Auch KI kann in der Buchhaltung im Kleinen beginnen, bevor man die Einführung umfangreicher Systeme anstrebt. In diesem Artikel möchte ich daher praxisorientierte Empfehlungen vorstellen, die auf meiner Erfahrung basieren und durch kleine, aber wirkungsvolle Veränderungen für Ihre Buchhaltung bieten.

Bitte beachten Sie: Bei einfachen KI-Systemen sind Fehler nicht ausgeschlossen, da diese Systeme nur nach bestem Wissen Antworten generieren und dieses Wissen hängt von den Daten ab, auf denen diese trainiert wurden. Dieser Artikel soll zeigen, dass KI in der Buchhaltung bei typischen Aufgaben unterstützen kann. Gerade bei einfachen KI-Tools, die nicht speziell für den Einsatz im kaufmännischen Einsatz trainiert und konfiguriert wurden, sollten Sie mit einem geschulten buchhalterischen Blick die Ergebnisse kritisch prüfen.

Was ist KI in der Buchhaltung?

Auch ohne große Software kann man sich bei der täglichen Buchhaltung von Künstlicher Intelligenz (KI) unterstützen lassen, insbesondere Large Language Models (LLMs) haben den Zugang zu KI besonders einfach gemacht. Diese KI-gestützten Modelle bieten jeder Person eine Vielzahl von Möglichkeiten, repetitive Aufgaben zu automatisieren und Prozesse effizienter zu gestalten.

Über den Autor

Christopher Helm studierte BWL an der Universität Mannheim und Quantitative Finance an der TU München. Trotz der Bezeichnung als „Nerd“ durch die Frankfurter Allgemeine Sonntagszeitung im Jahr 2015 zeigte der autodidaktische Programmierer nie Interesse an Harry Potter oder Computerspielen. Getreu seinem Kindheitstraum, Gärtner zu werden, fördert er das Wachstum intelligenter Systeme durch KI-Technologie. Seine Artikel sind bewusst ohne KI erstellt.

LLMs, die auf natürlicher Sprachverarbeitung basieren, können viele Aufgaben übernehmen, die traditionell manuell erledigt werden müssen. Dies kann für Buchhalter eine Erleichterung darstellen. Dabei gibt es jedoch auch Herausforderungen, die berücksichtigt werden müssen, wie die sogenannten „Halluzinationen“ der KI. Diese Fehler können auftreten, wenn die Modelle aufgrund von unscharfen Trainingsdaten ungenaue oder falsche Informationen liefern.

Es gibt eine Reihe von LLM-Anbietern, die spezialisierte Lösungen für Unternehmen entwickeln. Diese Modelle haben das Potenzial, alltägliche Aufgaben im Rechnungswesen zu erleichtern, erfordern jedoch präzise Vorgaben und menschliche Kontrolle, um Fehler zu vermeiden. Für den folgenden Leitfaden benötigen Sie nur einen Account bei einem von diesen Anbietern.

Wie nutze ich KI in der Buchhaltung?

1. Chatbot starten: Öffnen Sie den Chatbot über die entsprechende Anwendung oder Webseite. Meist gibt es ein Eingabefeld, in das Sie direkt schreiben können.
2. Fragen stellen: Sie können dem Chatbot direkt Fragen stellen, wie „Wie buche ich eine Eingangsrechnung?“ oder „Was ist der aktuelle Steuersatz?“ Der Chatbot wird Ihnen mit Antworten auf Basis von Daten und Regeln aus der Buchhaltung antworten.
3. Arbeit an den Chatbot übertragen: Formulieren Sie Ihre Fragen so klar wie möglich. Geben Sie Hinweise, die Sie auch einem Auszubildenden nennen würden, wenn Sie Ihre Aufgabe an diesen übergeben würden.
4. Verständnis der Antworten: Der Chatbot wird Ihnen häufig einfach strukturierte Antworten geben, um Ihnen zu helfen, ohne dass Sie tiefgehendes Fachwissen benötigen. Falls eine Antwort unklar ist, können Sie einfach nach weiteren Erklärungen fragen. Wenn Sie die richtigen Rückfragen stellen, fällt dem Chatbot manchmal selbstständig auf, dass er Fehler gemacht hat. Wenn dies nicht der Fall ist, helfen Sie dem Chatbot und weisen Sie ihn direkt auf Unstimmigkeiten hin und bitten Sie um eine Überarbeitung.

6 Beispiele, wie LLMs in der Buchhaltung unterstützen können

1. Offene Posten analysieren

In der Buchhaltung können KIs als Unterstützung für Dateneingaben, Analyse und Beratung dienen. Allerdings erfordert es präzise Anweisungen und menschliche Kontrolle, um verlässliche Ergebnisse zu erzielen. Die Integration dieser Technologien kann schrittweise erfolgen, was bedeutet, dass selbst kleine Veränderungen eine erhebliche Wirkung haben können.

Im folgenden Video zeigen wir Ihnen konkret, wie Sie mit einem Chatbot eine offene Postenliste analysieren. Sie erhalten klare Schritt-für-Schritt-Anweisungen, die Ihnen helfen, die Funktionalitäten von KI in Ihrer täglichen Buchhaltung zu nutzen. Schauen Sie sich das Video an und entdecken Sie, wie Sie diese Technologie effizient einsetzen können, um Ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren.

2. Bilanzen interpretieren mit Screenshot aus dem Bundesanzeiger

Stellen Sie sich vor, sie möchten eine Bilanz aus dem Bundesanzeiger anhand eines Screenshots analysieren und interpretieren.

Prompt
Bitte analysiere die folgende Bilanz und gib eine Zusammenfassung der finanziellen Situation des Unternehmens. Achte dabei auf Kennzahlen wie Eigenkapitalquote, Liquidität und Rentabilität.

Ergebnis

Die Bilanz der Kliniken Allianz München GmbH zum 31. Dezember 2021 zeigt, dass die Summe der Aktiva und Passiva jeweils 393.565,58 € beträgt.

• Eigenkapital: 64.534,86 € Eigenkapitalquote: (64.534,86 € / 393.565,58 €) × 100 ≈ 16,4 %

• Eine Eigenkapitalquote von 16,4 % weist auf eine moderate finanzielle Stabilität hin.

• Umlaufvermögen: 226.033,87 € Verbindlichkeiten: 202.494,11 € davon kurzfristige Verbindlichkeiten: 5.000,00 €

• Die langfristigen Verbindlichkeiten belaufen sich auf 197.494,11 €.

• Liquiditätsquote: (226.033,87 € / 202.494,11 €) ≈ 1,12

• Eine Liquiditätsquote von 1,12 zeigt, dass das Unternehmen in der Lage ist, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten zu decken.

• Jahresüberschuss: 43.902,35 €

Die moderate Eigenkapitalquote und eine Liquiditätsquote über 1 deuten darauf hin, dass die finanzielle Stabilität des Unternehmens insgesamt positiv ist.

Hinweis: Auch hier ist Vorsicht geboten, da die Interpretation durch ein LLM je nach Qualität des Screenshots und der Trainingsdaten fehlerhaft sein kann. Eine nachfolgende Überprüfung durch einen Fachmann ist immer notwendig.

3. Mahnliste analysieren

Nehmen Sie an, dass Sie fällige Debitoren für die Geschäftsleitung analysieren. Wir verwenden die anonymen Daten aus der Autohaus A-Trainer Mahnliste.

Prompt
Hier ist eine Mahnliste, bitte erstelle für mich als Maximilian Korn eine Auswertung, die ich der Geschäftsführung als E-Mail senden kann. Die Geschäftsführung hat wenig Zeit, stelle daher nur heraus, was für die Geschäftsführung wichtig ist. Beachte die Debitoren, mit denen ein Gespräch geführt werden sollte. Formatiere als Fließtext für Entscheider und berücksichtige den Tag des Exports im Verhältnis der Fälligkeit.

Ergebnis

Betreff: Auswertung der Mahnliste

Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei erhalten Sie eine kurze Auswertung der aktuellen Mahnliste, die am 05. Februar 2008 exportiert wurde.

Dringliche Debitoren

• Nachname, Vorname (Debitor 10025): Gesamtsumme von 928,00 € (Fälligkeit bereits seit 27.04.2006). Gespräche sollten priorisiert werden, um eine Klärung herbeizuführen.

• Schreiner, Frank (Debitor 10021): Offene Beträge von insgesamt 68,62 € aus zwei Rechnungen. Fälligkeit am 22.01.2008. Ein Follow-up ist notwendig.

• Acker, Jens (Debitor 10039): Mehrere offene Beträge, summierend auf 55.681,31 €, mit Fälligkeiten bereits am 10.12.2007. Dringende Kontaktaufnahme empfohlen.

Mahnstufen

• Debitor 10025 befindet sich in Mahnstufe 3, was eine sofortige Reaktion erforderlich macht.

• Debitor 10021 in Mahnstufe 1 und Debitor 10039 in Mahnstufe 2. Gespräche sollten zeitnah geführt werden.

Angesichts der betroffenen Beträge und Fälligkeiten ist eine zeitnahe Klärung dieser offenen Posten entscheidend für die Liquidität des Unternehmens.

Mit freundlichen Grüßen

Maximilian Korn

4. Eine Mahnung per KI basierend auf einer Rechnung formulieren

Folgender Fall könnte auftreten, wenn eine Firma keinen automatischen Mahnprozess in der Buchhaltungssoftware nutzt: Ein Buchhalter muss einen Kunden per E-Mail mahnen.

Prompt
Bitte verfasse eine höfliche E-Mail, in der du auf die im Screenshot dargestellte Rechnung Bezug nimmst und diese erstmalig mahnst.

Ergebnis

Betreff: Erste Mahnung zur Rechnung Nr. 2015-1234

Sehr geehrter Herr Mustermann,

ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Hiermit möchte ich auf die Rechnung Nr. 2015-1234 Bezug nehmen, die am 07.08.2015 ausgestellt wurde. Der Gesamtbetrag von 1.800,00 € war bis zum 14.08.2015 zur Zahlung fällig.

Leider habe ich bis heute keinen Zahlungseingang verzeichnen können. Ich möchte Sie daher höflich bitten, den ausstehenden Betrag in Kürze zu begleichen.

Sollten Sie die Rechnung bereits überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Ansonsten stehe ich Ihnen bei Fragen oder Unklarheiten jederzeit gerne zur Verfügung.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Mit besten Grüßen,

Max Mustermann

Hinweis: LLMs sind nützlich bei der Erstellung von Standard-E-Mails, jedoch sollte der generierte Text immer auf den spezifischen Kontext überprüft werden, um eine vollständige und genaue Kommunikation sicherzustellen.

5. Pflichtangaben in Rechnungen automatisch prüfen

Ein Buchhalter erhält täglich Rechnungen, die automatisch erfasst und geprüft werden sollen.

Prompt
Erstelle eine detaillierte Zusammenfassung der Rechnung, die den Rechnungsbetrag, die Mehrwertsteuer und den Lieferanten umfasst. Achte auf potenzielle Fehler wie doppelt berechnete Artikel oder fehlende Angaben.

Ergebnis

Hier ist eine Tabelle, die die relevanten Informationen der Rechnung in Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) überprüft:

Hinweis: Automatisierung durch LLMs kann die Effizienz steigern, jedoch sollten die Ergebnisse immer manuell überprüft werden, um Fehler in der Erfassung zu vermeiden.

Fazit

LLMs bieten gute Möglichkeiten zur Automatisierung von Tätigkeiten in der Buchhaltung und Unterstützung von Aufgaben im Bereich der Buchhaltung. Dennoch ist es entscheidend, die von KI-gestützten Modellen gelieferten Ergebnisse stets kritisch zu hinterfragen und durch qualifizierte Fachkräfte zu validieren. So können Unternehmen die Vorteile von KI nutzen, während sie gleichzeitig die Qualität und Genauigkeit ihrer Buchhaltungsprozesse sicherstellen.

6. Einen Buchungssatz mit KI erstellen

Sie möchten herausfinden, wie Sie ein hochpreisiges Geschenk an eine Geschäftspartner buchen.

Prompt
Für eine Kapitalgesellschaft im deutschen Standardkontenrahmen (SKR03) möchte ich ein Geschenk an einen Geschäftspartner im Inland über 120 EUR brutto buchen. Erstelle den Buchungssatz.

Ergebnis in der ersten Version

Hinweis: LLMs können hierbei sehr hilfreich sein, jedoch müssen Buchungssätze stets überprüft werden, da KI-Modelle gelegentlich Fehler oder »Halluzinationen« produzieren können, die die Qualität und Richtigkeit der Ergebnisse beeinträchtigen. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die Trainingsdaten der KI nicht tagesaktuell sind. Daher kann es sein, dass die jüngste Rechtsprechung nicht berücksichtigt wird. Wenn Sie den Verdacht haben, dass ein Fehler vorliegt, können Sie z. B. eine Rückfrage stellen.

Rückfragen stellen

Wie man mit einem geschulten Blick in dem letzten Beispiel sieht, können Antworten Fehler enthalten. Hier lohnt es sich, erneut nachzufragen und das Ergebnis infrage zu stellen.

Prompt
Ist das nach aktueller Rechtsprechung wirklich korrekt?

Ergebnis in der zweiten Version

Zusammenfassung KI in der Buchhaltung

Wie man an den Beispielen sieht, bleibt Ihr geschulter buchhalterischer Blick auch in Zukunft relevant. Gerade bei Systemen, die nicht speziell für die Anwendung in der Finanzabteilung konfiguriert sind, sind Fehler nicht ausgeschlossen. Dennoch bieten die genannten Alltagsbeispiele gute Möglichkeiten, sich mit KI in der Buchhaltung vertraut zu machen und Anwendungsfälle zu identifizieren, die durch KI-Experten qualitativ optimiert und automatisiert werden können.

Der Beitrag KI in der Buchhaltung – 6 Beispiele aus der Praxis wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Zentrale Antworten auf diese und viele weitere Fragen zu Aufbau und Inhalt sowie eine 10-seitige Vorlage liefert dieser Blogbeitrag – wie gewohnt mit starkem Praxisbezug. Viel Erfolg bei der Umsetzung – ich bin sicher, dieser Artikel wird inkl. der Vorlage dabei eine große Unterstützung.

Businessplan – Was ist das?

Ein Businessplan stellt eine umfassende und schriftliche „Planung“ eines Geschäftsvorhabens („Business“) dar. Er erläutert zum einen die Ausgangssituation, Idee, Vision, Umsetzung und Meilensteine des Vorhabens und stellt zum anderen unter Beweis, dass sich der Ersteller ausführlich Gedanken über das Geschäftsmodell und diese gleichzeitig für ausgewählte Adressaten (überzeugend) zu Papier gebracht hat.

Über den Autor

Nikolaus Zöllner, Betreiber der Praxis-Plattform Betriebswirtschaft-Praxis, ist ehrenamtlich seit über 5 Jahren Mitglied in der Unternehmer-Jury beim jährlichen Business-Wettbewerb von BayStartUp. Bei seiner Arbeit als Juror sind ihm Dutzende von Businessplänen durch die Hände und Augen gegangen, die schlussendlich von ihm und anderen Jury-Kollegen bewertet wurden.

Einige der bewerteten Pläne haben den Wettbewerb bereits gewonnen – was aber nicht am Juror, sondern vielmehr an den hervorragend verfassten Geschäftsplänen der Wettbewerbsteilnehmer lag.

Man kann den Businessplan in etwa mit der Planung eines Hausbaus vergleichen. Kein Bauherr käme auf die Idee, mit dem Bau des Heims auf gut Glück zu beginnen und zu sehen, wo es einen hintreibt. Es wird Beschreibungen des Vorhabens geben (welche Art von Haus), Absichten und Ziele werden erläutert (zu Wohnzwecken oder Geschäftszwecken, Niedrig-Energie-Haus oder herkömmliches Haus), Planungen werden erstellt und durch Berechnungen (Statik, Kosten) verifiziert.

Ähnlich verhält es sich mit dem Geschäftsplan. Die Leser möchten wissen, wie der Verfasser das Vorhaben grundsätzlich beschreibt (Geschäftsidee), welche Absichten und Ziele (Unternehmens-Vision und -Mission) er hat und welche Planungen (Umsatz, Investitionen, Liquidität, Rendite) aufgestellt und wie verifiziert wurden.

Hinweis

Für einen Businessplan gibt es keine strengen Vorgaben oder DIN-Normen, wie dieser aufzubauen ist oder auszusehen hat. Zwar haben sich im Laufe der Jahre Standards gebildet und etabliert – grundsätzlich ist der Verfasser aber frei in Sachen Aufbau und Format.

Daher haben sich in den letzten Jahren auch (kreative) Sonderformen wie beispielsweise die Canvas-Methode gebildet, die je nach Vorhaben einen guten oder schlechten Eindruck bei den Lesern hinterlassen haben.

Für welchen Aufbau sich der Verfasser auch immer entscheidet – in den meisten Fällen gibt es eine textbasierte Vorhabensbeschreibung (1. Teil) und einen zahlenbasierte Planungsrechnung (2. Teil), die in sich stimmig und verknüpft sind. In den nachfolgenden Kapiteln werden diese beiden Teile eines Businessplans vorgestellt.

Businessplan erstellen lassen oder selber schreiben

Sobald die Anforderung für einen Businessplan im Raum steht, stellt sich zwangsläufig die Frage.

Businessplan erstellen lassen oder selber schreiben?

Eines muss – auch zur Beantwortung dieser zentralen Frage – jedem (angehenden) Unternehmer in diesem Zusammenhang klar sein. Der Businessplan wird in erster Linie für den Unternehmer/Gründer selbst geschrieben, in zweiter Linie für Dritte.

Praxistipp

Typischerweise sind folgende Personen oder Institutionen Leser eines Geschäftsplans:

• Firmenkundenberater bei der (Haus-) Bank
• Sachbearbeiter beim Arbeitsamt
• Entscheider für Fördermittel
• Förderbanken (z.B. Kreditanstalt für Wiederaufbau)
• (Potenzieller) Investor
• Business Angel
• Businessplan-Wettbewerbe (z.B. BayStartUP)

Der Unternehmer/Gründer muss daher zwangsläufig hinter dem Projekt „Businessplan erstellen“ stehen. Er kann natürlich Teilaufgaben (nicht alle!) auf Dienstleister oder sonstige Unterstützer übertragen; den Hut muss er jedoch aufhaben und sorgsam über alle Inhalte wachen und relevanten Input geben.

Eine weitere typische und nicht unwichtige Frage zum Thema lautet:

Wie viele Seiten sollte ein Businessplan haben?

Auch hier gibt es keinen Standard und keine definierte Vorgaben. Die Antwort muss daher lauten: Genau so viele, damit das Vorhaben für den Adressaten/Leser keine Fragen mehr offenlässt und überzeugt und genau so wenige, damit keine Langeweile entsteht. Sie sehen, es kommt nicht auf die Seitenzahl, sondern vielmehr auf den Inhalt an.

Aber zur praktischen Einordnung hier ein paar Zahlen, die sich in der üblichen Gestaltung von Geschäftsplänen herausgebildet haben. Der Textteil (Vorhabensbeschreibung) sollte grob gesagt zwischen 10 und 30 Seiten umfassen. Bei komplexen Geschäftsmodellen können es auch mal 40 bis 50 Seiten werden; das sollte dann aber die (zumutbare) Obergrenze sein.

Der Zahlenteil (Planungsrechnungen) sollte je nach Planungstiefe (Monats- oder Quartalsplanung) ungefähr 10 bis 20 Seiten umfassen.

Vorhabensbeschreibung: Teil 1 des Geschäftsplans

Bei der Vorhabensbeschreibung nehmen Sie den Leser an die Hand und führen ihn durch das (künftige) Unternehmen oder Vorhaben. Zuerst liefern Sie eine knackige Zusammenfassung (Exekutive Summary), damit der Adressat weiß, um was es überhaupt geht (und ob sich das Weiterlesen lohnt).

Dann erläutern Sie ihm das Produkt oder die Dienstleistung, die hinter dem Vorhaben seht; welche Probleme hat der Kunde und wie wird das durch das Geschäftsmodell gelöst (Kundennutzen).Im Folgenden geht es um die Frage, wer das Produkt kaufen soll – die Zielgruppe und Kundenstruktur.

Anschließend folgen Erklärungen zum Markt und Wettbewerb des Vorhabens. Dahinter steht die Problematik, dass der Markt bereit ist, das (neue) Produkt aufzunehmen und zu vertragen. Ist der Zielmarkt klein und gesättigt, wird es schwer und die Leser des Businessplans werden viele Fragen haben.

Dann sollte es noch um die Frage – oder besser Antwort – gehen, wie das Produkt an den Mann und die Frau kommt – Stichwort Marketing und Vertrieb. Selbst das beste Produkt der Welt wirkungslos ist, wenn die Zielgruppe nichts davon weiß und es nicht angeboten bekommt.

Abschließend sollten Sie die Leserschaft noch mit Informationen zum Aufbau und Ablauf des Unternehmens versorgen. Die Organisation und Prozesse sollte klar strukturiert und vorbereitet sein – und natürlich auch flexibel genug, um schnell auf geänderte Verhältnisse vorbereitet zu sein.

Executive Summary – eine Zusammenfassung auf den Punkt

Die Executive Summary stellt eine komplette Zusammenfassung des Businessplans dar, die alle behandelten Themen auf den Punkt bringt. In der Regel wird dieser Part des Geschäftsplans von den Adressaten als erstes gelesen, um einen Überblick über das Vorhaben zu bekommen.

