Auch KI kann in der Buchhaltung im Kleinen beginnen, bevor man die Einführung umfangreicher Systeme anstrebt. In diesem Artikel möchte ich daher praxisorientierte Empfehlungen vorstellen, die auf meiner Erfahrung basieren und durch kleine, aber wirkungsvolle Veränderungen für Ihre Buchhaltung bieten.

Bitte beachten Sie: Bei einfachen KI-Systemen sind Fehler nicht ausgeschlossen, da diese Systeme nur nach bestem Wissen Antworten generieren und dieses Wissen hängt von den Daten ab, auf denen diese trainiert wurden. Dieser Artikel soll zeigen, dass KI in der Buchhaltung bei typischen Aufgaben unterstützen kann. Gerade bei einfachen KI-Tools, die nicht speziell für den Einsatz im kaufmännischen Einsatz trainiert und konfiguriert wurden, sollten Sie mit einem geschulten buchhalterischen Blick die Ergebnisse kritisch prüfen.

Was ist KI in der Buchhaltung?

Auch ohne große Software kann man sich bei der täglichen Buchhaltung von Künstlicher Intelligenz (KI) unterstützen lassen, insbesondere Large Language Models (LLMs) haben den Zugang zu KI besonders einfach gemacht. Diese KI-gestützten Modelle bieten jeder Person eine Vielzahl von Möglichkeiten, repetitive Aufgaben zu automatisieren und Prozesse effizienter zu gestalten.

Über den Autor

Christopher Helm studierte BWL an der Universität Mannheim und Quantitative Finance an der TU München. Trotz der Bezeichnung als „Nerd“ durch die Frankfurter Allgemeine Sonntagszeitung im Jahr 2015 zeigte der autodidaktische Programmierer nie Interesse an Harry Potter oder Computerspielen. Getreu seinem Kindheitstraum, Gärtner zu werden, fördert er das Wachstum intelligenter Systeme durch KI-Technologie. Seine Artikel sind bewusst ohne KI erstellt.

LLMs, die auf natürlicher Sprachverarbeitung basieren, können viele Aufgaben übernehmen, die traditionell manuell erledigt werden müssen. Dies kann für Buchhalter eine Erleichterung darstellen. Dabei gibt es jedoch auch Herausforderungen, die berücksichtigt werden müssen, wie die sogenannten „Halluzinationen“ der KI. Diese Fehler können auftreten, wenn die Modelle aufgrund von unscharfen Trainingsdaten ungenaue oder falsche Informationen liefern.

Es gibt eine Reihe von LLM-Anbietern, die spezialisierte Lösungen für Unternehmen entwickeln. Diese Modelle haben das Potenzial, alltägliche Aufgaben im Rechnungswesen zu erleichtern, erfordern jedoch präzise Vorgaben und menschliche Kontrolle, um Fehler zu vermeiden. Für den folgenden Leitfaden benötigen Sie nur einen Account bei einem von diesen Anbietern.

Wie nutze ich KI in der Buchhaltung?

1. Chatbot starten: Öffnen Sie den Chatbot über die entsprechende Anwendung oder Webseite. Meist gibt es ein Eingabefeld, in das Sie direkt schreiben können.
2. Fragen stellen: Sie können dem Chatbot direkt Fragen stellen, wie „Wie buche ich eine Eingangsrechnung?“ oder „Was ist der aktuelle Steuersatz?“ Der Chatbot wird Ihnen mit Antworten auf Basis von Daten und Regeln aus der Buchhaltung antworten.
3. Arbeit an den Chatbot übertragen: Formulieren Sie Ihre Fragen so klar wie möglich. Geben Sie Hinweise, die Sie auch einem Auszubildenden nennen würden, wenn Sie Ihre Aufgabe an diesen übergeben würden.
4. Verständnis der Antworten: Der Chatbot wird Ihnen häufig einfach strukturierte Antworten geben, um Ihnen zu helfen, ohne dass Sie tiefgehendes Fachwissen benötigen. Falls eine Antwort unklar ist, können Sie einfach nach weiteren Erklärungen fragen. Wenn Sie die richtigen Rückfragen stellen, fällt dem Chatbot manchmal selbstständig auf, dass er Fehler gemacht hat. Wenn dies nicht der Fall ist, helfen Sie dem Chatbot und weisen Sie ihn direkt auf Unstimmigkeiten hin und bitten Sie um eine Überarbeitung.

6 Beispiele, wie LLMs in der Buchhaltung unterstützen können

1. Offene Posten analysieren

In der Buchhaltung können KIs als Unterstützung für Dateneingaben, Analyse und Beratung dienen. Allerdings erfordert es präzise Anweisungen und menschliche Kontrolle, um verlässliche Ergebnisse zu erzielen. Die Integration dieser Technologien kann schrittweise erfolgen, was bedeutet, dass selbst kleine Veränderungen eine erhebliche Wirkung haben können.

Im folgenden Video zeigen wir Ihnen konkret, wie Sie mit einem Chatbot eine offene Postenliste analysieren. Sie erhalten klare Schritt-für-Schritt-Anweisungen, die Ihnen helfen, die Funktionalitäten von KI in Ihrer täglichen Buchhaltung zu nutzen. Schauen Sie sich das Video an und entdecken Sie, wie Sie diese Technologie effizient einsetzen können, um Ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren.

2. Bilanzen interpretieren mit Screenshot aus dem Bundesanzeiger

Stellen Sie sich vor, sie möchten eine Bilanz aus dem Bundesanzeiger anhand eines Screenshots analysieren und interpretieren.

Prompt
Bitte analysiere die folgende Bilanz und gib eine Zusammenfassung der finanziellen Situation des Unternehmens. Achte dabei auf Kennzahlen wie Eigenkapitalquote, Liquidität und Rentabilität.

Ergebnis

Die Bilanz der Kliniken Allianz München GmbH zum 31. Dezember 2021 zeigt, dass die Summe der Aktiva und Passiva jeweils 393.565,58 € beträgt.

• Eigenkapital: 64.534,86 € Eigenkapitalquote: (64.534,86 € / 393.565,58 €) × 100 ≈ 16,4 %

• Eine Eigenkapitalquote von 16,4 % weist auf eine moderate finanzielle Stabilität hin.

• Umlaufvermögen: 226.033,87 € Verbindlichkeiten: 202.494,11 € davon kurzfristige Verbindlichkeiten: 5.000,00 €

• Die langfristigen Verbindlichkeiten belaufen sich auf 197.494,11 €.

• Liquiditätsquote: (226.033,87 € / 202.494,11 €) ≈ 1,12

• Eine Liquiditätsquote von 1,12 zeigt, dass das Unternehmen in der Lage ist, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten zu decken.

• Jahresüberschuss: 43.902,35 €

Die moderate Eigenkapitalquote und eine Liquiditätsquote über 1 deuten darauf hin, dass die finanzielle Stabilität des Unternehmens insgesamt positiv ist.

Hinweis: Auch hier ist Vorsicht geboten, da die Interpretation durch ein LLM je nach Qualität des Screenshots und der Trainingsdaten fehlerhaft sein kann. Eine nachfolgende Überprüfung durch einen Fachmann ist immer notwendig.

3. Mahnliste analysieren

Nehmen Sie an, dass Sie fällige Debitoren für die Geschäftsleitung analysieren. Wir verwenden die anonymen Daten aus der Autohaus A-Trainer Mahnliste.

Prompt
Hier ist eine Mahnliste, bitte erstelle für mich als Maximilian Korn eine Auswertung, die ich der Geschäftsführung als E-Mail senden kann. Die Geschäftsführung hat wenig Zeit, stelle daher nur heraus, was für die Geschäftsführung wichtig ist. Beachte die Debitoren, mit denen ein Gespräch geführt werden sollte. Formatiere als Fließtext für Entscheider und berücksichtige den Tag des Exports im Verhältnis der Fälligkeit.

Ergebnis

Betreff: Auswertung der Mahnliste

Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei erhalten Sie eine kurze Auswertung der aktuellen Mahnliste, die am 05. Februar 2008 exportiert wurde.

Dringliche Debitoren

• Nachname, Vorname (Debitor 10025): Gesamtsumme von 928,00 € (Fälligkeit bereits seit 27.04.2006). Gespräche sollten priorisiert werden, um eine Klärung herbeizuführen.

• Schreiner, Frank (Debitor 10021): Offene Beträge von insgesamt 68,62 € aus zwei Rechnungen. Fälligkeit am 22.01.2008. Ein Follow-up ist notwendig.

• Acker, Jens (Debitor 10039): Mehrere offene Beträge, summierend auf 55.681,31 €, mit Fälligkeiten bereits am 10.12.2007. Dringende Kontaktaufnahme empfohlen.

Mahnstufen

• Debitor 10025 befindet sich in Mahnstufe 3, was eine sofortige Reaktion erforderlich macht.

• Debitor 10021 in Mahnstufe 1 und Debitor 10039 in Mahnstufe 2. Gespräche sollten zeitnah geführt werden.

Angesichts der betroffenen Beträge und Fälligkeiten ist eine zeitnahe Klärung dieser offenen Posten entscheidend für die Liquidität des Unternehmens.

Mit freundlichen Grüßen

Maximilian Korn

4. Eine Mahnung per KI basierend auf einer Rechnung formulieren

Folgender Fall könnte auftreten, wenn eine Firma keinen automatischen Mahnprozess in der Buchhaltungssoftware nutzt: Ein Buchhalter muss einen Kunden per E-Mail mahnen.

Prompt
Bitte verfasse eine höfliche E-Mail, in der du auf die im Screenshot dargestellte Rechnung Bezug nimmst und diese erstmalig mahnst.

Ergebnis

Betreff: Erste Mahnung zur Rechnung Nr. 2015-1234

Sehr geehrter Herr Mustermann,

ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Hiermit möchte ich auf die Rechnung Nr. 2015-1234 Bezug nehmen, die am 07.08.2015 ausgestellt wurde. Der Gesamtbetrag von 1.800,00 € war bis zum 14.08.2015 zur Zahlung fällig.

Leider habe ich bis heute keinen Zahlungseingang verzeichnen können. Ich möchte Sie daher höflich bitten, den ausstehenden Betrag in Kürze zu begleichen.

Sollten Sie die Rechnung bereits überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Ansonsten stehe ich Ihnen bei Fragen oder Unklarheiten jederzeit gerne zur Verfügung.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Mit besten Grüßen,

Max Mustermann

Hinweis: LLMs sind nützlich bei der Erstellung von Standard-E-Mails, jedoch sollte der generierte Text immer auf den spezifischen Kontext überprüft werden, um eine vollständige und genaue Kommunikation sicherzustellen.

5. Pflichtangaben in Rechnungen automatisch prüfen

Ein Buchhalter erhält täglich Rechnungen, die automatisch erfasst und geprüft werden sollen.

Prompt
Erstelle eine detaillierte Zusammenfassung der Rechnung, die den Rechnungsbetrag, die Mehrwertsteuer und den Lieferanten umfasst. Achte auf potenzielle Fehler wie doppelt berechnete Artikel oder fehlende Angaben.

Ergebnis

Hier ist eine Tabelle, die die relevanten Informationen der Rechnung in Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) überprüft:

Hinweis: Automatisierung durch LLMs kann die Effizienz steigern, jedoch sollten die Ergebnisse immer manuell überprüft werden, um Fehler in der Erfassung zu vermeiden.

Fazit

LLMs bieten gute Möglichkeiten zur Automatisierung von Tätigkeiten in der Buchhaltung und Unterstützung von Aufgaben im Bereich der Buchhaltung. Dennoch ist es entscheidend, die von KI-gestützten Modellen gelieferten Ergebnisse stets kritisch zu hinterfragen und durch qualifizierte Fachkräfte zu validieren. So können Unternehmen die Vorteile von KI nutzen, während sie gleichzeitig die Qualität und Genauigkeit ihrer Buchhaltungsprozesse sicherstellen.

6. Einen Buchungssatz mit KI erstellen

Sie möchten herausfinden, wie Sie ein hochpreisiges Geschenk an eine Geschäftspartner buchen.

Prompt
Für eine Kapitalgesellschaft im deutschen Standardkontenrahmen (SKR03) möchte ich ein Geschenk an einen Geschäftspartner im Inland über 120 EUR brutto buchen. Erstelle den Buchungssatz.

Ergebnis in der ersten Version

Hinweis: LLMs können hierbei sehr hilfreich sein, jedoch müssen Buchungssätze stets überprüft werden, da KI-Modelle gelegentlich Fehler oder »Halluzinationen« produzieren können, die die Qualität und Richtigkeit der Ergebnisse beeinträchtigen. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die Trainingsdaten der KI nicht tagesaktuell sind. Daher kann es sein, dass die jüngste Rechtsprechung nicht berücksichtigt wird. Wenn Sie den Verdacht haben, dass ein Fehler vorliegt, können Sie z. B. eine Rückfrage stellen.

Rückfragen stellen

Wie man mit einem geschulten Blick in dem letzten Beispiel sieht, können Antworten Fehler enthalten. Hier lohnt es sich, erneut nachzufragen und das Ergebnis infrage zu stellen.

Prompt
Ist das nach aktueller Rechtsprechung wirklich korrekt?

Ergebnis in der zweiten Version

Zusammenfassung KI in der Buchhaltung

Wie man an den Beispielen sieht, bleibt Ihr geschulter buchhalterischer Blick auch in Zukunft relevant. Gerade bei Systemen, die nicht speziell für die Anwendung in der Finanzabteilung konfiguriert sind, sind Fehler nicht ausgeschlossen. Dennoch bieten die genannten Alltagsbeispiele gute Möglichkeiten, sich mit KI in der Buchhaltung vertraut zu machen und Anwendungsfälle zu identifizieren, die durch KI-Experten qualitativ optimiert und automatisiert werden können.

Der Beitrag KI in der Buchhaltung – 6 Beispiele aus der Praxis wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Dieses Inventurvereinfachungsverfahren erlaubt es Unternehmen, die Bestandsaufnahme flexibler und effizienter zu gestalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die permanente Inventur funktioniert, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und welche konkreten Vorteile sie Ihrem Unternehmen bringen kann. Damit Ihre nächste Inventur nicht lästig, sondern effizient und wirkungsvoll ist.

Was ist eine permanente Inventur (Definition)?

Definition

Die permanente Inventur zählt im Handelsrecht zu den vereinfachten Inventurverfahren; anwendende Unternehmen können also damit die lästige körperliche Bestandsaufnahme einfacher gestalten. Die Bestände werden hierbei einmal im Jahr – nicht zwangsläufig zum Inventurstichtag – erfasst, indem sie wie üblich gezählt, gemessen und gewogen werden. Für verschiedene Warengruppen können sogar verschiedene Termine verwendet werden.

Die für den Jahresabschluss erforderlichen Bestände zum Stichtag werden dann – ausgehend vom erfassten Bestand – durch Fortschreibung ermittelt. Die permanente Inventur ist daher eine fortlaufende Inventur.

Die Besonderheit besteht dabei in zwei Punkten:

• der Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme kann von den Betrieben frei gewählt werden, beispielsweise auch zum Mittwoch, den 15.05.2024
• Bestandsveränderungen nach der Aufnahme (Zu- und Abgänge) werden über das elektronische Lagerbuch fortgeschrieben

Die Voraussetzungen und Bedingungen für die Durchführung einer permanenten Inventur sind anspruchsvoll. Dieses Inventurvereinfachungsverfahren kann nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems oder einer effizienten Lagerbuchhaltung realisiert werden.

Praxistipp

Da der Zeitpunkt die körperliche Aufnahme im Rahmen der permanenten Inventur frei bestimmt werden kann, können Sie einen Termin wählen, bei dem die Läger einen niedrigen Bestand haben. Dies kann nach einem Abverkauf, nach der Produktion eines Großauftrags und vor einer Saison-Belieferung sein.

Darüber hinaus ist laut Definition die permanente Inventur nicht für alle Warengruppen und Vorräte zulässig. Ausgeschlossen ist diese Inventurvereinfachung:

• bei wertvollen Gegenständen und Waren
• bei Beständen mit (üblichen) unvorhersehbaren Verlusten, wie zum Beispiel durch Schwund, Verdunstung, Verderb oder Zerbrechlichkeit

Hier gibt es aber keine fixen Obergrenzen oder Prozentwerte – wie so oft kommt es auf den Einzelfall an. Unternehmer sind in jedem Fall gut beraten, hier Nachweise und Datenmaterial in der Schublade zu haben, um einen Betriebsprüfer darlegen zu können, wie hoch beispielsweise die Verluste sind und im welchem Rahmen das stattfindet.

Permanente Inventur – diese (gesetzlichen) Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Die permanente Inventur wird nur anerkannt, wenn Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass die Bestände jederzeit aktuell sein müssen, um die prüfenden Blicke einer Betriebsprüfung standhalten zu können. Nur dann können sie am Ende des Wirtschaftsjahres ohne erneutes Zählen, Messen und Wiegen in die Bilanz übernommen werden.

Beispiel

Das Produktionsunternehmen Inven TUI möchte als Inventurvereinfachungsverfahren die permanente Inventur nutzen. Die Fortschreibung der Bestände im ERP-System erfolgt prozessbedingt immer zum Quartalsende; dies soll auch bei Anwendung der Inventurvereinfachung so beibehalten werden.

Da die Bestände durch die verzögerte Fortschreibung – auch wenn die körperliche Erfassung zum gewählten Stichtag einwandfrei war – nicht jederzeit aktuell sind, ist die Haupt-Voraussetzungen für die permanente Inventur nicht erfüllt.

