Auch KI kann in der Buchhaltung im Kleinen beginnen, bevor man die Einführung umfangreicher Systeme anstrebt. In diesem Artikel möchte ich daher praxisorientierte Empfehlungen vorstellen, die auf meiner Erfahrung basieren und durch kleine, aber wirkungsvolle Veränderungen für Ihre Buchhaltung bieten.

Bitte beachten Sie: Bei einfachen KI-Systemen sind Fehler nicht ausgeschlossen, da diese Systeme nur nach bestem Wissen Antworten generieren und dieses Wissen hängt von den Daten ab, auf denen diese trainiert wurden. Dieser Artikel soll zeigen, dass KI in der Buchhaltung bei typischen Aufgaben unterstützen kann. Gerade bei einfachen KI-Tools, die nicht speziell für den Einsatz im kaufmännischen Einsatz trainiert und konfiguriert wurden, sollten Sie mit einem geschulten buchhalterischen Blick die Ergebnisse kritisch prüfen.

Was ist KI in der Buchhaltung?

Auch ohne große Software kann man sich bei der täglichen Buchhaltung von Künstlicher Intelligenz (KI) unterstützen lassen, insbesondere Large Language Models (LLMs) haben den Zugang zu KI besonders einfach gemacht. Diese KI-gestützten Modelle bieten jeder Person eine Vielzahl von Möglichkeiten, repetitive Aufgaben zu automatisieren und Prozesse effizienter zu gestalten.

Über den Autor

Christopher Helm studierte BWL an der Universität Mannheim und Quantitative Finance an der TU München. Trotz der Bezeichnung als „Nerd“ durch die Frankfurter Allgemeine Sonntagszeitung im Jahr 2015 zeigte der autodidaktische Programmierer nie Interesse an Harry Potter oder Computerspielen. Getreu seinem Kindheitstraum, Gärtner zu werden, fördert er das Wachstum intelligenter Systeme durch KI-Technologie. Seine Artikel sind bewusst ohne KI erstellt.

LLMs, die auf natürlicher Sprachverarbeitung basieren, können viele Aufgaben übernehmen, die traditionell manuell erledigt werden müssen. Dies kann für Buchhalter eine Erleichterung darstellen. Dabei gibt es jedoch auch Herausforderungen, die berücksichtigt werden müssen, wie die sogenannten „Halluzinationen“ der KI. Diese Fehler können auftreten, wenn die Modelle aufgrund von unscharfen Trainingsdaten ungenaue oder falsche Informationen liefern.

Es gibt eine Reihe von LLM-Anbietern, die spezialisierte Lösungen für Unternehmen entwickeln. Diese Modelle haben das Potenzial, alltägliche Aufgaben im Rechnungswesen zu erleichtern, erfordern jedoch präzise Vorgaben und menschliche Kontrolle, um Fehler zu vermeiden. Für den folgenden Leitfaden benötigen Sie nur einen Account bei einem von diesen Anbietern.

Wie nutze ich KI in der Buchhaltung?

1. Chatbot starten: Öffnen Sie den Chatbot über die entsprechende Anwendung oder Webseite. Meist gibt es ein Eingabefeld, in das Sie direkt schreiben können.
2. Fragen stellen: Sie können dem Chatbot direkt Fragen stellen, wie „Wie buche ich eine Eingangsrechnung?“ oder „Was ist der aktuelle Steuersatz?“ Der Chatbot wird Ihnen mit Antworten auf Basis von Daten und Regeln aus der Buchhaltung antworten.
3. Arbeit an den Chatbot übertragen: Formulieren Sie Ihre Fragen so klar wie möglich. Geben Sie Hinweise, die Sie auch einem Auszubildenden nennen würden, wenn Sie Ihre Aufgabe an diesen übergeben würden.
4. Verständnis der Antworten: Der Chatbot wird Ihnen häufig einfach strukturierte Antworten geben, um Ihnen zu helfen, ohne dass Sie tiefgehendes Fachwissen benötigen. Falls eine Antwort unklar ist, können Sie einfach nach weiteren Erklärungen fragen. Wenn Sie die richtigen Rückfragen stellen, fällt dem Chatbot manchmal selbstständig auf, dass er Fehler gemacht hat. Wenn dies nicht der Fall ist, helfen Sie dem Chatbot und weisen Sie ihn direkt auf Unstimmigkeiten hin und bitten Sie um eine Überarbeitung.

6 Beispiele, wie LLMs in der Buchhaltung unterstützen können

1. Offene Posten analysieren

In der Buchhaltung können KIs als Unterstützung für Dateneingaben, Analyse und Beratung dienen. Allerdings erfordert es präzise Anweisungen und menschliche Kontrolle, um verlässliche Ergebnisse zu erzielen. Die Integration dieser Technologien kann schrittweise erfolgen, was bedeutet, dass selbst kleine Veränderungen eine erhebliche Wirkung haben können.

Im folgenden Video zeigen wir Ihnen konkret, wie Sie mit einem Chatbot eine offene Postenliste analysieren. Sie erhalten klare Schritt-für-Schritt-Anweisungen, die Ihnen helfen, die Funktionalitäten von KI in Ihrer täglichen Buchhaltung zu nutzen. Schauen Sie sich das Video an und entdecken Sie, wie Sie diese Technologie effizient einsetzen können, um Ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren.

2. Bilanzen interpretieren mit Screenshot aus dem Bundesanzeiger

Stellen Sie sich vor, sie möchten eine Bilanz aus dem Bundesanzeiger anhand eines Screenshots analysieren und interpretieren.

Prompt
Bitte analysiere die folgende Bilanz und gib eine Zusammenfassung der finanziellen Situation des Unternehmens. Achte dabei auf Kennzahlen wie Eigenkapitalquote, Liquidität und Rentabilität.

Ergebnis

Die Bilanz der Kliniken Allianz München GmbH zum 31. Dezember 2021 zeigt, dass die Summe der Aktiva und Passiva jeweils 393.565,58 € beträgt.

• Eigenkapital: 64.534,86 € Eigenkapitalquote: (64.534,86 € / 393.565,58 €) × 100 ≈ 16,4 %

• Eine Eigenkapitalquote von 16,4 % weist auf eine moderate finanzielle Stabilität hin.

• Umlaufvermögen: 226.033,87 € Verbindlichkeiten: 202.494,11 € davon kurzfristige Verbindlichkeiten: 5.000,00 €

• Die langfristigen Verbindlichkeiten belaufen sich auf 197.494,11 €.

• Liquiditätsquote: (226.033,87 € / 202.494,11 €) ≈ 1,12

• Eine Liquiditätsquote von 1,12 zeigt, dass das Unternehmen in der Lage ist, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten zu decken.

• Jahresüberschuss: 43.902,35 €

Die moderate Eigenkapitalquote und eine Liquiditätsquote über 1 deuten darauf hin, dass die finanzielle Stabilität des Unternehmens insgesamt positiv ist.

Hinweis: Auch hier ist Vorsicht geboten, da die Interpretation durch ein LLM je nach Qualität des Screenshots und der Trainingsdaten fehlerhaft sein kann. Eine nachfolgende Überprüfung durch einen Fachmann ist immer notwendig.

3. Mahnliste analysieren

Nehmen Sie an, dass Sie fällige Debitoren für die Geschäftsleitung analysieren. Wir verwenden die anonymen Daten aus der Autohaus A-Trainer Mahnliste.

Prompt
Hier ist eine Mahnliste, bitte erstelle für mich als Maximilian Korn eine Auswertung, die ich der Geschäftsführung als E-Mail senden kann. Die Geschäftsführung hat wenig Zeit, stelle daher nur heraus, was für die Geschäftsführung wichtig ist. Beachte die Debitoren, mit denen ein Gespräch geführt werden sollte. Formatiere als Fließtext für Entscheider und berücksichtige den Tag des Exports im Verhältnis der Fälligkeit.

Ergebnis

Betreff: Auswertung der Mahnliste

Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei erhalten Sie eine kurze Auswertung der aktuellen Mahnliste, die am 05. Februar 2008 exportiert wurde.

Dringliche Debitoren

• Nachname, Vorname (Debitor 10025): Gesamtsumme von 928,00 € (Fälligkeit bereits seit 27.04.2006). Gespräche sollten priorisiert werden, um eine Klärung herbeizuführen.

• Schreiner, Frank (Debitor 10021): Offene Beträge von insgesamt 68,62 € aus zwei Rechnungen. Fälligkeit am 22.01.2008. Ein Follow-up ist notwendig.

• Acker, Jens (Debitor 10039): Mehrere offene Beträge, summierend auf 55.681,31 €, mit Fälligkeiten bereits am 10.12.2007. Dringende Kontaktaufnahme empfohlen.

Mahnstufen

• Debitor 10025 befindet sich in Mahnstufe 3, was eine sofortige Reaktion erforderlich macht.

• Debitor 10021 in Mahnstufe 1 und Debitor 10039 in Mahnstufe 2. Gespräche sollten zeitnah geführt werden.

Angesichts der betroffenen Beträge und Fälligkeiten ist eine zeitnahe Klärung dieser offenen Posten entscheidend für die Liquidität des Unternehmens.

Mit freundlichen Grüßen

Maximilian Korn

4. Eine Mahnung per KI basierend auf einer Rechnung formulieren

Folgender Fall könnte auftreten, wenn eine Firma keinen automatischen Mahnprozess in der Buchhaltungssoftware nutzt: Ein Buchhalter muss einen Kunden per E-Mail mahnen.

Prompt
Bitte verfasse eine höfliche E-Mail, in der du auf die im Screenshot dargestellte Rechnung Bezug nimmst und diese erstmalig mahnst.

Ergebnis

Betreff: Erste Mahnung zur Rechnung Nr. 2015-1234

Sehr geehrter Herr Mustermann,

ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Hiermit möchte ich auf die Rechnung Nr. 2015-1234 Bezug nehmen, die am 07.08.2015 ausgestellt wurde. Der Gesamtbetrag von 1.800,00 € war bis zum 14.08.2015 zur Zahlung fällig.

Leider habe ich bis heute keinen Zahlungseingang verzeichnen können. Ich möchte Sie daher höflich bitten, den ausstehenden Betrag in Kürze zu begleichen.

Sollten Sie die Rechnung bereits überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Ansonsten stehe ich Ihnen bei Fragen oder Unklarheiten jederzeit gerne zur Verfügung.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Mit besten Grüßen,

Max Mustermann

Hinweis: LLMs sind nützlich bei der Erstellung von Standard-E-Mails, jedoch sollte der generierte Text immer auf den spezifischen Kontext überprüft werden, um eine vollständige und genaue Kommunikation sicherzustellen.

5. Pflichtangaben in Rechnungen automatisch prüfen

Ein Buchhalter erhält täglich Rechnungen, die automatisch erfasst und geprüft werden sollen.

Prompt
Erstelle eine detaillierte Zusammenfassung der Rechnung, die den Rechnungsbetrag, die Mehrwertsteuer und den Lieferanten umfasst. Achte auf potenzielle Fehler wie doppelt berechnete Artikel oder fehlende Angaben.

Ergebnis

Hier ist eine Tabelle, die die relevanten Informationen der Rechnung in Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) überprüft:

Hinweis: Automatisierung durch LLMs kann die Effizienz steigern, jedoch sollten die Ergebnisse immer manuell überprüft werden, um Fehler in der Erfassung zu vermeiden.

Fazit

LLMs bieten gute Möglichkeiten zur Automatisierung von Tätigkeiten in der Buchhaltung und Unterstützung von Aufgaben im Bereich der Buchhaltung. Dennoch ist es entscheidend, die von KI-gestützten Modellen gelieferten Ergebnisse stets kritisch zu hinterfragen und durch qualifizierte Fachkräfte zu validieren. So können Unternehmen die Vorteile von KI nutzen, während sie gleichzeitig die Qualität und Genauigkeit ihrer Buchhaltungsprozesse sicherstellen.

6. Einen Buchungssatz mit KI erstellen

Sie möchten herausfinden, wie Sie ein hochpreisiges Geschenk an eine Geschäftspartner buchen.

Prompt
Für eine Kapitalgesellschaft im deutschen Standardkontenrahmen (SKR03) möchte ich ein Geschenk an einen Geschäftspartner im Inland über 120 EUR brutto buchen. Erstelle den Buchungssatz.

Ergebnis in der ersten Version

Hinweis: LLMs können hierbei sehr hilfreich sein, jedoch müssen Buchungssätze stets überprüft werden, da KI-Modelle gelegentlich Fehler oder »Halluzinationen« produzieren können, die die Qualität und Richtigkeit der Ergebnisse beeinträchtigen. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die Trainingsdaten der KI nicht tagesaktuell sind. Daher kann es sein, dass die jüngste Rechtsprechung nicht berücksichtigt wird. Wenn Sie den Verdacht haben, dass ein Fehler vorliegt, können Sie z. B. eine Rückfrage stellen.

Rückfragen stellen

Wie man mit einem geschulten Blick in dem letzten Beispiel sieht, können Antworten Fehler enthalten. Hier lohnt es sich, erneut nachzufragen und das Ergebnis infrage zu stellen.

Prompt
Ist das nach aktueller Rechtsprechung wirklich korrekt?

Ergebnis in der zweiten Version

Zusammenfassung KI in der Buchhaltung

Wie man an den Beispielen sieht, bleibt Ihr geschulter buchhalterischer Blick auch in Zukunft relevant. Gerade bei Systemen, die nicht speziell für die Anwendung in der Finanzabteilung konfiguriert sind, sind Fehler nicht ausgeschlossen. Dennoch bieten die genannten Alltagsbeispiele gute Möglichkeiten, sich mit KI in der Buchhaltung vertraut zu machen und Anwendungsfälle zu identifizieren, die durch KI-Experten qualitativ optimiert und automatisiert werden können.

Der Beitrag KI in der Buchhaltung – 6 Beispiele aus der Praxis wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Doch was verstehen wir genau unter einer „Bilanz“ und wie sieht der Aufbau einer Bilanz im Detail aus? Dieser Blog-Beitrag erklärt die Bilanz und blickt praxisnah hinter die Kulissen von Aktiva und Passiva des Jahresabschlusses bilanzierender Unternehmen.

Was versteht man unter Bilanz: verständlich erklärt

Eine Bilanz ist – vereinfacht gesagt – nichts anderes als eine Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden eines Unternehmers. Grundlage einer Bilanz ist das Inventar, bei dem alle Vermögensgegenstände und Schuldpositionen erfasst werden. Dies erfolgt über die berühmte (und meist ungeliebte) Inventur.

Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben (§ 240 Absatz 1 HGB)

In der Bilanz werden nun die erfassten Vermögensgegenstände und Schulden in Kontenform (die aus der Schule bekannten und ungeliebten T-Konten) gegenübergestellt. Auf der Aktivseite (Aktiva) wird das Vermögen aufgeführt; unterteil in Anlagevermögen (langfristig) und Umlaufvermögen (kurzfristig).

Auf der Passivseite (Passiva) stehen die Schulden und – wenn sie wertmäßig geringer sind als das Vermögen – das Eigenkapital. Die Differenz zwischen Vermögen und Schulden wird in der Bilanzsprache auch „Reinvermögen“ genannt; die Bezeichnung „Eigenkapital“ hierfür ist aber geläufiger.

Man spricht bei den beiden Bilanzseiten auch von Mittelverwendung (Aktiva: wofür wurden die finanziellen Mittel des Unternehmens verwendet) und Mittelherkunft (Passiva: wo hat das Unternehmen die finanziellen Mittel her).

Beispiel

Der bilanzierende Unternehmer B. Rauchauto kauft für sein Unternehmen ein neues Firmenfahrzeug für 70.000 EUR. Da die Geschäfte nicht so gut gehen, muss er das Fahrzeug über einen Bankkredit in Höhe von 70.000 EUR finanzieren.

In seiner Bilanz steht nach dem Autokauf auf der Passivseite (Schulden) der neue Bankkredit in Höhe von 70.000 EUR (Mittelherkunft) und auf der Aktivseite (Vermögen) der Wert des neuen Fahrzeugs in Höhe von 70.000 EUR (Mittelverwendung).

Bei der Bilanz eines Unternehmens gibt es noch einige Grundsätze, die zwar jedem Buchhalter klar sind, aber an dieser Stelle nochmals hervorgehoben werden. In der reinen Bilanz werden:

• keine mengenmäßigen Angaben gemacht (alles in Geldwerten)
• bestimmte einzelne Wirtschaftsgüter und Schulden zusammengefasst (z. B. alle Maschinen in „Maschinen und technische Anlagen“; alle Bankschulden in „Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstitute)
• stets Vermögen (Aktiva) dem Eigenkapital und Schulden (Passiva) gegenübergestellt
• wertmäßige Gleichheit zwischen beiden Bilanzseiten erreicht, da durch Anwendung der doppelte Buchführung jeder Vorgang auf beiden Seiten gebucht wird.

Aufbau einer Bilanz: Bilanzpositionen

Die Bilanz eines durchschnittlichen Unternehmens hat in der Regel viele Positionen im Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Eigenkapital und in den Schulden. Daher sind diese Posten beim Aufbau einer Bilanz weiter untergliedert. Damit hier nicht jeder macht was er will, setzt das Handelsgesetzbuch (§ 266 HGB) klare Gliederungsvorgaben.

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Anlagevermögen

Das Anlagevermögen wird beim Aufbau einer Bilanz in die nachfolgenden Positionen unterteilt:

• Immaterielle Vermögensgegenstände
• Sachanlagen
• Finanzanlagen

Bei den immaterielle Vermögensgegenständen werden vornehmlich selbst geschaffene oder erworbene gewerbliche Schutzrechte, Konzessionen, Lizenzen oder auch (bei Kauf von Unternehmen) ein Geschäfts- oder Firmenwert ausgewiesen.

Unter die Sachanlagen fallen weitaus geläufigere und häufiger vorkommende Wirtschaftsgüter, beispielsweise Grundstücke, technische Anlagen und Maschinen, sonstige Anlagen sowie Betriebs- und Geschäftsausstattung.

In den Finanzanlagen sind langfristige Beteiligungen an anderen Unternehmen, langfristig gehaltene Wertpapiere und andere Ausleihungen (ausgegebene Kredite) beheimatet.

Umlaufvermögen

Im Bereich Umlaufvermögen schreibt das Handelsgesetzbuch folgende Unterteilung vor:

• Vorräte
• Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände
• Wertpapiere
• Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks

Unter Vorräte fallen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, fertige und fertige Erzeugnisse/Waren oder Leistungen. Zu den Forderungen und sonstigen Vermögensgegenständen zählen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Forderungen gegen verbundene oder beteiligte Unternehmen und sonstige Vermögensgegenstände.

Wertpapiere im Umlaufvermögen kommen eher selten vor, sie sind aber als Position für den Fall der Fälle berücksichtigt. Hierunter würden Wertpapiere fallen, die ohne langfristigen Anlagehorizont (zum Handel oder zur kurzfristigen Spekulation) gekauft wurden.

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Aktive Rechnungsabgrenzungsposten

Die aktive Rechnungsabgrenzung dient dazu, Betriebsausgaben bilanziell in das Geschäftsjahr zu transportieren, in dem sie wirtschaftlich zuzuordnen sind. Wurde beispielsweise im laufenden Geschäftsjahr ein Ausgabe getätigt und als Aufwand gebucht, die dem Folgejahr zuzuordnen ist (z. B. Zahlung einer Versicherungsprämie im Jahr 2024, die das Geschäftsjahr 2025 betrifft), ist diese durch Bildung eines (aktiven) Rechnungsabgrenzungspostens in das Folgejahr zu übertragen.