Und genau hier liegt die Schwierigkeit. Der Verfasser schreibt optimalerweise die Zusammenfassung ganz zum Ende des Businessplan-Herstellungsprozesses – dann, wenn er mit allem fertig ist und (für ihn) alles klar ist. Er ist voll im Thema und fast zum Ende nochmals alles zusammen – quasi der krönende Abschluss.

Der Leser des Businessplans hingegen steigt in der Regel mit diesem Kapitel in das Thema ein; er hat noch wenig bis keine Informationen zu diesem Geschäftsmodell und will mit der Executive Summary einen ersten Überblick erhalten. Es treffen also zwei Gegensätze aufeinander, mit der Gefahr, dass der Leser mit der Zusammenfassung so abgeholt werden muss, dass er (interessiert) weiterliest.

Zweifelsfrei ist die Executive Summary der wichtigste und schwierigste Part des Businessplans. Schwierig deshalb, weil die Zusammenfassung so knapp wie möglich gehalten werden und gleichzeitig alle (wesentlichen) Aspekte des Geschäftsvorhabens abdecken sollte. Ein klassischer Zielkonflikt – lösen Sie ihn!

Angebotene Leistungen/Produkte (Unternehmensidee)

In diesem Kapitel des Geschäftsplans geht es um die Produkte oder Dienstleistungen des Geschäftsmodells. Womit will der Unternehmer seinen Kunden helfen und Verkäufe und somit Umsätze erzielen?

Hilfreich und gleichermaßen bewährt ist es, eingangs die Problemstellung des Kunden zu erläutern. Wo hat der (potenzielle) Abnehmer mit Herausforderungen zu kämpfen, wo genau liegt sein Schmerz.

Beispiele

Das Problem bei Friseur-Kunden ist, dass ihre Haare zu lang sind und sie einen Schnitt benötigen (und schön aussehen wollen). Das Problem bei Imbiss-Kunden in einem Gewerbegebiet ist, dass sie (mittags) Hunger haben und eine schnelle und gutschmeckende Essensversorgung benötigen.

Das Problem bei Nachhilfe-Kunden ist, dass ihre Kinder in der Schule schlechte Leistungen abliefern und die Eltern nicht unterstützen können oder wollen. Das Problem bei Pauschalreise-Kunden ist, dass sie sich nach Sonne und Strand sehnen und für die Erholung einen Urlaub buchen möchten.

Wenn das Problem des Kunden klar beschrieben ist, machen Sie den Deckel drauf, indem Sie passgenau erläutern, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung mit seinen Merkmalen und Funktionen dieses Problem löst und etwas Wichtiges schafft: Kundennutzen. Wenn dieser Kundennutzen dann noch eine Einzigartigkeit aufweist (USP: Unique Selling Proposition), ist das unbedingt im Businessplan zu erwähnen.

Praxistipp

Gerade beim eigenen Produkt geraten Unternehmer und Businessplan-Verfasser gerne ins Schwärmen. Achten Sie hier auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Begeisterung über das Produkt oder die Dienstleistung und neutraler Zurückhaltung.

Insbesondere Geldgeber sind bei Geschäftsplänen penibel auf der Suche nach Hinweisen auf Selbstüberschätzung der Unternehmer. Tappen also nicht in diese Falle!

Für den Leser sollte aus dem Geschäftsplan eindeutig hervorgehen, ob Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung bereits fertig entwickelt und einsatzbereit ist, oder ob es um theoretische Überlegungen geht und das Produkt erst fertiggestellt und etabliert werden muss.

Zielgruppe und Kunden

Wenn es um die Frage geht, für wen die Produkte oder Dienstleistungen von (Kunden-) Nutzen sind, neigen Geschäftsplan-Schreiber gerne dazu – sofern es nicht ein absolutes Nischen-Produkt ist – mit „ALLE“ zu antworten: Das ist dann vielfach der bereits oben beschriebenen Selbstüberschätzung zurückzuführen, denn es wird bis auf Wasser und Sauerstoff wenig Produkte geben, die wirklich ALLE konsumieren.

Ziel dieses Absatzes ist es daher, so genau wie möglich zu definieren, wer Zielgruppe und Abnehmer sind. Eine erste Unterscheidung kann dabei getroffen werden, ob die Kunden eher Unternehmer (B2B = Business to Business) oder Verbraucher (B2C = Business to Consumer) sind.

Ist die Zielgruppe eines Geschäftsvorhabens im Bereich B2B (Unternehmer), können folgende Charakteristika zur Definition der Zielgruppe verwendet werden:

• Branche
• Unternehmensgröße (Einzelunternehmer, KMU, Mittestand, Konzerne)
• Umsatzvolumen
• Anzahl und Struktur der Mitarbeiter
• Standort

Ziel der Businessplan jedoch auf Verbraucher (B2C) ab, kommen folgende Unterscheidungsmerkmale infrage:

• Geschlecht
• Alter
• Wohnort
• Beruf
• Bildungsstand
• Freizeitgestaltung
• Mediennutzung
• Kaufverhalten
• Interessen
• politische Ausrichtung

Markt und Wettbewerb

Der Abschnitt „Markt und Wettbewerb“ sollte der Teil sein, der die meiste Arbeit erfordert – es ist auch einer der wichtigsten Teile des Geschäftsplans. Es geht in diesem Zusammenhang nicht darum, mathematische Marktanteile zu ermitteln oder zu berechnen.

Vielmehr geht es darum, sauber zu erarbeiten, ob der bestehende Markt (bezogen auf die oben ermittelte Zielgruppe) groß genug ist, um einen weiteren Marktteilnehmer aufzunehmen.

Neben der Größe des Marktes ist die Qualität desselben von noch größerer Bedeutung. Hierbei ist zu klären, ob der Markt stagniert, Zuwächse zu verzeichnen hat oder eher rückläufig ist. Dabei ist sowohl der Blick in die Vergangenheit als auch der Blick in die Zukunft (Trendanalyse) wichtig.

Beispiel

Wenn in einer mittelgroßen Stadt mit 50.000 Einwohnern bereits 3 konventionelle Fitness-Studios angesiedelt sind und dieser Markt eher stagniert, dann ist das Marktumfeld für ein neues, konventionelles Fitness-Studio eher schwierig.

Gibt es in der Stadt und ganz Deutschland hingegen noch keinen Anbieter, der auf dem boomenden KI-Markt eine spezialisierte Plattform zur Vermittlung von KI-Programmierern anbietet, sind die Marktaussichten hier natürlich deutlich komfortabler.

Die nachfolgenden Schritte sind exemplarisch für eine Markt- und Wettbewerbsanalyse bei einem Businessplan:

1. Marktbeschreibung (Wo wird das Produkt verkauft?)
2. Analyse der Marktgröße (Wie viel Umsatz wird in diesem Markt gemacht?)
3. Analyse der Wettbewerber (Welche Anbieter gibt es sonst noch auf dem Markt?)
4. Analyse der Branche (Wie verhält und entwickelt sich die Branche in diesem Markt?)
5. Bestimmung des Marktpotentials (Wie entwickelt sich dieser Markt in der Zukunft  und welche Chancen bietet er dabei?)

Praxistipp

Achten Sie bei der Beschreibung des Marktes und der Branche penibel darauf, dass die meisten Leser des Geschäftsplans absolut branchenfremd sind und wenig bis keine Markt-Kenntnisse aufweisen.

Setzen Sie daher nichts voraus, was für Sie selbstverständlich ist. Lieber haben Sie bei diesem wichtigen Teil des Businessplans eine Besonderheit zu viel als zu wenig erklärt.

Marketing und Vertrieb

Das Thema Marketing und Vertrieb ist aus zwei Aspekten bedeutsam für den Geschäftsplan. Zum einen, weil die Bedeutung dieses Punktes von den meisten Unternehmern hoffnungslos unterschätzt wird; zum anderen, weil es der Teil des Businessplans ist, dem Leser und/oder Finanzgeber eine sehr hohe Aufmerksamkeit schenken wird.

Die Frage hinter diesem Kapitel lautet:

Wie bekommt der Unternehmer seine Produkte oder Dienstleistungen in dem Zielmarkt unter die Leute? Wie erfahren Interessenten in einem reizüberfluteten Umfeld von dem Angebot und wie werden sie zu zahlenden Kunden?

Das Produkt oder die Dienstleistung kann noch so gut sein, der Markt und die Zielgruppe noch so perfekt: ein mangelhaftes Marketing und ein schlecht durchgeführter Vertrieb würden alles zunichtemachen.

Zur Auswahl stehen bei der Vertriebsfrage klassische und moderne Instrumente. Zu den klassischen Möglichkeiten zählen:

• (Print-) Anzeigen
• Flyer
• Broschüren
• Kataloge
• Direktansprache (Telefon)
• Messeauftritte als Aussteller
• Vortragsveranstaltungen

Neben in der Vergangenheit bewährten analogen Lösungen gibt es heute vielerlei digitale Instrumente (E-Mail-Newsletter, Google Ads, Affiliate Marketing). Welche der Instrumente wirksam sind und ob analoge oder digitale Varianten besser sind, das entscheidet die Zielgruppe (der Wurm muss dem Fisch und nicht dem Angler schmecken!).

Was funktioniert und was nicht, das muss in den meisten Fällen ausprobiert werden. Empfehlenswert ist hier die Trial & Error-Methode aus der Wissenschaft. Probieren Sie in kleinem Rahmen eine Methode aus und prüfen Sie die Ergebnisse.

Sobald ein Erfolg messbar ist, skalieren Sie dieses Instrument und übernehmen Sie es in den Businessplan. Wenn nicht, haken Sie es ab und unternehmen einen neuen Versuch.

Hilfreich ist es bei diesem Kapitel auch, die 4 Ps (Produkt, Preis, Platz (Distribution), Promotion ) aus dem Marketing-Mix zu beachten und zu beschreiben. Dann sind auf jeden Fall die wichtigsten Punkte erläutert.

Praxistipp

In vielen Geschäftsplänen, die ich gelesen habe, werfen die Verfasser mit zahllosen Marketing-Instrumente und Vertriebswege um sich. Die Kunst ist es aber nicht, möglichst viele Varianten zu beschreiben, sondern den Leser davon zu überzeugen, welche Instrumente und Wege wirksam sind und die Produkte und Dienstleistungen effektiv in der Zielgruppe vertreibt.

Wer also im Geschäftsplan anhand von getätigten Versuchen (Trial & Error) belegen kann, warum eine Variante gewählt wurde, der hat bei der Überzeugungsaufgabe in diesem Kapitel schon die halbe Miete eingefahren.

Organisation und Prozesse

Beim Thema Organisation und Prozesse geht es um den strukturellen Aufbau und die betrieblichen Abläufe des Unternehmens, das im Businessplan vorgestellt wird. Abhängig von der Rechtsform sollten hierfür im ersten Schritt die Geschäftsführung vorgestellt werden.

Für externe Adressaten des Geschäftsplan ist es wesentlich zu erfahren, welches Team mit welchen Persönlichkeiten hinter dem Unternehmen stehen und wodurch sie für diese entscheidende Aufgabe qualifiziert sind.

Aber nicht nur die oberste Ebene ist relevant. Wenn es sich nicht um ein Ein- oder Zwei-Mann-Unternehmen handelt, sollten alle weitere Bereiche und Personen zielgerichtet präsentiert werden. Sobald mehr als 5 Personen im Unternehmen tätig sind, können die Geschäftsführer in der Regel nicht mehr alles alleine überwachen und sind auf ein funktionierendes Team angewiesen.

Definition

Die Aufbauorganisation erläutert die strukturelle Gestaltung eines Unternehmens. Sie definiert die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Hierarchien im Unternehmen. Dabei geht es um die Schaffung einer klaren Organisationsstruktur, um effiziente Arbeitsabläufe und eine optimale Aufgabenerfüllung zu gewährleisten.

Die Aufbauorganisation umfasst die Festlegung von Abteilungen, Stellen und Arbeitsplätzen sowie die Zuordnung von Aufgaben und Kompetenzen.

Die Ablauforganisation befasst sich hingegen mit der Gestaltung und Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Sie legt fest, wie einzelne Aufgaben und Tätigkeiten zeitlich, räumlich und inhaltlich geplant und durchgeführt werden. Das Ziel der Ablauforganisation ist es, effiziente und effektive Arbeitsprozesse zu schaffen, um Zeit- und Kostenersparnisse zu erzielen.

Neben dem Aufbau des Unternehmens sollten im Businessplan auch die wesentlichen, betrieblichen Abläufe und Prozesse dargelegt werden. Bei der Frage nach der Wesentlichkeit ist von den individuellen Besonderheiten des Unternehmens auszugehen.

Handelt es sich um eine Bäckerei, sind die Abläufe zur effizienten Backwerk-Herstellung in gleichbleibender Qualität wichtig. Ist der Betrieb ein Dienstleistungsunternehmen, sind Abläufe wie Auftragsbearbeitung, Vertrieb und Fakturierung relevant.

Auch die Beschreibung der (funktionierenden) internen Kommunikation gehört zum Thema „Organisation und Prozesse“. Wie wird innerhalb des Unternehmens kommuniziert und wie erfolgt die Abstimmung über die regelmäßigen Aufgaben im Team? Stehen hier regelmäßige Meetings oder moderne IT-Instrumente zur Verfügung?

Weitere Fragen, die je nach Bedeutung für das Unternehmen in diesem Kapitel des Geschäftsplans beantwortet werden können:

• Wie sehen die Räumlichkeiten aus?
• Welche Grundrisse liegen vor (Vor- und Nachteile)?
• Welcher Mietvertrag mit welchen Konditionen wurde abgeschlossen?
• Wie sieht die technische Infrastruktur des Unternehmens aus?
• Wie erfolgt das Datenmanagement?
• Wie sieht das Backup-Konzept aus?
• Wie ist die Erreichbarkeit für Kunden technisch und organisatorisch geregelt?
• Welche Bezahlmöglichkeiten bietet das Unternehmen seinen Kunden?
• Welches Kassensystem kommt (bei Bargeschäften) zum Einsatz?
• Welche rechtlichen Risiken bestehen mit oder im Unternehmen?

Planungsrechnungen: Teil 2 des Geschäftsplans

Im zweiten Teil des Geschäftsplans geht es darum, dem vielen Erzählen aus dem ersten Teil Zahlen und Fakten hinzuzufügen. Die Adressaten des Businessplans sind in den meisten Fällen sehr zahlenorientiert unterwegs und möchten die Prosa-Darlegungen gerne in zahlenorientierten Ergebnissen sehen.

In diesem Zuge soll ermittelt und errechnet werden, wie viel (Anfangs-) Kapital für das Vorhaben notwendig ist, welche Absatzzahlen kalkuliert sind und wie sich das alles hinsichtlich Rendite und Liquidität auswirkt.

Investitions- und Kapitalbedarfsplanung

In diesem Kapitel des Businessplans wird detailliert dargestellt, welche Investitionen notwendig sind, um das Vorhaben zu realisieren. Dabei ist zwischen einmaligen Anfangsinvestitionen und laufenden Investitionen – beispielsweise in einer Wachstumsphase – zu unterscheiden.

Zu den Anfangsinvestitionen zählen in der Regel:

• IT-Ausstattungen (PCs, Notebook, Smartphone)
• Maschinen und Anlagen
• Fahrzeuge
• Büroausstattungen (Möbel)
• Softwarelizenzen
• Erwerb von Patenten und Lizenzen

Orientieren Sie sich bei Liste nicht nach steuerlichen Anschaffungsgrenzen (z.B. GWG-Grenze, 250 EUR Kleinbeträge); es geht darum, den vollständigen Kapitalbedarf zu erfassen. Die zentrale Frage ist: Wie viel Geld ist notwendig, damit das Business starten und wachsen kann?

Achten Sie penibel darauf, hier nichts zu vergessen. Wenn Sie IT-Dienstleistungen anbieten, sollte eine entsprechende Ausstattung vorhanden sein. Wenn Sie Fahrzeugreparaturen anbieten, müssen entsprechende Werkzeuge und Anlagen aufgeführt sein.

Fragen Sie auch die KI (ChatGPT), was bei vergleichbaren Gründungen an Investitionen angefallen sind, um hier weitere Anregungen zu bekommen. Bei Beispiel-Prompt und die entsprechenden Ergebnisse für den Fall einer Autowerkstatt-Gründen finden Sie in dieser PDF.

Wenn bestimmte Investitionsgüter in Ihrem speziellen Fall nicht erforderlich sind, beispielsweise weil sie aus dem Privatvermögen kommen oder geleast werden, erklären Sie dies, um nicht den Eindruck zu hinterlassen, Sie hätten es übersehen.

Aus dem Investitionsbedarf leitet sich anschließend der Kapitalbedarf ab. Nachdem ermittelt wurde, wie viel Kapital benötigt wird, muss hier erläutert werden, woher das Geld kommt.

Die Kapitalbedarfsplanung sollte dabei in Eigenkapital, Fremdkapital und alternative Finanzierungsquellen (wie z.B. Fördermittel) unterteilt werden. Es versteht sich, dass bei dieser Planung keine großen, ungedeckten Lücken entstehen sollten. Falls doch, sind Erklärungen nötig.

Absatz- und Umsatzplanung

Die Absatz- und Umsatzplanung für die kommenden Jahre ist ein zentrales Element der wirtschaftlichen Kalkulation im Businessplan. Sie erläutert dem Leser, welche Mengen eines Produkts oder einer Dienstleistung innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgesetzt werden sollen und welche Umsätze daraus resultieren. Hierbei gilt der Grundsatz: Menge x Preis = Umsatz.

Diese Planung basiert auf einer gründlichen Marktanalyse aus dem ersten Teil des Businessplans und realistischen Annahmen, um nicht in die Falle überzogener Erwartungen zu geraten. Die Mengen müssen also sauber hergeleitet werden und allen dankbaren Fragen und Einwänden der Businessplan-Leser standhalten können.

Typische Einflussgrößen für die Absatz- und Umsatzplanung sind die

• Marktgröße,
• Wachstumsraten der Branche,
• Kaufkraft der Zielgruppe
• geplante Preisstrategie.

Zudem müssen saisonale Schwankungen und Markteintrittsbarrieren bei den Planungen berücksichtigt werden. Die Umsatzplanung wird idealerweise in verschiedenen Szenarien (z.B. konservativ, realistisch, optimistisch – oder neudeutsch Soll, best case, worst case) dargestellt, um die potenzielle Bandbreite und Risiken besser einschätzen zu können.

Renditeplanung

Die Renditeplanung beschäftigt sich mit der Ertragskraft des Vorhabens also der Frage, wann und wie viel Gewinn (oder Verlust) am Ende der unternehmerischen Betätigung entsteht. Ziel ist es, die Rentabilität und somit die erfolgreichem wirtschaftliche Attraktivität des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum darzulegen.

Die Ergebnisse der Absatzplanung (Umsatz) und der Investitionsplanung (Abschreibungen) fließen hier ein. Aber natürlich auch alle anderen aufwandswirksamen Aufwendungen. Beachten Sie hier unbedingt, dass Ausgaben nicht gleich Aufwendungen sind. Es gibt Zahlungen, die zwar von Unternehmenskonto abfließen, aber keinen Aufwand für die Renditeplanung darstellen.

Beispiel

Tilgungszahlungen für ein betriebliches Darlehen fließen zwar von Geschäftskonto ab, stellen aber keinen Kostenaufwand dar. Die Zahlungen reduzieren lediglich die Darlehensschuld. Die ursprüngliche Auszahlung des Darlehens stelle analog keinen Ertrag dar, sondern lediglich eine aufwands- und ertragsneutrale Einzahlung.

Anders hingegen verhält es sich bei den Zinszahlungen aus der Darlehensinanspruchnahme. Diese fließen vom Kontokorrentkonto ab und stellen gleichzeitig aufwandswirksame Kosten dar, die in der Renditeplanung zu erfassen sind.

Fragen Sie im Zweifel bei einem Berater nach, um hier keine Fehler zu machen, die bei den Adressaten des Businessplans einen schlechten Eindruck hinterlassen.

Eine gängige Kennzahl im Rahmen der Renditeplanung ist die Kapitalrendite (Return of Investment), die das Verhältnis von erzieltem Gewinn zu eingesetztem Kapital wiedergibt. Quasi die Antwort auf die Frage eines Investors, was ihm ein Einstieg ins Unternehmen finanziell bringt.

Wichtige Aspekte der Renditeplanung sind auch die Break-even-Analyse und die Rentabilitätsvorschau über mehrere Jahre (in der Regel 3-5) hinweg. In dieser Planung sollten auch mögliche Risiken und deren Auswirkungen auf die Rendite berücksichtigt werden, wie z.B. Preisschwankungen bei Rohstoffen, Änderungen im Kundenverhalten oder Markteintritt neuer Wettbewerber.

Liquiditätsplanung

Die Liquiditätsplanung ist ein entscheidender Punkt bei den Unternehmensplanungsrechnungen. Liquidität stellt sicher, dass das Unternehmen jederzeit zahlungsfähig – und somit überlebensfähig – bleibt.

Definition „Liquidität“

Liquidität bezieht sich nach offizieller Definition auf die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Schulden und Verpflichtungen fristgerecht zu erfüllen, indem es über ausreichend liquide Mittel verfügt. Hat ein Unternehmen eine „hohe Liquidität (liquide)„, kann es alle seine Rechnungen fristgerecht bezahlen.

