Zentrale Antworten auf diese und viele weitere Fragen zu Aufbau und Inhalt sowie eine 10-seitige Vorlage liefert dieser Blogbeitrag – wie gewohnt mit starkem Praxisbezug. Viel Erfolg bei der Umsetzung – ich bin sicher, dieser Artikel wird inkl. der Vorlage dabei eine große Unterstützung.

Businessplan – Was ist das?

Ein Businessplan stellt eine umfassende und schriftliche „Planung“ eines Geschäftsvorhabens („Business“) dar. Er erläutert zum einen die Ausgangssituation, Idee, Vision, Umsetzung und Meilensteine des Vorhabens und stellt zum anderen unter Beweis, dass sich der Ersteller ausführlich Gedanken über das Geschäftsmodell und diese gleichzeitig für ausgewählte Adressaten (überzeugend) zu Papier gebracht hat.

Über den Autor

Nikolaus Zöllner, Betreiber der Praxis-Plattform Betriebswirtschaft-Praxis, ist ehrenamtlich seit über 5 Jahren Mitglied in der Unternehmer-Jury beim jährlichen Business-Wettbewerb von BayStartUp. Bei seiner Arbeit als Juror sind ihm Dutzende von Businessplänen durch die Hände und Augen gegangen, die schlussendlich von ihm und anderen Jury-Kollegen bewertet wurden.

Einige der bewerteten Pläne haben den Wettbewerb bereits gewonnen – was aber nicht am Juror, sondern vielmehr an den hervorragend verfassten Geschäftsplänen der Wettbewerbsteilnehmer lag.

Man kann den Businessplan in etwa mit der Planung eines Hausbaus vergleichen. Kein Bauherr käme auf die Idee, mit dem Bau des Heims auf gut Glück zu beginnen und zu sehen, wo es einen hintreibt. Es wird Beschreibungen des Vorhabens geben (welche Art von Haus), Absichten und Ziele werden erläutert (zu Wohnzwecken oder Geschäftszwecken, Niedrig-Energie-Haus oder herkömmliches Haus), Planungen werden erstellt und durch Berechnungen (Statik, Kosten) verifiziert.

Ähnlich verhält es sich mit dem Geschäftsplan. Die Leser möchten wissen, wie der Verfasser das Vorhaben grundsätzlich beschreibt (Geschäftsidee), welche Absichten und Ziele (Unternehmens-Vision und -Mission) er hat und welche Planungen (Umsatz, Investitionen, Liquidität, Rendite) aufgestellt und wie verifiziert wurden.

Hinweis

Für einen Businessplan gibt es keine strengen Vorgaben oder DIN-Normen, wie dieser aufzubauen ist oder auszusehen hat. Zwar haben sich im Laufe der Jahre Standards gebildet und etabliert – grundsätzlich ist der Verfasser aber frei in Sachen Aufbau und Format.

Daher haben sich in den letzten Jahren auch (kreative) Sonderformen wie beispielsweise die Canvas-Methode gebildet, die je nach Vorhaben einen guten oder schlechten Eindruck bei den Lesern hinterlassen haben.

Für welchen Aufbau sich der Verfasser auch immer entscheidet – in den meisten Fällen gibt es eine textbasierte Vorhabensbeschreibung (1. Teil) und einen zahlenbasierte Planungsrechnung (2. Teil), die in sich stimmig und verknüpft sind. In den nachfolgenden Kapiteln werden diese beiden Teile eines Businessplans vorgestellt.

Businessplan erstellen lassen oder selber schreiben

Sobald die Anforderung für einen Businessplan im Raum steht, stellt sich zwangsläufig die Frage.

Businessplan erstellen lassen oder selber schreiben?

Eines muss – auch zur Beantwortung dieser zentralen Frage – jedem (angehenden) Unternehmer in diesem Zusammenhang klar sein. Der Businessplan wird in erster Linie für den Unternehmer/Gründer selbst geschrieben, in zweiter Linie für Dritte.

Praxistipp

Typischerweise sind folgende Personen oder Institutionen Leser eines Geschäftsplans:

• Firmenkundenberater bei der (Haus-) Bank
• Sachbearbeiter beim Arbeitsamt
• Entscheider für Fördermittel
• Förderbanken (z.B. Kreditanstalt für Wiederaufbau)
• (Potenzieller) Investor
• Business Angel
• Businessplan-Wettbewerbe (z.B. BayStartUP)

Der Unternehmer/Gründer muss daher zwangsläufig hinter dem Projekt „Businessplan erstellen“ stehen. Er kann natürlich Teilaufgaben (nicht alle!) auf Dienstleister oder sonstige Unterstützer übertragen; den Hut muss er jedoch aufhaben und sorgsam über alle Inhalte wachen und relevanten Input geben.

Eine weitere typische und nicht unwichtige Frage zum Thema lautet:

Wie viele Seiten sollte ein Businessplan haben?

Auch hier gibt es keinen Standard und keine definierte Vorgaben. Die Antwort muss daher lauten: Genau so viele, damit das Vorhaben für den Adressaten/Leser keine Fragen mehr offenlässt und überzeugt und genau so wenige, damit keine Langeweile entsteht. Sie sehen, es kommt nicht auf die Seitenzahl, sondern vielmehr auf den Inhalt an.

Aber zur praktischen Einordnung hier ein paar Zahlen, die sich in der üblichen Gestaltung von Geschäftsplänen herausgebildet haben. Der Textteil (Vorhabensbeschreibung) sollte grob gesagt zwischen 10 und 30 Seiten umfassen. Bei komplexen Geschäftsmodellen können es auch mal 40 bis 50 Seiten werden; das sollte dann aber die (zumutbare) Obergrenze sein.

Der Zahlenteil (Planungsrechnungen) sollte je nach Planungstiefe (Monats- oder Quartalsplanung) ungefähr 10 bis 20 Seiten umfassen.

Vorhabensbeschreibung: Teil 1 des Geschäftsplans

Bei der Vorhabensbeschreibung nehmen Sie den Leser an die Hand und führen ihn durch das (künftige) Unternehmen oder Vorhaben. Zuerst liefern Sie eine knackige Zusammenfassung (Exekutive Summary), damit der Adressat weiß, um was es überhaupt geht (und ob sich das Weiterlesen lohnt).

Dann erläutern Sie ihm das Produkt oder die Dienstleistung, die hinter dem Vorhaben seht; welche Probleme hat der Kunde und wie wird das durch das Geschäftsmodell gelöst (Kundennutzen).Im Folgenden geht es um die Frage, wer das Produkt kaufen soll – die Zielgruppe und Kundenstruktur.

Anschließend folgen Erklärungen zum Markt und Wettbewerb des Vorhabens. Dahinter steht die Problematik, dass der Markt bereit ist, das (neue) Produkt aufzunehmen und zu vertragen. Ist der Zielmarkt klein und gesättigt, wird es schwer und die Leser des Businessplans werden viele Fragen haben.

Dann sollte es noch um die Frage – oder besser Antwort – gehen, wie das Produkt an den Mann und die Frau kommt – Stichwort Marketing und Vertrieb. Selbst das beste Produkt der Welt wirkungslos ist, wenn die Zielgruppe nichts davon weiß und es nicht angeboten bekommt.

Abschließend sollten Sie die Leserschaft noch mit Informationen zum Aufbau und Ablauf des Unternehmens versorgen. Die Organisation und Prozesse sollte klar strukturiert und vorbereitet sein – und natürlich auch flexibel genug, um schnell auf geänderte Verhältnisse vorbereitet zu sein.

Executive Summary – eine Zusammenfassung auf den Punkt

Die Executive Summary stellt eine komplette Zusammenfassung des Businessplans dar, die alle behandelten Themen auf den Punkt bringt. In der Regel wird dieser Part des Geschäftsplans von den Adressaten als erstes gelesen, um einen Überblick über das Vorhaben zu bekommen.

Und genau hier liegt die Schwierigkeit. Der Verfasser schreibt optimalerweise die Zusammenfassung ganz zum Ende des Businessplan-Herstellungsprozesses – dann, wenn er mit allem fertig ist und (für ihn) alles klar ist. Er ist voll im Thema und fast zum Ende nochmals alles zusammen – quasi der krönende Abschluss.

Der Leser des Businessplans hingegen steigt in der Regel mit diesem Kapitel in das Thema ein; er hat noch wenig bis keine Informationen zu diesem Geschäftsmodell und will mit der Executive Summary einen ersten Überblick erhalten. Es treffen also zwei Gegensätze aufeinander, mit der Gefahr, dass der Leser mit der Zusammenfassung so abgeholt werden muss, dass er (interessiert) weiterliest.

Zweifelsfrei ist die Executive Summary der wichtigste und schwierigste Part des Businessplans. Schwierig deshalb, weil die Zusammenfassung so knapp wie möglich gehalten werden und gleichzeitig alle (wesentlichen) Aspekte des Geschäftsvorhabens abdecken sollte. Ein klassischer Zielkonflikt – lösen Sie ihn!

Angebotene Leistungen/Produkte (Unternehmensidee)

In diesem Kapitel des Geschäftsplans geht es um die Produkte oder Dienstleistungen des Geschäftsmodells. Womit will der Unternehmer seinen Kunden helfen und Verkäufe und somit Umsätze erzielen?

Hilfreich und gleichermaßen bewährt ist es, eingangs die Problemstellung des Kunden zu erläutern. Wo hat der (potenzielle) Abnehmer mit Herausforderungen zu kämpfen, wo genau liegt sein Schmerz.

Beispiele

Das Problem bei Friseur-Kunden ist, dass ihre Haare zu lang sind und sie einen Schnitt benötigen (und schön aussehen wollen). Das Problem bei Imbiss-Kunden in einem Gewerbegebiet ist, dass sie (mittags) Hunger haben und eine schnelle und gutschmeckende Essensversorgung benötigen.

Das Problem bei Nachhilfe-Kunden ist, dass ihre Kinder in der Schule schlechte Leistungen abliefern und die Eltern nicht unterstützen können oder wollen. Das Problem bei Pauschalreise-Kunden ist, dass sie sich nach Sonne und Strand sehnen und für die Erholung einen Urlaub buchen möchten.

Wenn das Problem des Kunden klar beschrieben ist, machen Sie den Deckel drauf, indem Sie passgenau erläutern, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung mit seinen Merkmalen und Funktionen dieses Problem löst und etwas Wichtiges schafft: Kundennutzen. Wenn dieser Kundennutzen dann noch eine Einzigartigkeit aufweist (USP: Unique Selling Proposition), ist das unbedingt im Businessplan zu erwähnen.

Praxistipp

Gerade beim eigenen Produkt geraten Unternehmer und Businessplan-Verfasser gerne ins Schwärmen. Achten Sie hier auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Begeisterung über das Produkt oder die Dienstleistung und neutraler Zurückhaltung.

Insbesondere Geldgeber sind bei Geschäftsplänen penibel auf der Suche nach Hinweisen auf Selbstüberschätzung der Unternehmer. Tappen also nicht in diese Falle!

Für den Leser sollte aus dem Geschäftsplan eindeutig hervorgehen, ob Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung bereits fertig entwickelt und einsatzbereit ist, oder ob es um theoretische Überlegungen geht und das Produkt erst fertiggestellt und etabliert werden muss.

Zielgruppe und Kunden

Wenn es um die Frage geht, für wen die Produkte oder Dienstleistungen von (Kunden-) Nutzen sind, neigen Geschäftsplan-Schreiber gerne dazu – sofern es nicht ein absolutes Nischen-Produkt ist – mit „ALLE“ zu antworten: Das ist dann vielfach der bereits oben beschriebenen Selbstüberschätzung zurückzuführen, denn es wird bis auf Wasser und Sauerstoff wenig Produkte geben, die wirklich ALLE konsumieren.

Ziel dieses Absatzes ist es daher, so genau wie möglich zu definieren, wer Zielgruppe und Abnehmer sind. Eine erste Unterscheidung kann dabei getroffen werden, ob die Kunden eher Unternehmer (B2B = Business to Business) oder Verbraucher (B2C = Business to Consumer) sind.

Ist die Zielgruppe eines Geschäftsvorhabens im Bereich B2B (Unternehmer), können folgende Charakteristika zur Definition der Zielgruppe verwendet werden:

• Branche
• Unternehmensgröße (Einzelunternehmer, KMU, Mittestand, Konzerne)
• Umsatzvolumen
• Anzahl und Struktur der Mitarbeiter
• Standort

Ziel der Businessplan jedoch auf Verbraucher (B2C) ab, kommen folgende Unterscheidungsmerkmale infrage:

• Geschlecht
• Alter
• Wohnort
• Beruf
• Bildungsstand
• Freizeitgestaltung
• Mediennutzung
• Kaufverhalten
• Interessen
• politische Ausrichtung

Markt und Wettbewerb

Der Abschnitt „Markt und Wettbewerb“ sollte der Teil sein, der die meiste Arbeit erfordert – es ist auch einer der wichtigsten Teile des Geschäftsplans. Es geht in diesem Zusammenhang nicht darum, mathematische Marktanteile zu ermitteln oder zu berechnen.

Vielmehr geht es darum, sauber zu erarbeiten, ob der bestehende Markt (bezogen auf die oben ermittelte Zielgruppe) groß genug ist, um einen weiteren Marktteilnehmer aufzunehmen.

Neben der Größe des Marktes ist die Qualität desselben von noch größerer Bedeutung. Hierbei ist zu klären, ob der Markt stagniert, Zuwächse zu verzeichnen hat oder eher rückläufig ist. Dabei ist sowohl der Blick in die Vergangenheit als auch der Blick in die Zukunft (Trendanalyse) wichtig.

Beispiel

Wenn in einer mittelgroßen Stadt mit 50.000 Einwohnern bereits 3 konventionelle Fitness-Studios angesiedelt sind und dieser Markt eher stagniert, dann ist das Marktumfeld für ein neues, konventionelles Fitness-Studio eher schwierig.

Gibt es in der Stadt und ganz Deutschland hingegen noch keinen Anbieter, der auf dem boomenden KI-Markt eine spezialisierte Plattform zur Vermittlung von KI-Programmierern anbietet, sind die Marktaussichten hier natürlich deutlich komfortabler.

Die nachfolgenden Schritte sind exemplarisch für eine Markt- und Wettbewerbsanalyse bei einem Businessplan:

1. Marktbeschreibung (Wo wird das Produkt verkauft?)
2. Analyse der Marktgröße (Wie viel Umsatz wird in diesem Markt gemacht?)
3. Analyse der Wettbewerber (Welche Anbieter gibt es sonst noch auf dem Markt?)
4. Analyse der Branche (Wie verhält und entwickelt sich die Branche in diesem Markt?)
5. Bestimmung des Marktpotentials (Wie entwickelt sich dieser Markt in der Zukunft  und welche Chancen bietet er dabei?)

Praxistipp

Achten Sie bei der Beschreibung des Marktes und der Branche penibel darauf, dass die meisten Leser des Geschäftsplans absolut branchenfremd sind und wenig bis keine Markt-Kenntnisse aufweisen.

Setzen Sie daher nichts voraus, was für Sie selbstverständlich ist. Lieber haben Sie bei diesem wichtigen Teil des Businessplans eine Besonderheit zu viel als zu wenig erklärt.

Marketing und Vertrieb

Das Thema Marketing und Vertrieb ist aus zwei Aspekten bedeutsam für den Geschäftsplan. Zum einen, weil die Bedeutung dieses Punktes von den meisten Unternehmern hoffnungslos unterschätzt wird; zum anderen, weil es der Teil des Businessplans ist, dem Leser und/oder Finanzgeber eine sehr hohe Aufmerksamkeit schenken wird.

Die Frage hinter diesem Kapitel lautet:

Wie bekommt der Unternehmer seine Produkte oder Dienstleistungen in dem Zielmarkt unter die Leute? Wie erfahren Interessenten in einem reizüberfluteten Umfeld von dem Angebot und wie werden sie zu zahlenden Kunden?

Das Produkt oder die Dienstleistung kann noch so gut sein, der Markt und die Zielgruppe noch so perfekt: ein mangelhaftes Marketing und ein schlecht durchgeführter Vertrieb würden alles zunichtemachen.

Zur Auswahl stehen bei der Vertriebsfrage klassische und moderne Instrumente. Zu den klassischen Möglichkeiten zählen:

• (Print-) Anzeigen
• Flyer
• Broschüren
• Kataloge
• Direktansprache (Telefon)
• Messeauftritte als Aussteller
• Vortragsveranstaltungen

Neben in der Vergangenheit bewährten analogen Lösungen gibt es heute vielerlei digitale Instrumente (E-Mail-Newsletter, Google Ads, Affiliate Marketing). Welche der Instrumente wirksam sind und ob analoge oder digitale Varianten besser sind, das entscheidet die Zielgruppe (der Wurm muss dem Fisch und nicht dem Angler schmecken!).

Was funktioniert und was nicht, das muss in den meisten Fällen ausprobiert werden. Empfehlenswert ist hier die Trial & Error-Methode aus der Wissenschaft. Probieren Sie in kleinem Rahmen eine Methode aus und prüfen Sie die Ergebnisse.

Sobald ein Erfolg messbar ist, skalieren Sie dieses Instrument und übernehmen Sie es in den Businessplan. Wenn nicht, haken Sie es ab und unternehmen einen neuen Versuch.

Hilfreich ist es bei diesem Kapitel auch, die 4 Ps (Produkt, Preis, Platz (Distribution), Promotion ) aus dem Marketing-Mix zu beachten und zu beschreiben. Dann sind auf jeden Fall die wichtigsten Punkte erläutert.

Praxistipp

In vielen Geschäftsplänen, die ich gelesen habe, werfen die Verfasser mit zahllosen Marketing-Instrumente und Vertriebswege um sich. Die Kunst ist es aber nicht, möglichst viele Varianten zu beschreiben, sondern den Leser davon zu überzeugen, welche Instrumente und Wege wirksam sind und die Produkte und Dienstleistungen effektiv in der Zielgruppe vertreibt.

Wer also im Geschäftsplan anhand von getätigten Versuchen (Trial & Error) belegen kann, warum eine Variante gewählt wurde, der hat bei der Überzeugungsaufgabe in diesem Kapitel schon die halbe Miete eingefahren.

Organisation und Prozesse

Beim Thema Organisation und Prozesse geht es um den strukturellen Aufbau und die betrieblichen Abläufe des Unternehmens, das im Businessplan vorgestellt wird. Abhängig von der Rechtsform sollten hierfür im ersten Schritt die Geschäftsführung vorgestellt werden.

Für externe Adressaten des Geschäftsplan ist es wesentlich zu erfahren, welches Team mit welchen Persönlichkeiten hinter dem Unternehmen stehen und wodurch sie für diese entscheidende Aufgabe qualifiziert sind.

Aber nicht nur die oberste Ebene ist relevant. Wenn es sich nicht um ein Ein- oder Zwei-Mann-Unternehmen handelt, sollten alle weitere Bereiche und Personen zielgerichtet präsentiert werden. Sobald mehr als 5 Personen im Unternehmen tätig sind, können die Geschäftsführer in der Regel nicht mehr alles alleine überwachen und sind auf ein funktionierendes Team angewiesen.

Definition

Die Aufbauorganisation erläutert die strukturelle Gestaltung eines Unternehmens. Sie definiert die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Hierarchien im Unternehmen. Dabei geht es um die Schaffung einer klaren Organisationsstruktur, um effiziente Arbeitsabläufe und eine optimale Aufgabenerfüllung zu gewährleisten.

Die Aufbauorganisation umfasst die Festlegung von Abteilungen, Stellen und Arbeitsplätzen sowie die Zuordnung von Aufgaben und Kompetenzen.

Die Ablauforganisation befasst sich hingegen mit der Gestaltung und Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Sie legt fest, wie einzelne Aufgaben und Tätigkeiten zeitlich, räumlich und inhaltlich geplant und durchgeführt werden. Das Ziel der Ablauforganisation ist es, effiziente und effektive Arbeitsprozesse zu schaffen, um Zeit- und Kostenersparnisse zu erzielen.

Neben dem Aufbau des Unternehmens sollten im Businessplan auch die wesentlichen, betrieblichen Abläufe und Prozesse dargelegt werden. Bei der Frage nach der Wesentlichkeit ist von den individuellen Besonderheiten des Unternehmens auszugehen.

Handelt es sich um eine Bäckerei, sind die Abläufe zur effizienten Backwerk-Herstellung in gleichbleibender Qualität wichtig. Ist der Betrieb ein Dienstleistungsunternehmen, sind Abläufe wie Auftragsbearbeitung, Vertrieb und Fakturierung relevant.

Auch die Beschreibung der (funktionierenden) internen Kommunikation gehört zum Thema „Organisation und Prozesse“. Wie wird innerhalb des Unternehmens kommuniziert und wie erfolgt die Abstimmung über die regelmäßigen Aufgaben im Team? Stehen hier regelmäßige Meetings oder moderne IT-Instrumente zur Verfügung?