Vereinfachung und mehr Flexibilität bei der körperlichen Inventur werden mit diesem Verfahren nur gewährt, wenn die Unternehmen die strengen Anforderungen an die laufende Bestandsfortschreibung erfüllen. Die permanente Inventur ist nur dann erlaubt, wenn die Betriebe

• ein qualifiziertes und dokumentierendes Lagerbuch (ERP-System) für alle Zu- und Abgänge vorweisen,
• die Daten der Lagerbuchhaltung korrekt und zeitnah erfassen,
• die elektronischen Bestände auf dem neuesten Stand halten,
• Zu- und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge auflisten,
• die dazugehörigen Belege und Nachweise zwei Jahre aufbewahren,
• mindestens einmal im Jahr eine ordnungsgemäße körperliche Inventur durchführen, um Ist- und Buchbestände abzugleichen,
• Inventurdifferenzen dokumentiert verbuchen,
• das Fortschreiben der Bestände durch unregelmäßige und dokumentierte Überprüfungen (Einzel-Inventur einzelner Teil-Bestände) prüfen,
• Stichprobenverfahren nicht zum Einsatz kommen,
• Inventurprotokolle und -dokumentationen zehn Jahre aufbewahren.

Permanente Inventur: Vorteile in der Praxis

Sind Unternehmen in der EDV gut aufgestellt und erfüllen die gesetzlichen Voraussetzungen für die permanente Inventur, sollten sie dieses Inventurvereinfachungsverfahren in Betracht ziehen. Besonders in Bezug auf die Kosten überwiegen die Vorteile klar die Nachteile.

Die permanente Inventur gewährt den Unternehmen laut Definition größtmögliche unternehmerische Freiheit. Sie haben die Flexibilität, die körperliche Inventur nach eigenem Zeitplan durchzuführen und können einzelne Posten sowie Warengruppen zu unterschiedlichen Terminen erfassen. Der übliche Zeitdruck entfällt, da die Bestandsaufnahme nicht – wie bei der zeitnahen Stichtagsinventur – unmittelbar rund um den Bilanzstichtag erfolgen muss.

Diese Flexibilität ist ein wesentlicher Grund, warum viele Unternehmen die permanente Inventur trotz der hohen gesetzlichen Anforderungen nutzen. Nachfolgend werden die Vorteile nochmals aufgeführt:

• körperliche Bestandsaufnahme zu festgelegten Zeitpunkten
• keine oder nur geringe Störungen des Ablaufs (Stillstände, Schließungen) während der Inventur
• bessere Qualität der Aufnahme durch weniger (Zeit-) Druck
• EDV-gesteuerte Automatisierung der Buchungen sind möglich
• optimale Planbarkeit des Personaleinsatzes für die Bestandsaufnahme
• geringere Inventurkosten (z.B. weil keine externen Hilfskräfte nötig sind)
• durch die permanente Inventur fallen (schleichende) Inventurdifferenzen schneller auf
• zuverlässige und genaue Informationen zu den Lagerbeständen für das Management

Kein Licht ohne Schatten: Nachteile der permanenten Inventur

Die permanente Inventur bietet zweifelsohne zahlreiche Vorteile für Unternehmen, es müssen aber auch die potenziellen Nachteile betrachtet werden. Einer der Hauptnachteile liegt in den insgesamt höheren Kosten, die mit der permanenten Inventur und seinen technischen Anforderungen verbunden sind. Durch den regelmäßigen Buchungs-Prozess können sich Personalkosten erhöhen und zusätzliche qualifizierte Ressourcen gebunden werden.

Ein weiterer Nachteil ist eine mögliche erhöhte Fehleranfälligkeit im Vergleich zur Stichtagsinventur. Da die permanente Inventur kontinuierlich und im routinierten Tagesgeschäft erfolgt, besteht eine größere Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Unstimmigkeiten. Dies kann zu falschen Lagerbeständen führen und letztendlich die Genauigkeit der Bestandsaufnahme beeinträchtigen. Die Prozesse in der Warenwirtschaft müssen zweifellos einwandfrei funktionieren.

Zudem kann die permanente Inventur auch zu einer höheren Belastung der Mitarbeiter führen. Der fortlaufende Inventurprozess erfordert eine konstante Überwachung und Kontrolle, was zusätzlichen, regelmäßigen Druck auf das Personal ausüben kann.

Es ist daher wichtig, die Vor- und Nachteile der permanenten Inventur sorgfältig abzuwägen und individuell zu entscheiden, welches Inventursystem am besten zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt.

Andere Inventurverfahren in der Praxis

Abhängig von der Branche und der Art der Güter kommen unterschiedliche Inventurverfahren zur Bestandserfassung in Betracht. Obwohl die permanente Inventur einige Vorteile bietet, ist sie nicht für alle Unternehmen und für alle Fälle anwendbar.

Ein bekanntes Verfahren ist die Stichprobeninventur, bei der nur bestimmte Teile des Bestands überprüft werden, um auf Basis dieser Daten den Gesamtbestand zu schätzen. Dies kann zeitsparend sein, erfordert jedoch eine genaue Planung und Durchführung.

Eine weitere Möglichkeit ist die die zeitnahe Stichtagsinventur und die zeitverschobene Inventur, auch vor- oder nachgelagerte Inventur genannt. Diese beiden Verfahren bieten Unternehmen eine gewisse zeitliche Flexibilität bei der Bestandsaufnahme, jedoch deutlich weniger als die permanente Inventur.

Die zeitnahe Stichtagsinventur erlaubt eine Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag. Die zeitverschobene Inventur gewährt einen Zeitraum von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag. Unternehmen müssen die ermittelten Bestände dann entsprechend auf den Stichtag fortschreiben oder zurückrechnen

Für Unternehmen gilt es, alle Inventurverfahren zu kennen und im Hinblick auf betriebsbedingte Besonderheiten und technische Infrastruktur abzuwägen. Ziel muss es sein, einen guten Mix zu finden und die Verfahren auszuwählen, die den Unternehmen eine höchstmögliche Effizienz und Genauigkeit zusichern. Bei allen Überlegungen müssen jedoch auch die Anforderungen und Erwartungen der Steuerbehörden ins Kalkül gezogen werden.

Zusammenfassung

Die permanente Inventur ist eine attraktive Option für Unternehmen, die bei der Pflichtübung „Inventur“ Flexibilität und Effizienz suchen. Durch die Möglichkeit, den Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme frei zu wählen, lassen sich Inventurprozesse optimal planen und Abläufe im Betrieb nur minimal stören.

Zudem ermöglicht die fortlaufende Erfassung und Fortschreibung der Bestände eine höhere Genauigkeit und eine zeitnahe Anpassung an aktuelle Lagerbestände. Unternehmen, die die technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllen, können von reduzierten Inventurkosten und einer verbesserten Planbarkeit profitieren.

Allerdings ist dieses Verfahren mit erhöhten Anforderungen an die EDV und das Personal verbunden und birgt unter Umständen das Risiko einer höheren Fehleranfälligkeit. Es ist daher entscheidend, die individuellen Bedürfnisse und Rahmenbedingungen des Unternehmens sorgfältig zu prüfen, um zu entscheiden, ob die permanente Inventur die beste Wahl ist. Trotz ihrer zahlreichen Vorteile ist sie nicht für alle Warengruppen und Betriebssituationen geeignet.

Unternehmen sollten daher auch alternative Inventurverfahren in Betracht ziehen, um einen effizienten und genauen Bestandsabgleich sicherzustellen.

Der Beitrag Permanente Inventur – Vorteile dieses Inventurverfahrens im Unternehmen nutzen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Doch wie kann die Datenqualität im Unternehmen in den Köpfen der Führungskräfte und Mitarbeiter erfasst und verstanden werden? Dieser Blogbeitrag behandelt das Thema Datenqualität aus betriebswirtschaftlicher Sicht und verdeutlicht die Qualität der Daten anhand 11 Kriterien. Zudem wird auf die Möglichkeiten zum Messen und Verbessern des Datenschatzes eingegangen.

Einwandfreie Daten sind der Grundstein für vertrauenswürdige und aussagekräftige Informationen – ein Schlüsselfaktor für den Erfolg jedes Unternehmens.

Datenqualität: Definition – Was ist Datenqualität?

Datenqualität bezeichnet die Güte und Verlässlichkeit von Daten (Zustand) für den vorgesehenen Verarbeitungs- und Verwendungszweck in Bezug auf diversen Kriterien wie Genauigkeit, Vollständigkeit, Konsistenz, Aktualität und Relevanz. Eine hohe Datenqualität stellt sicher, dass die Daten frei von Fehlern, unnötigen Doppelungen (Redundanzen) und Widersprüchlichkeiten (Inkonsistenzen) sind, um vertrauenswürdige und aussagekräftige Informationen zu gewährleisten.

Die Daten von Unternehmen sind Aktivposten – vergleichbar mit technischen Anlagen und Maschinen. Die besitzen einen Wert, der zum Unternehmenserfolg beiträgt. Je höher die Qualität der Daten dabei ist, desto wahrscheinlicher ist die gewinnbringende Nutzung der Daten. Die Datenqualität sollte daher regelmäßigen Analysen unterliegen, bevor sie in die Verarbeitung und Grundlage für unternehmerische Entscheidungen werden.

Schlechte Datenqualität – Was sind die Folgen?

Unter schlechter Datenqualität versteht man in einem Unternehmen das Vorhandensein von fehlerhaften, unvollständigen oder veralteten Informationen. Dies kann zu einer Vielzahl von negativen Auswirkungen führen und den Geschäftserfolg erheblich beeinträchtigen.

Ein Hauptproblem schlechter Datenqualität ist der Verlust an Vertrauen bei Kunden und Partnern. Wenn beispielsweise falsche Kontaktdaten gespeichert sind oder Bestellungen aufgrund unvollständiger Produktinformationen fehlerhaft bearbeitet werden, leidet die Glaubwürdigkeit des Unternehmens. Kunden könnten abwandern und Partnerschaften gefährdet sein, was sich langfristig negativ auf den Absatz auswirkt.

Des Weiteren kann eine mangelnde Datenqualität zu ineffizienten Arbeitsprozessen führen. Mitarbeiter müssen unnötige Zeit mit der Korrektur von Fehlern oder dem Suchen nach richtigen Informationen verbringen. Dadurch werden nicht nur wertvolle Ressourcen verschwendet, sondern es besteht auch ein erhöhtes Risiko für Fehler. Diese können wiederum zu weiteren Problemen wie etwa Lieferverzögerungen oder Qualitätsmängeln führen.

Beispiel

Durch einen Softwarefehler beim E-Commerce Unternehmen LosKaufDas KG wurden Kundendaten teilweise falsch gespeichert, sodass Rechnungs- und Lieferadressen nicht korrekt übermittelt wurden. Als Resultat kam es vermehrt zu kostenpflichtigen Rücksendungen und Beschwerden, was einen erheblichen Kundenservice-Aufwand verursachte.

Zusätzlich wurden Bestellungen verzögert bearbeitet, da die richtigen Informationen erst manuell recherchiert werden mussten. Infolgedessen sank das Kundenvertrauen und die LosKaufDas KG verzeichnete durch die mangelhafte Datenqualität einen spürbaren Umsatzrückgang.

Schlechte Datenqualität kann aber auch in andren Unternehmensbereichen negative Folgen haben, beispielsweise:

• fehlerhafte Produktionsdaten führen zu Ausschuss-Produktionen
• Umsatzrückgänge durch falsche Preise in den Datensystemen
• erhöhte Versandkosten durch Mehrfachbelieferungen
• unnötige Kontaktaufnahme bei Kunden durch falsche Datenbestände
• unnötige Lagerbestände durch fehlerhafte Bedarfsermittlung
• falsche Management-Entscheidungen
• verzögerter Geldeingang durch unzureichende Daten bei den Zahlungsbedingungen
• geringere Mitarbeiterproduktivität durch manuelles Nacharbeiten
• Schwächung der Unternehmensreputation durch Datenpannen
• Höhere Kosten für die Datenbereinigung

Kriterien für Datenqualität

Erfahrungsgemäß werden die nachfolgenden 11 Datenqualitätskriterien (Data Quality Dimensions) zur Beurteilung der Datenqualität angewendet. In den meisten Fällen erfolgt jedoch nicht die gleichzeitige Anwendung aller Kriterien, sondern es wird eine Auswahl entsprechend des Sinns und Zwecks getroffen.

Insbesondere bei der erstmaligen Festlegung von Datenqualitätskriterien wird empfohlen, die offensichtlichsten 2 bis 3 Datenqualitätskriterien zu verwenden. Erfahrungsgemäß bestehen diese in der Regel aus den ersten 6 aufgeführten Kriterien. Im Laufe der Zeit können zusätzliche Kriterien im Rahmen eines iterativen Prozesses und einer erhöhten Lernkurve hinzugefügt werden.

Vollständigkeit

Das Kriterium der Vollständigkeit ist erfüllt, wenn alle unbedingt notwendigen und geforderten Bestandteile (Attribute) im entsprechenden Datensatz vorhanden sind. Die erforderlichen Attribute werden sowohl durch die Pflichteingabefelder als auch durch individuell geforderte Zusatzfelder definiert.

Zum Beispiel ist eine Kundennummer ein Pflichteingabefeld zur eindeutigen Identifizierung und Unterscheidung. Während ein Kundenname mehrfach vorkommen kann (z.B. die Huber KG in München und die Huber KG in Nürnberg), darf eine Kundennummer niemals doppelt vorhanden sein. Auf der anderen Seite benötigt ein Kunden-Datensatz zur Vollständigkeit keinen Eintrag im Datenfeld „Postfach“, da nicht alle Kunden ein Postfach besitzen.

Das Datensatz-Attribut „Kundennummer“ hingegen identifiziert den Kunden und muss (Vollständigkeit) immer vorhanden sein.

Eindeutigkeit

Jeder einzelne Datensatz muss eindeutig interpretierbar sein, sowohl für sich allein als auch im Vergleich zu anderen Datensätzen. Wenn es beispielsweise in einer Datenbank zwei Einträge gibt, die bis auf einen einzigen Datenpunkt identisch sind, können beide nicht mehr eindeutig interpretiert werden.

Es bestehen dann Zweifel, ob es sich tatsächlich um zwei verschiedene Datensätze handelt und bezüglich des abweichenden Datenpunkts ist unklar, welche Eingabe korrekt ist oder ob möglicherweise beide fehlerhaft sind.

Beispiel

Zwei Einträge in der Kontaktdatei sind bis auf die Mobiltelefonnummer in Bezug auf den anderen Datensatzeintragungen (Name, Firma, E-Mail usw.) komplett identisch. Die beiden Datensätze sind daher nicht eindeutig interpretierbar; es ist nicht erkennbar, welcher Datensatz korrekt und welcher fehlerhaft ist.

Korrektheit

Das Datenqualitätskriterium Korrektheit ist gegeben, wenn die Eingabewerte der Daten mit der Realität übereinstimmen. Die Überprüfung dieser grundlegenden Korrektheit ist relativ einfach und kann beispielsweise anhand der Anzahl von Ziffern, beispielsweise bei Umsatzsteuer-Identifikationsnummern oder Postleitzahlen erfolgen.

Jedoch kann sie auch einen höheren Aufwand erfordern, insbesondere bei automatisierter Prüfung von Kundenanschriften. Diese automatisierte Abgleichung erfordert einen bestätigten und korrekten Ist-Bestand sowie technische Verfahren, um den Abgleich durchzuführen.

Beispiel

Eine im Datenbestand hinterlegte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit der Zeichenfolge „DE123456“ kann nicht korrekt sein, da nach dem Ländercode „DE“ ein neunstelliger Zifferncode folgt.

Aktualität

Es ist von grundlegender Bedeutung, dass die eingegebenen Daten mit der tatsächlichen Realität übereinstimmen, um als korrekt zu gelten. Doch zusätzlich dazu erfordert Aktualität auch, dass diese Daten den aktuellen Zustand der Realität widerspiegeln.

Beispiel

Die Telefonnummer eines Kunden im Format +49 30 123456789 mag korrekt sein, aber nicht mehr aktuell, da der Kunde zwischenzeitlich nach Hamburg umgezogen ist.

Genauigkeit

Datensätze sollten nicht nur vollständig, korrekt und aktuell sein; die Dateneingabe muss ebenfalls präzise erfolgen. Die Präzision der Daten ist dann gegeben, wenn die Daten in der geforderten Exaktheit vorliegen. Der Grund für diese Forderung nach „Genauigkeit“ kann technischer oder organisatorischer Natur sein.

Es kann beispielsweise notwendig sein, Daten in einer speziellen Form bereitzuhalten, um sie technisch korrekt in nachfolgenden Systemen weiterverarbeiten zu können. Möglich wäre aber auch eine organisatorische Vorgabe, um die Vergleichbarkeit von Daten zu erleichtern.

Beispiel

In einer Datenbank müssen Datumsangaben im Format „TT.MM.JJJJ“ eingegeben werden. Eine Eingabe eines Datensatzes mit der Ausprägung „28.12.23“ ist zwar korrekt und (vermutlich) aktuell, aber erfüllt nicht die Anforderungen an die Genauigkeit, da es „28.12.2023“ heißen müsste.

Konsistenz

Das Datenqualitätskriterium Konsistenz erfordert, dass die Daten den festgelegten Integritätsvorgaben entsprechen und somit in dieser Hinsicht korrekt sind. Es ist wichtig, dass ein Datensatz keine offensichtlichen Widersprüche sowohl innerhalb des Datensatzes als auch zu anderen Datensätzen aufweist.

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Diese Widersprüche können entweder auf logischen Zusammenhängen basieren (zum Beispiel muss das Eintrittsdatum von Mitarbeitern nach deren Geburtsdatum und vor dem aktuellen Tagesdatum sein) oder interne Vorgaben betreffen (Personenkonten in der Finanzbuchhaltung haben 5 Stellen).

