gilt und wie Sie diese steueroptimal in Ihrer Buchführung anwenden können, erfahren Sie im folgenden (nicht gering-, sondern hochwertigen) Blog-Beitrag.

Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)?

„Geringwertige Wirtschaftsgüter“ sind ein steuerliches Konstrukt, um Steuerpflichtigen eine Möglichkeit zur schnellen Abschreibung und zur Vereinfachung in der bilanziellen Behandlung bestimmter geringwertiger Güter zu ermöglichen. Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, zu denen die GWG gehören, sind grundsätzlich zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben.

Um hier bei geringwertigen Gütern eine Vereinfachung anbieten zu können, wurden die steuerlichen GWG ins Leben gerufen und ins Einkommensteuergesetz geschrieben. Steuerpflichtige können seitdem entscheiden, ob sie diese geringen Anlagevermögensgüter normal aktivieren oder sofort abschreiben.

Die Sofortabschreibung ist auch ein Grund, weshalb geringwertige Wirtschaftsgüter in der Praxis große Beliebtheit fanden; das GWG-Wahlrecht hat sich zu einer beliebten Gewinn- und somit Steuergestaltungsmöglichkeit entwickelt.

In der Vergangenheit wurden die wertmäßigen Grenzen zur Anerkennung von GWG mehrfach verändert. Von zuletzt 410 EUR (ehemals 800 DM) auf 800 EUR. Um die GWG-Regelung anwenden zu können, sind weitere Voraussetzungen zu erfüllen, die in den nachfolgenden Kapiteln praxisnah erläutert werden.

Lesen Sie auch: Anschaffung geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Praxisbeispiele mit Buchungssätzen (SKR 03/SKR 04)

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) erfreuen sich bei den Unternehmern großer Beliebtheit; sie ermöglichen durch Ihre Sofortabschreibung die in der Praxis beliebe Ergebnis- und Steuergestaltung. Auf Grund der steuerlichen Voraussetzungen können bei der GWG-Anschaffung verschiedene Konstellationen bei den Buchhaltern landen.

Wie die jeweiligen Fälle der GWG-Anschaffung dann in der Praxis zu verbuchen sind, erläutert dieser Blog-Beitrag mit (hochwertigen) Praxisbeispielen und Buchungsvorschlägen.

Geringwertige Wirtschaftsgüter: Gesetz

Die geringwertigen Wirtschaftsgüter sind gesetzlich im Einkommensteuergesetz normiert. Dort finden sich die entsprechenden Vorschriften im § 6 Abs. 2 und Abs. 2a EStG. Die Anwendung ist sowohl bei bilanzierenden Steuerpflichtigen als auch bei Anwendern der Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) möglich.

Im Handelsrecht (HGB) finden sich keine expliziten Regelungen zu geringwertigen Wirtschaftsgütern. Das Handelsrecht verweist auf die steuerlichen Regelungen und lässt die Anwendung der Standard-GWGs in der Handelsbilanz zu. Umstritten ist, ob hingegen der steuerliche GWG-Sammelposten uneingeschränkt und unverändert im handelsrechtlichen Abschluss übernommen werden kann.

Welche GWG-Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit in der (doppelten) Buchführung eines Steuerpflichtigen ein geringwertiges Wirtschaftsgut angesetzt werden darf:

• abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens
• das Wirtschaftsgut muss selbstständig nutzbar sein
• die Anschaffungs- oder Herstellungskosten dürfen netto 800 EUR nicht überschreiten
• Führen des Wirtschaftsgutes in einem besonderen Verzeichnis

Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens

Als geringwertige Wirtschaftsgüter kommen nur abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens in Betracht; Vorräte des Umlaufvermögens (Rohstoffe, Waren, Erzeugnisse), die in die Verarbeitung und Leistungserstellung eingehen, können nicht angesetzt werden. Zudem müssen die Güter beweglich sein, unbewegliche Wirtschaftsgüter wie Gebäude oder Gebäudeteile sowie immaterielle Güter wie Lizenzen, (Nutzungs-) Rechte, Patente usw. fallen ebenfalls nicht unter die GWG-Voraussetzungen.

Ist ein Gegenstand Teil eines anderen, kann es ebenfalls nicht als GWG fungieren, da bei dem Teil kein eigenständiges Wirtschaftsgut vorliegt.

Die Voraussetzung „abnutzbar“ erfordert, dass der Gegenstand im Laufe seines Lebens einem technischen oder wirtschaftlichen Verschleiß unterliegt, also im Laufe der Jahre immer weniger Wert hat. Das ist beispielsweise bei einem Schreibtisch, einem Multifunktionsdrucker und einer Kaffeemaschine der Fall; bei einem berühmten antiquarischen Gemälde hingegen nicht. Das behält in der Regel seinen Wert, wenn nicht irgendjemand Farbe oder Kartoffelbrei dagegen schmiert.

Unerheblich ist der Zustand der Gegenstände bei Anschaffung. Daher sind neue, neuwertige oder gebrauchte, abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens möglich.

Selbstständige Nutzungsfähigkeit

Eine weitere (berühmte) Voraussetzung für geringwertige Wirtschaftsgüter ist die selbständige Nutzungsfähigkeit. In der Praxis gibt es bei diesem Erfordernis die meisten Abstimmprobleme; im Gegensatz zur betragsmäßigen Höchstgrenze. Das Einkommensteuergesetz definiert nämlich nicht, was darunter exakt zu verstehen ist; das wäre ja auch für die Praxis zu schön gewesen.

Stattdessen grenzt das Gesetz den Begriff negativ an; soll heißen, es wird erläutert, wann keine selbstständige Nutzung vorliegt (§ 6 Abs. 2 Satz 2 EStG):

• wenn der Gegenstand nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens genutzt werden kann und
• die in den Nutzungszusammenhang eingefügten Wirtschaftsgüter technisch aufeinander abgestimmt sind.

Wird ein Gegenstand aus einem betrieblichen Nutzungszusammenhang herausgelöst und in einen anderen Nutzungszusammenhang eingefügt, bleibt er hier auch nicht selbstständig nutzungsfähig.

Die Online-Steuererklärung von smartsteuer: einfach, schnell und sicher
Ganz einfach die beste Lösung. Für jeden Steuerzahler. Kostenlos hier testen*

Eine selbstständige Nutzungsfähigkeit ist also grundsätzlich gegeben, wenn der Gegenstand getrennt für sich allein genutzt werden kann. Das ist beispielsweise bei einem Notebook oder einer Kaffeemaschine der Fall; bei einer Grafikkarte oder einer internen Festplatte hingegen nicht. Diese benötigen für Ihre Funktionalität immer eine IT-Hardware, mit der sie technisch aufeinander abgestimmt sind.

Beispiele ohne selbstständige Nutzungsfähigkeit

Bei folgenden Gegenständen liegt keine selbstständige Nutzungsfähigkeit vor und ein Ansatz als geringwertige Wirtschaftsgüter entfällt:

• Autoradio
• Autoreifen
• Maschinenteile
• PC-Bildschirm
• Tastatur
• Drucker (sofern kein Multifunktionsdrucker)
• PC-Peripheriegeräte wie Scanner, Plotter, Grafik-Tablett

Entscheidend für die Antwort auf die Frage nach der Voraussetzung zur selbstständigen Nutzungsfähigkeit ist die konkrete betriebliche Zweckbestimmung des Gegenstandes und nicht die typischerweise Anwendung der Art der Gegenstände in der betrieblichen Praxis.

GWG-Grenze: netto oder brutto (800 Euro)?

Bei der Prüfung der Höchstgrenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter sind zwei Punkt wichtig:

• Der Höchstbetrag lautet auf exakt 800 EUR (bis 2018: 410 EUR). Beträgt der jeweilige Wert des Gegenstands also genau 800 EUR (oder 410 EUR), ist die Grenze positiv eingehalten. Ab 800,01 EUR (oder 400,01 EUR) ist die Grenze gerissen und ein Ansatz als geringwertiges Wirtschaftsgut scheidet aus.
• Bei der Höchstgrenze handelt es sich um eine Netto-Höchstgrenze. Die Umsatzsteuer ist also nicht mit einzubeziehen. Das gilt selbst dann, wenn der Unternehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist (R 9b Abs. 2 Satz 1 EStR).

Sehr wohl zum Ansatz kommen bei geringwertigen Wirtschaftsgütern hingegen die Grundsätze zur Aktivierung von Anlagevermögen. Daher sind alle Aufwendungen mit einzubeziehen, die erforderlich sind, um den Gegenstand in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen (Anschaffungsnebenkosten). Zahlungsabzüge wie Skonti sind von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten ebenfalls abzuziehen.

Praxistipp

Fallen bei einem als GWG behandelten Wirtschaftsgut im Folgejahr oder später nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten an, die dazu führen, dass die Höchstgrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (nachträglich) überschritten wird, hat dies keine nachteiligen Auswirkungen für das GWG. Die nachträglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten sind unabhängig von deren Höhe als Betriebsausgaben zu behandeln. Das GWG wird dadurch nicht nachträglich zum Nicht-GWG; es sei denn, dies passiert im Jahr der Anschaffung oder Herstellung.

Führen in besonderem Verzeichnis

Eine weitere steuerliche Voraussetzung schreibt vor, dass die jeweiligen GWG bei Anschaffung, Herstellung oder Einlage in einen Betrieb in einem „besonderen laufend zu führenden Verzeichnis“ festzuhalten sind, sofern sich die geforderten Angaben nicht bereits aus der laufenden Buchführung ergeben.

In dem gesonderten Verzeichnis sind folgende Angaben erforderlich:

• Tag der Anschaffung, Herstellung oder Einlage
• Höhe der Anschaffungs-, Herstellungskosten oder Einlagewerte (gemeiner Wert)

Hinweis

Die Voraussetzung „besonderes, laufend zu führenden Verzeichnis“ hört sich dramatisch und nach hohem Verwaltungsaufwand an. Hintergrund dürfte sein, dass die Steuerbehörden sicherstellen wollten, dass sie sich bei Prüfung der Ansatzvoraussetzungen die jeweiligen Wirtschaftsgüter nicht wild in der Buchhaltung zusammensuchen müssen.

In der Praxis wird diese Voraussetzung durch Buchung der jeweiligen Vorgänge auf einem separaten Buchführungskonto oder Aufführung im Inventarverzeichnis erfüllt. Folgende Konten sind in den Standard-DATEV-Kontenrahmen vorgesehen:

SKR 03: Konto 0480 – Geringwertige Wirtschaftsgüter
SKR 04: Konto 0670 – Geringwertige Wirtschaftsgüter

Geringwertige Wirtschaftsgüter unter 250 EURO

Eine Besonderheit liegt bei Wirtschaftsgütern vor, die eigentlich die Voraussetzungen für geringwertige Wirtschaftsgüter erfüllen (abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens; selbstständige Nutzungsfähigkeit), wertmäßig aber unter 250 EUR liegen.

In diesen Fällen kann aus Vereinfachungsgründen eine Aktivierung als GWG unterbleiben und stattdessen eine direkte Buchung im Aufwand erfolgen. Somit ist auch ein Führen des GWG in einem „besonderen, laufend zu führenden Verzeichnis“ hinfällig. In der Praxis wird daher die herkömmliche Verbuchung auf einem dem Geschäftsvorfall entsprechenden Aufwandskonto vorgenommen.

Hinweis

Bis 2017 lag die Geringfügigkeitsgrenze bei 150 EUR; darunter brauchte kein geringwertiges Wirtschaftsgut aktiviert werden und das Wirtschaftsgut konnte stattdessen sofort als Betriebsausgabe gebucht werden. Die Grenze wurde dann mit Anhebung der Höchstbetragsgrenze (410 EUR auf 800 EUR) auf 250 EUR erhöht.

GWG-Sammelposten (Poolabschreibung)

Geringwertige Wirtschaftsgüter, die über 250 EUR (bis 2017: 150 EUR) liegen und die Höchstgrenze von netto 1.000 EUR nicht überschrieben, können alternativ – bei entsprechender Wahlrechtsausübung – als sogenannter GWG-Sammelposten (§ 6 Abs. 2a EStG) aktiviert und behandelt werden.

Der Unterschied zur GWG-Sofortabschreibung besteht darin, dass der Sammelposten einheitlich – unabhängig der enthaltenen Güter – über 5 Jahre gewinnmindernd aufzulösen (Poolabschreibung) ist. Dieses Wahlrecht ist dann sinnvoll, wenn beispielsweise wegen aktuell niedriger Gewinne der GWG-Abschreibungsaufwand über die nächsten Jahre verteilt werden soll.

Hinweis

Wie bei der GWG-Poolabschreibung führen im Folgejahr oder später anfallende nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht dazu, dass eine erneute Prüfung der Einhaltung der Höchstgrenzen erfolgen muss. Die Sammelposten bleiben bestehen; die nachträglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten sind im jeweiligen Jahr dem jeweiligen Sammelposten zuzuführen und planmäßig über die Sammelposten-Nutzungsdauer abzuschreiben.

Da es sich beim GWG-Sammelposten um einen typisierten Sammelposten handelt, gelten die üblichen Vorschriften über die Absetzung für Abnutzung (außergewöhnliche Abnutzung, Teilwertabschreibung usw.) nicht. Dies hat zur Folge, dass die tatsächliche Nutzungsdauer des einzelnen Wirtschaftsguts, ein Ausscheiden (z. B. durch Verkauf oder Verlust) oder Wertminderungen keinen Einfluss auf den Sammelposten haben.

Die Ausübung dieses Wahlrechts (GWG-Sammelposten) gilt einheitlich für alle im jeweiligen Wirtschaftsjahr angeschafften, hergestellten oder eingelegten Gegenstände. Ein Wechsel zwischen GWG-Sofortabschreibung und GWG-Sammelposten innerhalb eines Wirtschaftsjahres ist daher nicht möglich. Die Anwendung der GWG-Sofortabschreibung im Jahr 01 und des GWG-Sammelpostens im Jahr 02 (oder umgekehrt) hingegen schon.

Geringwertige Wirtschaftsgüter: Beispiele

Wirtschaftsgüter, die als geringwertige Wirtschaftsgüter hinsichtlich der selbstständigen Nutzungsfähigkeit anerkannt wurden

• Ausstellungsgegenstände
• Bestecke in Gaststätten, Hotels, Kantinen
• Bilder
• Bibliothek (eines Rechtsanwalts)
• Bücher (einer Leih- oder Fachbücherei)
• Datenträger
• Einrichtungsgegenstände in Läden, Werkstätten, Büros, Hotels, Gaststätten
• Fässer/Flaschen
• Grundausstattung einer Kfz-Werkstatt mit Spezialwerkzeugen
• Kisten/Transportkästen
• Lampen (Steh-, Tisch- und Hängelampen)
• Möbel
• Paletten zum Transport und zur Lagerung von Waren
• Regale (aus genormten Stahlregalteilen zusammengesetzt und nach ihrer betrieblichen Zweckbestimmung i.d.R. auf Dauer in dieser Zusammensetzung genutzt)
• Schreibtischkombinationsteile, die nicht fest miteinander verbunden sind
• Spezialbeleuchtungsanlagen in einem Schaufenster
• Trivial-Programme/Software (bis 410 EUR/800 EUR sind keine immateriellen Gegenstände und GWG-tauglich)
• Wäsche in Hotels

Der Experte für Ihr erfolgreiches Fernstudium
=> JETZT Gratis-Infopaket anfordern!*

Wirtschaftsgüter, die als geringwertige Wirtschaftsgüter hinsichtlich der selbstständigen Nutzungsfähigkeit nicht anerkannt wurden

• Autoradio
• Beleuchtungsanlage als Lichtband zur Beleuchtung in Fabrikräumen und Werkhallen
• Bestuhlung in Kinos und Theatern
• Bohrer i.V.m. Werkzeugmaschinen
• Drehbank mit als Antrieb eingebautem Elektromotor
• EDV-Kabel nebst Zubehör zur Vernetzung einer EDV-Anlage
• Elektromotor zum Einzelantrieb einer Maschine, einer Drehbank oder eines Webstuhls
• Ersatzteile für Maschinen
• Formen
• Fräser i.V.m. Werkzeugmaschinen
• Gerüst- und Schalungsteile sowie Schalungstafeln (genormt und technisch aufeinander abgestimmt)
• Kühlkanäle
• Leuchtstoffröhren/ Lichtbänder
• Maschinenwerkzeuge und ‑verschleißteile
• Peripheriegeräte einer PC-Anlage (nicht bei Kombinations-Geräten und bei externen Datenspeichern)
• Pflanzen von Dauerkulturen
• Sägeblätter in Diamantsägen und ‑gattern
• Stanzwerkzeuge i.V.m. Werkzeugmaschinen
• Technische Sicherheitseinrichtung

Unabhängig von der Aufführung in obiger Liste sind die GWG-Voraussetzungen individuell von jedem Betrieb bei jedem Einzelfall individuell zu prüfen.

Zusammenfassung GWG

Die GWG-Regelung ermöglicht es Steuerpflichtigen, Anlagegüter bis zu einer bestimmten Wertgrenze sofort abzuschreiben, anstatt sie über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zu aktivieren. Dafür müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, wie die Abnutzbarkeit, die Selbstständigkeit der Nutzungsfähigkeit und die Einhaltung der Höchstgrenze für Anschaffungs- oder Herstellungskosten.

Die Höchstgrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter für die Sofortabschreibung liegt derzeit bei 800 Euro (bzw. voraussichtlich zukünftig bei 1.000 Euro) netto. Die jeweiligen GWGs müssen dann in einem separaten Verzeichnis geführt werden. Güter unter 250 Euro können aus Vereinfachungsgründen direkt als Betriebsausgaben gebucht werden. Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern über 250 EUR und unter 1.000 EUR kann alternativ ein GWG-Sammelposten gebildet werden, der dann über eine Dauer von 5 Jahren abgeschrieben werden muss.

Die Entscheidung für die GWG-Sofortabschreibung oder den GWG-Sammelposten hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Höhe der Anschaffungskosten und die langfristige Gewinnplanung des Unternehmens. Beide Optionen bieten steuerliche Vorteile, erfordern jedoch eine sorgfältige Buchführung und Dokumentation.

Die Kenntnis der genauen Voraussetzungen und Grenzen der GWG-Regelungen ermöglichen den Steuerpflichtigen eine steueroptimale Verwendung von (geringwertigen) Wirtschaftsgüter.

Häufige Fragen (FAQ)

Was ist ein geringwertiges Wirtschaftsgut?

Geringwertige Wirtschaftsgüter sind abnutzbare, bewegliche Anlagevermögensgegenstände, die eine selbstständige Nutzungsfähigkeit besitzen und deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten netto 800 EUR nicht überschreiten. Sie können sofort oder über einen GWG-Sammelposten über 5 Jahre abgeschrieben werden.

Wie hoch ist die Grenze für GWG 2024?

Die Höchstgrenze für GWG liegt derzeit bei netto 800 EUR. Die Umsatzsteuer wird nicht mit eingerechnet. Güter unter 250 EUR können aus Vereinfachungsgründen direkt als Betriebsausgaben gebucht werden.

Wo sind geringwertige Wirtschaftsgüter gesetzlich verankert?

Die gesetzlichen Grundlagen für geringwertige Wirtschaftsgüter finden sich im Einkommensteuergesetz (EStG) in den Paragrafen § 6 Abs. 2 und Abs. 2a. Die Anwendung gilt sowohl für bilanzierende Steuerpflichtige als auch für Nutzer der Einnahme-Überschussrechnung (EÜR).

Welche Voraussetzungen müssen für die Anwendung von GWG erfüllt sein?

Abnutzbare, bewegliche Gegenstände des Anlagevermögens müssen selbstständig nutzbar sein und die Anschaffungs- oder Herstellungskosten dürfen netto 800 EUR nicht überschreiten. Zudem müssen sie in einem besonderen Verzeichnis geführt werden.

