Google bietet auch kleinen Betrieben die Möglichkeit, punktuell und kostenoptimiert auf eine klar definierte Zielgruppe mit individuellen Suchanfragen loszugehen – und die Kosten mit einer hinterlegten Obergrenze für Werbeanzeigen im Griff zu behalten.

Doch wie funktioniert Google Werbung eigentlich? Und was kostet sie? Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Überblick über Google Ads und zeigt Ihnen, welche Vorteile die Werbe-Plattform für kleine Firmen bietet.

Google Ads – was ist das

Google Ads, auch bekannt als Google-Werbung, ist eine leistungsstarke Online-Plattform, die es Firmen ermöglicht, ihre Produkte und Dienstleistungen gezielt einem relevanten Publikum zu präsentieren. Ähnlich wie eine Anzeige in einer Zeitung oder im Fernsehen erscheinen Google Ads als bezahlte Anzeigen auf Google-Suchergebnissen und anderen Websites im Google-Netzwerk.

Doch Google Ads bietet weitaus mehr Möglichkeiten: Sie können Ihre Anzeigen mit präzisen Keywords, Interessen, Demografie und sogar dem Standort Ihrer Zielgruppe ausrichten. So erreichen Sie genau die Personen, die sich für Ihre Angebote interessieren und maximieren Ihre Werbewirkung.

Die Zahlen bei Google Werbung sprechen für sich: 74 % der kleinen und mittelständischen Unternehmen nutzen bereits Google Ads. Für jeden Dollar, den Sie in Google Anzeigen investieren, erhalten sie einen Umsatz in Höhe von 2 Dollar zurück – ein gutes Investment. Bezogen auf die Internet-Nutzer lässt sich ermitteln, dass 50 % der Personen, die auf eine ausgeklügelte Google Anzeige klicken, innerhalb von 6 Monaten das beworbene Produkt erwerben.

Wie funktioniert Google Werbung?

Google Ads funktioniert nach einem Auktionssystem. Unternehmen bieten auf Keywords, die Internet-Nutzer in die Google-Suche eingeben. Wer das höchste Gebot abgibt, erhält die besten Positionen in der Google-Suche oder auf den Partnerseiten von Google – und die höchste Wahrscheinlichkeit für einen Klick des interessierten Nutzers.

Es gibt verschiedene Arten von Google Ads:

• Suchnetzwerk-Anzeigen: Diese Anzeigen erscheinen in der Google-Suche und auf Partnerseiten von Google.
• Display-Anzeigen: Diese Anzeigen werden auf Partner-Websites im Google Display-Netzwerk angezeigt.
• Video-Anzeigen: Diese Anzeigen erscheinen auf YouTube und anderen Video-Plattformen.
• Shopping-Anzeigen: Diese Anzeigen zeigen Produkte direkt in der Google-Suche an.
• App-Kampagnen: Diese Anzeigen werden speziell für die Promotion von Apps verwendet.

Was kostet Google Werbung?

Die Kosten für Google Werbung variieren stark und hängen von mehreren Faktoren ab. Hierbei gelten die folgenden Grundsätze:

• Keywords: Beliebte Keywords sind teurer als weniger gefragte Keywords.
• Gebot: Je höher das Gebot für ein Keyword, desto teurer wird die Anzeige.
• Qualitätsscore: Google bewertet die Qualität Ihrer Anzeigen und vergibt einen Qualitätsscore. Je höher dieser Score, desto weniger müssen Sie pro Klick bezahlen.
• Wettbewerbsintensität: Wenn viele Firmen auf das gleiche Keyword bieten, steigen die Kosten.

Beispiele für Google Werbung

Hier sind einige Beispiele für die Kosten von Google Ads:

Keywords wie „Anwalt“ oder „Zahnarzt“ können pro Klick zwischen 1,00 und 5,00 EUR kosten.

Keywords wie „Bäckerei“ oder „Friseur“ sind in der Regel günstiger und kosten zwischen 0,50 und 2,00 EUR pro Klick.

Das kurze und allgemeine Keyword „Pizza“ hat eine hohe Konkurrenz und kosten pro Klick zwischen 1,50 und 3,00 EUR. Das längere und sehr spezifische Keyword „Pizza Lieferservice München“ hat eine deutlich geringere Konkurrenz und kostet lediglich zwischen 0,30 und 0,80 EUR.

Das allgemeine Keyword „Blumenversand“ verlangt dem Google-Werbenden zwischen 0,80 und 1,50 EUR ab, während das spezifische Keyword „Bio-Blumen online kaufen günstig“ lediglich 0,25 und 0,50 EUR kostet.

Je spezifischer und länger ein Keyword, desto geringer sind die Kosten pro Klick (CPC) – im gleichen Werbe-Atemzug sind jedoch die User-Nachfragen nach diesen Keywords geringer. So hat beispielsweise das Keyword „Pizza“ 1,2 Mio. Suchanfragen im Monat, das spezifische Keyword „Pizza Lieferservice München“ lediglich 590 Suchanfragen.

Google Ads für kleine Unternehmen: Sichtbarkeit und Reichweite gewinnen

Für kleine Unternehmen kann Google Werbung eine wertvolle Investition sein, um die Sichtbarkeit und Reichweite zu erhöhen. Mit Google Ads können gezielt Zielgruppen angesprochen werden, die sich bereits für die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen interessieren. Werbeanzeigen bei Google können beispielsweise ganz spezifisch nach Alter, Geschlecht, Interessen oder Standort ausgerichtet sein.

Ein großer Vorteil von Google Ads liegt in der Möglichkeit, den Erfolg der Kampagne präzise zu messen und zu analysieren. Firmen können den Erfolg ihrer Werbung in Echtzeit online verfolgen, die Ausgaben optimieren und den Return on Investment (ROI) maximieren. Darüber hinaus bietet Google Ads eine große Flexibilität bei der Budgetgestaltung und -planung, sodass auch Betriebe mit begrenztem oder saisonalem Budget ihre Werbemaßnahmen effektiv gestalten können.

Durch gezielte Keyword-Recherche und das Setzen von Geboten lassen sich potentielle Kunden direkt in den Kaufprozess lenken, was zu einem gesteigerten Umsatz und einer schnelleren und zielgerichteten Skalierung des Unternehmens führen kann.

Ein weiterer Vorteil von Google Ads liegt in der schnellen Umsetzung und den schnellen Ergebnissen. Während konventionelle Werbemaßnahmen oft wochen- oder monatelang laufen müssen, bevor erste Ergebnisse messbar sind, liefert Google Werbung innerhalb von wenigen Stunden erste Resultate.

Google Ads Beispiele

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Google Ads Anzeigen, die auf bestimmte Suchbegriffe folgen:

Google Suchseite

Plattform: Google Suche
Keyword: Familienhotel Nesselwang

Videoplattform Youtube

Plattform: Youtube
Keyword: Zirbenholzbett

Online-Kartendienst Google Maps

Plattform: Google Maps
Keyword: Kreditinstitut München

Lesen Sie auch unseren Blog-Beitrag, wie Sie kostenfrei Ihre Firma bei Google Maps eintragen: Bei Google Maps Firma eintragen – eine unterschätzte und kostenfreie Marketing-Chance

Zusammenfassung Google Werbung

Google Ads bietet kleinen Unternehmen eine effektive Möglichkeit, im digitalen Wettbewerb sichtbar zu werden, neue Kunden zu gewinnen und ihr Geschäft zu fördern. Mit gezielten Keyword-Recherchen und der Möglichkeit, Werbeanzeigen nach Alter, Geschlecht, Interessen und Standort auszurichten, können Unternehmen mit einem überschaubaren Budget die richtigen Kunden erreichen.

Die Möglichkeit, Erfolge in Echtzeit zu messen und Kampagnen anzupassen, bietet große Flexibilität und ermöglicht eine effiziente Steuerung des Budgets. Obwohl die Kosten pro Klick je nach Keyword und Wettbewerb variieren können, stellt Google Ads mit seiner vielfältigen Auswahl an Anzeigeformaten und -optionen eine wertvolle Investition für Unternehmen mit begrenztem Budget dar – auch oder gerade auch für kleine Unternehmen.

Der Beitrag Google Werbung – Kosten und Vorteile für kleine Unternehmen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Zentrale Antworten auf diese und viele weitere Fragen zu Aufbau und Inhalt sowie eine 10-seitige Vorlage liefert dieser Blogbeitrag – wie gewohnt mit starkem Praxisbezug. Viel Erfolg bei der Umsetzung – ich bin sicher, dieser Artikel wird inkl. der Vorlage dabei eine große Unterstützung.

Businessplan – Was ist das?

Ein Businessplan stellt eine umfassende und schriftliche „Planung“ eines Geschäftsvorhabens („Business“) dar. Er erläutert zum einen die Ausgangssituation, Idee, Vision, Umsetzung und Meilensteine des Vorhabens und stellt zum anderen unter Beweis, dass sich der Ersteller ausführlich Gedanken über das Geschäftsmodell und diese gleichzeitig für ausgewählte Adressaten (überzeugend) zu Papier gebracht hat.

Über den Autor

Nikolaus Zöllner, Betreiber der Praxis-Plattform Betriebswirtschaft-Praxis, ist ehrenamtlich seit über 5 Jahren Mitglied in der Unternehmer-Jury beim jährlichen Business-Wettbewerb von BayStartUp. Bei seiner Arbeit als Juror sind ihm Dutzende von Businessplänen durch die Hände und Augen gegangen, die schlussendlich von ihm und anderen Jury-Kollegen bewertet wurden.

Einige der bewerteten Pläne haben den Wettbewerb bereits gewonnen – was aber nicht am Juror, sondern vielmehr an den hervorragend verfassten Geschäftsplänen der Wettbewerbsteilnehmer lag.

Man kann den Businessplan in etwa mit der Planung eines Hausbaus vergleichen. Kein Bauherr käme auf die Idee, mit dem Bau des Heims auf gut Glück zu beginnen und zu sehen, wo es einen hintreibt. Es wird Beschreibungen des Vorhabens geben (welche Art von Haus), Absichten und Ziele werden erläutert (zu Wohnzwecken oder Geschäftszwecken, Niedrig-Energie-Haus oder herkömmliches Haus), Planungen werden erstellt und durch Berechnungen (Statik, Kosten) verifiziert.

Ähnlich verhält es sich mit dem Geschäftsplan. Die Leser möchten wissen, wie der Verfasser das Vorhaben grundsätzlich beschreibt (Geschäftsidee), welche Absichten und Ziele (Unternehmens-Vision und -Mission) er hat und welche Planungen (Umsatz, Investitionen, Liquidität, Rendite) aufgestellt und wie verifiziert wurden.

Hinweis

Für einen Businessplan gibt es keine strengen Vorgaben oder DIN-Normen, wie dieser aufzubauen ist oder auszusehen hat. Zwar haben sich im Laufe der Jahre Standards gebildet und etabliert – grundsätzlich ist der Verfasser aber frei in Sachen Aufbau und Format.

Daher haben sich in den letzten Jahren auch (kreative) Sonderformen wie beispielsweise die Canvas-Methode gebildet, die je nach Vorhaben einen guten oder schlechten Eindruck bei den Lesern hinterlassen haben.

Für welchen Aufbau sich der Verfasser auch immer entscheidet – in den meisten Fällen gibt es eine textbasierte Vorhabensbeschreibung (1. Teil) und einen zahlenbasierte Planungsrechnung (2. Teil), die in sich stimmig und verknüpft sind. In den nachfolgenden Kapiteln werden diese beiden Teile eines Businessplans vorgestellt.

Businessplan erstellen lassen oder selber schreiben

Sobald die Anforderung für einen Businessplan im Raum steht, stellt sich zwangsläufig die Frage.

Businessplan erstellen lassen oder selber schreiben?

Eines muss – auch zur Beantwortung dieser zentralen Frage – jedem (angehenden) Unternehmer in diesem Zusammenhang klar sein. Der Businessplan wird in erster Linie für den Unternehmer/Gründer selbst geschrieben, in zweiter Linie für Dritte.

Praxistipp

Typischerweise sind folgende Personen oder Institutionen Leser eines Geschäftsplans:

• Firmenkundenberater bei der (Haus-) Bank
• Sachbearbeiter beim Arbeitsamt
• Entscheider für Fördermittel
• Förderbanken (z.B. Kreditanstalt für Wiederaufbau)
• (Potenzieller) Investor
• Business Angel
• Businessplan-Wettbewerbe (z.B. BayStartUP)

Der Unternehmer/Gründer muss daher zwangsläufig hinter dem Projekt „Businessplan erstellen“ stehen. Er kann natürlich Teilaufgaben (nicht alle!) auf Dienstleister oder sonstige Unterstützer übertragen; den Hut muss er jedoch aufhaben und sorgsam über alle Inhalte wachen und relevanten Input geben.

Eine weitere typische und nicht unwichtige Frage zum Thema lautet:

Wie viele Seiten sollte ein Businessplan haben?

Auch hier gibt es keinen Standard und keine definierte Vorgaben. Die Antwort muss daher lauten: Genau so viele, damit das Vorhaben für den Adressaten/Leser keine Fragen mehr offenlässt und überzeugt und genau so wenige, damit keine Langeweile entsteht. Sie sehen, es kommt nicht auf die Seitenzahl, sondern vielmehr auf den Inhalt an.

Aber zur praktischen Einordnung hier ein paar Zahlen, die sich in der üblichen Gestaltung von Geschäftsplänen herausgebildet haben. Der Textteil (Vorhabensbeschreibung) sollte grob gesagt zwischen 10 und 30 Seiten umfassen. Bei komplexen Geschäftsmodellen können es auch mal 40 bis 50 Seiten werden; das sollte dann aber die (zumutbare) Obergrenze sein.

Der Zahlenteil (Planungsrechnungen) sollte je nach Planungstiefe (Monats- oder Quartalsplanung) ungefähr 10 bis 20 Seiten umfassen.

Vorhabensbeschreibung: Teil 1 des Geschäftsplans

Bei der Vorhabensbeschreibung nehmen Sie den Leser an die Hand und führen ihn durch das (künftige) Unternehmen oder Vorhaben. Zuerst liefern Sie eine knackige Zusammenfassung (Exekutive Summary), damit der Adressat weiß, um was es überhaupt geht (und ob sich das Weiterlesen lohnt).

Dann erläutern Sie ihm das Produkt oder die Dienstleistung, die hinter dem Vorhaben seht; welche Probleme hat der Kunde und wie wird das durch das Geschäftsmodell gelöst (Kundennutzen).Im Folgenden geht es um die Frage, wer das Produkt kaufen soll – die Zielgruppe und Kundenstruktur.

Anschließend folgen Erklärungen zum Markt und Wettbewerb des Vorhabens. Dahinter steht die Problematik, dass der Markt bereit ist, das (neue) Produkt aufzunehmen und zu vertragen. Ist der Zielmarkt klein und gesättigt, wird es schwer und die Leser des Businessplans werden viele Fragen haben.

Dann sollte es noch um die Frage – oder besser Antwort – gehen, wie das Produkt an den Mann und die Frau kommt – Stichwort Marketing und Vertrieb. Selbst das beste Produkt der Welt wirkungslos ist, wenn die Zielgruppe nichts davon weiß und es nicht angeboten bekommt.

Abschließend sollten Sie die Leserschaft noch mit Informationen zum Aufbau und Ablauf des Unternehmens versorgen. Die Organisation und Prozesse sollte klar strukturiert und vorbereitet sein – und natürlich auch flexibel genug, um schnell auf geänderte Verhältnisse vorbereitet zu sein.

Executive Summary – eine Zusammenfassung auf den Punkt

Die Executive Summary stellt eine komplette Zusammenfassung des Businessplans dar, die alle behandelten Themen auf den Punkt bringt. In der Regel wird dieser Part des Geschäftsplans von den Adressaten als erstes gelesen, um einen Überblick über das Vorhaben zu bekommen.

Und genau hier liegt die Schwierigkeit. Der Verfasser schreibt optimalerweise die Zusammenfassung ganz zum Ende des Businessplan-Herstellungsprozesses – dann, wenn er mit allem fertig ist und (für ihn) alles klar ist. Er ist voll im Thema und fast zum Ende nochmals alles zusammen – quasi der krönende Abschluss.

Der Leser des Businessplans hingegen steigt in der Regel mit diesem Kapitel in das Thema ein; er hat noch wenig bis keine Informationen zu diesem Geschäftsmodell und will mit der Executive Summary einen ersten Überblick erhalten. Es treffen also zwei Gegensätze aufeinander, mit der Gefahr, dass der Leser mit der Zusammenfassung so abgeholt werden muss, dass er (interessiert) weiterliest.

Zweifelsfrei ist die Executive Summary der wichtigste und schwierigste Part des Businessplans. Schwierig deshalb, weil die Zusammenfassung so knapp wie möglich gehalten werden und gleichzeitig alle (wesentlichen) Aspekte des Geschäftsvorhabens abdecken sollte. Ein klassischer Zielkonflikt – lösen Sie ihn!

Angebotene Leistungen/Produkte (Unternehmensidee)

In diesem Kapitel des Geschäftsplans geht es um die Produkte oder Dienstleistungen des Geschäftsmodells. Womit will der Unternehmer seinen Kunden helfen und Verkäufe und somit Umsätze erzielen?

Hilfreich und gleichermaßen bewährt ist es, eingangs die Problemstellung des Kunden zu erläutern. Wo hat der (potenzielle) Abnehmer mit Herausforderungen zu kämpfen, wo genau liegt sein Schmerz.

Beispiele

Das Problem bei Friseur-Kunden ist, dass ihre Haare zu lang sind und sie einen Schnitt benötigen (und schön aussehen wollen). Das Problem bei Imbiss-Kunden in einem Gewerbegebiet ist, dass sie (mittags) Hunger haben und eine schnelle und gutschmeckende Essensversorgung benötigen.

Das Problem bei Nachhilfe-Kunden ist, dass ihre Kinder in der Schule schlechte Leistungen abliefern und die Eltern nicht unterstützen können oder wollen. Das Problem bei Pauschalreise-Kunden ist, dass sie sich nach Sonne und Strand sehnen und für die Erholung einen Urlaub buchen möchten.

Wenn das Problem des Kunden klar beschrieben ist, machen Sie den Deckel drauf, indem Sie passgenau erläutern, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung mit seinen Merkmalen und Funktionen dieses Problem löst und etwas Wichtiges schafft: Kundennutzen. Wenn dieser Kundennutzen dann noch eine Einzigartigkeit aufweist (USP: Unique Selling Proposition), ist das unbedingt im Businessplan zu erwähnen.

Praxistipp

Gerade beim eigenen Produkt geraten Unternehmer und Businessplan-Verfasser gerne ins Schwärmen. Achten Sie hier auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Begeisterung über das Produkt oder die Dienstleistung und neutraler Zurückhaltung.

Insbesondere Geldgeber sind bei Geschäftsplänen penibel auf der Suche nach Hinweisen auf Selbstüberschätzung der Unternehmer. Tappen also nicht in diese Falle!

Für den Leser sollte aus dem Geschäftsplan eindeutig hervorgehen, ob Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung bereits fertig entwickelt und einsatzbereit ist, oder ob es um theoretische Überlegungen geht und das Produkt erst fertiggestellt und etabliert werden muss.

Zielgruppe und Kunden

Wenn es um die Frage geht, für wen die Produkte oder Dienstleistungen von (Kunden-) Nutzen sind, neigen Geschäftsplan-Schreiber gerne dazu – sofern es nicht ein absolutes Nischen-Produkt ist – mit „ALLE“ zu antworten: Das ist dann vielfach der bereits oben beschriebenen Selbstüberschätzung zurückzuführen, denn es wird bis auf Wasser und Sauerstoff wenig Produkte geben, die wirklich ALLE konsumieren.

Ziel dieses Absatzes ist es daher, so genau wie möglich zu definieren, wer Zielgruppe und Abnehmer sind. Eine erste Unterscheidung kann dabei getroffen werden, ob die Kunden eher Unternehmer (B2B = Business to Business) oder Verbraucher (B2C = Business to Consumer) sind.