Redundanzfreiheit

Redundanz tritt auf, wenn gleiche Informationen mehrfach in einer Informationsquelle vorhanden sind und die betroffene Information ohne Datenverlust an einem der Speicherorte gelöscht werden könnte. Es ist nicht unbedingt erforderlich, dass Duplikate vorliegen. Redundanz besteht bereits dann, wenn beispielsweise Kundenstammdaten wie Kontaktdaten parallel in zwei Systemen gespeichert sind.

Beispiel

Die telefonischen Kontaktdaten des Geschäftsführers der IchRufDichAn GmbH sind sowohl im Datenbestand der Finanzbuchhaltung als auch in der Kontaktdatenbank der Telefonanlage gespeichert. Die Kontaktdaten sind somit im Unternehmen redundant und könnten problemlos in einem der Bestände gelöscht werden.

Beachten Sie aber, dass Redundanz nicht immer negativ ist – manchmal wird sie bewusst herbeigeführt. So wird Ihre IT-Abteilung einen Sicherungsbestand der Unternehmensdaten (hoffentlich) immer zusätzlich an eine externen Ort (z. B. Bankschließfach) aufbewahren. Diese Daten sind redundant, aber bewusst und aus Gründen der IT-Sicherheit (Backup-Strategie).

Relevanz

Um die Anforderung der Relevanz zu erfüllen, müssen Datensätze den entsprechenden Informationsbedarf abdecken. Wenn beispielsweise der Geschäftsführer die Datensätze aller ausländischen Lieferanten benötigt, ist ein enthaltener Datensatz eines italienischen Lieferanten nicht relevant.

Beispiel

Bei der Erstellung von Quartalsberichten sind ausschließlich die Ausgangsrechnungen relevant, deren Ausstellungsdatum innerhalb des betreffenden Quartals liegt. Beim Vergleich verschiedener Berichte desselben Quartals fällt auf, dass sich die Ergebnisse immer wieder unterscheiden. Dies ist darauf zurückzuführen, dass gelegentlich auch Rechnungen einbezogen werden, die für das definierte Quartal nicht relevant sind.

Einheitlichkeit

Das Datenqualitätskriterium Einheitlichkeit wird gewährleistet, wenn artgleiche Werte einheitlich eingegeben werden; dies gilt insbesondere für Texteingaben. Um Fehlinterpretationen und Fehler zu vermeiden, sollten bestimmte Texteingabefelder mit internen Vorgaben versehen sein, um die Einheitlichkeit der Daten sicherzustellen.

Beispiel

Mangels interner Vorgaben zur Eingabe von Städtenamen sind in einem Datenbestand für den Eintrag „München“ folgende uneinheitliche Schreibweisen aufgetaucht:

• München
• Muenchen
• MÜNCHEN
• MUENCHEN
• Munich
• MUNICH
• M Ü N C H E N

Beim Datenfeld „Stadt“ ist daher das Datenqualitätskriterium Einheitlichkeit nicht erfüllt.

Zuverlässigkeit

Die Zuverlässigkeit und Nachvollziehbarkeit der Entstehung von Daten sind unerlässlich, insbesondere in einer Zeit, in der die Bedeutung von Massendaten beispielsweise im Sog der Künstlichen Intelligenz immer weiter steigt. Die Zuverlässigkeit von Datensätzen und deren Entstehung und Verarbeitung stellt ein wichtiges Qualitätsmerkmal dar.

Beispiel

Im Rahmen des Unternehmensreportings wurde festgelegt, dass täglich bis 12:00 Uhr eine definierte Menge an Daten vom Abrechnungssystem an das Buchhaltungssystem übermittelt werden soll. Im Verlauf der Zeit stellte sich jedoch heraus, dass entweder die Datenlieferung verspätet erfolgte oder nur ein Teil der vereinbarten Daten geliefert wurde. Die Zuverlässigkeit der (übermittelten) Daten war nicht gegeben.

Verständlichkeit

Um eine hohe Qualität der Daten zu gewährleisten, ist es wichtig, dass die Informationen gut verständlich sind. Die Datensätze sollten in Bezug auf ihre Struktur, Beschaffenheit und Begrifflichkeit so vorbereitet sein, dass sie von der bearbeitenden Stelle entsprechend interpretiert und verstanden werden können.

Es ist also nicht hilfreich, einem Mitarbeiter in der Buchhaltung eine Tabelle mit unbearbeiteten Spaltenüberschriften aus der ursprünglichen Datenbanktabelle zur Verfügung zu stellen. Ein Programmierer mag gute Gründe haben, das Datenbankfeld „Stadt“ mit „txt_RESIDENCE_40“ zu benennen.

Wenn diese unkommentierte Bezeichnung als Spaltenüberschrift in einer Informations-Tabelle angezeigt wird, ist der Benutzer gezwungen anhand der Werte eine (so gut wie möglich) logische Interpretation über deren Bedeutung vorzunehmen oder bei Unsicherheiten weitere Erläuterungen einzuholen. Verständlich geht in diesem Zusammenhang anders.

Datenqualität messen

Um die Datenqualität zu messen, müssen zunächst klare Kriterien festgelegt werden. Hierbei spielen die bereits erwähnten und erläuterten Datenqualitätskriterien eine Rolle: Vollständigkeit, Aktualität, Genauigkeit und Konsistenz usw.

Anhand dieser Kriterien lässt sich dann eine Bewertung vornehmen, um Schwachstellen in den vorhandenen Datenbeständen aufzudecken.

Ein bewährter Ansatz zur Messung der Datenqualität ist die Durchführung von Stichprobenanalysen. Dabei werden repräsentative Teilmengen Ihrer Datensätze ausgewählt und einer gründlichen Prüfung unterzogen. Auf diese Weise lassen sich mögliche Fehlerquellen identifizieren und gezielt beheben.

Beispiel

Das Geburtsdatum natürlicher Personen ist häufig mit dem Wert „01.01.1900“ belegt. Heute kann man davon ausgehen, dass keine Personen leben, die tatsächlich das Geburtsjahr 1900 (über 120 Jahre alt!) haben. Es ist zu prüfen, bei wie vielen Einträgen das Geburtsdatum 01.01.1900 vorkommt (fehlerhafte Daten) und wie hoch der Anteil zu allen Datensätzen ist.

Daten mit „01.01.1900“: 6 Datensätze

Gesamtheit der Daten: 5.967 Datensätze

Somit sind 0,1% der Datensätze fehlerhaft und folglich 99,9% der Datensätze nach diesem Prüfansatz korrekt.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, automatisierte Tools einzusetzen, die kontinuierlich Ihre Daten analysieren und Abweichungen von definierten Qualitätsstandards erkennen können. Diese Tools ermöglichen es Ihnen nicht nur, Fehler schnell zu erkennen und zu korrigieren, sondern auch präventive Maßnahmen zu ergreifen.

Nachfolgend finden Sie eine (alphabetische) Liste mit möglichen Kriterien zur Messung der Datenqualität:

Es ist jedoch wichtig anzumerken, dass die Messung der Datenqualität allein nicht ausreicht. Um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie auch in qualifizierte Mitarbeiter investieren, die sich der Datenqualitätsthematik bewusst sind, über das nötige Fachwissen verfügen und die Datenqualität kontinuierlich überwachen und verbessern können.

Verbesserung der Datenqualität

Ein grundlegendes Prinzip der Informatik kann auch auf die Verbesserung der Datenqualität angewendet werden: „GIGO„, was für „Garbage In — Garbage Out“ (Müll rein — Müll raus) steht. Dies besagt, dass die Ergebnisse nur schlecht sein können, wenn das System mit minderwertigen Eingaben gefüttert wird. Da ein Computer grundsätzlich nicht unterscheiden kann, ob die Eingaben des Benutzers geeignet sind oder nicht, verarbeitet er sie ohne Bewertung und liefert dementsprechend ein ungeeignetes Ergebnis bei minderwertigen Eingaben.

Daher sind eine qualitätskonforme Erfassung und Speicherung der Daten entscheidend für deren Qualität. Eine nachträgliche Korrektur ungültiger Dateneingaben erfordert Zeit und Ressourcen. Das GIGO-Prinzip muss daher in den Köpfen aller Anwender implementiert und verankert werden.

Statt „GIGO“ spricht man im Bereich des Datenmanagements auch vom „First Time Right“-Prinzip (von Beginn an korrekt). Allen Mitarbeitern sollte klar sein, dass gute Datenqualität kein einmaliges Projekt ist. Sofortmaßnahmen können zwar schnelle Erfolge bringen, aber darauf auszuruhen ist langfristig keine Lösung. Hohe Datenqualität erfordert einen kontinuierlichen Prozess aus Messen – Analysieren – Korrigieren – Dokumentieren.

Um die strategische Bedeutung zu betonen und ein durchgängiges System im Unternehmen sicherzustellen, empfiehlt es sich, ein Data-Governance-System einzuführen. Data Governance bezeichnet das strukturierte Management von Daten und beinhaltet Vorgaben, Richtlinien und Prozesse zur Sicherung der Qualität sowie des Schutzes und der Sicherheit von Daten.

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Neben den individuellen Unternehmensverfahren zur Optimierung der Datenqualität sollte dieses System auch einen Plan enthalten, wie die anspruchsvollen Anforderungen umgesetzt werden sollen. Es reicht nicht aus, fehlerhafte Daten nur zu identifizieren und darauf hinzuweisen. Stattdessen sollten klare Prozesse definiert sein, wer im Falle einer solchen Situation was tun soll.

Um die Datenqualität zu verbessern ist es ebenfalls wichtig, die Möglichkeiten der IT-Systeme zur Optimierung und Gewährleistung zu kennen. Diese können einfache Programmoptionen wie Pflichtfelder oder komplexe Anpassungen wie Workflows, Freigabeverfahren oder Berechtigungsgruppen umfassen. Falls diese Möglichkeiten unbekannt sind, empfiehlt es sich eine Analyse der vorhandenen On-Board-Mittel durchzuführen und Informationen über deren Anpassungsfähigkeit an individuelle Anforderungen einzuholen.

Abschließend ist hervorzuheben, dass hohe Datenqualität volle Unterstützung seitens des Managements erfordert. Es darf niemals ein isoliertes Projekt der IT-Abteilung oder Finanzbuchhaltung sein, das neben anderen Projekten einfach abgearbeitet wird. Wer immer sich dem Thema Datengüte im Unternehmen annimmt, benötigt die uneingeschränkte Rückendeckung vom ersten Startschuss bis zum regelmäßigen wiederkehrenden Ablaufprozess.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Datenqualität ein kritischer Erfolgsfaktor für Unternehmen ist. Sie bildet das Fundament für fundierte Entscheidungen, sichert Vertrauen bei Kunden und Partnern und ermöglicht reibungslose Arbeitsabläufe.

Schlechte Datenqualität birgt hingegen eine Vielzahl von Risiken, von Kundenabwanderung bis hin zu ineffizienten Prozessen und finanziellen Verlusten. Die regelmäßige Überprüfung, Messung und Verbesserung der Datenqualität sollten daher als integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie betrachtet werden.

So kann gewährleistet werden, dass die Daten als wertvolle Ressource optimal genutzt werden und einen echten Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

Häufige Fragen (FAQ)

Was versteht man unter Datenqualität?

Die Datenqualität beschreibt die Güte und Zuverlässigkeit von Daten für ihren vorgesehenen Verarbeitungs- und Verwendungszweck. Es bezieht sich auf Kriterien wie Genauigkeit, Vollständigkeit, Konsistenz, Aktualität und Relevanz.

Warum ist Datenqualität wichtig?

Daten sind wie ein Vermögenswert für Unternehmen. Je höher ihre Qualität ist, desto wertvoller sind sie für den Geschäftserfolg. Hochwertige Daten bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen und vertrauenswürdige Informationen.

Welche negativen Folgen hat schlechte Datenqualität?

Schlechte Daten können zu Vertrauensverlust bei Kunden und Partnern führen, ineffiziente Arbeitsprozesse verursachen und zu falschen Entscheidungen sowie finanziellen Verlusten führen.

Wie lassen sich Datenqualitätskriterien beurteilen?

Die Bewertung der Datenqualitätskriterien erfolgt anhand von Standards wie Vollständigkeit, Eindeutigkeit, Korrektheit und Aktualität. Häufig werden repräsentative Stichproben analysiert oder automatisierte Tools eingesetzt, um Abweichungen festzustellen.

Wie kann die Datenqualität verbessert werden?

Eine nachhaltige Verbesserung erfordert korrekte und vollständige Dateneingaben von Anfang an. Zudem sind klare Prozesse, Schulungen für Mitarbeiter, die Nutzung von IT-Tools zur Datenvalidierung und die Implementierung eines Data-Governance-Systems essenziell.

Wie kann man Datenqualität effektiv messen?

Die Messung erfolgt durch festgelegte Kriterien und kann mittels Stichprobenanalysen oder automatisierten Tools erfolgen. Wichtig ist, eine ganzheitliche Sicht und ein Prozess, um Fehler zu identifizieren, zu korrigieren und zu dokumentieren.

Wie lassen sich Datenqualitätsprobleme beheben?

Eine systematische Vorgehensweise zur Fehleridentifikation, klar definierte Prozesse zur Fehlerkorrektur und die Nutzung der Möglichkeiten der IT-Systeme sind entscheidend, um Datenqualitätsprobleme zu beheben.

Welche Maßnahmen können Unternehmen ergreifen, um die Datenqualität nachhaltig zu verbessern?

Die Einführung eines Data-Governance-Systems, die Schulung von Mitarbeitern, die Nutzung von IT-Tools zur Überprüfung von Daten und eine klare Unterstützung seitens des Managements sind wirksame Maßnahmen zur nachhaltigen Verbesserung der Datenqualität.

Der Beitrag Datenqualität im Unternehmen: Kriterien zum Messen und Verbessern des Datenschatzes wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Doch welche Kriterien sollten für die Auswahl geeigneter Buchführungssysteme herangezogen werden? Die nachfolgenden 16 Punkte haben sich als wesentliche Anforderungen und für die Praxis wertvoll erwiesen. Sie sollten für Ihre Entscheidung berücksichtigt werden; damit Sie nichts übersehen und Ihren Entscheidungsprozess mit gutem Gefühl und Gewissheit abschließen können.

Warum jedes Unternehmen eine Buchhaltungssoftware haben sollte

Ein maßgeschneidertes und aktuell geführtes Buchführungssystem ist für (mittelständische) Unternehmen von großem Wert. Während viele Inhaber bei der (lästigen) unternehmerischen Aufgabe Buchführung auf die Dienste von Steuerberatern oder Buchhaltungsbüros zurückgreifen, bietet eine eigene Inhouse-Lösung eine Vielzahl von Vorteilen.

Eine eigene Buchhaltungssoftware ermöglicht eine präzise und optimale Anpassung an die individuellen Anforderungen des Unternehmens. Dies bedeutet, dass die Software in allen Belangen perfekt auf die Geschäftsprozesse und -ziele zugeschnitten ist.

Außerdem bietet eine Buchhaltungssoftware eine höhere Datensicherheit, da das Unternehmen die volle Kontrolle über die Daten hat und nicht von Drittanbietern abhängig ist.

Auch im Bereich der Zeit gibt es Vorteile: Die eigene Bearbeitung der Buchhaltung erfolgt meist deutlich schneller, da nicht auf die Kapazitäten eines Dritten abgestellt werden muss. Somit sind Echtzeitauswertungen viel schneller möglich und helfen den Unternehmensleitern, aktuelle und notwendige Entscheidungen treffen zu können.

Darüber hinaus können in der Regel mit eigenen Buchhaltungssystemen langfristige Kosten gesenkt werden, da Anpassungen und Updates in-house durchgeführt werden und nicht teuer bezahlt werden müssen.

Eine maßgeschneiderte Buchführungssoftware bietet Unternehmern und Betriebswirten die Kontrolle, Flexibilität und Effizienz, die für ihren finanziellen Erfolg von entscheidender Bedeutung sind.

Buchhaltungsprogramm kaufen: Anforderungen für die perfekt Auswahl

Nachfolgend sind die – in meinen Augen und nach praktischen Gesichtspunkten – wichtigsten Auswahlkriterien für eine Inhouse-Buchführungssoftware aufgeführt. Grundlage für die Auswahl der Punkte sind die in meiner Laufbahn gesammelten, persönlichen Erfahrungen bei der Einführung von zahlreichen Softwaresystemen.

Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl

Die Buchführungssoftware muss in der Lage sein – auch wenn wenig Menschen oder gar nur einer in der Buchhaltung arbeiten – von mehreren Benutzern gleichzeitig und mit unterschiedlichen Benutzerrechten bedient werden zu können. In der Regel sind moderne Anwendungen hierauf ausgerichtet; ggfs. werden die aktiven Benutzer durch das Lizenzmodell begrenzt. Dann sollten Sie darauf achten, dass jederzeit und unkompliziert die Benutzeranzahl erweitert werden kann.

Bedeutsam ist auch, wie das Lizenzmodell mit mehreren Usern umgeht. Es sind hier beispielsweise Lizenzen möglich, die an eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Gerät gebunden ist („named user licence„) oder solche, die auf einer begrenzten Anzahl von Geräten oder für eine begrenzte Anzahl von Benutzern ausgerichtet sind („concurrent licence„). Beide können für Ihr Unternehmen von Vorteil sein; schauen Sie daher sehr genau auf das Lizenzmodell des Anbieters.

Achten Sie darauf, dass die Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten einfach, intuitiv und im Optimalfall von Ihnen selbst vorgenommen werden kann. Es erweitert Ihre Flexibilität und die Sicherheit, wenn Sie stets verstehen, wer, wann und in welchem Umfang auf die Daten zugreifen kann.