Was sind Beispiele für geringwertige Wirtschaftsgüter?

Beispiele sind Ausstellungsgegenstände, Bestecke in Gaststätten, Bilder, Möbel, Datenträger und Lampen. Es ist jedoch wichtig, die individuellen Voraussetzungen für jedes Wirtschaftsgut einzeln zu prüfen.

Was fällt nicht unter geringwertige Wirtschaftsgüter?

Immaterielle Güter, unbewegliche Wirtschaftsgüter wie Gebäude, sowie Gegenstände, die nicht selbstständig nutzbar sind oder Teil eines anderen Gegenstandes sind, fallen nicht unter die GWG-Regelungen.

Was ist der Unterschied zwischen GWG-Sofortabschreibung und GWG-Sammelposten?

Bei der GWG-Sofortabschreibung können einzelne GWG sofort im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden, während die Güter beim GWG-Sammelposten über mehrere Jahre einheitlich abgeschrieben werden, unabhängig von der Nutzungsdauer einzelner Gegenstände.

Der Beitrag Geringwertige Wirtschaftsgüter 2024 – alle Voraussetzungen und Grenzen für die steueroptimale Verwendung wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Seit Langem sind sich mal wieder alle Fachleute einig: Künstliche Intelligenz wird als disruptive Technologie die Arbeits- und Unternehmenswelt in den nächsten Jahren ungebremst umkrempeln. Unternehmen, die bei der KI dabei sind, werden einen erheblichen Wettbewerbsvorteil erhalten. Unternehmen, die KI unbeachtet links (oder rechts) liegen lassen, werden zwangsläufig aus dem Markt gedrängt werden.

Daher lohnt es sich der Frage nachzugehen, was Künstliche Intelligenz ist, welche Chancen und Risiken für Unternehmen bestehen und wie eine Vorbereitung für Unternehmensleiter und Führungspersonen aussehen sollte. Diese und weitere Fragen beantwortet den nachfolgende Blog-Beitrag – übrigens ohne künstliche Intelligenz geschaffen, mit reiner menschlichen Intelligenz.

Was ist künstliche Intelligenz (Definition)?

Künstliche Intelligenz (KI) ist ein Schlagwort, der in den letzten Monaten und Jahren immer häufiger in der öffentlichen Diskussion auftaucht. Spätestens seit ChatGPT, als sich innerhalb von wenigen Monaten 100 Mio. Nutzer für das KI-basierte Chat- und Texterstellungstool registriert hatten, ist KI zum Massen-Thema aufgestiegen. Doch was verbirgt sich genau hinter diesem Begriff?

Eine offizielle Definition gibt es nirgends zu finden; das liegt auch daran, dass schon eine Definition von „Intelligenz“ schwierig und uneinheitlich ist. Probieren wir es so:

Definition

Künstliche Intelligenz bezeichnet die Fähigkeit von Maschinen und Computern, menschenähnliches Verhalten wie logisches Denken, Wahrnehmung, Lernen Kreativität und Problemlösung zu imitieren und selbstständig anzuwenden.

Es geht dabei nicht darum, eine Maschine zu erschaffen, die genauso intelligent ist wie ein Mensch, sondern eine Technologie zu schaffen, um bestimmte Aufgaben schneller und effizienter als der Mensch auszuführen.

Gut erkennbar ist das an folgendem Praxis-Beispiel: Das 2.500 Jahre alte strategische Brettspiel Go, dessen Anfänge bis ins antike China reicht, gilt als das komplexeste Spiel der Welt. Die theoretischen Spielkombinationen sind in ihrer Anzahl so unvorstellbar hoch, dass es sogar die Anzahl der Atome im Universum übertrifft. Die schlauesten Menschen haben sich diesem Spiel angenommen und bisher immer Go-Spielautomaten besiegt.

Erst mit der Künstlichen Intelligenz wurde die Möglichkeit geschaffen, dass ein technisches System ALLE Spielzüge im Spiel mit sich selbst durchprobiert und dabei Kombinationen entdeckt, die ein Mensch nie für möglich gehalten hätte. Das Novum war, dass die Systeme hiervor gelernt haben und die Ergebnisse effektiv und unschlagbar im Spiel anwenden konnten.

Im Jahr 2016 hat der mehrfache humane Go-Weltmeister Lee Se-dol aus Südkorea gegen den von DeepMind entwickelten Spielautomaten „AlphaGo“ sang- und klanglos verloren und daraufhin seinen Rücktritt erklärt, da die KI mit ihren Stärken nicht besiegt werden könnte. Die Stärke der Künstlichen Intelligenz bestand darin, eine Vielzahl an Daten (Spielkombinationen) mit den Spielregeln in Verbindung zu bringen und von den Ergebnissen zu lernen und diese dann im Spiel mit Lee Se-dol anzuwenden.

Wann sprechen wir von Künstlicher Intelligenz?

Es stellt sich die Frage, in welchen Fällen von KI gesprochen werden kann. Das Go-Beispiel verdeutlicht die Unterschiede. Die Technologie eines Schachcomputers, die es schon seit Ende des vorherigen Jahrhunderts entwickelt wurden, hätte niemals die Komplexität des Go-Spiels erfassen und bearbeiten können. Erst die Fähigkeit, große Datenmengen zu bearbeiten und aus Ergebnissen zu lernen, ermöglichte der Technologie Siegeschancen.

Wir sprechen also von Künstlicher Intelligenz, wenn

• ein digitales System lernende Algorithmen verwendet,
• Daten und Rückmeldungen nutzt und daraus lernt und
• die Bedeutung von Daten versteht.

Der US-amerikanische Wissenschaftler Greg Corrado hat es mit einem Satz auf den Punkt gebracht:

KI ist nichts anderes als Maschinen intelligent zu machen.

Vorteile und Chancen der Künstlichen Intelligenz

Die Entwicklung der KI kann ohne Übertreibung als disruptive Stufe in der menschlichen Entwicklung bezeichnet werden; sie reiht sich ein in historische Abschnitte wie Dampfmaschine, Automobile, Elektrizität und das Internet. Die Vorteile und Chancen von KI können heute zwar erkannt werden, das Ausmaß des Nutzens wird aber in Zukunft weiter steigen und zusätzliche – hbuete ungeahnte – Möglichkeiten schaffen.

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht können aus heutiger Sicht folgende Vorteile der Künstlichen Intelligenz genannt werden.

Menschen bei Entscheidungen unterstützen

Durch die hohe Geschwindigkeit bei Datenverarbeitung und -analyse, gepaart mit der Fähigkeit, aus eben diesen Daten zu lernen, kann die KI Zusammenhänge aufzuzeigen, die kein Mensch für möglich und kein Mensch jemals gesehen hätte. Diese neue Betrachtungsweise wird die KI zum unersetzbaren Copiloten in jedem Unternehmen machen, um Entscheidungen bis in die letzte Tiefe der jeweiligen Grundlagen abzuwägen und zu treffen.

Produkt- und Geschäftsideen entwickeln

Es gibt zahlreiche Beispiele für Geschäftsmodelle, die durch Zufall oder aus der Entwicklung heraus entstanden sind. Die KI wird Menschen dabei unterstützen, kreative Ideen aus eine Pool an Daten und Möglichkeiten zu entwickeln. Dabei werden neue Kombinationen ans Tageslicht kommen, die geschäftliche Erfolge versprechen.

Am Beispiel von Melodien kann dies gut veranschaulicht werden. Für Komponisten und Musikerzeuger war und ist die Suche nach gut klingenden Kombinationen von Musiknoten stets im Fokus; egal ob Mozart, Udo Jürgens oder Ed Sheeran. Es gibt genügend Beispiele, bei denen solche Melodien zufällig unter der Dusche oder im Alltag gefunden wurden.

KI wird hier auf Grund der Datenbearbeitungsfähigkeiten neue Kombinationen ausprobieren und finden, auf die nie ein Mensch gekommen wäre. Sicherlich wird hier im Ergebnis auch viel Unbrauchbares sein, aber eben auch neue Melodie-Kombinationen, die bisher im Verborgenen schlummerten.

Routineaufgaben zuverlässig übernehmen

KI kann und wird mehr und mehr administrative Routineaufgaben von Mitarbeitern übernehmen, die aus menschlicher Sicht eintönig und langweilig sind. Dabei sind im ersten Schritt noch nicht einmal teure Investitionen notwendig. Bereits heute können KI-Systeme Bestellungen verarbeiten, Telefongespräche annehmen und beantworten, Daten in Excel eingeben, Texte zusammenfassen, einfache Antwort-E-Mails erzeugen usw.

Aber nicht nur bei den einfachen Tätigkeiten wird die KI helfen. Das israelische Startup-Unternehmen Lawgeex hat mit ihrem KI-System einen juristischen Standard-Vertrag schneller und präziser analysiert als 20 menschliche Anwälte aus den USA.

Sobald die KI-Technologie weiterentwickelt wird, beispielsweise im Bereich des autonomen Fahrens, werden im Bereich der Routinearbeiten zusätzliche Möglichkeiten (Taxifahrten, Transportfahrten) hinzukommen.

Fachkräftemangel reduzieren

Die große Angst im Zusammenhang mit KI besteht darin, dass die menschliche Arbeitskraft obsolet wird und KI eine Massenarbeitslosigkeit auslöst. Diese Ängste waren schon bei der Erfindung der Dampfmaschine oder der Elektrizität in den sorgvollen Köpfen der (arbeitenden) Menschen. Die KI wird sicherlich einige Aufgaben übernehmen, allerdings in vielen Fällen im Zusammenspiel mit dem Menschen.

Die große Chance und Hausforderung ist es, die KI dort einzusetzen, wo sie ihre Stärken hat und dem Mitarbeiter dabei Freiräume schafft, um sich menschlichen Aufgaben zu widmen. KI wird daher den Mangel an Fachkräften entschärfen, da sie den vorhandenen Fachkräften zu mehr Kapazitäten für ihre eigentliche Arbeit verschaffen wird.

Höhere Effizienz in den Arbeitsabläufen

Der zielgerichtete Einsatz von KI in Verbindung mit dem kooperierenden Eingreifen von menschlichen Mitarbeitern bietet Unternehmen viele Möglichkeiten, ihre Abläufe und Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Dieses Zusammenspiel wird sich positiv auf die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit und schlussendlich auch auf die Kosten- und Gewinnsituation auswirken.

Personalisierte Kundeninteraktionen

KI kann effizient eingesetzt werden, um personalisierte Kundeninteraktionen zu ermöglichen und skalierbar einzusetzen. Denkbar ist dies beispielsweise durch Chatbots im Rahmen der Kundenkommunikation, personalisierte Empfehlungen oder maßgeschneiderte Angebote. Beim Kampf um die Kunden kann dies ein entscheidender Wettbewerbsvorteils sein und somit Kundenbindung und -zufriedenheit steigern.

Künstliche Intelligenz: Nachteile und Risiken

Wo Licht scheint, gibt es zwangsläufig auch Schatten. Auch wenn man in der aktuellen Stimmungs- und Medienlage den Eindruck hat, KI wäre die heilsbringende Raketentechnologie, auf die unsere gesamte Zukunft auszurichten wäre; es gibt auch Nachteile und Risiken, die es zu analysieren und zu beachten gilt.

Text-Erstellung durch Künstliche Intelligenz mit Neuroflash

📦 Skalierbar und schnell Produktbeschreibungen generieren
Mit nur einem Klick können z.B. nach Eingabe des Produktnames und der entsprechenden Eigenschaften Produktbeschreibungen inklusive Produktvorteilen und Aufzählungen generiert werden.

👩🧑 Texte für das Personalwesen
Generieren Sie z.B. Stellenanzeigen und Fragen für Jobinterviews. Hierfür sind lediglich Informationen zur gewünschten Stelle und zu den Anforderungen an den Kandidaten nötig.

🗣️ Texte für den Kundenservice
Beantworten Sie z.B. Fragen und reagieren Sie auf Kundenanfragen, indem Sie die entsprechende Anfrage in das KI-Briefing einfügen und innerhalb von Sekunden Vorschläge für passende Antworten erhalten.

…und vieles mehr!

Seien Sie bei der disruptiven Entwicklung im Bereich Künstliche Intelligenz im Unternehmensumfeld dabei!

=> Hier die Künstliche Intelligenz erleben und persönlich davon profitieren!*

Wegfall von Arbeitsplätzen

Unumgänglich wird es sein, dass Arbeitsplätze mit einfachen Aufgaben durch die KI ersetzt werden. In einigen administrativen Bereichen wird dies schneller passieren als in komplexeren Arbeitswelten wie demTransportwesen oder der Beratungsbranche.

Die Herausforderung ist es, die wegfallenden Kapazitäten nicht von der Arbeitsbildfläche verschwinden zu lassen, sondern so umzuleiten, dass ein zielgerichteter Einsatz – zusammen mit der KI – möglich wird.

Eines Tages werden wir auf den KI-bedingten, alternativen Einsatz von Arbeitskräften genauso zurückblicken, wie wir heute auf Bauarbeiter blicken können, die durch den ersten technischen Bagger nicht arbeitslos wurden, sondern für andere Bau-Arbeiten eingesetzt wurde.

Marktneuordnung und Monopolbildung

Nicht nur Arbeitsplätze werden entfallen oder umstrukturiert. (Kleinere) Unternehmen, die mangels Überzeugung oder Möglichkeiten keinerlei KI-Innovationen einsetzen werden, dürfte in absehbarer Zeit so viele Benachteiligungen im Marktumfeld ansammeln, dass ihre Existenz gefährdet wird und sie aus dem Markt gedrängt werden.

Die Schere zwischen arm und reich, oder in diese Fall besser zwischen innovativ und konservativ, wird unter den Unternehmen weiter auseinandergehen. Das Risiko von weiterer Monopolbildung mit allen damit verbundenen Nachteilen wird durch KI definitiv verstärkt werden.

Abhängigkeit von Datenqualität

KI-Systeme sind unumstößlich auf hochwertige Daten und großen Datenmengen angewiesen. Wenn die zugrunde liegenden Daten fehlerhaft, unvollständig oder verzerrt sind (Datenqualität), werden die Ergebnisse der KI-Anwendungen ungenau oder sogar problematisch sein.

Generative KI-Systeme sagen bei unklarer Datenlage nicht wie Menschen „ich weiß es nicht“, sondern versuchen das Beste aus den vorhandenen Informationen zu machen. Das geht so manches Mal schief und führt bei blindem Technik-Vertrauen zu Problemen.

Fehlende Transparenz und Nachvollziehbarkeit

KI-Systeme sind so komplexe Anwendungen, dass die auf Algorithmen basierende Entscheidungen und Ergebnisse schwer zu verstehen und nachvollziehen sind. Während ein Programmcode für Menschen und Anwender nachvollzieh bar ist („wenn x, dann y“), sind die KI-Systeme durch ihre Komplexität intransparent und Black Boxes.

Die Folge ist, dass bei Anwendern Vertrauensprobleme und Ablehnung entstehen werden, die es Unternehmen schwer machen wird, die notwendige Akzeptanz bei Führungskräften und Mitarbeitern für KI-Projekte zu schaffen.

Sicherheitsgefahren und Rechtsfragen

KI-Systeme werden zwangsläufig eine starke Abhängigkeit von Großrechnern und dem Internet haben. Hieraus ergeben sich weltweite Angriffsflächen, die dazu führen werden, dass Hacker durch verdeckte Cyberangriffe ganze Systeme und KI-anwendende Unternehmen lahmlegen. Aber nicht nur der Ausfall der Systeme wird problematisch werden; durch die Angriffe werden auch (sensible) Unternehmensdaten in falsche Hände geraten und neue Risiken erzeugen.

Aber auch Rechtsfragen sind bis heute ungeklärt. Beispielsweise wer haftet, wenn ein Dank KI autonom fahrendes Fahrzeug einen Unfall mit Sach- oder gar Personenschaden verursacht.

Künstliche Intelligenz in Unternehmen: Vorbereitung auf diese Zukunft

KI wird zweifelsfrei die Unternehmen verändern. Die Automatisierung von (Routine-) Prozessen wird sehr schnell Mitarbeiter entlasten und für andere Tätigkeiten einsetzbar machen. Produkte und Dienstleistungen können mit KI noch individueller und personalisierbarer gemacht werden, KI-Analysen machen neue Produkte und Geschäftsfelder erschließbar und die unternehmensweite Entscheidungsfindung und Risikobewertung wird tiefer und effektiver.

Um von der Künstlichen Intelligenz im Unternehmen heute schon zu profitieren, brauchen Chefs und Führungskräfte im ersten Schritt keinen großen Investitionsbudgets. Vielmehr geht es zu Beginn darum, die Unternehmen auf die kommenden künstlichen Herausforderungen vorzubereiten, um dann auf den fahrenden Zug mit bewährten KI-Möglichkeiten aufzuspringen. Hierfür sind nachfolgende Schritte empfehlenswert.

Anwendungsmöglichkeiten im Unternehmen identifizieren

Im ersten Schritt sollten die (potenziellen) Anwendungsmöglichkeiten im jeweiligen Unternehmen geprüft werden. Aber Vorsicht: Setzen Sie hier nicht nur eine digitale Brille auf und blicken damit auf das Unternehmen und seine Prozesse.

Stellen Sie sich bei der Prüfung der Anwendungsmöglichkeiten folgende Frage:

Wenn wir heute damit komplett neu beginnen wurden, würden wir das dann wieder so machen?

Es geht also darum, vorab zu prüfen, ob der derzeitige Anwendungsfall überhaupt für Digitalisierung und/oder KI geeignet ist. Wenn Sie einen Prozess von Papier auf ein digitales Formular umstellen, dann haben Sie zwar einen digitalen Prozess, aber nicht zwangsläufig einen guten und schon gar keinen passenden.

Beispiel

Ein Kreditinstitut im ländlichen Bereich stellt seinen Prozess für eine Kontoeröffnung von Papierformular auf Online-Formular um. Der Kunde kann seine Daten auf der bankeigenen Webseite eingeben und die Sachbearbeiter legen dann wie gehabt das Konto an.

Zwar hat die Bank mit diesem Schritt ein Digitalisierungsprojekt umgesetzt, aber übersehen, dass moderne Banken den gesamten Prozess, inkl. Authentifizierung per Video-Schalte, bis in die letzte Ecke digital umgesetzt haben.

Genauso verhält es sich mit der Künstlichen Intelligenz. Wenn Sie die KI unpassende oder unsinnige Dinge erledigen lassen, dann haben Sie zwar KI integriert, aber nicht sinnvoll. Prüfen Sie daher genau, in welchen Bereichen des Unternehmens die KI sinnvoll und effektiv mit seinen Stärken helfen kann.

Ziele für KI-Anwendungen erarbeiten und dokumentieren

Wenn Sie sinnvolle Anwendungsmöglichkeiten identifiziert haben, definieren Sie im nächsten Schritt die exakten Ziele, die die KI für Sie erreichen soll. Je genauer die Ziele definiert sind, desto besser wird die Umsetzung des jeweiligen KI-Projekts später sein. Die Herausforderungen liegen hier in der technischen Definition der Ziele. Sie müssen sich davon lösen, menschlich und im Sinne einer Auftragserteilung gegenüber Mitarbeitern zu denken.

Beispiel

Ein Unternehmer möchte ein KI-Projekt starten, das ihm aus dem großen Pool an Maschinendaten aus der Produktion Verbesserungen liefern soll.

Unzureichende Zielformulierung: Identifikation der schlecht laufenden Produktionsaufträge

Bessere Zielformulierung: Auswertung der Maschinendaten der letzten drei Jahre im Bereich Maschinentyp X hinsichtlich der Rüstzeiten und Identifikation der Produkte, die im Durchschnitt mehr als 5% bezügl. der Sollvorgaben abweichen. Bei den betroffenen Produkten sollen aus den vorhandenen Daten zudem KI-basiert Zusammenhänge identifiziert werden, die den Ingenieuren Hinweise auf Abstell- und Verbesserungsmaßnahmen liefern, die zu einer Reduzierung der Rüstzeiten um mindestens 25 %. führen. Erste KI-gestützte Ergebnisse sollen in 6 Monaten vorliegen.