Hat es eine „niedrige Liquidität (nicht liquide)„, stockt der Zahlungsfluss an Lieferanten und Dienstleister, es werden Zahlungen verspätet oder nicht geleistet und Mahnungen finden sich haufenweise in den Briefkästen der Unternehmen.

Bei der Liquiditätsplanung geht es also darum, den Geldfluss (Cashflow) im Unternehmen präzise zu prognostizieren und zu steuern. Eine positive Liquidität ist die Grundlage für den Fortbestand des Unternehmens, da es unabhängig von der Rentabilität jederzeit fällige Zahlungsverpflichtungen erfüllen muss.

Ein zentraler Grundsatz in der Betriebswirtschaftslehre lautet:

Liquidität geht vor Rentabilität.

Die Liquiditätsplanung umfasst die Ein- und Auszahlungen in einem bestimmten Zeitraum, wobei Einnahmen aus Verkäufen den Ausgaben wie Miete, Gehältern, Materialkosten oder Kreditzinsen gegenübergestellt werden. Wesentliche Liquiditätskennzahlen helfen dabei, das Zahlenwerk zu analysieren und zu bewerten.

Besonders bei Investitionen und größeren Projekten sollten Zeitpunkte und Zahlungsströme genau abgestimmt werden, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Auch bei der Planung der Liquidität empfiehlt es sich, einen Berater hinzuzuziehen, um keine Widersprüche in der Planung einzubauen und keine Auszahlungen zu vergessen.

Businessplan-Vorlage

Die vorbereitete Vorlage für einen Standard-Businessplan im RTF-Format finden Sie hier.

Der Beitrag Businessplan erstellen: Warum der Geschäftsplan auch 2025 nötig ist (inkl. Vorlage) wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Doch was verstehen wir genau unter einer „Bilanz“ und wie sieht der Aufbau einer Bilanz im Detail aus? Dieser Blog-Beitrag erklärt die Bilanz und blickt praxisnah hinter die Kulissen von Aktiva und Passiva des Jahresabschlusses bilanzierender Unternehmen.

Was versteht man unter Bilanz: verständlich erklärt

Eine Bilanz ist – vereinfacht gesagt – nichts anderes als eine Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden eines Unternehmers. Grundlage einer Bilanz ist das Inventar, bei dem alle Vermögensgegenstände und Schuldpositionen erfasst werden. Dies erfolgt über die berühmte (und meist ungeliebte) Inventur.

Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben (§ 240 Absatz 1 HGB)

In der Bilanz werden nun die erfassten Vermögensgegenstände und Schulden in Kontenform (die aus der Schule bekannten und ungeliebten T-Konten) gegenübergestellt. Auf der Aktivseite (Aktiva) wird das Vermögen aufgeführt; unterteil in Anlagevermögen (langfristig) und Umlaufvermögen (kurzfristig).

Auf der Passivseite (Passiva) stehen die Schulden und – wenn sie wertmäßig geringer sind als das Vermögen – das Eigenkapital. Die Differenz zwischen Vermögen und Schulden wird in der Bilanzsprache auch „Reinvermögen“ genannt; die Bezeichnung „Eigenkapital“ hierfür ist aber geläufiger.

Man spricht bei den beiden Bilanzseiten auch von Mittelverwendung (Aktiva: wofür wurden die finanziellen Mittel des Unternehmens verwendet) und Mittelherkunft (Passiva: wo hat das Unternehmen die finanziellen Mittel her).

Beispiel

Der bilanzierende Unternehmer B. Rauchauto kauft für sein Unternehmen ein neues Firmenfahrzeug für 70.000 EUR. Da die Geschäfte nicht so gut gehen, muss er das Fahrzeug über einen Bankkredit in Höhe von 70.000 EUR finanzieren.

In seiner Bilanz steht nach dem Autokauf auf der Passivseite (Schulden) der neue Bankkredit in Höhe von 70.000 EUR (Mittelherkunft) und auf der Aktivseite (Vermögen) der Wert des neuen Fahrzeugs in Höhe von 70.000 EUR (Mittelverwendung).

Bei der Bilanz eines Unternehmens gibt es noch einige Grundsätze, die zwar jedem Buchhalter klar sind, aber an dieser Stelle nochmals hervorgehoben werden. In der reinen Bilanz werden:

• keine mengenmäßigen Angaben gemacht (alles in Geldwerten)
• bestimmte einzelne Wirtschaftsgüter und Schulden zusammengefasst (z. B. alle Maschinen in „Maschinen und technische Anlagen“; alle Bankschulden in „Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstitute)
• stets Vermögen (Aktiva) dem Eigenkapital und Schulden (Passiva) gegenübergestellt
• wertmäßige Gleichheit zwischen beiden Bilanzseiten erreicht, da durch Anwendung der doppelte Buchführung jeder Vorgang auf beiden Seiten gebucht wird.

Aufbau einer Bilanz: Bilanzpositionen

Die Bilanz eines durchschnittlichen Unternehmens hat in der Regel viele Positionen im Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Eigenkapital und in den Schulden. Daher sind diese Posten beim Aufbau einer Bilanz weiter untergliedert. Damit hier nicht jeder macht was er will, setzt das Handelsgesetzbuch (§ 266 HGB) klare Gliederungsvorgaben.

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Anlagevermögen

Das Anlagevermögen wird beim Aufbau einer Bilanz in die nachfolgenden Positionen unterteilt:

• Immaterielle Vermögensgegenstände
• Sachanlagen
• Finanzanlagen

Bei den immaterielle Vermögensgegenständen werden vornehmlich selbst geschaffene oder erworbene gewerbliche Schutzrechte, Konzessionen, Lizenzen oder auch (bei Kauf von Unternehmen) ein Geschäfts- oder Firmenwert ausgewiesen.

Unter die Sachanlagen fallen weitaus geläufigere und häufiger vorkommende Wirtschaftsgüter, beispielsweise Grundstücke, technische Anlagen und Maschinen, sonstige Anlagen sowie Betriebs- und Geschäftsausstattung.

In den Finanzanlagen sind langfristige Beteiligungen an anderen Unternehmen, langfristig gehaltene Wertpapiere und andere Ausleihungen (ausgegebene Kredite) beheimatet.

Umlaufvermögen

Im Bereich Umlaufvermögen schreibt das Handelsgesetzbuch folgende Unterteilung vor:

• Vorräte
• Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände
• Wertpapiere
• Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks

Unter Vorräte fallen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, fertige und fertige Erzeugnisse/Waren oder Leistungen. Zu den Forderungen und sonstigen Vermögensgegenständen zählen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Forderungen gegen verbundene oder beteiligte Unternehmen und sonstige Vermögensgegenstände.

Wertpapiere im Umlaufvermögen kommen eher selten vor, sie sind aber als Position für den Fall der Fälle berücksichtigt. Hierunter würden Wertpapiere fallen, die ohne langfristigen Anlagehorizont (zum Handel oder zur kurzfristigen Spekulation) gekauft wurden.

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Aktive Rechnungsabgrenzungsposten

Die aktive Rechnungsabgrenzung dient dazu, Betriebsausgaben bilanziell in das Geschäftsjahr zu transportieren, in dem sie wirtschaftlich zuzuordnen sind. Wurde beispielsweise im laufenden Geschäftsjahr ein Ausgabe getätigt und als Aufwand gebucht, die dem Folgejahr zuzuordnen ist (z. B. Zahlung einer Versicherungsprämie im Jahr 2024, die das Geschäftsjahr 2025 betrifft), ist diese durch Bildung eines (aktiven) Rechnungsabgrenzungspostens in das Folgejahr zu übertragen.

Lesen Sie auch: Antizipative und transitorische Rechnungsabgrenzung: 2 Abgrenzungswege in der Bilanz

Bilanzierende haben zwei Methoden, um Geschäftsvorfälle durch antizipative oder transitorische Rechnungsabgrenzung im wirtschaftlich zugehörigen Geschäftsjahr zu berücksichtigen.

Die Vorfälle können entweder ins laufende Jahr vorweggenommen (antizipative Abgrenzung) oder vom laufenden Geschäftsjahr in Folgejahre übertragen (transitorische Abgrenzung) werden.

Eigenkapital

Das Eigenkapital ist je nach Rechtsform beim Aufbau einer Bilanz in folgende Unterpositionen zu unterteilen:

• Gezeichnetes Kapital
• Kapitalrücklage
• Gewinnrücklagen
• Gewinnvortrag/Verlustvortrag
• Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

Das Gezeichnete Kapital nimmt die Stammeinlagen auf, beispielsweise die 25.000 EUR Einlage einer GmbH. Hier gibt es in der Praxis auch wenig Veränderungen, nur beispielsweise im Falle einer Kapitalerhöhung. In die Kapitalrücklage werden Kapitalzuflüsse von Gesellschaftern verbucht, die nicht dem gezeichneten Kapital zuzuordnen sind, beispielsweise wenn der Kaufpreis von Anteilen über dem nominellen Nennwert der Anteile liegt.

Gewinnrücklagen fließen nicht von außen zu, sondern stellen vom Unternehmen erwirtschaftete und nicht verwendete Gewinne dar. Hier gibt es gesetzliche (z. B. § 150 Abs. 2 AktG) oder eventuelle gesellschaftsvertragliche Rücklageverpflichtungen (satzungsmäßige Rücklagen).

Gewinnvortrag/Verlustvortrag nehmen Gewinne oder Verlust in die Bilanz auf, die aus dem Vorjahre stammen und nicht verwendet, sondern quasi geparkt wurden. Der Unterposten Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag stellt den Gewinn oder Verlust des laufenden Jahres dar, der ausgewiesen wird, bevor die Gesellschafter über die Verwendung des Gewinns (z. B. für eine Ausschüttung) beschlossen haben.

Fremdkapital

Das Fremdkapital (Schulden) ist nach handelsrechtlichen Vorstellungen zu unterteilen in:

• Rückstellungen
• Verbindlichkeiten

Die erste Unterposition Rückstellung, stellt Quasi-Verbindlichkeiten dar, nämlich solche, die hinsichtlich Eintritt und Höhe ungewiss sind. Es handelt sich also um erwartete Verbindlichkeiten. Steht einem Unternehmen beispielsweise eine Klage ins Haus, bei der Ausgang und Höhe der Inanspruchnahme wahrscheinlich, aber ungewiss sind, ist hierfür eine Rückstellung zu buchen und sie ist Bestandteil im Aufbau einer Bilanz.

Verbindlichkeiten stellen – im Gegensatz zu den Rückstellungen – sichere Verpflichtungen dar, sowohl hinsichtlich Eintritt und Höhe. In der Unterposition Verbindlichkeiten werden beispielsweise Bankdarlehen, Verbindlichkeiten gegen Lieferanten oder finanzielle Verpflichtungen gegen verbundene oder beteiligte Unternehmen ausgewiesen.

Passive Rechnungsabgrenzungsposten

Auch die passive Rechnungsabgrenzung hat die Aufgabe, Buchungen in das Geschäftsjahr zu transferieren, in das sie wirtschaftlich zuzurechnen sind. Bei den passiven Rechnungsabgrenzungsposten sind im Gegensatz zu aktiven Rechnungsabgrenzung Erträge erfasst – also die Einnahmenseite.

Wurde beispielsweise die Januar-Mieteinnahme für eine vermietete, betriebseigene Lagerhalle bereits im Dezember gezahlt, ist diese in einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten einzustellen, ins Folgejahr zu übertragen und dann aufzulösen.

Beispiele für Bilanzen in der Praxis

Nachfolgend sind zwei Praxis-Beispiele für Bilanzen echter deutscher Unternehmen zu finden. Die Namen der Unternehmen sind nicht erkennbar, die Daten stammen aus dem öffentlichen Register Bundesanzeiger.

Im ersten Beispiel ist eine Bilanz eines Beratungsunternehmens aus Freiburg für das Geschäftsjahr 2021 zu sehen:

Zu erkennen und auffällig ist auf der Aktivseite, dass die immateriellen Vermögensgegenstände bis zu einem Erinnerungswert von 1 EUR abgeschrieben sind und die Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände mit 900.448,99 EUR sehr hoch sind und fast die gesamte Bilanzsumme ausmachen.

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Auf der Passivseite ist zu sehen, dass das Eigenkapital mit 519.840,43 EUR fast die Hälfte der Bilanzsumme ausmacht und dabei ein satter Gewinnvortrag vorhanden ist. Gut gewirtschaftet!

Im zweiten Beispiel ist die Bilanz eines IT-Unternehmens aus Berlin für das Geschäftsjahr 2021 zu sehen.

Auch hier sind auf der Aktivseite die immateriellen Vermögensgegenstände bis zu einem Erinnerungswert von 1 EUR abgeschrieben. Die Vorräte sind mit 291.953,20 EUR deutlich höher als beim Beratungsunternehmen aus Freiburg. Der Geldbestand (Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks) ist mit 108.074,26 EUR recht hoch (cash is king!).

Auf der Passivseite ist erkennbar, dass die Stammeinlage 25.000 EUR beträgt, aber nicht ganz einbezahlt wurde, da „nicht eingeforderte, ausstehende Einlagen“ mit einem negativen Betrag ausgewiesen werden. Trotzdem ist das Eigenkapital mit 328.576,07 EUR auch recht ordentlich.

Zusammenfassung: Aufbau einer Bilanz

Die Bilanz eines Unternehmens ist ein unverzichtbares Instrument ist, um einen klaren Überblick über dessen finanzielle Lage zu erhalten. Sie bietet eine systematische Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden, die es ermöglicht, die Mittelherkunft (Aktiva) und Mittelverwendung (Passiva) transparent darzustellen.

Durch den strukturierten Aufbau einer Bilanz in Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Eigenkapital und Fremdkapital sowie Rechnungsabgrenzungsposten stellt die Bilanz sicher, dass alle finanziellen Aspekte des Unternehmens nachvollziehbar und standardisiert dargestellt sind.

Dies ist nicht nur für interne Analysen und Entscheidungen wichtig, sondern auch für externe Stakeholder wie Investoren, Gläubiger und Behörden, die auf eine korrekte und transparente Finanzberichterstattung angewiesen sind.

Der Beitrag Aufbau einer Bilanz: Aktiva und Passiva des Jahresabschlusses verstehen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Dieses Inventurvereinfachungsverfahren erlaubt es Unternehmen, die Bestandsaufnahme flexibler und effizienter zu gestalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die permanente Inventur funktioniert, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und welche konkreten Vorteile sie Ihrem Unternehmen bringen kann. Damit Ihre nächste Inventur nicht lästig, sondern effizient und wirkungsvoll ist.

Was ist eine permanente Inventur (Definition)?

Definition

Die permanente Inventur zählt im Handelsrecht zu den vereinfachten Inventurverfahren; anwendende Unternehmen können also damit die lästige körperliche Bestandsaufnahme einfacher gestalten. Die Bestände werden hierbei einmal im Jahr – nicht zwangsläufig zum Inventurstichtag – erfasst, indem sie wie üblich gezählt, gemessen und gewogen werden. Für verschiedene Warengruppen können sogar verschiedene Termine verwendet werden.

Die für den Jahresabschluss erforderlichen Bestände zum Stichtag werden dann – ausgehend vom erfassten Bestand – durch Fortschreibung ermittelt. Die permanente Inventur ist daher eine fortlaufende Inventur.

Die Besonderheit besteht dabei in zwei Punkten:

• der Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme kann von den Betrieben frei gewählt werden, beispielsweise auch zum Mittwoch, den 15.05.2024
• Bestandsveränderungen nach der Aufnahme (Zu- und Abgänge) werden über das elektronische Lagerbuch fortgeschrieben

Die Voraussetzungen und Bedingungen für die Durchführung einer permanenten Inventur sind anspruchsvoll. Dieses Inventurvereinfachungsverfahren kann nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems oder einer effizienten Lagerbuchhaltung realisiert werden.

Praxistipp

Da der Zeitpunkt die körperliche Aufnahme im Rahmen der permanenten Inventur frei bestimmt werden kann, können Sie einen Termin wählen, bei dem die Läger einen niedrigen Bestand haben. Dies kann nach einem Abverkauf, nach der Produktion eines Großauftrags und vor einer Saison-Belieferung sein.

Darüber hinaus ist laut Definition die permanente Inventur nicht für alle Warengruppen und Vorräte zulässig. Ausgeschlossen ist diese Inventurvereinfachung:

• bei wertvollen Gegenständen und Waren
• bei Beständen mit (üblichen) unvorhersehbaren Verlusten, wie zum Beispiel durch Schwund, Verdunstung, Verderb oder Zerbrechlichkeit

Hier gibt es aber keine fixen Obergrenzen oder Prozentwerte – wie so oft kommt es auf den Einzelfall an. Unternehmer sind in jedem Fall gut beraten, hier Nachweise und Datenmaterial in der Schublade zu haben, um einen Betriebsprüfer darlegen zu können, wie hoch beispielsweise die Verluste sind und im welchem Rahmen das stattfindet.

Permanente Inventur – diese (gesetzlichen) Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Die permanente Inventur wird nur anerkannt, wenn Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass die Bestände jederzeit aktuell sein müssen, um die prüfenden Blicke einer Betriebsprüfung standhalten zu können. Nur dann können sie am Ende des Wirtschaftsjahres ohne erneutes Zählen, Messen und Wiegen in die Bilanz übernommen werden.

Beispiel

Das Produktionsunternehmen Inven TUI möchte als Inventurvereinfachungsverfahren die permanente Inventur nutzen. Die Fortschreibung der Bestände im ERP-System erfolgt prozessbedingt immer zum Quartalsende; dies soll auch bei Anwendung der Inventurvereinfachung so beibehalten werden.

Da die Bestände durch die verzögerte Fortschreibung – auch wenn die körperliche Erfassung zum gewählten Stichtag einwandfrei war – nicht jederzeit aktuell sind, ist die Haupt-Voraussetzungen für die permanente Inventur nicht erfüllt.

Vereinfachung und mehr Flexibilität bei der körperlichen Inventur werden mit diesem Verfahren nur gewährt, wenn die Unternehmen die strengen Anforderungen an die laufende Bestandsfortschreibung erfüllen. Die permanente Inventur ist nur dann erlaubt, wenn die Betriebe

• ein qualifiziertes und dokumentierendes Lagerbuch (ERP-System) für alle Zu- und Abgänge vorweisen,
• die Daten der Lagerbuchhaltung korrekt und zeitnah erfassen,
• die elektronischen Bestände auf dem neuesten Stand halten,
• Zu- und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge auflisten,
• die dazugehörigen Belege und Nachweise zwei Jahre aufbewahren,
• mindestens einmal im Jahr eine ordnungsgemäße körperliche Inventur durchführen, um Ist- und Buchbestände abzugleichen,
• Inventurdifferenzen dokumentiert verbuchen,
• das Fortschreiben der Bestände durch unregelmäßige und dokumentierte Überprüfungen (Einzel-Inventur einzelner Teil-Bestände) prüfen,
• Stichprobenverfahren nicht zum Einsatz kommen,
• Inventurprotokolle und -dokumentationen zehn Jahre aufbewahren.

Permanente Inventur: Vorteile in der Praxis

Sind Unternehmen in der EDV gut aufgestellt und erfüllen die gesetzlichen Voraussetzungen für die permanente Inventur, sollten sie dieses Inventurvereinfachungsverfahren in Betracht ziehen. Besonders in Bezug auf die Kosten überwiegen die Vorteile klar die Nachteile.

Die permanente Inventur gewährt den Unternehmen laut Definition größtmögliche unternehmerische Freiheit. Sie haben die Flexibilität, die körperliche Inventur nach eigenem Zeitplan durchzuführen und können einzelne Posten sowie Warengruppen zu unterschiedlichen Terminen erfassen. Der übliche Zeitdruck entfällt, da die Bestandsaufnahme nicht – wie bei der zeitnahen Stichtagsinventur – unmittelbar rund um den Bilanzstichtag erfolgen muss.

Diese Flexibilität ist ein wesentlicher Grund, warum viele Unternehmen die permanente Inventur trotz der hohen gesetzlichen Anforderungen nutzen. Nachfolgend werden die Vorteile nochmals aufgeführt:

• körperliche Bestandsaufnahme zu festgelegten Zeitpunkten
• keine oder nur geringe Störungen des Ablaufs (Stillstände, Schließungen) während der Inventur
• bessere Qualität der Aufnahme durch weniger (Zeit-) Druck
• EDV-gesteuerte Automatisierung der Buchungen sind möglich
• optimale Planbarkeit des Personaleinsatzes für die Bestandsaufnahme
• geringere Inventurkosten (z.B. weil keine externen Hilfskräfte nötig sind)
• durch die permanente Inventur fallen (schleichende) Inventurdifferenzen schneller auf
• zuverlässige und genaue Informationen zu den Lagerbeständen für das Management

Kein Licht ohne Schatten: Nachteile der permanenten Inventur

Die permanente Inventur bietet zweifelsohne zahlreiche Vorteile für Unternehmen, es müssen aber auch die potenziellen Nachteile betrachtet werden. Einer der Hauptnachteile liegt in den insgesamt höheren Kosten, die mit der permanenten Inventur und seinen technischen Anforderungen verbunden sind. Durch den regelmäßigen Buchungs-Prozess können sich Personalkosten erhöhen und zusätzliche qualifizierte Ressourcen gebunden werden.