Notwendige Software-Schnittstellen

Unternehmen verwenden oft eine Vielzahl von Softwareanwendungen für verschiedene Geschäftsprozesse, wie beispielsweise Customer Relationship Management (CRM), E-Commerce-Plattformen, Inventarverwaltung und ERP-Systeme. Eine Buchführungssoftware muss nahtlos mit diesen Systemen zusammenarbeiten, um den reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.

Durch die Vernetzung von Buchführungssoftware mit anderen Unternehmensanwendungen können Daten automatisch zwischen den Systemen übertragen werden. Dies reduziert die manuelle Dateneingabe und minimiert menschliche Fehler, was wiederum die Effizienz steigert und Zeit spart. Dies führt außerdem zu geringeren Personalkosten und effizienterem Verwaltungsaufwand.

Aber auch Schnittstellen zu System außerhalb Ihres Unternehmens sind bedeutsam und werden in diesem Zusammenhang gerne übersehen. So ist beispielsweise der Datenfluss zu externen Adressaten der Buchhaltung wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer oder Kreditinstitute für die Schnittstellen-Anforderung relevant.

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Erstellen Sie daher eine Liste mit den Anwendungen, die mit der Buchführungssoftware zusammenarbeiten sollen. Denken Sie hier groß und um’s Eck, denn so manche Schnittstelle liegt nicht immer gleich auf der Hand. Prüfen Sie dann, wie diese Anwendungen mit der Buchhaltungsanwendung kommunizieren; gibt es Standardschnittstellen, sollte das ein großer Pluspunkt sein.

Mobilität und Cloud-Optionen

In der heutigen mobilen Geschäftswelt ist es wichtig, von überall auf Finanzdaten der Buchhaltungssoftware zugreifen zu können. Hierbei wird nicht nur die Richtung vom Buchführungssystem zum User relevant (mobile Auswertungen), sondern auch die Richtung vom Benutzer zur Anwendung.

So bieten heute zahlreiche Buchführungsprogramme die Möglichkeit, mobil Daten und Belege zu erfassen und diese unter Umständen auch gleich vollumfänglich zu bearbeiten (Stichwort Reisekostenabrechnung von unterwegs).

Überprüfen Sie, ob die Buchführungssoftware mobile Apps und Cloud-Unterstützung bietet, um die Flexibilität und den Zugriff auf Ihre Daten zu gewährleisten, egal wo Sie sich befinden. Aber nicht nur das Vorhandensein mobiler Optionen ist von Bedeutung.

Mobile Lösungen erfordern ein erhöhtes Maß an Sicherheit, um ungewollte Zugriffe zu verhindern. Behalten Sie dies bei der Überprüfung der Anforderungen auch im Auge; ein wichtiger Schritt für Ihre Digitalisierung.

Integration in die vorhandene Infrastruktur

Die erste Frage in diesem Zusammenhang ist, ob die Buchführungssoftware zu dem vorhandenen Betriebssystem in der IT-Landschaft des Unternehmens passt. Die beste Software wird ungeeignet, wenn Sie nicht wirkungsvoll in die Infrastruktur eingefügt werden kann.

Darüber hinaus enthält die Buchführungssoftware wichtige finanzielle Daten, die oft mit anderen (bestehenden) Systemen in Ihrem Unternehmen in Beziehung stehen, wie z.B. E-Commerce-, Verkaufs-, Einkaufs- und Inventarsysteme. Eine nahtlose und saubere Integration gewährleistet auch hier die Konsistenz dieser Daten – über alle digitalen Systeme hinweg.

Durch eine gut organisierte Integration werden manuelle Datenübertragungen zwischen verschiedenen Systemen vermieden. Dies spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern; sofern die Integration reibungslos erfolgt ist.

Skalierbarkeit der Anwendung

Die Skalierbarkeit der Buchführungssoftware ist von entscheidender Bedeutung, da sich die Anforderungen von (mittelständischen) Unternehmens im Laufe der Zeit mit ziemlicher Sicherheit ändern werden. Gründe hierfür können vielfältig sein:

• das Unternehmen wächst und verarbeitet mehr Daten/Bewegungen
• Zuwachs bei den ausführenden Mitarbeitern ermöglicht das Insourcen von Buchführungsleistungen (z. B. Übernahme der Anlagenbuchführung)
• die Übernahme oder Gründung von Filialen, Betriebsstätten oder weiteren Unternehmen erfordert das Anlegen weiterer Mandanten im Buchführungsbestand
• die Erwartungshaltung der Unternehmensführung hinsichtlich der Auswertungsdarstellung und -qualität der erfassten Buchführungsdaten erfordert besondere Auswertungsmodule

Die Buchführungssoftware sollte daher in der Lage sein, mit Ihrem individuellem Wachstum Schritt zu halten, ohne dass ein aufwändiger Umstieg auf eine andere Plattform erforderlich ist.

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Dies bedeutet, dass die Buchhaltungssoftware sowohl die Verarbeitung von Transaktionen als auch die Speicherkapazität ausbauen können muss, wenn Ihr Unternehmen wächst. Stellen Sie sicher, dass die Software problemlos zusätzliche Benutzer, Geschäftsbereiche oder Filialen unterstützen kann.

Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung ist entscheidend, da Sie sicherstellen müssen, dass die Anwender – Ihre Mitarbeiter – die Buchhaltungssoftware effektiv und bequem nutzen können. Eine intuitive Benutzeroberfläche und klare, leicht verständliche Funktionen tragen dazu bei, die Einarbeitung zu erleichtern, eine Umstellung zu gewährleisten und die Fehlerquote zu minimieren. Übermäßig komplexe Software kann zu Frustration führen und die Effizienz erheblich beeinträchtigen.

Vorsicht: Die Einschätzung eines Vertriebsmitarbeiters oder der Geschäftsleitung, dass die anvisierte Buchhaltungssoftware benutzerfreundlich ist – oder gar ein Testat des Anbieters – heißt noch lange nicht, dass auch Ihre anwendenden Mitarbeiter die Meinung teilen.

Lassen Sie daher Ihr Team die Buchhaltungssoftware im Rahmen der Testphase ausführlich selbst ran. Nur eigene Tests und eigene Eindrücke auf der Ebene der mit der Anwendung arbeitenden Mitarbeiter verfestigen die Einschätzung über die Benutzerfreundlichkeit.

Aber nicht nur die Bedienung der Software trägt zur Benutzerfreundlichkeit bei. Das Vorhandensein aller gängigen Kontenrahmen – auch für Spezialfälle (z. B. Ärzte, Autowerkstätten, Franchisenehmer) erleichtert die Anwendung der Buchhaltungssoftware.

Compliance und Rechtssicherheit

In vielen Branchen und Regionen unterliegen Unternehmen strengen gesetzlichen Vorschriften und Regularien, die den Umgang mit Daten, den Datenschutz, die Datensicherheit und andere Aspekte der Unternehmensführung regeln. Die Verwendung einer Buchhaltungssoftware, die diesen rechtlichen Anforderungen nicht gerecht wird, kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, einschließlich Geldbußen, Sanktionen und Rufschäden.

Die Buchführungssoftware muss daher ohne Wenn und Aber den aktuell gültigen steuerlichen und gesetzlichen Vorschriften Ihres Landes entsprechen. Dies muss auch der Fall sein, wenn kurzfristige Gesetzesänderungen (temporäre Veränderungen der gültigen Umsatzsteuersätze) auf dem Plan stehen. Erst dann unterscheiden sich gute Anbieter von den weniger guten.

Die Auswahl einer Buchführungssoftware, die den rechtlichen Anforderungen entspricht, hilft, das rechtliche Risiko zu minimieren. Es schützt das Unternehmen und die Buchhaltung vor rechtlichen Streitigkeiten und potenziellen Haftungen.

Berichterstellung und Analyse

Die Fähigkeit, aussagekräftige (Finanz-) Berichte zu erstellen und zu analysieren, ist entscheidend, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verstehen. Durch die Verwendung von Buchführungssoftware, die umfassende Berichtsfunktionen bietet, können Sie Einnahmen, Ausgaben, Gewinne und Verluste klar verfolgen.

Finanzberichte und Analysen dienen als Grundlage für wichtige geschäftliche Entscheidungen. Sie helfen Ihnen, Trends zu erkennen, Ressourcen zu optimieren und Geschäftsstrategien zu entwickeln. Die Buchhaltungssoftware sollte daher die (individuelle) Erstellung von Berichten ermöglichen, die auf Ihre spezifischen Informationsanforderungen zugeschnitten sind.

Achten Sie auch darauf, dass Sie diese Berichte selbst erstellen oder zumindest anpassen können, ohne bei jedem Bedarf auf einen teuren Programmierer zurückgreifen zu müssen. Gute Softwareanbieter haben heute Berichtsgeneratoren, die per Drag-and-Drop bedient werden können und somit sehr intuitiv sind.

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Moderne Buchführungssoftware sollten Echtzeitdaten liefern, was entscheidend ist, um aktuelle Einblicke in die finanzielle Situation Ihres Unternehmens zu erhalten. Dies ermöglicht es, schnell auf Veränderungen zu reagieren und fundierte Entscheidungen zu treffen – und eben nicht erst den Quartals- oder Monatsabschluss abwarten zu müssen.

System-Sicherheit

Da finanzielle Daten äußerst sensibel sind, ist die Sicherheit des Buchführungssystems von größter Bedeutung. Die Buchhaltungssoftware sollte Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsupdates bieten, um unbefugten Zugriff und Datenverlust zu verhindern. Offenlegung oder Missbrauch von Finanzdaten können erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Ein hoher Grad an Systemsicherheit der Buchführungssoftware kann zudem dazu beitragen, Betrug und nicht autorisierte finanzielle Transaktionen zu verhindern, indem sie strenge Authentifizierungs- und Zugriffskontrollen bietet.

Eine zuverlässige Buchführungssoftware mit modernen Backup-Konzepten und -umsetzungen kann zudem sicherstellen, dass Geschäftsdaten auch bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Datenverlust oder Cyberangriffen wiederhergestellt werden können, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs – auch im Notfall – aufrechtzuerhalten.

Support und Schulung

So gut eine Buchführungssoftware auch sein mag – es wird der Tag kommen, bei dem Sie oder Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten mit der Anwendung haben und Unterstützung benötigen. Prüfen Sie daher vorab, ob der Software-Anbieter einen qualitativ hochwertigen Kundensupport bietet, der schnell, zuverlässig und zielführend auf Anfragen reagiert.

(Menschliche) Fehler in der Anwendung der Buchführungssoftware können schwerwiegende finanzielle Konsequenzen haben. Eine gründliche Schulung reduziert das Risiko von Fehlern, indem sie den Benutzern zeigt, wie sie die Buchhaltungssoftware ordnungsgemäß verwenden und Buchungsfehler vermeiden. Achten Sie daher auf das Vorhandensein von Schulungspaketen sowie -möglichkeiten und deren Qualität.

Ihre Mitarbeiter müssen Vertrauen in die Buchhaltungssoftware haben, um sie effektiv und zielorientiert nutzen zu können. Gut organisierte und durchgeführte Schulung werden erheblich dazu beitragen, dieses Vertrauen aufzubauen, da die Benutzer verstehen, wie die Software funktioniert und wie sie mit ihr arbeiten können.

Funktionalität der Anwendung

Die Funktionalität der Buchführungssoftware muss uneingeschränkt Ihren spezifischen Anforderungen gerecht werden. Dazu gehören grundlegende Buchführungsfunktionen wie die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben, die Erstellung von Einnahme-Überschussrechnungen oder Gewinn- und Verlustrechnungen und ggfs. die Bilanzierung.

Sie sollten auch in der Lage sein, Budgets zu erstellen, die Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung zu verwalten und möglicherweise Lohnabrechnungen durchzuführen und eine Kostenrechnung abzubilden. Stellen Sie sicher, dass die Buchhaltungssoftware auch branchenspezifische Funktionen bietet, die für Ihre unternehmensindividuelle Buchhaltung von Relevanz sind.

Erstellen Sie eine Liste dieser Anforderungen – ggfs. in Form eines Pflichtenhefts – und denken Sie dabei auch an die Zukunft. Ein wachsendes Ein-Mann-Unternehmen kann sich vielleicht im Moment nicht vorstellen, Mitarbeiter einzustellen und abzurechnen. Möglicherweise entsteht diese Anforderungen aber später und wird somit bedeutsam für die Buchführungssoftware.

Definition Pflichtenheft

Ein Pflichtenheft (auch Lastenheft genannt) ist ein Dokument, das die Anforderungen und Spezifikationen für die Auswahl einer Software detailliert beschreibt. Es stellt sicher, dass die Bedürfnisse und Erwartungen des Unternehmens oder der Organisation klar und verständlich festgehalten werden, sodass potenzielle Softwareanbieter oder Entwickler genau verstehen, was gefordert ist.

Gleichen Sie diese Liste dann mit der potenziellen Buchführungssoftware oder dem jeweiligen Vertriebsmitarbeiter ab. Tipp: Lassen Sie sich bezüglich der Funktionalitäten nicht auf Versprechungen des Vertriebs ein, sondern lassen Sie sich die für Sie wichtigen Funktionen schriftlich zusichern. Ich habe hier schon so manche (späte) digitale Überraschung erlebt.

Anpassbarkeit der Buchhaltungssoftware

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Buchführungsanforderungen. Der Grad der Anpassbarkeit der Software ermöglicht es, die Buchführungsfunktionen an die spezifischen Bedürfnisse, Prozesse und Geschäftsmodelle eines Unternehmens anzupassen.

Daher ist es wichtig, ob sich das potenzielle Buchhaltungssystem eher am Standard orientiert, oder die Anpassbarkeit einen hohen Stellenwert hat. Im ersten Fall (Standard) werden Sie in vielen Fällen Ihr Unternehmen mit seinen Prozessen stark an die Software anpassen müssen. Im zweiten Fall (hohe Anpassbarkeit) wird der Implementierungsprozess und spätere Justierungen aufwändiger und komplexer.

Die Anpassbarkeit der Buchführungssoftware ist ein entscheidender Faktor, um sicherzustellen, dass Ihr Buchführungssystem Ihren geschäftlichen Anforderungen gerecht wird und langfristig flexibel bleibt. Bevor Sie eine Buchführungssoftware auswählen, sollten Sie daher Ihre spezifischen Anforderungen und die Fähigkeit der Buchhaltungssoftware zur Anpassung an diese Anforderungen sorgfältig prüfen.

Kundenerfahrungen und Rezensionen

Die Meinungen und Erfahrungen anderer Kunden bieten Einblicke in die Zuverlässigkeit und Qualität der Buchführungssoftware. Wenn viele Kunden positive Erfahrungen teilen, ist dies ein Anzeichen dafür, dass die Buchführungssoftware auch in der Praxis zuverlässig und leistungsfähig ist.

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Kundenerfahrungen können auch wertvolle Informationen darüber liefern, wie gut der Kundensupport des Softwareanbieters ist. Den Support werden Sie eines Tages benötigen und eine gute Supporterfahrung sollte ein wichtiges Kriterium für die Softwareauswahl sein.

Lassen Sie sich hier nicht von allgemeinen Zusicherungen und Bewertungen beeinflussen. Fragen Sie nach Referenzkunden und besuchen Sie diese vor Ort oder sprechen Sie mit Anwendern im Rahmen einer Web-Konferenz.

Migrationsmöglichkeiten bestehender Daten

Wenn Sie von einer alten Buchführungssoftware auf eine neue umsteigen, ist eine reibungslose Datenmigration von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass die Software Anleitungen und Werkzeuge für die Datenübertragung bietet und dass Ihre historischen Daten sicher übertragen werden können und kein unkontrollierter Datenverlust stattfindet.

Da die Migration ein wichtiger, digitaler Aspekt beim Wechsel einer Software ist, sollten Sie hier eine große Gewichtung bei der Auswahl hinterlegen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur Unterstützung im Bereich der Dokumentation, sondern im Fall der Fälle auch durch erfahrende Consultants erhalten.

Aktualisierungen und Wartung

Regelmäßige Aktualisierungen der Software – egal ob Service Packs oder Sicherheitsupdates – sind überlebenswichtig, um Fehler zu beheben, die Software sicher und kompatibel zu halten, neue Gesetzesvorgaben oder IT-Standards zur berücksichtigen und zusätzliche Funktionen hinzuzufügen. Diese Updates müssen unbedingt angeboten werden – andernfalls haben Sie die falsche Software gewählt.

Bei einer Buchführungssoftware kann es mehrere Wege und Möglichkeiten geben, in den Genuss dieser Updates zu kommen. Sie sind entweder im Kaufmodell enthalten oder Bestandteile eines Wartungsvertrags. Es lohnt sich hier, genau hinzusehen, da es schon einen Unterschied macht, ob und wie lange die derzeitige Version der Software unterstützt und upgedatet wird.

Die Software sollte auch für Wartungsarbeiten leicht aktualisierbar sein. Wenn bei jedem Update ein stundenlanger Offline-Betrieb die Folge ist, mag das zwar bequem für den Softwareanbieter sein; für das buchende Unternehmen ist das jedoch von großem Nachteil. Achten Sie daher darauf, dass Updates und Releases durchgeführt werden können, ohne dass der Betrieb länger beeinträchtigt ist.

Kosten (Anschaffung und laufend Kosten)

Die Anschaffungskosten und laufenden Kosten für ein Buchführungssystem spielen – wie bei jeder Unternehmensinvestition – eine gewichtige Rolle bei der Auswahl der geeigneten Lösung. Die Vielzahl der anderen Kriterien zeigt allerdings auf, dass die Kosten nur ein Auswahlkriterium sein sollten.

Die Kosten für eine Buchführungssoftware setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Zu den Anschaffungskosten gehören je nach Modell Lizenzgebühren und möglicherweise die Kosten für die anfängliche Implementierung und Schulung.