Weitere Fragen, die je nach Bedeutung für das Unternehmen in diesem Kapitel des Geschäftsplans beantwortet werden können:

• Wie sehen die Räumlichkeiten aus?
• Welche Grundrisse liegen vor (Vor- und Nachteile)?
• Welcher Mietvertrag mit welchen Konditionen wurde abgeschlossen?
• Wie sieht die technische Infrastruktur des Unternehmens aus?
• Wie erfolgt das Datenmanagement?
• Wie sieht das Backup-Konzept aus?
• Wie ist die Erreichbarkeit für Kunden technisch und organisatorisch geregelt?
• Welche Bezahlmöglichkeiten bietet das Unternehmen seinen Kunden?
• Welches Kassensystem kommt (bei Bargeschäften) zum Einsatz?
• Welche rechtlichen Risiken bestehen mit oder im Unternehmen?

Planungsrechnungen: Teil 2 des Geschäftsplans

Im zweiten Teil des Geschäftsplans geht es darum, dem vielen Erzählen aus dem ersten Teil Zahlen und Fakten hinzuzufügen. Die Adressaten des Businessplans sind in den meisten Fällen sehr zahlenorientiert unterwegs und möchten die Prosa-Darlegungen gerne in zahlenorientierten Ergebnissen sehen.

In diesem Zuge soll ermittelt und errechnet werden, wie viel (Anfangs-) Kapital für das Vorhaben notwendig ist, welche Absatzzahlen kalkuliert sind und wie sich das alles hinsichtlich Rendite und Liquidität auswirkt.

Investitions- und Kapitalbedarfsplanung

In diesem Kapitel des Businessplans wird detailliert dargestellt, welche Investitionen notwendig sind, um das Vorhaben zu realisieren. Dabei ist zwischen einmaligen Anfangsinvestitionen und laufenden Investitionen – beispielsweise in einer Wachstumsphase – zu unterscheiden.

Zu den Anfangsinvestitionen zählen in der Regel:

• IT-Ausstattungen (PCs, Notebook, Smartphone)
• Maschinen und Anlagen
• Fahrzeuge
• Büroausstattungen (Möbel)
• Softwarelizenzen
• Erwerb von Patenten und Lizenzen

Orientieren Sie sich bei Liste nicht nach steuerlichen Anschaffungsgrenzen (z.B. GWG-Grenze, 250 EUR Kleinbeträge); es geht darum, den vollständigen Kapitalbedarf zu erfassen. Die zentrale Frage ist: Wie viel Geld ist notwendig, damit das Business starten und wachsen kann?

Achten Sie penibel darauf, hier nichts zu vergessen. Wenn Sie IT-Dienstleistungen anbieten, sollte eine entsprechende Ausstattung vorhanden sein. Wenn Sie Fahrzeugreparaturen anbieten, müssen entsprechende Werkzeuge und Anlagen aufgeführt sein.

Fragen Sie auch die KI (ChatGPT), was bei vergleichbaren Gründungen an Investitionen angefallen sind, um hier weitere Anregungen zu bekommen. Bei Beispiel-Prompt und die entsprechenden Ergebnisse für den Fall einer Autowerkstatt-Gründen finden Sie in dieser PDF.

Wenn bestimmte Investitionsgüter in Ihrem speziellen Fall nicht erforderlich sind, beispielsweise weil sie aus dem Privatvermögen kommen oder geleast werden, erklären Sie dies, um nicht den Eindruck zu hinterlassen, Sie hätten es übersehen.

Aus dem Investitionsbedarf leitet sich anschließend der Kapitalbedarf ab. Nachdem ermittelt wurde, wie viel Kapital benötigt wird, muss hier erläutert werden, woher das Geld kommt.

Die Kapitalbedarfsplanung sollte dabei in Eigenkapital, Fremdkapital und alternative Finanzierungsquellen (wie z.B. Fördermittel) unterteilt werden. Es versteht sich, dass bei dieser Planung keine großen, ungedeckten Lücken entstehen sollten. Falls doch, sind Erklärungen nötig.

Absatz- und Umsatzplanung

Die Absatz- und Umsatzplanung für die kommenden Jahre ist ein zentrales Element der wirtschaftlichen Kalkulation im Businessplan. Sie erläutert dem Leser, welche Mengen eines Produkts oder einer Dienstleistung innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgesetzt werden sollen und welche Umsätze daraus resultieren. Hierbei gilt der Grundsatz: Menge x Preis = Umsatz.

Diese Planung basiert auf einer gründlichen Marktanalyse aus dem ersten Teil des Businessplans und realistischen Annahmen, um nicht in die Falle überzogener Erwartungen zu geraten. Die Mengen müssen also sauber hergeleitet werden und allen dankbaren Fragen und Einwänden der Businessplan-Leser standhalten können.

Typische Einflussgrößen für die Absatz- und Umsatzplanung sind die

• Marktgröße,
• Wachstumsraten der Branche,
• Kaufkraft der Zielgruppe
• geplante Preisstrategie.

Zudem müssen saisonale Schwankungen und Markteintrittsbarrieren bei den Planungen berücksichtigt werden. Die Umsatzplanung wird idealerweise in verschiedenen Szenarien (z.B. konservativ, realistisch, optimistisch – oder neudeutsch Soll, best case, worst case) dargestellt, um die potenzielle Bandbreite und Risiken besser einschätzen zu können.

Renditeplanung

Die Renditeplanung beschäftigt sich mit der Ertragskraft des Vorhabens also der Frage, wann und wie viel Gewinn (oder Verlust) am Ende der unternehmerischen Betätigung entsteht. Ziel ist es, die Rentabilität und somit die erfolgreichem wirtschaftliche Attraktivität des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum darzulegen.

Die Ergebnisse der Absatzplanung (Umsatz) und der Investitionsplanung (Abschreibungen) fließen hier ein. Aber natürlich auch alle anderen aufwandswirksamen Aufwendungen. Beachten Sie hier unbedingt, dass Ausgaben nicht gleich Aufwendungen sind. Es gibt Zahlungen, die zwar von Unternehmenskonto abfließen, aber keinen Aufwand für die Renditeplanung darstellen.

Beispiel

Tilgungszahlungen für ein betriebliches Darlehen fließen zwar von Geschäftskonto ab, stellen aber keinen Kostenaufwand dar. Die Zahlungen reduzieren lediglich die Darlehensschuld. Die ursprüngliche Auszahlung des Darlehens stelle analog keinen Ertrag dar, sondern lediglich eine aufwands- und ertragsneutrale Einzahlung.

Anders hingegen verhält es sich bei den Zinszahlungen aus der Darlehensinanspruchnahme. Diese fließen vom Kontokorrentkonto ab und stellen gleichzeitig aufwandswirksame Kosten dar, die in der Renditeplanung zu erfassen sind.

Fragen Sie im Zweifel bei einem Berater nach, um hier keine Fehler zu machen, die bei den Adressaten des Businessplans einen schlechten Eindruck hinterlassen.

Eine gängige Kennzahl im Rahmen der Renditeplanung ist die Kapitalrendite (Return of Investment), die das Verhältnis von erzieltem Gewinn zu eingesetztem Kapital wiedergibt. Quasi die Antwort auf die Frage eines Investors, was ihm ein Einstieg ins Unternehmen finanziell bringt.

Wichtige Aspekte der Renditeplanung sind auch die Break-even-Analyse und die Rentabilitätsvorschau über mehrere Jahre (in der Regel 3-5) hinweg. In dieser Planung sollten auch mögliche Risiken und deren Auswirkungen auf die Rendite berücksichtigt werden, wie z.B. Preisschwankungen bei Rohstoffen, Änderungen im Kundenverhalten oder Markteintritt neuer Wettbewerber.

Liquiditätsplanung

Die Liquiditätsplanung ist ein entscheidender Punkt bei den Unternehmensplanungsrechnungen. Liquidität stellt sicher, dass das Unternehmen jederzeit zahlungsfähig – und somit überlebensfähig – bleibt.

Definition „Liquidität“

Liquidität bezieht sich nach offizieller Definition auf die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Schulden und Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen, indem es über ausreichend liquide Mittel verfügt. Hat ein Unternehmen eine „hohe Liquidität (liquide)„, kann es alle seine Rechnungen fristgerecht bezahlen.

Hat es eine „niedrige Liquidität (nicht liquide)„, stockt der Zahlungsfluss an Lieferanten und Dienstleister, es werden Zahlungen verspätet oder nicht geleistet und Mahnungen finden sich haufenweise in den Briefkästen der Unternehmen.

Bei der Liquiditätsplanung geht es also darum, den Geldfluss (Cashflow) im Unternehmen präzise zu prognostizieren und zu steuern. Eine positive Liquidität ist die Grundlage für den Fortbestand des Unternehmens, da es unabhängig von der Rentabilität jederzeit fällige Zahlungsverpflichtungen erfüllen muss.

Ein zentraler Grundsatz in der Betriebswirtschaftslehre lautet:

Liquidität geht vor Rentabilität.

Die Liquiditätsplanung umfasst die Ein- und Auszahlungen in einem bestimmten Zeitraum, wobei Einnahmen aus Verkäufen den Ausgaben wie Miete, Gehältern, Materialkosten oder Kreditzinsen gegenübergestellt werden. Wesentliche Liquiditätskennzahlen helfen dabei, das Zahlenwerk zu analysieren und zu bewerten.

Besonders bei Investitionen und größeren Projekten sollten Zeitpunkte und Zahlungsströme genau abgestimmt werden, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Auch bei der Planung der Liquidität empfiehlt es sich, einen Berater hinzuzuziehen, um keine Widersprüche in der Planung einzubauen und keine Auszahlungen zu vergessen.

Businessplan-Vorlage

Die vorbereitete Vorlage für einen Standard-Businessplan im RTF-Format finden Sie hier.

Der Beitrag Businessplan erstellen: Warum der Geschäftsplan auch 2025 nötig ist (inkl. Vorlage) wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Dieses Inventurvereinfachungsverfahren erlaubt es Unternehmen, die Bestandsaufnahme flexibler und effizienter zu gestalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die permanente Inventur funktioniert, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und welche konkreten Vorteile sie Ihrem Unternehmen bringen kann. Damit Ihre nächste Inventur nicht lästig, sondern effizient und wirkungsvoll ist.

Was ist eine permanente Inventur (Definition)?

Definition

Die permanente Inventur zählt im Handelsrecht zu den vereinfachten Inventurverfahren; anwendende Unternehmen können also damit die lästige körperliche Bestandsaufnahme einfacher gestalten. Die Bestände werden hierbei einmal im Jahr – nicht zwangsläufig zum Inventurstichtag – erfasst, indem sie wie üblich gezählt, gemessen und gewogen werden. Für verschiedene Warengruppen können sogar verschiedene Termine verwendet werden.

Die für den Jahresabschluss erforderlichen Bestände zum Stichtag werden dann – ausgehend vom erfassten Bestand – durch Fortschreibung ermittelt. Die permanente Inventur ist daher eine fortlaufende Inventur.

Die Besonderheit besteht dabei in zwei Punkten:

• der Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme kann von den Betrieben frei gewählt werden, beispielsweise auch zum Mittwoch, den 15.05.2024
• Bestandsveränderungen nach der Aufnahme (Zu- und Abgänge) werden über das elektronische Lagerbuch fortgeschrieben

Die Voraussetzungen und Bedingungen für die Durchführung einer permanenten Inventur sind anspruchsvoll. Dieses Inventurvereinfachungsverfahren kann nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems oder einer effizienten Lagerbuchhaltung realisiert werden.

Praxistipp

Da der Zeitpunkt die körperliche Aufnahme im Rahmen der permanenten Inventur frei bestimmt werden kann, können Sie einen Termin wählen, bei dem die Läger einen niedrigen Bestand haben. Dies kann nach einem Abverkauf, nach der Produktion eines Großauftrags und vor einer Saison-Belieferung sein.

Darüber hinaus ist laut Definition die permanente Inventur nicht für alle Warengruppen und Vorräte zulässig. Ausgeschlossen ist diese Inventurvereinfachung:

• bei wertvollen Gegenständen und Waren
• bei Beständen mit (üblichen) unvorhersehbaren Verlusten, wie zum Beispiel durch Schwund, Verdunstung, Verderb oder Zerbrechlichkeit

Hier gibt es aber keine fixen Obergrenzen oder Prozentwerte – wie so oft kommt es auf den Einzelfall an. Unternehmer sind in jedem Fall gut beraten, hier Nachweise und Datenmaterial in der Schublade zu haben, um einen Betriebsprüfer darlegen zu können, wie hoch beispielsweise die Verluste sind und im welchem Rahmen das stattfindet.

Permanente Inventur – diese (gesetzlichen) Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Die permanente Inventur wird nur anerkannt, wenn Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass die Bestände jederzeit aktuell sein müssen, um die prüfenden Blicke einer Betriebsprüfung standhalten zu können. Nur dann können sie am Ende des Wirtschaftsjahres ohne erneutes Zählen, Messen und Wiegen in die Bilanz übernommen werden.

Beispiel

Das Produktionsunternehmen Inven TUI möchte als Inventurvereinfachungsverfahren die permanente Inventur nutzen. Die Fortschreibung der Bestände im ERP-System erfolgt prozessbedingt immer zum Quartalsende; dies soll auch bei Anwendung der Inventurvereinfachung so beibehalten werden.

Da die Bestände durch die verzögerte Fortschreibung – auch wenn die körperliche Erfassung zum gewählten Stichtag einwandfrei war – nicht jederzeit aktuell sind, ist die Haupt-Voraussetzungen für die permanente Inventur nicht erfüllt.

Vereinfachung und mehr Flexibilität bei der körperlichen Inventur werden mit diesem Verfahren nur gewährt, wenn die Unternehmen die strengen Anforderungen an die laufende Bestandsfortschreibung erfüllen. Die permanente Inventur ist nur dann erlaubt, wenn die Betriebe

• ein qualifiziertes und dokumentierendes Lagerbuch (ERP-System) für alle Zu- und Abgänge vorweisen,
• die Daten der Lagerbuchhaltung korrekt und zeitnah erfassen,
• die elektronischen Bestände auf dem neuesten Stand halten,
• Zu- und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge auflisten,
• die dazugehörigen Belege und Nachweise zwei Jahre aufbewahren,
• mindestens einmal im Jahr eine ordnungsgemäße körperliche Inventur durchführen, um Ist- und Buchbestände abzugleichen,
• Inventurdifferenzen dokumentiert verbuchen,
• das Fortschreiben der Bestände durch unregelmäßige und dokumentierte Überprüfungen (Einzel-Inventur einzelner Teil-Bestände) prüfen,
• Stichprobenverfahren nicht zum Einsatz kommen,
• Inventurprotokolle und -dokumentationen zehn Jahre aufbewahren.

Permanente Inventur: Vorteile in der Praxis

Sind Unternehmen in der EDV gut aufgestellt und erfüllen die gesetzlichen Voraussetzungen für die permanente Inventur, sollten sie dieses Inventurvereinfachungsverfahren in Betracht ziehen. Besonders in Bezug auf die Kosten überwiegen die Vorteile klar die Nachteile.

Die permanente Inventur gewährt den Unternehmen laut Definition größtmögliche unternehmerische Freiheit. Sie haben die Flexibilität, die körperliche Inventur nach eigenem Zeitplan durchzuführen und können einzelne Posten sowie Warengruppen zu unterschiedlichen Terminen erfassen. Der übliche Zeitdruck entfällt, da die Bestandsaufnahme nicht – wie bei der zeitnahen Stichtagsinventur – unmittelbar rund um den Bilanzstichtag erfolgen muss.

Diese Flexibilität ist ein wesentlicher Grund, warum viele Unternehmen die permanente Inventur trotz der hohen gesetzlichen Anforderungen nutzen. Nachfolgend werden die Vorteile nochmals aufgeführt:

• körperliche Bestandsaufnahme zu festgelegten Zeitpunkten
• keine oder nur geringe Störungen des Ablaufs (Stillstände, Schließungen) während der Inventur
• bessere Qualität der Aufnahme durch weniger (Zeit-) Druck
• EDV-gesteuerte Automatisierung der Buchungen sind möglich
• optimale Planbarkeit des Personaleinsatzes für die Bestandsaufnahme
• geringere Inventurkosten (z.B. weil keine externen Hilfskräfte nötig sind)
• durch die permanente Inventur fallen (schleichende) Inventurdifferenzen schneller auf
• zuverlässige und genaue Informationen zu den Lagerbeständen für das Management

Kein Licht ohne Schatten: Nachteile der permanenten Inventur

Die permanente Inventur bietet zweifelsohne zahlreiche Vorteile für Unternehmen, es müssen aber auch die potenziellen Nachteile betrachtet werden. Einer der Hauptnachteile liegt in den insgesamt höheren Kosten, die mit der permanenten Inventur und seinen technischen Anforderungen verbunden sind. Durch den regelmäßigen Buchungs-Prozess können sich Personalkosten erhöhen und zusätzliche qualifizierte Ressourcen gebunden werden.

Ein weiterer Nachteil ist eine mögliche erhöhte Fehleranfälligkeit im Vergleich zur Stichtagsinventur. Da die permanente Inventur kontinuierlich und im routinierten Tagesgeschäft erfolgt, besteht eine größere Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Unstimmigkeiten. Dies kann zu falschen Lagerbeständen führen und letztendlich die Genauigkeit der Bestandsaufnahme beeinträchtigen. Die Prozesse in der Warenwirtschaft müssen zweifellos einwandfrei funktionieren.

Zudem kann die permanente Inventur auch zu einer höheren Belastung der Mitarbeiter führen. Der fortlaufende Inventurprozess erfordert eine konstante Überwachung und Kontrolle, was zusätzlichen, regelmäßigen Druck auf das Personal ausüben kann.

Es ist daher wichtig, die Vor- und Nachteile der permanenten Inventur sorgfältig abzuwägen und individuell zu entscheiden, welches Inventursystem am besten zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt.

Andere Inventurverfahren in der Praxis

Abhängig von der Branche und der Art der Güter kommen unterschiedliche Inventurverfahren zur Bestandserfassung in Betracht. Obwohl die permanente Inventur einige Vorteile bietet, ist sie nicht für alle Unternehmen und für alle Fälle anwendbar.

Ein bekanntes Verfahren ist die Stichprobeninventur, bei der nur bestimmte Teile des Bestands überprüft werden, um auf Basis dieser Daten den Gesamtbestand zu schätzen. Dies kann zeitsparend sein, erfordert jedoch eine genaue Planung und Durchführung.

Eine weitere Möglichkeit ist die die zeitnahe Stichtagsinventur und die zeitverschobene Inventur, auch vor- oder nachgelagerte Inventur genannt. Diese beiden Verfahren bieten Unternehmen eine gewisse zeitliche Flexibilität bei der Bestandsaufnahme, jedoch deutlich weniger als die permanente Inventur.

Die zeitnahe Stichtagsinventur erlaubt eine Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag. Die zeitverschobene Inventur gewährt einen Zeitraum von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag. Unternehmen müssen die ermittelten Bestände dann entsprechend auf den Stichtag fortschreiben oder zurückrechnen

Für Unternehmen gilt es, alle Inventurverfahren zu kennen und im Hinblick auf betriebsbedingte Besonderheiten und technische Infrastruktur abzuwägen. Ziel muss es sein, einen guten Mix zu finden und die Verfahren auszuwählen, die den Unternehmen eine höchstmögliche Effizienz und Genauigkeit zusichern. Bei allen Überlegungen müssen jedoch auch die Anforderungen und Erwartungen der Steuerbehörden ins Kalkül gezogen werden.

Zusammenfassung

Die permanente Inventur ist eine attraktive Option für Unternehmen, die bei der Pflichtübung „Inventur“ Flexibilität und Effizienz suchen. Durch die Möglichkeit, den Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme frei zu wählen, lassen sich Inventurprozesse optimal planen und Abläufe im Betrieb nur minimal stören.

Zudem ermöglicht die fortlaufende Erfassung und Fortschreibung der Bestände eine höhere Genauigkeit und eine zeitnahe Anpassung an aktuelle Lagerbestände. Unternehmen, die die technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllen, können von reduzierten Inventurkosten und einer verbesserten Planbarkeit profitieren.

Allerdings ist dieses Verfahren mit erhöhten Anforderungen an die EDV und das Personal verbunden und birgt unter Umständen das Risiko einer höheren Fehleranfälligkeit. Es ist daher entscheidend, die individuellen Bedürfnisse und Rahmenbedingungen des Unternehmens sorgfältig zu prüfen, um zu entscheiden, ob die permanente Inventur die beste Wahl ist. Trotz ihrer zahlreichen Vorteile ist sie nicht für alle Warengruppen und Betriebssituationen geeignet.

Unternehmen sollten daher auch alternative Inventurverfahren in Betracht ziehen, um einen effizienten und genauen Bestandsabgleich sicherzustellen.

Der Beitrag Permanente Inventur – Vorteile dieses Inventurverfahrens im Unternehmen nutzen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

So sind beispielsweise die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ – etwas kürzer „GoBD“ – von jedem Anwender einzuhalten. Hierin ist der Grundsatz verankert, dass jede Buchung einen Beleg erfordert.

Egal ob Kauf einer Maschine, Tanken im Ausland oder Schnäppchen auf dem Flohmarkt – jeder betriebliche Geschäftsvorfall ist mit einem Beleg nachzuweisen. In der Praxis ist dies nicht immer möglich. Wenn also vom Geschäftspartner kein (Fremd-) Beleg ausgestellt wurde oder werden konnte, kann der Unternehmer einen Eigenbeleg erstellen. Was es hier zu beachten gilt, belegt der nachfolgende praktische Ratgeber. Belegfrei!