Ein weiterer Nachteil ist eine mögliche erhöhte Fehleranfälligkeit im Vergleich zur Stichtagsinventur. Da die permanente Inventur kontinuierlich und im routinierten Tagesgeschäft erfolgt, besteht eine größere Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Unstimmigkeiten. Dies kann zu falschen Lagerbeständen führen und letztendlich die Genauigkeit der Bestandsaufnahme beeinträchtigen. Die Prozesse in der Warenwirtschaft müssen zweifellos einwandfrei funktionieren.

Zudem kann die permanente Inventur auch zu einer höheren Belastung der Mitarbeiter führen. Der fortlaufende Inventurprozess erfordert eine konstante Überwachung und Kontrolle, was zusätzlichen, regelmäßigen Druck auf das Personal ausüben kann.

Es ist daher wichtig, die Vor- und Nachteile der permanenten Inventur sorgfältig abzuwägen und individuell zu entscheiden, welches Inventursystem am besten zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt.

Andere Inventurverfahren in der Praxis

Abhängig von der Branche und der Art der Güter kommen unterschiedliche Inventurverfahren zur Bestandserfassung in Betracht. Obwohl die permanente Inventur einige Vorteile bietet, ist sie nicht für alle Unternehmen und für alle Fälle anwendbar.

Ein bekanntes Verfahren ist die Stichprobeninventur, bei der nur bestimmte Teile des Bestands überprüft werden, um auf Basis dieser Daten den Gesamtbestand zu schätzen. Dies kann zeitsparend sein, erfordert jedoch eine genaue Planung und Durchführung.

Eine weitere Möglichkeit ist die die zeitnahe Stichtagsinventur und die zeitverschobene Inventur, auch vor- oder nachgelagerte Inventur genannt. Diese beiden Verfahren bieten Unternehmen eine gewisse zeitliche Flexibilität bei der Bestandsaufnahme, jedoch deutlich weniger als die permanente Inventur.

Die zeitnahe Stichtagsinventur erlaubt eine Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag. Die zeitverschobene Inventur gewährt einen Zeitraum von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag. Unternehmen müssen die ermittelten Bestände dann entsprechend auf den Stichtag fortschreiben oder zurückrechnen

Für Unternehmen gilt es, alle Inventurverfahren zu kennen und im Hinblick auf betriebsbedingte Besonderheiten und technische Infrastruktur abzuwägen. Ziel muss es sein, einen guten Mix zu finden und die Verfahren auszuwählen, die den Unternehmen eine höchstmögliche Effizienz und Genauigkeit zusichern. Bei allen Überlegungen müssen jedoch auch die Anforderungen und Erwartungen der Steuerbehörden ins Kalkül gezogen werden.

Zusammenfassung

Die permanente Inventur ist eine attraktive Option für Unternehmen, die bei der Pflichtübung „Inventur“ Flexibilität und Effizienz suchen. Durch die Möglichkeit, den Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme frei zu wählen, lassen sich Inventurprozesse optimal planen und Abläufe im Betrieb nur minimal stören.

Zudem ermöglicht die fortlaufende Erfassung und Fortschreibung der Bestände eine höhere Genauigkeit und eine zeitnahe Anpassung an aktuelle Lagerbestände. Unternehmen, die die technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllen, können von reduzierten Inventurkosten und einer verbesserten Planbarkeit profitieren.

Allerdings ist dieses Verfahren mit erhöhten Anforderungen an die EDV und das Personal verbunden und birgt unter Umständen das Risiko einer höheren Fehleranfälligkeit. Es ist daher entscheidend, die individuellen Bedürfnisse und Rahmenbedingungen des Unternehmens sorgfältig zu prüfen, um zu entscheiden, ob die permanente Inventur die beste Wahl ist. Trotz ihrer zahlreichen Vorteile ist sie nicht für alle Warengruppen und Betriebssituationen geeignet.

Unternehmen sollten daher auch alternative Inventurverfahren in Betracht ziehen, um einen effizienten und genauen Bestandsabgleich sicherzustellen.

Der Beitrag Permanente Inventur – Vorteile dieses Inventurverfahrens im Unternehmen nutzen wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Die GWG-Abschreibung ist abhängig von der in Anspruch genommenen Alternative. Für den Standard-Fall (1. Alternative) kommt die GWG-Sofortabschreibung zur Anwendung, bei der Bildung eines GWG-Sammelpostens (2. Alternative) sind Pool-Abschreibungen zu bilden. Wie das in der Praxis erfolgt, erläutert dieser Blog-Beitrag.

Geringwertige Wirtschaftsgüter – Sofortabschreibung

Jedes angeschaffte oder hergestellte Anlagegut ist grundsätzlich in der Buchführung im Anlagevermögen zu aktivieren und über die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ abzuschreiben. Somit werden die Anschaffungs- und Herstellungskosten des Vermögensgegenstands über die Laufzeit verteilt und Jahr für Jahr als Betriebsausgabe abgesetzt.

Lesen Sie auch: Anschaffung geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Praxisbeispiele mit Buchungssätzen (SKR 03/SKR 04)

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) erfreuen sich bei den Unternehmern großer Beliebtheit; sie ermöglichen durch Ihre Sofortabschreibung die in der Praxis beliebe Ergebnis- und Steuergestaltung. Auf Grund der steuerlichen Voraussetzungen können bei der GWG-Anschaffung verschiedene Konstellationen bei den Buchhaltern landen.

Wie die jeweiligen Fälle der GWG-Anschaffung dann in der Praxis zu verbuchen sind, erläutert dieser Blog-Beitrag mit (hochwertigen) Praxisbeispielen und Buchungsvorschlägen.

Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern, die ab 2018 angeschafft wurden und deren Wert maximal 800 EUR (netto) beträgt (vor 2018: 410 EUR), brauchen aus Vereinfachungsgründen nicht über ihre individuelle Nutzungsdauer abgeschrieben werden, sondern können sowohl in der Steuerbilanz als auch in der Handelsbilanz sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe erfasst werden.

Neben der Höchstbetragsgrenze von 800 EUR sind weitere Voraussetzungen zu erfüllen. So müssen gem. § 6 Abs. 2 EStG die Güter beweglich sein, selbstständig nutzbar sein und zum abnutzbaren Anlagevermögen gehören. Zur steuerlichen Anerkennung müssen die GWG in einem besonderen Verzeichnis geführt werden – in der Praxis wird dies durch Buchen auf separaten Konten realisiert.

Da die GWG sofort abgeschrieben und gewinnmindernd behandelt werden können, sind sie bei den Unternehmer und Beratern sehr beliebt – besteht doch somit eine Möglichkeit, im Jahren mit hohen Gewinnen durch einen gezielte Anschaffung die Steuerlast zu drücken.

GWG-Sammelposten: Pool-Abschreibung

Das Einkommensteuergesetz bietet neben der Standardbehandlung von geringwertigen Wirtschaftsgütern auch noch eine alternative Behandlung der GWG an; den GWG-Sammelposten und die damit zusammenhängende Poolabschreibung.

Liegen die Anschaffungs- und Herstellungskosten von geringwertigen Wirtschaftsgütern bei maximal 1.000 EUR (netto), können diese alternativ (Wahlrecht) als GWG-Sammelposten behandelt werden. Bei Wahlrechtsausübung ist dies dann für alle Güter des Wirtschaftsjahres anzuwenden.

Im Unterschied zur GWG-Sofortabschreibung werden die GWG-Sammelposten über einen vorgegebenen Zeitraum von 5 Jahren abgeschrieben und somit gewinnmindern aufgelöst. Über diese Alternative können zwar höherwertige (bis 1.000 EUR statt 800 EUR netto) Wirtschaftsgüter erfasst werden, dafür aber nicht sofort, sondern über einen pauschalierten Zeitraum von 5 Jahren (AfA-Satz 20%) abgeschrieben werden.

Unternehmen haben daher jedes Jahr die Möglichkeit zu wählen, ob sie ihre GWG sofort (hoher Gewinn) oder später (niedriger oder erwarteter Gewinn in Folgejahren) im Aufwand haben möchten.

GWG-Abschreibung: Buchungskonten (SKR03/SKR04)

Die geläufigen DATEV-Kontenrahmen (und auch alle anderen Kontenrahmen) bieten für die GWG-Sofortabschreibung und die GWG-Poolabschreibung spezielle Buchungskonten an. Diese lauten:

GWG-Sofortabschreibung: Beispiel mit Buchungssätzen

Sehen wir uns für die Sofortabschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern folgendes Praxis-Beispiel an.

Beispiel

Der bilanzierende Unternehmensberater NeedTable kauft sich bar den höhenverstellbaren Tisch „Up-and-Down“ für brutto 950,81 EUR, den er in sein Büro stellt und für seine Dienstleistungen nutzt. NeedTable hat im Jahr der Anschaffung einen hohen Gewinn und möchte möglichst wenig Steuern zahlen (wer nicht?).

Der Unternehmensberater muss den Tisch im Anlagevermögen aktivieren; da es sich aber um einen Gegenstand des beweglichen, abnutzbaren Anlagermögens handelt, das selbstständig nutzbar ist und dessen Anschaffungskosten maximal 800 EUR netto betragen (799 EUR im Beispielsfall; hab das mal eben für Sie nachgerechnet!), kann er den Tisch als GWG behandeln.

Die weitere Voraussetzung „führen in einem besonderen Verzeichnis“ ist durch Buchen des Tisches auf den GWG-Konto „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ (Konto 0480 im SKR 03 oder 0670 im SKR 04) erfüllt.

Buchungssatz

SKR 03: 950,81 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0480 | Haben: 1000 | Buchungstext: Höhenverstellbarer Schreibtisch Up-and-Down
SKR 04: 950,81 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0670 | Haben: 1000 | Buchungstext: Höhenverstellbarer Schreibtisch Up-and-Down

Am Jahresende kann der auf dem Konto aktivierte Netto-Betrag des Schreibtisches in Höhe von 799,00 EUR durch Buchen der GWG-Abschreibung als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Buchungssatz

SKR 03: 799,00 EUR | Soll: 4855 | Haben: 0480 | Buchungstext: GWG-Sofortabschreibung
SKR 04: 799,00 EUR | Soll: 6260 | Haben: 0670 | Buchungstext: GWG-Sofortabschreibung

GWG-Poolabschreibung: Beispiel mit Buchungssätzen

Auch für die Erläuterung der GWG-Pool-Abschreibung eignet sich am besten ein Praxis-Beispiel.

Beispiel

Die vorsteuerabzugsberechtigte SpielBesserLotto GmbH macht seit Jahren Verluste und erwirbt Anfang Januar in der Hoffnung auf baldige Gewinne auf Rechnung den Glückskeksautomaten Lucky13 für ihre Führungsmitarbeiter. Der Automat kostet inklusive Umsatzsteuer 1.071 EUR (netto 900 EUR). Die GWG-Voraussetzungen sind erfüllt. Bisher wurden noch keine geringwertigen Wirtschaftsgüter in diesem Geschäftsjahr angeschafft.

Die GmbH kann den Glückskeksautomaten wegen Überschreiten des Höchstbetrags von netto 800 EUR nicht als GWG aktivieren und sofort abschreiben. Es kommt jedoch die alternative Behandlung als GWG-Sammelposten – zum Glück – in Frage. Der Geschäftsführer der GmbH entscheidet sich daher für die Sammelposten-Aktivierung, um den Abschreibungsaufwand in die erhofften, glücklichen 5 Folgejahre zu verschieben.

Buchungssatz

SKR 03: 1.071,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0485 | Haben: Kreditor | Buchungstext: Glückskeksautomaten Lucky13
SKR 04: 1.071,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0675 | Haben: Kreditor | Buchungstext: Glückskeksautomaten Lucky13

Als am Ende des Jahres der Jahresabschluss aufzustellen ist, müssen die Abschreibungen des GWG-Sammelpostens gebildet werden. Da keine weiteren Anschaffungen erfolgten, lautet der Sammelposten auf 900 EUR. Dieser ist auf eine pauschale Nutzungsdauer von 5 Jahren abzuschreiben, somit errechnet sich ein jährlicher Abschreibungsaufwand von 900 EUR : 5 Jahre = 180 EUR. Dieser wird wie folgt gebucht.

Buchungssatz

SKR 03: 180,00 EUR | Soll: 4862 | Haben: 0485 | Buchungstext: GWG-Abschreibung Sammelposten
SKR 04: 180,00 EUR | Soll: 6264 | Haben: 0675 | Buchungstext: GWG-Abschreibung Sammelposten

Übrigens hat die SpielBesserLotto GmbH in diesem Geschäftsjahr auch keinen Gewinn gemacht – Pech gehabt.

Zusammenfassung GWG-Abschreibung

Sofern die GWG-Voraussetzungen erfüllt sind, können geringwertige Wirtschaftsgüter vereinfacht abgeschrieben werden. Mittels der Sofortabschreibung werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der Güter sofort als Betriebsausgaben (GWG-Abschreibung) erfasst. Hierfür sind die Abschreibungskonten 4855 (SKR 03) oder 6260 (SKR 04) „Sofortabschreibung geringwertige Wirtschaftsgüter“ vorgesehen.

Alternativ können GWG, sofern die Anschaffungs- oder Herstellungskosten 1.000 EUR (netto) nicht überschritten werden, als GWG-Sammelposten aktiviert werden. Die GWG-Abschreibung erfolgt dann pauschal über eine Nutzungsdauer von 5 Jahren (AfA-Satz 20%). Hierfür sind die Abschreibungskonten 4862 (SKR 03) oder 6264 (SKR 04) „Abschreibungen auf den Sammelposten Wirtschaftsgüter“ in den Kontenrahmen vorbereitet.

Häufige Fragen (FAQ) (ggfs Keyword)

Was versteht man unter GWG-Abschreibung?

Die GWG-Abschreibung bezieht sich auf die steuerliche Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG). Diese Wirtschaftsgüter sind abnutzbare, bewegliche und selbstständig nutzbare Anlagegüter, deren Anschaffungskosten bestimmte Wertgrenzen nicht überschreiten. Statt einer regulären Abschreibung über die Nutzungsdauer können diese unter bestimmten Voraussetzungen sofort oder über eine Sammelpostenmethode abgeschrieben werden

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um die GWG-Abschreibung nutzen zu können?

Um die GWG-Abschreibung in Anspruch nehmen zu können, muss es sich um ein abnutzbares, bewegliches und selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut handeln. Zudem dürfen die Anschaffungskosten inklusive Umsatzsteuer bestimmte Wertgrenzen nicht überschreiten, die sich in den letzten Jahren geändert haben (z.B. 800 € netto für Sofortabschreibung).

Welche zwei Arten der GWG-Abschreibung gibt es?

Es gibt zwei Hauptvarianten: Die GWG-Sofortabschreibung, bei der das GWG sofort in voller Höhe abgeschrieben wird, und die GWG-Poolabschreibung (Sammelposten), bei der die GWG über 5 Jahre abgeschrieben werden.

Muss ich ein Verzeichnis für GWG führen, wenn ich die Sofortabschreibung nutze?

Ja, für die steuerliche Anerkennung muss ein spezielles Verzeichnis geführt werden. In der Praxis wird dies oft durch das Buchen auf separaten Konten realisiert.

Wo finde ich die passenden Buchungskonten für die GWG-Abschreibung in meinem Kontenrahmen (z.B. SKR03/SKR04)?

Die gängigen Kontenrahmen (z.B. DATEV SKR03/SKR04) bieten spezielle Buchungskonten für die GWG-Sofortabschreibung und die GWG-Poolabschreibung. Im SKR03 sind dies z.B. die Konten 4855 (Sofortabschreibung) und 4862 (Abschreibung Sammelposten).

Kann ich jedes Jahr neu entscheiden, ob ich die GWG-Sofortabschreibung oder den Sammelposten nutze?

Ja, Unternehmen können jedes Jahr neu wählen, welche Methode sie anwenden möchten.

Der Beitrag GWG-Abschreibung 2024: Beispiele und Buchungssätze für Sofortabschreibung und Poolabschreibung wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

So sind beispielsweise die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ – etwas kürzer „GoBD“ – von jedem Anwender einzuhalten. Hierin ist der Grundsatz verankert, dass jede Buchung einen Beleg erfordert.

Egal ob Kauf einer Maschine, Tanken im Ausland oder Schnäppchen auf dem Flohmarkt – jeder betriebliche Geschäftsvorfall ist mit einem Beleg nachzuweisen. In der Praxis ist dies nicht immer möglich. Wenn also vom Geschäftspartner kein (Fremd-) Beleg ausgestellt wurde oder werden konnte, kann der Unternehmer einen Eigenbeleg erstellen. Was es hier zu beachten gilt, belegt der nachfolgende praktische Ratgeber. Belegfrei!

Warum Belege in der Buchführung so wichtig sind

Belege erfüllen eine wichtige Funktion in der (doppelten) Buchführung jedes Unternehmens; sie sind

Schriftliche Nachweise der jeweiligen Geschäftsvorfälle und dokumentieren die Übertragung der Vorgänge in die laufende Buchführung.

Belege sichern das vollständige Erfassen aller Geschäftsvorfälle und ermöglichen ein nachträgliches Kontrollieren von betrieblichen Vorgängen.

Damit eine Überprüfung durch Außenstehende (z. B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer) möglich ist, fordert das Gesetz (§ 238 HGB), dass sich ein „sachverständiger Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann“. Hierbei spielen die Belege eine zentrale Rolle.

Das Steuerrecht bläst hier ins gleiche Horn; die Abgabenordnung (§ 97 AO) schreibt in klassischem Beamtendeutsch vor, dass „die Beteiligten und andere Personen der Finanzbehörde auf Verlangen Bücher, Aufzeichnungen, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen haben„.

Damit Belege vom Finanzamt anerkannt werden sind grundsätzlich zwei Voraussetzungen zu erfüllen:

1. 1. die Ausgaben müssen nachweislich betrieblich veranlasst oder beruflich notwendig sein
   2. die Höhe der Ausgaben muss glaubhaft oder plausibel sein

Belege sind in der Regel nicht erforderlich, wenn steuerliche Pauschalen zum Ansatz kommen, beispielsweise Arbeitnehmer-Pauschbetrag, Sparer-Pauschbetrag, Verpflegungspauschale, Sonderausgaben-Pauschbetrag.

Drei Arten der Belege: Fremdbelege, Eigenbeleg, Ersatzbeleg

Die Gesamtheit aller Belege eines buchführenden Unternehmens stammt in der Praxis nicht aus einer Quelle. Es sind die stark vertretenen Fremdbelege von Dritten (Lieferanten, Geschäftspartnern und Dienstleistern), aber auch Eigen- und Ersatzbelege vorhanden. Welche Besonderheiten bestehen bei diesen Belegarten?

Von anderen Unternehmen ausgestellte Fremdbelege

Die Fremdbelege erhält die Buchhaltung von außerhalb des Unternehmens. Erstellt werden diese (Original-) Belege also von Unternehmensfremden. Der empfangende Unternehmer hat daher in den meisten Fällen keinen Einfluss auf die Gestaltung der Fremdbelege. Der ausstellende, externe Geschäftspartner entscheidet über Aussehen, Aufbau und Aufmachung des Belegs.

Grundsätzlich sind aber die umsatzsteuerlichen Anforderungen an Rechnungen (§ 14 UStG) einzuhalten, also beispielsweise Name und Anschrift des leistenden und leistungsempfangenden Unternehmens, Datumsangaben, fortlaufende Rechnungsnummer, Angabe der Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder berechneten Leistung usw.

Fremdbelege können sein:

• (digitale) Eingangsrechnungen
• Lieferscheine
• Barquittungen
• Kassenzettel
• Bewirtungsbelege
• E-Mails
• Kontoauszüge
• Frachtbriefe

Grundsätzlich haben Fremdbelege die höhere Beweiskraft und führen in der Regel zu einer vorbehaltslosen Anerkennung bei Steuerbehörden, sofern keine Zweifel durch Fehlen von Angaben oder Hinweis auf Scheinbelege bestehen.

Eigenbeleg erstellen bei fehlenden Fremdbelegen

Eigenbelege kommen zur Anwendung, wenn kein Fremdbeleg verwendet werden kann. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Fremder keinen Beleg ausstellen kann (Taxifahrer hat keinen Block mehr) oder gar kein Fremder unmittelbar und direkt beteiligt ist (Geldeinwurf in Zeitungsautomaten).

Diese Belegart ist also im eigenen Unternehmenskreis ausgestellte Dokumente, ohne Mitwirkung eines Fremden. Aussteller können der Unternehmer selbst, Mitarbeiter des Unternehmens oder beauftragte Außenstehende (Steuerberater) sein.

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Diese Sonderbelege sind in der Praxis meist Originalbelege, da sie im Unternehmen originär ausgestellt werden. Denkbar sind aber auch Scans, Fotos oder Kopien von anderen Dokumenten, die man als Eigenbeleg erstellen kann, sofern sei die notwendigen Anforderungen erfüllen.

Ersatzbelege bei verlorenen oder vernichteten Originalbelegen

Ist ein Original-Fremdbeleg verloren gegangen oder vernichtet worden, können Ersatzbelege (auch Notbelege genannt) ausgestellt und verwendet werden. Hierbei handelt es sich um einen internen Eigenbeleg, der den Geschäftsvorfall des ursprünglichen Fremdbelegs so gut wie möglich dokumentiert.