Ängste bei Mitarbeitern begegnen

Ängste sind bei jedem Chance-Prozess vorhanden und festzustellen; bei der Künstlichen Intelligenz sind diese vermutlich stärker als bei bisherigen Projekten. Bereiten Sie sich darauf vor, diesen Ängsten als Führungsperson zu begegnen. Sie müssen nicht bekämpft werden, sondern durch individuelle Kommunikation in Motivation gewandelt werden.

Mitarbeiter-Ängste sind – insbesondere bei KI-Projekten – in folgende Kategorien einzuteilen:

• generelle Angst vor Veränderungen
• Angst vor dem Umgang mit dem Unbekannten
• Angst vor Kontrollverlust
• Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes
• Angst vor (fehlerhaften) technischen Systemen

Je nach Erfahrung und Charakter des Mitarbeiters werden diese Ängste in unterschiedlicher Ausprägung vorhanden sein. Helfen Sie den Menschen, diese Ängste zu bewältigen.

Zuständigkeiten festlegen

Definieren Sie genau die Zuständigkeiten für die jeweiligen KI-Projekte. KI wird eine so hohe Bedeutung bekommen, dass die Aufgaben und Projekte nicht von einem Mitarbeiter nebenher erledigt werden können. Können ja, aber dann werden die Ergebnisse für dieses zukunftsweisende Projekt nicht den Zielen entsprechen.

Die Entwicklungsgeschwindigkeit bei Künstlicher Intelligenz ist derzeit so hoch, dass es auch ratsam ist, KI-Spezialisten einzusetzen, die zu regelmäßigen Abständen eine Einschätzung über die Realisierbarkeit von KI-Umsetzungen prüfen können. Wenn heute ein Prozess nicht (wirtschaftlich) mit KI umgesetzt werden kann, könnte die rasante Entwicklung dazu führen, dass dies in 6 Monaten anders zu beurteilen ist.

HIER: Professionelle Spezialisten über FIVERR.com beauftragen*

Ausblick: Die Zukunft der Künstlichen Intelligenz in der Betriebswirtschaft

Die Zukunft der künstlichen Intelligenz in der Betriebswirtschaft ist vielversprechend. Diese Technologie wird eine wichtige Rolle bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen spielen und Unternehmen dabei helfen, ihre Effizienz und Produktivität zu steigern. Künstliche Intelligenz wird auch dazu beitragen, die Entscheidungsfindung zu verbessern, indem sie große Datenmengen analysiert und Trends identifiziert.

In sehr naher Zukunft werden wir weitere praxistaugliche Anwendungen von Künstlicher Intelligenz in der Betriebswirtschaft sehen, wie zum Beispiel die Optimierung von Lieferketten oder die Personalisierung von Marketingkampagnen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass mit dem Fortschritt der Technologie auch Herausforderungen und Risiken einhergehen können.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie angemessene Sicherheitsvorkehrungen treffen und ethische Standards einhalten, um das Vertrauen ihrer Kunden nicht zu verlieren. Letztendlich wird es darauf ankommen, wie Unternehmen Künstliche Intelligenz nutzen und wie sie sich auf deren Einsatz vorbereiten.

Die Zukunft der Künstlichen Intelligenz in der Betriebswirtschaft ist vielversprechend und bietet zahlreiche Möglichkeiten für Unternehmen aller Branchen. Nutzen Sie also die Chancen, die Ihnen KI bietet, um Ihr Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen. Und die Zukunft beginnt Jetzt!

Häufige Fragen (FAQ)

Was ist Künstliche Intelligenz (KI)?

Künstliche Intelligenz (KI) beschreibt die Fähigkeit von Maschinen und Computern, menschenähnliches Verhalten wie logisches Denken, Wahrnehmung, Lernen, Kreativität und Problemlösung zu imitieren und selbstständig anzuwenden. Sie ermöglicht Maschinen, Aufgaben schneller und effizienter als Menschen auszuführen.

Wann spricht man von Künstlicher Intelligenz?

Künstliche Intelligenz kommt zum Einsatz, wenn digitale Systeme lernende Algorithmen verwenden, aus Daten und Rückmeldungen lernen sowie die Bedeutung von Daten verstehen und anwenden können.

Welche Vorteile und Chancen bietet Künstliche Intelligenz in Unternehmen?

KI unterstützt bei Entscheidungen, entwickelt neue Produkt- und Geschäftsideen, übernimmt Routineaufgaben, reduziert Fachkräftemangel, optimiert Arbeitsabläufe und ermöglicht personalisierte Kundeninteraktionen.

Was sind potenzielle Risiken von Künstlicher Intelligenz in Unternehmen?

KI birgt Risiken wie den Wegfall von Arbeitsplätzen, Marktneuordnung und Monopolbildung, Abhängigkeit von Datenqualität, fehlende Transparenz, Sicherheitsgefahren und ungeklärte Rechtsfragen.

Wie können Unternehmen sich auf die Zukunft mit Künstlicher Intelligenz vorbereiten?

Unternehmen sollten Anwendungsmöglichkeiten identifizieren, klare Ziele für KI-Anwendungen festlegen, Mitarbeiterängsten begegnen, Zuständigkeiten klar definieren und sich kontinuierlich auf die Entwicklung und Umsetzung von KI-Projekten einstellen.

Der Beitrag Künstliche Intelligenz in der Betriebswirtschaft: Die Zukunft beginnt jetzt! wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Haben Sie sich als Unternehmer für ein eigenes Buchhaltungsprogramm entschieden, steht die – zugegeben nicht einfache – Suche nach einer passenden Lösung bevor. Dieser Blog-Beitrag unterstützt Sie dabei, indem er einen ausführlichen Überblick über die wichtigsten Softwareanbieter auf dem Markt für Buchführungssoftware und deren Lösungen liefert.

Sofern Sie vorab einen Überblick über die notwendigen Anforderungen für Betriebe benötigen, finden Sie den im ausführlichen Blog-Beitrag „Anforderungen Buchhaltungssoftware: 16 wesentlich Kriterien für die optimale Auswahl„.

Buchhaltungssoftware BuchhaltungsButler GmbH

BuchhaltungsButler Überblick

BuchhaltungsButler ist eine cloudbasierte Buchhaltungslösung für kleine Unternehmen und Freiberufler. Die Software bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der Sie Rechnungen schreiben und Aufzeichnungen führen können. BuchhaltungsButler ist auch in der Lage, automatisch Belege zu erfassen und zu kategorisieren, was die Buchhaltung deutlich erleichtert.

Die Buchhaltungssoftware ist primär auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen zugeschnitten und bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter die Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen, Ausgaben zu verfolgen und Berichte zu generieren.

BuchhaltungsButler Sahnestücke

Die Besonderheit bei BuchhaltungsButler besteht in der Möglichkeit, die Buchhaltung hochgradig zu automatisieren. Lernende Eigenschaften der künstlichen Intelligenz kommen zur Anwendung und helfen Ihnen bei der individuellen Abarbeitung der Geschäftsvorfälle. Für die (lästigen) Routineaufgaben stehen Sammelfunktionen zur Auswahl.

Zudem können Sie den Funktionsumfang und somit die Kosten je nach Ihrem Kenntnisstand in Sachen Buchführung anpassen und haben so die optimale Lösung für Ihre eigene Buchhaltung.

Funktionen von BuchhaltungsButler

Im Funktionsumfang sind je nach Preismodell folgende Punkte enthalten:

• Buchhaltung
• Rechnungsprogramm
• Zahlungs- und Belegmanagement
• Bankenanbindung & Schnittstellen
• Auswertungen und Exporte

Im Buchhaltungsprogramm sind Einnahme-Überschussrechnungen (EÜR) sowie Bilanzen erstellbar. Gleiche oder ähnliche Arbeiten werden mit Sammelfunktionen vereinfacht und automatisiert, unabhängig ob es hunderte oder tausende Fälle sind. Ebenfalls hilfreich sind die Kontierungs- und Workflow-Regeln, die Tätigkeiten wie Beleg-Kontierungen, Einstufen von Zahlungen als beleglos oder die Zuweisung von Debitoren- und Kreditorenkonten über individuell definierbare Regeln steuern.

Automatische Plausibilitätsprüfungen weisen auf Buchungsfehler hin und helfen so, die Datenqualität zu optimieren. Dabei geht es nicht nur um die berühmten „Falschherum-Buchungen“, sondern auch um komplexere Zusammenhänge und Abhängigkeiten (fehlende Buchungen, ältere offene Posten). Je nach Bedarf könne auch einfache und komplexe Umsatzsteuer-Sachverhalte oder Anlagenvermögen geführt und gebucht werden.

Im Fakturierungsmodul „Rechnungsprogramm“ können Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und das Mahnwesen einfach und ebenfalls hochgradig automatisiert abgewickelt werden. Die Ausgabe der Belege auf verschiedenen Wegen (Druck, PDF, Export, Versand) ist ebenfalls möglich.

Das Zahlungs- und Belegmanagement wendet eine KI-gestützte Belegerkennung, (Vor-) Sortierung und Freigabe an. Aus den verarbeiteten Vorgängen können aus der Anwendung Überweisungsfunktionen (XML, direkte Freigabe) für offene Rechnungen in Anspruch genommen werden.

Die Anwendungen bieten über 12 Schnittstellen zu den gängigen Systemen (PayPal, Amazon, Shopware usw.) mittels CSV-Format oder direkter Anbindung. So können beispielsweise über 5.000 Banken und Kreditkarten einfach und effektiv angebunden werden.

Auswertungen und Statistiken können individualisiert und empfängerorientiert ausgegeben werden. Hier stehen eine Vielzahl an vordefinierten Auswertungen wie Umsatzsteuervoranmeldung, Betriebswirtschaftliche Auswertung, Summen.- und Saldenlisten oder Exportlisten zur Verfügung.

Übersicht Kosten BuchhaltungsButler

Die Kosten für die Buchhaltungssoftware sind monatlich oder jährlich zu entrichten. Es gibt derzeit drei verschiedene Preismodelle (Vorbucher, Selbstbucher und Premium), die alle auf Anwendungsintensität und Kenntnisstand des Nutzers ausgerichtet sind. Bei Vorbucher bucht der Anwender in relativ geringem Umfang vor, der Steuerberater und das Buchhaltungsbüro überprüft anschließend die Buchungen und schließt ab.

Der Selbstbucher hingehen nutzt den vollen Funktionsumfang für Buchhaltung oder Bilanzierung und erstellt die wichtigsten Steueranmeldungen (Umsatzsteuervoranmeldung) selbst. Die Premium-Version ist für größere Teams aus Buchhaltungsspezialisten ausgelegt und stellt das Rundum-Sorglos-Paket dar. Alle Preismodelle können gratis getestet werden.

Die Mietkosten (kein Kauf) für die Software können entweder auf Monatsbasis (Laufzeit 1 Monat) oder auf Jahresbasis (Laufzeit 1 Jahr) gewählt werden. Aktuell fallen für den Vorbucher ca. 25 EUR, für den Selbstbucher ca. 30 EUR und für die Premium-Version ca. 80 EUR pro Monat an (einjährige Laufzeit).

Buchhaltungsprogramm Sage

Sage Überblick

Sage bietet sowohl branchenunabhängige, kaufmännische Komplettlösung für Kleinunternehmen, Freiberufler und Selbstständige (Sage 50), als auch Lösungen für Mittelständler und international tätige Großunternehmen (Sage 100; Sage X3). Das Unternehmen ist Anbieter seit über 40 Jahren und bedient mehr als 2 Millionen Kunden.

Neben der klassischen Buchhaltungssoftware kommen Warenwirtschaftssysteme, Lohnabrechnungs- und Personalsoftware sowie Vertriebslösungen wie Customer Relationship Management (CRM) Systeme und Shopsysteme zum Einsatz. Darüber hinaus können sogar auch revisionssichere Dokumentenmanagementsysteme von Sage eingesetzt werden.

Getoppt wird das Angebot mit speziellen Branchenlösungen für Handwerker (Sage 50 handwerk), ERP-Systemen für Produktion und Handel (Sage 7) und die Kunststoffindustrie (Sage Wincarat).

Sage Sahnestücke

Die Besonderheit bei Sage ist die Unabhängigkeit bezüglich Branchen- und Unternehmensgrößen. Sage 50 ist beispielsweise speziell für kleine Unternehmen mit Wachstumsambitionen entwickelt, die ihre Prozesse einfach und effizient halten wollen. Der Einrichtungsaufwand zur Nutzung der Buchhaltungssoftware ist absichtlich einfach und gering gehalten.

Sobald Unternehmen wachsen, kann der Produktumfang bei Sage individuell mit Zusatzfunktionen angepasst und von den Erfahrungen von Sage auch mit größeren Unternehmen profitiert werden. Sie sind mit Ihrem Unternehmen bei Sage also nicht für immer und ewig im Kleingewerbe-Becken gefangen.

Der professionelle Support ist bei Sage ein lang bewährtes Steckenpferd. Direkte Hilfestellung zu allen Fragen der Buchhaltungssoftware und Anwendung werden von kompetenten Fachkräften beantwortet.

Funktionen von Sage Buchhaltung

Sage deckt die vielschichtigen und umfangreichen Teilbereiche der Buchhaltung ab, so beispielsweise

• Finanzbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung
• Debitorenbuchhaltung
• Kreditorenbuchhaltung
• Bilanzbuchhaltung

Um überall und jederzeit auf die Buchhaltungsdaten zugreifen zu können, bietet Sage die Online-Buchhaltung in der Cloud an. Durch die Online-Speicherung der Daten in der Cloud können alle Zugriffsberechtigten in Echtzeit Rechnungen erstellen, Zahlungen verarbeiten und Auswertungen aufrufen. Die erforderliche Sicherheit wird durch einen zertifizierten Verschlüsselungsstandard erreicht.

Übersicht Kosten Sage

Grundsätzlich fallen bei Sage je nach Produkt und Variante (Standard, Comfort, Professional) monatliche Lizenzkosten an. Im Fall des reinen Buchhaltungsmoduls betragen die monatlichen Kosten ca. 20-25 EUR pro Arbeitsplatz.

Im Fall von Sage50 liegen die Kosten zwischen ca. 30 und 40 EUR pro Monat und pro Arbeitsplatz – nach einem 30-tätigen kostenfreien Zeitraum.

Die Sage50 Handwerker-Version variiert je nach Umfang (Start, Basic, Professional) zwischen ca. 15 und 80 EUR pro Monat.

sevDesk Buchhaltung

sevDesk Überblick

sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungs- und Fakturierungs- und Warenwirtschaftssoftware, die speziell für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen konzipiert wurde. Der Fokus liegt auf Unternehmer, die auf der einen Seite ihre Buchhaltung selbst in die Hand nehmen möchten, auf der anderen Seite dabei aber durch Professionalität und Automatisierung bestmöglich unterstützt werden möchten.

sevDesk konzentriert sich auf die vorbereitenden Buchhaltungsaufgaben. Abschlüsse (Einnahme-Überschussrechnungen oder Bilanzen) sind mit sevDesk nicht möglich. Dafür sind bewährte Schnittstellen zu den gängigen Steuerberater-Anwendungen (DATEV) vorhanden.

Da die Anwendung cloudbasiert arbeitet, bietet der Anbieter auch eine Vielzahl an mobilen Lösungen. So können mit kostenfreien Apps bequem Angebote und Rechnungen geschrieben und Belege digitalisiert werden.

sevDesk Sahnestücke

Da sich sevDesk auf Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen konzentriert, liegt die Stärke der Anwendung in der praktischen und effizienten Vorerfassung der Buchhaltung. Während andere Anwendungen die teils hochkomplexen Bedarfe und Funktionen der Abschlussersteller und Steuerberater berücksichtigen müssen, setzt sevDesk konzentriert auf die unternehmerische Vorstufe.

Dabei kommen die Funktionen und Benefits für die Unternehmer aber bei Weitem nicht zu kurz. Ganz im Gegenteil, sie stehen bei sevDesk zentral im Fokus. Egal ob automatisierte Bearbeitung von Rechnungen oder digitale Erfassung von Belegen von unterwegs.

Aus diesem Grund kann sich sevDesk als die bestbewertete Buchhaltungssoftware (u. a. Trusted, ProvenExpert und Google Reviews) bezeichnen.

Funktionen von sevDesk

Das Modul Rechnung ist für Unternehmer gedacht, die ihre Rechnungen schnell und einfach erstellen wollen. Beim Modul Buchhaltung kommen die Betriebsinhaber auf ihre Kosten, die ihre Finanz-Buchhaltung selbst in die Hand nehmen möchten. Der volle Funktionsumfang wird Chefs im Modul Warenwirtschaft ermöglicht.

Das Modul Buchhaltung bietet im Standard folgende Funktionen:

• Angebote und Rechnungen erstellen
• Belege erfassen und verwalten
• automatische Auswertungen
• laufende Buchhaltung inkl. Kassenbuch und Anlagenverwaltung
• Kontaktmanagement
• Schnittstellen (Elster, Steuerberater)

Neben den Standardfunktionen können auch je nach individuellem Bedarf Zusatzfunktionen (Add-ons) wie Layouts, Zeiterfassung oder Inventare hinzugebucht werden.

Übersicht sevDesk Kosten

Das Modul Rechnung ist für einen monatlichen Betrag ab ca. 8 EUR erhältlich, das Modul Buchhaltung ab ca. 18 EUR und das vollumfängliche Modul Warenwirtschaft ab ca. 43 EUR pro Monat.

Die Zusatzmodule sind für einen Aufschlag von ca. 4 bis 20 EUR pro Monat erhältlich.

Für die Einrichtung kann auch ein zusätzlicher pauschaler Einrichtungsservice in Höhe von einmalig 49 EUR gebucht werden.

Mit sevDesk die Buchhaltung einfach und rechtssicher machen!=> JETZT kostenlos testen*

Lexware Buchhaltung

Lexware Buchhaltung Überblick

Lexware gehört mit seiner Buchhaltungssoftware seit vielen Jahren zu den Marktführern im Wettbewerb. Das komplette Softwareangebot von Lexware rund um alle betriebswirtschaftlichen Themen ist ausgreift und bewährt.

Lexware ist es gelungen, die Software für Solo-Unternehmer und Profi-Anwender interessant zu machen. Durchdachte Eingabehilfen und starke Automatisierungen stellen dies unter Beweis. Die Folge ist, dass über 100.000 Unternehmer die Buchhaltungssoftware einsetzen.

Lexware Buchhaltung Sahnestücke

Die langjährige Erfahrung von Lexware zeigt sich in der praxisorientierten Ausrichtung der Buchhaltungssoftware. Der Benutzer gelangt über eine intuitive Startseite schnell und zielgerichtet in die verschiedenen Abschnitt – egal ob die Verbuchung einer Eingangsrechnung, eines Kassenbeleges oder eine Anlageguts ansteht.

Die Benutzerfreundlichkeit zeigt sich auch an den verschiedenen Wegen, die den Usern zur Verfügung stehen. Per Mausklick, per Tastenkombination oder per App können die Anforderungen umgesetzt werden.

Lexware Buchhaltung hat auch die Digitalisierung erfolgreich integriert. Belege können analog oder digital eingelesen und weiterführend digital verarbeitet werden. Bei der Verbuchung werden die Belege dann gewinnbringend mit dem Buchungssatz verbunden, so dass bei nachträglicher Betrachtung jeder Buchung immer der digitale Beleg zur Verfügung steht.