Die laufenden Lizenzgebühren können monatlich oder jährlich anfallen. Achten Sie darauf, dass Sie die Gesamtkosten über einen längeren Zeitraum hinweg bewerten, um sicherzustellen, dass sie im Rahmen Ihres Budgets liegen.

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Haben Sie bei der Kostenentscheidung auch die Aufwendungen im Blick, die erst in Zukunft anfallen, wenn Sie weitere Benutzer, Module oder Nebensysteme hinzunehmen.

Zusammenfassung Anforderungen Buchhaltungssoftware

Die Auswahl der richtigen Buchführungssoftware ist eine bedeutende Entscheidung für jedes Unternehmen. Ein maßgeschneidertes System, das sich an die individuellen Anforderungen anpassen lässt, bietet Flexibilität und Effizienz.

Die Integration in bestehende Systeme, Mobilitätsoptionen und die zuverlässige Umsetzung von gesetzlichen Anforderungen sind entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren. Das Pflichtenheft, das eine umfassende Liste der Anforderungen und die Anpassbarkeit der Software umfasst, sollte als Grundlage dienen.

Kundenerfahrungen und Referenzen bieten wertvolle Einblicke, und die Kosten sollten langfristig betrachtet werden. Die Verfügbarkeit von Aktualisierungen, Support und die Fähigkeit zur Datenmigration sind von entscheidender Bedeutung.

Insgesamt sollte die gewählte Buchführungssoftware die Kontrolle, Flexibilität und Effizienz bieten, die für den finanziellen Erfolg Ihres Unternehmens und den Schritt in die Digitalisierung von entscheidender Bedeutung sind.

Der Beitrag Anforderungen Buchhaltungssoftware: 16 wesentliche Kriterien für die optimale Auswahl wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Definition Liquidität – einfach erklärt!

Der Begriff „Liquidität“ ist in der Unternehmenswelt ein oft gehörter Ausdruck; meist mit bedrohlichen Assoziationen, wenn es um Insolvenzen oder Unternehmenszusammenbrüche geht. Diese Verknüpfung ist auch nachvollziehbar – eine Vielzahl an Unternehmenspleiten ist auf mangelnde Liquidität zurückzuführen.

Definition Liquidität

Liquidität bezieht sich nach offizieller Definition auf die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Schulden und Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen, indem es über ausreichend liquide Mittel verfügt. Hat ein Unternehmen eine „hohe Liquidität (liquide)„, kann es alle seine Rechnungen fristgerecht bezahlen. Hat es eine „niedrige Liquidität (nicht liquide)„, stockt der Zahlungsfluss an Lieferanten und Dienstleister, es werden Zahlungen verspätet oder nicht geleistet und Mahnungen finden sich haufenweise in den Briefkästen der Unternehmen.

Eine zweite Bedeutung des Begriffs „Liquidität“ bezieht sich auf die Eigenschaften von Vermögensobjekten, zur Rückumwandlung in (liquides) Geld. Der vertrautere Begriff lautet „Liquidierbarkeit“ von Vermögensgegenständen. Der Bestand auf einem betrieblichen Geldmarktkonto hat eine höhere Liquidität (Liquidierbarkeit) als das Firmengrundstück.

Nachfolgend ein paar Beispielsätze aus den Chefetagen und Finanzabteilungen, die den Begriff „Liquidität“ verwenden:

• „Das Unternehmen hat eine deutlich zu geringe Liquidität; es drohen finanzielle Schwierigkeiten“
• „Alle Maßnahmen zur Verbesserung der Liquidität des Unternehmens sind leider verpufft.“
• Die Liquidität ist hoch, wir konnten nicht nur alle Verbindlichkeiten fristgerecht begleichen, sondern auch skontierbare Rechnungen frühzeitig unter Inanspruchnahme des Skontos bezahlen.“
• Die Liquidität war im abgelaufenen Geschäftsjahr so hoch, dass wir mehrere Sondertilgungen bei unseren Bankdarlehen leisten konnten.“

Liquidität berechnen – wie geht das?

Bei der Berechnung der Liquidität geht es grundsätzlich darum, die (rechnerische) Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens zu ermitteln. Dazu werden vereinfacht gesagt die Bestände an liquiden Mitteln (kurzfristig verfügbar) ins Verhältnis zu den Beständen an kurzfristigen Verbindlichkeiten (kurzfristig zu zahlen) gesetzt.

Da es bedeutsam ist, für die anstehenden Zahlungsverpflichtungen mindestens in gleicher Höhe liquide Mittel zur Verfügung zu haben, sollte dieses Verhältnis 1:1 sein. Dies entspräche einer Verhältniszahl von 1,0 oder 100%.

Beispiel

Die Immergen Ugkohle GmbH hat für die kommenden Wochen Zahlungsverpflichtungen in Höhe von 12.000 EUR. Auf dem Bankkonten stehen 8.000 EUR, auf dem Geldmarktkonto 3.000 EUR und in der Kasse 1.000 an liquiden Mitteln zu Verfügung.

Die Berechnung der Liquidität als Verhältniskennzahl ergibt:

Bestände an liquiden Mitteln (kurzfristig verfügbar):
8.000 EUR (Bank) + 3.000 EUR (Geldmarkt) + 1.000 EUR (Kasse) = 12.000 EUR

Beständen an kurzfristigen Verbindlichkeiten (kurzfristig zu zahlen): 12.000 EUR

Ergebnis: Das Unternehmen hat eine berechnete Liquidität von 1,0 (12.000 : 12.000) und kann seine kurzfristigen Verbindlichkeiten somit erfüllen. Die Verwendung der Bestände auf dem Bankkonto, dem Geldmarktkonto und in der Kasse reichen aus, um die Verbindlichkeiten zu begleichen.

Neben dieser relativ einfach und rudimentär zu errechnenden Liquiditätskennzahl gibt es weitere Kennzahlen, die tiefer in die Analyse gehen und weitere Bestände und Verpflichtungen heranziehen. Somit soll eine aussagekräftigere Bewertung erreicht werden.

Liquiditätskennzahlen: Liquiditätsgrade 1, 2 und 3

In der betriebswirtschaftlichen Ausbildung kommen alle Lernbegierigen zwangsläufig auf die Liquiditätskennzahlen in Form der Liquiditätsgrade. Hier versucht der wissenschaftliche Ansatz, in verschiedenen Stufen das Verhältnis zwischen (liquiden) Mitteln des Unternehmens und Zahlungsverpflichtungen zu setzen. Dabei wird mit Zunahme des Grades tiefer in die Zahlen des Unternehmens vorgedrungen.

Liquiditätsgrad 1 (Barliquidität, Liquidität 1. Grades)

Hier steht der Fokus auf der kurzfristigen Betrachtung. Die sofort vorhandenen Mittel werden ins Verhältnis zu den kurzfristigen Zahlungsverpflichtungen gesetzt. Unter sofort vorhandene Mittel fallen beispielsweise:

• Kassenbestand
• Kontokorrentbestand
• Geldmarkt- und Tagesgeldbestand

Bei den kurzfristigen Zahlungsverpflichtungen sind solche zusammenzufassen, die innerhalb eines Jahres zahlungspflichtig werden, dies sind beispielsweise:

• Verpflichtungen aus Lieferungen und Leistungen
• Pflichten aus Miet- und Leasingverträgen
• Darlehensverpflichtungen
• Steuerschulden

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Auch wenn hier ein Ergebnis der Verhältniszahl „flüssige Mittel zu kurzfristigen Verbindlichkeiten“ von 1 (=100%) optimal wäre, so wird dies in der Praxis meist nie erreicht. Gut sind daher Werte von 20% oder drüber. Alles, was drunter liegt, sollte eine genauere Analyse und ggfs. Maßnahmen nach sich ziehen.

Liquiditätsgrad 2 (Einzugsliquidität, Liquidität 2. Grades)

In der nächsten Stufe werden nicht nur die sofort vorhandenen Mittel, sondern auch die etwas aufwändiger liquidierbaren Bestände mit einberechnet. Hier geht es um den Gedanken „wenn schon die sofort vorhandenen Mittel nicht zur Deckung der Verbindlichkeiten ausreichen, wie sieht es dann aus, wenn noch andere Bestände (Forderungen, Wertgegenstände) zu Geld gemacht werden?“.

Zu den liquiden Mitteln werden also noch die kurzfristigen Forderungen und (sofern vorhanden) Wertpapiere hinzugerechnet, bevor sie ins Verhältnis zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten gesetzt werden. Unter kurzfristige Forderungen fallen beispielsweise:

• Forderungen gegenüber Kunden (sofern nicht langfristig)
• kurzfristige Ausleihungen
• Steuerforderungen

Bei diesem Grad sollte dann der Wert 1 (=100%) erreicht werden. Denn wenn es nicht ausreicht, alle kurzfristigen Verbindlichkeiten mit den kurzfristig (liquidierbaren) Beständen abzudecken, ist die Gefahr groß, dass ein Liquiditätsengpass vor der Unternehmenstüre steht.

Liquiditätsgrad 3 (Umsatzbedingte Liquidität, Liquidität 3. Grades)

In der dritten und letzten Stufe werden sofort vorhandene Mittel, kurzfristigen Forderungen und (sofern vorhanden) Wertpapiere und Vorräte (Lagerbestände) herangezogen; also das gesamte Umlaufvermögen eines Unternehmens. Hier ist also der Ansatz, dass alle liquidierbaren Bestände ins Verhältnis zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten gesetzt werden.

Bei dieser Ermittlung bleibt das Anlagevermögen außer Ansatz, da im Normalfall niemand davon ausgeht, dass ein Unternehmen an sein Tafelsilber (Assest) gehen sollte, um die kurzfristigen Verbindlichkeiten zu decken. Und falls doch, steht dieses Unternehmen vor anderen finanziellen Problemen.

In dieser Stufe sollte der Zielwert deutlich über 1 (100%) liegen; in Allgemeinen wird hier ein Wert von 2 (200%) als optimal angesehen.

Liquiditätsengpass kann Unternehmen bedrohen

Das positive an Liquiditätskennzahlen wie den verschiedenen Liquiditätsgraden ist, dass dort der folgende Grundgedanke für Liquidität fest verankert ist:

Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten begleichen zu können.

Das negative daran ist, dass eine Berechnung der Grade nach Vorliegen einer Bilanz oder eines Jahresabschlusses natürlich viel zu spät ist. Da die Kurzfristigkeit im Fokus steht, müssen die jeweiligen Bestände (Mittel und Verbindlichkeiten) auch zeitnah und aktuell betrachtet werden.

Welche Hilfsmittel müssen also herangezogen werden, um regelmäßig und kurzfristig Aussagen zur Liquidität eines Unternehmens treffen zu können? Kein Unternehmer wird daher um ein internes Liquiditätsmanagement in Form einer (rollierenden) Finanz- und Liquiditätsplanung herumkommen.

Das Dilemma ist natürlich: Wenn es im Unternehmen gut läuft, ist eine kurzfristige Liquiditätsplanung nicht so dringend nötig. Liquide Mittel sind ausreichend vorhanden und kurzfristige Verbindlichkeiten werden einfach beglichen.

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Läuft es hingegen schlecht oder schlechter im Unternehmen, sei es, weil Geldzuflüsse abebben oder Geldabflüsse zunehmen (oder beides in Kombination), wird der Ruf nach einer aussagekräftigen Liquiditätsplanung lauter. Doch meist ist es in einer solchen Zeit sehr hektisch und turbulent; für den Aufbau einer schnell unterstützenden Planungsrechnung ist es dann oft schon zu spät.

Liquiditätsengpässe sind normal und kommen bei zahlreichen Unternehmen in den verschiedenen Entwicklungsstufen vor; außer vielleicht bei Google und Apple. Der Eintritt eines solchen Engpasses ist daher kein finanzieller Beinbruch. Die Kunst ist es nur, darauf vorbereitet zu sein und frühzeitig Hinweise auf diese Situation zu erhalten, um dann wirksame Maßnahmen zu ergreifen.

Liquidität vor Rentabilität – ein Grundsatz!

Die Bedeutung der Liquidität für Unternehmen hat sich in den bisherigen Kapiteln deutlich gezeigt. Was hat es nun mit dem Grundsatz „Liquidität vor Rentabilität“ auf sich? Die Rentabilität (Wirtschaftlichkeit) eines Unternehmens ist doch für Alle von Nutzen; warum ist dann die Liquidität der Rentabilität vorzuziehen?

Der Grund ist einfach: Die Gefahr einer niedrigen Liquidität ist für Unternehmen deutlich größer (Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz) als die einer niedrigen Rentabilität. Auch unter den Aspekt, dass der Zeitraum bis zu einer negativen Konsequenz bei der niedrigen Liquidität deutlich kürzer ist als bei der Rentabilität.

Eine schlechte Liquidität mit folgender Zahlungsunfähigkeit führt bereits nach 3 Wochen zu einer Insolvenzanmeldepflicht gem. § 15a InsO. Eine schlechte Rendite eines Unternehmens wird auch keine Jubelstürme nach sich ziehen; aber die Zeit bis zu einer Konsequenz (meist Unmut bei den Eigentümern) ist deutlich länger und hat somit mehr Zeit und Optionen.

Sehen wir uns den Zielkonflikt zwischen Liquidität und Rentabilität und die möglichen Folgen bei einem Beispiel an.

Beispiel

Der Unternehmer Bob Baumeister, der ein Bauunternehmen führt, hat einen Großauftrag zur Erstellung eines Wohngebäude-Komplexes erhalten. Für die notwenigen 300.000 Ziegelsteine sind 300.000 EUR in sein Angebot geflossen.

Bob hat, als das Bauprojekt die Ziegelsteine benötigt, das ursprüngliche Angebot vom örtlichen Ziegelstein-Lieferanten herausgezogen und nochmals nachverhandelt (immer gut für die Rendite!). Dieser hat im zwei Optionen angeboten.

Variante 1: Abnahme von jeweils 100.000 Ziegelsteinen im Abstand von jeweils 2 Monaten. Preis wie bisher 1 EUR pro Stein. Anteilig zahlbar bei jeder Abnahme in der jeweiligen Höhe (100.000 Ziegelsteine = 100.000 EUR).

Variante 2: sofortige Abnahme und Bezahlung aller 300.000 Ziegelsteine. Dafür kostet ein Stein nur 0,90 EUR statt 1,00 EUR.

Der Renditevorteil von 30.000 EUR (300.000 Ziegelsteine für 0,10 EUR günstiger einkaufen) war für Bob der ausschlaggebende Punkt, um Variante 2 zu wählen. Lagerplatz war auf der Baustelle genügend vorhanden; also sagte sich Bob „jo, wir schaffen das!“.

Was Bob nicht einkalkuliert hatte. Die sofortige Zahlung der 270.000 EUR (300.000 Ziegelsteine für 0,90 EUR pro Stein) hat seine Liquidität so schnell und kurzfristig verschlechtert, dass er seinen anderen Zahlungsverpflichtungen nicht mehr nachkommen konnte.

Hätte Bob den Grundsatz „Liquidität vor Rentabilität“ befolgt, wäre ihm der Gang zum Insolvenz-Anwaltsbüro Für-die-die-es-nicht-geschafft-haben GmbH erspart geblieben.

Nun ist zugegeben dieses Beispiel sehr eindeutig und das Unheil für Bob war (für uns) vorhersehbar. In der Praxis ist es nicht der eine Auftrag, deren Optionen so deutlich zu einer Schieflage hinsichtlich der Liquidität führen.

Es sind die Vielzahl an Faktoren und Parameter über eine bestimmte Zeitspanne, die in der Summe zu liquiditätstechnischen Problemen führen. Wichtig ist, den Grundsatz „Liquidität vor Rentabilität“ zu kennen und bei den täglichen Unternehmensentscheidungen im Hinterkopf zu behalten.

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Liquidität erhöhen: Mittel und Wege

Die Möglichkeiten, im Unternehmen die Liquidität zu erhöhen sind vielfältig und abhängig von der individuellen Situation des jeweiligen Unternehmens. Nachfolgend finden Sie einige Standard-Maßnahmen, um Ihre Liquidität zu verbessern:

• Verkürzung der kundenseitigen Zahlungsziele
• Vereinbarung von Skonto bei kundenseitigen Zahlungszielen
• frühzeitige Rechnungsstellung
• überfällige Forderungen konsequent eintreiben (Inkasso)
• Forderungsverkauf
• Verkauf von nicht benötigtem Anlagevermögen
• Reduzierung der Lagerbestände (Rohstoffe, Fertigteile)
• Verlängerung der lieferantenseitigen Zahlungsziele
• Inanspruchnahme von Netto-Zahlungszielen bei Lieferungen (keine Skontierung)
• Nutzung von Leasing statt Kauf
• Ausweitung von kurzfristigen Kreditlinien (Kontokorrent, Darlehen)
• Senkung der allgemeinen Unternehmenskosten (Einsparprogramme, Outsourcing)
• Erhöhung des Umsatzes (mehr Absatz und/oder höhere Preise)
• Buchführung auf tagesaktuellen Stand bringen (Transparenz)

Eine simple aber effektive Möglichkeit, die Liquidität einer Privatperson – ob Angestellter oder Unternehmer – zu managen, zeigt der Blog-Beitrag „Mit dem Kontenmodell Liquidität privat sichern: das JARS Money Management System„.

Liquiditätsüberschuss – auf Dauer auch nicht gut?!

Nun könnte man meinen, es wäre für Unternehmen von Vorteil, die Liquidität aus Sicherheitsgründen dauerhaft so hoch wie nur irgendwie möglich zu halten. Somit könnten jederzeit alle Verpflichtungen erfüllt werden und es droht hinsichtlich der Zahlungsfähigkeit nie ein Risiko. Eine (unnötig) hohe Liquidität kann jedoch für Betriebe auch von Nachteil sein.