Ist die Zielgruppe eines Geschäftsvorhabens im Bereich B2B (Unternehmer), können folgende Charakteristika zur Definition der Zielgruppe verwendet werden:

• Branche
• Unternehmensgröße (Einzelunternehmer, KMU, Mittestand, Konzerne)
• Umsatzvolumen
• Anzahl und Struktur der Mitarbeiter
• Standort

Ziel der Businessplan jedoch auf Verbraucher (B2C) ab, kommen folgende Unterscheidungsmerkmale infrage:

• Geschlecht
• Alter
• Wohnort
• Beruf
• Bildungsstand
• Freizeitgestaltung
• Mediennutzung
• Kaufverhalten
• Interessen
• politische Ausrichtung

Markt und Wettbewerb

Der Abschnitt „Markt und Wettbewerb“ sollte der Teil sein, der die meiste Arbeit erfordert – es ist auch einer der wichtigsten Teile des Geschäftsplans. Es geht in diesem Zusammenhang nicht darum, mathematische Marktanteile zu ermitteln oder zu berechnen.

Vielmehr geht es darum, sauber zu erarbeiten, ob der bestehende Markt (bezogen auf die oben ermittelte Zielgruppe) groß genug ist, um einen weiteren Marktteilnehmer aufzunehmen.

Neben der Größe des Marktes ist die Qualität desselben von noch größerer Bedeutung. Hierbei ist zu klären, ob der Markt stagniert, Zuwächse zu verzeichnen hat oder eher rückläufig ist. Dabei ist sowohl der Blick in die Vergangenheit als auch der Blick in die Zukunft (Trendanalyse) wichtig.

Beispiel

Wenn in einer mittelgroßen Stadt mit 50.000 Einwohnern bereits 3 konventionelle Fitness-Studios angesiedelt sind und dieser Markt eher stagniert, dann ist das Marktumfeld für ein neues, konventionelles Fitness-Studio eher schwierig.

Gibt es in der Stadt und ganz Deutschland hingegen noch keinen Anbieter, der auf dem boomenden KI-Markt eine spezialisierte Plattform zur Vermittlung von KI-Programmierern anbietet, sind die Marktaussichten hier natürlich deutlich komfortabler.

Die nachfolgenden Schritte sind exemplarisch für eine Markt- und Wettbewerbsanalyse bei einem Businessplan:

1. Marktbeschreibung (Wo wird das Produkt verkauft?)
2. Analyse der Marktgröße (Wie viel Umsatz wird in diesem Markt gemacht?)
3. Analyse der Wettbewerber (Welche Anbieter gibt es sonst noch auf dem Markt?)
4. Analyse der Branche (Wie verhält und entwickelt sich die Branche in diesem Markt?)
5. Bestimmung des Marktpotentials (Wie entwickelt sich dieser Markt in der Zukunft  und welche Chancen bietet er dabei?)

Praxistipp

Achten Sie bei der Beschreibung des Marktes und der Branche penibel darauf, dass die meisten Leser des Geschäftsplans absolut branchenfremd sind und wenig bis keine Markt-Kenntnisse aufweisen.

Setzen Sie daher nichts voraus, was für Sie selbstverständlich ist. Lieber haben Sie bei diesem wichtigen Teil des Businessplans eine Besonderheit zu viel als zu wenig erklärt.

Marketing und Vertrieb

Das Thema Marketing und Vertrieb ist aus zwei Aspekten bedeutsam für den Geschäftsplan. Zum einen, weil die Bedeutung dieses Punktes von den meisten Unternehmern hoffnungslos unterschätzt wird; zum anderen, weil es der Teil des Businessplans ist, dem Leser und/oder Finanzgeber eine sehr hohe Aufmerksamkeit schenken wird.

Die Frage hinter diesem Kapitel lautet:

Wie bekommt der Unternehmer seine Produkte oder Dienstleistungen in dem Zielmarkt unter die Leute? Wie erfahren Interessenten in einem reizüberfluteten Umfeld von dem Angebot und wie werden sie zu zahlenden Kunden?

Das Produkt oder die Dienstleistung kann noch so gut sein, der Markt und die Zielgruppe noch so perfekt: ein mangelhaftes Marketing und ein schlecht durchgeführter Vertrieb würden alles zunichtemachen.

Zur Auswahl stehen bei der Vertriebsfrage klassische und moderne Instrumente. Zu den klassischen Möglichkeiten zählen:

• (Print-) Anzeigen
• Flyer
• Broschüren
• Kataloge
• Direktansprache (Telefon)
• Messeauftritte als Aussteller
• Vortragsveranstaltungen

Neben in der Vergangenheit bewährten analogen Lösungen gibt es heute vielerlei digitale Instrumente (E-Mail-Newsletter, Google Ads, Affiliate Marketing). Welche der Instrumente wirksam sind und ob analoge oder digitale Varianten besser sind, das entscheidet die Zielgruppe (der Wurm muss dem Fisch und nicht dem Angler schmecken!).

Was funktioniert und was nicht, das muss in den meisten Fällen ausprobiert werden. Empfehlenswert ist hier die Trial & Error-Methode aus der Wissenschaft. Probieren Sie in kleinem Rahmen eine Methode aus und prüfen Sie die Ergebnisse.

Sobald ein Erfolg messbar ist, skalieren Sie dieses Instrument und übernehmen Sie es in den Businessplan. Wenn nicht, haken Sie es ab und unternehmen einen neuen Versuch.

Hilfreich ist es bei diesem Kapitel auch, die 4 Ps (Produkt, Preis, Platz (Distribution), Promotion ) aus dem Marketing-Mix zu beachten und zu beschreiben. Dann sind auf jeden Fall die wichtigsten Punkte erläutert.

Praxistipp

In vielen Geschäftsplänen, die ich gelesen habe, werfen die Verfasser mit zahllosen Marketing-Instrumente und Vertriebswege um sich. Die Kunst ist es aber nicht, möglichst viele Varianten zu beschreiben, sondern den Leser davon zu überzeugen, welche Instrumente und Wege wirksam sind und die Produkte und Dienstleistungen effektiv in der Zielgruppe vertreibt.

Wer also im Geschäftsplan anhand von getätigten Versuchen (Trial & Error) belegen kann, warum eine Variante gewählt wurde, der hat bei der Überzeugungsaufgabe in diesem Kapitel schon die halbe Miete eingefahren.

Organisation und Prozesse

Beim Thema Organisation und Prozesse geht es um den strukturellen Aufbau und die betrieblichen Abläufe des Unternehmens, das im Businessplan vorgestellt wird. Abhängig von der Rechtsform sollten hierfür im ersten Schritt die Geschäftsführung vorgestellt werden.

Für externe Adressaten des Geschäftsplan ist es wesentlich zu erfahren, welches Team mit welchen Persönlichkeiten hinter dem Unternehmen stehen und wodurch sie für diese entscheidende Aufgabe qualifiziert sind.

Aber nicht nur die oberste Ebene ist relevant. Wenn es sich nicht um ein Ein- oder Zwei-Mann-Unternehmen handelt, sollten alle weitere Bereiche und Personen zielgerichtet präsentiert werden. Sobald mehr als 5 Personen im Unternehmen tätig sind, können die Geschäftsführer in der Regel nicht mehr alles alleine überwachen und sind auf ein funktionierendes Team angewiesen.

Definition

Die Aufbauorganisation erläutert die strukturelle Gestaltung eines Unternehmens. Sie definiert die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Hierarchien im Unternehmen. Dabei geht es um die Schaffung einer klaren Organisationsstruktur, um effiziente Arbeitsabläufe und eine optimale Aufgabenerfüllung zu gewährleisten.

Die Aufbauorganisation umfasst die Festlegung von Abteilungen, Stellen und Arbeitsplätzen sowie die Zuordnung von Aufgaben und Kompetenzen.

Die Ablauforganisation befasst sich hingegen mit der Gestaltung und Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Sie legt fest, wie einzelne Aufgaben und Tätigkeiten zeitlich, räumlich und inhaltlich geplant und durchgeführt werden. Das Ziel der Ablauforganisation ist es, effiziente und effektive Arbeitsprozesse zu schaffen, um Zeit- und Kostenersparnisse zu erzielen.

Neben dem Aufbau des Unternehmens sollten im Businessplan auch die wesentlichen, betrieblichen Abläufe und Prozesse dargelegt werden. Bei der Frage nach der Wesentlichkeit ist von den individuellen Besonderheiten des Unternehmens auszugehen.

Handelt es sich um eine Bäckerei, sind die Abläufe zur effizienten Backwerk-Herstellung in gleichbleibender Qualität wichtig. Ist der Betrieb ein Dienstleistungsunternehmen, sind Abläufe wie Auftragsbearbeitung, Vertrieb und Fakturierung relevant.

Auch die Beschreibung der (funktionierenden) internen Kommunikation gehört zum Thema „Organisation und Prozesse“. Wie wird innerhalb des Unternehmens kommuniziert und wie erfolgt die Abstimmung über die regelmäßigen Aufgaben im Team? Stehen hier regelmäßige Meetings oder moderne IT-Instrumente zur Verfügung?

Weitere Fragen, die je nach Bedeutung für das Unternehmen in diesem Kapitel des Geschäftsplans beantwortet werden können:

• Wie sehen die Räumlichkeiten aus?
• Welche Grundrisse liegen vor (Vor- und Nachteile)?
• Welcher Mietvertrag mit welchen Konditionen wurde abgeschlossen?
• Wie sieht die technische Infrastruktur des Unternehmens aus?
• Wie erfolgt das Datenmanagement?
• Wie sieht das Backup-Konzept aus?
• Wie ist die Erreichbarkeit für Kunden technisch und organisatorisch geregelt?
• Welche Bezahlmöglichkeiten bietet das Unternehmen seinen Kunden?
• Welches Kassensystem kommt (bei Bargeschäften) zum Einsatz?
• Welche rechtlichen Risiken bestehen mit oder im Unternehmen?

Planungsrechnungen: Teil 2 des Geschäftsplans

Im zweiten Teil des Geschäftsplans geht es darum, dem vielen Erzählen aus dem ersten Teil Zahlen und Fakten hinzuzufügen. Die Adressaten des Businessplans sind in den meisten Fällen sehr zahlenorientiert unterwegs und möchten die Prosa-Darlegungen gerne in zahlenorientierten Ergebnissen sehen.

In diesem Zuge soll ermittelt und errechnet werden, wie viel (Anfangs-) Kapital für das Vorhaben notwendig ist, welche Absatzzahlen kalkuliert sind und wie sich das alles hinsichtlich Rendite und Liquidität auswirkt.

Investitions- und Kapitalbedarfsplanung

In diesem Kapitel des Businessplans wird detailliert dargestellt, welche Investitionen notwendig sind, um das Vorhaben zu realisieren. Dabei ist zwischen einmaligen Anfangsinvestitionen und laufenden Investitionen – beispielsweise in einer Wachstumsphase – zu unterscheiden.

Zu den Anfangsinvestitionen zählen in der Regel:

• IT-Ausstattungen (PCs, Notebook, Smartphone)
• Maschinen und Anlagen
• Fahrzeuge
• Büroausstattungen (Möbel)
• Softwarelizenzen
• Erwerb von Patenten und Lizenzen

Orientieren Sie sich bei Liste nicht nach steuerlichen Anschaffungsgrenzen (z.B. GWG-Grenze, 250 EUR Kleinbeträge); es geht darum, den vollständigen Kapitalbedarf zu erfassen. Die zentrale Frage ist: Wie viel Geld ist notwendig, damit das Business starten und wachsen kann?

Achten Sie penibel darauf, hier nichts zu vergessen. Wenn Sie IT-Dienstleistungen anbieten, sollte eine entsprechende Ausstattung vorhanden sein. Wenn Sie Fahrzeugreparaturen anbieten, müssen entsprechende Werkzeuge und Anlagen aufgeführt sein.

Fragen Sie auch die KI (ChatGPT), was bei vergleichbaren Gründungen an Investitionen angefallen sind, um hier weitere Anregungen zu bekommen. Bei Beispiel-Prompt und die entsprechenden Ergebnisse für den Fall einer Autowerkstatt-Gründen finden Sie in dieser PDF.

Wenn bestimmte Investitionsgüter in Ihrem speziellen Fall nicht erforderlich sind, beispielsweise weil sie aus dem Privatvermögen kommen oder geleast werden, erklären Sie dies, um nicht den Eindruck zu hinterlassen, Sie hätten es übersehen.

Aus dem Investitionsbedarf leitet sich anschließend der Kapitalbedarf ab. Nachdem ermittelt wurde, wie viel Kapital benötigt wird, muss hier erläutert werden, woher das Geld kommt.

Die Kapitalbedarfsplanung sollte dabei in Eigenkapital, Fremdkapital und alternative Finanzierungsquellen (wie z.B. Fördermittel) unterteilt werden. Es versteht sich, dass bei dieser Planung keine großen, ungedeckten Lücken entstehen sollten. Falls doch, sind Erklärungen nötig.

Absatz- und Umsatzplanung

Die Absatz- und Umsatzplanung für die kommenden Jahre ist ein zentrales Element der wirtschaftlichen Kalkulation im Businessplan. Sie erläutert dem Leser, welche Mengen eines Produkts oder einer Dienstleistung innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgesetzt werden sollen und welche Umsätze daraus resultieren. Hierbei gilt der Grundsatz: Menge x Preis = Umsatz.

Diese Planung basiert auf einer gründlichen Marktanalyse aus dem ersten Teil des Businessplans und realistischen Annahmen, um nicht in die Falle überzogener Erwartungen zu geraten. Die Mengen müssen also sauber hergeleitet werden und allen dankbaren Fragen und Einwänden der Businessplan-Leser standhalten können.

Typische Einflussgrößen für die Absatz- und Umsatzplanung sind die

• Marktgröße,
• Wachstumsraten der Branche,
• Kaufkraft der Zielgruppe
• geplante Preisstrategie.

Zudem müssen saisonale Schwankungen und Markteintrittsbarrieren bei den Planungen berücksichtigt werden. Die Umsatzplanung wird idealerweise in verschiedenen Szenarien (z.B. konservativ, realistisch, optimistisch – oder neudeutsch Soll, best case, worst case) dargestellt, um die potenzielle Bandbreite und Risiken besser einschätzen zu können.

Renditeplanung

Die Renditeplanung beschäftigt sich mit der Ertragskraft des Vorhabens also der Frage, wann und wie viel Gewinn (oder Verlust) am Ende der unternehmerischen Betätigung entsteht. Ziel ist es, die Rentabilität und somit die erfolgreichem wirtschaftliche Attraktivität des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum darzulegen.

Die Ergebnisse der Absatzplanung (Umsatz) und der Investitionsplanung (Abschreibungen) fließen hier ein. Aber natürlich auch alle anderen aufwandswirksamen Aufwendungen. Beachten Sie hier unbedingt, dass Ausgaben nicht gleich Aufwendungen sind. Es gibt Zahlungen, die zwar von Unternehmenskonto abfließen, aber keinen Aufwand für die Renditeplanung darstellen.

Beispiel

Tilgungszahlungen für ein betriebliches Darlehen fließen zwar von Geschäftskonto ab, stellen aber keinen Kostenaufwand dar. Die Zahlungen reduzieren lediglich die Darlehensschuld. Die ursprüngliche Auszahlung des Darlehens stelle analog keinen Ertrag dar, sondern lediglich eine aufwands- und ertragsneutrale Einzahlung.

Anders hingegen verhält es sich bei den Zinszahlungen aus der Darlehensinanspruchnahme. Diese fließen vom Kontokorrentkonto ab und stellen gleichzeitig aufwandswirksame Kosten dar, die in der Renditeplanung zu erfassen sind.

Fragen Sie im Zweifel bei einem Berater nach, um hier keine Fehler zu machen, die bei den Adressaten des Businessplans einen schlechten Eindruck hinterlassen.

Eine gängige Kennzahl im Rahmen der Renditeplanung ist die Kapitalrendite (Return of Investment), die das Verhältnis von erzieltem Gewinn zu eingesetztem Kapital wiedergibt. Quasi die Antwort auf die Frage eines Investors, was ihm ein Einstieg ins Unternehmen finanziell bringt.

Wichtige Aspekte der Renditeplanung sind auch die Break-even-Analyse und die Rentabilitätsvorschau über mehrere Jahre (in der Regel 3-5) hinweg. In dieser Planung sollten auch mögliche Risiken und deren Auswirkungen auf die Rendite berücksichtigt werden, wie z.B. Preisschwankungen bei Rohstoffen, Änderungen im Kundenverhalten oder Markteintritt neuer Wettbewerber.

Liquiditätsplanung

Die Liquiditätsplanung ist ein entscheidender Punkt bei den Unternehmensplanungsrechnungen. Liquidität stellt sicher, dass das Unternehmen jederzeit zahlungsfähig – und somit überlebensfähig – bleibt.

Definition „Liquidität“

Liquidität bezieht sich nach offizieller Definition auf die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Schulden und Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen, indem es über ausreichend liquide Mittel verfügt. Hat ein Unternehmen eine „hohe Liquidität (liquide)„, kann es alle seine Rechnungen fristgerecht bezahlen.

Hat es eine „niedrige Liquidität (nicht liquide)„, stockt der Zahlungsfluss an Lieferanten und Dienstleister, es werden Zahlungen verspätet oder nicht geleistet und Mahnungen finden sich haufenweise in den Briefkästen der Unternehmen.

Bei der Liquiditätsplanung geht es also darum, den Geldfluss (Cashflow) im Unternehmen präzise zu prognostizieren und zu steuern. Eine positive Liquidität ist die Grundlage für den Fortbestand des Unternehmens, da es unabhängig von der Rentabilität jederzeit fällige Zahlungsverpflichtungen erfüllen muss.

Ein zentraler Grundsatz in der Betriebswirtschaftslehre lautet:

Liquidität geht vor Rentabilität.

Die Liquiditätsplanung umfasst die Ein- und Auszahlungen in einem bestimmten Zeitraum, wobei Einnahmen aus Verkäufen den Ausgaben wie Miete, Gehältern, Materialkosten oder Kreditzinsen gegenübergestellt werden. Wesentliche Liquiditätskennzahlen helfen dabei, das Zahlenwerk zu analysieren und zu bewerten.

Besonders bei Investitionen und größeren Projekten sollten Zeitpunkte und Zahlungsströme genau abgestimmt werden, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Auch bei der Planung der Liquidität empfiehlt es sich, einen Berater hinzuzuziehen, um keine Widersprüche in der Planung einzubauen und keine Auszahlungen zu vergessen.

Businessplan-Vorlage

Die vorbereitete Vorlage für einen Standard-Businessplan im RTF-Format finden Sie hier.

Der Beitrag Businessplan erstellen: Warum der Geschäftsplan auch 2025 nötig ist (inkl. Vorlage) wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Der Standard-Eintrag bei Google und die werkewirksame Positionierung bei Google Maps ist für Unternehmen aber kostenfrei – und damit eine hochgradig unterschätzte Marketing-Chance, die viele Unternehmer auf der Werbe-Strecke liegen lassen. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie mit wenigen Schritten Ihr Unternehmen erfolgreich bei Google Maps platzieren. Dies ist der nächste Schritt für mehr Sichtbarkeit nach dem eigenen Internet-Auftritt.

Google Unternehmensprofil – die Grundlage schaffen

Die präsentierten Unternehmensinformationen in Google-Suchergebnissen stammen nicht aus dem luftleeren Raum, sie sind Teil der Google Unternehmensprofile. Diese Profile müssen aktiv vom Inhaber der Unternehmen bei Google erstellt werden und werden dann von Google per Telefon, SMS oder Video verifiziert.

Sobald der Eintrag von Google genehmigt wurde, was normalerweise kein Problem darstellt, hat der Firmeninhaber die Möglichkeit, die Präsenz seines Unternehmens in Google Maps zu erstellen und zu gestalten. Detaillierte Angaben zum Unternehmensstandort, Öffnungszeiten und Kontaktmöglichkeiten erleichtern es den Menschen beispielsweise, direkt anzufragen oder Termine zu vereinbaren. Die Vorteile des Google Unternehmensprofils sind:

• Sie haben die Darstellung Ihres Betriebs bei Google (Maps) selbst aktiv in der Hand
• sie erhalten für Ihren Betrieb bessere Suchergebnisse
• Angaben wie Öffnungszeiten, Kontaktdaten, Firmenanschrift und Website-Verlinkung sowie Kundenbewertungen sind äußerst hilfreich für die Kundengewinnung
• insbesondere für lokal oder regional tätige Unternehmen ist Google Maps ein Segen, da Interessenten aus der Region mit ortsabhängigen Suchen fündig werden

Google Maps Firma eintragen – das ist wichtig für Sie

Unternehmensprofil erstellen

Melden Sie sich mit einem (kostenfreien) Google-Account bei https://business.google.com an. Es kann zwar grundsätzlich ein privates Konto zur Anlage eines Unternehmensprofils verwendet werden; es empfiehlt sich aber die Verwendung einer eigenen, separaten GMail-Adresse.