Die Ausstellung eines Ersatzbelegs sollte nur dann erfolgen, wenn beim externen Geschäftspartner kein Duplikat des Fremdbelegs angefordert werden kann – beispielsweise, weil der (ausländische) Taxisfahrer nicht mehr kontaktiert werden kann. Dokumentieren Sie daher immer, warum keine Belegkopie vom ursprünglichen Aussteller möglich war.

Es versteht sich von selbst, dass Ersatzbelege die Ausnahme sein müssen. Jeder Finanzbeamte hat Verständnis, dass bei einem Gewerbe mit hunderten oder tausenden Geschäftsvorfällen auch mal etwas schiefgehen kann und Belege nicht mehr auffindbar sind. Ein sauber ausgestellter Ersatzbelege wird daher nicht zu Stirnrunzeln führen. Wenn aber die Zahl der Ersatzbelege auffällig hoch ist, wird jeder Beamte eine unsachgemäße Buchführung annehmen und zur Hinzu-Schätzung ausholen.

Eigenbeleg: Vorsteuerabzug möglich?

Selbst wenn bei einem Geschäftsvorfall offiziell Umsatzsteuer enthalten und bezahlt wurde (z. B. bei einem privatrechtlichen Parkticket), kann diese bei einem internen Eigen- oder Notbeleg nicht im Rahmen des Vorsteuerabzug angesetzt werden.

Voraussetzung für den zulässigen Vorsteuerabzug ist das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung mit korrekt ausgewiesener Umsatzsteuer (§ 15 UStG). Mussten Sie einen Eigenbeleg erstellen, ist dies nicht der Fall, denn diese Form des Belegs stellt keine Rechnung dar. Zudem fehlt es an einem Ausweis der Umsatzsteuer durch den ursprünglichen Aussteller.

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Auch wenn der Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen nicht möglich ist, so kann der Gesamtbetrag des Geschäftsvorfalls (Nettobetrag und entrichtete Umsatzsteuer) vollumfänglich als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Eigenbeleg erstellen: Wie muss er aussehen?

Wenn Sie einen Eigenbeleg erstellen müssen, gibt es dafür primär keine Vorschriften; ein einfaches Blatt Papier mit handschriftlichen Angaben reicht grundsätzlich aus. In der heutigen Zeit sind auch digitale Eigenbelege denkbar und möglich.

Es muss erkennbar sein, dass es sich um den Sonderfall eines Eigenbelegs handelt; daher empfiehlt es sich, die klare  Bezeichnung „Eigenbeleg“ auf dem Dokument zu verwenden.

Eigenbeleg schreiben: Welche Bestandteile müssen rein?

Wenn Sie einen Eigenbeleg erstellen, sind manche Bestandteile unbedingt erforderlich, andere wiederum „nur“ empfehlenswert. Aus der nachfolgenden Tabelle können Sie die Must-Have und Should-Have-Inhalte beim Eigenbeleg erstellen nach unserer Empfehlung entnehmen:

Die Unterzeichnung des Eigenbelegs wird von vielen Stellen als absolutes Muss gesehen. Die Erfordernis einer rechtsgültigen Unterschrift setzt dann aber voraus, dass es sich um einen Papierbeleg handelt, der ausgedruckt und dann manuell unterzeichnet wird. In der heutigen digitalen Zeit dürfte das in vielen Fällen nicht mehr praktikabel sein; auch wenn die Erstellung eines Eigenbelegs im Gesamtumfang der Buchführung eine absolut untergeordnete Rolle spielt.

Sofern eine Unterzeichnung des Eigenbelegs im Verarbeitungsprozess möglich ist, empfehlen wir diesen Schritt. Sollte es für den (digitalen) Buchführungsprozess aber störend sein, sind wir der Ansicht, dass eine digitale Signatur oder auch eine signaturlose Bearbeitung eines Eigenbelegs möglich ist.

Stellen Sie in diesem Fall unbedingt sicher, dass die Herkunft und Zuordenbarkeit des Belegs sichergestellt sind, um eventuelle Zuordnungszweifel eines Betriebsprüfers aus dem Weg zu räumen.

Zusammenfassung

Die Buchführungspflicht für Gewerbetreibende ist mit zahlreichen Vorschriften und Anforderungen verbunden, wobei die sorgfältige Dokumentation von Geschäftsvorfällen durch Belege eine zentrale Rolle spielt.

Die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Belegen gemäß den GoBD ist unerlässlich, um sowohl gesetzlichen Anforderungen als auch steuerlichen Pflichten gerecht zu werden. Dabei spielen Fremdbelege, Eigenbelege und Ersatzbelege unterschiedliche Rollen und erfordern spezifische Maßnahmen.

Trotz der Bedeutung von Belegen für die Buchführung bleiben Eigenbelege und Ersatzbelege Ausnahmen, die nur unter bestimmten Umständen und mit entsprechender Dokumentation akzeptiert werden.

Die korrekte Erstellung und Aufbewahrung von Belegen ist somit von entscheidender Bedeutung für die Nachvollziehbarkeit und Transparenz betrieblicher Vorgänge sowie für die rechtskonforme Steuererklärung.

Häufige Fragen (FAQ)

Welche Arten von Belegen gibt es?

Es gibt drei Arten von Belegen: Fremdbelege, Eigenbelege und Ersatzbelege. Fremdbelege stammen von externen Partnern wie Lieferanten oder Dienstleistern. Eigenbelege werden intern ausgestellt, wenn keine Fremdbelege verfügbar sind. Ersatzbelege werden verwendet, wenn Originalbelege verloren gegangen sind.

Wann und wie erstellt man Eigenbelege?

SIe werden erstellt, wenn keine Fremdbelege verfügbar sind, z.B. bei fehlenden Quittungen. Sie können auf einfaches Papier oder digital erstellt werden und müssen den Geschäftsvorfall nachvollziehbar dokumentieren.

Was sind Ersatzbelege und wann werden sie verwendet?

Ersatzbelege werden ausgestellt, wenn Originalbelege verloren gegangen sind. Sie dokumentieren den Geschäftsvorfall nachträglich so gut wie möglich und sollten nur verwendet werden, wenn keine Kopie des Originalbelegs erhältlich ist.

Ist ein Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen möglich?

Eigenbelege ermöglichen keinen Vorsteuerabzug, da sie keine ordnungsgemäßen Rechnungen im Sinne des § 15 UStG darstellen. Der Gesamtbetrag des Geschäftsvorfalls kann jedoch als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Wie sollte ein Eigenbeleg aussehen und welche Angaben sind erforderlich?

Beim Eigenbeleg erstellen sollte das Datum, die Belegnummer, Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, die Art der Aufwendung, die Gesamtkosten und den Grund für die Ausstellung enthalten. Eine handschriftliche Unterschrift ist empfehlenswert, aber nicht zwingend erforderlich, besonders bei digitalen Eigenbelegen.

Der Beitrag Eigenbeleg erstellen – ein praktischer Ratgeber für den Sonderbeleg in 2024 wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Wie die jeweiligen Fälle der GWG-Anschaffung dann in der Praxis zu verbuchen sind, erläutert dieser Blog-Beitrag mit (hochwertigen) Praxisbeispielen und Buchungssätzen in den DATEV-Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04.

Geringwertige Wirtschaftsgüter unter 250 Euro

Erfüllt ein angeschaffter Gegenstand grundsätzlich die GWG-Voraussetzungen (abnutzbares, bewegliches Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens; selbstständige Nutzungsfähigkeit gegeben), liegt der Anschaffungswert aber unter 250 EUR, kann eine Aktivierung als geringwertiges Wirtschaftsgut unterbleiben. Stattdessen ist der Geschäftsvorfall auf einem passenden Aufwandskonto gewinnmindernd zu verbuchen.

GWG-Beispiel: Anschaffung unter 250 EUR

Der Wirt der Wirtschaft „Geringwertiges Gut“ erwirbt für seinen Betrieb bar die Kaffeemaschine „Brühtgut“ zur Erzeugung von geringwertigen Koffein-Heißgetränken für seine wertigen Gäste. Die GWG-Anschaffung beläuft sich auf netto 249,99 EUR (brutto 297,49 EUR).

Da die Kaffeemaschine ein abnutzbares, bewegliches Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit selbstständiger Nutzungsfähigkeit darstellt, sind die grundsätzlichen GWG-Voraussetzungen erfüllt. Da die Anschaffungskosten jedoch unter 250 EUR liegen, kann das GWG aus Vereinfachungsgründen im Aufwand auf dem Konto „Sonstiger Betriebsbedarf“ (SKR 03: 4980; SKR 04: 6850) verbucht werden.

Buchungssatz

SKR 03: 297,49 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 4980 | Haben: 1000 | Buchungstext: Kaffeemaschine Brühtgut
SKR 04: 297,49 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 6850 | Haben: 1600 | Buchungstext: Kaffeemaschine Brühtgut

Geringwertiges Wirtschaftsgut bis 800 EUR (GWG-Grenze 2024)

Sind die GWG-Voraussetzungen erfüllt und beträgt der Wert des Gegenstands bis 800 EUR, kann das Wirtschaftsgut als geringwertiges Wirtschaftsgut erfasst werden. Durch Verbuchung auf speziellen GWG-Konten wird auch die steuerliche Voraussetzung „Aufzeichnung in besonderem, laufend zu führenden Verzeichnis“ erfüllt.

GWG-Beispiel: Anschaffung bis 800 EUR

Der vorsteuerabzugsberechtigte Sanitär-Unternehmer Klaus Loh-Bürst erwirbt für seinen Betrieb bar einen Besucher-Stuhl für den Gang. Der Stuhl kostet 750 netto (892,50 EUR) und wird ohne Nebenkosten direkt geliefert. K. Loh-Bürst freut sich über die Neuanschaffung und beauftragt seinen Buchhalter W. Zeh mit einer steueroptimalen Verbuchung, um seine Steuerlast so gering wie möglich zu halten.

Bei dem Besucher-Stuhl sind alle GWG-Voraussetzungen erfüllt, eine Aktivierung als GWG mit der Möglichkeit der Sofortabschreibung zum Jahresabschluss ist möglich. W. Zeh bucht den Stuhl daher als Zugang auf dem Konto „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ (SKR 03: 0480; SKR 04: 0670).

Buchungssatz

SKR 03: 892,50 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0480 | Haben: 1000 | Buchungstext: Besucher-Stuhl für Gang
SKR 04: 892,50 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0670 | Haben: 1600 | Buchungstext: Besucher-Stuhl für Gang

Selbst wenn der Sanitär-Unternehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt wäre, gilt für die GWG-Höchstgrenze von 800 EUR der Nettobetrag (R 9b Abs. 2 Satz 1 EStR).

Ebenfalls wichtig ist, dass es sich bei der Grenze von 800 EUR um eine Höchstgrenze handelt.

GWG-Beispiel: Anschaffung über 800 EUR

Der nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmer Viktor Erkauf erwirbt den 3D-Drucker für Schaufensterpuppen „Bein-Druckend“ für brutto 952,01 EUR (netto 800,01 EUR) per Lastschrift und möchte diesen möglichst steuermindernd in der Buchführung verbuchen.

Der beeindruckende Drucker liegt mit netto 800,01 EUR über dem GWG-Höchstbetrag und kann somit, auch wenn die anderen GWG-Voraussetzungen erfüllt sind, nicht als GWG verbucht werden. Eine Aktivierung als GWG-Sammelposten kommt hingegen in Frage; dies möchte V. Erkauf jedoch nicht.

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Der 3D-Drucker für Schaufensterpuppen ist daher als Zugang im Anlagevermögen unter „Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung“ (SKR 03: 0490; SKR 04: 0690) zu aktivieren.

Buchungssatz

SKR 03: 952,01 EUR | Soll: 0490 | Haben: 1200 | Buchungstext: 3D-Drucker „Bein-Druckend“
SKR 04: 952,01 EUR | Soll: 0690 | Haben: 1800 | Buchungstext: 3D-Drucker „Bein-Druckend“

Selbst wenn ein Wirtschaftsgut in der Anschaffung unterhalb der GWG-Grenze von 800 EUR liegt, können Anschaffungsnebenkosten wie Verpackungs- oder Versandkosten dazu führen, dass die Grenze überschritten wird.

GWG-Anschaffung: keine selbstständige Nutzungsfähigkeit, kein GWG

Eine wichtige Voraussetzung bei der GWG-Anschaffung ist die selbstständige Nutzungsfähigkeit. Liegt diese neben den anderen steuerrechtlichen Anforderungen (abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens; Anschaffungskosten max. 800 EUR) nicht vor, kann die Aktivierung und spätere Sofortabschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut nicht erfolgen.

Lesen Sie auch: GWG-Abschreibung 2024: Beispiele und Buchungssätze für Sofortabschreibung und Poolabschreibung

Geringwertige Wirtschaftsgüter sind bei den Unternehmern sehr beliebt. Sie stellen eine Vereinfachung in der Buchhaltung und in der Abschreibung von Anlagevermögen dar. Wie gelangt ein angeschafftes geringwertiges Wirtschaftsgut nach seiner Aktivierung in den Aufwand, um Gewinn und Steuerlast zu mindern.

Die GWG-Abschreibung ist abhängig von der in Anspruch genommenen GWG-Alternative. Für den Standard-Fall (1. Alternative) kommt die GWG-Sofortabschreibung zur Anwendung, bei der Bildung eines GWG-Sammelpostens (2. Alternative) sind Pool-Abschreibungen zu bilden. Wie das in der Praxis erfolgt, erläutert dieser Praxis-Beitrag.

Stattdessen ist das Anschaffungsgut herkömmlich im Anlagevermögen zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben.

GWG-Beispiel: Anschaffung über Höchstgrenzen

Der Unternehmer Isidor Kea erwirbt bar den hochwertiges Büroregal BILLI G für netto 1.111 EUR (brutto 1.322,09 EUR)  und möchte diesen steuersparend verbucht haben. Seine Buchhalter prüft im Rahmen der GWG-Anschaffung alle steuerlichen Voraussetzungen und kommt zum Schluss, dass alles erfüllt ist, bis auf die Einhaltung der Höchstgrenze von 800 EUR bzw. 1.000 EUR für den GWG-Sammelposten. Ein GWG-Ansatz kommt daher nicht in Frage.

I. Kea wird damit leben müssen, dass das Büroregal herkömmlich im Anlagevermögen unter „Büroeinrichtung“ (SKR 03: Kto. 420, SKR 04: Kto. 650) zu aktivieren ist und über eine lange Nutzungsdauer (gem. AFA-Tabelle: Büromöbel: 13 Jahre)  abzuschreiben ist. Somit ist leider keine steuersparende Erfassung in der Buchführung möglich.

Buchungssatz

SKR 03: 1.322,09 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0420 | Haben: 1000 | Buchungstext: Regal BILLI G
SKR 04: 1.322,09 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 0650 | Haben: 1000 | Buchungstext: Regal BILLI G

Hätte I. Kea mal ein günstigere Büroregal für max. netto 800 EUR erworben; dann wäre eine buchhalterische Behandlung als geringwertiges Wirtschaftsgut möglich gewesen.

Geringwertiges Wirtschaftsgut: Grenze als GWG-Sammelposten (250 Euro – 1.000 Euro)

Sind bei einer GWG-Anschaffung alle Voraussetzungen erfüllt, die Anschaffungskosten netto aber über 800 EUR, kann gegebenenfalls die 2. Variante der GWG-Behandlung in Anspruch genommen werden. Liegen die Anschaffungs- oder Herstellkosten bei maximal 1.000 EUR, kann ein GWG-Sammelposten gebildet werden.

Voraussetzung ist dann jedoch, dass jede GWG-Anschaffung des Wirtschaftsjahres in den Sammelposten fließt. Eine parallele Behandlung einer GWG-Erfassung (250 EUR – 800 EUR) und GWG-Sammelpostenbildung (250 EUR – 1.000 EUR) ist nicht möglich: Entweder oder!

GWG-Beispiel: Bildung eines Sammelpostens

Der nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Zahnarzt Bernd Ohr-Tnicht kauf sich per Lastschrift die Bohrmaschine „BUSCH Hammer“ für netto 999 EUR (brutto 1.188,81 EUR) für seine Praxis. Er möchte die Anschaffungskosten gerne über eine längere Laufzeit verteilen, aber nach Möglichkeit nicht über 5 Jahre, da er dann in Rente geht. Im laufenden Jahr sind noch keine GWGs angefallen.

Die Bohrmaschine erfüllt – bis auf den Höchstbetrag 800 EUR – die Voraussetzungen für geringwertige Wirtschaftsgüter. Statt die Maschine im Anlagevermögen zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 8 Jahren (gem. AFA-Tabelle), kann B. Ohr-Tnicht diese in einen GWG-Sammelposten (SKR 03: Kto. 485, SKR 04: Kto. 675) erfassen und über eine feste Laufzeit von 5 Jahren abschreiben.

Buchungssatz

SKR 03: 1.188,81 EUR | Soll: 0485 | Haben: 1200 | Bohrmaschine „BUSCH Hammer“
SKR 04: 1.188,81 EUR | Soll: 0675 | Haben: 1800 | Bohrmaschine „BUSCH Hammer“

Zusammenfassung

Anschaffungen, die in der Buchführung steueroptimal als geringwertige Wirtschaftsgüter abgewickelt werden können, kommen regelmäßig in der Praxis vor. Dabei sind, je nach Erfüllung der steuerlichen Voraussetzungen, verschiedene Buchungskonstellationen denkbar.

GWG-Anschaffungen unter 250 EUR brauchen nicht groß überprüft werden; sie direkt auf den jeweiligen Aufwandskonten verbucht werden. Spezielle Nachweis- und Aufzeichnungspflichten brauchen nicht eingehalten werden.

Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern bis 800 EUR (Höchstgrenze) und Erfüllung der weiteren GWG-Voraussetzungen kann eine Verbuchung auf den GWG-Konten (SKR 03: 0480; SKR 04: 0670) erfolgen. Hiermit kann sodann auch die steuerliche Voraussetzung „Aufzeichnung in besonderem, laufend zu führenden Verzeichnis“ erfüllt werden.

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Werden bei einer GWG-Anschaffung die steuerlichen Voraussetzungen nicht eingehalten (z. B. keine selbstständige Nutzungsfähigkeit, Überschreiten der Höchstgrenzen), kann keine Verbuchung als GWG erfolgen. Stattdessen ist eine Aktivierung im Anlagevermögen und Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer vorzunehmen.

Wird die Höchstbetragsgrenze für Standard-GWG (800 EUR) nicht eingehalten, aber die Höchstbetragsgrenze für GWG-Sammelposten (1.000 EUR), kann für die GWG-Anschaffung ein Sammelposten gebildet werden, der dann aus Vereinfachungsgründen über 5 Jahre abgeschrieben wird. Durch die Buchung auf speziellen GWG-Sammelposten-Konten (SKR 03: Kto. 485, SKR 04: Kto. 675) wird auch die GWG-Voraussetzung „Aufzeichnung in besonderem, laufend zu führenden Verzeichnis“ erfüllt.

Der Beitrag Anschaffung geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Praxisbeispiele mit Buchungssätzen (SKR 03/SKR 04) wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Welche Voraussetzung und Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter 2024 gilt und wie Sie diese steueroptimal in Ihrer Buchführung anwenden können, erfahren Sie im folgenden (nicht gering-, sondern hochwertigen) Blog-Beitrag.

Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)?

„Geringwertige Wirtschaftsgüter“ sind ein steuerliches Konstrukt, um Steuerpflichtigen eine Möglichkeit zur schnellen Abschreibung und zur Vereinfachung in der bilanziellen Behandlung bestimmter geringwertiger Güter zu ermöglichen. Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, zu denen die GWG gehören, sind grundsätzlich zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben.

Um hier bei geringwertigen Gütern eine Vereinfachung anbieten zu können, wurden die steuerlichen GWG ins Leben gerufen und ins Einkommensteuergesetz geschrieben. Steuerpflichtige können seitdem entscheiden, ob sie diese geringen Anlagevermögensgüter normal aktivieren oder sofort abschreiben.

Die Sofortabschreibung ist auch ein Grund, weshalb geringwertige Wirtschaftsgüter in der Praxis große Beliebtheit fanden; das GWG-Wahlrecht hat sich zu einer beliebten Gewinn- und somit Steuergestaltungsmöglichkeit entwickelt.

In der Vergangenheit wurden die wertmäßigen Grenzen zur Anerkennung von GWG mehrfach verändert. Von zuletzt 410 EUR (ehemals 800 DM) auf 800 EUR. Um die GWG-Regelung anwenden zu können, sind weitere Voraussetzungen zu erfüllen, die in den nachfolgenden Kapiteln praxisnah erläutert werden.

Lesen Sie auch: Anschaffung geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Praxisbeispiele mit Buchungssätzen (SKR 03/SKR 04)

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) erfreuen sich bei den Unternehmern großer Beliebtheit; sie ermöglichen durch Ihre Sofortabschreibung die in der Praxis beliebe Ergebnis- und Steuergestaltung. Auf Grund der steuerlichen Voraussetzungen können bei der GWG-Anschaffung verschiedene Konstellationen bei den Buchhaltern landen.

Wie die jeweiligen Fälle der GWG-Anschaffung dann in der Praxis zu verbuchen sind, erläutert dieser Blog-Beitrag mit (hochwertigen) Praxisbeispielen und Buchungsvorschlägen.