Warum Belege in der Buchführung so wichtig sind

Belege erfüllen eine wichtige Funktion in der (doppelten) Buchführung jedes Unternehmens; sie sind

Schriftliche Nachweise der jeweiligen Geschäftsvorfälle und dokumentieren die Übertragung der Vorgänge in die laufende Buchführung.

Belege sichern das vollständige Erfassen aller Geschäftsvorfälle und ermöglichen ein nachträgliches Kontrollieren von betrieblichen Vorgängen.

Damit eine Überprüfung durch Außenstehende (z. B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer) möglich ist, fordert das Gesetz (§ 238 HGB), dass sich ein „sachverständiger Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann“. Hierbei spielen die Belege eine zentrale Rolle.

Das Steuerrecht bläst hier ins gleiche Horn; die Abgabenordnung (§ 97 AO) schreibt in klassischem Beamtendeutsch vor, dass „die Beteiligten und andere Personen der Finanzbehörde auf Verlangen Bücher, Aufzeichnungen, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen haben„.

Damit Belege vom Finanzamt anerkannt werden sind grundsätzlich zwei Voraussetzungen zu erfüllen:

1. 1. die Ausgaben müssen nachweislich betrieblich veranlasst oder beruflich notwendig sein
   2. die Höhe der Ausgaben muss glaubhaft oder plausibel sein

Belege sind in der Regel nicht erforderlich, wenn steuerliche Pauschalen zum Ansatz kommen, beispielsweise Arbeitnehmer-Pauschbetrag, Sparer-Pauschbetrag, Verpflegungspauschale, Sonderausgaben-Pauschbetrag.

Drei Arten der Belege: Fremdbelege, Eigenbeleg, Ersatzbeleg

Die Gesamtheit aller Belege eines buchführenden Unternehmens stammt in der Praxis nicht aus einer Quelle. Es sind die stark vertretenen Fremdbelege von Dritten (Lieferanten, Geschäftspartnern und Dienstleistern), aber auch Eigen- und Ersatzbelege vorhanden. Welche Besonderheiten bestehen bei diesen Belegarten?

Von anderen Unternehmen ausgestellte Fremdbelege

Die Fremdbelege erhält die Buchhaltung von außerhalb des Unternehmens. Erstellt werden diese (Original-) Belege also von Unternehmensfremden. Der empfangende Unternehmer hat daher in den meisten Fällen keinen Einfluss auf die Gestaltung der Fremdbelege. Der ausstellende, externe Geschäftspartner entscheidet über Aussehen, Aufbau und Aufmachung des Belegs.

Grundsätzlich sind aber die umsatzsteuerlichen Anforderungen an Rechnungen (§ 14 UStG) einzuhalten, also beispielsweise Name und Anschrift des leistenden und leistungsempfangenden Unternehmens, Datumsangaben, fortlaufende Rechnungsnummer, Angabe der Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder berechneten Leistung usw.

Fremdbelege können sein:

• (digitale) Eingangsrechnungen
• Lieferscheine
• Barquittungen
• Kassenzettel
• Bewirtungsbelege
• E-Mails
• Kontoauszüge
• Frachtbriefe

Grundsätzlich haben Fremdbelege die höhere Beweiskraft und führen in der Regel zu einer vorbehaltslosen Anerkennung bei Steuerbehörden, sofern keine Zweifel durch Fehlen von Angaben oder Hinweis auf Scheinbelege bestehen.

Eigenbeleg erstellen bei fehlenden Fremdbelegen

Eigenbelege kommen zur Anwendung, wenn kein Fremdbeleg verwendet werden kann. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Fremder keinen Beleg ausstellen kann (Taxifahrer hat keinen Block mehr) oder gar kein Fremder unmittelbar und direkt beteiligt ist (Geldeinwurf in Zeitungsautomaten).

Diese Belegart ist also im eigenen Unternehmenskreis ausgestellte Dokumente, ohne Mitwirkung eines Fremden. Aussteller können der Unternehmer selbst, Mitarbeiter des Unternehmens oder beauftragte Außenstehende (Steuerberater) sein.

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Diese Sonderbelege sind in der Praxis meist Originalbelege, da sie im Unternehmen originär ausgestellt werden. Denkbar sind aber auch Scans, Fotos oder Kopien von anderen Dokumenten, die man als Eigenbeleg erstellen kann, sofern sei die notwendigen Anforderungen erfüllen.

Ersatzbelege bei verlorenen oder vernichteten Originalbelegen

Ist ein Original-Fremdbeleg verloren gegangen oder vernichtet worden, können Ersatzbelege (auch Notbelege genannt) ausgestellt und verwendet werden. Hierbei handelt es sich um einen internen Eigenbeleg, der den Geschäftsvorfall des ursprünglichen Fremdbelegs so gut wie möglich dokumentiert.

Die Ausstellung eines Ersatzbelegs sollte nur dann erfolgen, wenn beim externen Geschäftspartner kein Duplikat des Fremdbelegs angefordert werden kann – beispielsweise, weil der (ausländische) Taxisfahrer nicht mehr kontaktiert werden kann. Dokumentieren Sie daher immer, warum keine Belegkopie vom ursprünglichen Aussteller möglich war.

Es versteht sich von selbst, dass Ersatzbelege die Ausnahme sein müssen. Jeder Finanzbeamte hat Verständnis, dass bei einem Gewerbe mit hunderten oder tausenden Geschäftsvorfällen auch mal etwas schiefgehen kann und Belege nicht mehr auffindbar sind. Ein sauber ausgestellter Ersatzbelege wird daher nicht zu Stirnrunzeln führen. Wenn aber die Zahl der Ersatzbelege auffällig hoch ist, wird jeder Beamte eine unsachgemäße Buchführung annehmen und zur Hinzu-Schätzung ausholen.

Eigenbeleg: Vorsteuerabzug möglich?

Selbst wenn bei einem Geschäftsvorfall offiziell Umsatzsteuer enthalten und bezahlt wurde (z. B. bei einem privatrechtlichen Parkticket), kann diese bei einem internen Eigen- oder Notbeleg nicht im Rahmen des Vorsteuerabzug angesetzt werden.

Voraussetzung für den zulässigen Vorsteuerabzug ist das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung mit korrekt ausgewiesener Umsatzsteuer (§ 15 UStG). Mussten Sie einen Eigenbeleg erstellen, ist dies nicht der Fall, denn diese Form des Belegs stellt keine Rechnung dar. Zudem fehlt es an einem Ausweis der Umsatzsteuer durch den ursprünglichen Aussteller.

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Auch wenn der Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen nicht möglich ist, so kann der Gesamtbetrag des Geschäftsvorfalls (Nettobetrag und entrichtete Umsatzsteuer) vollumfänglich als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Eigenbeleg erstellen: Wie muss er aussehen?

Wenn Sie einen Eigenbeleg erstellen müssen, gibt es dafür primär keine Vorschriften; ein einfaches Blatt Papier mit handschriftlichen Angaben reicht grundsätzlich aus. In der heutigen Zeit sind auch digitale Eigenbelege denkbar und möglich.

Es muss erkennbar sein, dass es sich um den Sonderfall eines Eigenbelegs handelt; daher empfiehlt es sich, die klare  Bezeichnung „Eigenbeleg“ auf dem Dokument zu verwenden.

Eigenbeleg schreiben: Welche Bestandteile müssen rein?

Wenn Sie einen Eigenbeleg erstellen, sind manche Bestandteile unbedingt erforderlich, andere wiederum „nur“ empfehlenswert. Aus der nachfolgenden Tabelle können Sie die Must-Have und Should-Have-Inhalte beim Eigenbeleg erstellen nach unserer Empfehlung entnehmen:

Die Unterzeichnung des Eigenbelegs wird von vielen Stellen als absolutes Muss gesehen. Die Erfordernis einer rechtsgültigen Unterschrift setzt dann aber voraus, dass es sich um einen Papierbeleg handelt, der ausgedruckt und dann manuell unterzeichnet wird. In der heutigen digitalen Zeit dürfte das in vielen Fällen nicht mehr praktikabel sein; auch wenn die Erstellung eines Eigenbelegs im Gesamtumfang der Buchführung eine absolut untergeordnete Rolle spielt.

Sofern eine Unterzeichnung des Eigenbelegs im Verarbeitungsprozess möglich ist, empfehlen wir diesen Schritt. Sollte es für den (digitalen) Buchführungsprozess aber störend sein, sind wir der Ansicht, dass eine digitale Signatur oder auch eine signaturlose Bearbeitung eines Eigenbelegs möglich ist.

Stellen Sie in diesem Fall unbedingt sicher, dass die Herkunft und Zuordenbarkeit des Belegs sichergestellt sind, um eventuelle Zuordnungszweifel eines Betriebsprüfers aus dem Weg zu räumen.

Zusammenfassung

Die Buchführungspflicht für Gewerbetreibende ist mit zahlreichen Vorschriften und Anforderungen verbunden, wobei die sorgfältige Dokumentation von Geschäftsvorfällen durch Belege eine zentrale Rolle spielt.

Die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Belegen gemäß den GoBD ist unerlässlich, um sowohl gesetzlichen Anforderungen als auch steuerlichen Pflichten gerecht zu werden. Dabei spielen Fremdbelege, Eigenbelege und Ersatzbelege unterschiedliche Rollen und erfordern spezifische Maßnahmen.

Trotz der Bedeutung von Belegen für die Buchführung bleiben Eigenbelege und Ersatzbelege Ausnahmen, die nur unter bestimmten Umständen und mit entsprechender Dokumentation akzeptiert werden.

Die korrekte Erstellung und Aufbewahrung von Belegen ist somit von entscheidender Bedeutung für die Nachvollziehbarkeit und Transparenz betrieblicher Vorgänge sowie für die rechtskonforme Steuererklärung.

Häufige Fragen (FAQ)

Welche Arten von Belegen gibt es?

Es gibt drei Arten von Belegen: Fremdbelege, Eigenbelege und Ersatzbelege. Fremdbelege stammen von externen Partnern wie Lieferanten oder Dienstleistern. Eigenbelege werden intern ausgestellt, wenn keine Fremdbelege verfügbar sind. Ersatzbelege werden verwendet, wenn Originalbelege verloren gegangen sind.

Wann und wie erstellt man Eigenbelege?

SIe werden erstellt, wenn keine Fremdbelege verfügbar sind, z.B. bei fehlenden Quittungen. Sie können auf einfaches Papier oder digital erstellt werden und müssen den Geschäftsvorfall nachvollziehbar dokumentieren.

Was sind Ersatzbelege und wann werden sie verwendet?

Ersatzbelege werden ausgestellt, wenn Originalbelege verloren gegangen sind. Sie dokumentieren den Geschäftsvorfall nachträglich so gut wie möglich und sollten nur verwendet werden, wenn keine Kopie des Originalbelegs erhältlich ist.

Ist ein Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen möglich?

Eigenbelege ermöglichen keinen Vorsteuerabzug, da sie keine ordnungsgemäßen Rechnungen im Sinne des § 15 UStG darstellen. Der Gesamtbetrag des Geschäftsvorfalls kann jedoch als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Wie sollte ein Eigenbeleg aussehen und welche Angaben sind erforderlich?

Beim Eigenbeleg erstellen sollte das Datum, die Belegnummer, Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, die Art der Aufwendung, die Gesamtkosten und den Grund für die Ausstellung enthalten. Eine handschriftliche Unterschrift ist empfehlenswert, aber nicht zwingend erforderlich, besonders bei digitalen Eigenbelegen.

Der Beitrag Eigenbeleg erstellen – ein praktischer Ratgeber für den Sonderbeleg in 2024 wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Wie die jeweiligen Fälle der GWG-Anschaffung dann in der Praxis zu verbuchen sind, erläutert dieser Blog-Beitrag mit (hochwertigen) Praxisbeispielen und Buchungssätzen in den DATEV-Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04.

Geringwertige Wirtschaftsgüter unter 250 Euro

Erfüllt ein angeschaffter Gegenstand grundsätzlich die GWG-Voraussetzungen (abnutzbares, bewegliches Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens; selbstständige Nutzungsfähigkeit gegeben), liegt der Anschaffungswert aber unter 250 EUR, kann eine Aktivierung als geringwertiges Wirtschaftsgut unterbleiben. Stattdessen ist der Geschäftsvorfall auf einem passenden Aufwandskonto gewinnmindernd zu verbuchen.

GWG-Beispiel: Anschaffung unter 250 EUR

Der Wirt der Wirtschaft „Geringwertiges Gut“ erwirbt für seinen Betrieb bar die Kaffeemaschine „Brühtgut“ zur Erzeugung von geringwertigen Koffein-Heißgetränken für seine wertigen Gäste. Die GWG-Anschaffung beläuft sich auf netto 249,99 EUR (brutto 297,49 EUR).

Da die Kaffeemaschine ein abnutzbares, bewegliches Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit selbstständiger Nutzungsfähigkeit darstellt, sind die grundsätzlichen GWG-Voraussetzungen erfüllt. Da die Anschaffungskosten jedoch unter 250 EUR liegen, kann das GWG aus Vereinfachungsgründen im Aufwand auf dem Konto „Sonstiger Betriebsbedarf“ (SKR 03: 4980; SKR 04: 6850) verbucht werden.

Buchungssatz

SKR 03: 297,49 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 4980 | Haben: 1000 | Buchungstext: Kaffeemaschine Brühtgut
SKR 04: 297,49 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 6850 | Haben: 1600 | Buchungstext: Kaffeemaschine Brühtgut

Geringwertiges Wirtschaftsgut bis 800 EUR (GWG-Grenze 2024)

Sind die GWG-Voraussetzungen erfüllt und beträgt der Wert des Gegenstands bis 800 EUR, kann das Wirtschaftsgut als geringwertiges Wirtschaftsgut erfasst werden. Durch Verbuchung auf speziellen GWG-Konten wird auch die steuerliche Voraussetzung „Aufzeichnung in besonderem, laufend zu führenden Verzeichnis“ erfüllt.

GWG-Beispiel: Anschaffung bis 800 EUR

Der vorsteuerabzugsberechtigte Sanitär-Unternehmer Klaus Loh-Bürst erwirbt für seinen Betrieb bar einen Besucher-Stuhl für den Gang. Der Stuhl kostet 750 netto (892,50 EUR) und wird ohne Nebenkosten direkt geliefert. K. Loh-Bürst freut sich über die Neuanschaffung und beauftragt seinen Buchhalter W. Zeh mit einer steueroptimalen Verbuchung, um seine Steuerlast so gering wie möglich zu halten.

Bei dem Besucher-Stuhl sind alle GWG-Voraussetzungen erfüllt, eine Aktivierung als GWG mit der Möglichkeit der Sofortabschreibung zum Jahresabschluss ist möglich. W. Zeh bucht den Stuhl daher als Zugang auf dem Konto „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ (SKR 03: 0480; SKR 04: 0670).

Buchungssatz

SKR 03: 892,50 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0480 | Haben: 1000 | Buchungstext: Besucher-Stuhl für Gang
SKR 04: 892,50 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0670 | Haben: 1600 | Buchungstext: Besucher-Stuhl für Gang

Selbst wenn der Sanitär-Unternehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt wäre, gilt für die GWG-Höchstgrenze von 800 EUR der Nettobetrag (R 9b Abs. 2 Satz 1 EStR).

Ebenfalls wichtig ist, dass es sich bei der Grenze von 800 EUR um eine Höchstgrenze handelt.

GWG-Beispiel: Anschaffung über 800 EUR

Der nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmer Viktor Erkauf erwirbt den 3D-Drucker für Schaufensterpuppen „Bein-Druckend“ für brutto 952,01 EUR (netto 800,01 EUR) per Lastschrift und möchte diesen möglichst steuermindernd in der Buchführung verbuchen.

Der beeindruckende Drucker liegt mit netto 800,01 EUR über dem GWG-Höchstbetrag und kann somit, auch wenn die anderen GWG-Voraussetzungen erfüllt sind, nicht als GWG verbucht werden. Eine Aktivierung als GWG-Sammelposten kommt hingegen in Frage; dies möchte V. Erkauf jedoch nicht.

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Der 3D-Drucker für Schaufensterpuppen ist daher als Zugang im Anlagevermögen unter „Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung“ (SKR 03: 0490; SKR 04: 0690) zu aktivieren.

Buchungssatz

SKR 03: 952,01 EUR | Soll: 0490 | Haben: 1200 | Buchungstext: 3D-Drucker „Bein-Druckend“
SKR 04: 952,01 EUR | Soll: 0690 | Haben: 1800 | Buchungstext: 3D-Drucker „Bein-Druckend“

Selbst wenn ein Wirtschaftsgut in der Anschaffung unterhalb der GWG-Grenze von 800 EUR liegt, können Anschaffungsnebenkosten wie Verpackungs- oder Versandkosten dazu führen, dass die Grenze überschritten wird.

GWG-Anschaffung: keine selbstständige Nutzungsfähigkeit, kein GWG

Eine wichtige Voraussetzung bei der GWG-Anschaffung ist die selbstständige Nutzungsfähigkeit. Liegt diese neben den anderen steuerrechtlichen Anforderungen (abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens; Anschaffungskosten max. 800 EUR) nicht vor, kann die Aktivierung und spätere Sofortabschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut nicht erfolgen.

Lesen Sie auch: GWG-Abschreibung 2024: Beispiele und Buchungssätze für Sofortabschreibung und Poolabschreibung

Geringwertige Wirtschaftsgüter sind bei den Unternehmern sehr beliebt. Sie stellen eine Vereinfachung in der Buchhaltung und in der Abschreibung von Anlagevermögen dar. Wie gelangt ein angeschafftes geringwertiges Wirtschaftsgut nach seiner Aktivierung in den Aufwand, um Gewinn und Steuerlast zu mindern.

Die GWG-Abschreibung ist abhängig von der in Anspruch genommenen GWG-Alternative. Für den Standard-Fall (1. Alternative) kommt die GWG-Sofortabschreibung zur Anwendung, bei der Bildung eines GWG-Sammelpostens (2. Alternative) sind Pool-Abschreibungen zu bilden. Wie das in der Praxis erfolgt, erläutert dieser Praxis-Beitrag.

Stattdessen ist das Anschaffungsgut herkömmlich im Anlagevermögen zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben.

GWG-Beispiel: Anschaffung über Höchstgrenzen

Der Unternehmer Isidor Kea erwirbt bar den hochwertiges Büroregal BILLI G für netto 1.111 EUR (brutto 1.322,09 EUR)  und möchte diesen steuersparend verbucht haben. Seine Buchhalter prüft im Rahmen der GWG-Anschaffung alle steuerlichen Voraussetzungen und kommt zum Schluss, dass alles erfüllt ist, bis auf die Einhaltung der Höchstgrenze von 800 EUR bzw. 1.000 EUR für den GWG-Sammelposten. Ein GWG-Ansatz kommt daher nicht in Frage.

I. Kea wird damit leben müssen, dass das Büroregal herkömmlich im Anlagevermögen unter „Büroeinrichtung“ (SKR 03: Kto. 420, SKR 04: Kto. 650) zu aktivieren ist und über eine lange Nutzungsdauer (gem. AFA-Tabelle: Büromöbel: 13 Jahre)  abzuschreiben ist. Somit ist leider keine steuersparende Erfassung in der Buchführung möglich.

Buchungssatz

SKR 03: 1.322,09 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0420 | Haben: 1000 | Buchungstext: Regal BILLI G
SKR 04: 1.322,09 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0650 | Haben: 1000 | Buchungstext: Regal BILLI G

Hätte I. Kea mal ein günstigere Büroregal für max. netto 800 EUR erworben; dann wäre eine buchhalterische Behandlung als geringwertiges Wirtschaftsgut möglich gewesen.

Geringwertiges Wirtschaftsgut: Grenze als GWG-Sammelposten (250 Euro – 1.000 Euro)

Sind bei einer GWG-Anschaffung alle Voraussetzungen erfüllt, die Anschaffungskosten netto aber über 800 EUR, kann gegebenenfalls die 2. Variante der GWG-Behandlung in Anspruch genommen werden. Liegen die Anschaffungs- oder Herstellkosten bei maximal 1.000 EUR, kann ein GWG-Sammelposten gebildet werden.

Voraussetzung ist dann jedoch, dass jede GWG-Anschaffung des Wirtschaftsjahres in den Sammelposten fließt. Eine parallele Behandlung einer GWG-Erfassung (250 EUR – 800 EUR) und GWG-Sammelpostenbildung (250 EUR – 1.000 EUR) ist nicht möglich: Entweder oder!

GWG-Beispiel: Bildung eines Sammelpostens

Der nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Zahnarzt Bernd Ohr-Tnicht kauf sich per Lastschrift die Bohrmaschine „BUSCH Hammer“ für netto 999 EUR (brutto 1.188,81 EUR) für seine Praxis. Er möchte die Anschaffungskosten gerne über eine längere Laufzeit verteilen, aber nach Möglichkeit nicht über 5 Jahre, da er dann in Rente geht. Im laufenden Jahr sind noch keine GWGs angefallen.

Die Bohrmaschine erfüllt – bis auf den Höchstbetrag 800 EUR – die Voraussetzungen für geringwertige Wirtschaftsgüter. Statt die Maschine im Anlagevermögen zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 8 Jahren (gem. AFA-Tabelle), kann B. Ohr-Tnicht diese in einen GWG-Sammelposten (SKR 03: Kto. 485, SKR 04: Kto. 675) erfassen und über eine feste Laufzeit von 5 Jahren abschreiben.