Beispiel

Das Binnen-Schifffahrtsunternehmen DampferFahren GmbH am Ammersee möchte bei Google besser gefunden werden und möchte dafür ein Google Unternehmensprofil anlegen.

Der Eigentümer T. Itanik hat bereits eine private E-Mail-Adresse T.Itanik_Mausebaer@gmail.com bei Google (seine Frau nennt ihn immer Mausebär), entscheidet sich aber bei der Anmeldung für eine eigene Firmen-Google-Mailadresse unter dem Namen DampferFahren@gmail.com.

Nach dem Login-Vorgang mit der E-Mail-Adresse können Sie Ihren Unternehmensnamen eingeben.

Hinweis

Bereits an dieser Stelle gleicht Google ab, ob es das Unternehmen bereits gibt. Das bedeutet nicht, dass ein anderer den Unternehmensnamen geklaut hat. Ein Eintrag ist schon möglich, wenn beispielsweise schon zu diesem Unternehmen Bewertungen oder Erwähnungen vorlagen.

Ist dies nicht der Fall, kann ein neuer Eintrag mit dem Namen des Unternehmens erfolgen.

Im Anschluss können Sie weitere, wichtige Informationen im Unternehmensprofil eingeben. Beantworten Sie einfach die von Google in den nachfolgenden Schritten gestellten Fragen.

Zu den notwendigen Unternehmensinfos gehören u.a.:

• Info-Daten wie eine Firmen-Kategorie, Unternehmensbeschreibung, Startdatum
• Kontakt-Daten wie Telefon, Webseite
• Standort-Infos wie Anschrift, Einzugsgebiete (muss innerhalb von 2 Std erreichbar sein)
• Öffnungszeiten (falls relevant)
• allgemeine Informationen zum Unternehmen wie angebotene Leistungen und Dienste, Fotos, Ausstattung, Barrierefreiheit, Serviceleistungen

Praxistipp

Nehmen Sie sich für die Angabe der angebotene Leistungen und Dienste entsprechend Zeit. Die dort getätigten Eintragungen sind bei Google rankingrelevant und das Einfallstor für neue Kunden.

Sind sie beispielsweise ein Versicherungsmakler, dann besteht die Leistung sicher nicht nur in der „Vermittlung von Versicherungen“, sondern eventuell auch in Bedarfsanalyse, Beratung, Schadensabwicklung, Versicherungsvergleiche, Einholen von Angeboten, Prämienverhandlungen, Vertragsverwaltung, Risikoanalyse, Schadensgutachten, Finanzberatung…

Abschließend müssen Sie sich noch als berechtigter Inhaber des Unternehmens verifizieren. Dies erfolgt per Code an die hinterlegte Telefonnummer (Nachricht oder Sprachansage) oder per Video.

Exakte Anschrift hinterlegen

Gerade für eine zielgerichtete Einbettung Ihres Betriebs in Google Maps ist die 100% korrekte Anschrift entscheidend. Insbesondere, wenn die Adresse etwas versteckt ist, beispielsweise bei vielen Bereichen einer Hausnummer, die mit Buchstaben unterschieden werden.

Prüfen Sie nach Eingabe der korrekten Anschrift unbedingt, wie es in Google Maps angezeigt wird. Der Kunde sollte durch den Eintrag direkt zu Ihnen finden, ohne vor Ort weiter nachfragen oder suchen zu müssen.

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Kontaktaufnahmemöglichkeiten ausschöpfen

Nutzen Sie auf alle Fälle alle möglichen Kontaktoptionen, damit potenzielle Kunden problemlos mit Ihnen Kontakt aufnehmen können. Hinterlegen Sie dafür beispielsweise eine Telefonnummer, die die beste Erreichbarkeit aufweist. Es empfiehlt sich eine Nummer, die im Bedarfsfall intern weitergeleitet wird, damit die neuen Kunden mit einer hohen Wahrscheinlichkeit einen Ansprechpartner am anderen Ende der Leitung erhalten.

Sollten Sie zudem ein Online-Tool um Termine zu buchen, binden Sie dieses ebenfalls in den Account ein, damit es den Interessenten so leicht wie möglich gemacht wird, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Geheimtipp Fotos

Im Unternehmensprofil könne Sie nach Belieben eigene Firmenfotos einfügen, die interessierten Neukunden dann angezeigt werden. Hier ein besonderer Tipp. Verwenden Sie statt langweiligen Standardbildern oder (noch schlimmer) heruntergeladene Bilder aus Online-Fotoplattformen echte Bilder Ihrer Firma.

Neben Bilder von Firmengebäude und den Räumlichkeiten haben natürlich Fotos von Inhabern, Mitarbeitern und Teammitgliedern die beste Wirkung. Es erhöht sogar die nachgewiesen die Chancen, dass ich Interessenten melden. Präsentieren Sie sich virtuell und nutzen Sie die Macht der Emotionen.

Eintrag ausnahmslos immer aktuell halten

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, den Eintrag bei jeder Unternehmensänderung zu aktualisieren. Es gibt nichts Schlimmeres, als einen Kunden, der von Google erfahren hat, dass Ihr Unternehmen Freitag Nachmittag noch geöffnet hat und dann enttäuscht vor verschlossenen Türen steht, weil die Öffnungszeiten zwischenzeitlich geändert wurden.

Gleiches gilt natürlich, wenn ein Betriebsurlaub ansteht – diese wichtige Info für Kunden ist mit wenigen Klicks im Google Unternehmensportal eingegeben.

Positive Bewertungen zum Unternehmen befeuern

Durch die Nutzung eines Google-Unternehmensprofils werden automatisch Bewertungen über Ihre Firma ermöglicht. Diese Bewertungen in Form von Sternen und Textform sind im Profil sichtbar und können potenziellen Kunden vertrauenswürdige Einblicke geben.

Als Unternehmensinhaber könnten Sie Ihre Kunden aktiv darum bitten, eine Bewertung auf Google zu hinterlassen. Dadurch wird die Glaubwürdigkeit und Anziehungskraft Ihrer Firma gesteigert, besonders wenn Sie sich auf besondere Leistungen spezialisiert haben.

Zahlreiche psychologische Untersuchungen haben bestätigt, dass Menschen gerne Empfehlungen von anderen Menschen folgen. Nichts ist so vertrauenswürdig wie die Weiter-Empfehlung von anderen Kunden. Forcieren Sie daher diese Bewertungen und profitieren Sie spürbar davon. Es kostet Sie nichts.

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Zusammenfassung Google Maps Firma eintragen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die kostenlose Platzierung Ihres Unternehmens bei Google Maps eine echte, unterschätzte Marketing-Chance darstellt. Durch ein sorgfältig erstelltes und gepflegtes Google Unternehmensprofil können Sie Ihre Sichtbarkeit und Auffindbarkeit erheblich steigern.

Nutzen Sie die Möglichkeit, detaillierte Unternehmensinformationen, Kontaktmöglichkeiten und ansprechende Fotos zu hinterlegen, um potenzielle Kunden anzuziehen. Halten Sie Ihren Eintrag stets aktuell und fördern Sie positive Bewertungen, um das Vertrauen und die Anziehungskraft Ihres Unternehmens weiter zu erhöhen.

So schaffen Sie die Grundlage für nachhaltigen Erfolg und eine stärkere Präsenz in Ihrer Region. Viel Erfolg!

Der Beitrag Bei Google Maps Firma eintragen – eine unterschätzte und kostenfreie Marketing-Chance wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Durch praktische Schritte wie die Beschäftigung mit futuristischen Erkenntnissen, den Einsatz von Instrumenten wie Trendanalysen und Szenario-Planung und die Förderung einer Innovationskultur können KMU Ungewissheiten in Chancen verwandeln.

Warum sollten sich KMU mit Futurismus beschäftigen?

In der ständig unruhigen See der globalen Märkte, in der Kriege, politische Veränderungen, technologische Tsunamis und demografische Winde die Landschaft in einem noch nie dagewesenen Tempo verändern, stehen KMU-Inhaber am Steuer ihres Schiffes und blicken mit einer Mischung aus Vorfreude und Angst in den Nebel der Zukunft.

Die Vorstellung, dass Zukunftsforschung – die früher als Domäne riesiger Konzerne galt, die Ressourcen für Kristallkugelgucker entbehren konnten – für die wendigen, oft ressourcenbeschränkten KMU von Nutzen sein könnte, mag so phantasievoll erscheinen wie ein Fischer, der nach den Sternen steuert. Doch darin liegt nicht nur eine Navigationshilfe, sondern ein Kompass für Innovation, Wachstum und langfristige Widerstandsfähigkeit.

„Beim Futurismus geht es nicht darum, die Zukunft vorherzusagen“, ertappe ich mich oft dabei, wie ich erkläre: „Es geht darum, Möglichkeiten zu erkunden.“ Diese Unterscheidung ist wichtig. Die Zukunft ist kein ferner, fester Punkt, auf den wir alle unaufhaltsam zusteuern, sondern ein komplexes Geflecht von Wegen, die sich auf der Grundlage der Entscheidungen, die wir heute treffen, entfalten. Für KMU ist es nicht nur hilfreich, diese Möglichkeiten zu verstehen, sondern unerlässlich, um die Ungewissheiten von morgen mit Zuversicht und Flexibilität zu meistern.

Warum sollten sich KMU also mit Futurismus beschäftigen? Die Welt wird nicht einfacher: Technologischer Fortschritt, verändertes Verbraucherverhalten und die Dynamik der Weltwirtschaft sind nur einige der Kräfte, die die Unternehmenslandschaft verändern. Mit einer futuristischen Denkweise können KMU die Ungewissheit von einer Quelle der Angst in eine Quelle der Chancen verwandeln.

So wie die Seefahrer früher die Sterne nutzten, um die weiten und unbekannten Meere zu navigieren, können moderne Unternehmen Futurismus nutzen, um einen Kurs durch die unbekannten Gewässer der Zukunft zu bestimmen und Trends und Innovationen als Winde zu nutzen, die sie vorwärtstreiben.

Futurismus und seine Relevanz

Im Kern ist Futurismus nicht die esoterische Disziplin, die man sich vielleicht vorstellt, voll von obskuren Terminologien und unzugänglichen Konzepten. Vielmehr handelt es sich um eine pragmatische Mischung aus Wissenschaft und Kunst, bei der Daten und Vorstellungskraft zusammentreffen, so dass wir uns nicht nur eine bestimmte Zukunft vorstellen können, sondern ein ganzes Spektrum von Möglichkeiten.

Für KMU geht es bei diesem Ansatz weniger um Kristallkugeln als vielmehr um Strategic Foresight – ein Instrument, mit dem Sie Veränderungen vorhersehen, mögliche Auswirkungen auf Ihr Geschäft verstehen und sich entsprechend anpassen können. Er entmystifiziert die Zukunft und verwandelt das Unbekannte in eine Karte mit Chancen und Herausforderungen, die mit fundiertem Vertrauen bewältigt werden kann.

Die Bedeutung der Zukunftsforschung für KMU kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. In einer Welt, in der der Wandel die einzige Konstante ist, ist die Fähigkeit, in die Zukunft zu blicken und sich auf das vorzubereiten, was als Nächstes kommt, von unschätzbarem Wert. Ob neue Technologien, veränderte Verbraucherpräferenzen oder neue gesetzliche Rahmenbedingungen – die Zukunft birgt sowohl Bedrohungen als auch Chancen.

KMU sind aufgrund ihrer Flexibilität und ihrer Fähigkeit zur schnellen Innovation in einer einzigartigen Position, um aus diesen Veränderungen Kapital zu schlagen – wenn sie sie kommen sehen können. Hier kommt der Futurismus ins Spiel, denn er bietet die Möglichkeit, die Zukunft nicht nur als ein einziges, unvermeidliches Ergebnis zu betrachten, sondern als eine Reihe von Szenarien, die durch heutige Entscheidungen beeinflusst werden können.

Der Wert von futuristischen Erkenntnissen für KMU

Futuristische Erkenntnisse bieten KMU einen Wettbewerbsvorteil, da sie frühzeitig vor Markttrends und demografischen Veränderungen warnen. Bei dieser Voraussicht geht es nicht nur darum, Fallstricke zu vermeiden, sondern auch darum, sich an der Spitze der sich bietenden Chancen zu positionieren. Stellen Sie sich vor, Sie gehören zu den Ersten, die das Potenzial einer neuen Technologie oder eines Verbrauchertrends erkennen.

Dieser Vorsprung kann den Unterschied zwischen Marktführerschaft und Aufholjagd ausmachen. Wenn ein KMU zum Beispiel die potenziellen Auswirkungen der generativen Künstlichen Intelligenz (KI) kennt, kann es mit der Erforschung neuer Produktangebote oder Geschäftsmodelle beginnen, lange bevor die Konkurrenz nachzieht.

Darüber hinaus können futuristische Erkenntnisse KMU dabei helfen, sich in der zunehmend komplexen Landschaft der globalen Wirtschaft zurechtzufinden. Da die Welt immer stärker vernetzt ist, können Veränderungen in einem Teil des Globus Auswirkungen auf die Märkte weltweit haben. Durch den Einsatz von Zukunftswerkzeugen können sich KMU besser auf diese Eventualitäten vorbereiten und ihre Strategien anpassen, um Risiken zu mindern und Chancen zu ergreifen.

Ganz gleich, ob es darum geht, Lieferketten als Reaktion auf geopolitische Veränderungen zu verlagern oder aufstrebende Verbrauchermärkte zu erschließen – die fundierte Perspektive, die Futurismus bietet, ist von unschätzbarem Wert.

Praktische Schritte, um Futurismus in deine Unternehmensstrategie einzubinden

Für KMU, die sich die Kraft der Zukunftsforschung zunutze machen wollen, beginnt die Reise mit der Kultivierung einer zukunftsorientierten Denkweise im gesamten Unternehmen. Dafür sind keine großen Gesten oder Investitionen nötig. Beginnen Sie damit, Ihr Team zu ermutigen, sich über Branchennachrichten, technologische Entwicklungen und globale Trends auf dem Laufenden zu halten. Dieses kollektive Bewusstsein ist die Grundlage, auf der eine zukunftsorientierte Strategie aufgebaut werden kann.

Als Nächstes sollten Sie Workshops oder Seminare veranstalten, in denen Zukunftsszenarien für Ihre Branche erforscht werden. Diese Veranstaltungen können von unschätzbarem Wert sein, wenn es darum geht, innovatives Denken anzuregen und potenzielle Bereiche für Wachstum oder Umwälzungen zu identifizieren. Sie müssen nicht aufwändig sein; auch einfache, strukturierte Brainstorming-Sitzungen können aufschlussreiche Ergebnisse liefern.

Die Beauftragung von externen Zukunftsforschern mit Beratungsaufgaben oder strategischer Beratung kann ebenfalls maßgeschneiderte Erkenntnisse liefern, die auf die einzigartigen Herausforderungen und Chancen deines KMU zugeschnitten sind. Diese Experten können eine neue Perspektive einnehmen, konventionelles Wissen in Frage stellen und verborgene Annahmen aufdecken, die Ihr Unternehmen möglicherweise zurückhalten.

Und schließlich ist es wichtig, die Zukunftsforschung in Ihre strategische Planung zu integrieren. Das könnte bedeuten, dass Sie Szenariotechniken anwenden, um verschiedene Zukunftsszenarien und ihre Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu untersuchen. Es geht darum, zu fragen „was wäre wenn“ und sich auf mehrere Antworten vorzubereiten, damit Ihr KMU schnell auf unvorhergesehene Veränderungen reagieren kann.

Diese strategische Flexibilität ist ein wesentlicher Vorteil der Zukunftsforschung, denn sie verwandelt potenzielle Bedrohungen in Chancen und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen angesichts künftiger Unwägbarkeiten widerstandsfähig und wettbewerbsfähig bleibt.

Werkzeuge und Techniken für KMU-Besitzer

Für KMUs, die vom Potenzial der Zukunftsforschung fasziniert sind, aber nicht wissen, wo sie anfangen sollen, gibt es eine gute Nachricht: Es gibt eine Vielzahl von futuristischen Werkzeugen und Techniken, die auf Unternehmen jeder Größe zugeschnitten werden können. Ein grundlegendes Werkzeug ist die „Trendanalyse„, eine Methode, bei der Muster im Verbraucherverhalten, in der Technologie und im Markt allgemein identifiziert und analysiert werden, um zukünftige Entwicklungen vorherzusagen. Auf diese Weise können Sie die Punkte miteinander verbinden und vorhersehen, wie sich die aktuellen Trends entwickeln und auf Ihr Unternehmen auswirken könnten.

Die Szenarioplanung ist eine weitere leistungsstarke Technik, die es KMU ermöglicht, verschiedene Zukunftsmöglichkeiten zu erkunden und sich darauf vorzubereiten. Durch die Erstellung detaillierter Berichte über verschiedene Zukunftsszenarien können Unternehmen Veränderungen besser vorhersehen, was sie anpassungsfähiger und widerstandsfähiger macht. Es ist eine Art Probe für die Zukunft, die sicherstellt, dass Sie bei unerwarteten Veränderungen bereits überlegt haben, wie Sie reagieren können.

Die Umweltbeobachtung (zu Englisch: «Environmental scanning»), bei der das äußere Umfeld kontinuierlich auf Anzeichen von Veränderungen überwacht wird, ist ebenfalls wichtig. Dies kann KMU helfen, Frühwarnsignale für Marktveränderungen oder neue Technologien zu erkennen, damit sie ihre Strategien frühzeitig anpassen können. Es geht darum, den Finger am Puls des globalen Geschäftsumfelds zu haben, um der Zeit immer einen Schritt voraus zu sein.

Aufbau einer zukunftsfähigen Kultur

Die Schaffung einer Kultur in Ihrem KMU, die Veränderungen und Innovationen begrüßt, ist entscheidend dafür, dass Futurismus Fuß fassen und gedeihen kann. Dabei geht es nicht nur um die Einführung neuer Werkzeuge oder Technologien, sondern auch darum, eine Einstellung zu fördern, die Veränderungen als Chance und nicht als Bedrohung sieht.

Ermutigen Sie Teammitglieder zu Neugierde und kontinuierlichem Lernen. Ermöglichen Sie offene Diskussionen über Zukunftstrends und wie sie sich auf Ihre Branche auswirken könnten. Erkennen Sie innovative Ideen an und belohne Sie sie, auch wenn sie nicht alle zum Tragen kommen. Diese Art von Kultur unterstützt nicht nur den Futurismus, sondern zieht auch vorausschauende Talente an und bindet sie.

Außerdem kann die Förderung der Zusammenarbeit sowohl innerhalb Ihres Unternehmens als auch mit externen Partnern Ihre zukunftsorientierten Bemühungen verstärken. Gemeinsame Projekte mit Universitäten, Forschungseinrichtungen oder anderen Unternehmen können neue Erkenntnisse (Die «Insights») liefern und Möglichkeiten für Innovationen eröffnen. Durch die Bündelung von Wissen und Ressourcen können KMU zukünftige Möglichkeiten effektiver erforschen und darauf reagieren.

Externe Einblicke nutzen

Auch wenn es sich nicht jedes KMU leisten kann, einen eigenen Zukunftsforscher einzustellen, gibt es dennoch viele Möglichkeiten, wertvolle externe Erkenntnisse zu gewinnen. Durch die Teilnahme an Branchenkonferenzen, Netzwerkveranstaltungen und Online-Foren können Sie mit Vordenkern und Futuristen in Kontakt treten, die ihr Wissen und ihre Perspektiven mit Ihnen teilen. Das Abonnieren von futuristischen Publikationen und Podcasts ist eine weitere Möglichkeit, um über neue Trends und Methoden informiert zu bleiben.