Lesen Sie auch: Antizipative und transitorische Rechnungsabgrenzung: 2 Abgrenzungswege in der Bilanz

Bilanzierende haben zwei Methoden, um Geschäftsvorfälle durch antizipative oder transitorische Rechnungsabgrenzung im wirtschaftlich zugehörigen Geschäftsjahr zu berücksichtigen.

Die Vorfälle können entweder ins laufende Jahr vorweggenommen (antizipative Abgrenzung) oder vom laufenden Geschäftsjahr in Folgejahre übertragen (transitorische Abgrenzung) werden.

Eigenkapital

Das Eigenkapital ist je nach Rechtsform beim Aufbau einer Bilanz in folgende Unterpositionen zu unterteilen:

• Gezeichnetes Kapital
• Kapitalrücklage
• Gewinnrücklagen
• Gewinnvortrag/Verlustvortrag
• Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

Das Gezeichnete Kapital nimmt die Stammeinlagen auf, beispielsweise die 25.000 EUR Einlage einer GmbH. Hier gibt es in der Praxis auch wenig Veränderungen, nur beispielsweise im Falle einer Kapitalerhöhung. In die Kapitalrücklage werden Kapitalzuflüsse von Gesellschaftern verbucht, die nicht dem gezeichneten Kapital zuzuordnen sind, beispielsweise wenn der Kaufpreis von Anteilen über dem nominellen Nennwert der Anteile liegt.

Gewinnrücklagen fließen nicht von außen zu, sondern stellen vom Unternehmen erwirtschaftete und nicht verwendete Gewinne dar. Hier gibt es gesetzliche (z. B. § 150 Abs. 2 AktG) oder eventuelle gesellschaftsvertragliche Rücklageverpflichtungen (satzungsmäßige Rücklagen).

Gewinnvortrag/Verlustvortrag nehmen Gewinne oder Verlust in die Bilanz auf, die aus dem Vorjahre stammen und nicht verwendet, sondern quasi geparkt wurden. Der Unterposten Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag stellt den Gewinn oder Verlust des laufenden Jahres dar, der ausgewiesen wird, bevor die Gesellschafter über die Verwendung des Gewinns (z. B. für eine Ausschüttung) beschlossen haben.

Fremdkapital

Das Fremdkapital (Schulden) ist nach handelsrechtlichen Vorstellungen zu unterteilen in:

• Rückstellungen
• Verbindlichkeiten

Die erste Unterposition Rückstellung, stellt Quasi-Verbindlichkeiten dar, nämlich solche, die hinsichtlich Eintritt und Höhe ungewiss sind. Es handelt sich also um erwartete Verbindlichkeiten. Steht einem Unternehmen beispielsweise eine Klage ins Haus, bei der Ausgang und Höhe der Inanspruchnahme wahrscheinlich, aber ungewiss sind, ist hierfür eine Rückstellung zu buchen und sie ist Bestandteil im Aufbau einer Bilanz.

Verbindlichkeiten stellen – im Gegensatz zu den Rückstellungen – sichere Verpflichtungen dar, sowohl hinsichtlich Eintritt und Höhe. In der Unterposition Verbindlichkeiten werden beispielsweise Bankdarlehen, Verbindlichkeiten gegen Lieferanten oder finanzielle Verpflichtungen gegen verbundene oder beteiligte Unternehmen ausgewiesen.

Passive Rechnungsabgrenzungsposten

Auch die passive Rechnungsabgrenzung hat die Aufgabe, Buchungen in das Geschäftsjahr zu transferieren, in das sie wirtschaftlich zuzurechnen sind. Bei den passiven Rechnungsabgrenzungsposten sind im Gegensatz zu aktiven Rechnungsabgrenzung Erträge erfasst – also die Einnahmenseite.

Wurde beispielsweise die Januar-Mieteinnahme für eine vermietete, betriebseigene Lagerhalle bereits im Dezember gezahlt, ist diese in einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten einzustellen, ins Folgejahr zu übertragen und dann aufzulösen.

Beispiele für Bilanzen in der Praxis

Nachfolgend sind zwei Praxis-Beispiele für Bilanzen echter deutscher Unternehmen zu finden. Die Namen der Unternehmen sind nicht erkennbar, die Daten stammen aus dem öffentlichen Register Bundesanzeiger.

Im ersten Beispiel ist eine Bilanz eines Beratungsunternehmens aus Freiburg für das Geschäftsjahr 2021 zu sehen:

Zu erkennen und auffällig ist auf der Aktivseite, dass die immateriellen Vermögensgegenstände bis zu einem Erinnerungswert von 1 EUR abgeschrieben sind und die Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände mit 900.448,99 EUR sehr hoch sind und fast die gesamte Bilanzsumme ausmachen.

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Auf der Passivseite ist zu sehen, dass das Eigenkapital mit 519.840,43 EUR fast die Hälfte der Bilanzsumme ausmacht und dabei ein satter Gewinnvortrag vorhanden ist. Gut gewirtschaftet!

Im zweiten Beispiel ist die Bilanz eines IT-Unternehmens aus Berlin für das Geschäftsjahr 2021 zu sehen.

Auch hier sind auf der Aktivseite die immateriellen Vermögensgegenstände bis zu einem Erinnerungswert von 1 EUR abgeschrieben. Die Vorräte sind mit 291.953,20 EUR deutlich höher als beim Beratungsunternehmen aus Freiburg. Der Geldbestand (Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks) ist mit 108.074,26 EUR recht hoch (cash is king!).

Auf der Passivseite ist erkennbar, dass die Stammeinlage 25.000 EUR beträgt, aber nicht ganz einbezahlt wurde, da „nicht eingeforderte, ausstehende Einlagen“ mit einem negativen Betrag ausgewiesen werden. Trotzdem ist das Eigenkapital mit 328.576,07 EUR auch recht ordentlich.

Zusammenfassung: Aufbau einer Bilanz

Die Bilanz eines Unternehmens ist ein unverzichtbares Instrument ist, um einen klaren Überblick über dessen finanzielle Lage zu erhalten. Sie bietet eine systematische Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden, die es ermöglicht, die Mittelherkunft (Aktiva) und Mittelverwendung (Passiva) transparent darzustellen.

Durch den strukturierten Aufbau einer Bilanz in Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Eigenkapital und Fremdkapital sowie Rechnungsabgrenzungsposten stellt die Bilanz sicher, dass alle finanziellen Aspekte des Unternehmens nachvollziehbar und standardisiert dargestellt sind.

Dies ist nicht nur für interne Analysen und Entscheidungen wichtig, sondern auch für externe Stakeholder wie Investoren, Gläubiger und Behörden, die auf eine korrekte und transparente Finanzberichterstattung angewiesen sind.

Der Beitrag Aufbau einer Bilanz: Aktiva und Passiva des Jahresabschlusses verstehen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Dieses Inventurvereinfachungsverfahren erlaubt es Unternehmen, die Bestandsaufnahme flexibler und effizienter zu gestalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die permanente Inventur funktioniert, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und welche konkreten Vorteile sie Ihrem Unternehmen bringen kann. Damit Ihre nächste Inventur nicht lästig, sondern effizient und wirkungsvoll ist.

Was ist eine permanente Inventur (Definition)?

Definition

Die permanente Inventur zählt im Handelsrecht zu den vereinfachten Inventurverfahren; anwendende Unternehmen können also damit die lästige körperliche Bestandsaufnahme einfacher gestalten. Die Bestände werden hierbei einmal im Jahr – nicht zwangsläufig zum Inventurstichtag – erfasst, indem sie wie üblich gezählt, gemessen und gewogen werden. Für verschiedene Warengruppen können sogar verschiedene Termine verwendet werden.

Die für den Jahresabschluss erforderlichen Bestände zum Stichtag werden dann – ausgehend vom erfassten Bestand – durch Fortschreibung ermittelt. Die permanente Inventur ist daher eine fortlaufende Inventur.

Die Besonderheit besteht dabei in zwei Punkten:

• der Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme kann von den Betrieben frei gewählt werden, beispielsweise auch zum Mittwoch, den 15.05.2024
• Bestandsveränderungen nach der Aufnahme (Zu- und Abgänge) werden über das elektronische Lagerbuch fortgeschrieben

Die Voraussetzungen und Bedingungen für die Durchführung einer permanenten Inventur sind anspruchsvoll. Dieses Inventurvereinfachungsverfahren kann nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems oder einer effizienten Lagerbuchhaltung realisiert werden.

Praxistipp

Da der Zeitpunkt die körperliche Aufnahme im Rahmen der permanenten Inventur frei bestimmt werden kann, können Sie einen Termin wählen, bei dem die Läger einen niedrigen Bestand haben. Dies kann nach einem Abverkauf, nach der Produktion eines Großauftrags und vor einer Saison-Belieferung sein.

Darüber hinaus ist laut Definition die permanente Inventur nicht für alle Warengruppen und Vorräte zulässig. Ausgeschlossen ist diese Inventurvereinfachung:

• bei wertvollen Gegenständen und Waren
• bei Beständen mit (üblichen) unvorhersehbaren Verlusten, wie zum Beispiel durch Schwund, Verdunstung, Verderb oder Zerbrechlichkeit

Hier gibt es aber keine fixen Obergrenzen oder Prozentwerte – wie so oft kommt es auf den Einzelfall an. Unternehmer sind in jedem Fall gut beraten, hier Nachweise und Datenmaterial in der Schublade zu haben, um einen Betriebsprüfer darlegen zu können, wie hoch beispielsweise die Verluste sind und im welchem Rahmen das stattfindet.

Permanente Inventur – diese (gesetzlichen) Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Die permanente Inventur wird nur anerkannt, wenn Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass die Bestände jederzeit aktuell sein müssen, um die prüfenden Blicke einer Betriebsprüfung standhalten zu können. Nur dann können sie am Ende des Wirtschaftsjahres ohne erneutes Zählen, Messen und Wiegen in die Bilanz übernommen werden.

Beispiel

Das Produktionsunternehmen Inven TUI möchte als Inventurvereinfachungsverfahren die permanente Inventur nutzen. Die Fortschreibung der Bestände im ERP-System erfolgt prozessbedingt immer zum Quartalsende; dies soll auch bei Anwendung der Inventurvereinfachung so beibehalten werden.

Da die Bestände durch die verzögerte Fortschreibung – auch wenn die körperliche Erfassung zum gewählten Stichtag einwandfrei war – nicht jederzeit aktuell sind, ist die Haupt-Voraussetzungen für die permanente Inventur nicht erfüllt.

Vereinfachung und mehr Flexibilität bei der körperlichen Inventur werden mit diesem Verfahren nur gewährt, wenn die Unternehmen die strengen Anforderungen an die laufende Bestandsfortschreibung erfüllen. Die permanente Inventur ist nur dann erlaubt, wenn die Betriebe

• ein qualifiziertes und dokumentierendes Lagerbuch (ERP-System) für alle Zu- und Abgänge vorweisen,
• die Daten der Lagerbuchhaltung korrekt und zeitnah erfassen,
• die elektronischen Bestände auf dem neuesten Stand halten,
• Zu- und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge auflisten,
• die dazugehörigen Belege und Nachweise zwei Jahre aufbewahren,
• mindestens einmal im Jahr eine ordnungsgemäße körperliche Inventur durchführen, um Ist- und Buchbestände abzugleichen,
• Inventurdifferenzen dokumentiert verbuchen,
• das Fortschreiben der Bestände durch unregelmäßige und dokumentierte Überprüfungen (Einzel-Inventur einzelner Teil-Bestände) prüfen,
• Stichprobenverfahren nicht zum Einsatz kommen,
• Inventurprotokolle und -dokumentationen zehn Jahre aufbewahren.

Permanente Inventur: Vorteile in der Praxis

Sind Unternehmen in der EDV gut aufgestellt und erfüllen die gesetzlichen Voraussetzungen für die permanente Inventur, sollten sie dieses Inventurvereinfachungsverfahren in Betracht ziehen. Besonders in Bezug auf die Kosten überwiegen die Vorteile klar die Nachteile.

Die permanente Inventur gewährt den Unternehmen laut Definition größtmögliche unternehmerische Freiheit. Sie haben die Flexibilität, die körperliche Inventur nach eigenem Zeitplan durchzuführen und können einzelne Posten sowie Warengruppen zu unterschiedlichen Terminen erfassen. Der übliche Zeitdruck entfällt, da die Bestandsaufnahme nicht – wie bei der zeitnahen Stichtagsinventur – unmittelbar rund um den Bilanzstichtag erfolgen muss.

Diese Flexibilität ist ein wesentlicher Grund, warum viele Unternehmen die permanente Inventur trotz der hohen gesetzlichen Anforderungen nutzen. Nachfolgend werden die Vorteile nochmals aufgeführt:

• körperliche Bestandsaufnahme zu festgelegten Zeitpunkten
• keine oder nur geringe Störungen des Ablaufs (Stillstände, Schließungen) während der Inventur
• bessere Qualität der Aufnahme durch weniger (Zeit-) Druck
• EDV-gesteuerte Automatisierung der Buchungen sind möglich
• optimale Planbarkeit des Personaleinsatzes für die Bestandsaufnahme
• geringere Inventurkosten (z.B. weil keine externen Hilfskräfte nötig sind)
• durch die permanente Inventur fallen (schleichende) Inventurdifferenzen schneller auf
• zuverlässige und genaue Informationen zu den Lagerbeständen für das Management

Kein Licht ohne Schatten: Nachteile der permanenten Inventur

Die permanente Inventur bietet zweifelsohne zahlreiche Vorteile für Unternehmen, es müssen aber auch die potenziellen Nachteile betrachtet werden. Einer der Hauptnachteile liegt in den insgesamt höheren Kosten, die mit der permanenten Inventur und seinen technischen Anforderungen verbunden sind. Durch den regelmäßigen Buchungs-Prozess können sich Personalkosten erhöhen und zusätzliche qualifizierte Ressourcen gebunden werden.

Ein weiterer Nachteil ist eine mögliche erhöhte Fehleranfälligkeit im Vergleich zur Stichtagsinventur. Da die permanente Inventur kontinuierlich und im routinierten Tagesgeschäft erfolgt, besteht eine größere Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Unstimmigkeiten. Dies kann zu falschen Lagerbeständen führen und letztendlich die Genauigkeit der Bestandsaufnahme beeinträchtigen. Die Prozesse in der Warenwirtschaft müssen zweifellos einwandfrei funktionieren.

Zudem kann die permanente Inventur auch zu einer höheren Belastung der Mitarbeiter führen. Der fortlaufende Inventurprozess erfordert eine konstante Überwachung und Kontrolle, was zusätzlichen, regelmäßigen Druck auf das Personal ausüben kann.

Es ist daher wichtig, die Vor- und Nachteile der permanenten Inventur sorgfältig abzuwägen und individuell zu entscheiden, welches Inventursystem am besten zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt.

Andere Inventurverfahren in der Praxis

Abhängig von der Branche und der Art der Güter kommen unterschiedliche Inventurverfahren zur Bestandserfassung in Betracht. Obwohl die permanente Inventur einige Vorteile bietet, ist sie nicht für alle Unternehmen und für alle Fälle anwendbar.

Ein bekanntes Verfahren ist die Stichprobeninventur, bei der nur bestimmte Teile des Bestands überprüft werden, um auf Basis dieser Daten den Gesamtbestand zu schätzen. Dies kann zeitsparend sein, erfordert jedoch eine genaue Planung und Durchführung.

Eine weitere Möglichkeit ist die die zeitnahe Stichtagsinventur und die zeitverschobene Inventur, auch vor- oder nachgelagerte Inventur genannt. Diese beiden Verfahren bieten Unternehmen eine gewisse zeitliche Flexibilität bei der Bestandsaufnahme, jedoch deutlich weniger als die permanente Inventur.

Die zeitnahe Stichtagsinventur erlaubt eine Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag. Die zeitverschobene Inventur gewährt einen Zeitraum von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag. Unternehmen müssen die ermittelten Bestände dann entsprechend auf den Stichtag fortschreiben oder zurückrechnen

Für Unternehmen gilt es, alle Inventurverfahren zu kennen und im Hinblick auf betriebsbedingte Besonderheiten und technische Infrastruktur abzuwägen. Ziel muss es sein, einen guten Mix zu finden und die Verfahren auszuwählen, die den Unternehmen eine höchstmögliche Effizienz und Genauigkeit zusichern. Bei allen Überlegungen müssen jedoch auch die Anforderungen und Erwartungen der Steuerbehörden ins Kalkül gezogen werden.

Zusammenfassung

Die permanente Inventur ist eine attraktive Option für Unternehmen, die bei der Pflichtübung „Inventur“ Flexibilität und Effizienz suchen. Durch die Möglichkeit, den Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme frei zu wählen, lassen sich Inventurprozesse optimal planen und Abläufe im Betrieb nur minimal stören.

Zudem ermöglicht die fortlaufende Erfassung und Fortschreibung der Bestände eine höhere Genauigkeit und eine zeitnahe Anpassung an aktuelle Lagerbestände. Unternehmen, die die technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllen, können von reduzierten Inventurkosten und einer verbesserten Planbarkeit profitieren.

Allerdings ist dieses Verfahren mit erhöhten Anforderungen an die EDV und das Personal verbunden und birgt unter Umständen das Risiko einer höheren Fehleranfälligkeit. Es ist daher entscheidend, die individuellen Bedürfnisse und Rahmenbedingungen des Unternehmens sorgfältig zu prüfen, um zu entscheiden, ob die permanente Inventur die beste Wahl ist. Trotz ihrer zahlreichen Vorteile ist sie nicht für alle Warengruppen und Betriebssituationen geeignet.

Unternehmen sollten daher auch alternative Inventurverfahren in Betracht ziehen, um einen effizienten und genauen Bestandsabgleich sicherzustellen.

Der Beitrag Permanente Inventur – Vorteile dieses Inventurverfahrens im Unternehmen nutzen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Die GWG-Abschreibung ist abhängig von der in Anspruch genommenen Alternative. Für den Standard-Fall (1. Alternative) kommt die GWG-Sofortabschreibung zur Anwendung, bei der Bildung eines GWG-Sammelpostens (2. Alternative) sind Pool-Abschreibungen zu bilden. Wie das in der Praxis erfolgt, erläutert dieser Blog-Beitrag.

Geringwertige Wirtschaftsgüter – Sofortabschreibung

Jedes angeschaffte oder hergestellte Anlagegut ist grundsätzlich in der Buchführung im Anlagevermögen zu aktivieren und über die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ abzuschreiben. Somit werden die Anschaffungs- und Herstellungskosten des Vermögensgegenstands über die Laufzeit verteilt und Jahr für Jahr als Betriebsausgabe abgesetzt.

Lesen Sie auch: Anschaffung geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Praxisbeispiele mit Buchungssätzen (SKR 03/SKR 04)

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) erfreuen sich bei den Unternehmern großer Beliebtheit; sie ermöglichen durch Ihre Sofortabschreibung die in der Praxis beliebe Ergebnis- und Steuergestaltung. Auf Grund der steuerlichen Voraussetzungen können bei der GWG-Anschaffung verschiedene Konstellationen bei den Buchhaltern landen.