Buchungssatz

SKR 03: 1.188,81 EUR | Soll: 0485 | Haben: 1200 | Bohrmaschine „BUSCH Hammer“
SKR 04: 1.188,81 EUR | Soll: 0675 | Haben: 1800 | Bohrmaschine „BUSCH Hammer“

Zusammenfassung

Anschaffungen, die in der Buchführung steueroptimal als geringwertige Wirtschaftsgüter abgewickelt werden können, kommen regelmäßig in der Praxis vor. Dabei sind, je nach Erfüllung der steuerlichen Voraussetzungen, verschiedene Buchungskonstellationen denkbar.

GWG-Anschaffungen unter 250 EUR brauchen nicht groß überprüft werden; sie direkt auf den jeweiligen Aufwandskonten verbucht werden. Spezielle Nachweis- und Aufzeichnungspflichten brauchen nicht eingehalten werden.

Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern bis 800 EUR (Höchstgrenze) und Erfüllung der weiteren GWG-Voraussetzungen kann eine Verbuchung auf den GWG-Konten (SKR 03: 0480; SKR 04: 0670) erfolgen. Hiermit kann sodann auch die steuerliche Voraussetzung „Aufzeichnung in besonderem, laufend zu führenden Verzeichnis“ erfüllt werden.

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Werden bei einer GWG-Anschaffung die steuerlichen Voraussetzungen nicht eingehalten (z. B. keine selbstständige Nutzungsfähigkeit, Überschreiten der Höchstgrenzen), kann keine Verbuchung als GWG erfolgen. Stattdessen ist eine Aktivierung im Anlagevermögen und Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer vorzunehmen.

Wird die Höchstbetragsgrenze für Standard-GWG (800 EUR) nicht eingehalten, aber die Höchstbetragsgrenze für GWG-Sammelposten (1.000 EUR), kann für die GWG-Anschaffung ein Sammelposten gebildet werden, der dann aus Vereinfachungsgründen über 5 Jahre abgeschrieben wird. Durch die Buchung auf speziellen GWG-Sammelposten-Konten (SKR 03: Kto. 485, SKR 04: Kto. 675) wird auch die GWG-Voraussetzung „Aufzeichnung in besonderem, laufend zu führenden Verzeichnis“ erfüllt.

Der Beitrag Anschaffung geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Praxisbeispiele mit Buchungssätzen (SKR 03/SKR 04) wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Für die körperliche Bestandaufnahme gibt es verschiedene Inventurarten wie die Stichtagsinventur, die permanente Inventur und die zeitverschobene Inventur. Jede dieser Methoden birgt spezifische Vorteile und Anforderungen, um eine korrekte Bestandserfassung zu gewährleisten. Dieser Ratgeber als kostenloser Leitfaden für Praxisanwender zeigt Ihnen, worauf Sie achten müssen – damit Ihre nächste Inventur in der Praxis problemlos durchschnurrt.

Definition von Inventur: Inventurarten einfach erklärt

Damit eine Bilanz aufgestellt werden kann, müssen die einzelnen Vermögensgegenstände (Inventare) eine Unternehmens erfasst werden (§ 240 HGB). Sie bilden die wertmäßigen Inhalte der Bilanz.

Diese Erfassung erfolgt bei bestimmten Bereichen der Bilanz mittels körperlicher Bestandausnahme: das berühmte Zählen, Messen, Wiegen. Diese körperliche Aufnahme wird „Inventur“ genannt und kommt in der Praxis insbesondere bei der Erfassung des Vorratsvermögens (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse, Waren) zum Einsatz.

Definition Inventur

Stichtagsbezogene körperliche oder buchmäßige Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens, die in der Bilanz dem Grunde nach angesetzt werden müssen.

Um nicht alles ausnahmslos körperlich und mühevoll erfassen zu müssen, kann das Vorratsvermögen auch mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden (z. B. Stichproben) ermittelt werden. Voraussetzung ist, dass das Ergebnis dem einer körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommt (§ 241 Abs. 1 HGB). Als weitere Inventurerleichterungen können die Gruppenbewertung und der Festwert angewendet werden.

Inventurarten

Welche Inventurarten gibt es nach Gesetz und in der Praxis? Neben der Stichtagsinventur kommen die permanente Inventur und die zeitverschobene Inventur zum Einsatz.

Zeitnahe Inventur – der Standard zum oder um den Stichtag

Es ist erforderlich, eine korrekte Inventur entweder am Tag des Jahresabschlusses (Stichtag) oder innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Stichtag durchzuführen. Liegt die tatsächliche Bestandsaufnahme vor oder nach dem Stichtag, müssen Bestandsveränderungen zwischen dem Inventurzeitpunkt und dem Bilanzstichtag berücksichtigt werden.

Permanente Inventur – Vorteile für Erfasser und Unternehmen

Die Bestandsaufnahme kann auch durch eine sogenannte „permanente Inventur“ erfolgen, bei der der Lagerbestand zum Bilanzstichtag anhand von Lagerbüchern (z.B. computergestützte Lagerverwaltung) in Bezug auf Art und Menge ermittelt wird. Es ist jedoch erforderlich, den Buchbestand mindestens einmal im Geschäftsjahr durch körperliche Bestandsaufnahme zu überprüfen; dies braucht dann nicht zum Stichtag erfolgen. Dieser Bestand wird dann laufend (permanent) fortgeschrieben.

Voraussetzungen für diese Inventurart sind:

• In den Lagerbüchern und IT-Systemen müssen alle Bestände sowie alle Zugänge und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge (Stückzahl, Gewicht oder Kubikinhalt) eingetragen und belegmäßig nachgewiesen werden
• In jedem Jahr muss mindestens einmal durch eine Inventur geprüft werden, ob das Vorratsvermögen, das in den Lagerbüchern oder IT-Systemen ausgewiesen wird, mit den tatsächlich vorhandenen Beständen übereinstimmt. Die Prüfung braucht nicht gleichzeitig für alle Bestände vorgenommen zu werden. Sie darf sich aber nicht nur auf Stichproben oder die Verprobung eines repräsentativen Querschnitts beschränken Die Lagerbücher und IT-Systeme sind nach dem Ergebnis der Prüfung zu berichtigen. Der Tag der körperlichen Bestandsaufnahme ist in den Lagerbüchern oder Lagerkarteien zu vermerken.
• Über die Durchführung und das Ergebnis der Inventur sind Aufzeichnungen (Protokolle) anzufertigen, die unter Angabe des Zeitpunkts der Aufnahme von den aufnehmenden Personen zu unterzeichnen sind.

Sie wird in der Regel nicht akzeptiert für Vermögensgegenstände mit hohem Wert, einem großen Schwund oder erheblichen Mengendifferenzen.

Details zu dieser Inventurart verrät der eigenen Blog-Beitrag „Permanente Inventur – Vorteile dieses Inventurverfahrens im Unternehmen nutzen„, der sich ausschließlich mit diesem Inventurverfahren beschäftigt.

Verlegte Inventur / Zeitverschobene Bestandsaufnahme

Die Bestandsaufnahme kann in den letzten drei Monaten vor oder den ersten zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden, vorausgesetzt, eine ordnungsgemäße Bewertung zum Bilanzstichtag ist durch Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren gewährleistet.

Beispiel Zeitverschobene Inventur

Die AllesZählen GmbH führt eine vorgelagerte, körperliche Bestandsaufnahme am 31.10.2023 durch und will den Inventurwert zum Bilanzstichtag am 31.12.2023 mittels Fortschreibung erfassen. Zum 31.10.2023 ergab die Inventur einen Bestand in Höhe von 25.000 EUR. Zwischen dem 1.11.2023 und dem 31.12.2023 erfolgten Wareneingänge im Umfang von 8.000 EUR und Warenausgänge (Wareneinsatz) von 12.000 EUR.

Der Inventurwert zum Bilanzstichtag 31.12.2023 wird wie folgt ermittelt:

Eine verlegte Inventur kann in der Regel nicht angewendet werden, wenn es sich um Vermögensgegenstände mit

• hohem Wert,
• hohem Schwund oder
• starken Preisschwankungen handelt.

Umfang der Inventur – Inventarliste

Es ist von großer Bedeutung, dass über die verwendeten Inventarlisten der Nachweis erbracht werden kann, dass alle Vermögensgegenstände vollständig aufgeführt wurden. In diesem Zusammenhang sollte Folgendes beachtet werden.

Inventarliste Rohstoffe

Zentrale Posten der Vorratsinventur sind die Rohstoffe. Hierunter zählen die Bestandteile oder Materialien, die zur Herstellung oder Produktion von Endprodukten verwendet werden. Sie sind in der Regel noch nicht in den Fertigungsprozess eingegangen und wurden nicht verarbeitet. Stattdessen werden sie als Lagerbestände gehalten, um sie zu einem späteren Zeitpunkt in den Fertigungsprozess einzubringen.

Wichtig für die Stichtagsinventur ist, dass nicht nur die im Lager befindlichen Rohstoffe, sondern auch die an den (Produktions-) Maschinen stehenden Bestände aufgenommen werden.

Inventarliste Hilfs- und Betriebsstoffe

Es ist wichtig, auch die vorhandenen Hilfs- und Betriebsstoffe bei der Stichtagsinventur zu erfassen. Ein Beispiel für einen Hilfsstoff wäre der Leim in der Möbelherstellung. Zu den Betriebsstoffen gehören beispielsweise Heizmaterial sowie Benzin und Öl für Kraftfahrzeuge. In der Regel reicht es aus, sie mit einem angemessenen, geschätzten Wert zu erfassen.

Eine genaue Inventur – ohne Schätzungen – ist jedoch für Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Verpackungsmaterial erforderlich, wenn entweder hohe Werte vorliegen oder die Bestände an den Bilanzstichtagen erheblich schwanken.

Inventarliste Unfertige und fertige Erzeugnisse

Bei der Bilanz versteht man unter unfertigen Erzeugnissen diejenigen Produkte, die sich noch im Produktionsprozess befinden und noch nicht vollständig fertiggestellt sind. Sie sind also noch nicht für den Verkauf bereit. Fertige Erzeugnisse hingegen sind bereits vollständig produziert und stehen zum Verkauf zur Verfügung.

Es muss aus den Inventurunterlagen ersichtlich sein, wie die Bewertung der noch nicht fertiggestellten (unfertigen) und bereits fertigen Erzeugnisse erfolgt ist. Das bedeutet, dass die Ermittlung der (anteiligen) Herstellungskosten nachvollziehbar und belegbar dokumentiert werden muss. Zudem sollte bei den unfertigen Erzeugnissen der Fortschritt des Fertigungsprozesses angegeben werden.

Inventarliste unterwegs befindliche Ware / schwimmende Waren

Waren, die sich auf dem Transportweg befinden und wirtschaftlich zum Vermögen des (ausliefernden) Unternehmens gehören (unterwegs befindliche Ware), müssen ebenfalls in den Inventurbestand aufgenommen werden.

Beispiel

Die AufdenletztenDrücker OHG versendet einen Auftrag am 29.12.2023 an den Kunden. Als Lieferbedingung ist „frei Haus“ vertraglich vereinbart; die Zustellung der Ware beim Kunden erfolgt jahreswechselbedingt erst am 3.1.2024.

Die OHG darf den Verkauf an den Kunden noch nicht als Erlös behandeln, da der Kunde noch nicht die Verfügungsmacht über die Lieferung hat. Die Lieferung ist aufgrund der Lieferbedingung „frei Haus“ noch der OHG zuzurechnen – mit der Folge, dass die Ware bei der Stichtagsinventur als unterwegs befindliche Ware geführt werden muss.

Wenn eigene Waren in Räumen gelagert werden, die nicht im direkten Zugriff des Unternehmens sind (z. B. externe Lagerung bei Spediteuren), sind diese ebenfalls bei der (eigene) Inventur zu berücksichtigen. In der Regel wird der externe Lagerhalter gebeten, eine Stichtagsinventur vorzunehmen, um die Bestände zu erfassen.

Inventarliste Kommissionswaren

„Kommissionswaren“ sind Produkte, die ein Unternehmen im Auftrag eines anderen Unternehmens verkauft, verwaltet oder lagert. Die Waren sind also, solange sie (noch) nicht verkauft sind, im Eigentum des auftraggebenden Unternehmens. Sie sind somit nicht bei dem Unternehmen in der Inventur zu erfassen, das die Produkte lagert, sondern bei dem Unternehmen, in dessen Eigentum (nicht Besitz!) die Produkte stehen.

Praxistipp

Sind Sie Eigentümer von Kommissionswaren, fordern Sie das Unternehmen, das die Produkte lagert und verkauft frühzeitig auf, die Bestande körperlich zu erfassen und rechtzeitig zu melden. Versenden Sie dafür Ihre Inventurlisten, die das Kommissions-Unternehmen dann zum Stichtag auszufüllen hat.

Nehmen Sie die Ergebnisse mit Kennzeichnung des (externen) Lagerorts in Ihr Inventar auf und führen Sie ganz normal eine Bewertung durch.

Beschädigte Waren

Beschädigte, minderwertige und wertlose Waren sind bei der Inventurerfassung ebenfalls bestandsmäßig aufzunehmen, auch wenn die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass sie verschrottet werden und somit wertlos sind. Die Bewertung dieser körperlich vorhandenen Waren kann dann – je nach Zustand und Wiederverkaufsmöglichkeiten – mit einem Abschlag oder gar mit 0 EUR erfolgen.

Inventarisierung des beweglichen Anlagevermögens

Bestandsverzeichnis

Im Inventar müssen grundsätzlich alle beweglichen Gegenstände des Unternehmens aufgenommen werden. Dazu gehört – auch wenn das in der Praxis meist nicht bekannt ist und nicht erfolgt – das Anlagevermögen; selbst wenn die Gegenstände bereits abgeschrieben sind.

Eine physische Aufnahme des Anlagevermögens ist jedoch nicht erforderlich, wenn ein fortlaufendes Anlagenverzeichnis geführt wird. In diesem Verzeichnis muss jeder Zugang und Abgang kontinuierlich geführt werden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Sofort abgeschriebene geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) müssen in einem speziellen Verzeichnis oder auf einem separaten Buchungskonto geführt werden, sofern ihre Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 250 Euro und 800 Euro liegen. Eine spezielle Aufnahme in ein Inventurverzeichnis ist daher nicht erforderlich.

Für Wirtschaftsgüter mit Kosten zwischen 250 Euro und 1.000 Euro, die in den sogenannten Sammelposten aufgeführt sind, gibt es keine zusätzlichen Aufzeichnungspflichten außer der Erfassung des Zugangs; sie müssen ebenfalls nicht im Inventar vermerkt werden.

Leasinggegenstände

Im Anlagenverzeichnis müssen Leasinggegenstände aufgenommen werden, sofern sie bilanziell dem Leasingnehmer (Unternehmen) zugeordnet sind. Dies ist anhängig von der Vertragsgestaltung und beispielsweise der Fall, wenn die Grundmietzeit weniger als 40% oder mehr als 90% der Nutzungsdauer ausmacht oder bei Leasingverträgen mit Kaufoption.

Praxistipp

Prüfen und dokumentieren Sie zu Beginn des Leasings, wem der Leasinggegenstand bilanziell zuzuordnen ist. Wenn dies von Anfang an geklärt ist, kann die korrekte Zuordnung zum Bestandsverzeichnis durch den Unternehmer erfolgen.

Forderungen und Verbindlichkeiten

Zur Inventur gehört ebenfalls die Erfassung aller offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Hierfür müssen Listen erstellt werden, in denen die Salden für Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lieferanten) aufgeführt sind. Auch der Besitz von Vermögenswerten sowie Schuldenwechsel – sofern die heute noch im Umlauf sind – müssen einzeln aufgenommen werden.

Die Saldenlisten sind nach Kontokorrentkonten getrennt und zwischen Forderungen und Verbindlichkeiten differenziert aufzustellen.

Inventur-Bewertungsverfahren

Einzelbewertung und Gruppenbewertung

Grundsätzlich müssen bei der Inventur die einzelnen Vermögensgegenstände des Unternehmens einzeln erfasst und bewertet werden. Es ist jedoch möglich, gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens sowie andere gleichartige oder annähernd gleichwertige bewegliche Vermögensgegenstände und Schulden zu Gruppen zusammenzufassen und mit einem Durchschnittspreis zu bewerten (§ 240 Abs. 4 HGB) – die sogenannte Gruppenbewertung.

Voraussetzung ist, dass dies – wie so oft – den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht.

Neben der Durchschnittsbewertung kommt als vereinfachtes Bewertungsverfahren auch ein Verbrauchsfolgeverfahren wie beispielsweise bei Brennstoffvorräten (sogenanntes Lifo-Verfahren) in Betracht.

Hinweis

Beim Lifo-Verfahren (Lifo steht für „last in – first out“), wird davon ausgegangen, dass die zuletzt eingelagerten Gegenstände zuerst wieder aus dem Lager entnommen werden. Somit verbleiben die alten Waren als „eiserne Bestände“, die dann bei der Inventurbewertung relevant sind.

Das Lifo-Verfahren ist also bei Betrieben ohne verderblicher Ware (z. B. ein stahlverarbeitendes Unternehmen) sinnvoll; nicht jedoch bei Lebensmittel-Einzelhändlern.

Festwert Inventur

Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe können unter bestimmten Bedingungen mit einer konstanten Menge und einem gleichbleibenden Wert (Festwert) bewertet werden.

Voraussetzung ist, dass der Bestand nur geringfügige Veränderungen in Größe, Wert und Zusammensetzung unterliegt und die Gesamtwertigkeit für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung ist. Diese Bewertungsmethode wird in der Praxis beispielsweise bei Werkzeugen, Schrauben, Flaschen, Fässern und Verpackungsmaterial angewendet.

Die Gegenstände, die durch Festwerte ermittelt sind, müssen regelmäßig nur alle drei Bilanzstichtage aufgenommen werden. Für Gegenstände im beweglichen Anlagevermögen muss spätestens alle fünf Bilanzstichtage eine physische Bestandsaufnahme erfolgen. Wenn dabei ein um mehr als 10 % höherer Wert festgestellt wird, gilt dieser neue Wert als maßgebend für die Inventurbewertung.

Durchführung der Inventuraufnahme

Bei der körperlichen Bestandsaufnahme werden die vorhandenen Vermögensgegenstände einzeln und vollständig aufgenommen. Um dies zu gewährleisten, sind Inventurteams aufzustellen, bestehend aus einem Zähler und einem Schreiber, die dann jeden Ort der Inventuraufnahme (z.B. Lager, Verkaufsräume, Werkstatt) durchgehen und erfassen.

Praxistipp

Wenn Ihr Unternehmen wirtschaftsprüfungspflichtig ist, nehmen Sie vor Durchführung der Stichtagsinventur unbedingt Kontakt mit Ihrem Steuerberater oder Abschlussprüfer auf. Die Inventurerfassung ist Gegenstand der Abschlussprüfung und erfordert in der Regel ein Begleiten der Inventurerfassung durch einen der Prüfer.

Folgende Punkte sind bei der Inventuraufnahme wichtig:

• Erfassung in der Reihenfolge der räumlichen Lagerung
• Kennzeichnung aller erfassten Gegenstände (Vermeidung Doppelerfassung)
• keine Materialbewegungen während der Erfassung (Produktionsstillstand)
• eindeutige Bezeichnung aller erfassten Gegenstände (z. B. Warennummer oder Artikelname).
• Erfassung von Menge und Mengeneinheit für jeden Gegenstand

Die Inventurlisten und Unterlagen müssen nummeriert und von dem Zähler als auch dem Schreiber unterschrieben werden. Korrekturen während oder nach der Inventurerfassung müssen ebenfalls dokumentiert werden.

Die Inventurunterlagen müssen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden.

Bewertung und Abschluss bei allen Inventurarten

Die Bewertung der erfassten Inventurgegenstände basiert bei allen Inventurarten auf den Anschaffungs- oder Herstellungskosten der Gegenstände. Zu den Anschaffungskosten gehören alle Kosten, die anfallen, um den Gegenstand zu erwerben. Dazu gehören auch Nebenkosten wie Transportkosten, Verladungskosten, Versicherungskosten, Eingangszölle und Einlagerungskosten; auch wenn diese nachträglich anfallen sollten. Skonti und Rabatte mindern die Anschaffungskosten.

Bei den Herstellungskosten müssen zwingend die einzelnen steuerlichen und handelsrechtlichen Kosten (Materialkosten, Fertigungskosten) berücksichtigt werden. Diese sind variable Kosten, die direkt dem Gegenstand zugeordnet werden können.

Die Bewertung muss zweifelsfrei überprüfbar sein. Dies erfordert u.a. eine präzise Bezeichnung der Ware (Qualität, Größe, Abmessungen). Falls notwendig, sollten Informationen zu Einkaufsrechnungen, Lieferanten oder Kalkulationsunterlagen angegeben werden, sofern diese nicht sofort aus der Artikelbezeichnung oder -nummer ersichtlich sind. Wenn eine Wertminderung (wie z.B. Teilwertabschreibung) geltend gemacht wird, müssen sowohl die Gründe als auch die Höhe hierfür nachgewiesen werden.