Strategische Partnerschaften können ebenfalls eine ergiebige Quelle für externe Erkenntnisse sein. Durch die Zusammenarbeit mit Unternehmen in komplementären Sektoren oder in manchen Fällen sogar mit Konkurrenten können KMU einen breiteren Überblick über Branchentrends und Verbraucherwünsche gewinnen. Diese Partnerschaften können auch gemeinsame Projekte erleichtern, die neue Märkte oder Technologien erforschen und das Risiko und die erforderlichen Investitionen verteilen.

Und schließlich können auch kurzfristige Beratungsaufträge gezielte Beratung und Strategic Foresight bieten. Ein auf Zukunftsforschung spezialisierter Berater kann eine detaillierte Analyse der Position deines Unternehmens innerhalb der Branchenlandschaft erstellen, mögliche Zukunftsszenarien aufzeigen und Strategien empfehlen, umkommende Chancen zu nutzen oder Risiken zu mindern. Diese maßgeschneiderte Beratung kann für KMU von unschätzbarem Wert sein, wenn es darum geht, sich in der Komplexität des zukünftigen Geschäftsumfelds zurechtzufinden.

Zusammenfassung

Auf dem Weg zum Futurismus geht es nicht darum, die Zukunft mit Sicherheit vorherzusagen, sondern darum, sich auf die vielen Möglichkeiten vorzubereiten. Indem sie sich futuristische Instrumente und Methoden zu eigen machen, eine Innovationskultur fördern und sich mit externen Erkenntnissen auseinandersetzen, können KMU die Unwägbarkeiten der Zukunft mit Zuversicht meistern.

Aber über das bloße Überleben hinaus bietet die Praxis des Futurismus den KMU die Möglichkeit, eine Führungsrolle zu übernehmen – die Zukunft durch proaktive Entscheidungen und innovative Lösungen zu gestalten. Die Einbeziehung ethischer Erwägungen stellt sicher, dass diese Führung verantwortungsvoll, nachhaltig und inklusiv ist und den wirtschaftlichen Erfolg mit dem gesellschaftlichen Fortschritt in Einklang bringt.

In einer Welt, die sich ständig weiterentwickelt, ist die Fähigkeit, mit offenem Geist, Verantwortungsbewusstsein und dem Bekenntnis zu ethischen Grundsätzen in die Zukunft zu blicken, mehr als nur ein strategischer Vorteil; sie ist eine Notwendigkeit. Für KMU, die bereit sind, sich auf diese Reise zu begeben, ist die Zukunft kein ferner Horizont, den man fürchten muss, sondern eine Landschaft mit unendlichen Möglichkeiten, die es zu erforschen und zu gestalten gilt.

Lassen Sie uns mit Mut, Neugierde und einem gemeinsamen Engagement für eine Zukunft voranschreiten, die nicht nur unseren Unternehmen, sondern der ganzen Welt zugutekommt.

Über den Autor

Benjamin Talin, alias „Ben“, CEO und Gründer von MoreThanDigital, ist ein weltweit anerkannter Futurist, Keynote Speaker und Experte für digitale Transformation, Technologie und Innovation. Von der Gründung seines ersten Unternehmens im Alter von 13 Jahren bis hin zur Beratung von Weltmarktführern – Bens Weg ist geprägt von unermüdlicher Innovation und der Leidenschaft, den Status quo zu verändern. Sein Fachwissen erstreckt sich über die Transformation von Branchen, den Aufbau von Unternehmen, die Beratung von Regierungen und die Entwicklung neuer Methoden und macht ihn zu einer Schlüsselfigur auf dem Weg ins digitale Zeitalter.

Der Beitrag Futurismus für kleine und mittlere Unternehmen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Das Angebot ist groß, nahezu bei jeder Vorort-Bank und jedem Online-Kreditinstitut kann der Unternehmer ein Geschäftskonto eröffnen. Die optimale Auswahl des betrieblichen Kontos setzt etwas Vorbereitung voraus – Unterstützung liefert dieser Blogbeitrag. Viel Erfolg bei der Auswahl und bei der unternehmerischen Betätigung!

Was ist ein Geschäftskonto?

Ein Geschäftskonto oder Kontokorrentkonto ermöglicht den Geld- und Zahlungsverkehr in Verbindung mit einer unternehmerischen Tätigkeit. Das geschäftliche Bankkonto bietet ähnliche Dienstleistungen wie ein Privatkonto, einschließlich Bar- und Banküberweisungen oder SEPA-Lastschriften. Je nach Bonität des Unternehmens kann ein Geschäftskonto auch über einen Kreditrahmen verfügen, der Kontokorrentkredit.

In der Regel stellt ein Geschäftskonto eine Schnittstelle zu den betrieblichen Buchhaltungsprogrammen bereit, um die geschäftlichen Transaktionen automatisch in die Buchführungssoftware zu übergeben. Dort können die digitalen (betrieblichen) Bankbewegungen automatisiert verbucht und ausgewertet werden.

Geschäftskonto oder Privatkonto

Gerade bei Einzelunternehmern oder Selbstständigen stellt sich die Frage, ob ab einem gewissen Zeitpunkt ein geschäftliches Kontokorrentkonto für die Abwicklung der betrieblichen Geschäftsvorfälle notwendig ist. Viele (Einzel-) Unternehmer beginnen ihre unternehmerische Tätigkeit mit ersten Aus- und Einzahlungen auf dem privaten Girokonto.

Hinweis

Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, Aktiengesellschaft, Unternehmensgesellschaft, eingetragener Verein) werden als juristische Personen betrachtet und sind daher grundsätzlich nicht berechtigt, ihre geschäftlichen Zahlungen über ein Privatkonto abzuwickeln. Darüber hinaus erfolgt die Gewinnermittlung über die Kapitalgesellschaft selbst, was die Erfordernis eines separaten Kontos weiter unterstreicht.

Eine Vermengung von betrieblichen und privaten Zahlungen ist bei der (Mit-) Nutzung des Privatkontos unvermeidbar. Grundsätzlich ist diese Vorgehensweise machbar – wenn die betrieblichen Vorgänge sauber identifiziert werden können.

Aber irgendwann, wenn das Unternehmen und seine betriebliche Betätigung im Umfang steigen, wird es schwer, die Trennung zwischen privat und geschäftlich zu vollziehen.

Wird dann versehentlich eine betriebliche (steuerpflichtige) Einzahlung als private Bewegung eingestuft, wird es definitiv Probleme mit dem Finanzamt geben. Aber auch die Banken werden voraussichtlich irgendwann nicht (mehr) mitspielen.

Das private Girokonto ist meist subventioniert und mit weniger Gebühren belegt. Wenn es dann in erheblichem Umfang als Geschäftskonto „missbraucht“ wird, ist ein Anruf des Bankberaters unvermeidlich, denn viele Banken untersagen in Ihren AGB die Nutzung von privaten Konten zu geschäftlichen Zwecken.

Auch die Mit-Nutzung eines offiziellen Geschäftskontos als Privatkonto ist unwirtschaftlich – diesmal aus Sicht des Unternehmers. Meist sind die Kosten für betriebliche Bewegungen auf dem Geschäftskonto teurer als auf einem privaten Girokonto. Nutzt ein Unternehmer also das geschäftliche Konto gleichzeitig als Privatkonto, treibt dies nur unnötig die Kosten (Gebühren pro Buchung) in die Höhe.

Geschäftskonto mit Kontokorrentkredit

Üblich und in den meisten Fälle sinnvoll ist auch die Überziehungsmöglichkeit eines Geschäftskontos. So hat der Unternehmer – analog zur Privatperson – die Möglichkeit, kurzfristige Liquiditätsengpässe über das Geschäftskonto abzufedern.

Analog zu den privaten Girokonten ist diese Überziehung zwar praktikabel und bequem, aber auch teuer. Bei einer längeren Überziehung des Geschäftskontos sollte daher eine Umschulung in Betracht gezogen werden.

Wenn der Kontokorrentkredit beim Geschäftskonto gewünscht ist und ein Kreditinstitut mit entsprechendem Angebot gefunden wurde, sind Bonitätsnachweise unbedingt erforderlich. Besteht das Unternehmen schon einige Zeit, kann dies mittels Einkommensnachweisen oder betrieblichen Jahresabschlüssen erfolgen. Ist es ein neues Unternehmen, kann lediglich auf theoretische Wert beispielsweise aus einem Businessplan zurückgegriffen werden.

Praxistipp

Auch wenn die Notwendigkeit und Inanspruchnahme eines betrieblichen Darlehens noch nicht gegeben ist: Wenn Sie ein Geschäftskonto eröffnen und später ein betrieblicher Kredit notwendig wird, ist es von Vorteil, diesen bei der Bank des ursprünglichen Kreditinstituts anzufragen.

Dort kann nämlich ganz einfach auf die Kundenhistorie des Kontokorrentkontos zurückgegriffen und die Bonität entsprechend eingeschätzt werden. Wenn Sie hier eine weiße Westen haben, ist das ein entscheidender Vorteil für die Kreditentscheidung (Thema Vertrauen).

Bietet das Kontokorrentkonto-Institut keine betriebliche Darlehen an, sind Sie gezwungen, die Bank zu wechseln oder eine Zweitbank zu suchen, bei der dann eben keine Historie vorliegt.

Geschäftskonto mit Bargeldeinzahlung

Verursacht Ihr Geschäftsmodell intensiven Bargeldeinsatz (Ein- oder Ausgabenseite), sollten auch die Ein- und Auszahlungsmöglichkeiten und Geldwechselangebote der Kreditinstitute im Fokus sein. Wer täglich viel Bargeld einnimmt, sollte einen kurzen und sicheren Weg zur Einzahlung der Geschäftseinnahmen bei der Bank haben. Da wird ein überregional tätiges Kreditinstitut genauso wenig praktikabel sein wie eine Online-Bank ohne Filialen.

Bargelderfahrene Banken können in der Regel auch praxistaugliche Tipps zur Erkennung von Falschgeld geben. Gerade wenn in Ihrem Geschäft höhere Geldbeträge in bar abgewickelt werden, ist dies ein Aspekt, der beim Projekt „Geschäftskonto eröffnen“ relevant ist.

Geschäftskonto mit Kreditkarte

In der betrieblichen Praxis hat es sich bei den meisten Unternehmen bewährt, eine Firmen-Kreditkarte zu buchen – insbesondere, wenn (später) Reisetätigkeiten oder Online-Einkäufe anfallen. Daher sollte bei der Auswahl eines geeigneten Geschäftskontos auf die Verfügbarkeit und die anfallenden Kosten bei der Nutzung einer betrieblichen Kreditkarte geachtet werden.

Betriebliche Kreditkarten sind trotz ihres Unternehmensbezugs auf eine Person ausgestellt. Überlegen Sie daher, wer (Unternehmer, Außendienstmitarbeiter) als Karteninhaber in Frage kommt. Ebenfalls zu entscheiden ist, welcher finanzieller Verfügungsrahmen (pro Tag) für die Kreditkarte eingerichtet werden soll. Dieser sollte aus Sicherheitsgründen nicht zu hoch eingestellt sein und aus Gründen der Praktikabilität nicht zu niedrig – ein klassischer Zielkonflikt.

Bei mehreren Karten muss unter Umständen ein von der Bank eingeräumter Kreditrahmen auf die ausgestellten Kreditkarten verteilt werden.

Abschließend gilt noch zu prüfen, welche Sicherheitsverfahren für die Freigabe von Belastungen der Firmenkreditkarten angeboten werden. Bietet die Hausbank nur das vorgeschriebene Mindest-Verfahren an, oder stellen Sie sich auf eine höhere Stufe – zur Sicherheit des Unternehmens und seiner Zahlungen.

Praxistipp

Sobald Firmenkreditkarten im Einsatz sind, empfehle ich die Anlage eines korrespondierenden Buchhaltungskontos (Verbindlichkeits- oder Kreditorenkontos), um die Belege eines jeden Bezahlvorgangs entsprechend zuordnen und verbuchen zu können. Andernfalls wird es ein ständiges Suchen und Umbuchen bei der buchhalterischen Abwicklung der (unterschiedlichen) Firmenkreditkarten.

Im Vorfeld die Kosten kalkulieren

Bevor Sie ein Geschäftskonto eröffnen, sollten Sie unbedingt die zu erwartenden Kosten kalkulieren. Gerade bei geschäftlichen Konten hängen diese oft von diversen Faktoren ab, beispielsweise

• Anzahl der Überweisungen (analog oder digital)
• Überziehungskosten
• Rücklastschriften
• Bargeldeinzahlungen oder -abhebungen
• Bargeldwechsel
• Auslandszahlungen (Aus- und Eingang)
• Scheckeinreichung

Schätzen Sie daher so gut wie möglich – auch mit einem optimistischen Blick in die Zukunft – die notwendigen Geschäftsvorfälle und die entstehenden Kosten ab. Es wäre durchaus denkbar, dass dann das verlockende Angebot einer Bank gar nicht mehr so verlockend ist – vielleicht nur noch aus Sicht der Bank.

Geschäftskonto eröffnen: Was braucht man?

Wenn Sie ein Geschäftskonto eröffnen möchten, erfordert dies einige (betriebliche) Unterlagen und Dokumente, um sicherzustellen, dass der Prozess beim auserwählten Kreditinstitut reibungslos abläuft. Folgende Dokumente müssen Sie ggfs. einzureichen oder dabeihaben:

• Personalausweis oder Reisepass (Nachweis der Identität für die gesetzlich vorgeschriebene Legitimationsprüfung)
• Gewerbeanmeldung (betrieblicher Nachweis und Legitimation als Geschäftsinhaber, nicht notwendig bei Freiberuflern)
• Gesellschaftsverträge (vertragliche Vereinbarung zwischen den Gesellschaftern)
• Handelsregisterauszug (Dokumentation der Unternehmensdetails bei eingetragenen Betrieben)
• Steuernummer (Registrierungsnummer beim zuständigen Finanzamt)
• Adressnachweis (ev. über einen Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag oder sonstige betriebliche Dokumente)
• Bonitätsnachweise (Schufa-Auskunft oder Selbstauskunft, ggfs. holt die Bank diese mit Ihrer Zustimmung eigenständig ein).
• Businessplan (insbesondere bei Startups)

Die Liste der erforderlichen Dokumente können je nach Land und Bank variieren. Es ist daher ratsam, im Voraus mit dem Kreditinstitut zu sprechen, um genau zu erfahren, welche Unterlagen notwendig sind. Gute Vorbereitung hilft und liefert auch gleich einen guten Eindruck.

Bei den meisten Kreditinstituten ist inzwischen eine Online-Kontoeröffnung möglich; die jeweiligen Bank-Webseiten bieten entsprechende Antragsformulare oder Online-Formulare. Neukunden müssen sich in der Regel per Postident oder Videoident legitimieren.

Geschäftskonto wechseln

Erfolgt ein Wechsel des Geschäftskontos, sind die Aufwände zur Neuanmeldung in der Regel geringer. Sie können dann die (elektronischen) Kontoauszüge oder Bankkontoumsätze der neuen Bank zukommen lassen. Ggfs. kann das neue Kreditinstitut die Daten auch – mit Ihrer Zustimmung – vom alten Kreditinstitut einholen.

Über diesen Weg können Stammdaten abgefragt, einkommensrelevante Bewegungen und Überziehungsvolumina abgestimmt werden. Darüber hinaus bieten Banken im Falle eines Wechsel auch spezielle Services (auf Bankkosten) an, um den Umzug zu erleichtern. Ein gezieltes Nachfragen nach solchen Leistungen – bevorzugt im Rahmen der Anbahnungsgespräche – kann Vorteile für Unternehmen zu Tage fördern.

Zusammenfassung

Der Beitrag Geschäftskonto eröffnen: Ein Ratgeber für Unternehmen, Selbstständige & Gründer wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Doch welche Kriterien sollten für die Auswahl geeigneter Buchführungssysteme herangezogen werden? Die nachfolgenden 16 Punkte haben sich als wesentliche Anforderungen und für die Praxis wertvoll erwiesen. Sie sollten für Ihre Entscheidung berücksichtigt werden; damit Sie nichts übersehen und Ihren Entscheidungsprozess mit gutem Gefühl und Gewissheit abschließen können.

Warum jedes Unternehmen eine Buchhaltungssoftware haben sollte

Ein maßgeschneidertes und aktuell geführtes Buchführungssystem ist für (mittelständische) Unternehmen von großem Wert. Während viele Inhaber bei der (lästigen) unternehmerischen Aufgabe Buchführung auf die Dienste von Steuerberatern oder Buchhaltungsbüros zurückgreifen, bietet eine eigene Inhouse-Lösung eine Vielzahl von Vorteilen.

Eine eigene Buchhaltungssoftware ermöglicht eine präzise und optimale Anpassung an die individuellen Anforderungen des Unternehmens. Dies bedeutet, dass die Software in allen Belangen perfekt auf die Geschäftsprozesse und -ziele zugeschnitten ist.

Außerdem bietet eine Buchhaltungssoftware eine höhere Datensicherheit, da das Unternehmen die volle Kontrolle über die Daten hat und nicht von Drittanbietern abhängig ist.

Auch im Bereich der Zeit gibt es Vorteile: Die eigene Bearbeitung der Buchhaltung erfolgt meist deutlich schneller, da nicht auf die Kapazitäten eines Dritten abgestellt werden muss. Somit sind Echtzeitauswertungen viel schneller möglich und helfen den Unternehmensleitern, aktuelle und notwendige Entscheidungen treffen zu können.

Darüber hinaus können in der Regel mit eigenen Buchhaltungssystemen langfristige Kosten gesenkt werden, da Anpassungen und Updates in-house durchgeführt werden und nicht teuer bezahlt werden müssen.

Eine maßgeschneiderte Buchführungssoftware bietet Unternehmern und Betriebswirten die Kontrolle, Flexibilität und Effizienz, die für ihren finanziellen Erfolg von entscheidender Bedeutung sind.

Buchhaltungsprogramm kaufen: Anforderungen für die perfekt Auswahl

Nachfolgend sind die – in meinen Augen und nach praktischen Gesichtspunkten – wichtigsten Auswahlkriterien für eine Inhouse-Buchführungssoftware aufgeführt. Grundlage für die Auswahl der Punkte sind die in meiner Laufbahn gesammelten, persönlichen Erfahrungen bei der Einführung von zahlreichen Softwaresystemen.

Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl

Die Buchführungssoftware muss in der Lage sein – auch wenn wenig Menschen oder gar nur einer in der Buchhaltung arbeiten – von mehreren Benutzern gleichzeitig und mit unterschiedlichen Benutzerrechten bedient werden zu können. In der Regel sind moderne Anwendungen hierauf ausgerichtet; ggfs. werden die aktiven Benutzer durch das Lizenzmodell begrenzt. Dann sollten Sie darauf achten, dass jederzeit und unkompliziert die Benutzeranzahl erweitert werden kann.

Bedeutsam ist auch, wie das Lizenzmodell mit mehreren Usern umgeht. Es sind hier beispielsweise Lizenzen möglich, die an eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Gerät gebunden ist („named user licence„) oder solche, die auf einer begrenzten Anzahl von Geräten oder für eine begrenzte Anzahl von Benutzern ausgerichtet sind („concurrent licence„). Beide können für Ihr Unternehmen von Vorteil sein; schauen Sie daher sehr genau auf das Lizenzmodell des Anbieters.

Achten Sie darauf, dass die Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten einfach, intuitiv und im Optimalfall von Ihnen selbst vorgenommen werden kann. Es erweitert Ihre Flexibilität und die Sicherheit, wenn Sie stets verstehen, wer, wann und in welchem Umfang auf die Daten zugreifen kann.

Notwendige Software-Schnittstellen

Unternehmen verwenden oft eine Vielzahl von Softwareanwendungen für verschiedene Geschäftsprozesse, wie beispielsweise Customer Relationship Management (CRM), E-Commerce-Plattformen, Inventarverwaltung und ERP-Systeme. Eine Buchführungssoftware muss nahtlos mit diesen Systemen zusammenarbeiten, um den reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.