Wie die jeweiligen Fälle der GWG-Anschaffung dann in der Praxis zu verbuchen sind, erläutert dieser Blog-Beitrag mit (hochwertigen) Praxisbeispielen und Buchungsvorschlägen.

Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern, die ab 2018 angeschafft wurden und deren Wert maximal 800 EUR (netto) beträgt (vor 2018: 410 EUR), brauchen aus Vereinfachungsgründen nicht über ihre individuelle Nutzungsdauer abgeschrieben werden, sondern können sowohl in der Steuerbilanz als auch in der Handelsbilanz sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe erfasst werden.

Neben der Höchstbetragsgrenze von 800 EUR sind weitere Voraussetzungen zu erfüllen. So müssen gem. § 6 Abs. 2 EStG die Güter beweglich sein, selbstständig nutzbar sein und zum abnutzbaren Anlagevermögen gehören. Zur steuerlichen Anerkennung müssen die GWG in einem besonderen Verzeichnis geführt werden – in der Praxis wird dies durch Buchen auf separaten Konten realisiert.

Da die GWG sofort abgeschrieben und gewinnmindernd behandelt werden können, sind sie bei den Unternehmer und Beratern sehr beliebt – besteht doch somit eine Möglichkeit, im Jahren mit hohen Gewinnen durch einen gezielte Anschaffung die Steuerlast zu drücken.

GWG-Sammelposten: Pool-Abschreibung

Das Einkommensteuergesetz bietet neben der Standardbehandlung von geringwertigen Wirtschaftsgütern auch noch eine alternative Behandlung der GWG an; den GWG-Sammelposten und die damit zusammenhängende Poolabschreibung.

Liegen die Anschaffungs- und Herstellungskosten von geringwertigen Wirtschaftsgütern bei maximal 1.000 EUR (netto), können diese alternativ (Wahlrecht) als GWG-Sammelposten behandelt werden. Bei Wahlrechtsausübung ist dies dann für alle Güter des Wirtschaftsjahres anzuwenden.

Im Unterschied zur GWG-Sofortabschreibung werden die GWG-Sammelposten über einen vorgegebenen Zeitraum von 5 Jahren abgeschrieben und somit gewinnmindern aufgelöst. Über diese Alternative können zwar höherwertige (bis 1.000 EUR statt 800 EUR netto) Wirtschaftsgüter erfasst werden, dafür aber nicht sofort, sondern über einen pauschalierten Zeitraum von 5 Jahren (AfA-Satz 20%) abgeschrieben werden.

Unternehmen haben daher jedes Jahr die Möglichkeit zu wählen, ob sie ihre GWG sofort (hoher Gewinn) oder später (niedriger oder erwarteter Gewinn in Folgejahren) im Aufwand haben möchten.

GWG-Abschreibung: Buchungskonten (SKR03/SKR04)

Die geläufigen DATEV-Kontenrahmen (und auch alle anderen Kontenrahmen) bieten für die GWG-Sofortabschreibung und die GWG-Poolabschreibung spezielle Buchungskonten an. Diese lauten:

GWG-Sofortabschreibung: Beispiel mit Buchungssätzen

Sehen wir uns für die Sofortabschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern folgendes Praxis-Beispiel an.

Beispiel

Der bilanzierende Unternehmensberater NeedTable kauft sich bar den höhenverstellbaren Tisch „Up-and-Down“ für brutto 950,81 EUR, den er in sein Büro stellt und für seine Dienstleistungen nutzt. NeedTable hat im Jahr der Anschaffung einen hohen Gewinn und möchte möglichst wenig Steuern zahlen (wer nicht?).

Der Unternehmensberater muss den Tisch im Anlagevermögen aktivieren; da es sich aber um einen Gegenstand des beweglichen, abnutzbaren Anlagermögens handelt, das selbstständig nutzbar ist und dessen Anschaffungskosten maximal 800 EUR netto betragen (799 EUR im Beispielsfall; hab das mal eben für Sie nachgerechnet!), kann er den Tisch als GWG behandeln.

Die weitere Voraussetzung „führen in einem besonderen Verzeichnis“ ist durch Buchen des Tisches auf den GWG-Konto „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ (Konto 0480 im SKR 03 oder 0670 im SKR 04) erfüllt.

Buchungssatz

SKR 03: 950,81 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0480 | Haben: 1000 | Buchungstext: Höhenverstellbarer Schreibtisch Up-and-Down
SKR 04: 950,81 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0670 | Haben: 1000 | Buchungstext: Höhenverstellbarer Schreibtisch Up-and-Down

Am Jahresende kann der auf dem Konto aktivierte Netto-Betrag des Schreibtisches in Höhe von 799,00 EUR durch Buchen der GWG-Abschreibung als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Buchungssatz

SKR 03: 799,00 EUR | Soll: 4855 | Haben: 0480 | Buchungstext: GWG-Sofortabschreibung
SKR 04: 799,00 EUR | Soll: 6260 | Haben: 0670 | Buchungstext: GWG-Sofortabschreibung

GWG-Poolabschreibung: Beispiel mit Buchungssätzen

Auch für die Erläuterung der GWG-Pool-Abschreibung eignet sich am besten ein Praxis-Beispiel.

Beispiel

Die vorsteuerabzugsberechtigte SpielBesserLotto GmbH macht seit Jahren Verluste und erwirbt Anfang Januar in der Hoffnung auf baldige Gewinne auf Rechnung den Glückskeksautomaten Lucky13 für ihre Führungsmitarbeiter. Der Automat kostet inklusive Umsatzsteuer 1.071 EUR (netto 900 EUR). Die GWG-Voraussetzungen sind erfüllt. Bisher wurden noch keine geringwertigen Wirtschaftsgüter in diesem Geschäftsjahr angeschafft.

Die GmbH kann den Glückskeksautomaten wegen Überschreiten des Höchstbetrags von netto 800 EUR nicht als GWG aktivieren und sofort abschreiben. Es kommt jedoch die alternative Behandlung als GWG-Sammelposten – zum Glück – in Frage. Der Geschäftsführer der GmbH entscheidet sich daher für die Sammelposten-Aktivierung, um den Abschreibungsaufwand in die erhofften, glücklichen 5 Folgejahre zu verschieben.

Buchungssatz

SKR 03: 1.071,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0485 | Haben: Kreditor | Buchungstext: Glückskeksautomaten Lucky13
SKR 04: 1.071,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0675 | Haben: Kreditor | Buchungstext: Glückskeksautomaten Lucky13

Als am Ende des Jahres der Jahresabschluss aufzustellen ist, müssen die Abschreibungen des GWG-Sammelpostens gebildet werden. Da keine weiteren Anschaffungen erfolgten, lautet der Sammelposten auf 900 EUR. Dieser ist auf eine pauschale Nutzungsdauer von 5 Jahren abzuschreiben, somit errechnet sich ein jährlicher Abschreibungsaufwand von 900 EUR : 5 Jahre = 180 EUR. Dieser wird wie folgt gebucht.

Buchungssatz

SKR 03: 180,00 EUR | Soll: 4862 | Haben: 0485 | Buchungstext: GWG-Abschreibung Sammelposten
SKR 04: 180,00 EUR | Soll: 6264 | Haben: 0675 | Buchungstext: GWG-Abschreibung Sammelposten

Übrigens hat die SpielBesserLotto GmbH in diesem Geschäftsjahr auch keinen Gewinn gemacht – Pech gehabt.

Zusammenfassung GWG-Abschreibung

Sofern die GWG-Voraussetzungen erfüllt sind, können geringwertige Wirtschaftsgüter vereinfacht abgeschrieben werden. Mittels der Sofortabschreibung werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der Güter sofort als Betriebsausgaben (GWG-Abschreibung) erfasst. Hierfür sind die Abschreibungskonten 4855 (SKR 03) oder 6260 (SKR 04) „Sofortabschreibung geringwertige Wirtschaftsgüter“ vorgesehen.

Alternativ können GWG, sofern die Anschaffungs- oder Herstellungskosten 1.000 EUR (netto) nicht überschritten werden, als GWG-Sammelposten aktiviert werden. Die GWG-Abschreibung erfolgt dann pauschal über eine Nutzungsdauer von 5 Jahren (AfA-Satz 20%). Hierfür sind die Abschreibungskonten 4862 (SKR 03) oder 6264 (SKR 04) „Abschreibungen auf den Sammelposten Wirtschaftsgüter“ in den Kontenrahmen vorbereitet.

Häufige Fragen (FAQ) (ggfs Keyword)

Was versteht man unter GWG-Abschreibung?

Die GWG-Abschreibung bezieht sich auf die steuerliche Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG). Diese Wirtschaftsgüter sind abnutzbare, bewegliche und selbstständig nutzbare Anlagegüter, deren Anschaffungskosten bestimmte Wertgrenzen nicht überschreiten. Statt einer regulären Abschreibung über die Nutzungsdauer können diese unter bestimmten Voraussetzungen sofort oder über eine Sammelpostenmethode abgeschrieben werden

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um die GWG-Abschreibung nutzen zu können?

Um die GWG-Abschreibung in Anspruch nehmen zu können, muss es sich um ein abnutzbares, bewegliches und selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut handeln. Zudem dürfen die Anschaffungskosten inklusive Umsatzsteuer bestimmte Wertgrenzen nicht überschreiten, die sich in den letzten Jahren geändert haben (z.B. 800 € netto für Sofortabschreibung).

Welche zwei Arten der GWG-Abschreibung gibt es?

Es gibt zwei Hauptvarianten: Die GWG-Sofortabschreibung, bei der das GWG sofort in voller Höhe abgeschrieben wird, und die GWG-Poolabschreibung (Sammelposten), bei der die GWG über 5 Jahre abgeschrieben werden.

Muss ich ein Verzeichnis für GWG führen, wenn ich die Sofortabschreibung nutze?

Ja, für die steuerliche Anerkennung muss ein spezielles Verzeichnis geführt werden. In der Praxis wird dies oft durch das Buchen auf separaten Konten realisiert.

Wo finde ich die passenden Buchungskonten für die GWG-Abschreibung in meinem Kontenrahmen (z.B. SKR03/SKR04)?

Die gängigen Kontenrahmen (z.B. DATEV SKR03/SKR04) bieten spezielle Buchungskonten für die GWG-Sofortabschreibung und die GWG-Poolabschreibung. Im SKR03 sind dies z.B. die Konten 4855 (Sofortabschreibung) und 4862 (Abschreibung Sammelposten).

Kann ich jedes Jahr neu entscheiden, ob ich die GWG-Sofortabschreibung oder den Sammelposten nutze?

Ja, Unternehmen können jedes Jahr neu wählen, welche Methode sie anwenden möchten.

Der Beitrag GWG-Abschreibung 2024: Beispiele und Buchungssätze für Sofortabschreibung und Poolabschreibung wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

So sind beispielsweise die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ – etwas kürzer „GoBD“ – von jedem Anwender einzuhalten. Hierin ist der Grundsatz verankert, dass jede Buchung einen Beleg erfordert.

Egal ob Kauf einer Maschine, Tanken im Ausland oder Schnäppchen auf dem Flohmarkt – jeder betriebliche Geschäftsvorfall ist mit einem Beleg nachzuweisen. In der Praxis ist dies nicht immer möglich. Wenn also vom Geschäftspartner kein (Fremd-) Beleg ausgestellt wurde oder werden konnte, kann der Unternehmer einen Eigenbeleg erstellen. Was es hier zu beachten gilt, belegt der nachfolgende praktische Ratgeber. Belegfrei!

Warum Belege in der Buchführung so wichtig sind

Belege erfüllen eine wichtige Funktion in der (doppelten) Buchführung jedes Unternehmens; sie sind

Schriftliche Nachweise der jeweiligen Geschäftsvorfälle und dokumentieren die Übertragung der Vorgänge in die laufende Buchführung.

Belege sichern das vollständige Erfassen aller Geschäftsvorfälle und ermöglichen ein nachträgliches Kontrollieren von betrieblichen Vorgängen.

Damit eine Überprüfung durch Außenstehende (z. B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer) möglich ist, fordert das Gesetz (§ 238 HGB), dass sich ein „sachverständiger Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann“. Hierbei spielen die Belege eine zentrale Rolle.

Das Steuerrecht bläst hier ins gleiche Horn; die Abgabenordnung (§ 97 AO) schreibt in klassischem Beamtendeutsch vor, dass „die Beteiligten und andere Personen der Finanzbehörde auf Verlangen Bücher, Aufzeichnungen, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen haben„.

Damit Belege vom Finanzamt anerkannt werden sind grundsätzlich zwei Voraussetzungen zu erfüllen:

1. 1. die Ausgaben müssen nachweislich betrieblich veranlasst oder beruflich notwendig sein
   2. die Höhe der Ausgaben muss glaubhaft oder plausibel sein

Belege sind in der Regel nicht erforderlich, wenn steuerliche Pauschalen zum Ansatz kommen, beispielsweise Arbeitnehmer-Pauschbetrag, Sparer-Pauschbetrag, Verpflegungspauschale, Sonderausgaben-Pauschbetrag.

Drei Arten der Belege: Fremdbelege, Eigenbeleg, Ersatzbeleg

Die Gesamtheit aller Belege eines buchführenden Unternehmens stammt in der Praxis nicht aus einer Quelle. Es sind die stark vertretenen Fremdbelege von Dritten (Lieferanten, Geschäftspartnern und Dienstleistern), aber auch Eigen- und Ersatzbelege vorhanden. Welche Besonderheiten bestehen bei diesen Belegarten?

Von anderen Unternehmen ausgestellte Fremdbelege

Die Fremdbelege erhält die Buchhaltung von außerhalb des Unternehmens. Erstellt werden diese (Original-) Belege also von Unternehmensfremden. Der empfangende Unternehmer hat daher in den meisten Fällen keinen Einfluss auf die Gestaltung der Fremdbelege. Der ausstellende, externe Geschäftspartner entscheidet über Aussehen, Aufbau und Aufmachung des Belegs.

Grundsätzlich sind aber die umsatzsteuerlichen Anforderungen an Rechnungen (§ 14 UStG) einzuhalten, also beispielsweise Name und Anschrift des leistenden und leistungsempfangenden Unternehmens, Datumsangaben, fortlaufende Rechnungsnummer, Angabe der Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder berechneten Leistung usw.

Fremdbelege können sein:

• (digitale) Eingangsrechnungen
• Lieferscheine
• Barquittungen
• Kassenzettel
• Bewirtungsbelege
• E-Mails
• Kontoauszüge
• Frachtbriefe

Grundsätzlich haben Fremdbelege die höhere Beweiskraft und führen in der Regel zu einer vorbehaltslosen Anerkennung bei Steuerbehörden, sofern keine Zweifel durch Fehlen von Angaben oder Hinweis auf Scheinbelege bestehen.

Eigenbeleg erstellen bei fehlenden Fremdbelegen

Eigenbelege kommen zur Anwendung, wenn kein Fremdbeleg verwendet werden kann. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Fremder keinen Beleg ausstellen kann (Taxifahrer hat keinen Block mehr) oder gar kein Fremder unmittelbar und direkt beteiligt ist (Geldeinwurf in Zeitungsautomaten).

Diese Belegart ist also im eigenen Unternehmenskreis ausgestellte Dokumente, ohne Mitwirkung eines Fremden. Aussteller können der Unternehmer selbst, Mitarbeiter des Unternehmens oder beauftragte Außenstehende (Steuerberater) sein.

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Diese Sonderbelege sind in der Praxis meist Originalbelege, da sie im Unternehmen originär ausgestellt werden. Denkbar sind aber auch Scans, Fotos oder Kopien von anderen Dokumenten, die man als Eigenbeleg erstellen kann, sofern sei die notwendigen Anforderungen erfüllen.

Ersatzbelege bei verlorenen oder vernichteten Originalbelegen

Ist ein Original-Fremdbeleg verloren gegangen oder vernichtet worden, können Ersatzbelege (auch Notbelege genannt) ausgestellt und verwendet werden. Hierbei handelt es sich um einen internen Eigenbeleg, der den Geschäftsvorfall des ursprünglichen Fremdbelegs so gut wie möglich dokumentiert.

Die Ausstellung eines Ersatzbelegs sollte nur dann erfolgen, wenn beim externen Geschäftspartner kein Duplikat des Fremdbelegs angefordert werden kann – beispielsweise, weil der (ausländische) Taxisfahrer nicht mehr kontaktiert werden kann. Dokumentieren Sie daher immer, warum keine Belegkopie vom ursprünglichen Aussteller möglich war.

Es versteht sich von selbst, dass Ersatzbelege die Ausnahme sein müssen. Jeder Finanzbeamte hat Verständnis, dass bei einem Gewerbe mit hunderten oder tausenden Geschäftsvorfällen auch mal etwas schiefgehen kann und Belege nicht mehr auffindbar sind. Ein sauber ausgestellter Ersatzbelege wird daher nicht zu Stirnrunzeln führen. Wenn aber die Zahl der Ersatzbelege auffällig hoch ist, wird jeder Beamte eine unsachgemäße Buchführung annehmen und zur Hinzu-Schätzung ausholen.

Eigenbeleg: Vorsteuerabzug möglich?

Selbst wenn bei einem Geschäftsvorfall offiziell Umsatzsteuer enthalten und bezahlt wurde (z. B. bei einem privatrechtlichen Parkticket), kann diese bei einem internen Eigen- oder Notbeleg nicht im Rahmen des Vorsteuerabzug angesetzt werden.

Voraussetzung für den zulässigen Vorsteuerabzug ist das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung mit korrekt ausgewiesener Umsatzsteuer (§ 15 UStG). Mussten Sie einen Eigenbeleg erstellen, ist dies nicht der Fall, denn diese Form des Belegs stellt keine Rechnung dar. Zudem fehlt es an einem Ausweis der Umsatzsteuer durch den ursprünglichen Aussteller.

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Auch wenn der Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen nicht möglich ist, so kann der Gesamtbetrag des Geschäftsvorfalls (Nettobetrag und entrichtete Umsatzsteuer) vollumfänglich als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Eigenbeleg erstellen: Wie muss er aussehen?

Wenn Sie einen Eigenbeleg erstellen müssen, gibt es dafür primär keine Vorschriften; ein einfaches Blatt Papier mit handschriftlichen Angaben reicht grundsätzlich aus. In der heutigen Zeit sind auch digitale Eigenbelege denkbar und möglich.

Es muss erkennbar sein, dass es sich um den Sonderfall eines Eigenbelegs handelt; daher empfiehlt es sich, die klare  Bezeichnung „Eigenbeleg“ auf dem Dokument zu verwenden.

Eigenbeleg schreiben: Welche Bestandteile müssen rein?

Wenn Sie einen Eigenbeleg erstellen, sind manche Bestandteile unbedingt erforderlich, andere wiederum „nur“ empfehlenswert. Aus der nachfolgenden Tabelle können Sie die Must-Have und Should-Have-Inhalte beim Eigenbeleg erstellen nach unserer Empfehlung entnehmen:

Die Unterzeichnung des Eigenbelegs wird von vielen Stellen als absolutes Muss gesehen. Die Erfordernis einer rechtsgültigen Unterschrift setzt dann aber voraus, dass es sich um einen Papierbeleg handelt, der ausgedruckt und dann manuell unterzeichnet wird. In der heutigen digitalen Zeit dürfte das in vielen Fällen nicht mehr praktikabel sein; auch wenn die Erstellung eines Eigenbelegs im Gesamtumfang der Buchführung eine absolut untergeordnete Rolle spielt.