Zusammenfassung Inventurarten

Die Inventur, eine körperliche oder buchmäßige Bestandsaufnahme von Vermögensgegenständen und Schulden, ist für die Bilanzierung essentiell. Hierfür können verschiedene Inventurarten wie die stichtagsbezogene, permanente und zeitverschobene Inventur zum Einsatz kommen.

Ziel der Inventurerfassung sind Rohstoffe, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse, unterwegs befindliche Ware und Kommissionswaren. Grundsätzlich ist ebenfalls die Inventur des beweglichen Anlagevermögens notwendig, dies kann unterbleiben, wenn ein fortlaufendes Anlagenverzeichnis geführt wird, in dem jeder Zugang und Abgang kontinuierlich abgebildet wird.

Bei der Bewertung kommen in der Praxis Bewertungsverfahren wie Einzelbewertung, Gruppenbewertung und Festwerte zum Einsatz.

Häufige Fragen (FAQ): Inventur / Inventurarten

Was ist eine Inventur und warum ist sie für die Bilanz wichtig?

Die Inventur ist eine systematische Erfassung und Bewertung aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie ist für die Bilanzierung entscheidend, da sie die Grundlage für die korrekte Darstellung des Unternehmensvermögens und der Verbindlichkeiten in der Bilanz bildet.

Welche Inventurarten gibt es?

Es existieren verschiedene Inventurarten: Die Stichtagsinventur wird zum Bilanzstichtag durchgeführt, die permanente Inventur erfolgt fortlaufend und die zeitverschobene Inventur kann drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag erfolgen.

Welche Vermögensgegenstände müssen bei einer Inventur des Vorratsvermögens berücksichtigt werden?

Es müssen Rohstoffe, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse sowie unterwegs befindliche Waren berücksichtigt werden. Auch beschädigte oder minderwertige Waren müssen trotz möglicher Wertlosigkeit erfasst werden.

Wie werden geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) in der Inventur behandelt?

Geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250 und 800 Euro müssen in einem speziellen Verzeichnis oder auf einem separaten Buchungskonto gebucht werden. Sie benötigen keine separate Aufnahme im Inventarverzeichnis.

Wie erfolgt die Bewertung der erfassten Inventurgegenstände?

Die Bewertung der erfassten Inventurgegenstände basiert auf den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die nachvollziehbar dokumentiert werden müssen. Diese beinhalten auch Zusatzkosten wie Transport oder Lagerung sowie die Möglichkeit einer möglichen Wertminderung, die ebenfalls begründet werden muss.

Der Beitrag Inventur 2024: Von Inventurarten über permanente Inventur – ein Leitfaden für Praxisanwender wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Das Angebot ist groß, nahezu bei jeder Vorort-Bank und jedem Online-Kreditinstitut kann der Unternehmer ein Geschäftskonto eröffnen. Die optimale Auswahl des betrieblichen Kontos setzt etwas Vorbereitung voraus – Unterstützung liefert dieser Blogbeitrag. Viel Erfolg bei der Auswahl und bei der unternehmerischen Betätigung!

Was ist ein Geschäftskonto?

Ein Geschäftskonto oder Kontokorrentkonto ermöglicht den Geld- und Zahlungsverkehr in Verbindung mit einer unternehmerischen Tätigkeit. Das geschäftliche Bankkonto bietet ähnliche Dienstleistungen wie ein Privatkonto, einschließlich Bar- und Banküberweisungen oder SEPA-Lastschriften. Je nach Bonität des Unternehmens kann ein Geschäftskonto auch über einen Kreditrahmen verfügen, der Kontokorrentkredit.

In der Regel stellt ein Geschäftskonto eine Schnittstelle zu den betrieblichen Buchhaltungsprogrammen bereit, um die geschäftlichen Transaktionen automatisch in die Buchführungssoftware zu übergeben. Dort können die digitalen (betrieblichen) Bankbewegungen automatisiert verbucht und ausgewertet werden.

Geschäftskonto oder Privatkonto

Gerade bei Einzelunternehmern oder Selbstständigen stellt sich die Frage, ob ab einem gewissen Zeitpunkt ein geschäftliches Kontokorrentkonto für die Abwicklung der betrieblichen Geschäftsvorfälle notwendig ist. Viele (Einzel-) Unternehmer beginnen ihre unternehmerische Tätigkeit mit ersten Aus- und Einzahlungen auf dem privaten Girokonto.

Hinweis

Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, Aktiengesellschaft, Unternehmensgesellschaft, eingetragener Verein) werden als juristische Personen betrachtet und sind daher grundsätzlich nicht berechtigt, ihre geschäftlichen Zahlungen über ein Privatkonto abzuwickeln. Darüber hinaus erfolgt die Gewinnermittlung über die Kapitalgesellschaft selbst, was die Erfordernis eines separaten Kontos weiter unterstreicht.

Eine Vermengung von betrieblichen und privaten Zahlungen ist bei der (Mit-) Nutzung des Privatkontos unvermeidbar. Grundsätzlich ist diese Vorgehensweise machbar – wenn die betrieblichen Vorgänge sauber identifiziert werden können.

Aber irgendwann, wenn das Unternehmen und seine betriebliche Betätigung im Umfang steigen, wird es schwer, die Trennung zwischen privat und geschäftlich zu vollziehen.

Wird dann versehentlich eine betriebliche (steuerpflichtige) Einzahlung als private Bewegung eingestuft, wird es definitiv Probleme mit dem Finanzamt geben. Aber auch die Banken werden voraussichtlich irgendwann nicht (mehr) mitspielen.

Das private Girokonto ist meist subventioniert und mit weniger Gebühren belegt. Wenn es dann in erheblichem Umfang als Geschäftskonto „missbraucht“ wird, ist ein Anruf des Bankberaters unvermeidlich, denn viele Banken untersagen in Ihren AGB die Nutzung von privaten Konten zu geschäftlichen Zwecken.

Auch die Mit-Nutzung eines offiziellen Geschäftskontos als Privatkonto ist unwirtschaftlich – diesmal aus Sicht des Unternehmers. Meist sind die Kosten für betriebliche Bewegungen auf dem Geschäftskonto teurer als auf einem privaten Girokonto. Nutzt ein Unternehmer also das geschäftliche Konto gleichzeitig als Privatkonto, treibt dies nur unnötig die Kosten (Gebühren pro Buchung) in die Höhe.

Geschäftskonto mit Kontokorrentkredit

Üblich und in den meisten Fälle sinnvoll ist auch die Überziehungsmöglichkeit eines Geschäftskontos. So hat der Unternehmer – analog zur Privatperson – die Möglichkeit, kurzfristige Liquiditätsengpässe über das Geschäftskonto abzufedern.

Analog zu den privaten Girokonten ist diese Überziehung zwar praktikabel und bequem, aber auch teuer. Bei einer längeren Überziehung des Geschäftskontos sollte daher eine Umschulung in Betracht gezogen werden.

Wenn der Kontokorrentkredit beim Geschäftskonto gewünscht ist und ein Kreditinstitut mit entsprechendem Angebot gefunden wurde, sind Bonitätsnachweise unbedingt erforderlich. Besteht das Unternehmen schon einige Zeit, kann dies mittels Einkommensnachweisen oder betrieblichen Jahresabschlüssen erfolgen. Ist es ein neues Unternehmen, kann lediglich auf theoretische Wert beispielsweise aus einem Businessplan zurückgegriffen werden.

Praxistipp

Auch wenn die Notwendigkeit und Inanspruchnahme eines betrieblichen Darlehens noch nicht gegeben ist: Wenn Sie ein Geschäftskonto eröffnen und später ein betrieblicher Kredit notwendig wird, ist es von Vorteil, diesen bei der Bank des ursprünglichen Kreditinstituts anzufragen.

Dort kann nämlich ganz einfach auf die Kundenhistorie des Kontokorrentkontos zurückgegriffen und die Bonität entsprechend eingeschätzt werden. Wenn Sie hier eine weiße Westen haben, ist das ein entscheidender Vorteil für die Kreditentscheidung (Thema Vertrauen).

Bietet das Kontokorrentkonto-Institut keine betriebliche Darlehen an, sind Sie gezwungen, die Bank zu wechseln oder eine Zweitbank zu suchen, bei der dann eben keine Historie vorliegt.

Geschäftskonto mit Bargeldeinzahlung

Verursacht Ihr Geschäftsmodell intensiven Bargeldeinsatz (Ein- oder Ausgabenseite), sollten auch die Ein- und Auszahlungsmöglichkeiten und Geldwechselangebote der Kreditinstitute im Fokus sein. Wer täglich viel Bargeld einnimmt, sollte einen kurzen und sicheren Weg zur Einzahlung der Geschäftseinnahmen bei der Bank haben. Da wird ein überregional tätiges Kreditinstitut genauso wenig praktikabel sein wie eine Online-Bank ohne Filialen.

Bargelderfahrene Banken können in der Regel auch praxistaugliche Tipps zur Erkennung von Falschgeld geben. Gerade wenn in Ihrem Geschäft höhere Geldbeträge in bar abgewickelt werden, ist dies ein Aspekt, der beim Projekt „Geschäftskonto eröffnen“ relevant ist.

Geschäftskonto mit Kreditkarte

In der betrieblichen Praxis hat es sich bei den meisten Unternehmen bewährt, eine Firmen-Kreditkarte zu buchen – insbesondere, wenn (später) Reisetätigkeiten oder Online-Einkäufe anfallen. Daher sollte bei der Auswahl eines geeigneten Geschäftskontos auf die Verfügbarkeit und die anfallenden Kosten bei der Nutzung einer betrieblichen Kreditkarte geachtet werden.

Betriebliche Kreditkarten sind trotz ihres Unternehmensbezugs auf eine Person ausgestellt. Überlegen Sie daher, wer (Unternehmer, Außendienstmitarbeiter) als Karteninhaber in Frage kommt. Ebenfalls zu entscheiden ist, welcher finanzieller Verfügungsrahmen (pro Tag) für die Kreditkarte eingerichtet werden soll. Dieser sollte aus Sicherheitsgründen nicht zu hoch eingestellt sein und aus Gründen der Praktikabilität nicht zu niedrig – ein klassischer Zielkonflikt.

Bei mehreren Karten muss unter Umständen ein von der Bank eingeräumter Kreditrahmen auf die ausgestellten Kreditkarten verteilt werden.

Abschließend gilt noch zu prüfen, welche Sicherheitsverfahren für die Freigabe von Belastungen der Firmenkreditkarten angeboten werden. Bietet die Hausbank nur das vorgeschriebene Mindest-Verfahren an, oder stellen Sie sich auf eine höhere Stufe – zur Sicherheit des Unternehmens und seiner Zahlungen.

Praxistipp

Sobald Firmenkreditkarten im Einsatz sind, empfehle ich die Anlage eines korrespondierenden Buchhaltungskontos (Verbindlichkeits- oder Kreditorenkontos), um die Belege eines jeden Bezahlvorgangs entsprechend zuordnen und verbuchen zu können. Andernfalls wird es ein ständiges Suchen und Umbuchen bei der buchhalterischen Abwicklung der (unterschiedlichen) Firmenkreditkarten.

Im Vorfeld die Kosten kalkulieren

Bevor Sie ein Geschäftskonto eröffnen, sollten Sie unbedingt die zu erwartenden Kosten kalkulieren. Gerade bei geschäftlichen Konten hängen diese oft von diversen Faktoren ab, beispielsweise

• Anzahl der Überweisungen (analog oder digital)
• Überziehungskosten
• Rücklastschriften
• Bargeldeinzahlungen oder -abhebungen
• Bargeldwechsel
• Auslandszahlungen (Aus- und Eingang)
• Scheckeinreichung

Schätzen Sie daher so gut wie möglich – auch mit einem optimistischen Blick in die Zukunft – die notwendigen Geschäftsvorfälle und die entstehenden Kosten ab. Es wäre durchaus denkbar, dass dann das verlockende Angebot einer Bank gar nicht mehr so verlockend ist – vielleicht nur noch aus Sicht der Bank.

Geschäftskonto eröffnen: Was braucht man?

Wenn Sie ein Geschäftskonto eröffnen möchten, erfordert dies einige (betriebliche) Unterlagen und Dokumente, um sicherzustellen, dass der Prozess beim auserwählten Kreditinstitut reibungslos abläuft. Folgende Dokumente müssen Sie ggfs. einzureichen oder dabeihaben:

• Personalausweis oder Reisepass (Nachweis der Identität für die gesetzlich vorgeschriebene Legitimationsprüfung)
• Gewerbeanmeldung (betrieblicher Nachweis und Legitimation als Geschäftsinhaber, nicht notwendig bei Freiberuflern)
• Gesellschaftsverträge (vertragliche Vereinbarung zwischen den Gesellschaftern)
• Handelsregisterauszug (Dokumentation der Unternehmensdetails bei eingetragenen Betrieben)
• Steuernummer (Registrierungsnummer beim zuständigen Finanzamt)
• Adressnachweis (ev. über einen Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag oder sonstige betriebliche Dokumente)
• Bonitätsnachweise (Schufa-Auskunft oder Selbstauskunft, ggfs. holt die Bank diese mit Ihrer Zustimmung eigenständig ein).
• Businessplan (insbesondere bei Startups)

Die Liste der erforderlichen Dokumente können je nach Land und Bank variieren. Es ist daher ratsam, im Voraus mit dem Kreditinstitut zu sprechen, um genau zu erfahren, welche Unterlagen notwendig sind. Gute Vorbereitung hilft und liefert auch gleich einen guten Eindruck.

Bei den meisten Kreditinstituten ist inzwischen eine Online-Kontoeröffnung möglich; die jeweiligen Bank-Webseiten bieten entsprechende Antragsformulare oder Online-Formulare. Neukunden müssen sich in der Regel per Postident oder Videoident legitimieren.

Geschäftskonto wechseln

Erfolgt ein Wechsel des Geschäftskontos, sind die Aufwände zur Neuanmeldung in der Regel geringer. Sie können dann die (elektronischen) Kontoauszüge oder Bankkontoumsätze der neuen Bank zukommen lassen. Ggfs. kann das neue Kreditinstitut die Daten auch – mit Ihrer Zustimmung – vom alten Kreditinstitut einholen.

Über diesen Weg können Stammdaten abgefragt, einkommensrelevante Bewegungen und Überziehungsvolumina abgestimmt werden. Darüber hinaus bieten Banken im Falle eines Wechsel auch spezielle Services (auf Bankkosten) an, um den Umzug zu erleichtern. Ein gezieltes Nachfragen nach solchen Leistungen – bevorzugt im Rahmen der Anbahnungsgespräche – kann Vorteile für Unternehmen zu Tage fördern.

Zusammenfassung

Der Beitrag Geschäftskonto eröffnen: Ein Ratgeber für Unternehmen, Selbstständige & Gründer wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Haben Sie sich als Unternehmer für ein eigenes Buchhaltungsprogramm entschieden, steht die – zugegeben nicht einfache – Suche nach einer passenden Lösung bevor. Dieser Blog-Beitrag unterstützt Sie dabei, indem er einen ausführlichen Überblick über die wichtigsten Softwareanbieter auf dem Markt für Buchführungssoftware und deren Lösungen liefert.

Sofern Sie vorab einen Überblick über die notwendigen Anforderungen für Betriebe benötigen, finden Sie den im ausführlichen Blog-Beitrag „Anforderungen Buchhaltungssoftware: 16 wesentlich Kriterien für die optimale Auswahl„.

Buchhaltungssoftware BuchhaltungsButler GmbH

BuchhaltungsButler Überblick

BuchhaltungsButler ist eine cloudbasierte Buchhaltungslösung für kleine Unternehmen und Freiberufler. Die Software bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der Sie Rechnungen schreiben und Aufzeichnungen führen können. BuchhaltungsButler ist auch in der Lage, automatisch Belege zu erfassen und zu kategorisieren, was die Buchhaltung deutlich erleichtert.

Die Buchhaltungssoftware ist primär auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen zugeschnitten und bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter die Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen, Ausgaben zu verfolgen und Berichte zu generieren.

BuchhaltungsButler Sahnestücke

Die Besonderheit bei BuchhaltungsButler besteht in der Möglichkeit, die Buchhaltung hochgradig zu automatisieren. Lernende Eigenschaften der künstlichen Intelligenz kommen zur Anwendung und helfen Ihnen bei der individuellen Abarbeitung der Geschäftsvorfälle. Für die (lästigen) Routineaufgaben stehen Sammelfunktionen zur Auswahl.

Zudem können Sie den Funktionsumfang und somit die Kosten je nach Ihrem Kenntnisstand in Sachen Buchführung anpassen und haben so die optimale Lösung für Ihre eigene Buchhaltung.

Funktionen von BuchhaltungsButler

Im Funktionsumfang sind je nach Preismodell folgende Punkte enthalten:

• Buchhaltung
• Rechnungsprogramm
• Zahlungs- und Belegmanagement
• Bankenanbindung & Schnittstellen
• Auswertungen und Exporte

Im Buchhaltungsprogramm sind Einnahme-Überschussrechnungen (EÜR) sowie Bilanzen erstellbar. Gleiche oder ähnliche Arbeiten werden mit Sammelfunktionen vereinfacht und automatisiert, unabhängig ob es hunderte oder tausende Fälle sind. Ebenfalls hilfreich sind die Kontierungs- und Workflow-Regeln, die Tätigkeiten wie Beleg-Kontierungen, Einstufen von Zahlungen als beleglos oder die Zuweisung von Debitoren- und Kreditorenkonten über individuell definierbare Regeln steuern.

Automatische Plausibilitätsprüfungen weisen auf Buchungsfehler hin und helfen so, die Datenqualität zu optimieren. Dabei geht es nicht nur um die berühmten „Falschherum-Buchungen“, sondern auch um komplexere Zusammenhänge und Abhängigkeiten (fehlende Buchungen, ältere offene Posten). Je nach Bedarf könne auch einfache und komplexe Umsatzsteuer-Sachverhalte oder Anlagenvermögen geführt und gebucht werden.

Im Fakturierungsmodul „Rechnungsprogramm“ können Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und das Mahnwesen einfach und ebenfalls hochgradig automatisiert abgewickelt werden. Die Ausgabe der Belege auf verschiedenen Wegen (Druck, PDF, Export, Versand) ist ebenfalls möglich.

Das Zahlungs- und Belegmanagement wendet eine KI-gestützte Belegerkennung, (Vor-) Sortierung und Freigabe an. Aus den verarbeiteten Vorgängen können aus der Anwendung Überweisungsfunktionen (XML, direkte Freigabe) für offene Rechnungen in Anspruch genommen werden.

Die Anwendungen bieten über 12 Schnittstellen zu den gängigen Systemen (PayPal, Amazon, Shopware usw.) mittels CSV-Format oder direkter Anbindung. So können beispielsweise über 5.000 Banken und Kreditkarten einfach und effektiv angebunden werden.

Auswertungen und Statistiken können individualisiert und empfängerorientiert ausgegeben werden. Hier stehen eine Vielzahl an vordefinierten Auswertungen wie Umsatzsteuervoranmeldung, Betriebswirtschaftliche Auswertung, Summen.- und Saldenlisten oder Exportlisten zur Verfügung.

Übersicht Kosten BuchhaltungsButler

Die Kosten für die Buchhaltungssoftware sind monatlich oder jährlich zu entrichten. Es gibt derzeit drei verschiedene Preismodelle (Vorbucher, Selbstbucher und Premium), die alle auf Anwendungsintensität und Kenntnisstand des Nutzers ausgerichtet sind. Bei Vorbucher bucht der Anwender in relativ geringem Umfang vor, der Steuerberater und das Buchhaltungsbüro überprüft anschließend die Buchungen und schließt ab.

Der Selbstbucher hingehen nutzt den vollen Funktionsumfang für Buchhaltung oder Bilanzierung und erstellt die wichtigsten Steueranmeldungen (Umsatzsteuervoranmeldung) selbst. Die Premium-Version ist für größere Teams aus Buchhaltungsspezialisten ausgelegt und stellt das Rundum-Sorglos-Paket dar. Alle Preismodelle können gratis getestet werden.

Die Mietkosten (kein Kauf) für die Software können entweder auf Monatsbasis (Laufzeit 1 Monat) oder auf Jahresbasis (Laufzeit 1 Jahr) gewählt werden. Aktuell fallen für den Vorbucher ca. 25 EUR, für den Selbstbucher ca. 30 EUR und für die Premium-Version ca. 80 EUR pro Monat an (einjährige Laufzeit).

Buchhaltungsprogramm Sage

Sage Überblick

Sage bietet sowohl branchenunabhängige, kaufmännische Komplettlösung für Kleinunternehmen, Freiberufler und Selbstständige (Sage 50), als auch Lösungen für Mittelständler und international tätige Großunternehmen (Sage 100; Sage X3). Das Unternehmen ist Anbieter seit über 40 Jahren und bedient mehr als 2 Millionen Kunden.

Neben der klassischen Buchhaltungssoftware kommen Warenwirtschaftssysteme, Lohnabrechnungs- und Personalsoftware sowie Vertriebslösungen wie Customer Relationship Management (CRM) Systeme und Shopsysteme zum Einsatz. Darüber hinaus können sogar auch revisionssichere Dokumentenmanagementsysteme von Sage eingesetzt werden.

Getoppt wird das Angebot mit speziellen Branchenlösungen für Handwerker (Sage 50 handwerk), ERP-Systemen für Produktion und Handel (Sage 7) und die Kunststoffindustrie (Sage Wincarat).