Ist ein Großteil der vorhandenen Mittel in liquiden Beständen vorhanden, kann das Unternehmen die Chance verpassen, diese Mittel für notwendige Investitionen zu nutzen, die zukünftig wieder überlebenswichtige Geldmittelzuflüsse erzeugen. Mit der Liquidität ist es wie mit den Schiffen; es ist sicherer, diese im Hafen zu belassen, aber dafür sind sie nicht gebaut und dafür bringen sie auch keinen Ertrag.

Hohe Liquiditätsbestände können außerdem anfällig für den Wertverlust durch Inflation sein. Wenn die Inflation die Kaufkraft des Geldes verringert, kann dies zu einer Verringerung des realen Wertes der liquiden Mittel führen.  Unternehmen mit hohen Zahlungsmittelbeständen könnten langfristig Kaufkraftverluste erleiden, wenn sie zu lange hohe Liquiditätsbestände halten.

Ein längerfristig hoher Liquiditätsbestand kann für Außenstehende ein negatives Signal senden. Es könnte den Eindruck erwecken, dass das Unternehmen nicht in der Lage ist, sein Kapital effektiv zu nutzen oder dass das Management seine zukunftsorientierten (Finanz-) Aufgaben nicht ordnungsgemäß ausführt.

Höhe Liquiditätsbestände führen unter Umständen dazu, dass die freigesetzten Mittel der steuerlichen Erfassung unterliegen. Bei investierten Mitteln stehen entsprechende Ausgaben dagegen, die eine Versteuerung in die Zukunft verlagern.

Eine zu hohe Liquidität könnte das Management dazu verleiten, riskantere Investitionen oder Geschäftsentscheidungen zu treffen, um das Geld scheinbar gewinnbringend einzusetzen (schnell unter die Business-Leute bringen). Dies könnte zu voreiligen Handlungen führen, die langfristig negative Auswirkungen für das Unternehmen haben könnten (der berühmte FOMO-Effekt).

Hohe (freie) Zahlungsmittelbestände lassen den Schluss zu, dass kurz- oder mittelfristige Kapitalanlageformen nicht in Anspruch genommen wurden, was wiederum zu einer niedrigen Rendite führt. Freie Zahlungsmittelbestände sind in den allermeisten Fällen mit niedrigen Zinserträgen verbunden als alternative Anlageformen auf den Kapitalmärkten.

Zusammenfassung

Die Liquidität eines Unternehmens bezieht sich auf seine Fähigkeit, Schulden und Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen, indem es über ausreichend liquide Mittel verfügt. Eine hohe Liquidität ermöglicht es einem Unternehmen, alle Rechnungen pünktlich zu bezahlen, während eine niedrige Liquidität zu verzögerten oder ausbleibenden Zahlungen führt.

Die Berechnung der Liquidität beinhaltet das Verhältnis von liquiden Mitteln zu kurzfristigen Verbindlichkeiten. Es ist wichtig, genügend liquide Mittel zur Verfügung zu haben, um Zahlungsverpflichtungen erfüllen zu können. Es gibt verschiedene Liquiditätskennzahlen, wie die Liquiditätsgrade 1, 2 und 3, die weiter in die Analyse von Beständen und Verpflichtungen eingehen.

Es gilt der Grundsatz, dass Liquidität vor Rentabilität geht, da die Folgen von Liquiditätsproblemen schwerwiegender sind als die einer niedrigen Rentabilität.

Unternehmen können ihre Liquidität verbessern, indem sie beispielsweise Maßnahmen wie die Verkürzung von Zahlungszielen, das Eintreiben überfälliger Forderungen oder den Verkauf von nicht benötigtem Anlagevermögen ergreifen.

Allerdings kann ein zu hoher Liquiditätsbestand auch Nachteile haben, wie das Versäumen von Investitionsmöglichkeiten oder die Gefahr des Wertverlusts durch Inflation.

Übrigens, zum Thema Liquidität können Kongress-Vorträge gehalten werden. Was ein Business-Partner von mir hierzu erlebt hat und was ich aus der überraschenden Liquiditäts-Situation gemacht hätte, lesen Sie im Blog-Beitrag „Sicherung der Liquidität – schnell mal was dazu erzählen!„.

Häufige Fragen

Was wird unter Liquidität verstanden?

Liquidität ist die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Schulden und Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen, indem es über ausreichend liquide Mittel verfügt.

Was ist Liquidität Beispiel?

Hat ein Unternehmen eine „hohe Liquidität (liquide)“, kann es alle seine Rechnungen fristgerecht bezahlen. Hat es eine „niedrige Liquidität (nicht liquide)“, stockt der Zahlungsfluss an Lieferanten und Dienstleister. Liquide Mittel können Bargeldbestände, Geldmarktbestände, Schecks, Sichteinlagen, (kurzfristig veräußerbare) Wertpapiere sein.

Was ist Liquidität im Unternehmen?

Die Liquidität eines Unternehmens beschreibt seine Fähigkeit, jederzeit sämtlichen Zahlungsverpflichtungen vollständig erfüllen zu können. Das erfordert, dass die Einzahlungen stets mindestens gleich hoch sind wie die Auszahlungen.

Was zählt alles zur Liquidität?

Zum liquiden Vermögen zählen jene Vermögenswerte, die entweder sofort verfügbar sind oder in absehbarer Zeit in Bargeld umgewandelt werden können.

Ist eine hohe Liquidität gut?

Wenn ein Unternehmen überschüssige Mittel in liquider Form über einen längeren Zeitraum hält, könnte es die Möglichkeit verpassen, diese Mittel gewinnbringend zu investieren. Zudem könnten Investoren eine zu hohe Liquidität als Zeichen von ineffizienter Kapitalallokation oder mangelnden Wachstumschancen interpretieren, was das Vertrauen in das Unternehmen beeinträchtigen könnte.

Der Beitrag Liquidität im Unternehmen – von Liquiditätsengpass bis Liquiditätsüberschuss wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Doch wie genau müssen die Unternehmen diese Rechenschaft ablegen? Der Gesetzgeber hat je nach Größe Ihres Unternehmens unterschiedliche Anforderungen an die Buchführung festgelegt. Es gibt eine einfache Buchführung und eine umfangreiche Buchführung.

In vielen Jahren der praktischen Anwendung hat sich ein bewährtes Buchhaltungssystem entwickelt, das als „doppelte Buchführung“ auch heute noch in der Geschäftswelt rege Verwendung findet. Dieser Blog-Beitrag erklärt anschaulich und verständlich das Prinzip der Doppelten Buchführung.

Was bedeutet „doppelte Buchführung“ und warum ist sie „doppelt“?

Definition „Doppelte Buchführung“

Vorteil Doppelte Buchführung

Der Beitrag Doppelte Buchführung – einfach und verständlich erklärt wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Unterhalb dieses Oberbegriffs haben sich verschiedene Varianten und Anwendungsmöglichkeiten gebildet; von der E-Mail-Rechnung über die PDF und Sondervarianten wie EDIFACT, XRechnung und ZUGFeRD. Was unter den verschiedenen Formen zu verstehen ist, erklärt dieser praktische Vergleich in elektronischer Form; quasi ein E-Vergleich.

E-Rechnung: Ablösung der herkömmlichen Papier-Lösung

Jahrzehntelang gelangten Rechnungen in Papierform in die Buchhaltungsbüros der Unternehmen – viele Jahre in der berühmten DIN A4-Größe. Die Papiere wurden

• auskuvertiert,
• gestempelt,
• umhergereicht,
• beschriftet,
• getippext,
• nochmals beschriftet,
• gebucht,
• wieder gestempelt,
• abgeheftet und schließlich
• archiviert.

Dass hier Effizienz und Produktivität nicht Pate standen, liegt auf der Buchhalter-Hand. Viel zu manuell und umständlich waren die Papier-Prozesse. Doch durch den Siegeszug der elektronischen Datenverarbeitung boten sich neue Möglichkeiten und der Begriff der „E-Rechnung“ wurde geboren.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Rechnungsinformationen vollständig elektronisch transferiert werden. Meist erfolgt dies standardisiert und automatisiert, so dass ein hoher Grad an Effizienz bei Sendern und Empfängern besteht, da wesentliche Daten zur Rechnung nicht mehr manuell in EDV-Systemen erfasst und weitergegeben werden müssen.

Der strukturierte und maschinenlesbare Datensatz der E-Rechnung ermöglicht dem Empfänger eine durchgängig digitale und medienbruchfreie Bearbeitung des jeweiligen Geschäftsvorgangs – vom Empfang über die Verbuchung bis zur Bezahlung der Rechnung.

Vorteile einer E-Rechnung für Rechnungsaussteller

• einfache Erstellung der Rechnung (durchgängig elektronisch)
• kostengünstige Ausgabe der Rechnung (kein Druck)
• kostengünstiger Versand an den Empfänger (i.d.R. per E-Mail oder digitaler Plattform)
• schnellere und fehlerreduzierte Durchlaufzeiten beim Empfänger (Eingabe und Bearbeitung)
• schnellere Bezahlung durch den Empfänger (schnellere Durchlaufzeit, dadurch weniger Verzögerungen)
• einfacheres Mahnwesen
• bessere Möglichkeiten zur Archivierung und Reproduzierbarkeit der Ausgangsrechnungen
• ortsunabhängige Rechnungserstellung ist einfacher möglich (Homeoffice)
• nachhaltiger und umweltschonender Prozess
• Ausweitung des Serviceangebots für digital orientierte Kunden

Vorteile einer E-Rechnung für Rechnungsempfänger

• schnelleres Erfassen der Eingangsrechnung im Rechnungswesen (Prozesserleichterung)
• schnellere und fehlerreduzierte Durchlaufzeiten beim Empfänger (Eingabe und Bearbeitung)
• geringere Fehlerquote bei der Bearbeitung der Eingangsrechnung
• höhere Transparenz hinsichtlich der vorhandenen Eingangsrechnungen
• einfacherer Zahlprozess durch papierlose Belege
• bessere Ausnutzung von Skontierungsmöglichkeiten
• bessere Möglichkeiten zur Archivierung und Reproduzierbarkeit der Eingangsrechnungen
• ortsunabhängige Eingangsrechnungsverarbeitung ist einfacher möglich (Homeoffice)
• höhere Datensicherheit durch Verschlüsselungsmöglichkeit der E-Rechnungen
• nachhaltiger und umweltschonender Prozess

Einen Überblick über die historische Entwicklungen der elektronischen Datenpbertragung finden Sie hier.

E-Rechnung Pflicht 2025

Ab 1.1.2025 gitl eine grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung für inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Das bedeutet, dass inländische unternehmerische Rechnungsempfänger so eingerichtet sein müssen, dass E-Rechnungen empfangen und verarbeitet werden können.

Aufgrund es hohen Umsetzungsaufwands wurden jedoch Übergangsregelungen geschaffen, die den Versand von Papierrechnungen zwischen Unternehmen auch ab 2025 noch ermöglicht. Hierzu sind allerdings Voraussetzungen zu erfüllen.

Für die elektronische Rechnungsverarbeitung ist die bisher notwendige Zustimmung des Rechnungsempfängers (Unternehmen) nicht mehr erforderlich. Werden Rechnungen an Verbraucher (Privatpersonen) ausgegeben, ist die Zustimmung weiterhin von Nöten.

Ausnahmen: Wie so oft im Leben gibt es auch hier Ausnahmen. Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) sind als sogenannte „sonstige Rechung“ ausgenommen; gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV).

E-Rechnungen: Umsetzungsmöglichkeiten

Um eine E-Rechnung im Unternehmen einzusetzen, bietet die digitale Welt einen ganzen Köcher an Möglichkeiten. Alle sind praktikabel einsetzbar und erfüllen grundsätzlich – bei korrekter Anwendung – die gesetzlichen Voraussetzungen für ordnungsgemäße Rechnungen.

Die einfachste und zugleich holprigste Variante besteht darin, die Rechnungskopfinformationen und -positionen in den Textkörper einer E-Mail zu setzen. Etwas runder läuft die Lösung mit der Ausgabe der Rechnung im standardisierten PDF-Format.

Der Verarbeitungsprozess kann optimiert werden, wenn die Daten zur Rechnung zwischen Aussteller und Empfänger über eine eingerichtete Schnittstelle (EDIFACT) ausgetauscht werden. Wollen Unternehmen die etwas in die Jahre gekommene EDI-Schnittstelle umgehen, bietet sich das OpenTrans-Format an.

Auch die EU hat ein eigenes Format zu bieten: Rechnungsaustausch via ZUGFeRD – ein standardisiertes Verfahren für den Austausch zwischen Unternehmen. Wer es rein deutsch (und unabhängig) haben möchte, kann die XRechnungen verwenden; wer Leistungen gegenüber Behörden erbringt, ist zum Aus- und Zustellen einer solchen Rechnung gezwungen. Andere Formate (Papier, PDFs) werden ausnahmslos nicht akzeptiert.

Im internationalen Geschäft ist ein Rechnungsaustausch per Peppol-Netzwerk mittels eines Peppol Access Points möglich.

Welche technischen Herausforderungen bei der Umsetzung der E-Rechnung bestehen, verrät der Blog-Beitrag „Die Zukunft im Auftragswesen: E-Rechnung, EDI und Peppol„.

Rechnung als E-Mail versenden

Die Nutzung einer einfachen (Text-) E-Mail als Rechnungsträger und Übermittler ist denkbar und möglich. Ein entsprechender Betreff („Rechnung“) kann die eindeutige Zuordnung als Rechnungsdokument erledigen, die erforderlichen Anschriften und Rechnungspositionen sowie Gesamtbeträge und umsatzsteuerliche Angaben können sich im Body der E-Mail befinden.

Enthält die E-Mail-Rechnung alle vorgeschriebenen Pflichtangaben für Rechnungen (siehe § 14 Abs. 4 UStG), die für Papierrechnungen angedacht sind, geht die E-Rechnung in dieser Form in Ordnung. Es ist dann auch kein Anhang (Excelauflistung, Word-Dokumente o.ä.) notwendig; natürlich kann dies zu Dokumentations- und Nachweiszwecken erfolgen.

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Dieser Umsetzungsweg wird jedoch beim Leistungsempfänger sehr wahrscheinlich auf weniger Zustimmung stoßen, da dieses Format in der Praxis eher ungewöhnlich und zu Sonderbehandlungen bei der Be- und Verarbeitung führt.

PDF-Rechnung

Das PDF-Format ist das am meisten verbreitete E-Rechnungsformat und findet sich in nahezu jedem Unternehmen.

Definition PDF-Format

PDF steht für Portable Document Format. Es handelt sich um ein Dateiformat, das entwickelt wurde, um elektronische Dokumente plattformunabhängig darzustellen. Das Format wurde von Adobe Systems entwickelt und bereits 1993 veröffentlicht. Seitdem wurde es in Unternehmen und Privathaushalten zu einem weit verbreiteten Standard für den Austausch von elektronischen Dokumenten.

Das Portable Document Format zeichnet sich aus durch Plattformunabhängigkeit (Windows, macOS, Linus), einheitliche Darstellung (Layout, Schriften, Grafiken, Druck), Interaktivität (Hyperlinks, Lesezeichen, Formulare), Sicherheit (Passwortschutz, Verschlüsselung, Signaturen) und Komprimierung (optimale Dateigröße).

Bei einer E-Rechnung im PDF-Format übergibt das verwendete EDV-System (ERP-System, Fakturierungssoftware) die Daten zur Rechnung an einen Druckertreiber, der diese dann zu einem lesbaren PDF-Dokument (statt Ausdruck auf Papier) transformiert. Dieses Dokument kann dann über die herkömmlichen digitalen Verfahren übermittelt werden.

Bei einem PDF-Dokument handelt es sich nicht um ein Foto oder Bild; das Dateiformat ist grundsätzlich elektronisch lesbar, da es Textelemente enthält, die ausgelesen werden können.

Nachteile der PDF-Rechnung

PDF/a-Format: Entwickelt für die Langzeitaufbewahrung

Neben dem Standard-PDF gibt es noch das spezielle PDF/A-Format (Portable Document Format/Archiv). Hierbei handelt es sich um einen Standard für die langfristige Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Das Archiv-Format zielt darauf ab, die Lesbarkeit und Integrität von Dokumenten über lange Zeiträume zu gewährleisten.

Der PDF/A-Standard definiert bestimmte Anforderungen, um diese Langzeitarchivierung von Dokumenten zu ermöglichen. Dazu gehören beispielsweise:

• Unterstützung von Schriften: DIe Dokumente müssen eingebettete Schriftarten verwenden, um sicherzustellen, dass der Text auch in Zukunft lesbar bleibt, selbst wenn die verwendeten Schriftarten auf dem IT-Markt nicht mehr verfügbar sind.
• Verwendung von standardisierten Farbräumen: Die Dokumente sollten standardisierte Farbräume wie den CMYK– oder den sRGB-Farbraum verwenden, um eine konsistente Darstellung der Farben zu gewährleisten.
• Verbot von verschachtelten Elementen: Die Dokumente dürfen keine verschachtelten Dateien enthalten, um die Portabilität und die Möglichkeit der Wiedergabe über lange Zeiträume sicherzustellen.
• Verwendung von Metadaten: Die Dokumente sollten Metadaten enthalten, um Informationen über das Dokument, den Ersteller, das Erstellungsdatum zu speichern.
• Kompatibilität: Dokumente sollten mit älteren PDF-Readern und -Anwendungen kompatibel sein, um sicherzustellen, dass sie auch in der Zukunft gelesen und angezeigt werden können.