Durch die Vernetzung von Buchführungssoftware mit anderen Unternehmensanwendungen können Daten automatisch zwischen den Systemen übertragen werden. Dies reduziert die manuelle Dateneingabe und minimiert menschliche Fehler, was wiederum die Effizienz steigert und Zeit spart. Dies führt außerdem zu geringeren Personalkosten und effizienterem Verwaltungsaufwand.

Aber auch Schnittstellen zu System außerhalb Ihres Unternehmens sind bedeutsam und werden in diesem Zusammenhang gerne übersehen. So ist beispielsweise der Datenfluss zu externen Adressaten der Buchhaltung wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer oder Kreditinstitute für die Schnittstellen-Anforderung relevant.

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Erstellen Sie daher eine Liste mit den Anwendungen, die mit der Buchführungssoftware zusammenarbeiten sollen. Denken Sie hier groß und um’s Eck, denn so manche Schnittstelle liegt nicht immer gleich auf der Hand. Prüfen Sie dann, wie diese Anwendungen mit der Buchhaltungsanwendung kommunizieren; gibt es Standardschnittstellen, sollte das ein großer Pluspunkt sein.

Mobilität und Cloud-Optionen

In der heutigen mobilen Geschäftswelt ist es wichtig, von überall auf Finanzdaten der Buchhaltungssoftware zugreifen zu können. Hierbei wird nicht nur die Richtung vom Buchführungssystem zum User relevant (mobile Auswertungen), sondern auch die Richtung vom Benutzer zur Anwendung.

So bieten heute zahlreiche Buchführungsprogramme die Möglichkeit, mobil Daten und Belege zu erfassen und diese unter Umständen auch gleich vollumfänglich zu bearbeiten (Stichwort Reisekostenabrechnung von unterwegs).

Überprüfen Sie, ob die Buchführungssoftware mobile Apps und Cloud-Unterstützung bietet, um die Flexibilität und den Zugriff auf Ihre Daten zu gewährleisten, egal wo Sie sich befinden. Aber nicht nur das Vorhandensein mobiler Optionen ist von Bedeutung.

Mobile Lösungen erfordern ein erhöhtes Maß an Sicherheit, um ungewollte Zugriffe zu verhindern. Behalten Sie dies bei der Überprüfung der Anforderungen auch im Auge; ein wichtiger Schritt für Ihre Digitalisierung.

Integration in die vorhandene Infrastruktur

Die erste Frage in diesem Zusammenhang ist, ob die Buchführungssoftware zu dem vorhandenen Betriebssystem in der IT-Landschaft des Unternehmens passt. Die beste Software wird ungeeignet, wenn Sie nicht wirkungsvoll in die Infrastruktur eingefügt werden kann.

Darüber hinaus enthält die Buchführungssoftware wichtige finanzielle Daten, die oft mit anderen (bestehenden) Systemen in Ihrem Unternehmen in Beziehung stehen, wie z.B. E-Commerce-, Verkaufs-, Einkaufs- und Inventarsysteme. Eine nahtlose und saubere Integration gewährleistet auch hier die Konsistenz dieser Daten – über alle digitalen Systeme hinweg.

Durch eine gut organisierte Integration werden manuelle Datenübertragungen zwischen verschiedenen Systemen vermieden. Dies spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern; sofern die Integration reibungslos erfolgt ist.

Skalierbarkeit der Anwendung

Die Skalierbarkeit der Buchführungssoftware ist von entscheidender Bedeutung, da sich die Anforderungen von (mittelständischen) Unternehmens im Laufe der Zeit mit ziemlicher Sicherheit ändern werden. Gründe hierfür können vielfältig sein:

• das Unternehmen wächst und verarbeitet mehr Daten/Bewegungen
• Zuwachs bei den ausführenden Mitarbeitern ermöglicht das Insourcen von Buchführungsleistungen (z. B. Übernahme der Anlagenbuchführung)
• die Übernahme oder Gründung von Filialen, Betriebsstätten oder weiteren Unternehmen erfordert das Anlegen weiterer Mandanten im Buchführungsbestand
• die Erwartungshaltung der Unternehmensführung hinsichtlich der Auswertungsdarstellung und -qualität der erfassten Buchführungsdaten erfordert besondere Auswertungsmodule

Die Buchführungssoftware sollte daher in der Lage sein, mit Ihrem individuellem Wachstum Schritt zu halten, ohne dass ein aufwändiger Umstieg auf eine andere Plattform erforderlich ist.

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Dies bedeutet, dass die Buchhaltungssoftware sowohl die Verarbeitung von Transaktionen als auch die Speicherkapazität ausbauen können muss, wenn Ihr Unternehmen wächst. Stellen Sie sicher, dass die Software problemlos zusätzliche Benutzer, Geschäftsbereiche oder Filialen unterstützen kann.

Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung ist entscheidend, da Sie sicherstellen müssen, dass die Anwender – Ihre Mitarbeiter – die Buchhaltungssoftware effektiv und bequem nutzen können. Eine intuitive Benutzeroberfläche und klare, leicht verständliche Funktionen tragen dazu bei, die Einarbeitung zu erleichtern, eine Umstellung zu gewährleisten und die Fehlerquote zu minimieren. Übermäßig komplexe Software kann zu Frustration führen und die Effizienz erheblich beeinträchtigen.

Vorsicht: Die Einschätzung eines Vertriebsmitarbeiters oder der Geschäftsleitung, dass die anvisierte Buchhaltungssoftware benutzerfreundlich ist – oder gar ein Testat des Anbieters – heißt noch lange nicht, dass auch Ihre anwendenden Mitarbeiter die Meinung teilen.

Lassen Sie daher Ihr Team die Buchhaltungssoftware im Rahmen der Testphase ausführlich selbst ran. Nur eigene Tests und eigene Eindrücke auf der Ebene der mit der Anwendung arbeitenden Mitarbeiter verfestigen die Einschätzung über die Benutzerfreundlichkeit.

Aber nicht nur die Bedienung der Software trägt zur Benutzerfreundlichkeit bei. Das Vorhandensein aller gängigen Kontenrahmen – auch für Spezialfälle (z. B. Ärzte, Autowerkstätten, Franchisenehmer) erleichtert die Anwendung der Buchhaltungssoftware.

Compliance und Rechtssicherheit

In vielen Branchen und Regionen unterliegen Unternehmen strengen gesetzlichen Vorschriften und Regularien, die den Umgang mit Daten, den Datenschutz, die Datensicherheit und andere Aspekte der Unternehmensführung regeln. Die Verwendung einer Buchhaltungssoftware, die diesen rechtlichen Anforderungen nicht gerecht wird, kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, einschließlich Geldbußen, Sanktionen und Rufschäden.

Die Buchführungssoftware muss daher ohne Wenn und Aber den aktuell gültigen steuerlichen und gesetzlichen Vorschriften Ihres Landes entsprechen. Dies muss auch der Fall sein, wenn kurzfristige Gesetzesänderungen (temporäre Veränderungen der gültigen Umsatzsteuersätze) auf dem Plan stehen. Erst dann unterscheiden sich gute Anbieter von den weniger guten.

Die Auswahl einer Buchführungssoftware, die den rechtlichen Anforderungen entspricht, hilft, das rechtliche Risiko zu minimieren. Es schützt das Unternehmen und die Buchhaltung vor rechtlichen Streitigkeiten und potenziellen Haftungen.

Berichterstellung und Analyse

Die Fähigkeit, aussagekräftige (Finanz-) Berichte zu erstellen und zu analysieren, ist entscheidend, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verstehen. Durch die Verwendung von Buchführungssoftware, die umfassende Berichtsfunktionen bietet, können Sie Einnahmen, Ausgaben, Gewinne und Verluste klar verfolgen.

Finanzberichte und Analysen dienen als Grundlage für wichtige geschäftliche Entscheidungen. Sie helfen Ihnen, Trends zu erkennen, Ressourcen zu optimieren und Geschäftsstrategien zu entwickeln. Die Buchhaltungssoftware sollte daher die (individuelle) Erstellung von Berichten ermöglichen, die auf Ihre spezifischen Informationsanforderungen zugeschnitten sind.

Achten Sie auch darauf, dass Sie diese Berichte selbst erstellen oder zumindest anpassen können, ohne bei jedem Bedarf auf einen teuren Programmierer zurückgreifen zu müssen. Gute Softwareanbieter haben heute Berichtsgeneratoren, die per Drag-and-Drop bedient werden können und somit sehr intuitiv sind.

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Moderne Buchführungssoftware sollten Echtzeitdaten liefern, was entscheidend ist, um aktuelle Einblicke in die finanzielle Situation Ihres Unternehmens zu erhalten. Dies ermöglicht es, schnell auf Veränderungen zu reagieren und fundierte Entscheidungen zu treffen – und eben nicht erst den Quartals- oder Monatsabschluss abwarten zu müssen.

System-Sicherheit

Da finanzielle Daten äußerst sensibel sind, ist die Sicherheit des Buchführungssystems von größter Bedeutung. Die Buchhaltungssoftware sollte Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsupdates bieten, um unbefugten Zugriff und Datenverlust zu verhindern. Offenlegung oder Missbrauch von Finanzdaten können erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Ein hoher Grad an Systemsicherheit der Buchführungssoftware kann zudem dazu beitragen, Betrug und nicht autorisierte finanzielle Transaktionen zu verhindern, indem sie strenge Authentifizierungs- und Zugriffskontrollen bietet.

Eine zuverlässige Buchführungssoftware mit modernen Backup-Konzepten und -umsetzungen kann zudem sicherstellen, dass Geschäftsdaten auch bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Datenverlust oder Cyberangriffen wiederhergestellt werden können, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs – auch im Notfall – aufrechtzuerhalten.

Support und Schulung

So gut eine Buchführungssoftware auch sein mag – es wird der Tag kommen, bei dem Sie oder Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten mit der Anwendung haben und Unterstützung benötigen. Prüfen Sie daher vorab, ob der Software-Anbieter einen qualitativ hochwertigen Kundensupport bietet, der schnell, zuverlässig und zielführend auf Anfragen reagiert.

(Menschliche) Fehler in der Anwendung der Buchführungssoftware können schwerwiegende finanzielle Konsequenzen haben. Eine gründliche Schulung reduziert das Risiko von Fehlern, indem sie den Benutzern zeigt, wie sie die Buchhaltungssoftware ordnungsgemäß verwenden und Buchungsfehler vermeiden. Achten Sie daher auf das Vorhandensein von Schulungspaketen sowie -möglichkeiten und deren Qualität.

Ihre Mitarbeiter müssen Vertrauen in die Buchhaltungssoftware haben, um sie effektiv und zielorientiert nutzen zu können. Gut organisierte und durchgeführte Schulung werden erheblich dazu beitragen, dieses Vertrauen aufzubauen, da die Benutzer verstehen, wie die Software funktioniert und wie sie mit ihr arbeiten können.

Funktionalität der Anwendung

Die Funktionalität der Buchführungssoftware muss uneingeschränkt Ihren spezifischen Anforderungen gerecht werden. Dazu gehören grundlegende Buchführungsfunktionen wie die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben, die Erstellung von Einnahme-Überschussrechnungen oder Gewinn- und Verlustrechnungen und ggfs. die Bilanzierung.

Sie sollten auch in der Lage sein, Budgets zu erstellen, die Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung zu verwalten und möglicherweise Lohnabrechnungen durchzuführen und eine Kostenrechnung abzubilden. Stellen Sie sicher, dass die Buchhaltungssoftware auch branchenspezifische Funktionen bietet, die für Ihre unternehmensindividuelle Buchhaltung von Relevanz sind.

Erstellen Sie eine Liste dieser Anforderungen – ggfs. in Form eines Pflichtenhefts – und denken Sie dabei auch an die Zukunft. Ein wachsendes Ein-Mann-Unternehmen kann sich vielleicht im Moment nicht vorstellen, Mitarbeiter einzustellen und abzurechnen. Möglicherweise entsteht diese Anforderungen aber später und wird somit bedeutsam für die Buchführungssoftware.

Definition Pflichtenheft

Ein Pflichtenheft (auch Lastenheft genannt) ist ein Dokument, das die Anforderungen und Spezifikationen für die Auswahl einer Software detailliert beschreibt. Es stellt sicher, dass die Bedürfnisse und Erwartungen des Unternehmens oder der Organisation klar und verständlich festgehalten werden, sodass potenzielle Softwareanbieter oder Entwickler genau verstehen, was gefordert ist.

Gleichen Sie diese Liste dann mit der potenziellen Buchführungssoftware oder dem jeweiligen Vertriebsmitarbeiter ab. Tipp: Lassen Sie sich bezüglich der Funktionalitäten nicht auf Versprechungen des Vertriebs ein, sondern lassen Sie sich die für Sie wichtigen Funktionen schriftlich zusichern. Ich habe hier schon so manche (späte) digitale Überraschung erlebt.

Anpassbarkeit der Buchhaltungssoftware

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Buchführungsanforderungen. Der Grad der Anpassbarkeit der Software ermöglicht es, die Buchführungsfunktionen an die spezifischen Bedürfnisse, Prozesse und Geschäftsmodelle eines Unternehmens anzupassen.

Daher ist es wichtig, ob sich das potenzielle Buchhaltungssystem eher am Standard orientiert, oder die Anpassbarkeit einen hohen Stellenwert hat. Im ersten Fall (Standard) werden Sie in vielen Fällen Ihr Unternehmen mit seinen Prozessen stark an die Software anpassen müssen. Im zweiten Fall (hohe Anpassbarkeit) wird der Implementierungsprozess und spätere Justierungen aufwändiger und komplexer.

Die Anpassbarkeit der Buchführungssoftware ist ein entscheidender Faktor, um sicherzustellen, dass Ihr Buchführungssystem Ihren geschäftlichen Anforderungen gerecht wird und langfristig flexibel bleibt. Bevor Sie eine Buchführungssoftware auswählen, sollten Sie daher Ihre spezifischen Anforderungen und die Fähigkeit der Buchhaltungssoftware zur Anpassung an diese Anforderungen sorgfältig prüfen.

Kundenerfahrungen und Rezensionen

Die Meinungen und Erfahrungen anderer Kunden bieten Einblicke in die Zuverlässigkeit und Qualität der Buchführungssoftware. Wenn viele Kunden positive Erfahrungen teilen, ist dies ein Anzeichen dafür, dass die Buchführungssoftware auch in der Praxis zuverlässig und leistungsfähig ist.

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Kundenerfahrungen können auch wertvolle Informationen darüber liefern, wie gut der Kundensupport des Softwareanbieters ist. Den Support werden Sie eines Tages benötigen und eine gute Supporterfahrung sollte ein wichtiges Kriterium für die Softwareauswahl sein.

Lassen Sie sich hier nicht von allgemeinen Zusicherungen und Bewertungen beeinflussen. Fragen Sie nach Referenzkunden und besuchen Sie diese vor Ort oder sprechen Sie mit Anwendern im Rahmen einer Web-Konferenz.

Migrationsmöglichkeiten bestehender Daten

Wenn Sie von einer alten Buchführungssoftware auf eine neue umsteigen, ist eine reibungslose Datenmigration von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass die Software Anleitungen und Werkzeuge für die Datenübertragung bietet und dass Ihre historischen Daten sicher übertragen werden können und kein unkontrollierter Datenverlust stattfindet.

Da die Migration ein wichtiger, digitaler Aspekt beim Wechsel einer Software ist, sollten Sie hier eine große Gewichtung bei der Auswahl hinterlegen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur Unterstützung im Bereich der Dokumentation, sondern im Fall der Fälle auch durch erfahrende Consultants erhalten.

Aktualisierungen und Wartung

Regelmäßige Aktualisierungen der Software – egal ob Service Packs oder Sicherheitsupdates – sind überlebenswichtig, um Fehler zu beheben, die Software sicher und kompatibel zu halten, neue Gesetzesvorgaben oder IT-Standards zur berücksichtigen und zusätzliche Funktionen hinzuzufügen. Diese Updates müssen unbedingt angeboten werden – andernfalls haben Sie die falsche Software gewählt.

Bei einer Buchführungssoftware kann es mehrere Wege und Möglichkeiten geben, in den Genuss dieser Updates zu kommen. Sie sind entweder im Kaufmodell enthalten oder Bestandteile eines Wartungsvertrags. Es lohnt sich hier, genau hinzusehen, da es schon einen Unterschied macht, ob und wie lange die derzeitige Version der Software unterstützt und upgedatet wird.

Die Software sollte auch für Wartungsarbeiten leicht aktualisierbar sein. Wenn bei jedem Update ein stundenlanger Offline-Betrieb die Folge ist, mag das zwar bequem für den Softwareanbieter sein; für das buchende Unternehmen ist das jedoch von großem Nachteil. Achten Sie daher darauf, dass Updates und Releases durchgeführt werden können, ohne dass der Betrieb länger beeinträchtigt ist.

Kosten (Anschaffung und laufend Kosten)

Die Anschaffungskosten und laufenden Kosten für ein Buchführungssystem spielen – wie bei jeder Unternehmensinvestition – eine gewichtige Rolle bei der Auswahl der geeigneten Lösung. Die Vielzahl der anderen Kriterien zeigt allerdings auf, dass die Kosten nur ein Auswahlkriterium sein sollten.

Die Kosten für eine Buchführungssoftware setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Zu den Anschaffungskosten gehören je nach Modell Lizenzgebühren und möglicherweise die Kosten für die anfängliche Implementierung und Schulung.

Die laufenden Lizenzgebühren können monatlich oder jährlich anfallen. Achten Sie darauf, dass Sie die Gesamtkosten über einen längeren Zeitraum hinweg bewerten, um sicherzustellen, dass sie im Rahmen Ihres Budgets liegen.

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Haben Sie bei der Kostenentscheidung auch die Aufwendungen im Blick, die erst in Zukunft anfallen, wenn Sie weitere Benutzer, Module oder Nebensysteme hinzunehmen.

Zusammenfassung Anforderungen Buchhaltungssoftware

Die Auswahl der richtigen Buchführungssoftware ist eine bedeutende Entscheidung für jedes Unternehmen. Ein maßgeschneidertes System, das sich an die individuellen Anforderungen anpassen lässt, bietet Flexibilität und Effizienz.

Die Integration in bestehende Systeme, Mobilitätsoptionen und die zuverlässige Umsetzung von gesetzlichen Anforderungen sind entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren. Das Pflichtenheft, das eine umfassende Liste der Anforderungen und die Anpassbarkeit der Software umfasst, sollte als Grundlage dienen.

Kundenerfahrungen und Referenzen bieten wertvolle Einblicke, und die Kosten sollten langfristig betrachtet werden. Die Verfügbarkeit von Aktualisierungen, Support und die Fähigkeit zur Datenmigration sind von entscheidender Bedeutung.

Insgesamt sollte die gewählte Buchführungssoftware die Kontrolle, Flexibilität und Effizienz bieten, die für den finanziellen Erfolg Ihres Unternehmens und den Schritt in die Digitalisierung von entscheidender Bedeutung sind.

Der Beitrag Anforderungen Buchhaltungssoftware: 16 wesentliche Kriterien für die optimale Auswahl wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Warum ist die Annahme von Geschenken ein heikles Thema ist

Die Annahme von Geschenken kann ein heikles Thema sein, insbesondere wenn es um (höherwertige) Kundenpräsente geht. Auf der einen Seite möchte man als Mitarbeiter höflich und dankbar gegenüber Kunden sein, die ihre Wertschätzung durch ein Geschenk ausdrücken möchten.

Auf der anderen Seite gibt es ethische und regulatorische Grenzen, die beachtet und eingehalten werden sollten. Das Annehmen von Geschenken könnte beispielsweise dazu führen, dass sich einen latente Dankbarkeitsverpflichtung beim Mitarbeiter einstellt, die dazu führt, dass der schenkende Kunde im Business-Alltag besonders behandelt wird.

Auch könnten in Extremfällen Geschenke von Kunden als Bestechung angesehen werden und somit strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Aus diesem Grund ist es wichtig, klare interne Richtlinien zu haben und diese auch konsequent umzusetzen, um potenzielle Missverständnisse zu vermeiden.

Geschenke von Kunden: Was ist angemessen?

Bei der Annahme von Geschenken von Kunden ist es wichtig, angemessene Grenzen zu setzen. Was als angemessen gilt, hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise von

• der Beziehung zum Kunden,
• der Art des Geschenks,
• dem Anlass (zu Weihnachten oder vor einem Geschäftsabschluss),
• dem Wert des Geschenks.