Sage Sahnestücke

Die Besonderheit bei Sage ist die Unabhängigkeit bezüglich Branchen- und Unternehmensgrößen. Sage 50 ist beispielsweise speziell für kleine Unternehmen mit Wachstumsambitionen entwickelt, die ihre Prozesse einfach und effizient halten wollen. Der Einrichtungsaufwand zur Nutzung der Buchhaltungssoftware ist absichtlich einfach und gering gehalten.

Sobald Unternehmen wachsen, kann der Produktumfang bei Sage individuell mit Zusatzfunktionen angepasst und von den Erfahrungen von Sage auch mit größeren Unternehmen profitiert werden. Sie sind mit Ihrem Unternehmen bei Sage also nicht für immer und ewig im Kleingewerbe-Becken gefangen.

Der professionelle Support ist bei Sage ein lang bewährtes Steckenpferd. Direkte Hilfestellung zu allen Fragen der Buchhaltungssoftware und Anwendung werden von kompetenten Fachkräften beantwortet.

Funktionen von Sage Buchhaltung

Sage deckt die vielschichtigen und umfangreichen Teilbereiche der Buchhaltung ab, so beispielsweise

• Finanzbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung
• Debitorenbuchhaltung
• Kreditorenbuchhaltung
• Bilanzbuchhaltung

Um überall und jederzeit auf die Buchhaltungsdaten zugreifen zu können, bietet Sage die Online-Buchhaltung in der Cloud an. Durch die Online-Speicherung der Daten in der Cloud können alle Zugriffsberechtigten in Echtzeit Rechnungen erstellen, Zahlungen verarbeiten und Auswertungen aufrufen. Die erforderliche Sicherheit wird durch einen zertifizierten Verschlüsselungsstandard erreicht.

Übersicht Kosten Sage

Grundsätzlich fallen bei Sage je nach Produkt und Variante (Standard, Comfort, Professional) monatliche Lizenzkosten an. Im Fall des reinen Buchhaltungsmoduls betragen die monatlichen Kosten ca. 20-25 EUR pro Arbeitsplatz.

Im Fall von Sage50 liegen die Kosten zwischen ca. 30 und 40 EUR pro Monat und pro Arbeitsplatz – nach einem 30-tätigen kostenfreien Zeitraum.

Die Sage50 Handwerker-Version variiert je nach Umfang (Start, Basic, Professional) zwischen ca. 15 und 80 EUR pro Monat.

sevDesk Buchhaltung

sevDesk Überblick

sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungs- und Fakturierungs- und Warenwirtschaftssoftware, die speziell für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen konzipiert wurde. Der Fokus liegt auf Unternehmer, die auf der einen Seite ihre Buchhaltung selbst in die Hand nehmen möchten, auf der anderen Seite dabei aber durch Professionalität und Automatisierung bestmöglich unterstützt werden möchten.

sevDesk konzentriert sich auf die vorbereitenden Buchhaltungsaufgaben. Abschlüsse (Einnahme-Überschussrechnungen oder Bilanzen) sind mit sevDesk nicht möglich. Dafür sind bewährte Schnittstellen zu den gängigen Steuerberater-Anwendungen (DATEV) vorhanden.

Da die Anwendung cloudbasiert arbeitet, bietet der Anbieter auch eine Vielzahl an mobilen Lösungen. So können mit kostenfreien Apps bequem Angebote und Rechnungen geschrieben und Belege digitalisiert werden.

sevDesk Sahnestücke

Da sich sevDesk auf Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen konzentriert, liegt die Stärke der Anwendung in der praktischen und effizienten Vorerfassung der Buchhaltung. Während andere Anwendungen die teils hochkomplexen Bedarfe und Funktionen der Abschlussersteller und Steuerberater berücksichtigen müssen, setzt sevDesk konzentriert auf die unternehmerische Vorstufe.

Dabei kommen die Funktionen und Benefits für die Unternehmer aber bei Weitem nicht zu kurz. Ganz im Gegenteil, sie stehen bei sevDesk zentral im Fokus. Egal ob automatisierte Bearbeitung von Rechnungen oder digitale Erfassung von Belegen von unterwegs.

Aus diesem Grund kann sich sevDesk als die bestbewertete Buchhaltungssoftware (u. a. Trusted, ProvenExpert und Google Reviews) bezeichnen.

Funktionen von sevDesk

Das Modul Rechnung ist für Unternehmer gedacht, die ihre Rechnungen schnell und einfach erstellen wollen. Beim Modul Buchhaltung kommen die Betriebsinhaber auf ihre Kosten, die ihre Finanz-Buchhaltung selbst in die Hand nehmen möchten. Der volle Funktionsumfang wird Chefs im Modul Warenwirtschaft ermöglicht.

Das Modul Buchhaltung bietet im Standard folgende Funktionen:

• Angebote und Rechnungen erstellen
• Belege erfassen und verwalten
• automatische Auswertungen
• laufende Buchhaltung inkl. Kassenbuch und Anlagenverwaltung
• Kontaktmanagement
• Schnittstellen (Elster, Steuerberater)

Neben den Standardfunktionen können auch je nach individuellem Bedarf Zusatzfunktionen (Add-ons) wie Layouts, Zeiterfassung oder Inventare hinzugebucht werden.

Übersicht sevDesk Kosten

Das Modul Rechnung ist für einen monatlichen Betrag ab ca. 8 EUR erhältlich, das Modul Buchhaltung ab ca. 18 EUR und das vollumfängliche Modul Warenwirtschaft ab ca. 43 EUR pro Monat.

Die Zusatzmodule sind für einen Aufschlag von ca. 4 bis 20 EUR pro Monat erhältlich.

Für die Einrichtung kann auch ein zusätzlicher pauschaler Einrichtungsservice in Höhe von einmalig 49 EUR gebucht werden.

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Lexware Buchhaltung

Lexware Buchhaltung Überblick

Lexware gehört mit seiner Buchhaltungssoftware seit vielen Jahren zu den Marktführern im Wettbewerb. Das komplette Softwareangebot von Lexware rund um alle betriebswirtschaftlichen Themen ist ausgreift und bewährt.

Lexware ist es gelungen, die Software für Solo-Unternehmer und Profi-Anwender interessant zu machen. Durchdachte Eingabehilfen und starke Automatisierungen stellen dies unter Beweis. Die Folge ist, dass über 100.000 Unternehmer die Buchhaltungssoftware einsetzen.

Lexware Buchhaltung Sahnestücke

Die langjährige Erfahrung von Lexware zeigt sich in der praxisorientierten Ausrichtung der Buchhaltungssoftware. Der Benutzer gelangt über eine intuitive Startseite schnell und zielgerichtet in die verschiedenen Abschnitt – egal ob die Verbuchung einer Eingangsrechnung, eines Kassenbeleges oder eine Anlageguts ansteht.

Die Benutzerfreundlichkeit zeigt sich auch an den verschiedenen Wegen, die den Usern zur Verfügung stehen. Per Mausklick, per Tastenkombination oder per App können die Anforderungen umgesetzt werden.

Lexware Buchhaltung hat auch die Digitalisierung erfolgreich integriert. Belege können analog oder digital eingelesen und weiterführend digital verarbeitet werden. Bei der Verbuchung werden die Belege dann gewinnbringend mit dem Buchungssatz verbunden, so dass bei nachträglicher Betrachtung jeder Buchung immer der digitale Beleg zur Verfügung steht.

Eine große und vielfältige Auswahl an üblichen und speziellen Kontenrahmen gewährleistet auch eine schnelle Einrichtung der Buchhaltung. Neben den Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 (DATEV) gibt es Kontenrahmen für beispielsweise

• Hotel- und Gaststättengewerbe
• Ärzte
• Zahnärzte
• Pflegeeinrichtungen
• Land- und Forstwirtschaft
• Vereine
• und viele weitere

Funktionen von Lexware Buchhaltung

Die Funktionen von Lexware Buchhaltung bestehen grundsätzlich aus:

• Finanzbuchhaltung
• Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
• Schnittstellenmanagement
• Kassenbuch (Buchhaltung Plus)
• Mehrplatzfähigkeit und Rechteverwaltung (Buchhaltung Pro)
• integrierte Anlagenverwaltung (Buchhaltung Premium)

Im Standardmodul Buchhaltung sind Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) oder Doppelte Buchführung (Bilanzierung) mit Soll- und Haben-Buchungen anwendbar. Wiederkehrende Buchungen (z. B. Büromiete) können Dank durchdachter Vorlagen automatisiert verarbeitet werden. Mit Lexware online-banking erfolgt die bankseitige Anbindung.

Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung hat alle Verbindlichkeiten und Forderungen des Unternehmens im Blick. Fällige Zahlungen an Lieferanten werden ebenso effektiv überwacht wie die Kundenforderungen mit dem dreistufigen Mahnwesen.

Bei den Schnittstellen sind die üblichen Anbindungen wie DATEV oder Elster, aber auch Datenexporte für anstehende Betriebsprüfungen, abgedeckt.

Das im Leistungspaket Lexware Buchhaltung Plus enthaltene Kassenbuch wickelt alle baren Geschäftsvorfälle inklusive abendlichem Kassensturz ab. Selbstverständlich werden die hohen systemseitigen Anforderungen der Finanzverwaltung zur Kassenführung vollumfänglich erfüllt.

Die Mehrplatzfähigkeit der Anwendung ist im Modul Lexware Buchhaltung Pro gegeben. Arbeiten im Team und stufengerechte Berechtigungen sind hier problemlos möglich.

Abschließend kann im höchsten Leistungspaket Lexware Buchhaltung Premium das Anlagevermögen umfassend gebucht und verwaltet werden. Somit können alle verfügbaren Abreibungsarten (Sofortabschreibung, degressive Abschreibung usw.) direkt in die Buchhaltung fließen.

Übersicht Lexware Buchhaltung Kosten

Die Basis-Lösung von Lexware Buchhaltung kann für ca. 20 EUR pro Monat genutzt werden. In der Pro-Version (Einzelplatz) – der Beststeller bei Lexware – fallen Kosten von ca. 26 EUR pro Monat an. Die Plus-Variante als Einzelplatz-Anwendung kostet den Anwender ca. 34 EUR im Monat.

Die Versionen Pro und Premium sind auch als Mehrplatzlösungen für größere Unternehmen möglich. Dann falle Kosten von ca. 53 EUR (Pro) oder ca. 62 EUR (Premium) pro Monat an.

Papierkram-Software

Papierkram Überblick

Papierkram ist eine einfach zu bedienende Buchhaltungssoftware speziell für Selbständige sowie für kleine und mittlere Unternehmen. Neben den Standardfunktionen Fakturierung und Buchhaltung können auch moderne Zusatzmodule wie Zeiterfassung und Projektmanagement sowie Customer Relationship Management (CRM) Systeme hinzugebucht werden.

Die Software versteht sich als lösungsorientiert und verspricht, die Anwendung – insbesondere die Buchhaltung – neu zu denken.

Papierkram Sahnestücke

Neben der Konzentration und Ausrichtung auf kleine und mittlere Unternehmen ragt Papierkram mit seinen Teamfunktionen hervor. Eine Mehrbenutzerfähigkeit steht im Fokus und liefert somit auch durchdachte Teamlösungen wie Projektmanagement und Customer Relationship Management mit.

Die Hilfe- und Support-Seite von Papierkram ist sehr umfangreich und bietet neben den üblichen Erklär-Texten auch eine Vielzahl an Video-Tutorials und Vorlagen sowie verschiedene Rechner.

Funktionen von Papierkram

Die Standard-Funktionen von Papierkram umfassen

• Angebote
• Zeiten & Projekte
• Rechnungen
• Steuern und Analysen

Im Funktionsumfang Angebote sind ein Editor zur Erstellung überzeugender Angebote, die eine Versionierung und einen E-Mail-Versand ermöglichen. Bei Zeiten & Projekte können aus den angenommenen Angeboten direkt Projekte erstellt werden, die dann wiederum mit (Arbeits-) Zeiten bebucht werden können, um die vollumfassende Abrechnung zu gewährleisten. Hierüber können dann auch Zeit- und Projektbudgets überwacht und analysiert werden.

Das Modul Rechnungen gestaltet und erstellt Ausgangsrechnungen im steuerlich richtigen Umfang und Rahmen. Auch hier stehen individuelle Vorlagen und Styles zur Verfügung. Die offenen Rechnungen werden mit dem enthaltenen Mahnwesen effektiv überwacht.

Im Funktionsumfang Steuern und Analysen erfolgt die steuerliche Abbildung aller Geschäftsvorfälle. Mit einem Klick kann die Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) sowie notwendige steuerliche Anmeldungen (Umsatzsteuervoranmeldung) erzeugt werden. An verschiedene Empfänger (z. B. DATEV, Elster) kann über Export-Schnittstellen eine Datenausgabe erfolgen.

Übersicht Papierkram Kosten

Alle Versionen und Programme enthalten grundsätzlich die Hosting-Gebühren, Kosten für Datensicherung, Updates und Support. Papierkram will explizit verdeckte Extrakosten vermeiden.

Neben einer kostenfreien Version (Free), die zum Reinschnuppern und für kleine Unternehmen gedacht ist, können die User beim Preismodell zwischen der PRO+, der Team- und der Business-Variante wählen. Für PRO+ fallen ca. 8 EUR, für Team ca. 20 EUR und für Business ca. 40 EUR pro Monat an.

Auch bei Papierkram kann zwischen einer monatlichen und einer (günstigeren) jährlichen Abrechnung gewählt werden.

FastBill

FastBill Überblick

FastBill ist ebenfalls eine Online-Software, die vornehmlich für Freiberufler und Mittelständler geschrieben wurde. Neben einem Modul für Ausgangsrechnungen kommt auch die klassische Buchhaltung und ein Belegwesen zur Anwendung. Laut FastBill haben sich bereit 70.000 Unternehmen für die Buchhaltungssoftware entschieden, die den Anbieter zu 90 % positiv bewerten.

Wie bei (fast) allen Anbieter werden die Daten bei FastBill in der Cloud gehalten; die dafür notwendigen Server stehen in Deutschland und unterliegen somit den hohen Datenschutz- und Datenverarbeitungsgesetzen in Deutschland.

FastBill Sahnestücke

FastBill stellt sich ganz besonders auf die individuellen Kenntnisse und Erfahrungen der unterschiedlichen Anwender ein. So gibt es ein Module für Solo-Unternehmer, ein Plus- und ein Pro-Programm für die geübteren und ein Premium-Paket mit dem höchsten Grad an Automatisierung und Unterstützung.

Die Belegverarbeitung ist bei FastBill hochgradig digital und automatisiert. Erfolgt die (Vor-) Kontierung vom Unternehmer, schlägt FastBill automatisch passende Kategorien für den jeweiligen Geschäftsvorfall vor und erleichtert somit dem Anwender die (ungeliebte) Buchführungsarbeit.

Im Rahmen der Abrechnung können mit FastBill Arbeits- oder Projektzeiten (auch nachträglich) erfasst und abschließend abgerechnet werden. Der Unternehmen hat vor und während der Leistungserstellung mittels Live-Tracking einen guten Überblick über die Zeiten und Aufwendungen eines Abrechnungsprojekt.

FastBill hat nicht nur die übliche Schnittstelle zur Steuerberatersoftware (DATEV), sondern spricht auch direkt Steuerberater und „ihre“ Mandanten unterstützend an und liefern einen eigenen Steuerberaterzugang. Außerdem bestehen Partnerschaften zu zahlreichen Dienstleistern und Softwareanbietern, durch die FastBill-Anwender mit vorgefertigten Schnittstellen profitieren.

Funktionen von FastBill

Die Haupt-Funktionen von FastBill lassen sich in drei Gruppen unterteilen:

• Angebote und Rechnungen
• Buchhaltung und Belege
• Finanzen und Kunden

Mit dem Funktionsumfang Angebote und Rechnungen können in wenigen Minuten professionelle und rechtskonforme Ausgangsrechnungen erstellt werden; bei Bedarf helfen zur Verfügung stehende Vorlagen. Zudem können die erstellten Rechnungen (automatisiert) versendet werden. Standardfunktionen wie Mahnungen, Storno und Rabattberücksichtigung sind ebenfalls enthalten.

In der zentralen Funktion Buchhaltung und Belege werden alle steuerrelevanten Belege rechtssicher „eingesammelt“, verarbeitet und abgestimmt. Dies geschieht (automatisch) mittels E-Mail-Lösung, Scan-App oder per Drag-and-Drop. Im Anschluss erfolgen die Vorkontierung und abschließende Verbuchung der jeweiligen Geschäftsvorfälle.

Unter Finanzen und Kunden versteht FastBill die zielorientierte Auswertung der erfassten Daten. Mit einem Klick sind – über ein zentrales Dashboard – live Finanz- und Steuer-Informationen über das Unternehmen und die Kunden einzusehen. In Fokus stehen dabei Einnahmen, Ausgaben und (hoffentlich) hieraus ergebende Überschüsse. Abgerundet wird diese Funktion mit einer 360° Kundenakte mit individueller Zahlungsbereitschaft.

Übersicht FastBill Kosten

Die monatlich zu entrichtenden Kosten können mit einer monatlichen oder jährlichen Laufzeit abgerechnet werden, die jährliche Zahlungsweise ist – wie bei allen Anbietern – günstiger.

Für das Paket Solo fallen bei einem Benutzer ca. 9 EUR pro Monat an. Die Plus-Mitgliedschaft für versiertere Nutzer mit besserer Dokumentenverwaltung und Kundeninteraktionen wird mit ca. 14 EUR monatlich berechnet.

Das empfohlene PRO-Programm bietet grundsätzlich bereits 3 registrierbare Benutzer und bietet Teamfunktionen und weitere Automatisierungsfunktionen. Es wird mit ca. 27 EUR pro Monat berechnet.

Im letzten und besten Modul Premium ist der höchste Grad an Automatisierung möglich, das mit monatlich ca. 53 EUR berechnet wird. Hier sind dann bereits 5 Benutzer im Standard enthalten.

Sie kümmern sich um Ihren Erfolg – FastBill kümmert sich um die Buchhaltung*

Zusammenfassung

Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens, unabhängig von seiner Größe. In diesem Blogbeitrag haben wir einen umfassenden Überblick über einige der besten Anbieter auf dem Markt für Buchführungssoftware gegeben, darunter BuchhaltungsButler, Sage, sevDesk, Lexware, Papierkram und FastBill.

Diese Softwarelösungen bieten eine breite Palette von Funktionen, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Finanzen und betriebswirtschaftlichen Ergebnisse helfen. Von der automatischen Belegerfassung bis zur Erstellung von Rechnungen, von Steueranmeldungen bis zur Kundenverwaltung, diese Programme bieten eine Vielzahl von Werkzeugen, die Ihnen Zeit und Mühe sparen.

Unabhängig von Ihrem Kenntnisstand in der Buchführung oder der Größe Ihres Unternehmens gibt es passende Lösungen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Darüber hinaus bieten viele dieser Anbieter eine kostenlose Testphase, um sicherzustellen, dass die Buchhaltungssoftware auch tatsächlich Ihren Anforderungen entspricht.

Nutzen Sie die Chance, Ihre Buchhaltung zu optimieren und Ihren Unternehmenserfolg zu steigern, indem Sie eines dieser Buchhaltungsprogramme testen und in Ihre Arbeitsabläufe integrieren.

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Der Beitrag Buchhaltungssoftware für (kleine) Unternehmen – ein Überblick über 6 Softwareanbieter wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Definition Liquidität – einfach erklärt!

Der Begriff „Liquidität“ ist in der Unternehmenswelt ein oft gehörter Ausdruck; meist mit bedrohlichen Assoziationen, wenn es um Insolvenzen oder Unternehmenszusammenbrüche geht. Diese Verknüpfung ist auch nachvollziehbar – eine Vielzahl an Unternehmenspleiten ist auf mangelnde Liquidität zurückzuführen.

Definition Liquidität

Liquidität bezieht sich nach offizieller Definition auf die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Schulden und Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen, indem es über ausreichend liquide Mittel verfügt. Hat ein Unternehmen eine „hohe Liquidität (liquide)„, kann es alle seine Rechnungen fristgerecht bezahlen. Hat es eine „niedrige Liquidität (nicht liquide)„, stockt der Zahlungsfluss an Lieferanten und Dienstleister, es werden Zahlungen verspätet oder nicht geleistet und Mahnungen finden sich haufenweise in den Briefkästen der Unternehmen.

Eine zweite Bedeutung des Begriffs „Liquidität“ bezieht sich auf die Eigenschaften von Vermögensobjekten, zur Rückumwandlung in (liquides) Geld. Der vertrautere Begriff lautet „Liquidierbarkeit“ von Vermögensgegenständen. Der Bestand auf einem betrieblichen Geldmarktkonto hat eine höhere Liquidität (Liquidierbarkeit) als das Firmengrundstück.

Nachfolgend ein paar Beispielsätze aus den Chefetagen und Finanzabteilungen, die den Begriff „Liquidität“ verwenden:

• „Das Unternehmen hat eine deutlich zu geringe Liquidität; es drohen finanzielle Schwierigkeiten“
• „Alle Maßnahmen zur Verbesserung der Liquidität des Unternehmens sind leider verpufft.“
• Die Liquidität ist hoch, wir konnten nicht nur alle Verbindlichkeiten fristgerecht begleichen, sondern auch skontierbare Rechnungen frühzeitig unter Inanspruchnahme des Skontos bezahlen.“
• Die Liquidität war im abgelaufenen Geschäftsjahr so hoch, dass wir mehrere Sondertilgungen bei unseren Bankdarlehen leisten konnten.“

Liquidität berechnen – wie geht das?