Sofern eine Unterzeichnung des Eigenbelegs im Verarbeitungsprozess möglich ist, empfehlen wir diesen Schritt. Sollte es für den (digitalen) Buchführungsprozess aber störend sein, sind wir der Ansicht, dass eine digitale Signatur oder auch eine signaturlose Bearbeitung eines Eigenbelegs möglich ist.

Stellen Sie in diesem Fall unbedingt sicher, dass die Herkunft und Zuordenbarkeit des Belegs sichergestellt sind, um eventuelle Zuordnungszweifel eines Betriebsprüfers aus dem Weg zu räumen.

Zusammenfassung

Die Buchführungspflicht für Gewerbetreibende ist mit zahlreichen Vorschriften und Anforderungen verbunden, wobei die sorgfältige Dokumentation von Geschäftsvorfällen durch Belege eine zentrale Rolle spielt.

Die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Belegen gemäß den GoBD ist unerlässlich, um sowohl gesetzlichen Anforderungen als auch steuerlichen Pflichten gerecht zu werden. Dabei spielen Fremdbelege, Eigenbelege und Ersatzbelege unterschiedliche Rollen und erfordern spezifische Maßnahmen.

Trotz der Bedeutung von Belegen für die Buchführung bleiben Eigenbelege und Ersatzbelege Ausnahmen, die nur unter bestimmten Umständen und mit entsprechender Dokumentation akzeptiert werden.

Die korrekte Erstellung und Aufbewahrung von Belegen ist somit von entscheidender Bedeutung für die Nachvollziehbarkeit und Transparenz betrieblicher Vorgänge sowie für die rechtskonforme Steuererklärung.

Häufige Fragen (FAQ)

Welche Arten von Belegen gibt es?

Es gibt drei Arten von Belegen: Fremdbelege, Eigenbelege und Ersatzbelege. Fremdbelege stammen von externen Partnern wie Lieferanten oder Dienstleistern. Eigenbelege werden intern ausgestellt, wenn keine Fremdbelege verfügbar sind. Ersatzbelege werden verwendet, wenn Originalbelege verloren gegangen sind.

Wann und wie erstellt man Eigenbelege?

SIe werden erstellt, wenn keine Fremdbelege verfügbar sind, z.B. bei fehlenden Quittungen. Sie können auf einfaches Papier oder digital erstellt werden und müssen den Geschäftsvorfall nachvollziehbar dokumentieren.

Was sind Ersatzbelege und wann werden sie verwendet?

Ersatzbelege werden ausgestellt, wenn Originalbelege verloren gegangen sind. Sie dokumentieren den Geschäftsvorfall nachträglich so gut wie möglich und sollten nur verwendet werden, wenn keine Kopie des Originalbelegs erhältlich ist.

Ist ein Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen möglich?

Eigenbelege ermöglichen keinen Vorsteuerabzug, da sie keine ordnungsgemäßen Rechnungen im Sinne des § 15 UStG darstellen. Der Gesamtbetrag des Geschäftsvorfalls kann jedoch als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Wie sollte ein Eigenbeleg aussehen und welche Angaben sind erforderlich?

Beim Eigenbeleg erstellen sollte das Datum, die Belegnummer, Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, die Art der Aufwendung, die Gesamtkosten und den Grund für die Ausstellung enthalten. Eine handschriftliche Unterschrift ist empfehlenswert, aber nicht zwingend erforderlich, besonders bei digitalen Eigenbelegen.

Der Beitrag Eigenbeleg erstellen – ein praktischer Ratgeber für den Sonderbeleg in 2024 wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Wie die jeweiligen Fälle der GWG-Anschaffung dann in der Praxis zu verbuchen sind, erläutert dieser Blog-Beitrag mit (hochwertigen) Praxisbeispielen und Buchungssätzen in den DATEV-Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04.

Geringwertige Wirtschaftsgüter unter 250 Euro

Erfüllt ein angeschaffter Gegenstand grundsätzlich die GWG-Voraussetzungen (abnutzbares, bewegliches Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens; selbstständige Nutzungsfähigkeit gegeben), liegt der Anschaffungswert aber unter 250 EUR, kann eine Aktivierung als geringwertiges Wirtschaftsgut unterbleiben. Stattdessen ist der Geschäftsvorfall auf einem passenden Aufwandskonto gewinnmindernd zu verbuchen.

GWG-Beispiel: Anschaffung unter 250 EUR

Der Wirt der Wirtschaft „Geringwertiges Gut“ erwirbt für seinen Betrieb bar die Kaffeemaschine „Brühtgut“ zur Erzeugung von geringwertigen Koffein-Heißgetränken für seine wertigen Gäste. Die GWG-Anschaffung beläuft sich auf netto 249,99 EUR (brutto 297,49 EUR).

Da die Kaffeemaschine ein abnutzbares, bewegliches Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit selbstständiger Nutzungsfähigkeit darstellt, sind die grundsätzlichen GWG-Voraussetzungen erfüllt. Da die Anschaffungskosten jedoch unter 250 EUR liegen, kann das GWG aus Vereinfachungsgründen im Aufwand auf dem Konto „Sonstiger Betriebsbedarf“ (SKR 03: 4980; SKR 04: 6850) verbucht werden.

Buchungssatz

SKR 03: 297,49 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 4980 | Haben: 1000 | Buchungstext: Kaffeemaschine Brühtgut
SKR 04: 297,49 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 6850 | Haben: 1600 | Buchungstext: Kaffeemaschine Brühtgut

Geringwertiges Wirtschaftsgut bis 800 EUR (GWG-Grenze 2024)

Sind die GWG-Voraussetzungen erfüllt und beträgt der Wert des Gegenstands bis 800 EUR, kann das Wirtschaftsgut als geringwertiges Wirtschaftsgut erfasst werden. Durch Verbuchung auf speziellen GWG-Konten wird auch die steuerliche Voraussetzung „Aufzeichnung in besonderem, laufend zu führenden Verzeichnis“ erfüllt.

GWG-Beispiel: Anschaffung bis 800 EUR

Der vorsteuerabzugsberechtigte Sanitär-Unternehmer Klaus Loh-Bürst erwirbt für seinen Betrieb bar einen Besucher-Stuhl für den Gang. Der Stuhl kostet 750 netto (892,50 EUR) und wird ohne Nebenkosten direkt geliefert. K. Loh-Bürst freut sich über die Neuanschaffung und beauftragt seinen Buchhalter W. Zeh mit einer steueroptimalen Verbuchung, um seine Steuerlast so gering wie möglich zu halten.

Bei dem Besucher-Stuhl sind alle GWG-Voraussetzungen erfüllt, eine Aktivierung als GWG mit der Möglichkeit der Sofortabschreibung zum Jahresabschluss ist möglich. W. Zeh bucht den Stuhl daher als Zugang auf dem Konto „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ (SKR 03: 0480; SKR 04: 0670).

Buchungssatz

SKR 03: 892,50 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0480 | Haben: 1000 | Buchungstext: Besucher-Stuhl für Gang
SKR 04: 892,50 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0670 | Haben: 1600 | Buchungstext: Besucher-Stuhl für Gang

Selbst wenn der Sanitär-Unternehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt wäre, gilt für die GWG-Höchstgrenze von 800 EUR der Nettobetrag (R 9b Abs. 2 Satz 1 EStR).

Ebenfalls wichtig ist, dass es sich bei der Grenze von 800 EUR um eine Höchstgrenze handelt.

GWG-Beispiel: Anschaffung über 800 EUR

Der nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmer Viktor Erkauf erwirbt den 3D-Drucker für Schaufensterpuppen „Bein-Druckend“ für brutto 952,01 EUR (netto 800,01 EUR) per Lastschrift und möchte diesen möglichst steuermindernd in der Buchführung verbuchen.

Der beeindruckende Drucker liegt mit netto 800,01 EUR über dem GWG-Höchstbetrag und kann somit, auch wenn die anderen GWG-Voraussetzungen erfüllt sind, nicht als GWG verbucht werden. Eine Aktivierung als GWG-Sammelposten kommt hingegen in Frage; dies möchte V. Erkauf jedoch nicht.

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Der 3D-Drucker für Schaufensterpuppen ist daher als Zugang im Anlagevermögen unter „Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung“ (SKR 03: 0490; SKR 04: 0690) zu aktivieren.

Buchungssatz

SKR 03: 952,01 EUR | Soll: 0490 | Haben: 1200 | Buchungstext: 3D-Drucker „Bein-Druckend“
SKR 04: 952,01 EUR | Soll: 0690 | Haben: 1800 | Buchungstext: 3D-Drucker „Bein-Druckend“

Selbst wenn ein Wirtschaftsgut in der Anschaffung unterhalb der GWG-Grenze von 800 EUR liegt, können Anschaffungsnebenkosten wie Verpackungs- oder Versandkosten dazu führen, dass die Grenze überschritten wird.

GWG-Anschaffung: keine selbstständige Nutzungsfähigkeit, kein GWG

Eine wichtige Voraussetzung bei der GWG-Anschaffung ist die selbstständige Nutzungsfähigkeit. Liegt diese neben den anderen steuerrechtlichen Anforderungen (abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens; Anschaffungskosten max. 800 EUR) nicht vor, kann die Aktivierung und spätere Sofortabschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut nicht erfolgen.

Lesen Sie auch: GWG-Abschreibung 2024: Beispiele und Buchungssätze für Sofortabschreibung und Poolabschreibung

Geringwertige Wirtschaftsgüter sind bei den Unternehmern sehr beliebt. Sie stellen eine Vereinfachung in der Buchhaltung und in der Abschreibung von Anlagevermögen dar. Wie gelangt ein angeschafftes geringwertiges Wirtschaftsgut nach seiner Aktivierung in den Aufwand, um Gewinn und Steuerlast zu mindern.

Die GWG-Abschreibung ist abhängig von der in Anspruch genommenen GWG-Alternative. Für den Standard-Fall (1. Alternative) kommt die GWG-Sofortabschreibung zur Anwendung, bei der Bildung eines GWG-Sammelpostens (2. Alternative) sind Pool-Abschreibungen zu bilden. Wie das in der Praxis erfolgt, erläutert dieser Praxis-Beitrag.

Stattdessen ist das Anschaffungsgut herkömmlich im Anlagevermögen zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben.

GWG-Beispiel: Anschaffung über Höchstgrenzen

Der Unternehmer Isidor Kea erwirbt bar den hochwertiges Büroregal BILLI G für netto 1.111 EUR (brutto 1.322,09 EUR)  und möchte diesen steuersparend verbucht haben. Seine Buchhalter prüft im Rahmen der GWG-Anschaffung alle steuerlichen Voraussetzungen und kommt zum Schluss, dass alles erfüllt ist, bis auf die Einhaltung der Höchstgrenze von 800 EUR bzw. 1.000 EUR für den GWG-Sammelposten. Ein GWG-Ansatz kommt daher nicht in Frage.

I. Kea wird damit leben müssen, dass das Büroregal herkömmlich im Anlagevermögen unter „Büroeinrichtung“ (SKR 03: Kto. 420, SKR 04: Kto. 650) zu aktivieren ist und über eine lange Nutzungsdauer (gem. AFA-Tabelle: Büromöbel: 13 Jahre)  abzuschreiben ist. Somit ist leider keine steuersparende Erfassung in der Buchführung möglich.

Buchungssatz

SKR 03: 1.322,09 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0420 | Haben: 1000 | Buchungstext: Regal BILLI G
SKR 04: 1.322,09 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0650 | Haben: 1000 | Buchungstext: Regal BILLI G

Hätte I. Kea mal ein günstigere Büroregal für max. netto 800 EUR erworben; dann wäre eine buchhalterische Behandlung als geringwertiges Wirtschaftsgut möglich gewesen.

Geringwertiges Wirtschaftsgut: Grenze als GWG-Sammelposten (250 Euro – 1.000 Euro)

Sind bei einer GWG-Anschaffung alle Voraussetzungen erfüllt, die Anschaffungskosten netto aber über 800 EUR, kann gegebenenfalls die 2. Variante der GWG-Behandlung in Anspruch genommen werden. Liegen die Anschaffungs- oder Herstellkosten bei maximal 1.000 EUR, kann ein GWG-Sammelposten gebildet werden.

Voraussetzung ist dann jedoch, dass jede GWG-Anschaffung des Wirtschaftsjahres in den Sammelposten fließt. Eine parallele Behandlung einer GWG-Erfassung (250 EUR – 800 EUR) und GWG-Sammelpostenbildung (250 EUR – 1.000 EUR) ist nicht möglich: Entweder oder!

GWG-Beispiel: Bildung eines Sammelpostens

Der nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Zahnarzt Bernd Ohr-Tnicht kauf sich per Lastschrift die Bohrmaschine „BUSCH Hammer“ für netto 999 EUR (brutto 1.188,81 EUR) für seine Praxis. Er möchte die Anschaffungskosten gerne über eine längere Laufzeit verteilen, aber nach Möglichkeit nicht über 5 Jahre, da er dann in Rente geht. Im laufenden Jahr sind noch keine GWGs angefallen.

Die Bohrmaschine erfüllt – bis auf den Höchstbetrag 800 EUR – die Voraussetzungen für geringwertige Wirtschaftsgüter. Statt die Maschine im Anlagevermögen zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 8 Jahren (gem. AFA-Tabelle), kann B. Ohr-Tnicht diese in einen GWG-Sammelposten (SKR 03: Kto. 485, SKR 04: Kto. 675) erfassen und über eine feste Laufzeit von 5 Jahren abschreiben.

Buchungssatz

SKR 03: 1.188,81 EUR | Soll: 0485 | Haben: 1200 | Bohrmaschine „BUSCH Hammer“
SKR 04: 1.188,81 EUR | Soll: 0675 | Haben: 1800 | Bohrmaschine „BUSCH Hammer“

Zusammenfassung

Anschaffungen, die in der Buchführung steueroptimal als geringwertige Wirtschaftsgüter abgewickelt werden können, kommen regelmäßig in der Praxis vor. Dabei sind, je nach Erfüllung der steuerlichen Voraussetzungen, verschiedene Buchungskonstellationen denkbar.

GWG-Anschaffungen unter 250 EUR brauchen nicht groß überprüft werden; sie direkt auf den jeweiligen Aufwandskonten verbucht werden. Spezielle Nachweis- und Aufzeichnungspflichten brauchen nicht eingehalten werden.

Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern bis 800 EUR (Höchstgrenze) und Erfüllung der weiteren GWG-Voraussetzungen kann eine Verbuchung auf den GWG-Konten (SKR 03: 0480; SKR 04: 0670) erfolgen. Hiermit kann sodann auch die steuerliche Voraussetzung „Aufzeichnung in besonderem, laufend zu führenden Verzeichnis“ erfüllt werden.

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Werden bei einer GWG-Anschaffung die steuerlichen Voraussetzungen nicht eingehalten (z. B. keine selbstständige Nutzungsfähigkeit, Überschreiten der Höchstgrenzen), kann keine Verbuchung als GWG erfolgen. Stattdessen ist eine Aktivierung im Anlagevermögen und Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer vorzunehmen.

Wird die Höchstbetragsgrenze für Standard-GWG (800 EUR) nicht eingehalten, aber die Höchstbetragsgrenze für GWG-Sammelposten (1.000 EUR), kann für die GWG-Anschaffung ein Sammelposten gebildet werden, der dann aus Vereinfachungsgründen über 5 Jahre abgeschrieben wird. Durch die Buchung auf speziellen GWG-Sammelposten-Konten (SKR 03: Kto. 485, SKR 04: Kto. 675) wird auch die GWG-Voraussetzung „Aufzeichnung in besonderem, laufend zu führenden Verzeichnis“ erfüllt.

Der Beitrag Anschaffung geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Praxisbeispiele mit Buchungssätzen (SKR 03/SKR 04) wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Welche Voraussetzung und Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter 2024 gilt und wie Sie diese steueroptimal in Ihrer Buchführung anwenden können, erfahren Sie im folgenden (nicht gering-, sondern hochwertigen) Blog-Beitrag.

Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)?

„Geringwertige Wirtschaftsgüter“ sind ein steuerliches Konstrukt, um Steuerpflichtigen eine Möglichkeit zur schnellen Abschreibung und zur Vereinfachung in der bilanziellen Behandlung bestimmter geringwertiger Güter zu ermöglichen. Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, zu denen die GWG gehören, sind grundsätzlich zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben.

Um hier bei geringwertigen Gütern eine Vereinfachung anbieten zu können, wurden die steuerlichen GWG ins Leben gerufen und ins Einkommensteuergesetz geschrieben. Steuerpflichtige können seitdem entscheiden, ob sie diese geringen Anlagevermögensgüter normal aktivieren oder sofort abschreiben.

Die Sofortabschreibung ist auch ein Grund, weshalb geringwertige Wirtschaftsgüter in der Praxis große Beliebtheit fanden; das GWG-Wahlrecht hat sich zu einer beliebten Gewinn- und somit Steuergestaltungsmöglichkeit entwickelt.

In der Vergangenheit wurden die wertmäßigen Grenzen zur Anerkennung von GWG mehrfach verändert. Von zuletzt 410 EUR (ehemals 800 DM) auf 800 EUR. Um die GWG-Regelung anwenden zu können, sind weitere Voraussetzungen zu erfüllen, die in den nachfolgenden Kapiteln praxisnah erläutert werden.

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Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) erfreuen sich bei den Unternehmern großer Beliebtheit; sie ermöglichen durch Ihre Sofortabschreibung die in der Praxis beliebe Ergebnis- und Steuergestaltung. Auf Grund der steuerlichen Voraussetzungen können bei der GWG-Anschaffung verschiedene Konstellationen bei den Buchhaltern landen.

Wie die jeweiligen Fälle der GWG-Anschaffung dann in der Praxis zu verbuchen sind, erläutert dieser Blog-Beitrag mit (hochwertigen) Praxisbeispielen und Buchungsvorschlägen.

Geringwertige Wirtschaftsgüter: Gesetz

Die geringwertigen Wirtschaftsgüter sind gesetzlich im Einkommensteuergesetz normiert. Dort finden sich die entsprechenden Vorschriften im § 6 Abs. 2 und Abs. 2a EStG. Die Anwendung ist sowohl bei bilanzierenden Steuerpflichtigen als auch bei Anwendern der Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) möglich.

Im Handelsrecht (HGB) finden sich keine expliziten Regelungen zu geringwertigen Wirtschaftsgütern. Das Handelsrecht verweist auf die steuerlichen Regelungen und lässt die Anwendung der Standard-GWGs in der Handelsbilanz zu. Umstritten ist, ob hingegen der steuerliche GWG-Sammelposten uneingeschränkt und unverändert im handelsrechtlichen Abschluss übernommen werden kann.