Das PDF/A-Format wird häufig in Archivierungssystemen, staatlichen Institutionen, Bibliotheken und anderen Organisationen eingesetzt, die wichtige Dokumente langfristig aufbewahren müssen. Aber die Bedeutung des Formats steigt auch in privatrechtlichen Unternehmen.

EDI-Schnittstelle: Rechnungen per EDIFACT übermitteln

Bereits vor vielen Jahrzehnten steckten schlaue Köpfe eben diese Körperteile zusammen, um eine Lösung zu finden, wie Geschäftsdokumente aller Art (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen etc.) prozesssicher übermittelt werden können. Herausgekommen ist das EDIFACT-Format – ein weltweit normiertes, elektronisches Datenaustauschformat.

Dabei steht EDIFACT für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport„, also Elektronischer Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Transport.

In der praktischen Anwendung codiert EDITFACT gemäß Normvorgaben ein Geschäftsdokument in einer Textdatei. Hierin finden sich dann die jeweiligen Informationen – aber im Gegensatz zur PDF an fest vorgegebenen Stellen. Dadurch ist eine maschinelle Verarbeitung der Daten – sowohl beim Sender als auch beim Empfänger – störungsfrei und systemsicher möglich.

Beispiel

EDIFACT-Codierungen

NAD = name and address (Name und Adresse)

Dieses Segment wird verwendet, um Informationen über den Namen und die Adresse einer beteiligten Partei im elektronischen Datenaustausch zu übermitteln. Es kann beispielsweise den Namen und die Adresse des Absenders, des Empfängers oder eines anderen relevanten Geschäftspartners enthalten.

BY = buyer (Käufer)

Dieses Segment enthält Informationen über den Käufer in einer elektronischen Geschäftsnachricht.

Leider ist das EDIFACT-System in die Jahre gekommen. Es bestehen eine Vielzahl an unterschiedlichen Formaten und tausende Seiten für Beschreibung und Dokumentation. Das ganze System ist daher sehr komplex und verschachtelt geworden; die Einrichtung einer EDI-Anbindung erfordert viel Projektaufwand und viele systemseitige Abstimmungen.

Dennoch ist EDIFACT in der Praxis sehr gebräuchlich und in zahlreichen (Groß-) Unternehmen vertreten. Konzerne wie Metro oder EDEKA zwingen ihre Lieferanten, bestimmte Daten mit einer EDI-Schnittstelle in deren System zu übertragen. Es gilt die Vorgabe: Ohne EDIFACT keine Rechnungsbearbeitung und keine Bezahlung.

Beispiel

In folgenden Branchen kommt EDITFACT zur Anwendung:

Handel und Einzelhandel: Unternehmen, die im Bereich des internationalen Handels, der Lieferkette und des Supply Chain Managements tätig sind, nutzen das Format, um Bestellungen, Lieferavisos, Rechnungen und Zahlungsanweisungen auszutauschen.

Logistik und Transport: Logistik- und Transportunternehmen nutzen EDIFACT, um Informationen über Sendungen, Frachtdokumente, Zollabfertigung und andere logistische Prozesse untereinander zu tauschen.

Versicherungen: Bei Versicherungsunternehmen kommt EDIFACT zur Anwendung, um Policen, Schadensmeldungen, Zahlungsanweisungen und andere versicherungsrelevante Informationen elektronisch auszutauschen.

Banken und Finanzdienstleistungen: Im Bereich des elektronischen Zahlungsverkehrs und des Finanzdatenaustauschs wird EDIFACT verwendet, um Transaktionsinformationen, Zahlungsanweisungen und andere finanzielle Dokumente zu versenden und empfangen.

Automobilindustrie: Automobilisten und deren Zulieferer nutzen EDIFACT für den Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferabrufen, Lieferscheinen und Rechnungen.

Rechnungen im OpenTrans-Datenformat

Das später entwickelte OpenTrans-Format basiert auf der Beschreibungssprache XML (eXtensible Markup Language) und wurde speziell für die Bereiche Einkauf und Beschaffung konzipiert. XML ist ein generisches Format, das optimal für den Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und anderen Beschaffungsdokumenten verwendet werden kann.

Wie bei EDIFACT ist das Datenaustauschformat OpenTrans für den „normalen“ Anwender nicht lesbar. Zum Sichtbarmachen der beinhaltenden Daten und Belege ist stets eine Software erforderlich, die OpenTrans-Dateien sichtbar macht.

OpenTrans ist ein offener Standard, der von verschiedenen Softwareanbietern und Organisationen unterstützt wird. Es bietet Flexibilität und Erweiterbarkeit, um individuelle Anforderungen anzupassen und spezifische Geschäftsregeln abzubilden. Dennoch ist OpenTrans in der Praxis eher von geringer Bedeutung, auch wenn es von Global Playern wie Siemens, Bosch und Volkswagen benutzt wird.

ZUGFeRD-Rechnungen erstellen

Auf der Suche nach einem verlässlichem Belegdatenformat für Rechnungen kam die Europäische Union auf die Lösung „ZUGFeRD„. Das an ein Zugpferd erinnernde Wort hat nichts mit dem Tierreich oder dem Eisenbahnwesen zu tun. Vielmehr handelt es sich vereinfacht gesagt um ein Format, das eine PDF-Datei in Verbindung mit einem XML-Anhang darstellt.

Definition

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“

Auf diesem Weg hat man versucht, die Vorteile der elektronischen Verarbeitung des XML-Formats mit den Vorteilen der menschlichen Lesbarkeit der PDF-Datei zu kombinieren. Gleichzeitig wurden mit dieser Kombination auch die Nachteile des XML-Formats (menschlich nicht lesbar) und des PDF-Formats (maschinell schlecht verarbeitbar) ausgeglichen. Die berühmte Win-Win-Situation!

ZUGFeRD unterstützt verschiedene Versionen, die auf den jeweiligen Anforderungen und Funktionalitäten basieren. Es erfüllt die Anforderungen der Europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen und wird von vielen Unternehmen und Organisationen verwendet. ZUGFeRD wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, darunter Handel, Logistik, Finanzwesen, Versicherungen und öffentliche Verwaltung.

In Deutschland hat die Einführung von ZUGFeRD als standardisiertes Rechnungsformat zwar seit seiner Einführung im Jahr 2014 kontinuierlich an Dynamik gewonnen. Ein Durchbruch in der praktischen Anwendung hat – trotz einer 2.0 Version – aber bis heute nicht stattgefunden. Es gibt andere Ansichten, die bei ZUGFeRD von einem Flop und Bürokratiemonster sprechen.

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XRechnung erstellen

Eine deutsche Stand-Alone-Lösung wurde mit der XRechnung eingeführt, die ein weiteres Datenaustauschformat darstellt. Hier bestand u.a. das grundsätzliche Ziel, unabhängiger zu werden. PDF ist bekanntlich eine Marke des US-Unternehmens Adobe, die das Ziel verfolgt, ein langfristig gültiges Dateiformat zu unterhalten.

Aber die deutschen Behörden sind auf diese Absichten eines ausländischen Unternehmens – insbesondere unter Berücksichtigung der weiten Verbreitung der PDF im deutschen Steuerwesen – angewiesen.

Das XRechnungsformat basiert auf dem internationalen Standard UBL (Universal Business Language) und verwendet ebenfalls Beschreibungssprache XML. Auch hier werden die rechtlichen Anforderungen der Europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen vollumfänglich erfüllt.

In Umkehrung des ZUGFeRD-Ansatzes zielt dieses Rechnungsformat darauf ab, einer XML-Datei mit den relevanten Rechnungsinformationen (maschinell lesbar) eine Bilddatei oder PDF (menschlich lesbar) hinzuzufügen.

Aufbau einer XRechnung

Der Aufbau folgt einer festgelegten Struktur:

• Rechnungskopf: Informationen über die Rechnung, wie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers, die Rechnungsanschrift des Rechnungsempfängers etc.
• Rechnungspositionen: Angaben wie Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis der berechneten Positionen und Gesamtbetrag
• Steuerinformationen: anwendbare Umsatzsteuersätze und Beträge, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers
• Zahlungsinformationen: Bankverbindung und weitere Details zur Zahlungsabwicklung
• Referenzinformationen: Bestellnummer, Bestelldatum oder andere Informationen zur Identifizierung oder (internen) Zuordnung

Welche Angaben verpflichtend und welche optional sind, regelt die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV).

Hinweis

Das XRechnungsformat ist nur für Rechnungen (keine Bestellungen oder Lieferscheine) einsetzbar und nur in Deutschland gängig.

Für wen ist die XRechnung Pflicht?

XRechnungen sind für alle Unternehmen verpflichtend, die Lieferungen oder Leistungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland berechnen. Rechtsgrundlagen sind das „Gesetz über elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (E-Rechnungs-Gesetz)“ und die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV).

Ausnahmen gelten bei Direktkäufen unter einem Wert von 1.000 EUR und bei Aufträgen im Bereich der Außen- und Sicherheitspolitik.

Unterschied E-Rechnung und XRechnung

Die E-Rechnung ist ein allgemeiner Begriff, der sich auf die elektronische Übermittlung und Weiterverarbeitung von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern bezieht. Sie umfasst verschiedene Formate und Standards wie beispielsweise EDI, PDF, XML. Die XRechnung hingegen ist ein spezifisches Rechnungsformat, das im Rahmen der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde.

XRechnungen sind also eine spezielle Art der E-Rechnung, die für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern verwendet wird.

Beispiel XRechnung

Ein Beispiel (XML-Code) finden Sie hier auf der Seite der Deutschen Bahn.

Peppol XRechnung – Netzwerk für internationale Übertragung

PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement Online“ und ist Netzwerk und Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, insbesondere im Bereich des öffentlichen Auftragswesens. Es wurde entwickelt, um den elektronischen Handel und die elektronische Beschaffung in Europa zu erleichtern.

Peppol basiert auf offenen Standards und technischen Spezifikationen, die sicherstellen, dass unterschiedliche (internationale) Systeme miteinander kommunizieren und Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferavise effizient ausgetauscht werden können. Um sich in diesem Netzwerk zu identifizieren, bekommen die Teilnehmer eine spezielle PEPPOL-ID ( Peppol-Participant-Identifier) zugewiesen.

Hinweis

Die PEPPOL-ID darf nicht mit einer behördlichen Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder anderen Unternehmensidentifikationsnummern verwechselt werden. Die PEPPOL-ID ist spezifisch für die Teilnahme am Peppol-Netzwerk und dient zur Identifizierung und Kommunikation innerhalb dieses Netzwerks.

Peppol und XRechnungen können sich ergänzen, indem Peppol als Netzwerk und Infrastruktur den sicheren Austausch von XRechnungen zwischen den Teilnehmern ermöglicht. Peppol fungiert als Übertragungs- und Konnektivitätsschicht, während „XRechnung“ das spezifische Datenformat für die Rechnungen definieren kann.

Der Datenaustausch erfolgt hierbei über einen sogenannten Peppol Access Point, der das Bindeglied zwischen Sender/Empfänger und dem Peppol -Netzwerk darstellt. Solche Access Points können auch IT-Dienstleister sein, die sich zuvor erfolgreich bei Peppol qualifiziert haben und diese Serviceleistung auf dem Datenaustauschmarkt anbieten.

Die Nutzung von Peppol variiert von Land zu Land. In einigen Ländern, wie beispielsweise Norwegen, Schweden und den Niederlanden, ist Peppol weit verbreitet und wird von einer Vielzahl von Organisationen genutzt. In anderen Ländern befindet sich Peppol noch in einem früheren Stadium, aber die Verbreitung nimmt stetig zu, da immer mehr Länder die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs erkennen.

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Zusammenfassung

Die E-Rechnung, also die elektronische Übermittlung und Weiterverarbeitung von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern, ist eine weitläufige Spielwiese. Es haben sich in der Vergangenheit viele Formate und Übertragungsmöglichkeiten entwickelt. Einiges davon haben sich in der Praxis als untauglich erwiesen (E-Rechnung als E-Mail), andere als zu komplex und umständlich (EDIFACT) und wiederum andere als zu jung und unbewährt (XRechnungen).

Die Nutzung einer einfachen E-Mail als Rechnungsdokument ist möglich, wenn alle vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten sind, jedoch könnte diese Praxis beim Empfänger auf wenig praktische Zustimmung stoßen.

Das PDF-Format ist das am weitesten verbreitete E-Rechnungsformat und wird in nahezu jedem Unternehmen verwendet. Es hat den Nachteil, dass die Daten nicht standardisiert an derselben Stelle stehen, was zu Fehler bei der automatisierten Verarbeitung führen kann. Zusätzlich gibt es das PDF/A-Format, das speziell für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten entwickelt wurde und auch dafür zum Einsatz kommt.

EDIFACT wurde vor vielen Jahrzehnten entwickelt, um Geschäftsdokumente sicher und effizient zu übermitteln. Es ermöglicht die maschinelle Verarbeitung von Informationen und wird in verschiedenen Branchen wie Handel, Logistik, Versicherungen, Bankwesen und der Automobilindustrie eingesetzt, obwohl das System aufgrund seiner Komplexität und Vielfalt an Formaten und Dokumentationen anspruchsvoll ist.

OpenTrans ist ein auf XML basierendes Datenaustauschformat für Einkauf und Beschaffung, das von verschiedenen Softwareanbietern und Organisationen unterstützt wird, jedoch in der Praxis nur von wenigen Unternehmen verwendet wird.

Die Europäische Union hat als weitere Option das ZUGFeRD-Format als Belegdatenformat für Rechnungen entwickelt, das eine PDF-Datei mit einem XML-Anhang kombiniert, um die Vorteile beider Formate zu nutzen und die Nachteile auszugleichen.

Die XRechnung ist eine deutsche Stand-Alone-Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch, die auf dem internationalen Standard UBL basiert und die Beschreibungssprache XML verwendet. Bei XRechnungen wird eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer menschenlesbaren Bilddatei erweitert.

Peppol ist ein Netzwerk und eine Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten im öffentlichen Auftragswesen in Europa, das den elektronischen Handel und die elektronische Beschaffung erleichtert, indem es einen sicheren Austausch von Rechnungen, Bestellungen und Lieferavisen ermöglicht.

Die Bedeutung der E-Rechnung wird im Geschäftsleben in Zukunft erheblich zunehmen. Kleine und mittelständische Unternehmen werden einfache Lösungen zur Umsetzung erhalten. Größere Unternehmen werden den Nutzen großflächig abgreifen und ihre Partner mit ihrer Marktmacht zu E-Rechnungen zwingen. Aber auch auf der gesetzgebenden Seite ist ein Boost im Bereich E-Rechnungen zu erwarten; eine E-Rechnungspflicht ist bis in wenigen Jahren unter Unternehmern angedacht.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Ein PDF-Dokument kann als E-Rechnung betrachtet werden, sofern es den Anforderungen für elektronische Rechnungen entspricht. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass nicht jedes PDF automatisch als rechtskonforme E-Rechnung gilt; beispielsweise eine eingescannte Papierrechnung. In einigen Fällen sind strukturierte Datenformate erforderlich, um den automatisierten Austausch und die Verarbeitung der Rechnungsdaten zu ermöglichen.

Wer muss eine E-Rechnung stellen?

Jeder, der Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern tätigt, ist verpflichtet, eine E-Rechnung zu stellen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus den nationalen und internationalen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung. Die genauen Anforderungen und Standards können jedoch je nach Land und Organisation variieren.

Sind E-Rechnungen Pflicht?

In vielen Ländern besteht mittlerweile eine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen. Die genauen Vorschriften können jedoch je nach Land unterschiedlich sein. Es empfiehlt sich daher, die aktuellen rechtlichen Bestimmungen und Anforderungen zu überprüfen. In Deutschland sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Ab 2025 ist grundsätzlich geplant, elektronische Rechnungen für inländische Umsätze zwischen Unternehmen verpflichtend zu machen.

Ist eine Rechnung per E-Mail zulässig?

Eine Rechnung per E-Mail ist grundsätzlich zulässig. Es ist wichtig zu gewährleisten, dass die Rechnung alle erforderlichen Informationen enthält und den rechtlichen Vorgaben entspricht. Allerdings hat sich in der Praxis erwiesen, dass Rechnungen als reine E-Mails unpraktisch und daher unbeliebt sind.

Was braucht man für eine E-Rechnung?

Für eine E-Rechnung benötigt man grundsätzlich ein elektronisches Format, strukturierte Daten, rechtskonforme Rechnungsmerkmale und einen sicheren Übertragungskanal (E-Mail-System, elektronisches Rechnungssystem, Plattform für den elektronischen Datenaustausch ).

Was ist bei elektronischen Rechnungen zu beachten?

Bei der Nutzung elektronischer Rechnungen müssen rechtliche Anforderungen (E-Rechnungs-Standards), gültige Datenformate (XML, EDI), Kommunikationskanäle (Peppol , EDI-Schnittstellen), Daten- und Übertragungssicherheit (digitale Signaturen, Zertifikate) und Aufbewahrungsvorgaben (Fristen, Lesbarmachung) beachtet werden.

Der Beitrag 7 Arten der E-Rechnung: Von E-Mail über PDF, ZUGFeRD, XRechnung u.a. – ein praktischer Vergleich wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Dieser Blog-Beitrag erklärt praxisnah die Verbuchung von geschäftlichen (Bewirtung von Geschäftspartnern) und betrieblichen (Bewirtung von Mitarbeitern) Bewirtungsaufwendungen und bietet entsprechende Buchungsvorschläge (SKR03 und SKR04). Zudem gibt der Beitrag Praxistipps zur automatischen Verbuchung und Besonderheiten bei der Betriebsprüfung.