Generell sollten Geschenke von Kunden nicht den Eindruck erwecken, dass sie direkten oder indirekten Einfluss auf die Geschäftsbeziehung haben könnten oder eine Gegenleistung erwartet wird.

Kleine Aufmerksamkeiten wie Süßigkeiten oder Kugelschreiber sind in der Regel unbedenklich. Bei teureren Geschenken sollte man jedoch mit Vorsicht agieren und das Präsent gegebenenfalls höflich ablehnen oder zurückgeben.

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Es ist auch ratsam, sich an die – sofern vorhanden – internen Richtlinien des eigenen Unternehmens zu halten und in Zweifelsfällen Rücksprache mit Vorgesetzten zu halten.

Unternehmensrichtlinien zur Annahme von Kundengeschenken ist keine böse Vorschrift für Mitarbeiter, sondern helfen ihnen, die Einschätzung über die Angemessenheit von Geschenken ohne Unsicherheit treffen zu können.

Welche Grenzen sollten Sie bei der Annahme von Geschenken setzen?

Bei der Annahme von Geschenken von Kunden sollten in Unternehmen – auch in mittelständischen und kleinen – klare Regularien und Grenzen gesetzt werden. Zunächst ist es wichtig, die globalen Unternehmensrichtlinien zu beachten und sich an diese zu halten.

Grundsätzlich sollten Geschenke von Kunden nur in angemessenem Umfang angenommen werden, um den Eindruck der Bestechlichkeit zu vermeiden. Auch sollte darauf geachtet werden, dass das Geschenk keinen Einfluss auf geschäftliche Entscheidungen hat und keine Verpflichtungen entstehen.

Es empfiehlt sich auch, erhaltene Geschenke unter Kollegen fair aufzuteilen, um keinen internen Unfrieden zu erzeugen.

Letztendlich gilt: Geschenke von Kunden können eine nette Geste sein, aber es ist wichtig, die eigenen Grenzen zu kennen und nicht in unangenehme Situationen zu geraten.

Interessenkonflikte mit schriftlicher Compliance-Richtlinie vermeiden

Um mögliche Interessenkonflikte zu vermeiden, sollten Sie als Unternehmensleiter mit einer schriftlichen Compliance-Richtlinie oder im Arbeitsvertrag klare Regeln und Grenzen setzen. Eine Möglichkeit ist beispielsweise, Geschenke von Kunden nur bis zu einem bestimmten Wert anzunehmen oder diese direkt an eine gemeinnützige Organisation weiterzuleiten.

Zudem sollten Sie darauf achten, dass die Annahme von Geschenken keinen Einfluss auf Ihre Entscheidungen oder Handlungen hat und stets transparent bleiben. Es empfiehlt sich auch, potenzielle Interessenkonflikte frühzeitig zu erkennen und offen anzusprechen, um Missverständnisse zu vermeiden und das Vertrauen Ihrer Kunden nicht zu gefährden.

In jedem Fall gilt es, sich immer an die geltenden Gesetze und ethischen Richtlinien zu halten und im Zweifelsfall professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen.

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Ein Beispiel für eine Unternehmensrichtlinie zum Thema „Geschenke“ findet sich auf dem Internet-Auftritt der Mercateo-Gruppe: Geschenke-Richtlinie der Mercateo-Gruppe

Gesetzliche Regulierung zur Annahme von Geschenken

Gemäß Strafgesetzbuch (§ 299 StGB) ist es strafbar, als „Angestellter oder Beauftragter eine Unternehmens“ Geschenke von Dritten anzunehmen und den Schenkenden in unlauterer Weise (später) zu bevorzugen.

Dem beschenkten Mitarbeiter drohen im Strafrecht Geldstrafen oder im Extremfall sogar Freiheitsstrafen von bis zu drei Jahren. Parallel dazu können arbeitsrechtliche Konsequenzen (Abmahnung, Kündigung) auf den Betroffenen zukommen.

Es ist wichtig zu betonen, dass auch geringwertige Geschenke von Kunden problematisch sein können, wenn sie in einer gewissen Häufigkeit auftreten und den Eindruck erwecken, dass der Geschäftsmann beeinflusst werden soll.

Eine definierte Wert-Obergrenze gibt es im Gesetz nicht; Anhaltspunkt könnte die steuerfreie Grenze von 35 EUR bei Geschenken an Geschäftspartner im Einkommensteuerrecht (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG) sein.

Unproblematisch dürften Streuartikel (Kugelschreiber, Feuerzeuge, Powerbanks usw.) sein, die meist zu Werbezwecken in großen Mengen verteilt werden und den Wert von 10 EUR nicht überschreiten.

Behalten Sie die gesetzlichen Vorgaben im Auge und bewahren Sie stets eine klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Angelegenheiten.

Wie mit Geschenken umzugehen ist, die Mitarbeiter von ihem eigenen Chef erhalten, erfahren Sie im Blog-Beitrag „Geschenke an Mitarbeiter: Steuerfrei und sorgenfrei übergeben„.

Zusammenfassung

Bei der Annahme von Kunden-Geschenken kommt es – wie so oft im Leben – auf die richtige Balance an. Es ist wichtig, die Grenzen zu kennen und sich an die – hoffentlich bestehenden – Unternehmensrichtlinien zu halten.

Eine transparente und ehrliche Kommunikation mit den Kunden über Gründe für ein eventuelles Ablehnen von Geschenken kann dazu beitragen, ein positives Image des Unternehmens zu wahren. Auch eine angemessene Wertschätzung und Dankbarkeit für Geschenke kann dazu beitragen, eine gute Beziehung zum Kunden aufzubauen.

Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass keine Verpflichtungen oder Erwartungen entstehen. Insgesamt sollte die Entscheidung zur Annahme oder Ablehnung von Geschenken stets im Einklang mit den Werten und Prinzipien des Unternehmens stehen. Daher ist das Vorhalten einer Unternehmens-Richtlinie (Compliance-Richtlinie) unbedingt zu empfehlen.

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Der Beitrag Darf man Geschenke von Kunden annehmen? Ein praktischer Leitfaden mit 5 Antworten wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Dann wird sich bei Ihnen der nächste Betriebsprüfer bei den Bewirtungsaufwendungen die Zähne ausbeißen und Sie werden zufrieden ins nächste Geschäftsessen beißen.

Bewirtung Geschäftspartner: Keine Angaben über Teilnehmer

Der für Bewirtungskosten relevante Paragraph im Einkommensteuerrecht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG) schreibt vor, dass für einer steuerliche Anerkennung der Betriebsausgaben für Geschäftsessen u.a. die Namen der Teilnehmer aufgeführt werden. Oft wird dies vergessen, sodass dann ein entscheidender Nachweis im Rahmen der Bewirtungsaufwendungen fehlt und der steuerliche Abzug der Kosten sehr sicher verwehrt wird.

Um die Vorgaben sicher zu erfüllen, empfiehlt es sich, die ausgeschriebenen Namen ohne Abkürzungen zu dokumentieren. Anschriften der Teilnehmer brauchen explizit nicht hinzugefügt werden.

Wenn die Einzelauflistung der Namen nicht möglich und zumutbar ist (z. B. bei einem Tag der offenen Türe mit vielen bewirteten Besuchern), kann eine Sammelbezeichnung erfolgen.

Praxistipp

Verwenden Sie in Ihrem Prozess zur Abrechnung von Bewirtungsaufwendungen einen eigenen Bewirtungsbeleg, der die Angaben der Teilnehmernamen zwingend abfragt. Wenn Sie es so regeln, dass ohne Bewirtungsbeleg keine Erstattung der Kosten und Verbuchung der Aufwendungen erfolgt, haben Sie eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass in ausnahmslos allen Fällen die erforderlichen Namensangaben vorliegen.

Bewirtungskosten buchen: Vorsteuer nicht vollumfänglich berücksichtigt

In der Regel fällt für die Bewirtung von Geschäftspartnern Umsatzsteuer an, die auf der (hoffentlich ordnungsgemäßen) Rechnung des Restaurants ausgewiesen wird. Nun sind nach dem Steuergesetz lediglich 70 % der Aufwendungen abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG), was zur Folge hat, dass 30 % der Aufwendungen steuerlich als nicht abziehbare Betriebsausgaben (gewinnerhöhend) zu behandeln sind.

Dies betrifft allerdings nur die (Netto-) Bewirtungskosten und explizit nicht den Umsatzsteueranteil (siehe hierzu § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Leider wird dies in der Praxis häufig falsch gemacht und der 30-Prozent-Anteil wird auch auf die Vorsteuer angewendet. Schade, denn damit wird bares Steuergeld verschwendet.

Praxistipp

Nutzen Sie bei der Verbuchung von Bewirtungsaufwendungen individuelle Buchungsschlüssel. Diese können den nicht abziehbaren Anteil der Bewirtungsaufwendungen (30 %) und die volle Vorsteuer zuverlässig verbuchen. Durch diese Automatisation ist der Willkür ein Riegel vorgeschoben und die Aufwendungen (und Umsatzsteuer) werden stets korrekt verbucht. Und schneller geht es zudem!

Bewirtungskosten: Trinkgeld auf andere Konten buchen

Trinkgeld kommt bei Geschäftsessen regelmäßig vor. Verständlicherweise will der zahlende Unternehmer zusätzlich zu den Bewirtungskosten das Trinkgeld als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen. In der Regel spricht da auch nichts dagegen: Bei einer geschäftlichen Bewirtung ist die Trinkgeldzahlung durch den Betrieb veranlasst – anders als bei einem privaten Anlass für eine Bewirtung.

Das gezahlte Trinkgeld kann also durchaus seinen Weg in die unternehmerische Buchführung finden; allerdings wartet hier bei der Verbuchung eine Fehlerquelle. Da das Zusatzentgelt für den (angestellten) Kellner nicht der Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer unterliegt, wird es gerne getrennt von den vorsteuerbehafteten Bewirtungskosten auf anderen Konten verbucht (z.B. „sonstige betriebliche Aufwendungen“; SKR 03: 4900; SKR 04: 6300).

Und genau hier liegt der Fehler. Die Trinkgeldzahlungen gehören zu den Bewirtungsaufwendungen und dürfen steuerlich, unabhängig ob umsatzsteuerpflichtig oder nicht, nur zu 70 % als Betriebsausgabe angesetzt werden (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die separate Verbuchung bewirkt mit ziemlicher Sicherheit, dass nur bei den tatsächlichen Bewirtungsaufwendungen („Bewirtungskosten“: SKR 03: 4650 und SKR 04: 6640) der 30%-Anteil an nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben erfasst und gebucht wird.

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Somit wären die separat gebuchten Trinkgeldzahlungen fälschlicherweise nicht dem 30-prozentigemn Abzugsverbot unterworfen, was einen Betriebsprüfer definitiv nicht gefallen wird.

Praxistipp

Buchen Sie die Trinkgeldzahlungen bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen auf das vorgesehene Konto für Bewirtungskosten (SKR 03: 4650 und SKR 04: 6640). Wenn Sie die Vorsteuer mit einem Steuerschlüssel buchen, trennen Sie vorsteuerfreie Trinkgeldzahlungen und vorsteuerbehaftete Bewirtungsaufwendungen in separate Buchungssätze auf. Gleiches gilt, wenn Sie für die Verbuchung spezielle Buchungsschlüssel verwenden, die den nicht abziehbaren Anteil der Bewirtungskosten automatisiert verbucht.

Abzugsfähige Bewirtungskosten: Bogen überspannen

Bei der Frage nach der Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten macht es sich das Steuerrecht sehr einfach. Es legt im § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG fest, dass nur die Kosten angesetzt werden können, die „nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind„. Beamtlicher hätte man es nicht ausdrücken können.

Offen bleibt dabei, was als „angemessen“ angesehen wird; dazu äußert sich das Steuerrecht nämlich explizit nicht. Die Frage der Angemessenheit ist nach den „Umständen des Einzelfalls„, nach der „allgemeinen Verkehrsauffassung“ und nach den „Branchenverhältnissen“ zu beurteilen.

Wie so oft ist der Übergang zwischen angemessenen Bewirtungsaufwendungen und nicht angemessenen Aufwendungen nicht trennscharf, sondern eher fließend. Und zudem ist die Beurteilung der Angemessenheit von der subjektiven Einschätzung von Finanzbeamten abhängig.

Das darf allerdings kein Freibrief sein, den subjektiven Ermessensspielraum der Beamtenschaft ungebremst auszureizen. Machen Sie daher nicht den Fehler und glauben, die Angemessenheitsgrenze für Bewirtungskosten gilt nur für geldumsichwerfende Großkonzerne. Auch kleinere Unternehmen oder Handwerksbetriebe können bei Bewirtungsaufwendungen den Ausgabe-Bogen überspannen und somit die vollumfängliche Aberkennung durch das Finanzamt verursachen.

Praxistipp

Legen Sie unternehmensintern eine Obergrenze für zulässige Bewirtungskosten pro Person fest. Wo die Grenze liegen muss, damit jeder Finanzbeamte die Aufwendungen als angemessen ansieht, kann leider nicht vorgegeben werden. Die Grenze hängt von den Einzelfällen, der Verkehrsauffassung und den Branchenverhältnissen ab.

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater und fragen ihn nach seinen Erfahrungen. Im Zweifel können Sie sich an der Obergrenze für Betriebsveranstaltungen von 110 Euro pro Mitarbeiter orientieren und haben damit eine schlüssige Begründung für die Angemessenheit der Aufwendungen.

Nichterfüllung der Aufzeichnungspflichten

Damit Bewirtungsaufwendungen steuerlich geltend gemacht werden können, sind Aufzeichnungspflichten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG) zu erfüllen. Diese bestehen in der Angabe von:

• Ort,
• Tag,
• Teilnehmer,
• Anlass und
• Höhe

der Aufwendungen. In der Praxis kommt es regelmäßig vor, dass Unternehmer und bewirtende (leitende) Mitarbeiter diese Voraussetzungen zur Anerkennung der Bewirtungskosten nicht kennen oder ihnen der Zusatzaufwand zur Dokumentation der Angaben zuwider ist.

Die Folge ist, dass die entsprechenden Belege blanko in den Buchhaltungsabteilungen landen und dort – sofern kein Veto des Buchhalters kommt – wie eine normale Eingangsrechnung verbucht werden. Es liegt auf der Hand, dass ein betriebsprüfender Finanzbeamte in diesem Fall – wenn ein Blanko-Beleg in seiner Stichprobe enthalten ist – die Ärmel hochkrempelt und genauer hinsehen wird.

Praxistipp

Definieren Sie einen klaren Unternehmensprozess zur Abrechnung von Bewirtungsaufwendungen, damit ein Beleg erst dann zur Verbuchung gelangen kann, wenn alle steuerlich notwendigen Angaben erfolgt sind. Dies kann beispielsweise durch die Einführung eines (digitalen) Bewirtungsbelegs erfolgen.

Aufmerksamkeiten oder Bewirtung: Keine Unterscheidung machen

Bewirten Sie einen Kunden in einem Restaurant oder im Büro mit einem gelieferten Mittagessen, liegt eine geschäftliche Bewirtung vor. Bewirten Sie hingegen den Kunden mit Erfrischungsgetränken, Kaffee und Gebäck, liegt eine Aufmerksamkeit vor. Der entscheidende Unterschied: Aufmerksamkeiten sind unbeschränkt als Betriebsausgabe abziehbar, Bewirtungsaufwendungen nur zu 70 %!

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Trennen Sie daher scharf zwischen Aufmerksamkeiten und Bewirtungen. Diese Trennlinie kann relativ einfach gezogen werden, auch wenn die Frage knifflig ist, ob belegte Semmeln nun als Aufmerksamkeit oder Bewirtung gelten. Die Auflösung der Frage und weitere Beispielsfälle finden Sie hier.

Praxistipp

Geben Sie Ihrer Buchhaltung klare Vorgaben, wie die unterschiedlichen Fälle zu behandeln sind. Die Aufzählung von praktischen Beispielen deckt sicherlich 80-90 % der Anwendungsfälle ab und gewährleistet, dass keine Betriebsausgaben hergeschenkt werden, indem sie unnötig als Bewirtungsaufwendungen behandelt werden.

Anzahl der Hauptgänge stimmt nicht mit Anzahl der bewirteten Personen überein

Wenn die Anzahl der verzehrten Hauptgänge bei einem Geschäftsessen nicht mit der Anzahl der bewirteten Personen (Namen sind aufzuzeichnen) übereinstimmt, wird es hochgezogene Augenbrauen bei Prüfern geben. Dieser Check ist bei den Stichproben der Betriebsprüfer eine beliebte weil schnell durchführbare Plausibilitätsprüfung.

Achten Sie daher auf plausible Angaben auf den Restaurant- oder Bewirtungsbelegen. Sollte es einen guten Grund für ein Missverhältnis zwischen Personenzahl und Zahl an Hauptgerichten oder Getränken geben („Herr Müller hatte keinen Hunger“), vermerken Sie dies bei der internen Dokumentation. So können Sie den hochgezogenen Augenbrauen etwas entgegensetzen und zu deren Senkung beitragen.

Praxistipp

Bauen Sie diese Art des Plausibilitätschecks in Ihren Abrechnungsprozess für Bewirtungsaufwendungen ein. So können Sie wirksam Ungereimtheiten bei späteren Betriebsprüfungen aus dem Weg gehen und mit einer sauberen Dokumentation alle Zweifel aus dem Weg räumen.

Anlass der Bewirtung: keine Unterscheidung treffen

Ein teurer Fehler ist es, keinen Unterschied zwischen den verschiedenen Anlässen der Bewirtung zu machen. Wenn eine Mitarbeiterbewirtung, ein Geschäftsessen mit Kunden und eine Bewirtung bei privaten Feiern einheitlich in der betrieblichen Buchführung als Bewirtungskosten verbucht werden, sind zwei mögliche Fehler in diesem Zusammenhang gemacht worden.

Private Feiern sind Kosten der privaten Lebensführung (privater Anlass) und daher nicht als Betriebsausgabe (§ 12 Nr. 1 EStG) ansetzbar. Bewirtungen von Mitarbeitern fallen im Regelfall unter einen betrieblichen Anlass und sind aus Sicht des Unternehmens ohne Abzugsbeschränkungen als Betriebsausgabe zu  verbuchen. Bei einem geschäftlichen Anlass (Geschäftsessen mit Kunden) sind die Aufwendungen zwar als Betriebsausgabe abziehbar – allerdings nur in Höhe von 70 %.

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Praxistipp

Prüfen und Dokumentieren Sie vor jeder Verbuchung von Bewirtungsaufwendungen den Anlass der Bewirtung. Ob privater, betrieblicher oder geschäftlicher Anlass; in jedem Fall ist die buchhalterische Erfassung unterschiedlich. Eine saubere Prüfung des Anlasses wird also ein richtiges Abbiegen in der Buchhaltung fördern.

Lesbarkeit der Bewirtungsbelege

Restaurant- und Bewirtungsbelge werden heutzutage leider immer noch auf Thermopapier gedruckt. Das mag für die Wirte und Restaurantbesitzer zwar einfach und schnell gehen – für die (langfristige) Aufbewahrung der Belege in der Buchhaltung ist es jedoch ein Graus. Thermeische Veränderungen – und hier reicht eine Sonneneinstrahlung – führen auf den Belegen dazu, dass die aufgedruckten Daten stellenweise oder vollständig unlesbar werden.

Wir alle haben schon solche unbeabsichtigten, geschwärtzen Belege in den Händen gehabt. Den Prüfern ist es im Ernstfall egal, dass Sie sich über die schlechte Qualität und Anfälligkeit des Themopapier-Belegs beschwerden. Sie sind in der Plficht, Ihre Beleg so aufzubewahren, dass sie dauhaft lesbar sind.

Folglich ist es unumgänglich, die Belege im ersten Schritt mit Vorsicht zu behandeln und im zweiten Schritt so zu archivieren, dass eine spätere – auch Jahre spätere – Lesbarkeit gewährleistet ist.