Welche GWG-Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit in der (doppelten) Buchführung eines Steuerpflichtigen ein geringwertiges Wirtschaftsgut angesetzt werden darf:

• abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens
• das Wirtschaftsgut muss selbstständig nutzbar sein
• die Anschaffungs- oder Herstellungskosten dürfen netto 800 EUR nicht überschreiten
• Führen des Wirtschaftsgutes in einem besonderen Verzeichnis

Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens

Als geringwertige Wirtschaftsgüter kommen nur abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens in Betracht; Vorräte des Umlaufvermögens (Rohstoffe, Waren, Erzeugnisse), die in die Verarbeitung und Leistungserstellung eingehen, können nicht angesetzt werden. Zudem müssen die Güter beweglich sein, unbewegliche Wirtschaftsgüter wie Gebäude oder Gebäudeteile sowie immaterielle Güter wie Lizenzen, (Nutzungs-) Rechte, Patente usw. fallen ebenfalls nicht unter die GWG-Voraussetzungen.

Ist ein Gegenstand Teil eines anderen, kann es ebenfalls nicht als GWG fungieren, da bei dem Teil kein eigenständiges Wirtschaftsgut vorliegt.

Die Voraussetzung „abnutzbar“ erfordert, dass der Gegenstand im Laufe seines Lebens einem technischen oder wirtschaftlichen Verschleiß unterliegt, also im Laufe der Jahre immer weniger Wert hat. Das ist beispielsweise bei einem Schreibtisch, einem Multifunktionsdrucker und einer Kaffeemaschine der Fall; bei einem berühmten antiquarischen Gemälde hingegen nicht. Das behält in der Regel seinen Wert, wenn nicht irgendjemand Farbe oder Kartoffelbrei dagegen schmiert.

Unerheblich ist der Zustand der Gegenstände bei Anschaffung. Daher sind neue, neuwertige oder gebrauchte, abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens möglich.

Selbstständige Nutzungsfähigkeit

Eine weitere (berühmte) Voraussetzung für geringwertige Wirtschaftsgüter ist die selbständige Nutzungsfähigkeit. In der Praxis gibt es bei diesem Erfordernis die meisten Abstimmprobleme; im Gegensatz zur betragsmäßigen Höchstgrenze. Das Einkommensteuergesetz definiert nämlich nicht, was darunter exakt zu verstehen ist; das wäre ja auch für die Praxis zu schön gewesen.

Stattdessen grenzt das Gesetz den Begriff negativ an; soll heißen, es wird erläutert, wann keine selbstständige Nutzung vorliegt (§ 6 Abs. 2 Satz 2 EStG):

• wenn der Gegenstand nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens genutzt werden kann und
• die in den Nutzungszusammenhang eingefügten Wirtschaftsgüter technisch aufeinander abgestimmt sind.

Wird ein Gegenstand aus einem betrieblichen Nutzungszusammenhang herausgelöst und in einen anderen Nutzungszusammenhang eingefügt, bleibt er hier auch nicht selbstständig nutzungsfähig.

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Eine selbstständige Nutzungsfähigkeit ist also grundsätzlich gegeben, wenn der Gegenstand getrennt für sich allein genutzt werden kann. Das ist beispielsweise bei einem Notebook oder einer Kaffeemaschine der Fall; bei einer Grafikkarte oder einer internen Festplatte hingegen nicht. Diese benötigen für Ihre Funktionalität immer eine IT-Hardware, mit der sie technisch aufeinander abgestimmt sind.

Beispiele ohne selbstständige Nutzungsfähigkeit

Bei folgenden Gegenständen liegt keine selbstständige Nutzungsfähigkeit vor und ein Ansatz als geringwertige Wirtschaftsgüter entfällt:

• Autoradio
• Autoreifen
• Maschinenteile
• PC-Bildschirm
• Tastatur
• Drucker (sofern kein Multifunktionsdrucker)
• PC-Peripheriegeräte wie Scanner, Plotter, Grafik-Tablett

Entscheidend für die Antwort auf die Frage nach der Voraussetzung zur selbstständigen Nutzungsfähigkeit ist die konkrete betriebliche Zweckbestimmung des Gegenstandes und nicht die typischerweise Anwendung der Art der Gegenstände in der betrieblichen Praxis.

GWG-Grenze: netto oder brutto (800 Euro)?

Bei der Prüfung der Höchstgrenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter sind zwei Punkt wichtig:

• Der Höchstbetrag lautet auf exakt 800 EUR (bis 2018: 410 EUR). Beträgt der jeweilige Wert des Gegenstands also genau 800 EUR (oder 410 EUR), ist die Grenze positiv eingehalten. Ab 800,01 EUR (oder 400,01 EUR) ist die Grenze gerissen und ein Ansatz als geringwertiges Wirtschaftsgut scheidet aus.
• Bei der Höchstgrenze handelt es sich um eine Netto-Höchstgrenze. Die Umsatzsteuer ist also nicht mit einzubeziehen. Das gilt selbst dann, wenn der Unternehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist (R 9b Abs. 2 Satz 1 EStR).

Sehr wohl zum Ansatz kommen bei geringwertigen Wirtschaftsgütern hingegen die Grundsätze zur Aktivierung von Anlagevermögen. Daher sind alle Aufwendungen mit einzubeziehen, die erforderlich sind, um den Gegenstand in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen (Anschaffungsnebenkosten). Zahlungsabzüge wie Skonti sind von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten ebenfalls abzuziehen.

Praxistipp

Fallen bei einem als GWG behandelten Wirtschaftsgut im Folgejahr oder später nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten an, die dazu führen, dass die Höchstgrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (nachträglich) überschritten wird, hat dies keine nachteiligen Auswirkungen für das GWG. Die nachträglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten sind unabhängig von deren Höhe als Betriebsausgaben zu behandeln. Das GWG wird dadurch nicht nachträglich zum Nicht-GWG; es sei denn, dies passiert im Jahr der Anschaffung oder Herstellung.

Führen in besonderem Verzeichnis

Eine weitere steuerliche Voraussetzung schreibt vor, dass die jeweiligen GWG bei Anschaffung, Herstellung oder Einlage in einen Betrieb in einem „besonderen laufend zu führenden Verzeichnis“ festzuhalten sind, sofern sich die geforderten Angaben nicht bereits aus der laufenden Buchführung ergeben.

In dem gesonderten Verzeichnis sind folgende Angaben erforderlich:

• Tag der Anschaffung, Herstellung oder Einlage
• Höhe der Anschaffungs-, Herstellungskosten oder Einlagewerte (gemeiner Wert)

Hinweis

Die Voraussetzung „besonderes, laufend zu führenden Verzeichnis“ hört sich dramatisch und nach hohem Verwaltungsaufwand an. Hintergrund dürfte sein, dass die Steuerbehörden sicherstellen wollten, dass sie sich bei Prüfung der Ansatzvoraussetzungen die jeweiligen Wirtschaftsgüter nicht wild in der Buchhaltung zusammensuchen müssen.

In der Praxis wird diese Voraussetzung durch Buchung der jeweiligen Vorgänge auf einem separaten Buchführungskonto oder Aufführung im Inventarverzeichnis erfüllt. Folgende Konten sind in den Standard-DATEV-Kontenrahmen vorgesehen:

SKR 03: Konto 0480 – Geringwertige Wirtschaftsgüter
SKR 04: Konto 0670 – Geringwertige Wirtschaftsgüter

Geringwertige Wirtschaftsgüter unter 250 EURO

Eine Besonderheit liegt bei Wirtschaftsgütern vor, die eigentlich die Voraussetzungen für geringwertige Wirtschaftsgüter erfüllen (abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens; selbstständige Nutzungsfähigkeit), wertmäßig aber unter 250 EUR liegen.

In diesen Fällen kann aus Vereinfachungsgründen eine Aktivierung als GWG unterbleiben und stattdessen eine direkte Buchung im Aufwand erfolgen. Somit ist auch ein Führen des GWG in einem „besonderen, laufend zu führenden Verzeichnis“ hinfällig. In der Praxis wird daher die herkömmliche Verbuchung auf einem dem Geschäftsvorfall entsprechenden Aufwandskonto vorgenommen.

Hinweis

Bis 2017 lag die Geringfügigkeitsgrenze bei 150 EUR; darunter brauchte kein geringwertiges Wirtschaftsgut aktiviert werden und das Wirtschaftsgut konnte stattdessen sofort als Betriebsausgabe gebucht werden. Die Grenze wurde dann mit Anhebung der Höchstbetragsgrenze (410 EUR auf 800 EUR) auf 250 EUR erhöht.

GWG-Sammelposten (Poolabschreibung)

Geringwertige Wirtschaftsgüter, die über 250 EUR (bis 2017: 150 EUR) liegen und die Höchstgrenze von netto 1.000 EUR nicht überschrieben, können alternativ – bei entsprechender Wahlrechtsausübung – als sogenannter GWG-Sammelposten (§ 6 Abs. 2a EStG) aktiviert und behandelt werden.

Der Unterschied zur GWG-Sofortabschreibung besteht darin, dass der Sammelposten einheitlich – unabhängig der enthaltenen Güter – über 5 Jahre gewinnmindernd aufzulösen (Poolabschreibung) ist. Dieses Wahlrecht ist dann sinnvoll, wenn beispielsweise wegen aktuell niedriger Gewinne der GWG-Abschreibungsaufwand über die nächsten Jahre verteilt werden soll.

Hinweis

Wie bei der GWG-Poolabschreibung führen im Folgejahr oder später anfallende nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht dazu, dass eine erneute Prüfung der Einhaltung der Höchstgrenzen erfolgen muss. Die Sammelposten bleiben bestehen; die nachträglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten sind im jeweiligen Jahr dem jeweiligen Sammelposten zuzuführen und planmäßig über die Sammelposten-Nutzungsdauer abzuschreiben.

Da es sich beim GWG-Sammelposten um einen typisierten Sammelposten handelt, gelten die üblichen Vorschriften über die Absetzung für Abnutzung (außergewöhnliche Abnutzung, Teilwertabschreibung usw.) nicht. Dies hat zur Folge, dass die tatsächliche Nutzungsdauer des einzelnen Wirtschaftsguts, ein Ausscheiden (z. B. durch Verkauf oder Verlust) oder Wertminderungen keinen Einfluss auf den Sammelposten haben.

Die Ausübung dieses Wahlrechts (GWG-Sammelposten) gilt einheitlich für alle im jeweiligen Wirtschaftsjahr angeschafften, hergestellten oder eingelegten Gegenstände. Ein Wechsel zwischen GWG-Sofortabschreibung und GWG-Sammelposten innerhalb eines Wirtschaftsjahres ist daher nicht möglich. Die Anwendung der GWG-Sofortabschreibung im Jahr 01 und des GWG-Sammelpostens im Jahr 02 (oder umgekehrt) hingegen schon.

Geringwertige Wirtschaftsgüter: Beispiele

Wirtschaftsgüter, die als geringwertige Wirtschaftsgüter hinsichtlich der selbstständigen Nutzungsfähigkeit anerkannt wurden

• Ausstellungsgegenstände
• Bestecke in Gaststätten, Hotels, Kantinen
• Bilder
• Bibliothek (eines Rechtsanwalts)
• Bücher (einer Leih- oder Fachbücherei)
• Datenträger
• Einrichtungsgegenstände in Läden, Werkstätten, Büros, Hotels, Gaststätten
• Fässer/Flaschen
• Grundausstattung einer Kfz-Werkstatt mit Spezialwerkzeugen
• Kisten/Transportkästen
• Lampen (Steh-, Tisch- und Hängelampen)
• Möbel
• Paletten zum Transport und zur Lagerung von Waren
• Regale (aus genormten Stahlregalteilen zusammengesetzt und nach ihrer betrieblichen Zweckbestimmung i.d.R. auf Dauer in dieser Zusammensetzung genutzt)
• Schreibtischkombinationsteile, die nicht fest miteinander verbunden sind
• Spezialbeleuchtungsanlagen in einem Schaufenster
• Trivial-Programme/Software (bis 410 EUR/800 EUR sind keine immateriellen Gegenstände und GWG-tauglich)
• Wäsche in Hotels

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Wirtschaftsgüter, die als geringwertige Wirtschaftsgüter hinsichtlich der selbstständigen Nutzungsfähigkeit nicht anerkannt wurden

• Autoradio
• Beleuchtungsanlage als Lichtband zur Beleuchtung in Fabrikräumen und Werkhallen
• Bestuhlung in Kinos und Theatern
• Bohrer i.V.m. Werkzeugmaschinen
• Drehbank mit als Antrieb eingebautem Elektromotor
• EDV-Kabel nebst Zubehör zur Vernetzung einer EDV-Anlage
• Elektromotor zum Einzelantrieb einer Maschine, einer Drehbank oder eines Webstuhls
• Ersatzteile für Maschinen
• Formen
• Fräser i.V.m. Werkzeugmaschinen
• Gerüst- und Schalungsteile sowie Schalungstafeln (genormt und technisch aufeinander abgestimmt)
• Kühlkanäle
• Leuchtstoffröhren/ Lichtbänder
• Maschinenwerkzeuge und ‑verschleißteile
• Peripheriegeräte einer PC-Anlage (nicht bei Kombinations-Geräten und bei externen Datenspeichern)
• Pflanzen von Dauerkulturen
• Sägeblätter in Diamantsägen und ‑gattern
• Stanzwerkzeuge i.V.m. Werkzeugmaschinen
• Technische Sicherheitseinrichtung

Unabhängig von der Aufführung in obiger Liste sind die GWG-Voraussetzungen individuell von jedem Betrieb bei jedem Einzelfall individuell zu prüfen.

Zusammenfassung GWG

Die GWG-Regelung ermöglicht es Steuerpflichtigen, Anlagegüter bis zu einer bestimmten Wertgrenze sofort abzuschreiben, anstatt sie über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zu aktivieren. Dafür müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, wie die Abnutzbarkeit, die Selbstständigkeit der Nutzungsfähigkeit und die Einhaltung der Höchstgrenze für Anschaffungs- oder Herstellungskosten.

Die Höchstgrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter für die Sofortabschreibung liegt derzeit bei 800 Euro (bzw. voraussichtlich zukünftig bei 1.000 Euro) netto. Die jeweiligen GWGs müssen dann in einem separaten Verzeichnis geführt werden. Güter unter 250 Euro können aus Vereinfachungsgründen direkt als Betriebsausgaben gebucht werden. Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern über 250 EUR und unter 1.000 EUR kann alternativ ein GWG-Sammelposten gebildet werden, der dann über eine Dauer von 5 Jahren abgeschrieben werden muss.

Die Entscheidung für die GWG-Sofortabschreibung oder den GWG-Sammelposten hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Höhe der Anschaffungskosten und die langfristige Gewinnplanung des Unternehmens. Beide Optionen bieten steuerliche Vorteile, erfordern jedoch eine sorgfältige Buchführung und Dokumentation.

Die Kenntnis der genauen Voraussetzungen und Grenzen der GWG-Regelungen ermöglichen den Steuerpflichtigen eine steueroptimale Verwendung von (geringwertigen) Wirtschaftsgüter.

Häufige Fragen (FAQ)

Was ist ein geringwertiges Wirtschaftsgut?

Geringwertige Wirtschaftsgüter sind abnutzbare, bewegliche Anlagevermögensgegenstände, die eine selbstständige Nutzungsfähigkeit besitzen und deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten netto 800 EUR nicht überschreiten. Sie können sofort oder über einen GWG-Sammelposten über 5 Jahre abgeschrieben werden.

Wie hoch ist die Grenze für GWG 2024?

Die Höchstgrenze für GWG liegt derzeit bei netto 800 EUR. Die Umsatzsteuer wird nicht mit eingerechnet. Güter unter 250 EUR können aus Vereinfachungsgründen direkt als Betriebsausgaben gebucht werden.

Wo sind geringwertige Wirtschaftsgüter gesetzlich verankert?

Die gesetzlichen Grundlagen für geringwertige Wirtschaftsgüter finden sich im Einkommensteuergesetz (EStG) in den Paragrafen § 6 Abs. 2 und Abs. 2a. Die Anwendung gilt sowohl für bilanzierende Steuerpflichtige als auch für Nutzer der Einnahme-Überschussrechnung (EÜR).

Welche Voraussetzungen müssen für die Anwendung von GWG erfüllt sein?

Abnutzbare, bewegliche Gegenstände des Anlagevermögens müssen selbstständig nutzbar sein und die Anschaffungs- oder Herstellungskosten dürfen netto 800 EUR nicht überschreiten. Zudem müssen sie in einem besonderen Verzeichnis geführt werden.

Was sind Beispiele für geringwertige Wirtschaftsgüter?

Beispiele sind Ausstellungsgegenstände, Bestecke in Gaststätten, Bilder, Möbel, Datenträger und Lampen. Es ist jedoch wichtig, die individuellen Voraussetzungen für jedes Wirtschaftsgut einzeln zu prüfen.

Was fällt nicht unter geringwertige Wirtschaftsgüter?

Immaterielle Güter, unbewegliche Wirtschaftsgüter wie Gebäude, sowie Gegenstände, die nicht selbstständig nutzbar sind oder Teil eines anderen Gegenstandes sind, fallen nicht unter die GWG-Regelungen.

Was ist der Unterschied zwischen GWG-Sofortabschreibung und GWG-Sammelposten?

Bei der GWG-Sofortabschreibung können einzelne GWG sofort im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden, während die Güter beim GWG-Sammelposten über mehrere Jahre einheitlich abgeschrieben werden, unabhängig von der Nutzungsdauer einzelner Gegenstände.

Der Beitrag Geringwertige Wirtschaftsgüter 2024 – alle Voraussetzungen und Grenzen für die steueroptimale Verwendung wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Für die körperliche Bestandaufnahme gibt es verschiedene Inventurarten wie die Stichtagsinventur, die permanente Inventur und die zeitverschobene Inventur. Jede dieser Methoden birgt spezifische Vorteile und Anforderungen, um eine korrekte Bestandserfassung zu gewährleisten. Dieser Ratgeber als kostenloser Leitfaden für Praxisanwender zeigt Ihnen, worauf Sie achten müssen – damit Ihre nächste Inventur in der Praxis problemlos durchschnurrt.

Definition von Inventur: Inventurarten einfach erklärt

Damit eine Bilanz aufgestellt werden kann, müssen die einzelnen Vermögensgegenstände (Inventare) eine Unternehmens erfasst werden (§ 240 HGB). Sie bilden die wertmäßigen Inhalte der Bilanz.

Diese Erfassung erfolgt bei bestimmten Bereichen der Bilanz mittels körperlicher Bestandausnahme: das berühmte Zählen, Messen, Wiegen. Diese körperliche Aufnahme wird „Inventur“ genannt und kommt in der Praxis insbesondere bei der Erfassung des Vorratsvermögens (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse, Waren) zum Einsatz.

Definition Inventur

Stichtagsbezogene körperliche oder buchmäßige Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens, die in der Bilanz dem Grunde nach angesetzt werden müssen.

Um nicht alles ausnahmslos körperlich und mühevoll erfassen zu müssen, kann das Vorratsvermögen auch mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden (z. B. Stichproben) ermittelt werden. Voraussetzung ist, dass das Ergebnis dem einer körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommt (§ 241 Abs. 1 HGB). Als weitere Inventurerleichterungen können die Gruppenbewertung und der Festwert angewendet werden.

Inventurarten

Welche Inventurarten gibt es nach Gesetz und in der Praxis? Neben der Stichtagsinventur kommen die permanente Inventur und die zeitverschobene Inventur zum Einsatz.