Eine große und vielfältige Auswahl an üblichen und speziellen Kontenrahmen gewährleistet auch eine schnelle Einrichtung der Buchhaltung. Neben den Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 (DATEV) gibt es Kontenrahmen für beispielsweise

• Hotel- und Gaststättengewerbe
• Ärzte
• Zahnärzte
• Pflegeeinrichtungen
• Land- und Forstwirtschaft
• Vereine
• und viele weitere

Funktionen von Lexware Buchhaltung

Die Funktionen von Lexware Buchhaltung bestehen grundsätzlich aus:

• Finanzbuchhaltung
• Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
• Schnittstellenmanagement
• Kassenbuch (Buchhaltung Plus)
• Mehrplatzfähigkeit und Rechteverwaltung (Buchhaltung Pro)
• integrierte Anlagenverwaltung (Buchhaltung Premium)

Im Standardmodul Buchhaltung sind Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) oder Doppelte Buchführung (Bilanzierung) mit Soll- und Haben-Buchungen anwendbar. Wiederkehrende Buchungen (z. B. Büromiete) können Dank durchdachter Vorlagen automatisiert verarbeitet werden. Mit Lexware online-banking erfolgt die bankseitige Anbindung.

Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung hat alle Verbindlichkeiten und Forderungen des Unternehmens im Blick. Fällige Zahlungen an Lieferanten werden ebenso effektiv überwacht wie die Kundenforderungen mit dem dreistufigen Mahnwesen.

Bei den Schnittstellen sind die üblichen Anbindungen wie DATEV oder Elster, aber auch Datenexporte für anstehende Betriebsprüfungen, abgedeckt.

Das im Leistungspaket Lexware Buchhaltung Plus enthaltene Kassenbuch wickelt alle baren Geschäftsvorfälle inklusive abendlichem Kassensturz ab. Selbstverständlich werden die hohen systemseitigen Anforderungen der Finanzverwaltung zur Kassenführung vollumfänglich erfüllt.

Die Mehrplatzfähigkeit der Anwendung ist im Modul Lexware Buchhaltung Pro gegeben. Arbeiten im Team und stufengerechte Berechtigungen sind hier problemlos möglich.

Abschließend kann im höchsten Leistungspaket Lexware Buchhaltung Premium das Anlagevermögen umfassend gebucht und verwaltet werden. Somit können alle verfügbaren Abreibungsarten (Sofortabschreibung, degressive Abschreibung usw.) direkt in die Buchhaltung fließen.

Übersicht Lexware Buchhaltung Kosten

Die Basis-Lösung von Lexware Buchhaltung kann für ca. 20 EUR pro Monat genutzt werden. In der Pro-Version (Einzelplatz) – der Beststeller bei Lexware – fallen Kosten von ca. 26 EUR pro Monat an. Die Plus-Variante als Einzelplatz-Anwendung kostet den Anwender ca. 34 EUR im Monat.

Die Versionen Pro und Premium sind auch als Mehrplatzlösungen für größere Unternehmen möglich. Dann falle Kosten von ca. 53 EUR (Pro) oder ca. 62 EUR (Premium) pro Monat an.

Papierkram-Software

Papierkram Überblick

Papierkram ist eine einfach zu bedienende Buchhaltungssoftware speziell für Selbständige sowie für kleine und mittlere Unternehmen. Neben den Standardfunktionen Fakturierung und Buchhaltung können auch moderne Zusatzmodule wie Zeiterfassung und Projektmanagement sowie Customer Relationship Management (CRM) Systeme hinzugebucht werden.

Die Software versteht sich als lösungsorientiert und verspricht, die Anwendung – insbesondere die Buchhaltung – neu zu denken.

Papierkram Sahnestücke

Neben der Konzentration und Ausrichtung auf kleine und mittlere Unternehmen ragt Papierkram mit seinen Teamfunktionen hervor. Eine Mehrbenutzerfähigkeit steht im Fokus und liefert somit auch durchdachte Teamlösungen wie Projektmanagement und Customer Relationship Management mit.

Die Hilfe- und Support-Seite von Papierkram ist sehr umfangreich und bietet neben den üblichen Erklär-Texten auch eine Vielzahl an Video-Tutorials und Vorlagen sowie verschiedene Rechner.

Funktionen von Papierkram

Die Standard-Funktionen von Papierkram umfassen

• Angebote
• Zeiten & Projekte
• Rechnungen
• Steuern und Analysen

Im Funktionsumfang Angebote sind ein Editor zur Erstellung überzeugender Angebote, die eine Versionierung und einen E-Mail-Versand ermöglichen. Bei Zeiten & Projekte können aus den angenommenen Angeboten direkt Projekte erstellt werden, die dann wiederum mit (Arbeits-) Zeiten bebucht werden können, um die vollumfassende Abrechnung zu gewährleisten. Hierüber können dann auch Zeit- und Projektbudgets überwacht und analysiert werden.

Das Modul Rechnungen gestaltet und erstellt Ausgangsrechnungen im steuerlich richtigen Umfang und Rahmen. Auch hier stehen individuelle Vorlagen und Styles zur Verfügung. Die offenen Rechnungen werden mit dem enthaltenen Mahnwesen effektiv überwacht.

Im Funktionsumfang Steuern und Analysen erfolgt die steuerliche Abbildung aller Geschäftsvorfälle. Mit einem Klick kann die Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) sowie notwendige steuerliche Anmeldungen (Umsatzsteuervoranmeldung) erzeugt werden. An verschiedene Empfänger (z. B. DATEV, Elster) kann über Export-Schnittstellen eine Datenausgabe erfolgen.

Übersicht Papierkram Kosten

Alle Versionen und Programme enthalten grundsätzlich die Hosting-Gebühren, Kosten für Datensicherung, Updates und Support. Papierkram will explizit verdeckte Extrakosten vermeiden.

Neben einer kostenfreien Version (Free), die zum Reinschnuppern und für kleine Unternehmen gedacht ist, können die User beim Preismodell zwischen der PRO+, der Team- und der Business-Variante wählen. Für PRO+ fallen ca. 8 EUR, für Team ca. 20 EUR und für Business ca. 40 EUR pro Monat an.

Auch bei Papierkram kann zwischen einer monatlichen und einer (günstigeren) jährlichen Abrechnung gewählt werden.

FastBill

FastBill Überblick

FastBill ist ebenfalls eine Online-Software, die vornehmlich für Freiberufler und Mittelständler geschrieben wurde. Neben einem Modul für Ausgangsrechnungen kommt auch die klassische Buchhaltung und ein Belegwesen zur Anwendung. Laut FastBill haben sich bereit 70.000 Unternehmen für die Buchhaltungssoftware entschieden, die den Anbieter zu 90 % positiv bewerten.

Wie bei (fast) allen Anbieter werden die Daten bei FastBill in der Cloud gehalten; die dafür notwendigen Server stehen in Deutschland und unterliegen somit den hohen Datenschutz- und Datenverarbeitungsgesetzen in Deutschland.

FastBill Sahnestücke

FastBill stellt sich ganz besonders auf die individuellen Kenntnisse und Erfahrungen der unterschiedlichen Anwender ein. So gibt es ein Module für Solo-Unternehmer, ein Plus- und ein Pro-Programm für die geübteren und ein Premium-Paket mit dem höchsten Grad an Automatisierung und Unterstützung.

Die Belegverarbeitung ist bei FastBill hochgradig digital und automatisiert. Erfolgt die (Vor-) Kontierung vom Unternehmer, schlägt FastBill automatisch passende Kategorien für den jeweiligen Geschäftsvorfall vor und erleichtert somit dem Anwender die (ungeliebte) Buchführungsarbeit.

Im Rahmen der Abrechnung können mit FastBill Arbeits- oder Projektzeiten (auch nachträglich) erfasst und abschließend abgerechnet werden. Der Unternehmen hat vor und während der Leistungserstellung mittels Live-Tracking einen guten Überblick über die Zeiten und Aufwendungen eines Abrechnungsprojekt.

FastBill hat nicht nur die übliche Schnittstelle zur Steuerberatersoftware (DATEV), sondern spricht auch direkt Steuerberater und „ihre“ Mandanten unterstützend an und liefern einen eigenen Steuerberaterzugang. Außerdem bestehen Partnerschaften zu zahlreichen Dienstleistern und Softwareanbietern, durch die FastBill-Anwender mit vorgefertigten Schnittstellen profitieren.

Funktionen von FastBill

Die Haupt-Funktionen von FastBill lassen sich in drei Gruppen unterteilen:

• Angebote und Rechnungen
• Buchhaltung und Belege
• Finanzen und Kunden

Mit dem Funktionsumfang Angebote und Rechnungen können in wenigen Minuten professionelle und rechtskonforme Ausgangsrechnungen erstellt werden; bei Bedarf helfen zur Verfügung stehende Vorlagen. Zudem können die erstellten Rechnungen (automatisiert) versendet werden. Standardfunktionen wie Mahnungen, Storno und Rabattberücksichtigung sind ebenfalls enthalten.

In der zentralen Funktion Buchhaltung und Belege werden alle steuerrelevanten Belege rechtssicher „eingesammelt“, verarbeitet und abgestimmt. Dies geschieht (automatisch) mittels E-Mail-Lösung, Scan-App oder per Drag-and-Drop. Im Anschluss erfolgen die Vorkontierung und abschließende Verbuchung der jeweiligen Geschäftsvorfälle.

Unter Finanzen und Kunden versteht FastBill die zielorientierte Auswertung der erfassten Daten. Mit einem Klick sind – über ein zentrales Dashboard – live Finanz- und Steuer-Informationen über das Unternehmen und die Kunden einzusehen. In Fokus stehen dabei Einnahmen, Ausgaben und (hoffentlich) hieraus ergebende Überschüsse. Abgerundet wird diese Funktion mit einer 360° Kundenakte mit individueller Zahlungsbereitschaft.

Übersicht FastBill Kosten

Die monatlich zu entrichtenden Kosten können mit einer monatlichen oder jährlichen Laufzeit abgerechnet werden, die jährliche Zahlungsweise ist – wie bei allen Anbietern – günstiger.

Für das Paket Solo fallen bei einem Benutzer ca. 9 EUR pro Monat an. Die Plus-Mitgliedschaft für versiertere Nutzer mit besserer Dokumentenverwaltung und Kundeninteraktionen wird mit ca. 14 EUR monatlich berechnet.

Das empfohlene PRO-Programm bietet grundsätzlich bereits 3 registrierbare Benutzer und bietet Teamfunktionen und weitere Automatisierungsfunktionen. Es wird mit ca. 27 EUR pro Monat berechnet.

Im letzten und besten Modul Premium ist der höchste Grad an Automatisierung möglich, das mit monatlich ca. 53 EUR berechnet wird. Hier sind dann bereits 5 Benutzer im Standard enthalten.

Sie kümmern sich um Ihren Erfolg – FastBill kümmert sich um die Buchhaltung*

Zusammenfassung

Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens, unabhängig von seiner Größe. In diesem Blogbeitrag haben wir einen umfassenden Überblick über einige der besten Anbieter auf dem Markt für Buchführungssoftware gegeben, darunter BuchhaltungsButler, Sage, sevDesk, Lexware, Papierkram und FastBill.

Diese Softwarelösungen bieten eine breite Palette von Funktionen, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Finanzen und betriebswirtschaftlichen Ergebnisse helfen. Von der automatischen Belegerfassung bis zur Erstellung von Rechnungen, von Steueranmeldungen bis zur Kundenverwaltung, diese Programme bieten eine Vielzahl von Werkzeugen, die Ihnen Zeit und Mühe sparen.

Unabhängig von Ihrem Kenntnisstand in der Buchführung oder der Größe Ihres Unternehmens gibt es passende Lösungen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Darüber hinaus bieten viele dieser Anbieter eine kostenlose Testphase, um sicherzustellen, dass die Buchhaltungssoftware auch tatsächlich Ihren Anforderungen entspricht.

Nutzen Sie die Chance, Ihre Buchhaltung zu optimieren und Ihren Unternehmenserfolg zu steigern, indem Sie eines dieser Buchhaltungsprogramme testen und in Ihre Arbeitsabläufe integrieren.

Buchen Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion und bringen Sie Ihre Finanzen auf das optimale Level!

Der Beitrag Buchhaltungssoftware für (kleine) Unternehmen – ein Überblick über 6 Softwareanbieter wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Doch welche Kriterien sollten für die Auswahl geeigneter Buchführungssysteme herangezogen werden? Die nachfolgenden 16 Punkte haben sich als wesentliche Anforderungen und für die Praxis wertvoll erwiesen. Sie sollten für Ihre Entscheidung berücksichtigt werden; damit Sie nichts übersehen und Ihren Entscheidungsprozess mit gutem Gefühl und Gewissheit abschließen können.

Warum jedes Unternehmen eine Buchhaltungssoftware haben sollte

Ein maßgeschneidertes und aktuell geführtes Buchführungssystem ist für (mittelständische) Unternehmen von großem Wert. Während viele Inhaber bei der (lästigen) unternehmerischen Aufgabe Buchführung auf die Dienste von Steuerberatern oder Buchhaltungsbüros zurückgreifen, bietet eine eigene Inhouse-Lösung eine Vielzahl von Vorteilen.

Eine eigene Buchhaltungssoftware ermöglicht eine präzise und optimale Anpassung an die individuellen Anforderungen des Unternehmens. Dies bedeutet, dass die Software in allen Belangen perfekt auf die Geschäftsprozesse und -ziele zugeschnitten ist.

Außerdem bietet eine Buchhaltungssoftware eine höhere Datensicherheit, da das Unternehmen die volle Kontrolle über die Daten hat und nicht von Drittanbietern abhängig ist.

Auch im Bereich der Zeit gibt es Vorteile: Die eigene Bearbeitung der Buchhaltung erfolgt meist deutlich schneller, da nicht auf die Kapazitäten eines Dritten abgestellt werden muss. Somit sind Echtzeitauswertungen viel schneller möglich und helfen den Unternehmensleitern, aktuelle und notwendige Entscheidungen treffen zu können.

Darüber hinaus können in der Regel mit eigenen Buchhaltungssystemen langfristige Kosten gesenkt werden, da Anpassungen und Updates in-house durchgeführt werden und nicht teuer bezahlt werden müssen.

Eine maßgeschneiderte Buchführungssoftware bietet Unternehmern und Betriebswirten die Kontrolle, Flexibilität und Effizienz, die für ihren finanziellen Erfolg von entscheidender Bedeutung sind.

Buchhaltungsprogramm kaufen: Anforderungen für die perfekt Auswahl

Nachfolgend sind die – in meinen Augen und nach praktischen Gesichtspunkten – wichtigsten Auswahlkriterien für eine Inhouse-Buchführungssoftware aufgeführt. Grundlage für die Auswahl der Punkte sind die in meiner Laufbahn gesammelten, persönlichen Erfahrungen bei der Einführung von zahlreichen Softwaresystemen.

Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl

Die Buchführungssoftware muss in der Lage sein – auch wenn wenig Menschen oder gar nur einer in der Buchhaltung arbeiten – von mehreren Benutzern gleichzeitig und mit unterschiedlichen Benutzerrechten bedient werden zu können. In der Regel sind moderne Anwendungen hierauf ausgerichtet; ggfs. werden die aktiven Benutzer durch das Lizenzmodell begrenzt. Dann sollten Sie darauf achten, dass jederzeit und unkompliziert die Benutzeranzahl erweitert werden kann.

Bedeutsam ist auch, wie das Lizenzmodell mit mehreren Usern umgeht. Es sind hier beispielsweise Lizenzen möglich, die an eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Gerät gebunden ist („named user licence„) oder solche, die auf einer begrenzten Anzahl von Geräten oder für eine begrenzte Anzahl von Benutzern ausgerichtet sind („concurrent licence„). Beide können für Ihr Unternehmen von Vorteil sein; schauen Sie daher sehr genau auf das Lizenzmodell des Anbieters.

Achten Sie darauf, dass die Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten einfach, intuitiv und im Optimalfall von Ihnen selbst vorgenommen werden kann. Es erweitert Ihre Flexibilität und die Sicherheit, wenn Sie stets verstehen, wer, wann und in welchem Umfang auf die Daten zugreifen kann.

Notwendige Software-Schnittstellen

Unternehmen verwenden oft eine Vielzahl von Softwareanwendungen für verschiedene Geschäftsprozesse, wie beispielsweise Customer Relationship Management (CRM), E-Commerce-Plattformen, Inventarverwaltung und ERP-Systeme. Eine Buchführungssoftware muss nahtlos mit diesen Systemen zusammenarbeiten, um den reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.

Durch die Vernetzung von Buchführungssoftware mit anderen Unternehmensanwendungen können Daten automatisch zwischen den Systemen übertragen werden. Dies reduziert die manuelle Dateneingabe und minimiert menschliche Fehler, was wiederum die Effizienz steigert und Zeit spart. Dies führt außerdem zu geringeren Personalkosten und effizienterem Verwaltungsaufwand.

Aber auch Schnittstellen zu System außerhalb Ihres Unternehmens sind bedeutsam und werden in diesem Zusammenhang gerne übersehen. So ist beispielsweise der Datenfluss zu externen Adressaten der Buchhaltung wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer oder Kreditinstitute für die Schnittstellen-Anforderung relevant.

Sie kümmern sich um Ihren Erfolg – FastBill kümmert sich um die Buchhaltung*

Erstellen Sie daher eine Liste mit den Anwendungen, die mit der Buchführungssoftware zusammenarbeiten sollen. Denken Sie hier groß und um’s Eck, denn so manche Schnittstelle liegt nicht immer gleich auf der Hand. Prüfen Sie dann, wie diese Anwendungen mit der Buchhaltungsanwendung kommunizieren; gibt es Standardschnittstellen, sollte das ein großer Pluspunkt sein.

Mobilität und Cloud-Optionen

In der heutigen mobilen Geschäftswelt ist es wichtig, von überall auf Finanzdaten der Buchhaltungssoftware zugreifen zu können. Hierbei wird nicht nur die Richtung vom Buchführungssystem zum User relevant (mobile Auswertungen), sondern auch die Richtung vom Benutzer zur Anwendung.

So bieten heute zahlreiche Buchführungsprogramme die Möglichkeit, mobil Daten und Belege zu erfassen und diese unter Umständen auch gleich vollumfänglich zu bearbeiten (Stichwort Reisekostenabrechnung von unterwegs).

Überprüfen Sie, ob die Buchführungssoftware mobile Apps und Cloud-Unterstützung bietet, um die Flexibilität und den Zugriff auf Ihre Daten zu gewährleisten, egal wo Sie sich befinden. Aber nicht nur das Vorhandensein mobiler Optionen ist von Bedeutung.

Mobile Lösungen erfordern ein erhöhtes Maß an Sicherheit, um ungewollte Zugriffe zu verhindern. Behalten Sie dies bei der Überprüfung der Anforderungen auch im Auge; ein wichtiger Schritt für Ihre Digitalisierung.

Integration in die vorhandene Infrastruktur

Die erste Frage in diesem Zusammenhang ist, ob die Buchführungssoftware zu dem vorhandenen Betriebssystem in der IT-Landschaft des Unternehmens passt. Die beste Software wird ungeeignet, wenn Sie nicht wirkungsvoll in die Infrastruktur eingefügt werden kann.

Darüber hinaus enthält die Buchführungssoftware wichtige finanzielle Daten, die oft mit anderen (bestehenden) Systemen in Ihrem Unternehmen in Beziehung stehen, wie z.B. E-Commerce-, Verkaufs-, Einkaufs- und Inventarsysteme. Eine nahtlose und saubere Integration gewährleistet auch hier die Konsistenz dieser Daten – über alle digitalen Systeme hinweg.

Durch eine gut organisierte Integration werden manuelle Datenübertragungen zwischen verschiedenen Systemen vermieden. Dies spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern; sofern die Integration reibungslos erfolgt ist.