Praxistipp

Wenn Sie noch papierbehaftet in der Buchhaltung unterwegs sind, kopieren Sie jeden Themopapier-Beleg. Das gewährleistet eine spätere Lesbarkeit mit hoher Wahrscheinlichkeit. Bei digitalen Buchführungen wird der Beleg ohnehin durch einen Scanner laufen, was ohnehin die revisionssichere Archivierung sicherstellt – wenn die richtige Software zum Buchführungssoftware kommt.

Zusammenfassung

Die Chance, bei Bewirtungsaufwendungen etwas falsch zu machen ist relativ groß. Es gibt verschiedene Anlässe der Bewirtung zu beachten, steuerliche Nachweis- und Aufzeichnungspflichten zu erfüllen, Nebenkosten und Vorsteuer korrekt zu behandeln und beamtische Plausibilitätsprüfungen zu bestehen.

Wenn Sie die Anforderungen kennen und die praktischen Tipps zu Vermeidung der typischen Fehler übernehmen, werden Sie zukünftig zu den Wenigen gehören, die sich bezüglich der Bewirtungsaufwendungen bei der nächsten Betriebsprüfung keine Sorgen machen brauchen. Das gesparte Geld können Sie sinnvoll in weitere, rechtssichere Bewirtungen investieren. Mahlzeit!

Der Beitrag Bewirtungsaufwendungen: 9 Typische Fehler und wie Sie es besser machen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Unterhalb dieses Oberbegriffs haben sich verschiedene Varianten und Anwendungsmöglichkeiten gebildet; von der E-Mail-Rechnung über die PDF und Sondervarianten wie EDIFACT, XRechnung und ZUGFeRD. Was unter den verschiedenen Formen zu verstehen ist, erklärt dieser praktische Vergleich in elektronischer Form; quasi ein E-Vergleich.

E-Rechnung: Ablösung der herkömmlichen Papier-Lösung

Jahrzehntelang gelangten Rechnungen in Papierform in die Buchhaltungsbüros der Unternehmen – viele Jahre in der berühmten DIN A4-Größe. Die Papiere wurden

• auskuvertiert,
• gestempelt,
• umhergereicht,
• beschriftet,
• getippext,
• nochmals beschriftet,
• gebucht,
• wieder gestempelt,
• abgeheftet und schließlich
• archiviert.

Dass hier Effizienz und Produktivität nicht Pate standen, liegt auf der Buchhalter-Hand. Viel zu manuell und umständlich waren die Papier-Prozesse. Doch durch den Siegeszug der elektronischen Datenverarbeitung boten sich neue Möglichkeiten und der Begriff der „E-Rechnung“ wurde geboren.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Rechnungsinformationen vollständig elektronisch transferiert werden. Meist erfolgt dies standardisiert und automatisiert, so dass ein hoher Grad an Effizienz bei Sendern und Empfängern besteht, da wesentliche Daten zur Rechnung nicht mehr manuell in EDV-Systemen erfasst und weitergegeben werden müssen.

Der strukturierte und maschinenlesbare Datensatz der E-Rechnung ermöglicht dem Empfänger eine durchgängig digitale und medienbruchfreie Bearbeitung des jeweiligen Geschäftsvorgangs – vom Empfang über die Verbuchung bis zur Bezahlung der Rechnung.

Vorteile einer E-Rechnung für Rechnungsaussteller

• einfache Erstellung der Rechnung (durchgängig elektronisch)
• kostengünstige Ausgabe der Rechnung (kein Druck)
• kostengünstiger Versand an den Empfänger (i.d.R. per E-Mail oder digitaler Plattform)
• schnellere und fehlerreduzierte Durchlaufzeiten beim Empfänger (Eingabe und Bearbeitung)
• schnellere Bezahlung durch den Empfänger (schnellere Durchlaufzeit, dadurch weniger Verzögerungen)
• einfacheres Mahnwesen
• bessere Möglichkeiten zur Archivierung und Reproduzierbarkeit der Ausgangsrechnungen
• ortsunabhängige Rechnungserstellung ist einfacher möglich (Homeoffice)
• nachhaltiger und umweltschonender Prozess
• Ausweitung des Serviceangebots für digital orientierte Kunden

Vorteile einer E-Rechnung für Rechnungsempfänger

• schnelleres Erfassen der Eingangsrechnung im Rechnungswesen (Prozesserleichterung)
• schnellere und fehlerreduzierte Durchlaufzeiten beim Empfänger (Eingabe und Bearbeitung)
• geringere Fehlerquote bei der Bearbeitung der Eingangsrechnung
• höhere Transparenz hinsichtlich der vorhandenen Eingangsrechnungen
• einfacherer Zahlprozess durch papierlose Belege
• bessere Ausnutzung von Skontierungsmöglichkeiten
• bessere Möglichkeiten zur Archivierung und Reproduzierbarkeit der Eingangsrechnungen
• ortsunabhängige Eingangsrechnungsverarbeitung ist einfacher möglich (Homeoffice)
• höhere Datensicherheit durch Verschlüsselungsmöglichkeit der E-Rechnungen
• nachhaltiger und umweltschonender Prozess

Einen Überblick über die historische Entwicklungen der elektronischen Datenpbertragung finden Sie hier.

E-Rechnung Pflicht 2025

Ab 1.1.2025 gitl eine grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung für inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Das bedeutet, dass inländische unternehmerische Rechnungsempfänger so eingerichtet sein müssen, dass E-Rechnungen empfangen und verarbeitet werden können.

Aufgrund es hohen Umsetzungsaufwands wurden jedoch Übergangsregelungen geschaffen, die den Versand von Papierrechnungen zwischen Unternehmen auch ab 2025 noch ermöglicht. Hierzu sind allerdings Voraussetzungen zu erfüllen.

Für die elektronische Rechnungsverarbeitung ist die bisher notwendige Zustimmung des Rechnungsempfängers (Unternehmen) nicht mehr erforderlich. Werden Rechnungen an Verbraucher (Privatpersonen) ausgegeben, ist die Zustimmung weiterhin von Nöten.

Ausnahmen: Wie so oft im Leben gibt es auch hier Ausnahmen. Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) sind als sogenannte „sonstige Rechung“ ausgenommen; gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV).

E-Rechnungen: Umsetzungsmöglichkeiten

Um eine E-Rechnung im Unternehmen einzusetzen, bietet die digitale Welt einen ganzen Köcher an Möglichkeiten. Alle sind praktikabel einsetzbar und erfüllen grundsätzlich – bei korrekter Anwendung – die gesetzlichen Voraussetzungen für ordnungsgemäße Rechnungen.

Die einfachste und zugleich holprigste Variante besteht darin, die Rechnungskopfinformationen und -positionen in den Textkörper einer E-Mail zu setzen. Etwas runder läuft die Lösung mit der Ausgabe der Rechnung im standardisierten PDF-Format.

Der Verarbeitungsprozess kann optimiert werden, wenn die Daten zur Rechnung zwischen Aussteller und Empfänger über eine eingerichtete Schnittstelle (EDIFACT) ausgetauscht werden. Wollen Unternehmen die etwas in die Jahre gekommene EDI-Schnittstelle umgehen, bietet sich das OpenTrans-Format an.

Auch die EU hat ein eigenes Format zu bieten: Rechnungsaustausch via ZUGFeRD – ein standardisiertes Verfahren für den Austausch zwischen Unternehmen. Wer es rein deutsch (und unabhängig) haben möchte, kann die XRechnungen verwenden; wer Leistungen gegenüber Behörden erbringt, ist zum Aus- und Zustellen einer solchen Rechnung gezwungen. Andere Formate (Papier, PDFs) werden ausnahmslos nicht akzeptiert.

Im internationalen Geschäft ist ein Rechnungsaustausch per Peppol-Netzwerk mittels eines Peppol Access Points möglich.

Welche technischen Herausforderungen bei der Umsetzung der E-Rechnung bestehen, verrät der Blog-Beitrag „Die Zukunft im Auftragswesen: E-Rechnung, EDI und Peppol„.

Rechnung als E-Mail versenden

Die Nutzung einer einfachen (Text-) E-Mail als Rechnungsträger und Übermittler ist denkbar und möglich. Ein entsprechender Betreff („Rechnung“) kann die eindeutige Zuordnung als Rechnungsdokument erledigen, die erforderlichen Anschriften und Rechnungspositionen sowie Gesamtbeträge und umsatzsteuerliche Angaben können sich im Body der E-Mail befinden.

Enthält die E-Mail-Rechnung alle vorgeschriebenen Pflichtangaben für Rechnungen (siehe § 14 Abs. 4 UStG), die für Papierrechnungen angedacht sind, geht die E-Rechnung in dieser Form in Ordnung. Es ist dann auch kein Anhang (Excelauflistung, Word-Dokumente o.ä.) notwendig; natürlich kann dies zu Dokumentations- und Nachweiszwecken erfolgen.

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Dieser Umsetzungsweg wird jedoch beim Leistungsempfänger sehr wahrscheinlich auf weniger Zustimmung stoßen, da dieses Format in der Praxis eher ungewöhnlich und zu Sonderbehandlungen bei der Be- und Verarbeitung führt.

PDF-Rechnung

Das PDF-Format ist das am meisten verbreitete E-Rechnungsformat und findet sich in nahezu jedem Unternehmen.

Definition PDF-Format

PDF steht für Portable Document Format. Es handelt sich um ein Dateiformat, das entwickelt wurde, um elektronische Dokumente plattformunabhängig darzustellen. Das Format wurde von Adobe Systems entwickelt und bereits 1993 veröffentlicht. Seitdem wurde es in Unternehmen und Privathaushalten zu einem weit verbreiteten Standard für den Austausch von elektronischen Dokumenten.

Das Portable Document Format zeichnet sich aus durch Plattformunabhängigkeit (Windows, macOS, Linus), einheitliche Darstellung (Layout, Schriften, Grafiken, Druck), Interaktivität (Hyperlinks, Lesezeichen, Formulare), Sicherheit (Passwortschutz, Verschlüsselung, Signaturen) und Komprimierung (optimale Dateigröße).

Bei einer E-Rechnung im PDF-Format übergibt das verwendete EDV-System (ERP-System, Fakturierungssoftware) die Daten zur Rechnung an einen Druckertreiber, der diese dann zu einem lesbaren PDF-Dokument (statt Ausdruck auf Papier) transformiert. Dieses Dokument kann dann über die herkömmlichen digitalen Verfahren übermittelt werden.

Bei einem PDF-Dokument handelt es sich nicht um ein Foto oder Bild; das Dateiformat ist grundsätzlich elektronisch lesbar, da es Textelemente enthält, die ausgelesen werden können.

Nachteile der PDF-Rechnung

PDF/a-Format: Entwickelt für die Langzeitaufbewahrung

Neben dem Standard-PDF gibt es noch das spezielle PDF/A-Format (Portable Document Format/Archiv). Hierbei handelt es sich um einen Standard für die langfristige Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Das Archiv-Format zielt darauf ab, die Lesbarkeit und Integrität von Dokumenten über lange Zeiträume zu gewährleisten.

Der PDF/A-Standard definiert bestimmte Anforderungen, um diese Langzeitarchivierung von Dokumenten zu ermöglichen. Dazu gehören beispielsweise:

• Unterstützung von Schriften: DIe Dokumente müssen eingebettete Schriftarten verwenden, um sicherzustellen, dass der Text auch in Zukunft lesbar bleibt, selbst wenn die verwendeten Schriftarten auf dem IT-Markt nicht mehr verfügbar sind.
• Verwendung von standardisierten Farbräumen: Die Dokumente sollten standardisierte Farbräume wie den CMYK– oder den sRGB-Farbraum verwenden, um eine konsistente Darstellung der Farben zu gewährleisten.
• Verbot von verschachtelten Elementen: Die Dokumente dürfen keine verschachtelten Dateien enthalten, um die Portabilität und die Möglichkeit der Wiedergabe über lange Zeiträume sicherzustellen.
• Verwendung von Metadaten: Die Dokumente sollten Metadaten enthalten, um Informationen über das Dokument, den Ersteller, das Erstellungsdatum zu speichern.
• Kompatibilität: Dokumente sollten mit älteren PDF-Readern und -Anwendungen kompatibel sein, um sicherzustellen, dass sie auch in der Zukunft gelesen und angezeigt werden können.

Das PDF/A-Format wird häufig in Archivierungssystemen, staatlichen Institutionen, Bibliotheken und anderen Organisationen eingesetzt, die wichtige Dokumente langfristig aufbewahren müssen. Aber die Bedeutung des Formats steigt auch in privatrechtlichen Unternehmen.

EDI-Schnittstelle: Rechnungen per EDIFACT übermitteln

Bereits vor vielen Jahrzehnten steckten schlaue Köpfe eben diese Körperteile zusammen, um eine Lösung zu finden, wie Geschäftsdokumente aller Art (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen etc.) prozesssicher übermittelt werden können. Herausgekommen ist das EDIFACT-Format – ein weltweit normiertes, elektronisches Datenaustauschformat.

Dabei steht EDIFACT für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport„, also Elektronischer Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Transport.

In der praktischen Anwendung codiert EDITFACT gemäß Normvorgaben ein Geschäftsdokument in einer Textdatei. Hierin finden sich dann die jeweiligen Informationen – aber im Gegensatz zur PDF an fest vorgegebenen Stellen. Dadurch ist eine maschinelle Verarbeitung der Daten – sowohl beim Sender als auch beim Empfänger – störungsfrei und systemsicher möglich.

Beispiel

EDIFACT-Codierungen

NAD = name and address (Name und Adresse)

Dieses Segment wird verwendet, um Informationen über den Namen und die Adresse einer beteiligten Partei im elektronischen Datenaustausch zu übermitteln. Es kann beispielsweise den Namen und die Adresse des Absenders, des Empfängers oder eines anderen relevanten Geschäftspartners enthalten.

BY = buyer (Käufer)

Dieses Segment enthält Informationen über den Käufer in einer elektronischen Geschäftsnachricht.

Leider ist das EDIFACT-System in die Jahre gekommen. Es bestehen eine Vielzahl an unterschiedlichen Formaten und tausende Seiten für Beschreibung und Dokumentation. Das ganze System ist daher sehr komplex und verschachtelt geworden; die Einrichtung einer EDI-Anbindung erfordert viel Projektaufwand und viele systemseitige Abstimmungen.

Dennoch ist EDIFACT in der Praxis sehr gebräuchlich und in zahlreichen (Groß-) Unternehmen vertreten. Konzerne wie Metro oder EDEKA zwingen ihre Lieferanten, bestimmte Daten mit einer EDI-Schnittstelle in deren System zu übertragen. Es gilt die Vorgabe: Ohne EDIFACT keine Rechnungsbearbeitung und keine Bezahlung.

Beispiel

In folgenden Branchen kommt EDITFACT zur Anwendung:

Handel und Einzelhandel: Unternehmen, die im Bereich des internationalen Handels, der Lieferkette und des Supply Chain Managements tätig sind, nutzen das Format, um Bestellungen, Lieferavisos, Rechnungen und Zahlungsanweisungen auszutauschen.

Logistik und Transport: Logistik- und Transportunternehmen nutzen EDIFACT, um Informationen über Sendungen, Frachtdokumente, Zollabfertigung und andere logistische Prozesse untereinander zu tauschen.

Versicherungen: Bei Versicherungsunternehmen kommt EDIFACT zur Anwendung, um Policen, Schadensmeldungen, Zahlungsanweisungen und andere versicherungsrelevante Informationen elektronisch auszutauschen.

Banken und Finanzdienstleistungen: Im Bereich des elektronischen Zahlungsverkehrs und des Finanzdatenaustauschs wird EDIFACT verwendet, um Transaktionsinformationen, Zahlungsanweisungen und andere finanzielle Dokumente zu versenden und empfangen.

Automobilindustrie: Automobilisten und deren Zulieferer nutzen EDIFACT für den Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferabrufen, Lieferscheinen und Rechnungen.

Rechnungen im OpenTrans-Datenformat

Das später entwickelte OpenTrans-Format basiert auf der Beschreibungssprache XML (eXtensible Markup Language) und wurde speziell für die Bereiche Einkauf und Beschaffung konzipiert. XML ist ein generisches Format, das optimal für den Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und anderen Beschaffungsdokumenten verwendet werden kann.

Wie bei EDIFACT ist das Datenaustauschformat OpenTrans für den „normalen“ Anwender nicht lesbar. Zum Sichtbarmachen der beinhaltenden Daten und Belege ist stets eine Software erforderlich, die OpenTrans-Dateien sichtbar macht.

OpenTrans ist ein offener Standard, der von verschiedenen Softwareanbietern und Organisationen unterstützt wird. Es bietet Flexibilität und Erweiterbarkeit, um individuelle Anforderungen anzupassen und spezifische Geschäftsregeln abzubilden. Dennoch ist OpenTrans in der Praxis eher von geringer Bedeutung, auch wenn es von Global Playern wie Siemens, Bosch und Volkswagen benutzt wird.

ZUGFeRD-Rechnungen erstellen

Auf der Suche nach einem verlässlichem Belegdatenformat für Rechnungen kam die Europäische Union auf die Lösung „ZUGFeRD„. Das an ein Zugpferd erinnernde Wort hat nichts mit dem Tierreich oder dem Eisenbahnwesen zu tun. Vielmehr handelt es sich vereinfacht gesagt um ein Format, das eine PDF-Datei in Verbindung mit einem XML-Anhang darstellt.

Definition

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“

Auf diesem Weg hat man versucht, die Vorteile der elektronischen Verarbeitung des XML-Formats mit den Vorteilen der menschlichen Lesbarkeit der PDF-Datei zu kombinieren. Gleichzeitig wurden mit dieser Kombination auch die Nachteile des XML-Formats (menschlich nicht lesbar) und des PDF-Formats (maschinell schlecht verarbeitbar) ausgeglichen. Die berühmte Win-Win-Situation!

ZUGFeRD unterstützt verschiedene Versionen, die auf den jeweiligen Anforderungen und Funktionalitäten basieren. Es erfüllt die Anforderungen der Europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen und wird von vielen Unternehmen und Organisationen verwendet. ZUGFeRD wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, darunter Handel, Logistik, Finanzwesen, Versicherungen und öffentliche Verwaltung.

In Deutschland hat die Einführung von ZUGFeRD als standardisiertes Rechnungsformat zwar seit seiner Einführung im Jahr 2014 kontinuierlich an Dynamik gewonnen. Ein Durchbruch in der praktischen Anwendung hat – trotz einer 2.0 Version – aber bis heute nicht stattgefunden. Es gibt andere Ansichten, die bei ZUGFeRD von einem Flop und Bürokratiemonster sprechen.

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XRechnung erstellen

Eine deutsche Stand-Alone-Lösung wurde mit der XRechnung eingeführt, die ein weiteres Datenaustauschformat darstellt. Hier bestand u.a. das grundsätzliche Ziel, unabhängiger zu werden. PDF ist bekanntlich eine Marke des US-Unternehmens Adobe, die das Ziel verfolgt, ein langfristig gültiges Dateiformat zu unterhalten.

Aber die deutschen Behörden sind auf diese Absichten eines ausländischen Unternehmens – insbesondere unter Berücksichtigung der weiten Verbreitung der PDF im deutschen Steuerwesen – angewiesen.

Das XRechnungsformat basiert auf dem internationalen Standard UBL (Universal Business Language) und verwendet ebenfalls Beschreibungssprache XML. Auch hier werden die rechtlichen Anforderungen der Europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen vollumfänglich erfüllt.

In Umkehrung des ZUGFeRD-Ansatzes zielt dieses Rechnungsformat darauf ab, einer XML-Datei mit den relevanten Rechnungsinformationen (maschinell lesbar) eine Bilddatei oder PDF (menschlich lesbar) hinzuzufügen.

Aufbau einer XRechnung

Der Aufbau folgt einer festgelegten Struktur:

• Rechnungskopf: Informationen über die Rechnung, wie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers, die Rechnungsanschrift des Rechnungsempfängers etc.
• Rechnungspositionen: Angaben wie Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis der berechneten Positionen und Gesamtbetrag
• Steuerinformationen: anwendbare Umsatzsteuersätze und Beträge, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers
• Zahlungsinformationen: Bankverbindung und weitere Details zur Zahlungsabwicklung
• Referenzinformationen: Bestellnummer, Bestelldatum oder andere Informationen zur Identifizierung oder (internen) Zuordnung

Welche Angaben verpflichtend und welche optional sind, regelt die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV).