Zeitnahe Inventur – der Standard zum oder um den Stichtag

Es ist erforderlich, eine korrekte Inventur entweder am Tag des Jahresabschlusses (Stichtag) oder innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Stichtag durchzuführen. Liegt die tatsächliche Bestandsaufnahme vor oder nach dem Stichtag, müssen Bestandsveränderungen zwischen dem Inventurzeitpunkt und dem Bilanzstichtag berücksichtigt werden.

Permanente Inventur – Vorteile für Erfasser und Unternehmen

Die Bestandsaufnahme kann auch durch eine sogenannte „permanente Inventur“ erfolgen, bei der der Lagerbestand zum Bilanzstichtag anhand von Lagerbüchern (z.B. computergestützte Lagerverwaltung) in Bezug auf Art und Menge ermittelt wird. Es ist jedoch erforderlich, den Buchbestand mindestens einmal im Geschäftsjahr durch körperliche Bestandsaufnahme zu überprüfen; dies braucht dann nicht zum Stichtag erfolgen. Dieser Bestand wird dann laufend (permanent) fortgeschrieben.

Voraussetzungen für diese Inventurart sind:

• In den Lagerbüchern und IT-Systemen müssen alle Bestände sowie alle Zugänge und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge (Stückzahl, Gewicht oder Kubikinhalt) eingetragen und belegmäßig nachgewiesen werden
• In jedem Jahr muss mindestens einmal durch eine Inventur geprüft werden, ob das Vorratsvermögen, das in den Lagerbüchern oder IT-Systemen ausgewiesen wird, mit den tatsächlich vorhandenen Beständen übereinstimmt. Die Prüfung braucht nicht gleichzeitig für alle Bestände vorgenommen zu werden. Sie darf sich aber nicht nur auf Stichproben oder die Verprobung eines repräsentativen Querschnitts beschränken Die Lagerbücher und IT-Systeme sind nach dem Ergebnis der Prüfung zu berichtigen. Der Tag der körperlichen Bestandsaufnahme ist in den Lagerbüchern oder Lagerkarteien zu vermerken.
• Über die Durchführung und das Ergebnis der Inventur sind Aufzeichnungen (Protokolle) anzufertigen, die unter Angabe des Zeitpunkts der Aufnahme von den aufnehmenden Personen zu unterzeichnen sind.

Sie wird in der Regel nicht akzeptiert für Vermögensgegenstände mit hohem Wert, einem großen Schwund oder erheblichen Mengendifferenzen.

Details zu dieser Inventurart verrät der eigenen Blog-Beitrag „Permanente Inventur – Vorteile dieses Inventurverfahrens im Unternehmen nutzen„, der sich ausschließlich mit diesem Inventurverfahren beschäftigt.

Verlegte Inventur / Zeitverschobene Bestandsaufnahme

Die Bestandsaufnahme kann in den letzten drei Monaten vor oder den ersten zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden, vorausgesetzt, eine ordnungsgemäße Bewertung zum Bilanzstichtag ist durch Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren gewährleistet.

Beispiel Zeitverschobene Inventur

Die AllesZählen GmbH führt eine vorgelagerte, körperliche Bestandsaufnahme am 31.10.2023 durch und will den Inventurwert zum Bilanzstichtag am 31.12.2023 mittels Fortschreibung erfassen. Zum 31.10.2023 ergab die Inventur einen Bestand in Höhe von 25.000 EUR. Zwischen dem 1.11.2023 und dem 31.12.2023 erfolgten Wareneingänge im Umfang von 8.000 EUR und Warenausgänge (Wareneinsatz) von 12.000 EUR.

Der Inventurwert zum Bilanzstichtag 31.12.2023 wird wie folgt ermittelt:

Eine verlegte Inventur kann in der Regel nicht angewendet werden, wenn es sich um Vermögensgegenstände mit

• hohem Wert,
• hohem Schwund oder
• starken Preisschwankungen handelt.

Umfang der Inventur – Inventarliste

Es ist von großer Bedeutung, dass über die verwendeten Inventarlisten der Nachweis erbracht werden kann, dass alle Vermögensgegenstände vollständig aufgeführt wurden. In diesem Zusammenhang sollte Folgendes beachtet werden.

Inventarliste Rohstoffe

Zentrale Posten der Vorratsinventur sind die Rohstoffe. Hierunter zählen die Bestandteile oder Materialien, die zur Herstellung oder Produktion von Endprodukten verwendet werden. Sie sind in der Regel noch nicht in den Fertigungsprozess eingegangen und wurden nicht verarbeitet. Stattdessen werden sie als Lagerbestände gehalten, um sie zu einem späteren Zeitpunkt in den Fertigungsprozess einzubringen.

Wichtig für die Stichtagsinventur ist, dass nicht nur die im Lager befindlichen Rohstoffe, sondern auch die an den (Produktions-) Maschinen stehenden Bestände aufgenommen werden.

Inventarliste Hilfs- und Betriebsstoffe

Es ist wichtig, auch die vorhandenen Hilfs- und Betriebsstoffe bei der Stichtagsinventur zu erfassen. Ein Beispiel für einen Hilfsstoff wäre der Leim in der Möbelherstellung. Zu den Betriebsstoffen gehören beispielsweise Heizmaterial sowie Benzin und Öl für Kraftfahrzeuge. In der Regel reicht es aus, sie mit einem angemessenen, geschätzten Wert zu erfassen.

Eine genaue Inventur – ohne Schätzungen – ist jedoch für Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Verpackungsmaterial erforderlich, wenn entweder hohe Werte vorliegen oder die Bestände an den Bilanzstichtagen erheblich schwanken.

Inventarliste Unfertige und fertige Erzeugnisse

Bei der Bilanz versteht man unter unfertigen Erzeugnissen diejenigen Produkte, die sich noch im Produktionsprozess befinden und noch nicht vollständig fertiggestellt sind. Sie sind also noch nicht für den Verkauf bereit. Fertige Erzeugnisse hingegen sind bereits vollständig produziert und stehen zum Verkauf zur Verfügung.

Es muss aus den Inventurunterlagen ersichtlich sein, wie die Bewertung der noch nicht fertiggestellten (unfertigen) und bereits fertigen Erzeugnisse erfolgt ist. Das bedeutet, dass die Ermittlung der (anteiligen) Herstellungskosten nachvollziehbar und belegbar dokumentiert werden muss. Zudem sollte bei den unfertigen Erzeugnissen der Fortschritt des Fertigungsprozesses angegeben werden.

Inventarliste unterwegs befindliche Ware / schwimmende Waren

Waren, die sich auf dem Transportweg befinden und wirtschaftlich zum Vermögen des (ausliefernden) Unternehmens gehören (unterwegs befindliche Ware), müssen ebenfalls in den Inventurbestand aufgenommen werden.

Beispiel

Die AufdenletztenDrücker OHG versendet einen Auftrag am 29.12.2023 an den Kunden. Als Lieferbedingung ist „frei Haus“ vertraglich vereinbart; die Zustellung der Ware beim Kunden erfolgt jahreswechselbedingt erst am 3.1.2024.

Die OHG darf den Verkauf an den Kunden noch nicht als Erlös behandeln, da der Kunde noch nicht die Verfügungsmacht über die Lieferung hat. Die Lieferung ist aufgrund der Lieferbedingung „frei Haus“ noch der OHG zuzurechnen – mit der Folge, dass die Ware bei der Stichtagsinventur als unterwegs befindliche Ware geführt werden muss.

Wenn eigene Waren in Räumen gelagert werden, die nicht im direkten Zugriff des Unternehmens sind (z. B. externe Lagerung bei Spediteuren), sind diese ebenfalls bei der (eigene) Inventur zu berücksichtigen. In der Regel wird der externe Lagerhalter gebeten, eine Stichtagsinventur vorzunehmen, um die Bestände zu erfassen.

Inventarliste Kommissionswaren

„Kommissionswaren“ sind Produkte, die ein Unternehmen im Auftrag eines anderen Unternehmens verkauft, verwaltet oder lagert. Die Waren sind also, solange sie (noch) nicht verkauft sind, im Eigentum des auftraggebenden Unternehmens. Sie sind somit nicht bei dem Unternehmen in der Inventur zu erfassen, das die Produkte lagert, sondern bei dem Unternehmen, in dessen Eigentum (nicht Besitz!) die Produkte stehen.

Praxistipp

Sind Sie Eigentümer von Kommissionswaren, fordern Sie das Unternehmen, das die Produkte lagert und verkauft frühzeitig auf, die Bestande körperlich zu erfassen und rechtzeitig zu melden. Versenden Sie dafür Ihre Inventurlisten, die das Kommissions-Unternehmen dann zum Stichtag auszufüllen hat.

Nehmen Sie die Ergebnisse mit Kennzeichnung des (externen) Lagerorts in Ihr Inventar auf und führen Sie ganz normal eine Bewertung durch.

Beschädigte Waren

Beschädigte, minderwertige und wertlose Waren sind bei der Inventurerfassung ebenfalls bestandsmäßig aufzunehmen, auch wenn die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass sie verschrottet werden und somit wertlos sind. Die Bewertung dieser körperlich vorhandenen Waren kann dann – je nach Zustand und Wiederverkaufsmöglichkeiten – mit einem Abschlag oder gar mit 0 EUR erfolgen.

Inventarisierung des beweglichen Anlagevermögens

Bestandsverzeichnis

Im Inventar müssen grundsätzlich alle beweglichen Gegenstände des Unternehmens aufgenommen werden. Dazu gehört – auch wenn das in der Praxis meist nicht bekannt ist und nicht erfolgt – das Anlagevermögen; selbst wenn die Gegenstände bereits abgeschrieben sind.

Eine physische Aufnahme des Anlagevermögens ist jedoch nicht erforderlich, wenn ein fortlaufendes Anlagenverzeichnis geführt wird. In diesem Verzeichnis muss jeder Zugang und Abgang kontinuierlich geführt werden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Sofort abgeschriebene geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) müssen in einem speziellen Verzeichnis oder auf einem separaten Buchungskonto geführt werden, sofern ihre Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 250 Euro und 800 Euro liegen. Eine spezielle Aufnahme in ein Inventurverzeichnis ist daher nicht erforderlich.

Für Wirtschaftsgüter mit Kosten zwischen 250 Euro und 1.000 Euro, die in den sogenannten Sammelposten aufgeführt sind, gibt es keine zusätzlichen Aufzeichnungspflichten außer der Erfassung des Zugangs; sie müssen ebenfalls nicht im Inventar vermerkt werden.

Leasinggegenstände

Im Anlagenverzeichnis müssen Leasinggegenstände aufgenommen werden, sofern sie bilanziell dem Leasingnehmer (Unternehmen) zugeordnet sind. Dies ist anhängig von der Vertragsgestaltung und beispielsweise der Fall, wenn die Grundmietzeit weniger als 40% oder mehr als 90% der Nutzungsdauer ausmacht oder bei Leasingverträgen mit Kaufoption.

Praxistipp

Prüfen und dokumentieren Sie zu Beginn des Leasings, wem der Leasinggegenstand bilanziell zuzuordnen ist. Wenn dies von Anfang an geklärt ist, kann die korrekte Zuordnung zum Bestandsverzeichnis durch den Unternehmer erfolgen.

Forderungen und Verbindlichkeiten

Zur Inventur gehört ebenfalls die Erfassung aller offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Hierfür müssen Listen erstellt werden, in denen die Salden für Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lieferanten) aufgeführt sind. Auch der Besitz von Vermögenswerten sowie Schuldenwechsel – sofern die heute noch im Umlauf sind – müssen einzeln aufgenommen werden.

Die Saldenlisten sind nach Kontokorrentkonten getrennt und zwischen Forderungen und Verbindlichkeiten differenziert aufzustellen.

Inventur-Bewertungsverfahren

Einzelbewertung und Gruppenbewertung

Grundsätzlich müssen bei der Inventur die einzelnen Vermögensgegenstände des Unternehmens einzeln erfasst und bewertet werden. Es ist jedoch möglich, gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens sowie andere gleichartige oder annähernd gleichwertige bewegliche Vermögensgegenstände und Schulden zu Gruppen zusammenzufassen und mit einem Durchschnittspreis zu bewerten (§ 240 Abs. 4 HGB) – die sogenannte Gruppenbewertung.

Voraussetzung ist, dass dies – wie so oft – den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht.

Neben der Durchschnittsbewertung kommt als vereinfachtes Bewertungsverfahren auch ein Verbrauchsfolgeverfahren wie beispielsweise bei Brennstoffvorräten (sogenanntes Lifo-Verfahren) in Betracht.

Hinweis

Beim Lifo-Verfahren (Lifo steht für „last in – first out“), wird davon ausgegangen, dass die zuletzt eingelagerten Gegenstände zuerst wieder aus dem Lager entnommen werden. Somit verbleiben die alten Waren als „eiserne Bestände“, die dann bei der Inventurbewertung relevant sind.

Das Lifo-Verfahren ist also bei Betrieben ohne verderblicher Ware (z. B. ein stahlverarbeitendes Unternehmen) sinnvoll; nicht jedoch bei Lebensmittel-Einzelhändlern.

Festwert Inventur

Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe können unter bestimmten Bedingungen mit einer konstanten Menge und einem gleichbleibenden Wert (Festwert) bewertet werden.

Voraussetzung ist, dass der Bestand nur geringfügige Veränderungen in Größe, Wert und Zusammensetzung unterliegt und die Gesamtwertigkeit für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung ist. Diese Bewertungsmethode wird in der Praxis beispielsweise bei Werkzeugen, Schrauben, Flaschen, Fässern und Verpackungsmaterial angewendet.

Die Gegenstände, die durch Festwerte ermittelt sind, müssen regelmäßig nur alle drei Bilanzstichtage aufgenommen werden. Für Gegenstände im beweglichen Anlagevermögen muss spätestens alle fünf Bilanzstichtage eine physische Bestandsaufnahme erfolgen. Wenn dabei ein um mehr als 10 % höherer Wert festgestellt wird, gilt dieser neue Wert als maßgebend für die Inventurbewertung.

Durchführung der Inventuraufnahme

Bei der körperlichen Bestandsaufnahme werden die vorhandenen Vermögensgegenstände einzeln und vollständig aufgenommen. Um dies zu gewährleisten, sind Inventurteams aufzustellen, bestehend aus einem Zähler und einem Schreiber, die dann jeden Ort der Inventuraufnahme (z.B. Lager, Verkaufsräume, Werkstatt) durchgehen und erfassen.

Praxistipp

Wenn Ihr Unternehmen wirtschaftsprüfungspflichtig ist, nehmen Sie vor Durchführung der Stichtagsinventur unbedingt Kontakt mit Ihrem Steuerberater oder Abschlussprüfer auf. Die Inventurerfassung ist Gegenstand der Abschlussprüfung und erfordert in der Regel ein Begleiten der Inventurerfassung durch einen der Prüfer.

Folgende Punkte sind bei der Inventuraufnahme wichtig:

• Erfassung in der Reihenfolge der räumlichen Lagerung
• Kennzeichnung aller erfassten Gegenstände (Vermeidung Doppelerfassung)
• keine Materialbewegungen während der Erfassung (Produktionsstillstand)
• eindeutige Bezeichnung aller erfassten Gegenstände (z. B. Warennummer oder Artikelname).
• Erfassung von Menge und Mengeneinheit für jeden Gegenstand

Die Inventurlisten und Unterlagen müssen nummeriert und von dem Zähler als auch dem Schreiber unterschrieben werden. Korrekturen während oder nach der Inventurerfassung müssen ebenfalls dokumentiert werden.

Die Inventurunterlagen müssen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden.

Bewertung und Abschluss bei allen Inventurarten

Die Bewertung der erfassten Inventurgegenstände basiert bei allen Inventurarten auf den Anschaffungs- oder Herstellungskosten der Gegenstände. Zu den Anschaffungskosten gehören alle Kosten, die anfallen, um den Gegenstand zu erwerben. Dazu gehören auch Nebenkosten wie Transportkosten, Verladungskosten, Versicherungskosten, Eingangszölle und Einlagerungskosten; auch wenn diese nachträglich anfallen sollten. Skonti und Rabatte mindern die Anschaffungskosten.

Bei den Herstellungskosten müssen zwingend die einzelnen steuerlichen und handelsrechtlichen Kosten (Materialkosten, Fertigungskosten) berücksichtigt werden. Diese sind variable Kosten, die direkt dem Gegenstand zugeordnet werden können.

Die Bewertung muss zweifelsfrei überprüfbar sein. Dies erfordert u.a. eine präzise Bezeichnung der Ware (Qualität, Größe, Abmessungen). Falls notwendig, sollten Informationen zu Einkaufsrechnungen, Lieferanten oder Kalkulationsunterlagen angegeben werden, sofern diese nicht sofort aus der Artikelbezeichnung oder -nummer ersichtlich sind. Wenn eine Wertminderung (wie z.B. Teilwertabschreibung) geltend gemacht wird, müssen sowohl die Gründe als auch die Höhe hierfür nachgewiesen werden.

Zusammenfassung Inventurarten

Die Inventur, eine körperliche oder buchmäßige Bestandsaufnahme von Vermögensgegenständen und Schulden, ist für die Bilanzierung essentiell. Hierfür können verschiedene Inventurarten wie die stichtagsbezogene, permanente und zeitverschobene Inventur zum Einsatz kommen.

Ziel der Inventurerfassung sind Rohstoffe, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse, unterwegs befindliche Ware und Kommissionswaren. Grundsätzlich ist ebenfalls die Inventur des beweglichen Anlagevermögens notwendig, dies kann unterbleiben, wenn ein fortlaufendes Anlagenverzeichnis geführt wird, in dem jeder Zugang und Abgang kontinuierlich abgebildet wird.

Bei der Bewertung kommen in der Praxis Bewertungsverfahren wie Einzelbewertung, Gruppenbewertung und Festwerte zum Einsatz.

Häufige Fragen (FAQ): Inventur / Inventurarten

Was ist eine Inventur und warum ist sie für die Bilanz wichtig?

Die Inventur ist eine systematische Erfassung und Bewertung aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie ist für die Bilanzierung entscheidend, da sie die Grundlage für die korrekte Darstellung des Unternehmensvermögens und der Verbindlichkeiten in der Bilanz bildet.

Welche Inventurarten gibt es?

Es existieren verschiedene Inventurarten: Die Stichtagsinventur wird zum Bilanzstichtag durchgeführt, die permanente Inventur erfolgt fortlaufend und die zeitverschobene Inventur kann drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag erfolgen.

Welche Vermögensgegenstände müssen bei einer Inventur des Vorratsvermögens berücksichtigt werden?

Es müssen Rohstoffe, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse sowie unterwegs befindliche Waren berücksichtigt werden. Auch beschädigte oder minderwertige Waren müssen trotz möglicher Wertlosigkeit erfasst werden.

Wie werden geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) in der Inventur behandelt?

Geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250 und 800 Euro müssen in einem speziellen Verzeichnis oder auf einem separaten Buchungskonto gebucht werden. Sie benötigen keine separate Aufnahme im Inventarverzeichnis.

Wie erfolgt die Bewertung der erfassten Inventurgegenstände?

Die Bewertung der erfassten Inventurgegenstände basiert auf den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die nachvollziehbar dokumentiert werden müssen. Diese beinhalten auch Zusatzkosten wie Transport oder Lagerung sowie die Möglichkeit einer möglichen Wertminderung, die ebenfalls begründet werden muss.