Skalierbarkeit der Anwendung

Die Skalierbarkeit der Buchführungssoftware ist von entscheidender Bedeutung, da sich die Anforderungen von (mittelständischen) Unternehmens im Laufe der Zeit mit ziemlicher Sicherheit ändern werden. Gründe hierfür können vielfältig sein:

• das Unternehmen wächst und verarbeitet mehr Daten/Bewegungen
• Zuwachs bei den ausführenden Mitarbeitern ermöglicht das Insourcen von Buchführungsleistungen (z. B. Übernahme der Anlagenbuchführung)
• die Übernahme oder Gründung von Filialen, Betriebsstätten oder weiteren Unternehmen erfordert das Anlegen weiterer Mandanten im Buchführungsbestand
• die Erwartungshaltung der Unternehmensführung hinsichtlich der Auswertungsdarstellung und -qualität der erfassten Buchführungsdaten erfordert besondere Auswertungsmodule

Die Buchführungssoftware sollte daher in der Lage sein, mit Ihrem individuellem Wachstum Schritt zu halten, ohne dass ein aufwändiger Umstieg auf eine andere Plattform erforderlich ist.

Mit sevDesk die Buchhaltung einfach und rechtssicher machen!=> JETZT kostenlos testen*

Dies bedeutet, dass die Buchhaltungssoftware sowohl die Verarbeitung von Transaktionen als auch die Speicherkapazität ausbauen können muss, wenn Ihr Unternehmen wächst. Stellen Sie sicher, dass die Software problemlos zusätzliche Benutzer, Geschäftsbereiche oder Filialen unterstützen kann.

Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung ist entscheidend, da Sie sicherstellen müssen, dass die Anwender – Ihre Mitarbeiter – die Buchhaltungssoftware effektiv und bequem nutzen können. Eine intuitive Benutzeroberfläche und klare, leicht verständliche Funktionen tragen dazu bei, die Einarbeitung zu erleichtern, eine Umstellung zu gewährleisten und die Fehlerquote zu minimieren. Übermäßig komplexe Software kann zu Frustration führen und die Effizienz erheblich beeinträchtigen.

Vorsicht: Die Einschätzung eines Vertriebsmitarbeiters oder der Geschäftsleitung, dass die anvisierte Buchhaltungssoftware benutzerfreundlich ist – oder gar ein Testat des Anbieters – heißt noch lange nicht, dass auch Ihre anwendenden Mitarbeiter die Meinung teilen.

Lassen Sie daher Ihr Team die Buchhaltungssoftware im Rahmen der Testphase ausführlich selbst ran. Nur eigene Tests und eigene Eindrücke auf der Ebene der mit der Anwendung arbeitenden Mitarbeiter verfestigen die Einschätzung über die Benutzerfreundlichkeit.

Aber nicht nur die Bedienung der Software trägt zur Benutzerfreundlichkeit bei. Das Vorhandensein aller gängigen Kontenrahmen – auch für Spezialfälle (z. B. Ärzte, Autowerkstätten, Franchisenehmer) erleichtert die Anwendung der Buchhaltungssoftware.

Compliance und Rechtssicherheit

In vielen Branchen und Regionen unterliegen Unternehmen strengen gesetzlichen Vorschriften und Regularien, die den Umgang mit Daten, den Datenschutz, die Datensicherheit und andere Aspekte der Unternehmensführung regeln. Die Verwendung einer Buchhaltungssoftware, die diesen rechtlichen Anforderungen nicht gerecht wird, kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, einschließlich Geldbußen, Sanktionen und Rufschäden.

Die Buchführungssoftware muss daher ohne Wenn und Aber den aktuell gültigen steuerlichen und gesetzlichen Vorschriften Ihres Landes entsprechen. Dies muss auch der Fall sein, wenn kurzfristige Gesetzesänderungen (temporäre Veränderungen der gültigen Umsatzsteuersätze) auf dem Plan stehen. Erst dann unterscheiden sich gute Anbieter von den weniger guten.

Die Auswahl einer Buchführungssoftware, die den rechtlichen Anforderungen entspricht, hilft, das rechtliche Risiko zu minimieren. Es schützt das Unternehmen und die Buchhaltung vor rechtlichen Streitigkeiten und potenziellen Haftungen.

Berichterstellung und Analyse

Die Fähigkeit, aussagekräftige (Finanz-) Berichte zu erstellen und zu analysieren, ist entscheidend, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verstehen. Durch die Verwendung von Buchführungssoftware, die umfassende Berichtsfunktionen bietet, können Sie Einnahmen, Ausgaben, Gewinne und Verluste klar verfolgen.

Finanzberichte und Analysen dienen als Grundlage für wichtige geschäftliche Entscheidungen. Sie helfen Ihnen, Trends zu erkennen, Ressourcen zu optimieren und Geschäftsstrategien zu entwickeln. Die Buchhaltungssoftware sollte daher die (individuelle) Erstellung von Berichten ermöglichen, die auf Ihre spezifischen Informationsanforderungen zugeschnitten sind.

Achten Sie auch darauf, dass Sie diese Berichte selbst erstellen oder zumindest anpassen können, ohne bei jedem Bedarf auf einen teuren Programmierer zurückgreifen zu müssen. Gute Softwareanbieter haben heute Berichtsgeneratoren, die per Drag-and-Drop bedient werden können und somit sehr intuitiv sind.

Die Online Buchhaltungssoftware lexoffice macht Bürokram und Buchhaltung so einfach wie nie!
JETZT 30 Tage gratis testen!*

Moderne Buchführungssoftware sollten Echtzeitdaten liefern, was entscheidend ist, um aktuelle Einblicke in die finanzielle Situation Ihres Unternehmens zu erhalten. Dies ermöglicht es, schnell auf Veränderungen zu reagieren und fundierte Entscheidungen zu treffen – und eben nicht erst den Quartals- oder Monatsabschluss abwarten zu müssen.

System-Sicherheit

Da finanzielle Daten äußerst sensibel sind, ist die Sicherheit des Buchführungssystems von größter Bedeutung. Die Buchhaltungssoftware sollte Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsupdates bieten, um unbefugten Zugriff und Datenverlust zu verhindern. Offenlegung oder Missbrauch von Finanzdaten können erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Ein hoher Grad an Systemsicherheit der Buchführungssoftware kann zudem dazu beitragen, Betrug und nicht autorisierte finanzielle Transaktionen zu verhindern, indem sie strenge Authentifizierungs- und Zugriffskontrollen bietet.

Eine zuverlässige Buchführungssoftware mit modernen Backup-Konzepten und -umsetzungen kann zudem sicherstellen, dass Geschäftsdaten auch bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Datenverlust oder Cyberangriffen wiederhergestellt werden können, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs – auch im Notfall – aufrechtzuerhalten.

Support und Schulung

So gut eine Buchführungssoftware auch sein mag – es wird der Tag kommen, bei dem Sie oder Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten mit der Anwendung haben und Unterstützung benötigen. Prüfen Sie daher vorab, ob der Software-Anbieter einen qualitativ hochwertigen Kundensupport bietet, der schnell, zuverlässig und zielführend auf Anfragen reagiert.

(Menschliche) Fehler in der Anwendung der Buchführungssoftware können schwerwiegende finanzielle Konsequenzen haben. Eine gründliche Schulung reduziert das Risiko von Fehlern, indem sie den Benutzern zeigt, wie sie die Buchhaltungssoftware ordnungsgemäß verwenden und Buchungsfehler vermeiden. Achten Sie daher auf das Vorhandensein von Schulungspaketen sowie -möglichkeiten und deren Qualität.

Ihre Mitarbeiter müssen Vertrauen in die Buchhaltungssoftware haben, um sie effektiv und zielorientiert nutzen zu können. Gut organisierte und durchgeführte Schulung werden erheblich dazu beitragen, dieses Vertrauen aufzubauen, da die Benutzer verstehen, wie die Software funktioniert und wie sie mit ihr arbeiten können.

Funktionalität der Anwendung

Die Funktionalität der Buchführungssoftware muss uneingeschränkt Ihren spezifischen Anforderungen gerecht werden. Dazu gehören grundlegende Buchführungsfunktionen wie die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben, die Erstellung von Einnahme-Überschussrechnungen oder Gewinn- und Verlustrechnungen und ggfs. die Bilanzierung.

Sie sollten auch in der Lage sein, Budgets zu erstellen, die Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung zu verwalten und möglicherweise Lohnabrechnungen durchzuführen und eine Kostenrechnung abzubilden. Stellen Sie sicher, dass die Buchhaltungssoftware auch branchenspezifische Funktionen bietet, die für Ihre unternehmensindividuelle Buchhaltung von Relevanz sind.

Erstellen Sie eine Liste dieser Anforderungen – ggfs. in Form eines Pflichtenhefts – und denken Sie dabei auch an die Zukunft. Ein wachsendes Ein-Mann-Unternehmen kann sich vielleicht im Moment nicht vorstellen, Mitarbeiter einzustellen und abzurechnen. Möglicherweise entsteht diese Anforderungen aber später und wird somit bedeutsam für die Buchführungssoftware.

Definition Pflichtenheft

Ein Pflichtenheft (auch Lastenheft genannt) ist ein Dokument, das die Anforderungen und Spezifikationen für die Auswahl einer Software detailliert beschreibt. Es stellt sicher, dass die Bedürfnisse und Erwartungen des Unternehmens oder der Organisation klar und verständlich festgehalten werden, sodass potenzielle Softwareanbieter oder Entwickler genau verstehen, was gefordert ist.

Gleichen Sie diese Liste dann mit der potenziellen Buchführungssoftware oder dem jeweiligen Vertriebsmitarbeiter ab. Tipp: Lassen Sie sich bezüglich der Funktionalitäten nicht auf Versprechungen des Vertriebs ein, sondern lassen Sie sich die für Sie wichtigen Funktionen schriftlich zusichern. Ich habe hier schon so manche (späte) digitale Überraschung erlebt.

Anpassbarkeit der Buchhaltungssoftware

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Buchführungsanforderungen. Der Grad der Anpassbarkeit der Software ermöglicht es, die Buchführungsfunktionen an die spezifischen Bedürfnisse, Prozesse und Geschäftsmodelle eines Unternehmens anzupassen.

Daher ist es wichtig, ob sich das potenzielle Buchhaltungssystem eher am Standard orientiert, oder die Anpassbarkeit einen hohen Stellenwert hat. Im ersten Fall (Standard) werden Sie in vielen Fällen Ihr Unternehmen mit seinen Prozessen stark an die Software anpassen müssen. Im zweiten Fall (hohe Anpassbarkeit) wird der Implementierungsprozess und spätere Justierungen aufwändiger und komplexer.

Die Anpassbarkeit der Buchführungssoftware ist ein entscheidender Faktor, um sicherzustellen, dass Ihr Buchführungssystem Ihren geschäftlichen Anforderungen gerecht wird und langfristig flexibel bleibt. Bevor Sie eine Buchführungssoftware auswählen, sollten Sie daher Ihre spezifischen Anforderungen und die Fähigkeit der Buchhaltungssoftware zur Anpassung an diese Anforderungen sorgfältig prüfen.

Kundenerfahrungen und Rezensionen

Die Meinungen und Erfahrungen anderer Kunden bieten Einblicke in die Zuverlässigkeit und Qualität der Buchführungssoftware. Wenn viele Kunden positive Erfahrungen teilen, ist dies ein Anzeichen dafür, dass die Buchführungssoftware auch in der Praxis zuverlässig und leistungsfähig ist.

Steuererklärung Online abgeben und im Durchschnitt 1.674 EUR vom Finanzamt holen!

=> JETZT mit dem Testsieger die Einkommensteuer machen*

Kundenerfahrungen können auch wertvolle Informationen darüber liefern, wie gut der Kundensupport des Softwareanbieters ist. Den Support werden Sie eines Tages benötigen und eine gute Supporterfahrung sollte ein wichtiges Kriterium für die Softwareauswahl sein.

Lassen Sie sich hier nicht von allgemeinen Zusicherungen und Bewertungen beeinflussen. Fragen Sie nach Referenzkunden und besuchen Sie diese vor Ort oder sprechen Sie mit Anwendern im Rahmen einer Web-Konferenz.

Migrationsmöglichkeiten bestehender Daten

Wenn Sie von einer alten Buchführungssoftware auf eine neue umsteigen, ist eine reibungslose Datenmigration von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass die Software Anleitungen und Werkzeuge für die Datenübertragung bietet und dass Ihre historischen Daten sicher übertragen werden können und kein unkontrollierter Datenverlust stattfindet.

Da die Migration ein wichtiger, digitaler Aspekt beim Wechsel einer Software ist, sollten Sie hier eine große Gewichtung bei der Auswahl hinterlegen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur Unterstützung im Bereich der Dokumentation, sondern im Fall der Fälle auch durch erfahrende Consultants erhalten.

Aktualisierungen und Wartung

Regelmäßige Aktualisierungen der Software – egal ob Service Packs oder Sicherheitsupdates – sind überlebenswichtig, um Fehler zu beheben, die Software sicher und kompatibel zu halten, neue Gesetzesvorgaben oder IT-Standards zur berücksichtigen und zusätzliche Funktionen hinzuzufügen. Diese Updates müssen unbedingt angeboten werden – andernfalls haben Sie die falsche Software gewählt.

Bei einer Buchführungssoftware kann es mehrere Wege und Möglichkeiten geben, in den Genuss dieser Updates zu kommen. Sie sind entweder im Kaufmodell enthalten oder Bestandteile eines Wartungsvertrags. Es lohnt sich hier, genau hinzusehen, da es schon einen Unterschied macht, ob und wie lange die derzeitige Version der Software unterstützt und upgedatet wird.

Die Software sollte auch für Wartungsarbeiten leicht aktualisierbar sein. Wenn bei jedem Update ein stundenlanger Offline-Betrieb die Folge ist, mag das zwar bequem für den Softwareanbieter sein; für das buchende Unternehmen ist das jedoch von großem Nachteil. Achten Sie daher darauf, dass Updates und Releases durchgeführt werden können, ohne dass der Betrieb länger beeinträchtigt ist.

Kosten (Anschaffung und laufend Kosten)

Die Anschaffungskosten und laufenden Kosten für ein Buchführungssystem spielen – wie bei jeder Unternehmensinvestition – eine gewichtige Rolle bei der Auswahl der geeigneten Lösung. Die Vielzahl der anderen Kriterien zeigt allerdings auf, dass die Kosten nur ein Auswahlkriterium sein sollten.

Die Kosten für eine Buchführungssoftware setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Zu den Anschaffungskosten gehören je nach Modell Lizenzgebühren und möglicherweise die Kosten für die anfängliche Implementierung und Schulung.

Die laufenden Lizenzgebühren können monatlich oder jährlich anfallen. Achten Sie darauf, dass Sie die Gesamtkosten über einen längeren Zeitraum hinweg bewerten, um sicherzustellen, dass sie im Rahmen Ihres Budgets liegen.

Fernstudium: Machen Sie Ihren nächsten Karriere-Schritt=> JETZT mit „Betrieblicher Steuerlehre“ beruflich durchstarten!*

Haben Sie bei der Kostenentscheidung auch die Aufwendungen im Blick, die erst in Zukunft anfallen, wenn Sie weitere Benutzer, Module oder Nebensysteme hinzunehmen.

Zusammenfassung Anforderungen Buchhaltungssoftware

Die Auswahl der richtigen Buchführungssoftware ist eine bedeutende Entscheidung für jedes Unternehmen. Ein maßgeschneidertes System, das sich an die individuellen Anforderungen anpassen lässt, bietet Flexibilität und Effizienz.

Die Integration in bestehende Systeme, Mobilitätsoptionen und die zuverlässige Umsetzung von gesetzlichen Anforderungen sind entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren. Das Pflichtenheft, das eine umfassende Liste der Anforderungen und die Anpassbarkeit der Software umfasst, sollte als Grundlage dienen.

Kundenerfahrungen und Referenzen bieten wertvolle Einblicke, und die Kosten sollten langfristig betrachtet werden. Die Verfügbarkeit von Aktualisierungen, Support und die Fähigkeit zur Datenmigration sind von entscheidender Bedeutung.

Insgesamt sollte die gewählte Buchführungssoftware die Kontrolle, Flexibilität und Effizienz bieten, die für den finanziellen Erfolg Ihres Unternehmens und den Schritt in die Digitalisierung von entscheidender Bedeutung sind.

Der Beitrag Anforderungen Buchhaltungssoftware: 16 wesentliche Kriterien für die optimale Auswahl wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Definition Liquidität – einfach erklärt!

Der Begriff „Liquidität“ ist in der Unternehmenswelt ein oft gehörter Ausdruck; meist mit bedrohlichen Assoziationen, wenn es um Insolvenzen oder Unternehmenszusammenbrüche geht. Diese Verknüpfung ist auch nachvollziehbar – eine Vielzahl an Unternehmenspleiten ist auf mangelnde Liquidität zurückzuführen.

Definition Liquidität

Liquidität bezieht sich nach offizieller Definition auf die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Schulden und Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen, indem es über ausreichend liquide Mittel verfügt. Hat ein Unternehmen eine „hohe Liquidität (liquide)„, kann es alle seine Rechnungen fristgerecht bezahlen. Hat es eine „niedrige Liquidität (nicht liquide)„, stockt der Zahlungsfluss an Lieferanten und Dienstleister, es werden Zahlungen verspätet oder nicht geleistet und Mahnungen finden sich haufenweise in den Briefkästen der Unternehmen.

Eine zweite Bedeutung des Begriffs „Liquidität“ bezieht sich auf die Eigenschaften von Vermögensobjekten, zur Rückumwandlung in (liquides) Geld. Der vertrautere Begriff lautet „Liquidierbarkeit“ von Vermögensgegenständen. Der Bestand auf einem betrieblichen Geldmarktkonto hat eine höhere Liquidität (Liquidierbarkeit) als das Firmengrundstück.

Nachfolgend ein paar Beispielsätze aus den Chefetagen und Finanzabteilungen, die den Begriff „Liquidität“ verwenden:

• „Das Unternehmen hat eine deutlich zu geringe Liquidität; es drohen finanzielle Schwierigkeiten“
• „Alle Maßnahmen zur Verbesserung der Liquidität des Unternehmens sind leider verpufft.“
• Die Liquidität ist hoch, wir konnten nicht nur alle Verbindlichkeiten fristgerecht begleichen, sondern auch skontierbare Rechnungen frühzeitig unter Inanspruchnahme des Skontos bezahlen.“
• Die Liquidität war im abgelaufenen Geschäftsjahr so hoch, dass wir mehrere Sondertilgungen bei unseren Bankdarlehen leisten konnten.“

Liquidität berechnen – wie geht das?

Bei der Berechnung der Liquidität geht es grundsätzlich darum, die (rechnerische) Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens zu ermitteln. Dazu werden vereinfacht gesagt die Bestände an liquiden Mitteln (kurzfristig verfügbar) ins Verhältnis zu den Beständen an kurzfristigen Verbindlichkeiten (kurzfristig zu zahlen) gesetzt.

Da es bedeutsam ist, für die anstehenden Zahlungsverpflichtungen mindestens in gleicher Höhe liquide Mittel zur Verfügung zu haben, sollte dieses Verhältnis 1:1 sein. Dies entspräche einer Verhältniszahl von 1,0 oder 100%.

Beispiel

Die Immergen Ugkohle GmbH hat für die kommenden Wochen Zahlungsverpflichtungen in Höhe von 12.000 EUR. Auf dem Bankkonten stehen 8.000 EUR, auf dem Geldmarktkonto 3.000 EUR und in der Kasse 1.000 an liquiden Mitteln zu Verfügung.

Die Berechnung der Liquidität als Verhältniskennzahl ergibt:

Bestände an liquiden Mitteln (kurzfristig verfügbar):
8.000 EUR (Bank) + 3.000 EUR (Geldmarkt) + 1.000 EUR (Kasse) = 12.000 EUR

Beständen an kurzfristigen Verbindlichkeiten (kurzfristig zu zahlen): 12.000 EUR

Ergebnis: Das Unternehmen hat eine berechnete Liquidität von 1,0 (12.000 : 12.000) und kann seine kurzfristigen Verbindlichkeiten somit erfüllen. Die Verwendung der Bestände auf dem Bankkonto, dem Geldmarktkonto und in der Kasse reichen aus, um die Verbindlichkeiten zu begleichen.