Hinweis

Das XRechnungsformat ist nur für Rechnungen (keine Bestellungen oder Lieferscheine) einsetzbar und nur in Deutschland gängig.

Für wen ist die XRechnung Pflicht?

XRechnungen sind für alle Unternehmen verpflichtend, die Lieferungen oder Leistungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland berechnen. Rechtsgrundlagen sind das „Gesetz über elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (E-Rechnungs-Gesetz)“ und die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV).

Ausnahmen gelten bei Direktkäufen unter einem Wert von 1.000 EUR und bei Aufträgen im Bereich der Außen- und Sicherheitspolitik.

Unterschied E-Rechnung und XRechnung

Die E-Rechnung ist ein allgemeiner Begriff, der sich auf die elektronische Übermittlung und Weiterverarbeitung von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern bezieht. Sie umfasst verschiedene Formate und Standards wie beispielsweise EDI, PDF, XML. Die XRechnung hingegen ist ein spezifisches Rechnungsformat, das im Rahmen der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde.

XRechnungen sind also eine spezielle Art der E-Rechnung, die für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern verwendet wird.

Beispiel XRechnung

Ein Beispiel (XML-Code) finden Sie hier auf der Seite der Deutschen Bahn.

Peppol XRechnung – Netzwerk für internationale Übertragung

PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement Online“ und ist Netzwerk und Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, insbesondere im Bereich des öffentlichen Auftragswesens. Es wurde entwickelt, um den elektronischen Handel und die elektronische Beschaffung in Europa zu erleichtern.

Peppol basiert auf offenen Standards und technischen Spezifikationen, die sicherstellen, dass unterschiedliche (internationale) Systeme miteinander kommunizieren und Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferavise effizient ausgetauscht werden können. Um sich in diesem Netzwerk zu identifizieren, bekommen die Teilnehmer eine spezielle PEPPOL-ID ( Peppol-Participant-Identifier) zugewiesen.

Hinweis

Die PEPPOL-ID darf nicht mit einer behördlichen Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder anderen Unternehmensidentifikationsnummern verwechselt werden. Die PEPPOL-ID ist spezifisch für die Teilnahme am Peppol-Netzwerk und dient zur Identifizierung und Kommunikation innerhalb dieses Netzwerks.

Peppol und XRechnungen können sich ergänzen, indem Peppol als Netzwerk und Infrastruktur den sicheren Austausch von XRechnungen zwischen den Teilnehmern ermöglicht. Peppol fungiert als Übertragungs- und Konnektivitätsschicht, während „XRechnung“ das spezifische Datenformat für die Rechnungen definieren kann.

Der Datenaustausch erfolgt hierbei über einen sogenannten Peppol Access Point, der das Bindeglied zwischen Sender/Empfänger und dem Peppol -Netzwerk darstellt. Solche Access Points können auch IT-Dienstleister sein, die sich zuvor erfolgreich bei Peppol qualifiziert haben und diese Serviceleistung auf dem Datenaustauschmarkt anbieten.

Die Nutzung von Peppol variiert von Land zu Land. In einigen Ländern, wie beispielsweise Norwegen, Schweden und den Niederlanden, ist Peppol weit verbreitet und wird von einer Vielzahl von Organisationen genutzt. In anderen Ländern befindet sich Peppol noch in einem früheren Stadium, aber die Verbreitung nimmt stetig zu, da immer mehr Länder die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs erkennen.

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Zusammenfassung

Die E-Rechnung, also die elektronische Übermittlung und Weiterverarbeitung von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern, ist eine weitläufige Spielwiese. Es haben sich in der Vergangenheit viele Formate und Übertragungsmöglichkeiten entwickelt. Einiges davon haben sich in der Praxis als untauglich erwiesen (E-Rechnung als E-Mail), andere als zu komplex und umständlich (EDIFACT) und wiederum andere als zu jung und unbewährt (XRechnungen).

Die Nutzung einer einfachen E-Mail als Rechnungsdokument ist möglich, wenn alle vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten sind, jedoch könnte diese Praxis beim Empfänger auf wenig praktische Zustimmung stoßen.

Das PDF-Format ist das am weitesten verbreitete E-Rechnungsformat und wird in nahezu jedem Unternehmen verwendet. Es hat den Nachteil, dass die Daten nicht standardisiert an derselben Stelle stehen, was zu Fehler bei der automatisierten Verarbeitung führen kann. Zusätzlich gibt es das PDF/A-Format, das speziell für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten entwickelt wurde und auch dafür zum Einsatz kommt.

EDIFACT wurde vor vielen Jahrzehnten entwickelt, um Geschäftsdokumente sicher und effizient zu übermitteln. Es ermöglicht die maschinelle Verarbeitung von Informationen und wird in verschiedenen Branchen wie Handel, Logistik, Versicherungen, Bankwesen und der Automobilindustrie eingesetzt, obwohl das System aufgrund seiner Komplexität und Vielfalt an Formaten und Dokumentationen anspruchsvoll ist.

OpenTrans ist ein auf XML basierendes Datenaustauschformat für Einkauf und Beschaffung, das von verschiedenen Softwareanbietern und Organisationen unterstützt wird, jedoch in der Praxis nur von wenigen Unternehmen verwendet wird.

Die Europäische Union hat als weitere Option das ZUGFeRD-Format als Belegdatenformat für Rechnungen entwickelt, das eine PDF-Datei mit einem XML-Anhang kombiniert, um die Vorteile beider Formate zu nutzen und die Nachteile auszugleichen.

Die XRechnung ist eine deutsche Stand-Alone-Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch, die auf dem internationalen Standard UBL basiert und die Beschreibungssprache XML verwendet. Bei XRechnungen wird eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer menschenlesbaren Bilddatei erweitert.

Peppol ist ein Netzwerk und eine Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten im öffentlichen Auftragswesen in Europa, das den elektronischen Handel und die elektronische Beschaffung erleichtert, indem es einen sicheren Austausch von Rechnungen, Bestellungen und Lieferavisen ermöglicht.

Die Bedeutung der E-Rechnung wird im Geschäftsleben in Zukunft erheblich zunehmen. Kleine und mittelständische Unternehmen werden einfache Lösungen zur Umsetzung erhalten. Größere Unternehmen werden den Nutzen großflächig abgreifen und ihre Partner mit ihrer Marktmacht zu E-Rechnungen zwingen. Aber auch auf der gesetzgebenden Seite ist ein Boost im Bereich E-Rechnungen zu erwarten; eine E-Rechnungspflicht ist bis in wenigen Jahren unter Unternehmern angedacht.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Ein PDF-Dokument kann als E-Rechnung betrachtet werden, sofern es den Anforderungen für elektronische Rechnungen entspricht. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass nicht jedes PDF automatisch als rechtskonforme E-Rechnung gilt; beispielsweise eine eingescannte Papierrechnung. In einigen Fällen sind strukturierte Datenformate erforderlich, um den automatisierten Austausch und die Verarbeitung der Rechnungsdaten zu ermöglichen.

Wer muss eine E-Rechnung stellen?

Jeder, der Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern tätigt, ist verpflichtet, eine E-Rechnung zu stellen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus den nationalen und internationalen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung. Die genauen Anforderungen und Standards können jedoch je nach Land und Organisation variieren.

Sind E-Rechnungen Pflicht?

In vielen Ländern besteht mittlerweile eine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen. Die genauen Vorschriften können jedoch je nach Land unterschiedlich sein. Es empfiehlt sich daher, die aktuellen rechtlichen Bestimmungen und Anforderungen zu überprüfen. In Deutschland sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Ab 2025 ist grundsätzlich geplant, elektronische Rechnungen für inländische Umsätze zwischen Unternehmen verpflichtend zu machen.

Ist eine Rechnung per E-Mail zulässig?

Eine Rechnung per E-Mail ist grundsätzlich zulässig. Es ist wichtig zu gewährleisten, dass die Rechnung alle erforderlichen Informationen enthält und den rechtlichen Vorgaben entspricht. Allerdings hat sich in der Praxis erwiesen, dass Rechnungen als reine E-Mails unpraktisch und daher unbeliebt sind.

Was braucht man für eine E-Rechnung?

Für eine E-Rechnung benötigt man grundsätzlich ein elektronisches Format, strukturierte Daten, rechtskonforme Rechnungsmerkmale und einen sicheren Übertragungskanal (E-Mail-System, elektronisches Rechnungssystem, Plattform für den elektronischen Datenaustausch ).

Was ist bei elektronischen Rechnungen zu beachten?

Bei der Nutzung elektronischer Rechnungen müssen rechtliche Anforderungen (E-Rechnungs-Standards), gültige Datenformate (XML, EDI), Kommunikationskanäle (Peppol , EDI-Schnittstellen), Daten- und Übertragungssicherheit (digitale Signaturen, Zertifikate) und Aufbewahrungsvorgaben (Fristen, Lesbarmachung) beachtet werden.

Der Beitrag 7 Arten der E-Rechnung: Von E-Mail über PDF, ZUGFeRD, XRechnung u.a. – ein praktischer Vergleich wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Ad hoc, ohne Vorbereitung, ohne Skript, in 5 Minuten geht’s los. Er hat die Herausforderung angenommen und zugesagt – welch unerwartete Stress-Situation!

Nachdem er mir bei unserem Treffen davon erzählt hatte, inklusive dem schlussendlichen erfolgreichen Ausgang der Adrenalin-Situation, habe ich mich gefragt, was ich in der Situation getan hätte. Auf der einen Seite hörte ich schon die ängstliche Du-kannst-Dich-nur-blamieren-Stimme in meinem Kopf; auf der anderen Seite findet Wachstum bekanntlich außerhalb der Komfortzone statt.

Meine 30-jährige Erfahrung in der Betriebswirtschaft hätte mir grundsätzlich genug Stoff gegeben, um hier etwas Liquiditätssicherndes beitragen zu können. Ich denke also, der Reiz hätte auch bei mir gewonnen und ich wäre mit feuchten Händen und dem leicht drückenden Gefühl – nach Verlassen der Komfortzone – zum Rednerpult gegangen. Aber ich musste mich ja nicht entscheiden.

Die nächste Überlegung war, welche Inhalte ich in den knappen 5 Minuten Vorbereitungszeit zu dem sehr weitläufigen Thema „Sicherung der Liquidität“ skizziert hätte. Die schnöden Vor- und Nachteile von Factoring oder von Sale-and-lease-back gepaart mit Schwierigkeiten bei der Eigen– und Fremdkapitalbeschaffung sind ja bis zum finanziellen Erbrechen auf Kongressen durchgekaut worden.

Wobei ja eigentlich erst Durchkauen und dann Erbrechen kommt?! Diese ausgelutschten Themen wirft man selbst mit 5-Minuten-Stress-Vorbereitung zahlenden Kongressbesuchern nicht vor. Ich denke, mein Ansatz wäre gewesen, die Liquiditätssicherung mal ganz vorne in der Kette zu betrachten. Statt Vortrag ist nun aus meinen pesönlichen Gedankenspielen der nachfolgende Blogbeitrag zum Finanzthema „Sicherung der Liquidität“ entstanden.

Liquidität vor Rentabilität

Abgedroschen, aber ebenso eingehämmert ist unter den Betriebswirten der Grundsatz „Liquidität geht vor Rentabilität“. Liquidität ist per Definition die „Fähigkeit und Bereitschaft eines Unternehmens, jederzeit seine finanziellen Verpflichtungen termingerecht und betragsgenau erfüllen zu können“ – also auf gut deutsch „stets flüssig“ zu sein. Lesen Sie hierzu auch den eigenen Blog-Beitrag „Liquidität im Unternehmen – von Liquiditätsengpass bis Liquiditätsüberschuss„.

Die beste und zugleich einfachste Möglichkeit, die Liquidität zu sichern, besteht darin, den Geldzufluss aus der operativen Tätigkeit zu verwenden. Ist diese Quelle versiegt, weil keine Aufträge oder keine Kunden vorhanden sind, brauchen wir uns nicht über Sicherung der Liquidität, sondern über Liquidierung des betroffenen Unternehmens unterhalten.

Ist ausnahmslos ALLES fakturiert?

Die erste Frage, die man sich zum Thema Sicherung der Liquidität stellen sollte, lautet daher: Sind für ausnahmslos alle fakturierbaren Geschäftsvorfälle entsprechende Ausgangsrechnungen erstellt und pünktlich zugestellt worden? Gerade bei kleineren Betrieben, die in der operativen Tätigkeit ertrinken und zugleich keinen kaufmännischen Daumen haben, liegen die fertigen Aufträge wochen- oder monatelang herum. Irgendwann erbarmt sich der meist mitarbeitende Ehepartner dann zur Fakturierung – oftmals war das zur Sicherung der Liquidität zu spät.

Eine bedeutsame Frage ist auch, ob die Ausgangsrechnungen wunschgemäß zugestellt wurden. Kunden haben verständlicherweise ihre eigenen Prozesse, um Eingangsrechnungen zu bearbeiten. Da gibt es den technisch versierten Kunden, der ein Upload-Portal hat oder den digital versierten Kunden, der eine automatisch verarbeitende E-Mail-Adresse hat oder den analogen Kunden, der eine Papierrechnung an die Postfachadresse wünscht. Bedarfsgerechte Kunden-Stammdaten sind hier elementar.

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Fokus auf teilfertige Aufträge

Nicht nur die fertigen Aufträge können – wenn sie fakturiert sind – einen Beitrag zur Sicherung der Liquidität leisten. Auch die teilfertigen Aufträge können zur Sicherung beisteuern. Dann nämlich, wenn sie mit Fokus und Nachdruck (Multitasking ist nachweislich ineffizient) fertiggestellt werden. Der Unternehmer tut gut daran, die fast fertigen „Baustellen“ abzuschließen, damit die Rechnungen an den Kunden gehen können.

Lassen sich die Aufträge nicht fertigstellen und liegen die Gründe hierfür auf Seiten des Kunden, könnte eine Liquiditätssicherungsmaßnahme darin bestehen, eine außertourliche Abschlags-Rechnung zu verhandeln.

Vorhersage des Zuflusszeitpunkts

Auch wenn alle Vorgänge fakturiert und die Rechnungen zuverlässig zugestellt sind, gehört zur Sicherung der Liquidität die Fähigkeit, jederzeit und möglichst genau eine Vorhersage der Geldzugänge abgeben zu können. Die betrieblichen Systeme müssen in der Lage sein, die Frage zu beantworten, wann, wer, wieviel bezahlen wird. Wurde eine Nettofälligkeit vereinbart, kann die Prognose über den Zufluss des Rechnungsbetrags recht gut erfolgen. Wurden Skontofristen eingeräumt, besteht ein höherer Grad an Unsicherheit – zumindest über den Zeitpunkt des Geldeingangs.

In beiden Fällen müssen diese Rahmenbedingungen zuerst dem Kunden bekannt sein (auf der Rechnung gut sichtbar aufgedruckt?) und in die Auswertungssysteme (Finanzbuchhaltung, ERP-System) mit zuverlässiger Datenqualität übergeben worden sein. Ist lediglich der Vertreter der steuerberatenden Berufe Herr dieser Daten, wird es schwer, die Geldzugänge jederzeit vorhersagen zu können.

Mahnwesen optimieren

Die Vorhersage von Zahlungseingängen kann noch so gut sein; oftmals wird sie am Kundenverhalten scheitern. Dann nämlich, wenn der Kunde ein Verhalten – die pünktliche Zahlung seiner Verbindlichkeiten – unterlässt. Dann kommt das Mahnwesen – sofern vorhanden und einsatzbereit – zum Einsatz. Auch hier können Maßnahmen zur Optimierung des Prozesses die Sicherung der Liquidität unterstützen.

In der digitalen Zeit können individuell und freundlich formulierte Mahn-E-Mails automatisiert versendet werden und zumindest die Debitoren, die wegen Schusseligkeit ihre Verpflichtungen nicht erfüllen, zur Zahlung animiert werden.

Thema Datenqualität

Natürlich müssen auch die systemseitig verwendeten Zahlungsbedingungen korrekt sein. Wenn standardgemäß eine Woche als Zahlungsfrist ermittelt und aufgedruckt ist, mit dem Kunden aber 4 Wochen vereinbart wurden, ist es nicht verwunderlich, wenn die Liquidität frühestens in 4 Wochen auf dem Konto für Entlastung sorgt und somit bis dahin keinen zuverlässigen Beitrag zur Sicherung der Liquidität leistet.

Sind diese Grundlagen erfüllt, können aber auch nachträgliche Änderungen von Zahlungsbedingungen zu Stockungen beim Geldzufluss führen. Verhandelt ein großer Kunde neue – natürlich dann längere – Zahlungsbedingungen, muss auch prozesstechnisch gewährleistet sein, dass diese liquiditätsrelevante Information in den Berechnungssystemen ankommt und dann zutreffend Anwendung findet.

Gar mancher Unternehmer mag in Ermangelung einer Berichtigung von geänderten Zahlungsbedingungen noch einige Zeit „falsch“ fakturiert haben.

Zahlungsausfälle – soll’s auch geben?!

Liegen nun alle Daten in der entsprechenden Qualität vor, stellt sich die Frage, ob Zahlungsausfälle bei allen Überlegungen auch einkalkuliert wurden. Es wird wenig Unternehmen geben, die über einen längeren Zeitpunkt all die fakturierten Beträge als Zahlungseingang verbuchen können. Im Rahmen der Pauschalwertberichtigung wird in der Regel ein konstanter Wert (0,5 % – 1 %) bei der Bilanzierung zum Abzug gebracht; erfolgt dies auch bei der Liquiditätsvorausschau?

Ein pauschaler, geringfügiger Ausfall von 0,5 bis 1,0 Prozent wird bei der Frage der Sicherung der Liquidität nicht entscheidend sein. Was aber ist mit den Aufträgen, bei denen sich Zahlungs-Ungemach ankündigt, weil der Kunde vehement reklamiert oder selbst in finanziellen Schwierigkeiten ist? Finden diese nicht unwesentlichen Informationen bei der Liquiditätsvorausschau Berücksichtigung? Oder gaukelt die Finanzbuchhaltung dem Unternehmer trotz widriger Umstände noch einen 100%-Zahlungseingang vor?

Liquidität kann auch schmelzen

Auch wenn kein Zahlungsausfall droht, sollte sich der vorsichtige Kaufmann die Frage stellen, ob der Geldeingang vollumfänglich zur Sicherung der Liquidität erhalten bleibt. Die Tatsache, dass eine enthaltene Umsatzsteuer in der Regel zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt abzuführen ist, wird den meisten Unternehmern bekannt und bewusst sein.

Aber möglicherweise führen betriebsindividuelle Besonderheiten wie Abführungsverpflichtung im Rahmen von Lizenz- oder Provisionsvereinbarungen dazu, dass zumindest gedanklich die Liquiditätszugang anteilig zusammenschmilzt. Oder aber stillschweigende oder geduldete Stundungen können wieder zum Leben erwecken und Zahlungseingänge wieder schmelzen lassen.

Da ist es natürlich äußerst ungut, wenn der Liquiditätszuwachs – der bald schmelzen wird – fest für andere Ausgaben eingeplant wurde.

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Zusammenfassung

Ohne auf moderne oder bankintensive Instrumente zur Sicherung der Liquidität zurückgreifen zu müssen, gibt es auch ganz zu Beginn des Liquiditätsprozesses ausreichende Möglichkeiten, die Zahlungsfähigkeit von Unternehmen zu optimieren. Es muss daher nicht immer der große Sprung sein, um bei der Liquidität etwas zu erreichen.

Oftmals sind es die einfachen Dinge, die viel bewirken können. Und mit diesen einfachen Schritten ließe sich sicherlich auch ein ungeplanter Spontan-Vortrag auf einem Kongress befüllen – ohne unerwartete Stress-Situation.

Eine simple aber effektive Möglichkeit, die Liquidität einer Privatperson – ob Angestellter oder Unternehmer – zu managen, zeigt der Blog-Beitrag „Mit dem Kontenmodell Liquidität privat sichern: das JARS Money Management System„.

Der Beitrag Sicherung der Liquidität – schnell mal was dazu erzählen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.