Der Beitrag Inventur 2024: Von Inventurarten über permanente Inventur – ein Leitfaden für Praxisanwender wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Das Angebot ist groß, nahezu bei jeder Vorort-Bank und jedem Online-Kreditinstitut kann der Unternehmer ein Geschäftskonto eröffnen. Die optimale Auswahl des betrieblichen Kontos setzt etwas Vorbereitung voraus – Unterstützung liefert dieser Blogbeitrag. Viel Erfolg bei der Auswahl und bei der unternehmerischen Betätigung!

Was ist ein Geschäftskonto?

Ein Geschäftskonto oder Kontokorrentkonto ermöglicht den Geld- und Zahlungsverkehr in Verbindung mit einer unternehmerischen Tätigkeit. Das geschäftliche Bankkonto bietet ähnliche Dienstleistungen wie ein Privatkonto, einschließlich Bar- und Banküberweisungen oder SEPA-Lastschriften. Je nach Bonität des Unternehmens kann ein Geschäftskonto auch über einen Kreditrahmen verfügen, der Kontokorrentkredit.

In der Regel stellt ein Geschäftskonto eine Schnittstelle zu den betrieblichen Buchhaltungsprogrammen bereit, um die geschäftlichen Transaktionen automatisch in die Buchführungssoftware zu übergeben. Dort können die digitalen (betrieblichen) Bankbewegungen automatisiert verbucht und ausgewertet werden.

Geschäftskonto oder Privatkonto

Gerade bei Einzelunternehmern oder Selbstständigen stellt sich die Frage, ob ab einem gewissen Zeitpunkt ein geschäftliches Kontokorrentkonto für die Abwicklung der betrieblichen Geschäftsvorfälle notwendig ist. Viele (Einzel-) Unternehmer beginnen ihre unternehmerische Tätigkeit mit ersten Aus- und Einzahlungen auf dem privaten Girokonto.

Hinweis

Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, Aktiengesellschaft, Unternehmensgesellschaft, eingetragener Verein) werden als juristische Personen betrachtet und sind daher grundsätzlich nicht berechtigt, ihre geschäftlichen Zahlungen über ein Privatkonto abzuwickeln. Darüber hinaus erfolgt die Gewinnermittlung über die Kapitalgesellschaft selbst, was die Erfordernis eines separaten Kontos weiter unterstreicht.

Eine Vermengung von betrieblichen und privaten Zahlungen ist bei der (Mit-) Nutzung des Privatkontos unvermeidbar. Grundsätzlich ist diese Vorgehensweise machbar – wenn die betrieblichen Vorgänge sauber identifiziert werden können.

Aber irgendwann, wenn das Unternehmen und seine betriebliche Betätigung im Umfang steigen, wird es schwer, die Trennung zwischen privat und geschäftlich zu vollziehen.

Wird dann versehentlich eine betriebliche (steuerpflichtige) Einzahlung als private Bewegung eingestuft, wird es definitiv Probleme mit dem Finanzamt geben. Aber auch die Banken werden voraussichtlich irgendwann nicht (mehr) mitspielen.

Das private Girokonto ist meist subventioniert und mit weniger Gebühren belegt. Wenn es dann in erheblichem Umfang als Geschäftskonto „missbraucht“ wird, ist ein Anruf des Bankberaters unvermeidlich, denn viele Banken untersagen in Ihren AGB die Nutzung von privaten Konten zu geschäftlichen Zwecken.

Auch die Mit-Nutzung eines offiziellen Geschäftskontos als Privatkonto ist unwirtschaftlich – diesmal aus Sicht des Unternehmers. Meist sind die Kosten für betriebliche Bewegungen auf dem Geschäftskonto teurer als auf einem privaten Girokonto. Nutzt ein Unternehmer also das geschäftliche Konto gleichzeitig als Privatkonto, treibt dies nur unnötig die Kosten (Gebühren pro Buchung) in die Höhe.

Geschäftskonto mit Kontokorrentkredit

Üblich und in den meisten Fälle sinnvoll ist auch die Überziehungsmöglichkeit eines Geschäftskontos. So hat der Unternehmer – analog zur Privatperson – die Möglichkeit, kurzfristige Liquiditätsengpässe über das Geschäftskonto abzufedern.

Analog zu den privaten Girokonten ist diese Überziehung zwar praktikabel und bequem, aber auch teuer. Bei einer längeren Überziehung des Geschäftskontos sollte daher eine Umschulung in Betracht gezogen werden.

Wenn der Kontokorrentkredit beim Geschäftskonto gewünscht ist und ein Kreditinstitut mit entsprechendem Angebot gefunden wurde, sind Bonitätsnachweise unbedingt erforderlich. Besteht das Unternehmen schon einige Zeit, kann dies mittels Einkommensnachweisen oder betrieblichen Jahresabschlüssen erfolgen. Ist es ein neues Unternehmen, kann lediglich auf theoretische Wert beispielsweise aus einem Businessplan zurückgegriffen werden.

Praxistipp

Auch wenn die Notwendigkeit und Inanspruchnahme eines betrieblichen Darlehens noch nicht gegeben ist: Wenn Sie ein Geschäftskonto eröffnen und später ein betrieblicher Kredit notwendig wird, ist es von Vorteil, diesen bei der Bank des ursprünglichen Kreditinstituts anzufragen.

Dort kann nämlich ganz einfach auf die Kundenhistorie des Kontokorrentkontos zurückgegriffen und die Bonität entsprechend eingeschätzt werden. Wenn Sie hier eine weiße Westen haben, ist das ein entscheidender Vorteil für die Kreditentscheidung (Thema Vertrauen).

Bietet das Kontokorrentkonto-Institut keine betriebliche Darlehen an, sind Sie gezwungen, die Bank zu wechseln oder eine Zweitbank zu suchen, bei der dann eben keine Historie vorliegt.

Geschäftskonto mit Bargeldeinzahlung

Verursacht Ihr Geschäftsmodell intensiven Bargeldeinsatz (Ein- oder Ausgabenseite), sollten auch die Ein- und Auszahlungsmöglichkeiten und Geldwechselangebote der Kreditinstitute im Fokus sein. Wer täglich viel Bargeld einnimmt, sollte einen kurzen und sicheren Weg zur Einzahlung der Geschäftseinnahmen bei der Bank haben. Da wird ein überregional tätiges Kreditinstitut genauso wenig praktikabel sein wie eine Online-Bank ohne Filialen.

Bargelderfahrene Banken können in der Regel auch praxistaugliche Tipps zur Erkennung von Falschgeld geben. Gerade wenn in Ihrem Geschäft höhere Geldbeträge in bar abgewickelt werden, ist dies ein Aspekt, der beim Projekt „Geschäftskonto eröffnen“ relevant ist.

Geschäftskonto mit Kreditkarte

In der betrieblichen Praxis hat es sich bei den meisten Unternehmen bewährt, eine Firmen-Kreditkarte zu buchen – insbesondere, wenn (später) Reisetätigkeiten oder Online-Einkäufe anfallen. Daher sollte bei der Auswahl eines geeigneten Geschäftskontos auf die Verfügbarkeit und die anfallenden Kosten bei der Nutzung einer betrieblichen Kreditkarte geachtet werden.

Betriebliche Kreditkarten sind trotz ihres Unternehmensbezugs auf eine Person ausgestellt. Überlegen Sie daher, wer (Unternehmer, Außendienstmitarbeiter) als Karteninhaber in Frage kommt. Ebenfalls zu entscheiden ist, welcher finanzieller Verfügungsrahmen (pro Tag) für die Kreditkarte eingerichtet werden soll. Dieser sollte aus Sicherheitsgründen nicht zu hoch eingestellt sein und aus Gründen der Praktikabilität nicht zu niedrig – ein klassischer Zielkonflikt.

Bei mehreren Karten muss unter Umständen ein von der Bank eingeräumter Kreditrahmen auf die ausgestellten Kreditkarten verteilt werden.

Abschließend gilt noch zu prüfen, welche Sicherheitsverfahren für die Freigabe von Belastungen der Firmenkreditkarten angeboten werden. Bietet die Hausbank nur das vorgeschriebene Mindest-Verfahren an, oder stellen Sie sich auf eine höhere Stufe – zur Sicherheit des Unternehmens und seiner Zahlungen.

Praxistipp

Sobald Firmenkreditkarten im Einsatz sind, empfehle ich die Anlage eines korrespondierenden Buchhaltungskontos (Verbindlichkeits- oder Kreditorenkontos), um die Belege eines jeden Bezahlvorgangs entsprechend zuordnen und verbuchen zu können. Andernfalls wird es ein ständiges Suchen und Umbuchen bei der buchhalterischen Abwicklung der (unterschiedlichen) Firmenkreditkarten.

Im Vorfeld die Kosten kalkulieren

Bevor Sie ein Geschäftskonto eröffnen, sollten Sie unbedingt die zu erwartenden Kosten kalkulieren. Gerade bei geschäftlichen Konten hängen diese oft von diversen Faktoren ab, beispielsweise

• Anzahl der Überweisungen (analog oder digital)
• Überziehungskosten
• Rücklastschriften
• Bargeldeinzahlungen oder -abhebungen
• Bargeldwechsel
• Auslandszahlungen (Aus- und Eingang)
• Scheckeinreichung

Schätzen Sie daher so gut wie möglich – auch mit einem optimistischen Blick in die Zukunft – die notwendigen Geschäftsvorfälle und die entstehenden Kosten ab. Es wäre durchaus denkbar, dass dann das verlockende Angebot einer Bank gar nicht mehr so verlockend ist – vielleicht nur noch aus Sicht der Bank.

Geschäftskonto eröffnen: Was braucht man?

Wenn Sie ein Geschäftskonto eröffnen möchten, erfordert dies einige (betriebliche) Unterlagen und Dokumente, um sicherzustellen, dass der Prozess beim auserwählten Kreditinstitut reibungslos abläuft. Folgende Dokumente müssen Sie ggfs. einzureichen oder dabeihaben:

• Personalausweis oder Reisepass (Nachweis der Identität für die gesetzlich vorgeschriebene Legitimationsprüfung)
• Gewerbeanmeldung (betrieblicher Nachweis und Legitimation als Geschäftsinhaber, nicht notwendig bei Freiberuflern)
• Gesellschaftsverträge (vertragliche Vereinbarung zwischen den Gesellschaftern)
• Handelsregisterauszug (Dokumentation der Unternehmensdetails bei eingetragenen Betrieben)
• Steuernummer (Registrierungsnummer beim zuständigen Finanzamt)
• Adressnachweis (ev. über einen Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag oder sonstige betriebliche Dokumente)
• Bonitätsnachweise (Schufa-Auskunft oder Selbstauskunft, ggfs. holt die Bank diese mit Ihrer Zustimmung eigenständig ein).
• Businessplan (insbesondere bei Startups)

Die Liste der erforderlichen Dokumente können je nach Land und Bank variieren. Es ist daher ratsam, im Voraus mit dem Kreditinstitut zu sprechen, um genau zu erfahren, welche Unterlagen notwendig sind. Gute Vorbereitung hilft und liefert auch gleich einen guten Eindruck.

Bei den meisten Kreditinstituten ist inzwischen eine Online-Kontoeröffnung möglich; die jeweiligen Bank-Webseiten bieten entsprechende Antragsformulare oder Online-Formulare. Neukunden müssen sich in der Regel per Postident oder Videoident legitimieren.

Geschäftskonto wechseln

Erfolgt ein Wechsel des Geschäftskontos, sind die Aufwände zur Neuanmeldung in der Regel geringer. Sie können dann die (elektronischen) Kontoauszüge oder Bankkontoumsätze der neuen Bank zukommen lassen. Ggfs. kann das neue Kreditinstitut die Daten auch – mit Ihrer Zustimmung – vom alten Kreditinstitut einholen.

Über diesen Weg können Stammdaten abgefragt, einkommensrelevante Bewegungen und Überziehungsvolumina abgestimmt werden. Darüber hinaus bieten Banken im Falle eines Wechsel auch spezielle Services (auf Bankkosten) an, um den Umzug zu erleichtern. Ein gezieltes Nachfragen nach solchen Leistungen – bevorzugt im Rahmen der Anbahnungsgespräche – kann Vorteile für Unternehmen zu Tage fördern.

Zusammenfassung

Der Beitrag Geschäftskonto eröffnen: Ein Ratgeber für Unternehmen, Selbstständige & Gründer wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Haben Sie sich als Unternehmer für ein eigenes Buchhaltungsprogramm entschieden, steht die – zugegeben nicht einfache – Suche nach einer passenden Lösung bevor. Dieser Blog-Beitrag unterstützt Sie dabei, indem er einen ausführlichen Überblick über die wichtigsten Softwareanbieter auf dem Markt für Buchführungssoftware und deren Lösungen liefert.

Sofern Sie vorab einen Überblick über die notwendigen Anforderungen für Betriebe benötigen, finden Sie den im ausführlichen Blog-Beitrag „Anforderungen Buchhaltungssoftware: 16 wesentlich Kriterien für die optimale Auswahl„.

Buchhaltungssoftware BuchhaltungsButler GmbH

BuchhaltungsButler Überblick

BuchhaltungsButler ist eine cloudbasierte Buchhaltungslösung für kleine Unternehmen und Freiberufler. Die Software bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der Sie Rechnungen schreiben und Aufzeichnungen führen können. BuchhaltungsButler ist auch in der Lage, automatisch Belege zu erfassen und zu kategorisieren, was die Buchhaltung deutlich erleichtert.

Die Buchhaltungssoftware ist primär auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen zugeschnitten und bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter die Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen, Ausgaben zu verfolgen und Berichte zu generieren.

BuchhaltungsButler Sahnestücke

Die Besonderheit bei BuchhaltungsButler besteht in der Möglichkeit, die Buchhaltung hochgradig zu automatisieren. Lernende Eigenschaften der künstlichen Intelligenz kommen zur Anwendung und helfen Ihnen bei der individuellen Abarbeitung der Geschäftsvorfälle. Für die (lästigen) Routineaufgaben stehen Sammelfunktionen zur Auswahl.

Zudem können Sie den Funktionsumfang und somit die Kosten je nach Ihrem Kenntnisstand in Sachen Buchführung anpassen und haben so die optimale Lösung für Ihre eigene Buchhaltung.

Funktionen von BuchhaltungsButler

Im Funktionsumfang sind je nach Preismodell folgende Punkte enthalten:

• Buchhaltung
• Rechnungsprogramm
• Zahlungs- und Belegmanagement
• Bankenanbindung & Schnittstellen
• Auswertungen und Exporte

Im Buchhaltungsprogramm sind Einnahme-Überschussrechnungen (EÜR) sowie Bilanzen erstellbar. Gleiche oder ähnliche Arbeiten werden mit Sammelfunktionen vereinfacht und automatisiert, unabhängig ob es hunderte oder tausende Fälle sind. Ebenfalls hilfreich sind die Kontierungs- und Workflow-Regeln, die Tätigkeiten wie Beleg-Kontierungen, Einstufen von Zahlungen als beleglos oder die Zuweisung von Debitoren- und Kreditorenkonten über individuell definierbare Regeln steuern.

Automatische Plausibilitätsprüfungen weisen auf Buchungsfehler hin und helfen so, die Datenqualität zu optimieren. Dabei geht es nicht nur um die berühmten „Falschherum-Buchungen“, sondern auch um komplexere Zusammenhänge und Abhängigkeiten (fehlende Buchungen, ältere offene Posten). Je nach Bedarf könne auch einfache und komplexe Umsatzsteuer-Sachverhalte oder Anlagenvermögen geführt und gebucht werden.

Im Fakturierungsmodul „Rechnungsprogramm“ können Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und das Mahnwesen einfach und ebenfalls hochgradig automatisiert abgewickelt werden. Die Ausgabe der Belege auf verschiedenen Wegen (Druck, PDF, Export, Versand) ist ebenfalls möglich.

Das Zahlungs- und Belegmanagement wendet eine KI-gestützte Belegerkennung, (Vor-) Sortierung und Freigabe an. Aus den verarbeiteten Vorgängen können aus der Anwendung Überweisungsfunktionen (XML, direkte Freigabe) für offene Rechnungen in Anspruch genommen werden.

Die Anwendungen bieten über 12 Schnittstellen zu den gängigen Systemen (PayPal, Amazon, Shopware usw.) mittels CSV-Format oder direkter Anbindung. So können beispielsweise über 5.000 Banken und Kreditkarten einfach und effektiv angebunden werden.

Auswertungen und Statistiken können individualisiert und empfängerorientiert ausgegeben werden. Hier stehen eine Vielzahl an vordefinierten Auswertungen wie Umsatzsteuervoranmeldung, Betriebswirtschaftliche Auswertung, Summen.- und Saldenlisten oder Exportlisten zur Verfügung.

Übersicht Kosten BuchhaltungsButler

Die Kosten für die Buchhaltungssoftware sind monatlich oder jährlich zu entrichten. Es gibt derzeit drei verschiedene Preismodelle (Vorbucher, Selbstbucher und Premium), die alle auf Anwendungsintensität und Kenntnisstand des Nutzers ausgerichtet sind. Bei Vorbucher bucht der Anwender in relativ geringem Umfang vor, der Steuerberater und das Buchhaltungsbüro überprüft anschließend die Buchungen und schließt ab.

Der Selbstbucher hingehen nutzt den vollen Funktionsumfang für Buchhaltung oder Bilanzierung und erstellt die wichtigsten Steueranmeldungen (Umsatzsteuervoranmeldung) selbst. Die Premium-Version ist für größere Teams aus Buchhaltungsspezialisten ausgelegt und stellt das Rundum-Sorglos-Paket dar. Alle Preismodelle können gratis getestet werden.

Die Mietkosten (kein Kauf) für die Software können entweder auf Monatsbasis (Laufzeit 1 Monat) oder auf Jahresbasis (Laufzeit 1 Jahr) gewählt werden. Aktuell fallen für den Vorbucher ca. 25 EUR, für den Selbstbucher ca. 30 EUR und für die Premium-Version ca. 80 EUR pro Monat an (einjährige Laufzeit).

Buchhaltungsprogramm Sage

Sage Überblick

Sage bietet sowohl branchenunabhängige, kaufmännische Komplettlösung für Kleinunternehmen, Freiberufler und Selbstständige (Sage 50), als auch Lösungen für Mittelständler und international tätige Großunternehmen (Sage 100; Sage X3). Das Unternehmen ist Anbieter seit über 40 Jahren und bedient mehr als 2 Millionen Kunden.

Neben der klassischen Buchhaltungssoftware kommen Warenwirtschaftssysteme, Lohnabrechnungs- und Personalsoftware sowie Vertriebslösungen wie Customer Relationship Management (CRM) Systeme und Shopsysteme zum Einsatz. Darüber hinaus können sogar auch revisionssichere Dokumentenmanagementsysteme von Sage eingesetzt werden.

Getoppt wird das Angebot mit speziellen Branchenlösungen für Handwerker (Sage 50 handwerk), ERP-Systemen für Produktion und Handel (Sage 7) und die Kunststoffindustrie (Sage Wincarat).