Geringwertige Wirtschaftsgüter: Gesetz

Die geringwertigen Wirtschaftsgüter sind gesetzlich im Einkommensteuergesetz normiert. Dort finden sich die entsprechenden Vorschriften im § 6 Abs. 2 und Abs. 2a EStG. Die Anwendung ist sowohl bei bilanzierenden Steuerpflichtigen als auch bei Anwendern der Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) möglich.

Im Handelsrecht (HGB) finden sich keine expliziten Regelungen zu geringwertigen Wirtschaftsgütern. Das Handelsrecht verweist auf die steuerlichen Regelungen und lässt die Anwendung der Standard-GWGs in der Handelsbilanz zu. Umstritten ist, ob hingegen der steuerliche GWG-Sammelposten uneingeschränkt und unverändert im handelsrechtlichen Abschluss übernommen werden kann.

Welche GWG-Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit in der (doppelten) Buchführung eines Steuerpflichtigen ein geringwertiges Wirtschaftsgut angesetzt werden darf:

• abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens
• das Wirtschaftsgut muss selbstständig nutzbar sein
• die Anschaffungs- oder Herstellungskosten dürfen netto 800 EUR nicht überschreiten
• Führen des Wirtschaftsgutes in einem besonderen Verzeichnis

Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens

Als geringwertige Wirtschaftsgüter kommen nur abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens in Betracht; Vorräte des Umlaufvermögens (Rohstoffe, Waren, Erzeugnisse), die in die Verarbeitung und Leistungserstellung eingehen, können nicht angesetzt werden. Zudem müssen die Güter beweglich sein, unbewegliche Wirtschaftsgüter wie Gebäude oder Gebäudeteile sowie immaterielle Güter wie Lizenzen, (Nutzungs-) Rechte, Patente usw. fallen ebenfalls nicht unter die GWG-Voraussetzungen.

Ist ein Gegenstand Teil eines anderen, kann es ebenfalls nicht als GWG fungieren, da bei dem Teil kein eigenständiges Wirtschaftsgut vorliegt.

Die Voraussetzung „abnutzbar“ erfordert, dass der Gegenstand im Laufe seines Lebens einem technischen oder wirtschaftlichen Verschleiß unterliegt, also im Laufe der Jahre immer weniger Wert hat. Das ist beispielsweise bei einem Schreibtisch, einem Multifunktionsdrucker und einer Kaffeemaschine der Fall; bei einem berühmten antiquarischen Gemälde hingegen nicht. Das behält in der Regel seinen Wert, wenn nicht irgendjemand Farbe oder Kartoffelbrei dagegen schmiert.

Unerheblich ist der Zustand der Gegenstände bei Anschaffung. Daher sind neue, neuwertige oder gebrauchte, abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens möglich.

Selbstständige Nutzungsfähigkeit

Eine weitere (berühmte) Voraussetzung für geringwertige Wirtschaftsgüter ist die selbständige Nutzungsfähigkeit. In der Praxis gibt es bei diesem Erfordernis die meisten Abstimmprobleme; im Gegensatz zur betragsmäßigen Höchstgrenze. Das Einkommensteuergesetz definiert nämlich nicht, was darunter exakt zu verstehen ist; das wäre ja auch für die Praxis zu schön gewesen.

Stattdessen grenzt das Gesetz den Begriff negativ an; soll heißen, es wird erläutert, wann keine selbstständige Nutzung vorliegt (§ 6 Abs. 2 Satz 2 EStG):

• wenn der Gegenstand nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens genutzt werden kann und
• die in den Nutzungszusammenhang eingefügten Wirtschaftsgüter technisch aufeinander abgestimmt sind.

Wird ein Gegenstand aus einem betrieblichen Nutzungszusammenhang herausgelöst und in einen anderen Nutzungszusammenhang eingefügt, bleibt er hier auch nicht selbstständig nutzungsfähig.

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Eine selbstständige Nutzungsfähigkeit ist also grundsätzlich gegeben, wenn der Gegenstand getrennt für sich allein genutzt werden kann. Das ist beispielsweise bei einem Notebook oder einer Kaffeemaschine der Fall; bei einer Grafikkarte oder einer internen Festplatte hingegen nicht. Diese benötigen für Ihre Funktionalität immer eine IT-Hardware, mit der sie technisch aufeinander abgestimmt sind.

Beispiele ohne selbstständige Nutzungsfähigkeit

Bei folgenden Gegenständen liegt keine selbstständige Nutzungsfähigkeit vor und ein Ansatz als geringwertige Wirtschaftsgüter entfällt:

• Autoradio
• Autoreifen
• Maschinenteile
• PC-Bildschirm
• Tastatur
• Drucker (sofern kein Multifunktionsdrucker)
• PC-Peripheriegeräte wie Scanner, Plotter, Grafik-Tablett

Entscheidend für die Antwort auf die Frage nach der Voraussetzung zur selbstständigen Nutzungsfähigkeit ist die konkrete betriebliche Zweckbestimmung des Gegenstandes und nicht die typischerweise Anwendung der Art der Gegenstände in der betrieblichen Praxis.

GWG-Grenze: netto oder brutto (800 Euro)?

Bei der Prüfung der Höchstgrenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter sind zwei Punkt wichtig:

• Der Höchstbetrag lautet auf exakt 800 EUR (bis 2018: 410 EUR). Beträgt der jeweilige Wert des Gegenstands also genau 800 EUR (oder 410 EUR), ist die Grenze positiv eingehalten. Ab 800,01 EUR (oder 400,01 EUR) ist die Grenze gerissen und ein Ansatz als geringwertiges Wirtschaftsgut scheidet aus.
• Bei der Höchstgrenze handelt es sich um eine Netto-Höchstgrenze. Die Umsatzsteuer ist also nicht mit einzubeziehen. Das gilt selbst dann, wenn der Unternehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist (R 9b Abs. 2 Satz 1 EStR).

Sehr wohl zum Ansatz kommen bei geringwertigen Wirtschaftsgütern hingegen die Grundsätze zur Aktivierung von Anlagevermögen. Daher sind alle Aufwendungen mit einzubeziehen, die erforderlich sind, um den Gegenstand in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen (Anschaffungsnebenkosten). Zahlungsabzüge wie Skonti sind von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten ebenfalls abzuziehen.

Praxistipp

Fallen bei einem als GWG behandelten Wirtschaftsgut im Folgejahr oder später nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten an, die dazu führen, dass die Höchstgrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (nachträglich) überschritten wird, hat dies keine nachteiligen Auswirkungen für das GWG. Die nachträglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten sind unabhängig von deren Höhe als Betriebsausgaben zu behandeln. Das GWG wird dadurch nicht nachträglich zum Nicht-GWG; es sei denn, dies passiert im Jahr der Anschaffung oder Herstellung.

Führen in besonderem Verzeichnis

Eine weitere steuerliche Voraussetzung schreibt vor, dass die jeweiligen GWG bei Anschaffung, Herstellung oder Einlage in einen Betrieb in einem „besonderen laufend zu führenden Verzeichnis“ festzuhalten sind, sofern sich die geforderten Angaben nicht bereits aus der laufenden Buchführung ergeben.

In dem gesonderten Verzeichnis sind folgende Angaben erforderlich:

• Tag der Anschaffung, Herstellung oder Einlage
• Höhe der Anschaffungs-, Herstellungskosten oder Einlagewerte (gemeiner Wert)

Hinweis

Die Voraussetzung „besonderes, laufend zu führenden Verzeichnis“ hört sich dramatisch und nach hohem Verwaltungsaufwand an. Hintergrund dürfte sein, dass die Steuerbehörden sicherstellen wollten, dass sie sich bei Prüfung der Ansatzvoraussetzungen die jeweiligen Wirtschaftsgüter nicht wild in der Buchhaltung zusammensuchen müssen.

In der Praxis wird diese Voraussetzung durch Buchung der jeweiligen Vorgänge auf einem separaten Buchführungskonto oder Aufführung im Inventarverzeichnis erfüllt. Folgende Konten sind in den Standard-DATEV-Kontenrahmen vorgesehen:

SKR 03: Konto 0480 – Geringwertige Wirtschaftsgüter
SKR 04: Konto 0670 – Geringwertige Wirtschaftsgüter

Geringwertige Wirtschaftsgüter unter 250 EURO

Eine Besonderheit liegt bei Wirtschaftsgütern vor, die eigentlich die Voraussetzungen für geringwertige Wirtschaftsgüter erfüllen (abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens; selbstständige Nutzungsfähigkeit), wertmäßig aber unter 250 EUR liegen.

In diesen Fällen kann aus Vereinfachungsgründen eine Aktivierung als GWG unterbleiben und stattdessen eine direkte Buchung im Aufwand erfolgen. Somit ist auch ein Führen des GWG in einem „besonderen, laufend zu führenden Verzeichnis“ hinfällig. In der Praxis wird daher die herkömmliche Verbuchung auf einem dem Geschäftsvorfall entsprechenden Aufwandskonto vorgenommen.

Hinweis

Bis 2017 lag die Geringfügigkeitsgrenze bei 150 EUR; darunter brauchte kein geringwertiges Wirtschaftsgut aktiviert werden und das Wirtschaftsgut konnte stattdessen sofort als Betriebsausgabe gebucht werden. Die Grenze wurde dann mit Anhebung der Höchstbetragsgrenze (410 EUR auf 800 EUR) auf 250 EUR erhöht.

GWG-Sammelposten (Poolabschreibung)

Geringwertige Wirtschaftsgüter, die über 250 EUR (bis 2017: 150 EUR) liegen und die Höchstgrenze von netto 1.000 EUR nicht überschrieben, können alternativ – bei entsprechender Wahlrechtsausübung – als sogenannter GWG-Sammelposten (§ 6 Abs. 2a EStG) aktiviert und behandelt werden.

Der Unterschied zur GWG-Sofortabschreibung besteht darin, dass der Sammelposten einheitlich – unabhängig der enthaltenen Güter – über 5 Jahre gewinnmindernd aufzulösen (Poolabschreibung) ist. Dieses Wahlrecht ist dann sinnvoll, wenn beispielsweise wegen aktuell niedriger Gewinne der GWG-Abschreibungsaufwand über die nächsten Jahre verteilt werden soll.

Hinweis

Wie bei der GWG-Poolabschreibung führen im Folgejahr oder später anfallende nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht dazu, dass eine erneute Prüfung der Einhaltung der Höchstgrenzen erfolgen muss. Die Sammelposten bleiben bestehen; die nachträglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten sind im jeweiligen Jahr dem jeweiligen Sammelposten zuzuführen und planmäßig über die Sammelposten-Nutzungsdauer abzuschreiben.

Da es sich beim GWG-Sammelposten um einen typisierten Sammelposten handelt, gelten die üblichen Vorschriften über die Absetzung für Abnutzung (außergewöhnliche Abnutzung, Teilwertabschreibung usw.) nicht. Dies hat zur Folge, dass die tatsächliche Nutzungsdauer des einzelnen Wirtschaftsguts, ein Ausscheiden (z. B. durch Verkauf oder Verlust) oder Wertminderungen keinen Einfluss auf den Sammelposten haben.

Die Ausübung dieses Wahlrechts (GWG-Sammelposten) gilt einheitlich für alle im jeweiligen Wirtschaftsjahr angeschafften, hergestellten oder eingelegten Gegenstände. Ein Wechsel zwischen GWG-Sofortabschreibung und GWG-Sammelposten innerhalb eines Wirtschaftsjahres ist daher nicht möglich. Die Anwendung der GWG-Sofortabschreibung im Jahr 01 und des GWG-Sammelpostens im Jahr 02 (oder umgekehrt) hingegen schon.

Geringwertige Wirtschaftsgüter: Beispiele

Wirtschaftsgüter, die als geringwertige Wirtschaftsgüter hinsichtlich der selbstständigen Nutzungsfähigkeit anerkannt wurden

• Ausstellungsgegenstände
• Bestecke in Gaststätten, Hotels, Kantinen
• Bilder
• Bibliothek (eines Rechtsanwalts)
• Bücher (einer Leih- oder Fachbücherei)
• Datenträger
• Einrichtungsgegenstände in Läden, Werkstätten, Büros, Hotels, Gaststätten
• Fässer/Flaschen
• Grundausstattung einer Kfz-Werkstatt mit Spezialwerkzeugen
• Kisten/Transportkästen
• Lampen (Steh-, Tisch- und Hängelampen)
• Möbel
• Paletten zum Transport und zur Lagerung von Waren
• Regale (aus genormten Stahlregalteilen zusammengesetzt und nach ihrer betrieblichen Zweckbestimmung i.d.R. auf Dauer in dieser Zusammensetzung genutzt)
• Schreibtischkombinationsteile, die nicht fest miteinander verbunden sind
• Spezialbeleuchtungsanlagen in einem Schaufenster
• Trivial-Programme/Software (bis 410 EUR/800 EUR sind keine immateriellen Gegenstände und GWG-tauglich)
• Wäsche in Hotels

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Wirtschaftsgüter, die als geringwertige Wirtschaftsgüter hinsichtlich der selbstständigen Nutzungsfähigkeit nicht anerkannt wurden

• Autoradio
• Beleuchtungsanlage als Lichtband zur Beleuchtung in Fabrikräumen und Werkhallen
• Bestuhlung in Kinos und Theatern
• Bohrer i.V.m. Werkzeugmaschinen
• Drehbank mit als Antrieb eingebautem Elektromotor
• EDV-Kabel nebst Zubehör zur Vernetzung einer EDV-Anlage
• Elektromotor zum Einzelantrieb einer Maschine, einer Drehbank oder eines Webstuhls
• Ersatzteile für Maschinen
• Formen
• Fräser i.V.m. Werkzeugmaschinen
• Gerüst- und Schalungsteile sowie Schalungstafeln (genormt und technisch aufeinander abgestimmt)
• Kühlkanäle
• Leuchtstoffröhren/ Lichtbänder
• Maschinenwerkzeuge und ‑verschleißteile
• Peripheriegeräte einer PC-Anlage (nicht bei Kombinations-Geräten und bei externen Datenspeichern)
• Pflanzen von Dauerkulturen
• Sägeblätter in Diamantsägen und ‑gattern
• Stanzwerkzeuge i.V.m. Werkzeugmaschinen
• Technische Sicherheitseinrichtung

Unabhängig von der Aufführung in obiger Liste sind die GWG-Voraussetzungen individuell von jedem Betrieb bei jedem Einzelfall individuell zu prüfen.

Zusammenfassung GWG

Die GWG-Regelung ermöglicht es Steuerpflichtigen, Anlagegüter bis zu einer bestimmten Wertgrenze sofort abzuschreiben, anstatt sie über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zu aktivieren. Dafür müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, wie die Abnutzbarkeit, die Selbstständigkeit der Nutzungsfähigkeit und die Einhaltung der Höchstgrenze für Anschaffungs- oder Herstellungskosten.

Die Höchstgrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter für die Sofortabschreibung liegt derzeit bei 800 Euro (bzw. voraussichtlich zukünftig bei 1.000 Euro) netto. Die jeweiligen GWGs müssen dann in einem separaten Verzeichnis geführt werden. Güter unter 250 Euro können aus Vereinfachungsgründen direkt als Betriebsausgaben gebucht werden. Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern über 250 EUR und unter 1.000 EUR kann alternativ ein GWG-Sammelposten gebildet werden, der dann über eine Dauer von 5 Jahren abgeschrieben werden muss.

Die Entscheidung für die GWG-Sofortabschreibung oder den GWG-Sammelposten hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Höhe der Anschaffungskosten und die langfristige Gewinnplanung des Unternehmens. Beide Optionen bieten steuerliche Vorteile, erfordern jedoch eine sorgfältige Buchführung und Dokumentation.

Die Kenntnis der genauen Voraussetzungen und Grenzen der GWG-Regelungen ermöglichen den Steuerpflichtigen eine steueroptimale Verwendung von (geringwertigen) Wirtschaftsgüter.

Häufige Fragen (FAQ)

Was ist ein geringwertiges Wirtschaftsgut?

Geringwertige Wirtschaftsgüter sind abnutzbare, bewegliche Anlagevermögensgegenstände, die eine selbstständige Nutzungsfähigkeit besitzen und deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten netto 800 EUR nicht überschreiten. Sie können sofort oder über einen GWG-Sammelposten über 5 Jahre abgeschrieben werden.

Wie hoch ist die Grenze für GWG 2024?

Die Höchstgrenze für GWG liegt derzeit bei netto 800 EUR. Die Umsatzsteuer wird nicht mit eingerechnet. Güter unter 250 EUR können aus Vereinfachungsgründen direkt als Betriebsausgaben gebucht werden.

Wo sind geringwertige Wirtschaftsgüter gesetzlich verankert?

Die gesetzlichen Grundlagen für geringwertige Wirtschaftsgüter finden sich im Einkommensteuergesetz (EStG) in den Paragrafen § 6 Abs. 2 und Abs. 2a. Die Anwendung gilt sowohl für bilanzierende Steuerpflichtige als auch für Nutzer der Einnahme-Überschussrechnung (EÜR).

Welche Voraussetzungen müssen für die Anwendung von GWG erfüllt sein?

Abnutzbare, bewegliche Gegenstände des Anlagevermögens müssen selbstständig nutzbar sein und die Anschaffungs- oder Herstellungskosten dürfen netto 800 EUR nicht überschreiten. Zudem müssen sie in einem besonderen Verzeichnis geführt werden.

Was sind Beispiele für geringwertige Wirtschaftsgüter?

Beispiele sind Ausstellungsgegenstände, Bestecke in Gaststätten, Bilder, Möbel, Datenträger und Lampen. Es ist jedoch wichtig, die individuellen Voraussetzungen für jedes Wirtschaftsgut einzeln zu prüfen.

Was fällt nicht unter geringwertige Wirtschaftsgüter?

Immaterielle Güter, unbewegliche Wirtschaftsgüter wie Gebäude, sowie Gegenstände, die nicht selbstständig nutzbar sind oder Teil eines anderen Gegenstandes sind, fallen nicht unter die GWG-Regelungen.

Was ist der Unterschied zwischen GWG-Sofortabschreibung und GWG-Sammelposten?

Bei der GWG-Sofortabschreibung können einzelne GWG sofort im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden, während die Güter beim GWG-Sammelposten über mehrere Jahre einheitlich abgeschrieben werden, unabhängig von der Nutzungsdauer einzelner Gegenstände.

Der Beitrag Geringwertige Wirtschaftsgüter 2024 – alle Voraussetzungen und Grenzen für die steueroptimale Verwendung wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Für die körperliche Bestandaufnahme gibt es verschiedene Inventurarten wie die Stichtagsinventur, die permanente Inventur und die zeitverschobene Inventur. Jede dieser Methoden birgt spezifische Vorteile und Anforderungen, um eine korrekte Bestandserfassung zu gewährleisten. Dieser Ratgeber als kostenloser Leitfaden für Praxisanwender zeigt Ihnen, worauf Sie achten müssen – damit Ihre nächste Inventur in der Praxis problemlos durchschnurrt.

Definition von Inventur: Inventurarten einfach erklärt

Damit eine Bilanz aufgestellt werden kann, müssen die einzelnen Vermögensgegenstände (Inventare) eine Unternehmens erfasst werden (§ 240 HGB). Sie bilden die wertmäßigen Inhalte der Bilanz.

Diese Erfassung erfolgt bei bestimmten Bereichen der Bilanz mittels körperlicher Bestandausnahme: das berühmte Zählen, Messen, Wiegen. Diese körperliche Aufnahme wird „Inventur“ genannt und kommt in der Praxis insbesondere bei der Erfassung des Vorratsvermögens (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse, Waren) zum Einsatz.

Definition Inventur

Stichtagsbezogene körperliche oder buchmäßige Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens, die in der Bilanz dem Grunde nach angesetzt werden müssen.

Um nicht alles ausnahmslos körperlich und mühevoll erfassen zu müssen, kann das Vorratsvermögen auch mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden (z. B. Stichproben) ermittelt werden. Voraussetzung ist, dass das Ergebnis dem einer körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommt (§ 241 Abs. 1 HGB). Als weitere Inventurerleichterungen können die Gruppenbewertung und der Festwert angewendet werden.

Inventurarten

Welche Inventurarten gibt es nach Gesetz und in der Praxis? Neben der Stichtagsinventur kommen die permanente Inventur und die zeitverschobene Inventur zum Einsatz.

Zeitnahe Inventur – der Standard zum oder um den Stichtag

Es ist erforderlich, eine korrekte Inventur entweder am Tag des Jahresabschlusses (Stichtag) oder innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Stichtag durchzuführen. Liegt die tatsächliche Bestandsaufnahme vor oder nach dem Stichtag, müssen Bestandsveränderungen zwischen dem Inventurzeitpunkt und dem Bilanzstichtag berücksichtigt werden.

Permanente Inventur – Vorteile für Erfasser und Unternehmen

Die Bestandsaufnahme kann auch durch eine sogenannte „permanente Inventur“ erfolgen, bei der der Lagerbestand zum Bilanzstichtag anhand von Lagerbüchern (z.B. computergestützte Lagerverwaltung) in Bezug auf Art und Menge ermittelt wird. Es ist jedoch erforderlich, den Buchbestand mindestens einmal im Geschäftsjahr durch körperliche Bestandsaufnahme zu überprüfen; dies braucht dann nicht zum Stichtag erfolgen. Dieser Bestand wird dann laufend (permanent) fortgeschrieben.