Bei der Berechnung der Liquidität geht es grundsätzlich darum, die (rechnerische) Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens zu ermitteln. Dazu werden vereinfacht gesagt die Bestände an liquiden Mitteln (kurzfristig verfügbar) ins Verhältnis zu den Beständen an kurzfristigen Verbindlichkeiten (kurzfristig zu zahlen) gesetzt.

Da es bedeutsam ist, für die anstehenden Zahlungsverpflichtungen mindestens in gleicher Höhe liquide Mittel zur Verfügung zu haben, sollte dieses Verhältnis 1:1 sein. Dies entspräche einer Verhältniszahl von 1,0 oder 100%.

Beispiel

Die Immergen Ugkohle GmbH hat für die kommenden Wochen Zahlungsverpflichtungen in Höhe von 12.000 EUR. Auf dem Bankkonten stehen 8.000 EUR, auf dem Geldmarktkonto 3.000 EUR und in der Kasse 1.000 an liquiden Mitteln zu Verfügung.

Die Berechnung der Liquidität als Verhältniskennzahl ergibt:

Bestände an liquiden Mitteln (kurzfristig verfügbar):
8.000 EUR (Bank) + 3.000 EUR (Geldmarkt) + 1.000 EUR (Kasse) = 12.000 EUR

Beständen an kurzfristigen Verbindlichkeiten (kurzfristig zu zahlen): 12.000 EUR

Ergebnis: Das Unternehmen hat eine berechnete Liquidität von 1,0 (12.000 : 12.000) und kann seine kurzfristigen Verbindlichkeiten somit erfüllen. Die Verwendung der Bestände auf dem Bankkonto, dem Geldmarktkonto und in der Kasse reichen aus, um die Verbindlichkeiten zu begleichen.

Neben dieser relativ einfach und rudimentär zu errechnenden Liquiditätskennzahl gibt es weitere Kennzahlen, die tiefer in die Analyse gehen und weitere Bestände und Verpflichtungen heranziehen. Somit soll eine aussagekräftigere Bewertung erreicht werden.

Liquiditätskennzahlen: Liquiditätsgrade 1, 2 und 3

In der betriebswirtschaftlichen Ausbildung kommen alle Lernbegierigen zwangsläufig auf die Liquiditätskennzahlen in Form der Liquiditätsgrade. Hier versucht der wissenschaftliche Ansatz, in verschiedenen Stufen das Verhältnis zwischen (liquiden) Mitteln des Unternehmens und Zahlungsverpflichtungen zu setzen. Dabei wird mit Zunahme des Grades tiefer in die Zahlen des Unternehmens vorgedrungen.

Liquiditätsgrad 1 (Barliquidität, Liquidität 1. Grades)

Hier steht der Fokus auf der kurzfristigen Betrachtung. Die sofort vorhandenen Mittel werden ins Verhältnis zu den kurzfristigen Zahlungsverpflichtungen gesetzt. Unter sofort vorhandene Mittel fallen beispielsweise:

• Kassenbestand
• Kontokorrentbestand
• Geldmarkt- und Tagesgeldbestand

Bei den kurzfristigen Zahlungsverpflichtungen sind solche zusammenzufassen, die innerhalb eines Jahres zahlungspflichtig werden, dies sind beispielsweise:

• Verpflichtungen aus Lieferungen und Leistungen
• Pflichten aus Miet- und Leasingverträgen
• Darlehensverpflichtungen
• Steuerschulden

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Auch wenn hier ein Ergebnis der Verhältniszahl „flüssige Mittel zu kurzfristigen Verbindlichkeiten“ von 1 (=100%) optimal wäre, so wird dies in der Praxis meist nie erreicht. Gut sind daher Werte von 20% oder drüber. Alles, was drunter liegt, sollte eine genauere Analyse und ggfs. Maßnahmen nach sich ziehen.

Liquiditätsgrad 2 (Einzugsliquidität, Liquidität 2. Grades)

In der nächsten Stufe werden nicht nur die sofort vorhandenen Mittel, sondern auch die etwas aufwändiger liquidierbaren Bestände mit einberechnet. Hier geht es um den Gedanken „wenn schon die sofort vorhandenen Mittel nicht zur Deckung der Verbindlichkeiten ausreichen, wie sieht es dann aus, wenn noch andere Bestände (Forderungen, Wertgegenstände) zu Geld gemacht werden?“.

Zu den liquiden Mitteln werden also noch die kurzfristigen Forderungen und (sofern vorhanden) Wertpapiere hinzugerechnet, bevor sie ins Verhältnis zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten gesetzt werden. Unter kurzfristige Forderungen fallen beispielsweise:

• Forderungen gegenüber Kunden (sofern nicht langfristig)
• kurzfristige Ausleihungen
• Steuerforderungen

Bei diesem Grad sollte dann der Wert 1 (=100%) erreicht werden. Denn wenn es nicht ausreicht, alle kurzfristigen Verbindlichkeiten mit den kurzfristig (liquidierbaren) Beständen abzudecken, ist die Gefahr groß, dass ein Liquiditätsengpass vor der Unternehmenstüre steht.

Liquiditätsgrad 3 (Umsatzbedingte Liquidität, Liquidität 3. Grades)

In der dritten und letzten Stufe werden sofort vorhandene Mittel, kurzfristigen Forderungen und (sofern vorhanden) Wertpapiere und Vorräte (Lagerbestände) herangezogen; also das gesamte Umlaufvermögen eines Unternehmens. Hier ist also der Ansatz, dass alle liquidierbaren Bestände ins Verhältnis zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten gesetzt werden.

Bei dieser Ermittlung bleibt das Anlagevermögen außer Ansatz, da im Normalfall niemand davon ausgeht, dass ein Unternehmen an sein Tafelsilber (Assest) gehen sollte, um die kurzfristigen Verbindlichkeiten zu decken. Und falls doch, steht dieses Unternehmen vor anderen finanziellen Problemen.

In dieser Stufe sollte der Zielwert deutlich über 1 (100%) liegen; in Allgemeinen wird hier ein Wert von 2 (200%) als optimal angesehen.

Liquiditätsengpass kann Unternehmen bedrohen

Das positive an Liquiditätskennzahlen wie den verschiedenen Liquiditätsgraden ist, dass dort der folgende Grundgedanke für Liquidität fest verankert ist:

Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten begleichen zu können.

Das negative daran ist, dass eine Berechnung der Grade nach Vorliegen einer Bilanz oder eines Jahresabschlusses natürlich viel zu spät ist. Da die Kurzfristigkeit im Fokus steht, müssen die jeweiligen Bestände (Mittel und Verbindlichkeiten) auch zeitnah und aktuell betrachtet werden.

Welche Hilfsmittel müssen also herangezogen werden, um regelmäßig und kurzfristig Aussagen zur Liquidität eines Unternehmens treffen zu können? Kein Unternehmer wird daher um ein internes Liquiditätsmanagement in Form einer (rollierenden) Finanz- und Liquiditätsplanung herumkommen.

Das Dilemma ist natürlich: Wenn es im Unternehmen gut läuft, ist eine kurzfristige Liquiditätsplanung nicht so dringend nötig. Liquide Mittel sind ausreichend vorhanden und kurzfristige Verbindlichkeiten werden einfach beglichen.

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Läuft es hingegen schlecht oder schlechter im Unternehmen, sei es, weil Geldzuflüsse abebben oder Geldabflüsse zunehmen (oder beides in Kombination), wird der Ruf nach einer aussagekräftigen Liquiditätsplanung lauter. Doch meist ist es in einer solchen Zeit sehr hektisch und turbulent; für den Aufbau einer schnell unterstützenden Planungsrechnung ist es dann oft schon zu spät.

Liquiditätsengpässe sind normal und kommen bei zahlreichen Unternehmen in den verschiedenen Entwicklungsstufen vor; außer vielleicht bei Google und Apple. Der Eintritt eines solchen Engpasses ist daher kein finanzieller Beinbruch. Die Kunst ist es nur, darauf vorbereitet zu sein und frühzeitig Hinweise auf diese Situation zu erhalten, um dann wirksame Maßnahmen zu ergreifen.

Liquidität vor Rentabilität – ein Grundsatz!

Die Bedeutung der Liquidität für Unternehmen hat sich in den bisherigen Kapiteln deutlich gezeigt. Was hat es nun mit dem Grundsatz „Liquidität vor Rentabilität“ auf sich? Die Rentabilität (Wirtschaftlichkeit) eines Unternehmens ist doch für Alle von Nutzen; warum ist dann die Liquidität der Rentabilität vorzuziehen?

Der Grund ist einfach: Die Gefahr einer niedrigen Liquidität ist für Unternehmen deutlich größer (Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz) als die einer niedrigen Rentabilität. Auch unter den Aspekt, dass der Zeitraum bis zu einer negativen Konsequenz bei der niedrigen Liquidität deutlich kürzer ist als bei der Rentabilität.

Eine schlechte Liquidität mit folgender Zahlungsunfähigkeit führt bereits nach 3 Wochen zu einer Insolvenzanmeldepflicht gem. § 15a InsO. Eine schlechte Rendite eines Unternehmens wird auch keine Jubelstürme nach sich ziehen; aber die Zeit bis zu einer Konsequenz (meist Unmut bei den Eigentümern) ist deutlich länger und hat somit mehr Zeit und Optionen.

Sehen wir uns den Zielkonflikt zwischen Liquidität und Rentabilität und die möglichen Folgen bei einem Beispiel an.

Beispiel

Der Unternehmer Bob Baumeister, der ein Bauunternehmen führt, hat einen Großauftrag zur Erstellung eines Wohngebäude-Komplexes erhalten. Für die notwenigen 300.000 Ziegelsteine sind 300.000 EUR in sein Angebot geflossen.

Bob hat, als das Bauprojekt die Ziegelsteine benötigt, das ursprüngliche Angebot vom örtlichen Ziegelstein-Lieferanten herausgezogen und nochmals nachverhandelt (immer gut für die Rendite!). Dieser hat im zwei Optionen angeboten.

Variante 1: Abnahme von jeweils 100.000 Ziegelsteinen im Abstand von jeweils 2 Monaten. Preis wie bisher 1 EUR pro Stein. Anteilig zahlbar bei jeder Abnahme in der jeweiligen Höhe (100.000 Ziegelsteine = 100.000 EUR).

Variante 2: sofortige Abnahme und Bezahlung aller 300.000 Ziegelsteine. Dafür kostet ein Stein nur 0,90 EUR statt 1,00 EUR.

Der Renditevorteil von 30.000 EUR (300.000 Ziegelsteine für 0,10 EUR günstiger einkaufen) war für Bob der ausschlaggebende Punkt, um Variante 2 zu wählen. Lagerplatz war auf der Baustelle genügend vorhanden; also sagte sich Bob „jo, wir schaffen das!“.

Was Bob nicht einkalkuliert hatte. Die sofortige Zahlung der 270.000 EUR (300.000 Ziegelsteine für 0,90 EUR pro Stein) hat seine Liquidität so schnell und kurzfristig verschlechtert, dass er seinen anderen Zahlungsverpflichtungen nicht mehr nachkommen konnte.

Hätte Bob den Grundsatz „Liquidität vor Rentabilität“ befolgt, wäre ihm der Gang zum Insolvenz-Anwaltsbüro Für-die-die-es-nicht-geschafft-haben GmbH erspart geblieben.

Nun ist zugegeben dieses Beispiel sehr eindeutig und das Unheil für Bob war (für uns) vorhersehbar. In der Praxis ist es nicht der eine Auftrag, deren Optionen so deutlich zu einer Schieflage hinsichtlich der Liquidität führen.

Es sind die Vielzahl an Faktoren und Parameter über eine bestimmte Zeitspanne, die in der Summe zu liquiditätstechnischen Problemen führen. Wichtig ist, den Grundsatz „Liquidität vor Rentabilität“ zu kennen und bei den täglichen Unternehmensentscheidungen im Hinterkopf zu behalten.

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Liquidität erhöhen: Mittel und Wege

Die Möglichkeiten, im Unternehmen die Liquidität zu erhöhen sind vielfältig und abhängig von der individuellen Situation des jeweiligen Unternehmens. Nachfolgend finden Sie einige Standard-Maßnahmen, um Ihre Liquidität zu verbessern:

• Verkürzung der kundenseitigen Zahlungsziele
• Vereinbarung von Skonto bei kundenseitigen Zahlungszielen
• frühzeitige Rechnungsstellung
• überfällige Forderungen konsequent eintreiben (Inkasso)
• Forderungsverkauf
• Verkauf von nicht benötigtem Anlagevermögen
• Reduzierung der Lagerbestände (Rohstoffe, Fertigteile)
• Verlängerung der lieferantenseitigen Zahlungsziele
• Inanspruchnahme von Netto-Zahlungszielen bei Lieferungen (keine Skontierung)
• Nutzung von Leasing statt Kauf
• Ausweitung von kurzfristigen Kreditlinien (Kontokorrent, Darlehen)
• Senkung der allgemeinen Unternehmenskosten (Einsparprogramme, Outsourcing)
• Erhöhung des Umsatzes (mehr Absatz und/oder höhere Preise)
• Buchführung auf tagesaktuellen Stand bringen (Transparenz)

Eine simple aber effektive Möglichkeit, die Liquidität einer Privatperson – ob Angestellter oder Unternehmer – zu managen, zeigt der Blog-Beitrag „Mit dem Kontenmodell Liquidität privat sichern: das JARS Money Management System„.

Liquiditätsüberschuss – auf Dauer auch nicht gut?!

Nun könnte man meinen, es wäre für Unternehmen von Vorteil, die Liquidität aus Sicherheitsgründen dauerhaft so hoch wie nur irgendwie möglich zu halten. Somit könnten jederzeit alle Verpflichtungen erfüllt werden und es droht hinsichtlich der Zahlungsfähigkeit nie ein Risiko. Eine (unnötig) hohe Liquidität kann jedoch für Betriebe auch von Nachteil sein.

Ist ein Großteil der vorhandenen Mittel in liquiden Beständen vorhanden, kann das Unternehmen die Chance verpassen, diese Mittel für notwendige Investitionen zu nutzen, die zukünftig wieder überlebenswichtige Geldmittelzuflüsse erzeugen. Mit der Liquidität ist es wie mit den Schiffen; es ist sicherer, diese im Hafen zu belassen, aber dafür sind sie nicht gebaut und dafür bringen sie auch keinen Ertrag.

Hohe Liquiditätsbestände können außerdem anfällig für den Wertverlust durch Inflation sein. Wenn die Inflation die Kaufkraft des Geldes verringert, kann dies zu einer Verringerung des realen Wertes der liquiden Mittel führen.  Unternehmen mit hohen Zahlungsmittelbeständen könnten langfristig Kaufkraftverluste erleiden, wenn sie zu lange hohe Liquiditätsbestände halten.

Ein längerfristig hoher Liquiditätsbestand kann für Außenstehende ein negatives Signal senden. Es könnte den Eindruck erwecken, dass das Unternehmen nicht in der Lage ist, sein Kapital effektiv zu nutzen oder dass das Management seine zukunftsorientierten (Finanz-) Aufgaben nicht ordnungsgemäß ausführt.

Höhe Liquiditätsbestände führen unter Umständen dazu, dass die freigesetzten Mittel der steuerlichen Erfassung unterliegen. Bei investierten Mitteln stehen entsprechende Ausgaben dagegen, die eine Versteuerung in die Zukunft verlagern.

Eine zu hohe Liquidität könnte das Management dazu verleiten, riskantere Investitionen oder Geschäftsentscheidungen zu treffen, um das Geld scheinbar gewinnbringend einzusetzen (schnell unter die Business-Leute bringen). Dies könnte zu voreiligen Handlungen führen, die langfristig negative Auswirkungen für das Unternehmen haben könnten (der berühmte FOMO-Effekt).

Hohe (freie) Zahlungsmittelbestände lassen den Schluss zu, dass kurz- oder mittelfristige Kapitalanlageformen nicht in Anspruch genommen wurden, was wiederum zu einer niedrigen Rendite führt. Freie Zahlungsmittelbestände sind in den allermeisten Fällen mit niedrigen Zinserträgen verbunden als alternative Anlageformen auf den Kapitalmärkten.

Zusammenfassung

Die Liquidität eines Unternehmens bezieht sich auf seine Fähigkeit, Schulden und Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen, indem es über ausreichend liquide Mittel verfügt. Eine hohe Liquidität ermöglicht es einem Unternehmen, alle Rechnungen pünktlich zu bezahlen, während eine niedrige Liquidität zu verzögerten oder ausbleibenden Zahlungen führt.

Die Berechnung der Liquidität beinhaltet das Verhältnis von liquiden Mitteln zu kurzfristigen Verbindlichkeiten. Es ist wichtig, genügend liquide Mittel zur Verfügung zu haben, um Zahlungsverpflichtungen erfüllen zu können. Es gibt verschiedene Liquiditätskennzahlen, wie die Liquiditätsgrade 1, 2 und 3, die weiter in die Analyse von Beständen und Verpflichtungen eingehen.

Es gilt der Grundsatz, dass Liquidität vor Rentabilität geht, da die Folgen von Liquiditätsproblemen schwerwiegender sind als die einer niedrigen Rentabilität.

Unternehmen können ihre Liquidität verbessern, indem sie beispielsweise Maßnahmen wie die Verkürzung von Zahlungszielen, das Eintreiben überfälliger Forderungen oder den Verkauf von nicht benötigtem Anlagevermögen ergreifen.

Allerdings kann ein zu hoher Liquiditätsbestand auch Nachteile haben, wie das Versäumen von Investitionsmöglichkeiten oder die Gefahr des Wertverlusts durch Inflation.

Übrigens, zum Thema Liquidität können Kongress-Vorträge gehalten werden. Was ein Business-Partner von mir hierzu erlebt hat und was ich aus der überraschenden Liquiditäts-Situation gemacht hätte, lesen Sie im Blog-Beitrag „Sicherung der Liquidität – schnell mal was dazu erzählen!„.

Häufige Fragen

Was wird unter Liquidität verstanden?

Liquidität ist die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Schulden und Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen, indem es über ausreichend liquide Mittel verfügt.

Was ist Liquidität Beispiel?

Hat ein Unternehmen eine „hohe Liquidität (liquide)“, kann es alle seine Rechnungen fristgerecht bezahlen. Hat es eine „niedrige Liquidität (nicht liquide)“, stockt der Zahlungsfluss an Lieferanten und Dienstleister. Liquide Mittel können Bargeldbestände, Geldmarktbestände, Schecks, Sichteinlagen, (kurzfristig veräußerbare) Wertpapiere sein.

Was ist Liquidität im Unternehmen?

Die Liquidität eines Unternehmens beschreibt seine Fähigkeit, jederzeit sämtlichen Zahlungsverpflichtungen vollständig erfüllen zu können. Das erfordert, dass die Einzahlungen stets mindestens gleich hoch sind wie die Auszahlungen.

Was zählt alles zur Liquidität?

Zum liquiden Vermögen zählen jene Vermögenswerte, die entweder sofort verfügbar sind oder in absehbarer Zeit in Bargeld umgewandelt werden können.

Ist eine hohe Liquidität gut?

Wenn ein Unternehmen überschüssige Mittel in liquider Form über einen längeren Zeitraum hält, könnte es die Möglichkeit verpassen, diese Mittel gewinnbringend zu investieren. Zudem könnten Investoren eine zu hohe Liquidität als Zeichen von ineffizienter Kapitalallokation oder mangelnden Wachstumschancen interpretieren, was das Vertrauen in das Unternehmen beeinträchtigen könnte.

Der Beitrag Liquidität im Unternehmen – von Liquiditätsengpass bis Liquiditätsüberschuss wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Warum ist die Annahme von Geschenken ein heikles Thema ist

Die Annahme von Geschenken kann ein heikles Thema sein, insbesondere wenn es um (höherwertige) Kundenpräsente geht. Auf der einen Seite möchte man als Mitarbeiter höflich und dankbar gegenüber Kunden sein, die ihre Wertschätzung durch ein Geschenk ausdrücken möchten.

Auf der anderen Seite gibt es ethische und regulatorische Grenzen, die beachtet und eingehalten werden sollten. Das Annehmen von Geschenken könnte beispielsweise dazu führen, dass sich einen latente Dankbarkeitsverpflichtung beim Mitarbeiter einstellt, die dazu führt, dass der schenkende Kunde im Business-Alltag besonders behandelt wird.

Auch könnten in Extremfällen Geschenke von Kunden als Bestechung angesehen werden und somit strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Aus diesem Grund ist es wichtig, klare interne Richtlinien zu haben und diese auch konsequent umzusetzen, um potenzielle Missverständnisse zu vermeiden.

Geschenke von Kunden: Was ist angemessen?

Bei der Annahme von Geschenken von Kunden ist es wichtig, angemessene Grenzen zu setzen. Was als angemessen gilt, hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise von

• der Beziehung zum Kunden,
• der Art des Geschenks,
• dem Anlass (zu Weihnachten oder vor einem Geschäftsabschluss),
• dem Wert des Geschenks.