Neben dieser relativ einfach und rudimentär zu errechnenden Liquiditätskennzahl gibt es weitere Kennzahlen, die tiefer in die Analyse gehen und weitere Bestände und Verpflichtungen heranziehen. Somit soll eine aussagekräftigere Bewertung erreicht werden.

Liquiditätskennzahlen: Liquiditätsgrade 1, 2 und 3

In der betriebswirtschaftlichen Ausbildung kommen alle Lernbegierigen zwangsläufig auf die Liquiditätskennzahlen in Form der Liquiditätsgrade. Hier versucht der wissenschaftliche Ansatz, in verschiedenen Stufen das Verhältnis zwischen (liquiden) Mitteln des Unternehmens und Zahlungsverpflichtungen zu setzen. Dabei wird mit Zunahme des Grades tiefer in die Zahlen des Unternehmens vorgedrungen.

Liquiditätsgrad 1 (Barliquidität, Liquidität 1. Grades)

Hier steht der Fokus auf der kurzfristigen Betrachtung. Die sofort vorhandenen Mittel werden ins Verhältnis zu den kurzfristigen Zahlungsverpflichtungen gesetzt. Unter sofort vorhandene Mittel fallen beispielsweise:

• Kassenbestand
• Kontokorrentbestand
• Geldmarkt- und Tagesgeldbestand

Bei den kurzfristigen Zahlungsverpflichtungen sind solche zusammenzufassen, die innerhalb eines Jahres zahlungspflichtig werden, dies sind beispielsweise:

• Verpflichtungen aus Lieferungen und Leistungen
• Pflichten aus Miet- und Leasingverträgen
• Darlehensverpflichtungen
• Steuerschulden

Ihr günstiger Kredit für mehr finanziellen SpielraumErmitteln Sie unverbindlich Ihre persönliche Monatsrate*

Auch wenn hier ein Ergebnis der Verhältniszahl „flüssige Mittel zu kurzfristigen Verbindlichkeiten“ von 1 (=100%) optimal wäre, so wird dies in der Praxis meist nie erreicht. Gut sind daher Werte von 20% oder drüber. Alles, was drunter liegt, sollte eine genauere Analyse und ggfs. Maßnahmen nach sich ziehen.

Liquiditätsgrad 2 (Einzugsliquidität, Liquidität 2. Grades)

In der nächsten Stufe werden nicht nur die sofort vorhandenen Mittel, sondern auch die etwas aufwändiger liquidierbaren Bestände mit einberechnet. Hier geht es um den Gedanken „wenn schon die sofort vorhandenen Mittel nicht zur Deckung der Verbindlichkeiten ausreichen, wie sieht es dann aus, wenn noch andere Bestände (Forderungen, Wertgegenstände) zu Geld gemacht werden?“.

Zu den liquiden Mitteln werden also noch die kurzfristigen Forderungen und (sofern vorhanden) Wertpapiere hinzugerechnet, bevor sie ins Verhältnis zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten gesetzt werden. Unter kurzfristige Forderungen fallen beispielsweise:

• Forderungen gegenüber Kunden (sofern nicht langfristig)
• kurzfristige Ausleihungen
• Steuerforderungen

Bei diesem Grad sollte dann der Wert 1 (=100%) erreicht werden. Denn wenn es nicht ausreicht, alle kurzfristigen Verbindlichkeiten mit den kurzfristig (liquidierbaren) Beständen abzudecken, ist die Gefahr groß, dass ein Liquiditätsengpass vor der Unternehmenstüre steht.

Liquiditätsgrad 3 (Umsatzbedingte Liquidität, Liquidität 3. Grades)

In der dritten und letzten Stufe werden sofort vorhandene Mittel, kurzfristigen Forderungen und (sofern vorhanden) Wertpapiere und Vorräte (Lagerbestände) herangezogen; also das gesamte Umlaufvermögen eines Unternehmens. Hier ist also der Ansatz, dass alle liquidierbaren Bestände ins Verhältnis zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten gesetzt werden.

Bei dieser Ermittlung bleibt das Anlagevermögen außer Ansatz, da im Normalfall niemand davon ausgeht, dass ein Unternehmen an sein Tafelsilber (Assest) gehen sollte, um die kurzfristigen Verbindlichkeiten zu decken. Und falls doch, steht dieses Unternehmen vor anderen finanziellen Problemen.

In dieser Stufe sollte der Zielwert deutlich über 1 (100%) liegen; in Allgemeinen wird hier ein Wert von 2 (200%) als optimal angesehen.

Liquiditätsengpass kann Unternehmen bedrohen

Das positive an Liquiditätskennzahlen wie den verschiedenen Liquiditätsgraden ist, dass dort der folgende Grundgedanke für Liquidität fest verankert ist:

Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten begleichen zu können.

Das negative daran ist, dass eine Berechnung der Grade nach Vorliegen einer Bilanz oder eines Jahresabschlusses natürlich viel zu spät ist. Da die Kurzfristigkeit im Fokus steht, müssen die jeweiligen Bestände (Mittel und Verbindlichkeiten) auch zeitnah und aktuell betrachtet werden.

Welche Hilfsmittel müssen also herangezogen werden, um regelmäßig und kurzfristig Aussagen zur Liquidität eines Unternehmens treffen zu können? Kein Unternehmer wird daher um ein internes Liquiditätsmanagement in Form einer (rollierenden) Finanz- und Liquiditätsplanung herumkommen.

Das Dilemma ist natürlich: Wenn es im Unternehmen gut läuft, ist eine kurzfristige Liquiditätsplanung nicht so dringend nötig. Liquide Mittel sind ausreichend vorhanden und kurzfristige Verbindlichkeiten werden einfach beglichen.

Fährt Ihr Stromanbieter immer noch mit den hohen Strompreisen? Vergleichen Sie hier die Stromtarife für Ihren betriebswirtschaftlichen Vorteil*

Läuft es hingegen schlecht oder schlechter im Unternehmen, sei es, weil Geldzuflüsse abebben oder Geldabflüsse zunehmen (oder beides in Kombination), wird der Ruf nach einer aussagekräftigen Liquiditätsplanung lauter. Doch meist ist es in einer solchen Zeit sehr hektisch und turbulent; für den Aufbau einer schnell unterstützenden Planungsrechnung ist es dann oft schon zu spät.

Liquiditätsengpässe sind normal und kommen bei zahlreichen Unternehmen in den verschiedenen Entwicklungsstufen vor; außer vielleicht bei Google und Apple. Der Eintritt eines solchen Engpasses ist daher kein finanzieller Beinbruch. Die Kunst ist es nur, darauf vorbereitet zu sein und frühzeitig Hinweise auf diese Situation zu erhalten, um dann wirksame Maßnahmen zu ergreifen.

Liquidität vor Rentabilität – ein Grundsatz!

Die Bedeutung der Liquidität für Unternehmen hat sich in den bisherigen Kapiteln deutlich gezeigt. Was hat es nun mit dem Grundsatz „Liquidität vor Rentabilität“ auf sich? Die Rentabilität (Wirtschaftlichkeit) eines Unternehmens ist doch für Alle von Nutzen; warum ist dann die Liquidität der Rentabilität vorzuziehen?

Der Grund ist einfach: Die Gefahr einer niedrigen Liquidität ist für Unternehmen deutlich größer (Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz) als die einer niedrigen Rentabilität. Auch unter den Aspekt, dass der Zeitraum bis zu einer negativen Konsequenz bei der niedrigen Liquidität deutlich kürzer ist als bei der Rentabilität.

Eine schlechte Liquidität mit folgender Zahlungsunfähigkeit führt bereits nach 3 Wochen zu einer Insolvenzanmeldepflicht gem. § 15a InsO. Eine schlechte Rendite eines Unternehmens wird auch keine Jubelstürme nach sich ziehen; aber die Zeit bis zu einer Konsequenz (meist Unmut bei den Eigentümern) ist deutlich länger und hat somit mehr Zeit und Optionen.

Sehen wir uns den Zielkonflikt zwischen Liquidität und Rentabilität und die möglichen Folgen bei einem Beispiel an.

Beispiel

Der Unternehmer Bob Baumeister, der ein Bauunternehmen führt, hat einen Großauftrag zur Erstellung eines Wohngebäude-Komplexes erhalten. Für die notwenigen 300.000 Ziegelsteine sind 300.000 EUR in sein Angebot geflossen.

Bob hat, als das Bauprojekt die Ziegelsteine benötigt, das ursprüngliche Angebot vom örtlichen Ziegelstein-Lieferanten herausgezogen und nochmals nachverhandelt (immer gut für die Rendite!). Dieser hat im zwei Optionen angeboten.

Variante 1: Abnahme von jeweils 100.000 Ziegelsteinen im Abstand von jeweils 2 Monaten. Preis wie bisher 1 EUR pro Stein. Anteilig zahlbar bei jeder Abnahme in der jeweiligen Höhe (100.000 Ziegelsteine = 100.000 EUR).

Variante 2: sofortige Abnahme und Bezahlung aller 300.000 Ziegelsteine. Dafür kostet ein Stein nur 0,90 EUR statt 1,00 EUR.

Der Renditevorteil von 30.000 EUR (300.000 Ziegelsteine für 0,10 EUR günstiger einkaufen) war für Bob der ausschlaggebende Punkt, um Variante 2 zu wählen. Lagerplatz war auf der Baustelle genügend vorhanden; also sagte sich Bob „jo, wir schaffen das!“.

Was Bob nicht einkalkuliert hatte. Die sofortige Zahlung der 270.000 EUR (300.000 Ziegelsteine für 0,90 EUR pro Stein) hat seine Liquidität so schnell und kurzfristig verschlechtert, dass er seinen anderen Zahlungsverpflichtungen nicht mehr nachkommen konnte.

Hätte Bob den Grundsatz „Liquidität vor Rentabilität“ befolgt, wäre ihm der Gang zum Insolvenz-Anwaltsbüro Für-die-die-es-nicht-geschafft-haben GmbH erspart geblieben.

Nun ist zugegeben dieses Beispiel sehr eindeutig und das Unheil für Bob war (für uns) vorhersehbar. In der Praxis ist es nicht der eine Auftrag, deren Optionen so deutlich zu einer Schieflage hinsichtlich der Liquidität führen.

Es sind die Vielzahl an Faktoren und Parameter über eine bestimmte Zeitspanne, die in der Summe zu liquiditätstechnischen Problemen führen. Wichtig ist, den Grundsatz „Liquidität vor Rentabilität“ zu kennen und bei den täglichen Unternehmensentscheidungen im Hinterkopf zu behalten.

Betriebswirtschaft-Praxis tradet seit Jahren erfolgreich mit justTRADE!=> JETZT Depot eröffnen und erfolgreich anlegen!*

Liquidität erhöhen: Mittel und Wege

Die Möglichkeiten, im Unternehmen die Liquidität zu erhöhen sind vielfältig und abhängig von der individuellen Situation des jeweiligen Unternehmens. Nachfolgend finden Sie einige Standard-Maßnahmen, um Ihre Liquidität zu verbessern:

• Verkürzung der kundenseitigen Zahlungsziele
• Vereinbarung von Skonto bei kundenseitigen Zahlungszielen
• frühzeitige Rechnungsstellung
• überfällige Forderungen konsequent eintreiben (Inkasso)
• Forderungsverkauf
• Verkauf von nicht benötigtem Anlagevermögen
• Reduzierung der Lagerbestände (Rohstoffe, Fertigteile)
• Verlängerung der lieferantenseitigen Zahlungsziele
• Inanspruchnahme von Netto-Zahlungszielen bei Lieferungen (keine Skontierung)
• Nutzung von Leasing statt Kauf
• Ausweitung von kurzfristigen Kreditlinien (Kontokorrent, Darlehen)
• Senkung der allgemeinen Unternehmenskosten (Einsparprogramme, Outsourcing)
• Erhöhung des Umsatzes (mehr Absatz und/oder höhere Preise)
• Buchführung auf tagesaktuellen Stand bringen (Transparenz)

Eine simple aber effektive Möglichkeit, die Liquidität einer Privatperson – ob Angestellter oder Unternehmer – zu managen, zeigt der Blog-Beitrag „Mit dem Kontenmodell Liquidität privat sichern: das JARS Money Management System„.

Liquiditätsüberschuss – auf Dauer auch nicht gut?!

Nun könnte man meinen, es wäre für Unternehmen von Vorteil, die Liquidität aus Sicherheitsgründen dauerhaft so hoch wie nur irgendwie möglich zu halten. Somit könnten jederzeit alle Verpflichtungen erfüllt werden und es droht hinsichtlich der Zahlungsfähigkeit nie ein Risiko. Eine (unnötig) hohe Liquidität kann jedoch für Betriebe auch von Nachteil sein.

Ist ein Großteil der vorhandenen Mittel in liquiden Beständen vorhanden, kann das Unternehmen die Chance verpassen, diese Mittel für notwendige Investitionen zu nutzen, die zukünftig wieder überlebenswichtige Geldmittelzuflüsse erzeugen. Mit der Liquidität ist es wie mit den Schiffen; es ist sicherer, diese im Hafen zu belassen, aber dafür sind sie nicht gebaut und dafür bringen sie auch keinen Ertrag.

Hohe Liquiditätsbestände können außerdem anfällig für den Wertverlust durch Inflation sein. Wenn die Inflation die Kaufkraft des Geldes verringert, kann dies zu einer Verringerung des realen Wertes der liquiden Mittel führen.  Unternehmen mit hohen Zahlungsmittelbeständen könnten langfristig Kaufkraftverluste erleiden, wenn sie zu lange hohe Liquiditätsbestände halten.

Ein längerfristig hoher Liquiditätsbestand kann für Außenstehende ein negatives Signal senden. Es könnte den Eindruck erwecken, dass das Unternehmen nicht in der Lage ist, sein Kapital effektiv zu nutzen oder dass das Management seine zukunftsorientierten (Finanz-) Aufgaben nicht ordnungsgemäß ausführt.

Höhe Liquiditätsbestände führen unter Umständen dazu, dass die freigesetzten Mittel der steuerlichen Erfassung unterliegen. Bei investierten Mitteln stehen entsprechende Ausgaben dagegen, die eine Versteuerung in die Zukunft verlagern.

Eine zu hohe Liquidität könnte das Management dazu verleiten, riskantere Investitionen oder Geschäftsentscheidungen zu treffen, um das Geld scheinbar gewinnbringend einzusetzen (schnell unter die Business-Leute bringen). Dies könnte zu voreiligen Handlungen führen, die langfristig negative Auswirkungen für das Unternehmen haben könnten (der berühmte FOMO-Effekt).

Hohe (freie) Zahlungsmittelbestände lassen den Schluss zu, dass kurz- oder mittelfristige Kapitalanlageformen nicht in Anspruch genommen wurden, was wiederum zu einer niedrigen Rendite führt. Freie Zahlungsmittelbestände sind in den allermeisten Fällen mit niedrigen Zinserträgen verbunden als alternative Anlageformen auf den Kapitalmärkten.

Zusammenfassung

Die Liquidität eines Unternehmens bezieht sich auf seine Fähigkeit, Schulden und Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen, indem es über ausreichend liquide Mittel verfügt. Eine hohe Liquidität ermöglicht es einem Unternehmen, alle Rechnungen pünktlich zu bezahlen, während eine niedrige Liquidität zu verzögerten oder ausbleibenden Zahlungen führt.

Die Berechnung der Liquidität beinhaltet das Verhältnis von liquiden Mitteln zu kurzfristigen Verbindlichkeiten. Es ist wichtig, genügend liquide Mittel zur Verfügung zu haben, um Zahlungsverpflichtungen erfüllen zu können. Es gibt verschiedene Liquiditätskennzahlen, wie die Liquiditätsgrade 1, 2 und 3, die weiter in die Analyse von Beständen und Verpflichtungen eingehen.

Es gilt der Grundsatz, dass Liquidität vor Rentabilität geht, da die Folgen von Liquiditätsproblemen schwerwiegender sind als die einer niedrigen Rentabilität.

Unternehmen können ihre Liquidität verbessern, indem sie beispielsweise Maßnahmen wie die Verkürzung von Zahlungszielen, das Eintreiben überfälliger Forderungen oder den Verkauf von nicht benötigtem Anlagevermögen ergreifen.

Allerdings kann ein zu hoher Liquiditätsbestand auch Nachteile haben, wie das Versäumen von Investitionsmöglichkeiten oder die Gefahr des Wertverlusts durch Inflation.

Übrigens, zum Thema Liquidität können Kongress-Vorträge gehalten werden. Was ein Business-Partner von mir hierzu erlebt hat und was ich aus der überraschenden Liquiditäts-Situation gemacht hätte, lesen Sie im Blog-Beitrag „Sicherung der Liquidität – schnell mal was dazu erzählen!„.

Häufige Fragen

Was wird unter Liquidität verstanden?

Liquidität ist die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Schulden und Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen, indem es über ausreichend liquide Mittel verfügt.

Was ist Liquidität Beispiel?

Hat ein Unternehmen eine „hohe Liquidität (liquide)“, kann es alle seine Rechnungen fristgerecht bezahlen. Hat es eine „niedrige Liquidität (nicht liquide)“, stockt der Zahlungsfluss an Lieferanten und Dienstleister. Liquide Mittel können Bargeldbestände, Geldmarktbestände, Schecks, Sichteinlagen, (kurzfristig veräußerbare) Wertpapiere sein.

Was ist Liquidität im Unternehmen?

Die Liquidität eines Unternehmens beschreibt seine Fähigkeit, jederzeit sämtlichen Zahlungsverpflichtungen vollständig erfüllen zu können. Das erfordert, dass die Einzahlungen stets mindestens gleich hoch sind wie die Auszahlungen.

Was zählt alles zur Liquidität?

Zum liquiden Vermögen zählen jene Vermögenswerte, die entweder sofort verfügbar sind oder in absehbarer Zeit in Bargeld umgewandelt werden können.

Ist eine hohe Liquidität gut?

Wenn ein Unternehmen überschüssige Mittel in liquider Form über einen längeren Zeitraum hält, könnte es die Möglichkeit verpassen, diese Mittel gewinnbringend zu investieren. Zudem könnten Investoren eine zu hohe Liquidität als Zeichen von ineffizienter Kapitalallokation oder mangelnden Wachstumschancen interpretieren, was das Vertrauen in das Unternehmen beeinträchtigen könnte.

Der Beitrag Liquidität im Unternehmen – von Liquiditätsengpass bis Liquiditätsüberschuss wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Doch wie genau müssen die Unternehmen diese Rechenschaft ablegen? Der Gesetzgeber hat je nach Größe Ihres Unternehmens unterschiedliche Anforderungen an die Buchführung festgelegt. Es gibt eine einfache Buchführung und eine umfangreiche Buchführung.

In vielen Jahren der praktischen Anwendung hat sich ein bewährtes Buchhaltungssystem entwickelt, das als „doppelte Buchführung“ auch heute noch in der Geschäftswelt rege Verwendung findet. Dieser Blog-Beitrag erklärt anschaulich und verständlich das Prinzip der Doppelten Buchführung.

Was bedeutet „doppelte Buchführung“ und warum ist sie „doppelt“?

Definition „Doppelte Buchführung“

Vorteil Doppelte Buchführung

Der Beitrag Doppelte Buchführung – einfach und verständlich erklärt wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Unterhalb dieses Oberbegriffs haben sich verschiedene Varianten und Anwendungsmöglichkeiten gebildet; von der E-Mail-Rechnung über die PDF und Sondervarianten wie EDIFACT, XRechnung und ZUGFeRD. Was unter den verschiedenen Formen zu verstehen ist, erklärt dieser praktische Vergleich in elektronischer Form; quasi ein E-Vergleich.