Voraussetzungen für diese Inventurart sind:

• In den Lagerbüchern und IT-Systemen müssen alle Bestände sowie alle Zugänge und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge (Stückzahl, Gewicht oder Kubikinhalt) eingetragen und belegmäßig nachgewiesen werden
• In jedem Jahr muss mindestens einmal durch eine Inventur geprüft werden, ob das Vorratsvermögen, das in den Lagerbüchern oder IT-Systemen ausgewiesen wird, mit den tatsächlich vorhandenen Beständen übereinstimmt. Die Prüfung braucht nicht gleichzeitig für alle Bestände vorgenommen zu werden. Sie darf sich aber nicht nur auf Stichproben oder die Verprobung eines repräsentativen Querschnitts beschränken Die Lagerbücher und IT-Systeme sind nach dem Ergebnis der Prüfung zu berichtigen. Der Tag der körperlichen Bestandsaufnahme ist in den Lagerbüchern oder Lagerkarteien zu vermerken.
• Über die Durchführung und das Ergebnis der Inventur sind Aufzeichnungen (Protokolle) anzufertigen, die unter Angabe des Zeitpunkts der Aufnahme von den aufnehmenden Personen zu unterzeichnen sind.

Sie wird in der Regel nicht akzeptiert für Vermögensgegenstände mit hohem Wert, einem großen Schwund oder erheblichen Mengendifferenzen.

Details zu dieser Inventurart verrät der eigenen Blog-Beitrag „Permanente Inventur – Vorteile dieses Inventurverfahrens im Unternehmen nutzen„, der sich ausschließlich mit diesem Inventurverfahren beschäftigt.

Verlegte Inventur / Zeitverschobene Bestandsaufnahme

Die Bestandsaufnahme kann in den letzten drei Monaten vor oder den ersten zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden, vorausgesetzt, eine ordnungsgemäße Bewertung zum Bilanzstichtag ist durch Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren gewährleistet.

Beispiel Zeitverschobene Inventur

Die AllesZählen GmbH führt eine vorgelagerte, körperliche Bestandsaufnahme am 31.10.2023 durch und will den Inventurwert zum Bilanzstichtag am 31.12.2023 mittels Fortschreibung erfassen. Zum 31.10.2023 ergab die Inventur einen Bestand in Höhe von 25.000 EUR. Zwischen dem 1.11.2023 und dem 31.12.2023 erfolgten Wareneingänge im Umfang von 8.000 EUR und Warenausgänge (Wareneinsatz) von 12.000 EUR.

Der Inventurwert zum Bilanzstichtag 31.12.2023 wird wie folgt ermittelt:

Eine verlegte Inventur kann in der Regel nicht angewendet werden, wenn es sich um Vermögensgegenstände mit

• hohem Wert,
• hohem Schwund oder
• starken Preisschwankungen handelt.

Umfang der Inventur – Inventarliste

Es ist von großer Bedeutung, dass über die verwendeten Inventarlisten der Nachweis erbracht werden kann, dass alle Vermögensgegenstände vollständig aufgeführt wurden. In diesem Zusammenhang sollte Folgendes beachtet werden.

Inventarliste Rohstoffe

Zentrale Posten der Vorratsinventur sind die Rohstoffe. Hierunter zählen die Bestandteile oder Materialien, die zur Herstellung oder Produktion von Endprodukten verwendet werden. Sie sind in der Regel noch nicht in den Fertigungsprozess eingegangen und wurden nicht verarbeitet. Stattdessen werden sie als Lagerbestände gehalten, um sie zu einem späteren Zeitpunkt in den Fertigungsprozess einzubringen.

Wichtig für die Stichtagsinventur ist, dass nicht nur die im Lager befindlichen Rohstoffe, sondern auch die an den (Produktions-) Maschinen stehenden Bestände aufgenommen werden.

Inventarliste Hilfs- und Betriebsstoffe

Es ist wichtig, auch die vorhandenen Hilfs- und Betriebsstoffe bei der Stichtagsinventur zu erfassen. Ein Beispiel für einen Hilfsstoff wäre der Leim in der Möbelherstellung. Zu den Betriebsstoffen gehören beispielsweise Heizmaterial sowie Benzin und Öl für Kraftfahrzeuge. In der Regel reicht es aus, sie mit einem angemessenen, geschätzten Wert zu erfassen.

Eine genaue Inventur – ohne Schätzungen – ist jedoch für Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Verpackungsmaterial erforderlich, wenn entweder hohe Werte vorliegen oder die Bestände an den Bilanzstichtagen erheblich schwanken.

Inventarliste Unfertige und fertige Erzeugnisse

Bei der Bilanz versteht man unter unfertigen Erzeugnissen diejenigen Produkte, die sich noch im Produktionsprozess befinden und noch nicht vollständig fertiggestellt sind. Sie sind also noch nicht für den Verkauf bereit. Fertige Erzeugnisse hingegen sind bereits vollständig produziert und stehen zum Verkauf zur Verfügung.

Es muss aus den Inventurunterlagen ersichtlich sein, wie die Bewertung der noch nicht fertiggestellten (unfertigen) und bereits fertigen Erzeugnisse erfolgt ist. Das bedeutet, dass die Ermittlung der (anteiligen) Herstellungskosten nachvollziehbar und belegbar dokumentiert werden muss. Zudem sollte bei den unfertigen Erzeugnissen der Fortschritt des Fertigungsprozesses angegeben werden.

Inventarliste unterwegs befindliche Ware / schwimmende Waren

Waren, die sich auf dem Transportweg befinden und wirtschaftlich zum Vermögen des (ausliefernden) Unternehmens gehören (unterwegs befindliche Ware), müssen ebenfalls in den Inventurbestand aufgenommen werden.

Beispiel

Die AufdenletztenDrücker OHG versendet einen Auftrag am 29.12.2023 an den Kunden. Als Lieferbedingung ist „frei Haus“ vertraglich vereinbart; die Zustellung der Ware beim Kunden erfolgt jahreswechselbedingt erst am 3.1.2024.

Die OHG darf den Verkauf an den Kunden noch nicht als Erlös behandeln, da der Kunde noch nicht die Verfügungsmacht über die Lieferung hat. Die Lieferung ist aufgrund der Lieferbedingung „frei Haus“ noch der OHG zuzurechnen – mit der Folge, dass die Ware bei der Stichtagsinventur als unterwegs befindliche Ware geführt werden muss.

Wenn eigene Waren in Räumen gelagert werden, die nicht im direkten Zugriff des Unternehmens sind (z. B. externe Lagerung bei Spediteuren), sind diese ebenfalls bei der (eigene) Inventur zu berücksichtigen. In der Regel wird der externe Lagerhalter gebeten, eine Stichtagsinventur vorzunehmen, um die Bestände zu erfassen.

Inventarliste Kommissionswaren

„Kommissionswaren“ sind Produkte, die ein Unternehmen im Auftrag eines anderen Unternehmens verkauft, verwaltet oder lagert. Die Waren sind also, solange sie (noch) nicht verkauft sind, im Eigentum des auftraggebenden Unternehmens. Sie sind somit nicht bei dem Unternehmen in der Inventur zu erfassen, das die Produkte lagert, sondern bei dem Unternehmen, in dessen Eigentum (nicht Besitz!) die Produkte stehen.

Praxistipp

Sind Sie Eigentümer von Kommissionswaren, fordern Sie das Unternehmen, das die Produkte lagert und verkauft frühzeitig auf, die Bestande körperlich zu erfassen und rechtzeitig zu melden. Versenden Sie dafür Ihre Inventurlisten, die das Kommissions-Unternehmen dann zum Stichtag auszufüllen hat.

Nehmen Sie die Ergebnisse mit Kennzeichnung des (externen) Lagerorts in Ihr Inventar auf und führen Sie ganz normal eine Bewertung durch.

Beschädigte Waren

Beschädigte, minderwertige und wertlose Waren sind bei der Inventurerfassung ebenfalls bestandsmäßig aufzunehmen, auch wenn die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass sie verschrottet werden und somit wertlos sind. Die Bewertung dieser körperlich vorhandenen Waren kann dann – je nach Zustand und Wiederverkaufsmöglichkeiten – mit einem Abschlag oder gar mit 0 EUR erfolgen.

Inventarisierung des beweglichen Anlagevermögens

Bestandsverzeichnis

Im Inventar müssen grundsätzlich alle beweglichen Gegenstände des Unternehmens aufgenommen werden. Dazu gehört – auch wenn das in der Praxis meist nicht bekannt ist und nicht erfolgt – das Anlagevermögen; selbst wenn die Gegenstände bereits abgeschrieben sind.

Eine physische Aufnahme des Anlagevermögens ist jedoch nicht erforderlich, wenn ein fortlaufendes Anlagenverzeichnis geführt wird. In diesem Verzeichnis muss jeder Zugang und Abgang kontinuierlich geführt werden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Sofort abgeschriebene geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) müssen in einem speziellen Verzeichnis oder auf einem separaten Buchungskonto geführt werden, sofern ihre Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 250 Euro und 800 Euro liegen. Eine spezielle Aufnahme in ein Inventurverzeichnis ist daher nicht erforderlich.

Für Wirtschaftsgüter mit Kosten zwischen 250 Euro und 1.000 Euro, die in den sogenannten Sammelposten aufgeführt sind, gibt es keine zusätzlichen Aufzeichnungspflichten außer der Erfassung des Zugangs; sie müssen ebenfalls nicht im Inventar vermerkt werden.

Leasinggegenstände

Im Anlagenverzeichnis müssen Leasinggegenstände aufgenommen werden, sofern sie bilanziell dem Leasingnehmer (Unternehmen) zugeordnet sind. Dies ist anhängig von der Vertragsgestaltung und beispielsweise der Fall, wenn die Grundmietzeit weniger als 40% oder mehr als 90% der Nutzungsdauer ausmacht oder bei Leasingverträgen mit Kaufoption.

Praxistipp

Prüfen und dokumentieren Sie zu Beginn des Leasings, wem der Leasinggegenstand bilanziell zuzuordnen ist. Wenn dies von Anfang an geklärt ist, kann die korrekte Zuordnung zum Bestandsverzeichnis durch den Unternehmer erfolgen.

Forderungen und Verbindlichkeiten

Zur Inventur gehört ebenfalls die Erfassung aller offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Hierfür müssen Listen erstellt werden, in denen die Salden für Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lieferanten) aufgeführt sind. Auch der Besitz von Vermögenswerten sowie Schuldenwechsel – sofern die heute noch im Umlauf sind – müssen einzeln aufgenommen werden.

Die Saldenlisten sind nach Kontokorrentkonten getrennt und zwischen Forderungen und Verbindlichkeiten differenziert aufzustellen.

Inventur-Bewertungsverfahren

Einzelbewertung und Gruppenbewertung

Grundsätzlich müssen bei der Inventur die einzelnen Vermögensgegenstände des Unternehmens einzeln erfasst und bewertet werden. Es ist jedoch möglich, gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens sowie andere gleichartige oder annähernd gleichwertige bewegliche Vermögensgegenstände und Schulden zu Gruppen zusammenzufassen und mit einem Durchschnittspreis zu bewerten (§ 240 Abs. 4 HGB) – die sogenannte Gruppenbewertung.

Voraussetzung ist, dass dies – wie so oft – den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht.

Neben der Durchschnittsbewertung kommt als vereinfachtes Bewertungsverfahren auch ein Verbrauchsfolgeverfahren wie beispielsweise bei Brennstoffvorräten (sogenanntes Lifo-Verfahren) in Betracht.

Hinweis

Beim Lifo-Verfahren (Lifo steht für „last in – first out“), wird davon ausgegangen, dass die zuletzt eingelagerten Gegenstände zuerst wieder aus dem Lager entnommen werden. Somit verbleiben die alten Waren als „eiserne Bestände“, die dann bei der Inventurbewertung relevant sind.

Das Lifo-Verfahren ist also bei Betrieben ohne verderblicher Ware (z. B. ein stahlverarbeitendes Unternehmen) sinnvoll; nicht jedoch bei Lebensmittel-Einzelhändlern.

Festwert Inventur

Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe können unter bestimmten Bedingungen mit einer konstanten Menge und einem gleichbleibenden Wert (Festwert) bewertet werden.

Voraussetzung ist, dass der Bestand nur geringfügige Veränderungen in Größe, Wert und Zusammensetzung unterliegt und die Gesamtwertigkeit für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung ist. Diese Bewertungsmethode wird in der Praxis beispielsweise bei Werkzeugen, Schrauben, Flaschen, Fässern und Verpackungsmaterial angewendet.

Die Gegenstände, die durch Festwerte ermittelt sind, müssen regelmäßig nur alle drei Bilanzstichtage aufgenommen werden. Für Gegenstände im beweglichen Anlagevermögen muss spätestens alle fünf Bilanzstichtage eine physische Bestandsaufnahme erfolgen. Wenn dabei ein um mehr als 10 % höherer Wert festgestellt wird, gilt dieser neue Wert als maßgebend für die Inventurbewertung.

Durchführung der Inventuraufnahme

Bei der körperlichen Bestandsaufnahme werden die vorhandenen Vermögensgegenstände einzeln und vollständig aufgenommen. Um dies zu gewährleisten, sind Inventurteams aufzustellen, bestehend aus einem Zähler und einem Schreiber, die dann jeden Ort der Inventuraufnahme (z.B. Lager, Verkaufsräume, Werkstatt) durchgehen und erfassen.

Praxistipp

Wenn Ihr Unternehmen wirtschaftsprüfungspflichtig ist, nehmen Sie vor Durchführung der Stichtagsinventur unbedingt Kontakt mit Ihrem Steuerberater oder Abschlussprüfer auf. Die Inventurerfassung ist Gegenstand der Abschlussprüfung und erfordert in der Regel ein Begleiten der Inventurerfassung durch einen der Prüfer.

Folgende Punkte sind bei der Inventuraufnahme wichtig:

• Erfassung in der Reihenfolge der räumlichen Lagerung
• Kennzeichnung aller erfassten Gegenstände (Vermeidung Doppelerfassung)
• keine Materialbewegungen während der Erfassung (Produktionsstillstand)
• eindeutige Bezeichnung aller erfassten Gegenstände (z. B. Warennummer oder Artikelname).
• Erfassung von Menge und Mengeneinheit für jeden Gegenstand

Die Inventurlisten und Unterlagen müssen nummeriert und von dem Zähler als auch dem Schreiber unterschrieben werden. Korrekturen während oder nach der Inventurerfassung müssen ebenfalls dokumentiert werden.

Die Inventurunterlagen müssen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden.

Bewertung und Abschluss bei allen Inventurarten

Die Bewertung der erfassten Inventurgegenstände basiert bei allen Inventurarten auf den Anschaffungs- oder Herstellungskosten der Gegenstände. Zu den Anschaffungskosten gehören alle Kosten, die anfallen, um den Gegenstand zu erwerben. Dazu gehören auch Nebenkosten wie Transportkosten, Verladungskosten, Versicherungskosten, Eingangszölle und Einlagerungskosten; auch wenn diese nachträglich anfallen sollten. Skonti und Rabatte mindern die Anschaffungskosten.

Bei den Herstellungskosten müssen zwingend die einzelnen steuerlichen und handelsrechtlichen Kosten (Materialkosten, Fertigungskosten) berücksichtigt werden. Diese sind variable Kosten, die direkt dem Gegenstand zugeordnet werden können.

Die Bewertung muss zweifelsfrei überprüfbar sein. Dies erfordert u.a. eine präzise Bezeichnung der Ware (Qualität, Größe, Abmessungen). Falls notwendig, sollten Informationen zu Einkaufsrechnungen, Lieferanten oder Kalkulationsunterlagen angegeben werden, sofern diese nicht sofort aus der Artikelbezeichnung oder -nummer ersichtlich sind. Wenn eine Wertminderung (wie z.B. Teilwertabschreibung) geltend gemacht wird, müssen sowohl die Gründe als auch die Höhe hierfür nachgewiesen werden.

Zusammenfassung Inventurarten

Die Inventur, eine körperliche oder buchmäßige Bestandsaufnahme von Vermögensgegenständen und Schulden, ist für die Bilanzierung essentiell. Hierfür können verschiedene Inventurarten wie die stichtagsbezogene, permanente und zeitverschobene Inventur zum Einsatz kommen.

Ziel der Inventurerfassung sind Rohstoffe, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse, unterwegs befindliche Ware und Kommissionswaren. Grundsätzlich ist ebenfalls die Inventur des beweglichen Anlagevermögens notwendig, dies kann unterbleiben, wenn ein fortlaufendes Anlagenverzeichnis geführt wird, in dem jeder Zugang und Abgang kontinuierlich abgebildet wird.

Bei der Bewertung kommen in der Praxis Bewertungsverfahren wie Einzelbewertung, Gruppenbewertung und Festwerte zum Einsatz.

Häufige Fragen (FAQ): Inventur / Inventurarten

Was ist eine Inventur und warum ist sie für die Bilanz wichtig?

Die Inventur ist eine systematische Erfassung und Bewertung aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie ist für die Bilanzierung entscheidend, da sie die Grundlage für die korrekte Darstellung des Unternehmensvermögens und der Verbindlichkeiten in der Bilanz bildet.

Welche Inventurarten gibt es?

Es existieren verschiedene Inventurarten: Die Stichtagsinventur wird zum Bilanzstichtag durchgeführt, die permanente Inventur erfolgt fortlaufend und die zeitverschobene Inventur kann drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag erfolgen.

Welche Vermögensgegenstände müssen bei einer Inventur des Vorratsvermögens berücksichtigt werden?

Es müssen Rohstoffe, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse sowie unterwegs befindliche Waren berücksichtigt werden. Auch beschädigte oder minderwertige Waren müssen trotz möglicher Wertlosigkeit erfasst werden.

Wie werden geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) in der Inventur behandelt?

Geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250 und 800 Euro müssen in einem speziellen Verzeichnis oder auf einem separaten Buchungskonto gebucht werden. Sie benötigen keine separate Aufnahme im Inventarverzeichnis.

Wie erfolgt die Bewertung der erfassten Inventurgegenstände?

Die Bewertung der erfassten Inventurgegenstände basiert auf den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die nachvollziehbar dokumentiert werden müssen. Diese beinhalten auch Zusatzkosten wie Transport oder Lagerung sowie die Möglichkeit einer möglichen Wertminderung, die ebenfalls begründet werden muss.

Der Beitrag Inventur 2024: Von Inventurarten über permanente Inventur – ein Leitfaden für Praxisanwender wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.

Doch wie kann die Datenqualität im Unternehmen in den Köpfen der Führungskräfte und Mitarbeiter erfasst und verstanden werden? Dieser Blogbeitrag behandelt das Thema Datenqualität aus betriebswirtschaftlicher Sicht und verdeutlicht die Qualität der Daten anhand 11 Kriterien. Zudem wird auf die Möglichkeiten zum Messen und Verbessern des Datenschatzes eingegangen.

Einwandfreie Daten sind der Grundstein für vertrauenswürdige und aussagekräftige Informationen – ein Schlüsselfaktor für den Erfolg jedes Unternehmens.

Datenqualität: Definition – Was ist Datenqualität?

Datenqualität bezeichnet die Güte und Verlässlichkeit von Daten (Zustand) für den vorgesehenen Verarbeitungs- und Verwendungszweck in Bezug auf diversen Kriterien wie Genauigkeit, Vollständigkeit, Konsistenz, Aktualität und Relevanz. Eine hohe Datenqualität stellt sicher, dass die Daten frei von Fehlern, unnötigen Doppelungen (Redundanzen) und Widersprüchlichkeiten (Inkonsistenzen) sind, um vertrauenswürdige und aussagekräftige Informationen zu gewährleisten.

Die Daten von Unternehmen sind Aktivposten – vergleichbar mit technischen Anlagen und Maschinen. Die besitzen einen Wert, der zum Unternehmenserfolg beiträgt. Je höher die Qualität der Daten dabei ist, desto wahrscheinlicher ist die gewinnbringende Nutzung der Daten. Die Datenqualität sollte daher regelmäßigen Analysen unterliegen, bevor sie in die Verarbeitung und Grundlage für unternehmerische Entscheidungen werden.

Schlechte Datenqualität – Was sind die Folgen?

Unter schlechter Datenqualität versteht man in einem Unternehmen das Vorhandensein von fehlerhaften, unvollständigen oder veralteten Informationen. Dies kann zu einer Vielzahl von negativen Auswirkungen führen und den Geschäftserfolg erheblich beeinträchtigen.

Ein Hauptproblem schlechter Datenqualität ist der Verlust an Vertrauen bei Kunden und Partnern. Wenn beispielsweise falsche Kontaktdaten gespeichert sind oder Bestellungen aufgrund unvollständiger Produktinformationen fehlerhaft bearbeitet werden, leidet die Glaubwürdigkeit des Unternehmens. Kunden könnten abwandern und Partnerschaften gefährdet sein, was sich langfristig negativ auf den Absatz auswirkt.

Des Weiteren kann eine mangelnde Datenqualität zu ineffizienten Arbeitsprozessen führen. Mitarbeiter müssen unnötige Zeit mit der Korrektur von Fehlern oder dem Suchen nach richtigen Informationen verbringen. Dadurch werden nicht nur wertvolle Ressourcen verschwendet, sondern es besteht auch ein erhöhtes Risiko für Fehler. Diese können wiederum zu weiteren Problemen wie etwa Lieferverzögerungen oder Qualitätsmängeln führen.