Sage Sahnestücke

Die Besonderheit bei Sage ist die Unabhängigkeit bezüglich Branchen- und Unternehmensgrößen. Sage 50 ist beispielsweise speziell für kleine Unternehmen mit Wachstumsambitionen entwickelt, die ihre Prozesse einfach und effizient halten wollen. Der Einrichtungsaufwand zur Nutzung der Buchhaltungssoftware ist absichtlich einfach und gering gehalten.

Sobald Unternehmen wachsen, kann der Produktumfang bei Sage individuell mit Zusatzfunktionen angepasst und von den Erfahrungen von Sage auch mit größeren Unternehmen profitiert werden. Sie sind mit Ihrem Unternehmen bei Sage also nicht für immer und ewig im Kleingewerbe-Becken gefangen.

Der professionelle Support ist bei Sage ein lang bewährtes Steckenpferd. Direkte Hilfestellung zu allen Fragen der Buchhaltungssoftware und Anwendung werden von kompetenten Fachkräften beantwortet.

Funktionen von Sage Buchhaltung

Sage deckt die vielschichtigen und umfangreichen Teilbereiche der Buchhaltung ab, so beispielsweise

• Finanzbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung
• Debitorenbuchhaltung
• Kreditorenbuchhaltung
• Bilanzbuchhaltung

Um überall und jederzeit auf die Buchhaltungsdaten zugreifen zu können, bietet Sage die Online-Buchhaltung in der Cloud an. Durch die Online-Speicherung der Daten in der Cloud können alle Zugriffsberechtigten in Echtzeit Rechnungen erstellen, Zahlungen verarbeiten und Auswertungen aufrufen. Die erforderliche Sicherheit wird durch einen zertifizierten Verschlüsselungsstandard erreicht.

Übersicht Kosten Sage

Grundsätzlich fallen bei Sage je nach Produkt und Variante (Standard, Comfort, Professional) monatliche Lizenzkosten an. Im Fall des reinen Buchhaltungsmoduls betragen die monatlichen Kosten ca. 20-25 EUR pro Arbeitsplatz.

Im Fall von Sage50 liegen die Kosten zwischen ca. 30 und 40 EUR pro Monat und pro Arbeitsplatz – nach einem 30-tätigen kostenfreien Zeitraum.

Die Sage50 Handwerker-Version variiert je nach Umfang (Start, Basic, Professional) zwischen ca. 15 und 80 EUR pro Monat.

sevDesk Buchhaltung

sevDesk Überblick

sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungs- und Fakturierungs- und Warenwirtschaftssoftware, die speziell für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen konzipiert wurde. Der Fokus liegt auf Unternehmer, die auf der einen Seite ihre Buchhaltung selbst in die Hand nehmen möchten, auf der anderen Seite dabei aber durch Professionalität und Automatisierung bestmöglich unterstützt werden möchten.

sevDesk konzentriert sich auf die vorbereitenden Buchhaltungsaufgaben. Abschlüsse (Einnahme-Überschussrechnungen oder Bilanzen) sind mit sevDesk nicht möglich. Dafür sind bewährte Schnittstellen zu den gängigen Steuerberater-Anwendungen (DATEV) vorhanden.

Da die Anwendung cloudbasiert arbeitet, bietet der Anbieter auch eine Vielzahl an mobilen Lösungen. So können mit kostenfreien Apps bequem Angebote und Rechnungen geschrieben und Belege digitalisiert werden.

sevDesk Sahnestücke

Da sich sevDesk auf Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen konzentriert, liegt die Stärke der Anwendung in der praktischen und effizienten Vorerfassung der Buchhaltung. Während andere Anwendungen die teils hochkomplexen Bedarfe und Funktionen der Abschlussersteller und Steuerberater berücksichtigen müssen, setzt sevDesk konzentriert auf die unternehmerische Vorstufe.

Dabei kommen die Funktionen und Benefits für die Unternehmer aber bei Weitem nicht zu kurz. Ganz im Gegenteil, sie stehen bei sevDesk zentral im Fokus. Egal ob automatisierte Bearbeitung von Rechnungen oder digitale Erfassung von Belegen von unterwegs.

Aus diesem Grund kann sich sevDesk als die bestbewertete Buchhaltungssoftware (u. a. Trusted, ProvenExpert und Google Reviews) bezeichnen.

Funktionen von sevDesk

Das Modul Rechnung ist für Unternehmer gedacht, die ihre Rechnungen schnell und einfach erstellen wollen. Beim Modul Buchhaltung kommen die Betriebsinhaber auf ihre Kosten, die ihre Finanz-Buchhaltung selbst in die Hand nehmen möchten. Der volle Funktionsumfang wird Chefs im Modul Warenwirtschaft ermöglicht.

Das Modul Buchhaltung bietet im Standard folgende Funktionen:

• Angebote und Rechnungen erstellen
• Belege erfassen und verwalten
• automatische Auswertungen
• laufende Buchhaltung inkl. Kassenbuch und Anlagenverwaltung
• Kontaktmanagement
• Schnittstellen (Elster, Steuerberater)

Neben den Standardfunktionen können auch je nach individuellem Bedarf Zusatzfunktionen (Add-ons) wie Layouts, Zeiterfassung oder Inventare hinzugebucht werden.

Übersicht sevDesk Kosten

Das Modul Rechnung ist für einen monatlichen Betrag ab ca. 8 EUR erhältlich, das Modul Buchhaltung ab ca. 18 EUR und das vollumfängliche Modul Warenwirtschaft ab ca. 43 EUR pro Monat.

Die Zusatzmodule sind für einen Aufschlag von ca. 4 bis 20 EUR pro Monat erhältlich.

Für die Einrichtung kann auch ein zusätzlicher pauschaler Einrichtungsservice in Höhe von einmalig 49 EUR gebucht werden.

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Lexware Buchhaltung

Lexware Buchhaltung Überblick

Lexware gehört mit seiner Buchhaltungssoftware seit vielen Jahren zu den Marktführern im Wettbewerb. Das komplette Softwareangebot von Lexware rund um alle betriebswirtschaftlichen Themen ist ausgreift und bewährt.

Lexware ist es gelungen, die Software für Solo-Unternehmer und Profi-Anwender interessant zu machen. Durchdachte Eingabehilfen und starke Automatisierungen stellen dies unter Beweis. Die Folge ist, dass über 100.000 Unternehmer die Buchhaltungssoftware einsetzen.

Lexware Buchhaltung Sahnestücke

Die langjährige Erfahrung von Lexware zeigt sich in der praxisorientierten Ausrichtung der Buchhaltungssoftware. Der Benutzer gelangt über eine intuitive Startseite schnell und zielgerichtet in die verschiedenen Abschnitt – egal ob die Verbuchung einer Eingangsrechnung, eines Kassenbeleges oder eine Anlageguts ansteht.

Die Benutzerfreundlichkeit zeigt sich auch an den verschiedenen Wegen, die den Usern zur Verfügung stehen. Per Mausklick, per Tastenkombination oder per App können die Anforderungen umgesetzt werden.

Lexware Buchhaltung hat auch die Digitalisierung erfolgreich integriert. Belege können analog oder digital eingelesen und weiterführend digital verarbeitet werden. Bei der Verbuchung werden die Belege dann gewinnbringend mit dem Buchungssatz verbunden, so dass bei nachträglicher Betrachtung jeder Buchung immer der digitale Beleg zur Verfügung steht.

Eine große und vielfältige Auswahl an üblichen und speziellen Kontenrahmen gewährleistet auch eine schnelle Einrichtung der Buchhaltung. Neben den Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 (DATEV) gibt es Kontenrahmen für beispielsweise

• Hotel- und Gaststättengewerbe
• Ärzte
• Zahnärzte
• Pflegeeinrichtungen
• Land- und Forstwirtschaft
• Vereine
• und viele weitere

Funktionen von Lexware Buchhaltung

Die Funktionen von Lexware Buchhaltung bestehen grundsätzlich aus:

• Finanzbuchhaltung
• Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
• Schnittstellenmanagement
• Kassenbuch (Buchhaltung Plus)
• Mehrplatzfähigkeit und Rechteverwaltung (Buchhaltung Pro)
• integrierte Anlagenverwaltung (Buchhaltung Premium)

Im Standardmodul Buchhaltung sind Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) oder Doppelte Buchführung (Bilanzierung) mit Soll- und Haben-Buchungen anwendbar. Wiederkehrende Buchungen (z. B. Büromiete) können Dank durchdachter Vorlagen automatisiert verarbeitet werden. Mit Lexware online-banking erfolgt die bankseitige Anbindung.

Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung hat alle Verbindlichkeiten und Forderungen des Unternehmens im Blick. Fällige Zahlungen an Lieferanten werden ebenso effektiv überwacht wie die Kundenforderungen mit dem dreistufigen Mahnwesen.

Bei den Schnittstellen sind die üblichen Anbindungen wie DATEV oder Elster, aber auch Datenexporte für anstehende Betriebsprüfungen, abgedeckt.

Das im Leistungspaket Lexware Buchhaltung Plus enthaltene Kassenbuch wickelt alle baren Geschäftsvorfälle inklusive abendlichem Kassensturz ab. Selbstverständlich werden die hohen systemseitigen Anforderungen der Finanzverwaltung zur Kassenführung vollumfänglich erfüllt.

Die Mehrplatzfähigkeit der Anwendung ist im Modul Lexware Buchhaltung Pro gegeben. Arbeiten im Team und stufengerechte Berechtigungen sind hier problemlos möglich.

Abschließend kann im höchsten Leistungspaket Lexware Buchhaltung Premium das Anlagevermögen umfassend gebucht und verwaltet werden. Somit können alle verfügbaren Abreibungsarten (Sofortabschreibung, degressive Abschreibung usw.) direkt in die Buchhaltung fließen.

Übersicht Lexware Buchhaltung Kosten

Die Basis-Lösung von Lexware Buchhaltung kann für ca. 20 EUR pro Monat genutzt werden. In der Pro-Version (Einzelplatz) – der Beststeller bei Lexware – fallen Kosten von ca. 26 EUR pro Monat an. Die Plus-Variante als Einzelplatz-Anwendung kostet den Anwender ca. 34 EUR im Monat.

Die Versionen Pro und Premium sind auch als Mehrplatzlösungen für größere Unternehmen möglich. Dann falle Kosten von ca. 53 EUR (Pro) oder ca. 62 EUR (Premium) pro Monat an.

Papierkram-Software

Papierkram Überblick

Papierkram ist eine einfach zu bedienende Buchhaltungssoftware speziell für Selbständige sowie für kleine und mittlere Unternehmen. Neben den Standardfunktionen Fakturierung und Buchhaltung können auch moderne Zusatzmodule wie Zeiterfassung und Projektmanagement sowie Customer Relationship Management (CRM) Systeme hinzugebucht werden.

Die Software versteht sich als lösungsorientiert und verspricht, die Anwendung – insbesondere die Buchhaltung – neu zu denken.

Papierkram Sahnestücke

Neben der Konzentration und Ausrichtung auf kleine und mittlere Unternehmen ragt Papierkram mit seinen Teamfunktionen hervor. Eine Mehrbenutzerfähigkeit steht im Fokus und liefert somit auch durchdachte Teamlösungen wie Projektmanagement und Customer Relationship Management mit.

Die Hilfe- und Support-Seite von Papierkram ist sehr umfangreich und bietet neben den üblichen Erklär-Texten auch eine Vielzahl an Video-Tutorials und Vorlagen sowie verschiedene Rechner.

Funktionen von Papierkram

Die Standard-Funktionen von Papierkram umfassen

• Angebote
• Zeiten & Projekte
• Rechnungen
• Steuern und Analysen

Im Funktionsumfang Angebote sind ein Editor zur Erstellung überzeugender Angebote, die eine Versionierung und einen E-Mail-Versand ermöglichen. Bei Zeiten & Projekte können aus den angenommenen Angeboten direkt Projekte erstellt werden, die dann wiederum mit (Arbeits-) Zeiten bebucht werden können, um die vollumfassende Abrechnung zu gewährleisten. Hierüber können dann auch Zeit- und Projektbudgets überwacht und analysiert werden.

Das Modul Rechnungen gestaltet und erstellt Ausgangsrechnungen im steuerlich richtigen Umfang und Rahmen. Auch hier stehen individuelle Vorlagen und Styles zur Verfügung. Die offenen Rechnungen werden mit dem enthaltenen Mahnwesen effektiv überwacht.

Im Funktionsumfang Steuern und Analysen erfolgt die steuerliche Abbildung aller Geschäftsvorfälle. Mit einem Klick kann die Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) sowie notwendige steuerliche Anmeldungen (Umsatzsteuervoranmeldung) erzeugt werden. An verschiedene Empfänger (z. B. DATEV, Elster) kann über Export-Schnittstellen eine Datenausgabe erfolgen.

Übersicht Papierkram Kosten

Alle Versionen und Programme enthalten grundsätzlich die Hosting-Gebühren, Kosten für Datensicherung, Updates und Support. Papierkram will explizit verdeckte Extrakosten vermeiden.

Neben einer kostenfreien Version (Free), die zum Reinschnuppern und für kleine Unternehmen gedacht ist, können die User beim Preismodell zwischen der PRO+, der Team- und der Business-Variante wählen. Für PRO+ fallen ca. 8 EUR, für Team ca. 20 EUR und für Business ca. 40 EUR pro Monat an.

Auch bei Papierkram kann zwischen einer monatlichen und einer (günstigeren) jährlichen Abrechnung gewählt werden.

FastBill

FastBill Überblick

FastBill ist ebenfalls eine Online-Software, die vornehmlich für Freiberufler und Mittelständler geschrieben wurde. Neben einem Modul für Ausgangsrechnungen kommt auch die klassische Buchhaltung und ein Belegwesen zur Anwendung. Laut FastBill haben sich bereit 70.000 Unternehmen für die Buchhaltungssoftware entschieden, die den Anbieter zu 90 % positiv bewerten.

Wie bei (fast) allen Anbieter werden die Daten bei FastBill in der Cloud gehalten; die dafür notwendigen Server stehen in Deutschland und unterliegen somit den hohen Datenschutz- und Datenverarbeitungsgesetzen in Deutschland.

FastBill Sahnestücke

FastBill stellt sich ganz besonders auf die individuellen Kenntnisse und Erfahrungen der unterschiedlichen Anwender ein. So gibt es ein Module für Solo-Unternehmer, ein Plus- und ein Pro-Programm für die geübteren und ein Premium-Paket mit dem höchsten Grad an Automatisierung und Unterstützung.

Die Belegverarbeitung ist bei FastBill hochgradig digital und automatisiert. Erfolgt die (Vor-) Kontierung vom Unternehmer, schlägt FastBill automatisch passende Kategorien für den jeweiligen Geschäftsvorfall vor und erleichtert somit dem Anwender die (ungeliebte) Buchführungsarbeit.

Im Rahmen der Abrechnung können mit FastBill Arbeits- oder Projektzeiten (auch nachträglich) erfasst und abschließend abgerechnet werden. Der Unternehmen hat vor und während der Leistungserstellung mittels Live-Tracking einen guten Überblick über die Zeiten und Aufwendungen eines Abrechnungsprojekt.

FastBill hat nicht nur die übliche Schnittstelle zur Steuerberatersoftware (DATEV), sondern spricht auch direkt Steuerberater und „ihre“ Mandanten unterstützend an und liefern einen eigenen Steuerberaterzugang. Außerdem bestehen Partnerschaften zu zahlreichen Dienstleistern und Softwareanbietern, durch die FastBill-Anwender mit vorgefertigten Schnittstellen profitieren.

Funktionen von FastBill

Die Haupt-Funktionen von FastBill lassen sich in drei Gruppen unterteilen:

• Angebote und Rechnungen
• Buchhaltung und Belege
• Finanzen und Kunden

Mit dem Funktionsumfang Angebote und Rechnungen können in wenigen Minuten professionelle und rechtskonforme Ausgangsrechnungen erstellt werden; bei Bedarf helfen zur Verfügung stehende Vorlagen. Zudem können die erstellten Rechnungen (automatisiert) versendet werden. Standardfunktionen wie Mahnungen, Storno und Rabattberücksichtigung sind ebenfalls enthalten.

In der zentralen Funktion Buchhaltung und Belege werden alle steuerrelevanten Belege rechtssicher „eingesammelt“, verarbeitet und abgestimmt. Dies geschieht (automatisch) mittels E-Mail-Lösung, Scan-App oder per Drag-and-Drop. Im Anschluss erfolgen die Vorkontierung und abschließende Verbuchung der jeweiligen Geschäftsvorfälle.

Unter Finanzen und Kunden versteht FastBill die zielorientierte Auswertung der erfassten Daten. Mit einem Klick sind – über ein zentrales Dashboard – live Finanz- und Steuer-Informationen über das Unternehmen und die Kunden einzusehen. In Fokus stehen dabei Einnahmen, Ausgaben und (hoffentlich) hieraus ergebende Überschüsse. Abgerundet wird diese Funktion mit einer 360° Kundenakte mit individueller Zahlungsbereitschaft.

Übersicht FastBill Kosten

Die monatlich zu entrichtenden Kosten können mit einer monatlichen oder jährlichen Laufzeit abgerechnet werden, die jährliche Zahlungsweise ist – wie bei allen Anbietern – günstiger.

Für das Paket Solo fallen bei einem Benutzer ca. 9 EUR pro Monat an. Die Plus-Mitgliedschaft für versiertere Nutzer mit besserer Dokumentenverwaltung und Kundeninteraktionen wird mit ca. 14 EUR monatlich berechnet.

Das empfohlene PRO-Programm bietet grundsätzlich bereits 3 registrierbare Benutzer und bietet Teamfunktionen und weitere Automatisierungsfunktionen. Es wird mit ca. 27 EUR pro Monat berechnet.

Im letzten und besten Modul Premium ist der höchste Grad an Automatisierung möglich, das mit monatlich ca. 53 EUR berechnet wird. Hier sind dann bereits 5 Benutzer im Standard enthalten.

Sie kümmern sich um Ihren Erfolg – FastBill kümmert sich um die Buchhaltung*

Zusammenfassung

Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens, unabhängig von seiner Größe. In diesem Blogbeitrag haben wir einen umfassenden Überblick über einige der besten Anbieter auf dem Markt für Buchführungssoftware gegeben, darunter BuchhaltungsButler, Sage, sevDesk, Lexware, Papierkram und FastBill.

Diese Softwarelösungen bieten eine breite Palette von Funktionen, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Finanzen und betriebswirtschaftlichen Ergebnisse helfen. Von der automatischen Belegerfassung bis zur Erstellung von Rechnungen, von Steueranmeldungen bis zur Kundenverwaltung, diese Programme bieten eine Vielzahl von Werkzeugen, die Ihnen Zeit und Mühe sparen.

Unabhängig von Ihrem Kenntnisstand in der Buchführung oder der Größe Ihres Unternehmens gibt es passende Lösungen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Darüber hinaus bieten viele dieser Anbieter eine kostenlose Testphase, um sicherzustellen, dass die Buchhaltungssoftware auch tatsächlich Ihren Anforderungen entspricht.

Nutzen Sie die Chance, Ihre Buchhaltung zu optimieren und Ihren Unternehmenserfolg zu steigern, indem Sie eines dieser Buchhaltungsprogramme testen und in Ihre Arbeitsabläufe integrieren.

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Der Beitrag Buchhaltungssoftware für (kleine) Unternehmen – ein Überblick über 6 Softwareanbieter wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.