E-Rechnung: Ablösung der herkömmlichen Papier-Lösung

Jahrzehntelang gelangten Rechnungen in Papierform in die Buchhaltungsbüros der Unternehmen – viele Jahre in der berühmten DIN A4-Größe. Die Papiere wurden

• auskuvertiert,
• gestempelt,
• umhergereicht,
• beschriftet,
• getippext,
• nochmals beschriftet,
• gebucht,
• wieder gestempelt,
• abgeheftet und schließlich
• archiviert.

Dass hier Effizienz und Produktivität nicht Pate standen, liegt auf der Buchhalter-Hand. Viel zu manuell und umständlich waren die Papier-Prozesse. Doch durch den Siegeszug der elektronischen Datenverarbeitung boten sich neue Möglichkeiten und der Begriff der „E-Rechnung“ wurde geboren.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Rechnungsinformationen vollständig elektronisch transferiert werden. Meist erfolgt dies standardisiert und automatisiert, so dass ein hoher Grad an Effizienz bei Sendern und Empfängern besteht, da wesentliche Daten zur Rechnung nicht mehr manuell in EDV-Systemen erfasst und weitergegeben werden müssen.

Der strukturierte und maschinenlesbare Datensatz der E-Rechnung ermöglicht dem Empfänger eine durchgängig digitale und medienbruchfreie Bearbeitung des jeweiligen Geschäftsvorgangs – vom Empfang über die Verbuchung bis zur Bezahlung der Rechnung.

Vorteile einer E-Rechnung für Rechnungsaussteller

• einfache Erstellung der Rechnung (durchgängig elektronisch)
• kostengünstige Ausgabe der Rechnung (kein Druck)
• kostengünstiger Versand an den Empfänger (i.d.R. per E-Mail oder digitaler Plattform)
• schnellere und fehlerreduzierte Durchlaufzeiten beim Empfänger (Eingabe und Bearbeitung)
• schnellere Bezahlung durch den Empfänger (schnellere Durchlaufzeit, dadurch weniger Verzögerungen)
• einfacheres Mahnwesen
• bessere Möglichkeiten zur Archivierung und Reproduzierbarkeit der Ausgangsrechnungen
• ortsunabhängige Rechnungserstellung ist einfacher möglich (Homeoffice)
• nachhaltiger und umweltschonender Prozess
• Ausweitung des Serviceangebots für digital orientierte Kunden

Vorteile einer E-Rechnung für Rechnungsempfänger

• schnelleres Erfassen der Eingangsrechnung im Rechnungswesen (Prozesserleichterung)
• schnellere und fehlerreduzierte Durchlaufzeiten beim Empfänger (Eingabe und Bearbeitung)
• geringere Fehlerquote bei der Bearbeitung der Eingangsrechnung
• höhere Transparenz hinsichtlich der vorhandenen Eingangsrechnungen
• einfacherer Zahlprozess durch papierlose Belege
• bessere Ausnutzung von Skontierungsmöglichkeiten
• bessere Möglichkeiten zur Archivierung und Reproduzierbarkeit der Eingangsrechnungen
• ortsunabhängige Eingangsrechnungsverarbeitung ist einfacher möglich (Homeoffice)
• höhere Datensicherheit durch Verschlüsselungsmöglichkeit der E-Rechnungen
• nachhaltiger und umweltschonender Prozess

Einen Überblick über die historische Entwicklungen der elektronischen Datenpbertragung finden Sie hier.

E-Rechnung Pflicht 2025

Ab 1.1.2025 gitl eine grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung für inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Das bedeutet, dass inländische unternehmerische Rechnungsempfänger so eingerichtet sein müssen, dass E-Rechnungen empfangen und verarbeitet werden können.

Aufgrund es hohen Umsetzungsaufwands wurden jedoch Übergangsregelungen geschaffen, die den Versand von Papierrechnungen zwischen Unternehmen auch ab 2025 noch ermöglicht. Hierzu sind allerdings Voraussetzungen zu erfüllen.

Für die elektronische Rechnungsverarbeitung ist die bisher notwendige Zustimmung des Rechnungsempfängers (Unternehmen) nicht mehr erforderlich. Werden Rechnungen an Verbraucher (Privatpersonen) ausgegeben, ist die Zustimmung weiterhin von Nöten.

Ausnahmen: Wie so oft im Leben gibt es auch hier Ausnahmen. Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) sind als sogenannte „sonstige Rechung“ ausgenommen; gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV).

E-Rechnungen: Umsetzungsmöglichkeiten

Um eine E-Rechnung im Unternehmen einzusetzen, bietet die digitale Welt einen ganzen Köcher an Möglichkeiten. Alle sind praktikabel einsetzbar und erfüllen grundsätzlich – bei korrekter Anwendung – die gesetzlichen Voraussetzungen für ordnungsgemäße Rechnungen.

Die einfachste und zugleich holprigste Variante besteht darin, die Rechnungskopfinformationen und -positionen in den Textkörper einer E-Mail zu setzen. Etwas runder läuft die Lösung mit der Ausgabe der Rechnung im standardisierten PDF-Format.

Der Verarbeitungsprozess kann optimiert werden, wenn die Daten zur Rechnung zwischen Aussteller und Empfänger über eine eingerichtete Schnittstelle (EDIFACT) ausgetauscht werden. Wollen Unternehmen die etwas in die Jahre gekommene EDI-Schnittstelle umgehen, bietet sich das OpenTrans-Format an.

Auch die EU hat ein eigenes Format zu bieten: Rechnungsaustausch via ZUGFeRD – ein standardisiertes Verfahren für den Austausch zwischen Unternehmen. Wer es rein deutsch (und unabhängig) haben möchte, kann die XRechnungen verwenden; wer Leistungen gegenüber Behörden erbringt, ist zum Aus- und Zustellen einer solchen Rechnung gezwungen. Andere Formate (Papier, PDFs) werden ausnahmslos nicht akzeptiert.

Im internationalen Geschäft ist ein Rechnungsaustausch per Peppol-Netzwerk mittels eines Peppol Access Points möglich.

Welche technischen Herausforderungen bei der Umsetzung der E-Rechnung bestehen, verrät der Blog-Beitrag „Die Zukunft im Auftragswesen: E-Rechnung, EDI und Peppol„.

Rechnung als E-Mail versenden

Die Nutzung einer einfachen (Text-) E-Mail als Rechnungsträger und Übermittler ist denkbar und möglich. Ein entsprechender Betreff („Rechnung“) kann die eindeutige Zuordnung als Rechnungsdokument erledigen, die erforderlichen Anschriften und Rechnungspositionen sowie Gesamtbeträge und umsatzsteuerliche Angaben können sich im Body der E-Mail befinden.

Enthält die E-Mail-Rechnung alle vorgeschriebenen Pflichtangaben für Rechnungen (siehe § 14 Abs. 4 UStG), die für Papierrechnungen angedacht sind, geht die E-Rechnung in dieser Form in Ordnung. Es ist dann auch kein Anhang (Excelauflistung, Word-Dokumente o.ä.) notwendig; natürlich kann dies zu Dokumentations- und Nachweiszwecken erfolgen.

Kostengünstige Lizenzen mit schneller digitaler Lieferung=> JETZT zu unschlagbar günstigen Preisen bestellen*

Dieser Umsetzungsweg wird jedoch beim Leistungsempfänger sehr wahrscheinlich auf weniger Zustimmung stoßen, da dieses Format in der Praxis eher ungewöhnlich und zu Sonderbehandlungen bei der Be- und Verarbeitung führt.

PDF-Rechnung

Das PDF-Format ist das am meisten verbreitete E-Rechnungsformat und findet sich in nahezu jedem Unternehmen.

Definition PDF-Format

PDF steht für Portable Document Format. Es handelt sich um ein Dateiformat, das entwickelt wurde, um elektronische Dokumente plattformunabhängig darzustellen. Das Format wurde von Adobe Systems entwickelt und bereits 1993 veröffentlicht. Seitdem wurde es in Unternehmen und Privathaushalten zu einem weit verbreiteten Standard für den Austausch von elektronischen Dokumenten.

Das Portable Document Format zeichnet sich aus durch Plattformunabhängigkeit (Windows, macOS, Linus), einheitliche Darstellung (Layout, Schriften, Grafiken, Druck), Interaktivität (Hyperlinks, Lesezeichen, Formulare), Sicherheit (Passwortschutz, Verschlüsselung, Signaturen) und Komprimierung (optimale Dateigröße).

Bei einer E-Rechnung im PDF-Format übergibt das verwendete EDV-System (ERP-System, Fakturierungssoftware) die Daten zur Rechnung an einen Druckertreiber, der diese dann zu einem lesbaren PDF-Dokument (statt Ausdruck auf Papier) transformiert. Dieses Dokument kann dann über die herkömmlichen digitalen Verfahren übermittelt werden.

Bei einem PDF-Dokument handelt es sich nicht um ein Foto oder Bild; das Dateiformat ist grundsätzlich elektronisch lesbar, da es Textelemente enthält, die ausgelesen werden können.

Nachteile der PDF-Rechnung

PDF/a-Format: Entwickelt für die Langzeitaufbewahrung

Neben dem Standard-PDF gibt es noch das spezielle PDF/A-Format (Portable Document Format/Archiv). Hierbei handelt es sich um einen Standard für die langfristige Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Das Archiv-Format zielt darauf ab, die Lesbarkeit und Integrität von Dokumenten über lange Zeiträume zu gewährleisten.

Der PDF/A-Standard definiert bestimmte Anforderungen, um diese Langzeitarchivierung von Dokumenten zu ermöglichen. Dazu gehören beispielsweise:

• Unterstützung von Schriften: DIe Dokumente müssen eingebettete Schriftarten verwenden, um sicherzustellen, dass der Text auch in Zukunft lesbar bleibt, selbst wenn die verwendeten Schriftarten auf dem IT-Markt nicht mehr verfügbar sind.
• Verwendung von standardisierten Farbräumen: Die Dokumente sollten standardisierte Farbräume wie den CMYK– oder den sRGB-Farbraum verwenden, um eine konsistente Darstellung der Farben zu gewährleisten.
• Verbot von verschachtelten Elementen: Die Dokumente dürfen keine verschachtelten Dateien enthalten, um die Portabilität und die Möglichkeit der Wiedergabe über lange Zeiträume sicherzustellen.
• Verwendung von Metadaten: Die Dokumente sollten Metadaten enthalten, um Informationen über das Dokument, den Ersteller, das Erstellungsdatum zu speichern.
• Kompatibilität: Dokumente sollten mit älteren PDF-Readern und -Anwendungen kompatibel sein, um sicherzustellen, dass sie auch in der Zukunft gelesen und angezeigt werden können.

Das PDF/A-Format wird häufig in Archivierungssystemen, staatlichen Institutionen, Bibliotheken und anderen Organisationen eingesetzt, die wichtige Dokumente langfristig aufbewahren müssen. Aber die Bedeutung des Formats steigt auch in privatrechtlichen Unternehmen.

EDI-Schnittstelle: Rechnungen per EDIFACT übermitteln

Bereits vor vielen Jahrzehnten steckten schlaue Köpfe eben diese Körperteile zusammen, um eine Lösung zu finden, wie Geschäftsdokumente aller Art (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen etc.) prozesssicher übermittelt werden können. Herausgekommen ist das EDIFACT-Format – ein weltweit normiertes, elektronisches Datenaustauschformat.

Dabei steht EDIFACT für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport„, also Elektronischer Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Transport.

In der praktischen Anwendung codiert EDITFACT gemäß Normvorgaben ein Geschäftsdokument in einer Textdatei. Hierin finden sich dann die jeweiligen Informationen – aber im Gegensatz zur PDF an fest vorgegebenen Stellen. Dadurch ist eine maschinelle Verarbeitung der Daten – sowohl beim Sender als auch beim Empfänger – störungsfrei und systemsicher möglich.

Beispiel

EDIFACT-Codierungen

NAD = name and address (Name und Adresse)

Dieses Segment wird verwendet, um Informationen über den Namen und die Adresse einer beteiligten Partei im elektronischen Datenaustausch zu übermitteln. Es kann beispielsweise den Namen und die Adresse des Absenders, des Empfängers oder eines anderen relevanten Geschäftspartners enthalten.

BY = buyer (Käufer)

Dieses Segment enthält Informationen über den Käufer in einer elektronischen Geschäftsnachricht.

Leider ist das EDIFACT-System in die Jahre gekommen. Es bestehen eine Vielzahl an unterschiedlichen Formaten und tausende Seiten für Beschreibung und Dokumentation. Das ganze System ist daher sehr komplex und verschachtelt geworden; die Einrichtung einer EDI-Anbindung erfordert viel Projektaufwand und viele systemseitige Abstimmungen.

Dennoch ist EDIFACT in der Praxis sehr gebräuchlich und in zahlreichen (Groß-) Unternehmen vertreten. Konzerne wie Metro oder EDEKA zwingen ihre Lieferanten, bestimmte Daten mit einer EDI-Schnittstelle in deren System zu übertragen. Es gilt die Vorgabe: Ohne EDIFACT keine Rechnungsbearbeitung und keine Bezahlung.

Beispiel

In folgenden Branchen kommt EDITFACT zur Anwendung:

Handel und Einzelhandel: Unternehmen, die im Bereich des internationalen Handels, der Lieferkette und des Supply Chain Managements tätig sind, nutzen das Format, um Bestellungen, Lieferavisos, Rechnungen und Zahlungsanweisungen auszutauschen.

Logistik und Transport: Logistik- und Transportunternehmen nutzen EDIFACT, um Informationen über Sendungen, Frachtdokumente, Zollabfertigung und andere logistische Prozesse untereinander zu tauschen.

Versicherungen: Bei Versicherungsunternehmen kommt EDIFACT zur Anwendung, um Policen, Schadensmeldungen, Zahlungsanweisungen und andere versicherungsrelevante Informationen elektronisch auszutauschen.

Banken und Finanzdienstleistungen: Im Bereich des elektronischen Zahlungsverkehrs und des Finanzdatenaustauschs wird EDIFACT verwendet, um Transaktionsinformationen, Zahlungsanweisungen und andere finanzielle Dokumente zu versenden und empfangen.

Automobilindustrie: Automobilisten und deren Zulieferer nutzen EDIFACT für den Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferabrufen, Lieferscheinen und Rechnungen.

Rechnungen im OpenTrans-Datenformat

Das später entwickelte OpenTrans-Format basiert auf der Beschreibungssprache XML (eXtensible Markup Language) und wurde speziell für die Bereiche Einkauf und Beschaffung konzipiert. XML ist ein generisches Format, das optimal für den Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und anderen Beschaffungsdokumenten verwendet werden kann.

Wie bei EDIFACT ist das Datenaustauschformat OpenTrans für den „normalen“ Anwender nicht lesbar. Zum Sichtbarmachen der beinhaltenden Daten und Belege ist stets eine Software erforderlich, die OpenTrans-Dateien sichtbar macht.

OpenTrans ist ein offener Standard, der von verschiedenen Softwareanbietern und Organisationen unterstützt wird. Es bietet Flexibilität und Erweiterbarkeit, um individuelle Anforderungen anzupassen und spezifische Geschäftsregeln abzubilden. Dennoch ist OpenTrans in der Praxis eher von geringer Bedeutung, auch wenn es von Global Playern wie Siemens, Bosch und Volkswagen benutzt wird.

ZUGFeRD-Rechnungen erstellen

Auf der Suche nach einem verlässlichem Belegdatenformat für Rechnungen kam die Europäische Union auf die Lösung „ZUGFeRD„. Das an ein Zugpferd erinnernde Wort hat nichts mit dem Tierreich oder dem Eisenbahnwesen zu tun. Vielmehr handelt es sich vereinfacht gesagt um ein Format, das eine PDF-Datei in Verbindung mit einem XML-Anhang darstellt.

Definition

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“

Auf diesem Weg hat man versucht, die Vorteile der elektronischen Verarbeitung des XML-Formats mit den Vorteilen der menschlichen Lesbarkeit der PDF-Datei zu kombinieren. Gleichzeitig wurden mit dieser Kombination auch die Nachteile des XML-Formats (menschlich nicht lesbar) und des PDF-Formats (maschinell schlecht verarbeitbar) ausgeglichen. Die berühmte Win-Win-Situation!

ZUGFeRD unterstützt verschiedene Versionen, die auf den jeweiligen Anforderungen und Funktionalitäten basieren. Es erfüllt die Anforderungen der Europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen und wird von vielen Unternehmen und Organisationen verwendet. ZUGFeRD wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, darunter Handel, Logistik, Finanzwesen, Versicherungen und öffentliche Verwaltung.

In Deutschland hat die Einführung von ZUGFeRD als standardisiertes Rechnungsformat zwar seit seiner Einführung im Jahr 2014 kontinuierlich an Dynamik gewonnen. Ein Durchbruch in der praktischen Anwendung hat – trotz einer 2.0 Version – aber bis heute nicht stattgefunden. Es gibt andere Ansichten, die bei ZUGFeRD von einem Flop und Bürokratiemonster sprechen.

Die Online Buchhaltungssoftware lexoffice macht Bürokram und Buchhaltung so einfach wie nie!
JETZT 30 Tage gratis testen!*

XRechnung erstellen

Eine deutsche Stand-Alone-Lösung wurde mit der XRechnung eingeführt, die ein weiteres Datenaustauschformat darstellt. Hier bestand u.a. das grundsätzliche Ziel, unabhängiger zu werden. PDF ist bekanntlich eine Marke des US-Unternehmens Adobe, die das Ziel verfolgt, ein langfristig gültiges Dateiformat zu unterhalten.

Aber die deutschen Behörden sind auf diese Absichten eines ausländischen Unternehmens – insbesondere unter Berücksichtigung der weiten Verbreitung der PDF im deutschen Steuerwesen – angewiesen.

Das XRechnungsformat basiert auf dem internationalen Standard UBL (Universal Business Language) und verwendet ebenfalls Beschreibungssprache XML. Auch hier werden die rechtlichen Anforderungen der Europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen vollumfänglich erfüllt.

In Umkehrung des ZUGFeRD-Ansatzes zielt dieses Rechnungsformat darauf ab, einer XML-Datei mit den relevanten Rechnungsinformationen (maschinell lesbar) eine Bilddatei oder PDF (menschlich lesbar) hinzuzufügen.

Aufbau einer XRechnung

Der Aufbau folgt einer festgelegten Struktur:

• Rechnungskopf: Informationen über die Rechnung, wie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers, die Rechnungsanschrift des Rechnungsempfängers etc.
• Rechnungspositionen: Angaben wie Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis der berechneten Positionen und Gesamtbetrag
• Steuerinformationen: anwendbare Umsatzsteuersätze und Beträge, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers
• Zahlungsinformationen: Bankverbindung und weitere Details zur Zahlungsabwicklung
• Referenzinformationen: Bestellnummer, Bestelldatum oder andere Informationen zur Identifizierung oder (internen) Zuordnung

Welche Angaben verpflichtend und welche optional sind, regelt die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV).

Hinweis

Das XRechnungsformat ist nur für Rechnungen (keine Bestellungen oder Lieferscheine) einsetzbar und nur in Deutschland gängig.

Für wen ist die XRechnung Pflicht?

XRechnungen sind für alle Unternehmen verpflichtend, die Lieferungen oder Leistungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland berechnen. Rechtsgrundlagen sind das „Gesetz über elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (E-Rechnungs-Gesetz)“ und die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV).

Ausnahmen gelten bei Direktkäufen unter einem Wert von 1.000 EUR und bei Aufträgen im Bereich der Außen- und Sicherheitspolitik.

Unterschied E-Rechnung und XRechnung

Die E-Rechnung ist ein allgemeiner Begriff, der sich auf die elektronische Übermittlung und Weiterverarbeitung von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern bezieht. Sie umfasst verschiedene Formate und Standards wie beispielsweise EDI, PDF, XML. Die XRechnung hingegen ist ein spezifisches Rechnungsformat, das im Rahmen der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde.

XRechnungen sind also eine spezielle Art der E-Rechnung, die für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern verwendet wird.

Beispiel XRechnung

Ein Beispiel (XML-Code) finden Sie hier auf der Seite der Deutschen Bahn.