Bewirtungskosten buchen in der Praxis

Handelsrechtlich gibt es nahezu keine Einschränkungen für die Verbuchung von Bewirtungsaufwendungen (Geschäftsessen) im Rechnungswesen. Solange die Ausgaben betrieblich veranlasst sind, kann ein Betriebsausgabenabzug in der Handelsbilanz erfolgen.

Steuerrechtlich sind hier weitaus mehr Fragen zu beantworten, um die korrekte Verbuchung einer Bewirtung vornehmen zu können. Vorab ist zu klären, ob der Anlass für die Bewirtung privat, betrieblich oder geschäftlich war. Bei einem privaten Anlass hat die Rechnung in der Buchführung nichts verloren – es sei denn, Sie machen für Ihr Privatleben freiwillig eine Buchhaltung. Die Kosten für private Bewirtungen sind der privaten Lebensführung zuzuordnen und somit keine Betriebsausgabe.

Wurden Mitarbeiter des eigenen Betriebs verpflegt, liegt ein betrieblicher Anlass vor. Dies hat zur Folge, dass die Kosten für die Arbeitnehmer grundsätzlich uneingeschränkt als Betriebsausgabe absetzbar sind. Eine Kürzung oder Berichtigung der betrieblich veranlassten Bewirtung der Mitarbeiter kann daher ohne Angaben in diesem Fall unterbleiben.

Liegt ein geschäftlicher Anlass vor – also die Bewirtung von Personen, mit denen eine Geschäftsbeziehung aufgebaut oder gepflegt werden soll – sind im Fall von angemessenen Kosten 70 % der Aufwendungen im Rechnungswesen abzugsfähig und 30 % nicht abzugsfähig. Zusätzlich müssen folgende Angaben (Nachweispflicht, in der Praxis mittels Bewirtungsbeleg) gemacht werden:

• Ort,
• Tag,
• Anlass,
• Teilnehmer,
• Höhe der Bewirtung.

Darüber hinaus sind die Aufwendungen für das Geschäftsessen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben in der Buchhaltung aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG).

Eine korrekt ausgewiesene und abziehbare Umsatzsteuer auf einem Bewirtungsbeleg ist von dem 30 %-Abzugsverbot nicht betroffen; die Vorsteuer aus der Rechnung ist daher vollumfänglich abzugsfähig.

Ein Bewirtungsbeleg in Höhe von brutto 119 Euro (netto 100 Euro) ist daher – bei einer geschäftlichen Veranlassung (Geschäftsessen) – steuerrechtlich wie folgt aufzuteilen:

70 Prozent von 100 € = 70 € sind als Betriebsausgabe abzugsfähig=>Aufwandsbuchung

30 Prozent von 100 € = 30 € sind als nicht abziehbare Betriebsausgabe zu behandeln =>besondere Aufwandsbuchung (außerhalb der Steuerbilanz hinzuzurechnen)

Umsatzsteuer aus dem Bewirtungsbeleg: 19 € =>vollumfänglich als abzugsfähige Vorsteuer zu verbuchen

Buchung Bewirtungskosten im SKR 03 und SKR 04

Die DATEV-Standard-Kontenrahmen (SKR) bieten für Unternehmen im Rechnungswesen spezielle Aufwandskonten für die Verbuchung von Kosten eines Geschäftsessens an. Zum einen sind das Vorsteuerkonten für die im Beleg (korrekt) ausgewiesene Umsatzsteuer. Zum anderen sind es die Konten für die im Steuerrecht anteilig zulässigen Bewirtungsaufwendungen (abziehbaren Betriebsausgaben); abschließend spezielle Konten, um die nicht abziehbaren Bewirtungskosten (nicht abziehbare Betriebsausgaben) aufzunehmen.

Wie mit den üblichen Trinkgeldern bei Bewirtungsaufwendungen umzugehen ist, behandelt der eigenen Blog-Beitrag „Trinkgeld als Betriebsausgabe buchen„.

Folgende Konten werden im Standard-Kontenrahmen SKR 03/SKR 04 im Rechnungswesen benötigt:

4650/6640: Bewirtungskosten
4654/6644: nicht abzugsfähige Bewirtungskosten
1576/1406: abziehbare Vorsteuer 19 %

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Bewirtung buchen: Manuelle Umsetzung

Bei einer manuellen Buchung von geschäftlichen Bewirtungskosten werden die jeweiligen Beträge (abziehbare und nicht abziehbare Kosten der Bewirtung) von Hand errechnet und jeweils separat auf die zugehörigen Buchungskonten gebucht. Sehern wir uns das anhand eines Buchungsbeispiels an.

Beispiel

Der Unternehmer I. Chladdichein lädt seinen Kunden D. Abinichdabei während eines Verhandlungsgesprächs zum Geschäftsessen in ein Restaurant ein. Während des Essens gehen die Verhandlungen weiter. Das Restaurant stellen am Ende eine ordnungsgemäße Rechnung in Höhe von brutto 238 Euro aus. Der Unternehmer hat die notwenigen Belege mit allen erforderlichen Angaben versehen und zur Verbuchung der Kosten an seinen Mitarbeiter B. Uchhalter gegeben.

Steuerrechtlich sind lediglich 70 Prozent der Netto-Aufwendungen für Unternehmer als Betriebsausgabe abzugsfähig; 30 Prozent sind nicht abziehbare Betriebsausgaben. Die Einzelbestandteile der Rechnung können wie folgt aufgeteilt werden:

Bruttobetrag: 238 €
Nettobetrag: 200 €
Umsatzsteuerbetrag: 38 €
abziehbarer Betrag: 140 € (70 Prozent von 200 €)
nicht abziehbarer Betrag: 60 € (30 Prozent von 200 €)

In der Praxis wird üblicherweise in einem ersten Schritt der Rechnungsbetrag in voller Höhe auf das Konto „Bewirtungskosten“ gebucht, um die volle Vorsteuer aus der Rechnung zu erfassen und zu berücksichtigen:

Buchungssatz „Bewirtungskosten buchen“

SKR 03: 238,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 4650 | Haben: 1000 | Buchungstext: Geschäftsessen mit Kunde D. Abinichdabei
SKR 04: 238,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 6640 | Haben: 1600 | Buchungstext: Geschäftsessen mit Kunde D. Abinichdabei

In einem zweiten Schritt, meist im Rahmen des Jahresabschlusses, werden die nicht abziehbare Kosten umgebucht:

Buchungssatz „Bewirtungskosten buchen“

SKR 03: 60,00 EUR | Soll: 4654 | Haben: 4650 | Buchungstext: Geschäftsessen nicht abziehbarer Anteil
SKR 04: 60,00 EUR | Soll: 6644 | Haben: 6640 | Buchungstext: Geschäftsessen nicht abziehbarer Anteil

Somit verbleiben als Saldo 140 Euro auf dem Konto „Bewirtungskosten“ (200 Euro abzügl. 60 Euro) und 60 Euro auf dem Konto „nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“.

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Bewirtung Mitarbeiter buchen (SKR03 und SKR04)

Bei einer Bewirtung von Mitarbeitern greift die steuerliche Abzugsbeschränkung von Bewirtungskosten in Höhe von 70% ausdrücklich nicht; die Aufwendungen sind zu 100% in der betrieblichen Buchhaltung abzugsfähig. Voraussetzung ist allerdings, dass es sich um eigene Arbeitnehmer handelt – werden Mitarbeiter anderer Unternehmen bewirtet, bleibt es bei 30% nicht abziehbaren Bewirtungsaufwendungen.

Beispiele für eine in der Praxis typisch Bewirtung von Mitarbeitern:

• Verköstigung bei einer betrieblichen Fortbildung
• Arbeits-/Belohnungsessen
• Essen bei einer Weihnachtsfeier
• Teilnahme von Mitarbeitern bei Geschäftsessen
• Speisen und Getränke bei sonstigen Betriebsfeiern

Hinweis

Bei der Übernahme von Verpflegungskosten durch den Arbeitgeber stellt sich zusätzlich die Frage, ob ein geldwerter Vorteil entsteht, der eine Lohnsteuerpflicht für den Arbeitnehmer auslöst. Erfolgt die Kostenübernahme bei einer auswärtigen Tätigkeit (Geschäftsreise), ist kein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn die Mitarbeiter Verpflegungspauschalen geltend machen könnten. 

Lag keine Geschäftsreise vor und übernimmt der Chef die Kosten für ein Arbeitsessen (z.B. wegen eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes), ist die Kostenübernahme für den Angestellten lohnsteuerfrei, wenn die Kosten je Arbeitnehmer und Anlass die Freigrenze von 60 EUR brutto nicht übersteigen.

Liegt eine Verköstigung im Rahmen einer Betriebsveranstaltung (z.B. die berühmte Weihnachtsfeier) vor, bleibt die Kostenübernahme ebenfalls ohne Lohsteuerpflicht, wenn im Jahr nicht mehr als 2 Betriebsveranstaltungen (Sommerfest und Weihnachtsfeier) stattfinden und die Kosten je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 EUR brutto betragen.

Für den Fall eines Arbeitsessen kann das nachfolgende Beispiel herangezogen werden.

Beispiel

Der vorsteuerabzugsberechtigte Chef des Produktionsbetriebs Wirhauenrauswasgeht GmbH möchte sich bei seinen 10 Mitarbeitern in der Fertigung für den großen Einsatz zur pünktlichen Auslieferung eines Großauftrag des Kunden Herdamit KG bedanken. Er organisiert eine Brotzeit für alle Kollegen und bezahlt dafür bar 280,00 EUR brutto.

Die Kosten für die Brotzeit betragen 28 EUR pro Mitarbeiter (280 EUR Gesamtkosten : 10 Mitarbeiter) und liegen somit unter der Freigrenze von 60 EUR. Die Kosten können lohnsteuerfrei und ohne Abzugsbeschränkung als sogenannte Aufmerksamkeit verbucht werden. Zu Dokumentationszwecken empfiehlt es sich, neben den genauen Ausgaben für das Belohnungsessen das Datum und die Teilnehmer schriftlich festzuhalten.

Buchungssatz „Belohnungsessen

SKR 03: 280,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 4653 | Haben: 1000 | Buchungstext: Belohnungsessen Mitarbeiter Fertigung
SKR 04: 280,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 6643 | Haben: 1600 | Buchungstext: Belohnungsessen Mitarbeiter Fertigung

Bewirtungsaufwendungen verbuchen: Automatische Verbuchung mit Buchungsschlüssel

In den gängigen Buchhaltungsprogrammen können in der Regel spezielle Steuerschlüssel eingerichtet werden, die die Aufteilung in abziehbare und nicht abziehbare Kosten der Bewirtung automatisiert vornehmen. Bei Verwendung eines solchen Schlüssels entfällt somit die manuelle Umbuchung des nicht abziehbaren Anteils auf das Konto „Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“.

Die Einrichtung eines speziellen Steuerschlüssels für Bewirtungsaufwendungen wird nachfolgend für die Buchhaltungssoftware der DATEV erläutert.

Die Steuerschlüssel können über den Menüpunkt Stammdaten | Steuerschlüssel aufgerufen werden; über „neuen Steuerschlüssel anlegen“ können neue Schlüssel generiert werden.

Ich empfehle Ihnen, für den Standardfall „19 % Vorsteuer“ die Schlüssel-Nr. 59 zu vergeben, da der Schlüssel über die 9 in der 59 eine Verknüpfung zum Standard-Steuerschlüssel 90 für 19 % Steuer hat.

Folgende Einstellungen sind bei DATEV in den jeweiligen Feldern vorzunehmen:

Nummer: 59 (oder eine andere freie Nr. nach Belieben)
Hauptfunktionstyp: AV (=Automatische Vorsteuer)
Hauptfunktion: 31 – Vorsteuer (Faktor 2)
Funktionsergänzung: 1 – Normal-Satz (= 19 % Umsatzsteuer)
Faktor2 Prozent: 30,00 (=30 Prozent nicht abziehbarer Anteil der Bewirtung)
Faktor2 Konto 1: 4654 (bei SKR 03) / 6644 (bei SKR 04)
Faktor2 Konto 2: 0000 (somit bleibt das Feld leer)

Sie nutzen eine andere Buchhaltungssoftware?

Prüfen Sie die Dokumentation in Ihrer Buchhaltungsanwendung im Rechnungswesen, wie dort ein individueller Steuerschlüssel für die automatische Aufteilung der Aufwendungen für Geschäftsessen einzugeben ist. Möglicherweise sind es ähnliche Angaben wie im oben beschriebenen Fall für DATEV.

Die Verbuchung der Bewirtungsaufwendungen unter Anwendung des angelegten Steuerschlüssels hat nun zur Folge, dass der nicht abziehbare Anteil von 30 Prozent der Kosten automatisch auf das Konto „nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“ umgebucht wird.

Praxistipp

Legen Sie neben dem individuellen Steuerschlüssel für die automatische Umbuchung der nicht abziehbaren Bewirtungskosten bei 19 % Umsatzsteuer noch weitere Schlüssel für die Fälle mit 7 % Vorsteuer (z. B. Bewirtung mit Backwaren) und mit 0 % Umsatzsteuer (z. B. Bewirtung im Ausland) an. Ich empfehle Ihnen hierfür die Schlüssel-Nr. 58 (Verknüpfung zum Standard-Steuerschlüssel 80 für 7 % Vorsteuer) und 50 (ohne Umsatzsteuer).

Mit diesen drei individuellen Steuerschlüsseln haben Sie alle praktischen Fälle bei den Bewirtungskosten abgefrühstückt.

Bewirtungsaufwendungen in der Betriebsprüfung

Im Rahmen einer Betriebsprüfung werfen die Prüfer auch gerne einen Blick auf die Bewirtungsbelege und die dazugehörigen Buchungen der Unternehmer. Motivation ist meist nicht das Wittern von „fetter Beute“, da in der Regel der Betriebsausgabenumfang eher gering ist. Vielmehr sind die steuerlichen Stolpersteine (Nachweis- und Aufzeichnungspflichten) im Fokus, da hier oftmals in der Praxis Fehler bei diesen Aufwendungen gemacht werden (siehe Blog-Beitrag „Bewirtungsaufwendungen: 8 Typische Fehler und wie Sie es besser machen!„).

Sollte hier jedoch alles richtig sein, habe ich persönlich erfahren, dass der nächste prüfende Blick auf die Anzahl der Hauptgänge und die Anzahl der bewirtenden Personen geht. Sollten hier Ungereimtheiten auftauchen (z. B. 3 bewirtete Personen und 5 abgerechnete Hauptgänge), dürften bohrende Nachfragen des Betriebsprüfers die Folge sein.

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Zusammenfassung

Bewirtungskosten buchen gehört zur (nahezu) täglichen buchhalterischen Praxis. Wenn alle steuerlichen Anforderungen hinsichtlich Nachweis- und Aufzeichnungspflichten erfüllt sind, geht es an die korrekte Verbuchung der Höhe der Kosten für die Bewirtung.

Die abziehbaren und nicht abziehbaren Buchungsanteile können manuell gebucht werden. In diesem Fall sind die anteiligen Beträge manuell auszurechnen und Fehler können sich einschleichen.

Alternativ können die Kostenanteile mittels individueller Steuerschlüssel automatisiert verbucht werden. Legen Sie hierzu spezielle Buchungsschlüssel an; die meisten Buchführungsprogramme bieten heutzutage diese Funktionen an.

Individuelle Steuerschlüssel sind praktische Möglichkeiten, die notwendigen Buchungen bei der Behandlung von Bewirtungskosten eines Geschäftsessens zu vereinfachen und zu automatisieren.

Häufige Fragen „Bewirtungskosten buchen“

Welche Informationen müssen auf einem Bewirtungsbeleg enthalten sein?

Ein Bewirtungsbeleg muss die folgenden Informationen enthalten: Ort, Tag, Anlass der Bewirtung, Namen der bewirteten Personen und die Höhe der Bewirtungskosten. Diese Angaben sind erforderlich, um die steuerliche Abzugsfähigkeit sicherzustellen.

Welche Konten werden im SKR 03 und SKR 04 für Bewirtungskosten verwendet?

Im SKR 03 wird das Konto 4650 für abziehbare Bewirtungskosten und 4654 für nicht abzugsfähige Bewirtungskosten verwendet. Im SKR 04 entsprechen diese Konten 6640 (abziehbare Bewirtungskosten) und 6644 (nicht abzugsfähige Bewirtungskosten).

Wie kann die automatische Verbuchung von Bewirtungskosten eingerichtet werden?

In Buchhaltungsprogrammen wie DATEV können spezielle Steuerschlüssel eingerichtet werden, die die Aufteilung der Bewirtungskosten in abziehbare und nicht abziehbare Anteile automatisch vornehmen. Dies vereinfacht den Buchungsprozess und reduziert das Fehlerrisiko bei manuellen Buchungen.

Welche Fehler treten häufig bei der Buchung von Bewirtungskosten auf?

Häufige Fehler bei der Buchung von Bewirtungskosten sind unvollständige oder fehlerhafte Angaben auf den Bewirtungsbelegen, falsche Aufteilung in abziehbare und nicht abziehbare Kosten sowie die Nichtbeachtung der Vorsteuerabzugsfähigkeit.

Wie buche ich eine Bewirtung von Mitarbeitern?

Die Bewirtung von Mitarbeitern im Rahmen eines Arbeitsessens (nicht über 60 EUR brutto) oder von üblichen Gesten der Höflichkeit (Wasser, Kaffee, Gebäck) sind als Aufmerksamkeiten auf das Konto 4653 (SKR 03) oder Konto 6643 (SKR 04) zu buchen. Bewirtungen im Rahmen von Betriebsfeiern sind auf das Konto 4140 (SKR 03) oder Konto 6130 (SKR04) zu buchen.

Der Beitrag Bewirtungskosten buchen: 6 Praxistipps und Buchungsvorschläge (SKR03 und SKR04) wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.