Generell sollten Geschenke von Kunden nicht den Eindruck erwecken, dass sie direkten oder indirekten Einfluss auf die Geschäftsbeziehung haben könnten oder eine Gegenleistung erwartet wird.

Kleine Aufmerksamkeiten wie Süßigkeiten oder Kugelschreiber sind in der Regel unbedenklich. Bei teureren Geschenken sollte man jedoch mit Vorsicht agieren und das Präsent gegebenenfalls höflich ablehnen oder zurückgeben.

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Es ist auch ratsam, sich an die – sofern vorhanden – internen Richtlinien des eigenen Unternehmens zu halten und in Zweifelsfällen Rücksprache mit Vorgesetzten zu halten.

Unternehmensrichtlinien zur Annahme von Kundengeschenken ist keine böse Vorschrift für Mitarbeiter, sondern helfen ihnen, die Einschätzung über die Angemessenheit von Geschenken ohne Unsicherheit treffen zu können.

Welche Grenzen sollten Sie bei der Annahme von Geschenken setzen?

Bei der Annahme von Geschenken von Kunden sollten in Unternehmen – auch in mittelständischen und kleinen – klare Regularien und Grenzen gesetzt werden. Zunächst ist es wichtig, die globalen Unternehmensrichtlinien zu beachten und sich an diese zu halten.

Grundsätzlich sollten Geschenke von Kunden nur in angemessenem Umfang angenommen werden, um den Eindruck der Bestechlichkeit zu vermeiden. Auch sollte darauf geachtet werden, dass das Geschenk keinen Einfluss auf geschäftliche Entscheidungen hat und keine Verpflichtungen entstehen.

Es empfiehlt sich auch, erhaltene Geschenke unter Kollegen fair aufzuteilen, um keinen internen Unfrieden zu erzeugen.

Letztendlich gilt: Geschenke von Kunden können eine nette Geste sein, aber es ist wichtig, die eigenen Grenzen zu kennen und nicht in unangenehme Situationen zu geraten.

Interessenkonflikte mit schriftlicher Compliance-Richtlinie vermeiden

Um mögliche Interessenkonflikte zu vermeiden, sollten Sie als Unternehmensleiter mit einer schriftlichen Compliance-Richtlinie oder im Arbeitsvertrag klare Regeln und Grenzen setzen. Eine Möglichkeit ist beispielsweise, Geschenke von Kunden nur bis zu einem bestimmten Wert anzunehmen oder diese direkt an eine gemeinnützige Organisation weiterzuleiten.

Zudem sollten Sie darauf achten, dass die Annahme von Geschenken keinen Einfluss auf Ihre Entscheidungen oder Handlungen hat und stets transparent bleiben. Es empfiehlt sich auch, potenzielle Interessenkonflikte frühzeitig zu erkennen und offen anzusprechen, um Missverständnisse zu vermeiden und das Vertrauen Ihrer Kunden nicht zu gefährden.

In jedem Fall gilt es, sich immer an die geltenden Gesetze und ethischen Richtlinien zu halten und im Zweifelsfall professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen.

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Ein Beispiel für eine Unternehmensrichtlinie zum Thema „Geschenke“ findet sich auf dem Internet-Auftritt der Mercateo-Gruppe: Geschenke-Richtlinie der Mercateo-Gruppe

Gesetzliche Regulierung zur Annahme von Geschenken

Gemäß Strafgesetzbuch (§ 299 StGB) ist es strafbar, als „Angestellter oder Beauftragter eine Unternehmens“ Geschenke von Dritten anzunehmen und den Schenkenden in unlauterer Weise (später) zu bevorzugen.

Dem beschenkten Mitarbeiter drohen im Strafrecht Geldstrafen oder im Extremfall sogar Freiheitsstrafen von bis zu drei Jahren. Parallel dazu können arbeitsrechtliche Konsequenzen (Abmahnung, Kündigung) auf den Betroffenen zukommen.

Es ist wichtig zu betonen, dass auch geringwertige Geschenke von Kunden problematisch sein können, wenn sie in einer gewissen Häufigkeit auftreten und den Eindruck erwecken, dass der Geschäftsmann beeinflusst werden soll.

Eine definierte Wert-Obergrenze gibt es im Gesetz nicht; Anhaltspunkt könnte die steuerfreie Grenze von 35 EUR bei Geschenken an Geschäftspartner im Einkommensteuerrecht (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG) sein.

Unproblematisch dürften Streuartikel (Kugelschreiber, Feuerzeuge, Powerbanks usw.) sein, die meist zu Werbezwecken in großen Mengen verteilt werden und den Wert von 10 EUR nicht überschreiten.

Behalten Sie die gesetzlichen Vorgaben im Auge und bewahren Sie stets eine klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Angelegenheiten.

Wie mit Geschenken umzugehen ist, die Mitarbeiter von ihem eigenen Chef erhalten, erfahren Sie im Blog-Beitrag „Geschenke an Mitarbeiter: Steuerfrei und sorgenfrei übergeben„.

Zusammenfassung

Bei der Annahme von Kunden-Geschenken kommt es – wie so oft im Leben – auf die richtige Balance an. Es ist wichtig, die Grenzen zu kennen und sich an die – hoffentlich bestehenden – Unternehmensrichtlinien zu halten.

Eine transparente und ehrliche Kommunikation mit den Kunden über Gründe für ein eventuelles Ablehnen von Geschenken kann dazu beitragen, ein positives Image des Unternehmens zu wahren. Auch eine angemessene Wertschätzung und Dankbarkeit für Geschenke kann dazu beitragen, eine gute Beziehung zum Kunden aufzubauen.

Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass keine Verpflichtungen oder Erwartungen entstehen. Insgesamt sollte die Entscheidung zur Annahme oder Ablehnung von Geschenken stets im Einklang mit den Werten und Prinzipien des Unternehmens stehen. Daher ist das Vorhalten einer Unternehmens-Richtlinie (Compliance-Richtlinie) unbedingt zu empfehlen.

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Der Beitrag Darf man Geschenke von Kunden annehmen? Ein praktischer Leitfaden mit 5 Antworten wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Dann wird sich bei Ihnen der nächste Betriebsprüfer bei den Bewirtungsaufwendungen die Zähne ausbeißen und Sie werden zufrieden ins nächste Geschäftsessen beißen.

Bewirtung Geschäftspartner: Keine Angaben über Teilnehmer

Der für Bewirtungskosten relevante Paragraph im Einkommensteuerrecht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG) schreibt vor, dass für einer steuerliche Anerkennung der Betriebsausgaben für Geschäftsessen u.a. die Namen der Teilnehmer aufgeführt werden. Oft wird dies vergessen, sodass dann ein entscheidender Nachweis im Rahmen der Bewirtungsaufwendungen fehlt und der steuerliche Abzug der Kosten sehr sicher verwehrt wird.

Um die Vorgaben sicher zu erfüllen, empfiehlt es sich, die ausgeschriebenen Namen ohne Abkürzungen zu dokumentieren. Anschriften der Teilnehmer brauchen explizit nicht hinzugefügt werden.

Wenn die Einzelauflistung der Namen nicht möglich und zumutbar ist (z. B. bei einem Tag der offenen Türe mit vielen bewirteten Besuchern), kann eine Sammelbezeichnung erfolgen.

Praxistipp

Verwenden Sie in Ihrem Prozess zur Abrechnung von Bewirtungsaufwendungen einen eigenen Bewirtungsbeleg, der die Angaben der Teilnehmernamen zwingend abfragt. Wenn Sie es so regeln, dass ohne Bewirtungsbeleg keine Erstattung der Kosten und Verbuchung der Aufwendungen erfolgt, haben Sie eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass in ausnahmslos allen Fällen die erforderlichen Namensangaben vorliegen.

Bewirtungskosten buchen: Vorsteuer nicht vollumfänglich berücksichtigt

In der Regel fällt für die Bewirtung von Geschäftspartnern Umsatzsteuer an, die auf der (hoffentlich ordnungsgemäßen) Rechnung des Restaurants ausgewiesen wird. Nun sind nach dem Steuergesetz lediglich 70 % der Aufwendungen abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG), was zur Folge hat, dass 30 % der Aufwendungen steuerlich als nicht abziehbare Betriebsausgaben (gewinnerhöhend) zu behandeln sind.

Dies betrifft allerdings nur die (Netto-) Bewirtungskosten und explizit nicht den Umsatzsteueranteil (siehe hierzu § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Leider wird dies in der Praxis häufig falsch gemacht und der 30-Prozent-Anteil wird auch auf die Vorsteuer angewendet. Schade, denn damit wird bares Steuergeld verschwendet.

Praxistipp

Nutzen Sie bei der Verbuchung von Bewirtungsaufwendungen individuelle Buchungsschlüssel. Diese können den nicht abziehbaren Anteil der Bewirtungsaufwendungen (30 %) und die volle Vorsteuer zuverlässig verbuchen. Durch diese Automatisation ist der Willkür ein Riegel vorgeschoben und die Aufwendungen (und Umsatzsteuer) werden stets korrekt verbucht. Und schneller geht es zudem!

Bewirtungskosten: Trinkgeld auf andere Konten buchen

Trinkgeld kommt bei Geschäftsessen regelmäßig vor. Verständlicherweise will der zahlende Unternehmer zusätzlich zu den Bewirtungskosten das Trinkgeld als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen. In der Regel spricht da auch nichts dagegen: Bei einer geschäftlichen Bewirtung ist die Trinkgeldzahlung durch den Betrieb veranlasst – anders als bei einem privaten Anlass für eine Bewirtung.

Das gezahlte Trinkgeld kann also durchaus seinen Weg in die unternehmerische Buchführung finden; allerdings wartet hier bei der Verbuchung eine Fehlerquelle. Da das Zusatzentgelt für den (angestellten) Kellner nicht der Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer unterliegt, wird es gerne getrennt von den vorsteuerbehafteten Bewirtungskosten auf anderen Konten verbucht (z.B. „sonstige betriebliche Aufwendungen“; SKR 03: 4900; SKR 04: 6300).

Und genau hier liegt der Fehler. Die Trinkgeldzahlungen gehören zu den Bewirtungsaufwendungen und dürfen steuerlich, unabhängig ob umsatzsteuerpflichtig oder nicht, nur zu 70 % als Betriebsausgabe angesetzt werden (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die separate Verbuchung bewirkt mit ziemlicher Sicherheit, dass nur bei den tatsächlichen Bewirtungsaufwendungen („Bewirtungskosten“: SKR 03: 4650 und SKR 04: 6640) der 30%-Anteil an nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben erfasst und gebucht wird.

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Somit wären die separat gebuchten Trinkgeldzahlungen fälschlicherweise nicht dem 30-prozentigemn Abzugsverbot unterworfen, was einen Betriebsprüfer definitiv nicht gefallen wird.

Praxistipp

Buchen Sie die Trinkgeldzahlungen bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen auf das vorgesehene Konto für Bewirtungskosten (SKR 03: 4650 und SKR 04: 6640). Wenn Sie die Vorsteuer mit einem Steuerschlüssel buchen, trennen Sie vorsteuerfreie Trinkgeldzahlungen und vorsteuerbehaftete Bewirtungsaufwendungen in separate Buchungssätze auf. Gleiches gilt, wenn Sie für die Verbuchung spezielle Buchungsschlüssel verwenden, die den nicht abziehbaren Anteil der Bewirtungskosten automatisiert verbucht.

Abzugsfähige Bewirtungskosten: Bogen überspannen

Bei der Frage nach der Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten macht es sich das Steuerrecht sehr einfach. Es legt im § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG fest, dass nur die Kosten angesetzt werden können, die „nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind„. Beamtlicher hätte man es nicht ausdrücken können.

Offen bleibt dabei, was als „angemessen“ angesehen wird; dazu äußert sich das Steuerrecht nämlich explizit nicht. Die Frage der Angemessenheit ist nach den „Umständen des Einzelfalls„, nach der „allgemeinen Verkehrsauffassung“ und nach den „Branchenverhältnissen“ zu beurteilen.

Wie so oft ist der Übergang zwischen angemessenen Bewirtungsaufwendungen und nicht angemessenen Aufwendungen nicht trennscharf, sondern eher fließend. Und zudem ist die Beurteilung der Angemessenheit von der subjektiven Einschätzung von Finanzbeamten abhängig.

Das darf allerdings kein Freibrief sein, den subjektiven Ermessensspielraum der Beamtenschaft ungebremst auszureizen. Machen Sie daher nicht den Fehler und glauben, die Angemessenheitsgrenze für Bewirtungskosten gilt nur für geldumsichwerfende Großkonzerne. Auch kleinere Unternehmen oder Handwerksbetriebe können bei Bewirtungsaufwendungen den Ausgabe-Bogen überspannen und somit die vollumfängliche Aberkennung durch das Finanzamt verursachen.

Praxistipp

Legen Sie unternehmensintern eine Obergrenze für zulässige Bewirtungskosten pro Person fest. Wo die Grenze liegen muss, damit jeder Finanzbeamte die Aufwendungen als angemessen ansieht, kann leider nicht vorgegeben werden. Die Grenze hängt von den Einzelfällen, der Verkehrsauffassung und den Branchenverhältnissen ab.

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater und fragen ihn nach seinen Erfahrungen. Im Zweifel können Sie sich an der Obergrenze für Betriebsveranstaltungen von 110 Euro pro Mitarbeiter orientieren und haben damit eine schlüssige Begründung für die Angemessenheit der Aufwendungen.

Nichterfüllung der Aufzeichnungspflichten

Damit Bewirtungsaufwendungen steuerlich geltend gemacht werden können, sind Aufzeichnungspflichten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG) zu erfüllen. Diese bestehen in der Angabe von:

• Ort,
• Tag,
• Teilnehmer,
• Anlass und
• Höhe

der Aufwendungen. In der Praxis kommt es regelmäßig vor, dass Unternehmer und bewirtende (leitende) Mitarbeiter diese Voraussetzungen zur Anerkennung der Bewirtungskosten nicht kennen oder ihnen der Zusatzaufwand zur Dokumentation der Angaben zuwider ist.

Die Folge ist, dass die entsprechenden Belege blanko in den Buchhaltungsabteilungen landen und dort – sofern kein Veto des Buchhalters kommt – wie eine normale Eingangsrechnung verbucht werden. Es liegt auf der Hand, dass ein betriebsprüfender Finanzbeamte in diesem Fall – wenn ein Blanko-Beleg in seiner Stichprobe enthalten ist – die Ärmel hochkrempelt und genauer hinsehen wird.

Praxistipp

Definieren Sie einen klaren Unternehmensprozess zur Abrechnung von Bewirtungsaufwendungen, damit ein Beleg erst dann zur Verbuchung gelangen kann, wenn alle steuerlich notwendigen Angaben erfolgt sind. Dies kann beispielsweise durch die Einführung eines (digitalen) Bewirtungsbelegs erfolgen.

Aufmerksamkeiten oder Bewirtung: Keine Unterscheidung machen

Bewirten Sie einen Kunden in einem Restaurant oder im Büro mit einem gelieferten Mittagessen, liegt eine geschäftliche Bewirtung vor. Bewirten Sie hingegen den Kunden mit Erfrischungsgetränken, Kaffee und Gebäck, liegt eine Aufmerksamkeit vor. Der entscheidende Unterschied: Aufmerksamkeiten sind unbeschränkt als Betriebsausgabe abziehbar, Bewirtungsaufwendungen nur zu 70 %!

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Trennen Sie daher scharf zwischen Aufmerksamkeiten und Bewirtungen. Diese Trennlinie kann relativ einfach gezogen werden, auch wenn die Frage knifflig ist, ob belegte Semmeln nun als Aufmerksamkeit oder Bewirtung gelten. Die Auflösung der Frage und weitere Beispielsfälle finden Sie hier.

Praxistipp

Geben Sie Ihrer Buchhaltung klare Vorgaben, wie die unterschiedlichen Fälle zu behandeln sind. Die Aufzählung von praktischen Beispielen deckt sicherlich 80-90 % der Anwendungsfälle ab und gewährleistet, dass keine Betriebsausgaben hergeschenkt werden, indem sie unnötig als Bewirtungsaufwendungen behandelt werden.

Anzahl der Hauptgänge stimmt nicht mit Anzahl der bewirteten Personen überein

Wenn die Anzahl der verzehrten Hauptgänge bei einem Geschäftsessen nicht mit der Anzahl der bewirteten Personen (Namen sind aufzuzeichnen) übereinstimmt, wird es hochgezogene Augenbrauen bei Prüfern geben. Dieser Check ist bei den Stichproben der Betriebsprüfer eine beliebte weil schnell durchführbare Plausibilitätsprüfung.

Achten Sie daher auf plausible Angaben auf den Restaurant- oder Bewirtungsbelegen. Sollte es einen guten Grund für ein Missverhältnis zwischen Personenzahl und Zahl an Hauptgerichten oder Getränken geben („Herr Müller hatte keinen Hunger“), vermerken Sie dies bei der internen Dokumentation. So können Sie den hochgezogenen Augenbrauen etwas entgegensetzen und zu deren Senkung beitragen.

Praxistipp

Bauen Sie diese Art des Plausibilitätschecks in Ihren Abrechnungsprozess für Bewirtungsaufwendungen ein. So können Sie wirksam Ungereimtheiten bei späteren Betriebsprüfungen aus dem Weg gehen und mit einer sauberen Dokumentation alle Zweifel aus dem Weg räumen.

Anlass der Bewirtung: keine Unterscheidung treffen

Ein teurer Fehler ist es, keinen Unterschied zwischen den verschiedenen Anlässen der Bewirtung zu machen. Wenn eine Mitarbeiterbewirtung, ein Geschäftsessen mit Kunden und eine Bewirtung bei privaten Feiern einheitlich in der betrieblichen Buchführung als Bewirtungskosten verbucht werden, sind zwei mögliche Fehler in diesem Zusammenhang gemacht worden.

Private Feiern sind Kosten der privaten Lebensführung (privater Anlass) und daher nicht als Betriebsausgabe (§ 12 Nr. 1 EStG) ansetzbar. Bewirtungen von Mitarbeitern fallen im Regelfall unter einen betrieblichen Anlass und sind aus Sicht des Unternehmens ohne Abzugsbeschränkungen als Betriebsausgabe zu  verbuchen. Bei einem geschäftlichen Anlass (Geschäftsessen mit Kunden) sind die Aufwendungen zwar als Betriebsausgabe abziehbar – allerdings nur in Höhe von 70 %.

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Praxistipp

Prüfen und Dokumentieren Sie vor jeder Verbuchung von Bewirtungsaufwendungen den Anlass der Bewirtung. Ob privater, betrieblicher oder geschäftlicher Anlass; in jedem Fall ist die buchhalterische Erfassung unterschiedlich. Eine saubere Prüfung des Anlasses wird also ein richtiges Abbiegen in der Buchhaltung fördern.

Lesbarkeit der Bewirtungsbelege

Restaurant- und Bewirtungsbelge werden heutzutage leider immer noch auf Thermopapier gedruckt. Das mag für die Wirte und Restaurantbesitzer zwar einfach und schnell gehen – für die (langfristige) Aufbewahrung der Belege in der Buchhaltung ist es jedoch ein Graus. Thermeische Veränderungen – und hier reicht eine Sonneneinstrahlung – führen auf den Belegen dazu, dass die aufgedruckten Daten stellenweise oder vollständig unlesbar werden.

Wir alle haben schon solche unbeabsichtigten, geschwärtzen Belege in den Händen gehabt. Den Prüfern ist es im Ernstfall egal, dass Sie sich über die schlechte Qualität und Anfälligkeit des Themopapier-Belegs beschwerden. Sie sind in der Plficht, Ihre Beleg so aufzubewahren, dass sie dauhaft lesbar sind.

Folglich ist es unumgänglich, die Belege im ersten Schritt mit Vorsicht zu behandeln und im zweiten Schritt so zu archivieren, dass eine spätere – auch Jahre spätere – Lesbarkeit gewährleistet ist.

Praxistipp

Wenn Sie noch papierbehaftet in der Buchhaltung unterwegs sind, kopieren Sie jeden Themopapier-Beleg. Das gewährleistet eine spätere Lesbarkeit mit hoher Wahrscheinlichkeit. Bei digitalen Buchführungen wird der Beleg ohnehin durch einen Scanner laufen, was ohnehin die revisionssichere Archivierung sicherstellt – wenn die richtige Software zum Buchführungssoftware kommt.

Zusammenfassung

Die Chance, bei Bewirtungsaufwendungen etwas falsch zu machen ist relativ groß. Es gibt verschiedene Anlässe der Bewirtung zu beachten, steuerliche Nachweis- und Aufzeichnungspflichten zu erfüllen, Nebenkosten und Vorsteuer korrekt zu behandeln und beamtische Plausibilitätsprüfungen zu bestehen.

Wenn Sie die Anforderungen kennen und die praktischen Tipps zu Vermeidung der typischen Fehler übernehmen, werden Sie zukünftig zu den Wenigen gehören, die sich bezüglich der Bewirtungsaufwendungen bei der nächsten Betriebsprüfung keine Sorgen machen brauchen. Das gesparte Geld können Sie sinnvoll in weitere, rechtssichere Bewirtungen investieren. Mahlzeit!

Der Beitrag Bewirtungsaufwendungen: 9 Typische Fehler und wie Sie es besser machen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.