Beispiel

Durch einen Softwarefehler beim E-Commerce Unternehmen LosKaufDas KG wurden Kundendaten teilweise falsch gespeichert, sodass Rechnungs- und Lieferadressen nicht korrekt übermittelt wurden. Als Resultat kam es vermehrt zu kostenpflichtigen Rücksendungen und Beschwerden, was einen erheblichen Kundenservice-Aufwand verursachte.

Zusätzlich wurden Bestellungen verzögert bearbeitet, da die richtigen Informationen erst manuell recherchiert werden mussten. Infolgedessen sank das Kundenvertrauen und die LosKaufDas KG verzeichnete durch die mangelhafte Datenqualität einen spürbaren Umsatzrückgang.

Schlechte Datenqualität kann aber auch in andren Unternehmensbereichen negative Folgen haben, beispielsweise:

• fehlerhafte Produktionsdaten führen zu Ausschuss-Produktionen
• Umsatzrückgänge durch falsche Preise in den Datensystemen
• erhöhte Versandkosten durch Mehrfachbelieferungen
• unnötige Kontaktaufnahme bei Kunden durch falsche Datenbestände
• unnötige Lagerbestände durch fehlerhafte Bedarfsermittlung
• falsche Management-Entscheidungen
• verzögerter Geldeingang durch unzureichende Daten bei den Zahlungsbedingungen
• geringere Mitarbeiterproduktivität durch manuelles Nacharbeiten
• Schwächung der Unternehmensreputation durch Datenpannen
• Höhere Kosten für die Datenbereinigung

Kriterien für Datenqualität

Erfahrungsgemäß werden die nachfolgenden 11 Datenqualitätskriterien (Data Quality Dimensions) zur Beurteilung der Datenqualität angewendet. In den meisten Fällen erfolgt jedoch nicht die gleichzeitige Anwendung aller Kriterien, sondern es wird eine Auswahl entsprechend des Sinns und Zwecks getroffen.

Insbesondere bei der erstmaligen Festlegung von Datenqualitätskriterien wird empfohlen, die offensichtlichsten 2 bis 3 Datenqualitätskriterien zu verwenden. Erfahrungsgemäß bestehen diese in der Regel aus den ersten 6 aufgeführten Kriterien. Im Laufe der Zeit können zusätzliche Kriterien im Rahmen eines iterativen Prozesses und einer erhöhten Lernkurve hinzugefügt werden.

Vollständigkeit

Das Kriterium der Vollständigkeit ist erfüllt, wenn alle unbedingt notwendigen und geforderten Bestandteile (Attribute) im entsprechenden Datensatz vorhanden sind. Die erforderlichen Attribute werden sowohl durch die Pflichteingabefelder als auch durch individuell geforderte Zusatzfelder definiert.

Zum Beispiel ist eine Kundennummer ein Pflichteingabefeld zur eindeutigen Identifizierung und Unterscheidung. Während ein Kundenname mehrfach vorkommen kann (z.B. die Huber KG in München und die Huber KG in Nürnberg), darf eine Kundennummer niemals doppelt vorhanden sein. Auf der anderen Seite benötigt ein Kunden-Datensatz zur Vollständigkeit keinen Eintrag im Datenfeld „Postfach“, da nicht alle Kunden ein Postfach besitzen.

Das Datensatz-Attribut „Kundennummer“ hingegen identifiziert den Kunden und muss (Vollständigkeit) immer vorhanden sein.

Eindeutigkeit

Jeder einzelne Datensatz muss eindeutig interpretierbar sein, sowohl für sich allein als auch im Vergleich zu anderen Datensätzen. Wenn es beispielsweise in einer Datenbank zwei Einträge gibt, die bis auf einen einzigen Datenpunkt identisch sind, können beide nicht mehr eindeutig interpretiert werden.

Es bestehen dann Zweifel, ob es sich tatsächlich um zwei verschiedene Datensätze handelt und bezüglich des abweichenden Datenpunkts ist unklar, welche Eingabe korrekt ist oder ob möglicherweise beide fehlerhaft sind.

Beispiel

Zwei Einträge in der Kontaktdatei sind bis auf die Mobiltelefonnummer in Bezug auf den anderen Datensatzeintragungen (Name, Firma, E-Mail usw.) komplett identisch. Die beiden Datensätze sind daher nicht eindeutig interpretierbar; es ist nicht erkennbar, welcher Datensatz korrekt und welcher fehlerhaft ist.

Korrektheit

Das Datenqualitätskriterium Korrektheit ist gegeben, wenn die Eingabewerte der Daten mit der Realität übereinstimmen. Die Überprüfung dieser grundlegenden Korrektheit ist relativ einfach und kann beispielsweise anhand der Anzahl von Ziffern, beispielsweise bei Umsatzsteuer-Identifikationsnummern oder Postleitzahlen erfolgen.

Jedoch kann sie auch einen höheren Aufwand erfordern, insbesondere bei automatisierter Prüfung von Kundenanschriften. Diese automatisierte Abgleichung erfordert einen bestätigten und korrekten Ist-Bestand sowie technische Verfahren, um den Abgleich durchzuführen.

Beispiel

Eine im Datenbestand hinterlegte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit der Zeichenfolge „DE123456“ kann nicht korrekt sein, da nach dem Ländercode „DE“ ein neunstelliger Zifferncode folgt.

Aktualität

Es ist von grundlegender Bedeutung, dass die eingegebenen Daten mit der tatsächlichen Realität übereinstimmen, um als korrekt zu gelten. Doch zusätzlich dazu erfordert Aktualität auch, dass diese Daten den aktuellen Zustand der Realität widerspiegeln.

Beispiel

Die Telefonnummer eines Kunden im Format +49 30 123456789 mag korrekt sein, aber nicht mehr aktuell, da der Kunde zwischenzeitlich nach Hamburg umgezogen ist.

Genauigkeit

Datensätze sollten nicht nur vollständig, korrekt und aktuell sein; die Dateneingabe muss ebenfalls präzise erfolgen. Die Präzision der Daten ist dann gegeben, wenn die Daten in der geforderten Exaktheit vorliegen. Der Grund für diese Forderung nach „Genauigkeit“ kann technischer oder organisatorischer Natur sein.

Es kann beispielsweise notwendig sein, Daten in einer speziellen Form bereitzuhalten, um sie technisch korrekt in nachfolgenden Systemen weiterverarbeiten zu können. Möglich wäre aber auch eine organisatorische Vorgabe, um die Vergleichbarkeit von Daten zu erleichtern.

Beispiel

In einer Datenbank müssen Datumsangaben im Format „TT.MM.JJJJ“ eingegeben werden. Eine Eingabe eines Datensatzes mit der Ausprägung „28.12.23“ ist zwar korrekt und (vermutlich) aktuell, aber erfüllt nicht die Anforderungen an die Genauigkeit, da es „28.12.2023“ heißen müsste.

Konsistenz

Das Datenqualitätskriterium Konsistenz erfordert, dass die Daten den festgelegten Integritätsvorgaben entsprechen und somit in dieser Hinsicht korrekt sind. Es ist wichtig, dass ein Datensatz keine offensichtlichen Widersprüche sowohl innerhalb des Datensatzes als auch zu anderen Datensätzen aufweist.

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Diese Widersprüche können entweder auf logischen Zusammenhängen basieren (zum Beispiel muss das Eintrittsdatum von Mitarbeitern nach deren Geburtsdatum und vor dem aktuellen Tagesdatum sein) oder interne Vorgaben betreffen (Personenkonten in der Finanzbuchhaltung haben 5 Stellen).

Redundanzfreiheit

Redundanz tritt auf, wenn gleiche Informationen mehrfach in einer Informationsquelle vorhanden sind und die betroffene Information ohne Datenverlust an einem der Speicherorte gelöscht werden könnte. Es ist nicht unbedingt erforderlich, dass Duplikate vorliegen. Redundanz besteht bereits dann, wenn beispielsweise Kundenstammdaten wie Kontaktdaten parallel in zwei Systemen gespeichert sind.

Beispiel

Die telefonischen Kontaktdaten des Geschäftsführers der IchRufDichAn GmbH sind sowohl im Datenbestand der Finanzbuchhaltung als auch in der Kontaktdatenbank der Telefonanlage gespeichert. Die Kontaktdaten sind somit im Unternehmen redundant und könnten problemlos in einem der Bestände gelöscht werden.

Beachten Sie aber, dass Redundanz nicht immer negativ ist – manchmal wird sie bewusst herbeigeführt. So wird Ihre IT-Abteilung einen Sicherungsbestand der Unternehmensdaten (hoffentlich) immer zusätzlich an eine externen Ort (z. B. Bankschließfach) aufbewahren. Diese Daten sind redundant, aber bewusst und aus Gründen der IT-Sicherheit (Backup-Strategie).

Relevanz

Um die Anforderung der Relevanz zu erfüllen, müssen Datensätze den entsprechenden Informationsbedarf abdecken. Wenn beispielsweise der Geschäftsführer die Datensätze aller ausländischen Lieferanten benötigt, ist ein enthaltener Datensatz eines italienischen Lieferanten nicht relevant.

Beispiel

Bei der Erstellung von Quartalsberichten sind ausschließlich die Ausgangsrechnungen relevant, deren Ausstellungsdatum innerhalb des betreffenden Quartals liegt. Beim Vergleich verschiedener Berichte desselben Quartals fällt auf, dass sich die Ergebnisse immer wieder unterscheiden. Dies ist darauf zurückzuführen, dass gelegentlich auch Rechnungen einbezogen werden, die für das definierte Quartal nicht relevant sind.

Einheitlichkeit

Das Datenqualitätskriterium Einheitlichkeit wird gewährleistet, wenn artgleiche Werte einheitlich eingegeben werden; dies gilt insbesondere für Texteingaben. Um Fehlinterpretationen und Fehler zu vermeiden, sollten bestimmte Texteingabefelder mit internen Vorgaben versehen sein, um die Einheitlichkeit der Daten sicherzustellen.

Beispiel

Mangels interner Vorgaben zur Eingabe von Städtenamen sind in einem Datenbestand für den Eintrag „München“ folgende uneinheitliche Schreibweisen aufgetaucht:

• München
• Muenchen
• MÜNCHEN
• MUENCHEN
• Munich
• MUNICH
• M Ü N C H E N

Beim Datenfeld „Stadt“ ist daher das Datenqualitätskriterium Einheitlichkeit nicht erfüllt.

Zuverlässigkeit

Die Zuverlässigkeit und Nachvollziehbarkeit der Entstehung von Daten sind unerlässlich, insbesondere in einer Zeit, in der die Bedeutung von Massendaten beispielsweise im Sog der Künstlichen Intelligenz immer weiter steigt. Die Zuverlässigkeit von Datensätzen und deren Entstehung und Verarbeitung stellt ein wichtiges Qualitätsmerkmal dar.

Beispiel

Im Rahmen des Unternehmensreportings wurde festgelegt, dass täglich bis 12:00 Uhr eine definierte Menge an Daten vom Abrechnungssystem an das Buchhaltungssystem übermittelt werden soll. Im Verlauf der Zeit stellte sich jedoch heraus, dass entweder die Datenlieferung verspätet erfolgte oder nur ein Teil der vereinbarten Daten geliefert wurde. Die Zuverlässigkeit der (übermittelten) Daten war nicht gegeben.

Verständlichkeit

Um eine hohe Qualität der Daten zu gewährleisten, ist es wichtig, dass die Informationen gut verständlich sind. Die Datensätze sollten in Bezug auf ihre Struktur, Beschaffenheit und Begrifflichkeit so vorbereitet sein, dass sie von der bearbeitenden Stelle entsprechend interpretiert und verstanden werden können.

Es ist also nicht hilfreich, einem Mitarbeiter in der Buchhaltung eine Tabelle mit unbearbeiteten Spaltenüberschriften aus der ursprünglichen Datenbanktabelle zur Verfügung zu stellen. Ein Programmierer mag gute Gründe haben, das Datenbankfeld „Stadt“ mit „txt_RESIDENCE_40“ zu benennen.

Wenn diese unkommentierte Bezeichnung als Spaltenüberschrift in einer Informations-Tabelle angezeigt wird, ist der Benutzer gezwungen anhand der Werte eine (so gut wie möglich) logische Interpretation über deren Bedeutung vorzunehmen oder bei Unsicherheiten weitere Erläuterungen einzuholen. Verständlich geht in diesem Zusammenhang anders.

Datenqualität messen

Um die Datenqualität zu messen, müssen zunächst klare Kriterien festgelegt werden. Hierbei spielen die bereits erwähnten und erläuterten Datenqualitätskriterien eine Rolle: Vollständigkeit, Aktualität, Genauigkeit und Konsistenz usw.

Anhand dieser Kriterien lässt sich dann eine Bewertung vornehmen, um Schwachstellen in den vorhandenen Datenbeständen aufzudecken.

Ein bewährter Ansatz zur Messung der Datenqualität ist die Durchführung von Stichprobenanalysen. Dabei werden repräsentative Teilmengen Ihrer Datensätze ausgewählt und einer gründlichen Prüfung unterzogen. Auf diese Weise lassen sich mögliche Fehlerquellen identifizieren und gezielt beheben.

Beispiel

Das Geburtsdatum natürlicher Personen ist häufig mit dem Wert „01.01.1900“ belegt. Heute kann man davon ausgehen, dass keine Personen leben, die tatsächlich das Geburtsjahr 1900 (über 120 Jahre alt!) haben. Es ist zu prüfen, bei wie vielen Einträgen das Geburtsdatum 01.01.1900 vorkommt (fehlerhafte Daten) und wie hoch der Anteil zu allen Datensätzen ist.

Daten mit „01.01.1900“: 6 Datensätze

Gesamtheit der Daten: 5.967 Datensätze

Somit sind 0,1% der Datensätze fehlerhaft und folglich 99,9% der Datensätze nach diesem Prüfansatz korrekt.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, automatisierte Tools einzusetzen, die kontinuierlich Ihre Daten analysieren und Abweichungen von definierten Qualitätsstandards erkennen können. Diese Tools ermöglichen es Ihnen nicht nur, Fehler schnell zu erkennen und zu korrigieren, sondern auch präventive Maßnahmen zu ergreifen.

Nachfolgend finden Sie eine (alphabetische) Liste mit möglichen Kriterien zur Messung der Datenqualität:

Es ist jedoch wichtig anzumerken, dass die Messung der Datenqualität allein nicht ausreicht. Um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie auch in qualifizierte Mitarbeiter investieren, die sich der Datenqualitätsthematik bewusst sind, über das nötige Fachwissen verfügen und die Datenqualität kontinuierlich überwachen und verbessern können.

Verbesserung der Datenqualität

Ein grundlegendes Prinzip der Informatik kann auch auf die Verbesserung der Datenqualität angewendet werden: „GIGO„, was für „Garbage In — Garbage Out“ (Müll rein — Müll raus) steht. Dies besagt, dass die Ergebnisse nur schlecht sein können, wenn das System mit minderwertigen Eingaben gefüttert wird. Da ein Computer grundsätzlich nicht unterscheiden kann, ob die Eingaben des Benutzers geeignet sind oder nicht, verarbeitet er sie ohne Bewertung und liefert dementsprechend ein ungeeignetes Ergebnis bei minderwertigen Eingaben.

Daher sind eine qualitätskonforme Erfassung und Speicherung der Daten entscheidend für deren Qualität. Eine nachträgliche Korrektur ungültiger Dateneingaben erfordert Zeit und Ressourcen. Das GIGO-Prinzip muss daher in den Köpfen aller Anwender implementiert und verankert werden.

Statt „GIGO“ spricht man im Bereich des Datenmanagements auch vom „First Time Right“-Prinzip (von Beginn an korrekt). Allen Mitarbeitern sollte klar sein, dass gute Datenqualität kein einmaliges Projekt ist. Sofortmaßnahmen können zwar schnelle Erfolge bringen, aber darauf auszuruhen ist langfristig keine Lösung. Hohe Datenqualität erfordert einen kontinuierlichen Prozess aus Messen – Analysieren – Korrigieren – Dokumentieren.

Um die strategische Bedeutung zu betonen und ein durchgängiges System im Unternehmen sicherzustellen, empfiehlt es sich, ein Data-Governance-System einzuführen. Data Governance bezeichnet das strukturierte Management von Daten und beinhaltet Vorgaben, Richtlinien und Prozesse zur Sicherung der Qualität sowie des Schutzes und der Sicherheit von Daten.

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Neben den individuellen Unternehmensverfahren zur Optimierung der Datenqualität sollte dieses System auch einen Plan enthalten, wie die anspruchsvollen Anforderungen umgesetzt werden sollen. Es reicht nicht aus, fehlerhafte Daten nur zu identifizieren und darauf hinzuweisen. Stattdessen sollten klare Prozesse definiert sein, wer im Falle einer solchen Situation was tun soll.

Um die Datenqualität zu verbessern ist es ebenfalls wichtig, die Möglichkeiten der IT-Systeme zur Optimierung und Gewährleistung zu kennen. Diese können einfache Programmoptionen wie Pflichtfelder oder komplexe Anpassungen wie Workflows, Freigabeverfahren oder Berechtigungsgruppen umfassen. Falls diese Möglichkeiten unbekannt sind, empfiehlt es sich eine Analyse der vorhandenen On-Board-Mittel durchzuführen und Informationen über deren Anpassungsfähigkeit an individuelle Anforderungen einzuholen.

Abschließend ist hervorzuheben, dass hohe Datenqualität volle Unterstützung seitens des Managements erfordert. Es darf niemals ein isoliertes Projekt der IT-Abteilung oder Finanzbuchhaltung sein, das neben anderen Projekten einfach abgearbeitet wird. Wer immer sich dem Thema Datengüte im Unternehmen annimmt, benötigt die uneingeschränkte Rückendeckung vom ersten Startschuss bis zum regelmäßigen wiederkehrenden Ablaufprozess.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Datenqualität ein kritischer Erfolgsfaktor für Unternehmen ist. Sie bildet das Fundament für fundierte Entscheidungen, sichert Vertrauen bei Kunden und Partnern und ermöglicht reibungslose Arbeitsabläufe.

Schlechte Datenqualität birgt hingegen eine Vielzahl von Risiken, von Kundenabwanderung bis hin zu ineffizienten Prozessen und finanziellen Verlusten. Die regelmäßige Überprüfung, Messung und Verbesserung der Datenqualität sollten daher als integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie betrachtet werden.

So kann gewährleistet werden, dass die Daten als wertvolle Ressource optimal genutzt werden und einen echten Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

Häufige Fragen (FAQ)

Was versteht man unter Datenqualität?

Die Datenqualität beschreibt die Güte und Zuverlässigkeit von Daten für ihren vorgesehenen Verarbeitungs- und Verwendungszweck. Es bezieht sich auf Kriterien wie Genauigkeit, Vollständigkeit, Konsistenz, Aktualität und Relevanz.

Warum ist Datenqualität wichtig?

Daten sind wie ein Vermögenswert für Unternehmen. Je höher ihre Qualität ist, desto wertvoller sind sie für den Geschäftserfolg. Hochwertige Daten bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen und vertrauenswürdige Informationen.

Welche negativen Folgen hat schlechte Datenqualität?

Schlechte Daten können zu Vertrauensverlust bei Kunden und Partnern führen, ineffiziente Arbeitsprozesse verursachen und zu falschen Entscheidungen sowie finanziellen Verlusten führen.

Wie lassen sich Datenqualitätskriterien beurteilen?

Die Bewertung der Datenqualitätskriterien erfolgt anhand von Standards wie Vollständigkeit, Eindeutigkeit, Korrektheit und Aktualität. Häufig werden repräsentative Stichproben analysiert oder automatisierte Tools eingesetzt, um Abweichungen festzustellen.

Wie kann die Datenqualität verbessert werden?

Eine nachhaltige Verbesserung erfordert korrekte und vollständige Dateneingaben von Anfang an. Zudem sind klare Prozesse, Schulungen für Mitarbeiter, die Nutzung von IT-Tools zur Datenvalidierung und die Implementierung eines Data-Governance-Systems essenziell.

Wie kann man Datenqualität effektiv messen?

Die Messung erfolgt durch festgelegte Kriterien und kann mittels Stichprobenanalysen oder automatisierten Tools erfolgen. Wichtig ist, eine ganzheitliche Sicht und ein Prozess, um Fehler zu identifizieren, zu korrigieren und zu dokumentieren.

Wie lassen sich Datenqualitätsprobleme beheben?

Eine systematische Vorgehensweise zur Fehleridentifikation, klar definierte Prozesse zur Fehlerkorrektur und die Nutzung der Möglichkeiten der IT-Systeme sind entscheidend, um Datenqualitätsprobleme zu beheben.

Welche Maßnahmen können Unternehmen ergreifen, um die Datenqualität nachhaltig zu verbessern?

Die Einführung eines Data-Governance-Systems, die Schulung von Mitarbeitern, die Nutzung von IT-Tools zur Überprüfung von Daten und eine klare Unterstützung seitens des Managements sind wirksame Maßnahmen zur nachhaltigen Verbesserung der Datenqualität.

Der Beitrag Datenqualität im Unternehmen: Kriterien zum Messen und Verbessern des Datenschatzes wurde auf der Praktiker-Website für Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft in der Unternehmenspraxis veröffentlicht.