Peppol XRechnung – Netzwerk für internationale Übertragung

PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement Online“ und ist Netzwerk und Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, insbesondere im Bereich des öffentlichen Auftragswesens. Es wurde entwickelt, um den elektronischen Handel und die elektronische Beschaffung in Europa zu erleichtern.

Peppol basiert auf offenen Standards und technischen Spezifikationen, die sicherstellen, dass unterschiedliche (internationale) Systeme miteinander kommunizieren und Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferavise effizient ausgetauscht werden können. Um sich in diesem Netzwerk zu identifizieren, bekommen die Teilnehmer eine spezielle PEPPOL-ID ( Peppol-Participant-Identifier) zugewiesen.

Hinweis

Die PEPPOL-ID darf nicht mit einer behördlichen Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder anderen Unternehmensidentifikationsnummern verwechselt werden. Die PEPPOL-ID ist spezifisch für die Teilnahme am Peppol-Netzwerk und dient zur Identifizierung und Kommunikation innerhalb dieses Netzwerks.

Peppol und XRechnungen können sich ergänzen, indem Peppol als Netzwerk und Infrastruktur den sicheren Austausch von XRechnungen zwischen den Teilnehmern ermöglicht. Peppol fungiert als Übertragungs- und Konnektivitätsschicht, während „XRechnung“ das spezifische Datenformat für die Rechnungen definieren kann.

Der Datenaustausch erfolgt hierbei über einen sogenannten Peppol Access Point, der das Bindeglied zwischen Sender/Empfänger und dem Peppol -Netzwerk darstellt. Solche Access Points können auch IT-Dienstleister sein, die sich zuvor erfolgreich bei Peppol qualifiziert haben und diese Serviceleistung auf dem Datenaustauschmarkt anbieten.

Die Nutzung von Peppol variiert von Land zu Land. In einigen Ländern, wie beispielsweise Norwegen, Schweden und den Niederlanden, ist Peppol weit verbreitet und wird von einer Vielzahl von Organisationen genutzt. In anderen Ländern befindet sich Peppol noch in einem früheren Stadium, aber die Verbreitung nimmt stetig zu, da immer mehr Länder die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs erkennen.

Schwierige Geschäftsvorfälle richtig buchen* Praxisbuch von Iris Thomsen / Nikolaus Zölllner Buchungsfälle sind immer nur dann schwierig, wenn sie selten vorkommen oder noch nicht vorgekommen sind. In der Neuauflage unseres Bestsellers „Schwierige Geschäftsvorfälle richtig buchen“ zeigen Ihnen die Autoren nicht nur die Buchungen, sondern auch immer die Auswirkungen in der Bilanz und in der Gewinn- und Verlustrechnung. So können Sie bereits unterjährig mit Blick auf den #erfolgreichen# Jahresabschluss buchen. Ein Buch von Praktikern für Praktiker! Profitieren auch Sie davon!*

Zusammenfassung

Die E-Rechnung, also die elektronische Übermittlung und Weiterverarbeitung von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern, ist eine weitläufige Spielwiese. Es haben sich in der Vergangenheit viele Formate und Übertragungsmöglichkeiten entwickelt. Einiges davon haben sich in der Praxis als untauglich erwiesen (E-Rechnung als E-Mail), andere als zu komplex und umständlich (EDIFACT) und wiederum andere als zu jung und unbewährt (XRechnungen).

Die Nutzung einer einfachen E-Mail als Rechnungsdokument ist möglich, wenn alle vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten sind, jedoch könnte diese Praxis beim Empfänger auf wenig praktische Zustimmung stoßen.

Das PDF-Format ist das am weitesten verbreitete E-Rechnungsformat und wird in nahezu jedem Unternehmen verwendet. Es hat den Nachteil, dass die Daten nicht standardisiert an derselben Stelle stehen, was zu Fehler bei der automatisierten Verarbeitung führen kann. Zusätzlich gibt es das PDF/A-Format, das speziell für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten entwickelt wurde und auch dafür zum Einsatz kommt.

EDIFACT wurde vor vielen Jahrzehnten entwickelt, um Geschäftsdokumente sicher und effizient zu übermitteln. Es ermöglicht die maschinelle Verarbeitung von Informationen und wird in verschiedenen Branchen wie Handel, Logistik, Versicherungen, Bankwesen und der Automobilindustrie eingesetzt, obwohl das System aufgrund seiner Komplexität und Vielfalt an Formaten und Dokumentationen anspruchsvoll ist.

OpenTrans ist ein auf XML basierendes Datenaustauschformat für Einkauf und Beschaffung, das von verschiedenen Softwareanbietern und Organisationen unterstützt wird, jedoch in der Praxis nur von wenigen Unternehmen verwendet wird.

Die Europäische Union hat als weitere Option das ZUGFeRD-Format als Belegdatenformat für Rechnungen entwickelt, das eine PDF-Datei mit einem XML-Anhang kombiniert, um die Vorteile beider Formate zu nutzen und die Nachteile auszugleichen.

Die XRechnung ist eine deutsche Stand-Alone-Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch, die auf dem internationalen Standard UBL basiert und die Beschreibungssprache XML verwendet. Bei XRechnungen wird eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer menschenlesbaren Bilddatei erweitert.

Peppol ist ein Netzwerk und eine Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten im öffentlichen Auftragswesen in Europa, das den elektronischen Handel und die elektronische Beschaffung erleichtert, indem es einen sicheren Austausch von Rechnungen, Bestellungen und Lieferavisen ermöglicht.

Die Bedeutung der E-Rechnung wird im Geschäftsleben in Zukunft erheblich zunehmen. Kleine und mittelständische Unternehmen werden einfache Lösungen zur Umsetzung erhalten. Größere Unternehmen werden den Nutzen großflächig abgreifen und ihre Partner mit ihrer Marktmacht zu E-Rechnungen zwingen. Aber auch auf der gesetzgebenden Seite ist ein Boost im Bereich E-Rechnungen zu erwarten; eine E-Rechnungspflicht ist bis in wenigen Jahren unter Unternehmern angedacht.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Ein PDF-Dokument kann als E-Rechnung betrachtet werden, sofern es den Anforderungen für elektronische Rechnungen entspricht. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass nicht jedes PDF automatisch als rechtskonforme E-Rechnung gilt; beispielsweise eine eingescannte Papierrechnung. In einigen Fällen sind strukturierte Datenformate erforderlich, um den automatisierten Austausch und die Verarbeitung der Rechnungsdaten zu ermöglichen.

Wer muss eine E-Rechnung stellen?

Jeder, der Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern tätigt, ist verpflichtet, eine E-Rechnung zu stellen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus den nationalen und internationalen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung. Die genauen Anforderungen und Standards können jedoch je nach Land und Organisation variieren.

Sind E-Rechnungen Pflicht?

In vielen Ländern besteht mittlerweile eine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen. Die genauen Vorschriften können jedoch je nach Land unterschiedlich sein. Es empfiehlt sich daher, die aktuellen rechtlichen Bestimmungen und Anforderungen zu überprüfen. In Deutschland sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Ab 2025 ist grundsätzlich geplant, elektronische Rechnungen für inländische Umsätze zwischen Unternehmen verpflichtend zu machen.

Ist eine Rechnung per E-Mail zulässig?

Eine Rechnung per E-Mail ist grundsätzlich zulässig. Es ist wichtig zu gewährleisten, dass die Rechnung alle erforderlichen Informationen enthält und den rechtlichen Vorgaben entspricht. Allerdings hat sich in der Praxis erwiesen, dass Rechnungen als reine E-Mails unpraktisch und daher unbeliebt sind.

Was braucht man für eine E-Rechnung?

Für eine E-Rechnung benötigt man grundsätzlich ein elektronisches Format, strukturierte Daten, rechtskonforme Rechnungsmerkmale und einen sicheren Übertragungskanal (E-Mail-System, elektronisches Rechnungssystem, Plattform für den elektronischen Datenaustausch ).

Was ist bei elektronischen Rechnungen zu beachten?

Bei der Nutzung elektronischer Rechnungen müssen rechtliche Anforderungen (E-Rechnungs-Standards), gültige Datenformate (XML, EDI), Kommunikationskanäle (Peppol , EDI-Schnittstellen), Daten- und Übertragungssicherheit (digitale Signaturen, Zertifikate) und Aufbewahrungsvorgaben (Fristen, Lesbarmachung) beachtet werden.

Der Beitrag 7 Arten der E-Rechnung: Von E-Mail über PDF, ZUGFeRD, XRechnung u.a. – ein praktischer Vergleich wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Ad hoc, ohne Vorbereitung, ohne Skript, in 5 Minuten geht’s los. Er hat die Herausforderung angenommen und zugesagt – welch unerwartete Stress-Situation!

Nachdem er mir bei unserem Treffen davon erzählt hatte, inklusive dem schlussendlichen erfolgreichen Ausgang der Adrenalin-Situation, habe ich mich gefragt, was ich in der Situation getan hätte. Auf der einen Seite hörte ich schon die ängstliche Du-kannst-Dich-nur-blamieren-Stimme in meinem Kopf; auf der anderen Seite findet Wachstum bekanntlich außerhalb der Komfortzone statt.

Meine 30-jährige Erfahrung in der Betriebswirtschaft hätte mir grundsätzlich genug Stoff gegeben, um hier etwas Liquiditätssicherndes beitragen zu können. Ich denke also, der Reiz hätte auch bei mir gewonnen und ich wäre mit feuchten Händen und dem leicht drückenden Gefühl – nach Verlassen der Komfortzone – zum Rednerpult gegangen. Aber ich musste mich ja nicht entscheiden.

Die nächste Überlegung war, welche Inhalte ich in den knappen 5 Minuten Vorbereitungszeit zu dem sehr weitläufigen Thema „Sicherung der Liquidität“ skizziert hätte. Die schnöden Vor- und Nachteile von Factoring oder von Sale-and-lease-back gepaart mit Schwierigkeiten bei der Eigen– und Fremdkapitalbeschaffung sind ja bis zum finanziellen Erbrechen auf Kongressen durchgekaut worden.

Wobei ja eigentlich erst Durchkauen und dann Erbrechen kommt?! Diese ausgelutschten Themen wirft man selbst mit 5-Minuten-Stress-Vorbereitung zahlenden Kongressbesuchern nicht vor. Ich denke, mein Ansatz wäre gewesen, die Liquiditätssicherung mal ganz vorne in der Kette zu betrachten. Statt Vortrag ist nun aus meinen pesönlichen Gedankenspielen der nachfolgende Blogbeitrag zum Finanzthema „Sicherung der Liquidität“ entstanden.

Liquidität vor Rentabilität

Abgedroschen, aber ebenso eingehämmert ist unter den Betriebswirten der Grundsatz „Liquidität geht vor Rentabilität“. Liquidität ist per Definition die „Fähigkeit und Bereitschaft eines Unternehmens, jederzeit seine finanziellen Verpflichtungen termingerecht und betragsgenau erfüllen zu können“ – also auf gut deutsch „stets flüssig“ zu sein. Lesen Sie hierzu auch den eigenen Blog-Beitrag „Liquidität im Unternehmen – von Liquiditätsengpass bis Liquiditätsüberschuss„.

Die beste und zugleich einfachste Möglichkeit, die Liquidität zu sichern, besteht darin, den Geldzufluss aus der operativen Tätigkeit zu verwenden. Ist diese Quelle versiegt, weil keine Aufträge oder keine Kunden vorhanden sind, brauchen wir uns nicht über Sicherung der Liquidität, sondern über Liquidierung des betroffenen Unternehmens unterhalten.

Ist ausnahmslos ALLES fakturiert?

Die erste Frage, die man sich zum Thema Sicherung der Liquidität stellen sollte, lautet daher: Sind für ausnahmslos alle fakturierbaren Geschäftsvorfälle entsprechende Ausgangsrechnungen erstellt und pünktlich zugestellt worden? Gerade bei kleineren Betrieben, die in der operativen Tätigkeit ertrinken und zugleich keinen kaufmännischen Daumen haben, liegen die fertigen Aufträge wochen- oder monatelang herum. Irgendwann erbarmt sich der meist mitarbeitende Ehepartner dann zur Fakturierung – oftmals war das zur Sicherung der Liquidität zu spät.

Eine bedeutsame Frage ist auch, ob die Ausgangsrechnungen wunschgemäß zugestellt wurden. Kunden haben verständlicherweise ihre eigenen Prozesse, um Eingangsrechnungen zu bearbeiten. Da gibt es den technisch versierten Kunden, der ein Upload-Portal hat oder den digital versierten Kunden, der eine automatisch verarbeitende E-Mail-Adresse hat oder den analogen Kunden, der eine Papierrechnung an die Postfachadresse wünscht. Bedarfsgerechte Kunden-Stammdaten sind hier elementar.

Die Online Buchhaltungssoftware lexoffice macht Bürokram und Buchhaltung so einfach wie nie!
JETZT 30 Tage gratis testen!*

Fokus auf teilfertige Aufträge

Nicht nur die fertigen Aufträge können – wenn sie fakturiert sind – einen Beitrag zur Sicherung der Liquidität leisten. Auch die teilfertigen Aufträge können zur Sicherung beisteuern. Dann nämlich, wenn sie mit Fokus und Nachdruck (Multitasking ist nachweislich ineffizient) fertiggestellt werden. Der Unternehmer tut gut daran, die fast fertigen „Baustellen“ abzuschließen, damit die Rechnungen an den Kunden gehen können.

Lassen sich die Aufträge nicht fertigstellen und liegen die Gründe hierfür auf Seiten des Kunden, könnte eine Liquiditätssicherungsmaßnahme darin bestehen, eine außertourliche Abschlags-Rechnung zu verhandeln.

Vorhersage des Zuflusszeitpunkts

Auch wenn alle Vorgänge fakturiert und die Rechnungen zuverlässig zugestellt sind, gehört zur Sicherung der Liquidität die Fähigkeit, jederzeit und möglichst genau eine Vorhersage der Geldzugänge abgeben zu können. Die betrieblichen Systeme müssen in der Lage sein, die Frage zu beantworten, wann, wer, wieviel bezahlen wird. Wurde eine Nettofälligkeit vereinbart, kann die Prognose über den Zufluss des Rechnungsbetrags recht gut erfolgen. Wurden Skontofristen eingeräumt, besteht ein höherer Grad an Unsicherheit – zumindest über den Zeitpunkt des Geldeingangs.

In beiden Fällen müssen diese Rahmenbedingungen zuerst dem Kunden bekannt sein (auf der Rechnung gut sichtbar aufgedruckt?) und in die Auswertungssysteme (Finanzbuchhaltung, ERP-System) mit zuverlässiger Datenqualität übergeben worden sein. Ist lediglich der Vertreter der steuerberatenden Berufe Herr dieser Daten, wird es schwer, die Geldzugänge jederzeit vorhersagen zu können.

Mahnwesen optimieren

Die Vorhersage von Zahlungseingängen kann noch so gut sein; oftmals wird sie am Kundenverhalten scheitern. Dann nämlich, wenn der Kunde ein Verhalten – die pünktliche Zahlung seiner Verbindlichkeiten – unterlässt. Dann kommt das Mahnwesen – sofern vorhanden und einsatzbereit – zum Einsatz. Auch hier können Maßnahmen zur Optimierung des Prozesses die Sicherung der Liquidität unterstützen.

In der digitalen Zeit können individuell und freundlich formulierte Mahn-E-Mails automatisiert versendet werden und zumindest die Debitoren, die wegen Schusseligkeit ihre Verpflichtungen nicht erfüllen, zur Zahlung animiert werden.

Thema Datenqualität

Natürlich müssen auch die systemseitig verwendeten Zahlungsbedingungen korrekt sein. Wenn standardgemäß eine Woche als Zahlungsfrist ermittelt und aufgedruckt ist, mit dem Kunden aber 4 Wochen vereinbart wurden, ist es nicht verwunderlich, wenn die Liquidität frühestens in 4 Wochen auf dem Konto für Entlastung sorgt und somit bis dahin keinen zuverlässigen Beitrag zur Sicherung der Liquidität leistet.

Sind diese Grundlagen erfüllt, können aber auch nachträgliche Änderungen von Zahlungsbedingungen zu Stockungen beim Geldzufluss führen. Verhandelt ein großer Kunde neue – natürlich dann längere – Zahlungsbedingungen, muss auch prozesstechnisch gewährleistet sein, dass diese liquiditätsrelevante Information in den Berechnungssystemen ankommt und dann zutreffend Anwendung findet.

Gar mancher Unternehmer mag in Ermangelung einer Berichtigung von geänderten Zahlungsbedingungen noch einige Zeit „falsch“ fakturiert haben.

Zahlungsausfälle – soll’s auch geben?!

Liegen nun alle Daten in der entsprechenden Qualität vor, stellt sich die Frage, ob Zahlungsausfälle bei allen Überlegungen auch einkalkuliert wurden. Es wird wenig Unternehmen geben, die über einen längeren Zeitpunkt all die fakturierten Beträge als Zahlungseingang verbuchen können. Im Rahmen der Pauschalwertberichtigung wird in der Regel ein konstanter Wert (0,5 % – 1 %) bei der Bilanzierung zum Abzug gebracht; erfolgt dies auch bei der Liquiditätsvorausschau?

Ein pauschaler, geringfügiger Ausfall von 0,5 bis 1,0 Prozent wird bei der Frage der Sicherung der Liquidität nicht entscheidend sein. Was aber ist mit den Aufträgen, bei denen sich Zahlungs-Ungemach ankündigt, weil der Kunde vehement reklamiert oder selbst in finanziellen Schwierigkeiten ist? Finden diese nicht unwesentlichen Informationen bei der Liquiditätsvorausschau Berücksichtigung? Oder gaukelt die Finanzbuchhaltung dem Unternehmer trotz widriger Umstände noch einen 100%-Zahlungseingang vor?

Liquidität kann auch schmelzen

Auch wenn kein Zahlungsausfall droht, sollte sich der vorsichtige Kaufmann die Frage stellen, ob der Geldeingang vollumfänglich zur Sicherung der Liquidität erhalten bleibt. Die Tatsache, dass eine enthaltene Umsatzsteuer in der Regel zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt abzuführen ist, wird den meisten Unternehmern bekannt und bewusst sein.

Aber möglicherweise führen betriebsindividuelle Besonderheiten wie Abführungsverpflichtung im Rahmen von Lizenz- oder Provisionsvereinbarungen dazu, dass zumindest gedanklich die Liquiditätszugang anteilig zusammenschmilzt. Oder aber stillschweigende oder geduldete Stundungen können wieder zum Leben erwecken und Zahlungseingänge wieder schmelzen lassen.

Da ist es natürlich äußerst ungut, wenn der Liquiditätszuwachs – der bald schmelzen wird – fest für andere Ausgaben eingeplant wurde.

Erfahren Sie Ihre persönliche Monatsrate für Ihre Wunschkredit=> Jetzt unverbindlich anfragen*

Zusammenfassung

Ohne auf moderne oder bankintensive Instrumente zur Sicherung der Liquidität zurückgreifen zu müssen, gibt es auch ganz zu Beginn des Liquiditätsprozesses ausreichende Möglichkeiten, die Zahlungsfähigkeit von Unternehmen zu optimieren. Es muss daher nicht immer der große Sprung sein, um bei der Liquidität etwas zu erreichen.

Oftmals sind es die einfachen Dinge, die viel bewirken können. Und mit diesen einfachen Schritten ließe sich sicherlich auch ein ungeplanter Spontan-Vortrag auf einem Kongress befüllen – ohne unerwartete Stress-Situation.

Eine simple aber effektive Möglichkeit, die Liquidität einer Privatperson – ob Angestellter oder Unternehmer – zu managen, zeigt der Blog-Beitrag „Mit dem Kontenmodell Liquidität privat sichern: das JARS Money Management System„.

Der Beitrag Sicherung der Liquidität – schnell mal was dazu erzählen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.